Het How To Handboek versie

Het ‘How To’ Handboek

versie 1.3 24-9-2012

Praktische tips en ervaringen voor het organiseren van je eigen Train je Collega week!

TrainJeCollega.nl

Inhoud Inhoud ..................................................................................................................................................... 1 Het concept en uitgangspunten ............................................................................................................. 2 Wij doen mee aan Train Je Collega! Wat nu? ......................................................................................... 2 Trekkers................................................................................................................................................... 2 Thema van de cursussen ......................................................................................................................... 3 Draagvlak ................................................................................................................................................ 3 Meld je aan bij Train Je Collega & Spread the Love ................................................................................ 3 Locatie, locatie, locatie ........................................................................................................................... 4 Oproep naar trainers .............................................................................................................................. 4 Programma ............................................................................................................................................. 5 Promotie ................................................................................................................................................. 5 Inschrijving sluiten .................................................................................................................................. 5 Laatste voorbereidingen ......................................................................................................................... 5 Train Je Collega Week ............................................................................................................................. 6 Nazorg ..................................................................................................................................................... 6 Bijlage 1: Voorbeeld cursussen ............................................................................................................... 7 Bijlage 2: Voorbeeldtekst voor vinden van draagvlak bij management ................................................. 8 Bijlage 3: Voorbeeld van algemene wervingstekst ................................................................................. 9 Bijlage 4: Voorbeeld van algemene en trainers wervingstekst............................................................. 11 Bijlage 5: Voorbeeld Blogpost ............................................................................................................... 13

Train Je Collega ♥ eDocuments Het ‘How To’ Handboek voor Train Je Collega 2012 versie 1.3 24-9-2012

Hoofdstuk: Inhoud

Bijlage 6: Train de Trainer ..................................................................................................................... 15

1

Het concept en uitgangspunten

T

rain Je Collega is het landelijk vrijwilligers initiatief begonnen om organisaties te helpen de grote hoeveelheden intrinsieke kracht en kennis binnen hun eigen organisaties te ontketenen. Na het succes van de eerste Train Je Collega week in de gemeente Amsterdam in 2011, worden alle overheidsinstanties uitgenodigd om samen met een grote en diverse groep organisaties in de week van 1-5 oktober 2012 hun eigen Train Je Collega week te organiseren. Het Train Je Collega-concept is gebaseerd op deze uitgangspunten:  0 budget maakt het allemaal creatiever en leuker  Werk van onderop en ontketen de kracht van je organisatie  Scepsis kan je het beste beantwoorden met resultaat  Intrinsieke motivatie is de motor van innovatie  Haal de kracht uit het netwerk door zo veel mogelijk te verbinden  Praten is leuk, Doen is leuker!

Wij doen mee aan Train Je Collega! Wat nu? Je hebt als organisatie besloten mee te doen met Train Je Collega. Fantastisch! Maar wat nu? Dit is een document om je op weg te helpen en is gebaseerd op de ervaringen vanuit het sterk groeiende Train Je Collega Netwerk. Niet alle onderdelen zullen van toepassing zijn op elke situatie, maar dit document kan je zeker helpen met het uitrollen van je eigen Train Je Collega week.

Trekkers

 Het vinden van draagvlak  Het vinden van trainers en het plannen van trainingen  Het enthousiasmeren van cursisten. Het is ook van toegevoegde waarde om hulp op communicatie en PR vlak in te schakelen. Daarnaast helpt het enorm om mensen te betrekken die kunnen helpen met het regelen van locaties en het vinden van trainers. Naast dit document kan je veel informatie en steun vinden via de onderstaande kanalen:  www.trainjecollega.nl  Twitter: @trainjecollega  LinkedIn Group: Train Je Collega

Het ‘How To’ Handboek voor Train Je Collega 2012 versie 1.3 24-9-2012

Hoofdstuk: Het concept en uitgangspunten

Train Je Collega organiseren is niet ingewikkeld, zeker niet met een klein trekkersgroepje. Ongeacht de organisatiegrootte de onderstaande thema’s apart te belichten en rustig na te denken hoe je ze gaat aanpakken.

2

Thema van de cursussen Het kan handig zijn om een thema te kiezen voor je eigen Train Je Collega week. Dit hangt af van je eigen organisatiedoelstellingen af hoe breed je het wilt opzetten. Het biedt de organisatie een prachtige gelegenheid om bepaalde onderwerpen of thema’s die de komende jaren op de agenda staan een boost te geven. Denk bijvoorbeeld aan samenwerking of efficiënter en leuker werken, digitale vaardigheden etc. Bedenk ook van te voren hoe groot je het wilt aanpakken. Je hoeft niet gelijk 1.000 collega’s te trainen. Je kunt ook klein beginnen door bijvoorbeeld 3 x 3 cursussen aanbieden, ontdekken wat werkt en dat volgend jaar verder uit te bouwen. Geef trainers een duidelijk kader mee voor de ontwikkeling van hun workshop:  werkgerelateerde en concrete vaardigheden  gericht op kennisoverdracht (geen praatsessies)  Gemiddelde trainingen duren 1 uur en hebben 10 deelnemers

Draagvlak Ondanks dat Train Je Collega veelal van onderop wordt georganiseerd en dat je vooral moet investeren in draagvlak op de werkvloer is het ook verstandig om de leiding van je organisatie te winnen voor deze week! Dit helpt bij het wegnemen van bezwaren van sceptici en bovendien kun je dan ook tijd en ruimte krijgen om de week naar eigen inzicht te organiseren. Kies een manier die bij je organisatie past … jij kent deze het best. Je kunt de leiding ‘overvallen’ met een pitch en dit op film opnemen maar ook een memo of nota kan goed werken. Tools en Tips:     

Blog & Draagvlak-memo van Anna Pastor Memo Edo Plantinga (Bijlage 2) Blog www.42bis.nl LinkedIn-discussie over Draagvlak Zie bijlagen

Nu je voldoende draagvlak en enthousiasme hebt weten te vinden en creëren, kun je als trekker(s) aanmelden. Dit kan gedaan worden via het aanmeldsysteem op de website. Je naam en organisatie komen dan op de website van Train Je Collega te staan en kan je aan de slag met het aanmelden van trainers en trainingen. De leuke ervaringen, aandachtspunten en vragen die bij het organiseren opkomen, kan je altijd delen via LinkedIn onder de groep Train Je Collega. Verder is het natuurlijk leuk en behulpzaam om iedereen binnen (én buiten) je organisatie te laten weten dat je Trekker bent van Train Je Collega. Dit kan bijvoorbeeld door te Twitteren (@trainjecollega en #trainjecollega), te Facebooken, een promohaai te kopen en … offline mensen bij de koffieautomaat te benaderen.


Hoofdstuk: Thema van de cursussen

Meld je aan bij Train Je Collega & Spread the Love

3

Aanmeldstappen voor de website van Train Je Collega: 1. Stem af met je medetrekkers wie verantwoordelijk wordt voor het inplannen van de trainingen. Laat diegene de rest van de stappen uitvoeren: dit is namelijk ook degene die alle emails ontvangt vanuit het systeem (Tip: Gebruik een functionele postbus) 2. Ga naar www.trainjecollega.nl/trekkers en volg daar de stappen. Er zijn per stap instructievideo’s om je te helpen. Vragen? Antwoorden op veelgestelde vragen kan je vinden onder www.trainjecollega.nl/vragen. Suggesties?  Hier kan je verbetersuggesties of bugs die je aantreft kwijt  Tot slot: ben je blij met de nieuwe site? Laat het dan vooral weten aan de sponsors @LimoenGroen en @FsNicolai!  Laat ook nog even weten op de special opgezette discussie via LinkedIn dat jullie mee doen.

Locatie, locatie, locatie  Probeer van te voren een inschatting te maken van het aantal zalen met en zonder computerapparatuur omdat niet voor alle workshops computers nodig zijn;  Probeer locaties een aantal dagen achtereen te reserveren.  Maak duidelijke afspraken met degene die de locatie ter beschikking stelt zodat niet op het laatste moment zalen teruggetrokken worden waardoor het programma herschikt moet worden. Een bevestiging (en herbevestiging) via de mail kan daarbij helpen.

Oproep naar trainers

Gebruik bij de oproep niet alleen moderne media als Twitter maar ook de reguliere communicatiemiddelen zoals het intranet, posters en vooral: zet je eigen netwerk in! De trainers kunnen vaak prima schatten of er collega’s zijn die zich voor bepaalde trainingen zullen aanmelden. Ervaring leert dat je dus niet heel bang hoeft te zijn dat er allerlei irrelevante trainingen worden aangemeld. In de bijlage kun je een overzicht van cursussen zien die al eens zijn gegeven. Als je eenmaal je organisatie hebt aangemeld via de website, kun je potentiele trainers verwijzen naar www.trainjecollega.nl/trainers. Daar kunnen ze in twee stappen hun training aanmelden voor je organisatie. Uiteraard hebben trekkers het laatste woord over welke trainingen al dan niet


Hoofdstuk: Locatie, locatie, locatie

Ga op zoek naar collega’s die een cursus willen geven. Spreek ze aan op de kennis die ze iets meer hebben dan andere collega’s en de vaardigheden waarvan zij denken dat het belangrijk is dat collega’s ze ook beheersen. Het kan ook zijn dat collega’s het leuk vinden om trainingen en workshops te geven en op zoek zijn naar een mooie gelegenheid om dat meer te doen.

4

gegeven worden. Training zullen pas zichtbaar worden op de site zodra een trekker die heeft ingepland. Tools en Tips:  Maak gebruik van een algemene wervingsposter  Maak gebruik van sociale media  Maak gebruik van een persoonlijke benadering

Programma Met de aangeboden trainingen, de zalen die je tot je beschikking hebt en de tijdstippen dat de trainers beschikbaar zijn, kun je nu het programma maken via het aanmeldsysteem op de website.

Promotie Breng via meerdere kanalen de week onder de aandacht, zo als via:    

intranet nieuwsbrieven flyers en posters Yammer

Leuke momenten om een bericht rond te sturen zijn:  Een “save the date” bericht  Het moment dat de inschrijving voor de trainingen geopend is.  Als er nieuwe trainingen bij zijn gekomen (de ervaring is dat als mensen zien dat er trainingen gevolgd kunnen worden en ze zien wat voor soort trainingen het zijn, er nog een groep trainers zich aandient).  Speciale of exclusieve trainingen

Inschrijving sluiten Bepaal wanneer je de inschrijving sluit voor nieuwe trainers. Te laat aangemelde trainingen kunnen rekenen op weinig cursisten. Hierbij wordt meestal gedacht aan maximaal twee weken voor de start van Train Je Collega.

 Organiseer eventueel een train de trainer  Bespreek met communicatie of er een fotograaf ingezet kan worden voor het personeelsblad of nieuwsbrief  Moedig trainers aan al wat huiswerk aan cursisten te geven, vooral als het nodig is een profiel te hebben voor een sociale media-cursus  Goed te weten: vier dagen voor iedere training wordt vanuit de website automatisch een bevestigende e-mail gestuurd aan cursisten, met daarin de exacte tijd, locatie en een link om zich af te melden als ze verhinderd zijn. Zo wordt er voor gezorgd dat de hoeveelheid noshows tot een minimum beperkt blijft. Het ‘How To’ Handboek voor Train Je Collega 2012 versie 1.3 24-9-2012

Hoofdstuk: Programma

Laatste voorbereidingen

5

Train Je Collega Week  Vergeet niet te genieten van deze week!  Geef elke ochtend (als trekker of vraag als er meer locaties zijn dan trekkers een enthousiaste collega) de portiers de lijst van aanmeldingen en probeer minstens één persoon te hebben die tijdens de week regelmatig even kijkt of alles soepel verloopt.  Tot slot: is het leuk en wellicht belangrijk voor de toekomst om op een leuke manier af te sluiten met iedereen die betrokken was bij jullie eigen succesvol Train Je Collega week. Tools en Tips:  Het is leuk om jullie ervaringen met Train Je Collega week te delen met de rest van de participerende organisaties. Wij horen en zien dan ook graag jullie ervaringen via de LinkedIn groep Train Je Collega.  Beeldmateriaal is wellicht ook een leuke uitdaging.

Nazorg

Hoofdstuk: Train Je Collega Week

Evalueer de week aan de hand van de ervaringen van de trainers en deelnemers. Wat ging er goed, wat kan beter, naar welke trainingen was er veel vraag etc. Aan de hand van de ervaringen is het leuk om te kijken hoe je bepaalde trainingen een vervolg kan gaan geven in 2013!


6

                                     

Beter werken met Outlook Vervoegen van werkwoorden De ochtendtweet (RSS) Prezi Twitter, Yammer, Prezi, Sociale media Digitaal enquêteren Evernote Mediteren voor Ambtenaren Helder Amsterdams in 140 tekens Sneltoetsen en andere handigheidjes Feedback = Innovatie voor bureaucraten Mindmapping Kleuren workshop Ontdek je Kernkwaliteiten Basisvaardigheden conflicthantering & onderhandelen DISC: meer kleur in je leven Eigen kaart in Google maps Yammer Talentenscout Online Communities: Tricks of the trade Twitter en Facebook Imagoverbetering Interview flipcamera en publicatie op YouTube Appreciative Inquiry: Wat gaat er hier eigenlijk echt goed? Sociale Media in de praktijk SPP: een introductie Zo wordt je een Innovator! Treasury 101 Word 101 Excel 101 Sharepoint 101 Getting Things Done en Stephen Covey: Effectief af gaan op je doel! Design Thinking: Wat de overheid kan leren van IDEO Yellow Submarine: Neem de duik naar betere oplossingen! Geweldloos communiceren Intervisie 101


Hoofdstuk: Bijlage 1: Voorbeeld cursussen

Bijlage 1: Voorbeeld cursussen

7

Bijlage 2: Voorbeeldtekst voor vinden van draagvlak bij management Over Train Je Collega

Train Je Collega is een landelijk initiatief van vrijwilligers binnen de Nederlandse overheid, waarbij de insteek is om binnen 1 week tijd 10.000 professionals binnen de overheid een training te laten volgen die wordt gegeven door een van hun eigen collega’s. Dit alles wordt georganiseerd zonder budget. Het idee is eigenlijk simpel: iedereen heeft wel werkgerelateerde kennis waar collega’s iets van op kunnen steken. Train Je Collega wil professionals vragen om in een korte training van 1 uur tijd hun collega’s iets te leren over een werkgerelateerd onderwerp dat hen aan het hart ligt. Train Je Collega is vorig jaar begonnen in de gemeente Amsterdam, waarbij 600 medewerkers een training gevolgd hebben. Na dit succes is een half jaar geleden de landelijke organisatie opgestart, onder meer door DWM medewerker Edo Plantinga. Inmiddels zijn al 24 organisaties aangesloten bij Train Je Collega, waaronder de G4, het UWV, de universiteit van Utrecht, ICTU en het ministerie van EL&I. Meer over Train Je Collega is te vinden via de website.

Voordelen van Train Je Collega binnen DWM

Binnen DWM zijn er inmiddels ook een aantal Trekkers opgestaan, die graag Train Je Collega willen organiseren. We denken dat dit meerdere positieve effecten teweeg kan brengen:  Cursisten leren iets bij over een werkgerelateerd onderwerp, tegen minimale kosten (alleen tijd en huur van vergaderruimtes).  Medewerkers van DWM worden met elkaar in contact gebracht, rondom een thema dat ze allemaal interesseert. Het mooiste zou natuurlijk zijn als we op deze manier ook tussen de pijlers verbindingen kunnen leggen.  Het biedt een mogelijkheid tot externe profilering, omdat trainingen indien gewenst ook voor buitenstaanders opengesteld kunnen worden en doordat DWM en de hier georganiseerde trainingen zichtbaar worden op de website.

Hoe is Train Je Collega georganiseerd?

De landelijke website trainjecollega.nl biedt zeer binnenkort een aanmeldsysteem waarmee deelnemende organisaties gratis hun trainingen kunnen aanbieden en inschrijvingen op trainingen kunnen beheren. Binnen iedere organisatie zijn een of meer Trekkers actief, die de organisatie op zich nemen: het werven van Trainers, het regelen van een of meer trainingslocaties, het inplannen van de trainingen en het promotie maken voor de trainingen. Cursisten kunnen zich eenvoudig inschrijven op een trainingssessie via de website. Graag zien we dat Train Je Collega ook binnen pijler I van DWM georganiseerd zou worden. Uiteraard zullen we ook de andere pijlers proberen te overtuigen om mee te doen. Hiervoor is het volgende nodig:  Toestemming (en liever nog aanmoediging!) voor het geven van twee keer een training van een uur door Trainers die zich hiervoor aanmelden.  Toestemming voor medewerkers om een of meer trainingen te volgen (indien het werk het toelaat).  Het beschikbaar stellen van een vergaderruimte van minimaal 10 personen gedurende de week van Train Je Collega (1-5 oktober). Indien alle pijlers meedoen, hopen we de ruimte de hele week te kunnen vullen met trainingen (ofwel: 40 trainingssessies door 20 trainers).  Tot slot: support en enthousiasme voor Train Je Collega van het management van Pijler I.


Hoofdstuk: Bijlage 1: Voorbeeld cursussen

Gevraagde beslissing

8

Bijlage 3: Voorbeeld van algemene wervingstekst Train je collega! 1-5 oktober: 1 week, 100 cursussen, 1000 ambtenaren Net als je collega’s weet je om te gaan met word, Excel en power point. De een wat beter dan de ander. En als je het niet weet, dan loop je even bij de ‘expert’ langs. Zo is het ook met nieuwe media tools. Maar naast even langs lopen, zit de kracht van nieuwe media tools in het delen van kennis online. Maar als je nog niet weet hoe werkt, hoe kan je het dan effectief inzetten? Daarom gaan we in 1 week met 100 cursussen 1000 ambtenaren trainen. Wat, dat bepaal je zelf! Ben je een twitteraar, leer je collega’s hoe zij kunnen twitteren!

Of Hoor je steeds collega’s over ‘twitter’ maar weet je niet hoe twitter werkt, collega’s leren je de basisstappen! Stuur je je documenten niet meer per mail, maar werk je samen aan een project via google docs, laat aan je collega’s zien hoe het werkt!

Of Stuur je steeds maar weer documenten als bijlagen mee per email, collega’s laten zien hoe je online samen kan een project kan werken via google docs! Maak je beleid door de crowd te vragen mee te doen, geef je collega’s tips hoe zij dit ook kunnen doen!

Of

Train je collega wil zeggen dat collega’s die net iets meer weten van twitter, online samenwerken en crowdsourcing, andere collega’s in een uur uitleggen hoe het werkt. Hoe, dat bepaalt je collega zelf. Wat je wilt volgen, dat bepaal je ook zelf. Ons doel is om in 1 week 100 cursussen te geven aan 1000 ambtenaren.

Er zijn drie typen cursussen:  Online vaardigheden: bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn en corporate microbloggen (Yammer, Pleio, LINK), Prezi, Mindmappen. De nadruk hier ligt op hoe werkt de tool.  Tijds besparende vaardigheden: bijvoorbeeld RSS, social bookmarking en mailfiltering. Nadruk hier ligt op hoe kan je alle informatie die je krijgt het beste filteren en weergeven.  Nieuwe kwaliteit verhogende werkmethodes: bijvoorbeeld crowdsourcing, open content, creativity of the crowd, e-participatie. Nadruk ligt hier op wat kan je allemaal doen met de gegevens die er zijn in de organisatie en het binnen halen van gegevens uit de ‘buitenwereld’.

Wanneer In de week van 1 tot en met 5 oktober zijn er elke dag cursussen van 1 uur. Van maandag 9.00 uur tot vrijdag 12.00 uur. Uiteraard mag je meerdere cursussen geven en je mag natuurlijk meerdere cursussen volgen deze week. De cursus wordt op verschillende locaties in de stad gehouden. De locaties, de koffie en thee, en eventueel lunch zijn beschikbaar gesteld door collega’s. Het volgen van een cursus is gratis, ook het geven van een cursus wordt gratis gedaan.


Hoofdstuk: Bijlage 3: Voorbeeld van algemene wervingstekst

Crowdsourcing? Beleid maken met de crowd? Collega’s geven tips hoe je dit het beste kan doen!

9

We sluiten de week af met een tweetup. Wat dat is? Dat leggen je collega’s in de week uit en na deze week is een tweetup een normaal begrip voor je.

Wil je graag een cursus geven? Als je op deze link klikt, kom je in een Excel bestand (via google docs). Geef in het bestand aan wat en wanneer jij een cursus aan je collega’s wilt geven. Zet eventueel ook kort erbij waar je cursus over gaat.

Wil je graag een cursus volgen? Kijk in het programma welke cursussen wanneer en waar gegeven worden. Je kunt je inschrijven via deze link. Ben je onverwachts verhinderd, schrijf je dan uit. Je plek komt dan vrij voor een andere collega en die kan dan de cursus volgen.

Meer informatie

Hoofdstuk: Bijlage 3: Voorbeeld van algemene wervingstekst

Neem voor meer informatie over train je collega voor de 1 week, 100 cursussen, 1000 ambtenaren contact op met Thijs Polfliet|[email protected] | @ThijsPolfliet


1 0

Bijlage 4: Voorbeeld van algemene en trainers wervingstekst

Train Je Collega 1-5 oktober 2012 Van elkaar leren en onverwachte ontdekkingen doen

In de week van 1- 5 oktober 2012 kun je binnen heel UWV kosteloos kennis en vaardigheden uitwisselen tijdens ‘Train je Collega’. UWV medewerkers organiseren in deze week workshops en trainingen van circa één uur. Deze worden verzorgd door en voor collega’s over werkgerelateerde onderwerpen die je zelf kunt aandragen. Dit kan variëren van een basiscursus Sharepoint of Yammer, beter spellen, webinars leren geven en klantvriendelijk telefoneren tot NLP om ziekteverzuim te verlagen. Het streven is om op die manier binnen één week bij heel UWV minstens duizend collega’s kosteloos bij te spijkeren door honderd collega’s met nul budget.

Je kunt kijken naar het trainingsaanbod op www.trainjecollega.nl/trainingen (en filter op UWV en als je wilt op meer filters als ‘provincie’, etc.) Trainingen worden vanaf 20 augustus aangemeld door collega’s dus het aanbod zal groeien. Kijk regelmatig even!

Hoofdstuk: Bijlage 4: Voorbeeld van algemene en trainers wervingstekst

Verborgen kennis, vaardigheden en ervaring Iedereen werkt wel met Powerpoint, Excel of Word. De één wat beter dan de ander. En als je het even niet weet, loop je langs bij een collega die er goed in is. Dit is het principe achter Train je Collega. UWV-medewerkers hebben met elkaar een schat aan kennis, vaardigheden en ervaring. Bij de één wat meer verborgen dan bij de ander. UWV wil dit aanboren en doet daarom mee aan het landelijk initiatief ‘Train je Collega’, net als instellingen als de Gemeente Amsterdam, ICTU, Universiteit van Utrecht, Gemeente Deventer en vele anderen. Zie www.Trainjecollega.nl


1 1

Ontstaan Train je Collega Train Je Collega is begonnen als ‘bottom up initiatief’ van een aantal ambtenaren van de Gemeente Amsterdam. Daar werden in 2011 in één week tijd 600 ambtenaren getraind door hun collega’s. Dit alles zonder budget en door gebruik te maken van het enthousiasme en het netwerk van de deelnemers. Een aantal collega’s binnen UWV hebben zich achter dit initiatief geschaard. Martin Harms, directeur HRM en sponsor van dit initiatief, heeft het ingebracht in de groepsraad waar het door de directeuren positief is ontvangen. UWV medewerkers krijgen de ruimte om mee te doen. Dus Geef je op! Wil je collega’s ‘trainen’? Met andere woorden: kun je iets goed, ben je ergens enthousiast over, wil je graag iets delen met je collega’s, strooien met zaken uit je trukendoos? Meld je dan aan als trainer vanaf 20 augustus op www.trainjecollega.nl/trainers (een account aanmaken en je training aanmelden) Wil je deelnemen aan een training van je collega?

Door mee te doen aan ‘Train je collega’ hopen we van elkaar te leren, positieve energie los te maken, netwerken te stimuleren en onverwachte ontdekkingen te doen. Dit alles zonder gedoe met budget. Ideeën, wensen, vragen kun je inbrengen in de Yammergroep Train Je Collega

Hoofdstuk: Bijlage 4: Voorbeeld van algemene en trainers wervingstekst

Het Kernteam Train Je Collega UWV bestaat uit: Anne-Marie Post, Jeroen Bakker, Tanja Oosterbaan, Moniek Faas, Sonja Pennings en Ernee ten Anscher


1 2

Bijlage 5: Voorbeeld Blogpost

Durf te Melden, Mensch Durf te Delen! Moniek Faas

Train Je Collega! HUH? Dat is toch wat ik al 3 jaar doe! Met veel enthousiasme voor de Academie van het UWV WERKbedrijf in mijn functie adviseur leren en ontwikkelen. Op Yammer las ik een bericht, post of hoe je het ook wil noemen, over het initiatief van Edo Plantinga om binnen de (semi)overheid collega’s van elkaar te laten leren. Ik kwam op de website http://trainjecollega.nl/ en hoor nog mijn gedachte en volgens mij trok ik mijn neus hier ook nog bij op: ”Train je collega! Tsss, trainen, trainen, dat is een vak op zich, wat denken m’n collega's wel niet wat ik de hele dag doe .....?”

Oké, in gesprek gegaan met nog meer enthousiastelingen van UWV en andere organisaties en met Edo Plantinga. De energie spat er van af. In oktober één week lang trainingen, workshops, cursussen ín een organisatie voor de organisatie. Welke verrassende ontdekkingen gaan we doen? Is dit niet een ultieme vorm van scharrel-leren of Social Learning? Ik doe aanvankelijk stiekem mee met het UWV kernteam Train Je Collega, want mijn tweede primaire gedachte is nog steeds lichtelijk ingegeven door de pappenheimers om mij heen (en mezelf). JA MAAR!, hoor ik ze al roepen in ons 2-wekelijks Academie-overleg. Dan is het wachten op goedkeuring, of beter commitment van het hoger management*. Het voorstel is er uit, wij enthousiastelingen in het kernteam wachten vol spanning af, nu niet helemaal afwachten, want we gaan dit gewoon DOEN. ‘Zet je energie en enthousiasme uit in de organisatie, op je eigen afdeling, vol vertrouwen want dat commitment, dat krijgen we.’ [-] Daar ging ik, weer vol energie, op weg naar de dertiende etage ergens in de D toren voor een volgend Academie-overleg, Het ‘How To’ Handboek voor Train Je Collega 2012 versie 1.3 24-9-2012

Hoofdstuk: Bijlage 5: Voorbeeld Blogpost

Primaire gedachtes zijn goed, het Train Je Collega-concept heeft tijd nodig. Ik had natuurlijk wel al op de ’I like’-knop geklikt. Deze handeling is voor mij een mooie reflectie: ‘ik vind het leuk, dus waar komt die neus en die negatieve gedachte nu vandaan?’ Hoe mooi is het niet wanneer je zo'n evenement organiseert en je hele organisatie aan het leren is? Welke beweging geeft dat, en welke kwaliteiten laten zich zien, krijgen de ruimte om zich te ontwikkelen? In mijn ogen een cadeautje, ook voor mij als adviseur leren en ontwikkelen in mijn organisatie UWV. Zit ik dan ook nog in de overgang? Leeftijdtechnisch is dat een mogelijkheid, maar ik bedoel hier de overgang om kennis en expertise binnenshuis, binnen de afdeling, bij mijzelf te houden en slechts strategisch te delen. Of anders gezegd, Wij van de Academie alleen, weten hoe je leren en ontwikkelen in de organisatie kunt organiseren en uitvoeren, versus de beweging van nu - die ook het TJC voorstaat - om Alles te Delen, jezelf te laten zien en gevraagd te worden omdat ze weten, lezen, horen waar jouw expertise zit?

1 3

met in mijn achterhoofd twee conflicterende stemmen: ‘JIJ moet je bezig houden met adviseurs taken zoals beheerstaken! Jij doet alleen maar leuke dingen!’ En een stem die roept: ‘JA MAAR, wij zijn toch van leren en ontwikkelen, wij moeten toch eigenlijk voorop lopen bij dit initiatief?’ In de trein op weg naar het Noorden van het Zuiden vraag ik mij af hoe ik dit Train Je Collegainitiatief nu in de Academievergadering gooi -die Ja-maaren zijn bijzonder overheersend soms, herken je dat?-. En daar komt als een engeltje uit een doosje een bericht binnen via mijn Blackberry waarin gevraagd wordt of ik het item ‘Train je Collega’ op de agenda wil plaatsen voor ons overleg! Een van mijn collega's had het bericht op Yammer gekopieerd en geplakt in de mail. Ik glimlach en zing PomPomPomperdiedom en mail terug: “Komt voor de bakker!” Ik zet het op de agenda, met de link naar www.trainjecollega.nl en verwijs naar de berichten op Yammer. Het onderwerp komt aan bod. Mijn collega introduceert het punt en vraagt "Wat vinden wij als Academie hiervan?" Ik wil reageren, maar mijn manager is mij voor. “Wat vinden wij ervan, verandert hij in “Hoe kunnen wij dit initiatief steunen?” Als voorzitSTER van deze overleggen, blijf ik keurig in mijn rol en kijk serieus vragend in het rond? Er worden ideeën geopperd, collega's bieden zich aan, het besluit is genomen, de Academie faciliteert het initiatief! De kogel is op een voor mij verrassende manier door de Kerk, eh Academie gevlogen. De collega's wijzen naar mij, nadat ik ze netjes heb aangemeld bij het kernteam Train Je Collega en ze uitgenodigd worden voor het overleg. Mét deze steun van mijn directe collega’s, ga ik vol enthousiasme en overtuiging verder met het activeren van mensen binnen het UWV om mee te doen in oktober en trainingen van één uur te geven en/of te volgen.

Moniek Faas


Hoofdstuk: Bijlage 5: Voorbeeld Blogpost

Commitment komt in mijn ervaring iedere keer weer verrassend om de hoek kijken en geeft je het Lef en vertrouwen om voort te gaan, door te groeien, te ontwikkelen. Ik kijk wel even in de spiegel, eigenlijk vind ik me ook wel een lafaard, want wat als mijn collega de berichten niet op Yammer had ontdekt, ....... wat had ik dan gedaan? Zou er een ‘Durf te Melden’- workshop zijn in oktober?

1 4

Bijlage 6: Train de Trainer

Train de Trainer Algemene tips voor Trainers en een goede verloop van je eigen TJC week

ALGEMENE TIPS  wees op tijd, ook al is de tijd tussen de cursussen beperkt (al zijn er soms gaten in het rooster).  denk aan opstelling van de zaal (standaard in U-vorm)  contact leggen: mensen groeten/handen schudden bij binnenkomst en ook tijdens de cursus mensen blijven aankijken

PROGRAMMA  inleiding (programma, voorstelrondje, kader van de training, praktische zaken)  kern (bondig en simpel zijn de toverwoorden)  slot (korte opsomming van de training en eventuele feedback vraag)


Hoofdstuk: Bijlage 6: Train de Trainer

AANPAK/WERKWIJZE  huishoudelijke mededelingen  telefoons uit  aangeven wanneer er pauze is, bij voorkeur geen tijd aangeven, maar natuurlijk moment kiezen [TJC: minder relevant bij cursus van 1 uur]  [TJC → thee en koffie in de zaal of bij automaat]  licht het programma toe, wat kan men verwachten  aangeven dat vertrouwelijke dingen die worden gedeeld, binnen de muren blijven van het lokaal.  aangeven dat ‘onvrede’ kan worden geuit  denk na over hulpmiddelen die je nodig hebt (powerpoint, prezi, of liever flipover, omdat je dan meer contact moet maken met de zaal, en ook in beweging bent, door te lopen naar de flipover)  denk na over manier van trainen: zenden, interactief? Kies de manier die bij jou past! Doe niet iets waar je je niet goed bij voelt.

1 5

VAARDIGHEDEN  naast je inhoudelijke voorbereiding is je mentale voorbereiding ook belangrijk  jouw energie voor de groep laat zien dat hij het nét wat beter weet  sta rustig voor de groep  lastige mensen: hou het luchtig, probeer ze mee te nemen  als je het niet weet: geef het toe, of zeg dat je het uitzoekt en het ze later laat weten  procesinterventie: als het gesprek teveel afwijkt van jouw plan, probeer mensen weer centraal te krijgen en de rode lijn op te pakken.  af en toe helicopterview: gaat het nog goed in de groep? En hoe sta je er zelf voor?  tip: een appel eten voor de cursus schijnt goed te zijn voor je stem!  Kracht van herhaling: na elk blok/onderdeel even weer kort samenvatten wat net is besproken, voordat je verder gaat naar het volgende onderdeel. Ook aan het eind van de cursus.  geef dan ook ruimte voor vragen. Bedank ze voor hun vraag en check of het antwoord goed is binnengekomen.  aan het eind wat praktische tips verzamelen: bijvoorbeeld do’s en don’ts.



 ideeën voor voorstelrondje (bedenk dat je heel weinig tijd hebt hiervoor, maar dat het wel heel leuk is te zien uit welke delen van de gemeente mensen vandaan komen)  paar minuten met mensen om je heen kennismaken  bij social media workshop: via je profiel  alleen namen en stadsdeel/dienst noemen  probeer stille mensen in de groep te betrekken  bepaal wat je doel is - wat wil je bereiken?  kennis?  ander gedrag?  hoe verdeel je dit over inleiding, kern, slot?  kies niet teveel onderwerpen. Wil je algemeen beeld geven of verdieping?  opbouwen programma:  aan doel relateren. Wat moet het resultaat zijn?  welke vorm past erbij?  contact leggen met de groep  opstelling in U geeft je de mogelijkheid naar mensen toe te lopen, contact te leggen, maar ook weer naar achteren te lopen, en ‘de groep te omarmen’ om weer focus op de groep te leggen  mensen aankijken  mensen hebben verschillende leerstijlen: Doen - Reflecteren - Tips/theorie Experimenteren. Waar kies je voor?  welke verhouding kies je tussen theorie / uitleggen / doen?  men leert vaak het meest van het doen. Focus dus hoe de kennis kan worden toegepast!  als niet iedereen even snel is, kan je mensen aanmoedigen elkaar te helpen.  powerpoint: gebruik dit heel beperkt: maximaal 4 à 5 sheets, en gebruik vooral beeldmateriaal.

1 6


EVALUATIE/AFSLUITING  doel is mensen energiek de deur uit te laten gaan.  kort inventariseren wat ze bijvoorbeeld meenemen naar de werkplek  vragen wie ze mag aanspreken op wat ze anders willen gaan doen  de cursus zelf eventueel evalueren, als je dat wilt (jouw trainingsaardigheden)  we maken misschien nog een kort evaluatieformulier voor Train Je Collega in het algemeen  zet de computer niet uit, zodat de volgende groep meteen het internet op kan!


1 7

Het How To Handboek versie

Recommend Documents