Het fusieproces en de rol van de MR
Het fusieproces en de rol van de MR
Januari 2007 7.0056 MK
Het fusieproces, en de rol van de (g)mr Fusies en/of samenwerking van schoolbesturen vinden plaats om tal van redenen. Vaak vanuit het idee van ‘samen staan we sterker’. Die stelling mag echter geen aanname zijn en daarmee ook het uitgangspunt. Er zal goed over moeten nagedacht of deze uitspraak inderdaad klopt. Wat is de meerwaarde van de fusie of samenwerking? Niet alleen gebaseerd op de situatie van vandaag, maar zeker ook met het oog op de toekomst. En zoals bij elk te nemen besluit gaat om een afweging van voor- en nadelen. Die afweging kan alleen goed plaatsvinden als er voldoende onderzocht is wat de gevolgen van een fusie zullen zijn, voor de organisatie van school, voor de leerlingen en voor het personeel. De (g)mr speelt daarbij als vertegenwoordiging van de bij de school bestrokken geledingen een belangrijke rol. Voordat er concrete stappen in de richting van een fusie worden gezet, moet dus in ieder geval de (g)mr op de hoogte zijn gebracht van het voornemen. Er zijn schoolbesturen die dit eenvoudigweg vergeten.
Artikel 8 WMS verplicht het schoolbestuur de (g)mr tenminste eenmaal per jaar schriftelijk te informeren over de beleidsvoornemens voor het komende jaar. Met name op financieel, organisatorisch en onderwijskundig gebied. Hieronder vallen uiteraard tevens voornemens met betrekking tot fusie of overdracht van de school/scholen.
Een fusietraject kent in de praktijk meestal verschillende stappen: in dit artikel worden deze het intentiebesluit, de onderzoeksfase en het definitieve besluit genoemd. Wij zetten ze voor u op een rij.
1. Intentiebesluit Het uitspreken door het schoolbestuur van de intentie om te fuseren kan gezien worden als de eerste concrete stap in het fusietraject. Weliswaar zullen voor die tijd al verkennende gesprekken hebben plaatsgevonden, maar die waren nog vrijblijvend. Het uitspreken van de intentie tot fusie is daarentegen het moment waarop besloten wordt hoe proces, voorafgaand aan de beoogde fusiedatum, vorm zal gaan krijgen. Bij fusies van schoolbesturen en bij overdracht van scholen spreekt men vaak van een ‘intentieverklaring’. Deze door de betrokken besturen te ondertekenen intentieverklaring beschrijft het ’wat’ (welke scholen/besturen beoogt men te laten fuseren of aan een ander bestuur over te dragen, en op welke termijn?) en het ‘waarom’ (bijvoorbeeld de spreiding van financiële risico’s, verbetering van het onderwijsaanbod of versterking van het management).
In de regel gaat de intentieverklaring vooraf aan een bijlage waarin het ‘hoe’ nader is beschreven: welke stappen zullen er door en namens de besturen worden gezet voordat er een definitief besluit over de fusie of overdracht van de school kan worden genomen. Ook bij fusie van scholen die onder hetzelfde bestuur vallen is het meestal goed mogelijk om het stadium van het intentiebesluit te onderscheiden van de meer informele verkenningen die hieraan vooraf gaan.
Een intentieverklaring of intentiebesluit omvat ten minste: - De motivatie waarom is gekozen voor deze fusie c.q. samenwerking - De onderzoeken die worden gedaan naar: - Gevolgen voor de organisatie; - Gevolgen voor het onderwijs; - Gevolgen voor het personeel; - Gevolgen voor de financiën; - Eventueel: identiteit (wanneer het om meer dan één identiteit gaat), en cultuurverschillen. Daarnaast worden benoemd: - De werkwijze: - de taken en samenstelling van werkgroepen* en eventuele stuurgroep; - de (eventueel) externe deskundigen, en de kosten daarvan; - de wijze waarop de verschillende geledingen binnen de school/scholen, en de (g)mr, tussentijds worden geïnformeerd; - De ontbindende factoren (wanneer gaat de fusie niet door?) - Het tijdspad van het traject, inclusief het moment waarop de (g)mr instemming zal worden gevraagd over het (beoogde) definitieve besluit.
* NB: (g)mr-leden moeten zorgvuldig overwegen of ze willen participeren in een werkgroep/stuurgroep. Een (g)mr-lid moet beseffen dat hij eventueel in een lastig parket kan terechtkomen. Voorbeeld: de werkgroep (inclusief mr-lid) komt met een voorstel dat de mr afwijst. Dat betekent dat een mr-lid duidelijk moet aangeven in de werk/stuurgroep dat hij mogelijk een andere positie inneemt als het totaalplaatje bekend is. Als dit voor alle betrokkenen helder is, kunnen (g)mr-leden zeker zitting nemen in een werk/stuurgroep. De (g)mr heeft daar ook baat bij, vanwege de betere informatievoorziening en het op de hoogte zijn van de stand van zaken in het proces. Deelname van (g)mr-leden in werkgroepen is geen vervanging voor de plicht die het bestuur heeft om de (g)mr steeds voldoende te informeren over de voorgang van het proces.
De wijze waarop het fusietraject, en de inhoud van het onderzoek, wordt vorm gegeven is in grote mate bepalend voor de kwaliteit van het later te nemen fusiebesluit. Het bestuur is daarom verplicht om het voorgenomen intentiebesluit ter instemming aan de (g)mr voor te leggen. De mr beoordeelt het intentiebesluit kritisch en kan:
- vragen stellen; - wijzigingen en aanvullingen voorstellen;
- het bestuur vragen een bepaald (deel van het) door de (g)mr uit te brengen advies te laten opnemen in de intentieverklaring. De instemmingsreactie van de (g)mr over het intentiebesluit heeft vooral betrekking op de voorgenomen inrichting van het fusieproces. het is nog niet het moment om al definitief 'ja' of 'nee' te zeggen tegen de fusie: dat is pas aan de orde als op grond van de onderzoeken en het uiteindelijke fusierapport door het bestuur het definitieve fusiebesluit aan de (g)mr is voorgelegd.
Voordelen realiseren De gangbare argumenten voor schaalvergroting staan in vrijwel elk handboek uitvoerig toegelicht. Het gevolg hiervan is dat fusiedocumenten vaak dezelfde argumenten opsommen: samen staan wij sterker, spreiding van risico’s, grotere inbreng in lokale politiek, meer ruimte voor personeelsbeleid, verbetering onderwijsaanbod etc. Of het hier om holle frasen gaat, of om beredeneerde kansen, zal uit het fusieonderzoek moeten blijken. Pas dan kan men vaststellen of de doelen die men bij de start van de verkenning voor ogen heeft gehad te realiseren zijn. En of die beoogde voordelen ook werkelijk opwegen tegen de nadelen die elke organisatieverandering met zich meebrengt? Als uit het onderzoek blijkt dat de beoogde schaalvergroting voldoende voordelen kunnen worden bereikt dan is het van groot belang aan te geven hóé die voordelen daadwerkelijk kunnen worden gerealiseerd. Welke concrete stappen zijn er in dit kader te zetten? Kansen zetten zich doorgaans immers niet uit zichzelf om in gerealiseerde doelen. Een voorbeeld: als een van de doelen het ontwikkelen of versterken van een integraal personeelsbeleid is, welke middelen zijn daarvoor dan inzetbaar, en welke kwaliteiten vergt dit dan van het management? Dit soort zaken hoeven natuurlijk niet allemaal voorafgaand aan de fusiedatum in detail geregeld te zijn. Maar het is wel goed om hier vroegtijdig procedurele afspraken over te maken. Bij veel fusies blijken achteraf de beoogde doelen niet te zijn verwezenlijkt omdat men na de fusiedatum overging tot de orde van de dag, en alles gewoon op z’n beloop liet.
2.
Onderzoeksfase
Deze fase is er op gericht om, zowel voor het schoolbestuur als voor de (g)mr, voldoende informatie boven tafel te krijgen om straks een goed besluit te kunnen nemen. Toch kunnen er ook lopende dit onderzoek voor de (g)mr ook formele advies- en instemmingsbevoegdheden aan de orde zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om de aanstelling van een interim-directeur, een vacaturestop, of om het uitstellen van geplande investeringen.
Los van zulke tussentijdse beslissingen doet de (g)mr er in elk geval verstandig aan om tijdens het onderzoek de vinger aan de pols houden.
Nieuwe informatie vanuit het bestuur, de werkgroepen of andere contacten, kan voor de (g)mr aanleiding zijn om aan te dringen op een aanvullend onderzoek en/of bijstelling van het tijdspad. Kwaliteit gaat daarom boven tijd. Daarbij gaat het om belangrijke onderwerpen zoals: - De keuze voor aansturing van de nieuwe organisatie, waaronder: - Uitschrijven van het hele organisatiemodel; - Taken/verantwoording bestuur, directies e.d.; - Vorm van management (bovenschoolse directie, locatiemanagers e.d.). Maak afspraken over de implementatie, evaluatie en proces tot benoeming van het nieuwe management. Denk daarbij aan functieprofielen voor nieuwe managers, assessment voor een aantal categorieën e.d. - Het in kaart brengen van de kosten in vergelijking met de huidige kosten; - Eventueel (bij verandering) pedagogisch en didactisch concept; - De personele gevolgen, en hoe deze gevolgen zullen worden geregeld; Het is van belang om de verschillen van de betrokken scholen boven water te krijgen. Verschillen moeten -waar nodig- gelijk getrokken worden. Fusie betekent immers het ineenschuiven van twee of meer aparte organisaties. Het onderzoek dient daarom inzicht te geven hoe men tot één organisatie komt. - De financiën van de betrokken scholen. Een goede screening van de financiële positie van de instellingen is een must. Denk aan de staat van de gebouwen, de reserveringen/voorzieningen die bij de gebouwen horen, voorzieningen voor personeel en leerlingen, en dergelijke. Een externe deskundige kan het beste zo’n onderzoek uitvoeren.
Besturenfusie: welk vlees in de kuip? De motivering om tot een fusie over te gaan kan zeer divers zijn. Vrijwel altijd hoopt het schoolbestuur dat een fusie positief zal uitwerken voor de eigen school of scholen. Dat betekent een beoordeling van de feitelijke situatie en van een toekomstige situatie. Aan de (g)mr is het om te toetsen of deze beoordeling reëel is of niet. Daarbij heeft de mr informatie nodig over inkomsten en uitgaven (bekostiging en financieel jaarverslag), een overzicht (achterstallig) onderhoud en materieel, de gevormde reserves, de personele verplichtingen (o.a. bestuursformatieplan), de risico-inventarisatie (Arbowet), en het sociaal jaarverslag. Allemaal gegevens die een (g)mr eigenlijk altijd al gewoon hoort te hebben (en mocht dat anders zijn, met een beroep op het wettelijke informatierecht van de raad, boven tafel zijn te krijgen).
Bij een besluit om al dan niet over te gaan tot fusie speelt ook de situatie van de beoogde fusiepartner. Voordat het bestuur ‘ja’ zegt zal het de beoogde fusiepartner vragen openheid van zaken te geven:
welke reserves, schulden, verplichtingen, zijn er? Deze en andere gegevens worden tussen de fusiepartners niet altijd even vanzelfsprekend even open uitgewisseld. “Lijken in de kast” is een bekende term in dit verband. De (g)mr heeft recht op alle relevante informatie van zowel het eigen schoolbestuur als over de nieuwe fusiepartner. Met het verhaal dat het hier om ’vertrouwelijke, alleen ten behoeve van het bestuur verstrekte gegevens’ gaat, en/of dat de (g)mr er maar ‘op moet vertrouwen dat het goed zit’, miskent men de positie van die de (g)mr in het besluitvormingsproces heeft. De afspraak zal dan ook moeten zijn dat het bestuur alle informatie die zij zelf nodig acht voor het nemen van een zorgvuldig besluit ook aan de (g)mr zal verstrekken. Waar nodig vertrouwelijk.
3.
Het definitieve besluit
De resultaten van het onderzoek worden samengebracht in één rapportage, het ‘fusierapport’. Meestal bestaat zo’n rapport uit een bundeling van de resultaten van de verschillende werkgroepen en de aanbevelingen van de stuurgroep en of een externe deskundige. Daarbij is samenhang in het geheel een voorwaarde. En de plannen moeten ook financieel haalbaar zijn. Vaak bevat een rapportage nog keuzemogelijkheden: een toelichting bij deze ‘opties’ is voor de (g)mr een belangrijke informatiebron. Maar pas wanneer de keuzes door het bestuur zijn gemaakt krijgt het (bijgestelde) rapport de status van een voorgenomen besluit waarover volgens artikel 10 van de WMS de instemming aan de (g)mr moet worden gevraagd. Zonder voorafgaande instemming van de (g)mr mag het bestuur het fusievoornemen niet omzetten in een definitief besluit.
Aandachtspunten voor de (g)mr zullen zijn: - Zijn alle afspraken uit met het intentiebesluit volledig terug te vinden in dit rapport? - Levert dit rapport nog aanvullende vragen op? - Heeft voortschrijdend inzicht geleid tot nieuwe ideeën?
Bij besturenfusies heeft vaak een stuurgroep de taak om namens de betrokken besturen het overleg te voeren met de (g)mr'en. Dit door de besturen verstrekte mandaat zal dan in een convenant moeten zijn vastgelegd, al dan niet als onderdeel van het intentiebesluit. Formeel is het echter altijd het schoolbestuur die het advies en/of de instemming van zijn eigen (g)mr dient te vragen.
Het wettelijke instemmingsrecht van de (g)mr over het voorgenomen besluit tot fusie heeft niet alleen betrekking op het fusiebesluit zelf en de organisatorische inrichting van de nieuwe organisatie (bijvoorbeeld het financiële beleid en de inrichting van het management). Het omvat tevens de wijze waarop de gevolgen van de fusie voor het personeel en voor de ouders/leerlingen worden geregeld. Bij de ‘regeling van de gevolgen voor het personeel’ gaat het bijvoorbeeld om veranderingen in het functiebouwwerk en de taakverdeling binnen het personeel en de schoolleiding die het rechtstreeks gevolg van de fusie zullen zijn, en om het ineenschuiven van regelingen op het gebied van
personeelsbeleid. Als het goed is geeft de rapportage ook duidelijkheid over hoe deze onderwerpen zullen worden geregeld. De mogelijkheid bestaat om de instemmingsaanvraag rond de voorgenomen fusie te splitsen in twee afzonderlijke instemmingsonderwerpen: - het principebesluit tot fusie alsmede die hier direct mee samenhangende organisatorische veranderingen; - de specifieke maatregelen die zullen worden getroffen m.b.t. de gevolgen voor het personeel en/of de ouders/leerlingen. Uit verschillende uitspraken van geschillencommissies onder de (oude) Wet medezeggenschap onderwijs (WMO) blijkt overigens dat bij het definitieve besluit tot fusie of overdracht in elk geval de regeling van de gevolgen op hoofdlijnen bekend moet te zijn. Het fusiebesluit en de regeling van de gevolgen voor personeel en/of ouders/leerlingen zullen echter ingeval van een instemmingsgeschil door de commissie wel als twee verschillende onderwerpen worden aangemerkt. Het is daarom niet verstandig om 'nee' te zeggen tegen de fusie terwijl de (g)mr het eigenlijk niet eens is met de manier waarop het bestuur voornemens is de gevolgen voor bijvoorbeeld het personeel te regelen.
Afstemming p(g)mr - vakbonden Soms geven de betrokken schoolbesturen er de voorkeur aan om over de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen van de fusie afspraken te maken met de vakbonden. Op grond van de geldende CAO kan het bestuur hier zelfs toe verplicht zijn. Bij onderwerpen waarover de betrokken besturen met de vakbonden afspraken hebben gemaakt is het instemmingsrecht van de (g)mr niet van toepassing. Een goede afstemming tussen het personeelsdeel van de (g)mr en de vakbonden is in dan ook van groot belang. In de regel zullen de vakbonden overigens pas over de voorstellen van de werkgever overleg willen plegen als de (g)mr akkoord is met de hoofdlijnen van de voorgenomen fusie.
Natuurlijk hoort de (g)mr voldoende tijd te krijgen om over het voorgenomen fusiebesluit, en alles wat daaraan vastzit, zijn standpunt te kunnen bepalen.
Als de (g)mr zijn ideeën heeft geformuleerd, gaat het vervolgens in overleg met het bestuur om te kijken of er overeenstemming kan worden bereikt. Dit gesprek verloopt –naar wij hopen- op basis van gelijkwaardigheid en argumentatie. Maar mocht de (g)mr denken dat de uitkomst heel slecht is voor de organisatie, dan kan de raad besluiten de instemming aan het fusievoorstel te onthouden. In die situatie zal het bestuur moeten kiezen tussen intrekking (of bijstelling) van het voorstel of de stap naar de geschillencommissie: zonder vervangende instemming van deze commissie kan het bestuur de
voorgestelde regeling namelijk niet omzetten in een definitief besluit. Wat betekent dat de fusie vooralsnog geen doorgang kan vinden, tenzij de (g)mr bereid is om het meningsverschil over de fusiedatum heen te tillen. Een situatie die gelukkig vrijwel altijd kan worden voorkomen wanneer de (g)mr vanaf het begin af aan bij het fusieproces en de afweging van voors en tegens wordt betrokken!
Medezeggenschap bij fusie: hoe doe je dat? Een fusie is beslist geen dagelijkse kost. Het schoolbestuur laat zich vrijwel altijd bijstaan door deskundigen. Dat moet de (g)mr ook doen (de AOb heeft begeleiders met een schat aan ervaring in fusieprocessen). De (g)mr doet er verstandig aan om over de kosten hiervan reeds bij de bespreking van intentiebesluit met het schoolbestuur afspraken te maken. Afstemming tussen bestuur en (g)mr is van groot belang in de startfase van het traject.
Hoe gaan we het doen: wat doen jullie, wat doen wij? Anders loop je als (g)mr achter de feiten aan. Dan moet je vervolgens mensen terugfluiten en dat wekt altijd ergernis.
Ook tussen de bij de fusie betrokken mr'en kan afstemming zeer nuttig blijken. Deze moeten direct met elkaar in overleg treden hoe je het beste kunt samenwerken en elkaar kunt versterken. Samen optrekken heeft immers het meeste effect, ook omdat je als één gezamenlijke club meer macht hebt.
Gaat het om een besturenfusie en/of zijn er meer dan twee scholen betrokken in het fusieproces, dan is het goed om een platform op te richten. Om dit goed te organiseren, is het zinvol een kerngroep in te stellen. De kerngroep organiseert de medezeggenschap en bereidt de vergaderingen dusdanig voor dat in de plenaire vergadering de juiste informatie wordt verstrekt en op basis daarvan goede besluiten kunnen worden genomen. Binnen een platform kunnen de (g)mr’en elkaar informeren over hun standpunten en over het verloop van het proces. Ook kan het platform (informerende) besprekingen voeren met het schoolbestuur of een stuurgroep.
De advies- en instemmingsrechten blijven echter wettelijk voorbehouden aan de betrokken (g)mr'en.
Investeren vooraf is winst achteraf. Dat geldt ook voor het actief meedenken/participeren in het fusieproces. Wettelijk gezien kan een (g)mr afwachten tot ze het voorgenomen besluit krijgt. Ook het bestuur kan kiezen voor deze werkwijze. Participatie valt niet af te dwingen. Dat is echter af te raden. Want dat betekent concreet dat het bestuur het hele proces al doordacht heeft en dat de (g)mr nog moet beginnen met het geheel zich eigen te maken. Terwijl het gaat om ingrijpende keuzes. Meedenken en meewerken levert een veel snellere besluitvorming op. Dat geeft medezeggenschap werkelijk vorm!
Ondersteuningsaanbod Algemene Onderwijsbond
Als MR-lid kunt u best wat ondersteuning gebruiken bij het zoeken naar de juiste weg. AOb Scholing & Ondersteuning biedt u de mogelijkheid uw kennis en inzicht te vergroten en uw vaardigheden te ontwikkelen. Er zijn verschillende mogelijkheden; u kunt kiezen welke trajecten het beste passen bij u en uw MR.
Cursussen met een open inschrijving Over een groot aantal thema’s organiseert de AOb een aantal keren per jaar een cursus voor individuele leden van MR’en. De cursussen zijn bedoeld voor MR-leden of zij die dat binnenkort zullen zijn. Ook niet-AOb-leden, ouders en leerlingen zijn welkom. Een cursusdag duurt van 10.00 uur tot ongeveer 16.00 uur en wordt in Utrecht gegeven.
Cursus op maat Een maatwerkcursus is afgestemd op uw specifieke vragen. U bepaalt inhoud, duur en plaats. Samen met de trainer wordt een scholingsprogramma opgesteld. Een thema zoals teambuilding of vergadering of een voorliggend of te verwachten besluit van uw bestuur kan als uitgangspunt dienen voor de cursus.
Begeleiding, coaching Tijdens een begeleiding ondersteunt de trainer/coach de MR-leden in hun rol. Het functioneren, de werkwijze en strategie van de MR staan centraal. Van de trainer kunt u kennis van en inzicht in communicatie- en samenwerkingsprocessen verwachten, evenals kennis en inzicht in de organisatiekunde, vooral met betrekking tot het management van de onderwijsorganisaties en de rol van de MR daarin. Een voorbeeld van een begeleidingstraject kan zijn conflictbegeleiding of verbetering van de relatie tussen MR en College van Bestuur.
Advisering Een mondeling advies op locatie kan betekenen dat u met een van onze adviseurs doorspreekt welk standpunt de MR in zal nemen. De gevolgen van uw advies of instemming kunnen immers groot zijn voor personeel en school. Bij een schriftelijk advies stuurt de MR de benodigde stukken op naar de adviseur van de AOb. Deze levert op verzoek van de MR een reactie op deze stukken of op het adviesof instemmingsverzoek. Te denken valt aan een fusierapport of een werktijdenregeling.
Juridische ondersteuning
Wanneer uw MR geconfronteerd wordt met een conflict dat op een geschil dreigt uit te lopen, kunt u een beroep doen op een ervaren jurist van de AOb, die gespecialiseerd is in medezeggenschapsjurisprudentie.
Algemene informatie De brochure met het aanbod is verkrijgbaar via het Informatie en Advies Centrum van de AOb. Ook op het internet kunt u de informatie over het cursusaanbod vinden (www.aob.nl) Alle cursussen met open inschrijving worden in Utrecht gegeven. Voor de andere cursussen en ondersteuning bepaalt u in overleg met de AOb de locatie en tijd.
Kosten De scholing en ondersteuning aan medezeggenschapsraden wordt gesubsidieerd door het Ministerie van OCenW. Dit stelt de AOb in de gelegenheid u tegen deze billijke prijzen aan te bieden, afhankelijk van de vorm en de duur ervan.
Het mr-servicepakket van de AOb Mr-en in het po en vo kunnen zich abonneren op het mr servicepakket. Met een abonnement kan uw mr op een voordelige manier een beroep doen op de deskundigheid die de AOb in huis heeft en heeft uw mr recht op kosteloze rechtsbijstand door de AOb. Zo bent u bij een geschil altijd verzekerd van adequate juridische bijstand. En dit is niet het enige voordeel van deze nieuwe service van de AOb. Met een abonnement kunt uw mr terecht bij de mr-helpdesk van de AOb. De raad ontvangt vier maal per jaar het blad Bulletin Medezeggenschap. En wil uw (g)mr zich laten begeleiden of bijstaan door een deskundig adviseur? Ook dát kan met een abonnement op het mr-servicepakket. Informatie over het mr-servicepakket kunt u vinden op www.aob.nl .
Meer informatie Heeft u een vraag over uw rechtspositie? Bent u lid van de MR en wilt u een advies over iets dat op uw school speelt? Wilt u weten welke cursussen u kunt volgen bij de AOb? Heeft u een algemene vraag of wilt u informatie ontvangen over het AOb lidmaatschap? Een brochure opvragen? Met al uw vragen en verzoeken kunt u terecht bij het Informatie en Advies Centrum van de Algemene Onderwijsbond. Wij zijn van maandag tot en met vrijdag bereikbaar van 8.30 tot 17.00 uur op 0900 - 463 62 62 ofwel 0900 - Info AOb (5 eurocent per minuut) en 24 uur per dag via
[email protected] U kunt ook faxen naar 030 - 2989862.
