Gratis schoolboeken: welke rol heeft de MR? Bij 5010, de informatie- en adviesdienst voor ouders met vragen over het onderwijs worden regelmatig vragen gesteld over gratis schoolboeken en de schoolkosten in het voortgezet onderwijs. Aanleiding om een aantal zaken over de invoering van de gratis schoolboeken op een rij te zetten. Wij richten ons daarbij specifiek op de ouders en leerlingen in de medezeggenschapsraden. Zij zijn immers vanuit hun positie als medezeggenschapsraadslid de eerste informatiebron voor de ouders en leerlingen van de school.
Na een lange periode van voorbereiding is op 1 augustus 2009 invulling gegeven aan het kabinetsbesluit, genomen in 2006, tot invoering van gratis schoolboeken voor het voortgezet onderwijs. Dit besluit is mede genomen op aandringen van de landelijke ouderorganisaties, waaronder OUDERS & COO.
Meer dan boeken De directies van de scholen zaten niet te wachten op de invoering van de gratis schoolboeken. Voor hen betekent het veel werk. In het dagelijks taalgebruik wordt gesproken over gratis schoolboeken, maar deze formulering is onvolledig. In artikel 6e van de Wet op het voortgezet onderwijs staat het volgende: 1. Het bevoegd gezag stelt elk jaar om niet aan een leerling lesmateriaal ter beschikking. 2. Onder lesmateriaal wordt verstaan: lesmateriaal dat naar vorm en inhoud is gericht op informatieoverdracht in onderwijsleersituaties en waarvan het gebruik binnen het onderwijsaanbod door het bevoegd gezag specifiek voor het desbetreffende leerjaar is voorgeschreven.
Enerzijds wordt uit de wettekst duidelijk dat het gaat om meer dan alleen schoolboeken; er staat immers lesmateriaal. Onder lesmateriaal wordt verstaan: werk-, project- en tabellenboeken en digitaal les- en leermateriaal. Anderzijds zijn er ook beperkingen: het gaat om materiaal voor een bepaald leerjaar. Dat betekent dat woordenboeken, een atlas en de schoolagenda, de
rekenmachine en zaken als sportkleding, gereedschap en schrijfmaterialen niet onder de definitie vallen. In deze folder sluiten we aan bij de gangbare terminologie en spreken we over invoering van gratis schoolboeken.
Uitleg begrippen Om inzicht te krijgen in de rol van de medezeggenschapsraad bij de gratis schoolboeken maken wij een koppeling met het invoeringsproces, dat moet worden doorlopen om tot een verantwoorde invoering te komen. Op vrijwel alle scholen zal een boekenfonds zijn ingesteld. Alleen als de school een volledig digitale leeromgeving gaat inrichten is een boekenfonds niet aan de orde. In deze folder gaan we uit van het gebruik van schoolboeken.
Bij de gratis schoolboeken heeft de school drie keuzemogelijkheden:
Keuzemogelijkheid 1: een intern of extern boekenfonds of een facilitair boekenfonds Bij een intern boekenfonds neemt de school zelf een groot aantal verantwoordelijkheden op zich. De school bestelt de boeken bij een leverancier en wordt eigenaar van de boeken. De school distribueert de boeken, beheert de voorraden en verzorgt de administratie. De leerlingen krijgen de boeken in bruikleen en bij onverantwoord gebruik vraagt de school een vergoeding.
Bij een extern boekenfonds voert een boekenleverancier het leeuwendeel van het werk uit. De school geeft naar inhoud aan welke schoolboeken geleverd moeten worden en voor welk bedrag. De verdere organisatie, zoals het administratieve werk en de distributie van de boeken, ligt bij de leverancier. Deze is ook verantwoordelijk voor de inname van de boeken na gebruik en kan bij slordig gebruik een vergoeding vragen. In het contract tussen school en leverancier wordt het hoe en wat gespecificeerd.
Bij een facilitair boekenfonds is de school ook de eigenaar van de boeken, maar zijn de bijkomende werkzaamheden uitbesteed.
Keuzemogelijkheid 2: een openbare of een niet-openbare aanbesteding, op grond van selectie- en gunningscriteria Scholen moeten in alle situaties de levering van de schoolboeken aanbesteden. Bij een bedrag boven de € 206.000,- moet de school Europees aanbesteden. Bij beide vormen kan gekozen worden voor openbaar of niet-openbaar aanbesteden. Na publicatie van een openbare aanbesteding worden alle leveranciers in de gelegenheid gesteld een offerte in te dienen en maakt de school de keuze op basis van vooraf vastgestelde gunningscriteria. Bij de gunningscriteria gaat het om de eisen die de school aan de levering van de boeken stelt. Bijvoorbeeld de leveringstermijn, mogelijkheid tot teruggave van te veel bestelde boeken, mogelijkheden tot jaarlijkse aanpassing van de boekenlijst en de prijs van het pakket.
Het moet vooraf duidelijk zijn hoe de gunning gewogen wordt, wat zijn de belangrijkste criteria?
Bij een niet-openbare aanbesteding vindt eerst publicatie plaats met verzoek tot deelneming aan de aanbestedingsprocedure. De school maakt een selectie uit de aangemelde leveranciers en vraagt hen een offerte in te dienen. De selectie van leveranciers is gebonden aan de vooraf opgestelde criteria. De selectiecriteria zijn de eisen die de school stelt aan de boekenleveranciers. Dit mogen geen onredelijke criteria zijn. Het is bijvoorbeeld onredelijk om te eisen dat een leverancier in dezelfde plaats is gevestigd als de school; het gaat erom dat de leverancier op tijd levert en niet om de vestigingsplaats. Wel mogen eisen gesteld worden ter zake van de deskundigheid van de leverancier en de financiële draagkracht. Ook kan naar referenties worden gevraagd. Bij de selectie moet objectief en transparant te werk worden gegaan.
Keuzemogelijkheid 3: het al dan niet vragen van een borg en het vaststellen van de hoogte daarvan Schoolboeken zijn gratis, maar er mag wel borg of statiegeld worden gevraagd. Als scholen dit doen moeten ze hiervoor een regeling treffen. In zo’n regeling kan staan dat de (ouders van de) leerlingen borg betalen of een boete krijgen als een boek beschadigd is. Scholen kunnen ouders echter niet verplichten een borg te betalen.
De aanbesteding en de daarbij behorende bevoegdheden van de medezeggenschapsraad In onderstaande tabel kunt u lezen hoe het proces van aanbesteding en de bemoeienis daarbij van de medezeggenschapsraad verloopt.
Stap 1. Overgang van een oud naar een nieuw contract
Analyse van de bestaande situatie • nu
Hoe heeft het schoolbestuur de verkrijging van schoolboeken voor de leerlingen geregeld? Is er sprake van een boekenfonds?
•
Welke afspraken zijn er met de huidige leverancier?
•
Hoe zijn de vaksecties op school betrokken bij de aanschaf van de schoolboeken?
•
Zijn de ouders tevreden over de aanschaf van de schoolboeken?
•
Zijn de leerlingen betrokken bij de aanschaf van de boeken en lesmaterialen?
Rol medezeggenschapsraad Bij de analyse van de bestaande situatie kan de medezeggenschapsraad een beroep doen op het informatierecht dat in artikel 8 Wms (Wet medezeggenschap op scholen) staat omschreven: de medezeggenschapsraad ontvangt van het bevoegd gezag, al dan niet gevraagd, tijdig alle inlichtingen die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. Ook kan de
medezeggenschapsraad een beroep doen op het overlegrecht zoals dat geregeld is in artikel 6 Wms: 1.
Het bevoegd gezag en de medezeggenschapsraad komen bijeen, indien daarom onder opgave van redenen wordt verzocht door de medezeggenschapsraad.
2.
De medezeggenschapsraad en een geleding zijn bevoegd tot bespreking van alle aangelegenheden de school betreffende.
Met gebruikmaking van het initiatiefrecht, geregeld in artikel 6 lid 2 Wms kan gevraagd worden of een enquête onder ouders en leerlingen kan worden gehouden met betrekking tot de inhoud, samenstelling en levering van het boekenpakket zodat de wensen van ouders en leerlingen worden meegewogen bij de voorbereiding en de besluitvorming. OUDERS & COO adviseert medezeggenschapsraden vroegtijdig gebruik te maken van deze rechten.
Stap 2. Voorbereiding van de aanbesteding, een nieuw contract
Organisatie van het aanbestedingsproces •
Doet de school het zelfstandig of met andere scholen?
•
Participeert de school in een inkoopcollectief?
•
Laat de school zich ondersteunen door een externe organisatie?
•
Wordt het een intern of extern boekenfonds?
•
Wordt het een openbare of een niet-openbare aanbesteding?
Opstellen van de selectie- en gunningscriteria •
Ontwikkelen van een selectieleidraad: - Wat wordt de looptijd van het contract? - Prijs en kwaliteit van het pakket. - Hoogte van de borg of het statiegeld.
•
Welke wensen zijn er voor het contract? - Wijzigingsmogelijkheden tijdens de contractperiode. - Een vast aanspreekpunt bij de leverancier. - Is tussentijds bestellen mogelijk? - Terugkoopgarantie. - Worden de pakketten op school afgeleverd of aan huis?
Rol medezeggenschapsraad Ook in deze fase is het van belang geïnformeerd te zijn en betrokken te worden bij de voorbereiding. Belangrijk is dat voordat tot aanbesteding wordt overgegaan er gestreefd wordt naar een maximaal draagvlak bij de leerling-, ouder- en personeelsgeleding ten aanzien van de inhoud en de samenstelling van het boekenpakket; de leveringscriteria en de organisatie van het proces.
Vanwege de complexiteit van het aanbestedingsproces heeft een aantal scholen een aanbestedingscommissie in het leven geroepen. Aan deze commissie kan een ouder of een leerling uit de MR deelnemen.
Omdat het vragen van geld van de ouders voor de borg valt onder het begrip ‘vrijwillige ouderbijdrage’, kan dit alleen plaatsvinden als de oudergeleding van de medezeggenschapsraad instemming daarvoor verleent. Dit is geregeld in artikel 14, tweede lid onder c Wms: ‘de vaststelling of wijziging van de hoogte en de vaststelling of wijziging van de bestemming van de middelen die van de ouders of de leerlingen worden gevraagd zonder dat daartoe een wettelijke verplichting bestaat onderscheidenlijk zijn ontvangen op grond van een overeenkomst die door de ouders is aangegaan’. De oudergeleding heeft hiermee ook een middel in handen om te zorgen dat de hoogte van de borg in verhouding is tot de waarde van het boekenpakket. Een borg van ongeveer 10% van de waarde kan als richtlijn dienen. De MR kan ook meedenken over de wijze waarop met de borg wordt omgegaan: is er bijvoorbeeld een innamencommissie die de staat van de boeken controleert en die toeziet dat de ontvangen rente over de borg ten goede komt aan de leerlingen? Instemming van de oudergeleding van de MR met de borg betekent overigens nog niet dat individuele ouders aan dat besluit gehouden kunnen worden. Het betreft immers een vrijwillige bijdrage.
Stap 3. De besluitvorming
Bij de besluitvorming over de wijze van uitvoering van de gratis schoolboeken komen alle in de voorgaande stappen gedane keuzes en afwegingen tot een definitieve afronding. De besluitvorming is pas definitief als de medezeggenschapsraad zijn formele advies heeft kenbaar gemaakt. Een aantal medezeggenschapsaangelegenheden zal afhankelijk van de keuze voor een intern of extern georganiseerd boekenfonds door het bestuur aan de medezeggenschapsraad en/of de geledingenraden moeten worden voorgelegd. Bij een negatief advies of het onthouden van een advies zal nader overleg moeten plaatsvinden en behoort wanneer men geen overeenstemming bereikt een geschillenprocedure tot de mogelijkheden.
Rol medezeggenschapsraad Een groot aantal medezeggenschapsaangelegenheden speelt bij het tot stand komen van het boekenfonds een rol:
Adviesbevoegdheden medezeggenschapsraad •
Op grond van artikel 11 b Wms inzake het financiële beleid: de gratis schoolboeken zijn een onderdeel van de lumpsum. Het bestuur moet voorleggen aan de MR hoe daar in beleidsmatige zin mee wordt omgegaan.
•
Op grond van artikel 11 d Wms zal in de meeste gevallen sprake zijn van een duurzame samenwerking met een andere instelling: de leverancier van de boeken.
Artikel 11 f Wms kan aan de orde zijn als de school besluit de organisatie in eigen beheer te doen en schoolmedewerkers opdracht krijgen dit uit te voeren.
Instemmingsbevoegdheden medezeggenschapsraad/geledingenraad •
Artikel 10 c/artikel 13 e Wms. De gratis schoolboeken worden beschikbaar gesteld op basis van een aantal spelregels, die opgenomen kunnen zijn in een schoolreglement of leerlingenstatuut. Bijvoorbeeld dat de boeken zorgvuldig beheerd moeten worden: - De boeken moeten worden gekaft. - Leerlingen zijn verplicht de gehuurde boeken te vervoeren in een stevige schooltas. - Er moet een borg worden betaald.
•
Artikel 14 tweede lid onder a Wms. De gevolgen voor de ouders en de leerlingen inzake de duurzame samenwerking met de boekenleverancier moeten voor instemming afzonderlijk worden voorgelegd aan de ouder- en de leerlingengeleding.
Hiervoor hebben wij al aangegeven dat het vragen van een borg niet valt onder de aanbestedingsprocedure voor de gratis schoolboeken, maar een aparte medezeggenschapsaangelegenheid is. Er wordt immers een bijdrage van de ouders gevraagd die niet is gebaseerd op een wettelijke verplichting. Als het bestuur ook leermiddelen wil laten aanschaffen die buiten de definitie van de gratis lesmaterialen vallen, zoals atlassen, woordenboeken, gereedschap en (sport)kleding, dan kan dit met de vrijwillige ouderbijdrage als de instemming van de ouder-/leerlingengeleding is verkregen op grond van artikel 14 Wms tweede lid onder c en d Wms. Dit beleid moet ook via de schoolgids vooraf aan alle ouders kenbaar zijn gemaakt, waarbij er op gewezen wordt dat het hier een vrijwillige bijdrage betreft. Ook kan de school verzoeken aan de ouders de gevraagde materialen zelf aan te schaffen. Een derde mogelijkheid is dat de school de woordenboeken en atlassen zelf aanschaft en de leerlingen ze in de lessen kunnen gebruiken. Een andere valkuil is dat de school niet uitkomt met de lumpsumbekostiging van de overheid en met de vrijwillige ouderbijdrage een duurder boekenpakket wil aanschaffen. Dit geldt ook als het bestuur een deel van de schoolboeken wil bekostigen vanuit de vrijwillige ouderbijdrage, omdat de kosten voor de schoolboeken meer zijn dan de door de overheid berekende bijdrage.
Brochure De landelijke organisaties voor ouders in het onderwijs hebben samen met het ministerie van OCW en de Stichting Leerplan Ontwikkeling (SLO) een brochure uitgegeven: Uw bijdrage aan de schoolkosten. Alle scholen hebben deze brochure met informatie voor de oudergeleding in de medezeggenschapsraad – waarover hebt u iets te zeggen en waarover niet? – ontvangen. Een digitaal exemplaar vindt u op www.ouders.net.
Handige sites •
www.infowms.nl: informatie over taken en bevoegdheden van de medezeggenschapsraad
•
www.ouders.net: site van de landelijke ouderorganisatie voor ouders met kinderen in het christelijk en oecumenisch onderwijs OUDERS &COO
www.5010vooroudersoveronderwijs.nl informatie en advies voor ouders over onderwijs
OUDERS & COO, september 2013
OUDERS & COO is de landelijke organisatie van en voor ouders, ouder- en medezeggenschapsraden in het christelijk en oecumenisch onderwijs. Kijk voor meer informatie op www.ouders.net. OUDERS & COO I Postbus 125 I 3970 AC Driebergen I 0343 513434 I www.ouders.net
