Welke rol geeft u de cateringpartner? Joost Mors & Anton Daamen MFM
www.factomagazine.nl/opleidingen
Wie is Wie?
Joost Mors Director Hospitality & Services
Anton Daamen MFM adviseur/eigenaar Sense FM
2
Inhoud 1. Scope dienstverlening Nyenrode 2. Best Value Procurement Nyenrode
3. Klant in de hoofdrol 4. Stellingen 5. Praktijkervaring 6. Resume
3
1. Scope dienstverlening / omvang
https://youtu.be/XLOzl5wPohI
4
1. Scope dienstverlening / percelen
Perceel 1 Bedrijfscatering Mensa (selfservice) Lakei: restaurant Banqueting Plesman hotel & bar Verkoop automaten Coffee Corner Perceel 2: Premium Feesten en partijen (in- en extern)
Perceel 3: Vending koffiemachines
5
1. Scope dienstverlening / facts Facts Nyenrode De enige private universiteit van NL anno 1946 Landgoed ca 60 ha, 13e eeuws kasteel 346 vaste medewerkers 4.750 studenten fulltime of parttime 27 nationaliteiten 300 wooneenheden op campus (t.b.v. voltijd studenten) 2 hotels | 99 kamers (t.b.v. deelnemers executive opleidingen) Ca 90% cateringomzet is Banqueting of Premium catering 24/7 | 365 dagen per jaar Per jaar 40 tot 50 duizend personen cateringdienstverlening Sinds januari 2014 verzorgt Vermaat Groep de bedrijfshoreca. J.J. Darboven / Shaerer is warme dranken leverancier (onderaannemer). Vermaat, Vineyard en MPS verzorgen Premium Catering.
6
2. BVP Nyenrode Stuurgroep
Inkoopteam
Klankbordgroep
0. Voorbereiding
1. Inventarisatie 2. Beleid
1. 2.
Nadruk Nyenrode ligt op de hoogste toegevoegde waarde voor de laagste prijs (Best Value), belang van kwaliteit is 70% en prijs 30% Geen Europese aanbesteding. Nyenrode is een private Universiteit. Pre-selectie door middel van Request for Information.
3. Specificatie 4. Aanbesteding
5. Implementatie 7
2. BVP Nyenrode BVP op Nyenrode
Gunningsfase Scopedocument, risico en kansendossier (visie inschrijvers) Cases Beoordeling (mede door klankbordgroep + expert duurzaamheid) Bedrijfsbezoeken & interviews sleutelfunctionarissen Clarificatie Pre-award fase Plan van Aanpak Tasting ! Banquetingbooks
8
3. Klant in de hoofdrol Klankbordgroep: -inventarisatie/beleid/beoordeling/implementatie
Workshop Beleidsontwikkeling Brainstorm over kwaliteit, wensen, behoeften, perceptie en gevoelswaarde Diversiteit doelgroepen realiseren Duidelijke doelstellingen bepalen de koers
9
3. Klant in de hoofdrol
10
3. Klant in de hoofdrol Visie en ambitie Visie
Catering vormt een integraal onderdeel van de opleidingen en programma’s van Nyenrode. Catering draagt bij aan de “Nyenrode Experience” en ondersteunt de value of stewardship. Naast een kwalitatief goede en eigentijdse verzorging van eten en drinken spelen de voorzieningen en kenmerkende aspecten van het landgoed ook een belangrijke rol bij ontmoeten, overleggen en ontspannen. Catering is voor Nyenrode een belangrijke ondersteunende dienst. Het heeft effect op het welbevinden van studenten, medewerkers en klanten en draagt mede bij aan het beeld dat gasten, bezoekers en (potentiële) studenten opdoen bij bezoek aan Nyenrode.
11
4. Stelling - beleid INVENTARISATIE & BELEID
Stelling: De huidige situatie is het vertrekpunt voor de dienstverlening in plaats van de gewenste situatie?
Stelling: De interne klant is leidend bij het opstellen van het cateringbeleid?
12
4. Stelling - Tasting Tasting
Stelling: Een tasting heeft geen toegevoegde waarde! Het is geen werkelijk beeld van toekomstige dienstverlening!.
13
4. Stelling - borging Borging prestaties
Stelling: Prestaties meten, KPI’s? vind ik niet nodig want ik heb een prima relatie met mijn cateraar.
Kwaliteit
Klantbeleving
Kosten
K3 model (Sense FM ©) 14
5. Praktijkervaring Ervaring Nyenrode in proces Toegevoegde waarde BVP Inschrijvers moeten wennen Risico’s en kansendossier
Duidelijkheid Implementatie tijd
15
5. Praktijkervaring Tips voor effectieve aanpak BVP in catering 1. Stel klankbordgroep samen uit diverse doelgroepen/ gebruikers 2. Betrek klankbordgroep in alle fasen BVP proces: inventarisatie, beleidsvorming .
3. Zorg voor goede inventarisatie 4. Benoem geen plafondbedragen, indien kosten onvoorspelbaar zijn 5. Organiseer een tasting en stel bij waar nodig. 6. Leg tasting vast
7. Hanteer productprijzen als richtlijn, geef geen vrijbrief.
16
6. Resume Legenda projectbetrokkenen OG: Opdrachtgever (Joost Mors) SF: Extern Adviseur Sense FM (Anton) IT: Inkoopteam SG: Stuurgroep CM Contractmanager Catering NBU (Ilanit) JZ Jurist / secretaris NBU KG: Klankbordgroep ES Events & Sales (Jiska) MP: Mijlpaal
Activiteiten: NBU tender catering 0 0.1 0.2 0.3 0.4 1 1.1. 1.2 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4 4.1 4.2 4.3 4.3a. 4.4 4.5 4.6 4.7 5 5.1. 5.2 5.3 5.4
Voorbereidingsfase Opstellen detailplanning Opstellen Project Initiatie Document Goedkeuren Project Initiatie Document Samenstellen Projectgroep (inkoopteam) 1. Inventarisatiefase Opstellen inventarisatiebestanden en instructie Uitvoeren inventarisaties 2. Beleidsfase Workshop cateringbeleid Opstellen concept en defnitief beleidsplan 3. Specificatiefase Opstellen (RFI) / input gegevens Vaststellen uitgangspunten voor exploitatie Vaststellen beoogde contractvorm en -duur Vaststellen contract management systematiek Opstellen PvE en offertedocument Ontwikkelen/opstellen inschrijvingsmodellen Opstellen conceptovereenkomst Offertetermijn Gunningsfase: beoordeling en gunning Verzenden aanbestedingsdocumenten Locatieschouw Opstellen nota van inlichtingen (2x) Indienen offerte Beoordelen voorstellen adhv beoordelingsmatrix Bidclarification (presentatie cateraars) def beoordeling en opstellen gunningsrapport Interne besluitvorming en gunning Implementatie Presentatie catering 2014 NBU en verder Ondertekenen Contractdocumenten Implementatieplan bespreken Implementatie gesprekken
Legenda RACI-model: R (Responsible); Uitvoerende A (Accountable); (eind)verantwoordelijke C (Consulted); Adviseur/deskundige I (Informed); Wordt achteraf geinformeerd Richtlijnen: - Per op te leveren resultaat/proces is er precies één A. - Per taak zijn er één of enkele personen R.
Respon Accoun Consul Informed sible table ted
februari 6
7
8
Beleidskader catering
maart 9
10
11
april 12
13
14
15
16
mei 17
18
19
20
juni 21
22
23
24
25
juli 26
27
28
29
augustus 30
31
32
33
34
September 35
36
37 38 39 Inkoopteam
Oktober 40
41
42
27 maart 2013
SF n.v.t n.v.t OG
SG
SF ES
IT IT
ES SF
OG
IT/SF IT/SF
IT IT
KG
SG SG
IT/SF IT/SF IT/SF IT/SF IT/SF IT/SF IT/SF IT/SF
OG OG OG OG OG OG OG OG
IT/SF IT/SF IT/SF
OG OG OG
JZ
IT/SF IT/SF IT/SF PM
OG OG OG SG
n.v.t KG KG JZ JZ
IT/SF CVB CM CM
OG SG IT/SF IT/SF
Leadership • Entrepreneurship • Stewardship
[email protected] +31 (0)346-291 291 www.nyenrode.nl
MP
SG
JZ
SG
JZ
SG
JZ KG
KG JZ
MP
MP SG
IT/SF
MP
SG MP OG OG
17
Contactgegevens
Sense FM adviseert en ondersteunt organisaties in het optimaliseren van de facilitaire dienstverlening door met gezond verstand te zoeken naar de best passende oplossing. Sense FM richt zich met name op beleid, beheer, inkoop en contractmanagement.
Sense FM Grebbeberglaan 15 3540 AB Utrecht
[email protected] www.sensefm.nl Anton Daamen MFM 06-55707999
18
Contactgegevens
Nyenrode Hospitality & Services
Als dé gastvrije en facilitaire dienstverlener van Nyenrode Business Universiteit willen wij de best passende oplossingen aanbieden voor onze studenten, deelnemers, bezoekers en medewerkers. Wij dragen bij aan het creëren van een topomgeving voor onderwijs en onderzoek. Gastvrijheid en betrokkenheid staan bij Nyenrode Hospitality & Services hoog in het vaandel. zie ook www.nyenrodehospitality.nl
19
