Het formeel openstellen van de elektronische weg voor berichtenverkeer past ook naadloos binnen de uitgangspunten van ons dienstverleningsconcept

Aan de gemeenteraad Raadsvoorstel

1.

Vermelding onderwerp en beslispunten Openstelling elektronische weg voor het berichtenverkeer. Besluit de elektronische weg voor berichtenverkeer open te stellen voor de gemeente Eijsden-Margraten op grond van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) en de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Verzoeken als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) uit te zonderen van deze openstelling.

2.

Doel van het raadsvoorstel en samenvatting Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden, waarin is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dit laatste is verder in de Algemene wet bestuursrecht uitgewerkt. De Webv in samenhang met de Awb biedt dus de mogelijkheid om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Dit is evenwel uitsluitend mogelijk, als door de bestuursorganen uitdrukkelijk kenbaar is gemaakt dat deze weg is geopend. Middels bijgevoegd besluit, dat overigens na vaststelling en ondertekening door de betreffende bestuursorganen van deze gemeente via de gebruikelijke weg bekend gemaakt dient te worden, wordt de elektronische weg opengesteld. Na de vaststelling door de gemeenteraad dienen ook het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar een gelijk besluit te nemen tot openstelling van de elektronische weg voor berichtenverkeer tussen burgers en bestuursorganen. Het formeel openstellen van de elektronische weg voor berichtenverkeer past ook naadloos binnen de uitgangspunten van ons dienstverleningsconcept.

3.

Inleiding De inwoners van Eijsden-Margraten vinden steeds makkelijker de digitale weg naar de gemeente. Dit blijkt niet alleen met name uit het groeiende aantal emails die wij dagelijks ontvangen, maar ook het groeiende gebruik van web-formulieren en uit de vele aanmeldingen om automatisch een emailbericht te ontvangen over de gemeentelijke bekendmakingen.

*13IN006316*

Ons kenmerk: 13IN006316

E-mailberichtenverkeer maakt inmiddels een wezenlijk onderdeel uit van onze dienstverlening aan de inwoners. Daarnaast is het reeds mogelijk via de gemeentelijke website op elektronische wijze klachten, verzoeken en aanvragen in te dienen (al dan niet via DigiD). De voorliggende vraag is nu hoe binnen onze organisatie aan de behandeling van elektronische berichten vorm en inhoud gegeven dient te worden. E-mail wordt steeds meer als volwaardig en verantwoord communicatiemiddel ingezet, waarbij rekening wordt gehouden met de maatschappelijke en technische ontwikkelingen. Voorts wordt in de nabije toekomst in toenemende mate in onze organisatie zaakgericht gewerkt, geregistreerd en gearchiveerd. Dat wil zeggen dat ontvangen informatie of zelf geproduceerde informatie behorende bij een zaak aan elkaar wordt gerelateerd: vanaf het ontstaan tot aan de afhandeling. Zo ontstaat er een dossier ofwel zaakregistratie. Informatie die ontvangen wordt door middel van e-mail behoort hier ook toe en moet worden vastgelegd binnen de zaak. Elektronisch berichtenverkeer zal in belangrijkere mate bijdragen aan een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering; DMS Corsa is voorzien van de mogelijkheid om bijvoorbeeld emailberichten als vorengenoemd te registreren. Voorts worden documenten, die op niet-digitale wijze zijn aangereikt, alsnog gedigitaliseerd en geregistreerd in DMS Corsa. Het besluit tot openstellen van de elektronische weg voor berichtenverkeer dient formeel te worden genomen door de Gemeenteraad.

4.

Relatie met bestaand beleid, beleidsvisie en kaderstelling Het formeel openstellen van de elektronische weg voor berichtenverkeer past naadloos binnen de uitgangspunten van ons dienstverleningsconcept.

5.

Motivering van het voorstel en de kaders, die de Raad ter zake zou kunnen hanteren Zoals bij voorgaande punten aangegeven dient dit besluit tot formalisering van een inmiddels gegroeide werkwijze. In de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is geregeld dat een formeel besluit ten grondslag moet liggen aan deze werkwijze. Het formeel openstellen van de elektronische weg voor berichtenverkeer past ook naadloos binnen de uitgangspunten van ons dienstverleningsconcept. E-mailberichtenverkeer maakt inmiddels een wezenlijk onderdeel uit van onze dienstverlening aan de inwoners. Daarnaast is het reeds mogelijk via de gemeentelijke website op elektronische wijze klachten, verzoeken en aanvragen in te dienen (al dan niet via DigiD). E-mail wordt steeds meer als volwaardig en verantwoord communicatiemiddel ingezet, waarbij rekening wordt gehouden met de maatschappelijke en technische ontwikkelingen. Ingevolge de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dient het besluit tot openstelling van de elektronische weg voor berichtenverkeer genomen te worden door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar Verzoeken als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) uit te zonderen van deze openstelling. Steeds vaker worden via de e-mail informatieverzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) ingediend. Gelet op de inhoud van veel van dit soort verzoeken kan worden gesteld, dat sprake is van een toenemend misbruik van de vraag naar informatie door mensen die uit zijn op financieel gewin, met name op het verbeuren van dwangsommen en aanspraken op proceskosten vergoedingen. Het betreft veelal zeer uitgebreide en complexe verzoeken die zeer tijdrovend zijn, waarbij de gevraagde en verstrekte informatie totaal niet van belang is. De mogelijkheid om langs de elektronische

2

weg een Wob-verzoek in te dienen vergemakkelijkt het misbruik. Dit fenomeen heeft dusdanige vormen aangenomen, dat de verwachting is , dat op korte termijn de Wob zodanig wordt aangepast om verder misbruik te voorkomen. Het besluit tot openstellen van de elektronische weg voor berichtenverkeer dient formeel te worden genomen door de Gemeenteraad

6.

Financiële en personele aspecten Niet van toepassing.

7.

Planning, uitvoering en evaluatie Onmiddellijk na besluitvorming dient publicatie plaats te vinden waarna de elektronische weg voor berichtenverkeer open staat.

8.

Communicatie Na besluitvorming wordt het besluit via de gemeentelijke pagina gepubliceerd.

Burgemeester en wethouders van Eijsden-Margraten, De secretaris, De burgemeester,

Drs. H.J.M. van Dijk

D.A.M. Akkermans

3

RAADSBESLUIT

De Raad van de gemeente Eijsden-Margraten; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het advies van de raadscommissie Algemene Zaken , Middelen en Milieu gelet op het bepaalde in de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv), Algemene wet bestuursrecht (Awb in het bijzonder afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) ; overwegende dat: - de gemeente het berichtenverkeer langs elektronische weg openstelt; - de Awb regels bevat voor het verkeer langs elektronische weg; - deze regels van toepassing zijn op het berichtenverkeer langs elektronische weg als de betreffende bestuursorganen kenbaar hebben gemaakt dat deze weg is opengesteld; - de betreffende bestuursorganen nadere eisen kunnen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Besluit : I. het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de bestuursorganen van de gemeente open te stellen, voor zover dit betreft e-mailberichten of berichten die zijn verzonden via een webformulier op de gemeentelijke website. Verzoeken als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn hiervan uitgezonderd; II. de navolgende nadere eisen vast te stellen over het gebruik van de elektronische weg ten behoeve van berichtenverkeer van en naar de bestuursorganen van de gemeente . Artikel 1 Begripsbepalingen In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder: a. elektronische berichten: informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een web-formulier middels de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, met uitzondering van fax-berichten, zijn uitgesloten. b. gemeentelijke website: de internetpagina van de gemeente www.eijsden-margraten.nl, met inbegrip van de subpagina’s. c. algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente, welke niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker maar aan de organisatie als geheel: [email protected]. d. webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg. e. DigiD: het landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die via de elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan. f. aanvraag: een verzoek van een belanghebbende een besluit te nemen. g. bestuurlijk bericht: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die

4

worden ontvangen door of namens een bestuursorgaan. Artikel 2 Openstelling elektronische weg 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente worden verzonden. 2. Bestuurlijke berichten kunnen alleen in behandeling worden genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier. 3. Overige elektronische berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier of wanneer deze zijn verzonden naar de algemene postbus. 4. Van het niet in behandeling nemen wordt de afzender van een bericht langs, zo mogelijk dezelfde, elektronische weg op de hoogte gesteld. 5. Het risico van niet tijdige verzending van een bericht of van het niet (tijdig) ontvangen van een bericht van het niet in behandeling nemen, komt te allen tijde voor rekening van degene die een bericht verzendt op een andere wijze dan in Artikel 2.1, 2.2, en 2.3 genoemd. Artikel 3. Ondertekening van webformulieren Als elektronische handtekening ter ondertekening van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:16 Awb wordt aangemerkt de uitgegeven toegangscode (DigiD) tot de webserver van de gemeente. Artikel 4. Weigering van elektronische berichten Elektronische berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die een virus of andere voor de gemeentelijke computersystemen (potentieel) schadelijke inhoud bevatten, worden niet in behandeling genomen. Hierover ontvangt de afzender automatisch een bericht. Artikel 5. Wijze van verzending van aanvullende informatie Aanvullende informatie en bijlagen kunnen digitaal ingevoegd worden bij een te gebruiken webformulier op de gemeentelijke webpagina of een e-bericht. Een combinatie van het gebruiken van het webformulier en/of een e-mailbericht voor elektronisch berichtenverkeer en het per post versturen van de aanvullende informatie en bijlagen is ook mogelijk, hierbij dient echter een duidelijke relatie gelegd te worden naar het zaaknummer, webformulier of emailbericht. Artikel 6 Ontvangstbevestiging Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier en de algemene postbus wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verzonden. Hierin wordt vermeld, dat het bericht (technisch) gezien in goede orde is ontvangen. Als tijdstip van ontvangst van een middels een webformulier ingediende aanvraag of bezwaarschrift wordt aangemerkt het tijdstip waarop de op het webformulier ingediende gegevens zijn binnengekomen op de gemeentelijke server. Op het ingevulde webformulier wordt tevens de dag en het tijdstip van verzending vermeld. Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan. Artikel 8 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2014 Artikel 9 Citeerartikel Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit elektronisch berichtenverkeer Eijsden-Margraten 2013”. Alle uitgaande elektronische berichten worden voorzien van een standaard disclaimer met de volgende tekst "De informatie in dit e-mail bericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Gebruik van deze informatie door anderen is niet toegestaan Wilt u, indien u niet de beoogde ontvanger van dit bericht bent, ons hierover per omgaande informeren?

5

Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend. Formele besluiten worden door de gemeente uitsluitend schriftelijk genomen en per post verzonden De gemeente aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade die ontstaat door gebruik van de geleverde informatie." Als tijdstip van ontvangst van een met het onder artikel 1 sub a genoemde formulier ingediend bezwaarschrift wordt aangemerkt het tijdstip waarop het gemeentelijk systeem voor gegevensverwerking een ontvangstbevestiging per e-mail heeft verstuurd aan de indiener van het genoemde digitale formulier. Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 mei 2014

De griffier,

De voorzitter,

Mr. M.G.A.J.T. Verbeet

D.A.M. Akkermans

6

Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit elektronisch berichtenverkeer Eijsden-Margraten 2013 Per 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dit is verder uitgewerkt door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) op te nemen. Door de gemeentelijke bestuursorganen dient uitdrukkelijk kenbaar te zijn gemaakt dat het mogelijk is om berichten langs elektronische weg aan de gemeente toe te zenden. Uitzondering op dit besluit : Steeds vaker worden via de e-mail informatieverzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) ingediend. Gelet op de inhoud van veel van dit soort verzoeken kan worden gesteld, dat sprake is van een toenemend misbruik van de vraag naar informatie door mensen die uit zijn op financieel gewin, met name op het verbeuren van dwangsommen en aanspraken op proceskosten vergoedingen. Het betreft veelal zeer uitgebreide en complexe verzoeken die zeer tijdrovend zijn, waarbij de gevraagde en verstrekte informatie totaal niet van belang is. De mogelijkheid om langs de elektronische weg een Wob-verzoek in te dienen vergemakkelijkt het misbruik. Dit fenomeen heeft dusdanige vormen aangenomen, dat de verwachting is , dat op korte termijn de Wob zodanig wordt aangepast om verder misbruik te voorkomen. Artikel 1 Begripsbepalingen Elektronische berichten zijn berichten die via email en een webformulier worden ingediend via de gemeentelijke internetpagina. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer zijn hiervan uitgesloten (denk aan sms-berichten). Ook een fax valt niet onder de werking van dit besluit; strikt genomen wordt een fax evenwel elektronisch verzonden en wordt de fax ook aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt hier overigens ook geen verandering in aan te brengen, omdat het faxverkeer minder gemakkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen ten aanzien van de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van een email-bericht. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken: een aanvraag, bezwaarschrift, zienswijzen, klachten, verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, ingebrekestellingen etc.. Artikel 2 Openstellen elektronische weg Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van de Awb. De bestuursorganen van de gemeente geven hiermee aan bereikbaar te zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie worden verzonden, worden er eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten alleen in behandeling worden genomen als er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke internetpagina. Voordeel van deze gestructureerde invoer is dat duidelijk is welke informatie aangeleverd dient te worden. Door eisen te stellen aan het elektronisch berichtenverkeer ontstaat bovendien een beheersbare situatie voor de gemeente. Artikel 3 Ondertekening van webformulieren Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze zelfde rechtsgevolgen heeft als een analoge handtekening. Elektronische handtekeningen die niet aan de betrouwbaarheidseisen voldoen (denk aan een gescande handtekening), zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. . Artikel 4 Weigering van elektronische berichten Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Als een bijlage van een bericht niet geopend kan worden, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. Een en ander wordt binnen twee dagen aan de afzender bekendgemaakt. De artikelen 5 t/m 9 behoeven geen nadere toelichting.

7

Bepalingen t.a.v. voorwaarden verbonden aan email-berichten en bijlagen. E-mailberichten die NIET in behandeling worden genomen zijn: berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden; berichten die door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Eijsden-Margraten.nl worden tegengehouden. E-mailberichten dienen aan de volgende eisen voldoen: het bericht moet door de e-mailserver van de gemeente Eijsden-Margraten verwerkt kunnen worden; eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Eijsden-Margraten gehanteerde pakketten, zoals Word, Excel, Access, Powerpoint en de formaten die gehanteerd moeten worden zijn PDF, JPG en TIFF; het e-mailadres moet herleidbaar zijn; het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten; berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail. Andere alternatieven zijn landelijke voorzieningen zoals het Omgevingsloket Online of het versturen van bestanden op CD/DVD. Als de behandelend ambtenaar per e-mailbericht (via [email protected] of via het gemeentelijke e-mailadres van behandelende ambtenaar) - waarin opgenomen het zaaknummer/kenmerk vraagt om aanvullende informatie is het de klant toegestaan om die informatie per e-mail te leveren middels een reply op het verzoek per e-mail van de behandelend ambtenaar. De klant kan tevens kiezen voor een reply per post, waarbij de klant dient te refereren naar het zaaknummer/kenmerk van het e-mailbericht. Als de behandelend ambtenaar niet per e-mailbericht, maar per brief - waarin opgenomen het zaaknummer/kenmerk - vraagt om aanvullende informatie moet de klant in zijn reply per e-mail (aan [email protected]) of per post -waarmee de aanvullende informatie wordt geleverd - het zaaknummer/kenmerk vermelden. E-mailbericht wordt niet in behandeling genomen 1) Bij ontvangst op [email protected]: Als door DIV wordt geconstateerd dat het e-mailbericht en de bijlage(n) niet voldoet aan de voorwaarden en daardoor niet in behandeling genomen kan worden, wordt door DIV het e-mailbericht geretourneerd waarbij wordt aangegeven aan welke voorwaarden niet wordt voldaan. 2) Bij ontvangst op gemeentelijk e-mailadres van de behandelaar: Als door de behandelend ambtenaar wordt geconstateerd dat het e-mailbericht en de bijlage(n) niet voldoet aan de voorwaarden en daardoor niet in behandeling genomen kan worden, wordt door de behandelend ambtenaar het e-mailbericht geretourneerd waarbij wordt aangegeven aan welke voorwaarden niet wordt voldaan. Behandeling e-mailbericht (en bijlage) 1) Bij ontvangst op [email protected]: Het e-mailbericht wordt op een identieke wijze behandeld als een per post of aan de balie afgegeven (post)document door DIV: registreren als inkomend e-mailbericht; het e-mailbericht en bijlage toevoegen aan een bestaande zaak. De e-mail en de bijlage wordt door DIV op een gestructureerde wijze bij de betreffende zaak opgeslagen in het DMS Corsa. 2) Bij ontvangst op gemeentelijk e-mailadres van de behandelaar: De e-mail en de bijlage die betrekking heeft op een zaak die in behandeling is, wordt door de behandelend ambtenaar op een gestructureerde wijze bij de betreffende zaak opgeslagen in het DMS Corsa. Weliswaar gaat bij het opslaan in het DMS Corsa de header (geeft de originaliteit en herkomst van de e-mail aan) van de e-mail verloren, maar doordat het e-mailbericht alleen in behandeling wordt genomen als het is voorzien van naam / adres / woonplaats en bsn en handtekening van de zender kan toch de originaliteit en herkomst van de e-mail worden bepaald. Er moet worden aangegeven wat geregistreerd wordt: e-mail en/of bijlage. Meest zijn de bijlagen juist de reden dat het e-mailbericht van waarde is voor de zaak. Wanneer het e-mailbericht zelf niets aan de zaak toevoegt, maar alleen de bijlage, dan moet ervoor worden gekozen om alleen de bijlagen te registreren.

8

In het registratievenster moet worden aangegeven:.  Stuksoort: maak een keuze: o uitgaande post bij verzonden e-mail; o inkomende e-mail; o wanneer het enkel om de bijlagen gaat, kies je voor het soort = bijlage e-mail. Soort: kies type contact met de burger (e-mail, fax,brief). Geadresseerde: kies juiste organisatie of persoon waar het document naar toe is verstuurd of is ontvangen. Documentsoort: kies documentsoort. Wanneer een bijlage van een e-mailbericht moet worden opgeslagen, wordt gekozen voor documentsoort: “bijlage e-mail”. Bij “omschrijving” kunnen een aantal tekens worden weergegeven. Daarnaast wordt de tekstinhoud van het e-mailbericht weggezet bij het veld: “e-mail inhoud”. En daarna moet worden aangegeven bij welke zaak de bijlage hoort. Na “opslaan” is de bijlage toegevoegd. Bij e-mail registratie moet altijd de afzender aangepast worden in een officieel adres uit de database van het GBA of de organisatie uit de KvK. Op handmatige adressen kan later niet worden teruggezocht. Ontvangstbevestiging e-mailbericht (en bijlage) 1) Bij ontvangst op [email protected]: De afzender van het e-mailbericht ontvangt automatisch na ontvangst een ontvangstbevestiging. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het e-mailbericht door de gemeente Eijsden-Margraten.nl is ontvangen. 2) Bij ontvangst op gemeentelijk e-mailadres van de behandelaar: De afzender van het e-mailbericht ontvangt van de behandelend ambtenaar binnen 2 werkdagen na ontvangst een ontvangstbevestiging. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het emailbericht door de gemeente Eijsden-Margraten.nl is ontvangen. Stellen algemene informatie Onder algemene informatie wordt verstaan berichten die NIET leiden tot een nieuwe zaak + die NIET behoren bij een lopende zaak. De klant kan het verzoek tot algemene informatie middels een contractformulier via de gemeentelijke website (welk “op de achtergrond” wordt doorgestuurd naar [email protected] stellen. Ontvangst en beantwoording zal worden verzorgd door KCC.

9