HET DOET ER TOE! Doorwerking van aanbevelingen uit 6 jaar onderzoeken van de rekenkamercommissie Hof van Twente

HET DOET ER TOE…! Doorwerking van aanbevelingen uit 6 jaar onderzoeken van de rekenkamercommissie Hof van Twente

Januari 2012

1

2

1

Inleiding

De rekenkamercommissie Hof van Twente bestaat sinds 2006. Het doel van de rekenkamercommissie is de gemeenteraad naast jaarverslag en bestuursrapportages een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. De rekenkamercommissie heeft inmiddels zes onderzoeken verricht. Nu de rekenkamercommissie ruim 6 jaar bestaat wil zij graag nader inzicht in de mate waarin de aanbevelingen van de in afgelopen jaren afgeronde onderzoeken doorwerken in de gemeentelijke organisatie en het beleid. Dit onder de noemer van “The proof of the pudding is the eating.” Doorwerking aanbevelingen De commissie heeft onderzocht hoe omgegaan is met haar rapporten, en specifiek op welke manier invulling wordt gegeven aan de betreffende raadsbesluiten over de rekenkamercommissierapporten. De rekenkamercommissie heeft op basis van de raadsbesluiten over de afzonderlijke rekenkamercommissie-rapporten die in de afgelopen jaren zijn uitgebracht getoetst in hoeverre de plannen en de maatregelen in praktijk werken. De algemene conclusie is, dat het rekenkameronderzoek voldoende politiek-bestuurlijke aandacht krijgt, er door raad en college serieus wordt omgegaan met conclusies en aanbevelingen en hier een duidelijke signaalwerking van uitgaat. Dit neemt niet weg, dat aanbevelingen in praktijk niet altijd worden geëffectueerd. Evaluatie rekenkamercommissie Met het onderzoek naar de doorwerking van haar adviezen ontstaat in meer algemene zin een beeld van het functioneren van de rekenkamercommissie als (relatief) nieuw fenomeen in het lokaal bestuur. Met andere woorden: heeft zij in praktijk de positie en vervult zij de rol die de wetgever heeft beoogd? Om hierover een oordeel te kunnen geven, start deze rapportage met een korte schets van de wettelijke positie van de rekenkamer(commissie) in het lokaal bestuur en schetst de commissie een beeld van haar eigen ervaringen in de afgelopen jaren. Dat beeld blijkt redelijk positief. Er is waardering voor het werk van de commissie en de betrokkenheid van de raad is goed . De commissie beseft zich evenwel, dat ze open moet blijven staan voor vernieuwing van haar werkvormen en producten en haar eigen rol niet moet overschatten.

Samenstelling rekenkamercommissie Hof van Twente (t/m 2011): Drs. H.B.A. Grootelaar MMC CMC (voorzitter) J.W.M. ter Avest J.H.M. Pierik Drs. J.P.M. Titulaer A.J.J.M. Trienen Mr. R.M.J. Klein Tank (secretaris)

3

2. Ervaringen van de rekenkamercommissie Eén van de vernieuwingen in het lokaal bestuur, die voortkomt uit de invoering van het dualisme, is de gemeentelijke rekenkamerfunctie. De Gemeentewet verplicht gemeenten om hetzij een rekenkamer, of een rekenkamercommissie in het leven te roepen. De wijze waarop deze in praktijk is samengesteld en functioneert is in belangrijke mate vrij. Of een rekenkamercommissie uit twee of tien personen bestaat, of dit uitsluitend externe leden zijn of ook raadsleden, en of jaarlijks één of 10 onderzoeken worden verricht: gemeenten kunnen hier zelf keuzes in maken. Een wettelijke randvoorwaarde is echter wel, dat de rekenkamer(commissie) zodanig onafhankelijk moet kunnen functioneren, dat zij uiteindelijk zelfstandig haar eigen (onderzoeks-)agenda bepaalt. Dit betekent dat de gemeenteraad dus niet de bevoegdheid heeft om de door hemzelf ingestelde rekenkamercommissie een dwingende opdracht te geven om naar een bepaald onderwerp onderzoek in te stellen. Dit is enigszins paradoxaal, omdat de rekenkamercommissie juist bedoeld is om de controlerende rol van de raad te ondersteunen. Een ander uitgangspunt is, dat het onderzoek van de rekenkamer niet (te) direct betrekking mag hebben op actuele onderwerpen, dossiers waarover nog besluitvorming dient plaats te vinden. De rekenkamercommissie zou daardoor een adviesorgaan worden, terwijl het juist dient te gaan om reflectie, terugkijken naar het verleden met als doel hier een oordeel over te geven en eventuele lessen uit te trekken voor de toekomst. Rekenkameronderzoek kan in beginsel betrekking hebben op alle facetten van gemeentelijk bestuur. Alle beleidsterreinen en bevoegdheden van raad, college en burgemeester kunnen onderwerp van onderzoek zijn. De vraagstelling is daarbij in het algemeen gericht op de rechtmatigheid (wordt regelgeving en beleid op een juiste manier uitgevoerd), doeltreffendheid (worden doelstellingen in praktijk ook gerealiseerd) en/of doelmatigheid (wordt een taak op efficiënte wijze uitgevoerd). De naam “rekenkamer” wekt dan ook verwarring, omdat ten onrechte de indruk kan ontstaan dat ze uitsluitend naar financiële vraagstukken zou kijken. Onderzoek van een rekenkamer(-commissie) resulteert doorgaans in een rapportage met conclusies en aanbevelingen, die wordt uitgebracht aan de gemeenteraad. De raad van Hof van Twente koos in 2005 voor een rekenkamercommissie bestaande uit vijf leden, waarvan drie externen (waaronder de voorzitter) en twee raadsleden. De commissie is in het leven geroepen via de Verordening rekenkamercommissie Hof van Twente. De raad heeft ook een ambtelijk secretaris/onderzoeker benoemd (0,2 FTE), die de commissie ondersteunt met secretariaatswerkzaamheden en in opdracht van de commissie onderzoekswerkzaamheden verricht. Ervaringen Eind 2005 heeft de raad de leden van de rekenkamercommissie benoemd. Voor de vacante functies waren drie externen benaderd vanuit diverse disciplines; de twee raadsleden zijn door de toenmalige raad gekozen, waarbij één lid afkomstig was uit de coalitie en één lid uit de oppositie. Als gevolg van de verkiezingen in 2006 werden de raadsleden opgevolgd door nieuwe leden. In de opvolgende jaren deden zich opnieuw enkele (tussentijdse) wijzigingen voor in de raadsleden die zitting hadden in de commissie. De externe leden daarentegen hebben allen (eind 2011) hun benoemingsperiode van zes jaar vol gemaakt. Uit een reflectie op / evaluatie van de afgelopen jaren volgt een beeld over hoe de rekenkamercommissie zelf haar eigen functioneren, de positie in het lokaal bestuur en de relevantie van haar werk beoordeelt. Een aantal aspecten komt hierbij naar voren. Ten eerste merkt de commissie op over de personele bezetting in de commissie vanuit de raad, dat deze in de beginjaren door een aantal personele wisselingen geen continuïteit kende. Dit kwam het functioneren van de commissie niet ten goede. De commissie kan zich niet aan de indruk onttrekken, dat verschillende fracties nog

4

moesten wennen aan het idee van een rekenkamercommissie c.q. dat aanvankelijk het besef van nut en noodzaak kennelijk nog geen gemeengoed waren. Gaandeweg, met de resultaten van de commissie en het opleveren van verschillende onderzoeken, heeft de commissie de band met en de erkenning door de gemeenteraad duidelijk zien groeien. Ten tweede heeft de commissie de indruk, dat de betrokkenheid van raadsleden in de commissie bijdraagt aan de bekendheid bij en verbondenheid van de commissie en haar werk met de gemeente/ raad. De interne werkafspraak, dat raadsleden wel commissievergaderingen bijwonen, maar niet deelnemen aan dossieronderzoek en het voeren van gesprekken/interviews ten behoeve van rekenkameronderzoek, werkt in praktijk goed en voorkomt eventuele rolconflicten met het werk en de verantwoordelijkheden van de raad. Samengevat: het huidige model van een gemengde commissie biedt voldoende binding en directe betrokkenheid, en combineert dit met voldoende afstand. Ten derde oordeelt de commissie positief over de communicatie met de raad. In de loop der jaren heeft de commissie een aantal keer overleg gevoerd met fractievoorzitters/ -vertegenwoordigers, met als doel om te vernemen welke onderwerpen leven bij de raad en om draagvlak te verkrijgen voor onderwerpen die zij op de onderzoeksagenda heeft gezet. De commissie koos er om pragmatische redenen voor om jaarlijks via een brief aan de raad zowel verslag te doen van het afgelopen jaar, als de onderzoeksagenda voor het komende jaar aan de raad kenbaar te maken. Eenmaal ontving zij van de unanieme raad een verzoek om een onderzoek in te stellen. Als gevolg van deze communicatie (de raad weet de rekenkamercommissie te vinden) heeft de rekenkamercommissie ten vierde de indruk dat de onderwerpskeuze voor rekenkameronderzoek aansluit bij de wensen en beleving van de raad. Bewijs hiervoor volgt uit het feit, dat de onderzoeksrapporten na aanbieding en presentatie in alle gevallen ook feitelijk tot debat en besluitvorming in de raad hebben geleid. Ten vijfde merkt de commissie tot haar tevredenheid op, dat de medewerking aan het verrichten van onderzoek, die zij uit de ambtelijke organisatie heeft gekregen, doorgaans goed was. De bereidheid om dossierinformatie te verzamelen en te verstrekken, of om gesprekken te voeren met de commissie, is bij ambtenaren en collegeleden nadrukkelijk aanwezig. De commissie heeft nimmer tegenwerking ervaren. In tegendeel: ze heeft de indruk gekregen dat de positie en het werk van de commissie als vanzelfsprekend en legitiem ervaren werd. Dit betekent overigens niet, dat er niet kritisch naar haar conclusies en aanbevelingen werd gekeken. Deze werden niet altijd met instemming ontvangen. Over de onderzoeksfrequentie en doorlooptijd van onderzoeken merkt de commissie ten zesde op, dat de minimale beschikbare ondersteuning noodzaakt om het aantal onderzoeken beperkt te houden tot gemiddeld één per jaar. Gevolg hiervan is dat de doorlooptijd kan variëren van 5 tot 10 maanden. In sommige gevallen was het de termijn voor hoor- en wederhoor met het college over een conceptrapport die voor vertraging zorgde, en in andere gevallen de tijd tussen het gereed komen van een rapport en de presentatie/behandeling in de raad die tot een lange doorlooptijd leidde. Hoewel de waarde van een onderzoeksanalyse voor raad en organisatie door het reflectieve karakter niet sterk actualiteit-gebonden is, streeft de commissie ernaar om een onderzoek binnen zes maanden af te ronden. De commissie merkt hierbij ten zevende op, dat de genoemde frequentie en doorlooptijd de consequentie zijn van het feit dat de commissie zoveel mogelijk van haar werkzaamheden zelf doet . Doordat zij in de afgelopen jaren nauwelijks extern budget voor bijvoorbeeld het inschakelen van onderzoeksbureaus heeft aangesproken, is de beschikbare formatie van 0,2 FTE aan ambtelijke ondersteuning de bottem-line voor een verantwoorde invulling van de rekenkamerfunctie. Dankzij een goede ondersteuning door de secretaris van de commissie heeft de commissie in de afgelopen jaren, ondanks de beperkte beschikbare formatie, naar tevredenheid haar werkzaamheden kunnen verrichten. Zeker bij onderzoeken die door de rekenkamercommissie zelf worden uitgevoerd is een ambtelijk secretaris met voldoende niveau en "ingang" in de organisatie onontbeerlijk.

5

Ten achtste: met het uitbrengen van onderzoeksrapporten aan de raad heeft de commissie verschillende ervaringen opgedaan. Deze communicatie met de raad over de onderzoeken is misschien wel het belangrijkste verbeterpunt. De commissie trekt het zichzelf aan dat het in enkele gevallen de rapporten te weinig mondeling heeft uitgelegd. Ze is ervan overtuigd geraakt, dat het in alle gevallen wenselijk is om de hoofdlijnen van een onderzoeksrapport in een mondelinge presentatie naar de raad te communiceren. De eerste keren is in een afzonderlijke bijeenkomst voor de raad, direct voorafgaand aan een raadsvergadering een presentatie van het onderzoeksrapport gehouden door de rekenkamercommissie. Na de herintroductie van de raadscommissies geschiedde dit tijdens een commissievergadering. Voordeel hiervan is, dat na de presentatie en de mogelijkheid voor raadsleden om informatieve vragen te stellen, de eerste stap in het debat met het college over de conclusies en aanbevelingen kan starten. Al met al zijn het deze ervaringen, die de commissie tot de opvatting brengen, dat zij deze werkwijze uitdrukkelijk de voorkeur geeft voor de toekomst. Ten negende: in alle gevallen heeft een raadsbehandeling van de uitgebrachte onderzoeksrapporten plaatsgevonden. Dat het presidium hiertoe heeft besloten, stemt de commissie tevreden, omdat daarmee wordt bevestigd, dat de raad serieus omgaat met uitgebrachte rapporten. In het verlengde daarvan is de commissie uiteraard telkens benieuwd naar het verloop van het politieke debat en uiteindelijk naar de doorwerking van aanbevelingen. De commissie heeft tot dusver de politieke debatten over haar werk tijdens raadsvergaderingen voltallig of met een vertegenwoordiging, gevolgd vanaf de publieke tribune. Over de doorwerking gaat de rest van dit rapport. Ten tiende: de rekenkamercommissie kan gezien worden als één van de instrumenten van kwaliteitszorg in het publieke bestuur. Het louter opsporen van fouten, laat staan het aanwijzen van schuldigen, maakt een organisatie niet beter. Alleen een lerende organisatie wordt beter van een rekenkamercommissieonderzoek. Drie zaken zijn hierbij essentieel, namelijk voldoende contextkennis (kennis van zaken en professionaliteit) om nieuwe zaken in te bedden, een open mind (openstaan voor opmerkingen en kritiek) en zien wat de consequenties zijn van je handelingen (je leert vooral van je "fouten"). Ten elfde, omdat de lerende organisatie uit zo verschillende onderdelen (Raad, college en ambtelijke organisatie) bestaat, is de materie extra complex. Als adviesorgaan van de Raad werkt dit in de praktijk vooral richting college van B en W en ambtelijk apparaat. De lessen richting Raad zelf komen nog minder uit de verf. Hoewel het verzoek aan de voorzitter van de rekenkamercommissie om een themabijeenkomst te leiden over de onderlinge samenwerking, hiervoor wel perspectief biedt. In algemene zin ervaart de commissie de manier waarop (uiteindelijk) haar bevindingen in de organisatie "landen" als positief. Na ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor is de teneur van de bevindingen duidelijk en wordt dit ook door interne discussies goed opgepakt, zo is de indruk. Het werk van de rekenkamercommissie Hof van Twente is via de gemeentelijke website bereikbaar voor belangstellende burgers, bedrijven of instellingen. Van een actieve communicatie naar de bevolking, is ten twaalfde de afgelopen jaren geen sprake geweest, afgezien van het uitbrengen van persberichten bij het uitbrengen van een onderzoeksrapport. De commissie wil zich beraden over de vraag of een intensivering van de communicatie wenselijk is, gelet op haar primaire oriëntatie op de gemeenteraad. Daarbij speelt een belangrijke rol, dat de rekenkamercommissie er niet is “voor de bühne”, maar vooral om gedegen, objectiverend en onafhankelijk onderzoek te doen. Tot slot, ten dertiende het onderzoeksbudget: aan het werk van de rekenkamercommissie hangt een prijskaartje. Als gevolg van het feit dat de commissie de meeste onderzoeken zelfstandig heeft uitgevoerd, zonder inhuur van externe bureaus, heeft zij de afgelopen jaren (ruim) binnen het toegekende budget weten te blijven. Dat die spaarzaamheid vorig jaar werd beloond met een korting op het budget heeft de commissie bevreemd. De commissie wijst erop, dat een verdere verlaging van haar budget onvermijdelijk zal leiden tot een verschraling van de rekenkamerfunctie.

6

3. Doorwerking van rekenkameronderzoek Bij doorwerking van rekenkameronderzoek gaat het om de mate waarin de aanbevelingen aan de raad, het college en de ambtelijke organisatie zijn opgepakt en wat daarvan de doorwerking is: wat is er mee gedaan, enerzijds door de raad, anderzijds door het college (en de ambtelijke organisatie)? Daarbij komt ook aan de orde wat verklaringsfactoren zijn voor meer of mindere doorwerking en hoe doorwerking kan worden bevorderd. De doelstelling van het onderzoek naar doorwerking is uitgewerkt in de volgende centrale onderzoeksvraag: “In hoeverre werken de aanbevelingen van de rekenkamercommissie Hof van Twente door in het gemeentelijke beleid en de gemeentelijke organisatie en welke factoren verklaren de mate van doorwerking?” Bij het beantwoorden van de centrale onderzoeksvraag onderscheiden we vijf elementen die van belang zijn: - de kwaliteit van de aanbevelingen van rekenkameronderzoek, - de kwaliteit van de besluitvorming daarover, - de mate van implementatie van de aanbevelingen, - de mate van sturing en controle daarop, - en de uiteindelijke effecten van de aanbevelingen Aan de hand van het bovenstaande onderzoeksmodel zijn de deelvragen uitgewerkt. 1. Welke aanbevelingen heeft de rekenkamercommissie gedaan, en zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch? 2. In welke mate heeft discussie en besluitvorming over de aanbevelingen plaatsgehad? 3. Zijn de overgenomen aanbevelingen omgezet in uitvoerbare maatregelen en worden deze geïmplementeerd? 4. In welke mate vindt informatie-uitwisseling en sturing plaats met betrekking tot de uitvoering van de aanbevelingen? 5. Wat zijn de effecten van de geïmplementeerde aanbevelingen? Is sprake van een lerend vermogen in de organisatie? Deze vijf deelvragen zullen in de volgende hoofdstukken per onderzoek worden beantwoord. Ieder hoofdstuk begint met een overzicht van de onderzoeksvragen, conclusies en aanbevelingen. Daarna volgt telkens de toetsing. Achtereenvolgens worden behandeld: - hoofdstuk 4 : Onderzoek inhuur externen, 2007 - hoofdstuk 5 : Onderzoek klachtenbehandeling 2008 - hoofdstuk 6 : Onderzoek arbeidsre-integratie 2009 - hoofdstuk 7 : Onderzoek vergunningverlening en handhaving 2010

7

4.

“Weet wat je in huis haalt…!”, onderzoek naar de inhuur van externen

4.1

Probleemstelling en onderzoeksvragen

In het eerste onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie, dat in 2007 is uitgebracht, luidde de probleemstelling als volgt: “Op welke wijze gaat de gemeente Hof van Twente om met de inhuur van externen, en voldoet deze aan te stellen beleidsmatige uitgangspunten betreffende doeltreffendheid en doelmatigheid?” In onderstaande kaders zijn de onderzoeksvragen uit dat rapport weergegeven. Onderzoeksvraag 1: Omvang, soorten en kosten Waar, voor welke onderwerpen, in welke soorten (structureel/ incidenteel) en tegen welke kosten worden externen ingehuurd door de gemeente Hof van Twente? Hoe verhoudt de inhuur van externen zich tot de inzet van het eigen apparaat qua formatie en financiën bij reguliere en projectmatige werkzaamheden? Onderzoeksvraag 2: Beleid Heeft de gemeente Hof van Twente beleid geformuleerd ten aanzien van inhuur van derden? Zo nee, bestaan er ‘ongeschreven regels’ waar men zich aan dient te houden of in de praktijk houdt? Welke uitgangspunten voor beleid zouden kunnen worden gehanteerd? Onderzoeksvraag 3: Afweging en opdrachtverlening Wordt de noodzaak tot inhuur en de specifieke meerwaarde hiervan vastgesteld voordat tot inhuur wordt besloten? Wat is de meerwaarde van de inhuur van externen: deskundigheid, capaciteit, flexibiliteit, tijd, onafhankelijkheid? Wie initieert, wie beslist, hoe vindt de afweging plaats en hoe wordt de beslissing vastgelegd? Hadden de betreffende werkzaamheden ook binnen de eigen organisatie (eigen personeel) gedaan kunnen worden op een gelijkwaardig of hoger kwaliteitsniveau en op een gelijkwaardig of lager kostenniveau? Onderzoeksvraag 4: Resultaat en evaluatie Op welke wijze wordt nagegaan in hoeverre de inhuur aan de doelstellingen heeft beantwoord en of het beoogde resultaat is bereikt? Heeft de inschakeling van externen geleid tot de beoogde effecten, zijn de middelen doelmatig en doeltreffend ingezet? Hoe vindt de verslaglegging en verantwoording plaats?

4.2

Conclusies en aanbevelingen

De rekenkamercommissie trok op basis van haar onderzoek in 2007 een aantal conclusies en deed een reeks aanbevelingen. In onderstaand kader zijn deze verwoord. 1. Inzicht ontstaat Het inzicht is nieuw, zo concludeert de commissie. Tot dusver had de organisatie niet de beschikking over een totaaloverzicht van de inhuur van externen. De commissie is van mening dat het door haar gepresenteerde overzicht een verrijking is, omdat het op beknopte wijze inzichtelijk maakt in welke mate de organisatie bij het uitvoeren van haar taken gebruik maakt van diensten van externen. Het biedt door de onderverdeling naar afdelingen en categorieën van inhuur relevante sturingsinformatie. Naar het oordeel van de commissie zou het een structureel instrument kunnen zijn om ontwikkelingen te volgen en zo nodig bij te sturen. Mogelijk is een koppeling met de reguliere budgetcyclus denkbaar. Het inzicht kan leiden tot bewustzijn. De commissie neemt waar dat het verloop van het onderzoeksproces bijdraagt tot bewustzijn. Zij spreekt de hoop uit dat dit ook voor dit eindrapport geldt. Het is zaak dit vast te houden. 2. Inhuren met beleid De commissie concludeert, dat de organisatie op het gebied van inhuur externen slechts op één onderdeel, namelijk de inhuur van tijdelijk personeel centrale kaders/beleid heeft vastgelegd. Op decentraal niveau bestaat met name op het gebied van openbare werken expliciet beleid over de inhuur betreffende werkzaamheden in de buitendienst en aanbestedingen. Betekent dit dan dat het fout gaat? De commissie heeft daar in het geheel geen aanwijzingen voor gevonden, maar kan daar gelet op de aard van het onderzoek ook geen uitspraken over doen. Wel is zij van oordeel, dat de inhuur scherper gepositioneerd kan worden. Door keuzes explicieter te maken kan professioneler en kwalitatief beter worden omgegaan met de inhuur van externen. Explicieter betekent nadrukkelijk afwegen dat de inhuur gerechtvaardigd

8

is en de meerwaarde gelegen is in factoren als deskundigheid, capaciteit, flexibiliteit en onafhankelijkheid. De diversiteit van afdelingen maakt het wenselijk dat er een centraal kader is, waardoor inhuur toetsbaar en controleerbaar wordt, maar ook meer uniform en minder fragmentarisch. Naar het oordeel van de commissie staat dit geenszins op gespannen voet met het principe van integraal management. Integraal management en zelfsturing dienen immers per definitie gepaard te gaan met centrale kaders. 3. Strategisch inhuren “Weten wat je in huis haalt” is de contramal van “weten wat je in huis hebt”. De commissie concludeert, dat de organisatie sinds haar ontstaan in 2001 niet een expliciet antwoord heeft gegeven op de vraag wanneer tot inhuur van externen wordt overgegaan. Er bestaat geen algemeen geldende afweging over doelen, beoogde resultaten en kosten, gemaakt vanuit een collectieve perceptie van een toekomstbeeld waar de organisatie naar toe werkt. Welke competenties wil zij structureel in huis hebben c.q. ontwikkelen. Zo vraagt de commissie zich af of een gemeentelijke organisatie op de schaal van Hof van Twente het wenselijk moet vinden dat zij op een bepaald terrein voor beleidsontwikkeling grotendeels afhankelijk is van externen. Aannemelijk is, dat als gevolg van het structureel inhuren van externe deskundigheid voor een bepaalde activiteit deze afhankelijkheid blijft bestaan en de organisatie geen kennis opbouwt. De commissie concludeert dat na de gemeentelijke herindeling, de doorstructurering en de realisatie van centrale huisvesting het moment daar is voor een strategische discussie over de competenties die intern noodzakelijk geacht worden en de competenties waarvoor rationele gronden bestaan voor externe inhuur. 4. Professioneel opdrachtgeverschap De commissie concludeert dat de rol van opdrachtgever een professionele houding verlangt en een bewustzijn dat de positie en belangen van de gemeente verschillen van die van een ingehuurde externe als contractpartij. Het opdrachtgeverschap namens de rechtspersoon gemeente Hof van Twente is nadrukkelijk een proces dat vanaf de contractvorming tot en met de evaluatie van het geleverde werk een professioneel kritische houding vraagt. De commissie wijst op het belang om dit op centraal niveau in de organisatie te onderkennen en budgethouders/opdrachtgevers in de organisatie hierin ondersteuning te bieden. Opdrachtgeverschap is divers van aard, waardoor ook de maatvoering toegesneden dient te zijn op de betreffende vorm van inhuur van externen. Daarnaast wijst de commissie op het belang om uit oogpunt van administratieve organisatie functiescheiding toe te passen tussen opdrachtverlening, controle op uitvoering en accordering, maar met name ook op het grote belang van systematische voortgangscontrole, dossiervorming, afsluiting en evaluatie van behaalde effecten en doelmatigheid. 5. Balans tussen intern en extern De omvang van de inhuur van externen rechtvaardigt het dat de organisatie hierin inzicht heeft, op een beleidsmatige wijze omgaat met inhuur en daarbij een transparant normenkader hanteert, dat afgeleid is van een strategische opvatting over welke competenties in huis zijn of zouden moeten zijn. De commissie ziet goede mogelijkheden om hiervoor aansluiting te zoeken bij ontwikkelingen die in de organisatie al in gang gezet zijn, namelijk het projectmatig werken, de implementatie van de inkoopnota, het competentiemanagement en de vernieuwing van het functieboek. De commissie concludeert, dat een percentage van inhuur externen van 35 of 40% van de totale kosten op zichzelf niet als goed of slecht te duiden is. Belangrijker dan de kwantitatieve verhouding tussen externe inhuur en eigen personeel is de kwalitatieve balans tussen ‘wat de organisatie in huis heeft’ en ‘wat zij in huis haalt’.

4.3

Toetsing van de doorwerking

Onderzoeksvraag 1 : Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch? De aanbevelingen zijn verweven met de conclusies, waardoor ze wat impliciet tot uitdrukking komen. Samengevat werd aanbevolen: 1) dat de organisatie het door de rekenkamercommissie ontwikkelde overzicht inhuur externen zou gaan gebruiken (in relatie tot de budgetcyclus), 2) dat er centrale kaders zouden worden opgesteld voor de inhuur van derden zodat de afweging betreffende inhuur explicieter gemaakt kon gaan worden op basis van factoren als deskundigheid, capaciteit, flexibiliteit en onafhankelijkheid, 3) het ontwikkelen van een strategische visie op de competenties die de organisatie in huis wil hebben en 4) professionalisering van het opdrachtgeverschap.

9

Specifiek en concreet zijn de aanbevelingen wel. Over het realiteitsgehalte kan worden opgemerkt, dat deze 4 aanbevelingen realistisch zijn, maar de aanbevelingen 3 en 4 wat abstracter zijn, waardoor hier naar verwachting minder snel concrete uitvoering aan gegeven zal gaan worden. Onderzoeksvraag 2 In welke mate heeft discussie en besluitvorming over de aanbevelingen plaatsgehad? De rekenkamercommissie heeft het onderzoeksrapport gepresenteerd in de raad, waarna behandeling door raad en college heeft plaatsgevonden. Hoewel de rekenkamercommissie geen normatieve uitspraak heeft gedaan over de (wenselijke) omvang van de externe inhuur, vormde de vraag of deze omvang niet beperkt zou moeten worden wel één van de centrale vragen in het debat (zie ook bijlage 1). Daarnaast werd ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie met beleid externen inhuurt en welke competenties de organisatie 8 jaar na de herindeling zelf in huis zou moeten hebben. De aanbevelingen zijn zowel door het college als de raad overgenomen. Het college heeft de raad toegezegd hier uitvoering aan te geven. Onderzoeksvraag 3 Zijn de overgenomen aanbevelingen omgezet in uitvoerbare maatregelen en worden deze geïmplementeerd? In de brief waarmee het college reageert op het onderzoeksrapport richting de raad wordt aangegeven dat het college voornemens is om het overzicht inhuur externen in gebruik te gaan nemen. In het debat met de raad heeft de raad hier ook om verzocht. Ook m.b.t. de andere aanbevelingen is aangegeven dat het college hier uitvoering aan wil geven. De vraag is dan hoe geborgd is dat deze acties in de opvolgende jaren de nodige aandacht krijgen. De rekenkamercommissie heeft geconstateerd, dat in de jaren na het verschijnen van het rapport weliswaar het competentiemanagement is geïntroduceerd, er een missie en visie op de organisatie zijn opgesteld, maar dat hierin niet specifiek op de inhuur van externen is ingegaan. Na de introductie van het directiemodel in 2009 is dat wel gedaan in het zogeheten “Organisatiebesluit”. Hierin is de bevoegdheidsverdeling vastgelegd en wordt verwezen naar de checklist inhuur externen. Over de visie op wenselijke competenties en het opdrachtgeverschap is geen expliciet document opgesteld. Mede uit de gesprekken die de commissie heeft gevoerd met een aantal leidinggevenden, komt de commissie tot de conclusie, dat de aanbevelingen gedeeltelijk zijn geïmplementeerd. Het overzicht inhuur externen wordt weliswaar jaarlijks opgesteld, maar het wordt niet als sturingsinstrument gebruikt. Wel is in de gesprekken vernomen, dat op verzoek van de portefeuillehouder het overzicht nog specifieker gemaakt zal worden, zodat nog duidelijker naar de raad kan worden gerapporteerd. Bovendien zijn er naar aanleiding van het rekenkamerrapport wel centrale kaders opgesteld (de zogeheten beslisboom is in gebruik genomen). In gevallen waarin de inhuur niet ten laste van het centrale budget tijdelijke inhuur geschiedt maar ten laste komt van andere budgetten (kredieten) is die centrale sturing nog altijd niet aanwezig. Budgethouders (afdelingsmanagers) hebben daar zelf bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zo is de overtuiging. De rekenkamercommissie neemt bovendien waar, dat op de professionalisering van de opdrachtgeversrol niet aanwijsbaar centraal gestuurd wordt. Toch geven individuele leidinggevenden aan dat zij de afgelopen jaren veel kritischer en zakelijker jegens externen zijn geworden in het sturen op prestaties en het afdwingen van de kwaliteit. In sommige gevallen, bijvoorbeeld op het gebied van re-integratiebegeleiding of strategisch personeelsmanagement heeft dit geleid tot beëindiging van contractuele relaties. Ook hebben met name bezuinigingsdiscussies tot een kritische houding ten aanzien van inhuur geleid in de zin dat inhuur door eigen mensen is overgenomen of dat bewust wordt afgezien van de invulling van vacatures en daarvoor een tijdelijke medewerker van extern wordt ingehuurd (bijv. in afwachting van de regionale uitvoeringsdienst). Opmerkelijk is, dat het college in 2008 het rapport heeft aangegrepen om een voorstel te maken om bestaande (doorlopende) inhuur binnen de afdelingen Ruimtelijke en economische ontwikkeling en Vergunningen en handhaving om te zetten naar vaste formatie. Dit voorstel is gelijktijdig met het rekenkamerrapport door de

10

raad behandeld en heeft geleid tot een uitbreiding van de formatie met 5 FTE (2 bouw- en woningtoezicht; 2 ruimtelijke ordening, 0,5 milieu, 0,5 bodem). Onmiskenbaar houdt dit verband met een visie op de competenties en capaciteit die het college in huis wenst te hebben. Uit : Organisatiebesluit 17 november 2009 : Artikel 14 : Inhuur externen 1. 2.

3.

4. 5. 6.

De afdelingsmanager is binnen de budgetbevoegdheid als bedoeld in hoofdstuk 5 en met inachtneming van de regels over tijdelijk personeel als bedoeld in hoofdstuk 7, en de regels over inkoop en aanbesteding als bedoeld in hoofdstuk 8, bevoegd om te besluiten tot het inhuren van externen. De inhuur van externen kan, overeenkomstig de categorisering van de rekenkamercommissie, bestaan uit de volgende structurele vormen van inhuur: a. onderhoudscontracten (bijvoorbeeld openbaar groen) b. uitbesteding van diensten (bijvoorbeeld opstellen bestemmingsplan) c. doorlopende inhuur (bijvoorbeeld detachering medewerker) De inhuur van externen kan bestaan uit de volgende incidentele vormen van inhuur: a. capaciteitsinhuur bij piekdrukte b. specialistische deskundigheid c. interim-/ projectmanagement d. advies-/ onderzoeksopdracht. Alvorens tot inhuur wordt besloten toetst de afdelingsmanager op basis van de checklist inhuur externen of de inhuur gelegitimeerd is. De afdelingsmanager draagt ervoor zorg dat binnen zijn afdeling in iedere situatie van externe inhuur een adequate invulling wordt gegeven aan het opdrachtgeverschap. De rol van opdrachtgever omvat een deugdelijke dossiervorming vanaf de contractvorming tot en met de evaluatie, het toetsen op kwaliteit van de geleverde dienst c.q. werkzaamheid aan het contract en het beoordelen en goedkeuren van facturen in lijn met de budgetbevoegdheid genoemd in hoofdstuk 6.

Onderzoeksvraag 4 In welke mate vindt informatie-uitwisseling en sturing plaats met betrekking tot de uitvoering van de aanbevelingen? Tijdens de raadsbehandeling van de jaarstukken 2010 werd vanuit de raad de vraag gesteld waarom het college niet de toegezegde rapportage over de inhuur van externen heeft opgenomen. De vraag was ten overvloede, omdat als eerste bijlage van de jaarrekening een overzicht is opgenomen, waarop zowel de formatieve kosten als de inhuur van derden is verantwoord. Dat overzicht is afgeleid van het overzicht dat destijds door de rekenkamercommissie is opgesteld. Over de overige aanbevelingen, de professionalisering van de opdrachtgeverrol en de visie op competenties en de centrale kaders voor inhuur, heeft tussen raad en college nadien geen specifieke informatie-uitwisseling plaatsgevonden. Wel is vanuit andere perspectieven intern aandacht geschonken aan deze aspecten. Genoemd kunnen worden het projectmatig werken, waarmee na het uitbrengen van het rapport meer structureel is gestart en de verbijzonderde interne controle in het kader van de rechtmatigheid. Daarnaast is een beslisboom (stroomschema) in gebruik genomen, die noodzaakt tot het maken van een meer uniforme afweging van belangen alvorens tot inhuur wordt besloten. De rekenkamercommissie merkt op, dat het gegeven dat sprake is van het genereren van informatie over inhuur en het uitwisselen daarvan via de jaarrekening nog niet impliceert dat hier ook op wordt gestuurd. Sturen veronderstelt immers dat er expliciete doelstellingen aan gekoppeld worden die gemonitord worden. De commissie heeft geen kwantitatieve of kwalitatieve doelstellingen hierover gevonden. Onderzoeksvraag 5 Wat zijn de effecten van de geïmplementeerde aanbevelingen? De rekenkamercommissie heeft in haar rapport geen oordeel uitgesproken over de omvang van de inhuur, die in verhouding tot de reguliere formatie 30 tot 40 % betrof. Absoluut ging het in de jaren 2007 en 2008 om plm. € 7 miljoen. In de raad is uitgesproken, dat het streven dient te zijn dit bedrag en het aandeel in de totale personele kosten te verlagen. Het college is daartoe opgeroepen. Uit eerdergenoemde jaarrekening 2010 volgt, dat ook in 2010 een bedrag van ruim € 7 miljoen gemoeid was met de totale externe inhuur. Het aandeel van de externe inhuur ten opzichte van de totale personele inzet, in 2005 35%, bedroeg in 2010 33%.

11

De rekenkamercommissie trekt als algemene conclusie, dat het college c.q. de ambtelijke organisatie weliswaar het door de commissie voorgestelde instrumentarium heeft overgenomen, maar dat in praktijk van doelbewuste sturing op het fenomeen externe inhuur slechts in beperkte mate sprake is. Desondanks lijkt het bewustzijn omtrent de problematiek en dilemma’s van de inhuur van externen gegroeid. Met name in het debat over de bezuinigingen ter voorbereiding op de programmabegroting 2011 is nadrukkelijk onderzocht welke vormen van externe inhuur beëindigd zouden kunnen worden en taken stopgezet, goedkoper zouden kunnen of door eigen medewerkers overgenomen konden worden. Uit het dekkingsplan blijkt, dat het om 10 verschillende voorbeelden gaat van situaties waarin de inhuur van externen is verminderd of beëindigd. -

Inhuur externen schoonmaak Inhuur externen financiële zaken (WOZ) Externe adviezen en onderzoek REO Externe adviezen milieu Inhuur externen brandweer / Vitens Inhuur catering Gevonden voorwerpen Schuldhulpverlening Externe inhuur jongerenwerk /Scala

Bron: programmabegroting 2011

12

€ 39.000 € 57.000 € 65.000 € 20.000 € 15.000 € 29.000 € 15.000 € 18.000 € 26.000 €285.000

5.

“Boos op de gemeente…!”, onderzoek naar de klachtenbehandeling

5.1

Probleemstelling en onderzoeksvragen

In 2008 bracht de commissie haar tweede onderzoeksrapport uit. Object van onderzoek was de klachtenbehandeling. De centrale vraagstelling van het onderzoek luidde: “Op welke wijze gaat de gemeente Hof van Twente om met klachten die kenbaar worden gemaakt c.q. geuit worden door burgers over gedragingen van ambtenaren of bestuurders, die als onheus worden ervaren, en voldoet deze wijze aan eisen van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid?” De probleemstelling werd in onderstaande, naar thema’s gerangschikte onderzoeksvragen gespecificeerd. De onderzoeksvragen luidden: 1. Organisatie en beleid Hoe heeft de gemeente Hof van Twente intern de behandeling van klachten georganiseerd? Hoe geeft de organisatie invulling aan de wettelijke mogelijkheden en vereisten van intern en extern klachtrecht? Welk beleid voert zij hierbij? 2. Praktijk Wordt in praktijk gehandeld overeenkomstig de eigen afspraken en het vastgestelde beleid? Hoe worden in de praktijk in mondelinge en schriftelijke contacten tussen burger en gemeente klachten herkend, onderkend en behandeld? 3. Aantallen en soorten Waar hebben de klachten, die in afgelopen jaren zijn ingediend bij de gemeente Hof van Twente, betrekking op? Hoe is met de klachten omgegaan? Welke uitkomsten hebben de klachtprocedures gehad? Hoe verhouden klachten zich tot bezwaarprocedures? 4. Leereffecten Welke invloed heeft de behandeling van interne klachten op het aantal externe klachten, dat aan de ombudsman wordt voorgelegd. Is sprake van een duidelijke centrale coördinatie en registratie? Vormt elke klachtenbehandeling een autonoom proces, of worden leereffecten bereikt? 5. Onafhankelijkheid Hoe is de beleving bij klagers over de onafhankelijkheid waarmee klachten over medewerkers of bestuurders tegemoet getreden worden? Is de gekozen werkwijze en taakverdeling binnen de klachtenbehandeling zodanig dat onafhankelijkheid zoveel mogelijk is gewaarborgd?

5.2

Aanbevelingen

De rekenkamercommissie kwam in haar rapport met een reeks aan conclusies, gevolgd door een aantal aanbevelingen. Het betroffen de volgende zeven punten. 1.

2.

3.

4.

5. 6.

7.

Maak een bewuste, gemotiveerde keuze voor een decentrale of voor een centrale klachtenbehandeling. Zorg er in beide situaties voor dat klachtenbehandeling nadrukkelijker een managementvraagstuk wordt en bevorder het algeheel klachtenbewustzijn op alle bestuurlijke en ambtelijke niveau’s in de organisatie. Organiseer een sluitende centrale registratie van alle schriftelijke (en mondelinge) klachten, en stuur aan de hand van een jaarlijkse klachten(voortgangs-)lijst zowel op het formele aspect (procedure, communicatie) als op het materiële aspect (wijze van afhandeling klacht). Geef duidelijk inhoud aan een centrale coördinatierol van klachten in de persoon van een klachtenconsulent, die procesverantwoordelijk is voor een uniforme afhandeling van klachten, de klachtenbehandelaar adviseert, hoorzittingen bijwoont én naar buiten toe herkenbaar en aanspreekbaar is als klachtencontactpersoon. Investeer bij de klachtbehandelaar(s) in de competenties die vereist zijn voor een goede, klantgerichte klachtbehandeling vanuit een onafhankelijke opstelling en onderken daarbij het grote belang van het voeren van een gesprek met de klager tijdens een hoorzitting. Zorg ervoor dat de afhandeling van klachten in alle gevallen, ook bij informele afdoening, schriftelijk wordt bevestigd. Communiceer duidelijk over het klachtrecht van burgers, in het algemeen door mensen via algemene communicatiemiddelen te wijzen op hun wettelijke mogelijkheden, maar ook door klagers na indiening van een klacht eenduidig te informeren over de wijze van klachtbehandeling. Geef prioriteit aan het nakomen van de kwaliteitsnormen uit het kwaliteitshandvest met betrekking tot de behandeling van klachten en stuur procedurebrieven nadat een aanvraag of verzoek is ingediend, waardoor burgers weten waar ze aan toe zijn en klachten kunnen worden voorkomen.

13

5.3

Toetsing van de doorwerking

Onderzoeksvraag 1 : Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch? Op basis van de hierboven aangehaalde tekst kan worden gesteld, dat de rekenkamercommissie in haar rapport uit 2008 de aanbevelingen expliciet heeft benoemd. De zeven aanbevelingen gaan over het managen van klachtbehandeling, het registreren, coördineren, kwalitatief goed en tijdig behandelen en (schriftelijk) afhandelen van klachten. Voor al deze aanbevelingen geldt dat ze handelingsgericht zijn en dus concreet. Het realiteitsgehalte lijkt daarmee ook voldoende gewaarborgd. Onderzoeksvraag 2 In welke mate heeft discussie en besluitvorming over de aanbevelingen plaatsgehad? Ook over het rapport “Boos op de gemeente” volgde na de presentatie door de rekenkamercommissie een uitvoerig debat tussen raad en college. Het onderwerp klachtenbehandeling werd en wordt politiek belangrijk gevonden. Het begon al met de titel “Boos op de gemeente”, die zodanig prikkelend werkte, dat hier in het debat expliciet bij stil werd gestaan. In het debat is door de raad aangedrongen om alle aanbevelingen van de rekenkamercommissie integraal over te nemen en niet uitsluitend “op hoofdlijnen”, zoals het college in haar uitvoeringsrapportage had verwoord. In een motie werd het college hiertoe opgeroepen. Daarin werd het college ook opgedragen vaart te maken met de uitvoering. Vóór 1-1-2009 diende ze de centrale klachtencoördinatie te hebben georganiseerd en voortaan diende ze de raad twee keer per jaar over de (behandeling van) ingediende klachten te informeren. De motie werd met algemene stemmen aangenomen. Het college toonde zich overtuigd en beloofde met een plan van aanpak te komen hoe de aanbevelingen ten uitvoer zouden worden gebracht. Onderzoeksvraag 3 Zijn de overgenomen aanbevelingen omgezet in uitvoerbare maatregelen en worden deze geïmplementeerd? In reactie op de raadsbehandeling van het onderzoeksrapport is intern door de afdeling Algemene zaken een notitie opgesteld over de verbeteringen voor de klachtenbehandeling. Dit is geschied in de vorm van een richtlijn klachtenbehandeling, die in april 2009 door het college is vastgesteld. De richtlijn vormt een reactie op zowel het rapport van de rekenkamercommissie als de eerdergenoemde motie van de gemeenteraad d.d. 2 september 2008. In het collegebesluit van april 2009 is met betrekking tot de aanbevelingen (zie kader) het volgende overwogen: 1. Er volgt een halfjaarlijkse rapportage over klachtenbehandeling en intern wordt over de richtlijn gecommuniceerd. 2. Met een nieuwe klachtenmodule in het postregistratiesysteem zullen klachten en de afhandeling gemonitord gaan worden. 3. Een centrale klachtencoördinator is aangewezen. 4. Klachtenbehandelaars (managers) worden getraind in klachtenbehandeling en klachtrecht. 5. Een model afdoeningsbrief is opgenomen in de richtlijn klachtenbehandeling. 6. Het kwaliteitshandvest zal worden vernieuwd. De commissie heeft vastgesteld, dat de centrale coördinator vanuit de afdeling AZ een prominentere rol heeft gekregen in de klachtenbehandeling. Uit de jaarlijkse klachtenbehandelingverslagen en het feit dat klachtenbehandeling sindsdien onderdeel uitmaakt van alle afdelingsplannen, blijkt het meer dan tevoren een managementvraagstuk is geworden. Voor klachtenbehandelaars is in 2009 een cursus georganiseerd. Ook is er intern gecommuniceerd over de nieuwe richtlijn klachtenbehandeling. Toch is door de afdelingsmanager Algemene zaken opgemerkt, dat het continu actueel houden van de centrale afhandelingsadministratie nog wel een punt van aandacht is, dat hij poogt op te lossen door een wijziging in de interne taakverdeling .

14

Onderzoeksvraag 4 In welke mate vindt informatie-uitwisseling en sturing plaats met betrekking tot de uitvoering van de aanbevelingen? Weliswaar wordt halfjaarlijks in de bestuursrapportages kort aandacht geschonken aan klachtenbehandeling, de rapportage aan de raad geschiedt momenteel (weer) jaarlijks in de vorm van een jaarverslag. In april jl. heeft de raad het jaarverslag 2010 ontvangen. Deze jaarlijkse verslagen worden vastgesteld door het college en ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Ook in de zogeheten productieagenda, onderdeel van de bestuursrapportages, wordt op hoofdlijn deze informatie betrokken. Uit de gehouden interviews is het de commissie gebleken, dat de klachtenregistratie zodanig is georganiseerd, dat deze (nagenoeg) sluitend zal zijn. Tijdens de interviews is gevraagd in welke mate gestuurd wordt op de klachtenbehandeling. De afdelingsmanagers gaven aan, als klachtenbehandelaars actief te sturen op afhandeling van klachten. De signalerende en adviserende rol van de centrale klachtencoördinator wordt daarbij als positief ervaren. De commissie heeft zich afgevraagd of daarnaast ook vanuit management en directie een sturende rol op centraal niveau waargenomen kan worden met betrekking tot de ontwikkeling van het aantal klachten. Zo kan ze zich e voorstellen, dat in de plotselinge stijging van het aantal klachten, gemeld in de 2 bestuursrapportage 2011, aanleiding zou worden gezien om het onderwerp in directie en leidinggevendenoverleg te agenderen. Dit blijkt e niet te zijn gebeurd. In de 2 bestuursrapportage 2011 stond de volgende passage: In het tweede en derde kwartaal van 2011 is een stijging te zien van het aantal klachten. Tot nu toe zijn er 27 klachten ingediend. Niet duidelijk is waar deze stijging aan te wijten is. Wel kan worden opgemerkt dat er tot nu toe vijf klachten ingediend zijn door dezelfde klager. De overige ingediende klachten zijn alle afkomstig van verschillende klagers. e

Bron: 2 bestuursrapportage 2011

Onderzoeksvraag 5 Wat zijn de effecten van de geïmplementeerde aanbevelingen? De commissie heeft de indruk, dat zowel op managementniveau als op bestuurlijk niveau de aandacht voor (de kwaliteit van) klachtenbehandeling is toegenomen sinds het rapport is verschenen. De indruk bestaat ook, dat door de introductie van pre-mediation-vaardigheden, waar medewerkers van verschillende afdelingen in zijn getraind, er meer aandacht bestaat voor het voorkomen van klachten. Het aantal klachten nam blijkens het jaarverslag 2009 af. Ook het aantal klagers dat na de interne procedure de klacht doorzet naar de nationale ombudsman is marginaal. Over het jaar 2010 (en inmiddels is ook 2011 ten einde) blijkt nog géén jaarverslag te zijn opgesteld. De commissie dringt erop aan dit wel consequent te blijven doen, vanwege de belangrijke signalerende werking. De centrale coördinatie vormt immers de spil in het goed functioneren van de gemeentelijke klachtenbehandeling. Positief is, dat in 2012 alle klachtenbehandelaars opnieuw een opfriscursus klachtbehandeling inclusief gesprekstechnieken zullen krijgen. Uiteindelijk gaat het niet alleen om het bestaan van een goede interne richtlijn klachtenbehandeling, maar om een consistente en oprechte toepassing hiervan in praktijk door eenieder die een rol vervult bij de behandeling van een klacht. Datzelfde geldt voor het communiceren over de mogelijkheid voor burgers om een klacht in te dienen over een gedraging van bestuur, ambtenaar of gemeente. Tijdens één van de gesprekken die de commissie heeft gevoerd is opgemerkt, dat voor het gemeentebestuur de klachtenbehandeling een indicatie is van hoe de organisatie het doet. De commissie onderschrijft dit.

15

6.

“Quick scan re-integratie”, onderzoek naar arbeidsre-integratie

6.1

Probleemstelling en onderzoeksvraag

In 2009 heeft de rekenkamercommissie een onderzoek ingesteld naar het taakveld arbeidsre-integratie. Daarbij werd samengewerkt met het onderzoeksbureau SGBO. De centrale vraag in de Quick-scan re-integratiebeleid luidde: “In hoeverre is het re-integratiebeleid van de gemeente in 2008 doeltreffend en doelmatig en wat valt daaruit te leren voor de toekomst?” De quick scan re-integratiebeleid diende inzicht te geven in de doeltreffendheid en doelmatigheid van het re-integratiebeleid door de inzet van middelen en instrumenten af te zetten tegen de uiteindelijke resultaten. Met behulp van een kwalitatieve analyse en kwantitatieve prestatie-indicatoren werd vastgesteld hoe de gemeente in 2008 scoorde op verschillende onderdelen. 6.2

Aanbevelingen

De rekenkamercommissie trok een aantal conclusies en baseerde hierop de volgende zes aanbevelingen: 1. De gekozen vastlegging van het beleid in beleidsplan en programmabegroting is een politieke keuze. Echter, de doelen in het beleidsplan zijn nu te algemeen; ook wanneer het document als visiestuk voor meerdere jaren dient, is het mogelijk voor deze periode SMART- doelstellingen te formuleren. Selecteer hiervoor relevante indicatoren, te beginnen bij die indicatoren die al in de begroting zijn opgenomen. Beschrijf vervolgens wat de gemeente in de geselecteerde periode wil bereiken, en hoe men dat gaat realiseren. Natuurlijk kan de realiteit gedurende een periode van enkele jaren anders verlopen dan gepland, denk bijvoorbeeld aan de huidige economische recessie. Door de doelen in het beleidsplan beter af te stemmen op die in de begroting, en deze op eenzelfde wijze SMART op te stellen, vormt de jaarlijks begrotingscyclus een ijkmoment voor een eventuele aanpassing van de beleidsdoelen. Bovendien heeft de raad zo de mogelijkheid zich hierover uit te spreken. 2. Het college zou in de begroting duidelijker moeten weergeven wat de financiële consequenties van beleidskeuzen op het gebied van re-integratie zijn. Geef daarom in de programmabegroting aan wat het budget voor re-integratiebeleid is, en waaraan de gemeente dit wil besteden. Door dit te relateren aan de SMART doelstellingen ontstaat een beter inzicht in de doelmatigheid van het beleid. 3. Het is nadrukkelijk aan te raden een specifiek traject op te zetten voor het relatief grote aantal klanten dat al meerdere jaren een gesubsidieerde baan heeft om deze groep te begeleiden naar regulier werk waar mogelijk. De langlopende gesubsidieerde banen drukken relatief zwaar op de begroting en het is waarschijnlijk dat dit niet te handhaven blijft in de toekomst. We beseffen dat met de huidige economische situatie het lastig is om voldoende vacatures en bereidwillige werkgevers te vinden. Echter, de inzet die nu wordt gepleegd, zal zich extra terugbetalen op het moment dat de economie weer aantrekt. Door de klanten klaar te stomen voor een reguliere baan en de contacten met werkgevers te intensiveren (zoals nu al gebeurt in het project Samenwerken), kunnen zij naar verwachting bij ontstane vacatures relatief snel geplaatst worden. 4. Ga verder op de reeds ingeslagen weg wat betreft rapportages aan de raad. Er is een stijgende lijn zichtbaar in de informatie die de raad ontvangt in de plan- en control cyclus en bij behandeling van de programmabegroting. In het jaarverslag over 2008 geeft het college aan welke factoren (bijv. economische recessie) invloed hebben op de bestandsontwikkeling en de realisatie van doelen. Een volgende stap is het aangeven van wat dit betekent voor het budget en het mogelijk bijstellen van de doelen. Hierbij kan worden aangesloten op aanbeveling 1 en 2. 5. Verbeter de informatievoorziening naar gemeenteraad zodat zij hun sturende rol kunnen vervullen. Hierbij gaat het niet zozeer om het leveren van nog meer cijfers over kosten en aantallen cliënten maar om het inzichtelijk maken in hoeverre de beoogde doelstellingen zijn gerealiseerd (duidelijke koppeling van resultaten met geformuleerde doelstellingen). 6. Aanvullend zou de gemeenteraad actiever met eigen voorstellen kunnen komen om het beleid te sturen en steviger de dialoog aan moeten gaan over re-integratie doelstellingen. Richt de beleidsvoorbereiding zo in dat de raad tijdig kan meepraten. Alvorens het beleid door het college wordt voorbereid, zouden raden in de gelegenheid moeten zijn om een open discussie te voeren over principiële keuzes met betrekking tot het WWBbeleid en re-integratie. Nu wordt het initiatief aan het college gelaten. Dan is het voor de gemeenteraad moeilijk bijsturen.

16

6.3

Toetsing van de doorwerking

Onderzoeksvraag 1 : Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch? Het rapport telt zes aanbevelingen, namelijk: smartere doelstellingen in de programmabegroting opnemen, duidelijker bestedingsrichting voor re-integratiegelden in de begroting verwoorden, afbouwen langlopende gesubsidieerde banen, de verbeterde informatievoorziening aan de raad continueren en verder verbeteren door te rapporteren op het realiseren van doelstellingen en de raad beter in staat stellen zijn kaderstellende rol te vervullen. Van deze aanbevelingen kan worden gezegd, dat ze voldoende specifiek en concreet zijn, zodat meetbaar kan worden vastgesteld of hier al dan niet uitvoering aan is gegeven. Voor de mate van realisme van de maatregelen geldt dit eveneens. Dit geldt met name nu als gevolg van rijksbezuinigingen de middelen voor re-integratie fors naar beneden zijn gegaan en de komende wettelijke ontwikkelingen rondom de Wet werken naar vermogen aanleiding geven voor nieuwe beleidsvoorbereiding en kaderstelling. Dit kan tot uitdrukking komen in de programmabegrotingen van de komende jaren. Onderzoeksvraag 2 In welke mate heeft discussie en besluitvorming over de aanbevelingen plaatsgehad? Mede omdat het onderzoek (in 2009) is uitgevoerd door SGBO voor meerdere gemeenten tegelijk heeft het enige tijd geduurd voordat het rapport definitief werd. Begin 2010 heeft behandeling in de raadsvergadering plaatsgevonden. Behalve het rapport en de aanbiedingsbrief van de rekenkamer-commissie lag er op dat moment een brief van het college, waarin op constructieve wijze werd ingegaan op de materie. Daarin stond verwoord, dat het college instemde met de maatregelen en zelfs al gestart was met de voorbereiding van (beleids-)maatregelen m.b.t. het afbouwen van langdurige gesubsidieerde banen. Als gevolg van die raadsmemo, waarin het college aangaf de aanbevelingen over te nemen, maar waarschijnlijk ook onder druk van de volle agenda van de betreffende raadsvergadering van 9 februari 2010, bleef het inhoudelijke debat in de raad over het onderzoeksrapport beperkt tot één spreektermijn. Onderzoeksvraag 3 Zijn de overgenomen aanbevelingen omgezet in uitvoerbare maatregelen en worden deze geïmplementeerd? Het aantal vaste en tijdelijke gesubsidieerde banen is in 2010 en 2011 geleidelijk aan met name door het in onderling overleg overdragen van medewerkers naar instellingen, omlaag gebracht. Eind 2011 is de stand van zaken, dat 21 langdurige trajecten zijn afgebouwd, hetzij door beëindiging of door het regulier plaatsen bij een instelling. Daar staat tegenover, dat het de vraag is of de aanbevelingen m.b.t. de programmabegroting en het kaderstellende debat in de raad, in praktijk ook merkbaar zijn uitgevoerd. De programmabegroting 2012 toont dat op de onderdelen inburgering en sociale participatie resultaten smart geformuleerd zijn, maar dit op het onderdeel re-integratie nog niet het geval is. Over het kaderstellende debat in de raad kan worden opgemerkt, dat dit door het uitstel van de beleidsontwikkeling (het nieuwe beleidsplan werk en bijstand is in afwachting van de nieuwe Wet werken naar vermogen uitgesteld) nog niet expliciet heeft plaatsgevonden. Onderzoeksvraag 4 In welke mate vindt informatie-uitwisseling en sturing plaats met betrekking tot de uitvoering van de aanbevelingen? De commissie heeft geconstateerd, dat in de schriftelijke reactie van het college op het rapport van december 2009 concreet is ingegaan op de afzonderlijke aanbevelingen. Het college geeft daarin aan “uw voorstel om een transparante aansluiting te creëren tussen doelstellingen in het beleidsplan en de jaarlijkse begrotingscyclus zeer ter harte te nemen”. Ook kondigt het college aan de dialoog met de raad aan te willen gaan rondom het nieuwe beleidsplan over arbeidsre-integratie, sociale participatie, inburgering, wachtlijstbeheer WSW en educatie. Zoals aangegeven verkeert die aangekondigde dialoog nog in afwachting van de nieuwe wetgeving rondom de Wet werken naar vermogen. Inmiddels zijn de eerste stappen gezet naar een intergemeentelijke beleidsvoorbereiding in Midden Twents verband.

17

Onderzoeksvraag 5 Wat zijn de effecten van de geïmplementeerde aanbevelingen? In de brief van december 2009 aan de raad wordt opgemerkt, dat de aanbeveling om een specifiek traject op te zetten voor het relatief grote aantal klanten dat al meerdere jaren een gesubsidieerde werkplek heeft inmiddels al is overgenomen door het college. Zoals bij onderzoeksvraag 3 gemeld, heeft inmiddels daadwerkelijk een uitstroom uit gesubsidieerde werkplekken plaatsgevonden. De tijdelijke arbeidsovereenkomsten van ca. 20 mensen zijn of worden niet verlengd. De vaste dienstverbanden (21) zijn in 2011 beëindigd. Behalve het rapport van de rekenkamercommissie vormde de verlaging van reintegratiebudget hiervoor een directe aanleiding. Tijdens het interview met de afdelingsmanager werd opgemerkt, dat het rapport van de rekenkamercommissie geholpen heeft om een bepaalde richting uit te gaan. De aanbevelingen zijn door het huidige college overgenomen.

18

7.

Quick scan bouwzaken, case studies vergunningverlening & handhaving

7.1

Probleemstelling en onderzoeksvragen

In 2010 heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar het gemeentelijk optreden bij enkele vergunning- en handhavingszaken. Doelstelling van de quick scan was om op basis van een drietal cases, die een doorsnede vormen van de dossiers die in de publiciteit zijn gekomen, een analyse te maken van het feitenrelaas en de beeldvorming die hierover is ontstaan. De commissie beoogde daarbij niet om aan waarheidsvinding te doen, maar wel om een verklaring te vinden voor het uiteenlopen van percepties, door te kijken naar feiten, besluiten, reacties, opvattingen en communicatie hierover. De commissie heeft zich beperkt tot de analyse van een drietal dossiers. 7.2

Case studies

De rekenkamercommissie heeft gekozen om in te zoomen op de volgende drie dossiers: a) b) c)

7.3

Realisatie uitbreiding café Buddy’s, Deldensestraat 74 in Goor; het betreft het bouwen (in afwijking van de vergunning) van een serre/ rookruimte vóór het bestaande café. Realisatie plan Heeckeren, Lindeweg 5 in Goor; het betreft de bouw van 8 zorgappartementen in een te herbouwen achterhuis van het zogeheten brouwhuis, dat deel uitmaakt van havezate Heeckeren. Realisatie Tuinhöfke, van Kollaan in Goor; het betreft de bouw van een complex voor 36 appartementen op de locatie van een voormalig kerkgebouw.

Conclusies

De rekenkamercommissie kwam in haar onderzoeksrapport in 2010 tot de volgende conclusies: 1. Geen systeemfout De commissie komt tot de conclusie, dat zij op basis van de onderzochte dossiers niet één rode draad is tegengekomen, die als systeemfout zou kunnen gelden in het gemeentelijk handelen. Op de casus ’t Tuinhöfke valt volgens de commissie weinig aan te merken. 2. Niet met twee maten gemeten De commissie ziet in de onderzochte dossiers géén aanleiding voor de suggestie dat er “met twee maten wordt gemeten”. Van het bewust afwijkend bouwen in strijd met de bouwvergunning in de wetenschap dat de gemeente dit niet accepteert, is in het geval van Heeckeren geen sprake. Dit doet zich in het geval Buddy’s nadrukkelijk wel voor. Omwille van de geloofwaardigheid van haar eigen handhavingsbeleid besloot het college daar om de bewuste muurtjes middels een dwangsombesluit te laten afbreken. Ten opzichte van de vergunde situatie was dit een precaire rechtvaardiging van de dwangsom. De feitelijke situaties in beide handhavingszaken zijn daardoor niet gelijk. 3. Gebrek aan regie In het dossier Heeckeren komt de commissie tot de conclusie dat wel sprake is geweest van tekortkomingen. Er bestond een gebrek aan gemeentelijke regie, maar die overstijgt de taakvelden vergunningverlening en handhaving. Hierbij speelden meerdere elementen een rol. Ten eerste het weet hebben van wat er speelt en hoe het proces loopt. Ten tweede de zorg voor een integrale benadering met een brede belangenafweging, zowel bij de ontwikkeling van het bestemmingsplan als in de fasen van vergunningverlening en handhaving. Ten derde de communicatie met de (wettelijke) adviseurs, de welstandscommissie en de Rijksdienst voor het cultureel erfgoed. Ten vierde het kiezen van positie door je als gemeente een zelfstandig oordeel te vormen. Aan dit laatste ontbreekt het volgens de commissie met name in relatie tot de welstandscommissie. Uit de toelichting van wethouder Sijbom op 15 september 2010 leidt de commissie af, dat het college uit de casus Heeckeren heeft geleerd, dat de gemeente zorgvuldiger moet zijn in de planvorming en de coördinatie gedurende het proces. Het college doet dit nu al door bij complexe projecten zoals Braak-west of Gijmink één coördinator op het werk te zetten die als aanspreekpunt fungeert.

19

4. Gebrek aan integrale benadering De zaken Buddy’s en Heeckeren hebben naar de opvatting van de commissie gemeen, dat achteraf bezien een te weinig integrale benadering heeft plaatsgevonden in de besluitvorming qua ruimtelijke ordening, vergunningverlening en handhaving. In beide gevallen heeft van meet af aan een duidelijk zicht op het eindperspectief ontbroken. Was dit tevoren wel duidelijker en explicieter in beeld gebracht en overwogen, dan zou bij Buddy’s mogelijk analoog aan de serre van café de Ster, een vrijstellingstraject zijn ingegaan om de gerealiseerde aanbouw als gebouw mogelijk te maken. Dat dit tot bestemmingsplankosten en dus leges zou hebben geleid, had de eigenaar dan voor lief moeten nemen. Bij plan Heeckeren betekent naar het oordeel van de commissie een integrale benadering, dat de besluitvorming in het ruimtelijke traject op basis van een allesomvattend bestemmingsplan door de gemeenteraad had dienen plaats te vinden, in plaats van de thans gevolgde gefaseerde aanpak, die startte met een artikel 19 Wro vrijstelling voor de eerste fase. Als gevolg hiervan hebben de opvolgende fasen van vergunningverlening en handhaving in belangrijke mate in het teken gestaan van de geuite kritiek op de ruimtelijke aanvaardbaarheid van het realiseren van 22 zorgappartementen op het terrein van de havezate. 5. Tegenstrijdigheid in wettelijke systematiek De juridische tegenstrijdigheid in het handhavingsrecht, die de Nationale ombudsman signaleert, leidt ook in Hof van Twente tot onbegrip bij de burgers. Dat de gemeente bij een geconstateerde overtreding van bouwregels gaat onderzoeken of legalisatie mogelijk is of er bijzondere belangen spelen waardoor van handhaving moet worden afgezien, wordt door mensen vaak niet begrepen. De belangen die geschaad worden door de overtreding moeten daarom altijd afgewogen worden tegen de belangen van de overtreder. Individuele handhavingszaken zullen daarom ook in de toekomst onvermijdelijk vragen blijven oproepen. Duidelijke en consequente communicatie is hierop het enig juiste antwoord.

7.4

Toetsing van de doorwerking

Onderzoeksvraag 1 : Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch? Aan het instellen van dit onderzoek lag een unaniem verzoek van de gemeenteraad ten grondslag, vervat in een brief aan de rekenkamercommissie. De aard van het onderzoek was gericht op een duiding van de praktijk, het chronologisch in beeld brengen van dossierontwikkelingen, het verklaren van beeldvorming ed. Hierdoor zijn weliswaar conclusies getrokken door de commissie, maar geen afzonderlijke aanbevelingen geformuleerd. Wel komen twee belangrijke aspecten naar voren, namelijk het voeren van gemeentelijke regie, bijvoorbeeld ook ten opzichte van het handelen van de adviseurs zoals de welstandscommissie, en het realiseren van een integrale benadering van een ruimtelijke ontwikkeling met een duidelijk eindperspectief. Op de vraag in hoeverre deze aanbevelingen voldoende concreet en realistisch zijn kan worden opgemerkt, dat ‘regie’ en ‘integraliteit’ abstracte begrippen zijn, maar het ook niet aan de commissie is om te bepalen hoe college en organisatie hier het best invulling aan kunnen geven. Onderzoeksvraag 2 In welke mate heeft discussie en besluitvorming over de aanbevelingen plaatsgehad? In het najaar van 2010 is het rapport naar de gemeenteraad gestuurd. Tijdens een informatiebijeenkomst zijn de onderzoeksbevindingen en conclusies naar de raad gecommuniceerd. Eerst begin 2011 is het rapport geagendeerd voor een raadsvergadering. De behandeling kreeg daarbij extra lading, omdat gelijktijdig ook een ander onderzoeksrapport over het functioneren van de organisatie naar aanleiding van het dossier nieuwbouw brandweerkazerne/ werf Goor op de agenda stond, en tijdens het debat parallellen werden getrokken tussen de beide analyses. Een stevig politiek debat was het gevolg. Het college gaf hierbij te kennen bij grotere projecten voortaan met projectcoördinatoren te willen gaan werken, met als doel om de gemeentelijke regierol en de afstemming tussen de sectoraal betrokken belangen c.q. afdelingen te verbeteren. Tijdens het debat werden twee moties ingediend (door de voltallige oppositie) naar aanleiding van de casus “Heeckeren”. In de eerste werd het college verzocht zich te richten op het zoveel nog mogelijk is beschermen c.q. herstellen van de Havezate Heeckeren. De tweede motie riep op tot de vaststelling van een beleidsregel waardoor bij monumentale gebouwen uitsluitend bouwvergunningen kunnen worden afgegeven die voldoen

20

aan de eisen van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Uitkomst van het debat was, dat de raad kennis heeft genomen van het rapport en de door het college voorgestane wijze om de aanbevelingen op te volgen. Bovendien werd besloten een extra technisch beraad te organiseren om specifiek het dossier Heeckeren vanuit het college nader te laten toelichten. De twee moties werden in afwachting daarvan aangehouden. Dit technisch beraad heeft nadien ook plaatsgevonden. De commissie heeft hiervan vernomen, dat dit niet alleen tot een beter inzicht in het dossier heeft geleid, maar ook tot begrip voor de wettelijke verplichting van de gemeente om bij handhavingskwesties altijd een legalisatieonderzoek te doen. De moties zijn nadien niet meer in de raad behandeld. Onderzoeksvraag 3 Zijn de overgenomen aanbevelingen omgezet in uitvoerbare maatregelen en worden deze geïmplementeerd? Uit de gesprekken die de commissie heeft gevoerd volgt, dat naar aanleiding van het rapport een aantal acties zijn ondernomen. Ten eerste wordt opgemerkt, dat het onderzoek zelf al tot veel gesprekken in de organisatie heeft geleid, deels in het kader van ‘fact finding’ en deels in het kader van de vraag: “hoe hadden we het anders kunnen doen?”. In vervolg hierop wordt bij handhavingsdossiers nu tevoren meer in scenario’s doordacht hoe gehandeld zal worden als een overtreder niet (tijdig) aan een lastgeving onder dwangsom tegemoet komt. In vervolg hierop bestaat het voornemen om een aantal uitgangspunten hiervoor vast te leggen in een beleidsregel. Ten tweede is een vast periodiek overleg tussen de afdelingen vergunningen en handhaving en ruimtelijk economische ontwikkeling ingesteld, bedoeld om actuele zaken door te spreken gericht op het ruimtelijke beeld. Ten derde wordt aangegeven, dat de afspraak is gemaakt om eerder, pro-actief de raad via een raadsmemo te informeren over de ontwikkelingen in politiek gevoelige handhavingsdossiers. Ten vierde is besloten om bij ruimtelijke projecten met enige omvang een ambtelijke coördinator aan te wijzen, die als eerste aanspreekpunt optreedt voor een project en alle ontwikkelingen binnen de verschillende betrokken gemeentelijke disciplines volgt. Aangegeven is dat dit met uitzondering van de strategische projecten, waar een dergelijke rol al bestond in de persoon van de projectleider, hier nog maar beperkt gebruik van is gemaakt. Tot slot is een brief geschreven aan welstandscommissie ’t Oversticht, waarin is aangegeven dat de gemeente niet langer accepteert dat de commissie buiten haar om afspraken met aanvragers maakt. Onderzoeksvraag 4 In welke mate vindt informatie-uitwisseling en sturing plaats met betrekking tot de uitvoering van de aanbevelingen? De rekenkamercommissie heeft de indruk gekregen, dat als gevolg van het ontstaan van enkele nieuwe (handhavings-) dossiers, de raad vaker door middel van een raadsmemo of raadsinformatie in een concreet dossier wordt geïnformeerd door het college over actuele ontwikkelingen. Op de problematiek van regie en integrale benadering is na het debat begin 2011 niet meer in algemene zin informatie uitgewisseld of gestuurd. De bij onderzoeksvraag 3 beschreven maatregelen zijn ook sterk gericht op de interne organisatie en daardoor minder direct zichtbaar. Ambtelijk en bestuurlijk is uitgesproken op de uitvoering van de aanbevelingen te zullen sturen. Onderzoeksvraag 5 Wat zijn de effecten van de geïmplementeerde aanbevelingen? Het is moeilijk om vast te stellen of de aangekondigde verbeteringen qua integraliteit van benadering en gemeentelijke regie in praktijk effect sorteren. Opmerkelijk is, dat twee van de door de rekenkamercommissie onderzochte dossiers, ook in 2011 nog in de belangstelling stonden. Zo heeft het college besloten om de bouwplannen van Buddy’s toch te legaliseren, en de handhavingsprocedure te staken. Daarnaast trekt de nieuwbouw van het tweede complex met wooneenheden nabij havezate Heeckeren nog steeds de aandacht. Hiertegen loopt nog een beroepszaak. Tevens zijn meerdere nieuwe verzoeken om handhaving (en een verzoek om bouwstop) ingediend in verband met de bewering dat niet gebouwd zou worden op de locatie zoals aangewezen in de bouwvergunning. Het college maakte kenbaar, dat door een typefout een onjuist

21

kadasternummer stond vermeld in de vergunning, maar dat de feitelijke locatie wel juist is. Het andere handhavingsverzoek heeft betrekking op de vraag of wel de juiste, vergunde bouwmaterialen (stenen/dakpan) worden gebruikt. Opmerkelijk is dat dit aspect, evenals in het voorgaande hoofdstuk uit het dossier Heeckeren dat door de rekenkamercommissie werd onderzocht, ook nu wederom punt van discussie blijkt te zijn. In dit geval blijken hier echter louter productie- en leveringsproblemen achter schuil te gaan. Een andere juridische procedure die in de loop van 2011 is gestart, heeft betrekking op een verzoek, dat door de stichting behoud havezate Heeckeren is ingediend bij de Rijksdienst voor het cultureel erfgoed, om de tuin van Heeckeren aan te wijzen als een archeologisch/cultuurhistorisch rijksmonument. De rekenkamercommissie constateert, dat er een aantal concrete interne werkmaatregelen zijn getroffen naar aanleiding van haar Quick scan bouwzaken. De tijd die sinds het raadsdebat over dit rapport is verstreken is echter nog relatief kort. Bovendien zijn in de afgelopen periode als gevolg van de economische ontwikkelingen geen nieuwe grote projecten van start gegaan. Dit alles maakt, dat de commissie zich op dit moment niet in staat acht om een duidelijke conclusie te trekken of de genomen maatregelen effect hebben op de praktijk van vergunningverlening en handhaving.

22

Naschrift “Rekenkamers van gemeenten slagen er in om een onafhankelijke positie in te nemen en produceren rapporten die de nodige impact hebben. Dat is het goede nieuws in de evaluatie van rekenkamers die in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is uitgevoerd door bureau Berenschot. De bevinding dat er brede kritiek is op de onderwerpkeuze en de kwaliteit van de aanbevelingen van rekenkamers is wat minder positief. Ronduit jammer is de constatering dat rekenkamers er niet in slagen de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden structureel te verbeteren”. “Er moeten vooral kanttekeningen worden geplaatst bij het overwegend positieve oordeel over de instrumentele doorwerking van rekenkameronderzoek.( …) De onderzoekers onderkennen onvoldoende dat alle partijen er belang bij hebben dat beeld overeind te houden.(…) Er zijn vele manieren om conclusies en aanbevelingen ‘over te nemen’ en niet allemaal betekenen ze dat het beleid en/of de uitvoering daarvan daadwerkelijk aangepast en verbeterd wordt.“ “Een eerste vaststelling is dat gemeenteraden nooit om het instrument rekenkamer hebben gevraagd.(…) In praktijk hebben rekenkamers er massaal voor gekozen zich tot controle op de uitvoering van beleid (achteraf) te beperken. (…) De dominante aanpak is er één van analythisch complexe evaluatieonderzoeken, met gelaagde en gedetailleerde normenkaders, gevolgd door een uitputtende verzameling van informatie, die feilloos, volledig en compleet moet zijn, afgerond met een batterij aan conclusies en aanbevelingen. Maar dit is gezien de ruimte die de wet biedt een beperkte rolopvatting. (…) Veel raadsleden waarderen (…)de objectieve en onafhankelijke blik van de rekenkamer en zouden graag zien dat die wat breder wordt toegepast. (…) De potentie van rekenkameronderzoek ter versterking van hun kaderstellende en controlerende rol wordt breed onderkend.” Bovenstaande passages zijn afkomstig uit een artikel van Peter Castenmiller en Klaartje Peters in het blad Openbaar bestuur van oktober 2011. Zij bespreken daarin op kritische wijze de conclusies van het landelijke evaluatieonderzoek naar het functioneren van gemeentelijke (en provinciale) rekenkamers dat in 2011 heeft plaatsgevonden. De passages geven treffend een aantal nuanceringen weer, door aspecten te benoemen die ook in deze evaluatie van de rekenkamercommissie Hof van Twente naar voren komen. Nuanceringen over de positie van en de beeldvorming over de rekenkamercommissie in het lokaal bestuur en over de effectieve doorwerking van aanbevelingen, maar ook over het streven naar gedegen onderzoeksrapporten. Reflectie op het eigen functioneren mag kritisch zijn. Anders dan in het door de auteurs bekritiseerde landelijke evaluatieonderzoek hebben wij als rekenkamercommissie Hof van Twente ons in dit rapport wel gebaseerd op een evaluatiegesprek met de gemeenteraad. Dat is in oktober 2011 gehouden. Bovendien hebben we getracht in beeld te brengen of onze aanbevelingen daadwerkelijk zijn geïmplementeerd, door gericht te kijken naar de successievelijke onderzoeksrapporten. Daaruit blijkt dat aanbevelingen doorgaans worden overgenomen, maar in praktijk niet altijd feitelijk worden geëffectueerd. Met de nodige zelfrelativering kijken we naar de positieve reacties die we vanuit de politiek op onze rapporten mochten ontvangen. Desondanks durven we te stellen, mede gezien ons relatief korte bestaan: het werk van onze rekenkamercommissie, of beter gezegd “van uw rekenkamercommissie” is niet louter een verplicht nummer, maar..…het doet er toe.

23

Bijlage 1 : Raadsdebatten over onderzoeksrapporten van de rekenkamercommissie

Raadsvergadering 18 februari 2008 Behandeling onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie “Weet wat je in huis haalt….!” Dit voorstel wordt tegelijk behandeld met 15. Extra formatie in verband met vermindering inhuur van derden De VOORZITTER heet de externe leden van de Rekenkamercommissie, de heren Grootelaar, Titulaer en Trienen, van harte welkom. Eerste termijn . SCHOLTEN (CDA): gevraagd wordt het college op te dragen om bij toekomstige inhuur van externen met de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport rekening te houden. Dat is nogal wiedes. De raad heeft niet voor niets de rekenkamer deze opdracht gegeven. Het college is serieus voornemens hier rekening mee te houden. Het cijfermateriaal is wazig, er wordt wel vol trots gemeld dat naast 2004 en 2005 ook 2006 geanalyseerd is, maar hij mist 2007 en vraagt hier de grootste prioriteit voor. Op basis van de analyse van de cijfers van 2006 heeft het college het idee op de goede weg te zijn qua kostenbeheersing en inhuur van personeel. CDA vindt dit te gemakkelijk, 2006 is al 14 maanden voorbij. Beslisboom aan de hand waarvan wordt bekeken of inhuur te rechtvaardigen is: zijn de vier genoemde punten (blz. 3) in volgorde van prioriteit? De noodzaak van inhuur moet mede worden bepaald door de urgentie van het onderwerp. De coalitie of het collegeprogramma bepaalt te vaak of iets speerpunt van beleid is, dat mag wat CDA betreft wel wat meer worden losgelaten. Het stuk was compleet geweest als het college concreter was geweest over het volgen van het traject van inhuur en evaluatie achteraf. Hij vraagt de kruisjes in de beslisboom te voorzien van bedragen. Inhuur wordt anders bekeken als er ook inkomsten mee worden gegenereerd. Wat is de verhouding tussen inhuur en de totale loonsom (39%) uitgedrukt in fte? MEULENKAMP (VVD): op blz. 2, inhuren van beleid stelt de Rekenkamer nadrukkelijk dat bij keuzes tot inhuur nadrukkelijk moet worden afgewogen dat inhuur gerechtvaardigd is. Sinds de herindeling is dit al strak door het MT gestuurd. Maar de zin: “De afweging van inhuur werd primair gemaakt vanuit budgettair oogpunt” impliceert dat, als er voldoende geld was, werd gekozen voor inhuur. Het moet wel om inhoudelijke redenen gaan. Er is nauwelijks sprake van evaluatie van ingehuurde diensten, terwijl dit standaard procedure zou moeten zijn. Vóór alles is het belangrijk gemotiveerd personeel te hebben en te houden, dat de uitdaging om meer zelf te doen enthousiast oppakt. Vanuit het MT moet hierop gestuurd worden. Extra formatie: dit is een goed voorbeeld van hoe om te gaan met al dan niet inhuren van derden of inzetten van eigen personeel. Op de afdeling REO is al jaren een structureel probleem. VVD was en is er voorstander van dat er op allerlei deelterreinen specialisten in de organisatie zijn, die deskundigheid naar de burger uitdragen. Zij kunnen beter inschatten welke vorm van inhuur nodig is. Akkoord met het voorstel. Achterstanden in procedures moeten sneller worden opgelost. Als de extra formatie niet meer nodig is, verwacht hij een voorstel voor formatievermindering. • RIJKENS (PvdA): complimenten en akkoord met beide voorstellen. De toetsing op basis van geformuleerde criteria waaraan moet worden voldaan om in te huren wordt onderschreven. Kan een soort norm worden ingevoerd die als maatstaf wordt gehanteerd? Bijv. het percentage externe inhuur van 38% vaststellen op 35%, als het daarboven komt rapporteren aan de raad. Op een aantal punten is misschien nog wel winst te behalen, bij welzijn en sociale zaken kan misschien anders worden omgegaan met inhuur. Er is sprake van uniforme sturing op de inhuur van externen. Een ander beleidsaspect is de vraag of bewust wordt gestuurd op externe inhuur of eigen deskundigheid. De herindeling zou leiden tot meer kennis in eigen huis. Gebleken is dat daar niet op is gestuurd, maar op inhuur van externe deskundigheid. PvdA heeft vaak aangedrongen op minder externe inhuur, de indruk bestaat dat daar niet veel mee is gedaan. Waarom is een onderzoek van de Rekenkamer nodig om tot maatregelen te komen? Waarom ontstaat geen ontwikkeling die externe inhuur terugdraait. • MULDER (CDA): inhuur van 39% naar 35% terugbrengen, zou het niet verstandiger zijn om die 39% uit te splitsen naar inhuur van mensen en uitbesteed werk? • RIJKENS (PvdA): akkoord, bij sociale zaken heeft inhuur betrekking op inschakeling van de SWB. Maar PvdA heeft geen behoefte om jaarlijks te praten over de detaillering van inhuur, maar een norm met het college afspreken. Alles beneden die norm is bedrijfsvoering, daarboven is het aan de raad. . ROHAAN (GB): de fractie is tevreden met de reactie van het college, de cijfers van 2006 laten zien dat het de goede kant op gaat met kostenbeheersing. Inhuur moet met beleid gebeuren. De conclusie dat € 2 miljoen = 31% van de inhuur, niet geheel zonder beleid is vastgesteld, en € 4,5 miljoen = 69%, met enige vorm van beleid is gebeurd, roept vragen op. Hieruit blijkt dat er weinig tot geen beleid is, hoe moet dit worden gelezen? Een beslisboom hanteren is geen overbodige luxe, maar aan competent maken van eigen personeel door opleidingen en bijscholing is niet voorbijgegaan. De gemeente werkt graag aan de opbouw van de nodige kennis, vaardigheden en competenties om meer werk zelf te doen. De bestaande opleidingsbudgetten bieden hier voldoende mogelijkheden voor. Uitbreiding van formatie in agendapunt 15 laat zien dat de beslisboom in de praktijk al is toegepast. Akkoord met het voorstel. In het kader van professioneel opdrachtgeverschap pleit ze ervoor het proces van inkoop en aanbesteding te standaardiseren. Het is goed dat vastligt wat de wederzijdse rechten en plichten zijn bij een overeenkomst. Als bestaande contracten worden verlengd, is niet altijd sprake van een wederzijds ondertekend bestek. Ook voor opdrachten van beperkte omvang moet een eenduidige procedure

24

gevolgd worden. Ieder bedrag is een radertje in het totaal van € 6,5 miljoen. . BEENS (fractie Beens): het is opvallend dat “het MT vanaf het begin van de herindeling strak heeft gestuurd op inhuur van tijdelijk personeel” en “veel andere inhuur is niet zonder beleid gebeurd”. Dit betekent eigenlijk dat het uitgeven van € 2 miljoen aan inhuur van tijdelijk personeel plaatsvond op basis van bijna geen beleid. Dat is wel schrikken en spoort niet met het strak sturen op de inhuur. Hoe gaat dat in de praktijk? Er moet een rapportje worden geschreven, daar wordt iemand voor ingehuurd, als dan de rekening komt is dat wel schrikken, maar er is wel geld. Hij is voorstander van meer kennis in eigen huis, dat is er nog niet echt uitgekomen binnen de nieuwe gemeente. Volgens voorstel nr. 15 wordt daar nu aan gewerkt, dat had al eerder gekund. Beslisboom: hij gaat ervan uit dat die in alle gevallen van externe inhuur wordt gebruikt en leidt tot een goede afweging. . HOEKSTRA (BPH): hij concludeert dat inhuur een groot gedeelte van de loonsom voor zijn rekening neemt, 39%. In agendapunt 15 wordt berekend dat vijf formatieplaatsen een besparing opleveren van € 206.351,00, een daling van 2% lagere loonsom externen. BPH staat hier volledig achter en pleit ervoor meer te letten op interne formatieplaatsen. Het voorzitterschap wordt overgenomen door de heer ROS. Burgemeester KOK zegt dat uit onderzoek is gebleken dat herindelingen in eerste instantie leiden tot meer kosten, de besparingen komen pas jaren later. In een herindeling wordt gezocht naar deskundigheid die nog niet in huis is, dan wordt besloten tot inhuur. Daar is wel degelijk lering uit getrokken en er zijn wel degelijk effecten geweest van de Rekenkamercommissie. Voordat je gaat inhuren, eerst kijken of het niet goedkoper en effectiever is om mensen in dienst te nemen. Het is bewonderenswaardig dat hier in Hof van Twente actie op ondernomen is. Wethouder KNUIMAN vult aan dat de tegenstelling die de heer Beens noemt tussen strak aansturen op inhuur van externen en het ontbreken van beleid niet haaks op elkaar staat. Vanaf de herindeling zijn aanvragen voor externe inhuur in het MT strak en kritisch beoordeeld, maar er lagen geen beleidsregels onder. Juist het onderzoek van de Rekenkamer geeft een geweldige aanzet om daar beleid voor te maken. Tweede termijn . RIJKENS (PvdA): het is niet zo vreemd is dat een heringedeelde gemeente gebruik maakt van externe inhuur. Het is een bijzondere periode, maar nu is er een reguliere organisatie en is het zaak deskundigheid in huis te halen. PvdA is er geen voorstander van om jaarlijks in zicht te krijgen wat wordt ingehuurd, maar wil graag een norm afspreken waarboven de raad wordt geïnformeerd. . BEENS (fractie Beens): ondanks de herindeling vindt hij het bedrag voor externe inhuur aan de forse kant. Hij is het eens met de suggestie van de heer Rijkens om binnen programmabegroting of kadernota percentages aan te geven en te onderbouwen. Liefst zo weinig mogelijk inhuur van externen, dit is duur ten opzichte van de kosten voor eigen personeel. Hoeveel geld is uitgegeven aan de huisadvocaat van de gemeente? . RIKKERT (CDA): hij vraagt om bij de kruisjes in de beslisboom wel een bedrag bij de onderwerpen te noemen. De gemeenteraad vraagt echter zelf ook om onderzoeken, wat kost bijv. een onderzoek naar de zwembaden? Agendapunt 15: is op termijn wel vijf fte nodig, er wordt nu heel veel gebouwd, maar blijft dat in de toekomst ook? Wethouder KNUIMAN zegt dat in de beslisboom op onderwerp en item autonoom een aantal zaken in beeld worden gebracht, niet op basis van prioritering. Hij zal trachten de kosten van juridische advisering in beeld te brengen. Burgemeester KOK zegt een schriftelijke beantwoording van de technische vragen toe, incl. de beantwoording op de vraag van de heer Beens. Zonder hoofdelijke stemming wordt conform de beide collegevoorstel besloten.

Raadsvergadering 2 september 2008 Onderzoeksrapport rekenkamercommissie “Boos op de gemeente…! Onderzoek naar de klachtenbehandeling van de gemeente Hof van Twente” Het voorstel wordt behandeld na agendapunt 4. Spreekrecht burgers - de heer SCHULTEN te Delden Omdat raadsleden klachten van inwoners kregen, heeft hij vaak gehoord dat gevraagd werd naar de beantwoording van brieven, klachten enz. Het antwoord was altijd dat het college er druk mee bezig was om dit volgens procedures te stroomlijnen ter verbetering. De raad nam iedere keer genoegen met dit antwoord. Omdat de klachten aanhielden, werd toch besloten een onderzoek in te stellen, het resultaat daarvan wordt vanavond besproken. Er zijn al tevredenheidonderzoeken geweest, met een goed resultaat, maar wat werd onderzocht, wie werd er gevraagd en door wie? Om een 7 te krijgen, is een 9 en een 4 genoeg. Als hij de afdeling Bevolking moest beoordelen, kreeg die inderdaad een 9, maar voor de afdeling Openbare Werken is een 4 nog aan de hoge kant. Een voorbeeld uit eigen ervaring: Tijdens de inspraakavond van de raad met de inwoners van Delden in februari jl. heeft hij een onderwerp ingediend dat wegens tijdsgebrek niet aan de orde kwam. Daarom heeft hij op 18 februari 2008 een brief over de conditie van de straat, verkeersproblemen, veiligheid van kinderen aan de griffie gestuurd met het verzoek dit aan

25

de raad en de afdeling voor te leggen. Het was een opsomming van situaties, met foto’s die hij ook op CD heeft ingeleverd. Hij dacht dat dat niet fout kon gaan, de raad als hoogste college en de afdeling waren nu op de hoogte. Hij had het echter niet goed ingeschat, pas na 6 maanden kwam er antwoord. Als de inwoners zo worden behandeld, kan hij begrip (geen goedkeuring) opbrengen voor de mensen die in de raad inspreken en die hij als het ware door het lint heeft zien gaan. Hij concludeert dat het niet helpt om de raad te informeren en voor de leiding van die afdeling heeft hij geen goed woord over. Als deze praktijken in het bedrijfsleven plaats zouden vinden, garandeert hij dat er meer werklozen zijn. Hij hoopt dat er vanavond iets wordt besloten om deze misstanden uit de wereld te helpen. Het voorzitterschap wordt overgenomen door de heer ROS Eerste termijn . SCHOLTEN (CDA): het is een duidelijk en helder rapport, waar duidelijk uit naar voren komt dat diverse zaken nodig zijn om de klachtenafhandeling in goede banen te leiden. Er wordt geen negatief oordeel gesproken over de organisatie, er zijn geen misstanden, wel verbeterpunten. Dank en complimenten aan de Rekenkamercommissie. In de reactie van het college staat dat het op korte termijn in goede banen wordt geleid, er komt een goede systematiek om klachten te registeren. Het college erkent het belang van een goede klachtenregeling en zal hetgeen in het rapport staat op hoofdlijnen overnemen. Dat baart hem zorgen. Het rapport is kraakhelder, niet op hoofdlijnen overnemen, maar gewoon overnemen. Uit de vergadering van 24 juni jl. ligt nog een motie. Het college heeft zichzelf een duidelijke taak gesteld, het moet vóór 31 december 2008 klaar zijn. Het wordt weer in de vorm van een projectgroep gegoten, het rapport spreekt boekdelen, wat hem betreft hoeft dat niet via een projectgroep, dat kan het MT zelf wel. . NIJENHUIS (GB): de titel “Boos op de gemeente!” is op zich leuk gevonden, maar deze kop stond in de krant en dan zegt iedereen: “zie je wel”. Het geeft een verkeerd beeld, dat heeft dit rapport niet verdiend. Compliment aan de leden van de Rekenkamercommissie, er is een goede analyse van de klachtenafhandeling gemaakt. Mogen klagen wordt steeds meer een geaccepteerd verschijnsel. Nog te vaak worden raadsleden aangesproken door ontevreden mensen, die het gevoel hebben er niet door te komen bij de gemeente. Uit het rapport blijkt dat klachten per afdeling verschillend worden behandeld, het ligt aan de persoon die de klacht afhandelt of de klant tevreden kan worden gesteld. Op blz. 21 staat: “Leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het voorkómen van klachten, niet zozeer voor het behandelen van klachten”. Hieruit blijkt dat klachten moeten worden behandeld door een centraal klachtenloket, zoals verwoord in de kadernota-motie. Bij zijn afscheid gaf gemeentesecretaris Markvoort aan dat het maar in 0,4 promille van alle gevallen niet goed was gegaan. Het gaat om gegronde bezwaren, van de 6.437 bezwaren zijn er maar 27 gegrond verklaard. Dat is weinig, maar geen reden om achterover te leunen. Het college gaat een projectgroep instellen, en de 7 aanbevelingen ter harte nemen. De fractie wacht dit af. . SNIJDER (VVD): de Rekenkamercommissie heeft duidelijke aangegeven hoe het rapport tot stand is gekomen. Raadsleden worden regelmatig door burgers benaderd over klachten waar ze niets van terug horen. Afhandelingstermijnen van een half jaar of meer zijn geen uitzondering. Het is een kwalijke zaak hoe met klachten van inwoners wordt omgegaan. De aanbevelingen in het rapport moeten integraal worden overgenomen door het college, een centrale klachtenregistratie en niet op hoofdlijnen. Hij wacht de reactie van het college op de motie af. . BEENS (fractie Beens): hij is nogal geschrokken van het aantal klachten over de bejegening door ambtenaren, dat moet gewoon beter, daar mag geen enkele klacht over binnen kunnen komen. Ambtenaren moeten in staat zijn om de juiste toon te vinden richting burger. De heer Schulten zegt dat er meerdere keren signalen zijn geweest vanuit de raad over de klachtenbehandeling. Het overzicht interne klachten 2007 valt in aantal mee. Hij maakt ook deel uit van de Rekenkamercommissie, maar heeft part noch deel gehad aan de totstandkoming van dit rapport. De raad is eigenlijk door het college op het verkeerde been gezet dat er zo weinig klachten waren. Ook hij is van mening dat de aanbevelingen overgenomen moeten worden. De commissie laat de keuze voor een decentrale of centrale klachtenbehandeling over aan het college. Men is vol lof over het systeem van Rijssen waar de klachtencoördinator een vertrouwensrol heeft en toeziet toe op een goede klachtenafhandeling. Hengelo heeft 8 klachtencoördinatoren, dat leidt tot problemen. Hij pleit voor het model van Oost-Gelre, centrale behandeling van klachten, door senior ambtenaren. 33 klachten op jaarbasis is geen dagtaak. . ZIEL (PvdA): De titel “Boos op de gemeente” geeft een vertekend beeld, zegt de heer Nijenhuis. Hij is gepensioneerd en krijgt nogal vaak te maken met boze burgers. Uit het rapport komt duidelijk naar voren dat klachten niet goed terug te vinden zijn. Het beeld van klagers spreekt voor zich. Een collegelid weigerde een telefoongesprek te beantwoorden en brak het af. Daarna wordt een brief gestuurd, dit hoeft niet ad hoc te zijn. De gemeentesecretaris kan de klachten wel behandelen, dat is centraal. Zo gebeurt het ook in Oost-Gelre, het is belangrijk dat de klachten centraal worden geregistreerd. Waarom is de jaarlijkse rapportage over interne klachten niet verricht? De raad moet regelmatig worden geïnformeerd over de voortgang, om te controlerende taak uit te kunnen voeren. Hij pleit ervoor de aanbevelingen over te nemen, daar hoeft geen projectgroep voor in het leven geroepen te worden. Daar wordt veel gepraat en weinig gedaan. Het is niet altijd bekend hoeveel klachten er zijn, dat is een manco. Burgemeester KOK maakt zijn complimenten aan de Rekenkamercommissie, die heeft goed geluisterd naar de verschillende opvattingen over centrale of decentrale klachtenbehandeling Nog toegevoegd aan de aanbevelingen had kunnen worden een vorm van mediation, die de provincie Overijssel ook met succes hanteert. Dat voorkomt vaak veel klachten, wat niet wil zeggen dat je het iedereen altijd naar de zin kunt maken, maar vaak is een oplossing mogelijk voordat een klacht wordt ingediend. Centrale klachtenafhandeling heeft als nadeel dat

26

het lijkt of je daar als afdeling daar niets meer aan hoeft te doen, want daar is dan al iemand voor. De binding met de afdeling en het leereffect verdwijnt. Decentrale klachtenafhandeling heeft als nadeel dat je niet weet wie de bewakers bewaakt. Daar ligt een taak voor de leidinggevenden. Een centrale coördinatie die de klachten en afhandeling bewaakt, kan dit ondervangen. De projectgroep is het gevolg van projectmatig werken, hij zegt toe te bewaken dat daar wel voortgang in zit. De rapportage vindt plaats via het burgerjaarverslag, daarin wordt verantwoording afgelegd. In verhouding tot het aantal handelingen valt het aantal klachten mee. . RIJKENS (PvdA): bij de keuze voor centrale of decentrale klachtenbehandeling heeft de raad vaak aangedrongen op heldere procedures. Daarom kan misschien in eerste instantie beter worden gekozen voor centrale aanpak, om te bewerkstelligen dat gebeurt wat de raad wil en op korte termijn zicht krijgt op hetgeen er gebeurt. Hij wil de garantie dat er een heldere registratie komt vóór het eind van deze coalitieperiode. Burgemeester KOK beaamt dat centrale aanpak grote voordelen heeft. Hij neemt de opmerkingen van de raad mee naar de projectgroep, daarna wordt de keuze aan de raad voorgelegd, met alle voor- en nadelen helder op de rij. Hij zegt een pragmatische aanpak toe. De motie van 20 augustus 2008 gaat over centrale registratie. Iedereen doet zijn best, maar er gaan wel eens dingen mis, zonder boze opzet om mensen slecht te behandelen. . BRUINS (VVD): ze dient de gewijzigde motie in namens VVD, GB en PvdA (bijlage 1). Tweede termijn . SCHOLTEN (CDA): de titel “Boos op de gemeente” is een goede titel, het is pakkend en geeft een goed beeld weer. Het college moet de aanbevelingen overnemen, en een bewuste keuze maken voor centrale of decentrale klachtenbehandeling. CDA spreekt daar nu nog geen voorkeur over uit. Hij is niet direct voorstander van een mediator, de klacht moet toch eerst geregistreerd worden, alvorens deze behandeld kan worden. Projectgroep: het is kraakhelder, niet te ingewikkeld maken. De Rekenkamer heeft goed werk geleverd. 1 januari 2009 is de deadline, dan moet het helder zijn. . NIJENHUIS (GB): de titel is wel pakkend, maar geeft toch enigszins een verkeerd beeld. Het rapport gaat over klachtenbehandeling, en zoveel klachten zijn er niet. De klachten die binnenkomen moeten toch op de afdeling die het betreft behandeld worden. Klachten mogen niet vergeten worden, dat gebeurt nog te vaak. Bij centrale klachtenbehandeling is de kans daarop minder. De aanbevelingen moet één op één worden overgenomen. . SNIJDER (VVD): kan zich voorstellen dat zo’n rapport niet de titel krijgt “Blij met de gemeente”. Centrale afhandeling is ook het orgaan dat het proces bewaakt. De deadline van 1 januari 2009 staat VVD ook voor ogen. Met de motie wordt het college geholpen bij het maken van de keuze voor centrale of decentrale klachtenbehandeling. . BEENS (fractie Beens): de burgemeester heeft juist toegezegd om de raad te informeren over de keuze voor centraal of decentraal. Hij stelt voor de motie als volgt aan te passen: “verzoekt het college zo spoedig mogelijk, uiterlijk 1 januari 2009 een centraal klachtenloket in het leven te roepen”. . ZIEL (PvdA): een centrale klachtencommissie is van groot belang. Dit is een prachttaak voor de gemeentesecretaris. Een mediator is toch in deze organisatie niet nodig, in zijn algemeenheid moeten klachten worden voorkomen. Er gaat veel mis, maar je hoort nooit wat er allemaal goed gaat en dat is ook heel veel. Burgemeester KOK beaamt dat eerst een klacht als zodanig moet worden herkend, zijn voorstel was om alvorens de hele procedure in werking gaat een mediator in te schakelen. Het is niet de bedoeling om klachten op de lange baan te schuiven, het is goed om 1 januari 2009 als deadline aan te houden. Er ontstaat nu enige verwarring over centrale klachtenregistratie en centrale klachtenafhandeling. De motie gaat uit van centraal klachtenloket, dus centrale registratie. Hij vraagt om een heldere opdracht van de raad. De vergadering wordt geschorst voor fractieberaad. . BRUINS (VVD): in goed overleg met alle partijen is de motie unaniem gewijzigd, waarbij het college wordt verzocht om uiterlijk 1 januari 2009 een centrale coördinatie voor klachten in het leven te roepen. Ze wacht de beantwoording af of afhandeling centraal of decentraal plaatsvindt. Burgemeester KOK kan hiermee instemmen als de raad bedoelt: centrale registratie, centrale coördinatie/bewaking en vóór 1 januari 2009 aan de raad voorleggen of de afhandeling van de klacht centraal of decentraal geregeld moet worden. Dan kan het college de motie overnemen, en hoeft deze niet te worden ingediend. . BRUINS (VVD): akkoord, fijn dat het college de motie integraal overneemt, deze wordt wel ingediend. Stemming Motie wordt met algemene stemmen aangenomen.

Raadsvergadering 9 februari 2010 Onderzoek rekenkamercommissie Quick scan re-integratiebeleid (123 min.)

27

• BRUINS (VVD): ze heeft gevraagd om een toelichting, die is er uitgebreid geweest. Ze gaat ervan uit dat het college in de beleidsvorming rekening houdt met de aanbevelingen in het rapport. Een doelmatiger en efficiënter beleid staat de VVD voor. De loonsubsidie-regeling ligt hoog in vergelijking met andere gemeenten. De VVD stelt voor dit nader te bezien en te komen tot een andere invulling van mensen die in het bestand zitten en voor wie de uitzichten op re-integratie gering tot zeer gering zijn. Ze pleit voor duidelijk beleid, zodat ook voor degenen die gebruik moeten maken van de nieuwe subsidieregeling, er meer kansen zijn. Ze vraag het college hier smart mee om te gaan en te bezien of een andere invulling van het beleid mogelijk is. • HOEKSTRA (BPH): akkoord met de aanbevelingen om een transparante aansluiting te creëren tussen de doelstellingen in het beleidsplan en begrotingscyclus. Dan is beter aan te geven welke invloed bijv. de economische recessie heeft op de bestandsontwikkeling in de realisatie en mogelijk bijstellen van doelen. Het advies om als raad en college actiever met elkaar in dialoog te gaan is een goed uitgangspunt. • BEENS (fractie Beens): hij is blij zijn dat er relatief weinig mensen in de bijstand zitten, minder dan vergelijkbare gemeenten. Hof van Twente heeft gelukkig weinig Onrendabelen, waar Marcel van Dam in zijn programma aandacht voor vraagt. Wethouder TITSHOF zegt dat de lat relatief hoog ligt, de afgelopen jaren is veel ingezet op uitstroom. De groep die nu nog in de loonkostensubsidie zit, kan zonder die subsidie nooit een baan vinden. Veel gemeenten hebben ingezet op afbouwen van gesubsidieerde arbeid, Hof van Twente heeft daar wel stevig op ingezet. Er moet wel strakker naar worden gegeven, de gemeente wordt door het Rijk gekort. Volgens de aanbeveling wordt dit ook aan de nieuwe raad voorgelegd om hier beleid voor vast te stellen. De VOORZITTER dankt mede namens de raad de leden van de Rekenkamercommissie voor hun bewezen diensten.

Raadsvergadering 22 maart 2011 Quick scan bouwzaken, opgesteld door de Rekenkamercommissie Hof van Twente (69 min.) Eerste termijn BRUINS (VVD): de quick scan geeft een helder beeld over een aantal zaken waar de Rekenkamer zich over heeft gebogen. Met name Heeckeren heeft nogal wat stof doen opwaaien. De VVD stelt voor dit plan inclusief scholenbouw te agenderen voor de raad. Ze heeft veel mails ontvangen, zowel van het Actiecomité als het architectenbureau. Het is goed om dit uitvoerig met elkaar te bespreken. Welk actieprogramma wordt opgezet naar aanleiding van de conclusies in de quick scan? Er worden concrete aandachtspunten aangereikt waar zeker iets mee moet gebeuren. RIKKERT (CDA): er zijn nogal misverstanden geweest, dit moet absoluut worden verbeterd. Heeckeren is een hoofdpijndossier, maar niemand wordt beter van verwijten in openbaarheid. Raadsleden hebben hier de afgelopen jaren geen duidelijke antwoorden op gekregen. Het is te complex om in een raadsvergadering te bespreken, misschien is nog een technisch overleg met de wethouder mogelijk. Hij pleit ervoor om bij de begroting 2012 de raad een budget te geven om onafhankelijk advies in te winnen bij derden, zeker bij complexe zaken. OLDE REUVER OF BRIEL (D66): dank aan de Rekenkamercommissie voor het heldere rapport. Akkoord met de reactie van het college over Buddy’s en Tuinhöfke. Heeckeren: akkoord gaan betekent onvoldoende recht doen aan het rapport. Ze dient twee moties in: 1.

Motie Behoud Heeckeren (bijlage 1),

2.

Motie Beleid monumentale gebouwen (bijlage 2).

BRUINS (VVD): ze heeft voorgesteld Huize Heeckeren + de scholenbouw in de commissie te behandelen. Als de raad daarmee instemt, wil D66 dan overwegen de moties aan te houden? OLDE REUVER OF BRIEL (D66): ze wacht de reactie van het college af, het is wel mogelijk. NIJENHUIS (GB): er is veel gezegd en geschreven over Huize Heeckeren, maar er is ook veel mis gegaan. De gemeentelijke regie ontbrak, mensen en instanties gingen links en rechts voorbij de portefeuillehouder. Het college geeft aan zorgvuldiger te moeten zijn in coördinatie. Dan moet de portefeuillehouder wel weten wat er gaande is. Er mag nooit een beeld ontstaan van “ze kijken toch niet”. Communicatie is heel belangrijk, het Hofweekblad is hierbij een prima medium.

28

GB heeft ook gedacht dat het gebouw weer zou worden zoals het vroeger was, toen de nonnetjes er nog woonden. Laten afbreken gaat GB te ver. Wat hier is gebeurd, had de wethouder niet mogen overkomen. De fractie steunt de moties. SCHROOYEN (SP): ze is niet blij met de uitkomst van de Quick scan en vindt dat wel met twee maten gemeten wordt. Het college had geen behoefte het handhavingstraject in te gaan, terwijl belanghebbenden dat wel hebben gevraagd. De gemeente doet er alles aan om in Huize Heeckeren zorgappartementen te vestigen, terwijl belanghebbenden niet zijn gehoord. Dus afhankelijk van hoe de ambtelijke pet staat wordt er alles aan gedaan de projectontwikkelaar wel te steunen en de burger niet. Opvallend in de reactienota is het voorbeeld dat een burger bezwaar maakt en niet gehoord wordt. De SP is van mening dat een voorbeeld niet meer in een reactienota thuishoort. Opvallend is ook dat wordt gesteld dat het algemene uitgangspunt is dat het gerechtvaardigd is om vooruit te lopen op een herziening. Die beleidslijn is niet door de raad vastgesteld, heeft de gemeente hier wel juist gehandeld? Maatwerk is niet te vatten in beleidsregels, maar zit in communicatie en tijd. De SP mist dit in de reactienota. HOEKSTRA (BPH): zijn vragen over Heeckeren worden nog schriftelijk beantwoord. De analyse is in beide rapporten goed verwoord. De aanbevelingen van Marcel van Bijnen hebben als einddoel scherpte in sturing, naar een meer zelfbewustzijn en kritisch vermogen. Dit geldt voor alle projecten, ook voor De Pol. Wethouder SIJBOM antwoordt dat het idee van handhaving met twee maten de aanleiding was voor het onderzoek. Hij concludeert met de Rekenkamer dat dat niet het geval is. De focus op Huize Heeckeren is begrijpelijk, dat was een totaal ander project. In de Reactienota heeft het college geconcludeerd dat juist bij dit soort belangrijke projecten meer regie nodig is en dat het om meer gaat dan alleen verlenen van een vergunning. Akkoord om nog eens extra aandacht aan dit gebied te geven. Dat komt bij de scholenbouw nog aan de orde, evenals de historische waarde van de omgeving. Het college moet hier veel meer op sturen dan in het verleden is gebeurd. Budget: hij stelt voor het verzoek van CDA om meer middelen beschikbaar te hebben, voor te leggen aan het presidium. Er wordt in dit soort projecten toegezien op de regie, de leerpunten worden nagestreefd. Als herziening van een bestemmingsplan in procedure is, wordt daar al rekening mee gehouden. De moties worden ontraden. BRUINS (VVD): de wethouder doet een handreiking met betrekking tot een technisch beraad over Huize Heeckeren en scholenbouw. Wil mevrouw Olde Reuver of Briel de moties parkeren? OLDE REUVER OF BRIEL (D66): motie 1 vraagt om te stoppen met de juridische procedure en te kijken wat er nog mogelijk is. Het één hoeft het ander niet uit te sluiten, er komt een scholenplan, dat wordt aan de commissie en de raad voorgelegd. In het voorstel staat kennis te nemen van de Quick scan en van de reactie van het college. Daarmee wordt geen goed recht aan het rapport van de Rekenkamer gedaan. Ze handhaaft de moties. Tweede termijn RIKKERT (CDA): hij pleit voor een technisch beraad, de moties geven het rapport niet helemaal weer. De motie beoogt op te houden met het juridisch steekspel en te kiezen voor de argumenten van het Comité Behoud Huize Heeckeren. Dat is heel vreemd en schiet door naar één kant. De moties zijn verstrekkend, het is niet zo dat alles niet goed is gegaan. Hij wil nog wel praten, maar als de moties in stemming worden gebracht, stemt hij misschien wel tegen. Dit is goedkoop scoren. OLDE REUVER OF BRIEL (D66): de opmerking goedkoop scoren is goedkoop. Alle argumenten in de moties komen uit de Quick scan. Ze zoekt naar een mogelijkheid om ten aanzien van Huize Heeckeren nog iets te kunnen herstellen. Als de heer Rikkert andere mogelijkheden ziet, hoort ze dat graag. Ze handhaaft de moties. RIJKENS (PvdA): er is sprake van een technisch beraad en een extra vergadering. Als er nog een extra raadsvergadering komt, ligt het meer voor de hand om de moties aan te houden. RIKKERT (CDA): hij heeft goedkoop zo niet bedoeld, wel dat het simpel afgedaan wordt. Er staat wel in dat het college bij de vergunningverlening het negatieve advies naast zich neer heeft gelegd. Aannemen van de motie kan betekenen dat mensen een grote schadeclaim kunnen indienen. Als je hier goed genuanceerd over wilt praten, is een extra vergadering nodig. Hij pleit ervoor eventueel de moties aan te houden.

29

BRUINS (VVD): akkoord met de heer Rikkert. Er is nogal wat informatie ontvangen, met name de laatste memo. Het is van groot belang dat hier in een commissie, dan wel technisch beraad over wordt gesproken en het kan altijd worden geagendeerd voor een volgende raadsvergadering. Jammer dat de oppositie de moties handhaaft, een aantal punten worden dan terzijde geschoven die later nog aan de orde kunnen komen. SCHROOYEN (SP): het is van belang dat de verantwoordelijkheid wordt teruggelegd bij het college. Wanneer gaat de wethouder met de RCE om tafel zonder verder een juridisch traject in te gaan? OLDE REUVER OF BRIEL (D66): aanhouden van de moties betekent ook aanhouden van het voorstel. De VOORZITTER merkt op dat voorgesteld wordt alleen kennis te nemen van de Quick scan. De moties kunnen worden geagendeerd voor een volgende raadsvergadering. Wethouder SIJBOM zegt dat het zinvol is om de raad inhoudelijk bij te praten over Heeckeren in een technisch beraad. De moties kunnen altijd achter de hand gehouden worden. OLDE REUVER OF BRIEL (D66): ze stemt ermee in de moties aan te houden. SCHOLTEN (CDA): hij pleit voor een inhoudelijk technisch overleg, daarna commissie, daarna raad. Zonder hoofdelijke stemming wordt conform het collegevoorstel besloten.

30