Het Agentschap Inspectie Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed werft aan in statutair dienstverband: ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER (M/V) Beleidsdomein: Agentschap: Graad: Standplaats:
Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed Inspectie RWO - afdeling Inspectie Assistent (D111) Vlaams-Brabant Diestsepoort 6, bus 93 3000 Leuven Vacaturenummer: 21194
1. FUNCTIECONTEXT Het agentschap Inspectie RWO maakt deel uit van het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed en staat in voor de handhaving van de ruimtelijke ordening, de woonkwaliteit en het onroerend erfgoed in Vlaanderen (afdeling Inspectie). Daarnaast heeft het agentschap bevoegdheden op het vlak van toezicht op de sociale woonactoren (afdeling Toezicht). De afdeling Inspectie staat in voor: - de bestrijding van het verhuren, te huur stellen en ter beschikking stellen van woningen die niet beantwoorden aan de woonkwaliteitsnormen; - de controle op de naleving van de reglementering inzake ruimtelijke ordening, onroerend erfgoed ; - het opstarten, voeren en opvolgen van de naleving van administratieve of gerechtelijke procedures om voornoemde normen te handhaven; De kernopdrachten zijn: - strafrechtelijk en administratief optreden tegen: bouwinbreuken; inbreuken inzake de woonkwaliteit; inbreuken inzake onroerend erfgoed - dienen als kenniscentrum (opbouw en overdracht)
STRUCTUUR VAN DE AFDELING De afdeling Inspectie bestaat uit een centrale cel te Brussel en vijf decentrale cellen in de provinciehoofdsteden. De decentrale handhavingscellen zijn als eerste controle-instantie binnen het inspectietraject diegenen die instaan voor de behandeling van klachten, het opsporen en opstellen van processen-verbaal, het uitvaardigen en bekrachtigen van stakingsbevelen, het inleiden van herstelvorderingen, het vragen van advies aan de Hoge Raad voor het handhavingsbeleid, het communiceren met overtreders en klagers, het mee opvolgen van gerechtelijke procedures (in samenspraak met de centrale cel) en de controle op de uitvoering van de opgelegde herstelmaatregelen. De centrale cel, die voornamelijk instaat voor het na-traject, ondersteunt de werking van de decentrale cellen met het oog op een correcte, objectieve en uniforme behandeling van de handhavingsdossiers volgens de vastgestelde prioriteiten. De centrale cel coördineert en verzorgt de ondersteuning van de
1
vorderingen bij de burgerlijke rechtbanken en draagt zorg voor de verdediging van de vorderingen van de inspecteurs bij de strafrechtbanken. De centrale cel staat in voor de uitvoering van vonnissen en arresten die in de onderscheiden materies tussenkomen, en staat in dit kader in voor het instrueren van gerechtsdeurwaarders en advocaten. De centrale cel verleent eveneens advies aan de Hoge Raad inzake dwangsommen en vraagt advies over ambtshalve uitvoering. Daarnaast beslissen de inspecteurs over de gemotiveerde verzoeken om kwijtschelding, vermindering of uitstel van betaling van de geldboeten. De afdeling Inspectie heeft samenwerkingsverbanden met: het agentschap Wonen Vlaanderen; het departement Ruimte; het agentschap Onroerend Erfgoed; het agentschap Natuur en Bos; de parketten; de gemeenten; de politiediensten; de Hoge Raad;
2. JE TAKENPAKKET Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan medewerkers binnen de afdeling en het agentschap teneinde bij te dragen aan een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Administratief technisch en inhoudelijk ondersteuning bieden aan de inspecteurs en de verbalisanten. Dit vertaalt zich onder meer in:
Verzorgen van administratieve verwerking van dossiers Klassement, telefonie, digitalisering Ondersteuning in afhandeling van dossiers …
De administratieve medewerker staat onder leiding van het afdelingshoofd en/of van de directeur. Deze coördineren en stroomlijnen hun activiteiten. Ze worden ondersteund door en werken nauw samen met de verbalisanten en inspecteurs.
3. JE PROFIEL 3.1. DEELNEMINGSVOORWAARDEN De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde voor deelname aan de procedure en er dient aan voldaan te zijn op de uiterste inschrijvingsdatum
Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor of Jobpunt Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de graad van assistent voor de diensten van de Vlaamse overheid; Of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor of Jobpunt Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van assistent waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006 of je bent geslaagd voor de generieke proef voor niveau D; Of je werkt als ambtenaar in de rang D1 of in een hogere rang bij de diensten van de Vlaamse overheid.
2
3.2. ERVARING Daarnaast heb je minstens drie jaar concrete ervaring met ondersteuning van gerechtelijke handhavers binnen een inspectiedienst. Je toont je ervaring aan in je kandidatuur.
3.3. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Juridische vakkennis – regelgeving
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Codex Ruimtelijke Ordening Wetgeving Onroerend Erfgoed Vlaamse Wooncode en Kamerdecreet Openbaarheid van bestuur (versus privacy) Klachtendecreet Algemene Beginselen van het Recht
Heeft een basiskennis van de juridische vakkennis en regelgeving van de drie beleidsvelden. Kennis van ICT-toepassingen 1. Kennis van Office toepassingen Beheerst de meest courante functies van Word, Excel en PowerPoint en is in staat om zich gevorderde functies van deze programma’s eigen te maken. Bijvoorbeeld: teksten kunnen typen, verbeteren, wijzigen, opmaak aanpassen en afdrukken (Word), bestaande documenten kunnen consulteren, kleine wijzigingen aanbrengen, berekeningen maken, opmaak aanpassen en afdrukken (Excel), een presentatie kunnen maken, opmaak wijzigen en kunnen verfraaien door objecten in te voegen (PowerPoint). 2. Kennis van internet en e-mailtoepassingen Is in staat om zijn agenda en taakplanning te beheren via Outlook en om e-mails te behandelen, zoekt efficiënt informatie op het internet, en weet de kwaliteit en betrouwbaarheid van de bron in te schatten. 3. Kennis van pakketten voor specifieke toepassingen Is in staat om in volgende programma’s: Orafin, Vlabel, Rijksregister (cipal), GIS, Vlimpers, WOPS, TOL(ticketonline), Facilipunt, Tijdsregistratie (provincies), Interflex,… zelfstandig het nodige opzoekingswerk te verrichten om deze correct aan de nodige klant te bezorgen. 4. Kennis van software voor WO Beheerst de toepassingsmogelijkheden, is in staat om data te lezen, te werken en te verwerken in SARA, HOLV,… 5. Kennis van software voor RO Beheerst de toepassingsmogelijkheden, is in staat om data te lezen, te werken en te verwerken in BREDERO, ALFRESCO, BIK(postregistratiesysteem, …) Communicatie 1. Kennis van Nederlands 1. Doelgericht spreken Is in staat om op een vlotte en voor de gesprekspartner begrijpbare wijze, informatie over te brengen en een overtuigende argumentatie op te bouwen
3
2. Luisteren Is in staat om de essentie uit een betoog te destilleren en de intenties van de spreker te doorgronden 3. Schrijven Is in staat om op een vlotte en voor de lezer begrijpbare wijze informatie correct over te brengen en een overtuigende argumentatie op te bouwen (zie ook schriftelijke vaardigheden) 4. Begrijpend lezen Is in staat om een tekst te doorgronden door hoofdzaak van bijzaak te scheiden 2. Vergadertechnieken 1. Vergadertechnieken Is in staat om een agenda en verslag van een vergadering beknopt en duidelijk op te stellen, en om op een constructieve en tijdsefficiënte wijze deel te nemen aan de vergadering of ze voor te zitten 2. Tactvol - diplomatisch omgaan (met organisaties en particulieren: overtreders en benadeelden) Is in staat om in alle communicatie de gevoeligheden van de respondent te onderkennen en hiermee op gepaste wijze rekening te houden, dit zonder de belangen van de eigen organisatie te schaden ORGANISATIEGEBONDEN Mens en organisatie 1. kennis van organisatieontwikkeling a. Kennis van de visie, de waarden en doelstellingen De administratieve ondersteuner wordt geacht: - de visie en de waarden van het agentschap Inspectie RWO grondig te kennen en te verpersoonlijken; - de doelstellingen van het agentschap Inspectie RWO, de afdeling inspectie en de eigen dienst te kennen en mee te werken aan de realisatie ervan. b. Kennis van de organisatiestructuur De administratieve ondersteuner wordt geacht: - de eigen dienst te kunnen situeren binnen het beleidsdomein RWO, het agentschap Inspectie RWO en de afdeling Inspectie; - te weten wie werkzaam is in de afdeling Inspectie en de belangrijkste aanspreekpunten te kennen van de afdeling Inspectie; - te weten wat de kerntaken zijn van het beleidsdomein RWO, het agentschap Inspectie RWO, de afdeling Inspectie en de verschillende beleidsvelden binnen de afdeling. c. Kennis werkdomein (processen en procedures) De administratieve ondersteuner wordt geacht: - een grondige kennis te hebben van de processen en procedures van de eigen, dienst - van de processen en procedures van de andere diensten en entiteiten buiten de afdeling inspectie voor zover de eigen dienst daarbij betrokken is; - te weten wie waarvoor verantwoordelijk is; - te weten hoe de taken moeten worden uitgevoerd en de procedures toegepast. d. Kennis van overheidsbeleid De administratieve ondersteuner wordt geacht de bevoegdheden en de werking van de instellingen van de Vlaamse overheid in grote lijnen te kennen.
4
2. Logistiek 2.1. Kennis van logistiek management De administratieve ondersteuner wordt geacht een grondige kennis te hebben van het (digitaal)klasseren en scannen van documenten ten behoeve van de werking van de afdeling inspectie en eventueel ook derden. 2.2. Kennis van voorraadbeheer
3.4. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
1. KLANTGERICHTHEID Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren NIVEAU I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een laagdrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken)
2. SAMENWERKEN Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is NIVEAU II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 3. BETROUWBAARHEID“ CONSEQUENT EN CORRECT HANDELEN” Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen NIVEAU II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt collegiaal op een positieve manier anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
5
4. FLEXIBEL GEDRAG De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. NIVEAU I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen 5. INITIATIEF Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen NIVEAU I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen
4. HOE SOLLICITEREN? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan online op www.jobpunt.be, via de knop ‘Solliciteer nu’. Als je nog geen kandidatenprofiel hebt, moet je dit eerst nog aanmaken via ‘Meld je aan’. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je alle velden invult oplaadt, en je je kandidatuur uiterlijk op 3 december 2014 indient.
ONTVANKELIJKHEIDSTOETS Aan de hand van het ingevulde standaard CV wordt nagegaan of de kandidaten voldoen aan de gevraagde voorwaarden. Deze toetsing van de ontvankelijkheid van de kandidaturen gebeurt door de selector, in overleg met de entiteit waar de vacature zich situeert, die een voorstel formuleert aan de administrateur-generaal. De administrateur-generaal beslist of de kandidaat aan de voorwaarden voldoet. De toetsing gebeurt op basis van volgende criteria: rden
5.
SOLLICITATIEPROCEDURE
In een jurygesprek wordt nagegaan in welke mate jouw profiel overeenstemt met het functieprofiel (functiebeschrijving) Dit gebeurt aan de hand van onderstaande criteria: -
Klantgerichtheid niveau 1 (vrijstelling) Samenwerken niveau 2
6
-
Betrouwbaarheid niveau 2 Flexibel gedrag niveau 1 Initiatief niveau 1 Vaktechnische competenties Motivatie en verwachtingen Inzicht in de functie Inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Er wordt ook een persoonlijkheidsvragenlijst afgenomen. De jury bestaat uit minimum 2 juryleden en een selectiedeskundige,. Deze fase zal doorgaan op 17 december 2014 (onder voorbehoud).
6.
ONS AANBOD
-
35 vakantiedagen per jaar Maaltijdcheques Hospitalisatieverzekering Vergoeding woon-werk Je wordt verloond in de graad van assistent (rang D111) met de bijbehorende salarisschaal.
Kijk voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden op www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden
7.
INFO
Voor extra informatie over de inhoud van de functie of de selectieprocedure kun je contact opnemen met Tijl Tortelboom via mail
[email protected] Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Nadja Cosijns via mail
[email protected]
8.
WERFRESERVE
Er wordt geen werfreserve aangelegd.
9.
AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP
Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard – cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
10. FEEDBACK Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer 016/38 10 01 of per mail naar
[email protected].
7
