Herontwikkeling Raadhuis Gemeente Krimpen aan den IJssel Programma- en projectorganisatie – herijking & vervolg
John Vleugel en Paul Smulders 15 november 2013
1
Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Doel ......................................................................................................................................................... 3 Ervaringen huidige projectorganisatie .................................................................................................... 3 Lessons learned ................................................................................................................................... 3 Wat goed is moet zo blijven ................................................................................................................ 4 Programma .............................................................................................................................................. 4 Projecten ............................................................................................................................................. 4 Organisatie programma ...................................................................................................................... 4 Organigram .......................................................................................................................................... 5 Rollen, taken en verantwoordelijkheden ............................................................................................ 6 Financieel management ...................................................................................................................... 9 Proces en planning ................................................................................................................................ 10 Planning casco ................................................................................................................................... 11 Planning tijdelijke huisvesting en verhuizing .................................................................................... 11 Bijlage 1 Planning ............................................................................................................................... 12
2
Inleiding Op 28 mei heeft het college de dialoogleidraad en de vraagspecificatie + bijlagen vastgesteld. Daarmee is een nieuwe fase gestart voor het herontwikkelingsproject en tevens een aantal deelprojecten om dit mogelijk te maken. In de afgelopen periode is vanuit de diverse deelprojecten hard gewerkt en zijn veel tussenresultaten bereikt. Daarnaast is ervaring opgedaan met de projectorganisatie zoals operationeel vanaf eind mei 2013. Inmiddels heeft de aanbestedingsprocedure geleid tot een contract met Martens Bouwbedrijf die verantwoordelijk is voor het ontwerp, uitvoering en onderhoud voor de komende 20 jaar. Om de programma- en projectorganisatie zo efficiënt en effectief mogelijk in te vullen en de gewenste resultaten te behalen is het wenselijk een plan te hebben voor de aanpak en planning van de komende projectfasen. Hierin worden de ervaringen uit de afgelopen periode geëvalueerd en waar mogelijk verbetervoorstellen gedaan.
Doel Het doel van dit plan is inzicht te geven in het proces voor de komende projectfasen, de te behalen resultaten en de verdeling in rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen het programma.
Ervaringen huidige projectorganisatie Lessons learned De projectorganisatie heeft tot doel de beleids- en besluitvorming ten aanzien van het programma te borgen en de implementatie daarvan, inclusief het realiseren van alle projectdoelstellingen zoals vastgelegd in de businesscase, intentieovereenkomst en huurovereenkomst Rabobank en het raadsbesluit van maart 2013. De projectorganisatie maakt inzichtelijk wat de diverse rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn en moet consistent en compleet zijn. Ook al is de huidig functionerende projectorganisatie nog vrij recent ingericht, kunnen toch al enkele verbeterpunten worden aangedragen. Dit wordt veroorzaakt door de strakke planning en de grote hoeveelheid werkzaamheden die in korte tijd verricht zijn. Heldere demarcaties en afhankelijkheden en duidelijkheid over wie wat doet zijn dan onontbeerlijk. De deelprojecten mogen geen separate trajecten worden, omdat de onderlinge afhankelijkheden te groot zijn. Deze onderlinge afhankelijkheden zijn in de opstart in eerste instantie onderling onvoldoende ervaren of erkend. Het borgen van de integraliteit binnen de projectorganisatie is dan ook noodzakelijk (zie paragraaf ‘Programma’). Voor de diverse deelprojecten is ondersteuning vanuit de afdelingen InV, financiën, communicatie en Ruimte noodzakelijk. De ondersteuning zal vanuit de deelprojecten daar waar nodig worden gevraagd en binnen de projectorganisatie worden belegd. In de paragraaf ‘Programma’ wordt in het organigram daarvoor een voorstel gedaan.
3
De afgelopen periode is door het zeer hoge tempo een bovengemiddelde inzet van alle betrokkenen gevraagd. Ook van de medewerkers van Laanbroek Schoeman adviseurs bv (LSa). Met de herijking van het project ontstaat tegelijkertijd een beeld hoe het project vanaf de dialoogronde bemenst kan worden vanuit LSa. Doel daarbij is de inzet efficiënter (minder uren) en effectiever (minder medewerkers) te maken.
Wat goed is moet zo blijven De projectorganisatie is ingericht met als uitgangspunt zoveel mogelijk invulling vanuit de eigen organisatie. Dit verhoogt het draagvlak onder de medewerkers, heeft een positief effect op de leercurve van de betreffende medewerkers en kan de slagvaardigheid in het project ten goede komen. De projectstructuur zoals opgezet is goed. Te overwegen valt om het programmateam in de lijn tussen de Stuurgroep en het projectleidersoverleg te plaatsen. Hiermee ontstaat een natuurlijke buffer tussen de dagelijkse operationele projectaangelegenheden en de strategische beleidszaken en besluitvorming. Het programmateam kan daarmee de schakel vormen/filter zijn tussen hoofd- en bijzaken en zowel operationeel als op strategisch niveau het project beheersen.
Programma Alles wat nodig is aan projecten en maatregelen om de herhuisvesting (raadhuis en dependances) te realiseren en de nieuwe setting in te regelen voor de gemeentelijke organisatie op de verschillende locaties, voor zowel de ‘bricks, bites als behaviour’.
Projecten 1. Casco herontwikkeling Raadhuis 2. Tijdelijke huisvesting 3. Inbouwpakket in relatie tot de bedrijfsvoering
Organisatie programma 1. Stuurgroep 2. Programmateam 3. Projectleidersoverleg 4. Deelprojecten 5. Financieel management De programmamanager is overall-eindverantwoordelijk voor het realiseren van het programma en de daarin benoemde deelprojecten. De programmamanager heeft per deelproject deze verantwoordelijkheid gedelegeerd aan de projectleiders die elk verantwoordelijk zijn voor de realisatie van hun project binnen de vanuit het programma gestelde kaders en uitgangspunten. De programmamanager borgt de samenhang en onderlinge afstemming tussen de deelprojecten. Hiertoe heeft de programmamanager een projectorganisatie ingericht om dit mogelijk te maken (zie organigram).
4
Organigram
5
Rollen, taken en verantwoordelijkheden Projectonderdeel Rol Taken en verantwoordelijkheden
Deelnemers
Overleg rapportage aan afhankelijkheid met
Projectonderdeel Rol taken en verantwoordelijkheden
Deelnemers
Stuurgroep gemandateerd opdrachtgever stelt programmabeleid vast voorbereiden besluitvorming College en Raad neemt afgeleide besluiten op voordracht van het programmateam op fasedocumenten en eventuele afwijkingen op projectkaders bewaakt het projectbudget informeert het college en/of de raad over de voortgang en/of afwijkingen legt besluiten voor aan MT en zorgt voor koppeling tussen project en lijnorganisatie
Aart Boele (vz) Arjan Bosker Jan Hoofs Paul Berkers Berry Karman Werner Schoeman John Vleugel (optioneel/c.q. wissel met Werner)
Bij besluitvorming, contractering e.d.. Regulier 1 x per 2 weken College van B&W en de Raad.
Programma team Management voor integrale projectsturing Zorgdragen dat beleid en besluiten worden geïmplementeerd in projecten Voorbereiden besluitvorming Stuurgroep Beoordelen en fiatteren plannen en producten deelprojecten Integrale voortgangs- en kostenbewaking Bewaken samenhang, afhankelijkheden en integraliteit tussen de deelprojecten Bespreken projectrisico’s en maatregelen nemen
Jan Hoofs (vz) Dasima Geskes Paul Smulders Ad hoc projectleider (-s) deelproject Diana Hofman, Martin Vermaat en Leendert 6
Overleg rapportage aan afhankelijkheid met
Projectonderdeel Rol
taken en verantwoordelijkheden
Deelnemers
Overleg rapportage aan afhankelijkheid met
Projectonderdeel Rol taken en verantwoordelijkheden
Vermeulen op afroep 1 x per 2 weken Stuurgroep stuurgroep en projectleidersoverleg
Projectleidersoverleg Organiseren en bewaken van onderlinge samenhang, afhankelijkheden en integraliteit tussen de deelprojecten beleid en besluitvorming deelproject implementeren/managen programmagroep om besluitvorming Stuurgroep over deelproject vragen en hiervoor stukken voorbereiden afstemmen voortgang, samenhang, afhankelijkheden en kostenbewaking en kwaliteit vaststellen benodigde ondersteuning vanuit afdelingen informeren over risico’s deelprojecten en te nemen maatregelen Jan Hoofs (vz) John Vleugel (LSa) Wilco Mastenbroek Wesley Duits Dasima Geskes Paul Smulders (LSa) Joke Franken (LSa - tijdelijk) Kees Kleinbloesem Stefan van Werken 1 x per 2 weken Programmateam lijnorganisatie bedrijfsvoering externe stakeholders vanuit deelprojecten Deelproject casco projectleiding dialoogfase t/m oplevering gebouw en terrein binnen (deel-)projectdoelstellingen. voorbereiden, aansturen en voeren gesprekken t.bv. concurrentiegerichte dialoog (gereed) voorbereiden voorlopige en definitieve gunning (gereed) voorbereiden contractering gegadigde voor zowel bouw- als onderhoudscomponent (gereed) 7
Deelnemers
Overleg rapportage aan afhankelijkheid met
Projectonderdeel Rol
taken en verantwoordelijkheden
Deelnemers
Overleg rapportage aan afhankelijkheid met
overall-projectleiding casco in ontwerp, voorbereidings- en uitvoeringsfase en tijdens nazorgfase bewaken tijd, geld, kwaliteit en risico’s cascoontwikkeling middels toetsings- en acceptatieplan verzorgen overdracht casco en onderhoudscontract naar lijnorganisatie initiëren en bewaken overleg met gemeente en overige instanties inzake vergunningsaanvragen door Martens initiëren en bewaken afstemming met inrichting publieke ruimte (n.t.b.) en bouwplaatsinrichting (loopt) John Vleugel (LSa) (vz) Johan Baars Mattijs van Gelder (LSa) Adviseurs (ad hoc) Aannemer 1 x per 2 weken projectleidersoverleg/programmateam deelproject inbouwpakket deelproject tijdelijke huisvesting werkbespreking Martens bouwbedrijf
Deelproject inbouwpakket en bedrijfsvoering definiëren inbouwpakket passend binnen cascoontwikkeling en aansluitend op beoogde werkwijze en gebruik (HNW) selectie interieurarchitect (gereed) vastleggen projectplan nieuwe bedrijfsvoering/gebruik van de nieuwbouw opstellen projectplan met daarin doelstelling, randvoorwaarden, planning, beslismomenten, budget, resultaten en risico’s opstellen vlekkenplan en conceptindeling ontwerp inrichting, inbouwpakket, meubilair, maatwerk en overige voorzieningen aanbestedingen Wesley Duits (vz) Interieurarchitect Fokkema leveranciers 1 x 2 weken projectleidersoverleg/programmateam project HNW deelproject casco
8
Projectonderdeel Rol taken en verantwoordelijkheden Deelnemers
Overleg rapportage aan afhankelijkheid met
Deelproject tijdelijke huisvesting projectleiding tijdelijke locaties tijdig geschikt maken voor verhuizing en gebruik Joke Franken Erwin van der Linden Stefan van Werken 1 x per 2 weken projectleidersoverleg/programmateam deelproject inbouwpakket project HNW deelproject casco
Financieel management Door Martin Vermaat is op 1 november 2013 een notitie ‘projectcontrol’ opgesteld die is behandeld in de Stuurgroep van 5 november 2013. Onderstaand zijn de belangrijkste onderdelen ten aanzien van budgetbeheer, - bewaking en overschrijding uit deze notitie aangegeven. Budgetbeheer In overleg met de programmamanager is per deelkrediet een budgetbeheerder aangewezen, die verantwoordelijk is voor opdrachtverlening en factuurafhandeling. De budgetbeheerder kan als enige facturen ten laste van het aan hem toegewezen krediet brengen. De programmamanager fungeert in alle gevallen als budgethouder en neemt zo de eindverantwoordelijkheid voor het belasten van de kredieten. Budgetbewaking De uitvoering van de budgetbewaking vereist dat alle gegevens correct worden vastgelegd. Met de budgetbeheerders is daarom afgesproken dat alle offertes en opdrachten in Corsa worden geregistreerd. Met die informatie wordt de financiële bewaking in een excelmodel gevuld, zodat een verplichtingenadministratie ontstaat. De gecodeerde facturen worden daarin eveneens verwerkt, waardoor actueel inzicht in de beschikbare restantkredieten steeds beschikbaar is. Door middel van regelmatig contact tussen de projectcontroller (ondergetekende) en de budgetbeheerders wordt de bewaking scherp gehouden. Het doel hiervan is tijdig knelpunten te signaleren en zicht te houden op de uitputting van de budgetten. Overigens zijn de budgetbeheerders ervan doordrongen dat de budgetten taakstellend zijn. De projectcontroller heeft regelmatig overleg met de programmamanager en rapporteert maandelijks op hoofdlijnen aan de Stuurgroep. Overschrijdingen Over het algemeen zijn de kredietbedragen niet ruim. Het is daarom denkbaar dat zich op onderdelen overschrijdingen voordoen. Per cluster is een post onvoorzien beschikbaar, waarop in beginsel geen boekingen plaatsvinden. De inzet van onvoorzien binnen de clusters gebeurt op voorstel van de projectcontroller na
9
instemming van de Stuurgroep. Indien op het totaal tekorten ontstaan vind nader overleg met de Stuurgroep plaats over een geschikte aanpak richting bestuur. (voor volledig inzicht in het projectcontrol wordt kortheidshalve verwezen naar bovengenoemde notitie van Martin Vermaat) In de overeenkomst met Martens bouwbedrijf is het betalingsmechanisme vastgelegd in Annex V. Hierin is geregeld dat: Er een boete geldt van € 2.500,-- per dag bij overschrijding van de opleverdata; 10% in twee termijnen van 4% en 6% ter betaling wordt gesteld na acceptatie van het definitief ontwerp 90% naar rato van de voortgang van de uitvoering, onderverdeeld in: o 80% in maandelijkse termijnen naar rato van de voortgang o 5% bij oplevering o 5% bij na herstel kleine gebreken De voortgang wordt door de projectleider casco beoordeeld aan de hand van het zogenaamde keuringsplan uitvoeringswerkzaamheden De projectleider casco zal de termijnen na goedkeuring voorleggen aan de budgethouder met het advies de termijn ter betaling te stellen. De budgethouder verwerkt de termijn in het overall-financiële projectbewakingsmodel, waarin ook de andere deelbudgetten voor inbouw, meubilair, adviseurs etc. worden bewaakt.
Proces en planning (planning zie bijlage 1) Met het sluiten van de overeenkomst met Martens Bouwbedrijf zijn zij leidend geworden in het ontwerp- en uitvoeringsproces. Martens heeft nu de integrale verantwoordelijkheid om aan zijn contractverplichtingen te voldoen. Dit houdt o.a. in dat hij moet zorgdragen voor beheersing van het proces (beheersing op tijd, geld, kwaliteit, organisatie en informatie) en voor tijdige verlening van de benodigde vergunningen. De projectleider Casco (John Vleugel) namens de gemeente heeft hierbij een toetsende en controlerende verantwoordelijkheid. Op een aantal momenten in de planning moet Martens het van voorliggende ontwerp voorleggen aan de projectleider casco ter toetsing en acceptatie conform de Annex II ‘toetsing en acceptatieplan’ behorende bij de overeenkomst van 10 oktober 2013. Deze formele toetsingen vinden plaats op basis van :
Definitief ontwerp Uitvoeringsontwerp Oplevering
De projectleider casco presenteert de bevindingen aan de Stuurgroep en vraagt goedkeuring om Martens de volgende fase te laten oppakken. De eerste verificatie
10
vindt plaats tussen 27 november en 11 december 2013 en de bevindingen worden daarna gepresenteerd in de Stuurgroep.
Planning casco Door Martens Bouwbedrijf is een planning opgesteld behorende bij de overeenkomst. Deze planning is leidend in de aanpak en voortgang van het programma en de overige deelprojecten. De planning is als bijlage bij dit projectplan toegevoegd. Mogelijke planningsrisico’s zijn:
Extra asbestsanering als dit blijkt uit de nog uit te voeren asbestinventarisatie. Bezwaren door omwonenden op de bouwvergunningsaanvraag.
Planning tijdelijke huisvesting en verhuizing Activiteit Voorbereiding Verhuizing tijdelijke hv ingebruik
van 19-sep 28-nov 2-dec
tot 19-sep 29-nov
Planning inbouwpakket Fase 1: Krediet beschikbaar voor advisering inbouwpakket, selectie interieur architect (18 juli gereed) Fase 2: Ontwerp Casco beschikbaar voor interieur architect (18/7 – 4/10 gereed) Fase 3: Ontwerp inbouwpakket afgestemd op Casco (4/10 – januari 2014) Fase 4: Aanbesteding (januari 2014 – augustus 2014) Fase 5: Uitvoeringsfase (augustus 2014 tot oplevering Raadhuis)
11
Bijlage 1 Planning
12
