Bondgenoten Lokaal
Handleiding voor het organiseren van themabijeenkomsten
1.
Inleiding
2.
De globale opzet van een themabijeenkomst
3.
Het belang van een themabijeenkomst
4.
De doelgroep van een themabijeenkomst
5.
De organisatie van een themabijeenkomst -
De werkgroep van het samenwerkingsverband
-
Voorbereiding van de themabijeenkomst
-
Uitvoering van de bijeenkomst
-
Evaluatie
Bijlagen 1.
Een inleider uitnodigen
2.
De uitnodiging
3.
Het persbericht
4.
Aandachtspunten voor het leiden van de bijeenkomst en het leiden van de discussie
5.
Voorbeeld programma themabijeenkomst
1
Bondgenoten Lokaal
A. Inleiding Deze handleiding geeft een algemene opzet voor de organisatie van themabijeenkomsten. Een behoorlijke groep leden vindt het belangrijk om naast de schriftelijke informatie over een onderwerp op het gebied van werk en inkomen ook een mondelinge toelichting te horen en vragen te kunnen stellen. B. De globale opzet van een themabijeenkomst. Een themabijeenkomst is een bijeenkomst voor leden over een (actueel) thema dat vakbondsleden direct raakt. Vaak hebben niet-leden ook toegang. Op de bijeenkomst wordt informatie over het thema gegeven, en leden kunnen vragen stellen ter verduidelijking. Ook kunnen ze vragen stellen over eigen problemen in verband met het thema. Op deze vragen volgt natuurlijk een nadere toelichting. Ook meningen en discussies ten aanzien van dat thema worden op prijs gesteld. Het kan dus gaan om een informatieve, interactieve en discussiebijeenkomst. Een combinatie is natuurlijk mogelijk! Op de themabijeenkomst kunnen leden en kaderleden elkaar ontmoeten. Als er niet-leden komen kan de avond een nadere kennismaking met de bond zijn. De belangrijkste informatie komt meestal in een inleiding over het voetlicht. Diverse deskundigen komen in aanmerking. Soms is een (hoofd-) bestuurder of kaderlid specifiek deskundig op een bepaald thema. Ook kunnen beleidsmedewerkers van FNV Bondgenoten een inleiding verzorgen. Deskundigen zoals medewerkers van externe organisaties zijn vaak graag bereid om een bijdrage te leveren. Soms wordt naast of in plaats van de inleiding gebruik gemaakt van audiovisuele middelen: een film, videoband, diaserie, sheets en dergelijke.
C. Het belang van een themabijeenkomst. Themabijeenkomsten komen tegemoet aan behoeften van leden: - leden krijgen overzichtelijke informatie over vraagstukken waar velen van hen dagelijks mee worden geconfronteerd. Waarbij vaak tijd en deskundigheid ontbreken om alle details in beeld te krijgen; - leden kunnen hun specifieke vragen stellen aan een deskundige inleider; die zal deze in het algemeen kunnen beantwoorden; - leden kunnen een mening vormen over het thema; ze horen ook anderen die met het thema te maken hebben; De opkomst van leden op een themabijeenkomst is natuurlijk altijd een schatting vooraf; het ledenbestand kan soms een eerste indruk geven voor de mogelijke animo voor een bepaald thema. We spreken dan van een doelgroep die bij uitstek in een bepaald thema geïnteresseerd is. Kinderopvang bijvoorbeeld spreekt jongere mensen aan die kleine kinderen hebben of gaan krijgen
D. De doelgroep van de themabijeenkomst Een themabijeenkomst staat open voor alle beoogde deelnemers. Afhankelijk van het thema kan een bepaalde groep extra geïnteresseerd zijn. Als je een doelgroep formuleert is een meer gerichte benadering door bijvoorbeeld publiciteit mogelijk. Kaderleden en leden zijn voor een actueel onderwerp bereid om een wat grotere afstand af te leggen.
2
Bondgenoten Lokaal
Mits er geen andere aantrekkelijke activiteit is waar doorgaans veel belangstelling is. E. De organisatie van een themabijeenkomst De organisatie van een themabijeenkomst valt in drie delen uiteen: 1. De voorbereiding 2. De uitvoering 3. De evaluatie We behandelen de verschillende onderdelen aansluitend. Bij de voorbereiding en in de organisatie zijn er per onderdeel belangrijke aandachtspunten voor de organisatoren. Deze aandachtspunten kun je beste in een draaiboek opnemen zodat ze ook in een taakverdeling aangepakt worden. Als organisatoren stel je voor het organiseren van de themabijeenkomsten een werkgroepje in. Deze bestaat uit een aantal mensen die het leuk vinden om deze taak graag uitvoeren. In de werkgroep is taakverdeling belangrijk, zoals het financieel beheer en de publiciteit. Een draaiboek voor de organisatie is een belangrijk hulpmiddel, vooral omdat de planning van een themabijeenkomst minimaal twee maanden in beslag neemt. De leden van de werkgroep maken onderling een taakverdeling. De volgende taken komen in ieder geval in beeld: 1 Het bijeenroepen van de werkgroep en het bewaken van de voortgang 2 Het beheer van de financiën 3 Zorgen voor postadres en e-mail adres in verband met aanmeldingen 4 Zorgen voor verwerking van aanmeldingen 5 Het informeren naar en uitnodigen van een inleider en/of deskundige 6 Het regelen van informatiemateriaal op de bijeenkomst 7 De tekst voor de uitnodiging 8 Het versturen van de uitnodiging 9 Eventuele contacten met media zoals pers, lokale radio en televisie enz.; 10 Het opstellen van een persbericht; 11 Aankondiging op de website 12 De attentie voor een inleider, indien gewenst 13 Het benodigde materiaal als er in werkgroepen gewerkt moet worden 14 De presentielijst en de pennen 15 De aankleding van de zaal 16 De taakverdeling tijdens de bijeenkomst zelf 17 De ontvangst van de spreker en andere bezoekers 18 De afhandeling van ingeleverde vragen 19 De verwerking van de evaluatieformulieren 20 Enzovoorts.
2. De voorbereiding Houd bij de organisatie van themabijeenkomsten rekening met voldoende tijd voor voorbereiding. Het advies is om minstens acht weken daarvoor uit te trekken. Hieronder beschrijven we wat er in die periode moet gebeuren.
3
Bondgenoten Lokaal
Denk goed na over het thema en stel vast wat de doelstelling van de bijeenkomst zal zijn. Er moet gezocht worden naar goede inleiders. De werkgroep bepaalt verder datum en plaats van de bijeenkomst en de planning van werving en publiciteit. Er moet nagedacht en beslist worden over de informatie uitwisseling en discussie op de bijeenkomst zelf. 3. Het globale programma Veel themabijeenkomsten hebben een informatief karakter. Het programma ziet er dan op hoofdlijnen als volgt uit: -
opening, welkom en huishoudelijke zaken; inleiding over het thema, vaak met gelegenheid voor vragen tussendoor; pauze; vragen ter verduidelijking, die niet al tijdens de inleiding gesteld zijn; vragen over het thema naar aanleiding van eigen ervaringen en problemen; discussie over de diverse inzichten rond het thema; afsluiting.
Bij een interactieve bijeenkomst of een meningsvormende bijeenkomst kan het programma er op onderdelen anders uitzien. In plaats van een inleider kunnen deelnemers eigen aanwezige kennis op een rij zetten en een discussie voeren. Bij een interactieve bijeenkomst kunnen meer deskundigen worden uitgenodigd en is een opdracht in werkgroepen mogelijk. Elke opzet vraagt dus ook om een andere tijdsindeling. De werving en publiciteit voor de bijeenkomst In principe is een themabijeenkomst interessant voor alle leden die uitgenodigd worden. Daarom krijgen die ook allemaal bericht. Als mensen gevraagd wordt zich eerst op te geven, houd dan rekening met de extra tijd die dit kost. Stuur echter de uitnodiging niet al maanden van tevoren want dan denken veel mensen: dat komt nog wel…. en van uitstel komt afstel! Het moet wel duidelijk zijn of degenen die zich opgeven later nog een definitieve uitnodiging krijgen of niet. Vraag altijd ook om het mailadres, dat scheelt bij vervolgcommunicatie in porto- en telefoonkosten. De uitnodiging kan worden gecombineerd met het uitbrengen van een nieuwsbrief. De werkgroep licht het onderwerp van de themabijeenkomst toe en omschrijft het doel en het belang van de bijeenkomst. Zo’n onderwerp gaat vaak nog meer leven als iemand er uit eigen ervaring over kan vertellen. Aan de informatie kun je ook een globaal programma toevoegen. s de themabijeenkomst bedoeld voor een bepaalde doelgroep? Dan is het verstandig om na te gaan wat het minimum aantal deelnemers moet zijn. Werk daarom in zo’n geval altijd met een antwoordformulier. Zijn er te weinig aanmeldingen? Dan is het misschien beter de bijeenkomst niet door te laten gaan en de aanmelders persoonlijk te benaderen. Vraag daarom op het antwoordformulier naar de complete NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens, telefoonnummer en mailadres. Nu e-mail steeds algemener gebruikt wordt en de meeste van onze leden al een eigen adres hebben sturen we de uitnodiging en de nieuwsbrief zo mogelijk digitaal. Mensen kunnen zich dan ook digitaal voor een bijeenkomst opgeven.
4
Bondgenoten Lokaal
Andere kanalen voor lokale publiciteit zijn ook belangrijk om bezoek aan de themabijeenkomst te stimuleren, zoals een persbericht of aankondiging op de eigen website . 5. De inleider Bij een eigen thema benadert de werkgroep zelf een inleider. In het kader van het onderwerp dient zich meestal wel een deskundige aan. De werkgroep kan deze deskundige vragen een inleiding te houden bij themabijeenkomst. Deze persoon dient de eigen capaciteiten op dit vlak wel goed in te kunnen schatten. Bij enige twijfel is de vraag aan de orde of iemand anders beter in staat is om een inleiding te verzorgen. Eventueel kan de deskundige voor inhoudelijke ondersteuning zorgen. 6. Locatie en tijd Themabijeenkomsten vinden meestal ‘s avonds plaats; voor de meeste mensen biedt dit de beste mogelijkheid om deel te nemen. De werkgroep kan bij de planning van een datum letten op koopavonden en belangrijke voetbalwedstrijden; deze hebben een nadelige invloed op de opkomst. De locatie zelf moet ook aan een aantal voorwaarden voldoen. Meestal beschikken werkgroepen over een aantal vertrouwde adressen van goedkope en bereikbare zalencentra. Toch noemen we een lijstje aandachtspunten, dat wellicht bij de keuze van een accommodatie van pas komt: - Bezoekers moeten de bijeenkomst met openbaar vervoer kunnen bereiken, zowel locatie als tijden dienen daar liefst op afgestemd te zijn; - De locatie moet goed te vinden en voor invaliden geschikt zijn. De omgeving moet veilig zijn voor mensen die met openbaar vervoer of op de fiets komen. En: zijn er voldoende liefst gratis parkeerplaatsen? - De locatie moet geschikt zijn voor de opzet van de themabijeenkomst en de verwachte deelname. Een informatieve avond vraagt om een andere zaalopstelling dan een interactieve avond. Wordt er in werkgroepen gewerkt dan moet hiervoor voldoende ruimte zijn, maar er moet ook plenair begonnen en teruggekoppeld kunnen worden. - De locatie moet de benodigde faciliteiten hebben; daaraan zijn kosten verbonden. Vooral beamers zijn kostbaar. De werkgroep kan de inleider vragen of deze over een beamer beschikt als die nodig is. Als het om iemand van Bondgenoten zelf gaat, is een beamer via het regiokantoor te regelen. Controleer van te voren zorgvuldig of de beamer werkt. Zorg ook dat er een alternatief voorhanden is mocht de apparatuur het alsnog begeven. - De akoestiek van de locatie is een aandachtspunt; ook al is de locatie een vertrouwde gelegenheid, door wisselingen in opkomst van leden en wijzigingen in de zalen kan de akoestiek ook veranderen. - Andere bijzonderheden als een informatiestand, aankleding enz. Neem bij de bespreking van de zaal een optie en houd deze aan tot er meer duidelijkheid over de opkomst is. Vaak zijn contacten met zaalhouders van dien aard dat er op zakelijk gebied redelijk soepel met afspraken wordt omgesprongen. 7. Technische faciliteiten van de themabijeenkomst De werkgroep dient in de voorbereiding van de bijeenkomst ook de benodigde technische faciliteiten te regelen. Meestal gaat het om: - de geluidsinstallatie, die in sommige zalen niet misstaat als er een zeer grote publieke belangstelling
5
Bondgenoten Lokaal
-
-
is. Een aandachtspunt is de bediening en de technische staat van de installatie: test deze dan ook vooraf.. Een flap-over voor aantekeningen tussendoor; Mogelijkheid om te kopiëren. Zalencentra hebben deze meestal niet, of het kopieerapparaat is alleen voor eigen gebruik. Als er in de bijeenkomst informatie wordt uitgedeeld – en er is geen of onvoldoende kopieermogelijkheid is het verstandig om een ruime reserve aan informatiemateriaal mee te nemen naar de bijeenkomst. Beamers kwamen hierboven aan de orde Andere faciliteiten zijn doorgaans niet vereist. De werkgroep kan ze meestal in overleg met de inleider regelen.
8. De financiën De werkgroep stelt voor de bijeenkomst een begroting op. De volgende posten kunnen van belang zijn: 1 Zaalhuur 2 Consumpties: 2 per persoon per avond; 3 Kosten nieuwsbrief (oplage en aantal keer verschijnen) 4 Portokosten voor verzending 5 Kosten voorbereidingsgroep 6 Zo nodig attentie inleider van buitenaf 7 Kosten voor microfoons e.d. 8 Materiaalkosten voor een interactieve bijeenkomst (post it’s bijvoorbeeld) 9 Onvoorzien Wordt de bijeenkomst georganiseerd met andere afdelingen van FNV Bonden, -werkgroepen of andere organisaties, maak dan een eerlijke kostenverdeling bijvoorbeeld op basis van het aantal leden. 9. De uitvoering Hieronder behandelen we aandachtspunten voor de uitvoering van de themabijeenkomst. De werkgroep kan er bij de voorbereiding en taakverdeling afspraken over maken. Bespreek het belang van de aandachtspunten bij de evaluatie. Andere aandachtspunten kunnen belangrijker zijn. De organisatie van de bijeenkomst berust bij de werkgroep; deze wijst iemand aan die de leiding krijgt. We noemen deze hieronder voor het gemak de gespreksleider van de bijeenkomst a. Inrichting van de zaal voor de themabijeenkomst Vroege aanwezigheid wil zeggen dat de werkgroep minimaal een uur van tevoren aanwezig is om de laatste organisatorische punten te controleren en bij problemen bij te sturen. Aandachtspunten zijn: Inrichting van de zaal en opstelling van tafels De opstelling van een podium (indien van toepassing) Test eventuele technische hulpmiddelen zoals de geluidsinstallatie en beamer Duidelijkheid over niet-roken en de plaats waar roken wel toegestaan is De plek van de inleider: die moet zichtbaar en hoorbaar zijn. Er moet eventueel plek zijn om materiaal neer te leggen De ontvangst van de deelnemers: o duidelijkheid over garderobe
6
Bondgenoten Lokaal
o o o -
de plaats van de themabijeenkomst als er meer zalen zijn duidelijke plek voor een presentielijst bij de ingang van de zaal mogelijkheid voor koffie en/of thee bij binnenkomst
Afspraken met de beheerder of barkeeper over o de tijdstippen voor pauze en consumpties o wijze van bestellen o zorg dat de bijeenkomst niet gestoord wordt door klaarzetten van kopjes en glazen
b. Ontvangst inleider De werkgroep vangt de inleider bij binnenkomst op, als er een optreedt. Bij voorkeur zorgt de gespreksleider voor de ontvangst, zodat deze de afspraken voor de avond met de inleider door kan lopen. c. Ontvangst bezoekers De ontvangst van bezoekers is soms een verwaarloosd begin van de themabijeenkomst. Routine, vaste deelnemers en bekendheid met de locatie zijn daar ongetwijfeld schuldig aan. Het advies is om aandacht te geven aan de ontvangst door enkele zaken in ieder geval te regelen: Begroet iedere bezoeker bij binnenkomst Maak deze wegwijs naar de garderobe Laat iedere bezoeker bij binnenkomst zijn/haar naam, adres, woonplaats, e-mail adres en telefoonnummer noteren op de presentielijst Attendeer de bezoeker op koffie of thee Beantwoord eventuele vragen d. Het programma en de rol van de gespreksleider De werkgroep heeft een globaal programma opgesteld. In de publiciteit is de opzet van de bijeenkomst ook vermeld. Het programma kent drie hoofdonderdelen: - inleiden van het thema - vragen over die inleiding - discussie n.a.v. die inleiding Duidelijk is dat niet alleen een eventuele inleider aan bod moet komen. De bezoekers worden gestimuleerd om ook een actieve rol te spelen, zodat het geen éénrichtingsverkeer wordt. De gespreksleider vervult op de avond een belangrijke rol. Hij zet de lijnen uit en bewaakt tijd en spelregels in de programmaonderdelen. Hij ondersteunt de gespreksvoering voorzover dat nodig is door de bezoekers bij het onderwerp te houden. Hij zorgt ervoor dat eenieder aan bod kan komen (zie ook bijlage 4). In bijlage 5 staat een algemeen model voor het programma van een themabijeenkomst. De werkgroep kan deze naar eigen inzicht wijzigen. e. Het vervolg na de themabijeenkomst Na de themabijeenkomst evalueert de werkgroep de resultaten. Daarnaast zijn er wellicht afspraken gemaakt met de deelnemers, al dan niet in het kader van de bijeenkomst. Deze service naar de leden toe is een belangrijk aandachtspunt. Bijvoorbeeld omdat leden erop rekenen dat de werkgroep of iemand anders contact opneemt.
7
Bondgenoten Lokaal
Wellicht is er pers op de bijeenkomst geweest. Daarmee is al publiciteit geregeld. Anders is een beknopt verslag door een lid van de werkgroep over de themabijeenkomst van belang: in het verslag horen enkele kerngegevens als inleider, opkomst, belangrijkste punten voor informatie en discussie, verloop en sfeer van de avond.
8
Bondgenoten Lokaal
Bijlage 1. Een inleider uitnodigen Een geschikte inleider vinden De werkgroep moet bij behoefte aan een inleiding over een eigen thema zelf een inleider vinden en benaderen. Het eigen netwerk van kaderleden, bestuurders maar ook adviseurs van de bond staan ter beschikking van de werkgroep en ze willen deze graag verder adviseren. Zoals gezegd is het van belang dat een inleider inhoudelijk goed op de hoogte is van het eigen thema van de werkgroep en daar op een boeiende en inzichtelijke manier informatie over kan geven. Eigen ervaring in de praktijk is daarbij een enorm voordeel. Benaderen De werkgroep benadert de inleider telefonisch, schriftelijk of per e-mail. Is de beoogde inleider onbekend en komt hij/zij van buiten de bond of FNV dan verdient de schriftelijke/digitale weg vaak de voorkeur. Denk in het schrijven aan punten als: - wie ben je - het voornemen van de werkgroep om een themabijeenkomst te houden op ... over... voor... waar... - het verzoek aan de ander om een inleiding te houden over dit thema omdat de werkgroep vernomen heeft dat hij/zij deskundig is t.a.v. het thema - enige nadere informatie over de voorgenomen avond (aanleiding, doel, voorgenomen programma indeling van de avond), zodat de ander een beeld krijgt van de plaats die hij/zij gaat innemen - globale verwachtingen van de inleiding; maar de werkgroep geeft aan dat daarover later nog verder contact is - per e-mail komt een antwoord over de mogelijkheden meestal al heel snel - uw naam, adres, woonplaats, e-mail en telefoonnummer Informatie verstrekken, afspraken maken Bij toezegging zijn de volgende aandachtspunten van belang: - het thema van de avond, het doel, de aanleiding en je verwachtingen van de werkgroep - het voorgestelde programma, de datum, de tijd, de plaats, de zaal - hoeveel publiek verwacht je; - wis is de contactpersoon voor de inleider - de titel van de inleiding en de punten die aan de orde zullen komen, inclusief eventuele stellingen voor de discussie - de beschikbare tijd voor de inleiding, de mogelijkheid tot het stellen van vragen en voeren van de discussie - de wijze waarop je de inleider aankondigt in de uitnodiging, persbericht en dergelijke - de - eventuele - vergoeding (reis-/verblijfkosten biedt je bij iemand van buiten de bond altijd aan. In veel gevallen zal er overigens geen gebruik van gemaakt worden) - de gewenste en mogelijke technische hulpmiddelen Schriftelijke bevestiging Bij wederzijds akkoord over de invulling van de bijdrage stuurt de werkgroep een korte brief met bevestiging van de afspraken.
9
Bondgenoten Lokaal
Bijlage 2. De uitnodiging Opzet vooraf Maak eerst een opzet van wat er in de uitnodiging moet komen te staan. Zet dat vervolgens in de goede volgorde. Onderstreep wat je belangrijk vindt of gebruik grote/vette koppen. Inhoud In de uitnodiging voor de themabijeenkomst moet aangegeven worden: - dat er een themabijeenkomst wordt georganiseerd; - voor wie (uw doelgroep); - waarover (het onderwerp, het thema van de inleiding); - wie het thema inleidt (naam inleider plus enige bijzonderheden over hem/haar), - het programma voor de avond (de programmaonderdelen en de tijden) - wanneer (dag, datum, jaartal); waar (zaal, adres, plaats) - wie de avond organiseert In een goede uitnodiging zijn deze gegevens in één oogopslag te overzien. Geef verder een korte uitleg wat het thema inhoudt (enkele kernpunten). (Heeft ook vragen over ... , wat is ... , hoe werkt...) Beschrijf ook kort waarom deze avond over dit thema gaat (bijvoorbeeld omdat er veel vragen over zijn) en wat de directe opbrengst voor de bezoekers kan zijn (bijvoorbeeld een boeiende inleiding waardoor u goed geïnformeerd raakt over het thema, antwoord op uw vragen, een brochure en dergelijke). Neem in de uitnodiging ook op bij wie (namen, adressen, plaatsen en telefoonnummers van de afdelingskaderleden) nadere informatie over de themabijeenkomst te verkrijgen is. Tot slot kun je een aanmeldingsbon voor het lidmaatschap van de bond in de uitnodiging opnemen dan wel eraan toevoegen. Stijl Schrijf kort, dat is het gemakkelijkst. Dus: korte zinnen en korte eenvoudige woorden. Gebruik afkortingen alleen als je de eerste keer de betekenis hebt vermeld.
10
Bondgenoten Lokaal
Bijlage 3. Het persbericht Enkele aandachtspunten voor een persbericht. 1. Maak duidelijk dat het bericht van de werkgroep van FNV Bondgenoten afkomstig is en zet boven het persbericht "PERSBERICHT". 2. Schrijf het persbericht op de computer en zorg voor e-mail verzending. Bij uitprinten is een goed functionerende printer wel een vereiste. 3. Zorg bij het schrijven van een persbericht voor een ruimte interlinie en ruime kantlijnmarges: stel die in met de linialen. 4. Stuur geen begeleidend schrijven mee voor de redactie. Dat vinden redacties namelijk vreemd. Vermeldt onderaan het persbericht: FNV Bondgenoten met de naam, het adres, postcode, woonplaats, e-mail adres en telefoonnummer van de werkgroepdeelnemer die de contacten met de pers onderhoudt. Journalisten zullen bij eventuele vragen om nadere informatie dan met dit kaderlid contact opnemen. 5. Schrijf het bericht zo dat het zonder meer in de krant kan. Dat betekent: korte zinnen, geen moeilijke woorden, geen nodeloze uitweidingen. Kortom, kort en zakelijk. 6. Geef je persbericht een kop waarin in enkele woorden staat waar het over gaat. 7. Begin altijd met het belangrijkste nieuws. In de eerste regels moet duidelijk worden wie wat doet waar en wanneer. Vervolgens komt het waarom en zo nodig het hoe aan de orde. Het bericht moet zo geschreven zijn dat de journalist "van onderen af" kan wegstrepen. 8. Verzendt het persbericht als brief. Indien als e-mail is het belangrijk om bij het onderwerp van de e-mail ook persbericht te vermelden en het onderwerp in een trefwoord. 9. Let op de tijdstippen waarop het persbericht binnen moet zijn: in alle bladen staat altijd een colofon met deze informatie.
Bijlage 4. Aandachtspunten voor het leiden van de bijeenkomst en de discussie. Voor het leiden van de avond en van de discussies in het bijzonder vallen in aanvulling op de toelichting op het programma veel tips en adviezen te geven. We beperken ons tot de belangrijkste aandachtspunten. Voor de goede orde: in plaats van hij dient hij/zij gelezen te worden. De taken van de gespreksleider Globaal heeft de gespreksleider als taak het uiteenzetten en bewaken van de lijn van de bijeenkomst. Hij doet dat door; - het bewaken van de tijd en spelregels - het introduceren van ieder programmaonderdeel - het stimuleren van de gespreksvoering, ervoor zorgen dat de bezoekers bij het onderwerp blijven, erop toezien dat zij tot hun recht komen - het samenvatten van de verschillende meningen en/of conclusies De gespreksleider bereidt voor op de bijeenkomst: - hij verdiept zich vooraf in het thema - hij loopt het programma van de avond voor zichzelf langs: wat komt bij ieder onderdeel
11
Bondgenoten Lokaal
globaal aan de orde, wat zijn de kernpunten. En stippelt voor zichzelf uit welke kant het moet opgaan per onderdeel. Hij maakt een inschatting van te verwachten vragen en discussiepunten en hoe hij daarmee zal omgaan. Hij maakt zich daarbij ook een voorstelling van het te verwachten publiek; hij maakt korte aantekeningen van hetgeen hij bij ieder onderdeel wil gaan zeggen en hoe hij de zaakjes organiseert. De opening van de avond De gespreksleider zit op een goed zichtbare plaats in de zaal en is voor iedereen hoorbaar. Soms is het handig om te gaan staan als je als gespreksleider het woord voert. De gespreksleider bewaakt de tijd, maar gaat niet jagen als de tijd krap wordt. Wel geeft de gespreksleider aan dat hij vanwege de tijd een onderdeel moet afronden. De gespreksleider overlegt vooraf met de eventueel optredende inleider wat hij in het openingswoord over hem gaat zeggen, zodat de inleider daarop in kan spelen als hij zichzelf wat uitgebreider introduceert bij het begin van zijn verhaal. De inleiding van de inleider en vragen tussendoor De gespreksleider maakt zelf tijdens de inleiding enige korte aantekeningen van de kernpunten. Die gebruikt hij om eventueel de inleiding op hoofdpunten samen te kunnen vatten, als de inleider dat zelf niet doet aan het eind van zijn verhaal. Daarnaast kan hij ze gebruiken bij het opstarten van de discussie later op de avond. Maak vooraf met de inleider een afspraak of hij wel of niet voor korte, toelichtende vragen tijdens de inleiding onderbroken mag worden. Is dat het geval, zorg dan dat vragenstellers niet uitweiden of teveel vragen gaan stellen die tijdens een volgende programmaonderdeel aan de orde kunnen komen.
Stimuleren van vragen aan de inleider. De gespreksleider stimuleert het stellen van vragen; eventueel vat hij lange vragen kort samen. Hij dringt aan op korte, heldere formuleringen. Vragen die geen vragen zijn, maar stellingen of opvattingen komen bij de discussie aan de orde, tenzij de vragensteller er alsnog een vraag bij heeft. Voorkom dat bezoekers hoofdzakelijk persoonlijke kwesties aan gaan snijden. Beoordeel of dergelijke kwesties voor iedereen interessant zijn. Zo niet, verzoek de betreffende bezoeker dan om na afloop van de bijeenkomst de zaak aan de inleider voor te leggen. Vragen die niet door de inleider ter plekke zijn te beantwoorden, worden genoteerd met naam, adres en telefoonnummer van de steller. Deze krijgt achteraf een reactie. Het leiden van de discussie De taken van de gespreksleider zijn: hij brengt de discussie op gang door deelnemers uit te nodigen hij houdt de discussie op gang door anderen het woord te geven hij houdt de discussie helder door regelmatig samenvattingen te geven van de sprekers hij rondt onderdelen van de discussie af door conclusies te trekken De gespreksleider zorgt ervoor dat de discussie niet alleen gevoerd wordt tussen een paar bezoekers en
12
Bondgenoten Lokaal
de inleider. Hij betrekt zoveel mogelijk bezoekers bij de discussie. Hij stopt veelpraters vriendelijk af als ze andere bezoekers belemmeren of doordrammen. Hij grijpt ook in als de discussie een tweegesprek dreigt te worden. Hij kijkt uit voor een te dominante rol van zichzelf: het kan anderen belemmeren. Enkele mogelijkheden om de discussie op gang te brengen en te houden zijn: - de gespreksleider of de inleider of bezoekers formuleren een kernpunt of een daarvan afgeleide vraag of stelling m.b.t. het thema. Hij kan nu eerst enige opvattingen inventariseren door te vragen wie zijn mening wil verwoorden t.a.v. dat punt of een daarvan afgeleide vraag/-stelling (bezoekers gericht het woord geven). - Als die opvattingen geïnventariseerd zijn, kan hij ze in enkele woorden samenvatten en iemand die nog niet aan het woord is geweest kan hij vragen hoe hij over een bepaalde opvatting denkt (op die wijze kan hij bezoekers die enigszins verlegen zijn aanmoedigen aan de discussie deel te nemen zonder ze te overvallen). - Nadat er geen nieuwe gezichtspunten, feiten meer te berde worden gebracht, vat hij de discussie t.a.v. het kernpunt of de daarvan afgeleide discussievraag/-stelling samen en trekt conclusies. Het geven van samenvattingen tijdens de discussie is noodzakelijk om de bezoekers een houvast te geven. Zeker bij wollige discussies moet de gespreksleider de rode draad eruit halen. In de samenvatting keren de belangrijkste punten uit de verwoorde opvattingen terug en de gespreksleider zorgt ervoor dat zowel voors - als tegens die geuit zijn t.a.v. bepaalde opvattingen door hem genoemd worden. Af en toe zal het noodzakelijk zijn om de discussie een nieuwe wending te geven.
13
Bondgenoten Lokaal
Bijlage 5 Voorbeeld Programma themabijeenkomst 20.00 uur 1- Opening De gespreksleider opent de bijeenkomst. In het openingswoord kan het volgende aan de orde komen: 1 een welkom voor de bezoekers, bijzondere gasten eventueel apart noemen 2 een korte introductie van de gespreksleider bij de bezoekers 3 een welkom voor de inleider en een korte introductie van de inleider (noem ook enige bijzonderheden en vertel dat de inleider zichzelf straks nader zal introduceren) 4 het doel van de avond en de aanleiding -
Mededelingen De gespreksleider meldt de eventuele mededelingen: * binnengekomen afmeldingen * wel/niet zelf betalen van consumptie * materiaal dat aan het eind van de avond uitgereikt zal worden
Korte toelichting op het programma Toelichting op het programma - De gespreksleider introduceert in enkele woorden het thema. - Hij geeft de opzet van de avond aan en vermeldt daarbij de tijden. En laat de drie hoofdonderdelen van het programma eruit springen. Bijvoorbeeld: A. het thema wordt straks ingeleid door... B. vervolgens kunnen er na de pauze vragen om een nadere toelichting worden gesteld aan de inleider C. waarna we over enkele kernpunten aan de hand van discussievragen/stellingen gaan discussiëren, de avond wordt na het trekken van enkele conclusies om ... uur afgesloten. Aan de bar kan dan nog nagepraat worden. Vervolg 20.15 uur - 2. Inleiding over...", door…". -
De gespreksleider heeft voorlopig genoeg gezegd en geeft het woord aan de inleider. Hoogstens merkt hij nog op of de inleider bij dringende vragen om een nadere verduidelijking van het gezegde onderbroken kan worden.
-
Wordt de inleider onderbroken, let er dan op dat het enkel om korte toelichtende vragen gaat. Overige vragen en een beginnende discussie verwijst de gespreksleider door naar de volgende programmaonderdelen.
-
Bewaak de tijd. Dreigt de inleiding te ver uit te lopen geef dan een signaal aan de inleider dat hij/zij moet afronden. Dat doet de gespreksleider door vriendelijk te vragen om een snelle afronding vanwege het feit dat de geplande tijd verstreken is.
14
Bondgenoten Lokaal
-
Heeft de inleider zijn/haar verhaal afgerond dan neemt de gespreksleider weer het woord. Hij bedankt nu alvast de inleider voor zijn bijdrage en vat zonodig enkele kernpunten uit de inleiding samen. De gespreksleider geeft aan dat er na de pauze vragen gesteld kunnen worden en dat er dan gelegenheid voor discussie zal zijn. De gespreksleider kondigt de pauze aan en geeft nog even weer hoe het ook alweer zat met de consumpties.
20.45 uur - 3. Pauze 21.00 uur - 4. Vragen n.a.v. de inleiding De gespreksleider hervat het programma na de pauze en geeft aan dat er nu vragen gesteld kunnen worden om een toelichting voorzover er al geen verhelderende vragen zijn gesteld. Het advies is om door handopsteken te inventariseren wie nog met vragen om toelichtingen zit. Het aantal opgestoken handen geeft een indruk van de tijd die dit onderdeel nog op avond vergt. De gespreksleider bewaakt de tijd. 21.20 uur - 5. Discussie n.a.v. de inleiding over het thema -
De gespreksleider geeft aan over welke punten uit het thema gediscussieerd gaat worden. Het kan zijn dat de bezoekers discussiepunten aangegeven hebben, of de inleider. De gespreksleider opent de discussie door de eerste stelling of vraag voor te leggen. De gespreksleider vat op de juiste momenten de discussie samen en trekt conclusies. Nadat alle gekozen discussiepunten behandeld zijn (gezien de beschikbare tijd zullen dat er veelal niet meer dan 2 of 3 zijn), vat de gespreksleider de gehele discussie nog eens samen en herhaalt de getrokken conclusies.
22.00 uur - 6. Afsluiting - De gespreksleider sluit de avond af met een kort slotwoord. Aan de orde kan komen: Het bedanken van de bezoekers voor hun komst en actieve deelname Het bedanken van de inleider voor de deskundige bijdrage Het materiaal dat nog uitgereikt wordt De eerstvolgende activiteit die voor de bezoekers van belang is
15
