Handleiding VDAB-website
HANDLEIDING VDAB Voer uw vacatureberichten correct in op de site van de VDAB en de nichesite Werken voor Vlaanderen
www.agoweb.be
INHOUD 1.1
Aanmelden op de VDAB-website
2
1.1.1 1.2
Informatie over uw entiteit toevoegen Een vacature plaatsen
4 5
1.2.1 1.2.2
Vacaturegegevens Beroepsprofiel
6 10
1.2.3 1.2.4
Competenties Publicatiegegevens
11 12
1.2.5 1.2.6
Nakijken en bewaren Klaar
12 13
1.3
Vacatures beheren
14
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 1 van 17
1.1
AANMELDEN OP DE VDAB-WEBSITE Surf naar de VDAB-website (www.vdab.be). Selecteer rechts bovenaan ‘Voor werkgevers’.
U komt in het aanmeldscherm, waar u uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt ingeven.
Uw gebruikersnaam en wachtwoord kreeg u bij het afsluiten van een ‘Mijn VDAB-contract’. Beschikt u nog niet over een ‘Mijn VDAB-contract’? Surf dan naar volgende link en registreer u als werkgever.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 2 van 17
Handleiding VDAB
Stuur vervolgens een mail naar
[email protected] met daarin uw bedrijfsnummer. Vaak gebruikt u dit nummer (cijfercode) om in te loggen op de VDAB-website. Hierna neemt de projectverantwoordelijke bij AgO contact op met VDAB en zal er een koppeling gemaakt worden met de Werken voor Vlaanderen-website. Gelieve er rekening mee te houden dat dit ongeveer twee werkdagen duurt. De projectverantwoordelijke bij AgO brengt u op de hoogte van de timing waarbinnen de koppeling gebeurt. Indien u uw bedrijfsnummer niet kent, kunt u contact opnemen met de Servicelijn via het nummer 0800 30 700. Problemen met uw gebruikersnaam en wachtwoord? Neem dan contact op met de Servicelijn van VDAB via het nummer 0800 30 700. Na het inloggen komt u op de overzichtspagina: ‘Welkom in Mijn VDAB’.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 3 van 17
1.1.1
Informatie over uw entiteit toevoegen Klik in het startscherm onder ‘Mijn bedrijf’ op ‘Mijn Mijn bedrijfsgegevens’. bedrijfsgegevens’ Hier kunt u de adresgegevens van uw entiteit toevoegen of aanpassen. Op de VDAB verschijnt boven elke vacature [Entiteit] in [plaats] zoekt [functie]. Deze plaats wordt automatisch gekoppeld aan de door u ingevoerde postcode onder ‘Mijn bedrijfsgegevens’. Tip: het kan het soms aangewezen zijn om te kiezen voor postcode 1000 Brussel in plaats van een deel-of randgemeente zoals bijvoorbeeld 1210 Sint Joost ten Node. Kandidaten die de regio minder goed kennen, kunnen mogelijks denken dat de werkplek niet goed te bereiken is. Voor vacatures in de Noordwijk (Ellips, Conscience en Phoenix) wordt zo bij voorkeur ‘Brussel’ ingevuld i.p.v. ‘Schaarbeek’. De vermelding van postcode 1000 is verder niet online zichtbaar. Noot: Bij het onderdeel ‘plaats plaats tewerkstelling’ (apart in te geven bij elke vacature) kan telkens het exacte adres worden ingevuld van de standplaats of kan er gekozen worden voor ‘regio Brussel’. Klik in het startscherm onder ‘Mijn bedrijf’ op ‘Mijn bedrijfsvoorstelling’. Hier kunt u informatie over uw entiteit toevoegen zodat dit steeds bovenaan uw vacatures tevoorschijn komt als ‘Meer informatie over [entiteit]’.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 4 van 17
Handleiding VDAB
1.2 EEN VACATURE PLAATSEN Klik op ‘Plaats een job’ onder ‘Mijn jobs’ in het startmenu.
Vervolgens krijgt u een keuzemenu te zien. Kies hier voor de optie ‘Ik wil een sjabloon invullen voor de Vlaamse overheid’ om uw vacature op de nichesites te publiceren.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 5 van 17
Maak hierna de keuze tussen een interne of een externe vacature.
1.2.1 Vacaturegegevens Hier kunt u de gegevens over de functie, het gezochte profiel en de sollicitatieprocedure ingeven. Alle velden met een * zijn verplicht in te vullen velden.
Een aantal tips: Kies voor een duidelijke en neutrale functienaam.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 6 van 17
Handleiding VDAB
• • •
Gebruik geen hoofdletters in titels. Begin enkel het eerste woord met een hoofdletter en gebruik verder kleine letters. Gebruik geen jargon als dat niet nodig is. Wilt u nog eens specifiek aanduiden dat het om een interne vacature gaat, doe dit dan als volgt: Toezichter gebouwbeheer - Interne vacature voor personeelsleden van Het Facilitair
Bedrijf • •
Kies een titel die duidelijk is voor een externe kandidaat. Bijvoorbeeld ‘adjunct van de directeur’ geeft niet voldoende informatie. Het is niet nodig om in uw functienaam ‘Vlaamse overheid’ te vermelden. Doordat u voor het sjabloon van de Vlaamse overheid kiest, werd dit al duidelijk gemaakt en komt de functie terecht in één van de nichesites; hetzelfde geldt voor uw entiteit.
Werk bij de functieomschrijving met een korte, wervende intro; zo trekt u meteen de aandacht en motiveert u mensen om verder te lezen. Probeer in één alinea samen te vatten waarom mensen moeten solliciteren voor de functie.
Bijvoorbeeld: Ben je een goede onderhandelaar en maak je graag verplaatsingen met de wagen in je eigen regio? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! Zorg vervolgens voor een korte samenvatting van de functieomschrijving én het takenpakket zoals u in uw uitgebreide functieomschrijving hebt geformuleerd. Zorg voor een goed beeld van de functie en overtuig de sollicitant. Wees neutraal (gebruik hiervoor de checklist van de Dienst Diversiteitsbeleid). Werk bij het takenpakket met een opsomming in bullets. Sluit af met een verwijzing naar de bijlage (selectiereglement en uitgebreide functieomschrijving). Dit document kunt u als PDF aan het vacaturebericht toevoegen als bijlage bij ‘bestand’. Geef het aantal jobs op, het type job, de standplaats, het type contact en arbeidscontract. Zorg bij aanbod voor een zo volledig mogelijke opsomming. Dit is belangrijk om sollicitanten naast de functie en taken te overtuigen om deel te nemen. Werk ook hier in bullets. Opgelet: gebruik Kladblok bij het ‘kopiëren-plakken’ van tekst uit Word naar de invulvelden. Vul alle velden in en klik op ‘Volgende’ om naar de volgende stap ‘Beroepsprofiel’ te gaan. Annuleer de ingave van de vacature door op ‘Annuleer’ te klikken of klik op ‘Vorige’ om terug te keren naar de vorige stap.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 7 van 17
Gezocht profiel Selecteer de gewenste werkervaring en studieniveau. Neem bij de algemene vereisten een korte samenvatting op. Focus vooral op de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden en werk met bullets. Verwijs opnieuw naar de bijlage die u toevoegt aan uw publicatie (selectiereglement en functiebeschrijving). Vermeld hier ook altijd de diversiteitsformulering:
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! Indien gewenst kunt u ten slotte ook talen invullen.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 8 van 17
Handleiding VDAB
Sollicitatieprocedure Duid hier een contactpersoon aan voor de sollicitatieprocedure en het sollicitatie-adres. Geef de mogelijkheden aan hoe men kan solliciteren. Indien kandidaten moeten solliciteren aan de hand van een sollicitatieformulier, kunt u dit hier uploaden als Word-document. Bij extra informatie over de procedure kunt u kort uitleg geven over de selectieprocedure. Ga niet in detail, maar werk op hoofdlijnen. Vermeld zeker de uiterste sollicitatiedatum! Verwijs opnieuw naar uw bijlage voor meer informatie. Bijvoorbeeld:
Solliciteer uiterlijk op dinsdag 1 september 2015 door het sollicitatieformulier en een kopie van je diploma te bezorgen aan
[email protected]. De selectieprocedure: CV screening: 1-7 september (datum onder voorbehoud) Psychotechnische testen: week van 20 september (datum onder voorbehoud) Selectiegesprekken: week van 1 oktober (datum onder voorbehoud) Vergeet als laatste stap hier niet de uiterste sollicitatiedatum in te vullen. Opmerking: Door op ‘Volgende’ te klikken, worden de vacaturegegevens bewaard. Wordt de publicatieprocedure om de een of de andere reden onderbroken, dan bent u de vacaturegegevens niet kwijt. De vacature blijft bewaard onder de status ‘Onvolledig’ en kan teruggevonden worden in het overzicht (zie verder).
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 9 van 17
1.2.2 Beroepsprofiel Het is niet mogelijk om een comptentiesjabloon te kiezen dat overeenkomt met het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid. Gelieve dit veld dus open open te laten. De ‘Positionering’ gebruikt u om de functie in te delen in de passende sector of richting. Hierdoor kunnen sollicitanten de vacature makkelijker raadplegen via de zoekmotor op de VDAB-site. U kunt meer dan één sector of richting ingeven.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 10 van 17
Handleiding VDAB
1.2.3 Competenties Het is niet mogelijk om competenties te kiezen die volledig overeenkomen met het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid. Gelieve dit veld dus open te laten.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 11 van 17
1.2.4 Publicatiegegevens In de vierde stap ‘Publicatiegegevens’ kunt u ervoor kiezen om de vacature onmiddellijk te publiceren. Drukt u op ‘nee’, dan blijft de vacature bewaard in uw overzicht en kunt u deze op een later tijdstip publiceren.
1.2.5 Nakijken en bewaren Dit is de voorlaatste stap in het publicatieproces. U krijgt hier een overzicht van alle vacaturegegevens en kunt een preview bekijken. Lees alles grondig na (geen spellingsfouten, vreemde tekens, geen overbodige witregels of spaties, nette lay-out, …), kijk na of u de bijlages niet vergeten bent en of u duidelijk hebt opgegeven tot wanneer gesolliciteerd kan worden en hoe. U kunt hier nog wijzigingen doen vóór de vacature definitief bewaard of gepubliceerd wordt.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 12 van 17
Handleiding VDAB
1.2.6 Klaar Wanneer u de vacature volledig hebt ingegeven en nagekeken, verschijnt het laatste scherm ‘Klaar’. Van hieruit kunt u doorklikken naar de details van de vacature, kandidaten voor de vacature zoeken op basis van de kandidatenlijst waarover de VDAB beschikt, een nieuwe vacature ingeven of het overzicht met alle door u ingegeven vacatures bekijken.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 13 van 17
1.3 VACATURES BEHEREN In het startscherm kunt u via de knop ‘Beheer een job’ het overzicht raadplegen van al uw vacatures.
Door gebruik te maken van de zoekfunctie is het mogelijk om te filteren op status, registratiedatum, vestiging of trefwoord. Ook vacatures die reeds werden afgesloten zijn hier terug te vinden.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 14 van 17
Handleiding VDAB
Het afsluiten van een vacature doet u door op een vacature in de overzichtslijst te klikken en daarna te kiezen voor de knop ‘Sluit af’.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 15 van 17
Het is belangrijk om de vacatures na de uiterste inschrijvingsdatum af te sluiten. Als vacatures correct worden afgesloten kunnen deze later geraadpleegd worden in rapporteringen. Vacatures die niet worden afgesloten kunnen in de toekomst niet meer worden opgeroepen.
Na het aanklikken van een vacature, kunnen vacaturegegevens, informatie over het vooropgestelde profiel en de sollicitatieprocedure gewijzigd te worden. Dit doet u door op het tabblad ‘Vacaturegevens’ te klikken.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 16 van 17
Handleiding VDAB
Heeft u nog vragen in verband met het publiceren van vacatures op de VDAB-website? Dan kunt u de uitgebreide handleiding voor Werkgevers nalezen via het Mijn VDAB-startscherm.
U kunt ook steeds terecht bij de Dienst Rekrutering en Selectie voor vragen:
[email protected]
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding VDAB
pagina 17 van 17
