Handleiding SCAP en SPP Manager (Versie voor leidinggevenden)

Handleiding SCAP en SPP Manager (Versie voor leidinggevenden)

Bij Strategische Personeelsplanning (SPP) gaat het om het verkrijgen van voldoende en kwalitatief goed personeel in de toekomst. Om inzicht te krijgen in de benodigde hoeveelheid personeel is een serie van instrumenten ontwikkeld met de namen Strategische Capaciteitsplanning (SCAP), SPP Manager en SPP Manager Plus. Voor het gemak hebben wij het in deze handleiding over SCAP als wij al deze instrumenten bedoelen. In deze handleiding gaan wij in op het nut en gebruik van deze serie van De Crux instrumenten. Daarna lopen wij stapsgewijs door het programma heen om u te helpen bij het gebruik.

1. Doel Met het gebruik van het instrument SCAP bereikt u dat u inzicht heeft in het gewenste en actuele aantal personeelsleden. Dit inzicht heeft u per team, per afdeling, per functie. U kunt inschatten hoe moeilijk het is om een functionaris te werven op de arbeidsmarkt. Daarnaast kunt u periodiek een door u gekozen set indicatoren laten bijhouden waardoor u zicht heeft op de strategische ontwikkeling. Dit alles wordt gedragen door de leidinggevenden zodat u een actueel meetinstrument heeft van de realiteit.

Inzet van het instrument Het instrument SCAP en SPP Manager Plus is opgebouwd uit een centraal bestand en decentrale bestanden. In het centrale bestand wordt de voorbereiding gedaan, kan de status worden bijgehouden en worden organisatiebrede overzichten gemaakt. De decentrale bestanden zijn voor de afdelings- en teamleiders: hier vullen zij hun gegevens in en kunnen zij hun overzichten bekijken.

Centrale beheerdersversie

Decentrale afdelingsversie




Handleiding SCAP, pagina 1 van 15

Tussen de centrale en decentrale bestanden is een koppeling gemaakt. Op deze manier kan de beheerder automatisch de gegevens inlezen die door de leidinggevenden zijn ingevuld. Bovendien kan op deze manier een update van het programma of een nieuw bezettingsoverzicht direct worden ingelezen. De leidinggevenden hebben zodoende steeds een actueel overzicht.

Macro’s en beveiliging Als u het programma van SCAP opent kunt u niet direct beginnen. U moet eerst aangeven dat de macro’s die gebruikt worden veilig zijn. Dit gebeurt op verschillende manieren, afhankelijk van uw versie van Excel. Om SCAP te kunnen gebruiken moet u zorgen dat u een Excelbestand met macro’s kunt openen. Als u hierbij problemen ondervindt verwijzen we u naar Bijlage I: Macro beveiliging. De gegevens die worden ingevoerd in het instrument zijn vertrouwelijk; u wilt niet dat onbevoegden naar de ontwikkeling van de formatie kunnen kijken. In de meeste organisaties is daarvoor een beveiligde netwerkschijf gemaakt; een locatie waar alleen leidinggevenden bestanden kunnen inzien. U kunt er ook voor kiezen om een extra beveiligingspakket aan te schaffen. Hiermee kunt u alle individuele instrumenten ‘vanuit zichzelf’ beveiligen. U stelt de beveiliging als volgt in: 

Als u op de knop 'beveilig' in de menubalk drukt vraagt het programma een wachtwoord, deze moet u goed onthouden



Als u het programma een volgende keer opstart vraagt het programma om uw wachtwoord



Zodra u uw beveiliging er af wilt halen drukt u op de knop: 'ontgrendel'. Na invoeren van het wachtwoord kan wederom iedereen uw bestand openen.



De beheerder van het systeem kan een ‘super’-wachtwoord opvragen als u uw wachtwoord bent vergeten.

Aan de slag Als leidinggevende opent u SCAP; dit is het Excelbestand waarin uw afdelingsnaam is verwerkt met de extensie .xls. U merkt snel dat u de macro’s moeten inschakelen. Kijk hiervoor bij het begin van hoofdstuk 4 onder het kopje ‘beveiliging’. Zodra u de macro’s heeft aangezet komt u in het scherm met de onderstaande mogelijkheden. De blauwe vakken zijn toegankelijk. U kunt direct naar een aantal gegevens van uw medewerkers kijken of eerst beginnen met het invoeren van gegevens.


Invoeren gegevens: datum uit dienst Wij raden u aan om eerst naar ‘leeftijden en verloop’ te gaan; u krijgt dan het onderstaande scherm te zien. Hierin staat achter de naam de geboortedatum. Rechts daarvan ziet u hoe de leeftijd de komende jaren hoger wordt. Als er een leeftijd boven de 60 komt wordt het vakje oranje. Als het vakje rood wordt is iemand 65+. Bij 67 jaar of ouder staan er geen leeftijden meer. De jaartallen beginnen met het jaartal waarin de query is uitgevoerd. Aan de hand van dit overzicht kunt u snel zien met welke uitstroom u rekening moet houden. Als deze medewerkers moeilijk vervangbare kennis dragen, moet deze tijdig worden overgedragen en geborgd. naam Wetzels-Drift van der, D.E. Verkijk-Piekhaar, J.F.

geboorte datum 17-12-1948

leeftijd ten tijde van database selectie in september van het jaar: datum 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 uit dienst 64,7 65,7 66,7 67,7 68,7 69,7 70,7 71,7 72,7 73,7 1-1-2013

17-8-1970

43,0 44,0 45,0 46,0 47,0 48,0 49,0 50,0 51,0 52,0

Verkijk, L.M.

11-10-1990

22,9 23,9 24,9 25,9 26,9 27,9 28,9 29,9 30,9 31,9

Mijnheer, J.E.

29-12-1955

57,7 58,7 59,7 60,7 61,7 62,7 63,7 64,7 65,7 66,7

Meijer, R.

16-9-1957

56,0 57,0 58,0 59,0 60,0 61,0 62,0 63,0 64,0 65,0

Jong, E. de

5-11-1959

53,8 54,8 55,8 56,8 57,8 58,8 59,8 60,8 61,8 62,8

1-5-2013

Rechts staat een kolom met daarboven ‘datum uit dienst’. Hierin kunt u een datum invullen als de medewerker op een ander moment uit dienst gaat dan op 65-jarige leeftijd. In het bovenstaande voorbeeld gaat Diane Wetzels een half jaar eerder met pensioen en wordt het jaarcontract van Leo Verkijk niet verlengt. Met deze aangepaste data wordt verderop rekening gehouden bij de capaciteitsplanning. Als u op ‘verder’ drukt komt u in een scherm met leeftijdscohorten. Hierin kunt u per team zien hoe de samenstelling is. Per cohort is aangegeven hoeveel personen deze leeftijd hebben. Er onder staat in hoeverre dit afwijkt van de benchmark gegevens (zie hoofdstuk 4.1,

Fout!

Verwijzingsbron niet gevonden.). Plus 11% betekent dat er in dit cohort in uw afdeling 11% meer medewerkers zitten dan het landelijk gemiddelde. Algemeen Bovenformatief Cluster accommodaties Team zsr

Afwijking t.o.v. landelijk

≤ 24 jr.

25-29

30-34

35-39

40-44

45-49

2

1 1

1 1 1

1 2

1 2

5

4,4%

0,4%

-0,3%

-3,4%

-5,5%

-1,0%

50-54 1

55-59

≥ 60

2 1

2 2

2 4

-3,3%

-2,1%

11,0%

Invoeren gegevens: indicatoren In sommige organisaties kiest men ervoor om te werken met strategische indicatoren. In dat geval komt u in het onderstaande scherm nadat u op ‘invoeren gegevens’ hebt gedrukt. Aan de hand van de nummers doorlopen we hier de functies. 1. U ziet hier vier getallen staan. Dat betekent dat deze afdeling vier teams heeft. Het eerste getal staat in een grijs blokje; dit betekent dat u de indicatoren voor dit team reeds heeft ingevuld. Het tweede getal heeft geen blokje; daar bent u nu mee bezig. 2. Het blokje 3 en 4 staan in een blauw blokje; deze teams moet u nog doen. 3. Vul in het grijze vakje de actuele waarde in 4. U ziet hier staan hoeveel medewerkers er in team 2 zitten. 5. Als u het aantal medewerkers heeft ingevuld dat een onvoldoende haalde voor de beoordeling, verschijnt rechts ervan het percentage t.o.v. het totaal van het team. 6. Als dat binnen het management is afgesproken staan hier nog andere velden die u moet invullen.


7. Als u op ‘verder’ drukt springt u naar het volgende team of naar het volgende veld dat u kunt invullen. U kunt ook tijdens het invullen alleen met ‘enter’ een regel naar beneden springen. Gaat u nog één regel naar beneden, wordt automatisch het volgende scherm getoond. Met ‘Shift+Enter’ kunt u één regel omhoog en ook één scherm terug.

1

2

4 7

3

5

6


Invoeren gegevens: capaciteit Voor het invoeren van de formatie klikt u op capaciteit. Met de nummers doorlopen we de mogelijkheden: 1. Hier staat de functienaam 2. Als de cursor op een vakje staat verschijnt hier de naam van die functie. 3. Daar achter in het donker grijze veld staat de huidige bezetting (het totaal van de aanstellingsomvang) op die functie volgens de query uit het personeelsinformatiesysteem. 4. Als er een medewerker met pensioen gaat ziet u de bezetting (het aantal fte) op die functie teruglopen. Hier gaat een voltijds medewerker over 4 jaar met pensioen. 5. Deze formatie is ‘vlak’ ingevuld. Alle bezettingen zijn direct overgenomen als formatie. Voor de komende jaren blijft deze formatie het zelfde. Als u een getal onder ‘FTE nu invult, wordt deze automatisch gekopieerd naar de jaren erna. U kunt deze getallen overal aanpassen. Hiermee ontstaat een formatieplanning per functie voor de komende vijf jaar. 6. Alle formatiecijfers van dit team opgeteld. 7. Doordat er twee medewerkers met pensioen gaan ontstaat er over vier jaar ruimte door natuurlijk verloop. 8. De indicatoren heeft u al ingevuld. Deze is grijs. 9. De arbeidsmarkt heeft u gedeeltelijk ingevuld of al een keer bekeken. Deze is oranje. 10. Druk op ‘verder’ om naar het volgende team te gaan. 11. U kunt ook op het blauwe blokje klikken.

11

10

3

4

2 1

5

8 9

6

7


Invoeren opmerkingen U kunt per functie opmerkingen toevoegen bij de formatieplanning in SCAP. Als u bijvoorbeeld wilt toelichten waarom de formatie bij een functie krimpt, kunt u op de knop ‘opmerking’ in de menubalk drukken. De opmerking wordt geplaatst bij de regel waar de cursor op staat. U moet zich realiseren dat de opmerking in de overzichten te zien is. Ook op centraal niveau in de organisatie zijn uw opmerkingen zichtbaar.

Iedere keer als er een opmerking wordt toegevoegd, verschijnt eerst de huidige datum in beeld met een dubbele punt. Zo kunt u een logboek van ontwikkelingen bijhouden.

Invoeren gegevens: arbeidsmarkt Voor het invoeren van de arbeidsmarkt komt u in het onderstaande scherm. Aan u en evt. uw adviseur wordt gevraagd om een inschatting te maken van de arbeidsmarkt voor specifieke functies in uw afdeling.


Met de 1. 2. 3.

nummers doorlopen we de mogelijkheden: U bent met team 4 bezig, team 3 is half ingevuld Hier staat de naam van het team Als u een ‘x’ in deze kolom zet betekent dit dat als u de functionaris zou moeten vervangen dit niet moeilijk is. Eenvoudige werving via advertenties is afdoende. 4. Als u een ‘x’ in deze kolom zet betekent dit dat eenvoudige werving niet voldoende is. Maar met uitgebreidere werving (bijv. via een wervingsbureau) kan u wel een geschikt iemand vinden. 5. Ook met uitgebreide wervingscampagnes blijft het moeilijk om iemand te vinden. 6. Beide andere velden zijn grijs; deze heeft u al ingevuld.

1

2

6 3

4

5


SPP Overzicht Als u de gegevens heeft ingevuld kunt u het SPP Model bekijken. Voor dit voorbeeld hebben we maar twee indicatoren gekozen; deze ziet u in het midden en onderste veld staan. Mocht u hebben ingeschat dat er een krappe arbeidsmarkt is in een team, dan verschijnt deze naam in het linker veld. Als u de komende jaren een hoge uitstroom krijgt komt de naam van het team waarin dit gebeurt in het rechter veld te staan.

Accommodaties

Inhuur en uitbesteding

Krapte arbeidsmarkt voor:

Hoge uitstroom bij:

In de huidige organisatie: Afwijkende leeftijdsopbouw: ≤ 24 jr. 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 -1 4% -3% -6% 20 Aantal medewerkers met onvoldoende

50-54 55-59 -3% -2%

≥ 60 11%

1

Organisatieontwikkeling 21 Aantal regisseurs

1

Als u meer wilt weten over de achterliggende data zet u de cursor op een grijs vlakje met het getal van de indicator. Vervolgens drukt u in de linker balk op ‘detail’. U ziet in dit voorbeeld dat in het team met de naam ‘bovenformatief’ het aantal medewerkers dat als regisseur optreedt 0% is t.o.v. een targetwaarde van 20%. Hieronder ziet u het detail voor de indicator die u gekozen heeft. Segment Indicator:

krimp/groei >

Aantal regisseurs

20,0%

0,0%

targetwaarde 0,0%

Bovenformatief

Ga nu terug naar het menu en druk op ‘capaciteit’.

Capaciteit Bij SCAP kunt u kijken naar het overzicht van formatieplanning en bezetting. U krijgt eerst het volgende scherm te zien:

Algemeen Cluster fa Cluster iv Cluster o&a Totaal

2013 2,89 7,65 2,64 11,49 24,67

toegestane formatie 2014 2015 2016 2017 1,89 1,89 1,89 1,89 7,65 7,65 7,65 7,65 2,64 2,64 2,64 2,64 11,49 11,49 11,49 11,49 23,67

23,67

23,67

23,67

2018 1,89 7,65 2,64 11,49

2013 1,00 7,65 2,64 11,50

23,67

22,79

werkelijke bezetting 2014 2015 2016 2017 1,00 1,00 1,00 1,00 7,65 7,65 7,65 7,65 2,64 2,64 2,64 2,64 9,61 9,61 9,61 7,61 20,90

20,90

20,90

18,90

2018 1,00 7,65 2,64 7,61 18,90


U kunt echter ook links in de menubalk op de knop ‘verschil’ drukken. Dan krijgt u alleen de verschillen te zien tussen formatie en bezetting:

Algemeen Cluster fa Cluster iv Cluster o&a Totaal

2013 2,89 7,65 2,64 11,49 24,67

toegestane formatie 2014 2015 2016 2017 1,89 1,89 1,89 1,89 7,65 7,65 7,65 7,65 2,64 2,64 2,64 2,64 11,49 11,49 11,49 11,49 23,67

23,67

23,67

23,67

2018 1,89 7,65 2,64 11,49

2013 -1,89 0,00 0,00 0,01

23,67

-1,88

verschil tov werkelijke bezetting 2014 2015 2016 2017 -0,89 -0,89 -0,89 -0,89 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -1,88 -1,88 -1,88 -3,88 -2,77

-2,77

-2,77

-4,77

2018 -0,89 0,00 0,00 -3,88 -4,77

Als u op ‘verder’ drukt krijgt u dit zelfde overzicht, maar dan ingezoomd op functieniveau. U ziet dat rechts alleen de verschillen (geen) worden getoond:

2013 Medeweker informatievoorziening Senior medewerker informatievoorziening Allround medewerker informatievoorziening

toegestane formatie 2014 2015 2016

2017

2018

2013 0,00

laag

0,89

0,89

0,89

0,89

0,89

0,89

laag

0,75

0,75

0,75

0,75

0,75

0,75

laag

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

verschil tov werkelijke bezetting 2014 2015 2016 2017 0,00

0,00

0,00

0,00

2018 0,00

De groene blokken in de eerste kolom geven aan dat de arbeidsmarktkrapte op ‘laag’ is ingesteld. Hier kan ook ‘middel’ of ‘hoog’ staan. Als u op ‘verder’ drukt krijgt u per team te zien hoe de formatie en bezetting per functie is verdeeld. Met de dropdown selecteert u de teams. In het blauw ziet u uw geplaatste opmerkingen per functie.


In de volgende figuur ziet u enige markante ontwikkelingen. 1. Als een medewerker met pensioen gaat de komende jaren, dan ziet u dit in het overzicht doordat de bezetting terugloopt. 2. Als de formatieplaats niet wordt opgevuld ziet u dat aan het feit dat de formatie op het zelfde moment afneemt. In dit overzicht blijft de formatie op sterkte; de vacature moet worden opgevuld. 3. Als er bezuinigd wordt, maar de boventallige medewerker is nog wel in dienst, ziet u dat hier.

2

1

3

Als u op ‘verder’ drukt krijgt u een grafiek te zien van de formatieplanning. In dit voorbeeld is de verschilgrafiek getoond: verschil met formatie

30

bezetting

25

20

15

10

5

0 2013

2014

2015

2016

2017

2018


In deze grafiek is te zien dat de bezetting afneemt; de blauwe staven worden minder hoog. De toegestane formatie daalt in het eerste jaar een beetje, daarna blijft het op peil. De vrijgekomen vacatures mogen blijkbaar worden vervult. Of de vacatureruimte wordt even aangehouden als regelruimte.

Scenario’s In het instrument kunt u werken met verschillende scenario’s. Dit is bij capaciteitsplanning zinvol, omdat het vaak lastig is om precies te zeggen hoeveel formatie/bezetting nodig zal zijn i.v.m. onduidelijke ontwikkelingen. Als u heeft uw aangepaste vertrekdata (zie datum uit dienst) en de gevraagde gegevens (capaciteit, arbeidsmarkt) heeft ingevuld, drukt u op de knop ‘scenario’s’. Een bericht verschijnt:

U vult een naam in en drukt op ‘opslaan als’. U komt vervolgens in een scherm waarin u de zojuist gekozen naam van het scenario ziet staan. Als u nog een scenario wilt maken zet u de cursor op uw laatst gemaakte scenario en drukt u op de knop ‘bewerk’. U past de capaciteiten aan en komt weer in het hoofdmenu. U drukt weer op ‘scenario’s’ en krijgt de volgende box te zien:

U kunt hier een nieuwe naam invoeren en op ‘opslaan als’ drukken. U ziet vervolgens de twee namen van de door ingevoerde scenario’s onder elkaar staan. Als u wilt dat men centraal in de organisaties één van uw scenario’s kan zien, dan drukt u op de knop ‘centraal’. Het scenario wordt groen gearceerd en is na afsluiten zichtbaar voor de beheerder van SCAP. Als u nog bezig bent met de scenario’s en nog geen informatie wilt doorgeven aan de beheerder, dan drukt u nog niet op centraal. U kunt ook altijd veranderen en een ander scenario met ‘centraal’ markeren. basis (geen formatie ingevuld) geen_stop uitbesteding

bewerk

verwijder

centraal


Presenteren en kopiëren Wanneer u een blok selecteert en vervolgens op de rechtermuisknop drukt, verschijnt om het blok een Excel kopieerrand. Selecteer nu de applicatie waar u de data naar toe wilt kopiëren en kies voor plakken.

Opslaan en nieuwe periode Druk op ‘afsluiten’ en sla uw gegevens op. Deze gegevens kunnen vervolgens centraal worden ingelezen (door de beheerder / P&O) en verwerkt in een groot overzicht. Als u in de map kijkt waar SCAP in staat ziet u dat er een extra file is aangemaakt. Dit is een file met _data_ in de naam en extensie .dxl. In deze file wordt een back-up bewaard van de ingevoerde gegevens. Let op: geef uw file geen andere naam en verplaats het niet. Anders kan de koppeling met de centrale database verstoord worden. U kunt wel voor uw eigen gebruik een kopie maken en in een andere map zetten. Hierin kunt u bijvoorbeeld bekijken welk effect een specifiek scenario heeft op de formatie. Periodiek wordt er in de meeste organisaties een nieuw overzicht van de bezetting ingelezen. Als de beheerder / P&O dit heeft gedaan merkt u dit doordat er een opmerking verschijnt als u het instrument opent: “de gegevens zijn ververst, loop uw invoer nog een keer langs”.

Overige functionaliteiten Er zijn een aantal aspecten van SCAP die nog niet genoemd zijn. Deze gaan over samenwerking tussen verschillende organisaties, het installeren van updates en het werken met budget sturing i.p.v. formatiesturing. Deze worden onderstaand behandeld. Samenwerkingsverbanden Als meerdere organisaties hun samenwerking willen intensiveren, dan kan SCAP helpen bij een gezamenlijke capaciteitsplanning. Iedere organisatie vult daartoe de eigen SCAP in. Eventueel kunnen indicatoren worden afgestemd. Om nu te zorgen dat de formaties en bezettingen vergelijkbaar worden, moet er een relatie gelegd worden. Daarvoor hebben wij de functiefamilies bedacht. In overleg met de verschillende P&O-ers worden de functienamen geclusterd in families. Dit gebeurt zodanig dat de medewerkers flexibel inzetbaar zouden moeten zijn binnen de eigen functiefamilie. Alle technische medewerkers worden bijv. in een functiefamilie ‘technisch-operationeel’ gezet. Als alle organisaties hun SCAP’s hebben ingevuld stuurt u dit op naar de Crux. Deze kan op basis hiervan een helder overzicht maken. Onderstaand is een van de bladen te zien.


Functiefamilie Administratief Functienaam

organisatie

2012

2013

2014

1 Administratief mdw

Wts Veluwe

-0,87

-0,8

2 Receptionist

Wts Veluwe

2,44

-1

3 Directiesecretaress

Wts Veluwe

4 Administratief mdw Belastingen

Gem. Apeldoorn

5 Backoffice medewerker

Gem. Apeldoorn

6 Telefonist

Gem. Apeldoorn

2015

2016

2017

ruim

-0,75 -0,89

0,44

ruim -0,8

ruim

-1

ruim

-2,5

Kadaster

1

9 Medewerker klantcontacten

Kadaster

0,5

10 Administratief mdw Verkoop

Centraal Beheer

-2

11 Medewerker relatiebeheer

Centraal Beheer

12 Adm. Mdw invorderingen

Centraal Beheer

13 Secretarieel medewerker

Centraal Beheer

Arbeids markt

ruim

-0,5

8 Administratief mdw Mgt

2020

ruim

-1

2,33

7 Administratief mdw vergunningen Gem. Apeldoorn

2019

-0,58

-1 1,89

2018

ruim -1

-0,66

-0,72

-1,44

ruim

-5,4

-1

krap

-0,8 4

-0,77 -0,54

ruim

krap -1

-0,6

krap ruim

Note: dit is een fictief overzicht voor organisaties in de regio Apeldoorn. Het laat zien welke dynamiek er is rondom de formatie in de aangesloten organisaties voor de functiefamilie 'Administratief'. In de rood gemarkeerde cellen staat het aantal medewerkers dat boventallig is; groen gemarkeerd is de vacatureruimte door pensionering of verloop. In de laatste kolom is weergegeven of de arbeidsmarkt voor dit type functie krap of ruim is.

Wat vooral interessant is, is om de mensen die met pensioen gaan te vervangen met medewerkers die elders boventallig zijn. Dat kunt u hiermee plannen. Want het is voor iedereen zichtbaar dat er in een functiefamilie iemand weg gaat terwijl er ergens anders mensen over zijn. Dit is te zien in het bovenstaande overzicht.

Installeren van updates De manier waarop u een update installeert staat beschreven op de website. Ga daarvoor naar de helpdesk en klik op ‘update instructie’. De werkwijze komt er globaal op neer dat u de nieuwe centrale versie van SCAP in precies dezelfde map zet als de oude versie. U zet hem er als het ware naast. Bij het openen van de nieuwe versie ‘vindt’ het programma de bestanden waar de oude gegevens in staan. Ook de decentrale bestanden krijgen automatisch een nieuwe versie vanuit de nieuwe centrale versie.

Budgetsturing

Steeds meer organisaties gaan ertoe over om niet alleen op formatieomvang te sturen. Vaak krijgt de integraal manager een budget waar hij/zij ook het personeel uit moet betalen. In SCAP is deze functie nog niet geïntegreerd. De verwachting is dat dit eind 2013 beschikbaar zal zijn. Voor informatie kunt u contact opnemen met De Crux. Specificaties van deze handleiding 1.3: Datum: 14-9-2013 Vanaf versienummer: SCAP 1.4.9 Door: Bart Verhaagen De Crux Training en Advies bv


Bijlage I: Macro beveiliging Om SCAP te kunnen gebruiken moet u zorgen dat u een Excelbestand met macro’s kunt openen. Meestal zijn hiervoor de volgende stappen nodig: 

Als u de link met daarachter SCAP niet kunt downloaden wordt deze waarschijnlijk tegengehouden door de firewall van de organisatie. Raadpleeg hiervoor de ICT helpdesk van uw organisatie.



Als u het Excelbestand als bijlage kunt openen is het nog van belang dat de beveiligingsinstellingen in Microsoft Office goed staan.

Bij Excel 2000 of 2003: a.

Open het Excel bestand van SCAP

b.

U krijgt de melding: “Het bestand ..\SCAP….xls bevat macro’s” Als u deze macro’s kunt inschakelen, doe dit dan. U kunt aan het werk.

c.

Als u alleen ‘macro’s uitschakelen’ kunt kiezen, kies dat dan.

d.

De macro’s zijn uitgeschakeld omdat het beveiligingsniveau op ‘hoog’ staat ingesteld. Ga daarvoor naar: extra – macro’s – beveiliging - en zet het beveiligingsniveau op gemiddeld.

e.

Sluit het Excelbestand zonder op te slaan.

f.

Open het Excelbestand van SCAP opnieuw.

g.

U krijgt de melding: “Het bestand ..\SCAP….xls bevat macro’s” Als u deze macro’s kunt inschakelen, doe dit dan. U kunt aan het werk. Ga anders terug naar punt d of raadpleeg uw systeembeheerder.

Bij Excel 2007: a.

Open het Excel bestand van SCAP

b.

U krijgt het volgende te zien boven aan uw scherm:

c.

‘Macro’s zijn uitgeschakeld.’

d.

Druk op opties en vervolgens op ‘Deze inhoud inschakelen’. U kunt aan het werk.


a.

U krijgt de onderstaande melding te zien:

b.

De macro’s zijn uitgeschakeld omdat het beveiligingsniveau op ‘hoog’ staat ingesteld.

c.

Klik linksboven op het Office-symbool

d.

Klik rechts midden-onder op ‘Opties voor Excel’

e.

Ga in de linker kolom naar ‘Vertrouwenscentrum’

f.

Ga naar rechtsonder ‘Instellingen voor het vertrouwenscentrum’

g.

Ga in de linker kolom naar ‘Instellingen voor macro’s’

h.

Klik op de een na bovenste optie: ‘alle macro’s uitschakelen, met melding’. Druk 2x op OK.

i.

Sluit Excel af zonder iets op te slaan. Begin nu weer bij punt a.


Handleiding SCAP en SPP Manager (Versie voor leidinggevenden)

Recommend Documents