Handleiding Microsoft Dynamics NAV-Drinkmaster Versie v02

Handleiding Microsoft Dynamics NAV-Drinkmaster Versie 2009.00.00.00 v02

© Software Developments NV www.sde.be | [email protected] Brandstraat 16, 9160 Lokeren België

Drinkmaster is een extensie op Microsoft Dynamics NAV. Speciaal ontwikkeld voor de noden van drankenhandelaars. Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten binnen het programma.

Version : 2009.00.00.00 v01, juni 2010

Colofon Title

Handleiding DrinkMaster

Version, datum

2009.00.00.00 v01, juni 2010

Reference Contacts

[email protected]

Internet Tel Fax

www.sde.be +32 (9) 340 66 76 +32 (9) 340 66 86

Alle rechten voorbehouden. Zonder expliciete, voorafgaande schriftelijke toestemming van© Software Developments NV mag niets uit dit document worden gereproduceerd, verspreid of toegankelijk gemaakt door (her)druk, (foto)kopie, databank en/of anderzijds, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Ondanks alle aan de samenstelling bestede zorg, kan © Software Developments NV (behoudens in het geval van opzet of bedrog) geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. © Software Developments NV kan zonder aankondiging te allen tijde verbeteringen en veranderingen ten gevolge van drukfouten, onzorgvuldigheden in de huidige informatie of verbeteringen van programma‟s en/of apparatuur aanbrengen.

Microsoft Dynamics NAV Drinkmaster_______________________________________________________________________

INHOUDSTAFEL HOOFDSTUK 1 SCHEMATISCH OVERZICHT...................................................................... 9 HOOFDSTUK 2 ALGEMENE MENU................................................................................... 10 2.1

Instellingen Drinkmaster ........................................................................................11

2.2

Vestigingen in DrinkMaster .....................................................................................13

2.2.1

Schematisch overzicht – vestigingen .................................................................14

2.3

Lijstselecties .........................................................................................................15

2.4

Lijst afbeeldingen ..................................................................................................16

2.5

Koppeling met DM-portaal ......................................................................................18

2.5.1 2.5.2 2.5.3

Aanvragen account VIP pagina .........................................................................18 Instellingen ....................................................................................................20 Connecteren met de portaalsite („VIP‟-pagina‟s) ..................................................22

HOOFDSTUK 3 ACCIJNZEN – SPECIFIEKE WERKING ..................................................... 23 3.1

Instellingen accijnzen .............................................................................................23

3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2

Lijst afbeeldingen ............................................................................................23 Vestiging (douane-entrepot).............................................................................24 Leveranciersinstellingen - accijnzen ...................................................................27 Klantinstellingen - accijnzen .............................................................................27 Artikelinstellingen – accijnzen en ecotaxen .........................................................28

Specifieke werking „Accijnzen‟ .................................................................................31

3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8

Verkooporder „verzending onder schorsing‟ ........................................................31 Afdrukken van het AGD-document ....................................................................32 Verkooporder „verzenden met vrij verkeer van goederen‟ .....................................37 Inkooporder „artikelen ontvangen onder schorsing‟ ..............................................37 Accijnsregister ................................................................................................39 Accijnsaangifte (AC4) ......................................................................................39 Accijnsaangifte boeken ....................................................................................43 Transferts tussen (douane-)entrepots / vestigingen. ...........................................45

HOOFDSTUK 4 FINANCIEEL .......................................................................................... 47 4.1

Contantkorting ......................................................................................................47

4.2

Bankkaart .............................................................................................................48

HOOFDSTUK 5 VERKOOP .............................................................................................. 49 5.1

Klanten ................................................................................................................49

5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11 5.1.12

Fasttab Algemeen ...........................................................................................51 Fasttab Communicatie .....................................................................................52 Fasttab Facturering .........................................................................................53 Bedrijfsboekingsgroep, BTW bedrijfsboekingsgroep en klantboekingsgroep ............53 Verzamelfacturering – Facturatie systeem ..........................................................54 Print waar en Echt - Tekst klant – Factuurexemplaren .........................................55 BTW nummer en Ondernemingsnummer ............................................................55 Klantenprijsgroep............................................................................................56 Diverse velden................................................................................................58 Fasttab Betaling ..............................................................................................58 Fasttab Verzending .........................................................................................59 Menu Verwante gegevens - klant ......................................................................62

© Software Developments NV Brandstraat 16, 9160 Lokeren

pagina 3 / 303 www.sde.be | [email protected]


5.1.13 5.1.14 5.1.15 5.1.16 5.1.16.1 5.2

Offerten ...............................................................................................................68

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.3

Menu Verwante gegevens - Verkoop ..................................................................64 Verkoophistorieken - klant ...............................................................................64 Artikelprijzen ..................................................................................................66 Artikelkortingen ..............................................................................................67 Uitgestelde korting (leverancier) via verkoopregelkortingen .................................67 Offerte aanmaken ...........................................................................................68 Invullen hoofding ............................................................................................69 Offerteregels ..................................................................................................72 Een offerte omzetten in een order .....................................................................73

Verkooporder ........................................................................................................75

5.3.1 5.3.2 5.3.3

Verkooporder – Hoofding .................................................................................75 Leveringsnota‟s...............................................................................................76 Orderlijnen .....................................................................................................76

5.4

Order- en verzendadressen .....................................................................................76

5.5

Bestelstandaarden en uitgestelde kortingen ..............................................................78

5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6 5.5.7

Instellingen ....................................................................................................78 Koppeling prijzen/kortingen aan Std. Verkoop regel. ...........................................78 Bestelstandaard aanmaken per klant .................................................................79 Opzoeken van artikelnummer adhv st.-verkoopcode klant ....................................80 Instellen uitgestelde korting .............................................................................83 Rapport uitgestelde korting ..............................................................................83 Alternatief gebruik van de bestelstandaard .........................................................85

5.6

Verhuur factureren via bestelstandaard ....................................................................86

5.7

Periodieke commissie voor klanten ..........................................................................89

5.7.1 5.7.2 5.7.3 5.7.4 5.7.5 5.8

Manuele verkoopfactuur maken ...............................................................................93

5.8.1 5.8.2 5.9

Verzendregels ophalen.....................................................................................94 Factuur boeken ...............................................................................................96

Creditnota‟s / negatieve facturen .............................................................................97

5.9.1 5.10

Instellingen ....................................................................................................89 Klantenkaart – Tab Betaling .............................................................................89 Klantboekingsgroep .........................................................................................90 Artikelkaart ....................................................................................................91 Commissie berekenen (Uitgestelde korting) ........................................................92

Creditnota‟s in combinatie met lottracering ........................................................98

Planning-Dispatching .............................................................................................99

5.10.1 Concreet voorbeeld Planning&Dispatch ................................................................... 100 5.11

Routes ............................................................................................................... 108

5.12

Historiek............................................................................................................. 109

5.13

Lijsten ................................................................................................................ 110

5.13.1 5.13.2 5.14

Contactpersonen, Klanten & Verkopers ............................................................ 110 Leveringen niet OK voor facturatie .................................................................. 110

Financieel beheer – tegoeden – lijsten en analyse .................................................... 111

5.14.1 Verzamelfacturatie ........................................................................................ 111 5.14.1.1 Aanduiding op klantenkaart ............................................................................ 111 5.14.1.2 Batchverwerking Verzamelfacturering .............................................................. 112 5.15

Verkooporders naar Historiek ................................................................................ 114

5.16

Periodieke Activiteiten .......................................................................................... 117

5.16.1 Offerten Archiveren ............................................................................................. 117 5.17

Lijsten & Statistieken ........................................................................................... 117




5.17.1 Klantenomzet per periode .............................................................................. 118 5.17.2 Artikelomzet per periode ................................................................................ 118 5.17.3 Evolutie Klantenomzet per periode .................................................................. 120 5.17.4 Evolutie Artikelomzet per periode .................................................................... 121 5.17.5 Rendement klant per periode.......................................................................... 122 5.17.6 Rendement artikel per periode ........................................................................ 123 5.17.7 Omzet per leverancier per periode .................................................................. 124 5.17.8 Klantenkortingen per periode ......................................................................... 125 5.17.9 Klanten – Top 10 .......................................................................................... 125 5.17.10 Klant- Order Samenvatting ............................................................................ 126 5.17.11 Klant- Order Detail ........................................................................................ 126 5.17.12 Klant - Vervallen vorderingen ......................................................................... 127 5.17.13 Klant- Etiketten ............................................................................................ 128 5.17.14 Klant/Artikel ................................................................................................. 129 Deze lijst bevat een overzicht van artikelverkopen per klant tijdens een geselecteerde periode. 129 5.17.15 Klant- Verkoopstatistiek ................................................................................. 129 5.17.16 Verkoper-Statistiek ....................................................................................... 129 5.17.17 Verkopers-Provisie ........................................................................................ 129 HOOFDSTUK 6 INKOOP ............................................................................................... 130 6.1

Leveranciers ....................................................................................................... 130

6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.2

Order ................................................................................................................. 139

6.2.1 6.2.1.1 6.2.1.2 6.2.1.3 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.3

Algemeen .................................................................................................... 130 Communicatie .............................................................................................. 131 Facturering .................................................................................................. 132 Betaling ....................................................................................................... 133 Ontvangst .................................................................................................... 134 Buitenlandse handel ...................................................................................... 135 Menu Leverancier .......................................................................................... 136 Menu Inkoop ................................................................................................ 138 Aanmaken vanuit de leverancierskaart ............................................................ 139 Invullen hoofding .......................................................................................... 139 Invullen orderregels ...................................................................................... 140 Voorbeeld van een ingevulde inkooporder ........................................................ 140 Afdrukken van een inkooporder ...................................................................... 141 Aanmaken vanuit het hoofdscherm Orders ....................................................... 142 Een offerte omzetten in een order ................................................................... 142 Een raamcontract omzetten in een order.......................................................... 144 Document kopiëren ....................................................................................... 145 Order boeken ............................................................................................... 147 Facturatie .................................................................................................... 148

Teruggave leeggoed op inkoopfacturen .................................................................. 149

HOOFDSTUK 7 VOORRAAD .......................................................................................... 150 7.1

Artikelen ............................................................................................................ 150

7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7

Algemeen .................................................................................................... 151 Facturering .................................................................................................. 152 Aanvulling .................................................................................................... 152 Planning ...................................................................................................... 153 Buitenlandse handel ...................................................................................... 153 Art.Tracering ................................................................................................ 153 E-Commerce ................................................................................................ 153




7.1.8 7.1.9 7.1.10 7.1.11 7.1.12 7.1.13 7.1.14 7.1.15 7.1.16 7.1.17 7.2

Promoties – promotiegroepen ............................................................................... 168

7.2.1 7.2.2 7.3

Promoties per artikel ..................................................................................... 168 Promogroepen .............................................................................................. 171

Prijzenstructuur ................................................................................................... 177

7.3.1 7.3.1.1 7.3.1.2 7.3.1.3 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.4

Magazijn ...................................................................................................... 153 Accijns......................................................................................................... 154 Etiketten ...................................................................................................... 154 Verkoopprijs ................................................................................................. 154 Verkoopregelkorting ...................................................................................... 154 Promoties .................................................................................................... 155 Concreet voorbeeld etiketten afdrukken ........................................................... 155 Artikel Menu ................................................................................................. 164 Artikel opzoek functie .................................................................................... 165 Werken met lottracering ................................................................................ 166

Prijzenstructuur verkoop ................................................................................ 177 Klantenprijsgroep.......................................................................................... 177 Specifieke klantenprijs afspraak ...................................................................... 179 Eenheidsprijs op artikelkaart .......................................................................... 180 Prijshiërarchie .............................................................................................. 181 Prijzenstructuur inkoop (bruto prijs, netto prijs)................................................ 182 Artikelprijsaanpassing.................................................................................... 185

Verkoopregelkortingen ......................................................................................... 188

7.4.1 7.4.2

Regelkorting berekenen ................................................................................. 188 Korting niet toestaan ..................................................................................... 189

7.5

Prijslijst maken ................................................................................................... 189

7.6

Instellingen Accijnzen .......................................................................................... 190

7.6.1

Voorbeeld instellen Accijnzen.......................................................................... 191

7.7

Ecotax Setup ...................................................................................................... 194

7.8

Stocktelling......................................................................................................... 195

7.8.1

Stocktelling leeggoed .................................................................................... 199

HOOFDSTUK 8 RESOURCES ......................................................................................... 200 8.1

Resources ........................................................................................................... 200

8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.2

Algemeen .................................................................................................... 201 Facturering .................................................................................................. 202 Persoonlijke gegevens ................................................................................... 202 Resource – verwante gegevens ....................................................................... 203 Voorraad...................................................................................................... 204

Resources beschikbaarheid checken ....................................................................... 204

HOOFDSTUK 9 EVENTS ............................................................................................... 206 9.1

Schematisch overzicht.......................................................................................... 206

9.2

Instellingen Event ................................................................................................ 207

9.3

Eventkaart .......................................................................................................... 207

9.3.1

Instellen van vestiging ................................................................................... 210

9.4

Detailkaart Event ................................................................................................. 211

9.5

Event opnemen in Planning & Dispatching .............................................................. 212

9.6

Event verwijderen uit Planning & Dispatching .......................................................... 214

9.7

Afdrukken magazijnbon (intern document) ............................................................. 214

9.8

Afdrukken Afleveringslijst (doc voor klant) .............................................................. 215




9.9

Boeken Event : Leveren ....................................................................................... 215

9.10

Afdrukken Afhaallijst ............................................................................................ 216

9.11

Nalevering .......................................................................................................... 217

9.12

Ingeven van de werkelijk verbruikte artikelen/manco‟s ............................................ 217

9.12.1

Samenvoegen van lijnen ................................................................................ 218

9.13

Terugnames naar voorraad boeken ........................................................................ 220

9.14

Event factureren .................................................................................................. 220

9.15

Openstaande regels ophalen van een event ............................................................ 221

HOOFDSTUK 10 RAPPORTERING ................................................................................ 223 10.1

Coca Cola rapportering ......................................................................................... 223

10.1.1 10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6 10.1.6.1 10.1.6.2 10.2

Algemeen .................................................................................................... 223 Artikelfiche : nieuwe velden ........................................................................... 223 Brand / package combinaties .......................................................................... 225 Klantenfiche : nieuw veld ............................................................................... 226 Aanmaak van het rapport .............................................................................. 227 Technisch..................................................................................................... 227 Bespreking Excel kolommen ........................................................................... 227 Gebruikte en gewijzigde objecten .................................................................... 229

INBEV rapportering .............................................................................................. 229

HOOFDSTUK 11 SHOP ................................................................................................. 230 11.1

Kassascherm standaard (niet aanwezig) ................................................................. 231

11.1.1 11.1.2 11.1.3 11.1.4 11.2

Factuur maken via kassascherm standaard ...................................................... 232 Ticket in 2x betalen ....................................................................................... 234 Waardebon/Tegoedbon aanmaken .................................................................. 234 Betalen met Waardebon/Tegoedbon ................................................................ 236

Opstarten Kassascherm (touchscreen) ................................................................... 237

11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5 11.2.6 11.2.7 11.2.8 11.2.9 11.2.10 11.2.11 11.2.12 11.2.13 11.2.14 11.2.15 11.2.16 11.2.17

Hoofdding ticket ........................................................................................... 238 Klant kiezen ................................................................................................. 238 Wijzigen taal van de klant .............................................................................. 238 Artikel ......................................................................................................... 241 Werking barcode scanner of voorgeprogrammeerd toetsenbord .......................... 242 Opvolging leeggoed op ticket .......................................................................... 243 Leeggoed invoegen op ticket .......................................................................... 243 Promocontrol ................................................................................................ 245 Waardebon uitschrijven ................................................................................. 246 Betaalscherm ............................................................................................... 248 Betaling cash met teruggave van geld ............................................................. 248 Betaling ticket in 2x ...................................................................................... 249 Betaling met bancontact ................................................................................ 249 Betaling met waardebon ................................................................................ 250 Betaling met onbetaald .................................................................................. 251 Ticket afdrukken ........................................................................................... 251 Ticket sluiten ................................................................................................ 251

11.3

Facturen maken via „Shop‟ .................................................................................... 252

11.4

Dagafsluiting....................................................................................................... 252

11.4.1 Stap 1: Afsluiting Kassa ....................................................................................... 252 11.4.2 Stap 2: Boeken verkoopfacturen ........................................................................... 256 11.4.3 Stap 3: Boeken diversendagboek kassa .................................................................. 259 11.4.4 Stap 4: Artikeldagboek boeken.............................................................................. 260




11.5

Historiek............................................................................................................. 261

11.5.1 11.5.2

Geboekte Verkoop......................................................................................... 261 Geboekte Betalingen ..................................................................................... 262

11.6

Lijsten ................................................................................................................ 262

11.7

Leeggoed via TOMRA ........................................................................................... 264

11.8

Cardfon .............................................................................................................. 264

11.9

Klantenkaarten.................................................................................................... 264

11.9.1 11.9.2 11.9.3 11.9.4 11.10

SHOP Instellingen ................................................................................................ 270

11.10.1 11.10.2 11.10.3 11.10.4 11.10.5 11.10.6 11.10.7 11.11

Klantenkaart aanmaken ................................................................................. 264 Klantenkaart: opvolging via kassaticket ........................................................... 266 Volle Klantenkaart ......................................................................................... 267 Instellingen .................................................................................................. 269 Algemeen .................................................................................................... 270 Opties ......................................................................................................... 272 Shop Instellingen – Kassa‟s ............................................................................ 273 Button Setup via de matrix ............................................................................ 274 Button Setup via artikelkaart .......................................................................... 276 Export – import v/d kassaknoppen met afbeeldingen ........................................ 278 Kasafsluiting................................................................................................. 279

Werkwijze aparte Leeggoed-terminal ..................................................................... 280

HOOFDSTUK 12 EIGENDOMSBEHEER .......................................................................... 285 12.1

Setup ................................................................................................................. 285

12.1.1 Instellingen Eigendomsbeheer ............................................................................... 285 12.1.2 12.1.3 12.1.4

Instellingen Eigendomsbeheer ........................................................................ 285 Type overeenkomsten ................................................................................... 286 Index .......................................................................................................... 287

12.1.5 Instellingen CRM ................................................................................................. 288 12.1.6 12.2

Pand als „CRM‟ Zakenrelatie............................................................................ 288

Pandenbeheer ..................................................................................................... 288

12.2.1 Creatie van een Pand ........................................................................................... 288 12.2.2 12.2.3

Onrechtstreeks: Relatie van het type „Bedrijf‟ aanmaken als „Pand‟ ..................... 288 Rechtstreeks: Pand aanmaken ........................................................................ 291

12.2.4 Pandkaart ........................................................................................................... 292 12.2.5 12.2.6 12.2.7 12.3

Fasttab Algemeen ......................................................................................... 292 Subform „contract‟......................................................................................... 293 Verwante gegevens ....................................................................................... 293

Contractbeheer ................................................................................................... 294

12.3.1 12.3.2 12.3.3

Creatie van een Overeenkomst ....................................................................... 294 Overeenkomstkaart ....................................................................................... 294 Overeenkomst Indexatiedata .......................................................................... 295

HOOFDSTUK 13 DRINKMASTER PORTAALSITE (VIP-PAGINA‟S) ................................. 297 13.1

Setup ................................................................................................................. 297

13.1.1 Aanvraag toegang ............................................................................................... 297 13.1.2 Instellingen in DrinkMaster ................................................................................... 299 13.1.3 Inloggen............................................................................................................. 299 13.1.4 RSS-feeds .......................................................................................................... 300 HOOFDSTUK 14 EDOC/ZETAFAX ................................................................................. 303



…

Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0)9 340 66 76 of via e-mail naar [email protected]. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo’s op http://www.sde.be/events.

…


HOOFDSTUK 3 ACCIJNZEN – SPECIFIEKE WERKING In DrinkMaster zijn er 2 manieren om de accijnzen van de artikelen in te stellen:

 

Berekend Niet-berekend

De methode waarbij de accijnzen niet-berekend worden is het meest aangewezen voor dranken(groot)handels die produkten met accijnzen verkopen en verdelen, doch die zelf geen producent zijn. (Doorgaans geen aangifteplicht)Voor hen is het aangewezen de accijnzen over te nemen die zij doorkrijgen van hun brouwers/leveranciers. De methode waarbij de accijnzen berekend worden wordt het meest toegepast bij brouwerijen, en groothandels met veel import/export, die veelal zelf de accijnzen dienen uit te rekenen teneinde de volledige administratie hieromtrend bij te houden (AGD-aangifte, AC4-aangifte, ...). Zij zullen de accijnzen ook vermelden naar hun niet-particuliere klanten. Onderstaande punten geven een samenvatting van de voornaamste en meest gebruikelijke instellingen en werkmethodes om een volledige accijnswerking te ondersteunen. Sommige van deze instellingen dienen ook te gebeuren voor dranken(groot)handels die NIET zelf hun accijnzen uitrekenen, maar wel een douane-entrepot hebben om goederen onder schorsing te kunnen ontvangen. Naast deze specifieke punten mbt het verhandelen van goederen met aangifteplicht zijn de meeste algemene punten van de handleiding ook van toepassing.

3.1

Instellingen accijnzen

3.1.1 Lijst afbeeldingen Het AGD-document, het AC4-document en een eventuele voorgedrukte handtekening voor op de AGD worden afgedrukt op A4. Om dit mogelijk te maken, worden deze documenten per pagina als .BMP-afbeelding ingelezen via de lijst afbeeldingen:




3.1.2 Vestiging (douane-entrepot)

Alle goederen „onder schorsing‟ dienen in een hiertoe gemachtigd „douane-entrepot‟ te worden opgeslagen/van daaruit te worden verstuurd. In DrinkMaster kan men hiervoor een of meerdere specifieke „vestigingen‟ aanmaken:



Afdeling - Magazijn – Instellingen – Vestigingen




Fasttab Algemeen: Code

Geef hier een code voor het „douane-entrepot‟ in.

Naam, Adres, Adres2, Postcode/Plaats, Land/regiocode, contact en filiaalnr.

Vul hier de algemene gegevens van deze vestiging in.

Als in transit gebruiken

Enkel invullen indien het om een „transit‟ vestiging gaat – een douane-entrepot kan nooit een transit-vestiging zijn. Een transitvestiging dient wel te worden aangemaakt indien men transferorders van een (douane)vestiging naar een andere (douane)vestiging wil opmaken.

Event vestiging

Enkel invullen indien het om een „event‟ vestiging gaat – een douane-entrepot kan nooit een „event‟-vestiging zijn.

Belasting entrepot

Dient aangevinkt te worden.

Accijns vergunningsnr.

Hier het vergunningsnr. Ingeven voor het belasting-entrepot.

Boeken toegestaan vanaf

Hier de beginperiode van de volgende accijnsaagifte (AC4) invullen

Boeken toegestaan tot

Invullen wanneer een accijnsaangifteperiode is verlopen.




Fasttab Communicatie: Telefoon

Telefoonnr. van de vestiging

Fax

Faxnr. Van de vestiging

E-mail

E-mail adres

Homepage

Website

Fasttab Magazijn:



Hier dient u standaard niks aan te vinken.

Fasttab opslaglocaties



Hier dient u standaard niks in te stellen.

Fasttab opslaglocatiebeleid:



Hier dient u standaard niks in te stellen.




Fasttab Douane: Douane naam

Naam van het douanekantoor die controle uitoefent over de vestiging.

Douane naam2

Indien de naam te lang is voor het 1e veld

Douane adres

Adres van het douanekantoor

Douane adres2

Indien 1 adreslijn ontoereikend is.

Postcode/plaats/douane land/regiocode

Locatiegegevens van het douanekantoor

Douane contact

Contactpersoon bij de douane

Douane taal

Hoofdtaal van het douanekantoor (NLB, ENU, FRB)

Douane kantoornr.

Nr. van het douanekantoor

AGD-nrs.

Hier kan men een nr.reeks definiëren/selecteren voor de AGDdocumenten.

NOTA: telkens wanneer men een vestiging aanmaakt, dient men ook de voorraadboekingsgroepinstellingen op te geven. Ook al wordt er naar de vermelde rekeningen niets geboekt. Deze instellingen kan u doen via:



Financieel beheer – Taken – Boekingsgroepen – voorraadinstellingen.

3.1.3 Leveranciersinstellingen - accijnzen

Bij de leveranciers van wie men goederen „onder schorsing‟ kan ontvangen, kan men het accijnsvergunningsnr. van de leverancier invullen:



Afdeling - Inkoop – planning - Lijsten - Leveranciers – fasttab „ontvangst‟ – accijns vergunningsnr.

3.1.4 Klantinstellingen - accijnzen

Voor de klanten naar wie men goederen „onder schorsing‟ kan versturen, kan men een aantal bijkomende instellingen invullen:



Afdeling - Verkoop – Lijsten - Klanten – fasttab „verzending‟

Vestiging


Hier kan men een (douane)vestiging selecteren van waaruit men de goederen standaard naar de klant verstuurt.



Accijns vergunningsnr.

Dit nr. wordt gebruikt om af te drukken op de AGD‟s die de zending vergezellen naar de klant.

Onder schorsing toelaten

Dit dient aangevinkt te worden indien het toegelaten is goederen onder schorsing naar de klant te versturen.

3.1.5 Artikelinstellingen – accijnzen en ecotaxen

Voor artikelen waarop men de accijnzen en/of ecotaxen dient te berekenen, AGD- en/of AC4 aangiftes dient op te maken, etc... dient men volgende instellingen in te vullen:



Afdelingen - Magazijn – planning en uitvoering – Lijsten - Artikelen – Verwante gegevens – artikel - eenheden: (ook als subform bij de „fast-tabs‟)

Voor de berekening van de ecotax dien je in het venster waar je de eenheden kan definiëren voor iedere eenheid het aantal per eenheid, de liters per eenheid en de ecotaxcode in te geven. Nota: de ecotax code dient voor iedere eenheid dezelfde te zijn; dit voor een correcte opmaak van de AGD-documenten.

Opmerking: indien het enkel gaat om het raadplegen van deze eenheden dan kan men deze weergeven in de infoblokken:






Afdelingen - Magazijn – planning en uitvoering – artikelen – fasttab „accijns‟

Via de fasttab „accijns‟ kan je de officiële accijnscodes, tarieven, etc.. ingeven. U kan de officiële lijst opvragen via: http://fiscus.fgov.be/interfdanl/nl/ed/downloads/nl%20documenten/6_7_bijvoegsel7.xls (de gegevens op fasttab „S‟ zijn van toepassing voor de drankenhandels)




Onderliggende tabel „subcategorie‟:




Accijns categorie

Hier kan je de categorie toekennen van toepassing voor de berekening van de accijnzen (vb. BIER – LIKEUR - ...)

Accijns subcategorie

Subcategorie voor de berekening (STANDAARD indien geen onderverdeling) – bij de subcategorie kan men doorklikken om de onderliggende officiële waarden in te vullen – deze data kan men terugvinden op de site van de douane en accijnzen.

Alcohol

Graden alcohol van het product (enkel in te vullen indien per HL graden alcohol wordt berekend)

Plato

Graden plato van het product (enkel in te vullen indien van toepassing)

Producent

Producent + onderliggend de Hectoliters van het laatste productiejaar invullen

Accijnsregister bijwerken

Aan te vinken indien men AGD / AC4 documenten dient op te maken (deze instelling zorgt ervoor dat bij iedere in- uitgaande beweging het accijnsregister wordt bijgewerkt)

Accijns

Resultaat van de accijnsberekening (niet-editeerbaar veld)

Speciale accijns


Totale accijns


Accijns code


Accijns code speciaal


Ecotax


Accijns code ecotax


3.2

Specifieke werking „Accijnzen‟

3.2.1 Verkooporder „verzending onder schorsing‟

Indien een klant is ingesteld als „onder schorsing‟ toelaten en een artikel is ook aangeduid om onder schorsing verstuurd te kunnen worden, dan kan men – in combinatie met de juiste vestiging – een verkooporder ingeven om goederen onder schorsing te versturen. Nota: De vestiging van waarop verstuurd wordt, dient voor alle regels in het order dezelfde te zijn.



Afdelingen - Verkoop en marketing - orderverwerking – orders

De ingave van het verkooporder is dezelfde als deze van de standaard verkooporders; doch volgende velden dienen zichtbaar gemaakt te worden: „Vestiging‟ – „Onder schorsing‟ – Accijns – Ecotax Bemerk dat de Accijns en de Ecotax uit de eenheidsprijs wordt gehaald indien het om een zending „onder schorsing‟ gaat; de verkoopprijzen zijn immers steeds incl. accijns en ecotax, behalve bij verzending onder schorsing. Het boeken van de levering zal ervoor zorgen dat het accijnsregister wordt bijgewerkt (zie verder in de handleiding)



…


…


5.5

Bestelstandaarden en uitgestelde kortingen

5.5.1 Instellingen



Ga naar Afdelingen  Verkoop en marketing  Administratie  Instellingen  Verkoopinstellingen - Fasttab Std. Klantenverkoopcodes

Mogelijkheid tussen Handmatig, Automatisch of Altijd vragen. Bij voorkeur instellen op Altijd vragen. Je kan dan ook aanvinken voor welke documenten de bestelstandaard geactiveerd moet worden.

5.5.2 Koppeling prijzen/kortingen aan Std. Verkoop regel.



Ga naar afdelingen  administratie  applicatie instellingen  drinkmaster – taken – DrinkMaster setup.

Deze optie zorgt ervoor dat wanneer je een verkoopprijs ingesteld hebt in combinatie met een artikel en klant, dit artikel automatisch wordt toegevoegd aan de bestelstandaard van de klant.




5.5.3 Bestelstandaard aanmaken per klant



Ga naar afdelingen  Verkoop  Instellingen  Std. Verkoopcodes

Hier maak je voor iedere klant met een bestelstandaard, een std. Verkoopcode aan. Neem als Code de klantnummer. Bemerk de mogelijkheid om meerdere bestelstandaarden te creëren voor eenzelfde klant.



Code

code van de std. Klantenverkoopcode

Gebruik voor opzoekingsscherm

aanvinken indien men dit wenst te gebruiken als „zoekfilter‟ op het verkooporder.

Huur

enkel invullen indien het om een code gaat voor „automatisch facturatie‟ (niet relevant in combinatie met „gebruik voor opzoekingsscherm‟

Artikelen toevoegen

aanvinken indien men wenst dat artikelen ook worden toegevoegd aan deze code (al dan niet automatisch - zie verkoopinstellingen)

Omschrijving

de omschrijving van de std. Klantenverkoopcode

Nul aantallen overslaan

indien men van de zoekfunctionaliteit gebruik wenst te maken is het aangewezen dit aan te vinken en in de onderliggende kaart met artikelen GEEN aantallen in te vullen

Klik op Verkoop – Kaart






Voeg hier de artikelen en aantallen in die de klant afneemt.

5.5.4 Opzoeken van artikelnummer adhv st.-verkoopcode klant De standaardklantenverkoopcodes werden uitgebreid zodat men deze kan gebruiken als „zoekfilter‟ bij het ingeven van een artikel op een verkooporder. Dit geeft als voordeel dat men deze volledige lijst niet meer hoeft in te voegen op het scherm (kan nog steeds), maar dat men bij ingave van artikelen in eerste instantie enkel gaat zoeken op de artikels uit deze standaardklantenverkoopcode. Dit resulteert in een snellere ingave van de klant zijn produkten en het terugdringen van mogelijke fouten (vnl. Het foutief selecteren van artikels die de klant niet afneemt)



Verkoop – klanten – knop: std. Klantenverkoopcode




Code

code van de std. Klantenverkoopcode

Gebruik voor opzoekingsscherm

aanvinken indien men dit wenst te gebruiken als „zoekfilter‟ op het verkooporder.

Huur

enkel invullen indien het om een code gaat voor „automatisch facturatie‟ (niet relevant in combinatie met „gebruik voor opzoekingsscherm‟

Artikelen toevoegen

aanvinken indien men wenst dat artikelen ook worden toegevoegd aan deze code (al dan niet automatisch - zie verkoopinstellingen)

Omschrijving

de omschrijving van de std. Klantenverkoopcode

Nul aantallen overslaan

indien men van de zoekfunctionaliteit gebruik wenst te maken is het aangewezen dit aan te vinken en in de onderliggende kaart met artikelen GEEN aantallen in te vullen

Op een verkooporder resulteert dit in de volgende zoekfunctionaliteit:



Bij het intikken van „jupiler‟ toont het systeem enkel deze artikelen uit de standaardklantenverkoopcode:

 

Voordeel: sneller selecteren van het juiste produkt Voordeel: minder kans op fouten

Bemerk achter het fasttab „verkoopcodes‟ het fasttab „artikel‟; dit bevat ALLE artikelen uit ons artikelbestand; dit voor het geval dat een klant toch iets wenst te bestellen buiten zijn standaardprodukten om. Het aanklikken van het fasttab artikel resulteert in volgend opzoekscherm:




Men kan uit elk van de fasttaben het gewenste artikel selecteren.




5.5.5 Instellen uitgestelde korting Geef korting op in de Std verkoopcode.

5.5.6 Rapport uitgestelde korting



Ga naar Verkoop  Lijsten  Klanten  Klant – Uitgestelde korting






Volgend scherm :

Fasttab Klant: ingave klantnr Fasttab Std. klantenverkoopcode: eventueel invullen Fasttab Opties: Begindatum en Einddatum invullen

Volgend rapport wordt afgeprint:

Aangezien de uitgestelde korting vertrekt vanuit de bestelstandaard, komen enkel de artikelen die in de bestelstandaard zitten in aanmerking voor de uitgestelde korting. Bedrag excl BTW is reeds verminderd met accijns, ecotaks en ecobonus. Ook de korting die moet terugbetaald worden, wordt berekend. Met deze gegevens kan dan een creditnota worden aangemaakt voor de betreffende klant.




5.5.7 Alternatief gebruik van de bestelstandaard Van zodra de bestelstandaard min of meer compleet is voor een klant, kan je zijn bestelling op een snelle manier ingeven door enkel de aantallen in te vullen. In plaats van de artikelen in te geven, ga naar functies en open de Std. Klantenverkoopcodes. Ga naar de kaart en vul hier de gewenste hoeveelheden in. Vervolgens sluit je af met kruisje en druk op OK bij de Std. Klantenverkoopcodes. Bemerk dat enkel de orderlijnen waarvoor de hoeveelheid groter is dan nul worden meegenomen op het order. Dit komt omdat de kolom Nul aantallen overslaan is aangevinkt.




De ingegeven aantallen worden opnieuw uitgeblankt. De volgende keer zullen alle aantallen terug op nul staan.

5.6

Verhuur factureren via bestelstandaard



Maak een std verkoopcode aan HUUR en koppel dit aan de klant



Klik op de knop Verkoop – Kaart






Geef een grootboekrekening in voor de ontvang huur U kan mogelijks een aparte rekening hebben voor huur tapkasten, huur cafés,…

Factuur aanmaken:



Verkoop&Marketing – Verkoop - Periodieke activiteiten – Facturatie verhuringen

Geef eventueel een klantnr in De boekingsdatum en documentdatum op tab Opties is voor aanmaak van de factuur. Typ in Vrije Tekst : bv Factuur huur tapkast JULI Als u klikt op Facturen boeken, zullen de facturen onmiddellijk worden geboekt, we raden dit af.






De facturen kan u terugvinden bij Financieel beheer – Tegoeden - Facturen




5.7

Periodieke commissie voor klanten

5.7.1 Instellingen 5.7.2 Klantenkaart – Tab Betaling

Commissie Berekenen

Geeft weer of op de geboekte facturen voor deze klant commissies moet berekend worden of niet.

Aan

Hier kan men de klant selecteren AAN WIE de commissies dienen uitbetaald te worden. (kan verschillend zijn van de factuurklant!) Men dient steeds een klant in te vullen.

Aanmaken creditnota

Hier kan men aangeven of er standaard een creditnota dient opgemaakt te worden voor deze commissieklanten. (kan uitgevinkt worden indien de klant vb. zelf een factuur opmaakt ipv een creditnota te ontvangen) OPMERKING: Het aanmaken van de creditnota hoort bij de commissieklant en dient niet op de hoofdklant te worden aangeduid. Indien de commissieklant gelijk is aan de hoofdklant MOET de klantcode in de commissieklant aangeduid staan.

Inclusief BTW

Geeft aan of de commissie inclusief BTW dient opgemaakt te worden of exclusief BTW. (Het BTW-percentage nodig wordt gestuurd door de grootboekrekening gekoppeld via de klantboekinsgroep) – dit dient ook op het niveau van de commissieklant aangeduid te worden.

Details afdrukken

Geeft aan of de Commissieklant op zijn Creditnota de detaillijnen wil zien of dat enkel het bedrag van de commissie volstaat. – dit dient eveneens op het niveau van de commissieklant aangeduid te worden.




5.7.3 Klantboekingsgroep Geef de grootboekrekening op in de kolom „Commissie Excl BTW‟ en „Commissie Incl BTW‟




5.7.4 Artikelkaart

 Bestaat niet meer via verkoop - commissies Berekenen commissie

geeft weer of op het artikel commissie dient berekend te worden (J/N)

KNOP: VERKOOP – COMMISSIES

Hier kan men het kortingspercentage voor de commissie instellen; geldig voor een specifieke klant, klantenkortingsgroep, voor alle klanten, etc.... (opmerking: op de klantkaart dient wel het vinkje commissie berekenen aangevinkt te staan, anders wordt de klant geexcludeerd van de opgegeven „parameters‟; idem voor de artikelkaart; hier dient het vinkje ook ingeschakeld te zijn.




5.7.5 Commissie berekenen (Uitgestelde korting)

 

Verkoop - Periodieke activiteiten – Commissies Knop Commissie – Bereken commissie

 Niet terug te vinden !!!!!



Geef de datum periode in






Volgend resultaat

Op dit overzichtscherm kan u ten alle tijde volgen of de commissies werden uitgekeerd; of er een voorlopige CN of definitieve CN werd opgemaakt. Via de knop: Commissie – creditnota opmakken - kan u dan de creditnota opmaken voor de aangeduide lijn(en)

De opgemaakte creditnota(„s)kan u terugvinden in het menu financieel – tegoeden – creditnota‟s

5.8

Manuele verkoopfactuur maken

U kan manueel een verkoopfactuur aanmaken via het menu Financieel – Tegoeden - Facturen. Indien u verschillende dagboeken voor facturen heeft, zal u eerst het juiste dagboek moeten kiezen.



…


…


5.10 Planning-Dispatching

Alle “Planning&Dispatching” orders worden automatisch opgenomen in de planning. Het heropenen van het verkooporder zal het order terug uit de planning halen. De planning wordt opgevuld volgens de “Verzenddatum” & “Uiterste verzenddatum” van de orderlijnen. De orderlijnen worden per verzenddatum samengevat en opgenomen in de planning. Wanneer er een uiterste verzenddatum ingevuld werd, zal de lijn in groen verschijnen in de planning op elke dag tussen verzenddatum en uiterste verzenddatum. (Duidend op een mogelijke leverdatum) Wanneer de effectieve zendnota gemaakt wordt, zullen de overbodige planningregels verwijderd worden.




De planner kan per klant de wagen, de chauffeur en het uur van de levering toewijzen. Het planningsscherm opent steeds op datum van vandaag, maar kan via onderstaande toetsen gemanipuleerd worden. De historiek van de planning blijft steeds ter beschikking. Op deze manier heeft men steeds een gestructureerd overzicht van de uit te voeren leveringen, zodat deze beter georganiseerd kunnen worden.

 Melding  zie word doc. Op tfs Vanuit het planningscherm kan men doorklikken naar de respectievelijk orders/events. Het planbord kan afgedrukt worden via een rapport, waarin een selectie kan worden gemaakt op datum, route, wagen, chauffeur en regio.

5.10.1 Concreet voorbeeld Planning&Dispatch Stap 1: Gepersonaliseerde kalender instellen



Ga naar het fasttab Verzending op de klantenkaart

= OK




 

Selecteer bij Basisagendacode: DM



Via Functies  Gepers. kalenderwijzigingen bewerken

Klik vervolgens op Gepersonaliseerde kalender:

Bemerk dat je hier de leveringsdag en vrije dagen kan gaan bepalen. Verderop zal bij de planning rekening worden gehouden met deze gepersonaliseerde kalender.




Stap 2: Aanmaak verkooporder Maak een verkooporder aan voor klant met gepersonaliseerde kalender. Opdat dit order zou worden opgenomen in de planning, dient het veld Planning&Dispatching aangevinkt te worden. Bemerk dat Drinkmaster automatisch een datum voorstelt als verzenddatum, aangezien dit de eerstvolgende vaste leveringsdag is voor deze klant.

Vervolledig vervolgens het order met orderlijnen en tenslotte moet je het order vrijgeven (Functies  Vrijgeven of CRTL + F11) Stap 3: Planning & Dispatch






Ga nu het Planning&Dispatch scherm

 Volgende melding verschijnt na openen van pl&disp:

Het planningsbord bestaat uit twee delen, namelijk de orders en de orderlijnen. Alle orders - aangevinkt voor “Planning & Dispatching”- worden automatisch opgenomen in dit overzicht. Na het vrijgeven van een verkooporder komen de artikellijnen automatisch in het overzicht van Planning en Dispatching te staan voor verdere opvolging. Belangrijk: Het heropenen van het in- of verkooporder zal het order terug uit de planning halen.

Het scherm opent steeds op datum van vandaag, maar - naar analogie met andere functies binnen Microsoft Dynamics NAV - kan via de onderstaande toetsen gemanipuleerd worden. De historiek van de planning blijft consulteerbaar.




Vervolgens kan je zending gaan toekennen aan een bepaalde route, vrachtwagen, uur van de levering/afhaling toewijzen. Via het wijzigen van het veld uur, kan een planningslijn van een resource naar boven of onder geschoven worden, afhankelijk van de sortering.

De dispatcher kan bovendien een prioriteit aan een planningslijn meegeven. Regio wordt opgehaald op de klantenkaart (indien ingevuld op fasttab Verzending). Route kan bijvoorbeeld zijn DI_1 (Route dinsdag regio 1). Op die manier kan je een levering gaan toekennen aan een bepaalde rit.

Stap 4:Rapporten Vanuit Planning leveringen kan je nu verschillende lijsten gaan printen. 

Planningoverzicht



Planning overzicht (Intern)



Zendnota‟s



Vrachtbrief (=voorlopige zendnota)



Afhaalnota‟s



Magazijnbons






Inslagdocument

Nota: voor de ‘events’ dient men de magazijnbon/levernota en afhaalnota’s af te drukken vanop het event. Het is wel mogelijk vanuit planning door te klikken naar het event:

Planning

Selecteer hier de velden die je wil opnemen in de planning. Als je bijvoorbeeld alle leveringen op 09/07 wil met Wagen IVECO, verwijder de de regel Uur. Resultaat is als volgt:

Als je in het fasttab Opties, details printen aanvinkt, dan krijg je onderstaand resultaat.




Planning overzicht en planning overzicht (intern) Het planningsbord kan hier worden afgedrukt met filtermogelijkheden op datum, resource en regio. Men bekomt hierdoor een gestructureerd overzicht van de uit te voeren transporten, zodat deze beter georganiseerd kunnen worden. Dit is het schema welke meegegeven wordt met de chauffeur.

Zendnota‟s Voor het afdrukken van de zendnota‟s plaatst men zich best op de weergave voor 1 dag. Indien men wil afdrukken voor een bepaalde resource kunnen we gaan filteren op die resource, de lijnen blauw maken en Afdrukken – zendnota‟s drukken. Het aantal zendnota‟s welke worden afgedrukt, gaat men bepalen bij de regio‟s.

Voorlopige zendnota




Bij het afdrukken van de voorlopige zendnota wordt de verzending niet geboekt. Afhaalnota Wordt afgedrukt op basis van de geboekte ontvangst. Magazijnbon Bij het afdrukken van de magazijnbon wordt het order automatisch op de status “picked” gezet. De magazijnbon baseert zich op het verkooporder. De te leveren aantallen worden weergegeven. De magazijnbonnen kunnen in batch afgedrukt worden.

Stap 5:Verzenden Na controle kunnen de orders effectief worden verzonden of ontvangen via “Boeken” (of F11) . De planningslijnen komen op geboekt te staan en indien volledig verzonden, wordt het veld “volledig verzonden” aangevinkt.

Mapppoint integratie Wanneer de route van een resource volledig bepaald werd, heeft men de mogelijkheid deze route te visualiseren. De route wordt berekend en waar nodig kan deze worden bijgestuurd en geoptimaliseerd. Bij de berekening van de duur van de rit zal de standaard wachttijd – bepaald in de Instellingen – in acht worden genomen.




Opmerking: Deze functionaliteit vereist de software Mappoint 2004 (of hogere versie). De licentie van Mappoint is niet inbegrepen in de licentie van Drinkmaster.

5.11 Routes

Met deze optie worden de gebruikte routes in het transport gedefinieerd. De route worden met een code voorzien per Regio en per Leverdag.




Bij creatie van de verkooporder wordt via de regio (overgenomen van klant, gekoppeld aan de postnummer) en via de berekende verzenddatum (via leveringsdagen en sluitingsdagen, gekoppeld aan de klant) een route automatisch voorgesteld. De route is manueel wijzigbaar op het verkooporder.

5.12 Historiek

Deze optie bevat de volledige historiek van Offerten, Orders, verzendingen, facturen, creditnota‟s en verkoopjournalen. Opvragen van een geboekte factuur: U kan de geboekte facturen opvragen via Verkoop - Historie - Geboekte Facturen U komt terecht op de laatst geraadpleegde factuur.



Klik op de knop Overzicht of druk op F5.



…


…


Hier kan je selecteren welke orders naar historiek mogen. Ook kan je bij Orderklantnr. bepaalde klanten selecteren waarvan de orders naar historiek mogen. Als je niets selecteert zullen alle orders die gefactureerd zijn en nog tussen de Verkoop Orders staan naar historiek gebracht worden. Nadat je bovenstaande routine hebt laten lopen, dan zal het overzicht van de Verkoop Orders je een duidelijk beeld geven van de nog te facturen zendingen.

5.16 Periodieke Activiteiten

5.16.1 Offerten Archiveren Nieuwe activiteit om niet meer actieve offerten (manueel afgesloten via “Afsluitcode” of door een vervallen geldigheidsdatum) te archiveren onder verkoopmenu – optie “Geboekte Offerten”.

5.17 Lijsten & Statistieken Onderstaande statistieken worden gegenereerd op basis van de geboekte facturen; diverse periode- klant- artikel- artikelcategorie- en/of leveranciersfilters kunnen desgewenst worden ingesteld. Het resultaat is een statistiek met resultaten zowel in bedragen als in liters.




5.17.1 Klantenomzet per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Klantenomzet per periode

5.17.2 Artikelomzet per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Artikelomzet per periode







5.17.3 Evolutie Klantenomzet per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Evolutie klantenomzet per periode




5.17.4 Evolutie Artikelomzet per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Evolutie artikelomzet per periode




5.17.5 Rendement klant per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Rendement klant per periode




5.17.6 Rendement artikel per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Rendement klant per periode




5.17.7 Omzet per leverancier per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Omzet per leverancier per periode




5.17.8 Klantenkortingen per periode



Verkoop&Marketing – DrinkMaster Statistieken – Klantenkortingen per periode

Opmerking: De lijst klantenkortingen per periode houdt geen rekening met eventuele uitgekeerde commissies/uitgestelde kortingen.

5.17.9 Klanten – Top 10 Deze lijst bevat de 10 beste klanten (degene die het meest hebben aangekocht). Deze lijst bevat gegevens over inkopen en saldi van klanten voor een geselecteerde periode. U kunt de nummers opgeven van de klanten die u in de lijst wilt opnemen. Klanten worden alleen opgenomen als ze tijdens de periode inkopen hebben gedaan of aan het einde van de periode een saldo hebben. De klanten worden gesorteerd op bedrag. U kunt opgeven of u klanten wilt sorteren op verkoopbedrag of saldo. In de lijst kunt u in een oogopslag zien welke klanten de meeste inkopen hebben gedaan of het hoogste saldo hebben openstaan. Met filters kunt u precies bepalen welke gegevens in de lijst moeten worden opgenomen.



…


…


7.2

Promoties – promotiegroepen

7.2.1 Promoties per artikel Hier heeft men 3 mogelijkheden om een promotie- of korting aan een artikel te koppelen:

 

Korting in BEDRAG bij aankoop van een artikel Vb: 3EUR korting bij aankoop van 1 bak leffe.

Dit kan als volgt ingesteld worden:

 

aanmaken van een „toeslag- of grootboekkorting‟ van 3 EUR dit voor een eenheid van 1 bak

 

 

Systeem van gratis artikel extra – type ‘5 +1’ Vb: 5 flesjes hoegaarden kopen + 1 petje gratis

dan dien je het minimum aantal in te geven + 1 GRATIS ARTIKEL (PETJE) opgelet: dit niet gebruiken indien het om hetzelfde artikel gaat!! (vb: 5 hoegaarden kopen + 1 gratis) – dit noemen we het type „6 halen, 5 betalen‟ OF „6-min-1‟




  

Systeem van gratis artikel in mindering – type ‘6 halen, 5 betalen’ OF ‘6-min-1’ Vb: 5 hoegaarden kopen + 1 hoegaarden gratis (6 halen, 5 betalen) hier dien je het ‘AANTAL in afslag’ in te geven, naast het systeem van ‘artikeltoeslag’  Dit geeft het voordeel dat men aan de kassa/op het verkooporder gewoon het aantal kan intikken zonder op de hoogte te zijn van de geldende gratis artikelen.

Uitgewerkt voorbeeld in DrinkMaster:

Bij aankoop van 1 bak Kronenburg pils 1664, krijgen onze klanten 1 fles gratis in afslag. Bovenstaand screenshot reflecteerd de ingave: Verkoopsoort: klant, klantenprijsgroep of alle klanten; hier geldend voor „Alle klanten‟ Eenheidscode: De verkoopeenheid om de promotie te laten gelden Minimum aantal: het minimum aantal nodig om de promotie te laten gelden. Soort afslag: dient in dit geval „toeslag – artikel‟ te zijn Nr. afslag: Hier kan je de afslag een code geven, om te koppelen aan een omschrijving die op het order /kasticket zal komen Afslag omschrijving: de omschrijving van de afslag wordt hier weergegeven Bedrag afslag: Hier niks invullen!! (het bedrag wordt uitgerekend op het kasticket) Afslag artikel: Hier kan men het artikel ingeven van dewelke de prijs dient overgenomen te worden (in dit geval hetzelfde artikel als datgene wat men verkoopt) Afslag aantal: Het „aantal gratis artikelen‟ dat in afslag wordt gegeven per minimum aantal van de verkochte eenheid in de kolom „eenheidscode‟ Begindatum: Begindatum van de geldende promotie




Einddatum: Einddatum van de geldende promotie Volgende redenering wordt gevolgd op verkooporder/kassaverkoop: Verkoop van 2 bakken Kronenburg pils 1664: Door de trigger „minimum aantal, eenheidscode en begindatum‟ zal het systeem een toeslaglijn toevoegen op het verkooporder/kasticket: Voorbeeld verkooporder:

Voorbeeld Touchscreen kassa:




Voorbeeld standaard kassa:

7.2.2 Promogroepen De bedoeling van promogroepen is om artikelen in te delen in promo-groepen, waar men dan bvb gratis artikelen en/of kortingsbedrag kan aan toekennen. Het voordeel van het gebruik van promogroepen is dat deze gratis artikelen/kortingen kunnen worden toegekend voor een combinatie van artikelen en cumulatief worden gebruikt. Voorbeeld 1: Men wil een „gratis glas‟ meegeven + een korting van 10 cent telkens men 24 flesjes van „een leffe-product‟ koopt. Dit kan als volgt ingesteld worden:




  

Aanmaken promogroep (vb: LEFFE) Instellen gratis artikel (glas) en korting (10cent) op deze promo-groep per 24 eenheden (*) Aan alle (Leffe)artikelen die van deze promotie mogen genieten, de promo-groep „LEFFE‟ toekennen.

(*)OPMERKING: Bij het definiëren van een promogroep over verschillende artikelen is de „eenheid‟steeds de basiseenheid. Deze kan bijgevolg niet geselecteerd worden. Indien men gratis artikelen of kortingen slechts aan 1 artikel hangt; kan men wel een „eenheid‟ definiëren.

Uitgewerkt voorbeeld in Drinkmaster

   

Aanmaken promogroep (vb: LEFFE) Open de artikelkaart en klik op het fasttab facturering. Klik in het veld Item Promo groep en klik op het pijltje (look-up arrow) Maak de groep „LEFFE‟ aan:








Men bekomt volgend scherm, waar men de code en een omschrijving van de promo-groep kan ingeven.

Klik op de knop „promotie‟ om de voorwaarden toe te kennen:

 Belangrijk is te weten dat men voor de korting kan kiezen tussen „grootboekrekening‟ en

artikeltoeslag; wij adviseren om „grootboekrekening‟ te gebruiken daar een artikeltoeslag op een kassa niet kan gebruikt worden.




Men kan deze instellingen ook doen via het menu :



Verkoop – instellingen – Artikel Promotie Groep

Op de artikelkaart kan men de promogroepen bekijken en ook promotieartikelen toekennen op een gelijkaardige wijze:






Op het kassa-scherm bekomt men volgend resultaat:

Voorbeeld 2 : Gratis bak Vedett bij aankoop van Vedett Blond of White : 4+1 bakken Aanmaken van promogroup Vedett Blond&White: Deze promogroup wordt gekoppeld à het artikel Vedett Blond en à het artikel Vedett White

Min aantal 96 (4*24) Bij ingave op het verkooporder wordt er een bak gratis gegeven als er 4 bakken Vedett wordt aangekocht.




Voorbeeld 1 : klant koopt 4 bakken Vedett blond

Voorbeeld 2 : klant koopt 3 bakken Vedett blond en 1 White

Voorbeeld 3 : klant koop 2 bakken Blond en 2 bakken White



…


…


HOOFDSTUK 11 SHOP

Dit is een kassamodule voor het registreren van de verkoop, kassabetalingen van facturen en kosten, terugbetalingen van creditnota‟s. De verkoopoptie registreert de kassaverkopen. In de historiek wordt een overzicht aangeboden van de geboekte verkopen en ontvangen betalingen. De verkoop van artikelen voor particulieren wordt bij de dagafsluiting samengevat in 1 contant factuur. De kassafacturen voor klanten worden in het financieel bij dagafsluiting geregistreerd in een apart verkoopjournaal. De betalingen en ontvangsten worden tevens samengevat in 1 diverse boeking in de boekhouding. Er zijn verschillende mogelijkheden om met de kassa te werken :  Touchscreen  Scanner (al dan niet wireless)  Multifunctioneel toetsenbord  Display  Kassa-lade




Klanten die wensen te werken met het touchscreen dienen dit te laten opnemen in hun licentie. Vraag hiernaar bij je salesaccount.

11.1 Kassascherm standaard (niet aanwezig)

Kassa info

Klanteninfo

Hier staat de naam van de persoon die ingelogd is, de naam van de kassabediende, de nummer van de kassa, de datum en tijd en het kasticketnummer. Standaard wordt de klant “SHOPKLANT” voorgesteld, maar wanneer een klant aan de toonbank verschijnt, kan deze klant ook geselecteerd worden via Klantnr. of zoeken via Zoek klant. Bijgevolg zullen de klantspecifieke prijzen en kortingen dan van toepassing worden. Ook kan je hier de klant nog extra korting toekennen door selectie van een Kortingsgroep. De standaard SHOPKLANT is in te stellen via de Instellingen. Ook kan de taal van de klant gewijzigd worden, zodat kasticket/factuur/CN in de juiste taal worden afgdrukt.

Artikelinfo

Door het invullen van de artikelnummers (of zoeken via naam of via barcodescanning) en het aantal worden de verkooplijnen aangevuld en de prijs uitgerekend. (Aantal staat default steeds op 1). Via negatieve aantallen kunnen tevens teruggegeven leeggoed artikelen ingegeven worden.




Het is tevens mogelijk geregistreerde verkooplijnen terug te verwijderen. Indien er in de artikelenkaart afbeeldingen zijn toegevoegd krijg je hier het laatst gescande of ingegeven item te zien. Barcode scanners kunnen geconfigureerd worden zodat de barcode steeds gelezen wordt in het veld Artikel. Leeggoed info

De velden artikels en leeggoed (+) en (-) worden automatisch ingevuld. Dit is handig om na te kijken of we alles hebben aangerekend. Leeggoed kan op verschillende manieren ingescand worden.

Betalingswijze

Totalen

In het rechtergedeelte van het scherm registreert men de betaling. Er zijn verschillende betalingswijzen mogelijk. De betaling kan volledig of gedeeltelijk in cheques, met bankkaarten of cash geschieden. Tevens heeft men hier de mogelijkheid facturen of creditnota‟s te ontvangen in de kassa. Bij de dagafsluiting worden deze betalingen geregistreerd op de klant in de boekhouding. Indien er cash betaald wordt, druk je op F9 en typ je het bedrag in dat je ontvangt in het veld Bedrag. Vervolgens ga je naar Betaalwijze en selecteer je Cash (kan ook via touchscreen of toetsenbord). Het scherm totalen geeft nu aan hoeveel wisselgeld je moet teruggeven.

11.1.1 Factuur maken via kassascherm standaard

 

Vooraleer de artikelen in te geven, dient men de juiste klant te selecteren. Klik op de knop ZOEK KLANT




 

Geef de artikelen in en registreer de betaling.

 

Kies Factuur

Bij het afsluiten van het ticket (F11) zal Microsoft Dynamics NAV volgend scherm tonen:

De factuur zal in 2 exemplaren worden afgedrukt

Bij het afsluiten van de kassa, kiest men voor de gewone dagafsluiting. Als de kassa correct is afgesloten kan men in de module Financieel-Verkoop Facturatie-Verkoop facturen zowel de facturen van de gekozen klanten als de „kontant‟ factuur boeken.



…


…


HOOFDSTUK 12 EIGENDOMSBEHEER -

De module „Eigendomsbeheer‟ bevat de volgende onderdelen: pandbeheer: pandgegevens en alle overeenkomsten die betrekking hebben op het pand contactbeheer: adresgegevens van de zaakvoerder, de uitbater,... contractbeheer: gegevens uit de getekende overeenkomsten automatische verkoopfacturatie en indexatie van de huur automatische voorstellen voor inkoopfacturatie Om gebruik te kunnen maken van deze module, dient u dit te laten opnemen in de licentie. Vraag hiernaar bij je salesaccount.

12.1 Setup 12.1.1 Instellingen Eigendomsbeheer 12.1.2 Instellingen Eigendomsbeheer



Afdelingen - Eigendomsbeheer – Instellingen - Eigendomsbeheer




Pandnrs Overeenkomst

U koppelt de nummerreeks voor de Panden U koppelt de nummerreeks voor de Overeenkomsten

nrs Dimensie Pand

Indien u werkt met analytische boekhouding per pand, dient u een dimensie voor de Panden te definiëren en deze hier te koppelen.

12.1.3 Type overeenkomsten



Eigendomsbeheer – Instellingen – Type overeenkomsten

Per type overeenkomst, creëert u een lijn met de volgende velden: Code

Type Omschrijving

U definieert het type van overeenkomst waarin u o.a. kan opnemen: de frequentie van facturatie (M, K, J), soort overeenkomst (HUUR, ONDERHOUD,...), aanduiding IK/VK,... Leverancier of Klant Deze omschrijving zal overgenomen worden bij creatie van een overeenkomst van dit type.




Grootboekrekenin g Vrije tekst

U koppelt de grootboekrekening die zal gebruikt worden bij de automatische facturatie. U kan extra informatie bijhouden per type overeenkomst

12.1.4 Index



Eigendomsbeheer – Instellingen – Index

Per Jaar/Maand geeft u het Indexcijfer in.



…


…

Handleiding Microsoft Dynamics NAV-Drinkmaster Versie v02

Recommend Documents