Handleiding
IZAG - HANDLEIDING Informatiestroom van Ziekenhuizen naar het Agentschap Zorg en Gezondheid
Versie 3.06
Registratiejaar 2014
Inhoudstafel 1
Inleiding.................................................................................................................................... 3
2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 3 3.1
Installatie.................................................................................................................................. 3 SYSTEEMVEREISTEN ................................................................................................................. 3 IZAG .......................................................................................................................................... 4 Installatie/Upgrade .................................................................................................................. 4 Eerste installatie....................................................................................................................... 6 Netwerkconfiguratie ................................................................................................................ 6 Speciaal bericht voor instellingen die sinds vorige bevraging een nieuw GKB-nummer kregen ...................................................................................................................................... 6 Overzicht .................................................................................................................................. 6 OPSTARTEN .............................................................................................................................. 6
4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 6
Gebruik..................................................................................................................................... 8 IDENTIFICATIE .......................................................................................................................... 8 Instelling ................................................................................................................................... 9 Campus .................................................................................................................................. 10 Verpleegeenheden ................................................................................................................. 10 FORMULIEREN ....................................................................................................................... 11 Nieuw ..................................................................................................................................... 13 Bewerken ............................................................................................................................... 14 Exporteren .............................................................................................................................. 15 PERSONEEL............................................................................................................................. 16 Nieuwe toestand .................................................................................................................... 17 Bewerken ............................................................................................................................... 21 Importeren ............................................................................................................................. 22 Exporteren .............................................................................................................................. 22 RAPPORTEN............................................................................................................................ 23 Antwoorden ........................................................................................................................... 23 Overzicht ................................................................................................................................ 24 COMMUNICATIE .................................................................................................................... 25 BEHEER ................................................................................................................................... 25 Link met tabellen.................................................................................................................... 26 Beveiliging .............................................................................................................................. 26 Parameters............................................................................................................................. 26 Veel voorkomende foutmeldingen ........................................................................................ 26 INSTALLATIE VAN OFFICE OF WINDOWS ............................................................................... 26 STRUCTUUR OF INHOUD VAN HET IMPORTBESTAND ........................................................... 27 INSTELLINGEN VAN DE PC ...................................................................................................... 27 GEBRUIK VAN AFKAPPINGSTEKEN (‘) OF AANHALINGSTEKEN (“) ......................................... 28 Contactpersonen en nuttige adressen................................................................................... 28
7 7.1 7.2 7.3 8
Lijst met aandachtspunten bij het gebruik van IZAG ............................................................. 29 VERZAMELEN VAN GEGEVENS ............................................................................................... 29 WELKE RUBRIEKEN INVULLEN? .............................................................................................. 29 IMPORTBESTAND MET PERSONEELSGEGEVENS .................................................................... 30 Bijlagen................................................................................................................................... 31
18.11.2015
IZAG - Handleiding
2/31
1 Inleiding De toepassing IZAG werd ontwikkeld om de gegevensuitwisseling tussen de ziekenhuizen en de Administratie Gezondheidszorg van het Vlaamse Ministerie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin te vergemakkelijken. Het is een MS Access-toepassing die, door middel van verschillende schermen, het ziekenhuis toelaat algemene gegevens over de instelling, personeelsgegevens en informatie over een aantal rubrieken (samengebracht volgens finaliteit) in te voeren. De gegevens worden door het Agentschap in eerste plaats gebruikt bij de regelmatig terugkerende erkenning van diensten en/of medisch-technische apparatuur en de organisatie van de inspecties van de ziekenhuizen. Ze moeten ons in staat stellen een zo duidelijk mogelijk beeld van de instelling te vormen op het vlak van organisatie, personeelsbestand, activiteiten... Ook worden deze gegevens aangewend om het totale ziekenhuislandschap te schetsen waaraan dan een specifiek ziekenhuis kan gespiegeld worden. Op termijn zullen de gegevens, in combinatie met data uit andere bronnen, eveneens worden gebruikt in het kader van de zorgstrategische planning. Het is dus van het grootste belang dat elk ziekenhuis de nodige zorg besteedt aan het correct invoeren van de gevraagde informatie en deze binnen de vooropgestelde termijn doorstuurt naar de Administratie Gezondheidszorg. In het recente verleden werd een enquête verspreid om te onderzoeken wat de verwachtingen van een internet-versie van de IZAG-toepassing zijn. De talrijke resultaten werden verwerkt en zullen in de mate van het mogelijke meegenomen worden bij de nieuwe ontwikkelingen. De ontwikkeling van deze nieuwe toepassing werd nogmaals doorgeschoven.
2 Installatie 2.1 SYSTEEMVEREISTEN Er is een Pentium-PC vereist met minimaal 16 Mb RAM werkgeheugen om op een comfortabele wijze met IZAG te werken. Er dient 13Mb ruimte vrij te zijn op de harde schijf. Voor het besturingssysteem heeft men de keuze tussen Windows NT, Windows XP, Windows Vista en Windows 7 (32 bitsversie). De toepassing is ontworpen voor een minimale schermresolutie van 800x600 pixels. Dit is te controleren via START > Instellingen > Configuratiescherm > Beeldscherm > Instellingen (START > Settings > Control Panel > Display > Settings). Het datumformaat dient als volgt ingesteld te worden: dd/MM/jjjj (dd/MM/yyyy) terwijl het decimaalsymbool bij de getalnotatie een komma dient te zijn. Dit is te controleren via START > Instellingen > Configuratiescherm > Landinstellingen (START > Settings > Control Panel > Regional Settings). IZAG is een Accesstoepassing. Er zijn 3 versies beschikbaar, nl.: Access2000, Access2003/XP en Access2007/2010 (en later). Bij deze laatste versie is de extensie gewijzigd naar .accde waar dit voorheen .mde was). In de rest van de handleiding wordt de extensie .accde gebruikt. Bij gebruik van de andere Access-versies moet dit als .mde geïnterpreteerd worden. De bestanden vzparam.mdb en
18.11.2015
IZAG - Handleiding
3/31
vzdata.mdb blijven in de oude bestandsstructuur bestaan en kunnen zonder problemen door de hogere Access-versie aangesproken worden. Vanaf het registratiejaar 2011 zal de Access97-versie niet meer ondersteund worden. De toepassing maakt tijdens de uitvoering gebruik van de onderliggende faciliteiten van MS Access (o.a. Visual Basic for Applications). Dit veronderstelt dus dat MS Access reeds op de computer is geïnstalleerd. Om mogelijke meldingen m.b.t. beveiliging (indien VBA is uitgeschakeld) uit te schakelen, kan men volgende werkwijze volgen: Access 2007 Druk op de “start” knop
Access 2010 Druk op de tab Bestand
Klik daarna op Opties voor Access
Klik daarna op Opties
Dan gaat u achtereenvolgend naar Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum > Instellingen voor macro’s. Je mag de beveiliging op het laagste niveau zetten “Alle macro’s inschakelen (wordt niet aanbevolen….. )”. BELANGRIJK! Bij de Office-setup kan men kiezen welke componenten van Office geïnstalleerd worden. Belangrijk hierbij is dat Access volledig geïnstalleerd wordt alsook de component 'Data Access' die instaat voor import en export van de 'flat files' (ASCII-formaat), waar nogal wat problemen rond rijzen. Indien deze component niet is geïnstalleerd, zal de import en export van gegevens naar en van IZAG niet kunnen gebeuren.
2.2 IZAG 2.2.1 Installatie/Upgrade Vóór tot installatie over te gaan, is het aangeraden een reservekopij te maken van het bestand c:\IZAG\vzdata.mdb
18.11.2015
IZAG - Handleiding
4/31
Dit is het bestand waarin de ingevulde gegevens van uw instelling zich bevinden. Het is trouwens aan te raden op regelmatige tijdstippen een reservekopij van dit bestand te maken. IZAG wordt aangeleverd in een samengedrukt (zipped), bestand (IzagV3_06.zip). De samenstellende bestanden kunnen geplaatst worden in een folder naar keuze. Om geen verwarring te laten ontstaan is het echter aangeraden indien mogelijk c:\IZAG aan te houden. In deze handleiding zullen wij verder spreken over de "IZAG-folder". Bestanden die na uitpakken van IzagV3_06.zip ontstaan en in de IZAG-folder geplaatst worden, zijn: leesmij.txt: beknopte informatie over installatie van de toepassing vz2000.mde: is de eigenlijke IZAG-toepassing voor MS Access2000 (programma's, schermen, rapporten). Te gebruiken indien Office 2000 of Office XP wordt gebruikt. vz2003.mde: is de eigenlijke IZAG-toepassing voor MS Access2002 of MS Access2003 (programma's, schermen, rapporten). Te gebruiken indien Office XP of Office 2003 wordt gebruikt. vz.accde: is de eigenlijke IZAG-toepassing voor Access 2007 of 2010 (programma's, schermen, rapporten). Te gebruiken indien Office 2007 of Office 2010 wordt gebruikt. vzParam.mdb: bevat de parameters die nodig zijn om de vragen te kunnen beantwoorden (formulering van de vragen, opmaak van de invulschermen...). Bij het ter beschikking stellen van een nieuwe versie, zal de toepassing bij het opstarten automatisch de nodige aanpassingen uitvoeren. Momenteel wordt gewerkt met versie 3.38. vzdata_leeg.mdb: enkel te gebruiken indien IZAG voor de eerste maal wordt geïnstalleerd (zie verder) Izaghlp.hlp : help-file voor de toepassing blatdll.dll : bevat programma's voor het versturen van de geëxporteerde bestanden via e-mail. Werkwijze voor gebruik met MS Access2000: verwijder vz.mde uit de IZAG-folder - wijzig de naam van vz2000.mde in vz.mde - verwijder vz2003.mde en vz.accde uit de IZAG-folder Werkwijze voor gebruik met MS Access2002 (onder Office XP) of MS Access2003 (onder Office 2003): - verwijder vz.mde uit de IZAG-folder - wijzig de naam van vz2003.mde in vz.mde - verwijder vz2000.mde en vz.accde uit de IZAG-folder De naamswijzigingen laten toe dat eerder ingestelde snelkoppelingen naar vz.mde in de folder c:\izag verder kunnen gebruikt worden. Voor gebruik van de Access 2007/2010-versie is het, indien gewenst, beter een nieuwe snelkoppeling aan te maken. Binnen de IZAG-folder worden twee subfolders aangemaakt: import: hierin dienen de bestanden geplaatst te worden waarvan de gegevens in de toepassing moeten geïmporteerd worden. Het gaat hier om gegevens over het medisch en niet-medisch personeel. Deze dienen resp. als med.txt en ntmed.txt in deze folder ondergebracht te worden. export: hier worden door de toepassing de bestanden geplaatst die geëxporteerd worden. De inhoud van deze folder dient verstuurd te worden naar het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid van het Vlaams ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en het Gezin (algemeen emailadres:
[email protected]).
18.11.2015
IZAG - Handleiding
5/31
2.2.2 Eerste installatie Wanneer IZAG voor de eerste maal op een PC wordt geïnstalleerd, zal er nog geen bestand met de naam vzdata.mdb aanwezig zijn. Daarom werd vzdata_leeg.mdb meegeleverd. Dit bestand bestaat enkel uit een lege structuur. Het volstaat het bestand te hernoemen naar vzdata.mdb om verder te gaan.
2.2.3 Netwerkconfiguratie De toepassing is operationeel in een netwerk. Verschillende gebruikers kunnen dan vanop hun PC gegevens invullen. Bij gebruik in een netwerk verdient, om performantieredenen, volgende configuratie de voorkeur: installatie van vz.accde op de PC van elke gebruiker. installatie van vzParam.mdb en vzData.mdb op een netwerkschijf. Indien de toepassing niet gelinkt is aan beide mdb's, of indien de locatie van 1 van beide mdb's gewijzigd is, zal bij het opstarten van de toepassing de locatie van beide mdb's één voor één opgevraagd worden. Het (her)linken van de tabellen kan ook dynamisch gebeuren via de opties Beheer > Link met tabellen (zie verder).
2.2.4 Speciaal bericht voor instellingen die sinds vorige bevraging een nieuw GKB-nummer kregen Bij een organisatorische wijziging (andere inrichtende macht, een fusie of splitsing...) zal het ziekenhuis een ander GKB-nummer toegewezen krijgen. De term GKB staat voor Gemeenschappelijk Klantenbestand en laat ons toe een ziekenhuis/campus op unieke wijze te identificeren. Er bestaat een GKB-nummer voor de instelling op zich en een nummer voor elk van de campussen. Een ziekenhuis krijgt dus steeds minstens 2 GKB-nummers toegewezen. Wanneer het GKB-nummer wijzigde sinds de vorige bevraging dient er een aanpassing aan vzData.mdb doorgevoerd te worden alvorens verder gegevens ingegeven worden (zie verder). De betreffende ziekenhuizen krijgen hiervan afzonderlijk een bericht.
3 Overzicht 3.1 OPSTARTEN De IZAG-toepassing wordt vanuit de Windows Verkenner (Explorer) opgestart met een dubbele klik op vz.accde (of vz.mde). Dit bestand is dynamisch gelinkt aan de vzParam.mdb en vzData.mdb. Het is tevens mogelijk de IZAG-toepassing via de Start-knop (op de taakbalk) op te starten. Klik op Start, vervolgens op Instellingen en dan op Taakbalk. Kies hier voor Programma's van het menu Start. Bij het item Menu Start aanpassen kiest u voor Toevoegen. Blader dan naar de IZAG-folder (Bestandstypen: Alle bestanden) en klik op vz.accde en dan op Open. Kies dan de map binnen het Startmenu (meestal Programma's), klik op Volgende en geef een naam aan de toepassing (bij voorkeur: IZAG). Klik op Voltooien. Nu kan men IZAG opstarten via Start > Programma's > IZAG. Het is mogelijk dat er op het bureaublad nog een snelkoppeling aanwezig is die werd aangemaakt door een oudere versie van de IZAG-toepassing (versie 2.04 of ouder). Door vz2000.mde of vz2003.mde te hernoemen naar vz.accde (zoals beschreven in puntje 2.2) kan men blijven gebruik
18.11.2015
IZAG - Handleiding
6/31
maken van deze snelkoppeling. Dit op voorwaarde dat nog steeds c:\izag als IZAG-folder wordt gebruikt. Als de database voor het eerst wordt opgestart gebeuren volgende operaties: controle op de link met vzParam.mdb en vzData.mdb controle op de versie van vzParam.mdb. Indien een nieuwe versie van vzParam.mdb is overgemaakt, wordt de toepassing bijgewerkt. controle op de identificatiegegevens. De gebruiker dient eenmalig een aantal gegevens op te geven die het systeem vanaf dan steeds gaat gebruiken. De gebruiker moet volgende acties ondernemen voor de initialisatie: aanduiding van het pad waar vzParam.mdb en vzData.mdb zich bevinden. keuze van de instelling die van toepassing is. aanduiding van het werkregime dat in de instelling van toepassing is. Het opstartscherm ziet er (vanaf de Access2007) als volgt uit:
Figuur 3-1 Opstartscherm
Versie vragenlijst geeft weer welke onderliggende vragenlijst (opgesteld door het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid) wordt gebruikt om de invulschermen op te bouwen. Finaliteiten, rubrieken en vragen bevinden zich in vzParam.mdb. Bij het ter beschikking stellen van een nieuwe versie van vzParam.mdb wordt de toepassing automatisch bijgewerkt. Versie toepassing geeft weer met welke versie en aanpassing er wordt gewerkt. Na een klik op de Start-knop, verschijnt het Keuzescherm.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
7/31
Figuur 3-2 Keuzescherm + Module Identificatie
Op het keuzescherm staan de 6 modules van de toepassing. Hieronder een korte beschrijving; voor een uitgebreide uitleg verwijzen we naar het volgende hoofdstuk: Identificatie: hiermee kan men de identificatiegegevens (instelling, campus, verpleegeenheden) van de instelling ingeven. Formulieren: de verschillende vragen zijn per rubriek samengebracht in een formulier. De formulieren zijn op hun beurt ondergebracht in één van de volgende finaliteiten (Jaarcijfers, Erkenning, VIPA, Gezondheidsinspectie, Kwaliteitsdecreet, Ad hoc). Personeel: de gegevens m.b.t. het medisch en niet-medisch personeel kunnen met deze module ingebracht worden. Het is tevens mogelijk deze gegevens vanuit een externe bron te importeren (de importspecificaties worden in bijlage besproken). Per personeelslid wordt een afzonderlijke fiche opgemaakt. Rapporten: m.b.v. deze module kan men overzichtsrapporten creëren waarop de ingebrachte gegevens voor de ingevulde formulieren en het personeel zijn weergegeven. Communicatie: hier kan men rechtstreeks de informatiewebsite van IZAG openen (http://www.zorg-en-gezondheid.be/izag.aspx). Beheer: met deze module kan men de instellingen van de IZAG-toepassing aanpassen.
4 Gebruik Zoals reeds vermeld bij Figuur 3.2 kan men in de IZAG-toepassing 6 modules onderscheiden. Hieronder volgt meer uitleg over hoe men elk van deze modules dient te gebruiken.
4.1 IDENTIFICATIE De module Identificatie biedt 4 opties: Instelling, Campus, Verpleegeenheden, Export (zie Figuur 3.2).
18.11.2015
IZAG - Handleiding
8/31
4.1.1 Instelling Met de knop Instelling kan men de instellingsgegevens gaan controleren of eventueel wijzigen (zie Figuur 4.1).
Figuur 4-1 Identificatiegegevens van de instelling
Slechts in het geval van een nieuwe installatie zal hier "Keuze instelling" verschijnen. De naam van de instelling kan dan gekozen worden uit het uitvalslijstje. In de andere gevallen wordt onmiddellijk het erkenningsnummer weergegeven, gevolgd door het GKB-instellingsnummer. Deze nummers worden automatisch ingevuld bij de keuze van een nieuwe instelling. GKB staat voor Gemeenschappelijk KlantenBestand. Dit bestand wordt door het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid intern gebruikt om gegevens over "klanten" bij te houden. Het identificatienummer dat in dit kader eenduidig aan de klant wordt toegewezen is het GKB-nummer. Wat ziekenhuizen betreft maken we een onderscheid tussen de instelling (GKB-instellingsnummer) en de uitbatingsplaats(en) (GKB-campusnummer). Dit betekent dat een ziekenhuis minstens 2 GKB-nummers heeft. Op de volgende rij komt de naam van het ziekenhuis in kwestie, met daaronder het werkregime van het medisch kader. Dit geeft aan hoeveel halve dagen als een voltijdse prestatie worden beschouwd (medisch personeel). De mogelijke waarden zijn hier 10, 11 of 12. In zeldzame gevallen zal het nodig zijn de naam van de instelling te wijzigen. Dit gebeurt door een druk op de knop "Wijzigen instelling". Daar dit verregaande gevolgen kan hebben (alle data in vzData.mdb worden dan verwijderd!!!), is het noodzakelijk de keuze te bevestigen met het invoeren van het woord "initialiseer". Na de keuze van een nieuwe instelling (druk op de knop "Sluiten"), opent zich automatisch het scherm voor het invullen of aanpassen van de verpleegeenheden (zie verder). Belangrijk!!! Er ontstaat een bijzondere situatie voor ziekenhuizen waarbij het afgelopen jaar bestuurlijke veranderingen plaatsvonden (bijv. fusie, wijziging inrichtende macht, opsplitsing…). Voor het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid resulteert dit in de aanmaak van een nieuwe instelling met een nieuw GKB-nummer. Om gegevens te kunnen inbrengen zou het ziekenhuis moeten starten als een nieuwe instelling (dus " Wijzigen instelling"). Het gevolg hiervan is echter dat de oude gegevens (gekarakteriseerd door het oude GKB-nummer) worden gewist. In vele gevallen zal het ziekenhuis echter nog willen teruggrijpen naar eerder ingebrachte data. Om dit alsnog mogelijk te maken, raden wij aan een kopij van vzData.mdb door te sturen naar het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Hier zullen de oude gegevens op een gepaste wijze gelinkt worden aan de nieuwe GKB-nummers zodat ze toch nog kunnen gebruikt worden. Pas na ontvangst van dit bestand kan het ziekenhuis de vernieuwde situatie inbrengen.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
9/31
4.1.2 Campus De campusgegevens volgen automatisch uit de keuze van de instelling. Er kan dus niets aan gewijzigd worden. Wel is het hier mogelijk een rapport te genereren met een overzicht van de ingevulde verpleegeenheden per campus. Voorheen diende men zelf de campussen op te sommen en een code te geven. Nu krijgt elke erkende campus een GKB-nummer toegewezen. Dit nummer staat los van het GKBinstellingsnummer. Bij de personeelsgegevens dient aangeduid te worden op welke campus deze tewerkgesteld zijn (door gebruik te maken van het GKB-campusnummer). Bij het invullen van de formulieren kan aangeduid worden of de antwoorden betrekking hebben op de instelling als geheel of op een bepaalde campus.
4.1.3 Verpleegeenheden Elke verpleegeenheid dient eveneens met een identificatiecode en een omschrijving te worden aangeduid (zie figuur 4.2). Deze identificatiecode is door het ziekenhuis zelf vrij te kiezen. Ook dient het aantal bedden per verpleegeenheid te worden meegedeeld (tenzij het om een medisch-technische dienst gaat (zie verder)). In tegenstelling tot wat tijdens vorige jaren werd meegedeeld, beperkt de definitie “Verpleegeenheid” zich niet meer tot enkel diensten waarvoor effectief bedden erkend zijn. We vragen nu ook medisch-technische diensten in de opsomming mee te nemen. De reden hiertoe is dat deze personeelsleden anders, in het kader van een visitatie, nog eens extra moeten worden opgevraagd. De hier aangeduide codes dienen gebruikt te worden bij de personeelsgegevens (niet-medisch kader). Het is dus strikt noodzakelijk dat men consequent gebruik maakt van deze codes. Personeel met een code die niet overeenstemt met wat bij de opsomming der verpleegeenheden werd ingegeven, zullen bij latere rapportering (feedback...) mogelijk niet in rekening gebracht worden.
Figuur 4-2 Bewerken informatie Verpleegeenheden
Identificatie: code waarmee de verpleegeenheid wordt geïdentificeerd (max. 50 karakters) Omschrijving: korte beschrijving van de verpleegeenheid (max. 100 karakters) Aantal bedden: aantal erkende bedden in de verpleegeenheid (geheel getal). Indien het gaat om een medisch-technische dienst, vult men geen bedden in. Campus: campus waarop de verpleegeenheid is gelegen (keuze via uitvalslijst) Kenletter: (keuze via uitvalslijst) Enkel de erkende kenletters behoren hier tot de mogelijkheden. Indien het gaat om een medisch-technische dienst kiest men hier voor “Niet van toepassing”
Lijst van kenletters:
18.11.2015
IZAG - Handleiding
10/31
kenletter A a (d) a (n) a (d of n) C CD D E G K k (d) L M NIC n* I Sp Cardio Sp Chro Sp Loco Sp Neuro Sp Pallia Sp Psycho Diensten SP NVT
Dienst neuro-psychiatrie voor observatie en behandeling Dagverpleging in A-dienst Nachtverpleging in A-dienst Diensten a (dag of nacht) Diensten voor diagnose en heelkundige behandeling Dienst voor gemengde hospitalisatie (C + D) Diensten voor diagnose en geneeskundige behandeling Zorgprogramma kinderen (voorheen Dienst pediatrie) Dienst voor geriatrie Dienst neuro-psychiatrie voor kinderen Dagverpleging in K-dienst Dienst voor besmettelijke aandoeningen Kraamdienst (hospitalisatie - eenheden) – Bevallingskwartier Ziekenhuisdienst voor diagnose of preventieve behandeling van wiegendood Dienst voor intensieve neonatale zorgen Afdeling niet-intensive neonatale zorg (voorheen kenletter N) Intensieve zorgen Gespecialiseerde dienst voor behandeling en revalidatie bestemd voor patiënten met cardio-pulmonaire aandoeningen Gespecialiseerde dienst voor behandeling en revalidatie bestemd voor patiënten met chronische aandoeningen Gespecialiseerde dienst voor behandeling en revalidatie bestemd voor patiënten met locomotorische aandoeningen Gespecialiseerde dienst voor behandeling en revalidatie bestemd voor patiënten met neurologische aandoeningen Sp-dienst (palliatieve zorgen) Sp-dienst (psycho-geriatrie) Sp-dienst (niet gespecifieerd of combinatie) Niet van toepassing
Nieuw: voeg een nieuwe verpleegeenheid toe Wis: verwijder de verpleegeenheid Sluiten: sluit het scherm en sla de gegevens op Pijlknoppen: ga naar vorige of volgende verpleegeenheid
Belangrijk!!! In de lijst van verpleegeenheden dienen enkel de diensten met een hospitalisatiefunctie en de medisch-technische diensten opgenomen te worden. Entiteiten binnen het ziekenhuis die zich bijv. zuiver bezig houden met bestuur, administratie, technisch onderhoud, schoonmaak… zijn géén hospitalisatiediensten en hoeven dus niet in de lijst van verpleegeenheden opgenomen te worden.
4.2 FORMULIEREN Deze module bevat de vragen naar gegevens.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
11/31
Basis voor de samenstelling van deze lijst waren de gegevenstromen van de ziekenhuizen naar het departement en de administratie in het kader van de ‘klassieke’ vragenlijsten van de toenmalige afdeling Verzorgingsvoorzieningen (verlenen van erkenningen) jaarcijfers: jaarlijks in te vullen activiteitscijfers Vipa (subsidiebeloftes) de gezondheidsinspectie en de Vlarem-reglementering kwaliteitsdecreet met de te registreren indicatoren ad hoc: rubrieken die eenmalig dienen ingevuld te worden Deze verschillende gegevensstromen werden geëvalueerd en er werd nagegaan in welke mate gegevens uit alternatieve bronnen konden opgehaald worden. Op basis van deze evaluatie werden de vragen ondergebracht in functie van 6 finaliteiten (doelen waarvoor de gegevens worden opgevraagd): Jaarcijfers Erkenning Vipa Kwaliteitsdecreet Gezondheidsinspectie Ad hoc Binnen elke finaliteit zijn de vragen gegroepeerd in rubrieken. Deze rubrieken vallen min of meer samen met ziekenhuisdiensten, afdelingen, functies of belangrijke aspecten van het ziekenhuiswezen. In bijlage vindt u per finaliteit een overzicht van de verschillende rubrieken.
Figuur 4-3 Module Formulieren
De module bestaat uit drie onderdelen (zie figuur 4.3): Nieuw: voor de aanmaak van nieuwe formulieren Bewerken: voor het aanpassen van reeds bestaande formulieren Exporteren: voor de export van de formulieren
18.11.2015
IZAG - Handleiding
12/31
Veel ziekenhuizen gebruiken voor het verzamelen van de gegevens van de verschillende diensten een afdruk van de invulschermen. Het is echter makkelijker een vragenlijst per rubriek samen te stellen aan de hand van de lijsten die op de website beschikbaar zijn (http://www.zorg-engezondheid.be/izag.aspx). Voor raadpleging van de PDF-documenten, is het noodzakelijk eerst Acrobat Reader© te installeren. Dit programma wordt door Adobe gratis ter beschikking gesteld.
4.2.1 Nieuw De volgende stappen dienen doorlopen te worden om een nieuw formulier aan te maken (zie figuur 4.4): Keuze van de finaliteit (uitvalslijst) Keuze van de rubriek (uitvalslijst) Aanduiding van de instelling als geheel of de campus waarop de gegevens betrekking hebben. Als het vakje is aangevinkt, hebben de gegevens betrekking op de instelling als geheel. Indien het niet is aangevinkt, kan men aanduiden op welke campus de gegevens betrekking hebben. Wanneer hier toch geen selectie wordt gemaakt uit de campussen in de uitvalslijst, worden de gegevens aan het instellingsniveau toegewezen. Wanneer de instelling maar over 1 campus beschikt, hoeft men het vinkje niet uit te vinken. Instellingen die over meerdere campussen beschikken, dienen (indien dit van toepassing is) de rubrieken bij voorkeur op campusniveau in te vullen. Eventueel een omschrijving (aanvullende informatie waarom gegevens worden meegedeeld). Dit kan als geheugensteun worden gebruikt. De omschrijving wordt niet geëxporteerd. De registratiedatum wordt automatisch ingevuld (systeemdatum). Deze datum kan gewijzigd worden (formaat dd/mm/jjjj). Het is handig hiervoor de laatste dag van het jaar in te vullen waarop de gegevens betrekking hebben, bijv. 31/12/2011. Datum van verzending wordt bij de export van de gegevens gegenereerd Knop ‘OK’ om formulier aan te maken of ‘Sluiten’ om het af te sluiten
Figuur 4-4 Registratie van een nieuw formulier
Na deze stappen verschijnt het formulier. Een formulier kan, naargelang het aantal vragen, uit meerdere schermen bestaan. Elk scherm is beperkt tot 7 vragen. Bovenaan elk formulier verschijnt de registratiedatum, de finaliteit en de rubriek.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
13/31
Bij het beantwoorden van de vragen dient het juiste type antwoord te worden gebruikt. De volgende typen van antwoorden zijn voorzien: • Tekstveld (de ingevulde tekst heeft een zwarte kleur) • Numeriek veld (het ingevulde cijfer heeft een oranje kleur) • Datumveld (formaat dd/mm/jjjj) (de ingevulde datum heeft een blauwe kleur) • Memoveld • Ja/nee veld: ja door aanvinken van het veld, nee is blanco • Keuze uit een keuzelijst (enkel de waarden uit lijst zijn geldig) • Meervoudige keuze uit een keuzelijst: door indrukken van de Ctrl-toets kunnen meerdere keuzes gemaakt worden (enkel de waarden uit lijst zijn geldig) • Tabelvorm. Hier wordt de omschrijving van de vraag gevolgd door een knop met "Vul gegevens in". Er verschijnt dan een scherm (ev. meerdere) waarbij de gegevens in tabelvorm kunnen ingebracht worden. De verdere werkwijze blijft analoog aan andere vraagvormen. Indien een antwoord wordt gegeven dat niet aan het formaat beantwoordt, verschijnt de foutmelding "U hebt een ongeldige waarde ingevoerd voor dit veld".
Het volgende scherm binnen het formulier wordt bereikt via de knop ‘Volgend’. Vorige schermen kunnen bereikt worden met de knop ‘Vorig’. Met de knop ‘Sluiten’ wordt het formulier afgesloten. Een afgesloten formulier kan enkel via bewerken terug opgeroepen worden. De ingebrachte gegevens worden pas weggeschreven naar de databank na een druk op de Bewaar-knop. Wanneer een formulier uit meerdere schermen bestaat, is het noodzakelijk alle schermen te doorlopen (Volgend-knop). Op het laatste scherm is de Bewaar-knop voorzien. Mocht u het formulier trachten af te sluiten (Sluiten-knop) zonder de wijzigingen te hebben opgeslagen, zal een bericht u hieraan herinneren. Indien onder het vraagnummer een knop met een vraagteken staat, betekent dit dat er voor deze vraag bijkomende uitleg beschikbaar is. Na een druk op deze knop verschijnt het informatiescherm. Door op OK te drukken, keert men terug naar het invulformulier. Met de Annuleren-knop wordt het formulier eveneens afgesloten maar kan het nog als nieuw formulier worden opgestart. De ingebrachte gegevens worden verwijderd. Er verschijnt een waarschuwingsbericht. Indien u het formulier wenst af te sluiten zonder dat eerder ingebrachte gegevens verloren gaan, dient u "Sluiten" te gebruiken.
Het formulier wordt bewaard op basis van de datum, nummer van de finaliteit en het nummer van de rubriek.
4.2.2 Bewerken Via bewerken kan een reeds ingevuld (niet geëxporteerd) formulier opgeroepen worden.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
14/31
Figuur 4-5 Opvragen van de formulieren
Dit scherm (zie figuur 4.5) biedt de volgende mogelijkheden: De formulieren kunnen gesorteerd worden op finaliteit, rubriek of datum. Bij openen van het overzicht zijn de formulieren op registratiedatum gesorteerd. Het betreft hier alle formulieren, ook deze die reeds geëxporteerd zijn. Een geëxporteerd formulier kan echter niet meer bewerkt worden. Het dient eerst naar een nieuw formulier gekopieerd te worden. Een formulier kan verwijderd worden via de knop "Verwijderen". Een bestaand formulier kan naar een nieuw formulier gekopieerd worden door invulling van een andere datum. Zo kunnen bestaande formulieren als basis dienen voor de aanmaak van nieuwe formulieren bij een volgende bevraging. Via "Bewerken" worden bestaande formulieren opgeroepen en kunnen wijzigingen aangebracht worden. Met "Sluiten" wordt dit scherm afgesloten.
4.2.3 Exporteren Via exporteren worden de bestanden in de Exportfolder (subfolder van de IZAG-folder) geplaatst. Indien echter via "Beheer - Parameters" (zie 4.6. Beheer) de SMTP-server correct werd ingevuld, zullen de bestanden tevens rechtstreeks via email naar
[email protected] verstuurd worden. Indien dit niet het geval is, dienen de aangemaakte exportbestanden uit de Export-folder via email als bijvoegsel (attachment) naar bovenstaand adres verzonden te worden. Verschillende ziekenhuizen hebben echter problemen gemeld bij het gebruik van het automatisch verzenden van de exportgegevens. Het is dus ten zeerste aangeraden na automatische export bij het Agentschap een bevestiging te vragen van data-ontvangst.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
15/31
Figuur 4-6 Exporteren van formulieren
Dit scherm (zie figuur 4.6) biedt de volgende mogelijkheden: De formulieren kunnen gesorteerd worden op finaliteit, rubriek of datum. Bij openen van het overzicht zijn de formulieren op registratiedatum gesorteerd. Het betreft hier alleen die formulieren die nog niet geëxporteerd zijn. Met "Sluiten" wordt dit scherm afgesloten. Met "Exporteren" wordt het formulier geëxporteerd. Er kunnen meerdere formulieren aangeklikt worden die dan gelijk worden geëxporteerd. Na export verdwijnt het formulier uit de lijst van te exporteren formulieren. Bij een geslaagde export verschijnt de mededeling met de locatie en de naam van het formulier. De naamgeving van de exportbestanden volgt volgende conventie: Erkenningsnummer gevolgd door een underscore Registratiedatum (jjjjmmdd) F gevolgd door het nummer van de finaliteit R gevolgd door het rubrieknummer C gevolgd door het campusnummer txt als extensie
4.3 PERSONEEL Voor de mededeling van de personeelsgegevens is een afzonderlijke module ontwikkeld (zie figuur 4.7). De toepassing laat toe om deze gegevens per individueel personeelslid via een formulier/fiche in te voeren of een bestand met een reeks gegevens uit een extern programma te importeren. Ook kan een combinatie van beide worden gemaakt: import van een bestand met manuele aanvulling/verbetering op het formulier. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen het medisch kader en niet-medisch kader. Tot het medisch personeel rekent geneesheer of geneesheer-specialist (RIZIV-nummer beginnend met een 1), tandarts (RIZIV-nummer beginnend met een 3) en apotheker-biologen (RIZIV-nummer beginnend met een 6 en eindigend op een cijfer tussen 800 en 999). De groep niet-medisch personeel omvat dan alle andere personeelsleden.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
16/31
Figuur 4-7 Module Personeel
Elke module bestaat uit vier onderdelen: Nieuwe toestand: invoer van een nieuwe beschrijving van het personeelsbestand Bewerken: aanpassen van een bestaande situatie Importeren: importeren van personeelsgegevens uit een extern programma Exporteren: exporteren van de personeelsgegevens
4.3.1 Nieuwe toestand Vooraleer een nieuwe toestand kan ingevoerd worden, dient de datum ingevuld te worden waarop de gegevens betrekking hebben (formaat: dd/mm/jjjj). Als toestandsdatum neemt men best 31 december van het jaar waarop de registratie betrekking heeft. Na invulling van de datum verschijnt het scherm voor de invoer van de gegevens (zie figuur 4.8 en 4.9). In het kader van een erkenning kan een andere datum worden aangeduid (zodat de meest recente gegevens kunnen worden meegedeeld).
Figuur 4-8 Invoerscherm personeelsgegevens - Medisch kader
Een reeks velden zijn verplicht in te vullen. Indien deze niet zijn ingevuld verschijnt bij de actie ‘export’ het bericht ‘Fout bij export’. Deze verplichte velden zijn in volgende overzicht omkaderd. In de bijlage met importspecificaties wordt meer uitleg gegeven bij de parametertabellen. Inhoud van de velden (medisch kader): Toestand op vooraf ingevulde datum, bijv. 31/12/2011 Riziv-nummer dient uit 11 cijfers te bestaan. Er is een controle ingebouwd op de correctheid van het nummer m.b.v controlegetal (cijfers 7 en 8) en het specialisme (laatste 3 cijfers). (verplicht veld!)
18.11.2015
IZAG - Handleiding
17/31
Volgnummer
Naam Voornaam Postcode Woonplaats Geslacht Geboortedatum Graad en functie Dienst (kostenplaats)
Campus
Werktijd
Specialisme
Jaar erkenning Bijk. Kwalificatie
18.11.2015
indien een geneesheer op verschillende diensten (kostenplaatsen) in het ziekenhuis is tewerkgesteld moeten de gegevens in principe per dienst worden meegedeeld. Het gebruik van het volgnummer laat toe verschillende formulieren per persoon in te vullen. (per dienst een nieuw volgnummer) (verplicht veld!) Meestal is het echter onmogelijk een arts eenduidig aan een bepaalde kostenplaats toe te wijzen. Het is dan voldoende de arts 1 maal in de lijst op te nemen. Het volgnummer krijgt dan waarde 1.
kan op basis van selectie van postnummer of door intikken van postnummer ingevoerd worden. De gemeente wordt automatisch aangepast. cfr. parametertabel pGeslacht (bijlage) betreft de graden en functies m.b.t. het medisch kader die in FINHOSTA zijn opgenomen; cfr. parametertabel pGraden_Functie (bijlage) (verplicht veld!) dienst in het ziekenhuis (aan te duiden met het nummer van de kostenplaats uit FINHOSTA). Indien een geneesheer op verschillende diensten is tewerkgesteld dienen meerdere formulieren ingevuld te worden. (gebruik van een verschillend volgnummer). Dit is echter in de meeste gevallen niet eenduidig mogelijk. Het volstaat dan de arts 1 maal in de lijst te vermelden en de kostenplaats open te laten. De kostenplaats (dienst) moet enkel verplicht ingevuld worden voor de geneesheer-directeur van een departement (code 47003) (= geneesheerdiensthoofd) Voor de overige artsen kan dit veld facultatief ingevuld worden wanneer de desbetreffende arts aan een bepaalde dienst kan toegewezen worden. Indien dit niet mogelijk is kan de categorie onbepaald worden gebruikt. hier dient gebruik gemaakt te worden van de code voor de campus die bij de identificatiegegevens is ingevoerd. (verplicht veld!) Voor Medisch personeel dat toegewezen wordt aan de instelling (en dus niet specifiek aan een campus is verbonden) dient men in het uitvalsmenu rechts van "Campus" de optie "Niet van toepassing" te kiezen. Voor personeel dat men wil toewijzen aan een specifieke campus, kiest men gewoon de relevante campus uit de lijst. invullen van het aantal halve dagen van tewerkstelling op de dienst (noemer is ingevuld bij de identificatiegevens) De werktijd heeft betrekking op de tewerkstelling in het ziekenhuis en niet per dienst! cfr. parametertabel pSpecialisme (bijlage). Bijzondere beroepstitel. Deze tabel is gebaseerd op de lijst van het artikel 1 uit het Koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de lijst van bijzondere beroepstitels voorbehouden aan de beoefenaars van de geneeskunde, met inbegrip van de tandheelkunde, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 22/06/1993, 08/11/1995, 12/03/1997, 11/04/1999, 15/10/2001, 07/01/2002, 17/02/2002, 17/02/2002, 30/09/2002, 17/02/2005, 10/08/2005, 08/03/2006, 24/05/2006, 15/09/2006, 11/05/2007 (verplicht veld!) (verplicht veld!) cfr. parametertabel pKwalificatie_med (bijlage). Bijkomende kwalificatie. Gebaseerd op de lijst van het artikel 2 uit het Koninklijk besluit van 25
IZAG - Handleiding
18/31
november 1991 houdende de lijst van bijzondere beroepstitels voorbehouden aan de beoefenaars van de geneeskunde, met inbegrip van de tandheelkunde, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 22/06/1993, 08/11/1995, 12/03/1997, 11/04/1999, 15/10/2001, 07/01/2002, 17/02/2002, 17/02/2002, 30/09/2002, 17/02/2005, 10/08/2005, 08/03/2006, 24/05/2006, 15/09/2006, 11/05/2007 (verplicht veld!) Jaar kwalificatie Statuut Polykliniek Privé-praktijk Lokalisatie Dienstactiviteit
cfr. parametertabel pStatuut hier zijn meerdere mogelijkheden die tegelijkertijd kunnen aangevinkt worden (verplicht veld!) indien de geneesheer een privé-praktijk heeft dient dit vakje aangevinkt. (verplicht veld!) Verschijnt indien privé-praktijk is aangevinkt. Kan ingevuld worden via het postnummer. De gemeente wordt automatisch aangepast. hier wordt aangeduid of de geneesheer al dan niet in actieve dienst is en desgevallend is vervangen. (verplicht veld!)
Tot het medisch personeel worden gerekend: geneesheer of geneesheer-specialist (RIZIV-nummer beginnend met een 1) tandarts (RIZIV-nummer beginnend met een 3) apotheker-biologen (RIZIV-nummer beginnend met een 6 en eindigend op een cijfer tussen 800 en 999)
Figuur 4-9 Invoerscherm personeelsgegevens - Niet-medisch kader
Inhoud van de velden (niet-medisch kader): Vanaf de registratie voor 2005 bestaat de mogelijkheid de naam en voornaam van het niet-medisch personeel in te brengen. Dit verhoogt in eerste instantie de gebruiksvriendelijkheid van de personeelsfiche. De personen kunnen nu dus ook op naam gelokaliseerd worden. De naam en voornaam worden niet geëxporteerd, behalve voor bepaalde functies waarvoor anders een aparte bevraging diende opgesteld te worden (bijv. hoofdverpleegkundige).
18.11.2015
IZAG - Handleiding
19/31
Toestand op Registratienummer
Volgnummer
Categorie Personeeltype Geslacht Geboortedatum Woonplaats Graad en functie Dienst
Campus
Verpleegeenheid
Diploma
Werktijd
Dienstactiviteit Naam Voornaam
18.11.2015
vooraf ingevulde datum, bijv. 31/12/2011 Dit is een tekstveld, bestaande uit 50 posities. Het nummer is vrij te kiezen door de instelling (kan zowel cijfers als letters bevatten). Aan elk personeelslid dient een uniek nummer te worden toegekend. Indien een personeelslid met meerdere contracten is verbonden aan de instelling, dient per contract een uniek nummer te worden toegekend (verplicht veld!) indien een personeelslid op verschillende diensten (kostenplaatsen) en/of verpleegeenheden in het ziekenhuis is tewerkgesteld dienen per dienst de gegevens te worden meegedeeld. Het gebruik van het volgnummer laat toe verschillende formulieren per persoon in te vullen. (verplicht veld!) cfr. parametertabel (bijlage), codes over te nemen uit FINSHOSTA cfr. parametertabel pGeslacht kan op basis van selectie van postnummer of door intikken van postnummer ingevoerd worden. De gemeente wordt automatisch aangepast. cfr. parametertabel pGraden_Functie (bijlage), de tabel is overgenomen uit FINHOSTA (verplicht veld!) dienst in het ziekenhuis (aan te duiden met het nummer van de kostenplaats uit FINHOSTA). Indien een personeelslid op verschillende diensten tewerkgesteld dienen meerdere formulieren ingevuld te worden. (verplicht veld!) hier dient gebruik gemaakt te worden van de code voor de campus (GKBcampuscode) die bij de identificatiegegevens is ingevoerd. (verplicht veld!) Voor Niet-medisch personeel dat toegewezen wordt aan de instelling (en dus niet specifiek aan een campus is verbonden) dient men in het uitvalsmenu rechts van "Campus" de optie "Niet van toepassing" (-5) te kiezen. Voor personeel dat men wil toewijzen aan een specifieke campus, kiest men gewoon de relevante campus uit de lijst. hier dient gebruik gemaakt te worden van de code voor de verpleegeenheid die bij de identificatiegegevens is ingevoerd (verplicht veld!) Indien een personeelslid aan meerdere verpleegeenheden is verbonden, dient een fiche per tewerkstelling opgemaakt te worden. Hierbij wordt voor het personeelslid hetzelfde registratienummer maar een verschillend volgnummer (cijfer van 1 tot 9) gebruikt. cfr tabel pDiploma (bijlage) (verplicht veld!). Kies het diploma dat best overeenstemt met de diploma-eisen die aan de functie van het personeelslid zijn gesteld. De invoering van het bachelor/master-systeem resulteerde in een aanzienlijke uitbreiding van deze lijst. Kies de benaming overeenkomstig het systeem waarbinnen dit diploma werd behaald. Is het een bachelor- of masterdiploma, maak dan een keuze uit de bachelor- of masterdiploma’s. Kies in het andere geval uit de andere lijsten overeenkomstig het onderwijsniveau. De werktijd bij het niet-medisch kader heeft betrekking op de tewerkstelling binnen de kostenplaats en verpleegeenheid. Wordt uitgedrukt in procent van een voltijdse tewerkstelling. Het totaal kan dus niet meer dan 100% bedragen. (verplicht veld!) hier wordt aangeduid of het personeelslid al dan niet in actieve dienst is en desgevallend is vervangen. (verplicht veld!) verplicht voor leidende functies (bijv. hoofdverpleegkundige) verplicht voor leidende functies (bijv. hoofdverpleegkundige)
IZAG - Handleiding
20/31
Binnen de schermen voor de invoer van de personeelsgegevens (zowel medisch als niet-medisch kader) zijn een aantal functies mogelijk: Zoek: activeert de MS Access zoekfunctie waarmee in het actieve veld (het veld waarbinnen de cursor zich bevindt) naar een bepaalde waarde kan worden gezocht. Nieuw: roept een nieuw leeg formulier op waardoor een lege fiche aangemaakt wordt. Bewaar: slaat de reeds ingebrachte gegevens op. Pijl links/Pijl rechts: gaat naar vorige of volgende record. Wis: wist de gegevens in het formulier waardoor de gegevens van dit bepaalde personeelslid worden verwijderd. Sluiten: invoeren van personeelsgegevens afsluiten. De gegevens die werden ingebracht sinds de laatste Bewaar worden opgeslagen.
4.3.2 Bewerken Zoals bij de andere formulieren bestaat ook hier de mogelijkheid om reeds ingevulde formulieren opnieuw op te roepen en eventueel te wijzigen via de functie "Bewerken" (zie figuur 4.10).
Figuur 4-10 Bewerken personeelsgegevens
Opvragen: het bestand wordt opgevraagd via selectie op datum waarna desgevallend wijzigingen of aanvullingen kunnen worden aangebracht. De fiches worden gesorteerd volgens Rizv-nummer (medisch personeel) of registratienummer (niet-medisch personeel). Kopieer naar nieuwe toestand: de gegevens uit het geselecteerde bestand kopiëren naar een nieuwe toestand door invoeren van een nieuwe toestandsdatum. Verwijderen: het geselecteerde bestand verwijderen. Samenstelling personeel: Via de functie ‘samenstelling personeel’ kunnen een aantal overzichtslijsten worden samengesteld in functie van de waarden van de beschikbare variabelen (zie figuren 4.11 en 4.12).
18.11.2015
IZAG - Handleiding
21/31
Figuur 4.11 en 4.12 Samenstelling Medisch en Niet-medisch personeel
Voor het medisch personeel is een keuze mogelijk uit volgende variabelen: specialisme, bijkomende kwalificatie, graad en functie, dienst, campus, dienstactiviteit. Voor het niet-medisch personeel is een keuze mogelijk uit volgende variabelen: categorie, personeelstype, graad en functie, dienst, diploma, campus, dienstactiviteit.
Trek statistiek: geef een lijst van personeelsleden die voldoen aan de geselecteerde variabelen Initialiseer: wis alle ingestelde variabelen Sluiten: sluit het keuzescherm af
4.3.3 Importeren Via deze functie kunnen een reeks gegevens, aangemaakt met een externe toepassing, worden geïmporteerd. In een afzonderlijke bijlage wordt de procedure verduidelijkt voor de import van deze gegevens. Wanneer de import is doorlopen, wordt een rapport aangemaakt. Hierin staat: aantal behandelde records aantal records dat werd geïmporteerd aantal records dat werd geweigerd, dus niet werden geïmporteerd een lijst met velden waarvoor een waarschuwing geldt (voorafgegaan door "W"): het record werd wel geïmporteerd, maar de waarde van het bewuste veld werd aangepast een lijst met velden die een weigering veroorzaken (voorafgegaan door "G"): het record werd niet geïmporteerd omwille van een onaangepaste waarde van het bewuste veld
4.3.4 Exporteren Via exporteren worden de bestanden in de Exportfolder (subfolder van IZAG-folder) geplaatst. Indien echter via "Beheer - Parameters" (zie 4.6. Beheer) de SMTP-server correct werd ingevuld, zullen de bestanden tevens rechtstreeks via email naar
[email protected] verstuurd worden.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
22/31
Verschillende ziekenhuizen hebben echter problemen gemeld bij het gebruik van het automatisch verzenden van de exportgegevens. Het is dus ten zeerste aangeraden na een export bij het Agentschap een bevestiging te vragen van data-ontvangst. Indien verplichte velden niet zijn ingevuld verschijnt de mededeling "Fout bij export". Bij aanklikken van OK verschijnt het exportrapport waarop de records zijn vermeld met de ontbrekende of foutieve waarden. Deze records kunnen dan via "Bewerken" aangevuld worden. De naamgeving van de exportbestanden volgt volgende conventie: Erkenningsnummer gevolgd door een underscore Registratiedatum (jjjjmmdd) Med of Ntmed txt als extensie
4.4 RAPPORTEN Deze module laat toe om een aantal rapporten op te maken (zie figuur 4.13).
Figuur 4-13 Module rapporten
De module biedt volgende opties: Antwoorden: geeft voor een bepaald formulier of voor het medisch/niet-medisch kader een overzicht van de vragen en antwoorden Overzicht: geeft een overzicht van welke formulieren werden ingevuld (met een bijkomende selectie op al dan niet geëxporteerd)
4.4.1 Antwoorden Er dient aangeduid te worden welk rapport gemaakt moet worden (zie figuur 4.14): Op basis van een formulier Medisch personeel Niet-medisch personeel
18.11.2015
IZAG - Handleiding
23/31
Figuur 4-114 Rapporten met antwoorden
Van elk ingevuld formulier kan een rapport worden opgemaakt. Het rapport vermeldt de volgende gegevens: De naam van het ziekenhuis De registratiedatum De finaliteit De rubriek De campus Omschrijving Overzicht van de vragen met de overeenkomstige antwoorden Voor het medisch en niet-medisch kader kan eveneens een rapport worden opgemaakt. Dit rapport maakt per personeelslid een fiche met de ingevoerde gegevens. Radiobuttons maken een selectie mogelijk in het lijstje van de ingevulde formulieren of personeelstoestanden. Het rapport wordt eerst op het scherm getoond en kan daarna afgedrukt worden. Bij het afdrukken kan men kiezen welke pagina's men wil afdrukken. Het is dus niet meer nodig alle pagina's af te drukken, zoals dit in eerdere versies het geval was. Bovenaan op het scherm van het rapport ziet men de symbooltjes van MS Word en MS Excel. Wanneer men hierop drukt, kan men het rapport omzetten naar resp. een Word- of een Exceldocument. Daar kan het dan naar believen verder bewerkt worden.
4.4.2 Overzicht Deze optie (zie figuur 4.15) biedt de mogelijkheid overzichten te maken van: alle ingevulde formulieren de geëxporteerde formulieren de niet-geëxporteerde formulieren Telkens kan gesorteerd worden volgens registratiedatum, verzendingsdatum of formulier/rubriek. Men kan tevens de overzichtslijst beperken tot een bepaald tijdsinterval.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
24/31
Figuur 4-125 Overzichtsrapporten
Het rapport wordt eerst op het scherm getoond en kan daarna afgedrukt worden. Bij het afdrukken kan men kiezen welke pagina's men wil afdrukken. Het is dus niet meer nodig alle pagina's af te drukken, zoals dit in eerdere versies het geval was. Bovenaan op het scherm van het rapport ziet men de symbooltjes van MS Word en MS Excel. Wanneer men hierop drukt, kan men het rapport omzetten naar resp. een Word- of een Exceldocument. Daar kan het dan naar believen verder bewerkt worden.
4.5 COMMUNICATIE Via deze module (zie figuur 4.16) kan men rechtstreeks de informatie-website betreffende de IZAGtoepassing oproepen. Het adres is: http://www.zorg-en-gezondheid.be/izag.aspx
Figuur 4-136 Module communicatie
4.6 BEHEER Deze module (zie figuur 4.17) biedt de mogelijkheid de IZAG-toepassing te personaliseren.
Figuur 4-147 Module Beheer
18.11.2015
IZAG - Handleiding
25/31
4.6.1 Link met tabellen Deze optie maakt het mogelijk de bestanden vzData.mdb en vzParam.mdb op een andere plaats te lokaliseren. Men volgt hierbij best volgende werkwijze: kopieer vzData.mdb en/of vzParam.mdb naar de gewenste lokatie. Laat (voorlopig) echter wel de originele kopie in c:\IZAG staan! start de toepassing op. Klik op "Beheer" en dan op "Link met tabellen". Vul hier het pad in waar het(de) bestand(en) werd(en) gekopieerd. Het verdient de voorkeur om beide mdb's in dezelfde folder te plaatsen. druk op "Herlink" om de wijzigingen in de toepassing op te slaan. klik op "Sluiten" om dit scherm af te sluiten. hierna kan men ev. vzData.mdb en/of vzParam.mdb op de oorspronkelijke lokatie verwijderen.
4.6.2 Beveiliging Indien men het gebruik van de IZAG-toepassing wil beperken tot bepaalde personen, is het mogelijk een paswoord toe te kennen aan IZAG. Vooraf dient vz.mde echter voor exclusief gebruik geopend te zijn: Open MS Access Zoek vz.accde (of vz.mde) in de IZAG-folder Klik "Exclusief" aan Klik op "Openen" Het paswoord dient een tweede maal ter bevestiging ingevoerd te worden. Dezelfde procedure dient gevolgd om het wachtwoord op te heffen. In het venster voor invoer van het paswoord dient men het ingestelde paswoord te verwijderen uit beide invulvakken.
4.6.3 Parameters Bij het aanklikken van de knop “Parameters” verkrijgt men een scherm waarin het mogelijk is de SMTP-Server van de instelling in te vullen. Wanneer dit gebeurd is, worden alle export-gegevens rechtstreeks toegezonden naar de Vlaamse Gemeenschap via email en dit op volgend adres:
[email protected] Verschillende ziekenhuizen hebben echter problemen gemeld bij het gebruik van het automatisch verzenden van de exportgegevens. Het is dus ten zeerste aangeraden na een export bij het Agentschap een bevestiging te vragen van data-ontvangst.
5 Veel voorkomende foutmeldingen 5.1 INSTALLATIE VAN OFFICE OF WINDOWS Een typische foutboodschap bij import en export is 'Couldn't find installable ISAM driver'. Dit is een fout die te maken heeft met een ofwel niet voorhanden zijnde, of verouderde Dynamic Link Library (DLL file).
18.11.2015
IZAG - Handleiding
26/31
Concreet gaat het hier over het bestand C:\WinNT\System32\Mstext40.dll ()mstext35.dll voor Office 97, dat instaat voor import en export van 'flat files'. Zorg ervoor dat dit bestand op de bovenstaande lokatie aanwezig is. Meestal volstaat het dit dll-bestand opnieuw te registreren. Werkwijze: lokaliseer het bestand (meestal is dit c:\windows\system32 of c:\winnt\system32) selecteer Uitvoeren (Run) uit het Windows start menu tik het volgende in: regsvr32 [PAD]; waarbij [PAD] staat voor het volledige pad van het dllbestand (bijv. regsvr32 c:\winnt\system32\mstext40.dll) herstart de computer Wanneer dit niet lukt, het dll-bestand in de system32-folder vervangen door nieuwe versie en dan bovenstaande werkwijze herhalen.
Bij de installatie van Office dient ervoor gezorgd te worden dat de optie voor import/export van tekst-bestanden (ASCII) is geactiveerd.
Een andere fout is de boodschap 'De actie 'onClick' heeft een fout ….'. Dit is vaak het gevolg van het ontbreken van enkele VBA-bibliotheken. Zorg ervoor dat MS Access volledig geïnstalleerd is.
5.2 STRUCTUUR OF INHOUD VAN HET IMPORTBESTAND Als de foutboodschap 'Niet opgevangen fout bij importeren…' verschijnt, heeft dit altijd te maken met een fout in het te importeren bestand zelf. Ofwel worden er 'verboden' tekens gebruikt ofwel is de layout niet conform de specificaties. Veel voorkomende fouten: 1. Het niet correct gebruiken van 'tabs' tussen de verschillende velden. Vb. Correct = 01/01/2000 > Peeters > Jan … Fout= 01/01/2000…Peeters…Jan… 2. Meer of minder velden doorgeven dan in de importspecificaties vermeld staat. 3. Het bestand komt van een UNIX-systeem en is niet als ASCII-bestand opgemaakt (via FTP), wat soms tot gevolg heeft dat speciale karakters meegenomen worden (vb. ^M). 4. Het feit dat alle gegevens van 1 record NIET op één lijn staan in het importbestand. Vb. Correct = 01/01/2000 > Peeters > Jan >… Fout= 01/01/2000…Peeters… Jan… Als de boodschap 'Plaats het file med.txt in de directory C:\izag\import' verschijnt en het bestand staat in die directory is dit wellicht te wijten aan het feit dat het bestand eigenlijk de naam 'med.txt.txt ' heeft i.p.v. 'med.txt'. Dit is een typische verwarring als in de instellingen van Windowsverkenner de optie 'Hide file extensions for known file types' is aangevinkt. Dit vindt men terug in Beeld - Opties (View - Options) van de Windows Verkenner (Explorer).
5.3 INSTELLINGEN VAN DE PC Een andere groep fouten in de IZAG-toepassing is een gevolg van afwijkende 'Landinstellingen' ('Regional settings') van de PC waar de toepassing op draait.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
27/31
Via START > Instellingen > Configuratiescherm > Landinstellingen (START > Settings > Control Panel > Regional Settings) kan men aan het menu van de landinstellingen wijzigingen doorvoeren. Belangrijke instellingen zijn het datumformaat en de numerieke instellingen: Datum (Date) Stijl korte datumnotatie (Short date style) = dd/MMM/jjjj (dd/MM/yyyy) Datumscheidingsteken (Date separator) = / Getal (Number) Decimaalsymbool (Decimal symbol)= , (komma) In Windows 7 kan men volgende werkwijze volgen. Via STARTEN > Configuratiescherm > Land en taal. Hier kan men gemakshalve kiezen voor de voorgedefinieerde notatie Nederlands (België). Via de knop Meer instellingen… kan men de getalnotatie instellen: Decimaalteken: , (komma) Cijfergroeperingssymbool: . (punt)
5.4 GEBRUIK VAN AFKAPPINGSTEKEN (‘) OF AANHALINGSTEKEN (“) Bij het invullen van tekst- of memovelden geven afkappingstekens (‘) of aanhalingstekens (“) problemen. Het gebruik van deze leestekens heeft tot gevolg dat het record waarin dit veld zich bevindt niet zal worden opgeslagen. Het gebruik van afkappingstekens en aanhalingstekens dient dus ten stelligste vermeden te worden.
6 Contactpersonen en nuttige adressen Volgende personen houden zich bezig met de IZAG-toepassing en de verwerking van de gegevens: Herwin De Kind 02-553 34 53
[email protected] Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Afdeling Informatie en zorgberoepen Peter Janssens 02-553 35 39
[email protected] Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Afdeling Informatie en zorgberoepen Algemeen adres: Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 Bus 33 1030 Brussel
18.11.2015
IZAG - Handleiding
28/31
Algemeen e-mailadres:
[email protected] Adres website: http://www.zorg-en-gezondheid.be/izag.aspx
7 Lijst met aandachtspunten bij het gebruik van IZAG De bedoeling van deze lijst is een leidraad te bieden bij het voorbereiden tot en het gebruik van de IZAG-toepassing. Het omvat o.a. tips, hulpmiddelen en te volgen werkwijzen voor een goed verloop van de registratie.
7.1 VERZAMELEN VAN GEGEVENS Voor het vooraf verzamelen van de noodzakelijke gegevens is het handig te beschikken over een overzichtslijst van de verschillende vragen per rubriek. Deze lijsten kan men opvragen op de website: http://www.zorg-en-gezondheid.be/izag.aspx
7.2 WELKE RUBRIEKEN INVULLEN? Welke rubrieken dienen ingevuld te worden, is sterk afhankelijk van het soort ziekenhuis en de aangeboden diensten en functies. Enkele rubrieken moeten echter door elke instelling elk jaar opnieuw ingediend te worden: Identificatiegegevens: instelling, campus, verpleegeenheden Personeelsgegevens: zowel medisch als niet-medisch personeel Jaarcijfers: aantal verpleegdagen 1. Het betreft het aantal verpleegdagen op basis van de patiënten die (rubriek 225) in de loop van het kalenderjaar op de hospitalisatie-eenheid zijn ontslagen en aanwezig zijn op 31/12. Verpleegdagen van patiënten die intern werden getransfereerd worden onder de respectievelijke kenletters geregistreerd. 2. Voor de kenletter IZ moet het aantal verpleegdagen geregistreerd worden die zijn gerealiseerd op bedden die binnen de functie Intensieve Zorgen zijn erkend. Dit betekent dat deze verpleegdagen niet kunnen geregistreerd worden bij kenletters C, D, CD en E waaronder deze bedden ev. zijn erkend.
aantal verblijven (rubriek 226)
18.11.2015
3. Voor de kenletter CD komen enkel die bedden in aanmerking die effectief als CD-bedden zijn erkend 1. Het betreft het aantal verblijven op basis van de patiënten die in de loop van het kalenderjaar op de hospitalisatie-eenheid zijn ontslagen en aanwezig zijn op 31/12. Zowel opnames ("grote poort") als interne transfers dienen in rekening gebracht te worden. Verblijven van patiënten die intern werden getransfereerd worden
IZAG - Handleiding
29/31
onder de respectievelijke kenletters geregistreerd. 2. Voor de kenletter IZ moet het aantal verblijven geregistreerd worden die zijn gerealiseerd op bedden die binnen de functie Intensieve Zorgen zijn erkend. Dit betekent dat deze verblijven niet kunnen geregistreerd worden bij kenletters C, D, CD en E waaronder deze bedden ev. zijn erkend. 3. Voor de kenletter CD komen enkel die bedden in aanmerking die effectief als CD-bedden zijn erkend
IZAG-verantwoordelijke (rubriek 189) K-dienst (rubriek 110) (indien van toepassing) activiteit PET-scanner (rubriek 210) (indien van toepassing) activiteit MUG (rubriek 211) (indien van toepassing) activiteit Zorgprogramma "cardiale pathologie" A (rubriek 212) (indien van toepassing) activiteit Zorgprogramma "cardiale pathologie" B (rubriek 213) (indien van toepassing) activiteit Zorgprogramma "cardiale pathologie" C (rubriek 214) (indien van toepassing) activiteit Zorgprogramma "cardiale pathologie" E (rubriek 215) (indien van toepassing) activiteit Zorgprogramma "cardiale pathologie" T (rubriek 216) (indien van toepassing) activiteit transplantatiecentrum (rubriek 217) (indien van toepassing) daghospitalisatie (rubriek 227) contactgegevens (rubriek 228) activiteit MRT activiteit Zorgprogramma Borstkliniek (rubriek 243) (indien van toepassing) activiteit Pediatrie (rubriek 242) verantwoorde activiteit (rubriek 244) sluiting van bedden (rubriek 246)
Erkenning: enkel bij aanvraag of hernieuwing erkenning of bij visitatie
7.3 IMPORTBESTAND MET PERSONEELSGEGEVENS IZAG biedt de mogelijkheid personeelsgegevens vanuit een andere computertoepassing te importeren. Hiertoe moeten de gegevens zijn opgeslagen in ASCII-formaat en moeten de velden gescheiden zijn door een TAB-teken. Voor de juiste volgorde kan men terecht in de bijlage bij deze handleiding. Hierin zijn tevens de parametertabellen opgenomen met daarin de mogelijke cijferwaarden voor verschillende velden. Enkele opmerkingen: indien men een personeelslid niet kan toewijzen aan een bepaalde campus, dient in het veld Campus de waarde “-5” ingevuld te worden. Dit staat voor “Niet van toepassing”. zorg ervoor dat de verplichte velden voorzien zijn van een correcte waarde. controleer de RIZIV-nummers op correctheid. Bij import gebeurt een controle op het aantal cijfers (moet 11 zijn), het controlegetal (cijfers 7 en 8), en op het specialisme (3 laatste cijfers). besteed de nodige aandacht aan het toewijzen aan een Kostenplaats, Graad/Functie, Verpleegeenheid, Diploma, Bijkomende kwalificatie.
18.11.2015
IZAG - Handleiding
30/31
Mogen wij vragen de nodige aandacht te besteden aan de juistheid en volledigheid van de gegevens, daar deze worden gebruikt om individuele instellingen te situeren binnen het volledige ziekenhuislandschap.
8 Bijlagen De bijlagen zijn terug te vinden in een apart document (IZAG_Bijlagen_SitJaar2014.pdf):
Overzicht van belangrijkste wijzigingen Parametertabellen (Lijsten met de codes die gebruikt worden voor kostenplaats, graad/functie...) Lijsten der rubrieken Importspecificaties Lijst met GKB-codes zoals deze voor 2014 van kracht waren
18.11.2015
IZAG - Handleiding
31/31
