Handleiding
IPAG - HANDLEIDING Informatiestroom van Psychiatirsche Ziekenhuizen naar het Agentschap Zorg en Gezondheid
Versie 2.08
Registratiejaar 2014
Inhoudstafel 1
Inleiding.................................................................................................................................... 3
2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3
Installatie.................................................................................................................................. 3 SYSTEEMVEREISTEN ................................................................................................................. 3 IPAG.......................................................................................................................................... 4 Installatie ................................................................................................................................. 4 Eerste installatie....................................................................................................................... 5 Netwerkconfiguratie ................................................................................................................ 6
3 3.1
Overzicht .................................................................................................................................. 6 OPSTARTEN .............................................................................................................................. 6
4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 5 5.1 5.2 5.3 5.4
Gebruik..................................................................................................................................... 8 IDENTIFICATIE .......................................................................................................................... 8 Instelling ................................................................................................................................... 8 Campus .................................................................................................................................... 9 Functionele zorgindeling .......................................................................................................... 9 FORMULIEREN ....................................................................................................................... 12 Nieuw ..................................................................................................................................... 13 Bewerken ............................................................................................................................... 14 Exporteren .............................................................................................................................. 15 PERSONEEL............................................................................................................................. 16 Nieuwe toestand .................................................................................................................... 17 Bewerken ............................................................................................................................... 20 Importeren ............................................................................................................................. 22 Exporteren .............................................................................................................................. 22 RAPPORTEN............................................................................................................................ 22 Antwoorden ........................................................................................................................... 23 Overzicht ................................................................................................................................ 23 COMMUNICATIE .................................................................................................................... 24 BEHEER ................................................................................................................................... 24 Link met tabellen.................................................................................................................... 25 Beveiliging .............................................................................................................................. 25 Parameters............................................................................................................................. 25 Import/Export ........................................................................................................................ 25 Veel voorkomende foutmeldingen ........................................................................................ 26 INSTALLATIE VAN OFFICE OF WINDOWS ............................................................................... 26 STRUCTUUR OF INHOUD VAN HET IMPORTBESTAND ........................................................... 26 INSTELLINGEN VAN DE PC ...................................................................................................... 26 GEBRUIK VAN AFKAPPINGSTEKEN (‘) OF AANHALINGSTEKEN (“) ......................................... 27
6
Contactpersonen en nuttige adressen................................................................................... 27
7 7.1 7.2 7.3 8
Lijst met aandachtspunten bij het gebruik van IPAG............................................................. 28 VERZAMELEN VAN GEGEVENS ............................................................................................... 28 WELKE RUBRIEKEN INVULLEN? .............................................................................................. 28 IMPORTBESTAND MET PERSONEELSGEGEVENS .................................................................... 29 Bijlagen................................................................................................................................... 29
18.11.2015
IPAG - Handleiding
2/29
1 Inleiding De toepassing IPAG werd ontwikkeld om de gegevensuitwisseling tussen de psychiatrische ziekenhuizen en het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid van het Vlaamse Ministerie te vergemakkelijken. Het is een MS Access-toepassing die, door middel van verschillende schermen, het psychiatrisch ziekenhuis toelaat algemene gegevens over de instelling, personeelsgegevens en informatie over een aantal rubrieken (samengebracht volgens finaliteit) in te voeren. De gegevens worden door het Agentschap in eerste plaats gebruikt bij de regelmatig terugkerende visitaties van de psychiatrische ziekenhuizen. Ze moeten ons in staat stellen een zo duidelijk mogelijk beeld van de instelling te vormen op het vlak van organisatie, personeelsbestand, activiteiten... Ook worden deze gegevens aangewend om het totale ziekenhuislandschap te schetsen waaraan dan een specifiek psychiatrische ziekenhuis kan gespiegeld worden. Het is dus van het grootste belang dat elke instelling de nodige zorg besteedt aan het correct invoeren van de gevraagde informatie en deze binnen de vooropgestelde termijn doorstuurt naar Agentschap. In het recente verleden werd een enquête verspreid om te onderzoeken wat de verwachtingen van een internet-versie van de IPAG-toepassing zijn. De talrijke resultaten werden verwerkt en zullen in de mate van het mogelijke meegenomen worden bij de nieuwe ontwikkelingen. Spijtig genoeg verloopt de ontwikkeling minder snel dan verhoopt.
2 Installatie 2.1 SYSTEEMVEREISTEN Er is een Pentium-PC vereist met minimaal 16 Mb RAM werkgeheugen om op een comfortabele wijze met IZAG te werken. Er dient 13Mb ruimte vrij te zijn op de harde schijf. Voor het besturingssysteem heeft men de keuze tussen Windows NT, Windows XP, Windows Vista en Windows 7. De toepassing is ontworpen voor een minimale schermresolutie van 800x600 pixels. Dit is te controleren via START > Instellingen > Configuratiescherm > Beeldscherm > Instellingen (START > Settings > Control Panel > Display > Settings). Het datumformaat dient als volgt ingesteld te worden: dd/MM/jjjj (dd/MM/yyyy) terwijl het decimaalsymbool bij de getalnotatie een komma dient te zijn. Dit is te controleren via START > Instellingen > Configuratiescherm > Landinstellingen (START > Settings > Control Panel > Regional Settings). IZAG is een Accesstoepassing. Er zijn 3 versies beschikbaar, nl.: Access2000, Access2003/XP en Access2007/2010. Bij deze laatste versie is de extensie gewijzigd naar .accde waar dit voorheen .mde was). In de rest van de handleiding wordt de extensie .accde gebruikt. Bij gebruik van lagere Accessversies moet dit als .mde geïnterpreteerd worden. De bestanden vzparam.mdb en vzdata.mdb blijven in de oude bestandsstructuur bestaan en kunnen zonder problemen door de hogere Accessversie aangesproken worden. Vanaf het registratiejaar 2011 zal de Access97-versie niet meer ondersteund worden.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
3/29
De toepassing maakt tijdens de uitvoering gebruik van de onderliggende faciliteiten van MS Access (o.a. Visual Basic for Applications). Dit veronderstelt dus dat MS Access reeds op de computer is geïnstalleerd. De Access2007/2010-versie werd pas zeer onlangs aangemaakt. Daarom hebben we nog geen overzicht van eventuele ongemakken die zouden kunnen optreden. Mocht deze versie te veel problemen opleveren, is het mogelijk de 2003-versie op te starten in Access 2007/2010. Om mogelijke meldingen m.b.t. beveiliging (indien VBA is uitgeschakeld) uit te schakelen, kan men volgende werkwijze volgen:
-
Access 2007 Druk op de “start” knop
- Klik daarna op Opties voor Access
-
Access 2010 Druk op de tab Bestand
- Klik daarna op Opties
Dan gaat u achtereenvolgend naar Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum > Instellingen voor macro’s. Je mag de beveiliging op het laagste niveau zetten “Alle macro’s inschakelen (wordt niet aanbevolen….. )”. BELANGRIJK! Bij de Office-setup kan men kiezen welke componenten geïnstalleerd worden. Belangrijk hierbij is dat zowel Access volledig geïnstalleerd wordt alsook de component 'Data Access' die instaat voor import en export van de 'flat files' (ASCII-formaat). Indien deze component niet is geïnstalleerd, zal de import en export van gegevens naar en van IPAG niet kunnen gebeuren.
2.2 IPAG 2.2.1 Installatie IPAG wordt aangeleverd in een samengedrukt (zipped) bestand (Ipag.zip). Via WinZip kan men dit bestand “uitpakken”. De samenstellende bestanden kunnen geplaatst worden in een folder naar keuze. Om geen verwarring te laten ontstaan is het echter aangeraden indien mogelijk c:\IPAG
18.11.2015
IPAG - Handleiding
4/29
aan te houden. In deze handleiding zullen wij verder spreken over de "IPAG-folder". Bestanden die na uitpakken van Ipag.zip ontstaan en in de IPAG-folder geplaatst worden, zijn: IPAG2000.mde: is de eigenlijke IPAG-toepassing voor MS Access2000 (programma's, schermen, rapporten). Te gebruiken indien Office 2000/2002 wordt gebruikt. IPAG2003.mde: is de eigenlijke IPAG-toepassing voor MS Access2003 (programma's, schermen, rapporten). Te gebruiken indien Office 2003/XP wordt gebruikt. IPAG.accde: is de eigenlijke IPAG-toepassing voor MS Access2007/2010 (programma's, schermen, rapporten). Te gebruiken indien Office 2007 of Office 2010 wordt gebruikt. IPAGParam.mdb: bevat de parameters die nodig zijn om de vragen te kunnen beantwoorden (formulering van de vragen, opmaak van de invulschermen...). Bij het ter beschikking stellen van een nieuwe versie, zal de toepassing bij het opstarten automatisch de nodige aanpassingen uitvoeren. Momenteel wordt gewerkt met vragenlijstversie 3.17. IPAGdata_leeg.mdb: enkel te gebruiken indien IPAG voor de eerste maal wordt geïnstalleerd (zie verder) blatdll.dll: bevat programma's voor het versturen van de geëxporteerde bestanden via e-mail. Werkwijze voor gebruik met MS Access2000 en MS Access2002: wijzig de naam van IAPG2000.mde in IPAG.mde (indien IPAG reeds was geïnstalleerd, dient u eerst de bestaande IPAG.mde te wissen alvorens de naamswijziging door te voeren) verwijder IPAG2003.mde en IPAG.accde uit de IPAG-folder Werkwijze voor gebruik met MS Access2003 (Office XP): wijzig de naam van IAPG2003.mde in IPAG.mde (indien IPAG reeds was geïnstalleerd, dient u eerst de bestaande IPAG.mde te wissen alvorens de naamswijziging door te voeren) verwijder IPAG2000.mde en IPAG.accde uit de IPAG-folder Werkwijze voor gebruik met MS Access2007 of Access 2010: verwijder IPAG2000.mde en IPAG2003.mde uit de IPAG-folder. Laat IPAG2003.mde staan (voor het geval de accde-versie niet zou opstarten). De naamswijzigingen laten toe dat eerder ingestelde snelkoppelingen naar IPAG.mde in de folder c:\ipag verder kunnen gebruikt worden. Dit geldt niet voor de accde-versie. Hiervoor zal desgewenst een nieuwe snelkoppeling aangemaakt moeten worden. Binnen de IPAG-folder dienen twee subfolders aangemaakt te worden: import: hierin dienen de bestanden geplaatst te worden waarvan de gegevens in de toepassing moeten geïmporteerd worden. Het gaat hier om gegevens over het medisch en niet-medisch personeel. Deze dienen resp. als med.txt en ntmed.txt in deze folder ondergebracht te worden. export: hier worden door de toepassing de bestanden geplaatst die geëxporteerd worden. De inhoud van deze folder dient verstuurd te worden naar de Agentschap Zorg en Gezondheid van het Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (algemeen emailadres:
[email protected]). Het is mogelijk de import- en exportfolders elders onder te brengen dan onder de IPAG-folder. De effectieve locatie legt men vast m.b.v. de knop Beheer (optie Import/Export; zei verder).
2.2.2 Eerste installatie Wanneer IPAG voor de eerste maal op een PC wordt geïnstalleerd, zal er nog geen bestand met de naam IPAGdata.mdb aanwezig zijn. Daarom werd IPAGdata_leeg.mdb meegeleverd. Dit bestand bestaat enkel uit een lege structuur. Het volstaat het bestand te hernoemen naar IPAGdata.mdb om van start te gaan.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
5/29
2.2.3 Netwerkconfiguratie De toepassing is operationeel in een netwerk. Verschillende gebruikers kunnen dan vanop hun PC gegevens invullen. Bij gebruik in een netwerk verdient, om performantieredenen, volgende configuratie de voorkeur: lokale installatie van IPAG.mde op de PC van elke gebruiker. centrale installatie van IPAGParam.mdb en IPAGData.mdb op een netwerkschijf. Indien de toepassing niet gelinkt is aan beide mdb's, of indien de locatie van 1 van beide mdb's gewijzigd is, dan zal bij het opstarten van de toepassing de locatie van beide mdb's één voor één opgevraagd worden. Het (her)linken van de tabellen kan ook dynamisch gebeuren via de opties Beheer - Link met tabellen (zie verder). Het is mogelijk de locatie van de import- en exportfolders zelf in te stellen. Dit gebeurt via de knop Beheer (optie Import/Export).
3 Overzicht 3.1 OPSTARTEN De IPAG-toepassing wordt vanuit de Windows Verkenner (Explorer) opgestart met een dubbele klik op IPAG.mde of IPAG.accde. Dit bestand is dynamisch gelinkt is aan IPAGParam.mdb en IPAGData.mdb. Het is tevens mogelijk de IPAG-toepassing via de Start-knop (op de taakbalk) op te starten. Klik op Start, vervolgens op Instellingen en dan op Taakbalk. Kies hier voor Programma's van het menu Start. Bij het item Menu Start aanpassen kiest u voor Toevoegen. Blader dan naar de IPAG-folder (Bestandstypen: Alle bestanden) en klik op IPAG.mde en dan op Open. Kies dan de map binnen het Startmenu (meestal Programma's), klik op Volgende en geef een naam aan de toepassing (bij voorkeur: IPAG). Klik op Voltooien. Nu kan men IPAG opstarten via Start > Programma's > IPAG. Het is mogelijk dat er op het bureaublad nog een snelkoppeling aanwezig is die werd aangemaakt door een oudere versie van de IPAG-toepassing. Door IPAG2000.mde of IPAG2003.mde te hernoemen naar IPAG.accde (zoals beschreven in puntje 2.2) kan men blijven gebruik maken van de snelkoppeling. Dit op voorwaarde dat nog steeds c:\ipag als IPAG-folder wordt gebruikt. Als de database voor het eerst wordt opgestart gebeuren volgende operaties : controle op de link met IPAGParam.mdb en IPAGData.mdb controle op de versie van IPAGParam.mdb. Indien een nieuwe versie van IPAGParam.mdb is overgemaakt, wordt de toepassing bijgewerkt. controle op de identificatiegegevens. De gebruiker dient eenmalig een aantal gegevens op te geven die het systeem vanaf dan steeds gaat gebruiken. De gebruiker moet volgende acties ondernemen voor de initialisatie: aanduiding van het pad waar IPAGParam.mdb en IPAGData.mdb zich bevinden. keuze van de instelling die van toepassing is. aanduiding van het werkregime voor het medisch kader dat in de instelling van toepassing is (wordt uitgedrukt in uren per week). Vanaf de Access2007-versie ziet het opstartscherm er als volgt uit:
18.11.2015
IPAG - Handleiding
6/29
Figuur 3.1 - Opstartscherm Versie vragenlijst geeft weer welke onderliggende vragenlijst (opgesteld door de administratie Gezondheidszorg) wordt gebruikt om de invulschermen op te bouwen. Finaliteiten, rubrieken en vragen bevinden zich in IPAGParam.mdb. Bij het ter beschikking stellen van een nieuwe versie van IPAGParam.mdb wordt de toepassing automatisch bijgewerkt. Versie toepassing geeft weer met welke versie en aanpassing er wordt gewerkt. Na een klik op de Start-knop, verschijnt het Keuzescherm.
Figuur 3.2 - Keuzescherm + Module Identificatie Op het keuzescherm staan de 6 modules van de toepassing. Hieronder een korte beschrijving; voor een uitgebreide uitleg verwijzen we naar het volgende hoofdstuk: Identificatie: hiermee kan men de identificatiegegevens (instelling, campus, functionele zorgindeling) van de instelling ingeven.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
7/29
Formulieren: de verschillende vragen zijn per rubriek samengebracht in een formulier. De formulieren zijn op hun beurt ondergebracht in één van de 5 finaliteiten (Jaarcijfers, Erkenning, Gezondheidsinspectie, Ad hoc, Kwaliteitsdecreet psychiatrie). Personeel: de gegevens m.b.t. het medisch en niet-medisch personeel kunnen met deze module ingebracht worden. Het is tevens mogelijk deze gegevens vanuit een externe bron te importeren. Per personeelslid wordt een afzonderlijke fiche opgemaakt. Rapporten: m.b.v. deze module kan men overzichtsrapporten creëren waarop de ingebrachte gegevens voor de ingevulde formulieren en het personeel zijn weergegeven. Communicatie: hier kan men rechtstreeks de informatiewebsite van IPAG openen (http://www.zorg-en-gezondheid.be/ipag.aspx). Beheer: met deze module kan men de instellingen van de IPAG-toepassing aanpassen.
4 Gebruik Zoals reeds vermeld bij Figuur 3.2 kan men in de IPAG-toepassing 6 modules onderscheiden. Hieronder volgt meer uitleg over hoe men elk van deze modules dient te gebruiken.
4.1 IDENTIFICATIE De module Identificatie biedt 4 opties: Instelling, Campus, Zorg-eenheden, Export (zie Figuur 3.2).
4.1.1 Instelling Met de knop Instelling kan men de instellingsgegevens gaan controleren of eventueel wijzigen (zie Figuur 4.1).
Figuur 4.1. Identificatiegegevens van de instelling Slechts in het geval van een nieuwe installatie zal hier "Keuze instelling" verschijnen. De naam van de instelling kan dan gekozen worden uit het uitvalslijstje. In de andere gevallen wordt onmiddellijk het erkenningsnummer weergegeven, gevolgd door het GKB-instellingsnummer. Deze nummers worden automatisch ingevuld bij de keuze van een nieuwe instelling. GKB staat voor Gemeenschappelijk KlantenBestand. Dit bestand wordt door de Administratie Gezondheidszorg intern gebruikt om gegevens over "klanten" bij te houden. Het identificatienummer dat in dit kader eenduidig aan de klant wordt toegewezen is het GKB-nummer. Wat psychiatrische ziekenhuizen betreft maken we een onderscheid tussen de instelling (GKB-instellingsnummer) en de uitbatingsplaatsen (GKBcampusnummer). Dit betekent dat elk psychiatrisch ziekenhuis minstens 2 GKB-nummers heeft.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
8/29
Op de volgende rij komt de naam van het psychiatrisch ziekenhuis in kwestie, met daaronder het werkregime van het medisch kader. Dit geeft aan hoeveel uren per week als een voltijdse prestatie worden beschouwd (medisch personeel). In zeldzame gevallen zal het nodig zijn de naam van de instelling te wijzigen. Dit gebeurt door een druk op de knop "Wijzigen instelling". Daar dit verregaande gevolgen kan hebben (alle data in IPAGData.mdb worden dan verwijderd!!!), is het noodzakelijk de keuze te bevestigen met het invoeren van het woord "initialiseer". Na de keuze van een nieuwe instelling (druk op de knop "Sluiten"), opent zich automatisch het scherm voor het invullen of aanpassen van de functionele eenheden (zie verder). Belangrijk!!! Er ontstaat een bijzondere situatie voor psychiatrisch ziekenhuizen waarbij het afgelopen jaar bestuurlijke veranderingen plaatsvonden (bijv. fusie, wijziging inrichtende macht, opsplitsing…). Voor de Administratie Gezondheidszorg resulteert dit in de aanmaak van een nieuwe instelling met een nieuw GKB-nummer. Om gegevens te kunnen inbrengen zou het psychiatrisch ziekenhuis moeten starten als een nieuwe instelling (dus " Wijzigen instelling"). Het gevolg hiervan is echter dat de oude gegevens (gekarakteriseerd door het oude GKB-nummer) worden gewist. In vele gevallen zal het psychiatrisch ziekenhuis echter nog willen teruggrijpen naar eerder ingebrachte data. Om dit alsnog mogelijk te maken, raden wij aan een kopij van IPAGData.mdb door te sturen naar de Agentschap Zorg en Gezondheid. Hier zullen de oude gegevens op een gepaste wijze gelinkt worden aan het nieuwe GKB-nummer zodat ze toch nog kunnen gebruikt worden. Pas na ontvangst van dit bestand kan het ziekenhuis verder gaan met de registratie.
4.1.2 Campus De campusgegevens volgen automatisch uit de keuze van de instelling. Er kan dus niets aan gewijzigd worden. Wel is het hier mogelijk een rapport te genereren met een overzicht van de ingevulde functionele eenheden per campus. Voorheen diende men zelf de campussen op te sommen en een code te geven. Nu krijgt elke erkende campus een GKB-nummer toegewezen. Dit nummer staat los van het GKBinstellingsnummer. Bij de personeelsgegevens dient aangeduid te worden op welke campus deze tewerkgesteld zijn (door gebruik te maken van het GKB-campusnummer). Bij het invullen van de formulieren kan aangeduid worden of de antwoorden betrekking hebben op de instelling als geheel of op een specifieke campus.
4.1.3 Functionele zorgindeling De eerder gebruikte indeling aan de hand van architectonische eenheden wordt vanaf versie 2.05 niet meer gebruikt. Er wordt gekozen voor een indeling naar functionele zorgeenheden toe. Deze indeling is gebaseerd op een structuur zoals weergegeven in figuur 4.2. Elk psychiatrisch ziekenhuis heeft minstens 1 zorgverstrekkende eenheid. Binnen een psychiatrisch ziekenhuis kan er een opdeling bestaan in zorgentiteiten waarbinnen meerdere zorgverstrekkende eenheden worden gegroepeerd. Naast deze zorgverstrekkende eenheden kan ook een zorgomkaderende eenheid aanwezig zijn. Totaal onafhankelijk van deze opsplitsing is het mogelijk een dienstverlenende eenheid te definiëren. Samengevat; in functie van de interne organisatie: kunnen er geen, één of meerdere zorgomkaderende eenheden zijn (kleinste organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis die direct betrokken is bij de zorgverlening maar waar geen patiënten rechtsreeks aan toegewezen zijn). Bijv.: sociale dienst, psychologische dienst, pastorale dienst, centrale therapieën, revalidatieteam…
18.11.2015
IPAG - Handleiding
9/29
kan wel of geen opdeling in zorgentiteiten zijn (organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis dat één of meer zorgverstrekkende eenheden en/of één of meer zorgomkaderende eenheden groepeert). Bijv.: opname-entiteit, entiteit psychosenzorg… is er minstens één zorgverstrekkende eenheid (kleinste organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis waaraan een groep van patiënten fysiek wordt toegewezen). Bijv. gesloten eenheid SGA, opname-eenheid verslaving, rehabilitatie-eenheid, therapeutische eenheid gedragstherapie… kunnen er geen, één of meerdere dienstverlenende eenheden zijn (kleinste organisatorische eenheid binnen een psychiatrisch ziekenhuis die indirect betrokken is bij de zorgverlening). Bijv.: technische dienst, administratie, voedingsdienst, wasserij, onderhoudsdienst, stafdienst, directie…
Psych. ZH
Zorgentiteit
Zorgverstrekkende eenheid
Dienstverlenende eenheid
Zorgomkaderende eenheid
Figuur 4.2. Mogelijke functionele zorgindeling Elke zorgeenheid dient eveneens met een identificatiecode en een omschrijving te worden aangeduid (zie figuur 4.3). Deze identificatiecode is door het psychiatrisch ziekenhuis zelf vrij te kiezen. Voor de zorgverstrekkende eenheid dient het aantal bedden te worden meegedeeld. De hier aangeduide codes dienen gebruikt te worden bij de personeelsgegevens (niet-medisch kader). Het is dus strikt noodzakelijk dat men consequent gebruik maakt van deze codes. Personeel met een code die niet overeenstemt met wat bij de opsomming der zorgeenheden werd ingegeven, zullen bij latere rapportering (feedback...) mogelijk niet in rekening gebracht worden. Onderstaande tabel geeft weer welke informatie per onderdeel opgegeven dient te worden Zorgverstrekkende Zorgomkaderende Zorgentiteit Dienstverlenende eenheid eenheid eenheid Code eenheid Omschrijving Campus Zorgentiteit Soort ZOE Soort DVE Aantal bedden
18.11.2015
X X X X
X X X X X
X X X
X X X
X X
IPAG - Handleiding
10/29
Doelgroep Activiteiten Type afdeling
X X X
Figuur 4.3. Bewerken informatie Functionele zorgindeling
Code eenheid: code waarmee de functionele eenheid wordt geïdentificeerd (max. 50 karakters) Omschrijving: korte beschrijving van de eenheid (max. 100 karakters) Campus: campus waarop de eenheid is gelegen (keuze via uitvalslijst) Zorgentiteit: code van de overkoepelende zorgentiteit (indien van toepassing) Soort: soort zorgomkaderende of dienstverlenende eenheid (keuze via uitvalslijst) Aantal bedden: totaal aantal erkende bedden in de eenheid. Hier dient geen opsplitsing meer gemaakt te worden naar kenletter. Doelgroep: selecteer de doelgroep (kinderen en jongeren, volwassenen, ouderen) Activiteiten: duid het/de gebied(en) aan waarbinnen de eenheid actief is. Het is mogelijk om voor één eenheid meerdere activiteiten tegelijk aan te klikken. Dit gebeurt door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl de activiteiten worden aangeklikt. Type afdeling: gaat het om een open of gesloten afdeling?
Nieuw: voeg een nieuwe functionele eenheid toe Wis: verwijder de functionele eenheid Sluiten: sluit het scherm en sla de gegevens op Pijlknoppen: ga naar vorige of volgende functionele eenheid
18.11.2015
IPAG - Handleiding
11/29
4.2 FORMULIEREN Deze module bevat de vragen naar gegevens. Basis voor de samenstelling van deze lijst waren de gegevenstromen van de psychiatrische ziekenhuizen naar het departement en de administratie in het kader van de ‘klassieke’ vragenlijsten van de afdeling Residentiële en Gespecialiseerde Zorg (verlenen van erkenningen) de gezondheidsinspectie en de Vlarem-reglementering (zullen pas op termijn worden opgevraagd) kwaliteitsdecreet met de te registreren indicatoren Deze verschillende gegevensstromen werden geëvalueerd en er werd nagegaan in welke mate gegevens uit alternatieve bronnen konden opgehaald worden. Op basis van deze evaluatie werden de vragen ondergebracht in functie van 4 finaliteiten (doelen waarvoor de gegevens worden opgevraagd): Jaarcijfers Erkenning Kwaliteitsdecreet psychiatrie Gezondheidsinspectie Binnen elke finaliteit zijn de vragen gegroepeerd in rubrieken. Deze rubrieken vallen min of meer samen met ziekenhuisdiensten, afdelingen, functies of belangrijke aspecten van het ziekenhuiswezen. In bijlage vindt u per finaliteit een overzicht van de verschillende rubrieken.
Figuur 4.3. Module Formulieren De module bestaat uit drie onderdelen (zie figuur 4.3): Nieuw: voor de aanmaak van nieuwe formulieren Bewerken: voor het aanpassen van reeds bestaande formulieren Exporteren: voor de export van de formulieren
18.11.2015
IPAG - Handleiding
12/29
Veel psychiatrische ziekenhuizen gebruiken voor het verzamelen van de gegevens van de verschillende diensten een afdruk van de invulschermen. Het is echter makkelijker een vragenlijst per rubriek samen te stellen aan de hand van de lijsten die op de website beschikbaar zijn (http://www.zorg-en-gezondheid.be/ipag.aspx). Deze lijsten worden aangeboden in PDF-formaat. Voor dit laatste formaat is het echter noodzakelijk eerst Acrobat Reader© te installeren. Dit programma wordt gratis ter beschikking gesteld (http://www.adobe.com/products/acrobat/).
4.2.1 Nieuw De volgende stappen dienen doorlopen te worden om een nieuw formulier aan te maken (zie figuur 4.4): Keuze van de finaliteit (uitvalslijst) Keuze van de rubriek (uitvalslijst) Aanduiding van de instelling als geheel of de specifieke campus waarop de gegevens betrekking hebben. Als het vakje is aangevinkt, hebben de gegevens betrekking op de instelling als geheel. Indien het niet is aangevinkt, kan men aanduiden op welke campus de gegevens betrekking hebben. Wanneer hier toch geen selectie wordt gemaakt uit de campussen in de uitvalslijst, worden de gegevens aan het instellingsniveau toegewezen. Wanneer de instelling maar over 1 campus beschikt, hoeft men het vinkje niet uit te vinken. Instellingen die over meerdere campussen beschikken, dienen (indien dit van toepassing is) de rubrieken zo veel mogelijk op campusniveau in te vullen. Eventueel een omschrijving (aanvullende informatie waarom gegevens worden meegedeeld). Dit kan als geheugensteun worden gebruikt. De omschrijving wordt niet geëxporteerd. De registratiedatum wordt automatisch ingevuld (systeemdatum). Deze datum kan gewijzigd worden (formaat dd/mm/jjjj). Het is handig hiervoor de laatste dag van het jaar in te vullen waarop de gegevens betrekking hebben, bijv. 31/12/2003. Datum van verzending wordt bij de export van de gegevens gegenereerd Knop ‘OK’ om het formulier aan te maken of ‘Sluiten’ om het af te sluiten
Figuur 4.4. Registratie van een nieuw formulier Na deze stappen verschijnt het formulier. Een formulier kan, naargelang het aantal vragen, uit meerdere schermen bestaan. Elk scherm is beperkt tot 7 vragen. Bovenaan elk formulier verschijnt de registratiedatum, de finaliteit en de rubriek.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
13/29
Bij het beantwoorden van de vragen dient het juiste type antwoord te worden gebruikt. De volgende typen van antwoorden zijn voorzien: Tekstveld (de ingevulde tekst heeft een zwarte kleur) Numeriek veld (het ingevulde cijfer heeft een oranje kleur) Datumveld (formaat dd/mm/jjjj) (de ingevulde datum heeft een blauwe kleur) Memoveld Ja/nee veld: ja door aanvinken van het veld, nee is blanco Keuze uit een keuzelijst Meervoudige keuze uit een keuzelijst: door indrukken van de Ctrl-toets kunnen meerdere keuzes gemaakt worden Tabelvorm. Hier wordt de omschrijving van de vraag gevolgd door een knop met "Vul gegevens in". Er verschijnt dan een scherm (ev. meerdere) waarbij de gegevens in tabelvorm kunnen ingebracht worden. De verdere werkwijze blijft analoog aan andere vraagvormen. Indien een antwoord wordt gegeven dat niet aan het formaat beantwoordt, verschijnt volgende foutmelding "U hebt een ongeldige waarde ingevoerd voor dit veld".
Het volgende scherm binnen het formulier wordt bereikt via de knop ‘Volgend’. Vorige schermen kunnen bereikt worden met de knop ‘Vorig’. Met de knop ‘Sluiten’ wordt het formulier afgesloten. Een afgesloten formulier kan enkel via Bewerken terug opgeroepen worden. De ingebrachte gegevens worden pas weggeschreven naar de databank na een druk op de Bewaar-knop. Wanneer een formulier uit meerdere schermen bestaat, is het noodzakelijk alle schermen te doorlopen (Volgend-knop). Op het laatste scherm is de Bewaar-knop voorzien. Mocht u het formulier trachten af te sluiten (Sluiten-knop) zonder de wijzigingen te hebben opgeslagen, zal een bericht u hieraan herinneren. Indien onder het vraagnummer een knop met een vraagteken staat, betekent dit dat er voor deze vraag bijkomende uitleg beschikbaar is. Na een druk op deze knop verschijnt het informatiescherm. Door op OK te drukken, keert men terug naar het invulformulier. Met de Annuleren-knop wordt het formulier eveneens afgesloten maar kan het nog als nieuw formulier worden opgestart. De ingebrachte gegevens worden verwijderd, ook als er reeds eerder voor die registratiedatum werden opgeslagen. Er verschijnt een waarschuwingsbericht. Indien u het formulier wenst af te sluiten zonder dat eerder ingebrachte gegevens verloren gaan, dient u "Sluiten" te gebruiken.
Het formulier wordt bewaard op basis van de datum, nummer van de finaliteit en het nummer van de rubriek. Per ingevuld formulier wordt er een bestand aangemaakt.
4.2.2 Bewerken Via bewerken kan een reeds ingevuld formulier opgeroepen worden.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
14/29
Figuur 4.5. Opvragen van de formulieren Dit scherm (zie figuur 4.5) biedt de volgende mogelijkheden: De formulieren kunnen gesorteerd worden op finaliteit, rubriek of datum. Bij openen van het overzicht zijn de formulieren op registratiedatum gesorteerd. Het betreft hier alle formulieren, ook deze die al geëxporteerd zijn. Een geëxporteerd formulier kan echter niet meer bewerkt worden. Het dient eerst naar een nieuw formulier gekopieerd te worden. Een formulier kan verwijderd worden via de knop "Verwijderen". Een bestaand formulier kan naar een nieuw formulier gekopieerd worden door invulling van een andere datum. Zo kunnen bestaande formulieren als basis dienen voor de aanmaak van nieuwe formulieren bij een volgende bevraging. Via "Bewerken" worden bestaande formulieren opgeroepen en kunnen wijzigingen aangebracht worden. Met "Sluiten" wordt dit scherm afgesloten.
4.2.3 Exporteren Via exporteren worden de bestanden in de Exportfolder (subfolder van de IPAG-folder) geplaatst. Indien echter via "Beheer - Parameters" (zie 4.6. Beheer) de SMTP-server correct werd ingevuld, zullen de bestanden tevens rechtstreeks via email naar
[email protected] verstuurd worden. Indien dit niet het geval is, dienen de aangemaakte exportbestanden uit de Export-folder via email als bijvoegsel (attachment) naar bovenstaand adres verzonden te worden. Verschillende ziekenhuizen hebben echter problemen gemeld bij het gebruik van het automatisch verzenden van de exportgegevens. Het is dus ten zeerste aangeraden na een rechtstreekse export via de emailfunctie van IPAG bij het Agentschap een bevestiging te vragen van data-ontvangst.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
15/29
Figuur 4.6. Exporteren van formulieren Dit scherm (zie figuur 4.6) biedt de volgende mogelijkheden: De formulieren kunnen gesorteerd worden op finaliteit, rubriek of datum. Bij openen van het overzicht zijn de formulieren op registratiedatum gesorteerd. Het betreft hier alleen die formulieren die nog niet geëxporteerd zijn. Met "Sluiten" wordt dit scherm afgesloten. Met "Exporteren" wordt het formulier geëxporteerd. Er kunnen meerdere formulieren aangeklikt worden die dan gelijk worden geëxporteerd. Na export verdwijnt het formulier uit de lijst van te exporteren formulieren. Bij een geslaagde export verschijnt de mededeling met de locatie en de naam van het formulier. De naamgeving van de exportbestanden volgt volgende conventie: Erkenningsnummer gevolgd door een underscore Registratiedatum (jjjjmmdd) F gevolgd door het nummer van de finaliteit R gevolgd door het rubrieknummer C gevolgd door het campusnummer txt als extensie
4.3 PERSONEEL Voor de mededeling van de personeelsgegevens is een afzonderlijke module ontwikkeld (zie figuur 4.7). De toepassing laat toe om deze gegevens per individueel personeelslid via een formulier/fiche in te voeren of een bestand met een reeks gegevens uit een extern programma te importeren. Ook kan een combinatie van beide worden gemaakt: import van een bestand met manuele aanvulling/verbetering op het formulier. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen het medisch kader en niet-medisch kader. Tot het medisch personeel rekent men geneesheer of geneesheer-specialist (RIZIV-nummer beginnend met een 1), tandarts (RIZIV-nummer beginnend met een 3) en apotheker-biologen (RIZIV-nummer beginnend met een 6 en eindigend op een cijfer tussen 800 en 999). De groep niet-medisch personeel omvat dan alle andere personeelsleden.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
16/29
Figuur 4.7. Module Personeel Elke module bestaat uit vier onderdelen: Nieuwe toestand: invoer van een nieuwe beschrijving van het personeelsbestand Bewerken: aanpassen van een bestaande situatie Importeren: importeren van personeelsgegevens uit een extern programma Exporteren: exporteren van de personeelsgegevens
4.3.1 Nieuwe toestand Vooraleer een nieuwe toestand kan ingevoerd worden, dient de datum ingevuld te worden waarop de gegevens betrekking hebben (formaat: dd/mm/jjjj). Als toestandsdatum neemt men best 31 december van het jaar waarop de registratie betrekking heeft. Na invulling van de datum verschijnt het scherm voor de invoer van de gegevens (zie figuur 4.8 en 4.9).
Figuur 4.8. Invoerscherm personeelsgegevens - Medisch kader Een reeks velden zijn verplicht in te vullen. Indien deze niet zijn ingevuld verschijnt bij de actie ‘export’ het bericht ‘Fout bij export’. Deze verplichte velden zijn in volgende overzicht omkaderd. In de bijlage met importspecificaties wordt meer uitleg gegeven bij de parametertabellen. Inhoud van de velden (medisch kader): Toestand op Riziv-nummer
Volgnummer
18.11.2015
vooraf ingevulde datum, bijv. 31/12/2014 dient uit 11 cijfers te bestaan. Er is een controle ingebouwd op de correctheid van het nummer m.b.v controlegetal (cijfers 7 en 8) en het specialisme (laatste 3 cijfers). (verplicht veld!) indien een geneesheer op verschillende diensten (kostenplaatsen) in het ziekenhuis is tewerkgesteld moeten de gegevens per dienst worden meegedeeld. Het gebruik van het volgnummer laat toe verschillende formulieren per persoon in
IPAG - Handleiding
17/29
te vullen. (per dienst een nieuw volgnummer) (verplicht veld!) Meestal is het echter onmogelijk een arts eenduidig aan een bepaalde kostenplaats toe te wijzen. Het is dan voldoende de arts 1 maal in de lijst op te nemen. Het volgnummer krijgt dan waarde 1. Naam Voornaam Postcode Woonplaats Geslacht Geboortedatum Graad en functie Campus
Werktijd
Specialisme
Jaar erkenning Bijk. Kwalificatie
Jaar kwalificatie Uren klinische zorg Uren poliklinische zorg Uren andere activiteiten Statuut Dienstactiviteit
Voor een gemeente in het buitenland dient de code 9999 gebruikt te worden. kan op basis van selectie van postnummer of door intikken van postnummer ingevoerd worden. De gemeente wordt automatisch aangepast. cfr. parametertabel pGeslacht (bijlage) betreft de graden en functies m.b.t. het medisch kader die in FINHOSTA zijn opgenomen; cfr. parametertabel pGraden_Functie (bijlage) (verplicht veld!) hier dient gebruik gemaakt te worden van de code voor de campus die bij de identificatiegegevens is ingevoerd. (verplicht veld!) Voor Medisch personeel dat toegewezen wordt aan de instelling (en dus niet specifiek aan een campus is verbonden) dient men in het uitvalsmenu rechts van "Campus" de optie "Niet van toepassing" te kiezen. Voor personeel dat men wil toewijzen aan een specifieke campus, kiest men gewoon de relevante campus uit de lijst. invullen van het aantal halve dagen van tewerkstelling op de dienst (noemer is ingevuld bij de identificatiegevens) De werktijd heeft betrekking op de tewerkstelling in het ziekenhuis en niet per dienst! cfr. parametertabel pSpecialisme (bijlage). Deze tabel is gebaseerd op de lijst van het artikel 1 uit het Koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de lijst van bijzondere beroepstitels voorbehouden aan de beoefenaars van de geneeskunde, met inbegrip van de tandheelkunde, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 22 juni 1993, 8 november 1995 en 12 maart 1997, 11 april 1999 (B. St. van 14 maart 1992, erratum B. St van 24 april 1992 ) (verplicht veld!) (verplicht veld!) cfr. parametertabel pKwalificatie_med (bijlage) Gebaseerd op artikel 2 uit het Koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de lijst van bijzondere beroepstitels voorbehouden aan de beoefenaars van de geneeskunde, met inbegrip van de tandheelkunde, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 22 juni 1993, 8 november 1995 en 12 maart 1997, 11 april 1999 (B. St. van 14 maart 1992, erratum B. St van 24 april 1992 ) (verplicht veld!) Aantal uren besteed aan klinische zorg Aantal uren besteed aan poliklinische zorg Aantal uren doorgebracht met andere activiteiten cfr. parametertabel pStatuut hier wordt aangeduid of de geneesheer al dan niet in actieve dienst is en desgevallend is vervangen. (verplicht veld!)
Tot het medisch personeel worden gerekend: geneesheer of geneesheer-specialist (RIZIV-nummer beginnend met een 1)
18.11.2015
IPAG - Handleiding
18/29
tandarts (RIZIV-nummer beginnend met een 3) apotheker-biologen (RIZIV-nummer beginnend met een 6 en eindigend op een cijfer tussen 800 en 999)
Figuur 4.9. Invoerscherm personeelsgegevens - Niet-medisch kader Inhoud van de velden (niet-medisch kader): Toestand op Registratienummer
Volgnummer
Naam
Voornaam Personeeltype Geslacht Geboortedatum Graad en functie Functionele eenheid
18.11.2015
vooraf ingevulde datum, bijv. 31/12/2007 Dit is een tekstveld, bestaande uit 50 posities. Het nummer is vrij te kiezen door de instelling (kan zowel cijfers als letters bevatten). Aan elk personeelslid dient een uniek nummer te worden toegekend. Indien een personeelslid met meerdere contracten is verbonden aan de instelling, dient per contract een uniek nummer te worden toegekend (verplicht veld!) indien een personeelslid op verschillende diensten (kostenplaatsen) en/of functionele eenheden in het ziekenhuis is tewerkgesteld dienen per dienst de gegevens te worden meegedeeld. Het gebruik van het volgnummer laat toe verschillende formulieren per persoon in te vullen. (verplicht veld!) De naam mag ingevuld worden en vergemakkelijkt dan de interpretatie van de fiches. Dit is makkelijker dan enkel het registratienummer te moeten gebruiken. Bij export wordt enkel de naam van Hoofd van het verplegend departement, Hoofdverpleger van een verpleegafdeling (Middenkader), Hoofdverpleger meegestuurd.
cfr. parametertabel pGeslacht cfr. parametertabel pGraden_Functie (bijlage), de tabel is overgenomen uit FINHOSTA (verplicht veld!) hier dient gebruik gemaakt te worden van de code voor de functionele eenheid die bij de identificatiegegevens is ingevoerd (verplicht veld!) Indien een personeelslid aan meerdere eenheden is verbonden, dient een fiche per
IPAG - Handleiding
19/29
Diploma
Werktijd
Dienstactiviteit
tewerkstelling opgemaakt te worden. Hierbij wordt voor het personeelslid hetzelfde registratienummer maar een verschillend volgnummer (cijfer van 1 tot 9) gebruikt. cfr tabel pDiploma (bijlage) (verplicht veld!). Vooral voor het verplegend, verzorgend en paramedisch personeel dient de nodige aandacht besteed te worden aan het invullen van een voldoende specifiek diploma. Voor ander nietmedisch personeel (administratie en onderhoudspersoneel) is een minder gedetailleerde benadering voldoende. De invoering van het bachelor/master-systeem resulteerde in een aanzienlijke uitbreiding van deze lijst. Kies de benaming overeenkomstig het systeem waarbinnen dit diploma werd behaald. Is het een bachelor- of masterdiploma, maak dan een keuze uit de bachelor- of masterdiploma’s. Kies in het andere geval uit de andere lijsten overeenkomstig het onderwijsniveau. De werktijd bij het niet-medisch kader heeft betrekking op de tewerkstelling binnen de functionele eenheid. Het gaat hier om de contractuele werktijd. Tijdelijke wijzigingen (tijdskrediet, zwangerschapsverlof, schorsing…) worden hier niet in rekening gebracht. Wordt uitgedrukt in procent van een voltijdse tewerkstelling. Het totaal kan dus niet meer dan 100% bedragen. (verplicht veld!) hier wordt aangeduid of het personeelslid al dan niet in actieve dienst is en desgevallend is vervangen. (verplicht veld!)
Binnen de schermen voor de invoer van de personeelsgegevens (zowel medisch als niet-medisch kader) zijn een aantal functies mogelijk: Zoek: activeert de MS Access zoekfunctie waarmee in het actieve veld (het veld waarbinnen de cursor zich bevindt) naar een bepaalde waarde kan worden gezocht. Nieuw: roept een nieuw leeg formulier op waardoor een lege fiche aangemaakt wordt. Bewaar: slaat de reeds ingebrachte gegevens op. Pijl links/Pijl rechts: gaat naar vorige of volgende record. Wis: wist de gegevens in het formulier waardoor de gegevens van dit bepaalde personeelslid worden verwijderd. Sluiten: invoeren van personeelsgegevens afsluiten. De gegevens die werden ingebracht sinds de laatste Bewaar worden opgeslagen.
4.3.2 Bewerken Zoals bij de andere formulieren bestaat ook hier de mogelijkheid om reeds ingevulde formulieren opnieuw op te roepen en eventueel te wijzigen via de functie "Bewerken" (zie figuur 4.10).
18.11.2015
IPAG - Handleiding
20/29
Figuur 4.10. Bewerken personeelsgegevens
Opvragen: het bestand wordt opgevraagd via selectie op datum waarna desgevallend wijzigingen of aanvullingen kunnen worden aangebracht. De fiches worden gesorteerd volgens Rizivnummer (medisch personeel) of registratienummer (niet-medisch personeel). Kopieer naar nieuwe toestand: de gegevens uit het geselecteerde bestand kopiëren naar een nieuwe toestand door invoeren van een nieuwe toestandsdatum. Verwijderen: het geselecteerde bestand verwijderen. Samenstelling personeel: Via de functie ‘Samenstelling personeel’ kunnen een aantal overzichtslijsten worden samengesteld in functie van de waarden van de beschikbare variabelen (zie figuren 4.11 en 4.12).
Figuren 4.11. en 4.12. Samenstelling Medisch en Niet-medisch personeel Voor het medisch personeel is een keuze mogelijk uit volgende variabelen: specialisme, bijkomende kwalificatie, graad en functie, campus, dienstactiviteit. Voor het niet-medisch personeel is een keuze mogelijk uit volgende variabelen: personeelstype, graad en functie, diploma, dienstactiviteit.
Trek statistiek: geef een lijst van personeelsleden die voldoen aan de geselecteerde variabelen Initialiseer: wis alle ingestelde variabelen Sluiten: sluit het keuzescherm af
18.11.2015
IPAG - Handleiding
21/29
4.3.3 Importeren Via deze functie kunnen een reeks gegevens, aangemaakt met een externe toepassing, worden geïmporteerd. In de bijlage wordt de procedure verduidelijkt voor de import van deze gegevens. Wanneer de import is doorlopen, wordt een rapport aangemaakt. Hierin staat: aantal behandelde records aantal records dat werd geïmporteerd aantal records dat werd geweigerd, dus niet werden geïmporteerd een lijst met velden waarvoor een waarschuwing geldt (voorafgegaan door "W"): het record werd wel geïmporteerd, maar de waarde van het bewuste veld werd aangepast een lijst met velden die een weigering veroorzaken (voorafgegaan door "G"): het record werd niet geïmporteerd omwille van een onaangepaste waarde van het bewuste veld
4.3.4 Exporteren Via exporteren worden de bestanden in de Exportfolder (subfolder van IPAG-folder) geplaatst. Indien echter via "Beheer - Parameters" (zie 4.6. Beheer) de SMTP-server correct werd ingevuld, zullen de bestanden tevens rechtstreeks via email naar
[email protected] verstuurd worden. Verschillende ziekenhuizen hebben echter problemen gemeld bij het gebruik van het automatisch verzenden van de exportgegevens. Het is dus ten zeerste aangeraden na een export m.b.v. de ingebouwde e-mailfunctie bij het Agentschap een bevestiging te vragen van data-ontvangst. Indien verplichte velden niet zijn ingevuld verschijnt de mededeling "Fout bij export". Bij aanklikken van OK verschijnt het exportrapport waarop de records zijn vermeld met de ontbrekende of foutieve waarden. Deze records kunnen dan via "Bewerken" aangevuld worden alvorens opnieuw een exportpoging te ondernemen. De naamgeving van de exportbestanden volgt volgende conventie: Erkenningsnummer gevolgd door een underscore Registratiedatum (jjjjmmdd) Med of Ntmed txt als extensie
4.4 RAPPORTEN Deze module laat toe om een aantal rapporten op te maken (zie figuur 4.13).
Figuur 4.13. Module rapporten De module biedt volgende opties: Antwoorden: geeft voor een bepaald formulier of voor het medisch/niet-medisch kader een overzicht van de vragen en antwoorden
18.11.2015
IPAG - Handleiding
22/29
Overzicht: geeft een overzicht van welke formulieren werden ingevuld (met een bijkomende selectie op al dan niet geëxporteerd)
4.4.1 Antwoorden Er dient aangeduid te worden welk rapport gemaakt moet worden (zie figuur 4.14): Op basis van een formulier Medisch personeel Niet-medisch personeel
Figuur 4.14. Rapporten met antwoorden Van elk ingevuld formulier kan een rapport worden opgemaakt. Het rapport vermeldt de volgende gegevens: De naam van het psychiatrisch ziekenhuis De registratiedatum De finaliteit De rubriek De campus Omschrijving Overzicht van de vragen met de overeenkomstige antwoorden Voor het medisch en niet-medisch kader kan eveneens een rapport worden opgemaakt. Dit rapport maakt per personeelslid een fiche met de ingevoerde gegevens. Radioknoppen maken een selectie mogelijk in het lijstje van de ingevulde formulieren of personeelstoestanden. Het rapport wordt eerst op het scherm getoond en kan daarna afgedrukt worden. Bij het afdrukken kan men kiezen welke pagina's men wil afdrukken. Bovenaan op het scherm van het rapport ziet men de symbooltjes van MS Word en MS Excel. Wanneer men hierop drukt, kan men het rapport omzetten naar resp. een Word- of een Exceldocument. Daar kan het dan naar believen verder bewerkt worden.
4.4.2 Overzicht Deze optie (zie figuur 4.15) biedt de mogelijkheid overzichten te maken van:
18.11.2015
IPAG - Handleiding
23/29
alle ingevulde formulieren de geëxporteerde formulieren de niet-geëxporteerde formulieren Telkens kan gesorteerd worden volgens registratiedatum, verzendingsdatum of formulier/rubriek. Men kan tevens de overzichtslijst beperken tot een bepaald tijdsinterval.
Figuur 4.15. Overzichtsrapporten Het rapport wordt eerst op het scherm getoond en kan daarna afgedrukt worden. Bij het afdrukken kan men kiezen welke pagina's men wil afdrukken. Bovenaan op het scherm van het rapport ziet men de symbooltjes van MS Word en MS Excel. Wanneer men hierop drukt, kan men het rapport omzetten naar resp. een Word- of een Exceldocument. Daar kan het dan naar believen verder bewerkt worden.
4.5 COMMUNICATIE Via deze module (zie figuur 4.16) kan men rechtstreeks de informatie-website betreffende de IPAGtoepassing oproepen. Het adres is: http://www.zorg-en-gezondheid.be/ipag.aspx/
Figuur 4.16. Module communicatie
4.6 BEHEER Deze module (zie figuur 4.17) biedt de mogelijkheid de IPAG-toepassing te personaliseren.
Figuur 4.17. Module Beheer
18.11.2015
IPAG - Handleiding
24/29
4.6.1 Link met tabellen Deze optie maakt het mogelijk de bestanden IPAGData.mdb en IPAGParam.mdb op een andere plaats te lokaliseren. Men volgt hierbij best volgende werkwijze: kopieer IPAGData.mdb en/of IPAGParam.mdb naar de gewenste locatie. Laat (voorlopig) echter wel de originele kopij in c:\IPAG staan! start de toepassing op. Klik op "Beheer" en dan op "Link met tabellen". Vul hier het pad in waar het(de) bestand(en) werd(en) gekopieerd. Het verdient de voorkeur om beide mdb's in dezelfde folder te plaatsen. druk op "Herlink" om de wijzigingen in de toepassing op te slaan. klik op "Sluiten" om dit scherm af te sluiten. hierna kan men ev. IPAGData.mdb en/of IPAGParam.mdb op de oorspronkelijke locatie verwijderen.
4.6.2 Beveiliging Indien men het gebruik van de IPAG-toepassing wil beperken tot bepaalde personen, is het mogelijk een paswoord toe te kennen aan IPAG. Vooraf dient IAPG.mde echter voor exclusief gebruik geopend te zijn: Open MS Access Zoek IPAG.mde in de IPAG-folder Klik "Exclusief" aan Klik op "Openen" Het paswoord dient, ter bevestiging, een tweede maal ingevoerd te worden. Dezelfde procedure dient gevolgd om het wachtwoord op te heffen. In het venster voor invoer van het paswoord dient men het ingestelde paswoord te verwijderen uit beide invulvakken.
4.6.3 Parameters Bij het aanklikken van de knop “Parameters” verkrijgt men een scherm waarin het mogelijk is de SMTP-Server van de instelling in te vullen. Wanneer dit gebeurd is, worden alle export-gegevens rechtstreeks toegezonden naar de Vlaamse Gemeenschap via email en dit op volgend adres:
[email protected] Verschillende ziekenhuizen hebben echter problemen gemeld bij het gebruik van het automatisch verzenden van de exportgegevens. Het is dus ten zeerste aangeraden na een export met deze ingebouwde e-mailfunctie bij het Agentschap een bevestiging te vragen van data-ontvangst.
4.6.4 Import/Export Het is ten zeerste aan te bevelen de Import- en Export-folder onder de IPAG-folder (bij voorkeur c:\IPAG) te plaatsen. In sommige gevallen kan het echter makkelijker zijn indien deze folders op een andere locatie staan. Bij het aanklikken van de knop “Import/Export” verkrijgt men een scherm waarin het mogelijk is de locatie van deze folders in te geven.
18.11.2015
IPAG - Handleiding
25/29
5 Veel voorkomende foutmeldingen 5.1 INSTALLATIE VAN OFFICE OF WINDOWS Een typische foutboodschap bij import en export is 'Couldn't find installable ISAM driver'. Dit is een fout die te maken heeft met een ofwel niet voorhanden zijnde, of verouderde Dynamic Link Library (DLL file). Concreet gaat het hier over het bestand C:\WinNT\System32\Mstext35.dll, dat instaat voor import en export van 'flat files'. Zorg ervoor dat dit bestand op de bovenstaande locatie aanwezig is. Bij de installatie van Office dient ervoor gezorgd te worden dat de optie voor import/export van tekst-bestanden (ASCII) is geactiveerd. Een andere fout is de boodschap 'De actie 'onClick' heeft een fout ….'. Dit is vaak het gevolg van het ontbreken van enkele VBA-bibliotheken. Zorg ervoor dat Access volledig geïnstalleerd is.
5.2 STRUCTUUR OF INHOUD VAN HET IMPORTBESTAND Als de foutboodschap 'Niet opgevangen fout bij importeren…' verschijnt, heeft dit altijd te maken met een fout in het te importeren bestand zelf. Ofwel worden er 'verboden' tekens gebruikt ofwel is de layout niet conform de specificaties. Veel voorkomende fouten: 1. Het niet correct gebruiken van 'tabs' tussen de verschillende velden. Vb. Correct = 01/01/2000 > Peeters > Jan >… Fout= 01/01/2000…Peeters…Jan… 2. Meer of minder velden doorgeven dan in de importspecificaties vermeld staat. 3. Het bestand komt van een UNIX-systeem en is niet als ASCII-bestand opgemaakt (via FTP), wat soms tot gevolg heeft dat speciale karakters meegenomen worden (vb. ^M). 4. Het feit dat alle gegevens van 1 record NIET op één lijn staan in het importbestand. Vb. Correct = 01/01/2000 > Peeters > Jan >… Fout= 01/01/2000…Peeters… Jan… Als de boodschap 'Plaats file med.txt in de directory C:\ipag\import' verschijnt en het bestand staat in die directory is dit wellicht te wijten aan het feit dat het bestand eigenlijk de naam 'med.txt.txt ' heeft i.p.v. 'med.txt'. Dit is een typische verwarring als in de instellingen van Windows-verkenner de optie 'Hide file extensions for known file types' is aangevinkt. Dit vindt men terug in Beeld > Opties (View > Options) van de Windows Verkenner (Explorer).
5.3 INSTELLINGEN VAN DE PC Een andere groep fouten in de IPAG-toepassing is een gevolg van afwijkende 'Landinstellingen' ('Regional settings') van de PC waar de toepassing op draait. Via START > Instellingen > Configuratiescherm > Landinstellingen (START > Settings > Control Panel > Regional Settings) kan men aan het menu van de landinstellingen wijzigingen doorvoeren. Belangrijke instellingen zijn het datumformaat en de numerieke instellingen: Datum (Date) Stijl korte datumnotatie (Short date style) = dd/MMM/jjjj (dd/MM/yyyy)
18.11.2015
IPAG - Handleiding
26/29
Datumscheidingsteken (Date separator) = / Getal (Number) Decimaalsymbool (Decimal symbol)= , (komma)
5.4 GEBRUIK VAN AFKAPPINGSTEKEN (‘) OF AANHALINGSTEKEN (“) Bij het invullen van tekst- of memovelden geven afkappingstekens (‘) of aanhalingstekens (“) problemen. Het gebruik van deze leestekens heeft tot gevolg dat het record waarin dit veld zich bevindt niet zal worden opgeslagen. Het gebruik van afkappingstekens en aanhalingstekens dient dus ten stelligste vermeden te worden.
6 Contactpersonen en nuttige adressen Volgende personen houden zich bezig met de IZAG-toepassing en de verwerking van de gegevens: Herwin De Kind 02-553 34 53
[email protected] Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Afdeling Informatie en zorgberoepen Peter Janssens 02-553 35 39
[email protected] Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Afdeling Informatie en zorgberoepen Voor inhoudelijke problemen kan u terecht bij: Greet Van Humbeeck 02-553 09 09
[email protected] Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agenstchap Zorg en Gezondheid Afdeling Gespecialiseerde Zorg Elke Frans 02-553 09 71
[email protected] Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agenstchap Zorg en Gezondheid Afdeling Gespecialiseerde Zorg Algemeen adres: Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Ellipsgebouw
18.11.2015
IPAG - Handleiding
27/29
Koning Albert II-laan 35 Bus 33 1030 Brussel Algemeen e-mailadres:
[email protected] Adres website: http://www.zorg-en-gezondheid.be/ipag.aspx
7 Lijst met aandachtspunten bij het gebruik van IPAG De bedoeling van deze lijst is een leidraad te bieden bij het voorbereiden tot en het gebruik van de IPAG-toepassing. Het omvat o.a. tips, hulpmiddelen en te volgen werkwijzen voor een goed verloop van de registratie.
7.1 VERZAMELEN VAN GEGEVENS Voor het vooraf verzamelen van de noodzakelijke gegevens is het handig te beschikken over een overzichtslijst van de verschillende vragen per rubriek. Deze lijsten kan men opvragen op de website: http://www.zorg-en-gezondheid.be/ipag.aspx
7.2 WELKE RUBRIEKEN INVULLEN? Welke rubrieken dienen ingevuld te worden, is sterk afhankelijk van het soort ziekenhuis en de aangeboden diensten en functies. Enkele rubrieken moeten echter door elke instelling elk jaar opnieuw ingediend te worden: Identificatiegegevens: instelling, campus, functionele eenheden Personeelsgegevens: zowel medisch als niet-medisch personeel Jaarcijfers: aantal verpleegdagen (rubriek 330) aantal verblijven (rubriek 331) contactgegevens (rubriek 228) diensten voor kinderpsychiatrie (rubriek 333) (indien van toepassing) diensten voor volwassenpsychiatrie (rubriek 332) (indien van toepassing) diensten voor psycho-geriatrie (rubriek 328) (indien van toepassing) ECT-behandeling (rubriek 329) (indien van toepassing) overzicht van de functionele bindingen voor de A-dienst (rubriek 310) (indien van toepassing) overzicht van de functionele bindingen voor de K-dienst (rubriek 312) (indien van toepassing) overzicht van de functionele bindingen voor de partiële k-dienst (rubriek 313) (indien van toepassing) overzicht van de functionele bindingen voor de T-dienst (rubriek 311) (indien van toepassing) overzicht van de functionele bindingen voor de Sp-psychogeriatrie (rubriek 310) (indien van toepassing) Erkenning: bij aanvraag of hernieuwing erkenning of bij visitatie
18.11.2015
IPAG - Handleiding
28/29
7.3 IMPORTBESTAND MET PERSONEELSGEGEVENS IPAG biedt de mogelijkheid data vanuit een andere computertoepassing te importeren. Hiertoe moeten de gegevens zijn opgeslagen in ASCII-formaat en moeten de velden gescheiden zijn door een TAB-teken. Voor de juiste volgorde kan men terecht in de bijlage van deze handleiding. Hierin zijn tevens de parametertabellen opgenomen met daarin de cijferwaarden voor de verschillende velden. Enkele opmerkingen: indien men een personeelslid niet kan toewijzen aan een bepaalde campus, dient in het veld Campus de waarde “ 5” ingevuld te worden. Dit staat voor “Niet van toepassing”. zorg ervoor dat de verplichte velden voorzien zijn van een correcte waarde. controleer de RIZIV-nummers op correctheid. Bij import gebeurt een controle op het aantal cijfers (moet 11 zijn), het controlegetal (cijfers 7 en 8), en op het specialisme (3 laatste cijfers). besteed de nodige aandacht aan het toewijzen aan een Graad/Functie, Functionele eenheid, Diploma, Bijkomende kwalificatie.
8 Bijlagen De bijlagen zijn terug te vinden in een apart document (IPAG_Bijlagen_SitJaar2014.pdf):
Parametertabellen (Lijsten met de codes die gebruikt worden voor kostenplaats, graad/functie...) Lijsten der rubrieken Importspecificaties Lijst met GKB-codes zoals deze voor 2014 van kracht waren
18.11.2015
IPAG - Handleiding
29/29
