Handleiding ipersoneel WEBAPPLICATIE. ipersoneel. Personeelsadministratie. Johan Vanhaverbeke Thomas Packeu. Versie : 20 juli 2012

Handleiding iPersoneel

WEBAPPLICATIE

iPersoneel Personeelsadministratie

Johan Vanhaverbeke Thomas Packeu Versie : 20 juli 2012

Pagina 1 van 143


Inhoud 1 Inleiding ................................................................................... 5 2 Applicatie starten ....................................................................... 6 3 Overzicht applicaties .................................................................. 7 4 Startscherm .............................................................................. 9 5 Help....................................................................................... 11 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7

Supportsite ........................................................................................... 11 Hulp op afstand ..................................................................................... 11 Discussieforum...................................................................................... 11 Veelgestelde vragen (FAQ) ................................................................... 11 Update nieuws ...................................................................................... 11 Downloads ............................................................................................ 12 Handleidingen ....................................................................................... 12

6 Afmelden ................................................................................ 13 7 Menu algemeen ....................................................................... 14 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3

Scholengemeenschappen ...................................................................... 14 Algemeen .............................................................................................. 14 Functies ................................................................................................ 15 Documenten .......................................................................................... 15 Structuur ............................................................................................... 15 Scholengroep ........................................................................................ 16 Algemeen .............................................................................................. 16 Functies ................................................................................................ 17 Structuur ............................................................................................... 17 Inrichtende Macht ................................................................................. 17 Algemeen .............................................................................................. 17 Functies ................................................................................................ 18 Structuur ............................................................................................... 18 School ................................................................................................... 19 Algemeen .............................................................................................. 19 Organisatie ........................................................................................... 20 Functies ................................................................................................ 21

8 Beheren van functies ................................................................ 22 9 Personeelslijst ......................................................................... 26 9.1 9.2 9.3 9.4 9.4.1 9.4.2 9.5 9.6 9.7

Standaard personeelslijst...................................................................... 26 Grote filter ............................................................................................ 27 Voorgedefinieerde filters....................................................................... 29 Eigen filters ........................................................................................... 31 Inleiding ............................................................................................... 31 Overzicht filters .................................................................................... 31 Zoek personeel ...................................................................................... 40 Exporteren naar excel ........................................................................... 41 Personeelslijsten afdrukken .................................................................. 43 Pagina 2 van 143


10

Personeelsgroepen ......................................................... 49

11

Personalia ..................................................................... 52

11.1 11.1.1 11.1.2 11.1.3 11.1.4 11.1.5 11.1.6 11.2 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.3 11.3.1 11.3.2 11.4

Algemeen .............................................................................................. 52 Extra ..................................................................................................... 53 Hoofdambt ............................................................................................ 57 Diploma's .............................................................................................. 59 Benoemingen ........................................................................................ 60 Overige ................................................................................................. 61 Vrije velden ........................................................................................... 63 Familiaal ............................................................................................... 64 Algemeen .............................................................................................. 64 Partner .................................................................................................. 65 Kinderen ............................................................................................... 66 Dienstanciënniteiten ............................................................................. 67 Eenvoudig ............................................................................................. 67 Uitgebreid ............................................................................................. 68 Personeelslid toevoegen ....................................................................... 69

12

Personeelslid actief zetten ............................................... 71

13

Opdrachten ................................................................... 74

13.1 13.2 13.3

Schoolopdrachten ................................................................................. 74 NPRE ..................................................................................................... 83 Niet-subsidieerbare uren ...................................................................... 85

14

Andere opdrachten ......................................................... 86

15

Dienstonderbrekingen ..................................................... 89

16

Vacatures ..................................................................... 91

17

Overzichten................................................................... 93

17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6

18

Ingerichte uren ..................................................................................... 93 Prestaties .............................................................................................. 94 Vereiste aanvullingen ............................................................................ 95 Snelle invoer ......................................................................................... 96 Bijlages (documenten) .......................................................................... 97 Afwezigheden ....................................................................................... 99

Documenten................................................................. 101 18.1.1 18.1.2 18.1.3 18.1.4 18.1.5 18.1.6 18.1.7 18.1.8 18.1.9 18.1.10 18.1.11

PERS - documenten ............................................................................. 101 Stakingen ............................................................................................ 101 Vacatures ............................................................................................ 101 RVA-documenten ................................................................................ 101 EDISON-documenten .......................................................................... 101 Personeel ............................................................................................ 101 Opdrachten ......................................................................................... 101 Contracten .......................................................................................... 101 Dienstonderbrekingen ......................................................................... 101 Aanvragen en mededelingen ........................................................... 102 Andere officiële documenten ........................................................... 102 Pagina 3 van 143


18.2 18.3

19 19.1 19.2 19.3 19.4 19.4.1 19.5 19.6 19.6.1 19.6.2 19.7

20

Ondertekenaars documenten .............................................................. 103 Documenten Uploaden ........................................................................ 104

Extra........................................................................... 105 Toekennen handtekeningen ................................................................ 105 Toekennen e-mailadressen ................................................................. 106 Bedrijven en oude scholen .................................................................. 107 Stakingen ............................................................................................ 108 Invoer stakingen ................................................................................. 108 Kopiëren opdrachten naar volgend schooljaar .................................... 109 Vrije velden ......................................................................................... 110 Beheren............................................................................................... 110 Keuzelijsten ........................................................................................ 111 Wijzigen wachtwoord .......................................................................... 112

EDISON ZENDINGEN ..................................................... 113

20.1 Berichten in de wachtrij zetten ........................................................... 113 20.1.1 Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid Berichten in wachtrij ........................................................................................ 113 20.2 Zending aanmaken .............................................................................. 124 20.2.1 Menu - EDISON - Zending aanmaken................................................... 124 20.3 Zending jaarlijkse inlichtingen ............................................................ 128 20.3.1 Menu - EDISON - Aanmaken zending jaarlijkse inlichtingen ................ 128 20.3.2 Algemene opmerkingen ...................................................................... 130 20.4 EID ...................................................................................................... 131 20.5 Vervanging titularis door interimaris .................................................. 131

21 21.1

22

Toelichtingen ................................................................ 135 Invoercontroles................................................................................... 135

Veelgestelde vragen ...................................................... 136

Pagina 4 van 143


1 Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor de mensen die de personeelsadministratie verzorgen van de school via de module iPersoneel van Informat. We verzoeken u om eerst deze handleiding te lezen vooraleer u contact opneemt met ons. De kans is groot dat u in dit document een antwoord vindt op uw vraag. Achteraan in dit document staat ook een verzameling van veelgestelde vragen. Mocht u toch geen duidelijk antwoord vinden op uw vraag/probleem of hebt u een suggestie, dan kunt u ons bereiken via onderstaand e-mailadres: [email protected] Vriendelijke groeten Het iPersoneel-team

Pagina 5 van 143


2 Applicatie starten Om een informatapplicatie te starten opent u een browser (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox) en vult u in de adresbalk volgend adres in : https://start.informatsoftware.be U komt terecht op het aanmeldingsscherm :

Om te kunnen aanmelden, moet u eerst uw gebruikersnaam en wachtwoord ingeven en vervolgens op de knop aanmelden klikken. Gebruikersnaam: heeft de structuur van een e-mailadres Wachtwoord: is minstens 6 karakters lang en bevat minstens 2 cijfers. Om veiligheidsredenen dient dit iedere x aantal dagen gewijzigd worden. Deze periode kan ingesteld worden door uw beheerder. Bent u uw gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten, of hebt u een aantal keer foutief proberen aan te melden waardoor uw account tijdelijk inactief is, dan moet u tevens uw beheerder raadplegen. Indien u Gebruikersnaam opslaan aanvinkt, zal uw gebruikersnaam reeds ingevuld zijn wanneer u zich een volgende keer aanmeldt. Wanneer u toch wenst aan te melden met een andere gebruikersnaam, dan klikt u op Andere gebruiker. De reeds ingevulde gebruikersnaam verdwijnt dan. Wanneer het aanmelden niet lukt, klikt u op de knop Problemen bij aanmelden ?. Dan komt u tercht op een scherm met tips en antwoorden op mogelijke problemen. Via de knop Voeg deze informat startpagina toe aan u favorieten, kunt u deze pagina toevoegen aan uw favorieten. De meeste afdrukken worden aangemaakt in pdf-formaat. Om deze bestanden te kunnen openen kunt u gebruik maken van het gratis te downloaden programma Adobe Reader. Dit kunt u downloaden via het icoontje onderaan links op het scherm Get Adobe Reader. Het is best steeds met de laatste versie van Adobe Reader te werken.

Pagina 6 van 143


3 Overzicht applicaties Na succesvol aanmelden komt u terecht op het overzicht van de verschillende applicaties waarop u rechten hebt.

Om te starten met de personeelsapplicatie, klikt u iPersoneel aan. In de linkerkolom kan u nog kiezen voor volgende functies : Afmelden : hierbij wordt het venster gesloten Andere gebruiker : hier kan u via het inlogscherm terug aanmelden onder een andere gebruikersnaam Wachtwoord wijzigen : het onderstaande venster verschijnt om uw wachtwoord te wijzigen Accounts : Gmail of Facebook account om aan te melden

Pagina 7 van 143

Handleiding iPersoneel Het wachtwoord moet minstens uit 6 karakters bestaan waarvan minimum 2 cijfers. Hierop wordt uiteraard gecontroleerd. Bij het wijzigen van het wachtwoord wordt steeds gevraagd naar het oude wachtwoord. Daarna tikt u 2 keer het nieuwe gewenste wachtwoord in (de tweede maal om te controleren of u niet per abuis een letter/cijfer verkeerd had ingetikt en zodoende niet meer in het programma raakt).

Pagina 8 van 143


4 Startscherm Het startscherm van iPersoneel wordt dynamisch opgebouwd : u ziet bovenaan de menu’s verschijnen. Afhankelijk van de rechten die u kreeg van uw beheerder, kan u wel of geen toegang krijgen tot bepaalde onderdelen van de applicatie. Onderdelen van het menu die niet toegankelijk zijn, zullen in het grijs getoond worden. Het startscherm van iPersoneel ziet er als volgt uit:

Links krijgt u de lijst van actieve personeelsleden voor de aangemelde school. Daarnaast ziet u het hok Info met informatie over uw beheerder. Onder rechts verschijnt een pop-up met tips over het gebruik van iPersoneel : door dit venster aan te klikken, krijgt u een handige tip over het gebruik van iPersoneel. Deze tips verschijnen at random. U kan na openen van de tip gewoon het venster weer sluiten en verdergaan. Telkens wanneer u zich aanmeldt in het programma, komt u terecht in een bepaald schooljaar (normaal het huidig schooljaar) en een bepaalde school. Afhankelijk van de ingestelde rechten, kunt u via de knop rechts boven School/Schooljaar wijzigen, u aanmelden in een andere school of schooljaar :

Pagina 9 van 143


U selecteert het schooljaar en de school uit de aangeboden keuzelijsten. Merk op dat u hier enkel de scholen te zien krijgt waarop u als gebruiker rechten hebt. Het aantal aangeboden items kan dus verschillen van gebruiker tot gebruiker. Hebt u bijvoorbeeld in een bepaald schooljaar nog geen toegang tot een bepaalde school, dan kunt u uw beheerder contacteren. Om uw keuze te bevestigen, klikt u op het groene vinkje bovenaan. De gegevens van de gekozen school worden dan geladen. Wilt u het schooljaar of de school toch niet veranderen, klik dan op het blauwe icoontje (Annuleren). U blijft dan aangemeld in het oorspronkelijke schooljaar en school. De gekozen selectie kan u steeds als standaard aanvinken. Nadien komt u bij het aanmelden telkens in deze combinatie van school en schooljaar !

Pagina 10 van 143


5 Help Onder het menu help zitten volgende submenu’s :

5.1.1 Supportsite Via deze link komt u terecht op de supportsite (http://www.informatsoftware.be/support). Extra informatie over het gebruik van iPersoneel vindt u op deze supportsite. U kunt zich registreren op deze website door op de knop Registreren te klikken. Binnen de kortste keren krijgt u dan een bevestigingsmail dat u zich kunt melden op deze help website.

5.1.2 Hulp op afstand Soms kan het handig zijn dat een Informatmedewerker kan meekijken op het scherm van de gebruiker om te zien wat er misloopt. In sommige gevallen zal de Informatmedewerker vragen om onderstaande link aan te klikken. Een manier opdat de helpdeskmedewerker uw scherm kan zien.

5.1.3 Discussieforum Het discussieforum van Informat is een plaats waar gebruikers problemen of tips kunnen melden en waarop kan gereageerd worden (door ons, Informatmedewerkers of door andere gebruikers).

5.1.4 Veelgestelde vragen (FAQ) Wanneer u start met Informat, raden we aan om deze veelgestelde vragen eens aandachtig te lezen. Deze lijst vindt u ook terug achteraan dit document.

5.1.5 Update nieuws Regelmatig wordt door Informat een nieuwe versie van het programma op de servers geplaatst. U hoeft zich dus geen zorgen te maken of u nu met de laatste versie werkt of niet, u werkt ALTIJD met de nieuwste versie. In dit onderdeel vindt u af en toe een toelichting bij de zaken die gewijzigd/verbeterd of nieuw zijn.

Pagina 11 van 143


5.1.6 Downloads Hier kunt u een aantal zaken downloaden, zoals handleidingen of teksten over iPersoneel. (of lokale programma’s die u moet installeren op uw PC – bvb. om de EID-gegevenskaart te kunnen inlezen).

5.1.7 Handleidingen Hieronder vindt u een aantal begeleidende documenten (waaronder deze algemene handleiding) die u kunnen helpen bij het dagelijks gebruik van het pakket of bij bepaalde speciale of moeilijke acties (zoals het invoeren van een bonus) of die meer info geven over bepaalde onderdelen van het pakket (evaluatie, CVO, ...).

Pagina 12 van 143


6 Afmelden Via onderstaand menu X kan u best de applicatie sluiten of gewoon afmelden.

iPersoneel sluiten is de aangewezen manier om de applicatie op een correcte manier te beëindigen en terug te keren naar het scherm met het overzicht van de applicaties. Via afmelden wordt de applicatie volledig afgesloten en de browser-sessie beëindigd. Gebruik steeds dit menu om het programma correct af te sluiten !

Pagina 13 van 143


7 Menu algemeen Het menu ‘Algemeen’ dient voor het beheer van de algemene gegevens over de scholen en de overkoepelende organisaties zoals scholengemeenschappen, scholengroepen en inrichtende machten (of schoolbesturen).

7.1 Scholengemeenschappen Via dit menu-item kunnen de gegevens van scholengemeenschappen beheerd worden.

7.1.1 Algemeen

Links krijgt u de lijst te zien met alle scholengemeenschappen. Om de gegevens van een bepaalde scholengemeenschap te raadplegen/wijzigen, klikt u deze scholengemeenschap aan. U komt automatisch in het tabblad Algemeen terecht. Er zijn ook andere tabbladen (zie balk bovenaan rechts). Pagina 14 van 143

Handleiding iPersoneel Om gegevens van een bestaande scholengemeenschap te wijzigen, klikt u op de knop Wijzigen. De velden op dit tabblad zijn : Instelnr : het officiële instellingsnummer zoals dit door het departement aan de betreffende scholengemeenschap is toegekend. Naam: de naam van de scholengemeenschap Straat + Nr + Bus: De straatgegevens van de scholengemeenschap Gemeente : moet uit de lijst gekozen worden. Als u een gemeente selecteert uit de lijst, worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: Telefoon- en faxnummer van de scholengemeenschap (met de nodige spaties). E-mail: E-mailadres van de scholengemeenschap Website: webadres van de scholengemeenschap

7.1.2 Functies

Op verschillende niveaus is het mogelijk om bepaalde functies te definiëren en hieraan personen te koppelen. Zo ook op het niveau van een scholengemeenschap via het tabblad functies. Informatie over hoe functies te beheren en aan te maken vindt u verder in het onderdeel over Beheren Functies. De functies aangemaakt in een overkoepelend niveau kunnen gebruikt worden in alle scholen die deel uitmaken van deze overkoepelende organisatie.

7.1.3 Documenten Hier kunnen op het niveau van de scholengemeenschap (SG) documenten worden opgeladen. Deze kunnen dan gebruikt worden in elke school van de SG door de personeelssecretariaten.

7.1.4 Structuur

Pagina 15 van 143


Op dit tabblad ziet u een overzicht van alle scholen (en vestigingen) die gekoppeld zijn aan de geselecteerde scholengemeenschap. De gegevens van de vestigingen zijn louter informatief en worden gehaald uit de invoer in iLeerlingen of iBasis. Het begrip ‘vestiging’ heeft verder weinig betekenis in de applicatie iPersoneel.

7.2 Scholengroep Via dit menu-item kunnen de gegevens van scholengroepen beheerd worden.

7.2.1 Algemeen

Links krijgt u de lijst te zien met alle schoengroepen. Om de gegevens van een bepaalde scholengroep te raadplegen/wijzigen, klikt u deze scholengroep aan. U komt automatisch in het tabblad Algemeen terecht. Er zijn ook andere tabbladen (zie balk bovenaan rechts). Om gegevens van een bestaande scholengroep te wijzigen, klikt u op de knop Wijzigen. Pagina 16 van 143

Handleiding iPersoneel Gegevens op het detailscherm : Code/Instelnr : het officiële instellingsnummer zoals dit door het departement aan de betreffende scholengroep is toegekend. Naam: de naam van de scholengroep Straat + Nr + Bus: De straatgegevens van de scholengroep Gemeente : moet uit de lijst gekozen worden. Als u een gemeente selecteert uit de lijst, worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: Telefoon- en faxnummer van de scholengroep (met de nodige spaties invoeren). E-mail: E-mailadres van de scholengroep Website: webadres van de scholengroep Logo: aan de scholengroep kan nu ook een logo gekoppeld worden. Blader naar het te koppelen bestand.

7.2.2 Functies Op verschillende niveaus is het mogelijk om bepaalde functies te definiëren en hieraan personen te koppelen. Zo ook op het niveau van een scholengroep via het tabblad functies. Informatie over hoe functies te beheren en aan te maken vindt u verder in het onderdeel over Beheren Functies. De functies aangemaakt in een overkoepelend niveau kunnen gebruikt worden in alle scholen die deel uitmaken van deze overkoepelende organisatie.

7.2.3 Structuur Op dit tabblad ziet u een overzicht van alle scholen (en vestigingen) die gekoppeld zijn aan de geselecteerde scholengroep. De gegevens van de vestigingen zijn louter informatief en worden gehaald uit de invoer in iLeerlingen of iBasis. Het begrip ‘vestiging’ heeft verder weinig betekenis in de applicatie iPersoneel.

7.3 Inrichtende Macht Via dit menu-item kunnen de gegevens van de inrichtende machten of schoolbesturen beheerd worden.

7.3.1 Algemeen

Pagina 17 van 143


Links krijgt u de lijst te zien met alle inrichtende machten. Om de gegevens van een bepaalde inrichtende macht te raadplegen/wijzigen, klikt u deze inrichtende macht aan. U komt automatisch in het tabblad Algemeen terecht. Er zijn ook andere tabbladen (zie balk bovenaan rechts). Om gegevens van een bestaande inrichtende macht te wijzigen, klikt u op de knop Wijzigen. Het detailscherm bevat volgende gegevens : Naam: de naam van de inrichtende macht Code/Instellingsnr : het officiële instellingsnummer zoals dit door het departement aan de betreffende inrichtende macht is toegekend. Straat + Nr + Bus: De straatgegevens van de inrichtende macht Gemeente: moet uit de lijst gekozen worden. Als u een gemeente selecteert uit de lijst, worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: Telefoon- en faxnummer van de inrichtende macht (met de nodige spaties invoeren). E-mail: E-mailadres van de inrichtende macht Website: url van de inrichtende macht Ondernemingsnr: hier kan het ondernemingsnummer van de VZW ingevoerd worden. Het bestaat uit 10 opeenvolgende cijfers (zonder tussenspaties of –punten) en begint met het cijfer 0 .

7.3.2 Functies Op verschillende niveaus is het mogelijk om bepaalde functies te definiëren en hieraan personen te koppelen. Zo ook op het niveau van een inrichtende macht via het tabblad functies. Informatie over hoe functies te beheren en aan te maken vindt u verder in het onderdeel over Beheren Functies. De functies aangemaakt in een overkoepelend niveau kunnen gebruikt worden in alle scholen die deel uitmaken van deze overkoepelende organisatie.

7.3.3 Structuur Op dit tabblad ziet u een overzicht van alle scholen (en vestigingen) die gekoppeld zijn aan de geselecteerde inrichtende macht. Pagina 18 van 143

Handleiding iPersoneel De gegevens van de vestigingen zijn louter informatief en worden gehaald uit de invoer in iLeerlingen of iBasis. Het begrip ‘vestiging’ heeft verder weinig betekenis in de applicatie iPersoneel.

7.4 School Via dit menu-item kunnen alle nodige schoolgegevens voor iPersoneel beheerd worden.

7.4.1 Algemeen

In de linkerkolom krijgt u een overzicht van alle scholen (waarop u ten minste leesrechten hebt). Om de gegevens van een school te raadplegen of te wijzigen, klikt u deze school links aan. U komt automatisch in het tabblad Algemeen terecht. Er zijn ook andere tabbladen (zie balk bovenaan rechts). Om gegevens van een bestaande school te wijzigen, klikt u op de knop Wijzigen bovenaan in de titelbalk. Hiertoe moet u als gebruiker schrijfrechten hebben op deze school en dit invoerscherm. Volgende gegevens kunnen per school ingevoerd worden : Instellingsnr. : Het officiële instellingsnummer van de school Schoolcode: eigen te kiezen afkorting voor de school (Toon schoolcode ipv inst.nr toont dan in bepaalde schermen deze code in plaats van het instellingsnummer – indien aangevinkt !) Algemene hoofdstructuur : de belangrijkste hoofdstructuur van de school Alle hoofdstructuren : duid hier ALLE hoofdstructuren aan die de school inricht (bvb. een basisschool richt kleuter en lager onderwijs in : 111 en 211 moeten geselecteerd zijn in deze lijst) School en Korte naam: de (korte) naam van de school Straat + Nr + Bus: De straatgegevens van de school Pagina 19 van 143

Handleiding iPersoneel Gemeente : moet uit de lijst Belgische gemeenten gekozen worden. Als u een gemeente selecteert uit de lijst, worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: Telefoon- en faxnummer van de school (met de nodige spaties invoeren). E-mail: E-mailadres van de school Website: website=url van de school Polisnummer: polisnummer ongevallenverzekering van de school Diocesaan schoolnummer: diocesaan schoolnummer (vrije katholieke scholen) Administratief codenummer: is ook het geneeskundig nummer van de school Werkstation: nummer van het werkstation op het departement (een zeer belangrijk veld) ATO2 TADD einddatum in RL1 : hier kan u aanvinken of de TADD-opdrachten van een personeelslid in de RL1 als einddatum 31.12.2999 moeten krijgen (dit is standaard niet het geval, maar sommige werkstations kunnen dit vragen) Aantal weken openstelling: aantal weken openstelling (CVO-scholen) Aantal minuten per lesuur: aantal minuten per lesuur (CVO-scholen) Aantal vervangingseenheden: aantal vervangingseenheden voor korte vervangingen toegekend aan de school. Aantal vervangingseenheden stage : idem voor bedrijfsstage Aantal extra vervangingseenheden : aantal extra vervangingseenheden voor korte vervangingen voor de periode september – november toegekend aan de school (basisscholen) Logo: er kan een logo gekoppeld worden aan de school (via import van een bestand – enkel formaat JPG is toegelaten !) Rekeningnummer : hier kan het (een) rekeningnummer van de school ingevoerd worden.

7.4.2 Organisatie Op dit tabblad kunt u de overkoepelende organisaties waartoe de school behoort selecteren.

U kunt dit doen door de betreffende scholengemeenschap, scholengroep en schoolbestuur of inrichtende macht uit de keuzelijsten te selecteren. Dit is noodzakelijk voor elke school ! Pagina 20 van 143

Handleiding iPersoneel U kunt ook aanduiden tot welk onderwijsnet de school behoort (zeer belangrijk bij het afdrukken van sommige documenten!). Tenslotte kan u de definitie invoeren van het formaat van de e-mailadressen van het type school, die u verder in het pakket automatisch voor alle personeelsleden kan genereren.

7.4.3 Functies Op verschillende niveaus is het mogelijk om bepaalde functies te definiëren en hieraan personen te koppelen. Zo ook op het niveau van de school (bvb. directeur, verantwoordelijke Edison, …). Informatie over hoe functies te beheren vindt u in de volgende rubriek Functies beheren.

Pagina 21 van 143


8 Beheren van functies Het is mogelijk om een aantal functies te definiëren op verschillende niveaus: Op niveau van : - Scholengemeenschap - Scholengroep - School - Inrichtende macht Aan deze functies kan dan een persoon gekoppeld worden, die de functie in de school of overkoepelende organisatie waarneemt. Functies en gekoppelde personen worden verder in het pakket iPersoneel gebruikt – vooral bij de ondertekening van documenten. De werkwijze om functies te beheren is voor elk niveau gelijkaardig. Daarom wordt als voorbeeld in onderstaande uitleg gewerkt op het niveau van de school.

In het tabblad Functies ziet u bovenaan een tabel/overzicht van de reeds beschikbare functies en de gekoppelde personen (eventueel aangevuld met hun direct telefoon of GSM-nummer). Hoe voegt u een functie toe aan de school ?

Pagina 22 van 143

Handleiding iPersoneel Maak een nieuwe record aan via het groene vinkje. Kies een functie uit de uitklaplijst ‘Kies een functie’. Enkele standaardfuncties zijn al beschikbaar : directeur, verantwoordelijke edison, ondertekenaar attesten, … . Als u de gewenste functie geselecteerd hebt, is de volgende stap een functiepersoon koppelen aan deze functie. Om een functiepersoon te koppelen aan de functie klikt u op de knop functiepersoon. U selecteert de correcte naam uit het lijstje met functiepersonen. In het veld telefoonnummer functiepersoon kan voor deze persoon ook een telefoonnummer invoeren. Als alle gegevens ingevuld zijn, klikt u op opslaan om de gegevens te bewaren (groene vinkje bovenaan) en het koppel functie/functiepersoon wordt toegevoegd aan de tabel bovenaan het tabblad Functies.

Functies uit de uitklaplijst kunnen maar éénmaal gebruikt worden. Staat de functie bovenaan in de tabel, dan is deze functie-omschrijving verdwenen uit de lijst. Wordt een regel in het overzicht gewist, dan komt de opnieuw beschikbare functie terug als te kiezen item in de uitklaplijst. Wanneer u een functie-omschrijving wenst te gebruiken die niet voorkomt in het lijstje naast 'Kies een functie', dan klikt u op de knop 'Beheer eigen functies'. Onderstaand window verschijnt :

Pagina 23 van 143

Handleiding iPersoneel Hierin vindt u de lijst van de eigen aangemaakte functies. Om een nieuwe functie toe te voegen, typt u de omschrijving in het tekstveld in en klikt u op het groene vinkje bovenaan (=opslaan). De nieuwe functie verschijnt in de lijst. Wanneer u een eigen functie wenst te wijzigen of te verwijderen, klikt u op de desbetreffende knop naast de functie in de lijst (Wijzigen/Verwijderen). Als de eigen functie(s) ingevoerd zijn, sluit u dit hulpvenster en komt u terug in het vorig scherm. In de uitklaplijst van dit hoofdscherm worden de eigen functies ook toegevoegd aan de standaardlijst van functies ‘Kies een functie’. Gelieve nooit functies dubbel te definiëren. Zeker de standaardfuncties mogen niet opnieuw aangemaakt worden ! Wanneer een persoon (nog) niet voorkomt in het lijstje van functiepersonen, dan is die persoon nog niet gemarkeerd als functiepersoon : als een persoon die een functie kan waarnemen. Om personen toe te voegen gaat u als volgt te werk : Klik op de knop 'Beheer functiepersonen'. Onderstaand window verschijnt :

Om een nieuwe functiepersoon aan te maken klikt u op 'Nieuw' (groen kruisje). U kan een personeelslid ophalen via de knop ‘Personeelslid’ onderaan en dan verschijnen alle personeelsleden van de school met uitzondering van zij die reeds in de lijst functiepersonen voorkomen. Indien het niet gaat om een personeelslid van de school, dan kan u nog altijd de naam en voornaam rechtstreeks invullen in de voorziene invoervelden. Immers, niet alle functies worden waargenomen door personeelsleden van de school. Vergeet niet telkens op te slaan m.b.v. het groene vinkje bovenaan. Het is ook mogelijk om een functiepersoon te verwijderen, maar enkel en alleen als die functiepersoon nog aan geen enkele functie gekoppeld is. Deze informatie is te vinden in de kolom 'Aantal functies'. Dus enkel als hier 0 staat, dan kunt u die functiepersoon terug uit deze lijst verwijderen. Pagina 24 van 143

Handleiding iPersoneel Na het toevoegen van nieuwe functiepersonen, kan u deze in het vervolg ook selecteren met de knop functiepersoon om een persoon te koppelen aan een eerder gekozen functie. Op de overkoepelende niveaus kunnen volledig analoog functies gedefinieerd worden. Hier bestaan geen standaardfuncties zoals op het niveau van de school. Het is beter een functie die voor de volledige scholengemeenschap, scholengroep of inrichtende macht geldt, ook op het juiste niveau te definiëren. Deze functies gelden dan voor alle scholen die gekoppeld zijn aan deze SG, SGR of IM en moeten niet voor elke school opnieuw gedefinieerd worden ! Ze kunnen verder gebruikt worden in elke deeluitmakende school. Belangrijke opmerking ! Voor elke school moeten minimum de directeur en de verantwoordelijke Edison ingevoerd zijn en geselecteerd aan de juiste (functie)persoon !

Pagina 25 van 143


9 Personeelslijst 9.1 Standaard personeelslijst

Via Personeel  Personeel consulteren wordt in het linkerframe de standaard personeelslijst opgebouwd. De standaard personeelslijst bestaat uit de personeelsleden die momenteel actief staan aan de aangemelde school. Naast de naam vindt u het instellingsnummer of het schoolkenteken van de hoofdschool waaraan het personeelslid gekoppeld is. Bovenaan tussen haakjes staat het aantal personeelsleden in de lijst. Onderaan staat de omschrijving van de lijst van de huidige verzameling personeelsleden. Wanneer een filter wordt toegepast, verschijnt daar de omschrijving van de filter.

Pagina 26 van 143

Handleiding iPersoneel Onderaan ziet u ook 3 iconen : de verrekijker lanceert het scherm met de ‘grote filter’. Met het excelicoon kan u een export van de personeelsgegevens naar excel uitvoeren en rechts staat het icoon om naar het scherm te navigeren voor het toevoegen van een nieuw personeelslid. Boven de personeelslijst ziet u nog 4 rubrieken : -

Zoek personeel : hier kan u dan snel zoeken naar een personeelslid door een (deel van de) naam in te geven. Het resultaat van de zoekactie komt in de personeelslijst ter vervanging van de standaard lijst met alle personeelsleden. Afdrukken : voor diverse personeelslijsten afdrukken (zowel in pdf als excel) Personeelsgroepen : selectie op personeelsleden van eerder gedefinieerde personeelsgroepen Filters : uitvoeren van door Informat ‘voorgedefinieerde filters’ en eigen aangemaakte filters. (opstellen van eigen persoonlijke filters wordt verder toegelicht).

9.2 Grote filter Het aanklikken van de verrekijker onderaan levert een subscherm waar het mogelijk is om snel een (eenvoudige) filter in te stellen en zo de personeelslijst te onderzoeken.

U kan filteren op (deel van een) naam, straat, gemeente, stamboeknummer, rijksregisternummer, nummerplaat, hoofdambt en administratieve toestand. Daarnaast kunt u zoeken in de aangemelde school, in alle scholen waarop u rechten hebt of in een selectie van scholen.

Pagina 27 van 143

Handleiding iPersoneel In dit laatste geval krijgt u een nieuw venster waarbij u de scholen kunt selecteren (uit alle scholen waarop u tenminste leesrechten hebt). Bij het uitvoeren van de filter vult de personeelslijst met de personeelsleden die aan het zoekcriterium voldoen. U kan ook een selectie maken van een aantal personeelsleden waarvan de naam een gemeenschappelijk kenmerk vertoont. Wilt u bvb alle personeelsleden waarvan de familienaam met een S begint, tik dan de letter S in gevolgd door een asterisk (*). Kiest u voor geen filter, dan komen terug alle personeelsleden van de standaardlijst in aanmerking.

Pagina 28 van 143


9.3 Voorgedefinieerde filters Er zijn een aantal voorgedefinieerde filters beschikbaar. Deze zijn makkelijk te vinden via het openklappen van de rubriek ‘Filters’ en dan een filter te selecteren. Door te klikken op het groene vinkje kan u de filter uitvoeren.

U krijgt telkens de personeelsleden die aan de filter voldoen met een omschrijving van de filter onderaan. Deze filters geven vooral de mogelijkheid om (oude) personeelsleden uit het archief op te halen of te zoeken naar interims : personeelsleden die nu niet meer bij de actieve personeelsleden aan de school staan.

Standaardfilter De mogelijkheid is ook voorzien om in plaats van, bij Personeel consulteren, standaard de actieve personeelsleden op te vragen, standaard een filter toe te passen. Dit kunt u als volgt instellen: in het overzicht van de persoonlijke filters wijzigt u in de kolom Standaard het woordje Neen in Ja naast de filter die u als standaard wenst in te stellen. U kunt slechts 1 filter als standaard instellen. Pagina 29 van 143

Handleiding iPersoneel Deze filter wordt dan ook toegepast bij het opvullen van de selectielijsten bij het afdrukken van een aantal documenten.

Pagina 30 van 143


9.4 Eigen filters 9.4.1

Inleiding

Met deze uitgebreide filter op de personeelslijst is het mogelijk om complexere filters aan te maken en uit te voeren. Er kan niet alleen gefilterd worden op de algemene personeelsgegevens (zoals naam, voornaam, stamnummer,...) maar ook op de opdrachten en dienstonderbrekingen. Hieronder worden de mogelijkheden van de filter uitvoerig beschreven en op het eind van het document worden enkele voorbeelden besproken.

9.4.2

Overzicht filters

Het scherm met het overzicht van de filters kan als volgt aangeroepen worden: U klikt op Personeel – Personeel consulteren. Onderaan de lijst met personeelsleden klikt u op de verrekijker. Onderstaand venster wordt dan geopend waarin een relatief eenvoudige filter toegepast kan worden.

Klikt u bovenaan dit scherm op het filtericoontje (‘Eigen filters’), dan verschijnt een nieuw venster:

Pagina 31 van 143


Dit scherm bevat een overzicht van alle persoonsgebonden filters. De filters zijn beschikbaar in elk schooljaar en in elke school. Ook kan één standaardfilter gekozen worden. Deze wordt dan toegepast wanneer gekozen wordt voor personeel consulteren, i.p.v. de lijst van de actieve personeelsleden. Deze mogelijkheid kan handig zijn door bijvoorbeeld een filter te maken van alle personeelsleden die effectief in dienst zijn (mensen die volledig op TBS zijn weglaten) Deze stelt u dan in als standaardfilter. Zo kunt u allerhande lijsten afdrukken, zonder de personeelsleden die niet meer in dienst zijn. Ook wordt de standaardfilter toegepast bij het opvullen van de selectielijsten bij het afdrukken van documenten. Wenst u geen standaardfilter meer te gebruiken, maar opnieuw alle actieven aan uw school te zien in de standaardpersoneelslijst, dan zet u standaard op neen. Hieronder ziet u ook dat er een aantal voorgedefinieerde filters beschikbaar zijn. Deze worden telkens toegepast in de standaardpersoneelslijst.

Pagina 32 van 143


Het voordeel van de filters is dat u volledig zelf uw lijsten kunt samen stellen. U wilt bijvoorbeeld een personeelslijst van alle mensen die les geven in ASO. Wel, u maakt een filter hierop en past ze toe. Nu kunt u de gegevens van de mensen die op dat moment voorkomen in de personeelslijst exporteren naar Excel of andere lijsten trekken via het printericoontje naast het woordje Personeelslijst. Bovenaan staan enkele icoontjes waarvan de werking in de volgende puntjes wordt besproken.

Filter aanmaken Via het plusje kan een nieuwe filter aangemaakt worden. Als hierop geklikt wordt, dan verschijnt een nieuw scherm waarop de filter kan samengesteld worden.

Pagina 33 van 143


Er kan op verschillende eigenschappen gefilterd worden. De eigenschappen zijn gegroepeerd per type. De mogelijke types zijn: Persoonlijk Algemeen Aangemelde school Opdrachten Dienstonderbrekingen Eerst en vooral dient er een eigenschap gekozen te worden. Door daarna te klikken op de knop ‘Voeg toe’ wordt een nieuwe lijn aangemaakt in de filter en kan de beperking ingevoerd worden.

Pagina 34 van 143


Hierboven ziet u een voorbeeld van beperking ‘alle mannelijke personeelsleden waarvan de gekoppelde instelling gelijk is aan de geselecteerde. Wanneer een beperking niet meer gewenst is, kan deze verwijderd worden door op de prullenbak ervoor te klikken:

Standaard wordt gekeken naar alle personeelsleden die actief zijn aan een school waar de gebruiker (lees- of schrijf-)rechten op heeft. Als de gebruiker dus enkel de personeelsleden wenst te zien die actief zijn aan de aangemelde school, dan moet deze beperking expliciet gelegd worden!

Pagina 35 van 143

Handleiding iPersoneel Er kan ook gebruik gemaakt worden van haakjes om beperkingen te combineren. Daarbij is het een vereiste dat u goed snapt wat het verschil is tussen ‘En’ en ‘Of’. EN betekent dat de personeelsleden aan alle opgegeven voorwaarden moeten voldoen; OF betekent dat de personeelsleden aan één van de opgegeven voorwaarden moeten voldoen. Een EN heeft altijd voorrang op een OF, tenzij er haakjes staan. Een voorbeeld om dit te verduidelijken: A = alle personeelsleden die Frans geven; B = alle personeelsleden die Engels geven; C = alle personeelsleden van het mannelijk geslacht. U kunt de voorwaarden op verschillende manieren ingeven: - A of B en C: alle personeelsleden die Frans geven of (samen met) alle mannelijke personeelsleden die Engels geven (EN heeft immers voorrang op OF) ==> is dus hetzelfde als A of (B en C); - (A of B) en C: alle mannelijke personeelsleden die Frans of Engels geven (of beide). In het invoerveld kan een omschrijving voor de filter ingevuld worden. Tip: Kies een duidelijke en volledige naam voor de filter, op die manier kunt u later snel de gewenste filter terugvinden! Wanneer de filter volledig is aangemaakt hebt u 3 mogelijkheden: Annuleren/terug: opent het vorige scherm. Toepassen: de aangemaakte filter wordt toegepast (het venster wordt gesloten) en onder de personeelslijst ziet u de omschrijving die u ingevuld hebt. o Als er geen personeelsleden voldoen aan de filter dan krijgt de gebruiker een melding dat de filter niet kan toegepast worden. o Als de filter niet kan opgebouwd worden (mogelijk door een haakje dat niet correct gesloten werd) dan krijgt de gebruiker ook een melding. Bewaren o Als de filter niet kan opgebouwd worden (mogelijk door een haakje dat niet correct gesloten werd) dan krijgt de gebruiker ook een melding en wordt de filter niet bewaard. o Als de filter succesvol bewaard werd, dan krijgt de gebruiker hiervan een melding. Daarna kan gekozen worden om de filter toe te passen of om terug te keren naar het overzicht.

Filter verwijderen Via de prullenbak bovenaan het scherm kan een geselecteerde filter verwijderd worden:

Pagina 36 van 143


Filter toepassen Via de knop (zie vorige schermafdruk) kan een geselecteerde filter toegepast worden. Hierbij wordt het scherm gesloten en wordt de lijst van personeelsleden opgevuld met alle personeelsleden die voldoen aan de filter. De omschrijving van de filter wordt onder de personeelslijst getoond.

Filter bewerken Via de knop kan een geselecteerde filter bewerkt worden. Wanneer de gebruiker een aanpassing wil uitvoeren aan een bepaalde filter dan kan dit hier. De bewaarde filter wordt opgebouwd zoals ze de laatste keer bewaard werd.

Filter dupliceren Via de knop kan een bestaande filter gedupliceerd worden. Dit is handig als u bijvoorbeeld een filter gemaakt hebt op een bepaald vak en u wenst er nog een te maken op een ander vak. U hoeft dan enkel de bestaande filter te dupliceren en het vak aan te passen.

Resultaat filter afdrukken Via de knop is het mogelijk om het resultaat van een bepaalde filter af te drukken. Wanneer hierop geklikt wordt, dan komt de gebruiker terecht op een nieuw scherm.

Hier kan de gebruiker de velden selecteren die hij/zij wenst te zien op de afdruk. Pagina 37 van 143

Handleiding iPersoneel Het stamnummer en de naam en voornaam van het personeelslid worden altijd afgedrukt. Daarnaast kan gekozen tussen opdrachten en dienstonderbrekingen die moeten afgedrukt worden (naargelang het doel van de filter).

Voorbeelden Hieronder volgen enkele voorbeelden die de mogelijkheden van deze filterfunctie verduidelijken.

Voorbeeld 1 Stel: ik wil een overzicht van alle personeelsleden die actief zijn aan Koninklijk Atheneum met als hoofdambt leraar en die lessen Frans geven. Dus er moet een beperking komen op volgende eigenschappen: Actief aan Hoofdambt Opdr. vak

Dit is een voorbeeld van een filter waarbij alle eigenschappen moeten voldaan zijn bij alle personeelsleden. Het is ook mogelijk om een samenstelling te bekomen van personeelsleden. In het volgende voorbeeld wordt dit verduidelijkt. Pagina 38 van 143


Voorbeeld 2 Stel: ik wil een overzicht van alle personeelsleden met als hoofdambt leraar die actief zijn aan Koninklijk Atheneum of Middenschool en die lessen Frans geven.

Dus er moet een beperking komen op volgende eigenschappen: Actief aan (2 keer) Hoofdambt Opdr. Vak Hier wordt gebruik gemaakt van haakjes om meer combinaties mogelijk te maken. Merk op dat wanneer de ‘Of’ tussen de 2 scholen zou gewijzigd worden in ‘En’ er geen personeelsleden hieraan zouden voldoen. Het is dus niet mogelijk om bijvoorbeeld alle personeelsleden op te vragen die Frans en Engels geven (samen). Het is wel mogelijk om de personeelsleden op te vragen die Frans of Engels geven (Frans, Engels of beide). Dit laatste kan door 2 keer een eigenschap Opdr. vak toe te voegen, gescheiden met een ‘Of’ en omgeven door haakjes.

Pagina 39 van 143


9.5 Zoek personeel Via deze knop kunt u een zoekvenster oproepen om een personeelslid te zoeken op basis van een (deel van de) naam of het stamnummer. U kunt ook gebruik maken van zogenaamde wildcards. Bvb. U bent op zoek naar een zekere Vandekerkhove, maar u kent niet de exacte schrijfwijze. In het zoekvenster geeft u hetvolgende in: ‘vande*’. Nu worden alle personeelsleden opgehaald waarvan de naam begint met ‘vande’, gevolgd door één of meerdere letters.

Als u op het vergrootglas klikt of op de Entertoets drukt, wordt dit venster gesloten en wordt de personeelslijst gevuld met de personeelsleden die aan de zoekvoorwaarde voldoen. De standaard lijst kan u altijd terug bekomen door via het menu gewoon personeel te consulteren !

Pagina 40 van 143


9.6 Exporteren naar excel Via het excel-symbool onderaan de personeelslijst kan u een ander scherm oproepen dat toelaat gegevens van de personeelsleden te exporteren naar excel.

De verschillende gegevens zijn voor uw gemak ondergebracht in diverse rubrieken. Deze rubrieken kan u openklappen en de nodige velden selecteren. U kan direct exporteren naar excel via de excel-knop bovenaan.

Pagina 41 van 143


U kan een selectie van velden ook opslaan onder een naam, zodat u de volgende keer niet opnieuw alle velden moet selecteren. U hoeft enkel een omschrijving in te geven waaronder u de selectie wenst op te slaan bij Opslaan als ... . Let wel : u moet vooraf op het groene kruisje klikken om een selectie in te geven , de naam van de lijst ingeven bij Opslaan als en met het groene vinkje bovenaan effectief opslaan. De naam verschijnt dan rechts bovenaan in de lijst ‘Overzicht van opgeslagen exportlijsten’. Wilt u een bestaande lijst exporteren, selecteer deze dan meteen uit de rechterkolom en klik op de excel-knop bovenaan. Excel opent en toont de selectie met één rij per personeelslid en de items geschikt in de kolommmen met de omschrijving in de bovenste rij. Hebt u een lijst niet langer nodig, selecteer deze dan en klik op de Verwijderen knop (vuilbakje bovenaan). De export slaat altijd op de personeelsleden actueel in de lijst : indien op het moment van exporteren een filter ingesteld is, dan krijgt u een export van de personeelsleden die voldoen aan de filter.

Pagina 42 van 143


9.7 Personeelslijsten afdrukken Via het printericoontje bovenaan de personeelslijst kunt u een aantal lijsten afdrukken van de personeelsleden die op dat moment in de personeelslijst voorkomen (eventueel via een ingestelde filter). Naast lijsten in PDF zijn er ook enkele lijsten in Excel voorzien.

Pagina 43 van 143


Personeelslijst met ambten/vakken + sommatie uren Dit document levert een overzicht van alle effectief gegeven vakken op een bepaalde referentiedatum met de sommatie van de uren en een ponderatie. Het is mogelijk om enkel de lesambten op te vragen. U kan ook scholen selecteren waarop rechten, indien u van al deze scholen informatie wenst. Let wel : het gaat altijd over de personeelsleden in de lijst en NIET over personeelsleden aan andere scholen ! Deze lijst kan ook naar excel geëxporteerd worden.

Personeelslijst ATO1 en ATO2 (TADD) Dit document levert een overzicht van alle personeelsleden met tijdelijke opdrachten op een bepaalde referentiedatum (opgesplitst in ATO1 en ATO2 met of zonder TADD). Deze lijst kan ook naar excel geëxporteerd worden.

Personeelslijst met diploma's Alle diploma’s van alle personeelsleden uit de personeelslijst komen op het document. Ook te verkrijgen in excel.

Personeelslijst met vakjes Hier kunt u een lijst afdrukken van de personeelsleden met (lege) vakjes ernaast. U kan een titel aan het document toevoegen, samen met kolomtitels.

Personeelslijst uitgebreid Een zeer interessante lijst waar u zelf kan kiezen welke personalia u per kolom wenst af te drukken. Een beperkte layout kan ingesteld worden : kolombreedtes, portret of landschap.

Pagina 44 van 143


In de keuzelijst verschijnen ook de vrije velden die voor u toegankelijk zijn (evenals de foto). Ook een titel kan aan de afdruk voorzien worden.

Personeelslijst met foto’s Deze lijst bestaat uit de naam van het personeelslid samen met de foto (indien aanwezig).

Verjaardagskalender Hier wordt een lijst afgedrukt met een overzicht van de verjaardagen van de personeelsleden (met of zonder geboortejaar).

Overzicht dienstonderbrekingen Hier selecteert u de soort(en) dienstonderbreking en de scholen waarvan u deze dienstonderbreking wenst op te vragen. Ook vult u de periode in waarbinnen u de lijst wenst te beperken. Het gaat opnieuw over de personeelsleden die op dat moment in de personeelslijst voorkomen. Ook de eigen toegevoegde dienstonderbrekingen kunnen (al dan niet gegroepeerd) geselecteerd worden. Ook een lijst met alle verloven met uitzondering van het ziekteverlof kan gegenereerd worden.

Pagina 45 van 143


Overzicht aflopende dienstonderbrekingen Hier krijgt u een overzicht van de dienstonderbrekingen die binnen x aantal dagen (x zelf in te voeren) aflopen vanaf vandaag en de eventueel gekoppelde vervangingen, die ook binnen deze termijn aflopen of eerder. Via dit overzicht weet u welke vervangingen binnenkort verlengd moeten worden of voor de vervangers welke documenten u moet in orde maken tegen hun vertrek.

Personeelsleden met ziekteverloven zonder Pers16 Een overzicht van de personeelsleden die voor hun ziekteverlof hun Pers16 nog niet binnengebracht hebben.

Overzicht arbeidsongevallen Een overzicht van de personeelsleden met arbeidsongevallen in de gespecifieerde periode. Het betreft de arbeidsongevallen die ingegeven zijn onder Personalia  Overige  Arbeidsongevallen. Deze arbeidsongevallen kunnen met of zonder werkverlet zijn. Deze lijst is ook beschikbaar in excel. Let wel : Het is NIET de lijst van ingevoerde dienstonderbrekingen van het type arbeidsongeval. Deze kan u afdrukken via de lijst Overzicht dienstonderbrekingen en dan kiest u voor het type onderbreking : arbeidsongeval. Pagina 46 van 143


Personeelsleden met een cumul buiten het onderwijs Een lijst met de personeelsleden die ook BUITEN het onderwijs presteren (op basis van de ingevoerde ‘Andere Opdrachten’ niet van het type onderwijs.

Personeelsleden met uitgebreide dienstanciënniteiten Alle personeelsleden met dienstanciënniteiten ingevoerd in het scherm Dienstanciënniteiten (Uitgebreid) worden ineens afgedrukt. 1 blad per personeelslid.

Personeelsleden met gewijzigde adressen of rekeningnummers Dit is een logging van de personeelsleden wiens adres of rekeningnummer gewijzigd is in de opgegeven periode. Tevens worden de aangebrachte wijzigingen getoond.

Foto’s in zip-bestand De personeelsleden met een foto kunnen als zip-bestand gedownload worden naar uw PC.

Adresetiketten Via deze knop kunt u zelf adresetiketten aanmaken.

Pagina 47 van 143


U selecteert het type van etiketten waarmee u werkt. Komt deze nog niet voor in de lijst, dan kunt u Informat contacteren en proberen we die te voorzien. U kunt het lettertype samen met de lettergrootte specifiëren. U kunt ook kiezen of de hoofdgemeente, dan wel de deelgemeente moet afgedrukt worden, alsook het domicilie-of verblijfsadres en de aanspreking. Welke naam moet op het etiket afgedrukt worden : officiële naam, nickname of de aanspreeknaam (ingegeven bij de adresgegevens). Opgelet! Wanneer de uitlijning van de adressen niet volledig klopt (omdat geen enkele printer gelijk is en het voor ons heel moeilijk is om dit voor iedereen direct correct te laten printen) kan u zelf marges boven en links specifiëren.

Naametiketten Beperkt tot naam en voornaam van het personeelslid en eventueel de naam van de school. Ook hier zijn marges zelf in te stellen.

Personeelslijst met kinderen Een lijst in excel van alle kinderen van de personeelsleden met de gegevens opgeslagen onder Familiaal  Kinderen.

Personeelslijst met diploma’s Een lijst in excel van ALLE diploma’s van de personeelsleden met de diplomagegevens opgeslagen onder Personalia  Diploma’s.

Personeelslijst met benoemingen Een lijst in excel van alle op een ingegeven referentiedatum geldende benoemingen (die ingevoerd zijn in het scherm met de benoemingen : Personalia  Benoemingen).

Personeelslijst met benoemingponderatie Een lijst in excel met de ponderaties van alle op een ingegeven referentiedatum geldende benoemingen van elk personeelslid (die ingevoerd zijn in het scherm met de benoemingen : Personalia  Benoemingen).

Personeelslijst met maandelijkse vergoedingen Een lijst in excel met de ingevoerde maandelijkse vergoedingen voor de personeelsleden (die ingevoerd zijn in het scherm : Personalia  Overige  Vergoedingen).

Pagina 48 van 143


10 Personeelsgroepen In iPersoneel is het mogelijk personeelsgroepen te definiëren via het menu-item Personeel  Personeelsgroepen. Personeelsgroepen bevatten een aantal personeelsleden met een gezamelijk kenmerk of eigenschap. Voorbeelden zijn : personeelsleden die aan dezelfde vestiging werken, personeelsleden die tot eenzelfde vakgroep behoren, personeelsleden met eenzelfde statuut, enz ... . Links ziet u de lijst van gedefinieerde personeelsgroepen. De groepsnaam en een omschrijving kunnen willekeurig ingevuld worden. In onderstaande scherm zijn 2 groepen aangemaakt : de adjunct-directeurs en de vakgroep economie

Via een 2de tabblad rechts bovenaan (Leden) in hetzelfde scherm kan u personeelsleden als leden van de groep declareren door hen van links naar rechts te slepen. U kan links kiezen tussen de actieve personeelsleden aan de school, die nog niet aan deze groep zijn toegekend. Uiteraard kunnen personeelsleden aan meerdere groepen gekoppeld worden.

Pagina 49 van 143


Om de koppeling tussen een personeelslid en de groep weer ongedaan te maken, volgt u de omgekeerde weg en sleept het personeelslid van rechts terug naar links.

Wat kan u verder doen met deze personeelsgroepen ? U kan rechtstreeks filteren op deze groepen, zodat de leden van een groep in de personeelslijst verschijnen en dit als volgt :

Pagina 50 van 143


Enkel de leden van de personeelsgroep verschijnen in de personeelslijst met een omschrijving van de huidige selectie onderaan. U kan verderwerken met deze beperkte groep en navigeren tussen de leden van de groep. De documenten die nu afgedrukt worden via ‘Afdrukken’ slaan enkel op de leden van deze groep. Terugkeren naar de standaard lijst met personeelsleden kan eenvoudig via ‘Personeel consulteren’.

Pagina 51 van 143


11 Personalia 11.1

Algemeen

Op dit scherm kunnen de algemene persoonsgegevens geconsulteerd en gewijzigd worden.

Via de knoppen onderaan kunt u de gegevens wijzigen en opslaan. De meeste velden spreken voor zich, anderen vragen een woordje uitleg. De gele velden zijn verplicht in te vullen. Geboorteplaats: deze kiest u uit de lijst via de bijhorende knop of u vult deze zelf in indien het personeelslid niet in België geboren is. Nationaliteit: kan enkel ingevuld worden via een selectie uit de lijst via de bijhorende knop. Burgerlijke staat: u maakt uw keuze uit de aangeboden lijst. Het veldje ernaast m.i.v. (met ingang van) slaat op de ingangsdatum hiervan. Er wordt uiteraard een controle uitgevoerd op de correctheid van het stamboeknummer, het rijksregisternummer en het bankrekeningnummer. Indien het personeelslid mindervalide is, dan stipt u dit aan. Onderaan kunt nog vrije opmerkingen ingeven. Pagina 52 van 143

Handleiding iPersoneel Op deze fiche wordt informatief ook het domicilieadres, domicilietelefoonnummer, domicilie gsm en persoonlijk e-mailadres getoond, indien aanwezig. Het geneeskundig nummer kan hier ook ingevuld worden, alsook het mandaat-inspectienummer. U kunt ook gebruik maken van de knop in de rechterbovenhoek om de gegevens van de electronische identiteitskaart in te lezen via een eID lezer. Voor meer informatie over de mogelijkheden van gebruik van eID-kaarten, zie onderdeel over eID.

11.1.1 Extra Adressen In dit onderdeel kunnen adressen van het personeelslid bijgehouden worden.

Om een adres toe te voegen klikt u onderaan op Nieuw. Om de gegevens van een adres te wijzigen selecteert u met de LM het te wijzigen adres uit de lijst en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een adres te verwijderen, selecteert u met de LM het adres dat u wenst te verwijderen en klikt u onderaan op de knop Verwijderen. Er kan een aanspreektitel gekozen worden uit de lijst of zelf ingevuld worden. Pagina 53 van 143

Handleiding iPersoneel U kunt een aanspreeknaam uit de lijst selecteren. Op de adresetiketten wordt standaard de naam van het personeelslid afgedrukt, wanneer hier geen waarde is ingevuld. De lijst wordt opgebouwd met de relaties van dit personeelslid (partner en kinderen). Het land wordt standaard ingevuld met België. U kunt dit wijzigen door een ander land uit de lijst te selecteren. De velden straat en nummer zijn verplicht. Het alfanummer naast het nummer, bus en kamer zijn facultatief in te vullen, indien van toepassing. De gemeente moet u selecteren uit de bijhorende lijst. U kunt de lijst wel inkorten door eerst (een deel van) het postnummer in te tikken en daarna op de bijhorende knop te klikken. U krijgt dan enkel de gemeenten te zien met dit postnummer (of waarvan het postnummer begint met het ingetikte cijfer). Als u bvb het cijfer 8 intikt, krijgt u enkel de gemeenten uit West-Vlaanderen te zien. Indien het om een buitenlandse gemeente gaat, kunt u deze knop uiteraard niet gebruiken en moet u postnummer en gemeente manueel invullen. De postcodes van de ons omringende landen moeten wel aan een bepaald formaat beantwoorden. Hiervoor verwijs ik naar Invoercontroles. De provincie wordt automatisch ingevuld wanneer u een gemeente uit de lijst selecteert. Daaronder kunt u nog vrije opmerkingen ingeven. Tenslotte moet u nog één of meerdere adrestype(s) aanvinken. Eerst een woordje uitleg. Domicilie: het officiële adres zoals dit op de identiteitskaart vermeld staat Verblijf: het adres waarbij het personeelslid eventueel kan verblijven (bvb vakantieverblijf in het buitenland) Facturatie: het adres dat van toepassing is voor het versturen van facturen (vanuit iRekeningen) Aanschrijf: het adres waar de briefwisseling naartoe moet. Overige: alle situaties waarin geen enkele van bovenstaande gevallen van toepassing is. School Communication: adres dat in de toekomst kan gebruikt worden voor koppeling met de module schoolcommunication. Er kan slechts 1 domicilieadres en slechts 1 facturatieadres ingevoerd worden.

Communicatienummers Hier kunt u de communicatienummers (telefoon, fax, GSM, …) van een personeelslid bijhouden.

Pagina 54 van 143


Om een nummer toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaand nummer te wijzigen, selecteert u met de LM het te wijzigen nummer en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaand nummer te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. Het nummer kunt u uiteraard zelf invullen, maar het moet wel aan een bepaald formaat voldoen. Hiervoor verwijs ik naar het onderdeel Invoercontroles. Type en soort selecteert u uit de aangeboden keuzelijst. Merk op dat u slechts 1 domicilietelefoon en slechts 1 domicilie gsm kunt invoeren. Daaronder kunt u nog vrije opmerkingen ingeven.

E-mailadressen Hier kunt u de e-mailadressen van een personeelslid bijhouden.

Pagina 55 van 143


Om een e-mailadres toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaand emailadres te wijzigen, selecteert u met de LM het te wijzigen e-mailadres en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaand e-mailadres te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. Het e-mailadres moet u uiteraard zelf invullen. Er gebeurt vanzelfsprekend een controle op correctheid van het formaat, zie invoercontrole. Het e-mailtype kunt u selecteren uit de aangeboden lijst. U kunt slechts 1 domicilie-e-mailadres invoeren. Daaronder kunt u nog vrije opmerkingen invoeren. Het veldje schoolcommunication kan aangevinkt worden om in de toekomst van toepassing te zijn voor de applicatie schoolcommunication.

Pagina 56 van 143


11.1.2 Hoofdambt Op dit scherm kunt u een aantal zaken invullen die betrekking hebben op het personeelslid en de aangemelde school.

Het bovenste deel bevat velden die van toepassing zijn op de aangemelde school. Eerste dienst school: hier vult u de datum in waarop het personeelslid voor de eerste keer in dienst kwam aan de aangemelde school. Datum uit dienst: dit veld is bedoeld voor de datum waarop het personeelslid de school verlaten heeft. Kastnummer: sommige personeelsleden hebben een kastje waar ze hun persoonlijk materiaal in kwijt kunnen. Hierin kan het nummer van die kast bewaard worden. Schoolnummer: in sommige scholen krijgt een personeelslid een uniek nummer toegekend van de school, dit kan hier bijgehouden worden. Eigen personeel: Vink dit aan wanneer het personeelslid indienst is aan de school, maar niet betaald wordt door het Departement. Effectief in dienst: Dit kunt u aan of afvinken afhankelijk van het feit of het personeelslid effectief nog presteert aan uw school. Als iemand bijvoorbeeld volledig op TBS is, kan deze nog actief staan aan uw school (om opdrachtregels te beheren), maar om bijvoorbeeld lijsten af te drukken, is het niet Pagina 57 van 143

Handleiding iPersoneel nodig dat die persoon nog afgedrukt wordt. Zo kunt u bijvoorbeeld een filter instellen op effectief in dienst en deze als standaardfilter gebruiken. Meer hierover vindt u in het onderdeel Eigen Filters. De veldjes aan de rechterkant zijn bedoeld voor de loonfiches en de vervoerkosten. Het onderste deel bevat algemene gegevens over de dienst van het personeelslid en de gekoppelde school (de hoofdschool). 1e dienst onderwijs: Hier vult u de datum in wanneer het personeelslid voor het eerst in het onderwijs kwam te staan. Hoofdambt: Elk personeelslid heeft 1 bepaald hoofdambt. Dit kan gekozen worden uit de lijst via de bijhorende knop. De ambtcategorie, ambtcode en het soort ambt worden automatisch ingevuld. De veldjes met ingang van kunt u invullen, maar zijn louter informatief. U kunt de administratieve toestand hier ook invullen via keuze uit de lijst. De vermoedelijke einddatum (RL9/RL11) van de opdracht moet ingevuld worden indien u voor het personeelslid een RL9 (aanvraag stamboeknummer) of RL11 (melding in- of uitdiensttreding) moet aanmaken. Via de knop onderaan kunt u het personeelslid koppelen aan een andere hoofdinstelling. In het veldje groepsomschrijving kunt u een waarde invullen. Dit is vooral bedoeld om verschillende personeelsleden die aan een bepaalde voorwaarde voldoen samen in 1 lijst te kunnen filteren via de eigen filters. Bij al die personeelsleden vult u hier dezelfde omschrijving in. Wanneer u dan een filter aanmaakt op dit veld, kunt u deze personeelsleden in aparte lijsten afdrukken.

Pagina 58 van 143


11.1.3 Diploma's Hier kunt u de diploma’s van het personeelslid beheren.

Om een diploma toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaand diploma te wijzigen, selecteert u met de LM het te wijzigen diploma en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaand diploma te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. U kunt een diploma selecteren uit de lijst via de bijhorende knop of zelf een omschrijving ingeven. Wenst u te zoeken in de lijst, dan kunt u eerst een trefwoord invullen om de lijst te beperken. In het veldje uitgereikt door kunt u de instelling invullen waar het diploma is toegekend. In het veldje datum vult u de uitreikingsdatum van het diploma in. U kunt ook de taal specifieren door de correcte taal uit de lijst te selecteren. Vergeet ook niet bij 1 diploma aan te duiden dat het om het hoofddiploma gaat.

Pagina 59 van 143


11.1.4 Benoemingen Hier kunt u de benoemingen van het personeelslid beheren.

Om een benoeming toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaande benoeming te wijzigen, selecteert u met de LM de te wijzigen benoeming en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaande benoeming te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. U kunt de lijst opvragen van de benoemingen aan uw school of aan alle scholen waarop u rechten hebt, door het gewenste bolletje aan te stippen. U kunt enkel benoemingen toevoegen aan de school waar u bent aangemeld. Instelling: de instelling waar de benoeming gebeurt Hfd: de hoofdstructuur van de benoeming Combinatie graad/vorm: te selecteren uit de lijst Ambt, vak, gelijkgesteld vak en barema zijn telkens te selecteren via bijhorende knop Ingangsdatum: de ingangsdatum van de benoeming Uren en breuk: de uren en de breuk van de benoeming Pagina 60 van 143

Handleiding iPersoneel Eventueel kunt u nog een opmerking invullen. Merk op: de benoemingsgegevens kunnen vanuit het opdrachtenscherm gemakkelijk gekopieerd worden. Op die manier hoeft u geen dubbele zaken in te geven.

11.1.5 Overige Arbeidsongevallen Op dit scherm kunt u gegevens i.v.m. arbeidsongevallen bijhouden.

Pagina 61 van 143


Vergoedingen

Pagina 62 van 143


11.1.6 Vrije velden Voor meer informatie over beheren van vrije velden, zie onderdeel Beheren van vrije velden.

Personalia Hier kunt u de waarden van de vrije velden die van toepassing zijn op de personalia toekennen aan het personeelslid.

U ziet alle vrije velden die door u zijn aangemaakt, samen met deze die door uw collega’s zijn aangemaakt en waarop u rechten gekregen hebt. Het kan zijn dat u enkel leesrechten hebt.

Tewerkstelling Hier kunt u de waarden van de vrije velden die van toepassing zijn op de tewerkstelling toekennen aan het personeelslid. U ziet alle vrije velden die door u zijn aangemaakt, samen met deze die door uw collega’s zijn aangemaakt en waarop u rechten gekregen hebt. Het kan zijn dat u enkel leesrechten hebt.

Pagina 63 van 143


11.2

Familiaal

11.2.1 Algemeen

Op dit scherm kunt u een aantal familiaal gerelateerde zaken bijhouden. Valide kinderen: het aantal valide kinderen ten laste (<= aantal valide personen) Minder-valide kinderen: het aantal minder-valide kinderen ten laste (<= aantal minder-valide personen) Valide personen: het aantal valide personen ten laste. Valide kinderen moeten steeds meegeteld worden bij de valide personen! Minder-valide personen: het aantal minder-valide personen ten laste. Minder-valide kinderen moeten steeds meegeteld worden bij de minder-valide personen! Een aantal dossiergegevens kunnen hier ingegeven worden: pensioennummer, kinderbijslagfondsnummer, aantal ziektedagen vóór registratie met Informat. Gegevens ivm militiewetgeving: functie in het leger, stamnummer, de periode van legerdienst. Tot slot kunnen ook tot 3 nummerplaten bijgehouden worden.

Pagina 64 van 143


11.2.2 Partner Op dit scherm kunnen de gegevens van de partner bijgehouden worden.

Naam, voornaam, geboortedatum zijn de belangrijkste velden. Indien de partner overleden is, kan de datum van overlijden ingevuld worden. De nationaliteit kan ingevuld worden via de bijhordende knop. Is de partner minder-valide, dan kan dit aangestipt worden. De correcte inkomensgegevens kunnen aangestipt worden. Tot slot kan ook ingevuld worden wat het beroep van de partner is, en bij welke werkgever hij/zij tewerkgesteld is. Opmerkingen kunnen vrij ingegeven worden.

Pagina 65 van 143


11.2.3 Kinderen Op dit scherm kunnen de kinderen van het personeelslid bijgehouden worden.

Om een kind toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaand kind te wijzigen, selecteert u met de LM het te wijzigen kind en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaand kind te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. De naam en de voornaam van het kind kan ingevuld worden. U specifieert ook of het om een zoon of dochter gaat, door het correcte bolletje aan te stippen. De geboortedatum kunt u ook bijhouden. Is het kind niet meer ten laste, dan kunt u NMTL aanvinken, samen met de ingangsdatum (m.i.v.). Als het kind minder-valide is, dan kunt u dit aanstippen. Eventuele opmerkingen kunnen vrij ingevoerd worden.

Pagina 66 van 143


11.3

Dienstanciënniteiten

11.3.1 Eenvoudig Hier krijg je een overzicht van de dienstanciënniteiten per personeelslid, volgens de ingaves op referentiedatum.

Pagina 67 van 143


11.3.2 Uitgebreid

Pagina 68 van 143


11.4

Personeelslid toevoegen

Om een nieuw personeelslid in de database toe te voegen gaat u als volgt te werk:

Het is van groot belang dat 1 personeelslid maar 1 keer voorkomt in de database. U vult eerst en vooral de geboortedatum van het personeelslid in. Daarna klikt u op ‘Personen zoeken’. Het systeem gaat dan op zoek naar personeelsleden met dezelfde geboortedatum. Komt het personeelslid dat u wenst toe te voegen reeds voor in de lijst, dan hoeft u het personeelslid NIET meer toe te voegen, enkel actief te zetten aan uw school. Komt het personeelslid nog niet voor in de lijst, dan vult u de velden verder aan: Naam, voornaam en geslacht. Ook de velden met de school informatie vult u verder aan: 1ste dienst school 1ste dienst onderwijs u selecteert ook het hoofdambt uit de lijst via de bijhorende knop. Tot slot specifieert u de administratieve toestand. Wanneer alles correct en volledig is ingevuld, dan klikt u op de groene pijl rechts onderaan het scherm. Pagina 69 van 143

Handleiding iPersoneel Het personeelslid wordt automatisch actief gezet aan uw school en komt dan standaard terecht in de personeelslijst. Het is ook mogelijk om via de eID kaart van het personeelslid de gegevens automatisch te laten invoeren. Voor meer informatie, zie Procedures - eID - Toevoegen Personeelslid.

Pagina 70 van 143


12 Personeelslid actief zetten U kunt een personeelslid actief zetten of niet-actief zetten. Actief zetten betekent dat u het personeelslid wil opnemen in de standaard personeelslijst. Bij niet-actief zetten verdwijnt het personeelslid uit de lijst met actieven. Alle gegevens van dit personeelslid blijven wel bewaard in het systeem. Normaal staan deze personeelsleden actief, die actueel een taak/opdracht uitvoeren aan uw school. Bvb. : een interimaris (waarvan de taken/opdrachten) aan uw school zijn afgelopen, kan niet-actief gezet worden (tot deze persoon later een nieuwe opdracht krijgt aan uw school). Aan een andere school (van de SG of SGR) kan dit personeelslid ook actief gezet worden, met gevolg dat deze 2de school meteen over de perseelsgegevens kan beschikken, zonder die opnieuw te moeten ingeven ! Elk personeelslid komt immers maar éénmaal voor in de database. U kan niet om het even wie actief zetten aan de aangemelde school. De selectie is beperkt tot deze personeelsleden die ooit een opdracht hebben uitgevoerd aan één van de scholen waarop u rechten hebt ! Bovendien zijn schrijfrechten aan de school vereist om in het daartoe voorziene scherm personeelsleden actief te zetten. Van de actieve personeelsleden kunnen de personalia gewijzigd worden (indien schrijfrechten) en kan u opdrachten en dienstonderbrekingen toevoegen/beheren. Om een personeelslid actief te zetten aan uw school gaat u als volgt te werk: Links hebt u de lijst van personeelsleden die NIET actief staan aan uw school. Rechts vindt u de lijst met personeelsleden die WEL actief staan aan uw school. In de linkerlijst ziet u eerst enkel de familienamen die met de letter A beginnen. Bovenaan staat een balk met alle letters : klikken op een letter levert de personeelsleden beginnende met de aangeklikte letter.

Pagina 71 van 143


Via het filterveld kan u zoeken op de naam van het personeelslid. De linkerlijst wordt dan opgebouwd met de personeelsleden die aan uw zoekterm voldoen. U kunt nu eenvoudig een personeelslid uit de linkerlijst selecteren en via de pijltjes naar rechts verplaatsen. Wenst u een personeelslid niet meer te zien in de standaard personeelslijst omdat deze niet meer werkt aan uw school, dan verplaatst u deze gewoon van rechts naar links via de pijltjes. In dit scherm kan u meerdere namen ineens selecteren met de Ctrl-toets of een bereik met behulp van de Shift-toets (zoals trouwens in vele van dit type schermen in iPersoneel en in Windows algemeen). Nog ter info : wanneer een nieuw personeelslid wordt toegevoegd, komt dit meteen als actief personeelslid in de lijst van actieven aan de school.

Pagina 72 van 143

Handleiding iPersoneel Er is nog een 2de menu-item : Personeel  Eigen personeel van de school actief zetten om eigen personeel (= betaald/gefinancierd uit de eigen middelen van de school en niet door het departement) ineens actief of niet-actief te zetten aan de school. Eigen personeel kan aangeduid worden via Personalia  Hoofdambt om aan te geven dat het personeelslid behoort tot het eigen personeel (optie : Eigen personeel dan aanvinken).

Pagina 73 van 143


13 Opdrachten Wanneer u een personeelslid selecteert uit de personeelslijst, dan wordt het linkerscherm opnieuw opgebouwd met de detailrubrieken van het personeelslid. In het rechterframe verschijnt het scherm met de schoolopdrachten. In het linkerframe kunt u navigeren tussen de verschillende onderdelen: Personalia – Familiaal – Dienstanciënniteiten - Schoolopdrachten – Andere Opdrachten – Vervanging Titularis - Dienstonderbrekingen – Loopbaanoverzicht - Berichten in wachtrij – Terug naar personeelslijst. Via deze laatste knop kunt u opnieuw naar het scherm navigeren met de standaard personeelslijst.

13.1

Schoolopdrachten

Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid - Schoolopdrachten - Schoolopdrachten

Dit is één van de belangrijkste schermen in de applicatie: het beheren van de opdrachtregels aan de eigen scholen. De lijst bovenaan bevat alle ingegeven opdrachtregels aan de aangemelde school. Het is ook mogelijk om de opdrachtregels op te vragen van alle scholen waarop u rechten hebt. Daarvoor stipt u het gewenste bolletje aan onder de overzichtslijst. U kan steeds overschakelen tussen de opdrachtregels aan de eigen school en deze aan alle scholen waarop u minimum leesrechten hebt. In de tabel ziet u de belangrijkste gegevens van de opdrachten naast elkaar staan.

In volgorde van links naar rechts: Een volgnummer van de opdrachtregel, het schoolkenteken van de school (instellingsnummer of afkorting), de hoofdstructuur, ambtomschrijving, begindatum, einddatum, classificatie en vak (indien van toepassing), de graad en de vorm (indien van toepassing), de prestatieuren, het aantal uren in TBSOB, de administratieve toestand (ATO) , aanduiding reaffectatie of wedertewerkstelling, de eventuele omkaderingscode, de bekwaamheid voor de opdracht, het ingevulde barema en een Pagina 74 van 143

Handleiding iPersoneel statusregel die aangeeft of de opdracht NU reeds is afgelopen (Afg) of NU in niet-gepresteerd (Npre) is en een RL1-aanduiding die aangeeft of deze opdracht reeds minimaal éénmaal in een RL1-zending is opgenomen (dan staat er Ja). Let wel : het gaat om de opdrachten in het aangemelde schooljaar met maximale einddatum 31.08 van het schooljaar. ATO4-opdrachten lopen verder, maar in het ingelogde schooljaar krijgen ze ook de einddatum 31.08. In het volgende schooljaar moeten ze dan opnieuw te zien zijn. Sommige opdrachten (met een speciale eigenschap) in de tabel zijn in kleur weergegeven : -

groen : tijdelijk andere opdracht (TAO) rood : aanstelling van doorlopende duur (TADD) oranje : reaffectatie of wedertewerkstelling (R of W) paars : korte vervangingsopdracht (VKA)

Een legende is toegevoegd onder de lijst. Boven de tabel staat een regel met het aantal uren en de ponderatie op VANDAAG. Uren vandaag in NPRE en TBSOB-uren worden NIET meegerekend, want ze worden niet uitgevoerd door het personeelslid.

Detailscherm In de lijst kan een opdrachtregel geselecteerd worden. Deze opdracht wordt dan in kleur weergegeven en alle gegevens van de opdracht verschijnen ook in het detailscherm onder de lijst. In het detailscherm kan u scrollen om alle gegevens te zien. Vele van deze gegevens zijn nodig voor het opmaken van het RL1-opdrachtenpakket van het personeelslid voor het departement onderwijs. We overlopen de instellingen :        

hoofdstructuur (waarin de opdracht gegeven wordt) Hier kan u kiezen tussen de hoofdstructuren ingericht aan de school. graad-vorm : te kiezen in het secundair onderwijs (in het BUSO kan ook een opleidingsvorm gekozen worden) ambt (via selectieknop te kiezen uit de mogelijke ambten bij de ingevoerde hfdstructuur en graad-vorm combinatie) leervak (via selectieknop te kiezen uit de mogelijke vakken bij hfdstructuur/graad-vorm/ambt) Wanneer er bij de opdracht GEEN vak is, selecteert u rechts Ambt=Vak ! gelijkgesteld vak : deze selectieknop licht op wanneer u een leervak kiest, waarbij een gelijkgesteld vak verplicht is ! lrj : leerjaar is vrij te kiezen lesgroep : klas of groep is vrij in te vullen (niet verplicht) uren en breuk van de opdracht zijn verplicht TBS-OB en afstand wachtgeld kunnen enkel bij een vastbenoemde opdracht (ATO 4) begindatum (staat standaard op 01.09 van het schooljaar bij het invoeren van een nieuwe opdracht) ATO = administratieve toestand einddatum (bij keuze van de ATO wordt de einddatum al passend ingevuld, maar kan uiteraard gewijzigd worden) RW : reaffectatie-status  R: reaffectatie  W: wedertewerkstelling  NV: niet vatbaar voor reaffectatie (deze opdrachten komen op de Pers 10)  VT: voorlopige toewijzing (deze opdrachten komen op de Pers 9) Bekw : bekwaamheidsbewijs  -: geen aanduiding kan  VO: voldoend geacht bekwaamheidsbewijs  AND: ander bekwaamheidsbewijs  VE: vereist bekwaamheidsbewijs Pagina 75 van 143

Handleiding iPersoneel       -

  

 

-

OM/VO: voldoend geacht bekwaamheidsbewijs (overgangsmaatregel) OM/VE: vereist bekwaamheidsbewijs (overgangsmaatregel) VS: specifiek voor het volwassenenonderwijs

Barema : optioneel te kiezen uit de officiële wedde-barema’s Wedde-anciënniteit : te specifiëren in jaren en maanden op een bepaalde referentiedatum Deze laatste 2 items zijn enkel van belang voor het afdrukken van RVA-documenten. Aantal Ja/Neen-vragen staan standaard op Neen en zijn aan te vullen indien van toepassing   Tijdelijk andere opdracht (TAO) Additioneel kan aangeduid worden of deze TAO meegerekend moet worden op de overzichten met ingerichte uren (standaard is deze optie aangevinkt).   Verklaring geen kandidaat (met vereiste) talenkennis   Verklaring geen kandidaat in hoofdambt (maar in bijambt)   Aanstelling van doorlopende duur (TADD)   Vacature (nieuwe opdracht in ATO 2 is sowieso vacature)  Opdracht niet verrekenen in PV puntenenveloppen (standaard komen de PV vakken op de berekening van de PV puntenenveloppe documenten – indien op Ja gezet, komt deze opdracht er niet op)   Bijzondere leerkracht individueel onderwijs (BLIO : enkel van belang in BLO)   Bijzondere leerkracht opvoedkundige activiteiten (BLOA : enkel in BLO)  Alternerende opleiding (aanduiding enkel in BUSO-onderwijs)  Bonusambt (niet-organiek ambt)  Telt mee voor dienstanciënniteit (standaard JA ingevuld) Omkadering van de opdracht (=Terugvorderingscode) De standaardwaarde is eigen omkadering:

 





eigen omkadering (standaard)

Enkel voor basisonderwijs:     

    

    

     

tivoli overdracht van een andere scholengemeenschap (nieuwe ambten) overdracht gewone lestijden/-uren (samenwerkingsplatform) rago punten (gemeenschapsonderwijs) stimulus/samenleggen binnen de scholengemeenschap vervanging korte afwezigheid (VKA)

 

Enkel voor secundair onderwijs:   bedrijfsstage (tot 31.08.2012)



Enkel voor volwassenenonderwijs:   Nederlands tweede taal (NT2)

-

Herwaardering van de opdracht

      -

  

  

niet van toepassing (standaard waarde) herintreder werken na pensioen

Op pensioendossier Hier kan u aangeven of de opdracht standaard op het pensioendossier F36.101 moet komen of helemaal niet of direct bij de volledige of onvolledige opdrachten. Standaard betekent dat er wordt nagegaan of het personeelslid in de periode van deze opdracht een full-time had of niet. In het eerste geval komt de opdracht dan bij de volledige opdrachten, anders bij de onvolledige.

Pagina 76 van 143

Handleiding iPersoneel -

Verstuurd Deze vlag geeft aan of de opdracht al minimaal één keer mee verstuurd is met een RL1opdrachtenpakket in een Edison-zending. Dan wordt deze vlag automatisch aangevinkt en staat de opdrachtlijn in de lijst bovenaan op Ja. Deze optie moet zelf niet aangevinkt worden, maar u kan de status wel verzetten naar verstuurd of omgekeerd , indien gewenst.

-

Eigen vak omschrijving Hier kan u nog een eigen additionele omschrijving van de opdracht toevoegen. Deze komt ook op bepaalde documenten.

-

Vestiging Hier kan u een vestiging van de school selecteren (vestiging waar de opdracht doorgaat).

-

Opmerkingen Eigen opmerkingen over deze opdracht kunnen in dit veld vrij ingevoerd worden.

Wanneer u een nieuwe opdrachtregel toevoegt of wijzigingen aanbrengt aan een bestaande, is het best om de wijzigingen in bovenstaande volgorde in te voeren. Sommige (mogelijke) instellingen zijn afhankelijk van andere (hoger in het detailscherm en dus eerder in te voeren of te kiezen). Onderaan in het scherm verschijnen ter info ook de gebruiker en het tijdstip van de laatste wijziging. De gele velden zijn essentiële en verplichte velden : zonder deze allemaal in te vullen kan de opdracht NIET opgeslagen worden (en krijg je rode foutmeldingen). De verplichte velden worden bovendien gemarkeerd met rode bollen ! Merk op dat er heel wat controles gebeuren bij het opslaan van de opdracht en dat u hierover meldingen krijgt (bvb. indien inconsistenties in de ingaves worden vastgesteld – bvb. TAO en TADD samen invoeren voor een opdracht kan volgens Edison al niet). Om een nieuwe opdracht in te voeren klikt u bovenaan eerst op het groene kruisje; de invoervelden lichten op en worden blanco gezet. Na het invoeren van de gegevens kan u de opdracht opslaan door bovenaan op het groene vinkje te klikken. Annuleren kan ook door op de blauwe pijl te klikken : alle wijzigingen ten overstaan van de vorige situatie verdwijnen dan. Idem voor wijzigen van een bestaande opdracht : pas na aanklikken van het groene vinkje worden de wijzigingen echt opgeslagen in de databank. Een geselecteerde opdracht kan verwijderd worden door bovenaan op het vuilbakje te klikken. Er moeten een aantal voorwaarden voldaan zijn om een opdracht te kunnen wissen (later meer hierover). In negatief geval krijgt u een rode foutmelding. Let op! Geef nooit een opdrachtregel in ATO1 in als nieuwe opdracht. Een ATO1 opdracht moet steeds gekoppeld zijn aan een vervanging van een bestaande titularisopdracht en mag enkel automatisch aangemaakt worden via de procedure Vervanging titularis door interimaris. Een opdrachtregel in ATO1 verwijderen kan wel, maar dan wordt de volledige vervanging gewist (bestaande uit de corresponderende NPRE-regel van de titularis en de gekoppelde vervangingsopdracht van de vervanger). Het is niet mogelijk om een opdrachtregel in ATO2 of ATO4 direct te verwijderen wanneer er één of meerdere vervangingen aan gekoppeld zijn. De oplossing hiervoor is eerst de vervangingen te verwijderen (via het NPRE-scherm van de titularis of de vervangingsopdrachten van de interims).

Pagina 77 van 143


Rechtencontrole Enkel de opdrachten aan de eigen school kunnen door de gebruiker aangemaakt, gewijzigd of verwijderd worden. Opdrachten aan andere scholen kunnen maximaal geconsulteerd worden maar niet gewijzigd ! We gaan uit van het principe dat elke school zijn eigen opdrachten correct beheert. Om opdrachten aan een andere school te wijzigen, moet de gebruiker aangemeld zijn aan deze andere school en bovendien voldoende rechten hebben op deze school.

Acties op geselecteerde opdracht Via de knop Acties op geselecteerde opdracht kunt u één en ander automatisch laten gebeuren. Merk op : er moet een opdracht aan de eigen school geselecteerd zijn, opdat deze balk onder het overzicht zichtbaar zou zijn.

Wat zijn de mogelijkheden met deze balk ? RL1 in wachtrij zetten (Vlaamse leeuw icoon) Hierop klikken roept onderstaand venster op en biedt u de mogelijkheid om een RL1 in de wachtrij te zetten op één of meerdere ingangsdatums. Merk op dat – ondanks het feit dat slechts één opdrachtregel geselecteerd is - steeds het volledige opdrachtenpakket op de ingegeven datum(s) wordt verstuurd. De begindatum van de geselecteerde opdracht wordt in het eerste vrije ingangsdatumveld gezet.

Pagina 78 van 143

Handleiding iPersoneel Het is mogelijk in een zending de situatie op meerdere referentiedatums door te sturen. U kunt hier tot 3 ingangsdatums invullen, telkens met een opmerking. Wanneer u op OK (groen vinkje) klikt wordt een RL1 in de wachtrij gezet, klaar om te controleren en te versturen. Voor meer informatie hierover, zie het onderdeel over Edison. Klik op Annuleren (blauwe pijltje) om het venster te sluiten en geen actie te ondernemen.

Splitsen opdrachtregel Deze functie laat u toe een bestaande opdrachtregel te splitsen, althans het aantal prestatieuren. Dit is vooral aangewezen bij het vervangen van opdrachten en dit wanneer u enkel een deel van een opdrachtregel aan een vervanger moet doorgeven. Er ontstaan in de schoolopdrachten meerdere identieke opdrachten met in totaal het aantal te splitsen uren. De oorspronkelijke opdracht is dan gewist. U kan splitsen in 2 of 3 opdrachten met het opgegeven aantal uur in volgende pop-upscherm. Klik op OK om te bevestigen, klik op Annuleren om geen actie te ondernemen. Het aantal uren opgegeven in de deelopdrachten moet uiteraard overeenkomen met de uren in de te splisen opdracht !

Pagina 79 van 143


Kopiëren opdrachtregel Via deze functie kunt u een bestaande opdrachtregel kopiëren (eerst de juiste opdracht selecteren). Dit is vooral handig wanneer u een nieuwe opdracht moet invoeren, die heel sterk lijkt op een reeds bestaande. Op die manier hoeft u bij de gekopieerde opdracht nadien enkel kleine wijzigingen uit te voeren. In tegenstelling tot het splitsen, wordt de oorspronkelijke geselecteerde opdracht behouden en vermeerdert dus het totaal aantal uren in het opdrachtenpakket van het personeelslid. U kunt de opdrachtregel ook kopiëren naar een ander personeelslid. Hiervoor klikt u op de bijhorende knop ‘Personeelslid’ en kies een ander actief personeelslid. Het is tevens mogelijk om de opdrachtregel te kopieren van gewone schoolopdracht naar een niet-subsidieerbare opdracht. Klik op OK om te bevestigen, kies voor Annuleren om geen verdere actie te ondernemen.

Pagina 80 van 143

Handleiding iPersoneel Opdrachtregel inschrijven in benoemingsscherm Via deze functie kunt u de gegevens van een ATO4 opdrachtregel overzetten naar het benoemingsscherm (onder Personalia). Dus telkens wanneer een personeelslid op 1 januari een benoeming bijkrijgt, voert u deze in in de opdrachtregels, en kopieert deze info meteen naar het benoemingsscherm. Deze mogelijkheid is enkel opgelicht wanneer u een ATO4 opdrachtregel geselecteerd hebt. Het moet gaan over een effectieve benoeming. In het benoemingsscherm worden de benoemingen van een personeelslid bijgehouden. U kan ook meteen alle benoemingen in het opdrachtscherm ineens overbrengen naar het benoemingsscherm - door de juiste optie in het pop-upscherm aan te vinken. U geeft een ingangsdatum voor de benoeming in en klikt op OK.

Wanneer een opdrachtregel in ATO2 met TADD wordt aangeklikt, verschijnt een ander scherm. Het biedt de mogelijkheid deze opdrachtregel vast te benoemen en bundelt een aantal acties. -

De opdracht in ATO2 TADD wordt beëindigd op de ingegeven dag – 1 dag. Eventuele gekoppelde vervangingsopdrachten worden ook ingekort. Een nieuwe opdracht in ATO4 wordt aangemaakt voor dit personeelslid (met einddatum 31.08 van het schooljaar). Alle andere gegevens blijven onveranderd. Meteen kan ook de vaste benoeming ingeschreven worden in het benoemingsscherm (wel aan te vinken indien u dit ook wenst). De administratieve toestand in Personalia  Hoofdambt kan aangepast worden naar vastbenoemd (aan te vinken indien dit moet gebeuren).

Voor opdrachten niet in ATO4 of ATO2 met TADD is er geen actie gekoppeld aan dit benoemingsicoontje. Pagina 81 van 143


   Opdrachtregel doorgeven Tot slot kunt u een opdrachtregel ook doorgeven aan een ander personeelslid, bvb. wanneer u de opdrachtregel per ongeluk bij een foutieve persoon hebt ingevoerd. Let wel: de opdracht verdwijnt dan bij het personeelslid en komt bij het ander gekozen personeelslid te staan.

Pagina 82 van 143


13.2

NPRE

Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid - Schoolopdrachten - NPRE

Dit scherm bevat het overzicht van alle niet gepresteerde periodes van opdrachten van het geselecteerde personeelslid. Deze regels zijn zowel gekoppeld aan een dienstonderbreking als aan een opdrachtregel. Immers, een opdracht wordt niet gepresteerd door het opnemen van een verlofstelsel door het personeelslid. Een vervanger kan in deze periode de opdracht uitvoeren.

In de lijst vindt u grotendeels dezelfde gegevens als in deze van de schoolopdrachten, behalve volgende kolommen : Npre Code van een verlofstelsel die het personeelslid opneemt. Eén of meerdere opdrachten worden om deze reden in de verlofperiode NIET gepresteerd (en zijn daarom in NPRE). In het detailscherm wordt de code NPRE ook vertaald naar een omschrijving van de dienstonderbreking. Vervangen van … vervangen tot en met Begin- en einddatum van een eventuele vervangingsopdracht. De vervangingstijd kan volledig samenvallen met de periode van de dienstonderbreking, maar kan ook maar een gedeelte beslaan van deze verlofperiode. De vervanger van de geselecteerde NPRE-regel in het scherm is in het detail aangeduid in het blauw. Dit is een hyperlink : hierop klikken brengt ons rechtstreeks in het scherm met de schoolopdrachten van de vervanger en de gekoppelde vervangingsopdracht is geselecteerd.

Pagina 83 van 143


De geselecteerde opdracht bij de interim is de vervangingsopdracht in ATO1. Het detailscherm bevat alle gegevens van deze interimopdracht. De meeste gegevens zullen dezelfde blijven als bij de opdracht van de titularis. Deze titularis staat bovenaan in het detail aangegeven – met de periode van afwezigheid en de reden (als code). Ook dit is een hyperlink die ons rechtstreeks terugbrengt naar de corresponderende NPRE-regel van de titularis ! Status Daarin kunnen 3 afbeeldingen getoond worden, afhankelijk van de status: De vervanging is correct uitgevoerd. De vervanging is correct uitgevoerd en is afgelopen. Wanneer de vervanging niet correct is: de periode van de vervangingsopdracht valt buiten de periode van de dienstonderbreking van het personeelslid. Wanneer u over deze afbeelding beweegt met de muis, dan komt er meer informatie zichtbaar. De details van een NPRE-regel bevat (ter info) bijna alle gegevens van de opdracht waaraan deze gekoppeld is. Merk op dat in dit NPRE-scherm niets kan gewijzigd worden, noch toegevoegd. Immers, het gaat over de opdrachten die in het scherm met de schoolopdrachten beheerd worden en de NPRE-gecorreleerde gegevens hangen af van de duur en het type van de dienstonderbreking (te beheren in het scherm van de dienstonderbrekingen). In dit scherm kunnen enkel regels verwijderd worden. Om nieuwe regels hierin te plaatsen, moet u werken via de procedure Vervanging Titularis door interimaris. Bij deze actie worden opdrachten in NPRE gezet en terzelfdertijd worden vervangingsopdrachten aangemaakt bij (het opdrachtenscherm van) de vervanger/interim. Wanneer een vervanging foutief gebeurd is, dan kunt u deze hier ongedaan maken door de foutieve regel te verwijderen. Hiermee wordt ook de vervangingsopdracht - eraan gekoppeld - mee verwijderd. Pagina 84 van 143


13.3

Niet-subsidieerbare uren

Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid - Schoolopdrachten - Niet-subsidieerbare uren

Dit scherm bevat een overzicht van alle niet-subsidieerbare opdrachten (zogezegde Plage-uren) van het personeelslid. De velden en de functionaliteit is dezelfde als bij het scherm met de schoolopdrachten. Plage-uren dienen hier ingevoerd in ATO 2. Op deze manier kunnen ze via een Edison-zending verstuurd worden.

Pagina 85 van 143


14 Andere opdrachten Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid - Andere opdrachten

Hier is plaats voorzien om opdrachtregels in te voeren die voldoen aan één van volgende voorwaarden: Een opdracht buiten het onderwijs Dit is onder meer van belang bij het aanmaken van een RL8 (cumulatie verklaring) Een opdracht aan een school die niet met Edison werkt. Vorige diensten die niet meer moeten verstuurd worden naar het departement. Dit is vooral handig bij het invoeren van vorige diensten. Opdrachten kunnen hier schooljaaroverlappend ingevoerd worden. Om een opdrachtregel toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaande opdrachtregel te wijzigen, selecteert u met de LM de te wijzigen opdrachtregel en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaande opdrachtregel te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen.

Stip zeker aan over welk type opdracht het gaat. OND: Onderwijsopdracht; ERED: eredienst; PRIVE: opdracht in de privésector; ZELF: opdracht als zelfstandige; UNIV: opdracht aan de universiteit; OPENB: een opdracht in de openbare sector; PENS: een inkomen uit pensioen; Pagina 86 van 143

Handleiding iPersoneel ANDER: indien geen van bovenstaande categorieën van toepassing is. Een ambtspecificatie vult u zelf in en wordt getoond in het overzicht. Indien het een onderwijsopdracht betreft (soort = OND of UNIV), moet u volgende zaken invullen: Instelling: te selecteren uit de lijst via de bijhorende knop. U kunt deze lijst best beperken door eerst een trefwoord in te vullen (instellingsnr of stuk van de naam van de instelling). De hoofdstructuur wordt automatisch ingevuld. Ambt en vak zijn te selecteren uit de lijst via de bijhorende knoppen. De aangeboden ambten en vakken zijn afhankelijk van de gekozen instelling en hoofdstructuur. De toestand selecteert u uit de voorziene lijst. Uren, breuk, begin- en einddatum vult u zelf in.

Wanneer deze opdracht niet gepresteerd is wegens een dienstonderbreking, dan kunt u deze selecteren via de bijhorende knop. Als het gaat over een opdracht aan een school die op dat moment geen instellingsnummer had, dan komt deze niet voor in de lijst van aangeboden instellingen. U kunt deze instelling zelf aanmaken onder het menu Extra – Bedrijven en oude scholen. Als dat gebeurd is, dan kunt u gebruik maken van de knop Bedrijf (Oude school) om de oude school te selecteren. Of het gaat om een voltijdse prestatie buiten het onderwijs en of de grens van 12395 € is overschreden is van belang voor Edison. U kunt het correcte bolletje aanstippen. Pagina 87 van 143

Handleiding iPersoneel De vakjes Inkomsten, kosten, kalenderjaar, periode van, periode tot en de bolletjes aanslagbiljet of belastingsaangifte en uren vallen samen met lesopdracht ja of nee zijn van belang voor de Pers 12. Ook hier kunt u specifiëren of de opdrachtregel op het pensioenformulier dient te komen en op welke plaats. Het is ook mogelijk om vrije opmerkingen in te geven.

Pagina 88 van 143


15 Dienstonderbrekingen Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid - Dienstonderbrekingen

Hier kunt u de dienstonderbrekingen van het personeelslid beheren.

Bovenaan ziet u de lijst met dienstonderbrekingen. Onder de lijst kunt u aanduiden welke dienstonderbrekingen u wenst te zien: Enkel deze in de combinatie van aangemelde school en schooljaar Enkel deze in de aangemelde school, maar alle schooljaren. Enkel deze in het aangemelde schooljaar, maar aan alle scholen waarop u rechten hebt Alle dienstonderbrekingen, in alle schooljaren van alle scholen waarop u rechten hebt Om een dienstonderbreking toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaande dienstonderbreking te wijzigen, selecteert u met de LM de te wijzigen dienstonderbreking en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaande dienstonderbreking te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. U selecteert eerst de hoofdstructuur. Begin- en einddatum vult u ook in (dit kan schooljaaroverlappend zijn). Vervolgens selecteert u de soort dienstonderbreking uit de lijst via de bijhorende knop. U kunt vrije opmerkingen invullen. Afhankelijk van de gekozen dienstonderbeking zullen verschillende detailvelden verschijnen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij een ziekteverlof de naam van de geneesheer invullen. Bedoeling van het veldje Reeds verstuurd met RL2: Pagina 89 van 143

Handleiding iPersoneel Wanneer een dienstonderbreking verstuurd wordt naar het Departement, dan wordt de status van die dienstonderbreking automatisch gewijzigd in: verstuurd. Hierbij houden we dan ook rekening als u per ongeluk nog eens dezelfde dienstonderbreking probeert te versturen. Dit zal niet lukken als de status reeds op verstuurd staat. Dit om foutmeldingen bij het Departement te vermijden. Nu, het kan zijn dat dit om een of andere reden toch nog niet verstuurd is en dat u het toch opnieuw moet versturen. Het enige dat u hoeft te doen, is de status wijzigen. U vinkt gewoon het vinkje naast Reeds verstuurd met RL2 uit en dan klikt u op opslaan. Vanaf dan kunt u de dienstonderbreking zonder problemen opnieuw versturen. Maar doe dit enkel als u zeker bent dat het nog niet verstuurd is! Merk op dat u een dienstonderbreking niet kunt verwijderen als er reeds vervangingen aan gekoppeld zijn. U kunt ook enkel dienstonderbrekingen verwijderen in de aangemelde school. De bedoeling van de knoppen Melding - Annulatie - Aanvulling worden verduidelijkt in het onderdeel Edison – RL2 melding – RL2 annulatie – RL2 aanvulling.

Pagina 90 van 143


16 Vacatures Menu - Vacatures

Hier kunt u bepaalde personeelsleden laten kandideren in vacante uren.

Standaard worden de vacatures opgehaald op datum van vandaag. U kunt uiteraard deze datum aanpassen en door op Zoek vacatures te klikken wordt de lijst vernieuwd. U kunt zoeken naar vacatures in de aangemelde school, in alle scholen waarop u rechten hebt of naar vacatures van personeelsleden die voldoen aan de standaardfilter. Wanneer u een bepaalde vacature selecteert met de LM wordt in de linkerlijst de personeelsleden opgehaald die u kunt laten kandideren in die geselecteerde vacature. De lijst aan de rechterkant bevat de reeds ingevoerde kandidaten. Via de filter kunt u op zoek naar een bepaald personeelslid. Door het gewenste personeelslid te selecteren en op de pijl naar rechts te klikken kunt u specificeren over hoeveel uur de kandidaatstelling gaat.

Pagina 91 van 143


Wanneer u op OK klikt wordt de kandidaatstelling voor het aantal ingevoerde uur bevestigd. Klik op Annuleren om geen verdere actie te ondernemen.

Pagina 92 van 143


17 Overzichten 17.1

Ingerichte uren

Overzichten – Overzicht ingerichte uren

Dit scherm biedt een overzicht van alle lopende opdrachten op de ingevoerde referentiedatum in dit schooljaar aan de aangemelde school. Onderaan worden diverse berekende totalen van ingerichte uren toegevoegd.

Er kan een referentiedatum ingevuld worden, standaard wordt deze ingevuld met de datum van vandaag. De opdrachten die op deze datum lopen worden opgehaald (druk op het groene vinkje om de lijst opnieuw aan te maken na het wijzigen van instellingen op het scherm). U kan kiezen voor alle hoofdstructuren ingericht in uw school, of een selectie maken. Daarnaast kunt u ook de sortering bepalen. Bovendien kan de lijst gedetailleerd opgemaakt worden : met de personeelsleden die de uren geven. Let wel : het gaat over de personeelsleden die EFFECTIEF de uren geven op de ingevoerde datum – dit kunnen dus vervangers zijn. Tussen haakjes verschijnen dan de titularissen en de reden afwezigheid. Indien u rechten hebt op meerdere scholen, kan de lijst ook opgemaakt worden voor al deze scholen. De tabel kan geëxporteerd worden naar Excel of Word.

Pagina 93 van 143


17.2

Prestaties

Overzichten – Prestaties

Dit scherm toont een overzicht van de prestaties (opdrachten) van een gekozen personeelslid (links in de lijst van actieven aan te klikken) in het aangemelde schooljaar op de referentiedatum.

Hier krijgt u een andere kijk op de opdrachtregels, ingegeven in het scherm met de schoolopdrachten. In plaats van alle opdrachtregels in het schooljaar te zien, worden hier enkel de opdrachten getoond die geldig zijn op de referentiedatum. Standaard is dit de datum van vandaag, maar u kan ook een andere datum in het schooljaar invoeren. Druk op de knop Vernieuwen indien u de datum wijzigt. De belangrijkste gegevens van de lopende opdrachten worden weergegeven, ook of een opdracht in Npre is (en de eventuele vervanger). Indien u rechten hebt op meerdere scholen, worden ook de opdrachten van deze scholen meteen getoond. Bovenaan ziet u het totaal aan effectief gepresteerde uren (uren in Npre en Tbsob tellen niet mee) en de ponderatie van deze uren. Zo ziet u meteen of het personeelslid een FT presteert of niet. De gegevens van het detailscherm kunnen afgeprint worden via de printknop.

Pagina 94 van 143


17.3

Vereiste aanvullingen

Overzichten – Vereiste aanvullingen

Op dit scherm kunt u snel een overzicht krijgen van belangrijke gegevens die ontbreken en zouden moeten aangevuld worden. Zowel schoolgegevens, gegevens van de inrichtende macht en van de personeelsleden worden gecontroleerd. Het kan bijvoorbeeld gaan over ontbrekende stamboeknummers, rijksregisternummers of domicilie-adressen van de personeelsleden. Zeker interessant voor scholen die opstarten met de webapplicatie om na te gaan welke data nog moeten aangevuld worden !

Pagina 95 van 143


17.4

Snelle invoer

Overzichten – Snelle invoer

Hier kunt u sommige eigenschappen/velden van meerdere of alle opdrachten van een personeelslid snel ineens aanpassen. In plaats van in het scherm van de schoolopdrachten opdracht per opdracht te moeten selecteren om de nodige aanpassing te doen, kan dit hier meteen voor alle of een aantal van de opdrachtregels van het gekozen personeelslid. Het personeelslid kiest u links in de lijst met actieven. Volgende zaken kunnen aangepast worden: -

Barema Wedde-anciënniteit TADD (aanstelling van doorlopende duur) TAO (tijdelijk andere opdracht) Vacature (Ja of Nee) Bekwaamheidsbewijs R/W (reaffectatie of wedertewerkstelling) Geen kandidaat in hoofdambt Geen kandidaat met vereiste talenkennis

Hoe gaat u hierbij te werk ? Selecteer het veld dat u wenst aan te passen en vul indien nodig een waarde in. Vink aan welke opdrachten u wenst aan te passen en druk dan op het groene vinkje om de wijzigingen effectief door te voeren en op te slaan in de opdrachten. Met het vinkje in de tabelheader kan u meteen alle onderstaande opdrachten aan- of afvinken.

Pagina 96 van 143


17.5

Bijlages (documenten)

Overzichten – Bijlages

Dit is een overzicht van de opgeslagen bijlages van een personeelslid (links eerst een personeelslid kiezen). In het overzicht ziet u de naam van het bestand, datum wanneer opgeladen, het instellingsnummer waar de bijlage is opgeladen en het schooljaar. Alle types documenten kunnen bijgehouden worden : TXT, PDF, EXCEL, WORD, … . U kan kiezen voor ‘Alle scholen (waarop rechten)’ : dan worden ook de documenten getoond opgeladen aan andere scholen waarop u minimum leesrechten hebt. Selecteert u ‘Aangemelde school’, dan bestaat de lijst enkel uit documenten opgeladen aan de eigen school.

Via de knop ‘Bijlages beheren’ (bovenaan) roept u een klein venster op, waarmee u bijlages kan opladen (of eventueel terug verwijderen). Toevoegen van een nieuwe bijlage : blader op uw PC naar het bestand en klik op het groene vinkje om de bijlage effectief op te laden en te koppelen aan het personeelslid. Bij het opslaan kan u tevens specifiëren of de bijlage schooljaaronafhankelijk is of niet. Schooljaaronafhankelijke documenten worden in ELK schooljaar verder getoond. Standaard is deze optie NIET aangevinkt en ziet u de bijlage enkel in het opgeladen schooljaar. Met de icoontjes wijzigen (potlood) en verwijderen (vuilbak) kan u resp. de bijlage wijzigen naar schooljaaronafhankelijk of omgekeerd of de bijlage schrappen uit de lijst.

Pagina 97 van 143


Bij het opladen van documenten is in iPersoneel een controle ingebouwd met een beperking op de grootte (aantal bytes) , zodat te veel lijvige documenten de databank niet nodeloos gaan opblazen. Standaard is dit nu ingesteld per school op (1MB * aantal actieve personeelsleden). Indien meer ruimte nodig, kan u altijd Informat contacteren voor een oplossing.

Pagina 98 van 143


17.6

Afwezigheden

Overzichten – Afwezigheden

Een overzicht van de dienstonderbrekingen aan uw school in een bepaalde periode. De personeelsleden worden getoond met info over het type dienstonderbreking en de periode van het verlof. Via begin- en einddatum kan de periode gespecifieerd worden (standaard is vandaag ingevuld). Aanvullende info kan zijn het aantal uren vervangen of adres en e-mailinfo van de personeelsleden. Indien rechten op meerdere scholen, kan dezelfde info ook voor al deze scholen worden opgehaald. Via de optie ‘Selectie van scholen’ kunnen meerdere scholen of alle geselecteerd worden. U kan de selectie ook beperken tot de actieve personeelsleden. Ophalen van de gegevens gebeurt via het groene vinkje. Een export van de lijst naar Excel is mogelijk.

Opgelet! Specifiek aan dit overzicht : u kan instellen – op schoolniveau – welk type dienstonderbrekingen u wenst te zien in dit overzicht. Via het menu Extra  Instellingen  Dienstonderbrekingen op documenten kan u voor enkele documenten of schermen (waaronder dit overzicht afwezigheden) dienstonderbrekingen selecteren die WEL op het overzicht moeten komen en dienstonderbrekingen die NIET op het overzicht mogen komen. Hiertoe plaatst u elke soort dienstonderbreking in de juiste kolom.

Pagina 99 van 143

Handleiding iPersoneel Deze optie geeft u de interessante mogelijkheid een lijst van bepaalde types verloven op te maken en deze lijst kan dan afgedrukt worden in Excel. Ten allen tijde kan u de keuze van verloven wel of niet op het document/overzicht wijzigen.

Pagina 100 van 143


18 Documenten Het is mogelijk om tal van documenten af te drukken. Het aanbod van de documenten is afhankelijk van de ingerichte hoofdstructu(u)r(en).

18.1.1 PERS - documenten Menu - Documenten -Afdrukwizards - PERS-documenten

PERS-documenten

18.1.2 Stakingen Menu - Documenten -Afdrukwizards - Stakingen

Stakingen

18.1.3 Vacatures Menu - Documenten -Afdrukwizards - Vacatures

Vacatures

18.1.4 RVA-documenten Menu - Documenten -Afdrukwizards - RVA-documenten

RVA-documenten

18.1.5 EDISON-documenten Menu - Documenten -Afdrukwizards - EDISON-documenten

EDISON-documenten

18.1.6 Personeel Menu - Documenten -Afdrukwizards - Personeel

Personeel

18.1.7 Opdrachten Menu - Documenten -Afdrukwizards - Opdrachten

Opdrachten

18.1.8 Contracten Menu - Documenten -Afdrukwizards - Contracten

Contracten

18.1.9 Dienstonderbrekingen Menu - Documenten -Afdrukwizards - Dienstonderbrekingen

Pagina 101 van 143

Handleiding iPersoneel Dienstonderbrekingen

18.1.10

Aanvragen en mededelingen

Menu - Documenten -Afdrukwizards - Aanvragen en Mededelingen

Aanvragen en mededelingen

18.1.11

Andere officiële documenten

Menu - Documenten -Afdrukwizards - Andere officiële documenten

Andere officiële documenten

Pagina 102 van 143


18.2

Ondertekenaars documenten

Menu - Documenten - Ondertekenaars documenten

Alle beschikbare documenten waarop een (of meerdere) handtekening(en) dien(t)(en) te komen, komen voor in de lijst op dit formulier. Per document is het mogelijk om tot 3 ondertekenaars in te voeren. Wanneer u het desbetreffende document dan gaat afdrukken, dan zullen deze ondertekenaars voorkomen in de lijst van mogelijke ondertekenaars. Wanneer u een ondertekenaar wenst toe te kennen aan een bepaald document, klikt u rechts op 'wijzigen'. Nu krijgt u 3 lijstjes beschikbaar om een ondertekenaar te koppelen aan dit document. Deze mogelijke ondertekenaars zijn afkomstig uit de functies die zijn ingevoerd op niveau van de scholengemeenschap, scholengroep, inrichtende macht waartoe de aangemelde school behoort of de school zelf.

Wanneer u voor de geselecteerde ondertekenaar een digitale handtekening ingevoerd hebt, dan kunt u deze automatisch laten afdrukken. U vinkt hiervoor DigiHand aan bij dat document.

Pagina 103 van 143


18.3

Documenten Uploaden

Menu - Documenten - Uploaden documenten

Voor een aantal contracten (Tijdelijke aanstelling) wordt een standaard bijlage voorzien. Deze is te downloaden samen met het contract.

Sommige scholen hebben hiervan liever een eigen versie. Via deze weg kan een eigen WORDdocumentje eenmalig geüpload worden dat dan telkens opnieuw kan afgedrukt worden wanneer een contract nodig is. Selecteer in de lijst eerst het gewenste contract. Klik dan op de knop Bladeren en selecteer het WORDdocument op uw pc. Klik vervolgens op opslaan schoolversie.

Pagina 104 van 143


19 Extra 19.1

Toekennen handtekeningen

Menu - Extra - Toekennen handtekeningen

Hier kunt u een ingescande handtekening uploaden om deze automatisch op bepaalde documenten te laten afdrukken. Deze lijst wordt opgebouwd met alle functiepersonen waaraan één of meerdere functies gekoppeld is/zijn. Om functiepersonen te beheren, zie onderdeel Beheren van functies. U selecteert een persoon waaraan één of meerdere functies gekoppeld zijn. U klikt op wijzigen en klikt op de knop Bladeren. U selecteert het jpg-bestand en klikt daarna op opslaan. De handtekening verschijnt op het scherm.

Om deze handtekening effectief te gebruiken op bepaalde documenten, zie onderdeel Ondertekenaars Documenten.

Pagina 105 van 143


19.2

Toekennen e-mailadressen

Menu - Extra - Toekennen emailadressen

Via dit scherm kunt u e-mailadressen van het type school toekennen aan de personen die: ACTIEF zijn aan de ingelogde school Voor de personen die al een e-mailadres van het type 'SCHOOL' hebben wordt er niet onmiddellijk een nieuw aangemaakt, maar kan u afzonderlijk bepalen of het al dan niet moet vervangen worden. Het formaat van het e-mailadres kunt u instellen via onderdeel School – E-mail.

Pagina 106 van 143


19.3

Bedrijven en oude scholen

Menu - Extra - Bedrijven en oude scholen

Op deze pagina kan een lijst bijgehouden worden van externe firma's of bedrijven.

Om een bedrijf toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaand bedrijf te wijzigen, selecteert u met de LM het te wijzigen bedrijf en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaand bedrijf te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. Hier kunt u ook oude scholen bijhouden (die vroeger geen instellingsnummer hadden). Dit is handig bij het invoeren van andere opdrachten die moeten gekoppeld worden aan een oude school. U zet een vinkje naast 'Oude school'. Vanaf dan komt deze school voor in de lijst bij de knop Oude school op het scherm van de andere opdrachten.

Pagina 107 van 143


19.4

Stakingen

19.4.1 Invoer stakingen Dit onderdeel van de handleiding wordt nog uitgewerkt...

Pagina 108 van 143


19.5

Kopiëren opdrachten naar volgend schooljaar

Menu - Extra - Opdrachten kopiëren naar volgend schooljaar

Dit onderdeel maakt het mogelijk om opdrachten in ATO4 en ATO2 met einddatum 30.06 of 31.08 te kopiëren naar het volgende schooljaar, indien dit schooljaar reeds geïnitialiseerd is t.t.z. in de databank is aangemaakt.

U kunt de opdrachten van alle personeelsleden in één keer kopieren, ofwel een selectie maken (via de ctrl-toets of shift-toets) van de personeelsleden waarvan u de opdrachten wenst te kopiëren. Klik op uitvoeren (groen vinkje linksboven) om de procedure te starten. Opdrachten in ATO1 (vervangingen) kunnen niet gekopieerd worden. Vervangingen moet in het nieuwe schooljaar zelf ingebracht worden. Pagina 109 van 143


19.6

Vrije velden

Omdat wij onmogelijk alle mogelijke gewenste invoervelden kunnen voorzien, werd er een functionaliteit ontwikkeld die het mogelijk maakt dat u zelf een onbeperkt aantal invoervelden kunt definiëren. De waardes gekoppeld aan vrije velden kunt u ook exporteren naar Excel. Onder het menu Extra – Vrije velden vindt u 2 submenu’s:

19.6.1 Beheren Menu - Extra - Vrije velden - Beheren

Hier kunt u vrije velden beheren.

Om een vrij veld toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaand vrij veld te wijzigen, selecteert u met de LM het te wijzigen vrije veld en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaand vrij veld te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. Het is niet mogelijk om een vrij veld te verwijderen als er reeds waarden aan gekoppeld zijn. Het is evenmin mogelijk om een vrij veld te verwijderen als er een keuzelijst aan gekoppeld is. Omschrijving: de omschrijving van het vrije veld. Van toepassing op: maak uw keuze waarop dit vrije veld van toepassing is. Pagina 110 van 143

Handleiding iPersoneel Kiest u voor personalia, dan komt aan dit vrije veld waarden gekoppeld worden op het scherm personalia – Vrije velden – Personalia. Kiest u voor tewerkstelling, dan kunt u waarden koppelen op het scherm personalia – Vrije velden – Tewerkstelling. Datatype: Tekst, datum of getal Delen met andere gebruikers: vink dit aan als u toestaat dat andere gebruikers die gelijke rechten hebben als u, aan dit vrije veld een waarde kunnen koppelen bij een personeelslid. Vinkt u dit af, dan kan enkel u dit vrije veld zien. Wanneer u gekozen hebt voor delen met andere gebruikers, dan kunt u ook nog de rechten instellen: Schrijven: uw collega’s kunnen bepaalde waardes wijzigen. Alleen lezen: uw collega’s kunnen enkel de waardes consulteren. Tot slot kunt u specifiëren of de invoer vrij is of als er moet gekozen worden uit een keuzelijst. Bij vrije invoer kan er gelijk welke waarde ingevoerd worden. Bij keuzelijst moet er gekozen worden uit een voorafsamengestelde lijst. Het beheer van deze keuzelijsten wordt in volgend puntje behandeld.

19.6.2 Keuzelijsten Menu - Extra - Vrije velden - Keuzelijsten

Op dit scherm kunt u keuzelijsten samenstellen voor vrije velden die met keuzelijsten werken. De selectielijst wordt opgevuld met alle vrije velden die door u gemaakt zijn en die met keuzelijsten werken.

Pagina 111 van 143

Handleiding iPersoneel Eerst en vooral kiest u een vrij veld uit de lijst. Dan worden de bestaande keuze-items opgevraagd. Om een keuze-item toe te voegen klikt u op de knop Nieuw. Om gegevens van een bestaand keuzeitem te wijzigen, selecteert u met de LM het te wijzigen keuze-item en klikt u onderaan op Wijzigen. Om een bestaand keuze-item te verwijderen, selecteert u deze met de LM uit de overzichtslijst en klikt u onderaan op Verwijderen. Merk op dat een keuze-item enkel kan verwijderd worden wanneer deze nog niet gebruikt werd bij de koppeling van een waarde en een vrij veld aan een personeelslid. Om waarden en vrije velden te koppelen aan een personeelslid, zie Vrije velden – Personalia.

19.7

Wijzigen wachtwoord

Zie onderdeel wijzigen wachtwoord.

Pagina 112 van 143


20 EDISON ZENDINGEN 20.1

Berichten in de wachtrij zetten

20.1.1 Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid - Berichten in wachtrij

De eerste stap bij het aanmaken van een Edison zending is het in de wachtrij zetten van de berichten die in de zending moeten opgenomen worden. Daarna volgt het aanmaken van het Edison bestand dat kan aangeboden worden aan het pakket WebEdison van het departement voor de eigenlijke versturing van de zending.

Methodes om berichten in de wachtrij te plaatsen Er zijn diverse mogelijkheden om RL-berichten in de wachtrij te plaatsen. Beginnen we met de algemene methode :

Na keuze van het personeelslid klikt u op de link ‘Berichten in wachtrij’ en bovenstaand scherm verschijnt. Hierop kan u alle mogelijke RL’s voor het personeelslid selecteren. In het voorbeeldscherm zijn de RL1 (opdrachtenpakket) en RL5 (woonplaats) aangevinkt en in de wachtrij gezet. Bij het aanvinken van een RL verschijnt meestal een detailscherm waarop u o.m. de ingangsdatum (= geldigheidsdatum) van de zending kan invullen. Met de Details-knop kan u deze ingevoerde informatie opnieuw consulteren en/of wijzigen.

Pagina 113 van 143

Handleiding iPersoneel Het in de wachtrij zetten van de geselecteerde berichten gebeurt door het groene vinkje bovenaan het scherm aan te klikken : hierdoor komt in de rechterkolom bij de geselecteerde berichten ook een vinkje om aan te geven dat deze berichten EFFECTIEF in de wachtrij staan. Deze laatste actie mag u niet vergeten voordat u dit scherm verlaat ! Als u een bericht foutief in de wachtrij geplaatst hebt, dan vinkt u dit gewoon uit en klikt u terug op het groene vinkje om de gewijzigde situatie op te slaan. Het is dus zo dat enkel de RL’s die aangevinkt staan, bewaard worden in de wachtrij, de rest wordt verwijderd. Als het bericht moet verstuurd worden, maar u hebt bijvoorbeeld een verkeerde ingangsdatum ingevuld, dan kunt u dit nog wijzigen. U klikt op de knop ‘Details’bij de juiste RL. Hier kunt u dan de detailinformatie voor dit bericht aanpassen. Wanneer u klaar bent, klikt u op OK in het detailvenster en niet vergeten bovenaan te klikken op het groene vinkje van het hoofdscherm ‘Berichten in wachtrij opslaan/verwijderen’ om uw wijzigingen effectief door te voeren !

RL1 – Opdrachtenpakket We geven een voorbeeld van hoe u als gebruiker een RL1-opdrachtenpakket in de wachtrij kan zetten. Wanneer u RL1 Opdrachtenpakket aanvinkt komt een klein venster tevoorschijn voor het invoeren van de details :

Hier kan u de ingangsdatum en een opmerking invoeren voor max. 3 verschillende RL1-berichten. De 1ste ingangsdatum is standaard ingevuld op het begin van het schooljaar (01.09), maar dit kan u uiteraard wijzigen naar een andere datum. Klik op het groene vinkje indien alles is ingevuld. Op het grote achterliggende scherm blijft het RL1-bericht aangevinkt en de Details-knop verschijnt. Annuleren kan ook : klik daartoe op het blauwe icoontje en de RL1 in het hoofdscherm is niet meer aangevinkt. Via de Details-knop kan u altijd de ingevoerde info raadplegen en eventueel wijzigen. Sluit het venster steeds af door te klikken op de confirmatie (groene vinkje). In de standaard situatie worden alle opdrachten die lopen op de ingevulde ingangsdatum in het RL1bericht opgestuurd. Pagina 114 van 143

Handleiding iPersoneel Uitzonderlijk kan bij een school die meerdere hoofdstructuren inricht (bvb. basisschool met kleuter en lager) ook gekozen worden om de opdrachten van één hoofdstructuur in het RL1-bericht op te nemen. Dit is dan mogelijk door in dit detailscherm de juiste hoofdstructuur te selecteren bij ‘Opdrachtregels beperken tot hoofdstructuur …’ , maar nogmaals dit is uitzonderlijk en wordt soms speciaal door het werkstation aangevraagd.

Een RL1 in de wachtrij zetten kan ook vanuit het schoolopdrachtenscherm zelf. Dit is een kortere methode. Wanneer opdrachten worden ingegeven of gewijzigd, is het handig dat in hetzelfde scherm meteen een RL1 in de wachtrij kan worden gezet. Bij het selecteren van een opdracht AAN DE AANGEMELDE SCHOOL verschijnt de taakbalk met de acties die mogelijk zijn op deze opdracht. Eén van deze acties is het in de wachtrij plaatsen van een opdrachtenpakket waar de geselecteerde opdracht deel van uitmaakt. Klikken op het leeuw-icoontje heeft tot gevilg dat het detailscherm voor ingaves van de RL1 verschijnt :

Bij de 1ste ingangsdatum wordt nu de begindatum van de geselecteerde opdracht ingevuld. Deze datum kan weer gewijzigd worden en een opmerking ingegeven. Klikken op het groene icoontje zet meteen een RL1 in de wachtrij met als geldigheidsdatum de ingevoerde ingangsdatum. Bij annuleren gebeurt er niets en wordt teruggekeerd naar het opdrachtenscherm. Let wel : een RL1 meldt altijd het volledige opdrachtenpakket met alle opdrachten die op de ingangsdatum lopen ! Pagina 115 van 143


RL2 - Melding Vanuit het algemeen scherm kunnen één of meerdere dienstonderbreking(en) via een RL2 in de wachtrij worden gezet. Het aanvinken van de RL2 doet een popup-venster verschijnen met de nog te melden dienstonderbrekingen. U kan de onderbrekingen aanvinken die u in de wachtrij wenst te zetten en bij elke onderbreking kan telkens een opmerking ingevoerd worden. Druk nadien op het groene vinkje. Elke te melden dienstonderbreking wordt met een APARTE RL2 gemeld. Eerder gemelde dienstonderbrekingen komen niet meer in deze lijst. Een dienstonderbreking kan maar éénmaal gemeld worden. Ook de opdrachtgebonden dienstonderbrekingen zoals VVP en AVP-verloven komen niet in de lijst : zij moeten immers met een RL1-opdrachtenpakket doorgegeven worden.

Ook vanuit het scherm van de dienstonderbrekingen zelf kan een RL2-bericht direct in de wachtrij worden gezet. Inderdaad, het selecteren van een type RL2-dienstonderbreking toont 3 knoppen waarmee een deze dienstonderbreking kan gemeld, aangevuld of geannuleerd worden. Het aanklikken van de knop melding levert hetzelfde detailscherm op, met de geselecteerde dienstonderbreking reeds aangevinkt. Andere te melden verloven kunnen ook nog aangevinkt worden om mee in de wachtrij te zetten. Aanvulling en annulatie kunnen NIET aangevinkt worden, gezien deze acties pas mogelijk zijn op een eerder gemelde dienstonderbreking ! Het in de wachtrij zetten van een RL2 voor een te melden dienstonderbreking rechtstreeks vanuit het scherm met de dienstonderbrekingen is een 2de (kortere) methode om een RL2 in de wachtrij te zetten – bovenop de mogelijkheid om dit te doen vanuit het algemene scherm.

Pagina 116 van 143


Belangrijke opmerking : Wanneer bij een dienstonderbreking de kolom ‘Verstuurd’ op “Ja” staat in het overzicht, dan kan deze niet meer gemeld worden, en dus ook niet meer geselecteerd worden uit het lijstje in het vorige popup-scherm.

iPersoneel gaat er van uit dat wanneer een zending is aangemaakt met RL2-berichten van te melden dienstonderbrekingen , deze zending ook effectief verstuurd is. De RL2-dienstonderbrekingen zijn gemeld en kunnen geen 2x naeen gemeld worden. Het kan natuurlijk zijn dat er iets misgelopen is, of dat u het Edisonbestandje niet meer terugvindt. Om dan een dienstonderbreking met status ‘reeds verstuurd’ toch nog te kunnen melden, gaat u als volgt tewerk : In het overzicht van de dienstonderbrekingen van het personeelslid in kwestie, selecteert u de dienstonderbreking, u klikt onderaan op wijzigen en vinkt ‘Reeds verstuurd met RL2’ uit en klikt u op opslaan. Nu wordt de status op ‘niet verstuurd’ gezet en kunt u de dienstonderbreking terug melden.

Pagina 117 van 143


In bovenstaande voorbeeld is het ziekteverlof verstuurd. De knoppen Melding – Aanvulling – Annulatie tonen in dit geval enkel de knop Annulatie als actief (=bruikbaar). De dienstonderbreking is reeds verstuurd en kan in dit geval enkel nog geannuleerd worden. Het is ook zo dat niet elke dienstonderbreking met een RL2 moet verstuurd worden! Hier tegen worden af en toe nog wat fouten gemaakt. Daarom staat in het overzicht aangeduid of de dienstonderbreking met een RL1 of een RL2 verstuurd moet worden.

Wanneer u op het scherm van de dienstonderbrekingen een onderbreking selecteert, worden de knoppen Melding/Aanvulling/Annulatie enkel actief wanneer het gaat om een onderbreking van type RL2.

RL2 - Annulatie Een dienstonderbreking kan geannuleerd worden via de RL2 annulatie. Dit is opnieuw mogelijk op twee manieren. Een eerste mogelijkheid is via het overzicht van de berichten per personeelslid. U vinkt daar RL2 – annulatie dienstonderbreking aan. Er verschijnt een popup-venster waar u een dienstonderbreking die reeds gemeld werd (status ‘reeds verstuurd met RL2’ staat op ja), kunt annuleren. U kan meerdere reeds gemelde dienstonderbrekingen aanvinken per personeelslid en die allemaal in de wachtrij plaatsen. Een andere manier is via het scherm van de dienstonderbrekingen van het personeelslid in kwestie. U selecteert een dienstonderbreking waarvan de kolom ‘Verstuurd’ op “Ja” staat. Dan kunt u klikken op Pagina 118 van 143

Handleiding iPersoneel de knop ‘Annulatie’. Er verschijnt een venster met de dienstonderbrekingen die kunnen geannuleerd worden. U selecteert één of meerdere dienstonderbrekingen en klikt op OK. De annulatie-berichten worden in de wachtrij geplaatst. De dienstonderbreking waarmee u aan het werk bent en die geselecteerd staat in het scherm van de dienstonderbrekingen wordt automatisch geselecteerd in het opgeroepen venster. U kan opnieuw een opmerking ingeven.

RL2 - Aanvulling Enkele types dienstonderbrekingen kunnen “aangevuld” worden (na eerdere melding). Het bekendste voorbeeld is het aanvullen van een bevallingsverlof met de effectieve bevallingsdatum, na het eerder melden van het verlof met enkel de vermoedelijke bevallingsdatum gekend. Een RL2-aanvulling kan verstuurd worden vanuit het algemeen scherm om berichten in de wachtrij te zetten of vanuit het scherm van de dienstonderbrekingen zelf met de knop ‘Aanvulling’.

Pagina 119 van 143


RL4 - Stopzetting opdrachtenpakket Via een RL4 kunt u een stopzetting van een opdrachtenpakket melden aan het departement. Het vinkje RL4 is slechts opgelicht in volgende gevallen: ofwel zijn er opdrachten ingevoerd in het huidige schooljaar ofwel zijn er vastbenoemde opdrachten (ATO4) in het vorige schooljaar In het overzicht ‘Berichten in wachtrij’ zet u een vinkje naast RL4.

Er moet een ingangsdatum en een reden stopzetting ingeput worden. Een opmerking meesturen kan en er kan ook geopteerd worden om de opdrachten in het schoolopdrachtenscherm af te breken op de ingangsdatum (wat standaard aangevinkt is). Het aanpassen van de einddata van de opdrachten gebeurt enkel wanneer het Edison bestand is aangemaakt en gedownload naar uw PC.

RL5 - Woonplaats Met een RL5 kunt u een nieuw domicilie-adres doorsturen. Eén adres in het overzicht van de adressenlijst moet steeds aangevinkt zijn als domicilie-adres (zie Personalia -> Adressen). Met de RL5 kan u het nieuwe adres versturen vanaf een in te geven geldigheidsdatum.

RL5 - Stopzetting woonplaats Met een RL5 kunt u ook de stopzetting van een domicilie-adres doorsturen. Dit is enkel van toepassing indien het personeelslid in het buitenland gaat wonen en zijn adres in België opgeeft.

RL6 - Verblijfplaats Met een RL6 kunt u een extra verblijfsadres doorsturen. Dit is een bijkomend adres dat in de adressenlijst aangevinkt is als verblijf maar niet NIET als domicilie-adres. Hier wordt dus nooit het domicilie-adres verstuurd , afgezien van personeelsleden die in het buitenland wonen. Zij sturen een verblijfsplaats op en geen domicilie-adres. In het overzicht van de adressen mag het op te sturen adres dan niet aangevinkt zijn als domicilieadres. Pagina 120 van 143


RL6 - Stopzetting verblijfplaats Met een RL6 kan ook een verblijfsplaats geannuleerd worden. Dit heeft alleen zin indien u eerder met een RL-6 een verblijfsplaats hebt verstuurd. Het gaat hier dus niet om het domicilie-adres van het personeelsllid (te versturen met een RL5), maar om een bijkomend verblijfsadres – in de adressenlijst van deze persooon aangevinkt als verblijf en NIET als domicilie.

RL7 - Familiale toestand Met een RL7 stuurt u een wijziging van de familiale toestand door naar het departement. Dit kan gaan over een wijziging in het aantal kinderen of personen ten laste alsook een wijziging van uw burgerlijke stand of gegevens van de partner.

RL8 – Cumulatie Niet meer van toepassing.

RL8 - Stopzetting cumulatie Niet meer van toepassing.

RL9 - Immatriculatie Via een RL9 kunt u een stamboeknummer aanvragen voor een nieuw personeelslid. Een RL9 kan enkel aangevinkt worden wanneer u bent aangemeld in de gekoppelde school van het personeelslid (de school waarin u het personeelslid hebt toegevoegd!). In het overzicht ‘Berichten in wachtrij’ zet u een vinkje naast RL9. U klikt onderaan op ‘Berichten in wachtrij opslaan/verwijderen’ en u kunt de zending aanmaken of nog andere berichten in de wachtrij plaatsen. Voor een immatriculatie aanvraag zijn zeker nodig : 1ste dienst in het onderwijs (cf. Personalia  Hoofdambt), rijksregisternummer (cf. Personalia  Algemeen) en bankrekeningnummer (cf. Personalia  Algemeen).

RL14 – Bankrekeningnummer (IBAN/BIC) Via een RL14 kunt u ook een bankrekeningnummer doorsturen (nieuw of wijziging). In het overzicht ‘Berichten in wachtrij’ zet u een vinkje naast RL14. IBAN en BIC moeten correct ingevuld zijn in het scherm Personalia  Algemeen. Voortaan kan u ook een buitenlands rekeningnummer opsturen (IBAN / BIC combinatie). Hier is geen popup-scherm voorzien voor een in te voeren geldigheidsdatum. Het nieuwe rekeningnummer is onmiddellijk geldig (na verwerken door het departement).

RL10 - Plage Wanneer u personeelsleden belast met niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren die in de plage vallen, dan deelt u dit mee met een RL10-bericht. Wat moet u melden? Voor elk personeelslid dat dergelijke plage-uren heeft op 15 september (= geldigheidsdatum van het bericht) maakt u een RL-10 aan. Voor de andere personeelsleden hoeft u niets op te sturen. Het aantal uren kan enkel 1 of 2 zijn. Andere waarden zullen resulteren in een foutmelding. Een RL-10 met een andere geldigheidsdatum dan 15 september zal eveneens geweigerd worden. Pagina 121 van 143

Handleiding iPersoneel U moet de toestand op 15 september van ieder personeelslid afzonderlijk bekijken. Dit wil zeggen dat de "oorsprong" van de plage-uren geen rol speelt. Indien een afwezige titularis niet-financierbare of niet-subsidieerbare uren heeft en volledig vervangen wordt door een interimaris, dan moet zowel voor de titularis als de interimaris een RL-10 opgestuurd worden. Plage-uren moeten ingevuld zijn in het scherm met de niet-subsidieerbare uren (naast de schoolopdrachten).

RL10 - Annulatie plage Voor het corrigeren van een reeds gemelde RL-10 moet het onderscheid gemaakt worden tussen een wijziging van het aantal uren en een ten onrechte melding. Het wijzigen van het aantal uren voor een personeelslid (bv. 2 i.p.v. 1 uur) gebeurt door een nieuwe RL-10 voor dit stamnummer met het correcte aantal uren op te sturen. Bij een ten onrechte melding (bv. er zijn 2 uren gemeld, maar dat personeelslid heeft geen plage-uren), moet er een annulatie plage-uren opgestuurd worden.

Methodes om berichten in de wachtrij te plaatsen (voor meerdere personeelsleden ineens)

20.1.2 Menu - Edison – Aanmaken serie berichten in wachtrij

Via dit scherm kan u in één actie een aantal berichten van hetzelfde type van meerdere personeelsleden ineens in de wachtrij zetten :

In de linkerkolom staan alle actieve personeelsleden. U kan een aantal hiervan naar rechts verplaatsen, het type bericht aanduiden (standaard RL1), de ingangsdatum = geldigheidsdatum van de berichten invoeren en op het groene vinkje bovenaan klikken om de eigenlijke actie uit te voeren. Voor elk personeelslid in de rechterkolom wordt dan een bericht van het aangeduide type in de wachtrij gezet. Via de CTRL en SHIFT-toetsen kan u meerdere personeelsleden ineens selecteren (of een bereik).

Pagina 122 van 143

Handleiding iPersoneel Met deze methode kan u sneller werken en bvb. aan het begin van het schooljaar een RL1 van alle tijdelijken op datum 01.09 tegelijk in de wachtrij zetten. Het berichttype kan ook verzet worden naar RL10 (plage-uren) of RL4 (collectieve stopzetting opdrachtenpakketten wegens fusie). Bij de RL1 wordt voor elk personeelslid nagegaan of er opdrachten lopen op de ingangsdatum. In positief geval wordt een bericht aangemaakt. In negatief geval krijgt u een (fout)melding. Voor de RL10 wordt onderzocht of er niet-subsidieerbare uren ingevuld zijn in het juiste scherm bij het personeelslid. De ingangsdatum bij plage-uren is altijd 15.09 van het lopende schooljaar en kan niet gewijzigd worden !

Pagina 123 van 143


20.2

Zending aanmaken

20.2.1 Menu - EDISON - Zending aanmaken

Om uw effectieve zending aan te maken, kiest u in het menu Edison het item Zending aanmaken. De lijst met de berichten in de wachtrij ziet u in het rechterframe. De nodige acties worden in het linkerframe uitgevoerd.

U kunt aanvinken welke berichten u effectief wenst te controleren. Wanneer u er bijvoorbeeld een aantal wel en een aantal niet selecteert, dan klikt u bovenaan op de knop ‘Selectie te versturen berichten OK’. Wanneer u een bericht foutief in de wachtrij geplaatst hebt, dan kunt u dit als volgt verwijderen: vink het bericht dat verwijderd moet worden af en klik daarna op de onderste knop: ‘Alle niet te versturen berichten verwijderen uit de wachtrij.’ Is uw selectie in orde, klik dan links op de knop ‘Berichten (opnieuw) controleren!’. Alle berichten in de wachtrij worden gecontroleerd op eventuele foute combinaties of tekortkomingen vooraleer de zending aangemaakt wordt om te versturen naar het werkstation. Wanneer er fouten zijn, klikt u links op het personeelslid. Rechts krijgt u dan een lijst met de fouten die horen bij dit personeelslid. Als u klikt op een foutregel wordt het scherm waarin u de fout kunt aanpassen in het onderste deel geopend. Zo kunt u snel de fouten aanpassen.

Pagina 124 van 143


Als alles correct werd ingevoerd, krijgt u geen foutmeldingen, maar onderstaand scherm:

Wanneer de contactpersoon Edison niet automatisch wordt ingevuld, onderneemt u volgende stappen. In menu Algemeen – School selecteert u uw school en u klikt rechts boven op ‘Functies’. Daar voegt u de functie ‘Verantwoordelijke Edison’ toe en koppelt u er de correcte functiepersoon aan. Vanaf dan wordt deze naam automatisch in dit veldje ingevuld! Onderaan het scherm vindt u twee knoppen.

Pagina 125 van 143

Handleiding iPersoneel 1) ‘Aanmaken controle-uitprint berichten’. Als u hierop klikt wordt een tijdelijke afdruk gemaakt van de berichten die u gecontroleerd hebt en die u wenst te versturen. Zolang u slechts dit bestand aanmaakt, blijven de berichten in de wachtrij staan! U kunt dus onbeperkt een voorlopige afdruk maken van uw zending zolang deze nog niet werd aangemaakt. Daarna verschijnt een andere knop ‘Afdrukken controle uitprint berichten’. Als u daarop klikt ziet u een dialoogvenster:

Kies voor ‘Openen’. Het bestand wordt dan geopend met Adobe Reader van waaruit u het desgewenst kunt afprinten. 2) Nu staan alle berichten nog steeds in de wachtrij. U klikt bovenaan opnieuw op de knop ‘Berichten (opnieuw) controleren’. U klikt dan onderaan op de tweede knop ‘EDISONbestand aanmaken’. Nu wordt de effectieve zending aangemaakt, en hiermee worden ook de berichten uit de wachtrij verwijderd! Nu krijgt u opnieuw twee knoppen te zien:

Via de onderste knop kunt u de effectieve afdruk maken van wat u gaat versturen, met zendingnummer. Via de bovenste knop kunt u het bestand downloaden naar uw computer. Dit mag u niet vergeten te doen, want als u nog eens terugkeert naar een ander scherm, dan zijn de berichten verwijderd! Als u klikt op ‘EDISON-bestand downloaden’ krijgt u opnieuw een dialoogvenster:

Pagina 126 van 143


Kies hier voor ‘Opslaan’ en selecteer het pad waar u het bestand wilt opslaan. In principe is dit de map C:\EdisonWin\ToSend (al kan dit in WebEdison ook een andere schijf, en zelfs een andere map zijn). Het is heel belangrijk dat u het bestand in deze map opslaat, anders zal het Edison-programma de zending niet terugvinden, en zal u het dus ook niet kunnen handtekenen en versturen!

Pagina 127 van 143


20.3

Zending jaarlijkse inlichtingen

20.3.1 Menu - EDISON - Aanmaken zending jaarlijkse inlichtingen

De zending met inlichtingen over het jaarlijks dossier is een zending die sinds het schooljaar 2006-07 éénmaal per jaar verstuurd moet worden door de scholen met hoofdstructuur 311, 312, 317 en 417 (CVO) en 321 (BUSO). Deze zending bevat inlichtingen over ingerichte ambten en uren aan de school. Er zijn een aantal rubrieken (met codes) die in deze zending kunnen vermeld worden:

Elke school selecteert deze codes die van toepassing zijn binnen de school en vult het aantal ingerichte eenheden (ambten of vakken) in – en voor een code voor overdracht van uren naar een andere instelling A.I. – ook het ontvangende instellingsnummer en hoofdstructuur. De ontvangende instelling is uiteraard een geldige instelling. Bij elke code moeten de gele velden ingevuld worden. Voor sommige codes kunnen decimalen ingevoerd worden (bvb. bij het aantal ambten). Sommige codes (deze voor overdracht naar een andere instelling) kunnen meermaals geselecteerd en ingevuld worden. De andere codes slechts éénmaal. Via de prullenbak bovenaan kunt u een geselecteerde lijn verwijderen. Met de knop ‘Bericht Middelen in wachtrij (datum 01.09)’ kan het bericht met de jaarlijkse inlichtingen in de wachtrij gezet worden. Pagina 128 van 143

Handleiding iPersoneel Voor de rest is de procedure analoog als bij het aanmaken van een gewone zending: - controle berichten in wachtrij; - eventuele fouten corrigeren in het inputscherm; - het Edison-bestand aanmaken; - het Edison-bestand downloaden; - een afdruk met de gegevens ter controle afprinten. Een tussentijdse afdruk is hier (nog) niet mogelijk. Er is alleen een afdruk na het aanmaken van de zending mogelijk. Indien fouten in de afdruk worden vastgesteld, moet de zending terug in de wachtrij geplaatst worden. Merk op : de geldigheidsdatum van de zending is ALTIJD 1 september. De zending moet verstuurd worden in een bepaalde periode van het schooljaar (d.i. in functie van de hoofdstructuur en wordt medegedeeld door het departement). Bovendien is deze zending te versturen als een aparte zending. Er kunnen GEEN berichten van personeelsleden mee verstuurd worden in dezelfde zending. Indien toch meerdere berichten in de wachtrij staan, krijgt u volgende foutmelding:

Vink de andere (personeels)berichten af en stockeer de selectie met de knop bovenaan ‘Selectie te versturen berichten OK’. Deze gewone berichten kan u in een volgende zending versturen (na terug aanvinken van de gewenste berichten in de wachtrij). De zending met jaarlijkse inlichtingen van de school kan immers niet vermengd worden met gegevens van personeelsleden. De bestemming van de gegevens in het departement is verschillend. U kunt bij de berichtencontrole onder meer volgende foutmeldingen krijgen (o.a. over de toegelaten periode van versturen, foutieve ingevulde gegevens, …):

Pagina 129 van 143


De zending mag ook maar éénmaal verstuurd worden. Nadien krijgt u info over de zending van het departement (nog NIET via een terugzendingsbestand). Eventueel moet u na overleg en op aanvraag van het departement de zending opnieuw versturen. Recent is hier een tweede zending aan toegevoegd. De zending PV-uren met standaard ingangsdatum 01.02. Enkele nieuwe codes met betrekking op het aantal ingerichte PV-uren per noemer moeten hiervoor geselecteerd worden en aangevuld met het aantal uren. Met de knop ‘Bericht PV-uren in de wachtrij (datum 01.02)’ kan u het bericht in de wachtrij zetten. Enkel de codes die van belang zijn voor deze zending worden uit de lijst inlichtingen opgehaald d.w.z. enkel de codes met de ingerichte PV-uren.

20.3.2 Algemene opmerkingen Een vastbenoemde opdracht (ATO 4) moet niet jaarlijks gemeld worden, ook al staat de einddatum van deze opdrachten op 31.08 van het huidige schooljaar. Een RL2 kan enkel verstuurd worden vanuit het schooljaar waarin de begindatum van de onderbreking valt. Dus wanneer een bevallingsverlof start op 1 juni 2006 (en dus doorloopt ook in schooljaar 200607), dan kan deze onderbreking enkel verstuurd, geannuleerd of aangevuld worden vanuit schooljaar 2005-06!

Pagina 130 van 143

Handleiding iPersoneel Een combinatie van foutmeldingen bij een RL1 die geregeld voorkomt is de volgende: ‘Titularis ontbreekt bij deze opdracht van de vervanger’ en ‘Geen geldige code dienstonderbreking voor titularis’. De oorzaak hiervan is meestal de volgende: De vervangingsopdracht van de vervanger moet altijd binnen de periode van de dienstonderbreking van de titularis vallen! Als u dit eens nakijkt, zou dit probleem moeten opgelost zijn.

20.4

EID

De gegevens van de eID-kaart kunnen gebruikt worden bij het toevoegen van een nieuw personeelslid. De naam en voornaam, samen met geboortedatum en geslacht worden uitgelezen. Als u rechten hebt om een personeelslid toe te voegen dan kunt u hiervan gebruik maken. Op die manier bent u zeker dat u geen verkeerde gegevens invoert (spellingsfouten).

20.5

Vervanging titularis door interimaris

Menu - Personeel - Personeel consulteren - Selectie personeelslid - Vervanging Titularis

Om een vervanging in te voeren moet altijd gewerkt worden via de procedure ‘Vervanging Titularis’, die u oproept vanuit de titularis. Geef dus nooit zelf een ATO1-opdrachtregel in bij de vervanger!!

Er zijn twee opties: ofwel vervangt u opdracht per opdracht, ofwel alle opdrachten ineens. 1) Opdracht per opdracht Pagina 131 van 143

Handleiding iPersoneel Wanneer er verschillende vervangers zijn voor de dienstonderbreking van de titularis, dan kiest u voor “Opdracht per opdracht…”.

Eerst selecteert u het type van de onderbreking, vervolgens de begin- en einddatum (binnen het schooljaar). Klik daarna op

.

U selecteert de opdrachtregel die u wenst te vervangen. Onderaan kunt u de details van de vervangingsopdracht invullen/wijzigen. Wanneer de vervanger later begint dan de begindatum van de onderbreking, dan kunt u het veld begindatum aanpassen. Idem voor de einddatum. U kunt ook meteen meegeven of het gaat om een TADD of TAO. Wanneer het een korte vervanging betreft, dan selecteert u dit uit de lijst van omkadering. Ook het barema kan direct ingevuld worden. Dit is van belang voor de RVA-documenten. Onderaan selecteert u de vervanger via de bijhorende knop. Pagina 132 van 143

Handleiding iPersoneel Is er nog geen vervanger gekend, maar wil u toch al de NPRE-opdrachten doorsturen naar het departement (bij een opdrachtgebonden dienstonderbreking die met een RL1 gemeld moet worden, bvb. verlof tijdelijk ander ambt (code 19) of bonus (code 107)), dan kiest u voorlopig voor vervanger “(geen)” (helemaal bovenaan in de lijst). Wanneer er dan toch een vervanger gekend is, voert u de procedure op exact dezelfde manier uit. Standaard wordt de lijst opgebouwd met de actieve personeelsleden. Betreft het echter een interimaris die wel al in het systeem zit, maar nog geen les geeft aan uw school, dan selecteert u het tweede bolletje naast Vervangers uit lijst: Aan de scholengroep/gemeenschap. Wanneer alles correct is ingevuld, dan klikt u bovenaan op de knop

.

Er gebeuren nu drie zaken. Eerst en vooral wordt er gecontroleerd of de dienstonderbreking al bestaat, ja of nee. Indien nee, dan wordt deze aangemaakt. Indien ja, dan wordt een melding gegeven en gevraagd of de vervanging aan deze dienstonderbreking mag gekoppeld worden. Het is dan aan u om te beslissen of dit moet gebeuren. Vervolgens worden de uren van het personeelslid waarvoor u vervangingen uitvoert bij de schoolopdrachten op tabblad ‘NPRE’ geplaatst. Tot slot wordt de vervangingsopdracht van de vervanger aangemaakt. 2) Alle opdrachten Wanneer alle opdrachten in een bepaalde periode vervangen worden door één en dezelfde vervanger, dan kunt u kiezen voor de tweede optie.

U krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Pagina 133 van 143

Handleiding iPersoneel Bovenaan selecteert u de vervanger via de bijhorende knop. Is er nog geen vervanger gekend, maar wilt u toch al de NPRE-opdrachten doorsturen naar het departement (bij een opdrachtgebonden dienstonderbreking die met een RL1 gemeld moet worden, bvb. verlof tijdelijk ander ambt (code 19) of bonus (code 107)), dan kiest u voorlopig voor vervanger “(geen)” (helemaal bovenaan in de lijst). Wanneer er dan toch een vervanger gekend is, voert u de procedure op exact dezelfde manier uit. Standaard wordt de lijst opgebouwd met de actieve personeelsleden. Betreft het echter een interimaris die wel al in het systeem zit, maar nog geen les geeft aan uw school, dan selecteert u het tweede bolletje naast Vervangers uit lijst: Aan de scholengroep/gemeenschap. Selecteer de dienstonderbreking uit de aangeboden lijst en vul begin- en einddatum in. Wanneer het een korte vervanging betreft, dan selecteert u dit uit de lijst van omkadering. U kunt ook meteen meegeven of het gaat om een TADD of TAO. Ook het barema kan direct ingevuld worden. Dit is van belang voor de RVA-documenten. Wanneer alles correct is ingevuld, dan klikt u bovenaan op de knop

.

Net als bij vervanging opdracht per opdracht gebeuren dan drie zaken (zie hoger).

Pagina 134 van 143


21 Toelichtingen 21.1

Invoercontroles

Toegestane formaten Telefoon

099 99 99 99 09 999 99 99 0999 99 99 99 + 99 9 999 99 99 + 99 99 99 99 99 + 99 999 999 999 + 99 999 999 99 99 + 99 99 99 99 99 99

Fax

099 99 99 99 09 999 99 99

Datum

dd.MM.JJJJ

Uur

99:99

Bankrekeningn ummer

999-9999999-99

Formaten postcodes

Nederland: NL9999XX Frankrijk: F99999 Luxemburg: L9999 Groot-Britannië: GBXX999XX (waarbij 9 = cijfer en X = letter)

Pagina 135 van 143


22 Veelgestelde vragen Foutieve vervanging corrigeren Ga naar het scherm met de schoolopdrachten van de titularis. Selecteer het NPRE tabblad. Opdrachten die in vervanging zijn , worden getoond in het NPRE-scherm. Selecteer de juiste NPRE-regel en verwijder. Verwijderen is de enige actie die in het NPRE-scherm kan uitgevoerd worden. Resultaat : de opdracht van de titularis verdwijnt uit het NPRE-scherm en bij de vervanger wordt meteen ook de vervangingsopdracht geschrapt ! De vervanging is nu ongedaan gemaakt. Een eventueel (met de vervanging) mee aangemaakte dienstonderbreking wordt NIET geschrapt. Om de vervanging dan correct uit te voeren, dient de procedure van vervanging hernomen te worden vertrekkende van de titularis, ditmaal met de juiste vervanger.

Waarom wordt de naam van de ondertekenaar niet afgedrukt op een document ? Om de naam van de ondertekenaar aan bepaald document te koppelen gaat u als volgt te werk. Onder menu 'Algemeen' – 'School' selecteert u uw school en gaat u naar tabblad 'Functies'. Er zijn een aantal standaardfuncties beschikbaar, zoals directeur, ondertekenaar attesten, ... . Die komen al voor in de dropdownlist. Als een functie nog niet beschikbaar is, dan kan die aangemaakt worden via de knop 'Beheer eigen functies'. De functies die daar in toegevoegd worden kunnen ook uit de dropdownlist gekozen worden. Dit wat de functies zelf betreft. Nu moet er nog een persoon aangemaakt worden om te koppelen aan die functie. Gebruik hiervoor de knop 'Beheer functiepersonen'. Dit zijn personen die in aanmerking komen om gekoppeld te worden aan een functie. U kunt een persoon toevoegen door ofwel zelf naam en voornaam in te typen, ofwel een personeelslid uit de standaardpersoneelslijst te selecteren (knop 'Personeelslid'). Als de gewenste functiepersoon aangemaakt is, klikt u op 'Sluiten'. Daarna zit u weer in het hoofdscherm van functies. U selecteert een functie uit de dropdownlist en klikt op 'OK'. Dan komt er een regel bij. De laatste stap is nu om de correcte functiepersoon te koppelen aan deze functie. U klikt op de knop 'Functiepersoon' en selecteert de gewenste persoon. Vergeet niet op te slaan! Daarna gaat u naar menu 'Documenten' - 'Ondertekenaars documenten'. Klik op 'Wijzigen' naast het gewenste document en kies een of meerdere ondertekenaars (max. 3). Deze komen dan in de dropdownlist bij het afdrukken van het document. Als u een vinkje plaatst naast het document bij "DigiHand?", dan wordt bij het afdrukken van het document gekeken of er een ingescande digitale handtekening beschikbaar is voor deze functiepersoon. Zo ja, dan wordt deze afgedrukt. Handtekeningen kunnen toegekend worden aan functiepersonen langs menu 'Extra' – 'Toekennen handtekeningen'. Deze bevat een lijst van functiepersonen (samen met de functies) die minstens 1 functie toegekend gekregen hebben aan de aangemelde school. Pagina 136 van 143


Hoe stuur ik een NPRE periode door naar het Departement? Wanneer een opdracht in vervanging is, staat de opdracht zowel in schoolopdrachten als in NPRE voor de periode dat de opdracht niet uitgeoefend wordt door de titularis in het kader van een verlofstelsel. Hoe de NPRE doorgeven naar het departement ? Indien één/meerdere opdracht(en) door een opdrachtgebonden onderbreking een periode niet wordt uitgevoerd, moet het volledige opdrachtenpakket opnieuw verstuurd worden naar het departement via een RL1zending, MET ALS BEGINDATUM DE DATUM WAAROP DE NPRE VAN DE OPDRACHT(EN) INGAAT ! De opdrachtinfo voor het departement bevat dan voor de onderbroken opdrachten info over het type onderbreking en de einddatum van de onderbreking (verlofstelsel). Onderbrekingen van het persoonsgebonden type (bvb. ziekteverlof) moeten met een RL2 verstuurd worden ! Het opdrachtenpakket van de titularis moet niet opnieuw naar het departement verstuurd worden, ook al staan bepaalde opdrachten in NPRE tengevolge een vervanging. Voor een eventuele vervanger moet altijd het opdrachtenpakket via een RL1-zending naar het departement verstuurd worden met als begindatum de aanvangsdatum van de vervangingsopdracht(en).

Hoe een personeelslid ingeven dat reeds in een andere school zit? Indien men in een school een personeelslid in de lijst van personeelsleden wenst op te nemen, moet men dit personeelslid actief maken in de ingelogde school. Een personeelslid toevoegen kan enkel indien het personeelslid nog NIET aanwezig is in de databank, en moet maar éénmaal gebeuren voor de ganse scholengemeenschap. Een personeelslid toevoegen = automatisch actief in de school waar het personeelslid is toegevoegd. Andere scholen die van het personeeslid wensen gebruik te maken, moeten enkel dit personeelslid aan hun school actief zetten en dit personeel komt automatisch in de lijsten van personeelsleden aan deze school (standaard personeelslijst bij inloggen in school, maar ook in lijsten voor afdrukken documenten, lijsten voor RL1 aanmaken in serie , enz.) Log in iPersoneel, en ga naar de school waar het personeelslid nog niet actief is via ‘School/Schooljaar Wijzigen’ in het hoofdmenu. Via Hoofdmenu Personeel, selecteer personeel actief zetten. Klik op ‘wijzigen’ rechts onder. In de linkerkolom ziet u alle personeelsleden die nog niet actief zijn in uw geselecteerde school. Selecteer de persoon met de linkermuis knop en haal die over met de pijlenknop. Klik op ‘Opslaan’.

Hoe een dienstonderbrekingen ingeven als de vervanger nog niet gekend is? Bij vervanging titularis door interimaris kan voor de vervanger (per opdracht) ook GEEN geselecteerd worden. In dit geval wordt de te vervangen opdracht in NPRE gezet bij de titularis en een dienstonderbreking aangemaakt (indien nog niet eerder ingevoerd). Er wordt geen vervangingsopdracht aangemaakt want er is geen vervanger. Later als de vervanger dan toch gekend is, moet de procedure vervanging IDENTIEK herhaald worden met dit keer ingave van de juiste vervanger. Pagina 137 van 143

Handleiding iPersoneel De te vervangen opdracht kan nog altijd geselecteerd worden om te vervangen en nu wordt wel een vervangingsopdracht aangemaakt.

Een titularis wordt vervangen. De interim komt evenwel niet opdagen. Hoe moeten de uren naar een andere interim ? Ga naar het scherm NPRE van de titularis en schrap de opdracht in vervanging voor de vervanger die niet komt opdagen. De vervanger is te zien in het NPRE-scherm bij aanklikken van de opdracht. Verwijderen van de opdracht heeft tot gevolg dat de vervangingsopdracht ook wordt verwijderd. De dienstonderbreking blijft evenwel staan (want misschien zijn hier nog andere vervangingen aan gekoppeld of de dienstonderbreking is eerder ingegeven). Voer de vervanging opnieuw door en kies nu de juiste vervanger.

Waarom zitten bepaalde berichten niet in mijn Edison-zending ? Bij het overzicht van de berichten in de wachtrij (menu-item Edison zending) staan nieuwe aangemaakte berichten in de wachrij standaard aangevinkt. Deze worden meegenomen in de controle en het opmaken van de Edison-zending (+ afdruk). Het is mogelijk de berichten af te vinken, indien u deze voorlopig niet wenst mee te nemen in de zending. Ze kunnen later terug opgenomen worden in een volgende zending, maar dan moeten de berichten opnieuw AANGEVINKT worden. Hierbij moet telkens de nieuwe situatie gestockeerd worden in de database, met de knop SELECTIE BERICHTEN OK . Deze knop licht op indien de situatie gewijzigd is. U krijgt trouwens een melding dat dit nog niet gebeurd is bij het controleren van de berichten. Indien u deze melding negeert en toch doorgaat worden de (opnieuw) aangevinkte berichten nog niet meegenomen bij de zending-opmaak. Afgevinkte berichten die u niet meer wenst te versturen, kunnen uit de wachtrij verwijderd worden, met de knop onderaan het scherm : BERICHTEN UIT DE WACHTRIJ VERWIJDEREN.

Bij het afdrukken van een RVA document C131A/C131B worden niet alle opdrachten getoond in het selectiescherm na het kiezen van een personeelslid. Oorzaak: enkel de opdrachten waarvoor in het opdrachtenscherm een barema is ingevuld worden getoond. Oplossing: bij elke opdracht die op het document dient te komen moet het barema ingevuld zijn.

Hoe kunnen de adres- en contactgegevens van de dienst GECOLI bijgehouden worden zodanig dat deze data telkens opnieuw op het GECOLI-document worden afgedrukt (en niet opnieuw moeten ingegeven worden) ? De adres- en contactgegevens van de GECOLI-dienst moeten voor uw school / scholengemeenschap éénmaal worden ingegeven onder menu Extra \ Bedrijven met als bedrijfsnaam GECOLI . Telkens u in het vervolg een GECOLI-document wenst af te drukken verschijnen deze gegevens automatisch op het ingave-venster en bij afdruk op het document ! Bij sommige documenten kan soms een dienst of bedrijf geselecteerd worden (via een drukknop) uit de lijst bedrijven : elk bedrijf (dienst) moet slechts éénmaal ingegeven worden in de lijst met bedrijven.

Pagina 138 van 143


Hoe maak ik een C4 op voor interimaris waarvan de opdracht aantal keren verlengd werd? Voor een interimaris/tijdelijke die dezelfde (vervangings)opdrachten heeft uitgevoerd gedurende een aantal aaneensluitende periodes (verlenging van de vervanging kan leiden tot meerdere opdrachten in het opdrachtenscherm) gaat u als volgt te werk : a) Zorg dat de opdrachten correct zijn ingevuld. Vergeet niet bij elke opdracht het barema te kiezen en de wedde-anciënniteit in te vullen (aantal jaar volstaat). b) Ga naar menu 'Documenten' - 'Afdrukwizards' - 'RVA-documenten' - "C4 Onderwijs". c) Selecteer personeelslid en vul gegevens op het scherm aan. Als einddatum geeft u de einddatum van de laatste (vervangings)opdracht in - dit is normaal de datum waarop het personeelslid de school verlaat. Klik op de knop 'Ga verder ...'. d) Meerdere opdrachten verschijnen (1 per periode). Vink enkel de OUDSTE OPDRACHT aan (met initiële begindatum) en klik op 'OK'. Resultaat: - Enkel eerste opdracht verschijnt op C4 (met begindatum eerste opdracht) in 1 opdrachtvak. - Einddatum blijft de ingegeven einddatum (dus volledige periode verschijnt in 1ste vak op C4).

Hoe moet ik vaste benoeming melden aan departement? U gaat best als volgt te werk: 1) Er zijn in origine een aantal opdrachten in toestand 2 voor het volledige schooljaar. 2) Vanaf 01.01 wordt het personeelslid vastbenoemd voor deze opdrachten. 3) Kopieer de opdrachten met de knop 'Opdracht kopiëren' in het opdrachtenscherm (selecteer eerst de te kopiëren opdracht). 4) Er zijn nu 2 identieke opdrachten in het opdrachtenoverzicht. 5) Voor toestand 2 moet de einddatum op 31.12 gezet worden. 6) De nieuwe (gekopieerde) opdracht wijzigen naar toestand 4 en de begindatum naar 01.01. 7) RL1 aanmaken voor personeelslid op 01.01 (eerdere situatie reeds verstuurd naar departement). Opmerking: De knop 'Vast benoemen' dient om de gegevens van een opdracht te kopiëren naar het benoemingsscherm onder 'Personalia' - 'Benoemingen' voor een overzicht van de vaste benoemingen van een personeelslid. Hieruit wordt geput bij het aanmaken van vaste benoemingsdocumenten (Pers 13/14 , overeenkomst vaste benoeming, …).

RL2: 'Kan de onderbreking niet verwijderen omdat ze reeds verstuurd is naar het departement.' Situatieschets: Iemand heeft een RL2 in de wachtrij gezet en het Edison bestand aangemaakt, maar nog niet verstuurd naar het departement wegens foute onderbreking of zo. Die persoon wenst nu die onderbreking te verwijderen en een nieuwe aan te maken, maar het verwijderen lukt niet: er verschijnt een melding: kan de onderbreking niet verwijderen omdat ze reeds verstuurd is naar het departement. Het systeem zorgt ervoor dat bij het aanmaken van een RL2 een vlagje aangezet wordt bij die dienstonderbreking: Reeds verstuurd. Dit is een beveiliging opdat de gebruiker niet meerdere keren dezelfde RL2 zou versturen. Nu, wij gaan er vanuit dat wanneer het Edison bestand aangemaakt wordt, het ook effectief verstuurd wordt. Pagina 139 van 143

Handleiding iPersoneel Dit is dus in deze situatie niet het geval. Toch staat bij die dienstonderbreking het vlagje op: Reeds verstuurd. Dit vlagje kan uitgezet worden in de lijst van dienstonderbrekingen: selecteer de verkeerd ingevoerde onderbreking, klik wijzigen en zet het vinkje uit en klik op opslaan. Hierna kan de onderbreking verwijderd worden.

Hoe kan ik opdrachten vervangen in het kader van verschillende TAO's van de titularis in dezelfde of overlappende periodes ? Normaal kunnen dienstonderbrekingen van het zelfde type (bvb. ziekteverloven) NIET overlappen in de tijd. Eén uitzondering hierop is het verlofstelsel TAO (tijdelijk andere opdracht / ambt) : verschillende opdrachten kunnen vervangen worden in het kader van meerdere TAO's in dezelfde tijdsperiode. Hoe te werk gaan bij vervanging titularis door interimaris ? Vervang de opdracht zoals gewoonlijk , maar indien reeds een TAO bestaat in de te vervangen periode, zal de vraag verschijnen of de nieuwe vervanging aan dezelfde reeds eerder ingevoerde TAO gekoppeld mag worden. In dit geval moet NEEN (CANCEL) geselecteerd worden. De volgende vraag luidt : moet hier een nieuwe TAO dienstonderbreking aangemaakt worden ? Antwoord JA (OK) en een nieuwe TAO voor de titularis wordt aangemaakt en de vervangen opdrachten zijn gekoppeld aan de nieuwe aangemaakte TAO. Verifieer DO scherm en NPRE van de titularis : een nieuwe DO van het type TAO is aangemaakt en de opdrachten zijn correct gekoppeld aan de juiste TAO.

Hoe verstuur ik een bonus TBS-PA 58+ naar het departement (via RL1) ? De bonus kan over verschillende schooljaren heen lopen en moet in één maal volledig verstuurd worden. Ga als volgt te werk om een bonus in te geven in de webapplicatie van iPersoneel en te versturen naar het departement. Vervang de (nodige) opdrachten in het huidig schooljaar in het kader van een bonus dienstonderbreking (code 107). De dienstonderbreking wordt aangemaakt en de vervangen opdrachten voor de titularis komen in NPRE. Kies hiervoor een periode in het huidig schooljaar waarin de opdrachten nog niet vervangen zijn! Kies eventueel als vervanger "GEEN" indien geen vervanger voor deze opdrachten (is wellicht zo bij bonus). Pas in het scherm van de dienstonderbrekingen voor de bonus de data aan (begin- en einddatum kunnen hier ook in het volgend schooljaar liggen!). Verstuur RL1 voor de titularis en kies als datum bij aanmaak RL1 de datum waarop de bonus aanvangt (kan ook datum zijn in volgende schooljaren!). Bekijk de Edison-afdruk om te verifiëren dat de opgestuurde info correct is: begindatum + NPRE info. Is de bonus opgesplitst in 1/4 bonus en dan 1/2 bonus, dan moet u de nodige opdrachten 2x vervangen. U neemt in beide gevallen een VERSCHILLENDE periode waarin de te vervangen opdrachten nog niet eerder vervangen zijn (dus eerst beide vervangingen doorvoeren!). Nadien past u beide aangemaakte dienstonderbrekingen van het type bonus (107) aan met de correcte periode van opname bonus (in het NPRE-scherm komen de vervangingsdata ook correct te staan). Indien de opdrachten reeds in het huidige schooljaar zijn vervangen voor de volledige duur van het schooljaar moet de huidige dienstonderbreking ingekort worden zodat de uren opnieuw vrij komen voor vervanging. Pagina 140 van 143

Handleiding iPersoneel Daarna voert u de vervanging uit o.w.v. de bonus voor een willekeurige periode binnen het huidige schooljaar. Als u dat gedaan hebt, past u de datums van de dienstonderbrekingen aan (zowel de DO van dit schooljaar als de bonus voor volgend schooljaar). Pas dan kunt u een RL1 met dezelfde begindatum als die van de bonus aanmaken.

Hoe komt het dat bij vervanging titularis door interimaris (opdracht per opdracht) niet alle opdrachten in de lijst staan die ik wens te vervangen ? Bij vervanging titularis door interimaris (scherm opdracht per opdracht) verschijnt de lijst van de te vervangen opdrachten. Dit zijn de opdrachten van de titularis die lopen in de periode dat de titularis afwezig is door een verlofstelsel (data zijn ingegeven in het vorige scherm samen met het type verlof) EN die nog NIET eerder vervangen zijn in deze periode of een gedeelte ervan. Bovendien moet nagegaan worden of de vervangingsopdrachten bij de interimaris(sen) niet reeds aangemaakt zijn in de periode dat u wenst te vervangen. Deze opdrachten worden niet getoond in de lijst : er kunnen immers geen twee overlappende vervangingsopdrachten - voor dezelfde opdracht van de titularis - lopen voor dezelfde interimaris. U moet dus 3 zaken controleren : 1) De opdracht die vervangen moet worden loopt in de periode van afwezigheid van de titularis 2) Deze opdracht is niet eerder vervangen in dezelfde periode (of gedeelte ervan) - check NPRE van de titularis hiervoor 3) Er is voor de opdracht die vervangen moet worden nog geen vervangingsopdracht angemaakt bij een interimaris in (een gedeelte van) de te vervangen periode Het kan voorkomen dat er reeds een vervanging is doorgevoerd in een eerdere periode en dat de vervangingsopdracht reeds verlengd is. Beter is de vervanging in de nieuwe periode opnieuw volledig uit te voeren.

Wanneer geef ik opdrachten in bij het scherm "andere opdrachten" ? In principe zijn "andere opdrachten" opdrachten aan scholen BUITEN de scholengemeenschap of groep, of eventueel opdrachten buiten het onderwijs (bvb. zelfstandige activiteit). Opdrachten aan scholen van de scholengemeenschap geeft u in bij schoolopdrachten (bij de juiste school en bij het juiste schooljaar !). Deze opdrachten zijn VOLLEDIG en kunnen via EDISON gemeld worden aan het departement. "Andere opdrachten" zijn dit niet. Om tegemoet te komen aan de vragen van een aantal scholen die "oude opdrachten" aan de eigen school of eigen schoolgemeenschap (beperkt) wensen in te geven (bvb. enkel voor overzicht vorige diensten of pensioendossier), is het nu ook mogelijk om deze opdrachten in te geven bij andere opdrachten en dit voor een lange periode - dus niet schooljaargebonden (bvb. een opdracht leraar in ATO 4 van lang geleden die loopt over een langere periode). Let op : de regel is opdrachten aan de eigen scholen in te geven bij schoolopdrachten ! (ook bij vorige schooljaren) , zoniet kunt u deze opdrachten niet (opnieuw) versturen via Edison. Nog een opmerking : Bij selectie van instellingen is het best het bovenstaande veld trefwoord in te vullen met bvb. naam school of instellingsnummer of (deel van een adres) of gemeente. Zo is de lijst van instellingen kort en gaat de selectie veel vlotter. Zonder trefwoord bedraagt de lijst zo'n 5000 instellingen (= alle scholen) ! U hoeft dus het instellingsnummer niet te kennen om de instelling toch te kunnen terugvinden. Pagina 141 van 143


Hoe kan ik een functie-omschrijving en de persoon die de functie uitoefent als ondertekenaar op een document plaatsen ? Om een functie-omschrijving en de naam van de persoon als ondertekenaar op een document te plaatsen gaat u als volgt te werk : Ga bij de algemene schoolgegevens naar het tabblad 'Functies'. Een aantal standaard-functies zijn reeds in het systeem aanwezig (directeur, verantwoordelijke Edison, ...). U kan deze simpel selecteren uit de uitklaplijst en er een functiepersoon aan koppelen. Voor functiepersoon (=personen die aan een functie gekoppeld kunnen worden) klikt u op de knop met dezelfde naam. Indien de persoon niet in deze lijst voorkomt, voeg deze toe via selectie van een personeelslid (van de scholengemeenschap of -groep) of vul zelf een naam in voor een persoon buiten de school (bvb. voorzitter inrichtende macht). Gebruik hiertoe de knop 'Beheer functiepersonen' . Indien de functie niet aanwezig is in de reeds lijst, maak dan zelf een nieuwe functie-omschrijving aan met de knop 'Beheer eigen functies'. U kan hier een willekeurige functienaam aanmaken. De functie wordt toegevoegd aan de lijst met gedefinieerde functies en kan geselecteerd worden via dezelfde uitklaplijst (Kies een functie om toe te voegen). Opnieuw dient u een functiepersoon aan deze nieuwe omschrijving te koppelen. Vergeet niet alle wijzigingen op te slaan voor u dit scherm verlaat. Hoe kan u nu deze functiepersonen koppelen aan een document ? Ga naar het menupunt 'Ondertekenaars documenten' onder 'Documenten'. Er verschijnt een lijst met alle mogelijke te ondertekenen document in iPersoneel. Een functie (en de reeds gekoppelde persoon) nog koppelen aan een document kan door deze functie te selecteren als ondertekenaar (1 of 2 of 3) bij dit document. De uitklaplijst met de ondertekenaars bevat alle functies gedefinieerd voor deze school (EN de overkoepelende scholengemeenschap en inrichtende macht, want op dit niveau kan u ook functies definiëren - via menu Inrichtende macht of Scholengemeenschap - tabblad Functies). U kan maximaal 3 mogelijke ondertekenaars kiezen per document. Bij aanmaak van het bewuste document verschijnen bij de ondertekenaars nu de functies gekoppeld aan dit document. U kan hier nog altijd één van de mogelijke ondertekenaars kiezen. Standaard staat de selectie altijd op ondertekenaar 1. Deze verschijnt onderaan de afdruk (naam voorafgegaan door de functie-omschrijving). Merk op : voor Edison afdrukken selecteert u best beide documenten 'Edison laatste zending' en 'Edison historiek'.

Waarom komen bepaalde opdrachten ingevuld in het scherm Andere Opdrachten niet op het pensioendossier (formulier F36.101) ? Opdat schoolopdrachten ingevuld in het scherm 'Andere Opdrachten' zouden aangevuld worden op het pensioendossier moeten een aantal items zeker ingevuld zijn : - instelling (school) OF oude school (laatste aangemaakt onder lijst bedrijven en oude scholen en aangevinkt als oude school) - uren en breuk (nodig om te bepalen of het in deze periode gaat om een volledige of onvolledige opdracht : FT of niet) - administratieve toestand (tijdelijk of vast) - begin- en einddatum - ambt

Pagina 142 van 143


Hoe verwerk ik een dienstonderbreking die loopt over 2 schooljaren en waarvoor in beide schooljaren vervangingen nodig zijn (bvb. zwangerschapsverlof) ? Indien een verlof start in het vorig schooljaar en doorloopt in het nieuwe schooljaar wordt deze dienstonderbreking best ingegeven in het schooljaar waar de begindatum in valt. In het scherm van de dienstonderbrekingen kan de einddatum doorlopen in het volgende schooljaar. Vervangingen in het vorig schooljaar worden in dit schooljaar ingegeven (tot 31.08). Vervangingen in het nieuwe schooljaar worden in het nieuwe schooljaar ingegeven vanaf 01.09 tot maximum de einddatum van de dienstonderbreking. De dienstonderbreking is reeds ingevoerd in het vorig schooljaar en moet NIET opnieuw ingegeven worden. Bij de vervangingen voor het nieuwe schooljaar wordt deze dienstonderbreking door het systeem gedetecteerd en worden deze vervangingen gekoppeld aan dezelfde dienstonderbreking. Het is dus perfect mogelijk in het nieuwe schooljaar een vervanging uit te voeren in het kader van een zwangerschapsverlof dat start in het vorig schooljaar en nu in het nieuwe schooljaar nog doorloopt.

Kunnen wij op één of andere manier in de personeelsdossiers zien of de ontvangen EDISON-zendingen correct verwerkt zijn ? Terugzendingen kunnen in het pakket verwerkt worden via het menu 'Edison' - 'Verwerken terugzendingen' Blader naar het tekstbestand (bestand in uw Edison-software) en klik op de knop ‘Uitvoeren’. Het moet wel gaan om een gestructureerd terugzendingsbestand – niet de leesbare versie. De terugzendingsbestanden moeten verwerkt worden in de school en het schooljaar waarvoor eerder de Edison-zendingen verstuurd zijn. Info over de verwerking komt op het scherm en is later altijd terug te vinden op het document onder menu 'Documenten' - 'Afdrukwizards' - 'Edison' - 'Edison overzicht'.

Pagina 143 van 143

Handleiding ipersoneel WEBAPPLICATIE. ipersoneel. Personeelsadministratie. Johan Vanhaverbeke Thomas Packeu. Versie : 20 juli 2012

Recommend Documents