Handleiding TETRA. (versie november 2012)

Handleiding TETRA (versie november 2012)

Opmaak en Indiening van een projectaanvraag: zie OPROEPdocument en Aanvraag-template ! (zie http://www.iwt.be/subsidies/tetra/documenten )

Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel

Tel.: +32 (0)2 432 42 00 Fax: +32 (0)2 432 43 99

E-mail: [email protected] Web: www.iwt.be

PROJECTFICHE Basiskenmerken van TETRA 

Projectaanvragers zijn Vlaamse hogescholen of universiteiten. Bedrijven, personen, VIS organisaties of federaties kunnen geen projectaanvrager zijn. Elke aanvrager zorgt voor een ruime transfer van projectresultaten, hun leden kunnen geen preferente toegang krijgen.



De doelgroep voor de projectresultaten zijn Vlaamse bedrijven en social profit ondernemingen. TETRA projecten hebben tot doel om bestaande kennis over te dragen naar concrete, nuttige informatie voor deze ondernemingen zodat ze sneller en efficiënter kunnen innoveren. De projectresultaten zijn op korte termijn na afloop van het project bruikbaar voor hen.



De projecten sluiten aan bij de onderwijsopdracht. Het project past bij één van de opleidingen en er is een meerwaarde voor de competenties van studenten die afstuderen in deze opleidingen. Via TETRA projecten kunnen opleidingen beter afgestemd worden op de noden van de praktijk.



De initiator van het TETRA project is meestal een onderzoeksgroep. Zij vertrekken vanuit hun kennis over nieuwe technologie of recent afgewerkt academisch onderzoek en vertalen deze via concrete gevalsstudies in een praktijkgericht project. Een TETRA project kan pas ingediend worden als er een aantoonbare behoefte is bij ondernemingen in Vlaanderen. Zij bevestigen dit als actief lid van een gebruikersgroep. Er is een cofinanciering van minstens 7,5% van de projectkost.



De projecten hebben een economische finaliteit. Dit betekent dat de projectresultaten aanleiding moeten geven tot economische voordelen bij de doelgroep (te vertalen in omzet, competitiviteit, kostenbesparingen, tewerkstelling, en investeringen bij ondernemingen in Vlaanderen).

Budget/Duur/Subsidie   



De Vlaamse Regering legt jaarlijks een budget vast voor TETRA De projectbegroting bestaat uit personeel -en werkingskosten Een project duurt 2 jaar (min. €100.000 - max. €480.000) o Onderzoeksgroepen verbonden aan een professionele bacheloropleiding kunnen een voorbereidingsproject van 1 jaar indienen (min. €100.000 – max. €120.000) o TETRA projecten die ingediend worden in het kader van een internationale samenwerking via een Eranetproject kunnen een langere doorlooptijd voorzien voor het project tot max. 3 jaar, indien dit nodig is voor de samenwerking De subsidie bedraagt maximaal 92,5% van de projectkost, er is een minimale cofinanciering van 7,5% vanuit de doelgroep (via private middelen)

Documentenoverzicht (beschikbaar op http://www.iwt.be/subsidies/tetra/documenten) 

Handleiding voor indienen van een projectaanvraag.



Oproepdocument (indiening van een projectaanvraag)



Kostenmodel (aanvaardbare kosten in IWT projecten)



Templates voor opmaak van een projectaanvraag en de projectbegroting



Type-afspraken met gebruikers (Reglement van Orde).



Toelichtingsdocument - uitvoering en opvolging



Toelichtingsdocument – opstellen van performantie-indicatoren



Toelichtingsdocument – gebruik van projectresultaten



DTO handleiding (op http://www.iwt.be/subsidies/extrasteun/dto )

2

INHOUD

1. SITUERING .................................................................................................................................................... 4 1.1. Basiskenmerken van het TETRA-programma .............................................................................. 4 1.2. Basiskenmerken van projecten ..................................................................................................... 4 1.3. Situering t.o.v. andere IWT-steunprogramma’s .......................................................................... 6 2. PROGRAMMAKENMERKEN ......................................................................................................................... 6 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6.

Projectuitvoerders............................................................................................................................ 6 Interactie met de doelgroep ........................................................................................................ 7 Steunbare activiteiten en niet steunbare activiteiten .............................................................. 8 Bijdrage tot Duurzame Technologische Ontwikkeling (DTO) .................................................. 9 Projectbegroting, Subsidie en Cofinanciering ........................................................................... 9 Gebruik van de resultaten ........................................................................................................... 10

3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG....................................................................................................... 11 3.1. Timing ............................................................................................................................................... 11 3.2. Ontvankelijkheid ............................................................................................................................ 11 3.3. Evaluatie .......................................................................................................................................... 12 4. Uitvoering en Opvolging ......................................................................................................................... 15 4.1. Overeenkomsten ........................................................................................................................... 15 4.2. Afspraken met de gebruikersgroep en peters ......................................................................... 16 4.3. Projectopvolging, uitbetaling en monitoring ........................................................................... 16 5. MEER INFO ................................................................................................................................................. 16 5.1. Voorbespreking.............................................................................................................................. 16 5.2. EraNet projecten - CORNET ......................................................................................................... 17 6. AANVRAAG ............................................................................................................................................... 17 7. DEFINITIES EN BEGRIPPEN.......................................................................................................................... 17

Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel

Tel.: +32 (0)2 432 42 00 Fax: +32 (0)2 432 43 99

E-mail: [email protected] Web: www.iwt.be

1.

SITUERING Deze handleiding is bestemd voor hogescholen en universiteiten en geeft aan hoe subsidie voor een TETRA-project kan aangevraagd worden. De modaliteiten zijn uitgewerkt op basis van het Reglementair Besluit en respecteren de Europese wetgeving terzake.

1.1.

Basiskenmerken van het TETRA-programma Het programma TEchnologieTRAnsfer stimuleert kennisoverdracht tussen instellingen van het hoger onderwijs (hogescholen en universiteiten) en ondernemingen. Het einddoel is dubbel: 

Verhogen van de innovatie-capaciteit bij bedrijven en ondernemingen actief in de social profit sector door het omzetten van technologie en kennis naar concrete toepassingen via aangepaste informatie. Het belang van het project wordt aangetoond door hun cofinanciering (7,5%) en actieve samenwerking in het project.



Verhogen van de kennisbasis bij hogescholen en universiteiten ter verbetering van het onderwijs en de maatschappelijke dienstverlening.

De subsidie wordt toegekend aan de uitvoerders van het project. Dit zijn hogescholen en universiteiten. De prioritaire doelgroep zijn hun onderzoeksgroepen met focus op praktijkgericht onderzoek. De projectresultaten hebben impact op de economische activiteiten van Vlaamse ondernemingen (duurzame tewerkstelling en investeringen). Prioritair zijn niet-R&D intensieve kmo’s en ondernemingen uit de social profit sector. Andere organisaties (grote ondernemingen, R&D intensieve kmo’s, buitenlandse bedrijven, openbare diensten en overheidsagentschappen) kunnen deelnemen, zolang het project voldoet aan de doelstellingen van het programma. TETRA projecten zorgen ervoor dat bestaande technologie en kennis toegepast kan worden in innovatieve concepten of applicaties van een grote groep ondernemingen in Vlaanderen. Er zijn geen thematisch restricties, maar projecten die zich exclusief richten op de primaire sector (land- en tuinbouwbedrijven en distributie van hun producten) kunnen niet gesubsidieerd worden via TETRA. De projecten stimuleren bovendien de netwerking van hogescholen met de doelgroep en de onderzoeksresultaten zijn nuttig voor hun onderwijsopdracht. De projectresultaten en kennis zijn eigendom van de uitvoerende hogescholen, universiteiten en onderzoeksorganisaties De projectuitvoerders dragen zorg voor een brede transfer naar alle geïnteresseerde bedrijven en organisaties (in de Europese Gemeenschap). Projectresultaten worden niet-exclusief beschikbaar gesteld aan marktconforme voorwaarden.

1.2.

Basiskenmerken van projecten Een TETRA project duurt 2 jaar. Het project streeft naar maximaal nuttig gebruik van projectresultaten voor innovaties van ondernemingen op korte termijn na afloop van het project. Meestal is de initiator van een TETRA project een onderzoeker, maar een TETRA project kan pas ingediend worden na een eigen voorbereidingstraject met ondernemingen uit de doelgroep. Tijdens dit voorbereidingstraject wordt bepaald welke informatie hen ontbreekt om nieuwe kennis of technologie in te zetten voor hun innovaties. Tijdens dit traject wordt ook duidelijk welke andere schakels van de waardeketen impact kunnen hebben op het gebruik van de nieuwe kennis of technologie en het wordt duidelijker voor de initiator van het project in welke mate bijkomende expertise nodig is. Indien er na afloop van dit voorbereidingstraject blijkt dat er een behoefte aan kennis is en dat er een grote doelgroep in Vlaanderen is, kan een projectaanvraag opgemaakt worden. Het projectwerkplan voorziet onderzoeksactiviteiten, maar ook activiteiten waarbij de interactie met de doelgroep nodig is. Het project streeft ernaar om de kennis zo concreet mogelijk te vertalen zodat het voor elk onderneming uit de doelgroep duidelijk is hoe de nieuwe

4

kennis of technologie kan gebruikt worden. Het project vertrekt vanuit de aanwezige kennis bij de (meeste) ondernemingen uit de doelgroep. Het afwerken tot nieuwe producten, processen en diensten is een taak van de ondernemingen. In sommige gevallen zijn de projectresultaten direct toepasbaar, in andere gevallen is het nodig dat de bedrijven en ondernemingen uit de social profit een bedrijfseigen innovatietraject doorlopen na afloop van het project of parallel op het einde van het project. Het is mogelijk om projecten in te dienen waarbij het gebruik van de projectresultaten afhankelijk is van de (maatschappelijke) dienstverlening van de hogeschool of universiteit, maar hierbij moet goed aangetoond worden op welke manier deze dienstverlening kan gefinancierd (en gegarandeerd worden). Indien nodig worden er tijdig allianties voorzien met andere kennispartners die kunnen instaan voor deze dienstverlening na afloop van het project. In ieder geval mag deze (latere) dienstverlening geen oneerlijke concurrentie zijn t.o.v. commerciële dienstverlening. Tijdens een TETRA project kan er begeleiding voorzien worden van stagestudenten, thesisstudenten bij een onderneming en/of begeleiding naar een innovatietraject. Casestudies moeten voldoende algemeen bruikbare resultaten opleveren, die verder gaan dan de individuele maatoplossing voor 1 onderneming uit de gebruikersgroep. Tijdens het TETRA project kan geen dienstverlening op maat van ondernemingen uitgevoerd worden. De initiator van het project stelt zich tijdens het voorbereidingstraject de vraag in hoeverre het mogelijk is om het project alleen uit te voeren. Als het nuttig is voor de efficiëntie van uitvoering of voor de bredere toepasbaarheid van projectresultaten worden andere kennispartners aangesproken zodat een goed projectconsortium van uitvoerders kan samengesteld worden. De gebruikersgroep wordt samengesteld uit ondernemingen en social profit ondernemingen die bereid zijn om actief mee te werken en mee te denken in het project. De leden- ondernemingen engageren zich ook om na afloop van het project de resultaten maximaal te gebruiken. Ze bevestigen deze interesse en hun engagement via cofinanciering. Het projectvoorstel bevat een duidelijk plan voor valorisatie. Tijdens het voorbereidingstraject wordt door de doelgroep relevante informatie voor de projectaanvraag aangeleverd om het valorisatiepotentieel te onderbouwen. De doelgroep geeft aan wat de verwachtingen zijn m.b.t. kosten/baten bij implementatie van projectresultaten. Ze informeert de projectaanvragers over de nodige tijd en middelen om de projectresultaten om te zetten in marktbare producten. Er wordt voorrang gegeven aan projecten die resulteren in marktrijpe projectresultaten. Als het nuttig gebruik van projectresultaten nog zeer afhankelijk is van wijzigingen in wetgeving, consumentengewoontes of beleid is het project niet geschikt voor TETRA. Bij selectie wordt er voorrang gegeven aan projecten die naast een minimale economische valorisatie ook de innovatiemogelijkheden van de doelgroep verhogen en/of een maatschappelijke impact hebben en/of een milieuwinst beogen (duurzame technologische ontwikkeling). De projectresultaten moeten ook nuttig zijn voor het hoger onderwijs om via deze weg kennis naar de doelgroep over te dragen. Uit het werkplan moet blijken hoe dit aangepakt wordt. Tijdens het project kunnen studenten ingeschakeld (en begeleid) worden voor stages en thesissen bij de bedrijven uit de doelgroep en uit het valorisatie-plan moet blijken hoe de projectresultaten verder verspreid worden binnen het hoger onderwijs (opleidingen, docenten, …). TETRA projecten zijn collectief en open voor elke organisatie in de Europese Gemeenschap. Dit betekent enerzijds dat de projectresultaten nuttig moeten zijn voor een grote groep aan ondernemingen in Vlaanderen, maar het betekent ook dat de projectresultaten beschikbaar zijn voor elke ander onderneming in Europa dat er nood aan heeft. Indien het project teveel gericht is op de noden van een paar ondernemingen of indien de projectresultaten teveel afgeschermd worden door betrokken ondernemingen voor eigen ontwikkelingen, kan het project niet ingediend worden als TETRA project. Dit soort projecten passen niet in TETRA. In diezelfde context is het niet mogelijk om een TETRA project in te dienen dat teveel uitgaat van een bestaande technologie van één enkel bedrijf (of een zeer beperkt aantal bedrijven in de wereld). Hetzelfde geldt voor projecten die starten vanuit wetenschappelijke kennis die beschermd is via een spin-off van de universiteit of hogeschool. Er wordt aangemoedigd om TETRA projecten in te passen in een internationale context, dit kan via Eranet projecten. Een goedgekeurd TETRA project kan uitbreiding aanvragen via een Eranetaanvraag, met de mogelijkheid om het project te verlengen tot max. 3 jaar. Voor nieuwe indieningen via Eranet, is het mogelijk om een langere projectperiode te voorzien tot max. 3 jaar, indien dit nodig is voor de synchronisatie met het buitenlandse projectdeel. Voor deze Eranetprojecten is er

5

een tussentijdse evaluatie. IWT beslist op basis van die evaluatie over de toekenning van de subsidie van het 3de werkjaar. Exclusief voor onderzoeksgroepen die verbonden zijn aan de professionele bacheloropleidingen van de hogescholen wordt de mogelijkheid geboden om het voorbereidingstraject te financieren via TETRA. Dit voorbereidingsproject duurt 1 jaar en is duidelijk gericht op het zoeken (en vinden) van kennispartners, besprekingen met bedrijven en social profit ondernemingen uit de doelgroep om het valorisatiepotentieel te bepalen en om een werkplan (incl. relevante casestudies) uit te werken met deze doelgroepbedrijven.

1.3.

Situering t.o.v. andere IWT-steunprogramma’s TETRA projecten starten vanuit een beschikbare kennis over technologie of wetenschap. De projecten zijn uitvoerbaar in een projectperiode van 2 jaar en staan op zichzelf. Indien er na afloop van het project nog acties moeten ondernomen worden om de valorisatie te verhogen, moet dit via een ander kanaal gebeuren. Het is niet de bedoeling dat er een aantal TETRA projecten na elkaar moeten uitgevoerd worden om tot valorisatie van projectresultaten te komen. Het is belangrijk dat de uitvoerders van een TETRA project tijdig allianties zoeken met andere onderzoeksgroepen of aansluiten op andere projecttypes, zowel voor het voortraject (kennisgeneratie) als voor het natraject (dienstverlening en ruime kennisverspreiding). Projecten die zich richten op risicovol, grensverleggend toepassingsgericht onderzoek passen in andere subsidiekanalen zoals de strategische onderzoeksprogramma’s SBO en beurzen. Sommige onderzoeksprojecten kunnen niet los gezien worden van ander (lopend) onderzoek. Dit soort projecten worden beter geïntegreerd in een groter geheel en kunnen aangevraagd worden als VIS-traject, op vraag van bedrijven. Projecten die zich exclusief richten op de noden van één of enkele ondernemingen of het verder afwerken van generische projectresultaten in bedrijfseigen toepassingen worden doorverwezen naar andere IWT-steunkanalen (bedrijfsprojecten of Baekeland-mandaten). Projecten die zich louter richten op maatschappelijke finaliteit, zonder economische meerwaarde, kunnen niet via TETRA gesteund worden. Projecten die zich louter richten op de primaire sector (land-en tuinbouw en distributie van land-en tuinbouwproducten) kunnen niet gesteund worden in TETRA. Projecten voor de primaire sector worden gesteund via de Landbouw-trajecten. Projecten die zich in hun hoofdmoot richten op de toeleveranciers of klanten (verwerkers) van deze primaire sector komen wel in aanmerking. Bij evaluatie wordt enkel rekening gehouden met het belang van het project voor deze toeleveranciers/klanten. Voor informatie over deze andere subsidiekanalen: zie http://www.iwt.be

2.

PROGRAMMAKENMERKEN

2.1.

Projectuitvoerders

2.1.1. Aanvrager(s) Projecten worden aangevraagd door een Vlaamse instelling van hoger onderwijs, hetzij een hogeschool, hetzij een universiteit. Hun onderzoeksgroepen met een focus op praktijkgericht onderzoek vormen de prioritaire doelgroep van het programma. De meerwaarde van het project, specifiek voor het onderwijs en de verhoging van competenties bij studenten van de hogescholen is een element van evaluatie. De hoofdaanvrager stelt een projectleider aan die het project coördineert. De projectleider moet werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en is verantwoordelijk voor de goede projectuitvoering. De projectleider treedt op als contactpersoon met IWT en met de leden van de gebruikersgroep. De hoofdaanvrager zorgt ervoor dat de projectleider voldoende tijd en ervaring heeft om deze taak naar behoren uit te voeren.

6

De hoofdaanvrager kan mede-aanvrager(s) betrekken in het projectconsortium om het project uit te voeren. De opdracht om transfer mogelijk te maken tijdens het project vergt immers dat de uitvoerende partners beschikken over de nodige expertise en competenties. Het kunnen aantonen van deze expertise en competenties is een onderdeel van de evaluatie. De mede-aanvrager(s) zijn typisch andere instellingen van hoger onderwijs (in binnen- of buitenland), collectieve centra, strategische onderzoekscentra of ILVO. Het is mogelijk dat andere onderzoeksorganisaties betrokken worden voor hun expertise. Deze moeten aantonen aan IWT dat ze voldoen aan de Europese regelgeving terzake. Indien dit nog niet eerder aangetoond werd, neemt de organisatie best contact op met IWT voorafgaand aan de indiening van de projectaanvraag. De totale projectbegroting van de Vlaamse hogescholen en universiteiten moet minstens 2/3 van de projectbegroting uitmaken. Alle partners hebben dezelfde rechten en plichten in TETRA. Hierbij is het van belang dat alle betrokken onderzoeksorganisaties (in binnen- en buitenland) bereid zijn om de projectresultaten ruim beschikbaar te stellen, zonder preferente toegang voor eventuele leden-bedrijven. Indien dergelijke onderzoeksorganisatie meestal wel resultaten reserveert voor hun leden drijven, moet duidelijk aangegeven worden in de aanvraag dat ze dit voor dit project niet zullen doen. De hoofdaanvrager vormt samen met de mede-aanvrager(s) een projectconsortium. Dit projectconsortium voert het project uit. Er wordt een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt die de praktische samenwerking regelt.

2.1.2. Peter(s) of Meter(s) De hoofdaanvrager kan beroep doen op personen om zich te laten begeleiden op wetenschappelijk vlak of op vlak van valorisatie. Deze personen worden beschouwd als een ‘peter’ of ‘meter’ van het project. Meer dan een ander lid van de gebruikersgroep leveren zij kennis en expertise aan het team van projectuitvoerders. Peters (of meters) zijn academici of werkzaam bij een bedrijf. Een peter of meter is geen lid van het projectconsortium en ontleent geen rechten uit het project. Zij onderschrijven deze afspraken via het ‘Reglement van Orde’.

2.1.3.

Onderaannemers De aanvrager(s) kunnen beroep doen op onderaannemers om specifieke expertise en competentie in te brengen in het project (vb. IPR-onderzoek, softwareontwikkeling, specifieke kennis omtrent wetgeving, samenwerking met een VIS-organisatie voor verdere dienstverlening en kennisverspreiding enz). De totale kosten voor onderaanneming(en) zijn beperkt tot 10% van de projectbegroting. Voor elke onderaanneming vanaf €8.500 is een expliciete toestemming van IWT vereist.

2.1.4. Niet Vlaamse partners Indien dit bijdraagt tot de efficiëntie en snelheid van het project, kan een niet-Vlaamse onderzoekorganisatie ingeschakeld worden als uitvoerder. De relevantie hiervan dient aangetoond te worden. Dezelfde regels die gelden voor Vlaamse onderzoeksorganisaties zijn van toepassing. Er zijn mogelijkheden om Europees samen te werken via Eranetprojecten (zie hoofdstuk 5).

2.2.

Interactie met de doelgroep TETRA vergt een goede interactie met die doelgroep. Het is belangrijk dat deze actief betrokken wordt bij de voorbereiding van de projectvoorstellen en bij de uitvoering van het project. De betrokkenheid van de doelgroep is een maat voor het engagement van de ondernemingen en zal in grote mate het welslagen van het project bepalen. Elke projectaanvraag wordt verplicht begeleid door een functionele gebruikersgroep. De leden van de gebruikersgroep onderschrijven het belang van het project door te voorzien in de cofinanciering. Ze ontlenen hiermee geen rechten uit het project en staan toe dat de projectresultaten ruim

7

verspreid worden. De projectaanvraag beschrijft de samenstelling van de gebruikersgroep door opgave van bedrijven en social profit ondernemingen die reeds toegezegd hebben. Dit is een ontvankelijkheidscriterium. Hierbij wordt kort aangegeven wat hun motivatie is en wie de contactpersoon is die IWT kan contacteren tijdens de evaluatie. De samenstelling van de gebruikersgroep, hun representativiteit voor de brede doelgroep en hun rol voor de latere (Vlaamse) valorisatie is een belangrijk onderdeel van de evaluatie. Indien de gebruikersgroep nog niet volledig bekend is bij indienen van de aanvraag, dient aangegeven te worden welke ondernemingen aangesproken zullen worden bij goedkeuring van het project. Elke onderneming met rechtspersoonlijkheid in de Europese Gemeenschap kan toetreden als lid van de gebruikersgroep. Latere toetreding tot een project in uitvoering is altijd mogelijk (onder gelijke voorwaarden). De gebruikersgroep komt op regelmatige tijdstippen samen om de goede voortgang van het project te verzekeren. Hun feedback is voornamelijk gericht op het nut van de projectresultaten voor innovaties bij de brede doelgroep. De interactie met de gebruikersgroep gaat verder dan deze bijeenkomsten, de leden zijn ook actief betrokken via de valorisatie - activiteiten.

2.3.

Steunbare activiteiten en niet steunbare activiteiten Enkel activiteiten en kosten die nog niet gesteund worden via een andere overheidsfinanciering (Vlaamse overheid, federale overheid, Europese subsidie, …) komen in aanmerking voor subsidie. De relevantie en de kwaliteit van de activiteiten en de efficiëntie van de ingezette middelen zijn belangrijke elementen in de evaluatie van het werkplan. De activiteiten in het werkprogramma kunnen opgesplitst worden in ‘onderzoeksactiviteiten’ en ‘valorisatie - activiteiten’. De relevantie en de kwaliteit van de activiteiten en de efficiëntie van de ingezette middelen zijn belangrijke elementen in de evaluatie van het werkplan. Een TETRA project bevat een onderzoeksstelling of werkhypothese. Deze uitdaging zorgt ervoor dat er onderzoeksactiviteiten nodig zijn. Het project gaat verder dan louter demonstreren van technologie of kennis. Typische onderzoeksactiviteiten zijn bundelen van literatuur (wetenschappelijk en octrooien) en vergelijking van bestaande technologie en methodologie (commercieel beschikbaar of proof of principle uit basisonderzoek van hogescholen of universiteiten); aanpassen van bestaande technologie of methodologie: verder ontwikkelen van een bestaande technologie of methodologie kan (zolang dit niet de hoofdmoot van het TETRA project is); gebruik van de bestaande technologie of methodologie op laboschaal in omstandigheden die vergelijkbaar zijn met de praktijk; bouw van testopstellingen of prototypes. Indien validatietesten ook gebeuren in reële omstandigheden bij bedrijven van de doelgroep, worden deze activiteiten aanzien als valorisatie - activiteiten. Valorisatie van projectresultaten van TETRA mag niet beperkt worden tot het verspreiden van de kennis via seminaries of publicaties. De projectaanvraag moet een duidelijke omschrijving van de voorziene valorisatie-activiteiten bevatten. Deze valorisatie-activiteiten zijn zichtbaar in de projectplanning en beslaan minstens 25% van de voorziene doorlooptijd van het project. Er is een focus op die valorisatie-activiteiten die het meest kans bieden op implementatie van projectresultaten bij de beoogde doelgroep. De valorisatie-activiteiten zijn erop gericht om te anticiperen op mogelijke hindernissen tot valorisatie. Dit betekent niet dat de projectaanvragers garanties moeten bieden dat alle mogelijke barrières weggewerkt worden, maar het betekent wel dat het projectvoorstel een pad bewandelt met de meeste kans op valorisatie.Typische valorisatieactiviteiten zijn: casestudies (die besproken kunnen worden in de gebruikersgroep en voldoende ruimte laten voor gebruik bij andere bedrijven en social profit ondernemingen), opzetten van een testopstelling of prototype in reële situaties, pilootproeven, proof of principle, publicaties in vakpers, technische workshops, eindwerken en stages bij de doelgroep, voorbereidingstraject tot bedrijfsproject, enz De kwaliteit van deze activiteiten en de aangetoonde expertise en competentie voor beide type activiteiten is onderdeel van de evaluatie. Een aantal activiteiten zijn per definitie niet steunbaar: (1) Prenormatieve activiteiten, opmeten of uitvoeren van een omvangrijke gegevensbank ter onderbouwing van de vast te leggen norm, proeven die nodig zijn voor registratie, …. (2) Specifieke taken rond kennisopbouw, incl. aanschaf of bouw van nieuwe uitrusting en/of infrastructuur, gerelateerd aan het feit dat het onderzoek niet binnen de huidige competentie van het centrum ligt, (3) losse economische evaluaties, (4) Afwerken van projectresultaten tot bedrijfsspecifieke toepassingen, …

8

2.4.

Bijdrage tot Duurzame Technologische Ontwikkeling (DTO) Een project met DTO doelstelling is gericht op de integratie van één of meer van volgende innovatiedoelstellingen: grondstoffenbesparing, energiebesparing, reductie van emissies van milieubelastende stoffen, reductie van afval en andere milieuhinder, vermeerdering van het gebruik van hernieuwbare hulpbronnen ter vervanging van niet-hernieuwbare, stimulering van hergebruik van grondstoffen door de recycleerbaarheid en/of hergebruik van materialen en producten te verhogen en verlenging van de levensduur van producten en processen. Het aanwezig zijn van een DTO doelstelling is een onderdeel van de evaluatie. Een pluspunt kan pas toegekend worden als de potentiële milieuwinst aangetoond wordt door de aanvragers a.h.v. een berekening (bij voorkeur via ecopunten) of door het aantonen van een verbetering van BBT en als er geen uitsluitingsscore is gegeven op één van de andere criteria.

2.5.

Projectbegroting, Subsidie en Cofinanciering

2.5.1. Projectbegroting De projectbegroting van een TETRA project bedraagt minimaal €100.000 en maximaal €480.000. Het project omvat taken voor een projectperiode van 2 jaar. Indien nodig voor samenwerking in een Eranet project kan de doorlooptijd van het project verlengd worden tot max. 3 jaar. Een voorbereidingsproject duurt 1 jaar en heeft een projectbegroting van minimaal €100.000 en maximaal €120.000. De projectbegroting wordt opgemaakt volgens de principes van het IWT-kostenmodel (zie website). Er is een Excel-template om de begroting op te maken. Het gebruik ervan is verplicht. Specifiek voor TETRA projecten zijn volgende aandachtspunten van tel: 

De projectbegroting van de hogescholen en universiteiten samen moet minstens 2/3 van de totale begroting bedragen.



Een onderaanneming vanaf 8.500 EUR moet afgezonderd worden uit de overige kosten en toegelicht. Bij de evaluatie zal de relevantie en noodzaak van die onderaanneming nagegaan worden (dus de taken moeten zichtbaar zijn in het werkplan).



Het kostenmodel vraagt een motivatie voor de rubriek ‘overige kosten’. Het niveau van detail dat gevraagd wordt, beperkt zich tot een oplijsting van grote categorieën en hun gerelateerde kost (bv. materialen/grondstoffen, hulpmiddelen/gereedschappen, afschrijving van onderzoeksapparatuur, IT-kosten, reis/verblijfskosten, kleinere onderaannemingen, enz.). Het aandeel onderaanneming (kleiner dan 8.500 EUR in de overige directe kosten dient duidelijk gespecifieerd te worden)



Indien bepaalde kosten voor geleverde goederen en diensten door ondernemingen uit de doelgroep achteraf verrekend worden via het cofinancieringsplan, kan dit enkel aanvaard worden als deze duidelijk voorzien zijn in de projectbegroting bij aanvraag (als deel van de directe kosten of als grote onderaanneming).

2.5.2. Gescheiden interne boekhouding De Vlaamse Instellingen van hoger onderwijs en de onderzoeksorganisaties verbinden zich ertoe de kosten en financiering van de door hen eventuele uitgeoefende economische activiteiten duidelijk te onderscheiden van de gesteunde projectactiviteiten.

2.5.3. Subsidie en Cofinanciering De subsidie voor projecten in TETRA bedraagt 92,5% van de aanvaarde begroting van het project. De cofinanciering bedraagt minstens 7,5% van de aanvaarde begroting van het project. De cofinanciering is afkomstig vanuit private middelen van leden van de gebruikersgroep of van ondernemingen uit de brede doelgroep via hun deelname aan activiteiten.

9

De projectaanvraag voorziet een cofinancieringsplan. Dit bestaat enerzijds uit een indicatie van de cash bijdrage van ondernemingen uit de gebruikersgroep en anderzijds uit een indicatie van ‘andere’ inkomsten via deelname van ondernemingen aan activiteiten. Het is mogelijk dat er een gedeelte van de cofinanciering gebeurt via diensten of levering van goederen door de leden van de gebruikersgroep als dit duidelijk zichtbaar is in de projectbegroting (reële kost, relevant voor het project) en als deze cofinanciering ondubbelzinnig kan aangetoond worden in de boekhouding van de aanvragers en in de boekhouding van de onderneming in kwestie. Hierbij moeten de geldende regels inzake BTW gerespecteerd worden. Het cofinancieringsplan is een element van evaluatie. De hoofdaanvrager vordert de bijdragen en toont via de eindverslaggeving aan dat er voldoende cofinanciering is. Bij het niet bereiken van de vereiste cofinanciering zal IWT de subsidie pro rata herzien. Indien de cofinanciering hoger is dan 7,5% kan de hoofdvrager opteren voor een lagere vraag naar subsidie, het terugbetalen van de leden van de gebruikersgroep (pro rata van hun inbreng) en/of mits goedkeuring van de leden van de gebruikersgroep de middelen inzetten voor extra taken in het lopende project (bv. activiteitein in het kader van de valorisatie die niet subsidiabel zijn).

2.6.

Gebruik van de resultaten

2.6.1. Wettelijke kader Projecten die gesubsidieerd worden in het kader van TETRA moeten voldoen aan de Europese wetgeving inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (EC 2006/C323/01) en aan het Reglementair Besluit voor TETRA (B.S. 27/10/2004 en aanpassingen B.S. 12/12/2008). De voorgenoemde bepalingen blijven geldig tijdens en na het project. De overeenkomst expliciteert deze bepalingen en ook de afspraken via het Reglement van Orde en Samenwerkingsovereenkomsten tussen uitvoerders moeten deze principes respecteren.

2.6.2. Eigendomsrechten, Valorisatie en Kennisverspreiding Het projectconsortium is de enige eigenaar van de resultaten van het onderzoek en heeft de plicht om projectresultaten te verspreiden en over te dragen naar ondernemingen op marktconforme wijzen en zonder exclusieve rechten. Elk geïnteresseerd bedrijf of organisatie in de Europese Gemeenschap kan, op gelijke basis, een exploitatierecht kopen. Het projectconsortium ontvangt hiervoor een marktconforme vergoeding. Deze vergoeding is gelijk voor alle bedrijven in de Europese Gemeenschap, inclusief de leden van de gebruikersgroep. De leden van de gebruikersgroep kunnen reeds betaald bijdragen ter cofinanciering in mindering brengen. De inkomsten uit deze overdracht moeten door de projectaanvragers terug geïnvesteerd worden in de primaire, vrije, activiteiten van de hogeschool of universiteit of onderzoeksorganisatie (vrij onderzoek en onderwijs). Hiervoor is het belangrijk dat de gescheiden interne boekhouding bestaat om deze activiteiten te scheiden van economische activiteiten. Aandachtspunten hierbij zijn dat de marktconforme vergoeding en verbod op exclusieve overdracht geldt voor elke transfer, ongeacht of de transfer gebeurt naar een bestaand bedrijf of (een nog op te richten) spin-off van de hogeschool of universiteit. Elke projectaanvraag dient aan te geven welke eigendomsrechten er reeds bestaan (op de technologie en kennis die omgezet wordt in applicaties) en hoe de afspraken kunnen zijn met de ondernemingen bij verdere valorisatie van de projectresultaten van het TETRA project. Projecten waar IPR-afspraken een te grote belemmering vormt voor de brede kennisverspreiding of ruime benutting van de resultaten krijgen in de selectie een uitsluitingscore. De overdracht van projectresultaten aan marktconforme voorwaarden is niet alleen geldig voor directe transfer, maar ook voor transfer via dienstverlening van de hogeschool of universiteit. Bij dergelijke dienstverlening moet de kost van het TETRA project in rekening gebracht worden zodat er geen oneerlijke concurrentie bestaat met commerciële dienstverleners. Wanneer de valorisatie van de projectresultaten zal gebeuren via dienstverlening, is het aangewezen dat de bestaande spelers in de markt betrokken worden in de gebruikersgroep. Indien de aanvragers dit onvoldoende in rekening brengen, kan het IWT dit opleggen als voorwaarde tot subsidie.

10

Het projectconsortium stelt (na steuntoezegging) een samenwerkingsovereenkomst op. Deze regelt de (mede-) eigendom van de projectresultaten en de gebruiksrechten op de achtergrondkennis. Deze regeling dient in overeenstemming te zijn met de hierboven vermelde wetgeving en met de decreten en de uitvoerende besluiten betreffende de opdrachten van onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening van de universiteiten of de hogescholen. De samenwerkingsovereenkomst moet goedgekeurd worden door het IWT. Indien opportuun voor de brede verspreiding en marktconforme overdracht van de kennis, kunnen de leden van het projectconsortium projectresultaten beschermen via octrooien. In dit geval en bij overdracht van rechten naar een spin-off of andere organisatie van kennisbeheer moet steeds contact opgenomen te worden met het IWT om aan te tonen dat dit geen belemmering vormt voor de ruime valorisatieplicht. De projectleider voorziet bij de start van het project een publieke samenvatting van het project op het innovatienetwerk (www.innovatienetwerk.be) en past deze samenvatting op het einde van het project aan. Bedrijven in Vlaanderen en Europa worden op die manier op de hoogte gebracht van lopende en afgesloten projecten.

3.

BEHANDELING PROJECTAANVRAAG

3.1.

Timing

3.2.

Ontvankelijkheid Na de indiening gaat het IWT na of de projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn aan de hand van de volgende criteria: 

Indiening ten laatste op de uiterste indieningsdatum



De hoofdaanvrager is een Vlaamse instelling van hoger onderwijs (hogeschool of universiteit). De mede-aanvragers zijn Vlaamse hogescholen of universiteiten of onderzoeksorganisaties. Er is een aantoonbare relatie tussen het project en de opleidingen van de betrokken hogescholen en universiteiten. Voor 2-jarige projecten is er hiervoor minstens 1 leverbaarheid voorzien. De aanvrager(s) van een voorbereidingsproject zijn onderzoeksgroepen verbonden aan een professionele bacheloropleiding van een Vlaamse hogeschool.



Alle rubrieken, zoals voorzien in de aanvraagtemplate zijn ingevuld, de nodige verklaringen zijn ondertekend door de aanvragers, het projectvoorstel is Nederlandstalig en de projectbeschrijving overschrijdt het maximaal aantal bladzijden niet.



Het project voldoet aan de geldende normen voor minimale en maximale begroting (totale begroting en specifieke beperkingen voor onderaannemers en onderzoeksorganisaties). De projectduur is 2 jaar voor een TETRA project en 1 jaar voor een voorbereidingsproject.

11



De projectresultaten zijn niet exclusief voor de primaire sector (land -en tuinbouw en distributie van land-en tuinbouwproducten), bij projecten die zich zowel richten op de primaire sector als de verwerkende industrie of toeleveranciers is de doelgroep van deze verwerkende industrie of toeleveranciers goed omschreven en aanwezig in de gebruikersgroep.



Het project voorziet in een gebruikersgroep met Vlaamse bedrijven en social profit ondernemingen die nodig zijn voor de uitvoering van het project en/of bij de valorisatie van de projectresultaten, die bereid zijn om deel te nemen en te cofinancieren. Voor elk van de gekozen bedrijven is gemotiveerd wat hun reden tot deelname in de gebruikersgroep is.



Specifiek voor projectaanvragen die een (gedeeltelijke) herindiening zijn van een project dat bij een vorige oproep niet gesteund werd, geldt dat de opmerkingen van de deskundigen en het IWT ten gronde verwerkt zijn in de vernieuwde aanvraag.

De hoofdaanvrager ontvangt een bericht van de (on)ontvankelijkheid van zijn aanvraag. De projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. IWT kan contact opnemen met de aanvrager tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag

3.3.

Evaluatie

3.3.1. Evaluatieproces Nadat de projectaanvraag ontvankelijk verklaard is, kan de IWT adviseur contact opnemen om (punctuele) ontbrekende informatie op te vragen. Dit contact heeft vooral tot doel om ervoor te zorgen dat alle nodige informatie voor verdere evaluatie voorzien is. Het is niet de bedoeling dat een minder goed uitgewerkt projectvoorstel verder kan afgewerkt worden in deze fase van de evaluatie noch dat de focus en werkplanning van het project gewijzigd wordt. In functie van de aard van de ontbrekende elementen gebeurt dit per telefoon of via een vergadering op het IWT. De periode van deze contactmomenten wordt aangegeven in het oproepdocument. Er wordt tijdig ingegaan op deze vraag van het IWT. Indien nodig en relevant voor de verdere evaluatie, kan bijkomende informatie toegevoegd worden. Hiervoor worden maximaal 10 werkdagen voorzien. De bijkomende tekst is beperkt in omvang en zal als bijlage aan het origineel doorgestuurd worden naar de externe deskundigen. De aanvragen worden beoordeeld door het IWT met advies van externe deskundigen. Bij de samenstelling van de colleges van deskundigen, zal het IWT instaan voor een optimale samenstelling en er rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt. Gemiddeld nemen een vijftal deskundigen deel aan een college, waarvan de meerderheid bedrijfservaring heeft. Zowel het IWT personeel, de externe deskundigen als de leden van de Raad van Bestuur van het IWT verbinden zich ertoe de informatie over elk project vertrouwelijk te behandelen tijdens het evaluatieproces, en geen gegevens mee te delen aan derden of aan te wenden ten voordele van zichzelf. De deskundigen leveren hun individueel advies aan het IWT als basis voor de discussies op het college waarop de projecten besproken worden. Na afloop van de discussie op het college wordt door hen een consensus-advies opgemaakt voor het IWT. Op basis van de beschikbare informatie en het advies van de externe deskundigen, wordt door de Raad van Bestuur van IWT een beslissing genomen over de omvang en de aard van de steun alsmede over de bijzondere voorwaarden en modaliteiten ervan. Onafhankelijk van de evaluatieprocedure kan de Raad van Bestuur een negatieve beslissing nemen of aanvullende voorwaarden stellen op basis van het niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid of niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving). Bij de selectie kan de Raad van Bestuur van het IWT rekening houden met de complementariteit van de projecten onderling en met de voldoende spreiding over sectoren en technologiedomeinen heen. Dit teneinde een voldoende diversiteit te bewerkstelligen in het gesteunde portfolio.

12

3.3.2. Criteria voor TETRA projecten De projecten worden door de deskundigen geëvalueerd op 2 dimensies, enerzijds de projectkenmerken (wat en waarom) en anderzijds de kwaliteit van de projectuitvoering (hoe en wie). Bij de beoordeling van de PROJECTKENMERKEN wordt met volgende criteria rekening gehouden: 1. Relevantie van het project voor TETRA Er wordt bepaald of het INNOVATIEDOEL duidelijk is en of er relevante meetbare en concrete PROJECTRESULTATEN (leverbaarheden) voorzien zijn. Daarnaast dient dit criterium ook om te meten hoe goed het project past als TETRA project. Projecten die niet aansluiten bij de absorptiecapaciteit van de beoogde doelgroep of projecten waarbij vastgesteld wordt dat het merendeel van de doelgroep reeds over de kennis beschikt, komen niet voor subsidie in aanmerking. Projecten die interdisciplinair zijn, kunnen een pluspunt krijgen. 2. Collectief karakter van het project De GROOTTE VAN DE DOELGROEP IN VLAANDEREN wordt geëvalueerd en er wordt gecheckt of het project een OPEN KARAKTER heeft. Hiervoor wordt er rekening gehouden met het aandeel en type ondernemingen die effectief bereikt worden door het project. Er wordt voorrang gegeven aan nietR&D intensieve bedrijven en ondernemingen uit de social profit t.o.v. R&D intensieve kmo’s, grote bedrijven en buitenlandse ondernemingen. Als het aandeel bedrijven die rechtstreeks baat hebben bij het project te beperkt is, of als het project teveel gericht is op de individuele noden van één of een beperkt aantal bedrijven, komt het project niet voor subsidie in aanmerking. 3. Complementariteit met andere onderzoeksactiviteiten en/of subsidies Dit criterium evalueert de MEERWAARDE van het project. Er wordt zowel gezocht naar de meerwaarde van het project t.o.v. ander gesubsidieerd (collectief) onderzoek, als naar de meerwaarde van het project voor de onderzoeksgroep (synergie met ander onderzoek). Een ander belangrijk aspect is dat er nagegaan wordt of het project geen risico vormt op MARKTVERSTORING t.o.v. commerciële (kennis)aanbieders. Indien het project past in internationale aanvraag kan een pluspunt toegekend worden. Projecten die gericht zijn op belangenverdediging of op beleidsondersteunend onderzoek komen niet voor subsidie in aanmerking. 4. Impact op het innovatiepotentieel van de doelgroep Hier wordt de NIEUWHEID van de methodologie of technologie beoordeeld. Het is niet de bedoeling dat er nieuwe kennis gegenereerd wordt, maar de kennis op zich moet minstens nieuw zijn voor de doelgroep. Een ander element om onderscheid te maken tussen projecten is de evaluatie in welke mate de doelgroepbedrijven INNOVATIEVER worden door het project. Projecten die achterlopen op de stand der techniek of een ‘me too’ project zijn van ander (lopend) onderzoek komen niet voor subsidie in aanmerking. 5. Potentiële economische impact voor de doelgroep In dit criterium wordt ingeschat hoe groot het ECONOMISCH POTENTIEEL kan zijn van het project. Basis hiervoor zijn de eerste ramingen die in het projectvoorstel uitgewerkt zijn, mede in samenspraak met de bedrijven van de doelgroep. Projecten die op geen enkele wijze een economische relevantie voor bedrijven kunnen aantonen, komen niet voor subsidie in aanmerking. Indien de valorisatie van het project teveel gehinderd wordt door externe factoren zoals (te) sterke concurrentie in de markt, wetgeving, langdurige testen en registratie-procedures, dure investeringen, enz. komt het project niet voor subsidie in aanmerking. 6. Duurzame technologische ontwikkeling DTO wordt pas gescoord als de aanvrager(s) een gemotiveerde aanvraag hebben hiervoor. Deze moet voldoende en realistisch gekwantificeerd zijn. Een pluspunt kan toegekend worden als de beoogde milieuwinst voldoende hoog is om de projectkost te verantwoorden en als er geen uitsluitingsscore werd gegeven op één van voorgaande criteria.

13

Bij de beoordeling van de ‘KWALITEIT VAN DE PROJECTUITVOERING’ wordt met volgende criteria rekening gehouden. Indien de scores op de eerste dimensie (projectkenmerken) onvoldoende zijn, is het mogelijk dat deze as niet meer in detail gescoord wordt. 1. Competentie, kwaliteit van de samenwerking (indien voorzien) en track record In dit criterium wordt nagegaan of de uitvoerders beschikken over de juiste/vereiste EXPERTISE voor het welslagen van het project. Indien van toepassing wordt nagegaan of voorafgaande projecten van (één van de) aanvragers relevante kennis hebben opgeleverd en ruim verspreid werden met concrete innovaties bij ondernemingen. Wanneer er SAMENWERKING voorzien is, wordt de relevantie van deze samenwerking geëvalueerd. 2. Betrokkenheid van de doelgroep (via de gebruikersgroep) Dit criterium evalueert de kwaliteit van de SAMENSTELLING VAN DE GEBRUIKERSGROEP en de BETROKKENHEID van de leden. Het cofinancieringsplan en het engagement van leden van de gebruikersgroep om na afloop van het project de resultaten effectief te gaan gebruiken is een onderdeel van deze evaluatie. 3. Kwaliteit van het werkplan (inclusief value for money) In dit criterium wordt nagegaan of de voorgestelde AANPAK voldoende uitgewerkt, relevant en haalbaar is. Een belangrijk aspect is dat de aanpak bijdraagt tot de realisatie van de projectdoelstellingen (niet meer en niet minder) en dat er een EVENWICHTIGE KEUZE IN ACTIVITEITEN is (onderzoeksactiviteiten vs. valorisatie-activiteiten). Het project moet een beperkte set van leverbaarheden en KPI’s bevatten die een goede projectopvolging mogelijk maken. Het gevraagde BUDGET dient voldoende verantwoord en in lijn te zijn met de beoogde projectresultaten. In dit criterium komt ook de verantwoording van alle werkingskosten en deze van de (grote) onderaannemer(s) meegenomen. 4. Kwaliteit van de valorisatie-aanpak Dit criterium evalueert de kwaliteit van de valorisatie-aanpak. Belangrijk aspect hierbij is de AARD VAN DE VALORISATIE ACTIVITEITEN en de relevantie ervan voor verdere verspreiding naar de brede doelgroep. Er wordt nagegaan of er een doordacht plan van aanpak is om de projectresultaten te valoriseren bij ondernemingen en via het onderwijs. Projecten waarbij de valorisatie beperkt is tot kennisverspreiding (seminaries en publicaties) komen niet voor subsidie in aanmerking.

3.3.3. Criteria voor de voorbereidingsprojecten De voorbereidingsprojecten worden geëvalueerd aan de hand van een vereenvoudigd rooster. In analogie wordt er een dimensie ‘projectkenmerken’ en een dimensie ‘kwaliteit van de projectuitvoering voorzien’. Bij de beoordeling van de PROJECTKENMERKEN wordt met volgende criteria rekening gehouden: 1. Relevantie van het voorbereidingsproject voor TETRA Er wordt bevraagd of er voldoende motivatie is voor een voorbereidingsproject voor TETRA. Het INNOVATIEDOEL van het toekomstig TETRA project moet al in grote lijnen beschreven zijn en dit moet passen als TETRA-onderwerp. Er moet voldoende aangetoond worden wat nog onbekend is om een goede aanvraag uit te werken. Dit moet substantieel zijn om een project van 1 jaar te verantwoorden. 2. Potentieel op een breed bereik in Vlaanderen De deskundigen schatten in wat de kans is dat er een grote doelgroep in Vlaanderen bestaat en wat de kans is dat er voldoende bedrijven en social profit ondernemingen en cofinanciering van het 2-jarige TETRA project. Ze baseren zich hiervoor o.a. op hetgeen hierover beschreven is in het projectvoorstel. Projecten waarbij nog geen enkel bedrijf of social profit onderneming interesse toonde voor een toekomstig TETRA project komen niet in aanmerking voor subsidie.

14

3. Potentiële impact op deze doelgroep Er wordt ingeschat of het innovatiepotentieel, potentieel op economische en ecologische impact van het toekomstig project groot genoeg kan zijn om een TETRA project te verantwoorden. Basis hiervoor is de eerste grove inschatting door de aanvragers, beschreven in het projectvoorstel. Bij de beoordeling van de ‘KWALITEIT VAN DE PROJECTUITVOERING’ wordt met volgende criteria rekening gehouden. Indien de scores op de eerste dimensie (projectkenmerken) onvoldoende zijn, is het mogelijk dat deze as niet meer in detail gescoord wordt. 1. Kwaliteit van het werkplan Bij de evaluatie van het werkplan wordt nagegaan of de voorziene taken aansluiten bij de doelstelling om een goed 2-jarige TETRA project uit te werken. Deze taken moeten dienen om partners te zoeken, de doelgroep te bevragen en om de casestudies uit te werken. Een aantal taken i.v.m. de (technologie)verkenning kunnen aan bod komen zolang dit niet de hoofdmoot van het werkplan is. 2. Competentie en expertise van de uitvoerders Hierbij is het belangrijk dat aangetoond wordt dat de uitvoerders voldoende ervaren zijn om met bedrijfsleiders en managers van social profit ondernemingen in dialoog te gaan.

3.3.4. Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. In het geval het project positief gerangschikt wordt en voor steun in aanmerking komt, wordt een brief van beslissing opgemaakt waarin een aantal zaken opgelijst worden die in orde gebracht moeten worden, voordat de IWT-overeenkomst kan opgemaakt worden. Hieraan moet voldaan zijn ten laatste op de datum vermeld in de brief van beslissing; zoniet vervalt het recht op subsidie. In het geval van een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij IWT- ingediend worden. De vraag tot herziening moet gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare argumenten, zoals concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd. De aanvragers kunnen ten allen tijde een nabespreking aanvragen bij de programmacoördinator. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door IWT kan daarover schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld.

4.

Uitvoering en Opvolging

4.1.

Overeenkomsten IWT-overeenkomst Er wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het IWT en de projectaanvrager(s). De IWTovereenkomst bestaat uit 2 delen: 1. De algemene voorwaarden, consulteerbaar (Algemene_IWT_voorwaarden_feb2010.pdf )

op

de

IWT-website

2. De projectspecifieke voorwaarden, dit deel wordt opgestuurd naar de projectleider en wordt ondertekend door elke ‘partij’, hiermee komt de IWT-overeenkomst tot stand (en worden ook de Algemene Voorwaarden aanvaard). Samenwerkingsovereenkomst Indien er meerdere partijen samenwerken, wordt een overeenkomst tussen de projectaanvragers opgemaakt die minimaal en op voldoende wijze de praktische samenwerking regelt, evenals de afspraken inzake de eigendom en valorisatie van de onderzoeksresultaten. Deze overeenkomst dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het IWT.

15

4.2.

Afspraken met de gebruikersgroep en peters De taken en werking van de gebruikersgroep, en de rechten en plichten van de leden ervan worden opgenomen in een afsprakendocument, dat door elk effectief lid van de gebruikersgroep moet worden ondertekend. IWT stelt een standaard document voor. (zie ‘Reglement van Orde’ op IWTwebsite) Het projectconsortium kan een afwijkend afsprakendocument ter goedkeuring voorleggen aan IWT. In het bijzonder vermeldt dit document de verantwoordelijkheden en rechten van de gebruikersgroep, als ‘klankbord’ voor de opvolging van de projectvooruitgang en rapportering, samenstelling en praktische werking, IPR en deontologische aspecten (confidentialiteit, gebruik van projectresultaten e.d.) en latere valorisatie van de projectresultaten.De peter(s) en/of meter(s) tekenen hetzelfde document. Zij hoeven zich niet bereid te verklaren tot cofinanciering. De projectleider dient binnen de 4 maanden na verzending van de IWT-overeenkomst in het bezit te zijn van alle ondertekende reglementen van orde en dient hiervoor een verklaring in bij IWT.

4.3.

Projectopvolging, uitbetaling en monitoring De modaliteiten voor de uitvoering en opvolging van TETRA projecten worden beschreven in een toelichtingsdocument, beschikbaar op de website. De opvolging is in hoofdzaak gericht op de resultaten en werd uitgewerkt om de administratieve last zo beperkt mogelijk te houden. De projectopvolging wordt geobjectiveerd via de projectleverbaarheden en (K)ey (P)erformance (I)ndicators. Op deze manier wenst IWT te beschikken over meetbare gegevens om de performantie van de projecten en de performantie van het programma te monitoren. Er is een toelichtingsdocument beschikbaar om de KPI’s op te stellen. In de aanvraagtemplate wordt de lijst voorzien van mogelijke categorieën van leverbaarheden. Om na te gaan hoe het project verloopt, is er voorzien in zesmaandelijkse rapportering over de uitvoering (projectbarometer). De interactie met de gebruikersgroep wordt geregistreerd. Jaarlijks wordt dit aangevuld met een prestatietabel (in functie van type activiteiten) en status van leverbaarheden en KPI’s. Een belangrijk element bij de evaluatie van dit voortgangsverslag is de rapportering van de interactie met de gebruikersgroep. De IWT projectadviseur wordt uitgenodigd voor elke vergadering met de gebruikersgroep en ontvangt ook het verslag van de vergadering. Voor internationale aanvragen die langer duren dan 2 jaar, wordt na 2 jaar een tussentijdse verslag geleverd dat de basis vormt voor de tussentijdse evaluatie, waarbij beslist wordt over het al dan niet verderzetten van het project en de eventuele (budget)bijsturingen. Als omstreeks dit tijdstip een belangrijke mijlpaal voorzien is, wordt hiermee rekening gehouden. Na afloop van het project is er een belangrijk evaluatiemoment, gekoppeld aan een inhoudelijke en financiële verslaggeving. Op basis van het eindverslag en financieel verslag bepaalt IWT finaal de subsidie. Deze is maximaal het origineel toegekend bedrag. Eén jaar na afloop van het project wordt een valorisatiefiche opgevraagd. De uitbetaling van de subsidie gebeurt via voorschotten. De uitbetaalbaarheid van de subsidie en de voorschotten wordt afhankelijk gesteld van enkele leverbaarheden zoals voorzien in de IWTovereenkomst.

5.

MEER INFO Alle documenten gerelateerd aan het indienen van een aanvraag en opvolging van een project in TETRA zijn beschikbaar op de website van IWT (www.iwt.be/subsidies/tetra/documenten ).

5.1.

Voorbespreking Vooraleer een aanvraag op te stellen en in te dienen kan een voorbespreking aangevraagd worden. Tijdens een voorbespreking kan advies gegeven worden over o.a. de aanvaardbare kosten, de selectiecriteria in functie van een enkele concrete vragen , de mogelijke samenwerking met derden, enz. Aanvragen tot voorbespreking worden aangevraagd via de IWT-website, met een samenvatting van het voorstel en de vragen. IWT voorziet in infosessies op verschillende locaties en dagen.

16

Aansluitend aan deze infosessies worden individuele voorbesprekingen voorzien. Meer informatie hierover is terug te vinden in het oproepdocument en de IWT-website. Het is de bedoeling dat iedereen die een individuele voorbespreking wenst, aansluit bij één van deze infosessies. De individuele voorbespreking behandelt geen ‘algemene’ vragen over TETRA en wordt beperkt tot ca. 1/2h.

5.2.

EraNet projecten - CORNET IWT is als partner actief in verschillende EraNet projecten. In het kader van TETRA is CORNET van belang. CORNET situeert zich op het vlak van de bevordering van internationale netwerking en samenwerking rond collectief onderzoek. Binnen CORNET zijn er twee oproepen per jaar, deze worden gepubliceerd op de website www.cornet-era.net . Vlaamse partners kunnen met een TETRA project of met een VIS-CO project deelnemen in CORNET. Om deel te nemen zijn er minstens 2 partners uit de deelnemende landen vereist. Zowel de internationale aanvraag ‘CORNET’ en een Vlaams addendum, die de elementen bevat die noodzakelijk zijn voor het bepalen van het nut en de toegevoegde waarde voor Vlaanderen, dienen ingevuld te worden. Aanvragen binnen CORNET doorlopen een andere evaluatieprocedure dan aanvragen binnen TETRA.

6.

AANVRAAG Jaarlijks is er een oproepdocument met beschrijving van de modaliteiten van de indiening van de aanvraag. De aanvraag wordt opgemaakt volgens de indeling voorzien in de aanvraagtemplate. De aanvraag is samengesteld uit 4 delen. (1) De projectidentificatie (met invulmogelijkheden voor elke partner in het project), ondertekend door de partners (ingescande versie bij elektronische indiening), (2) de projectbeschrijving (met maximaal aantal bladzijden !), (3) de projectbegroting (verplichte invulling via Excel-file op website) en (4) verplichte bijlagen zoals offertes voor onderaannemingen vanaf 8.500 EUR.

7.

DEFINITIES EN BEGRIPPEN In dit hoofdstuk worden een aantal begrippen toegelicht. TETRA / TETRA-Besluit: Besluit van de Vlaamse Regering houdende de oprichting van een programma voor de bevordering van technologietransfer door instellingen van hoger onderwijs. Gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 27 oktober 2007, aanpassingen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 12 december 2008. Technologie: Alle processen, acties, methodes en technieken die nodig zijn om wetenschappelijke kennis te vertalen in nuttige, bruikbare concepten. Dit betekent dat ook economische, ontwerp- en andere processen in aanmerking komen voor technologietransfer. Vlaamse Instelling van hoger onderwijs: Vlaamse hogeschool of Vlaamse universiteit cf. decreet van 4 april 2003 (herstructurering van het hoger onderwijs) en wijzigingen. Onderzoeksorganisatie: entiteit die zich in hoofdzaak bezig houdt met onderzoek en het verspreiden van de resultaten van het onderzoek door middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht; alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die activiteiten; in de verspreiding ervan of in het onderwijs. Ondernemingen die invloed over een dergelijke organisatie kunnen uitoefenen (aandeelhouders of leden) genieten geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit of tot resultaten van het onderzoek. (definitie cf. Communautaire Kaderregeling inzake staatssubsidie voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie 2006/C 323/01) Economische activiteiten van een onderzoeksorganisatie: contractonderzoek in opdracht van het bedrijfsleven, het verhuren van onderzoeksinfrastructuur en consultancy activiteiten Kleine of middelgrote onderneming (KMO): een onderneming die voldoet aan de volgende voorwaarden (geldend voor het jaar voordat de aanvraag ingediend wordt):

17



in de onderneming werken gemiddeld niet meer dan 250 personen voltijds (of equivalenten) tijdens het kalenderjaar dat voorafgaat aan dat waarin de tegemoetkoming wordt aangevraagd;



de onderneming realiseert in het kalenderjaar dat voorafgaat aan dat waarin de tegemoetkoming wordt aangevraagd een omzet, exclusief BTW en accijnzen, van minder dan 50 miljoen euro of een balanstotaal van minder dan 43 miljoen euro;



niet meer dan 25% van het kapitaal van de onderneming is rechtstreeks of onrechtstreeks in het bezit van één of meerdere ondernemingen die zelf niet aan de definitie van kleine of middelgrote onderneming voldoen, met uitzondering van publieke investeringsmaatschappijen, participatiemaatschappijen of, als er geen controle wordt uitgeoefend, institutionele beleggers.

Land- en tuinbouwbedrijven: tuinbouwactiviteit uitoefent.

elke

natuurlijke

of

rechtspersoon

die

een

land-en/of

Social profit onderneming: In de definitie die gehanteerd wordt voor TETRA zijn dit zijn ondernemingen die zich ten dienste stellen van mens en maatschappij. Deze ondernemingen moeten kunnen aantonen dat ze (gedeeltelijk) gefinancierd worden met private (markt)middelen. Ze oefenen economische activiteiten uit, wat betekent dat hun diensten aangeboden worden in een vrije markt en er een marktvergoeding betaald wordt voor die diensten. Dit betekent dat overheidsorganisaties (bv. steden en gemeenten, overheidsagentschappen) niet in aanmerking komen als enige doelgroep voor een TETRA project. Dit geldt ook voor organisaties die een dienst van algemeen belang aanbieden op de markt waardoor ze niet opereren in een vrije markt (bv. drinkwatervoorziening, justitie, onderwijs, …). Deze organisaties zijn wel welkom als lid van de gebruikersgroep en kunnen ook projectresultaten gebruiken. Organisaties die wel in aanmerking komen als primaire (en enige) doelgroep zijn social profit ondernemingen uit de gezondheidszorg (ziekenhuizen, thuisverpleging,…), welzijnssector (zorg voor personen met een handicap, kinderopvang, ouderenzorg,…) ondernemingen uit de socio-culturele sector (sport, toerisme, cultuur, …), verenigingen met een milieudoelstelling, enz. Marktconforme voorwaarden: Het leveren van een dienst (of exploitatierechten) gebeurt aan marktprijs (gebaseerd op de gemiddelde prijs van vergelijkbare commercieel beschikbare diensten. Indien er geen marktprijs is worden de volledige kosten (inclusief ‘afschrijving’ van het onderzoek zelf) en een redelijke winstmarge in rekening gebracht. VIS-organisatie: Vlaams Innovatie Samenwerkingsverband 

ofwel een consortium van bedrijven, waarbij er minimaal 10 bedrijven formeel lid zijn



ofwel een organisatie die kan optreden namens een groep van bedrijven zoals vb. een beroepsfederatie of een specifieke belangenvereniging



een collectief centrum dat volgens het VIS-besluit (juli 2006)als VIS erkend is



ofwel een combinatie van voorgaande

Valorisatie: transfer van onderzoeksresultaten in economische activiteiten waarbij de doelgroepondernemingen een positief effect bekomen op groei, omzet, tewerkstelling, investeringen en winsten Verspreiding: kennistransfer van onderzoeksresultaten via publieke kanalen (publicaties, websites, seminaries, ....) VIN (Vlaams Innovatie Netwerk): een netwerk van intermediaire organisaties en kenniscentra die actief zijn op het vlak van innovatie-ondersteuning, gecoördineerd door het IWT. Meer informatie via www.innovatienetwerk.be

18