Handleiding Extranet

Handleiding Extranet Tolken

20-1-2015 Concorde Group Peter Nitschke, Karina van Stralen Versie 1.3

Inhoud Opbouw van het nieuwe Extranet ........................................................................................ 4 Homepagina ............................................................................................................................ 5 Beschikbaarheid ad hoc tolken ......................................................................................... 5 Beschikbaarheid - stap voor stap .................................................................................. 6 Tarievenlijst ad-hoctolkdiensten ......................................................................................... 6 Ad-hoctarieven aanpassen - stap voor stap ............................................................... 7 Informatievenster ................................................................................................................. 7 Aan te nemen opdrachten ................................................................................................ 7 Tolkdienst accepteren - stap voor stap ........................................................................ 8 Tolkdienst afwijzen - stap voor stap................................................................................ 9 Meer details - stap voor stap .......................................................................................... 9 Aangenomen opdrachten ............................................................................................... 10 Tolkdienst annuleren - stap voor stap .......................................................................... 10 Tolk ........................................................................................................................................... 12 Tabblad – Aan te nemen .................................................................................................. 12 Tabblad – Aangenomen................................................................................................... 12 Tabblad – Historie ............................................................................................................... 13 Tabblad – Factuur .............................................................................................................. 13 Vertaal – oude versie Extranet ............................................................................................. 13 Vertaalfactuur – oude versie Extranet ................................................................................ 13 Profiel ....................................................................................................................................... 13 Beschikbaarheid ................................................................................................................. 14 Afwezigheid aangeven – stap voor stap .................................................................... 14 Persoonlijke gegevens ....................................................................................................... 14 Pagina 2 van 17

Bedrijfsgegevens ................................................................................................................ 14 Persoonlijke gegevens en bedrijfsgegevens wijzigen – stap voor stap .................. 14 Dossier .................................................................................................................................. 15 Account ............................................................................................................................... 15 Wachtwoord aanpassen – stap voor stap ................................................................. 15 Gebruikersnaam aanpassen – stap voor stap ........................................................... 16 Uitloggen ................................................................................................................................. 16

Pagina 3 van 17

Opbouw van het nieuwe Extranet Op de homepagina van het nieuwe Concorde Extranet ziet u in één oogopslag de meest belangrijke functies. Bovenin elke pagina vindt u het hoofdmenu. Een aantal pagina’s is onderverdeeld in meerdere tabbladen. Elke pagina is opgebouwd uit een aantal bouwstenen genaamd widgets. Deze widgets zijn de primaire bouwstenen van moderne communicatiemiddelen zoals smartphones en tablets. Hierdoor is het nieuwe Extranet perfect afgestemd hierop. Elke widget is herkenbaar door zijn blauwe titelbalk en heeft een eigen functionaliteit.

Pagina 4 van 17

Homepagina

Op de homepagina ziet u onder andere het Dashboard met de volgende mogelijkheden.

Beschikbaarheid ad hoc tolken U kunt zich hier beschikbaar stellen voor ad hoc telefonische opdrachten door het aanvinken van: “Ik ben momenteel beschikbaar”. Er wordt hierdoor een tarievenscherm zichtbaar waar u uw tarieven voor de beschikbare periode kunt vastleggen. Voor uitleg hierover zie het onderwerp “Tarieven” hieronder. Vervolgens geeft u aan tot hoe laat u beschikbaar bent (kan voor de aankomende 24 uur) en op welk telefoonnummer. Klik op “Opslaan” om uw beschikbaarheid te bevestigen. Pagina 5 van 17

Concorde nodigt in eerste instantie tolken uit die zich via Extranet beschikbaar hebben gesteld. Een accurate beschikbaarheid is direct van invloed op het aantal opdrachten dat u krijgt aangeboden.

Beschikbaarheid - stap voor stap Volg de volgende stappen om uw beschikbaarheid voor ad-hoctolkdiensten in te stellen: 1. Kies de tijd tot wanneer u beschikbaar bent door op het klokje te klikken en een tijd te selecteren uit de uitklapmenu. 2. Klik vervolgens op Opslaan.

Tarievenlijst ad-hoctolkdiensten Door het aanvinken van “Ik ben momenteel beschikbaar” verschijnt een tarievenscherm waarin u direct uw tarieven kunt aanpassen voor ad hoc telefonische opdrachten. Vul bij “Huidig tarief” de tarieven in die u wilt hanteren voor de beschikbare periode. Bij elke klant dient één tarief ingevuld te worden per taal. Als u bijvoorbeeld voor de Politie (PLT) Engels tolkt, dan is het belangrijk dat het tarief voor Nederlands-Engels hetzelfde is als Engels-Nederlands. Door op “Opslaan” te klikken bevestigt u het ingevoerde tarief. Dit tarief dient minimaal 20 euro te zijn en kan maximaal het contracttarief zijn. Dit is het tarief dat u bij Concorde hebt opgegeven. Het contracttarief kunt u als vanouds 1 keer per maand wijzigen en gaat op de eerste werkdag van de opvolgende maand in. Voor het aanpassen van het contracttarief kunt een e-mail sturen naar [email protected]. In het midden van het tarievenscherm staat het “Gemiddelde tarief” van alle tolken die bij Concorde staan ingeschreven in de desbetreffende taal. Naast het kopje “Gemiddelde tarief” staat een ververs icoontje. Door hierop te klikken krijgt u het actuele gemiddelde tarief. Zodra de periode waarin u beschikbaar bent verstrijkt, wordt uw tarief automatisch teruggezet op uw contracttarief. Het contracttarief geldt ook wanneer u zich niet beschikbaar hebt gesteld, maar wel een ad hoc telefonische opdracht doet.

Pagina 6 van 17

Ad-hoctarieven aanpassen - stap voor stap Volg de volgende stappen om uw tarieven voor ad-hoctolkdiensten aan te passen: 1. Pas uw tarief aan door in de witte velden onder het kopje Huidig tarief te klikken en uw nieuwe tarief in te voeren. 2. Klik vervolgens op Opslaan.

Informatievenster In dit scherm verschijnen nieuwsberichten van Concorde over belangrijke actuele zaken.

Aan te nemen opdrachten Op de homepagina van het nieuwe Extranet ziet u een overzicht van de tolkopdrachten waarvoor u bent uitgenodigd. Op een zogenoemde projectkaart ziet u algemene informatie per opdracht. Met symbolen wordt een aantal eigenschappen van de tolkdienst aangegeven:   

Eén poppetje betekent dat u als enige bent uitgenodigd, Meerdere poppetjes betekent dat er meerdere tolken zijn uitgenodigd, Een zonnetje betekent dat u voorkeurstolk bent.

Pagina 7 van 17

Daarnaast ziet u op de projectkaart de datum, de begintijd, de eindtijd, de taalcombinatie, het projectnummer, de opdrachtgever en eventueel de locatie van de tolkdienst. Aan de kleur van de projectkaart kunt u zien of het om een tolkdienst op locatie gaat (groen), of dat het om een telefonische tolkdienst gaat (oranje). Op de projectkaart zit een knop waarmee u de opdracht meteen kunt accepteren. Door op het kruisje rechtsboven in de projectkaart te klikken, wijst u de dienst af. Wilt u meer informatie over het project, klikt u op de projectkaart en opent de projectkaart. Vervolgens ziet u meer informatie over het project, zoals de contactpersoon, de gespreksvoerder, de cliënt en het onderwerp. Door buiten de projectkaart te klikken krijgt u de verkorte versie hiervan weer te zien. Nadat u een opdracht heeft geaccepteerd, gaat deze naar het venster “Aangenomen opdrachten”. Door hier op het icoontje voor werkbriefje te klikken, wordt u doorgeleid naar het oude Extranet. Hier kunt u het werkbriefje inzien, invullen en printen. Wilt u een aangenomen dienst annuleren, kunt u dit via Extranet doen tot 48 uur voor aanvang van de dienst.

Tolkdienst accepteren - stap voor stap Volg de volgende stappen om een tolkdienst te accepteren: 1. Klik op de knop Accepteren.

2. De projectkaart wordt onmiddellijk verplaatst naar Aangenomen opdrachten.

Pagina 8 van 17

Tolkdienst afwijzen - stap voor stap Volg de volgende stappen om een tolkdienst af te wijzen: 1. Klik op het kruisje rechts bovenin de projectkaart.

2. Bevestig dat u de tolkdienst wilt afwijzen door op Ja te klikken.

Meer details - stap voor stap Volg de volgende stappen om meer details van een tolkdienst te zien: 1. Klik ergens binnen de projectkaart om alle informatie zichtbaar te maken.

Pagina 9 van 17

2. De projectkaart wordt opengevouwen en vervolgens is meer informatie te zien:

3. Om de projectkaart weer te sluiten, klikt u ergens buiten de projectkaart.

Aangenomen opdrachten Op de homepagina van het nieuwe Extranet ziet u een overzicht van de tolkopdrachten die u heeft aangenomen. Op de projectkaart ziet u de datum, de begintijd, de eindtijd, de taalcombinatie, het projectnummer, de opdrachtgever en eventueel de locatie van de tolkdienst. Aan de kleur van de projectkaart kunt u zien of het om een tolkdienst op locatie gaat (groen), of dat het om een telefonische tolkdienst gaat (oranje). Door bij een opdracht op locatie op de link “map” te klikken, krijgt u via Google Maps de locatie van de tolkdienst te zien. Wilt u meer informatie over het project, klikt u op de projectkaart en opent de projectkaart. Vervolgens ziet u meer informatie over het project, zoals de contactpersoon, de gespreksvoerder, de cliënt en het onderwerp. Door buiten de projectkaart te klikken krijgt u de verkorte versie hiervan weer te zien. Door in de projectkaart op het werkbriefje icoontje te klikken, wordt u doorgeleid naar het oude Extranet. Hier kunt u het werkbriefje inzien, invullen en printen. Wilt u een aangenomen dienst annuleren, kunt u dit via Extranet doen tot 48 uur voor aanvang van de dienst. Onder de knop “Tolk” in de menubalk vindt u een overzicht van de door u aan te nemen opdrachten, de opdrachten die u hebt aangenomen en uw historie. In uw historie ziet u een overzicht van de tolkdiensten die u de afgelopen maand hebt uitgevoerd.

Tolkdienst annuleren - stap voor stap Volg de volgende stappen om een aangenomen tolkdienst te annuleren:

Pagina 10 van 17

1. Ga naar Aangenomen opdrachten op de homepagina of in het tabblad Aangenomen op de Tolkpagina. 2. Klik op het kruisje rechtsboven in de projectkaart.

3. Klik op Ja om te bevestigen dat u de tolkdienst wilt annuleren.

4. Klik op het pijltje naast Reden van annuleren om het uitklapmenu te openen.

5. Kies een van de redenen uit het uitklapmenu door erop te klikken.

6. Typ eventueel aanvullende informatie in het veld Opmerkingen. Pagina 11 van 17

7. Klik op Annulering bevestigen.

Tolk Tabblad – Aan te nemen Hier staan alle nog aan te nemen tolkopdrachten. Zie de paragraaf “Aan te nemen opdrachten” voor meer informatie.

Tabblad – Aangenomen Hier staan alle aangenomen tolkopdrachten. Zie de paragraaf “Aangenomen opdrachten” voor meer informatie. Alle opdrachten die door de opdrachtgever zijn geannuleerd, staan in een aparte kolom.

Pagina 12 van 17

Tabblad – Historie Hier staan alle afgeronde projecten. Ook vindt u hier alle opdrachten die door de opdrachtgever zijn geannuleerd.

Tabblad – Factuur Dit gedeelte van het Extranet blijft voorlopig hetzelfde. U kunt terug naar het nieuwe Extranet door in uw internetbrowser naar de vorige pagina te gaan.

Vertaal – oude versie Extranet Dit gedeelte van het Extranet blijft voorlopig hetzelfde. U kunt terug naar het nieuwe Extranet door in uw internetbrowser naar de vorige pagina te gaan.

Vertaalfactuur – oude versie Extranet Dit gedeelte van het Extranet blijft voorlopig hetzelfde. U kunt terug naar het nieuwe Extranet door in uw internetbrowser naar de vorige pagina te gaan.

Profiel Onder de knop “Profiel” vindt u een overzicht van al uw persoonlijke informatie. Hier kunt u onder andere uw gegevens aanpassen en documenten uploaden die u aan uw dossier wilt toevoegen, zoals diploma’s en certificaten.

Pagina 13 van 17

Beschikbaarheid Hier kunt hier voor langere tijd aangeven dat u niet beschikbaar bent. In deze periode wordt u dan niet benaderd voor opdrachten. Mocht u tussentijds adhoctolkdiensten willen uitvoeren, dan kunt u de afwezigheid die u hier aangeeft tijdelijk overrulen door u op de homepagina beschikbaar te stellen voor ad hoc telefonische tolkdiensten.

Afwezigheid aangeven – stap voor stap 1. Ga naar het tabblad Persoonlijke gegevens in het hoofdmenu Profiel. 2. Vul uw afwezigheid in op de widget Beschikbaarheid. 3. Klik op Opslaan.

Persoonlijke gegevens U kunt hier uw persoonlijke gegevens beheren zoals uw naam, e-mailadres, en telefoonnummer.

Bedrijfsgegevens Vul hier uw bedrijfsgegevens in. Er zijn enige velden die u niet kunt wijzigen zoals uw tolknummer, maar ook uw postadres. Dit adres wordt gebruikt om uw locatie te bepalen voor tolkopdrachten op locatie. Indien u dit adres wilt aanpassen, stuur dan een e-mail naar ons resourcemanagement: [email protected].

Persoonlijke gegevens en bedrijfsgegevens wijzigen – stap voor stap 1. Ga naar het tabblad Persoonlijke gegevens in het hoofdmenu Profiel. 2. Wijzig de gewenste gegevens. 3. Klik op de knop Opslaan die u vindt onder de widget Bedrijfsgegevens.

Pagina 14 van 17

Dossier U kunt hier documenten uploaden zoals uw cv, diploma’s, VAR, VOG en andere relevante documenten voor uw persoonlijk dossier.

Account U kunt hier uw wachtwoord en gebruikersnaam aanpassen. Een wachtwoord dient minimaal uit acht tekens te bestaan, waarvan minimaal één kleine letter, één hoofdletter, een cijfer en één leesteken. U bevestigt uw nieuwe wachtwoord door op “Wachtwoord bijwerken” te klikken en uw nieuwe gebruikersnaam door te klikken op “Gebruikersnaam bijwerken”. Heeft u vragen over het nieuwe Extranet? Stuur dan een e-mail naar ons resourcemanagement: [email protected]

Wachtwoord aanpassen – stap voor stap 1. 2. 3. 4. 5.

Ga naar het tabblad Account in het hoofdmenu Profiel. Voer uw huidige wachtwoord in het eerste veld in. Voer uw nieuwe wachtwoord in het tweede veld in. Voer uw nieuwe wachtwoord ter bevestiging in het derde veld in. Klik op Wachtwoord bijwerken.

Pagina 15 van 17

Gebruikersnaam aanpassen – stap voor stap 1. 2. 3. 4.

Ga naar het tabblad Account in het hoofdmenu Profiel. Voer uw huidige gebruikersnaam in het eerste veld in. Voer uw nieuwe gebruikersnaam in het tweede veld in. Klik op Gebruikersnaam bijwerken.

Uitloggen U kunt uitloggen door te klikken op Uitloggen rechtsboven in het scherm.

Pagina 16 van 17

Pagina 17 van 17