PANDUAN PENGGUNA EXTRANET

995383

PANDUAN PENGGUNA EXTRANET VERSI 1.7

©Copyright 2014 by Sales Planning Team – Pegipegi.com

995383

Panduan Pengguna Extranet - 1

DAFTAR ISI I. Memulai Extranet 1.1 Login dan Pengaturan Password [3] 1.2 Extranet Top [4] 1.3 Pengaturan "Set Hotel Info" [5] 1.4 Pengaturan "Set Basic Booking Info" [13] 1.5 Pengaturan "Upload Pictures" [16] II. Produksi dengan Extranet 2.1 Membuat "Room Type" [18] 2.2 Membuat "Plan" [20] 2.3 Mengatur "Start Sales" [24] 2.4 Mengatur "Rate" [25] III. Operasional harian Extranet 3.1 Manajemen "Availability" [27] 3.1.1 Monitoring "Inventory” and “Rate” [27] 3.1.2 Mengubah "Inventory” lebih detail [28] 3.2 Manajemen "Booking" [30] 3.2.1 Memeriksa "Notification email" [30] 3.2.2 Mencari "Customer / Guest" [31] 3.2.3 Mengatur "Cancellation Booking" [33] 3.2.4 Memeriksa "Result of Staying" [33]


I. MEMULAI EXTRANET 1.1

Login dan Pengaturan Password

Extranet Pegipegi.com dapat diakses melalui browser Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Chrome dan Safari. Di bawah ini tahap pengaturan login dan set password:

Login

Set Password

Selesai

1. Silahkan login ke Extranet menggunakan link di bawah ini: https://wwws.pegipegi.com/yo/yop0100/yot0100LoginTop.do

1

Sebelum mengakses Extranet pastikan anda sudah memiliki User ID & Temporary Password terlebih dahulu dari Sales Anda. Saat pertama kali Login silahkan klik “Change Password” (1) untuk merubah Temporary Password Anda.


2. Pengaturan password baru

Prosedur

1

   

Masukkan User ID Pada Kolom (1) Masukkan Temporary Password pada kolom (2) Masukkan Password baru pada kolom (3) Klik “Change Password” (4)

 

CATATAN : Huruh “Y” harus Huruf capital, Contoh : Y12435 Password harus kombinasi dari huruf, angkat dan simbol. Contoh : pegipegi@2014

2

3

4

3. Pengaturan password baru selesai

1.2

Extranet Top

Halaman ini akan muncul ketika Anda berhasil login ke dalam Extranet.


Halaman ini terdiri dari 4 (empat) menu utama, yaitu: A.

Inventory and Rate Control

Fitur ini berfungsi untuk mengelola availability dari setiap kamar. Pengelolaan yang ada meliputi pengaturan ketersediaan inventory, status sell / stop, dan pengaturan harga untuk setiap room plan.

B.

Room and Plan Setting

Berisi fitur – fitur pembuatan tipe kamar (room type) dan tipe plan (room plan) baru. Dan juga fitur – fitur yang dapat digunakan untuk merubah dan atau menghapus setiap tipe kamar (room type) & tipe plan (room plan) yang sudah ada.

C.

Bookings

Berisi fitur – fitur untuk melihat data atau informasi dari reservasi yang sudah ada.

D.

Set Hotel Info

Berisi fitur – fitur untuk mengatur informasi umum dari hotel. Informasi tersebut antara lain: deskripsi atau keterangan singkat mengenai hotel, lokasi hotel, grade hotel, fasilitas yang ada, gambar hotel dan pengaturan kebijakan pembatalan pemesanan kamar.

1.3

Pengaturan “Set Hotel Info”

Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar hotel. Pada pengaturan Set Hotel Info memiliki 6 (enam) tahap utama, yaitu: Overview

Access Info

Basic Room Info

Amenities Info

Special Feature

Selesai

1. Overview of the hotel (Deskripsi hotel)

1 2

3


Prosedur   

Klik (1) dan (2), kemudian inputkan informasi deskripsi hotel pada form (3) Untuk form yang memiliki keterangan required tidak dapat dikosongkan, harus di isi. 4

Prosedur 

Pada Form (4) di atas, Anda dapat mengatur tampilan dari foto – foto hotel yang ingin ditampilkan pada search result ketika customer mencari hotel yang diinginkan di website Pegipegi.com 2. Access and Parking (Informasi akses dan parkir) 5



Inputkan informasi mengenai akses hotel pada form (5) Untuk form yang memiliki keterangan required tidak dapat dikosongkan, harus di isi.

3. Basic Room Information (Informasi dasar kamar)

6


Prosedur 

Inputkan informasi mengenai Basic of Room dan Basic Facilities in Rooms pada form (6)


4. Amenities, facilities and services (Informasi fasilitas dan layanan)

7

Prosedur 

Inputkan informasi mengenai Amenities Rooms pada form (7) 8


Prosedur 

Inputkan informasi mengenai Facilities hotel pada form (8) 9

Prosedur 

Inputkan informasi mengenai Service hotel pada form (9)


10

Prosedur  

Inputkan informasi mengenai ketersediaan Credit Card dan informasi mengenai ketentuan Reception hotel pada form (10) Untuk form yang memiliki keterangan required tidak dapat dikosongkan, harus di isi.

5. Special Feature (Informasi fitur special)

11

Prosedur 

Inputkan Informasi mengenai Recommended Facility and Activity di Hotel pada Form (11)


12

Prosedur 

Inputkan Informasi mengenai menu makanan dan informasi tempat menarik di sekitar hotel pada form (12) 13

Prosedur  

Inputkan informasi mengenai ketersediaan jenis jaringan Internet di hotel pada form (13) Setelah semua informasi sudah dimasukkan klik tombol “Review” dan kemudian klik tombol “Submit” (12) 14

6. Pengaturan “Set Hotel Info” selesai


1.4

Pengaturan “Set Basic Booking Info”

Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar booking. Pada pengaturan “Set Basic Booking Info”, memiliki 5 (lima) tahap utama, yaitu: Cancellation Policy

Notification Email

Price Alert

Auto Extension

Selesai

1. Cancellation Policy Fitur ini berfungsi untuk mengatur kebijakan pembatalan booking yang dilakukan oleh customer / guest.

1 2

Prosedur 

Untuk mengatur “Set Basic Booking Info”, silahkan klik (1) dan (2) 3


Prosedur 

Silahkan set kebijakan Cancelation Policy yang berlaku di Hotel Anda pada form (3)

2. Notification Email Fitur ini berfungsi untuk mengatur pemberitahuan booking secara otomatis dari customer / guest melalui email. 4

5

6 8 7

Prosedur 

Inpukan alamat email Anda pada form (4) dan klik “Send test e-mail and get a Passcode” (5)

Setelah itu Anda akan menerima email seperti di bawah ini:


Prosedur 

 

Setelah menerima passcode tersebut, silahkan masukkan passcode pada form (6). Apabila Anda tidak menerima passcode, kemungkinan penyebabnya adalah alamat email yang Anda inputkan salah. Mohon cek alamat email Anda dan coba kembali. Set kebijakan waktu booking pada form (7) sesuai dengan syarat dan ketentuan Anda. Apabila Anda memiliki alamat email lain untuk dijadikan sebagai penerima pemberitahuan booking, silahkan klik link “Register multiple e-mail addresses of notifications recipients” (8), jika tidak silahkan lanjutkan ke step (9)

3. Price Alert Fitur ini digunakan untuk mengatur harga minimum yang digunakan untuk memeriksa setiap harga pada room / plan. Anda akan mendapat peringatan jika harga yang diinputkan pada room / plan di bawah nilai tersebut. 9

Prosedur 

Inputkan nilai harga minimum room / plan Anda pada form (9)

4. Auto-Extension period Fitur ini digunakan untuk mengaktifasi pengaturan Auto-Extension of Plan secara otomatis.

10

11

Prosedur  

Silahkan set nilai Auto-Extension pada form (10) Klik “Review” (11) kemudian “Submit”

5. Pengaturan Selesai


1.5

Pengaturan “Upload Pictures”

Fitur ini berfungsi untuk mengatur dan mengupload foto hotel yang meliputi Rooms, Meals, Facilities, Services, Appearance, Surroundings / View dan Others. Upload Foto

Set Foto

Selesai

1. Upload Foto

1 2

3

Prosedur  

Klik (1) dan (2) Pilih “New Registration” (3) dan setelah itu akan muncul halaman seperti di bawah ini

4

5

6


Sebelum Anda mengupload, mohon perhatikan ketentuan dan prosedur pada form (4) Klik “Choose File” (5) dan pilih file foto yang akan di upload. Kemudian klik “Set Picture” (6)


2. Set Foto

7

Translate Tool

8

9

Prosedur    

Inputkan caption atau keterangan gambar pada form (7) Pilih kategori pengelompokan gambar pada menu pull-down (8) Klik “Set Picture” (9) Upload foto selesai

Catatan: Anda dapat mengupload foto dalam jumlah banyak sekaligus dengan mengarsipkan filefile foto tersebut dalam format file ZIP (.zip)


II. PRODUKSI DENGAN EXTRANET Untuk membuat plan terdiri dari 4 (empat) tahap, yaitu:s Register Room

2.1

Register Plan

Start Sales

Set Rate

Membuat “Room Type”

1

2

Prosedur 

Klik (1) dan (2)

Halaman ini dibawah ini akan muncul setelah mengklik “Register Room Type”

3

4


5

6

7

8

9

10

11

Prosedur         

Inputkan nama kamar dalam bahasa Inggris (3) Inputkan nama kamar dalam bahasa Indonesia (4) Inputkan deskripsi kamar dalam bahasa Inggris (5) Inputkan deskripsi kamar dalam bahasa Indonesia (6) Inputkan ketentuan kapasitas kamar (7) Input jenis tempat tidur (8) Input fitur kamar (9) Pilih foto untuk ditampilkan (10) Klik “Review” dan “Register” (11)

Catatan: Tombol “Translate” dapat digunakan untuk mengisi form dalam Bahasa Indonesia secara otomatis


2.2

Membuat “Plan”

1

2

Prosedur 

Klik (1) dan (2)

Halaman ini dibawah ini akan muncul setelah mengklik “Register Plan”

3

4

Prosedur  

Klik tipe kamar yang akan digunakan untuk Plan (3) Setelah dipilih Klik “Next” (4)


5

6 7 8 9 10 11

12

13

14

15

Prosedur           

Tentukan Check-in Period (5) Tentukan Booking Period (6) Tentukan batas terakhir tamu dapat booking. Dari contoh di atas, tamu dapat booking sebelum pukul 21.00 pada hari yang sama check in (7) Tentukan waktu Check-in (8) Tentukan batas waktu Check-in (9) Tentukan waktu Check-out (10) Tentukan batas minimal menginap / minimum stay (11) Tentukan batas maximum menginap / maximum stay(12) Masukan ketersediaan makanan (breakfast/dinner) (13) Tentukan metode pembayaran untuk Plan yang dibuat (14) Klik Next (15) Panduan Pengguna Extranet - 21

Catatan: - Immediate Payment. Pembayaran dari customer akan diterima secara langsung setelah proses booking selesai. Saat ini terdiri Credit Card, CIMB Clicks, Muamalat, XL Tunai - Time Limited Payment. Customer akan diberikan tunjangan waktu (15 – 60 menit) untuk melakukan pembayaran setelah proses booking selesai. Saat ini terdiri dari Klik BCA. - ATM Transfer. Pembayaran dilakukan dengan cara mentransfer biaya booking menggunakan ATM. Customer akan diberikan tunjangan waktu (3 jam) untuk melakukan pembayaran setelah proses booking selesai.

16 17 18


Input ketentuan Cancellation Policy untuk Plan yang ada buat. Pada contoh di atas, Plan menggunakan Cancellation Policy tersendiri (beda dari ketentuan umum) (16) Input Charge yang dikenakan untuk Cancellation (17) Klik Next (18)


19 20

21

22 23

24

25

26 25

27

        

Prosedur

Tentukan Type Diskon yang akan diberikan, berdasarkan Nominal (amount) atau Persentase(Percentage) (19) Masukan besaran Diskon (20) Tentukan hari – hari yang di kenakan diskon, setiap hari atau pada hari terntentu (21) Tentukan Plan ini sebagai Secret plan atau tidak (22) Masukkan Nama Plan dalam Bahasa Inggris (23) Masukkan Nama Plan dalam Bahasa Indonesia (24) Masukkan keterangan/infomrasi Plan dalam bahasa Inggris (25) Masukkan keterangan/infomrasi Plan dalam bahasa Indonesia (26) Klik SUBMIT (27)


2.3

Mengatur “Start Sales” Setelah selesai mengatur Room type, Plan dan input harga langkah selanjutnya adalah “start sale” semua room & plan yang sudah di buat.

1

Prosedur 

Untuk semua Plan yang di buat harus di Set “Start Sell” supaya bisa segera di jual di website PEGIPEGI.COM. Klik “Start Sales”(1)

2

Prosedur 

Klik “Finish Setting, Start Sale” (2)


2.4

Mengatur “Rate”

Ini merupakan halaman Rate Control. Pada halaman ini pengaturan / pengelolaan Harga atau Rates dapat dilakukan dengan lebih detail.

1 9

2

3

4

5

9

9

9

9

6

7

8 9

   

Prosedur

Silahkan klik “Rate Control” (1) maka akan muncul tampilah seperti di atas Dropdown menu berfungsi untuk memilih Room Type yang ingin dikelola (2) Dropdown menu berfungsi untuk memilih Room Plan yang ingin dikelola (3) Berfungsi untuk menentukan Periode waktu yang ingin dikelola (4)




Fitur ini berfungsi untuk mengatur Harga / Rates secara keseluruhan (5), bila di klik akan muncul tampilah seperti berikut :

a 9

b 9

c 9

d 9

e 9

f 9

Keterangan:         

Untuk menentukan hari dan periode tanggal yang ingin dirubah (a) Untuk memasukkan jumlah Harga / Rates yang ingin di ubah (b) Untuk memasukkan harga Publish, sebagai pembanding dengan harga Online Trave Agent (c) Form untuk memasukkan keterangan tambahan dari Plan tersebut seperti Harga Extrabed, dalam bahasa Inggris (d) Form untuk memasukkan keterangan tambahan dari Plan tersebut seperti Harga Extrabed, dalam bahasa Indonesia (e) Klik “Register” (f) untuk mengesekusi perintah

Informasi mengenai Tanggal, Hari dan Nominal Harga serta Currency yang digunakan (6) Berfungsi untuk melakukan Stop Sell pada spesifik tanggal tertentu (7) Klik “Register” (8) untuk mengeksekusi semua perubahan yang dilakukan


III. MANAJEMEN HARIAN EXTRANET 3.1 Manajemen “Availability” 3.1.1 Monitoring “Inventory” dan “Rate” Ini merupakan fitur baru di extranet Pegipegi.com. Melalui fitur ini Anda dapat lebih mudah untuk memonitor inventory dan rate secara langsung.

1 2 3 4

5

5 6 9 9

7 8

11 9

10

13 9

12 9

     

Prosedur

Silahkan klik (1) dan (2) maka akan muncul tampilah seperti di atas Keterangan status Room Plan (3) 12 Fitur untuk memilih kalender sesuai yang kita kehendaki (4) 9 Fitur yang berfungsi untuk memajukan atau memundurkan Kalender selama 30 hari (5) Keterangan informasi tanggal dan bulan (6) Keterangan nama Room Type & Rom Plan (7)

 


     

Informasi daily rate (8) Shortcut untuk mengganti / memperbaharui Inventory secara langsung pada hari dan tanggal yang dikehendaki (9) Shortcut untuk mengubah Periode Room Plan yang kita jual secara langsung (10) Shortcut untuk menambah Plan baru pada Room Type tertentu sesuai yang dikehendaki (11) Plan Name ini merupakan SHORTCUT untuk langsung menuju halaman “Rate Control” (12) Informasi keterangan warna dengan Sales Status (13) Hijau = Jual / Sale Merah = Stop / Close Kuning = Preparing Orange = Sold Out



 

3.1.2 Mengubah “Inventory” dengan detail Ini merupakan halaman “Room Inventory Control”. Pada halaman ini pengaturan / pengelolaan Inventory dapat dilakukan dengan lebih detail. Berikut keterangannya.

1 9

2

3

4

9

9

9

5

6

7

9

9

9

8 9



Silahkan klik “Room Inventory Control” (1) maka akan muncul tampilah seperti di atas Dropdown menu berfungsi untuk memilih Room Type yang ingin dikelola Inventory (2) Berfungsi untuk menentukan Periode waktu yang ingin dikelola (3) Fitur ini berfungsi untuk mengatur Inventory secara keseluruhan (4), bila di klik akan muncul tampilan seperti berikut :

a 9

b 9

c 9

Keterangan: - Untuk menentukan hari dan periode tanggal yang ingin dirubah (a) - Untuk memasukkan jumlah inventory yang ingin di ubah (b) - Klik “Register” (c) untuk mengesekusi perintah    

Informasi mengenai tanggal , hari dan jumlah inventory yang ada (5) Informasi jumlah Booking (6) Fitur untuk melakukan Stop Sell dan Prohibit Check-in / Out pada spesifik tanggal tertentu (7) Klik “Register” (8) untuk mengeksekusi semua perubahan yang dilakukan


3.2 Manajemen “Booking” 3.2.1 Memeriksa “Notification Email”

Deluxe

Prosedur  

Anda akan menerima email seperti di atas dari Pegipegi.com setelah customer / guest melakukan booking Mohon konfirmasi: Check-in date, Room type, plan, etc.


3.2.2 Mencari “Customer / Guest”

1

2

3

4

Prosedur     

Klik “Bookings” (1) Mencari customer / guest berdasarkan Booking ID (2) Mencari customer / guest berdasarkan Nama (3) Mencari customer / guest berdasarkan Tanggal (4) Silahkan pilih metode mencari customer / guest sesuai keinginan Anda, kemudian klik tombol “Search”

5

Prosedur 

Untuk melihat informasi booking secara lengkap, silahkan klik hyperlink pada kolom “Booking ID” (5) Panduan Pengguna Extranet - 31

6

7


Informasi booking detail (6) Klik “Set Cancellation” jika Anda akan membatalkan booking (7) Ikuti petunjuk berikutnya sampai selesai


3.2.3 Mengatur “Cancellation Booking”

8

9

10 11


Setelah step (7), silahkan pilih tipe pembatalan pada form (8) Anda dapat menjual kembali inventory / allotment kamar yang akan dibatalkan dengan memilih “Resell” (9) Anda dapat mengatur pemberitahuan pembatalan booking pada customer / guest melalui form (10) Klik “Charge cancellation fee” (11)

3.2.4 Memeriksa “Result of Staying”

1 2

3

4

5



Klik (1) dan (2) Anda dapat memilih “Result of Staying” berdasarkan bulan dan tahun (3) Klik “Search” untuk menampilkan result (4) Anda dapat melihat laporan actual booking (customer / guest yang akan check in atau check out) pada kolom (5)


PANDUAN PENGGUNA EXTRANET

Recommend Documents