HANDLEIDING VOOR HET EXTRANET VAN HOTEL BOOKER
Handleiding voor het Extranet van Hotel Booker
Inhoud Inloggen ................................................................................................................................................... 3 Navigatie.............................................................................................................................................. 3 Hotel ........................................................................................................................................................ 4 Hotel Informatie .................................................................................................................................. 4 Opslaan ............................................................................................................................................ 4 Media................................................................................................................................................... 5 Foto’s toevoegen ............................................................................................................................. 5 Foto’s verwijderen........................................................................................................................... 6 Locatie ................................................................................................................................................. 7 Hoe ver ligt het hotel van het dichtstbijzijnde centrum? ................................................................ 7 Hoe ver is het dichtstbijzijnde …. gelegen? ..................................................................................... 8 Heeft het hotel een shuttle service? ............................................................................................... 8 Opslaan ............................................................................................................................................ 8 Faciliteiten ........................................................................................................................................... 9 Algemene faciliteiten ...................................................................................................................... 9 Overige faciliteiten .......................................................................................................................... 9 Opslaan ............................................................................................................................................ 9 Restaurant ......................................................................................................................................... 10 Opslaan .......................................................................................................................................... 10 Kamers Algemeen.............................................................................................................................. 10 Opslaan .......................................................................................................................................... 11 Extra’s & Toeslagen ........................................................................................................................... 11 Gratis voorzieningen ..................................................................................................................... 11 Optionele voorzieningen en Lazy Sunday ..................................................................................... 11 Opslaan .......................................................................................................................................... 12 Overzicht ............................................................................................................................................... 13 Periode .............................................................................................................................................. 13 Navigatie............................................................................................................................................ 13 Status gehele accommodatie ............................................................................................................ 13 1
Pakket namen .................................................................................................................................... 14 Verbergen van dynamische pakketten ............................................................................................. 14 De primaire weergegeven informatie aanpassen ............................................................................. 14 Prijs wijzigingen in het overzicht ....................................................................................................... 15 Allotment wijzigingen in het overzicht .............................................................................................. 16 Het pakket overzicht ......................................................................................................................... 17 Periode .......................................................................................................................................... 17 Navigatie ........................................................................................................................................ 17 Wijzigingen doorvoeren in het pakket overzicht .......................................................................... 17 Wijzig gegevens voor een langere periode ................................................................................... 18 Uitgebreid ...................................................................................................................................... 18 Pakketten............................................................................................................................................... 19 Special Uitnodigingen ........................................................................................................................ 19 Special deelname activeren .............................................................................................................. 20 Kamer selectie ............................................................................................................................... 20 Status selectie................................................................................................................................ 20 Allotment selectie ......................................................................................................................... 21 Prijzen & Toeslagen ....................................................................................................................... 21 Bevestiging .................................................................................................................................... 22 Afkeuren ........................................................................................................................................ 23 Doorgeven van Wijzigingen ............................................................................................................... 23 Een arrangement wijzigen ................................................................................................................. 23 Opslaan .......................................................................................................................................... 24 Arrangement verwijderen ................................................................................................................. 24 Nieuw Arrangement aanmaken ........................................................................................................ 25 Opslaan .......................................................................................................................................... 25 Reserveringen........................................................................................................................................ 26 Mijn account .......................................................................................................................................... 27 Taalsettingen aanpassen ................................................................................................................... 27 Help ................................................................................................................................................... 27 Contact gegevens .............................................................................................................................. 27
2
Inloggen Het Extranet van Hotelspecials kan gevonden worden onder Url: login.hotelspecials.nl De volgende pagina opent zich nu. Wij adviseren u om voor ons Extranet Mozilla Firefox te gebruiken. Andere programma’s zoals Windows Explorer werken ook, maar Firefox geeft de beste kwaliteit en snelheid.
Om in te loggen Vult u username en password in (deze zijn hoofdletter gevoelig) en klikt op Login.
Navigatie Het Extranet is opgedeeld in 4 gebieden: 1) Hotel 2) Overzicht 3) Pakketten 4) Reserveringen
3
Hotel
Hier wordt alle algemene informatie over uw hotel weergegeven, van adres en contact gegevens tot de aanwezigheid van restaurants en overige faciliteiten als mede eventuele toeslagen voor extra’s die door de consument los aan een reservering toegevoegd kunnen worden.
Hotel Informatie Hier wordt alle algemene informatie over uw hotel weergegeven. U dient er voor te zorgen dat wij hier ten alle tijden, voor die velden die u kunt aanpassen, de meest up-to-date informatie over uw hotel hebben. Alleen de hotel naam, adres en woonplaats gegevens kunnen niet door het hotel zelf aangepast worden. Voor eventuele wijzigingen aan deze velden dient u dus uw Accountmanager te contacteren. Elementen die in dit overzicht aan bod komen zijn: Algemene informatie Facturatiegegevens Aantal kamers dat uw hotel heeft Gegevens van de reserveringsafdeling Toeristenbelasting; of dit reeds in de hotelprijzen zit verwerkt of dat dit nog als extra toeslag berekend moet worden. Kinderen; of kinderen in dit hotel bijgeboekt kunnen worden. Standaard Check-in en Check-out tijden Openingstijden van de receptie Parkeerinformatie Huisdieren informatie Informatie over het rokers beleid in het hotel Toegankelijkheid van het hotel voor minder valide gasten. Aanwezigheid van liften in uw hotel Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
4
Media Als hotel bent u verantwoordelijk voor het up-to-date en zo compleet mogelijk maken en houden van de foto presentatie van uw hotel. Foto’s toevoegen Klik op foto’s toevoegen. Vervolgens kunt u kiezen om de foto naar het blauwe kader te slepen of door op “selecteer” te klikken, door uw mappen te bladeren om de foto’s te selecteren.
5
Geef de foto een titel en selecteer een categorie uit de dropdown menu. Selecteer het vinkje voor het accepteren van de algemene voorwaarde en klik vervolgens op “Upload” om uw foto’s stuk voor stuk te laden.
De melding hieronder bevestigd dat de foto succesvol door u geladen is.
Uw accountmanager zal hier automatisch bericht van ontvangen en na goedkeuring door uw accountmanager zal de foto op onze website en in het media overzicht in het Extranet verschijnen. Foto’s verwijderen Klik op de foto die u wenst te verwijderen. Klik vervolgens op de knop: Uw accountmanager zal hier automatisch bericht van ontvangen en na goedkeuring door uw accountmanager zal de foto van onze website en uit het media overzicht in het Extranet verdwijnen.
6
Locatie Met de rode pointer wordt er op de kaart aangegeven waar uw hotel precies ligt. U kunt de aangegeven ligging van uw hotel zelf aanpassen door met uw muis de rode pointer op te pakken en deze te verslepen naar de juiste locatie en daar los te laten.
Hoe ver ligt het hotel van het dichtstbijzijnde centrum?
Afstand in km: Hier graag maximaal 2 cijfers achter de punt (decimalen) invullen
7
Hoe ver is het dichtstbijzijnde …. gelegen?
De witte velden zijn vrije type velden. Let u bij het invullen hiervan op eventuele spelfouten. Afstand in km: Hier graag maximaal 2 cijfers achter de punt (decimalen)invullen Vergeet niet het vinkje (rood omcirkeld hierboven) aan te klikken om deze informatie op de website beschikbaar te maken. Heeft het hotel een shuttle service?
Wanneer u hier voor optie “Ja” kiest dient u aan te vinken welke shuttle service u aanbiedt. De toeslag die u invult is per persoon per enkele reis. Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
8
Faciliteiten Algemene faciliteiten Hier dienen alleen die faciliteiten aangevinkt te worden die op hotel niveau beschikbaar of aanwezig zijn. Elementen die alleen voor een bepaald kamertype gelden, dienen hier niet aangevinkt te worden. Airconditioning mag dus alleen aangevinkt worden als dit in het gehele hotel aanwezig is. De faciliteiten Leeshoek, Lounge, Openhaard, Tuin, Terras en Zithoek dienen algemeen toegankelijke ruimtes zijn die in het hotel aanwezig zijn. Eventuele toeslagen op het gebruik van deze ruimtes mogen niet van toepassing zijn. Overige faciliteiten In de volgende 3 categorieën kunt u de overige faciliteiten die uw hotel biedt aangeven: Faciliteiten met betrekking tot kinderen Sport en spel Service in het hotel Zijn er ontspanningsfaciliteiten in het hotel aanwezig? Let op: bij het invullen van deze faciliteiten dat u het vinkje aanzet om de faciliteit op de website te tonen. En aangeeft of de toeslag per persoon of per faciliteit is. Wanneer de faciliteit gratis tot de beschikking van uw gasten staat, dit graag aangeven door de prijs op €0.00 te laten staan. Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
9
Restaurant Hier dient u alle informatie omtrent uw restaurant weer te geven zoals Tussen welke tijden wordt het ontbijt geserveerd? Verzorgt het hotel ook lunchpakketten; hier kan een toeslag per lunchpakket ingevuld worden; Tussen welke tijden wordt de lunch geserveerd? Wat zijn de openingstijden van het restaurant om te dineren? Wordt een kindermenu geserveerd? Houdt het restaurant rekening met dieetwensen? Hier kunt u met vinkjes aangeven met welke dieetwensen u rekening houdt. Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
Kamers Algemeen Hier wordt u gevraagd informatie te geven met betrekking tot de kamers die voor alle kamers die u via Hotel Booker verkoopt van toepassing dient te zijn. De onderwerpen die u hier kunt vinden zijn: Kunnen gasten een voorkeur opgeven voor de ligging/ uitzicht van de kamer?
Biedt het hotel extra service in verband met allergieën? Beschikt het hotel over losse bedden of over tweepersoonsbedden?
10
Kunt u geen eenduidig antwoord geven kies dan optie “Zowel losse als tweepersoonsbedden” en geef bij de vraag: Kan er bij het maken van een boeking een voorkeur worden opgegeven voor losse bedden of een tweepersoonsbed? als optie “Ja” aan. Kan er een babybedje op de kamer worden geplaatst? Voor de opties “Ja, er kan een baby bedje van het hotel worden gehuurd” kan een toeslag per bedje worden ingevuld.
Kan er een extra bed voor een derde persoon op de kamer worden geplaatst?
Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
Extra’s & Toeslagen Gratis voorzieningen Hier kunt u met een vinkje aangeven welke voorzieningen u kosteloos aan uw gasten ter beschikking stelt. Optionele voorzieningen en Lazy Sunday Hier kunt u extra’s selecteren die door de gast tegen betaling aan een reservering toegevoegd kunnen worden. Wanneer u met uw muis over de naam van de voorziening gaat, krijgt u te zien wat onze gast online ziet als zij dit element aan hun reservering willen toevoegen.
Let op: Vergeet niet het vinkje toe te voegen om de voorziening op de website actief te zetten. En geef aan of de toeslag per persoon, per stuk, per etc moet worden berekend.
11
Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
12
Overzicht
Onder deze tab beheert u de prijzen en beschikbaarheid van uw hotel per pakket. In dit overzicht werken wij met 3 algemene kleuren: Rood = het pakket is voor deze datum gesloten (niet beschikbaar voor verkoop) Oranje = het pakket heeft voor deze datum 0 kamers in allotment ( en is daarom dus niet beschikbaar voor verkoop) Wit = het pakket is voor deze datum beschikbaar voor verkoop
Periode Hier kunt u aangeven welke periode u wilt bekijken. Een specifieke maand of een zelfgekozen periode “Aangepaste periode”.
Navigatie Met de grijze balk boven aan de pagina kunt u, wanneer de door u geselecteerde periode niet in 1x in het scherm past, naar links en rechts binnen de geselecteerde periode navigeren.
Status gehele accommodatie Deze balk biedt u de mogelijkheid om de beschikbaarheid voor uw hotel in 1x volledig te sluiten voor een bepaalde datum. Wij adviseren u deze functie alleen in uiterste noodgevallen te gebruiken. En in alle overige gevallen de status per pakket te managen. Een rood vakje in deze balk betekent dat uw hotel gesloten is voor boekingen van Hotel Booker, een wit vakje betekent dat op hotel niveau uw hotel open staat voor boekingen. (Op het moment dat dit vakje wit is en u op al uw pakketten geen prijzen of geen allotment voor die datum geladen heeft, zal uw hotel nog steeds niet te boeken zijn via Hotel Booker.)
13
Pakket namen Aan de linker zijde ziet u van boven naar beneden alle pakketten die voor uw hotel geladen zijn. De pakketten zijn ingedeeld naar: Tijdelijke aanbiedingen, HotelAanbiedingen, Kamers, Vaste Specials en Arrangementen. Naast elk van deze vijf kopjes staat een . Wanneer u hier met uw muis overheen gaat krijgt u te zien of de prijzen die voor de pakketten binnen deze groep geladen staan per kamer per nacht zijn of per persoon per verblijf.
De met grijs aangegeven pakketten zijn de pakketten die dynamisch geladen zijn. Wanneer de naam van een pakket in rode letters weergegeven wordt betekent dit dat het bewuste pakket op dat moment niet actief (live) staat op de website van Hotel Booker en dus niet geboekt kan worden. Wanneer prijs als primaire informatie heeft gekozen en u verschillende prijzen hanteert voor een verblijf van 1 nacht versus 2 nachten of meer (2
Verbergen van dynamische pakketten Door een vinkje te plaatsen in dit veld worden in het overzicht alle dynamische pakketten uit het zicht verborgen. Is er geen vinkje ingevuld, zult u het totale aanbod van uw hotel bij Hotel Booker in dit overzicht zien.
De primaire weergegeven informatie aanpassen Met het drop-down menu aan de rechter zijde kunt u bepalen welke informatie u primair in het overzicht wilt zien. Wanneer u hier voor Prijs kiest, krijgt u als u over de prijs velden beweegt met uw muis in een ballonnetje te zien wat het allotment voor die dag voor het pakket is. Wanneer u hier kiest voor Allotment geeft het ballonnetje de prijs voor de specifieke datum en het pakket weer.
14
Prijs wijzigingen in het overzicht Wanneer het overzicht gesorteerd staat op prijs kunt u eenvoudig de prijs van een pakket aanpassen. Klik op het prijsveld dat u wenst aan te passen. Het volgende scherm opent zich nu:
Als u alleen deze datum wilt wijzigen vult u hier de nieuwe prijs in en klikt u op opslaan. De volgende balk verschijnt, kortstondig, om het opslaan van uw prijs te bevestigen.
U kunt nu het scherm sluiten door op
te drukken.
In het scherm waarin u de prijs aanpast kunt u behalve 1 datum ook dezelfde prijswijziging voor een langere periode door voeren zolang u maar de zelfde prijs voor elke weekdag binnen die periode wilt aanpassen. Bijvoorbeeld: In onderstaand voorbeeld passen wij voor alle dinsdagen in de maand oktober de prijs aan naar €50 per nacht en voor alle donderdagen naar €55 per nacht. Voor de overige dagen in de week verandert er niets.
Via de knop meer gegevens aanpassen in het scherm, kunt u naast de prijs ook tegelijkertijd het allotment en de status van het pakket aanpassen. De werkwijze is voor deze velden hetzelfde. 15
Allotment wijzigingen in het overzicht Wanneer het overzicht gesorteerd staat op allotment kunt u eenvoudig het allotment van een pakket aanpassen. Klik op het allotment-veld dat u wenst aan te passen. Het volgende scherm opent zich nu:
Als u alleen deze datum wilt wijzigen vult u hier het nieuwe allotment in en klikt u op opslaan. De volgende balk verschijnt, kortstondig, om het opslaan van uw allotment te bevestigen.
U kunt nu het scherm sluiten door op
te drukken.
In het scherm waarin u het allotment aanpast kunt u behalve 1 datum ook dezelfde allotment wijziging voor een langere periode door voeren zolang u maar hetzelfde allotment voor elke weekdag binnen die periode wilt aanpassen. Bijvoorbeeld: In onderstaand voorbeeld passen wij voor alle dinsdagen in de maand oktober het allotment aan naar 5 kamers per nacht en voor alle donderdagen naar 7 kamers per nacht. Voor de overige dagen in de week verandert er niets.
Via de knop meer gegevens aanpassen in het scherm, kunt u naast het allotment ook tegelijkertijd de prijs en de status van het pakket aanpassen. De werkwijze is voor deze velden hetzelfde. 16
Het pakket overzicht Naast het algemene overzicht waarin u telkens of de prijs, of het allotment of de aankomst of vertrek opties ziet, kunt u ook in 1 overzicht alle elementen van een bepaald pakket bekijken. Dit overzicht opent zich wanneer u in het algemene overzicht op de naam van een pakket klikt.
Periode Hier kunt u aangeven welke periode u wilt bekijken. Een specifieke maand of een zelfgekozen periode “Aangepaste periode”.
Navigatie Met behulp van het hier links weergegeven drop-down menu, dat zich onder het periode veld bevindt, kunt u direct vanuit een pakket overzicht voor een bepaald pakket naar het overzicht van een ander pakket navigeren. Om vanuit een pakket overzicht terug te navigeren naar het overzicht met al uw pakketten klikt u op de tab Overzicht boven in de navigatie balk.
Wijzigingen doorvoeren in het pakket overzicht In dit overzicht kunt u voor elke dag de prijs en het allotment direct in het veld overschrijven. Let op: wijzigingen worden direct op moment van invoer opgeslagen! De status (open of dicht) kunt u ook direct per datum in dit pakket overzicht wijzigen door op het status vakje te klikken. Let op: Ook hier worden wijzigingen direct opgeslagen wanneer deze gemaakt worden. Als extra steun heeft het status vakje ook een kleur. Rood = niet beschikbaar voor verkoop Wit = beschikbaar voor verkoop Oranje = beschikbaar voor verkoop maar er is geen allotment ingevuld, waardoor het pakket nog steeds niet online komt.
17
Wijzig gegevens voor een langere periode Mocht u dezelfde wijziging voor een langere periode willen doorvoeren, dan is dit mogelijk door te klikken op Wijzig gegevens voor een langere periode. De onderstaande pop-up verschijnt dan waarin u zelf de periode kunt aangegeven en de wijzigingen. Mocht u alleen de prijs willen wijzigen en niet het allotment, laat dan het allotment veld leeg. Anders om is dit ook mogelijk.
Uitgebreid Binnen dit overzicht heeft u de optie om alleen naar de prijs, het allotment en de status te kijken of om door aan te klikken alle restrictie mogelijkheden van het pakket te bekijken. Hier heeft u tevens de optie om ook de extra restricties voor een langere periode in te voeren door te klikken op: Pas Minimale , maximale verblijfsduur aan.
18
Pakketten
Dit tabblad geeft u een overzicht van alle pakketten die voor uw hotel bij ons geladen staan. Tevens kunt u hier uw deelname aan Vaste Specials van Hotel Booker kunnen doorgeven. Tot slot kunt u hier uw eigen arrangementen laden zodat Hotel Booker deze op haar site kan aanbieden. Het overzicht is als volgt onderverdeeld: Specials uitnodigingen; Hier vindt u een lijst van onze Specials waaraan wij u verzoeken deel te nemen. Tijdelijke aanbiedingen; Hier vindt u de gegevens van uw Dagaanbieding wanneer u hieraan mee doet. Hotelaanbiedingen; Hier vindt u de details over hoe uw hotel wordt verkocht op onze site www.hotelaanbiedingen.nl (het standaard last-minute €30,- per persoon, per nacht aanbod) Kamers; Hier vindt u alle kamertypes die u via Hotel Booker aanbiedt met per type de details van dit aanbod. Arrangementen; Hier vindt u uw hotel arrangementen die via u via Hotel Booker aanbiedt met per arrangement de details van dit aanbod. Vaste & Seizoens Specials; Hier vindt u aan welke Vaste en Seizoens Specials van Hotel Booker uw hotel meedoet met per special de details van dit aanbod.
Special Uitnodigingen Op periodieke basis zal uw accountmanager uitnodigingen voor deelname aan de Specials van Hotel Booker voor u klaar zetten in het Extranet. Wanneer er uitnodigingen voor u klaar staan krijgt u, na ingelogt te hebben, het volgende scherm te zien met een overzicht van de uitnodigingen. Door op de naam van de Special te klikken wordt de inhoud van de Special getoont. Door te klikken op Afkeuren achter de Special, geeft u aan niet deel te willen nemen. Met de radio buttons “Ik wil één …toevoegen” en “Toon dit bericht later” gevolgd door op “Opslaan” te klikken, kunt u uw deelname activeren of uw beslissing uitstellen.
19
Special deelname activeren Klik op deelnemen achter de Special welke u wilt activeren voor uw hotel. Mocht u niet willen dat de Special als dynamisch pakket aan een bestaande kamer wordt gelinkt maar wilt u de Special volledig zelf beheren met behulp van uw channelmanager, neem dan contact op met uw accountmanager.
Na het klikken op Deelnemen verschijnt de instellingspagina (wizard) van de Special voor het hotel. Aangezien de Vaste Special betreffende inhoud vaststaat kan het hotel hier alleen de wijzigingen invoeren die bij het aanmaken van de template zijn ingesteld. Kamer selectie Er dient altijd een kamer geselecteerd te worden, aangezien het een Dynamisch pakket betreft:
Klik op “Volgende” Status selectie Kopieer status van de kamer: Dit zorgt ervoor dat de status (open/ gesloten) van de kamer ook ingevoerd wordt voor de Special Kopieer niet de status van de kamer: Dit zorgt ervoor dat de status van de Special los niet overgenomen wordt van de kamer. Indien gekozen wordt voor losse status (optie 2) zijn er een aantal zaken die het hotel kan instellen: Verblijf mogelijk op: Hotel kan voor de Special bepaalde weekdagen sluiten, waarvoor geen verblijf (en dus boekingen) mogelijk zijn. Kalender: Specifieke dagen kunnen reeds op voorhand gesloten worden en zijn er dus geen reserveringen voor deze Special mogelijk. Na selectie van de Beschikbaarheid (en eventuele instellingen) klik op ‘volgende’.
20
Allotment selectie Kopieer allotment van kamer: Deze keuze neemt het allotment van de kamer over. Stel allotment handmatig in: Deze keuze geeft de mogelijkheid om het allotment voor de Special apart in te stellen. Dit geeft een waarschuwing:
(Het allotment dient, in dit geval, achteraf in het overzicht ingevoerd te worden.) Na selectie van het allotment klik op ‘volgende’ Prijzen & Toeslagen In dit scherm dienen de eventuele prijzen en toeslagen te worden ingevoerd. Toeslag bedrag (is niet bij alle Specials van toepassing): Dit is een vaste toeslag (kan ook negatief zijn!) van het Diner. De prijs van de Special zal 21
daarmee worden: Kamerprijs (staat al ingesteld voor de kamer waaraan de Special gekoppeld is) + Toeslag bedrag. De prijs van de Special kan daarmee fluctueren met de dagprijs van de kamer. Eenpersoonstoeslag / Derdepersoonstoeslag: Indien van toepassing dienen deze aangevinkt te worden en een bedrag dient ingevoerd te zijn. Indien het aangevinkt wordt en geen bedrag wordt ingevoerd is de prijs € 0,-. Prijs van ontbijt: Specials zijn per definitie inclusief ontbijt. Wanneer u de Special aan een kamer exclusief ontbijt koppelt, dan kan in de wizard een prijs voor het ontbijt worden ingevoerd. De prijs van de Special zal dan berekend worden met in begrip van de hier ingevoerde kosten voor het ontbijt.
De mogelijkheid om een prijs voor het ontbijt in te voeren is nu aanwezig, met de volgende keuzes: Prijs invoeren: deze geldt alleen voor deze Special Kopieer de prijs eenmalig naar dit pakket: indien er op hotelniveau een ontbijtprijs is ingevoerd (onder Extra’s & Toeslagen) wordt deze hier weergegeven en kan deze naar de prijs gekopieerd worden. Let op: het ontbijtveld is een verplicht veld en staat standaard op 0. Prijs kinderen: Indien er voor het hotel kindercategorieën zijn ingesteld op hotelniveau, kunnen hier de prijzen die voor de special gelden worden ingevoerd. Let op: naast een prijs dient ook het vinkje voor de categorie aangezet te worden, anders kunnen kinderen nog steeds niet bijgeboekt worden. Na het invullen van alle gewenste velden klik op ‘voltooien’ Bevestiging Dit scherm bevestigt dat het pakket succesvol is aangemaakt.
Door te klikken op ‘Ga naar het pakket overzicht’ zal het hotel zien dat de Special is aangemaakt en geactiveerd. 22
Let op: Wanneer u het allotment niet gekopieerd heeft, moet u het allotment nu nog handmatig in vullen op de overzichtspagina. Doet u dit niet, dan zal de Special niet te boeken zijn door onze gasten. Afkeuren Indien een hotel toch niet wenst deel te nemen aan de Special, kan alsnog op afkeuren geklikt worden. Na het klikken op afkeuren en ‘ok, zal de Special verdwijnen uit het overzicht en het hotel
niet meer worden gevraagd om deel te nemen aan deze Special. Indien een hotel is uitgenodigd voor meerdere Specials dienen deze stappen per Special uitgevoerd te worden.
Doorgeven van Wijzigingen Voor de elementen Tijdelijke aanbiedingen, Hotelaanbiedingen, Kamers en Vaste en SeizoensSpecials kunnen door het hotel alleen wijzigingen in de details doorgevoerd worden die betrekking hebben op de Eénpersoons & Driepersoonstoeslag als mede de toeslagen voor het meenemen van kinderen op de kamers. Wijzigingen op het gebied van prijs en beschikbaarheid kunnen onder het tabblad “Overzicht” doorgevoerd worden. Voor eventuele andere wijzigingen of het toevoegen/ verwijderen van een bepaald pakket dient u contact op te nemen met uw accountmanager.
Een arrangement wijzigen Klik op het Wijzig Icoontje achter het pakket betreffende pakket. Een scherm met alle details van het arrangement opent zich. Voer eventuele wijzigingen door. Naam: Naam van het arrangement; dit mag uit maximaal 40 tekens bestaan Omschrijving: Omschrijving van het arrangement; geef hier regel voor regel aan wat de gast krijgt wanneer hij dit arrangement boekt. Bijvoorbeeld: 2x Overnachting in een standaard kamer 2x Ontbijt voor 2 personen in onze ontbijtruimte 1 dag gratis gebruik van de sauna en het zwembad 1x Welkomstcocktail voor 2 personen in onze bar Overige informatie: Dit is geen verplicht veld en kunt u gebruiken voor algemene informatie over bijvoorbeeld de openingstijden van de attractie waarvoor kaartjes in het arrangement zitten. Deze informatie wordt echter niet op de bevestiging aan de gast weergegeven. Groep: Hier graag die groep kiezen die het meest van toepassing is. Onder deze groep zal uw arrangement door de consument bij ons op de site te vinden zijn. Aantal nachten: Het aantal nachten waaruit dit arrangement bestaat. Keuze boekbaarheid: Allotment/ Open Sell/ Op aanvraag
23
Allotment: Als u hiervoor kiest kunt u per datum precies aangeven hoeveel kamers u maximaal van dit arrangement wilt verkopen. In het overzicht scherm kunt u deze aantallen na het aanmaken van een pakket altijd weer wijzigen. Open sell: Als u deze optie kiest zegt u dat dit arrangement onbeperkt geboekt kan worden totdat u de status voor een bepaalde datum van open naar gesloten verandert. Op aanvraag: Als u deze optie kiest kan de gast niet direct online een reservering maken, zij kunnen alleen een aanvraag tot een reservering doen. Na acceptatie van de reservering door het hotel, wordt de boeking pas gemaakt. Let op: Deze optie zorgt er voor dat uw arrangement door de gast als veel minder aantrekkelijk wordt gevonden en zal dus automatisch tot minder boekingen leiden. Tevens dient u binnen de 24 uur aanvraag te accepteren of afwijzen. Release days: Wanneer het arrangement minimaal 3 dagen voor aankomst geboekt dient te worden, moet u hier 3 invullen. Boekbaar vanaf: Wanneer het arrangement alleen binnen 5 dagen voor aankomst geboekt mag worden, moet u hier 5 invullen. Actieve periode op website: Wanneer u een arrangement slechts voor een vooraf bepaalde periode live wilt hebben staan op onze websites, die afwijkt van de mogelijke verblijfsdata van het arrangement, kunt u dat hier aangeven. Voor de meeste arrangementen kunt u deze velden dus leeg laten. Aankomstdagen: Vink hier de dagen van de week aan waarop het mogelijk is om op basis van dit arrangement aan te komen in uw hotel. Let op: Wanneer u een diner arrangement aanmaakt voor 2 nachten en uw restaurant is op zondagavond gesloten dient u hier zaterdag en zondag niet aan te vinken. Prijzen & Toeslagen: Aanvinken wat van toepassing is. Let op: bij het invullen van de toeslag dat deze per arrangement is en niet per nacht. Ontbijt: Selecteren wat van toepassing is. De prijs van ontbijt die u hier aangeeft is per persoon per nacht. Prijs kinderen: Aanvinken wat van toepassing is. Let op: bij het invullen van de toeslag dat deze per kind per arrangement is en niet per kind per nacht. Let op: Prijs & allotment wijzigingen voor een pakket, kunnen nadat een pakket is aangemaakt alleen nog maar in de “Overzicht” tab doorgevoerd worden. Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
Arrangement verwijderen Door op het Verwijder Icoontje achter een specifiek arrangement te klikken kunt u een arrangement verwijderen. Een waarschuwingsveld opent zich. Wanneer u hier op “OK” klikt is het arrangement voorgoed
24
verwijderd en kan het niet meer terug gehaald worden.
Nieuw Arrangement aanmaken Om een nieuw arrangement aan te maken klik je op “Maak nieuw arrangement” in de menu balk.
Vul alle velden in met de specificaties van het arrangement dat je aan het aanmaken bent. Voor meer informatie over de betekenis en werking van alle velden zie “Een arrangement wijzigen”. Let op: Bij Prijzen & Toeslagen dient u onder Standaard prijs p.p. de standaard prijs per persoon voor de gehele duur van het arrangement in te vullen en niet per persoon per nacht. Bijvoorbeeld. U maakt een arrangement aan voor 3 nachten, waarvan de prijs per kamer, nacht €50 is. In het totaal kost dit arrangement dus €150 per kamer voor de 3 nachten. Onder “Standaard prijs p.p.” dient u dan dus €75 in te voeren. Opslaan Alleen wanneer u op “Opslaan” klikt zullen de door u gemaakte wijzigingen bewaard worden. Verlaat u deze pagina zonder op “Opslaan” te drukken, komen uw wijzigingen te vervallen en blijft alles bij het oude.
25
Reserveringen
Hier kunt u alle reserveringen die voor uw hotel zijn gemaakt terug zoeken als mede rapportages op basis van boek of aankomst of vertrek datum. Kies uit de drop-down op basis van welk element u een zoekperiode wilt aangeven.
Geef bij “Van” en “Tot” met behulp van de kalender aan binnen welke periode u wilt zoeken. (De kalender verschijnt automatisch als u uw cursor in het “Van” of “Tot” veld plaatst.
“Reserveringsnummer” en “Naam gast” kunt u op dit moment leeg laten. Wanneer u op “Bekijk de reserveringen” klikt, krijgt u een overzicht van alle reserveringen die aan deze voorwaarde voldoen. Als mede de volgende informatie over deze selectie: Bedrag aan Hotel; totale waarde van al deze reserveringen tezamen Room nights: totaal aantal kamernachten van al deze reserveringen tezamen Reserveringen: totaal aantal reserveringen die in deze selectie voorkomen Via de knop “Download excel” kunt u dit rapport exporteren naar Excel Door op de titel velden in dit scherm te klikken kunt u het rapport sorteren van A-Z of Z-A. Via het reserveringsnummer veld kunt u zoeken op een specifiek reserveringsnummer van een boeking. (We hebben het hier over het unieke reserveringsnummer dat Hotel Booker aan elke reservering meegeeft.) U hoeft in dit geval geen keuze te maken uit het drop-down menu “Gast komt aan in”/ “Gast vertrekt in”/ “Boeking gemaakt in” en geen data in te vullen onder “Van” en “Tot” Via het “Naam gast” veld kunt u zoeken op de specifieke naam van een gast. U hoeft in dit geval geen keuze te maken uit het drop-down menu “Gast komt aan in”/ “Gast vertrekt in”/ “Boeking gemaakt in” en geen data in te vullen onder “Van” en “Tot”
26
Mijn account
Onder mijn account vind u 3 handige tabbladen: Mijn account Help Contact
Taalsettingen aanpassen Wanneer u op Mijn account klikt links boven in het scherm kunt u onder de tab Mijn account de taal waarin uw Extranet wordt weergegeven aanpassen door te kiezen uit het drop-down menu en op Opslaan te klikken.
Help Hier kunt u via een link automatisch de Url van het Extranet aan uw favorieten in uw browser toevoegen. Daarnaast vindt u hier de digitale versie van deze handleiding.
Contact gegevens In Mijn account onder de tab Contact vind u de contact gegevens van uw accountmanager als mede onze telefoon en adres gegevens.
27
