Handleiding Aankoop- en Voorraadbeheersysteem voor gevaarlijke stoffen 2013 v10.2

Handleiding Aankoop- en Voorraadbeheersysteem voor gevaarlijke stoffen 2013 v10.2

Handleiding voorraadbeheersysteem gevaarlijke stoffen

p. 0

Inhoudstafel 1

INLEIDING ....................................................................................................................................................... 2

E-BESTELLINGEN 2

OPMAAK WINKELWAGEN ............................................................................................................................. 4 2.1 MET ONLINE CATALOGUS EN KOSTENTOEWIJZING ............................................................................................ 4 2.1.1 Via Koop artikelen ............................................................................................................................ 9 2.1.2 Via leveranciers .............................................................................................................................. 11 2.1.3 Via Favorieten lijsten ...................................................................................................................... 12 2.1.4 Overzetten winkelmandje van Marketplace naar SRM ................................................................ 15 2.2 MET ONLINE CATALOGUS MAAR ZONDER KOSTENTOEWIJZING .......................................................................... 19 2.2.1 Algemene beschrijving ................................................................................................................... 19 2.2.2 Vervolledigen/afwijzen van een winkelwagen ............................................................................. 23 2.3 ZONDER ONLINE CATALOGUS ...................................................................................................................... 29 2.3.1 Algemene beschrijving ................................................................................................................... 29 2.3.2 Te ondernemen stappen ................................................................................................................. 30 2.4 EIGEN MENGSELS OF GRATIS STALEN ............................................................................................................ 40

3

OVERZICHT WINKELWAGEN EN BESTELLINGEN.......................................................................................... 44

4

OMZETTEN VAN WINKELWAGEN IN BESTELBON ....................................................................................... 47

5

DOORSTUREN VAN BESTELBON NAAR LEVERANCIER ................................................................................ 53

6

GOEDERENONTVANGST .............................................................................................................................. 53

VOORRAADBEHEER 7

VOORRAADWIJZIGING................................................................................................................................. 57 7.1 7.2

PRODUCT VERWIJDEREN UIT VOORRAAD ...................................................................................................... 58 VOORRAADGEGEVENS WIJZIGEN ................................................................................................................. 59

8

VOORRAADRAPPORTERING VOOR VAKGROEPEN ..................................................................................... 61

9

DYNAMISCHE ETIKETTEN ............................................................................................................................. 68

STOFFENINFORMATIE 10

GEVAARLIJKE STOFFENDATABANK ............................................................................................................. 72 10.1 10.2

STOFFEN ZOEKEN ..................................................................................................................................... 72 STOFINFORMATIE AFDRUKKEN .................................................................................................................... 75


p. 1

1 Inleiding Voor zowel de aankoop en het voorraadbeheer van gevaarlijke stoffen, als het raadplegen van stoffeninformatie, werd binnen het portaal Apollo een tabblad Welzijn en Milieu voorzien.

Dit tabblad zal de cockpit vormen voor alle handelingen die dienen gesteld te worden m.b.t. produkten met gevaarlijke eigenschappen, kortweg PMGE genoemd. In wat volgt zal stap voor stap ingegaan worden op elk van de verschillende handelingen: E-bestellingen: • Aankopen van gevaarlijke stoffen • Goederenontvangst ( in voorraad nemen) Voorraadbeheer: • Voorraadwijziging • Voorraadrapport voor de vakgroepen Stoffeninformatie: • Gevaarlijke stoffendatabank

Wanneer u de links aanklikt in het tabblad Welzijn en Milieu, open deze dan steeds in een nieuw tabblad. Dit doet u door de Ctrl-toets ingedrukt te houden bij het aanklikken van een link of te rechterklikken op de link en ‘open in een nieuw tabblad’ (= open in new tab) te kiezen. Zo wordt het eenvoudiger om over de verschillende vensters heen te navigeren. Maak nooit gebruik van de ‘terug’ en ‘volgende’ toets ‘ zijn deze toetsen voorzien in de module zelf. Handleiding voorraadbeheersysteem gevaarlijke stoffen

’ van uw browser. Waar nodig

p. 2

Voor vragen kan u afhankelijk van hun aard terecht bij volgende instanties: Vragen omtrent Bijvoorbeeld Instantie Contactgegevens Algemene vragen m.b.t. het PMGE-toepassing [email protected] Afdeling Milieu

E-bestellingen

E-bestellingen

Voorraadbeheer & stoffeninformatie

Voorraadbeheer Veiligheid

Radioactieve stoffen

gebruik van de PMGEtoepassing of hoe men instapt in het project U vindt uw geplaatste winkelwagen niet terug, problemen bij omzetten ATB naar bestelbon,.. U bent onzeker over de bestelprocedure. U heeft problemen bij goederenontvangst, uw winkelwagen met niet eerder bestelde producten dient zo snel mogelijk goedgekeurd te worden door de Welzijns- en milieudiensten, u heeft nieuwe barcode-etiketten nodig… Ingescande producten vindt u niet terug in uw voorraadrapport. U vindt foutieve informatie in de stoffengegevensdatabank. Problemen bij voorraadwijziging, … U wil oude producten afvoeren,… U heeft vragen rond PBM’s, de inrichting van uw voorraadlokaal… Uw bestelling van radioactieve producten dient zo snel mogelijk goedgekeurd te worden. U wil starten met het gebruik van radioactieve stoffen in uw labo.

Helpdesk Directie financiën

[email protected]

Afdeling Milieu

[email protected]

Afdeling Milieu

[email protected]

Afdeling Milieu

[email protected]

Dienst Veiligheid

[email protected]

Dienst voor Fysische Controle

[email protected]


p. 3

E-BESTELLINGEN 2 Opmaak winkelwagen Voor de aankoop van gevaarlijke stoffen wordt gebruikt gemaakt van de module SRM van SAP. Dit betekent dat enkel via de marktplaats gevaarlijke stoffen kunnen besteld worden. Laboratoriummateriaal kan ook via deze weg besteld worden, maar wordt niet opgenomen in voorraad, tenzij u dit uitdrukkelijk aangeeft bij bestelling. Er kunnen verschillende scenario’s onderscheiden worden: • Met online catalogus en kostentoewijzing: hierbij is het artikel dat besteld dient te worden beschikbaar in 1 van de online catalogi en weet de besteller ten laste van welk krediet de aankoop mag komen. • Met online catalogus en zonder kostentoewijzing: hierbij is het artikel dat besteld dient te worden beschikbaar in 1 van de online catalogi maar weet de besteller niet ten laste van welk krediet de aankoop mag komen. Hierbij zal de besteller een verantwoordelijke aanduiden die de bestelling zal vervolledigen met kostentoewijzingsgegevens ( kostenplaats/Wbs-element). • Zonder online catalogus en met kostentoewijzing: hierbij is het artikel niet beschikbaar in 1 van de online catalogi en zal de besteller het artikel omschrijven, hij vervolledigt de gegevens met het krediet ten laste van welk de aankoop mag komen. • Zonder online catalogus en zonder kostentoewijzing: hierbij is het artikel niet beschikbaar in 1 van de online catalogi en zal de besteller het artikel omschrijven. Verder weet hij/zij niet ten laste van welk krediet de aankoop mag komen, daarom zal de besteller een verantwoordelijke aanduiden die de bestelling zal vervolledigen met kostentoewijzingsgegevens ( kostenplaats/Wbs-element). • Eigen mengsels of gratis stalen: hierbij gaat het om eigen aangemaakte mengsels of stalen die men gratis verkregen heeft van leveranciers of andere vakgroepen. Op elk van deze scenario’s, zal in wat volgt, verder ingegaan worden. Indien meerdere personeelsleden bestellingen mogen plaatsen, kan u altijd controleren of een product die u wenst te bestellen reeds in bestelling is. Zie Hoofdstuk 3 Overzicht winkelwagen-bestellingen.

2.1 Met online catalogus en kostentoewijzing Om producten met gevaarlijke eigenschappen te bestellen wordt gebruik gemaakt van een marktplaats. Dit is een online verzamelplaats van elektronische catalogi van verschillende leveranciers. Alle mogelijke grote leveranciers waarbij de Universiteit bestelt zullen beschikbaar zijn op deze marktplaats. Bijgevolg zal het dus mogelijk zijn om heel gemakkelijk de producten van deze verschillende leveranciers met elkaar te vergelijken en te beslissen bij welk van de leveranciers men een bestelling wenst te plaatsen. Om deze marktplaats te benaderen gaat u via Athena en het Apollo portaal naar het tabblad Welzijn en Milieu.


p. 4

Indien u nog nooit op SAP gewerkt heeft, moet u eerst uw paswoord activeren via volgende link: https://webster.ugent.be/saplogon/Secure/.

Log aan op http://athena.ugent.be.

Athena


p. 5

Apollo portaal

Open vanuit het tabblad Welzijn en Milieu onder E-bestellingen, de link Marktplaats in een nieuw tabblad. Vervolgens komt u op onderstaand scherm terecht.

Op dit scherm dienen volgende zaken ingevuld te worden: • Categorie: hier kiest u voor Extern bestelde PMGE gezien in dit scenario de artikels aangekocht worden bij een externe leverancier.


p. 6

• Departement: hier wijst u de vakgroep aan waarvoor u de artikelen wenst aan te kopen. Indien u slechts voor 1 vakgroep werkt , zal er slechts 1 mogelijkheid voor handen zijn. • Kostentoewijzing: hier heeft u de mogelijkheid tussen kostenplaats, Wbs-element of onbekend. Indien u weet ten laste van welk krediet de aankoop dient te komen kiest u voor kostenplaats of wbs-element.

• Kostenplaats/wbs-element: naargelang wat u koos bij kostentoewijzing komen de velden kostenplaats of Wbs-element te voorschijn. In elk van deze velden krijgt u een lijst van de beschikbare kostenplaatsen of Wbs-elementen. U kiest het krediet ten laste van welk de aankoop dient te gebeuren. Dit kan eventueel nog bij facturatie gewijzigd worden. • Intern order: voor deze diensten die er voor gekozen hebben om een kostenplaats of Wbselement analytisch verder onder te verdelen in interne orders kunnen in dit veld het intern order meegeven. • Fonds: indien u bij kostentoewijzing koos voor kostenplaats dient u ook het bijhorend fonds mee te geven (fonds I of V).

Nadat alle gegevens correct ingegeven werden, klikt u op de knop Volgende om naar het volgende scherm te gaan.


p. 7

Op dit scherm dient u volgende zaken mee te geven: • Voorstelwaarde FI-nummer: hier heeft u een lijst ter beschikking van alle mogelijke lokalen die bestemd zijn voor de opslag van PMGE’s. • Voorstelwaarde locatie: naargelang het FI-nummer welk u koos zullen de mogelijke stockeerlocaties binnen het lokaal opgesomd worden. Indien er geen vaste locaties gekoppeld zijn aan een welbepaald lokaal kan u zelf meegeven binnen welke kast, schap, ... het artikel gestockeerd zal worden. Indien u vaste locaties wenst te koppelen aan een welbepaald lokaal, neem dan contact met [email protected]. Merk op dat dit nog maar voorstelwaarden zijn; bij het verdere aankoopproces of in voorraad nemen van de artikelen kan men nog steeds de exacte locatie meegeven. Om verder te gaan naar de marketplace klikt u op de knop Zoeken in cataloog. Onderstaand scherm opent zich:

Binnen de marketplace (TBLOX) kan men op verschillende manieren artikelen zoeken/aankopen:


p. 8

• Koop Artikelen: hier kunt u de naam of een deel van de naam ingeven en zal het systeem u een lijst geven van de verschillende artikelen bij de verschillende beschikbare leveranciers. • Leveranciers: indien u weet bij welke leverancier u een bepaald artikel wenst te bestellen kan u klikken op de naam van de leverancier zodat u verder gaat naar de website van de gekozen leverancier. • Favorieten Lijsten: indien u in het verleden een favorieten lijst aangelegd heeft kan u het artikel uit deze lijst selecteren.

2.1.1 Via Koop artikelen Bij deze optie kunt u in de linker navigatiebalk onder het blok Koop Artikelen de naam of een deel van de naam ingeven. Vervolgens drukt u op enter en zal u een lijst krijgen van de beschikbare artikelen bij de verschillende beschikbare leveranciers; dit zijn de leveranciers die ‘super search’ toelaten. Sigma-Aldrich en VWR laten dit bv. niet toe. Indien er teveel artikelen zijn die voldoen aan het zoekcriterium kan u uw zoekactie verfijnen. Dit doet u door op onderstaand scherm op de + te drukken die u vindt voor de term geavanceerd zoeken.


p. 9

Om een artikel te bestellen en toe te voegen aan uw winkelwagen, gaat u naar het gewenste artikel en vult u het gewenste aantal in. Vervolgens klikt u op de knop ‘toevoegen’ zoals hieronder aangeduid.

Het betrokken artikel wordt nu toegevoegd aan uw winkelwagen. U kan vervolgens op dezelfde manier bijkomende artikelen toevoegen aan uw winkelwagen. Om de inhoud van uw winkelwagen te bekijken kan u klikken op de knop bekijk winkelmandje in de rechter navigatiekolom.


p. 10

Verder zal behandeld worden hoe u uw winkelmandje omzet in een bestelling. Eerst worden de andere 2 zoekmogelijkheden besproken.

2.1.2 Via leveranciers Indien u weet bij welke leverancier u een bestelling wenst te plaatsen kan u via de linker navigatiekolom onder het blok Leverancier de naam van de leverancier aanklikken zodat u doorgestuurd wordt naar de website van de betrokken leverancier. Als voorbeeld klikken we hier op Sigma-Aldrich zodat we terecht komen op de website van SigmaAldrich.

Bij elke leverancier zal men op een andere manier een winkelwagen vullen die uiteindelijk overgezet dient te worden naar de Marketplace.


p. 11

Bij Sigma-Aldrich gebeurt dit via de knop ‘Check out’.

Dan komt u opnieuw terecht in het overzicht van het winkelmandje in T-Blox.

2.1.3 Via Favorieten lijsten In de rechter navigatiekolom vindt u het blok favorieten lijsten. Daar kan u artikelen die u in een favorietenlijst heeft gestopt, herbestellen.


p. 12

Hiertoe kiest u de lijst waaruit u artikelen wenst te selecteren, vervolgens klikt u op de knop Toon lijst.

Als de lijst getoond wordt laat u de artikelen die u wenst te bestellen aangevinkt en klikt u op de knop Stop in mand.


p. 13

Om een Favorieten Lijst te creëren, klikt u op Beheer lijsten.

U geeft een naam aan uw Favorieten Lijst, die begint met uw vakgroepnummer (vb. WE07-xxxxxx). Vervolgens klikt u op Opslaan.

Om producten toe te voegen aan uw Favorieten Lijst, selecteert u een artikel op de marktplaats en klikt u op Toevoegen aan lijst.


p. 14

2.1.4 Overzetten winkelmandje van Marketplace naar SRM Op welke manier u ook uw winkelmandje vult op de marktplaats, via • Koop artikelen • Leverancier • Favorieten lijsten steeds dient de winkelwagen nog overgezet te worden naar het SRM – SAP systeem. Dit doet u door in het overzicht van uw winkelwagen te klikken op Verplaats winkelmandje naar uw inkoopsysteem.

U wordt dan gevraagd of u het venster wil sluiten (‘Do you want to close this window’) en daar klikt u ‘Yes’.

U komt nu terecht in onderstaand scherm waar alle gegevens van de winkelwagen overgenomen werden. Indien het artikel nog niet eerder besteld werd, d.w.z. indien het veld ‘artikelnummer UGent’ leeg is, dient u het CAS nummer aan te vullen. Vul ook Verpakkingshoeveelheid 1 aan indien dit niet werd meegegeven door de leverancier. Verpakkingshoeveelheid 1 dient steeds een gewicht (mg, g, kg,..) of volume (mL, L,…) te zijn, ook al werd dit niet zo aangegeven door de leverancier. Dit is belangrijk naar de Veiligheidsdiensten (o.a. brandweer) toe. Gebruik GEEN decimalen in de velden voor hoeveelheid, wel steeds gehele getallen!


p. 15

Indien gewenst kunt u ook een extra boodschap ingeven voor de leverancier (Besteltekst) of interne commentaar neerschrijven (Commentaar). De inhoud van het commentaarveld verschijnt in het voorraadrapport voor de vakgroepen. Verder dient u niets meer aan te vullen.

U gaat verder door te klikken op de knop volgende onderaan het scherm. U komt terecht op onderstaand scherm waar u het aanleveradres kan meegeven. Vervolgens klikt u op de knop Gegevens overnemen.


p. 16

U krijgt vervolgens een overzicht van de winkelwagen. Om verder te gaan klikt u op de knop Verder.

Om de winkelwagen nu om te zetten in een SAP bestelbon klikt u op de knop Bestellen.

Indien er in deze winkelwagen producten geplaatst werden die nog niet eerder besteld werden, dan komt de winkelwagen eerst ter goedkeuring voor bij de Welzijns en Milieudiensten. Na hun goedkeuring komt de SAP bestelbon de volgende morgen terecht in de SAP inbox van de budgetverantwoordelijke of zijn/haar proxi die de bestelbon nog dient goed te keuren. Eens de bestelbon goedgekeurd is wordt deze doorgestuurd naar de leverancier en is de bestelling effectief geplaatst. Bij een dringende bestelling neemt u contact op met uw budgethouder en/of proxi, die de mogelijkheid heeft om de SAP bestelbon op dezelfde dag te laten vertrekken.


p. 17

U krijgt nu een melding dat de winkelwagen besteld is. Klik op Afdrukvoorbeeld als u de winkelwagen wil afdrukken.

Vervolgens opent er een pdf document dat u kan afprinten via het printericoon.

Indien u nu meteen een nieuwe winkelwagen wenst op te maken, gaat u terug naar het tabblad Welzijn en Milieu en klikt u daar opnieuw de link Marktplaats aan. Let er dus op dat u steeds een link opent in een nieuw tabblad, zo houdt u ten allen tijde het tabblad Welzijn en Milieu open.


p. 18

2.2 Met online catalogus maar zonder kostentoewijzing 2.2.1 Algemene beschrijving Dit is het scenario wanneer de besteller weet wat hij/zij wenst te bestellen zonder te weten ten laste van welk krediet de aangekochte artikelen dienen te komen. De besteller zal in een online catalogus de verschillende artikelen in een winkelwagen stoppen en aanduiden wie de winkelwagen zal vervolledigen met de juiste kostenplaats of het juiste Wbselement. Eens de winkelwagen vervolledigd is zal deze omgezet kunnen worden in een SAP bestelbon die dan goedgekeurd wordt door de budgetverantwoordelijke of zijn/haar proxi. Eens de bestelbon goedgekeurd is, wordt deze doorgestuurd naar de leverancier en is de bestelling effectief geplaatst. Om de online catalogi te benaderen gaat men via Athena en het Apollo portaal naar het tabblad Welzijn en Milieu. Indien u nog nooit op SAP gewerkt heeft, moet u eerst uw paswoord activeren via volgende link: https://webster.ugent.be/saplogon/Secure/.


p. 19

Log aan op http://athena.ugent.be

Athena:

Apollo portaal

Open vanuit het tabblad Welzijn en Milieu onder E-bestellingen de link Marktplaats in een nieuw tabblad.


p. 20

Vervolgens komt u op onderstaand scherm terecht.

Op dit scherm dienen volgende zaken ingevuld te worden: • Categorie: hier kiest u voor Extern bestelde PMGE gezien in dit scenario artikels aangekocht worden bij een externe leverancier. • Departement: hier wijst u de vakgroep aan waarvoor u de artikelen wenst aan te kopen. Indien u slechts voor 1 vakgroep werkt , zal er slechts 1 mogelijkheid voor handen zijn. • Kostentoewijzing: hier kiest u voor Onbekend.


p. 21

• Verantwoordelijke kostentoewijzing: nadat u gekozen heeft voor onbekend bij kostentoewijzing dient u aan te geven wie binnen de vakgroep de winkelwagen zal vervolledigen met de juiste kostenplaats of het juiste wbs-element.

Merk op dat u een lijst krijgt van alle personen die tot uw vakgroep behoren. Nadat u de juiste persoon geselecteerd heeft, wordt automatisch ook zijn/haar e-mailadres ingevuld. Eventueel kan u nog een 2de persoon meegeven als backup. Deze gekozen waarden verschijnen automatisch bij een volgende bestelling. Deze kunnen evenwel steeds aangepast worden. Nadat alle gegevens correct ingegeven werden, klikt u op de knop Volgende.

Op dit scherm dient u volgende zaken mee te geven: • Voorstelwaarde FI-nummer: hier heeft u een lijst ter beschikking van alle mogelijke lokalen die bestemd zijn voor de opslag van PMGE’s. Handleiding voorraadbeheersysteem gevaarlijke stoffen

p. 22

• Voorstelwaarde locatie: naargelang het FI-nummer welk u koos zullen de mogelijke stockeerlocaties binnen het lokaal opgesomd worden. Indien er geen vaste locaties gekoppeld zijn aan een welbepaald lokaal kan u zelf meegeven binnen welke kast, schap, ... het artikel gestockeerd zal worden. Indien u vaste locaties wenst te koppelen aan een welbepaald lokaal, neem dan contact met [email protected]. Merk op dat dit nog maar voorstelwaarden zijn; bij het verdere aankoopproces of in voorraad nemen van de artikelen kan men nog steeds de exacte locatie meegeven. Om verder te gaan naar de online catalogi klikt u op de knop Zoeken in cataloog. Het verdere verwerkingsproces loopt gelijkaardig zoals hierboven beschreven in Hoofdstuk 2.1 Met online catalogus en kostentoewijzing. Het enige verschil is dat na het klikken op de knop Bestellen nog geen SAP bestelbon wordt aangemaakt. Eerst zal de winkelwagen aangeboden worden aan de verantwoordelijke voor de kostentoewijzing die de winkelwagen moet vervolledigen. Indien u nu meteen een nieuwe winkelwagen wenst op te maken, gaat u terug naar het tabblad Welzijn en Milieu en klikt u daar opnieuw de link Marktplaats aan. Let er dus op dat u steeds een link opent in een nieuw tabblad, zo houdt u ten allen tijde het tabblad Welzijn en Milieu open.

2.2.2 Vervolledigen/afwijzen van een winkelwagen Nadat op de knop Bestellen werd geklikt bij een winkelwagen zonder kostentoewijzing zal de verantwoordelijke voor kostentoewijzing de winkelwagen moeten vervolledigen of indien nodig afwijzen.


p. 23

Hiervoor gaat hij/zij naar het Apollo op het Athenaportaal. Open vanuit het tabblad Welzijn en Milieu onder E-bestellingen de link Vervolledigen bestelling in een nieuw tabblad.

Vervolgens komt u in een nieuw tabblad op onderstaand scherm terecht. Hier kiest u voor Ingangsmap.

Hier ziet u een workflow item met de omschrijving Winkelwagen ‘nummer’ met waarde … EUR completeren. Dit worfklow item klikt u aan.


p. 24

Vervolgens komt u op onderstaand scherm terecht:

Zou u hier vaststellen dat de winkelwagen niet mag besteld worden, geeft u eventueel de reden aan in het veld Goedkeuringsopmerking en klikt u vervolgens op de knop afwijzen. De besteller ontvangt hiervan een bericht in zijn SAP inbox. Wilt u de winkelwagen vervolledigen dan klikt u op de knop Bewerken om wijzigingen te kunnen aanbrengen aan de geselecteerde winkelwagen.

Op volgende pop-up klikt u op OK.


p. 25

Dan klikt u op Details.

Dan komt u in volgend scherm terecht, waar u het tabblad Rubricering selecteert:

Hier klikt u op Details.


p. 26

Hier verandert u eerst onbekend door kostenplaats of Wbs-element door te klikken op het kleine driehoekje naast de term Rubriceringstype.

Vervolgens geeft u de juiste kostenplaats of het Wbs-element in en drukt u op ENTER. Let op, bij een kostenplaats dient ook het fonds meegegeven te worden.

Indien u deze kostenplaats of dit Wbs-element wil kopiëren naar de volgende positie, klikt u op Kopiëren na de juiste kostenplaats of het juiste Wbs-element ingevuld te hebben en op ENTER geklikt te hebben. Dan gaat u naar de volgende positie door op ….’. Daar kan u vervolgens op de knop Invoegen klikken.


te klikken naast de titel ‘Positiedetails 1

p. 27

Indien alle posities in de winkelwagen op dezelfde kostenplaats of op hetzelfde wbs-element dienen geboekt te worden, kan u dit doen door na selectie van het Wbs-element of de kostenplaats bij het eerste artikel (dit is de eerste positie) op de knop Kopiëren te klikken. De te kopiëren informatie verschijnt onderaan op het klembord. Daarna klikt u op alle posities wijzigen en wordt de budgetplaats naar alle volgende posities doorgevoerd.

Eens alle bestellijnen zijn voorzien van de juiste kostentoewijzing klikt u op de knop Goedkeuren en dan op Sluiten. Deze aanvraag tot bestelling wordt dan later omgezet in een SAP bestelbon (zie Hoofdstuk 4 Omzetten van winkelwagen in bestelbon) , die terecht komt in de SAP inbox van de budgetverantwoordelijke of zijn/haar proxi die de bestelbon nog dient goed te keuren. Eens de bestelbon goedgekeurd is, wordt deze doorgestuurd naar de leverancier en is de bestelling effectief geplaatst. Merk ook op dat de kostenplaats of het wbs-element nog gewijzigd kan worden bij facturatie indien noodzakelijk.


p. 28

2.3 Zonder online catalogus 2.3.1 Algemene beschrijving Indien uw zoektocht in de verschillende online catalogi geen resultaat opgeleverd heeft, kan u overgaan tot de aankoop van een product met gevaarlijke eigenschappen (PMGE) die u zelf omschrijft. Bijvoorbeeld omdat het product enkel beschikbaar is bij een kleinere leverancier die over geen online cataloog beschikt. Nadat u het eenmaal heeft omschreven en besteld, kan u het de volgende keer oproepen via een zoekfunctie. Hierbij zijn er 2 scenario’s mogelijk: • Met kostentoewijzing: de aankoper weet op welk krediet het artikel mag aangerekend worden. • Zonder kostentoewijzing: de aankoper weet niet op welk krediet het artikel mag aangerekend. Nadat u het product dat u wenst te bestellen omschreven heeft zal dit eerst via een workflowitem (elektronisch) voorgelegd worden aan de welzijns- en milieudiensten. Dit geldt enkel voor producten die nog niet eerder besteld werden aan de UGent. Na goedkeuring zal het artikel besteld kunnen worden. Ter verduidelijking worden hieronder op een schematisch manier de verschillende stappen opgesomd die gevolgd dienen te worden bij een PMGE zonder online catalogus. Zonder cataloog met kostentoewijzing

Zonder cataloog zonder kostentoewijzing

Omschrijving van product

Omschrijving van product

Goedkeuring welzijns- en milieudiensten*

Goedkeuring welzijns- en milieudiensten* Vervolledigen winkelwagen met kostentoewijzing

Goedkeuring door budgethouder of proxi van SAP bestelbon

Goedkeuring door budgethouder of proxi van SAP bestelbon

* Indien het bestelde product nog niet eerder werd besteld aan de UGent.


p. 29

2.3.2

Te ondernemen stappen

Open vanuit het tabblad Welzijn en Milieu onder E-bestellingen de link Marktplaats in een nieuw tabblad. U komt terecht op het onderstaand scherm. Naargelang u de kostentoewijzing kent of niet kiest u bij kostentoewijzing kostenplaats, Wbs-element of onbekend ( zie ook Hoofdstuk 2.1 en 2.2). De kostenplaats kan eventueel nog bij facturatie gewijzigd worden.

Klik vervolgens op de knop Volgende.

Op dit scherm dient u volgende zaken mee te geven • Voorstelwaarde FI-nummer: hier heeft u een lijst ter beschikking van alle mogelijke lokalen die bestemd zijn voor de opslag van PMGE’s. • Voorstelwaarde locatie: naargelang het FI-nummer welk u koos zullen de mogelijke stockeerlocaties binnen het lokaal opgesomd worden. Indien er geen vaste locaties gekoppeld zijn aan een welbepaald lokaal kan u zelf meegeven binnen welke kast, schap, ... het artikel


p. 30

gestockeerd zal worden. Indien u vaste locaties wenst te koppelen aan een welbepaald lokaal, neem dan contact met [email protected]. Daar u het artikel niet gevonden heeft in 1 van de online catalogi klikt u op de knop Artikel buiten cataloog. U komt terecht op onderstaand scherm:


p. 31

Wanneer de materiaalgroep chemische stoffen geselecteerd wordt komt men in het volgende (gelijkaardige) scherm terecht.

Op dit scherm dient u volgende velden verplicht in te vullen: • Materiaalgroep: keuze uit chemische stoffen, radioactieve stoffen, labomaterieel non-stock, labomaterieel stock. Labomaterieel zijn bv. pipetten, handschoenen, erlenmeyers,… Indien u deze met een barcode wil voorzien dient u ‘labomaterieel stock’ te kiezen, indien u deze NIET in voorraad wil nemen (van een barcode voorzien), kies dan ‘labomaterieel non-stock’. • Omschrijving: omschrijving van het product Geef steeds de Engelse omschrijving. Andere vakgroepen die ditzelfde product bestellen zullen de door u gekozen omschrijving zien. Deze kan niet gewijzigd worden op labo/vakgroepniveau. • CAS nr • Prijs Handleiding voorraadbeheersysteem gevaarlijke stoffen

p. 32

• Hoeveelheid • Verpakkingshoeveelheid 1: de eenheid kan gewijzigd worden door op het driehoekje te klikken. U maakt u keuze uit het dropdownlijstje (L, ml, g, kG) of gaat eventueel op zoek naar nog een andere eenheid via de drie puntjes “…”. Verpakkingshoeveelheid 1 dient steeds een gewicht (mg, g, kg,..) of volume (mL, L,…) te zijn, ook al werd dit niet zo aangegeven door de leverancier. Dit is belangrijk naar de Veiligheidsdiensten (o.a. brandweer) toe. • Leverancier: op te zoeken via de “…" die u vindt in de dropdownlijst en vervolgens de naam in te vullen; indien de leverancier niet voorkomt in de lijst, laat een nieuwe leverancier aanmaken in SAP via uw secretariaat. Voor een eigen mengsel (zie Hoofdstuk 2.4 Eigen mengsels of gratis stalen) selecteert u uw eigen vakgroep als leverancier. • Artikelnummer bij de leverancier

De Hoeveelheid en Verpakkingshoeveelheid kan u indien u bv. 1 doos met 4 flessen acetonitrile besteld van elk 2,5 L als volgt invullen:

Gebruik GEEN decimalen in de velden voor hoeveelheid, wel steeds gehele getallen! De andere velden kunnen ingevuld worden, gelieve zo volledig mogelijk te zijn. Vooral het CAS nummer is belangrijk zodat de Welzijn & Milieudiensten het product zo snel mogelijk met de correcte veiligheidsdata kunnen linken. Geef bv. ook in het veld commentaar mee waarom dit product niet gevonden kon worden in een van de e-catalogi. Indien gewenst kunt u een interne commentaar neerschrijven (Commentaar). De inhoud van het commentaarveld verschijnt in het voorraadrapport voor de vakgroepen (zie Hoofdstuk 8 Voorraadrapportering voor vakgroepen). Verder dient u niets meer aan te vullen. Wanneer u het te bestellen product, eerder al via ‘artikel buiten cataloog’ bestelde, kan u via de zoekfunctie het product opnieuw oproepen. In dit geval hoeft er geen CAS nummer toegevoegd te worden, ook al wordt het niet weergegeven in het veld CAS nr.


p. 33

Dit kan op 2 manieren: a) Via het voorraadrapport van de vakgroepen (Zie hoofdstuk 8 Voorraadrapportering voor vakgroepen) kan u het Artikelnummer UGent (kolomtitel Art. nr.) voor het betreffende product dat u opnieuw wil bestellen (indien nog in voorraad)

overschrijven in het veld


van de winkelwagen.

p. 34

Daarna klikt u op de verrekijker na het veld, en dan meteen op afbreken en op deze manier zullen de overige gegevens van het artikel automatisch aangevuld worden.

U dient ook nog de prijs toe te voegen.


p. 35

b)

Klik

op

de

verrekijker

naast

het

veld

‘Artikelnummer

UGent’

U komt in het volgende zoekscherm terecht:

U kan het gewenste product opzoeken via de productnaam (artikelomschrijving) , via artikelnummer van de leverancier of via het CAS nummer van het product.


p. 36

Nadat u op start klikt verschijnt na enkele seconden het zoekresultaat:


p. 37

Wanneer u het gewenste product selecteert worden alle gegevens overgenomen in de aangemaakte winkelwagen:

Na het aanvullen van de prijs, klikt u vervolgens op de knop Volgende om naar onderstaand scherm te gaan waar u het leveringsadres kan meegeven.

Daarna klikt u op de knop Gegevens overnemen om een overzicht te krijgen van uw bestelling.


p. 38

Via de knop Verder gaat u naar het volgende scherm waar u op de knop Bestellen klikt om uw aanvraag door te sturen.

Eens u op de knop bestellen heeft geklikt wordt uw aanvraag tot bestelling doorgestuurd naar de welzijns- en milieudiensten indien het om een nieuw artikel gaat, dat dus niet via de zoekfunctie werd opgeroepen. Deze kijkt uw aanvraag na en keurt deze eventueel goed. Na goedkeuring gebeurt het volgende, naargelang het scenario waarin u zich bevindt: • Met kostentoewijzing => aanmaak van de SAP bestelbon die goedgekeurd kan worden door de budgetverantwoordelijke of door zijn/haar proxi. • Zonder kostentoewijzing => de aanvraag tot bestelling wordt doorgestuurd naar de verantwoordelijke kostentoewijzing, die de juiste kostenplaats of het juiste Wbs-element toevoegt. Waarna de SAP bestelbon aangemaakt wordt die dan goedgekeurd kan worden door de budgetverantwoordelijke of door zijn/haar proxi. Indien u nu meteen een nieuwe winkelwagen wenst op te maken, gaat u terug naar het tabblad Welzijn en Milieu en klikt u daar opnieuw de link Marktplaats aan. Let er dus op dat u steeds een link opent in een nieuw tabblad, zo houdt u ten allen tijde het tabblad Welzijn en Milieu open.


p. 39

2.4 Eigen mengsels of gratis stalen Eigen ontwikkelde producten met gevaarlijke eigenschappen dienen eveneens in voorraad genomen te worden. Hetzelfde geldt voor gratis stalen of testers die u ontvangt van leveranciers. Daar dergelijke producten nog niet gekend zijn in het systeem, dient u deze als het ware kostenloos aan te kopen en daarna in voorraad te nemen. Hiervoor gaat u via het tabblad Welzijn en Milieu op het Apollo Portaal, waar u kiest voor Marktplaats. Let erop dat u dit opent in een nieuw tabblad. U komt terecht op onderstaand scherm waar u bij categorie kiest voor Eigen of Kostenloze PMGE.

U ziet dat het scherm verandert en dat er geen kostentoewijzing meer dient meegegeven te worden. U klikt op de knop Volgende om verder te gaan.


p. 40

Op dit scherm dient u volgende zaken mee te geven: • Voorstelwaarde FI-nummer: hier heeft u een lijst ter beschikking van alle mogelijke lokalen die bestemd zijn voor de opslag van PMGE’s. • Voorstelwaarde locatie: naargelang het FI-nummer welk u koos zullen de mogelijke stockeerlocaties binnen het lokaal opgesomd worden. Indien er geen vaste locaties gekoppeld zijn aan een welbepaald lokaal kan u zelf meegeven binnen welke kast, schap, ... het artikel gestockeerd zal worden. Indien u vaste locaties wenst te koppelen aan een welbepaald lokaal, neem dan contact met [email protected].

Vervolgens heeft u de mogelijkheid om: • ofwel het artikel te selecteren uit de interne online catalogus Ghent University via ‘Zoeken in cataloog’ zoals beschreven onder Hoofdstuk 2.1 vanaf p. 8; • ofwel het artikel te omschrijven zoals reeds beschreven onder Hoofdstuk 2.3.2 (p. 30). In dit geval selecteert u als leverancier uw eigen vakgroep. Let er ook op dat voor een eigen mengsel verpakkingshoeveelheid 1 in gewicht (Kg, g…) of volume (L, ml,…) wordt uigedrukt. Dit is belangrijk naar de Veiligheidsdiensten (o.a. brandweer) toe.

Indien u kiest voor Artikel buiten cataloog, vult u op onderstaand scherm de nodige velden in en klikt u vervolgens op de knop Gegevens overnemen om verder te gaan. Het is belangrijk om het CASnummer en de brutoformule in te vullen, gezien de welzijns- en milieudiensten zo in staat zijn om te linken met de stoffeninformatie (veiligheidsinformatie, MSDS fiches) uit de databank. Indien het artikel reeds eerder besteld werd, d.w.z. indien het veld ‘artikelnummer UGent’ reeds ingevuld staat, hoeft u uitzonderlijk geen CAS nummer in te vullen. Indien het om een product gaat zonder artikelnummer (bv. een eigen mengsel, gasmengsels) vult u een combinatie in van het CAS-nummer, gevolgd door concentratie (indien van toepassing) en de hoeveelheid gekoppeld door underscores (_), bv. ‘7647-01-0_50%_1L’. Voor een produkt zonder CAS-nummer kan u als artikelnummer de naam of brutoformule aangeven gevolgd door de hoeveelheid.


p. 41

Vervolgens krijgt u een overzicht van het eigen mengsel of kostenloze PMGE dat u opgenomen wenst te zien als artikel in het systeem. U klikt op Verder om door te gaan.


p. 42

Daarna klikt u nog op Bestellen om het artikel te laten aanmaken.

Nadat het artikel werd aangemaakt, zal u het in voorraad kunnen nemen (zie hoofstuk 6 goederenontvangst). Indien u nu meteen een nieuwe winkelwagen wenst op te maken, gaat u terug naar het tabblad Welzijn en Milieu en klikt u daar opnieuw de link Marktplaats aan. Let er dus op dat u steeds een link opent in een nieuw tabblad, zo houdt u ten allen tijde het tabblad Welzijn en Milieu open.


p. 43

3

Overzicht winkelwagen en bestellingen

Hier kan u reeds aangemaakte winkelwagens en reeds geplaatste bestellingen binnen uw vakgroep, labo of onderzoeksgroep raadplegen vooraleer u een nieuwe bestelling plaatst. Open vanuit het tabblad Welzijn en Milieu onder E-bestellingen de link Overzicht winkelwagen - bestellingen in een nieuw tabblad.

U komt terecht op het onderstaand scherm.


p. 44

U kan kiezen uit verschillende selectiecriteria zoals Selectiedatum, Winkelwagennummer, Naam winkelwagen, Aanvrager, Productomschrijving, Artikel, Cas-nummer, Leverancier, Artikelnummer van de Leverancier,… Met Selectiedatum kan u de periode aanduiden (‘vandaag’, ‘afgelopen week’,..) waarvoor u de in bestelling zijnde producten wenst te controleren.


p. 45

Klik dan op de knop Zoeken en u krijgt volgende tabel:

In dit geval ziet u alle bestelde producten in hun respectieve winkelwagens die binnen de vakgroep op die dag besteld werden. Uw selectiecriteria kunnen ook gespaard worden via de knop Selectievariant Bewaren/Verwijderen . Daar kan u de volgende keer meteen al uw selectiecriteria oproepen door de betreffende variant te kiezen.


p. 46

4

Omzetten van winkelwagen in bestelbon

Nadat de winkelwagen volledig afgewerkt is (eventueel vervolledigd met kostentoewijzing), wordt in het SAP systeem een Aanvraag Tot Bestelling (ATB) aangemaakt, waardoor bestellingen kunnen gegroepeerd worden. Deze ATB’s moeten vervolgens omgezet worden in een bestelbon die uiteindelijk goedgekeurd wordt door de budgethouder of zijn/haar proxi. Het omzetten van een ATB in een bestelbon kan op 2 manieren: • manueel via de transactie ME59N; • automatisch elke avond via een programma die loopt. Bij het omzetten van een ATB naar een bestelbon worden alle ATB’s voor een bepaalde leverancier op de kredieten van eenzelfde budgethouder samengenomen in 1 bestelbon.

Manueel omzetten ATB Het manueel omzetten van ATB’s in een bestelbon kan enkel door budgethouders of proxi via de transactie Omzetten ATBBestelbon welke u vindt in het SAP systeem onder de map budgethouder. Door het uitvoeren van deze transactie wordt uw ATB onmiddellijk omgezet in een bestelbon die dan goedgekeurd kan worden door de budgethouder en/of zijn/haar proxi.

Na het opstarten van de transactie selecteert u de vooraf reeds aangemaakte variant voor uw vakgroep. Dit doet u door te klikken op

bovenaan het scherm.


p. 47

Onderstaand scherm verschijnt

Hier klikt u op het klokje om alle mogelijke varianten te bekijken.

Om de gewenste variant te selecteren dubbelklikt u op de naam. U keert terug naar onderstaand scherm.


p. 48

Alvorens alle wachtende ATB’s om te zetten naar één of meerdere bestelbonnen vinkt u best testrun aan en klikt u op

bovenaan het scherm.

Het gevolg is dat u een overzicht krijgt van alle ATB’s die zullen omgezet worden in 1 of meerdere bestelbonnen zonder dat deze reeds aangemaakt zijn.

Om de inhoud van de ATB’s te zien kan u dubbelklikken op het ATB nr.


p. 49

Er werden nu nog geen bestelbonnen aangemaakt. Via

bovenaan het scherm keert u terug naar

onderstaand scherm waar u testrun terug afvinkt en vervolgens terug op bestelbonnen aan te maken.

klikt om effectief de

Het resultaat is 1 of meerdere aangemaakte bestelbonnen.


p. 50

Het is steeds mogelijk om 1 of meerdere ATB’s te selecteren voor omzetting naar een bestelbon. Dit doet u door in het selectiescherm in het veld Aanvr. tot bestellen de nummers van de ATB’s op te nemen.

Hiertoe klikt u op

om vervolgens de nummers in te vullen

Bevestigen doet u door te klikken op

; u komt dan terug in het selectiescherm


p. 51

Waar u terug op bestelbonnen.

klikt om de geselecteerde ATB’s om te zetten naar 1 of meerdere

Automatisch omzetten ATB Indien u er niet voor kiest om zelf de ATB’s om te zetten in een bestelbon, dan worden deze elke avond automatisch omgezet in een bestelbon, gesorteerd op leverancier en op budgethouder, die dan de volgende dag goedgekeurd kunnen worden door de budgethouder en/of zijn/haar proxi.


p. 52

5

Doorsturen van bestelbon naar leverancier

Nadat de bestelbon werd goedgekeurd door de budgethouder en/of zijn/haar proxi wordt de bestelbon afgeprint en kan u deze faxen, mailen of doorsturen naar de leverancier. Bij bestellingen bij Sigma-Aldrich wordt de bestelbon automatisch doorgestuurd naar de leverancier na goedkeuring door de budgethouder en/of zijn/haar proxi.

6

Goederenontvangst

Nadat de goederen geleverd zijn/het artikel werd aangemaakt (in het geval van eigen mengsels of kostenloze PMGE’s) is het de bedoeling dat de goederen in voorraad worden genomen. Elk artikel dient voorzien te worden van een daarvoor bedoelde barcode. Extra barcode-etiketten kunnen steeds bekomen worden bij de welzijns- en milieudiensten via [email protected]. Om de goederen in voorraad te nemen opent u het tabblad Welzijn & Milieu op het Apollo Portaal waar u kiest voor Goederenontvangst. Let erop dat u dit opent in een nieuw tabblad.


p. 53

Op onderstaand scherm kan u via verschillende zoekcriteria de bedoelde bestellingen waarvoor u goederenontvangst wenst te doen terug vinden.

Na bv. het bestelbonnummer ingevuld te hebben naast Nummer van bestelling of het gewenste Tijdvak geselecteerd te hebben, klikt u op Zoeken.

Nu klikt u op Verder om de verschillende posities in de bestelbon weer te geven.

Hier vindt u allerlei informatie omtrent het bestelde product terug zoals de Omschrijving (de productnaam), het FI-nummer van het lokaal waar het product wil stockeren en eventueel de Locatie binnen dit lokaal, het artikelnummer van de leverancier onder Leverancierprd. en de prijs van het product.


p. 54

Om nu de betreffende producten in voorraad te nemen vult of scant u de bijbehorende 10-cijferige barcode in, in het veld barcode:

Indien u de barcode manueel invult, let er dan op dat u de voorloopnullen niet vergeet. In het veld dienen steeds 10 cijfers te staan. Voor eventuele transportkosten dient u geen barcode te scannen. Indien er voor bepaalde producten gevraagd wordt om een barcode in te scannen, ook al zijn het geen chemicaliën en is het geen labomaterieel-stock, scan dan een bestaande barcode in, en geef het artikelnummer UGent van het betreffende product (zie onder kolom Product-ID in bovenstaand scherm) samen met het bestelbonnummer door aan [email protected]. U hoeft de checkbox Laatste levering enkel aan te vinken indien slechts enkele van de bestelde producten geleverd werden en de rest van de producten op de bestelbon niet meer geleverd zal worden. Voor eigen mengsels of kostenloze PMGE’s dient men, na goedkeuring door de Welzijns en Milieudiensten, het bestelbonnummer op te zoeken bij het tabblad ‘Inkopen’ bij Vervolledigen Bestelling in de cockpit. Onder de titel Actieve Query’s klikt men dan Winkelwagen (…) aan. Dit kan op basis van het winkelwagennummer. Het bestelbonnummer vindt men dan terug bij de vervolgdocumenten.

In de vervolgdocumenten ‘Backenddocumentnummer’.

vindt

men

het

bestelbonnummer

terug

onderaan,

onder

Indien u het lokaal en de locatie van opslag eventueel nog wenst te wijzigen kan u dit door in het veld voor FI-nummer/Locatie op te klikken en in de betrokken velden de correcte waarden te selecteren.

Dit kan u ook wijzigen door op Details of op het ‘Regelnummer’ te klikken. Handleiding voorraadbeheersysteem gevaarlijke stoffen

p. 55

Dan komt er onderstaand scherm bij waar u ook nog andere gegevens kan wijzigen of aanvullen zoals vervaldatum, commentaar, lotnummer, datum interne calibratie:

U slaat de goederenontvangst op door te klikken op de knop Bevestigen. U krijgt dan volgende pop-up te zien:

Hier klikt u Ja en krijgt u het bericht ‘Bevestiging “nr. winkelwagen” is geboekt’

Vanaf nu is op de voorraadrapporten te zien dat de goederen in voorraad zijn. Het is daarom heel belangrijk om dit correct te registreren alsook alle wijzigingen in de voorraad die zich eventueel kunnen voordoen. Alleen zo beschikt men over correcte info omtrent de aanwezigheid van de verschillende PMGE’s.


p. 56

VOORRAADBEHEER 7 Voorraadwijziging Net zoals elke ontvangst van producten met gevaarlijke eigenschappen dient geregistreerd te worden, dient ook elke permanente wijziging van locatie of afvoer geregistreerd te worden om zo een accuraat beeld op de voorraad te kunnen blijven garanderen. Open vanuit het tabblad Welzijn en Milieu onder Voorraadbeheer de link Voorraadwijziging in een nieuw tabblad.


p. 57

In een nieuw tabblad krijgt u vervolgens de mogelijkheid om producten uit voorraad te verwijderen of om de voorraadgegevens van een product te wijzigen.

7.1 Product verwijderen uit voorraad Deze knop gebruikt u indien u een product definitief uit voorraad wenst te verwijderen en dit omwille van het feit dat de verpakking leeg is of omdat de houdbaarheidsdatum verstreken is. Het tijdelijk verwijderen uit voorraad is niet mogelijk. Nadat u op de knop product verwijderen uit voorraad geklikt heeft, komt u op onderstaand scherm terecht waar u de online instructies volgt. Let op; enkel nadat u op de knop voorraad uitschrijven geklikt heeft, zijn de goederen werkelijk uit voorraad en komen ze dus niet meer voor op de voorraadrapporten.


p. 58

Als resultaat krijgt u een scherm zoals hieronder aangegeven.

7.2 Voorraadgegevens wijzigen Deze knop wordt gebruikt om bijvoorbeeld permanent de voorraadlocatie van een artikel te wijzigen. Nadat u op de knop Gegevens product wijzigen geklikt heeft, komt u in onderstaand scherm terecht waar u de online instructies volgt:

Nadat u de gegevens gewijzigd heeft, bevestigt u dit via de knop Gegevens wijzigen.

Indien de wijziging goed verliep krijgt ook de boodschap in het groen ‘Product succesvol gewijzigd’.


p. 59


p. 60

8 Voorraadrapportering voor vakgroepen Via het Voorraadrapport vakgroepen, die u terugvindt op het Apollo portaal, tabblad Welzijn en Milieu, kan u steeds de voorraad aan producten met gevaarlijke eigenschappen bekijken. Let erop dat u dit steeds in een nieuw tabblad opent door de Ctrl-toets in te houden bij het aanklikken of te rechterklikken op Vooraadrapport vakgroepen en te kiezen voor ‘open in new tab’.

Vervolgens komt u op onderstaand scherm terecht waar u op basis van de verschillende selectiecriteria of een combinatie een zoekactie kan opstarten.


p. 61

Als u op de knop klikt naast het invoerveld van FI-nummer krijgt u alle FI-nummers te zien van de voorraadlokalen waartoe u autorisatie heeft.

Selecteer het gewenste FI-nummer (de rij kleurt geel) en klik op OK. Met de knop kan u verschillende FI-nummers tegelijkertijd selecteren.

De gekozen selectiecriteria kan u ook bewaren door op ‘Selectievariant bewaren/verwijderen’ te klikken en een gepaste naam te geven naast Variant en een korte omschrijving naast ‘Korte tekst’. Beide velden dienen ingevuld te zijn vooraleer u via de knop Bewaar variant de variant kan bewaren.

Deze Selectievariant kan u de volgende keer via het dropdownlijstje naast Selectievariant meteen selecteren. Het wordt wel aangeraden om uw selectiecriteria zo ruim mogelijk te houden en vooral met ‘Filter’ te werken, zie hieronder voor meer uitleg. Wanneer u de gewenste criteria gekozen hebt, klikt u op zoeken


.

p. 62

Het resultaat is een lijst van alle producten die voldoen aan de opgegeven selectiecriteria.

Instellen Filter

Binnen deze lijst is het verder mogelijk om filters in te stellen en zo de lijst verder te verfijnen. Hiertoe klikt u op de knop Filter rechtsboven. Onder de kolomtitels van het rapport wordt een filterlijn toegevoegd waar u per kolom een filter kan meegeven. Na het invullen van de filter waarde drukt u op enter om de filter uit te voeren.

Wilt u op CAS-nr filteren dan dient u het tussen aanhalings tekens “ “ te zetten.


p. 63

Instellen subtotalen Verder is het mogelijk om een subtotaal per maateenheid te maken, hiertoe klikt u op de knop toon subtotalen.

Door te spelen met de Filter in combinatie met subtotalen kan u bv. de hoeveelheid krijgen van alle Corrosieven in uw labo.


p. 64

Aanpassen layout Tevens kan de layout van het rapport aangepast worden, hiertoe klikt u op de knop Instellingen

.

In onderstaand scherm kan u aangeven welke kolom u wenst te zien (rechts) en welke u wenst te verbergen( links).

Indien u de gewenst kolom geselecteerd heeft klikt u op de knop overnemen om de layout toe te passen. Het is tevens mogelijk om de aangepaste layout op te slaan voor later gebruik, hiertoe klikt u op de knop opslaan als ..


p. 65

Wisselen tussen de verschillende layouts kan door de gewenste layout te selecteren zoals hieronder aangegeven.

Exporteren naar Excel De opgevraagde rapporten kunnen gedownload worden naar Excel, hiertoe klikt u op de knop export en vervolgens export naar microsoft Excel.

Daarna kiest u of u het document meteen wil openen of ergens wil sparen.


p. 66

Doorklikken naar stofgegevens Vanuit het voorraadrapport kan doorgeklikt worden naar het stoffenrapport door te klikken op de gewenste lijn waarvan men de stoffeninformatie wenst te zien.

Om te navigeren in dit pop-up scherm, zie hoofdstuk 10 Gevaarlijke Stoffendatabank.


p. 67

9 Dynamische etiketten Hiermee kunnen etiketten afgedrukt worden waar de af te drukken gegevens selecteerbaar zijn. Dit gebeurd op basis van de gegevens van de producten die in voorraad zijn. Extra informatie zoals het voorraadlokaal en/of locatie of gegevens uit het commentaarveld kunnen dan op het betreffende product gekleefd worden. Of indien een verdunning gemaakt wordt van een product dat in voorraad is, kan de fles met verdunning alsnog van een etiket voorzien worden met de productnaam, voorraadlokaal, locatie, commentaar,…

Klik op de link Dynamische etiketten in het tabblad Welzijn en Milieu in Apollo.


p. 68

U komt in onderstaand scherm terecht.

Selecteer het gewenste formaat onder Lay-out. Er is keuze tussen 2 formaten van etiketten met name: • Medium: 52,5 x 29,7 mm; 40 etiketten op 1 A4 blad • Groot: 63,5 x 33x9 mm; 24 etiketten op 1 A4 blad Onder Selecties kiest u per lijn de gewenste weer te geven informatie. Via het driehoekje bekomt u een dropdownlijst.


p. 69

Indien u voor 1 product meerdere etiketten wil afdrukken vult u bij barcode het barcode nummer in van het betreffende product en vult u bij Aantal Stuks het aantal af te drukken etiketten in. Indien u voor verschillende producten etiketten wil afdrukken vult u niets in bij Barcode of Aantal Stuks. Klik nu op Genereer Lay-out. Afhankelijk van uw keuze bij Barcode en Aantal Stuks krijgt al of niet reeds ingevulde velden te zien.

Bij het medium formaat zal de eerste rij sowieso niet ingevuld zijn omdat standaard printers niet kunnen afdrukken vanaf het begin van het blad. U kan in de lege velden nog barcode nummers toevoegen van producten waarvoor u ook etiketten wenst af te drukken. Klik nu op Maak PDF.


p. 70

U krijgt een pop-up venster met de betreffende etiketten in PDF formaat.

Deze kan u rechtstreeks van hieruit printen op de door u gekozen printer. Zorg dat de printerinstellingen op Papier formaat A4 ingesteld zijn en dat u steeds kiest voor Pagina’s schalen ‘geen’ (= Page scaling ‘none’ of Page size ‘actual size’).


p. 71

STOFFENINFORMATIE 10 Gevaarlijke stoffendatabank 10.1 Stoffen zoeken Log aan via het portaal: athena.ugent.be > apollo > tabblad welzijn en milieu. Indien u nog nooit op SAP gewerkt heeft, moet u eerst uw paswoord activeren via volgende link: https://webster.ugent.be/saplogon/Secure/.

Selecteer Gevaarlijke stoffen databank voor de Nederlandse toepassing, selecteer Hazardous substances database voor de Engelse toepassing. Houd hierbij de Ctrl-toets ingedrukt of rechterklik op de link en kies voor ‘open in new tab’ zodat de stoffengegevensdatabank opent in een nieuw venster en u het tabblad Welzijn en Milieu in een ander venster behoudt. Het systeem opent automatisch de applicatie: stofgegevens raadplegen.


p. 72

Zoekcriteria: U kan zoeken op productnaam: het systeem neemt alle productnamen en synoniemen in rekening, ook deze in het Duits, Engels en Frans. Voor complexe productnamen bv. “3-ethoxy-2-cyclohexen-1-on” zoekt u best op het meest kenmerkende deel van de naam, aangevuld door sterretjes: *cyclohexen* Verder kan je zoeken op CAS-nr (in het formaat 7726-95-6 of 7726956) en/of Bruto-formule. Bij een foutief ingegeven CAS-nr verschijnt een foutboodschap in de linkse bovenhoek. Er kan ook op barcode gezocht worden. Eens de cursor in het veld ‘barcode’ staat kan u ofwel de barcode inscannen met de barcodescanner, of het nummer handmatig in het veld typen. Het dient aanbeveling om op CAS-nr of barcode te zoeken, gezien deze niet gevoelig zijn voor spelfouten zoals zoeken op productnaam. Druk op Zoeken. De zoekresultaten worden weergegeven, met de productnaam in de inlogtaal (Nederlandse productnaam via de gevaarlijke stoffen databank, Engelse productnaam via de hazardous substances database):


p. 73

Duid een stof aan om de details te bekijken en dubbelklik:

Elk tabblad toont de detailgegevens overeenkomstig de hoofding. Indien voor een bepaald kenmerk geen informatie voorhanden is, wordt het niet getoond. Bijkomende tabbladen worden zichtbaar gemaakt door de pijltjes te gebruiken. Indien u op een barcodenummer hebt gezocht, en de voorgestelde stof geen of weinig gegevens bevat in de tabbladen, kan u steeds op het overeenkomstig CAS-nr gaan zoeken. Dan zal u doorgaans de keuze hebben uit meerdere stoffen die wel meer gegevens bevatten. Gelieve de StofID van een stof met weinig of geen informatie, door te mailen naar [email protected]. Dit kunnen wij indien nodig aanpassen.


p. 74

10.2 Stofinformatie afdrukken De gevarenfiche, de MSDS, het gevaarsetiket en evt. de radiologische datafiche voor een geselecteerde stof zijn te vinden in Documenten. Klik op de knop Weergeven om de beschikbare documenten voor een bepaalde stof te zien.

Selecteer het gewenste document en automatisch zal het document zich openen in pdf. Via de gekende knoppen

kan de pdf afgedrukt of bewaard worden.

De etiketten hebben volgende grootte: 105 x 74 mm, 8 etiketten op 1 A4 blad. Voor een nieuw selectie, klik opnieuw op Zoeken

.

Editors: Helmut Leydens, directie Financiën Riet Van de Velde, directie Bestuurszaken, afdeling Milieu Heidi De Brabandere, directie Bestuurszaken, afdeling Milieu


p. 75

Handleiding Aankoop- en Voorraadbeheersysteem voor gevaarlijke stoffen 2013 v10.2

Recommend Documents