Handboek huurdersorganisaties Deel 4: Het overleg
Handboek huurdersorganisaties Deel 4
Het overleg
E¤ectief vergaderen, onderhandelen en adviseren
Handboek huurdersorganisaties Deel 4: Het overleg - effectief vergaderen, onderhandelen en adviseren Eerste druk, mei 2011 samenstelling Nederlandse Woonbond auteur John Cüsters redactie Kees de Jong vormgeving René Jongeneelen foto’s Zie pagina 64 drukwerk Roto Smeets GrafiServices Utrecht uitgever Nederlandse Woonbond Nieuwe Achtergracht 17 1018 XV Amsterdam telefoon 020-5517700 telefax 020-5517799 e-mail
[email protected] internet www.woonbond.nl ISBN 978-90-6965-092-0 NUR 806 © auteursrechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze brochure mag worden verveelvoudigd of opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Inhoudsopgave 1
Inleiding ................................................................................................................ 10 Vergaderen moet (soms) . .................................................................................... 10 Leeswijzer . ............................................................................................................ 11
2
Overleggen: waarom en met wie? ........................................................................ 12 Overlegwet ............................................................................................................ 14 Overleggen met wie? ............................................................................................ 16
3
Effectief vergaderen: de voorbereiding . ............................................................... Inleiding ................................................................................................................ Duidelijke spelregels . ........................................................................................... De agenda ............................................................................................................. Doel van de vergadering ....................................................................................... Zijn de stukken compleet? . .................................................................................. Voldoende tijd en ruimte geven ........................................................................... Zijn agendapunten wel vergaderrijp? ................................................................... Goed lezen ............................................................................................................ Vergaderomstandigheden ....................................................................................
4
Effectief vergaderen: de vergadering zelf ............................................................. Inleiding ................................................................................................................ Vergadervaardigheden .......................................................................................... Goed verloop van de agenda . .............................................................................. Rol van de voorzit(s)ter ........................................................................................ Andere werkvormen .............................................................................................. Een goede discussie ............................................................................................. Een besluit nemen ................................................................................................ Stemmen ............................................................................................................... Notulen maken .....................................................................................................
5
Effectief vergaderen: de follow up ........................................................................ Inleiding ................................................................................................................ Notulen uitwerken ................................................................................................ Actielijst . ............................................................................................................... Evaluatie ................................................................................................................
>>
18 20 20 21 23 24 24 25 26 26 28 30 30 31 34 35 35 37 38 40 42 44 44 46 46
6
Vaardig adviseren . ................................................................................................ Inleiding ................................................................................................................ Een beleidsstuk lezen ........................................................................................... Goede argumenten bedenken .............................................................................. En dan... discussiëren en misschien onderhandelen ..........................................
48
7
Slim onderhandelen . ............................................................................................ Inleiding ................................................................................................................ Respect voor elkaars belangen ............................................................................. Streefpunt en breekpunt ....................................................................................... Beste Alternatief Zonder Overeenkomst (bazo) ................................................. Het onderhandelen zelf ........................................................................................ Tot slot: de top-10 van goede onderhandelaars . .................................................
Fotoverantwoording . ........................................................................................... 64
50 51 52 53 54 56 56 57 57 58 60
1
Hoofdstuk 1
Inleiding Een groot deel van het werk van huurdersorganisaties bestaat uit overleggen. Of precieser gezegd: uit vergaderen, onderhandelen en adviseren. Overleggen met de verhuurder, maar ook met andere partijen, zoals de gemeente of wijkorganisaties. En met de achterban uiteraard. In deel 4 van het Handboek Huurdersorganisaties krijgt u talloze voorbeelden en tips over hoe je dat efficiënt en effectief kunt doen. En plezierig, zodat het ook voor niet-vergadertijgers leuk is.
Handboek huurdersorganisaties - Deel 4 - Het overleg
Vergaderen moet (soms)
In een aantal gevallen is vergaderen noodzakelijk: om besluiten te kunnen nemen, een gezamenlijk standpunt te bepalen of om invloed te krijgen. In alle gevallen waarin dit niet direct aan de orde is geldt eigenlijk: vergader zo weinig mogelijk.
Een belangrijk deel van het werk van huurdersorganisaties bestaat uit vergaderen, onderhandelen en adviseren. Sterker nog: deze drie bezigheden zou je bijna als de kernactiviteit van een huurdersorganisatie kunnen beschouwen. Een huurdersorganisatie komt op voor de belangen van de aangesloten huurders. Om die zo goed mogelijk te dienen, moet ze in overleg treden met andere partijen, de verhuurder(s) voorop. Op grond van de Overlegwet heeft een huurdersorganisatie het recht adviezen uit te brengen, waarvan de verhuurder alleen gemotiveerd mag afwijken. Afhankelijk van wat de verhuurder en de huurdersorganisatie(s) in de samenwerkingsovereenkomst(en) hebben afgesproken, kunnen er daarnaast punten zijn waarover de twee partijen via onderhandelingen overeenstemming moeten bereiken. Ook zijn er de reguliere overleggen tussen verhuurder en huurdersorganisatie(s), over de zaken die in de Overlegwet specifiek zijn benoemd of over andere onderwerpen. Verder kan een huurdersorganisatie ook regelmatig overleg voeren met andere partijen, bijvoorbeeld de gemeente, een Vereniging van Eigenaren in een appartementen complex of een wijkorganisatie. Er zijn dus veel momenten waarop een huurdersorganisatie in overleg is met anderen en vaak gebeurt dit in de vorm van een vergadering met alle bijbehorende toeters en bellen: een voorzitter, een agenda, notulen etc. Dat wil niet zeggen dat vergaderen zaligmakend is. Er zijn meer manieren om met elkaar goed overleg te voeren. Als een huurders organisatie bijvoorbeeld met de verhuurder gaat overleggen over energie besparing, is het veel vruchtbaarder om een woningcomplex te bezoeken waar al veel besparende maatregelen zijn genomen dan om alleen maar een vergadering te beleggen. Ook intern, binnen de huurdersorganisatie zelf, is het soms nodig te vergaderen. Er zijn nu eenmaal formele momenten die in een vergadering moeten worden geregeld, zoals het vaststellen van de begroting of het jaarverslag. Een vergadering kan ook nodig zijn om een belangrijk overleg met de verhuurder goed voor te bereiden, bijvoorbeeld over de jaarlijkse huurverhoging of het onderhoudsbeleid voor de komende jaren. In een aantal gevallen is vergaderen daarom noodzakelijk, om besluiten te kunnen nemen, een gezamenlijk standpunt te bepalen of om invloed te krijgen. In al die gevallen waarin dit niet direct aan de orde is, geldt eigenlijk: vergader zo weinig mogelijk. Vergaderen is een traditionele en erg formele manier om dingen te regelen, die heel veel mensen niet aanspreekt en zelfs afschrikt. Er zijn dan ook veel aantrekkelijkere manieren om bij het werk van de huurdersorganisatie betrokken te raken. Deel 2 van het Handboek Huurdersorganisaties (getiteld ‘De toekomst, nieuwe vormen van participatie’) geeft daarvan vele voorbeelden, variërend van buurtfeesten tot jongerenpanels en maatschappelijke stages.
10
Hoofdstuk 1 - Inleiding
In dit derde deel van het Handboek gaan we in op de vraag hoe een huurdersorganisatie effectief kan vergaderen, onderhandelen en adviseren. In dit deel van het Handboek komt u meer te weten over: OO het vergaderen als specifieke en formele vorm van overleg, die bestaat naast andere informele vormen van overleg die hier niet worden behandeld. We spreken daarbij van vergaderen als mensen bij elkaar komen om elkaar te informeren, beslissingen te nemen en/of standpunten te formuleren. Vergaderen is dus een bezigheid die tot een resultaat moet leiden, bijvoorbeeld een voorstel, besluit of standpunt; OO het adviseren als wettelijk recht voor de huurdersorganisatie om de verhuurder van haar standpunten op de hoogte te brengen; OO het onderhandelen over zaken waarover de huurdersorganisatie met de verhuurder of anderen overeenstemming moet zien te bereiken.
Leeswijzer
Dit deel van het Handboek gaat vooral over het vergaderen als specifieke en formele vorm van overleg. Andere informele vormen van overleg worden niet behandeld.
Dit deel van het Handboek Huurdersorganisaties is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 2 gaat in op de hoofdlijnen van de Overlegwet, de voor huurdersorganisaties misschien wel belangrijkste wettelijke regeling. In dit hoofdstuk wordt ook een kort overzicht gegeven van de overlegpartners van een huurdersorganisatie. Dat zijn er meer dan alleen de verhuurder. Wie (nog) meer wil weten over de Overlegwet, wordt verwezen naar de aparte brochure die de Woonbond hierover heeft uitgebracht. De hoofdstukken 3, 4 en 5 gaan specifiek in op het vergaderen. Hoofdstuk 3 schetst de voorbereiding van een vergadering: welke zaken moeten goed zijn geregeld voordat de partijen aan de vergadering kunnen beginnen? Hoofdstuk 4 behandelt de vergadering zelf: wanneer is er sprake van een goed en constructief overleg en hoe en wat kunnen de overlegpartners hieraan bijdragen? Aan de orde komen ook de valkuilen, de zaken die iedere vergadering doodslaan als bier in een slecht gespoeld glas. Hoofdstuk 5 gaat over de ‘nabereiding’: wat moet er gebeuren na afloop van de vergadering, mede als basis voor de volgende vergadering? Hoofdstuk 6 beschrijft hoe een huurdersorganisatie inhoud kan geven aan haar adviesrecht in de Overlegwet. Wat is een goed advies en hoe vergroot een huurdersorganisatie de kans dat de verhuurder een advies overneemt? In hoofdstuk 7 gaan we tot slot in op het onderhandelen, de specifieke vaardigheid die nodig is als de overlegpartners een verschillend standpunt innemen en tot overeenstemming willen of moeten komen. Hoe kan een huurdersorganisatie hierin een zo goed mogelijk resultaat bereiken?
11
