Handboek voor het ontwikkelen van een leerwerkbedrijf. Deel 1

Handboek voor het ontwikkelen van een leerwerkbedrijf Deel 1

Zijn er vragen, voorstellen voor verbetering of aanvullingen, aarzel dan niet om contact op te nemen met de samenstellers van dit handboek. Michel Jehee [email protected] ROC Leiden

Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

1/34

Inhoudsopgave De Kerntekst 0 1 2 3 4 5

Inleiding Initiatieffase Definitiefase Ontwerpfase Realisatiefase Startfase

blz. 3 7 10 13 16 19

Bijlagen direct achter de kerntekst Waarom een leerwerkbedrijf? Acties initiatieffase Acties definitiefase Acties ontwerpfase Acties realisatiefase Acties startfase Begrippenlijst

21 22 24 27 32 34 35

Overige bijlagen Besturing van een leerwerkbedrijf Binnenhalen van administratieve opdrachten Break even point Businessanalyse project de Baak (door ROC Leiden) Checklist doorlichten bedrijfsprocessen Functieprofiel manager leerwerkbedrijf Functieprofiel stuurgroep Investerings-, financierings- en liquiditeitenplan Kwaliteit van praktijkleren Kwaliteitskenmerken van dienstverlening Leerwerkbedrijf exploiteren Leids model werkplekleren Ondernemingsplan ROCAL ROC Leiden Onderwijsleerbedrijven en aansprakelijkheid Onderwijsleerbedrijven en BTW Projectbeheersaspecten pROjeCt-methode Leiden Samenwerking met partners Schrijven van een businessplan-1 Schrijven van een businessplan-2 Schrijven van een communicatieplan Stap voor stap bouwen van een onderwijsleerbedrijf Taken en rollen medewerkers leerwerkbedrijf Voorbeeld samenwerkingsovereenkomst Voorbeelden doelen leerwerkbedrijf


2/34

0 Inleiding Een leerwerkbedrijf is een door het ROC Leiden (mede) ingerichte leeromgeving in de vorm van een realistisch bedrijf dat gerund kan worden door studenten. Het is een bedrijf dat is opgezet met als doel te leren. Het gaat daarbij altijd om echte opdrachten vanuit de praktijk. Er wordt gewerkt met echte deadlines. De studenten verrichten taken en vervullen een functie binnen het leerwerkbedrijf zelf. Het werken met leerwerkbedrijven past binnen de visie en het beleid van ROC Leiden. Zie ook: Waarom een leerwerkbedrijf? En Begrippenlijst Het handboek ‘Een Leerwerkbedrijf starten’ is in eerste instantie geschreven voor de projectleider die binnen ROC Leiden een nieuw leerwerkbedrijf (LWB-X) wil ontwikkelen. Het bestaat uit een kerntekst (de vijf ontwikkelfasen) en een aantal bijlagen die direct achter de kerntekst zijn opgenomen. Daarnaast zijn er nog een aantal bijlagen die u naar behoefte kunt raadplegen en printen: Overige bijlagen. Voelt u zich niet verplicht om exact te werken volgens het handboek. Het is geen voorschrift, maar een leidraad/uitgebreide checklist. Het handboek is opgesteld opdat: • u zich een beeld kunt vormen van hetgeen uw collega projectleiders hebben ervaren als een bruikbare methode om een nieuw leerwerkbedrijf te ontwikkelen. Zie ook: Stap voor stap. Het bouwen van een schoolleerbedrijf • u zelf kunt kiezen welke aandachts-/actiepunten cruciaal zijn voor het slagen van het leerwerkbedrijf dat u ontwerpt en bouwt. Wie de volledige kerntekst doorneemt, ziet al snel dat hij of zij keuzes moet maken: welke zaken verdienen vooral mijn aandacht; wat zijn de kansen die ik voor mijn specifieke leerwerkbedrijf moet benutten; op welke zaken moet ik vooral letten om vertraging of ‘ontsporing’ te voorkomen. Vertrouw bij het maken van deze keuzes op uw kennis, ervaring en intuïtie; en op het overleg met de stuurgroep, de onderwijsmanager en locatiedirecteur, en diverse overige betrokkenen. Aangezien het ontwikkelen van een leerwerkbedrijf altijd een complexe aangelegenheid is, moet overwogen worden dit projectmatig aan te pakken. ROC Leiden heeft voor het projectmatig werken in het algemeen een methode ontwikkeld: pROjeCt-methode Leiden Een concretisering van deze methode – specifiek voor leerwerkbedrijven – is onderstaand stroomdiagram.


3/34

Stroomdiagram fasen een leerwerkbedrijf starten

Nee

Initiatieffase: wel of geen LWB-X?

Intitiatieffase LWB-Y

Ja

Definitiefase

Ontwerpfase

Realisatiefase

Startfase: laatste check vóór start LWB-X

Bijstelling nodig

Geen bijstelling nodig

Start LWB-X

Het stroomdiagram wordt gedetailleerd uitgewerkt in dit handboek. Als samenvatting vooraf dient onderstaande tabel.


4/34

Het stroomdiagram wordt gedetailleerd uitgewerkt in dit handboek. Als samenvatting vooraf dient onderstaande tabel ontwikkelfasen. Initiatieffase Doel: beslissen of het starten van een specifiek leerwerkbedrijf (LWB-X) wenselijk en haalbaar is. 1 Wat is de het doel van LWB-X in de opleiding? 2 Wat moet LWB-X globaal wel en niet zijn? Definitiefase Doel: een exacte beschrijving opstellen van de eisen waaraan LWB-X moet voldoen. 1 Wat moet LWB-X concreet presteren als het klaar is (functionele eisen)? 2 Hoe gebruiks- en onderhoudsvriendelijk moet LWB-X zijn (operationele eisen)? 3 Wat zijn de juridische mogelijkheden en beperkingen van LWB-X? 4 Hoe verloopt de financiële afwerking van een opdracht? 5 Wat zijn de maximale kosten voor de exploitatie van LWB-X? 6 Welke mogelijkheden en beperkingen zijn er voor de financiering van de exploitatie van LWB-X? 7 Aan welke eisen van de overheid of relevante instanties moet LWB-X voldoen? 8 Zijn er bij vraag 1 t/m 7 eisen geformuleerd die botsen met de eisen van de opdrachtgever (locatiedirecteur)? Ontwerpfase Doel: het met alle betrokkenen een akkoord bereiken over de vormgeving (bedrijfskundig en opleidingskundig) van LWB-X. 1 Hoe komt LWB-X er concreet uit te zien (onderwijskundig ontwerp en ondernemingsplan)? 2 Wat is de plek en status van LWB-X in het totale opleidingsaanbod (leertraject) van de studenten die binnen LWB-X werken (leerwerkplan)? 3 Over welke kennis, vaardigheden en competenties moeten de docenten/begeleiders van LWB-X beschikken? Stel desgewenst een scholingsplan op. 4 Is het antwoord op vraag 1, 2 en 3 niet in strijd met de eisen die in de definitiefase zijn geformuleerd?


5/34

Realisatiefase Doel: het opbouwen en inrichten van LWB-X conform de afspraken die tijdens de eerdere fasen zijn gemaakt. 1 Wat moet er nadat u de ontwerpfase heeft doorlopen concreet gebeuren op de volgende gebieden: • marketing en klanten • leveranciers en derden (maak werken prijsafspraken) • medewerkers (studenten) en praktijkopleiders/docenten en organisatie-inrichting ROC (niveau-eisen en werkafspraken • communicatie (o.a. de brochure) • ICT • vestigingsplaats, werkruimte en werkplekken (bestel o.a. de inrichting) • inrichting financiële administratie? Startfase Doel: controleren welke zaken nog geregeld en bijgesteld moeten worden voordat LWB-X daadwerkelijk van start gaat, en – tenslotte – het daadwerkelijk in bedrijf gaan van LWB-X. 1 Zijn alle relevante zaken besproken met de locatiedirecteur en onderwijsmanager en hebben beiden hun akkoord gegeven om te starten met LWB-X? Is LWB-X inmiddels voldoende ingericht om te starten? Denk aan: • organisatie (sturing en verantwoording) • bedrijfsprocessen • leveranciers en overige derden • producten/diensten • distributie (kanalen, hard- en software, internetsite) • personeel (ook bijscholing) • financiële administratiesysteem • communicatieplan en – proces • klantengerichtheid en klachten- behandeling. 2 Wat moet er georganiseerd worden om LWB-X met een sprankelende bijeenkomst te openen? Wanneer het project om een specifiek leerwerkbedrijf te starten afgerond is, is er sprake van: een operationeel bedrijf waar studenten voor klanten echte opdrachten uitvoeren en waar zij vaardigheden, kennis, attituden en inzicht kunnen ontwikkelen in een zo authentiek mogelijke bedrijfsomgeving. Nadat het nieuwe leerwerkbedrijf is geopend, dient de continuïteit gewaarborgd te worden, zie: Een leerwerkbedrijf exploiteren


6/34

1 Initiatieffase Als (voorlopig) projectleider formeert u allereerst een initiatiefgroep. Deze initiatiefgroep doorloopt de initiatieffase. Aan het einde van de initiatieffase is de projectopdracht geformuleerd en zijn de definitieve projectleider en het projectteam aangesteld. Doel initiatieffase • Beslissen of het starten van een specifiek leerwerkbedrijf (LWB-X) wenselijk en haalbaar is. • Centrale vraag: het specifieke leerwerkbedrijf zoals het in de initiatieffase overwogen wordt wel of niet starten? Opdracht initiatieffase Verken de mogelijkheden om LWB-X in de steigers te zetten. Gebruik deze verkenning om te beslissen of starten in principe wenselijk en haalbaar is. Betrokkenen initiatieffase Wie wilt u betrekken bij de initiatieffase van LWB-X? Partij

Ja/Nee

Opmerkingen

Opdrachtgever (locatiedirecteur) Onderwijsmanager Initiatiefgroep Volledige projectteam of specifieke leden Stuurgroep Vertegenwoordigers van de bedrijven/instellingen uit de branche Samenwerkingspartners Docenten/begeleiders LWB-X Medewerkers LWB-X (studenten) Interne deskundigen Externe deskundigen


7/34

Vragen initiatieffase Het initiatiefteam beantwoordt in de initiatieffase minimaal onderstaande vragen. Voor de benodigde draagkracht is het belangrijk dat zo veel mogelijk partijen betrokken worden bij het beantwoorden van de vragen. 1 Wat is de probleemstelling van LWB-X (in opdracht van wie, voor welke doelgroep, met welke samenwerkingspartners en met welk doel wordt LWB-X gecreëerd)? 2 Wat moet LWB-X globaal wel en niet zijn? Zie voor tekst en uitleg bij deze vragen plus bijbehorende acties: Acties Initiatieffase Resultaat en besluit initiatieffase • Aan het einde van de initiatieffase staat globaal vast wat LWB-X wel en niet moet zijn en besluit de initiatiefgroep wel of niet door te gaan met het in de steigers zetten van LWB-X. • Het definitieve projectteam (inclusief de projectleider) is bekend. • De locatiedirecteur (eindverantwoordelijk/opdrachtgever) voor LWB-X is bekend. • De locatiedirecteur heeft een projectopdracht geformuleerd. • Indien gewenst is er een stuurgroep benoemd. Zie ook: Functieprofiel stuurgroep Voortgang na initiatieffase • Geef concreet aan wie welke activiteiten in de volgende fase – de definitiefase – uitvoert. • Bepaal de stand van zaken met betrekking tot de projectbeheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Zie ook: Projectbeheersaspecten • Overleg met de opdrachtgever (locatiedirecteur) over de voortgang van het project. Evaluatie initiatieffase • Hoe is het proces doorlopen; hoe zijn de relevante zaken aangepakt? • Wat zijn de producten/diensten? • Wat moet er nu gebeuren? • Wat ging er goed; hoe tevreden bent u? • Wat kan beter; wat zou u de volgende keer anders doen? • Wat leren wij als ROC Leiden van het project tot nu? • Welke tips zijn bruikbaar voor anderen (good practice)? Verwijzingen • Acties initiatieffase • Functieprofiel stuurgroep • Projectbeheersaspecten


8/34

Achtergrondinformatie • Strategie- en visiedocumenten ROC Leiden • Meerjaren-locatieplan • Strategie- en visiedocumenten van de betreffende branche • Strategie- en visiedocumenten van met LWB-X vergelijkbare bedrijven/instellingen • pROjeCt-methode Leiden • Het Leids model werkplekleren


9/34

2 Definitiefase Aan het einde van de definitiefase zijn de opdrachtgever en de projectgroep het eens over de eisen waaraan LWB-X moet voldoen. Doel definitiefase • Een exacte beschrijving opstellen van de eisen waaraan LWB-X moet voldoen. • Centrale vraag: wat zijn de eisen waaraan LWB-X dient te voldoen? Opdracht definitiefase Geef een zo gedetailleerd mogelijke beschrijving van de eisen waaraan LWB-X moet voldoen en bereik hierover een akkoord met de leden van het projectteam en de opdrachtgever. Betrokkenen definitiefase Wie wilt u betrekken bij de definitiefase van LWB-X? Partij

Ja/Nee

Opmerkingen



10/34

Vragen definitiefase Het projectteam beantwoordt in de definitiefase onderstaande en andere vragen die het relevant vindt in deze fase van het project. Voor de benodigde draagkracht is het belangrijk dat zo veel mogelijk partijen betrokken worden bij het beantwoorden van de vragen. Om de vragen te beantwoorden gaat u met het projectteam, (mogelijke) partners van LWB-X en verschillende deskundigen aan de slag in een zogenaamd ontwerpatelier. 1 Wat moet LWB-X concreet presteren als het klaar is (functionele eisen)? 2 Hoe gebruiks- en onderhoudsvriendelijk moet LWB-X zijn (operationele eisen)? 3 Wat zijn de juridische mogelijkheden en beperkingen van LWB-X? 4 Hoe verloopt de financiële afwerking van een opdracht? 5 Wat zijn de maximale kosten voor de exploitatie van LWB-X? 6 Welke mogelijkheden en beperkingen zijn er voor de financiering van de exploitatie van LWB-X? 7 Aan welke eisen van de overheid of relevante instanties moet LWB-X voldoen? 8 Zijn er bij vraag 1 t/m 7 eisen geformuleerd die botsen met de eisen van de opdrachtgever (locatiedirecteur)? Zie voor tekst en uitleg bij deze vragen plus toelichting: Acties definitiefase Resultaat en besluit definitiefase Aan het einde van de definitiefase moet er overeenstemming zijn met de opdrachtgever over de eisen waaraan LWB-X moet voldoen. Voortgang na definitiefase • Geef concreet aan welke activiteiten in de volgende fase – de ontwerpfase – uitvoert. • Bepaal de stand van zaken met betrekking tot de projectbeheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Zie ook: Projectbeheersaspecten • Overleg met de opdrachtgever (locatiedirecteur) over de voortgang van het project Evaluatie definitiefase • Hoe is het proces doorlopen; hoe zijn de relevante zaken aangepakt? • Wat zijn de producten/diensten? • Wat moet er nu gebeuren? • Wat ging er goed; hoe tevreden bent u? • Wat kan beter; wat zou u de volgende keer anders doen? • Wat leren wij als ROC hiervan? • Welke tips zijn bruikbaar voor anderen (good practice)? Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

11/34

Verwijzingen • Acties definitiefase • Projectbeheersaspecten Achtergrondinformatie • pROjeCt-methode Leiden • Het Leids model werkplekleren


12/34

3 Ontwerpfase Aan het einde van de ontwerpfase staan het ondernemingsplan en het leerwerkplan voor LWB-X op papier. Tijdens de ontwerpfase bereikt u met alle betrokkenen een akkoord over de vormgeving (bedrijfskundig en opleidingskundig) van LWB-X. Doel ontwerpfase • Het met alle betrokkenen een akkoord bereiken over de vormgeving (bedrijfskundig en opleidingskundig) van LWB-X. • Het maken van een uitgebreid ondernemingsplan voor LWB-X inclusief de financiële verantwoording. • Het maken van een uitgebreid leerwerkplan voor LWB-X waarin aangegeven wordt hoe LWB-X ingebed is in de opleiding. • Indien nodig maakt u ook een scholingsplan voor de docenten/begeleiders die betrokken zijn bij LWB-X. • Centrale vraag: hoe zien het ondernemingsplan, het leerwerkplan en het scholingsplan van LWB-X eruit? Opdracht ontwerpfase • Bedenk met het projectteam concreet – mede op grond van de ervaringen uit het ontwerpatelier – hoe LWB-X eruit komt te zien. Om alle zaken voor LWB-X goed op de rails te zetten en te weten waar u en uw collega’s aan beginnen, is het goed een ondernemingsplan (businessplan) en een leerwerkplan te maken. Zie ook: Het schrijven van een businessplan-1 en Het schrijven van een businessplan-2 • Bereik als projectleider met alle betrokkenen een akkoord over de vormgeving van LWB-X. Betrokkenen ontwerpfase Wie wilt u betrekken bij de ontwerpfase van LWB-X? Partij

Ja/Nee

Opmerkingen

Opdrachtgever (locatiedirecteur) Onderwijsmanager Initiatiefgroep Volledige projectteam of specifieke leden Stuurgroep Vertegenwoordigers van de bedrijven/instellingen uit de branche


13/34

Partij Samenwerkingspartners

Ja/Nee

Opmerkingen

Docenten/begeleiders LWB-X Medewerkers LWB-X (studenten) Interne deskundigen Externe deskundigen Vragen ontwerpfase Het projectteam beantwoordt in de ontwerpfase onderstaande en andere vragen die het relevant vindt in deze fase van het project. Voor de benodigde draagkracht is het belangrijk dat zo veel mogelijk partijen meedenken over het antwoord op de vragen. 1 Hoe komt LWB-X er concreet uit te zien (ondernemingsplan en samenwerkingspartners)? 2 Wat is de plek en status van LWB-X in het totale opleidingsaanbod (leertraject) van de studenten die binnen LWB-X werken (leerwerkplan)? 3 Over welke kennis, vaardigheden en competenties moeten de docenten/begeleiders van LWB-X beschikken? Stel desgewenst een scholingsplan op. 4 Is het antwoord op vraag 1, 2 en 3 niet in strijd met de eisen die in de definitiefase zijn geformuleerd. Zie voor tekst en uitleg bij deze vragen plus bijbehorende acties: Acties ontwerpfase Resultaat en besluit ontwerpfase • Het resultaat van de ontwerpfase is een uitgewerkt ondernemingsplan voor LWBX (eventueel inclusief een SWOT-analyse), een leerwerkplan voor de medewerkers (studenten) en een scholingsplan voor de docenten/begeleiders die betrokken zijn bij LWB-X. • De leden van het projectteam hebben vanuit hun deskundigheid bijdragen geleverd aan deze plannen. • Het projectteam onderschrijft de plannen gezamenlijk. • Er is een akkoord over dit ondernemings-, leerwerk- en scholingsplan met de opdrachtgever (locatiedirecteur)


14/34

Voortgang na de ontwerpfase • Geef concreet aan welke activiteiten in de volgende fase – de realisatiefase – worden uitgevoerd. • Bepaal de stand van zaken met betrekking tot de projectbeheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Zie ook: Projectbeheersaspecten • Overleg met de opdrachtgever (locatiedirecteur) over de voortgang van het project. Evaluatie ontwerpfase • Hoe is het proces doorlopen; hoe zijn de relevante zaken aangepakt? • Wat zijn de producten/diensten? • Wat moet er nu gebeuren? • Wat ging er goed; hoe tevreden bent u? • Wat kan beter; wat zou u de volgende keer anders doen? • Wat leren wij als ROC Leiden van het project tot nu? • Welke tips zijn bruikbaar voor anderen (good practice)? Verwijzingen • Het schrijven van een businessplan-1 • Het schrijven van een businessplan-2 • Acties ontwerpfase • Projectbeheersaspecten Achtergrondinformatie • Ondernemingsplan ROCAL ROC Leiden en Businessanalyse project de Baak (door ROC Leiden) (twee Leidse leerwerkbedrijven) • Onderwijsleerbedrijven en aansprakelijkheid en Onderwijsleerbedrijven en BTW (worden er binnen LWB-X producten/diensten verkocht, dan moet u rekening houden met allerlei juridische en belastingtechnische aspecten) • pROjeCt-methode Leiden • Het Leids model werkplekleren • De kwaliteit van praktijkleren (over hoe je een leerwerkbedrijf in de praktijk zo realistisch mogelijk op kunt zetten; een uitgave van de Stichting Praktijkleren)


15/34

4 Realisatiefase Voordat LWB-X van start kan gaan moet er veel gebeuren; al deze zaken krijgen hun beslag tijdens de realisatiefase. Doel realisatiefase • Het opbouwen en inrichten van LWB-X conform de afspraken die tijdens de eerdere fases zijn gemaakt. • Centrale vraag: wat moet er allemaal concreet gebeuren voordat het startsein voor LWB-X gegeven kan worden? Opdracht realisatiefase Tref alle voorbereidingen die nodig zijn om LWB-X te realiseren. Wanneer in de praktijk blijkt dat beslissingen die u genomen heeft in de ontwerpfase niet haalbaar zijn, dan kunt u het ontwerp desgewenst aanpassen. Betrokkenen realisatiefase Wie wilt u betrekken bij de realisatiefase van LWB-X? Partij

Ja/Nee

Opmerkingen



16/34

Vraag realisatiefase Wat moet er op basis van ontwerpfase concreet gebeuren op de volgende gebieden: • marketing • klanten • leveranciers en derden • medewerkers (studenten) • begeleiders/docenten en organisatie-inrichting ROC • communicatie • ICT • vestigingsplaats • werkruimte en werkplekken • interne financiële administratie Zie voor tekst en uitleg bij deze vraag en bijbehorende acties: Acties realisatiefase . Resultaat realisatiefase Alle zaken uit de ontwerpfase zijn gerealiseerd. Op een laatste check na – de startfase – is LWB-X gereed om te starten. Besluit realisatiefase • LWB-X kan bijna van start gaan. De projectgroep en de opdrachtgever (locatiedirecteur) gaan akkoord met hetgeen in de realisatiefase is opgetuigd en ingericht. Voortgang na de realisatiefase • Geef concreet aan wie welke activiteiten in de volgende fase – de startfase – uitvoert. • Bepaal de stand van zaken met betrekking tot de projectbeheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Zie ook: Projectbeheersaspecten • Ga na of hetgeen gerealiseerd is in de realisatiefase rekening houdt met de eisen die in de definitiefase zijn geformuleerd. Zo nee dan moet er in de startfase alsnog een aanpassing plaatsvinden opdat deze tegenstrijdigheid verdwijnt. • Ga na of hetgeen gerealiseerd is in de realisatiefase in overeenstemming met hetgeen in de ontwerpfase op papier is gezet.. Zo nee dan moet of de ontwerpfase of de realisatiefase op details aangepast worden. • Overleg met de opdrachtgever (locatiedirecteur) over de voortgang van het project. Evaluatie realisatiefase • Hoe is het proces doorlopen; hoe zijn de relevante zaken aangepakt? • Wat zijn de producten/diensten? • Wat moet er nu gebeuren? • Wat ging er goed; hoe tevreden bent u? • Wat kan beter; wat zou u de volgende keer anders doen? • Wat leren wij als ROC hiervan? • Welke tips zijn bruikbaar voor anderen (‘good practice’)?


17/34

Verwijzingen • Acties realisatiefase • Projectbeheersaspecten Achtergrondinformatie • pROjeCt-methode Leiden • Het Leids model werkplekleren


18/34

5 Startfase Voordat LWB-X in bedrijf gaat, moeten de puntjes nog op de i worden gezet. De belangrijkste afbreukrisico’s moeten in kaart gebracht zijn en zoveel mogelijk binnen de perken worden gehouden. Na de startfase wordt LWB-X daadwerkelijk geëxploiteerd. Medewerkers (studenten) doen er belangrijke leerervaringen op; docenten en begeleiders zetten zich in om samen met de studenten LWB-X tot een succes te maken. Doel startfase • Controleren welke zaken nog geregeld en bijgesteld moeten worden voordat LWB-X daadwerkelijk van start gaat. • Het daadwerkelijk in bedrijf gaan van LWB-X. • Centrale vraag: wat moet er nog gebeuren voordat LWB-X feestelijk van start kan gaan? Opdracht startfase • Check of LWB-X – nu de definitie-, de ontwerp- en de realisatiefase doorlopen zijn – klaar is om in bedrijf te gaan. Welke aspecten verdienen opnieuw of extra aandacht voordat LWB-X kan starten? • Besteed aandacht aan de laatste ‘losse eindjes’. Betrokkenen startfase Wie wilt u betrekken bij de startfase van LWB-X? Partij Opdrachtgever (locatiedirecteur)

Ja/Nee

Opmerkingen

Onderwijsmanager Initiatiefgroep Volledige projectteam of specifieke leden Stuurgroep Vertegenwoordigers van de bedrijven/instellingen uit de branche Samenwerkingspartners Docenten/begeleiders LWB-X Medewerkers LWB-X (studenten) Interne en/of externe deskundigen Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

19/34

Vragen startfase 1 Is LWB-X adequaat ingericht om te starten? Zijn alle relevante zaken hieromtrent besproken met de locatiedirecteur en onderwijsmanager? 2 Hebben de locatiedirecteur en onderwijsmanager hun akkoord gegeven om te starten met LWB-X? 3 Wat moet er georganiseerd worden om LWB-X met een sprankelende bijeenkomst te openen? Zie voor tekst en uitleg bij deze vragen en bijbehorende acties: Acties startfase Besluit en resultaat startfase • De locatiedirecteur en onderwijsmanager geven een ‘Go-beslissing’ voor de opening van LWB-X. • LWB-X is na de opening in bedrijf. Voortgang na startfase • Geef concreet aan welke activiteiten tijdens het exploiteren van LWB-X het meeste aandacht verdienen gedurende het eerste jaar. Zie ook: Exploitatie van een leerwerkbedrijf • Bepaal de stand van zaken met betrekking tot de projectbeheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Zie ook: Projectbeheersaspecten • Overleg met de opdrachtgever (locatiedirecteur) over de opening van LWB-X en het komende exploitatiejaar. Evaluatie startfase • Hoe is het proces doorlopen; hoe zijn de relevante zaken aangepakt? • Wat zijn de producten/diensten? • Wat moet er nu gebeuren? • Wat ging er goed; hoe tevreden bent u? • Wat kan beter; wat zou u de volgende keer anders doen? • Wat leren wij als ROC hiervan? • Welke tips zijn bruikbaar voor anderen (good practice)? Verwijzingen • Acties startfase • Exploitatie van een leerwerkbedrijf • Projectbeheersaspecten Achtergrondinformatie • pROjeCt-methode Leiden • Het Leids model werkplekleren


20/34

Waarom een leerwerkbedrijf? Er zijn verschillende redenen om studenten werkervaring op te laten doen in een leerwerkbedrijf: • ROC-beleid: het leerwerkbedrijf is een van de praktijkleervormen om competentiegericht onderwijs vorm te geven; • het didactische uitgangspunt dat ter voorbereiding op het werken in de beroepssetting binnen bedrijven (BPV) eerst in een tegelijk uitdagende en beschermde omgeving moet worden geleerd en geoefend; in een leerwerkbedrijf kunnen studenten – voordat ze naar een BPV-plaats gaan – vaardigheden oefenen, kennis en inzicht opdoen en hun houding ontwikkelen; bovendien kunnen ze werken aan hun zelfvertrouwen; • het voorkomen van uitval door een aantrekkelijke/uitdagende leeromgeving te creëren waar het toekomstige beroep in de opleiding vanaf het begin bij alle leerervaringen voorop staat; • de mogelijkheid om studenten in een uitdagende leeromgeving ‘op te vangen’ wanneer BPV-plaatsen ‘even’ niet voorhanden zijn; • studenten oefenen vaardigheden die ze op hun BPV-plaats niet of nauwelijks tegenkomen; • studenten krijgen versneld de kans om hun beroepsbeeld realistischer in te vullen; hun keuze kan vroeg in de opleiding gecorrigeerd, bevestigd en versterkt worden. • uitgangspunt is en blijft het leren; leren gaat dus altijd voor werken. • Zie ook: De kwaliteit van praktijkleren Terug Inleiding Terug Acties intiatieffase


21/34

Acties initiatieffase Doel initiatieffase: beslissen of het starten van een specifiek leerwerkbedrijf (LWB-X) wenselijk en haalbaar is. 1 Wat is de probleemstelling van LWB-X (in opdracht van wie, voor welke doelgroep, met welke samenwerkingspartners en met welk doel wordt LWB-X gecreëerd)? a Wie is opdrachtgever (welke locatiemanager)? b Voor welke locatie/opleiding(en) wordt LWB-X gecreëerd? c Waarom moet er een leerwerkbedrijf worden ingericht? Formuleer ‘het waarom’ van LWB-X. Zie ook: Waarom een leerwerkbedrijf? d Hoe is het draagvlak voor het initiatief geregeld? Met welke partners kan er eventueel worden samengewerkt? Denk aan: andere locaties ROC Leiden, andere ROC’s, gemeente, provincie, (branche)vereniging, bedrijven, stichtingen, overkoepelende organen. 2 Wat moet LWB-X globaal wel en niet zijn? a Wat behoort wel en wat behoort niet tot het project? Welke beroepsopdrachten zijn allemaal relevant voor de opleiding en welke neemt LWB-X voor zijn rekening? Zorg ervoor dat alle betrokkenen een gelijk beeld hebben van wat LWB-X is en doet. Neem de tijd voor werkbezoeken aan ‘good practices’. Blijf concreet en stel de positie van de studenten en ROC-medewerkers centraal.1 Maak in een vroeg stadium een communicatieplan voor de interne doelgroepen en stel dit plan in iedere fase bij. Zie ook: Het schrijven van een communicatieplan

1

Vraag 2a en b kunnen in de initiatieffase zo gedetailleerd beantwoord worden als nodig is om de beslissing te nemen wel of niet door te gaan naar de volgende fase (definitiefase). In volgende fases worden deze vragen uitgebreider beantwoord. Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

22/34

b Wat moet LWB-X presteren als het ‘draait’ (functionele doelen)? Wat zijn de ambities van LWB-X? Formuleer globaal de ambities van LWB-X en het groeimodel om deze ambities te realiseren.2 Organiseer een werkconferentie om de ambities in te vullen (gebruik de conferentie om te inspireren en enthousiasmeren). Terug

2

De functionele doelen zijn gebaseerd op ROC-beleidsdoelen. Een voorbeeld van een functioneel doel is: LWB-X moet in schooljaar Y werk bieden aan N leerlingen en in schooljaar Z aan N+X leerlingen, enzovoort. Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

23/34

Acties definitiefase Doel definitiefase: een exacte beschrijving opstellen van de eisen waaraan LWB-X moet voldoen. 1 Wat moet LWB-X concreet presteren als het klaar is (functionele eisen)? a Welke doelen moet LWB-X realiseren? Baseer deze doelen op ROC-beleidsdoelen en de onderwijsdoelen die hiervan deel uit maken. Zie ook: Voorbeelden doelen leerwerkbedrijf Zorg ervoor dat LWB-X aansluit bij de inhoud en het niveau waarvoor studenten in opleiding zijn. b Hoe breed en diep wordt het assortiment diensten/producten dat het leerwerkbedrijf aanbiedt? Bepaal of er veel samenwerkingspartners zijn en een breed dienstenpakket, weinig samenwerkingspartners en een smal dienstenpakket, of dat er sprake is van een middenweg. Bepaal hoeveel varianten van een product/dienst aangeboden zullen worden (de diepte van het assortiment). c Hoeveel opdrachten zijn er in een bepaalde periode en van welke omvang? Bepaal het aantal en de grootte van de opdrachten per periode (maand, kwartaal, jaar) in relatie tot de maximale bezetting. Zijn er vaste opdrachtgevers? Wat zijn de leermogelijkheden (relatie met kwalificatiedossier) d Welke kwaliteitseisen worden aan de klanten gegarandeerd? Bepaal het functieprofiel van de accountmanager (student die intermediair is tussen de klant en LWB-X). Waarover en tot hoever is de account manager verantwoordelijk? Welke eisen worden gesteld aan het afhandelen van vragen of opdrachten van klanten? Bepaal de kwaliteitseisen vanuit de wensen van de klanten. Let op de eisen van levering van diensten, contact met medewerkers van LWB-X, fysieke bereikbaarheid van dienstverlening. Zie ook: Kwaliteitskenmerken van dienstverlening Bepaal wanneer afhandeling reactief, responsief of proactief is.3 Geldt er een inspannings- of leveringsverplichting?

3

Reactief:het initiatief ligt bij de klant die moet nagaan welke dienstverlening hij wenst; responsief: na een enkelvoudige vraag krijgt de klant een pakket aan dienstverlening dat naast het antwoord op deze vraag ook een antwoord op vragen geeft die samenhangen met de oorspronkelijke vraag; proactief: LWB-X neemt zelf het initiatief om dienstverlening (producten) te verstrekken voordat de klant hier zelf aan gedacht heeft. Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

24/34

d Welke doelgroep(en) wil LWB-X bedienen? Ga uit van bestaande visies, doelstellingen en ambities om doelgroep(en) te bepalen. Hoe kan ingespeeld worden op (verschillen in) kenmerken, behoeften en belangen van studenten. Wellicht is het mogelijk om een risicoprofiel per (groep) afnemer(s) te bepalen. Beslis welk risico acceptabel is. Hoe wilt u met de verschillende doelgroepen communiceren? Zie ook: Het schrijven van een communicatieplan Wees qua ambities flexibel; ze kunnen wijzigen en daarmee ook de keuze van de doelgroep(en). 2 Hoe gebruiks- en onderhoudsvriendelijk moet LWB-X zijn (operationele eisen)? a Welke eisen worden gesteld aan LWB-X qua bereikbaarheid en aanwezigheid personeel? Denk aan bereikbaarheid (fysiek, telefonisch, email, Internet). Denk aan beschikbaarheid (vakantieperioden en dergelijke). b Welke eisen worden gesteld aan de organisatie van de dienstverlening? Bepaal het functieprofiel van de manager van LWB-X (dagelijkse leiding van het bedrijfsdeel)? Bepaal waarover en tot hoever de manager verantwoordelijk is. 3 Wat zijn de juridische mogelijkheden en beperkingen van LWB-X? Zorg dat bij elke opdracht de aansprakelijkheid is vastgelegd. Let op het afsluiten van bepaalde verzekeringen. Zie ook: Kwaliteitskenmerken van dienstverlening en Onderwijsleerbedrijven en aansprakelijkheid Denk aan contracten, samenwerkingsovereenkomsten, intentieverklaringen en dergelijke. Zorg ervoor dat deze ondertekend zijn. Zie ook: Voorbeeld samenwerkingsovereenkomst Welke ondernemingsvorm wordt er gekozen? Welke consequenties brengt een bepaalde vorm met zich mee? Regel eventuele inschrijving Kamer van Koophandel. 4 Hoe verloopt de financiële afwerking van een opdracht? Wie factureert:de administratie ROC Leiden of LWB-X zelf? Let op: wel of geen BTW-verplichting. Zie ook: Onderwijsleerbedrijven en BTW Wie zorgt voor de debiteurenbewaking? Heeft LWB-X een eigen bankrekening? Overleg en werk samen met de stafdienst Financiën, Planning & Control.


25/34

5 Wat zijn de maximale kosten voor de exploitatie van LWB-X? Denk aan huisvestingskosten, ICT-kosten, kantoorkosten, marketing- en communicatiekosten (brochures, internetsite en dergelijke). Denk aan stagevergoedingen als u bijvoorbeeld hbo’ers het management van LWB-X laat uitvoeren of wanneer er studenten in vakantieperioden werken. Denk aan kosten deskundigheidsbevordering praktijkopleiders. Denk aan kosten van ingehuurde professionals. Denk aan kosten voor gebruiksgoederen, materialen, gereedschappen en dergelijke. Kan van de verzekering ROC Leiden gebruik gemaakt worden? Indien nee, wat zijn de verzekeringscontracten die afgesloten moeten worden en wat is de premie? 6 Welke mogelijkheden en beperkingen zijn er voor de financiering van de exploitatie van LWB-X? Maakt LWB-X gebruik van het onderwijsgebonden budget? Zo ja, voor welk deel van het budget en voor welk onderdeel van LWB-X; hoe is dit verankerd binnen het taakgroepbeleid? Zijn er inkomsten uit levering van producten en diensten te verwachten? Bepaal wat externe en interne klanten (kunnen) betalen voor de dienstverlening. Bepaal of inkomsten uit andere zaken mogelijk zijn, bijvoorbeeld subsidies en/of sponsoring. Het ondernemingsplan (plus investerings-, financierings- en liquiditeitsplan) schrijft u in de Ontwerpfase. 7 Aan welke eisen van de overheid of relevante instanties moet LWB-X voldoen? Ga na welke eisen de overheid of andere instanties stellen, bijvoorbeeld de arbodiensten (ICT-opstelling en dergelijke, klimaatbeheersing, toegankelijkheid gehandicapten), verplichtingen van de branche enzovoort. 8 Zijn er bij vraag 1 t/m 7 eisen geformuleerd die botsen met eisen van de opdrachtgever (locatiedirecteur)? Overleg met de opdrachtgever (locatiedirecteur). Terug


26/34

Acties ontwerpfase Doel ontwerpfase: Het met alle betrokkenen een akkoord bereiken over de vormgeving (bedrijfskundig en opleidingskundig) van LWB-X. 1 Hoe komt LWB-X er concreet uit te zien (ondernemingsplan)? Bepaal dit mede op grond van de ervaringen uit het ontwerpatelier (definitiefase). a Hoe wordt LWB-X bestuurd? Bepaal hoe de inhoudelijke sturing plaatsvindt. Bepaal hoe de zeggenschap wordt verdeeld. Bepaal het hiërarchische niveau van de betrokkenen en hun onderlinge relaties. Bepaal de juridische constructie. Leg vast welke mogelijkheid bestaat om te werken met studenten (MBO en/of HBO) in de rol van managers LWB-X. Maak een organogram van LWB-X (met verantwoordelijkheden en communicatiekanalen). Zie ook: Besturing van een leerwerkbedrijf Zie ook: Taken en rollen medewerkers leerwerkbedrijf Zie ook: Functieprofiel manager leerwerkbedrijf Zie ook: Functieprofiel stuurgroep b Welke leveranciers/derden worden gecontracteerd? Ga na wie de hard- en software kan leveren. Ga na wie de communicatiemiddelen vorm kan geven en kan drukken. Laat eventueel offreren door verschillende leveranciers om prijzen te vergelijken. Zie ook: Checklist doorlichten bedrijfsprocessen c Hoe worden taken tussen betrokkenen verdeeld? Bepaal welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden elke samenwerkingspartner in LWB-X krijgt. Zie ook: Samenwerking met partners Bepaal de taakverdeling tussen front- en backoffice. Zorg voor inhoudelijke afstemming. Bepaal de organisatiestructuur. Maak een organigram van LWB-X. Ga na of het geheel aan samenwerkingspartners de diensten/producten afdekt die LWB-X gaat aanbieden. Zie ook: Samenwerking met partners Leg afspraken/eisen vast in procedures. Wisseling van werknemers/leidinggevenden maakt dit noodzakelijk. Zie ook: Checklist doorlichten bedrijfsprocessen d Welke producten/diensten gaat LWB-X aanbieden? Inventariseer welke producten/diensten LWB-X kan aanbieden. Koppel vragen van klanten aan het mogelijke aanbod van LWB-X. Bepaal of er standaardproducten/-diensten en/of maatwerkproducten/diensten worden aangeboden. e Met behulp van welke kanalen gaat LWB-X communiceren? Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

27/34

Besteed hier extra aandacht aan in het communicatieplan voor externe doelgroepen. Zie ook: Het schrijven van een communicatieplan Bepaal welke communicatiekanalen gebruikt gaan worden (fysieke balie, telefoon, post, e-mail, fax, postbus en website). Bepaal geschiktheid diverse kanalen voor het afhandelen van vragen en het aanbieden van informatie. Bepaal hoe communicatiekanalen op elkaar worden afgestemd. Bepaal hoe systeem wordt aangebracht in klantencontacten ondanks het gebruik van verschillende kanalen. f

Met behulp van welke distributiekanalen gaat LWB-X zijn producten/diensten leveren? Is er een fysieke plaats waar de klant zijn product/dienst afhaalt? Gaat de leverancier zelf naar de klant toe om de dienst te leveren? Wilt u e-commerce een centrale rol toebedelen in LWB-X? Motiveer uw keuze. Zo ja, hoe?

g Welke rol heeft ICT in LWB-X en welke eisen worden hieraan gesteld? Bepaal of LWB-X gebruik gaat maken van geautomatiseerde systemen. Bepaal of LWB-X een eigen internetsite krijgt. Bepaal welke automatiseringsprogramma’s nodig zijn in LWB-X. Let op of verschillende systemen kunnen worden geïntegreerd of juist botsen. h Welke hulpmiddelen moeten worden aangeschaft voor gebruik van ICT in LWB-X? Ga na wat nodig is aan computers, printers, fax, software, ruimte op het internet, telefoonverbinding met internet, e-mailadres, enzovoort. Ga na waar ICT-hulpmiddelen het beste kunnen worden aangeschaft. Vergelijk prijzen, service, mogelijkheden en beperkingen van hard- en software. Zorgt de eigen interne organisatie hiervoor, maak dan duidelijke en professionele afspraken. i

Welke studenten gaan LWB-X bemannen? Bepaal op basis van de taakstelling van LWB-X hoeveel medewerkers (studenten) nodig zijn om alle werkzaamheden per periode te kunnen uitvoeren. Hoeveel leerwerkplaatsen zijn er met andere woorden per periode in LWB-X? Bepaal op basis van de taakstelling van LWB-X aan welke functie-eisen de verschillende medewerkers moeten voldoen (inclusief kwalificatieniveau van de studenten). Zijn er functieprofielen/rolbeschrijvingen voor de medewerkers van LWB-X? Zie ook: Taken en rollen medewerkers leerwerkbedrijf en Functieprofiel manager leerwerkbedrijf Hoeveel vergoeding ontvangen medewerkers (studenten)? Bepaal een systeem voor het vaststellen van vergoedingen.


28/34

j

Welke docenten/praktijkopleiders zijn betrokken bij LWB-X? Zijn er functieprofielen voor de docenten/praktijkopleiders van LWB-X? Bepaal of de bestaande formatie-eenheid van de locatie die LWB-X gaat opzetten voldoende is of dat er nieuwe docenten en/of praktijkopleiders moeten worden aangenomen. Bepaal de scholingsbehoefte van de (aan te nemen) docenten. Schrijf voor hen een scholingsplan.

k Hoe ziet het investeringsplan van LWB-X eruit (Hoeveel geld is nodig om te starten met LWB-X)? Zie: Investeringsplan, financierings- en liquiditeitsplan l

Hoe ziet het financieringsplan van LWB-X eruit (Waar haal ik het geld vandaan om te starten met LWB-X)? Zie: Investeringsplan, financierings- en liquiditeitsplan

m Hoe ziet het liquiditeitsplan van LWB-X eruit (Waar haal ik het geld vandaan om te starten met LWB-X)? Zie: Investeringsplan, financierings- en liquiditeitsplan Bepaal mogelijke inkomsten voor LWB-X uit de verkoop van producten en diensten. Bepaal financiële bijdragen vanuit landelijke, provinciale en lokale overheid. Bepaal financiële bijdragen van de samenwerkingspartners. Zie ook: Samenwerking met partners Bepaal uitgaven van LWB-X (overheadkosten, gelden voor activiteiten). n Bepaal het break even point van LWB-X. Zie: Break even point o Hoe wordt de financiële administratie ingericht? Bepaal of LWB-X een geautomatiseerd systeem krijgt voor de eigen financiële administratie (het beheren van inkomsten en uitgaven). p Met wie, wat en hoe wordt er gecommuniceerd? Evalueer het communicatieproces en stel zonodig het communicatieplan bij. Zet communicatie in om te informeren en te enthousiasmeren teneinde weerstand tegen verandering binnen de locatie te voorkomen. Maak duidelijk afspraken en leg deze vast. Spreek elkaar positief aan, maar let ook op het nakomen van afspraken. q Wat zijn geschikte locaties voor de vestiging van LWB-X? ROC-gebouw, bedrijfspand huren of een derde mogelijkheid? Waarom die specifieke locatie? Analyseer uw keuze Hoeveel m2 is nodig en wat is de prijs per m2? Welke eisen stelt LWB-X aan de ruimte (onder andere toegankelijkheid)? Denk aan eventuele toekomstige uitbreidingen. Kies een voorkeurlocatie en hou één of meer alternatieven achter de hand. r

Hoe richt u de bedrijfsruimte in? Bepaal welke inventaris, machines, gereedschappen en grondstoffen nodig zijn. Bepaal of een kantoor, werkplaats, magazijn nodig is.


29/34

s Hoe richt u een werkplek in? Bepaal hoeveel werkplekken er nodig zijn? Denk aan bureaus, stoelen, balie, kantoorartikelen, archiefruimte, enzovoort. 5 Wat is de plek en status van LWB-X in het totale opleidingsaanbod (leertraject) van de studenten die binnen LWB-X werken (leerwerkplan)? a Wat kan een student leren in LWB-X? Gebruik de menukaart die voor iedere opleiding gemaakt is, geeft inzicht in wat er geleerd moet worden en op welk niveau. Met de menukaart kunt u • inzichtelijk maken wat de student dient te leren en op welk niveau; • beoordelen of LWB-X de plek is waar de geformuleerde leerdoelen te realiseren zijn; • kijken of er meer uit LWB-X te halen is als er wat extra aanpassingen gemaakt worden in de werkwijze van LWB-X; dikwijls is met weinig inspanning en zonder enig nadeel de leerpotentie van de werkplek te verruimen. Ga na voor welke niveaus en doelgroepen (opleiding) studiejaar er leerwerkplaatsen zijn in LWB-X. Is er een systeem om iedere student te matchen aan bepaalde leeropdrachten? Is er een persoonlijk activiteitenplan voor iedere student gedurende de tijd dat hij/zij actief is in LWB-X? Is er sprake van één systeem van studieloopbaanbegeleiding (SLB)? b Welke onderdelen van het curriculum kunnen het efficiëntst en effectiefst aangeleerd worden op school; welke inhoud/stof kan het beste buiten school geleerd worden? Wat moeten de studenten met andere woorden aanleren via instructie en wat moeten zij oefenen tot ze het echt beheersen? Er is in het verleden afgesproken dat ongeveer 40% van het gehele curriculum buiten school geleerd dient te worden. Maak een schematische verdeling in het curriculum waarbij u aangeeft wat wanneer waar aan de orde komt. Studenten hebben daar baat bij maar het is ook inzichtelijk voor docenten. De samenhang binnen het curriculum komt zo duidelijk tot uiting. Terug


30/34

Denk aan de volgende indeling:

c

Opleidings- startfase fase

hoofdfase

afsluitende fase

Functie

oriënterend

acquisitie van kennis en vaardigheden

participatie en proeve van bekwaamheid

Onderwijsvorm

snuffelstages

projecten

BPV

excursies

projecten

oriëntatieopdrachten

leerwerkbedrijven

proeve van bekwaamheid

praktijkopdrachten

BPV

Past de wijze van begeleiding bij de manier die op school wordt gebruikt? Zorg dat studenten vragen naar aanleiding van de werkzaamheden en achterliggende principes van werkplekleren kunnen stellen en er een adequaat antwoord op krijgen.

d Hoe ziet de beoordeling van de activiteiten eruit? Is deze gerelateerd aan het opleidingsprogramma? 6 Over welke kennis, vaardigheden en competenties moeten de docenten/praktijkopleiders van LWB-X beschikken? Stel desgewenst een scholingsplan op. 7 Is het antwoord op vraag 1, 2 en 3 niet in strijd met de eisen die in de definitiefase zijn geformuleerd?


31/34

Acties realisatiefase Doel realisatiefase: het opbouwen en inrichten van LWB-X conform de afspraken die tijdens de eerdere fasen zijn gemaakt. In de realisatiefase treft u alle voorbereidingen die nodig zijn voor de concrete realisatie van LWB-X. Zie ook: Het schrijven van een businessplan-1 en Het schrijven van een businessplan-2 1 Wat moet er nadat u de ontwerpfase heeft doorlopen concreet gebeuren op de gebieden: a Marketing Bepaal hoe LWB-X zijn opdrachten binnen haalt. Zie ook: Het binnenhalen van administratieve opdrachten b Klanten Hoe komen dienstverleningscontracten met de klanten eruit te zien? Bepaal wat in de dienstverleningscontracten komt. Ga na of contracten van andere leerwerkbedrijven als voorbeeld kunnen dienen. Bepaal wie de contracten opstelt. Bepaal wie contracten ondertekent. Spreek af hoe medewerkers (studenten) van LWB-X producten bij de klant aanleveren (wie doet wat en hoe?) Spreek af hoe vaak en op welke wijze contact met een klant wordt onderhouden. Maak afspraken zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld over wacht- en doorlooptijden. c

Leveranciers en derden Bepaal wie gecontracteerd moet worden en stel de contracten (werken prijsafspraken) op. Zie ook: Voorbeeld samenwerkingsovereenkomst

d Medewerkers (studenten) Bepaal welke elementen bepalend zijn voor klantvriendelijkheid (intern en extern) en in hoeverre medewerkers klantvriendelijk kunnen handelen (onder andere luistervaardigheid en de kunst van het doorvragen). Zie ook: Kwaliteitskenmerken van dienstverlening Leg vast welke medewerkers welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben. Stel de niveau-eisen vast en maak werkafspraken. Zie ook: Taken en rollen medewerkers leerwerkbedrijf e Docenten/praktijkopleiders en organisatie-inrichting ROC Ga na in hoeverre de docenten/praktijkopleiders en de structuur van de locatie waarbinnen het LWB wordt opgericht gericht zijn op een vraaggerichte werkwijze en – indien dit nu nog onvoldoende het geval is – openstaan voor veranderingen. Pas indien nodig de werkwijze van docenten/praktijkopleiders en de organisatie-inrichting van de ROC-locatie aan. Zijn docenten/praktijkopleiders binnen LWB-X voldoende opgeleid voor hun werk en welke afspraken moeten met ze over dit werk gemaakt worden? Een leerwerkbedrijf starten versie 2.0 (oktober 2011)

32/34

Let op vooropleiding van de docenten/praktijkopleiders, coachingsvaardigheden en dergelijke. Bepaal welke docenten/praktijkopleiders op welke punten bijscholing nodig hebben? Bepaal de formatieomvang. f

Communicatie Bepaal met wie, wat en hoe er wordt gecommuniceerd. Stel een apart communicatieplan op voor de inrichtings- en startfase van LWB-X. Bepaal doelen, doelgroepen, boodschap en middelen. Denk ook aan de media. Zie ook: Het schrijven van een communicatieplan Beperk weerstand tegen verandering door te informeren en enthousiasmeer via communicatie. Realiseer een goede samenwerking door elkaar positief aan te spreken (maar zorg dat afspraken worden nagekomen). Bestel alles wat nodig is om de communicatiekanalen in te richten? Gebruik het resultaat van de ontwerpfase (welke materialen nodig zijn en bij wie ze moeten worden besteld, is bedacht in de ontwerpfase, bijvoorbeeld telefoons, telefooncentrale, internetverbinding en internetprovider). Bepaal de inhoud van de brochure en internetsite (producten en diensten) op basis van de inventarisatie uit de ontwerpfase. Let op de toegankelijkheid van de informatie. Toets deze inhoud aan de doelen van LWB-X. Stel beschrijvingen op van diensten/producten.

g ICT Kies de geautomatiseerde systemen die worden gebruikt voor het beheren van LWB-X. Bestel de benodigde hard- en software. Regel ruimte voor de eigen internetsite. Vraag een e-mailadres aan. h Vestigingsplaats Sluit een huurcontract af voor de locatie van LWB-X. i

Werkruimte en werkplekken Schaf de benodigde machines, apparatuur, magazijninrichting en dergelijke aan. Schaf de benodigde bureaus, stoelen en computers aan.

j

Interne financiële administratie Stel de vergoeding van de medewerkers vast. Bepaal welk systeem wordt gebruikt voor het beheren van de inkomsten en uitgaven.

Terug


33/34

Acties startfase Doel startfase: controleren welke zaken nog geregeld en bijgesteld moeten worden voordat LWB-X daadwerkelijk van start gaat, en – tenslotte – het daadwerkelijk in bedrijf gaan van LWB-X. 4 Is LWB-X adequaat ingericht om te starten? Zijn alle relevante zaken hieromtrent besproken met de locatiedirecteur en onderwijsmanager? Loop nogmaals alle aspecten van de Ontwerp- en Realisatiefase na. Stel zaken waar nodig bij totdat LWB-X voldoende ingericht is om te starten. Denk aan: • marketing en klanten • leveranciers en derden (maak werken prijsafspraken) • medewerkers (studenten) en praktijkopleiders/docenten en organisatieinrichting ROC (niveau-eisen en werkafspraken • communicatie (o.a. de brochure en internetsite) • ICT • vestigingsplaats, werkruimte en werkplekken (bestel o.a. de inrichting) • inrichting financiële administratie. 5 Hebben de locatiedirecteur en onderwijsmanager hun akkoord gegeven om te starten met LWB-X? 6 Wat moet er georganiseerd worden om LWB-X met een sprankelende bijeenkomst te openen? Maak een apart communicatie- en activiteitenplan voor de opening van LWB-X. Zie ook: Het schrijven van een communicatieplan Open LWB-X. De toekomst van LWB-X is nu begonnen. Zie ook: Een leerwerkbedrijf exploiteren Terug


34/34

Handboek voor het ontwikkelen van een leerwerkbedrijf. Deel 1

Recommend Documents