Handboek HOST Pagina 1

Handboek HOST

Datum: Status: Versie: Bestandnaam:

1 juni 2010 DEFINITIEF 2010-2.0 TOES40101 – handboek HOST

Auteur:

Martin Pheifer Robert Bril Leon Schmidt Martijn Leenart Michiel van der Lip Arno Keizer Stefan Meijering Klaas Jorritsma Albertine Tjeenk Willink Arjan Suir

HANDBOEK HOST Status: DEFINITIEF

Pagina 1

4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 2

Versiebeheer Versie 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 2.0

Datum 8-5-2009 2-10-2009 5-10-2009 27-10-2009 1-11-2009 22-2-2010 9-3-2010 10-3-2010 12-3-2010 27-03-2010 12-04-2010 16-4-2010 1-6-2010

Beheerder M.Pheifer M.Pheifer M.Pheifer L. Schmidt M.Leenart M. van der Lip M.Pheifer R. Bril M.Pheifer M.Pheifer M.Pheifer A. Tjeenk Willink R.Bril

Team HOST HOST HOST HOST HOST HOST HOST HOST HOST HOST HOST HOST HOST

Wijzigingen e 1 opzet Aanvullingen nav SI09 Gereed voor aanvullingen team Aanvullingen Aanvullingen Aanvullingen Aanvullingen Aanvullingen Status TER GOEDKEURING Verwerken opmerkingen Verwerken controle Marij Laatste verbeteringen GOEDKEURING

Akkoord

JA

Opmerking: Indien in dit document fouten staan of de lezer het niet eens is met de inhoud of de strekking dan moet dit aan de beheerder van het document worden gemeld.

Afkortingen Afkorting

Betekenis

TOES

Team Ondersteunend Evenementen Scouting

CP

Centrale Post van Telecom

TC

Tent Coördinator

VC

Veiligheidscentrum

A00

Centrale Post van HOST

A60

Centrale Post van Host (events)


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 3

INHOUD Versiebeheer ........................................................................................................................................... 1 Versiebeheer ........................................................................................................................................... 2 Afkortingen............................................................................................................................................... 2 INHOUD................................................................................................................................................... 3 1.0.0 Voorwoord ...................................................................................................................................... 4 2.0.0 Wat is HOST ................................................................................................................................... 5 2.1.0 Kennis ............................................................................................................................................. 6 2.2.0 Materialen ....................................................................................................................................... 7 2.3.0 Communicatie ................................................................................................................................. 7 2.4.0 Deel taken binnen HOST................................................................................................................ 8 3.0.0 Host tijdens evenementen ............................................................................................................ 10 4.1.0 Portofoons .................................................................................................................................... 14 5.1.0 opschaling en Incident .................................................................................................................. 17 6.1.0 Taken HOST tijdens grote evenementen ..................................................................................... 18 7.0 Auteursrecht .................................................................................................................................... 22 Bijlage 1 - Opschalingmodel hulpdiensten ............................................................................................ 23 Bijlage 2 - Internationaal alfabet ............................................................................................................ 24 Bijlage 3 - Organogram vrijwilligers HOST ............................................................................................ 25 Bijlage 4 - Organogram HOST – grote evenementen ........................................................................... 26


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 4

1.0.0 Voorwoord Welkom bij HOST. Je hebt hier het basis handboek HOST. In dit handboek hebben we beschreven wat HOST is, en wat de taak van HOST is tijdens evenementen. In dit Handboek HOST staat in het eerste deel hoe team HOST is opgezet binnen TOES. e In het 2 deel is weergegeven wat bij een evenement het takenpakket van HOST kan zijn. Dit handboek is bedoelt voor nieuwe vrijwilligers bij HOST. Tevens is dit handboek een informatie pakketje voor evenementen die niet bekend zijn met HOST. We wensen je veel leesplezier.

Namens team HOST Robert Bril Martin Pheifer.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 5

2.0.0 Wat is HOST De opzet van de huidige vrijwilligers is voor een grootdeel ontstaan uit het Nawaka van 2006. Deze vrijwilligers zijn inmiddels lid geworden van HOST binnen TOES. De naam van HOST is al ontstaan bij de Nationale jamboree van 2004. We zijn als HOST onderdeel van TOES. Als HOST willen we voldoende mensen en kennis in huis hebben om de evenementen soepel te laten verlopen en waar gevraagd advies kunnen geven. Deze groep medewerkers zal bestaan uit een club van circa 20 personen en heeft meestal de volgende indeling     

Een hoofd en plaatsvervangend hoofd; personeel en organisatie medewerker; materiaalbeheerder; penningmeester; circa 15 algemene leden.

Deze “kern” groep heeft voldoende kennis van de evenementen. Uit deze clubmensen zullen de hoofden en teamleiders van een evenement gekozen worden. In principe kan iedereen lid worden van TOES, nieuwe leden moeten door HOST voorgedragen worden aan het bestuur als aspirant lid. Net als aan ieder lidmaatschap zijn er ook voorwaarden aan verbonden. Zie hiervoor de lidmaatschapsvoorwaarden van TOES.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 6

2.1.0 Kennis Team HOST wil op een goede en adequate wijze kennis behouden en nog beter ontwikkelen. Team HOST zal naast de samenwerking met de vrijwilligers van TOES, ook meewerken en denken met de evenementen. Bij HOST zijn leden met deskundigheid op diverse vlakken o.a. - Gastheer/vrouw uitdragen ; - Toezicht tijdens evenementen; - Verkeer en parkeer begeleiding; - Schrijven van plan van aanpak / uitvoeringsplan verkeer en veiligheid; - Het coördineren, organiseren en evalueren van het begeleiding- en ondersteuningsaanbod; - Het bewaken van de kwaliteit van de deskundigheidsbevordering; - Kennis van weten regelgeving; - Veiligheid. Ook al is de meeste kennis wel in huis, het is altijd goed de kennis op peil te houden, specificeren, verbreden. Hiervoor zal contact met andere organisaties, leveranciers, teams en leden van scouting voor de uitwisseling van kennis en informatie van belang zijn. Naast de eigen kennis is het ook van belang de kennis van de teamleden en vrijwilligers van evenementen op peil te krijgen en/of te houden. Hierbij is de werkwijze van HOST van groot belang. HOST is geen beveiliging. We kiezen ervoor om onze taken op de wijze aan te pakken welke passend is bij de doelstellingen van Scouting Nederland. Tevens heeft dit een juridische grondslag te weten dat de medewerkers hiervoor gediplomeerd moeten zijn.

2.1.1 Verkeersregelaars Tijdens het evenement zullen wij verkeersregelaars inzetten. Deze regelaars vallen onder de Wegen verkeerswet. Wij hebben tijdens evenementen te maken met evenementen verkeersregelaars. Het is allen toegestaan verkeersregelaars taken uit te voeren als je voor deze taak bent aangewezen door de plaatselijke gemeente. Het is hiervoor noodzakelijk de nodige instructie te hebben gehad. Hiervoor zullen tijdens de opbouw periode enkele medewerkers opgeleid worden tot volwaardig verkeersregelaar van het evenement. Er zijn medewerkers die al vaker de functie van verkeersregelaar hebben gehad. maar de wetgeving heeft besloten dat deze alleen geldt in de regio voor de duur van 1 jaar. Hierdoor moet de aanstelling elke keer opnieuw worden geregeld. In overleg met de plaatselijke gemeente zal besloten worden of Robert Bril deze instructie interen mag geven of dat er naar een ander vorm van opleiding gekeken moet worden. Alle medewerkers die ingezet gaan worden als verkeersregelaar komen op een groslijst van evenementen verkeersregelaar, deze zal getekend moeten worden door de bevoegde ambtenaar van de gemeente. Namens de burgemeester van de plaats. De overige medewerkers zijn niet bevoegd verkeer te regelen.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 7

2.2.0 Materialen Team HOST wil op een goede en adequate wijze hun materialen beheren. In de perioden dat het materiaal niet gebruikt wordt kan het verhuurd worden, voor extra inkomsten. Bij gebruik van materialen met een HOST logo hoort ook de inzet van onze vrijwilligers. Het materiaal is eigendom van TOES, maar zullen voor het merendeel dan alleen gebruikt worden door HOST-medewerkers.

2.3.0 Communicatie Binnen een organisatie als HOST, met allen vrijwilliger, is het leveren en krijgen van informatie van groot belang. Ieder moet hierin een actieve taak innemen. Om de informatiestromen zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben we diverse middelen als vergaderingen, notulen, telefoon, internet en email. Het internet kan nog vele mogelijkheden bieden. Het heeft de voorkeur, veel van de aanwezige standaard documenten, of de evenementen agenda op een site te plaatsen, zodat de kaderleden van HOST deze kunnen raadplegen en gebruiken. Op dit moment hebben we online: - De HOST website (beheerd door Robert); - HOST Hyves (beheerd door Martin); - HOST bestandenserver (beheerd daar alle TOES HOST leden).

Om de werkzaamheden en de plannen op elkaar af te stemmen organiseert HOST de volgende vergaderingen: - Team hoofden overleg – 4 x per jaar voor TOES-raad; - Team overleg – 1 x per jaar tijdens de eindejaarsborrel van TOES; - Naast deze HOST-TOES vergaderingen zijn er nog vergaderingen van de evenementen zelf; - Op de evenementen zelf is ook voldoende gelegenheid tot overleg. Van alle vergaderingen welke worden belegd is wordt een verslag gemaakt, met een aktielijst. Zodat het later makkelijk is in te zien wat er is afgesproken, en wie wat gaat doen. Ook kunnen mensen die niet aanwezig zijn geweest bij het overleg geïnformeerd worden. Het verslag zal binnen 2 weken verspreid worden aan alle belanghebbenden.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 8

2.4.0 Deel taken binnen HOST In het volgende deel zijn de deeltaken binnen HOST beschreven.

2.4.1 Coördinator/voorzitter De voorzitter geeft de dagelijkse leiding van HOST, en zal samen met de andere leden van HOST de taken uitvoeren. De kerntaken van de coördinator/voorzitter zijn: - De voorzitter is het aanspreekpunt van het team; - Het onderhouden van contacten met andere groepen, regio’s of landelijke teams; - Het vergaren van de HOST taak bij evenementen; - Het leiden van de vergaderingen en overleggen; - Het maken van de agenda voor de vergadering; - De voorzitter zorgt er voor dat iedereen die bij een vergadering of overleg aanwezig moet zijn een agenda / uitnodiging krijgt; - Het maken van een jaarbegroting voor HOST, samen met de penningmeester van HOST; - Delegeert de nodige taken naar de overige leden van het team; - Zal HOST vertegenwoordigen bij vergaderingen; - Zal nieuwe leden voordragen bij het bestuur van TOES.

2.4.2 Plaatsvervangend Coördinator/voorzitter De taken en bevoegdheden voor hoofd en plaats ververvangend hoofd zijn gelijk. In de voorbereiding zullen de taken verdeeld worden, zodat er een evenredige tijdbesteding kan zijn.

2.4.3 Personeelszaken De personeelsfunctionaris is verantwoordelijk voor de selectie van nieuwe HOST medewerkers. En natuurlijk ook een luisterend oor binnen het team. De coördinator personeelszaken is tijdens grote evenementen verantwoordelijk voor het aannemen van medewerkers. - Contact onderhouden met de HRM medewerker van het evenement voor de vacatures; - Promotie geven omtrent vacatures door aantrekkelijke vacature tekst te maken en deze bijvoorbeeld te plaatsen op de website/nieuwsbrief; - Ontvangen van inschrijvingen; - Eventueel een selectieprocedure doorlopen bij onbekende medewerkers; - Aannemen medewerkers; - Overzicht maken van eventuele wensen medewerkers en wie wanneer aanwezig is; - Eerste opvang van eventuele problemen medewerkers en waar nodig dit door spelen aan teamhoofden. Kortweg gezegd: Eerste aanspreekpunt tussen organisatie evenement voor de medewerkers van HOST. De inzetplanning tijdens de evenementen zal door de diensthoofden van een evenement gemaakt worden.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 9

2.4.4 Materiaalbeheer De materiaal coördinator is verantwoordelijk voor het beheer van ons HOST materiaal. De kerntaken van de materiaal coördinator zijn: - Het aanspreekpunt van het team voor het materiaal; - Het bijhouden van mutaties op de TOES site; - Aankoop van nieuwe materialen; - Afschrijven van materialen.

2.4.5 penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor alle financiële zaken binnen HOST. Er kunnen dan ook geen uitgaven gedaan worden zonder toestemming van de penningmeester. Voor alle uitgaven moet een budgetformulier ingevuld worden. De kerntaken van de penningmeester zijn: - Maken van de jaar begroting, samen met de voorzitter/coördinator van HOST; - Het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven binnen HOST.

2.4.6 vrijwilliger HOST Deze vrijwilligers hebben meerder evenementen met HOST meegedraaid. Ze zijn bekend met de werkwijze van HOST. Bij aanvragen voor evenementen zullen deze mensen als eerste benaderd worden om mee te werken.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 10

3.0.0 Host tijdens evenementen HOST wordt bij meerjaarlijkse activiteiten in een vroegtijdig stadium bij de organisatie van de activiteiten betrokken omdat we beschikken over de nodige materialen, mensen en kennis. De vrijwilligers die ingezet worden komen uit TOES- HOST en worden aangevuld met andere belangstellenden. HOST wordt ook betrokken bij kleinere activiteiten in de regio’s. De medewerkers die ingezet worden komen uit het HOST - TOES.

3.1.0 Taken tijdens evenementen HOST zorgt als team er voor dat gasten/deelnemers aan de poort ontvangen worden (ingangscontrole) als wel ook voor een gedeelte toezicht over het hele terrein. HOST is het eerste aanspreekpunt voor algemene vragen. Veelal is het doorverwijzen naar de juiste tent of team. De taken die HOST heeft tijdens het evenement zijn: - 24 uur per dag operationeel; - Als HOST (gastheer) optreden, vraagbaak voor deelnemers, medewerkers en bezoekers; - Leveranciers de weg wijzen, politie, brandweer of ambulances begeleiden; - Toezicht op de orde, rust en veiligheid op het terrein; - Assisteren van de veiligheidsteams, waar nodig; - Pro-actief aanspreken van deelnemers met betrekking tot veiligheid en gezondheid en eventueel gedrag; - Het zijn van oren en ogen van de organisatie met betrekking tot veiligheid, gezondheid en calamiteiten; - In goede banen leiden van aan en afvoeren van goederen, welke tijdens het hele evenement en gedurende de opbouw en afbraak plaats zal vinden; - In goede banen leiden van de aankomst/het vertrek van de deelnemers; - Houden van toezicht op de toegangspoort (ingangscontrole) van het terrein en het houden van toegangscontrole tot het terrein; - Tent coördinator: De tentcoördinatoren zijn medewerkers welke in de avonduren gedetacheerd kunnen worden. Een tentcoördinator is afkomstig van team HOST en herkenbaar aan een groene pet met de tekst TC erop; - Bij kleine evenementen kan HOST ook algemene CP draaien. HOST is geen beveiliging en zal dus ook niet als dusdanig optreden. Incidenten en situaties waar HOST niet op kan en mag en wil reageren worden gemeld aan team Beveiliging. Team beveiliging is voor de handhaving van de Openbare Orde en Veiligheid en het nakomen van de verplichting, gesteld in de vergunning van de gemeente. Bij kleinere evenementen zal HOST contact hebben met de evenementenleiding en eventueel rechtstreeks met de hulpdiensten.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 11

3.1.1 kennismaking / voorbereiding Team HOST heeft een kernteam van vaste medewerkers, daarnaast is er altijd een in en uitstroom van “tijdelijke” vrijwilligers. Voor grotere evenementen wordt er een voorbereidingsweekend gepland. In de voorbereidingweekend(en) zal er: - kennismaking zijn met nieuwe vrijwilligers/medewerkers; - Daar geven wij uitleg hoe wij het team vorm geven en wat wij van hen verwachten; - Er zal er een oefening zijn met de standaard procedure. O.a. gebruik van de portofoon, verkeersregelaars instructie en een noodsituatie; - Daar geven wij uitleg hoe wij als gastheer moeten reageren naar deelnemers en overige medewerkers van het evenement. Door deze voorbereidingen, kennen we alvast de gezichten en is iedereen voorzien van voldoende instructie. Zijn er vrijwilligers die er na z’n weekend niet zeker van zijn dat ze de juiste job gekozen hebben, of heeft het team er geen goed gevoel bij, dan is dat het moment om met HRM te kijken naar een andere plek binnen de organisatie.

3.2.0 Veiligheid Een belangrijk aspect is de veiligheid van de deelnemers en de medewerkers bij alle taken die uit worden gevoerd. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid maar ook voor de veiligheid van anderen. Tijdens werkzaamheden is het van belang dat iedereen er zich van bewust is welke risico’s bepaalde situaties met zich meebrengen en hoe met deze risico’s om te gaan. Het is daarom van groot belang dat een ieder, voor aanvang van de werkzaamheden, van te voren een bekijkt welke risico’s hij of zij kan verwachten en deze met het team door te spreken. Aangezien het voor het HOST niet mogelijk is om iedereen te voorzien van alle mogelijke veiligheidskleding of voorzieningen is het van groot belang om de risico’s goed in te schatten en indien 1 persoon vind dat er zich een mogelijke onveilige situatie voordoet moet deze persoon ingrijpen en desnoods het werk stil leggen. Een van de meest voorkomende oorzaak, van persoonlijk letsel is vermoeidheid. Iedereen is enthousiast en wil graag hard werken echter elke avond weer is het zeer gezellig met de mede-scouts hetgeen resulteert in vermoeidheid en daardoor onoplettendheid. Waak hiervoor en met z’n allen moeten we zorg dragen dat er geen onveilige situatie kunnen optreden om zo iedereen veilig en gezond weer naar huis te laten keren.

3.3.0 Diensten rooster / werktijden Tijdens grote evenementen is HOST van het begin van de opbouw tot het einde van de afbraak aanwezig. Het aantal beschikbare vrijwilligers, als wel als de werktijden, is per blok anders omdat het niet noodzakelijk is altijd met een volledig team aanwezig te zijn. Bij de beschrijving van de verschillende blokken staat hoeveel medewerkers nodig zijn, en wat de werktijden zijn. Elke team bestaat uit een ploegleider en medewerkers. Tijdens de opbouw van grote evenementen is HOST beperkt aanwezig om leveranciers en medewerkers de weg te wijzen. Vanaf 3 dagen voor grote evenement wordt het merendeel van de vrijwilligers verwacht, hiervoor is nog geen extra bezetting nodig. Team HOST zal vanaf deze dag 24 uurs diensten gaan draaien. Vanaf 1 dag voor de aankomst van de deelnemers moet het volledige team van HOST operationeel/aanwezig zijn. HANDBOEK HOST Status: DEFINITIEF

4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 12

Voor elk evenement zal een rooster gemaakt worden Wie wanneer aanwezig is en op welke tijden werkzaam is. Een halfuur voor wisseling van de diensten zal er een overdracht plaatsvinden. Hierbij zijn aanwezig de teamleiders van beide diensten en het hoofd van dienst. Bij langdurige en grotere evenementen (> 4 dagen) zal HOST in een vierploeg draaien (8 uur op, 24 uur af). Bij kleinere evenementen is de indeling meer flexibel, waarbij gelet wordt op de werkdruk van de vrijwilliger en de piekmomenten van het evenement. Vrijwilligers van HOST zullen één of meerdere dagen vrij hebben en iets voor zichzelf kunnen doen. Je kunt er ook voor kiezen waar nodig andere teams te ondersteunen.

3.4.0 Kleding HOST heeft een eigen kleding lijn, De kleding is om tijdens de werkzaamheden herkenbaar te zijn. als aanspreekpunt (gastheer / gastvrouw) vraagbaak dienen, bezoekers ontvangen, leveranciers de weg wijzen, politie, brandweer of ambulances begeleiden, en verder de ogen en oren zijn van de kampleiding, enz, enz..; Het is dan ook verplicht dat tijdens de diensten de HOST kleding gedragen wordt. Op de momenten dat je geen dienst hebt is het niet toegestaan om de HOST kleding te dragen. Dit geeft verwarring. Er zijn met de organisatie hierover afspraken gemaakt. Het is dan ook niet mogelijk dat medewerkers in HOST kleding alcohol houdende dranken kunnen kopen in de bar(en) op het terrein. Ook een oranje reflecterend hesje met opdruk HOST, hoort bij het kleding pakket. Dit hesje heeft de medewerker tijdens de dienst bij zich. Dit hesje wordt standaard niet gedragen. Alleen op verzoek van de A00, moet het hesje gedragen worden, dit is dan bij begeleiding van calamiteiten voertuigen, ontruiming of incidenten. Voor de verkeersregelaars zijn er speciale verkeersregelaars kleding/hesjes. Deze hesjes worden bij werkzaamheden op de openbare weg gebruikt (zie onderdeel verkeersregelaar) Deze hesjes worden aan het begin van de bijzondere dagen pas uitgereikt aan de verkeersregelaars. En deze dienen na de dienst direct ingeleverd te worden bij de A00. Het kan voorkomen dat het regent tijdens de diensten. De organisatie stelt geen regenkleding beschikbaar. De medewerkers moeten zelf voor regenkleding zorgen. Tijdens sommige evenementen is het mogelijk dat er wegwerp poncho’s zijn. De kleding van HOST is eigendom van TOES, voor het evenement huurt het evenement dit van TOES. We willen de kleding meerdere jaren gebruiken. De kleding is voorzien van een uniek nummer. De medewerkers moeten voor ontvangst tekenen. De kleding moet aan het einde van het evenement correct weer ingeleverd worden. In de avond en nachturen kan het nodig zijn dat er een zaklamp nodig is. Aan de poort zijn 2 zaklampen met een kegel voor de werkzaamheden aan de poort. Tijdens de dagdiensten wordt door HOST geen zaklamp gedragen. Voor de andere werkzaamheden wordt verwacht dat de medewerkers zelf een zaklamp mee nemen. Ook voor de zaklamp is de afspraak dat we als gastheer aanwezig zijn. Grote zaklampen zijn daarbij niet nodig. We gebruiken maximaal de grote van een 3-D cell zaklamp/maglite.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 13

3.5.0 Uiterlijke verzorging Als HOST heb je een publieke functie. Dit is zowel tijdens je diensten als daar buiten. We moeten ons hier bewust van zijn, en rekening mee houden. HOST medewerkers moeten en verzorgd uitzien. Bij deze verzorgde uitstraling horen geen zichtbare tattoos, piercings, hanenkam, leger kleding of dat soort zaken.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 14

4.1.0 Portofoons 4.1.1 algemeen Tijdens het evenement maken wij gebruik van portofoons voor de communicatie op het terrein. De porto’s zijn bedoeld om informatie te ontvangen of te zenden, waarbij het uitvoeren van de taken wordt vergemakkelijkt. Het is niet toegestaan deze porto’s voor andere doeleinden als noodzakelijk is te gebruiken. Alle communicatie gaat via de ether frequenties, en is door iedereen uit te luisteren. Het is dan ook niet toegestaan niet direct noodzakelijke berichten via de portofoons te melden. Ga er bij het gebruik van de porto altijd van uit dat er iemand mee kan luisteren via andere portofoons, die de info niet nodig heeft. En hier onnodig op kan reageren. Zorg er altijd voor dat de luidsprekers van de porto’s niet harder gezet zijn dan strikt noodzakelijk. Voor reguliere diensten wordt door HOST gebruikgemaakt van een eigen kanaal. In geval van calamiteit zal gebruik worden gemaakt van het calamiteiten kanaal, dit kanaal is voor ondersteunende diensten beschikbaar. Hierop zitten HOST, zorg, havendienst, calamiteiten coördinator. Tevens wordt dit kanaal permanent uitgeluisterd door telecom. Naast de portofoons is het hoofd van dienst beschikbaar op een dect telefoon bij grotere evenementen. Bij indrukken van de spreektoets, moet je melden met je call signs (plot nummer) en vragen naar wie je nodig hebt. De gene die je oproept meld zicht met zijn call sign en zegt voor wie hij luistert. Aan het einde van het gesprek afsluiten met sluiten. Alle gesprekken worden permanent uitgeluisterd door de A00.

4.1.2 Call-signs Call signs of roepnummers zijn de letters en nummers waarmee de basispost haar mensen in het veld kan aansturen. Elke eenheid heeft een call signs . Hierdoor weet de basispost met wie ze communiceert. Een call-signs bestaat uit verschillende onderdelen. Een letter en 2 cijfers (bijv. A 07) Om duidelijkheid in de call-signs te krijgen kun je aan het call-signs zien met wie je te maken hebt. Zo is er onderscheid in de verschillende soorten eenheden. Zo is het makkelijk om aan het call-signs te kunnen zien wat voor soort eenheid het betreft. Elk Team (dat indien er een calamiteit is, zal schakelen naar het noodkanaal) heeft een letter gekregen van de centrale post. Deze letter staat voor het team waar je bij hoort. Zo heeft Team HOST de “A” (Alpha), Team beveiliging de “C” (Charlie), Team Zorg de “E” (Echo). De letter wordt volgens het internationale alfabet (bijlage 2) gezegd. Dus de A 08 wordt via de portofoon gezegd als “Alpha 8” Het nummer wat na de letter komt staat voor een eenheid. Om hier sturing in te geven, geeft de A00 deze nummers uit. Zo kan de A00 precies zien wie welk call-signs gebruikt. Elk call-signs staat voor een eenheid. In bijlage 1 is een overzicht gemaakt van welk call-signs wat betekend. Zo is meteen duidelijk met wat voor eenheid er gesproken wordt. Dit scheelt weer vragen door de Poort, of registratie hiervan. De bijlage kan vergroot in de Poort hangen en verkleind in het infoboekje voor de medewerkers.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 15

4.1.3 Vastleggen meldingen Informatie wat via de portofoon en telefoon gezegd wordt, zal vastgelegd worden in een digitaal logsysteem. Dit logsysteem wordt door de centralist en zijn ondersteuner gevuld met informatie. Alleen HOST zijn eigen kanalen zal worden gelogd door de A00. Het noodkanaal wordt alleen uitgeluisterd door de A00, maar wordt niet gelogd, dit wordt gedaan door de CP van Telecom. De rapporten uit het logsysteem zullen indien er om gevraagd wordt in overleg met het Hoofd van het Team of zijn plaatsvervanger, aan de overige diensten ter beschikking gesteld kunnen worden. Hierin kunnen belangrijke en vertrouwelijke informatie uit gefilterd worden. Een uitleg van dit systeem zal aan de centralisten en ondersteuners gegeven worden.

4.1.4 regels en afspraken voor portofoon gebruik De teamleider van dienst is de centralist en is “de baas”. Ga dus niet in discussie met de teamleider. Het kan zijn dat de teamleider overleg gehad heeft met het Hoofd van het team en dat deze een instructie of procedure moet uitvoeren. Als je het ergens niet mee eens bent, kun je dit kenbaar maken bijvoorbeeld na de dienst, maar ga geen discussie aan. Je vraagt de centralist om toestemming om te mogen spreken. Dit houd in dat je de A00 aanroept met je call-signs (Bijv. “Alpha 07 voor Poort”), Als de Poort reageert en je toestemming geeft om te mogen praten, kun jij je verhaal doen. Het is dus belangrijk dat je niet gelijk met je verhaal begint. Het kan soms druk bij de A00 zijn, zonder dat er portoverkeer is. Als je dan gelijk een verhaal begint, kan het zijn dat de centralist op de A00, net een telefoontje heeft en daarom je oproep niet hoort. Het portoverkeer dient kort en zakelijk te gebeuren. Dit omdat als je de lijn bezet houd, kan niemand anders spreken. Maak er dus geen lang verhaal van, maar wees kort, zakelijk maar wel duidelijk. Maak gebruik van call signs . Gebruik geen namen, dit kan voor de centralist lastig wezen. Ook is het makkelijker te zien wie er bedoelt wordt en waar diegene mee bezig is. Indien je een specifiek iemand nodig hebt, vraag dit dan even aan de A00. Bij aanvang dienst altijd inmelden bij A00. Inmelden gebeurd door het aanroepen van de A00, bij reactie van de A00 wordt aangegeven welk call-signs in dienst is gekomen en of hier verder nog bijzonderheden aan zitten (bijv. dat je een decttoestel bij je hebt, of dat je ergens heen moet). A00 bevestigd en registreert dit of geeft eventueel een ander call-signs uit. Dit zal dan zijn omdat het call-signs nog in gebruik is, of dat het call-signs niet bij de eenheid past. Het andere voordeel van inmelden is dat je gelijk weet of je portofoon goed werkt. Bij einde van de dienst uitmelden. Uitmelden gebeurd door het aangeroepen van de A00, als de A00 reageert, meld de eenheid dat ze einde dienst hebben en dat ze niet meer meeluisteren. De A00 weet dan dat de eenheid niet meer in dienst is. Tijdens de dienst luister je de porto goed uit. Mocht het voorkomen dat je even niet uitluistert, meld je dit aan de A00. Indien je weer beschikbaar bent, meld je dit ook weer. Vertrouwelijke informatie of persoonlijke dingen kunnen beter via de telefoon of mondeling worden overgebracht. Er luisteren meerdere mensen mee via de portofoon. Ook kan het zijn dat een Teamlid in een groep mensen staat die allemaal kunnen horen wat er gezegd wordt. Houd hier dus rekening mee. Begin geen discussie over de portofoon. Als je het ergens niet mee eens bent, bel dan even met de A00 of loop naar de A00 toe. HANDBOEK HOST Status: DEFINITIEF

4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 16

4.1.5 portofoon gebruik bij calamiteiten Op calamiteiten kanaal is CP (Centralist Telecom) leidend. Ze werken via een van te voren gemaakte instructie of procedure. Ze zullen de eenheden aansturen en vertellen wat er moet gebeuren. Ook schakelen andere veiligheidsteams over op dit kanaal. Zoals het Organisatie - Calamiteitenteam en Team Zorg. Schakel alleen over als het je gevraagd wordt. Als er een calamiteit is zal de A00 enkele eenheden laten schakelen naar het noodkanaal. De rest van de eenheden blijven op het eigen kanaal, anders weet de A00 je niet te bereiken. Als je een van die eenheden bent die moet schakelen, meld jij je af op dit kanaal, schakel je naar het noodkanaal en meld je je daar met je call-signs in bij de CP. Je meldt dat je mee luistert op dit kanaal en geeft eventuele bijzonderheden door. Ook op dit kanaal wordt etherdiscipline verwacht. Geen namen, alleen call-signs. Geen lange verhalen, maar kort, zakelijk en duidelijke berichten. Goed meeluisteren. Als de calamiteit afgelopen is, zal de CP dit kenbaar maken. Je meldt je dan af via de CP en schakelt naar ons eigen kanaal. Je meldt je weer in bij de A00.

4.1.6 Tips voor portofoon gebruik -

Check voordat je weggaat of je batterij werkt en opgeladen is; Gebruik het internationaal alfabet indien je wat moet spellen; Spreek in de microfoon, niet erlangs; Indien beschikbaar, doe een oortje in bij lawaaierige omgeving; Indien beschikbaar, klik je portofoon aan je riem, heb je er de minste last van en kun je hem ook nooit vergeten; Zorg dat je kunt rennen zonder alles vast te hoeven houden; Portofoons kunnen vaak niet tegen regen; Weet welk kanaal je werkt en wat het calamiteitenkanaal is; Weet hoe je portofoon werkt.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 17

5.1.0 opschaling en Incident Algemene definitie van opschaling en een incident

5.1.1 Event management Enkele afwijking van de als normale gang van zaken beschouwde activiteiten zal worden behandeld als een event management. Hierbij is een afwijkende inzet nodig van medewerkers, met toegewezen leidinggevenden en een afgebakende grens. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: openingsfeest of de aankomst van 5000 deelnemers. HOST zal voor evenementen een plan van aanpak schrijven. Bij grote evenementen zullen er ook deel plannen van aanpak geschreven worden, voor specifieke activiteiten als aankomst, vertrek, opening, bezoekersdagen.

5.1.2 Opschaling Ook kan opschaling nodig zijn indien de omstandigheden ten aanzien van de veiligheid of zorg zodanig verslechteren dat deze extra hulp noodzakelijk wordt vanuit de interne diensten dan wel de externe diensten, tot deze opschalingen kan door de dienstdoende hoofd besloten worden. Veelal zal dit door het C-team opgevangen worden.

Bij opschaling ivm een incident, is er tevens sprake van een leidinggevende incident, welke ter plaatse de inzet van HOST bepaald, en overleg pleegt met de aanwezige leidinggevenden van de andere diensten, dan wel de calamiteitenleider van dienst. De volgorde binnen HOST hiervoor is : - HOST-medewerker; - Senior HOST medewerker (C-team, teamleider); - Hoofd van Dienst; - Calamiteitenleider van Dienst; - Kamphoofd van Dienst. HOST is hierbij dienstbaar aan de overige teams van productie, welke betrokken en eigenaar zijn van het incident (HOST is in principe geen eigenaar van een incident).

5.1.3 Incidenten Elke afwijking van de als normale gang van zaken beschouwde activiteiten zal worden behandeld als een incident. Hierbij is een afwijkende inzet nodig van medewerkers, met toegewezen leidinggevenden en een afgebakende grens. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: een zorgincident, brand, storm, vechtpartij. Bij een incident wordt een eigenaar vastgesteld, en dit is in principe nooit HOST zelf. Bij incidenten met betrekking tot de openbare orde en veiligheid is dit Beveiliging, bij algemene zaken de kampleiding, bij brandincidenten brandveiligheid en bij persoonlijke ongevallen of ziekte team Zorg.

5.1.4 Overtreding Er zijn incidenten waarbij het nodig is om een beslissing te maken. Het kan zo zijn dat de HOST medewerker vindt dat een deelnemer of medewerker van het evenement, te ver over de grens van de regels is gegaan, danwel een wetsovertreding heeft begaan. In deze gevallen moet team beveiliging ingezet worden. Team beveiliging zal in overleg met de kampleiding besluiten wat de maatregelen tegen deze deelnemer/medewerker zullen zijn. In het ergste geval zal de deelnemer van het terrein worden gezet.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 18

6.1.0 Taken HOST tijdens grote evenementen Bij grote evenementen zijn er verschillende deeltaken. In het volgende deel zijn deze deeltaken omschreven.

6.2.0 Hoofd van dienst Tijdens de uitvoering/ het evenement zal er gewerkt worden met de functie dienstdoende hoofd. Dit is het hoofd dat dienst heeft. Deze taak zal worden opgepakt door de coördinator/voorzitter of de plaatsvervangend coördinator/voorzitter van HOST. De taken van de taken van het hoofd en plaats vervangend hoofd zijn als volgt: De dienstdoende hoofd - Is aanspreekpunt van het HOST vanuit de organisatie; - Heeft de verantwoordelijkheid over het HOST; - Heeft de coördinatie van HOST bij calamiteiten; - Stuurt teamleiders aan en begeleid hun; - Is aanwezig bij de overdracht van diensten; - Zal dagelijks de vergaderingen van productie bijwonen; - Ziet er op toe dat HOST als gastheer / gastvrouw optreed en niet als beveiliging gaat functioneren; - Zal Indien nodig om assistentie van andere productie teams of externe hulpdiensten vragen (via de A00); - Zal zo nodig dienstdoende hoofd productie, projectleiders/kampleiding informeren; - Hoofd HOST is verantwoordelijk voor de uitgaven van het HOST. Uitgaven kunnen alleen gedaan worden als aan de standaard procedure is voldaan en de toestemming van hoofd HOST heeft; - Het leiden van de vergaderingen en overleggen; - De voorzitter zorgt er voor dat iedereen die bij een vergadering of overleg aanwezig moet zijn een agenda / uitnodiging krijgt; - Het onderhouden van contacten met andere teams en diensten; - Delegeert de nodige taken naar de overige leden van het team.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 19

6.3.0 Teamleider De taken en bevoegdheden voor de teamleider vallen onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van dienst. Deze taak is alleen nodig bij grote evenementen. Tijdens kleine activiteiten zal deze taak door de centralist gedaan worden. De taken van de taken van de teamleider zijn als volgt: - Is aanspreekpunt van het HOST voor de medewerkers in zijn/haar ploeg; - Heeft de coördinatie bij uitvoering van de taken; - Is de centralist op de A00; - Bijhouden van het logboek; - Weet waar iedereen zijn / haar taken heeft; - Stuurt ploegleden aan en begeleid hun; - Is aanwezig bij de overdracht van diensten; - Ziet er op toe dat HOST als gastheer / gastvrouw optreed en niet als beveiliging gaat functioneren; - Zal het dienstdoende hoofd informeren over lopende zaken/problemen; - Tevens de taken zoals genoemd onder taken team HOST.

6.4.0 De A00 Voor team HOST is de A00, de centrale HOST post, het centrale plekje van waar alles gecoördineerd en aangestuurd wordt, en waar je even een kopje koffie kunt drinken. We moeten er we voorwaken dat het geen “hang plek” gaat worden. Dit verstoord met name de werkzaamheden met de portofoon behoorlijk. Kern taken van de A00 zijn: - Aansturen van de medewerkers; - Registreren van alle meldingen in het logboek, die binnen komen en naar buiten gaan; - Zorgen dat teamleiders geïnformeerd blijven; - Indien nodig interne (hulp)diensten inschakelen; Voor de A00 zijn diverse documenten beschikbaar. Zoals o.a. logboek, melding misdrijf, melding schade, melding diefstal, planning, portofoon uitgifte. De teamleider van dienst is de centralist op de A00.

6.4.1 Ondersteuner A00 Kerntaken van de ondersteuner A00 zijn - Ondersteunende taken van de A00; - Verzorgen van medewerkers; - Zorgen dat er altijd koffie en thee is; - Schoonhouden van de tent; - Uitgeven en bijhouden van extra P en doorrij kaarten; - Het invoeren van de analoge logboeken in de computer; - Zorgen dat het geen hangplek wordt; - Innemen en uitgeven van kleding; - Innemen en uitgeven van portofoons. Degene die deze functie vervult zal niet op het veld worden ingezet als toezicht of mee lopen in de ronde maar alleen de hier in benoemde taken uitvoeren.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 20

6.5.0 C-team Het C-team is het ondersteuningsteam. De medewerkers van het C-team hebben veel ervaring met de HOST taak. Ze zijn flexibel inzet baar. Op de drukke momenten dat er extra HOST medewerkers ingezet moeten worden, zullen deze medewerkers aan het dienstdoende team worden toegevoegd. Ze vallen dan ook onder de verantwoordelijkheid van de teamleider van dienst. Ook in geval van calamiteiten zijn deze medewerkers 24 uur per dag oproepbaar, na overleg per GSM. Momenten dat het team ingezet zal worden: - Opening en sluiting; - Speciale programma activiteiten; - Sluiting van het centrale terrein; - Calamiteiten; - Verkeersafwikkeling bij aankomst, vertrek en bezoekersdagen; - Bike-team; - First-response bij meldingen; - Bezoek van hooggeplaatste personen, de zogenoemde bobo’s.

6.6.0 Tent coördinator horeca De tentcoördinatoren zijn HOST medewerkers welke in de avonduren gedetacheerd worden. De tent coördinator is herkenbaar aan een groene pet met de tekst TC erop. Momenteel is deze functie alleen bij de scout-in. Binnen een feesttent heeft de tentcoördinator de algehele coördinatie inzake veiligheid en openbare orde. De tentcoördinator is ter plaatste de oren en ogen van de organisatie. De tentcoördinator wordt door de medewerkers van team Horeca ondersteund bij het uitvoeren van zijn of haar taak. Van de medewerkers van team Horeca zal worden verwacht dat deze personen ook scouts aan zullen spreken op ongewenst gedrag. Instructies vanuit de organisatie zullen ook verstrekt worden aan de tentcoördinator. Denk bijvoorbeeld hierbij ook aan het geluidsniveau in de tent. De tentcoördinator communiceert altijd rechtstreeks met de centrale post. De tentcoördinator mag ook op eigen inzicht contact opnemen met de centrale wanneer dit nodig is en is dus de enige welke dit zonder tussenkomst van de poort mag doen. Kerntaken van de tent coördinator zijn - Houden van toezicht en veiligheid in de horeca/feest tent; - Het opvangen van team zorg/beveiliging als dat nodig is in de tent; - Overleggen met dienst horeca; - bij het sluiten van de tent, op een verantwoorde [met glimlach] manier leegvegen van de tent; - Het zorgvuldig begeleiden van medewerkers financiën bij het afromen van de betaalmunten.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 21

6.7.0 Coördinator verkeer De coördinator verkeer is tijdens grote evenementen verantwoordelijk voor een goede verkeersdoorstroming, begeleiding van het verkeer en het parkeren. Zowel in de voorbereiding als over de dag van aankomst, vertrek, bezoekersdagen is de coördinator aanspreek persoon voor de organisatie en leveranciers/onderaannemers die in opdracht van HOST e.e.a. uitvoeren/leveren. De taken van coördinator verkeer zijn: - opzetten plan van aanpak, Deze moet voldoen aan de vergunning; - opgeven welke materialen, kleding ed nodig is; - bijwonen van vergaderingen die betrekking hebben op het verkeersplan; - zo nodig overleg met gemeentelijke overheden en politie, samen met de projectleiding; - informeren van diensthoofden, medewerkers; - overleg met medewerkers; e - samen met een 2 coördinator werken en taken verdelen.

6.8.0 Secretariaat De kerntaken van de secretaris van HOST zijn: - Het notuleren van HOST vergaderingen; - Het maken / bijhouden van de man inzet planning (tijdens evenement verantwoording van hoofd van dienst); - Het versturen van de documenten per e-mail; - Houdt zich bezig met het uitgeven en administreren van parkeerkaarten voor auto’s welke op het terrein benodigd zijn.

6.9.0 Medewerkers HOST De taken van alle medewerkers is in het kort omschreven: - Als HOST (gastheer) optreden, vraagbaak voor deelnemers, medewerkers en bezoekers; - Leveranciers de weg wijzen, politie, brandweer of ambulances begeleiden; - Toezicht op de orde, rust en veiligheid op het terrein; - Assisteren van de veiligheidsteams, waar nodig; - Pro-actief aanspreken van deelnemers met betrekking tot veiligheid en gezondheid en eventueel gedrag; - In goede banen leiden van aan en afvoeren van goederen.

6.9.1 leeftijden Als HOST hanteren we een leeftijdsnorm van minimaal 18 of 21 jaar (afhankelijk van het evenement) jaar en maximaal circa 45 jaar, voor het buitenwerk. Het lijkt niet netjes om met een maximum leeftijd te werken, maar als HOST willen we werken met medewerkers die in leeftijd dicht bij de doelgroep van de evenementen staan. De keuzes zijn dan ook afhankelijk van de doelgroep van het evenement, de eisen van de betreffende organisatie en de kennis en ervaringen van de medewerker(s). Oudere medewerkers worden niet zomaar aan de kant gezet. Voor deze medewerkers is een plek als ondersteuner beschikbaar.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 22

7.0 Auteursrecht Als er door medewerkers of deelnemers beeld materiaal ontwikkeld of gemaakt wordt waarbij er sprake is of kan zijn van auteursrechten dan worden deze rechten overgedragen.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 23

Bijlage 1 - Opschalingmodel hulpdiensten Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure (GRIP) Fase GRIP 0 GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4

Reikwijdte van het incident Bronbestrijding. Dagelijkse routine van de operationele diensten, geen bijzondere coördinatie nodig. Bronbestrijding. Incident van beperkte afmetingen. Afstemming tussen de verschillende disciplines nodig. Bron- en effectbestrijding. Incident met duidelijke uitstraling naar de omgeving. Bedreiging van het welzijn van (grote groepen van) de bevolking binnen één gemeente. gemeenten, of regio- of provincieoverschrijdend (of nabij grens tussen regios) en dreiging van uitbreiding. Mogelijk schaarste.

De ambulancediensten kennen 3 verschillende prioriteiten:  A1; een spoedurgentie waarbij de ambulance binnen 15 minuten ter plaatse moet zijn. Er is dan sprake van een mogelijk levensbedreigende situatie. Bij deze urgentie wordt gereden met optische en akoestische signalen.  A2; een spoedurgentie waarbij geen gebruik wordt gemaakt van optische en akoestische signalen. Zoals wanneer er een huisarts aanwezig is die al heeft geconstateerd dat de patiënt direct naar het ziekenhuis moet, maar er is geen sprake van een direct levensbedreigende situatie.  B; besteld vervoer, zoals van het ziekenhuis naar verpleeghuis. Er zijn 3 verschillende prioriteiten, die ook bepalen hoe de hulpverleners naar het incident mogen rijden.  Prio 1; Het voertuig mag zich in het verkeer gedragen als voorrangsvoertuig en dus gebruik maken van blauwe zwaailichten en akoestische signalen (sirene). Dit wordt toegestaan in situaties waar een mensenleven bedreigd wordt of kan worden of waar aanzienlijke schade aan (onroerende) goederen dreigt.  Prio 2; Er is wel een noodzaak om direct ter plaatse te komen, maar het is niet dermate dringend dat het voertuig zich mag gedragen als voorrangsvoertuig. Het gebruik van blauwe zwaailichten of geluidssignalen is niet toegestaan, sommige verkeersregels mogen echter wel overtreden worden indien strikt noodzakelijk (het gaat dan met name om de positie van het voertuig op de weg, het voertuig mag bijvoorbeeld een fietspad of trottoir berijden). De blauwe zwaailichten mogen alleen gebruikt worden in gevaarlijke situaties als het voertuig zelf stil staat om de andere weggebruikers te waarschuwen, het gebruik van oranje zwaailichten heeft echter de voorkeur.  Prio 3; In deze situatie moet het voertuig zich gewoon gedragen, niet als voorrangsvoertuig. Het voertuig moet zich gedragen als een normale weggebruiker en mag dus geen verkeersregels overtreden.


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 24

Bijlage 2 - Internationaal alfabet A B C D E F G H I 1 2 3 4 5

Alpha Bravo Charlie Delta Echo Foxtrot Golf Hotel India

J K L M N O P Q R Één (Kort) Twee Drie Vier Vijf


Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Papa Quebec Romeo

S T U V W X Y Z IJ 6 7 8 9 0

Sierra Tango Uniform Viktor Wiskey X-Ray Yankee Zulu India-Juliet Zes Zeuven Acht Negen Nul

4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 25

Bijlage 3 - Organogram vrijwilligers HOST TOES

Voorz/coörd

Robert Bril

plv voorz/coörd

Martin Pheifer

penningmeester Thari Derksen

vrijwilligers Arjan Suir Martijn Leenart Michiel van der Lip Leon Schmidt Niels Rotteveel Stefan Meijering Albertine Tjeenk Willink Robert Blansjaar Angela Schneider Klaas Jorritsma Esgo Kuiper

Materiaalbeheer Robert Blansjaar

Personeelszaken Sanneke Franker

HOST (TOES)


4-8-2011

Handboek HOST

Pagina 26

Bijlage 4 - Organogram HOST – grote evenementen Dienst Productie

Voorz/coörd

NAAM

TOES

plv voorz/coörd

NAAM

Hoofd van dienst Tijdens evenement

Personeelszaken NAAM

Secretariaat NAAM

C-Team NAAM NAAM NAAM NAAM

Tent coördinator Tent 1 – NAAM Tent 2 – NAAM Tent 3 – NAAM Tent 4 – NAAM

Horeca

Events (verkeer) event-manager - NAAM Plv event-manager - NAAM

Team 1 Teamleider Team 1 NAAM NAAM NAAM NAAM

Ondersteuner CP NAAM

Team 2 Teamleider


Team 3 Teamleider

Team 2 NAAM NAAM NAAM NAAM



Team 3 Teamleider



HOST


4-8-2011

Handboek HOST Pagina 1

Recommend Documents