Handboek bij het project Professionalisering Studieadviseurs
Universiteit Leiden SOZ/SSO, mei 2014
0
Handboek Professionalisering Studieadviseurs Dit handboek beschrijft de achtergrond, opzet en doelen van het project Professionalisering Studieadviseurs 2013 en dient als werkdocument voor verdere uitwerking van het project door de projectgroep.
Indeling 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Achtergrond De studieadviseur en studiebegeleiding Uitgangspunten van het project Ontwikkelen van een competentieprofiel Kerncompetenties en thema’s Borging Opzet opleidingsaanbod Opleidingsaanbod per thema en kerncompetenties 8.1 begeleiding en advisering 8.2 voorlichting en communicatie 8.3 beleidsadvisering 8.4 zelfsturing 9. Voorbeeldroutes 10. Certificering 11. Bijlagen 1. Functieprofiel studieadviseur UFO 2. Rapport Studiesucces van de task force Studiesucces (2009) 3. Notitie ‘Studiebegeleiding en de rol van de studieadviseur’ 4. Evaluatie ‘facultaire plannen studiebegeleiding’ 5. Zelfreflectiedocument studieadviseurs
pagina 2 2 3 3 4 4 5 6 6 8 9 10 12 12
Universiteit Leiden, SOZ/SSO, mei 2014
1
1. Achtergrond Studiesucces is al jaren een belangrijk thema voor de Universiteit Leiden1. Het College van Bestuur (CvB) heeft de faculteitsbesturen verzocht om een plan op te stellen voor de verbetering van studiebegeleiding per 1 september 20132. Eén van de uitkomsten van de evaluatie van de ingediende plannen3 is dat verdere professionalisering van studieadviseurs noodzakelijk is. Er is een projectgroep geformeerd waarin SOZ, AZ, facultaire studieadviseurs en HRM-Opleidingen zijn vertegenwoordigd. De projectgroep heeft regelmatig overlegd met het Studieadviseurs Platform (STAP) en zich verzekerd van instemming vanuit STAP voor de omschreven competenties en het opleidingsaanbod. 2. De studieadviseur en studiebegeleiding Voor alle faculteiten geldt dat de studieadviseur de spil is binnen de studiebegeleiding, hoe divers de organisatie en inrichting van de studiebegeleiding verder ook is. De functieomschrijving van de studieadviseur is vastgelegd in het UFO profiel, maar de invulling per opleiding is zeer divers. Het accent kan op verschillende taken worden gelegd. Daarnaast worden er taken uitgevoerd die buiten het UFO profiel vallen. Er zijn twee functietitels in omloop; studieadviseur en studiecoördinator, maar deze functietitels hebben geen eenduidig verband met het takenpakket. In deze notitie wordt de term studieadviseurs gebruikt (maar geldt ook voor studiecoördinatoren). Naast de studieadviseurs die per opleiding zijn aangesteld heeft SOZ een afdeling die een aanvullende rol vervult. Dit is de afdeling Studie- en Studentenondersteuning (SSO), gevestigd in studentencentrum Plexus. Hier werken studentendecanen (voor vooral financiële en rechtspositionele aspecten) studentenpsychologen (voor vooral studievaardigheden en persoonlijke problemen) en studiekeuze-/loopbaanadviseurs (voor keuzes voor en tijdens de studie en arbeidsmarkt oriëntatie). Deze experts bieden advies en begeleiding aan studenten op hun eigen verzoek of op verwijzing van de studieadviseurs. Zij vervullen een belangrijke rol in de informatievoorziening en advisering van studieadviseurs en dragen bij aan de professionalisering van studieadviseurs. SSO ondersteunt het overleg en de intervisie van studieadviseursplatform STAP.
1
Zie bijvoorbeeld het rapport Studiesucces van de task force Studiesucces (2009), bijlage nr 2 Naar aanleiding van de notitie ‘Studiebegeleiding en de rol van de studieadviseur’, zie bijlage nr 3 3 Zie ‘Evaluatie facultaire plannen studiebegeleiding’, zie bijlage nr 4 2
2
3. Uitgangspunten van het project De werkbelasting van de studieadviseurs is zwaar en de werkdruk hoog. De verwachting is dat die druk nog verder zal toenemen als gevolg van de wens om het studierendement te verhogen en de nieuwe maatregelen die in dat kader zijn genomen, waaronder het verhogen van de BSA-eisen en de invoering van het studieplan. Gegeven de cruciale rol van de studieadviseur binnen de studiebegeleiding, de toenemende hulpvragen van studenten en de complexer wordende onderwijsregelgeving is een professionaliseringsaanpak gewenst. Dit wordt ook beaamd door de studieadviseurs zelf. Op verschillende universiteiten wordt momenteel nagedacht over de professionalisering van studieadviseurs. Een van de benaderingen is te komen tot een BKS: Basis Kwalificatie Studieadviseur, vergelijkbaar met het BKO. Binnen de Landelijke Vereniging Studie Adviseurs (LVSA) wordt over een BKS niet eenduidig gedacht en universiteiten volgen een eigen koers. In Leiden is besloten voorlopig niet de richting van BKS op te gaan. De landelijke ontwikkelingen worden wel gevolgd en de mogelijkheid is open om op termijn een BKS in te voeren. De professionaliseringsslag wordt in drie jaar gemaakt; alle studieadviseurs kunnen in die periode deelnemen aan modulen uit het aanbod dat door de universiteit gedurende die periode wordt gefinancierd. Na deze periode moeten alle studieadviseurs over de competenties beschikken op ofwel junior ofwel senior niveau. Aan de faculteiten wordt gevraagd dit te monitoren. Na de periode van centrale financiering gaan de faculteiten zelf de benodigde opleidingen bekostigen. 4. Ontwikkelen van een competentieprofiel In de werkgroep professionalisering studieadviseurs is een aantal competenties benoemd voor goed functioneren in deze functie. Daarnaast heeft de studieadviseur kennis op een aantal terreinen nodig om de functie goed te kunnen uitoefenen Het startpunt voor het competentieprofiel4 is de functie die de studieadviseur vervult; de taken die worden uitgevoerd. Deze taken zijn: 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Voorlichting Informatie studenten Studieadvies en studiebegeleiding Studiebemiddeling Trainingen studenten Rapportage Beleidsadvies onderwijsprogramma (variant)
De studieadviseurs van STAP herkennen zich in deze taken. Ook in de inventarisatie van AZ worden deze taken beschreven. Hier worden deze taken kort in verband gebracht met noodzakelijke competenties6.
4
Een competentie wordt gedefinieerd als een bekwaamheid die kan worden uitgesplitst in kennis en vaardigheden. Volgens het UFO Profiel, zie bijlage nr 1 6 De basis die het VSNU functieprofiel (UFO) biedt op het terrein van competenties is te smal om recht te doen aan de functie, zeker gezien vanuit het oogpunt van ontwikkeling en professionalisering. Het UFO profiel is dan ook uitgebreid met een aantal competenties zodat een volledig beeld ontstaat van de vereisten voor het goed vervullen van de functie. 5
3
5. Kerncompetenties en thema’s De competenties zijn samen te vatten onder vier thema’s: 1 2 3 4
Begeleiding en advisering: inlevingsvermogen, overtuigingskracht, coachen Voorlichting en communicatie: mondelinge en schriftelijke communicatie, presenteren Beleidsadvisering: omgevingsgerichtheid, netwerken Zelfsturing: stressbestendigheid, plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, accuratesse, integriteit
Deze competenties zijn noodzakelijk voor het effectief vervullen van de functie. Idealiter beschikt iedere studieadviseur over deze competenties; de ideale studieadviseur is volledig up to date geïnformeerd, heeft een uitgebreid netwerk, kan zijn kennis uitstekend vertalen naar de persoonlijke situatie van de studenten en is in staat studenten met gevarieerde gesprekstechnieken te begeleiden richting studiesucces of tijdige overstap naar een beter passende keuze of het staken van de studie. Deze ideale studieadviseur bestaat niet. Er zijn wel heel goede senior studieadviseurs, maar ook zij moeten voortdurend hun kennis en vaardigheden onderhouden. Kennis veroudert snel, vaardigheden kunnen wegzakken en in een solistische functie dreigt voortdurend het gevaar van een tunnelvisie of ingesleten gewoonten. Onder 8. volgt een overzicht van competenties, met daarbij de omschrijving van die competentie, zoals beschreven in het “Competentie Instrument voor de Nederlandse Universiteiten” van de VSNUNOA van 2010. Bij iedere competentie is aangegeven welk instrument geschikt is voor de professionalisering ervan met het voorgestelde aanbod. Per competentie is vervolgens het bijbehorende aanbod van opleidingen aangegeven. Hierop zijn zowel intern aan te bieden trainingen aangegeven als suggesties voor op individuele basis extern te volgen trainingen. In het algemeen kan het een overweging zijn de meer ervaren studieadviseurs als mentor te laten fungeren bij nieuw aangestelde en/of minder ervaren studieadviseurs. Ook verdient het aanbeveling dat alle studieadviseurs lid zijn van een beroepsvereniging zoals de LVSA (www.lvsa.nl) of een internationale organisatie, bijvoorbeeld Nacada (www.nacada.ksu.edu). 6. Borging De competenties kunnen op diverse manieren worden geborgd. Professionalisering kan ten eerste als vast onderwerp worden belegd op de agenda van intervisie (feedback van collega’s) en het maandelijks overleg van alle studieadviseurs van de universiteit (STAP-overleg). Casuïstiek kan hier worden besproken, eventueel aan de hand van een vaste structuur en/of checklist. Daarnaast kan in Resultaat en Ontwikkelingsgesprekken (ROG) de regelmatige bijscholing worden opgenomen. Hier zouden de competenties dan kunnen dienen als uitgangspunt voor verdere ontwikkeling en kan verder worden vastgelegd hoe aan professionalisering kan worden gewerkt (bijvoorbeeld door het maken van afspraken over het bijwonen van relevante bijeenkomsten en een passend aanbod van trainingen). Borging valt als thema buiten de randvoorwaarden van dit project. Wel wordt geadviseerd om dit traject met de leidinggevenden verder vorm te geven.
4
7. Opzet opleidingsaanbod Op basis van de overeengekomen kerncompetenties is een opleidingsaanbod samengesteld. De implementatie van het opleidingsprogramma is voorzien vanaf oktober 2013. Het opleidingsaanbod wordt gefaseerd aangeboden en de studieadviseur krijgt ruimte om opleidingsvoorkeuren door te geven; hier zal zoveel mogelijk rekening mee worden in het aanbod. Het opleidingsaanbod wordt opgebouwd uit modulen, zodat medewerkers per onderdeel kunnen deelnemen. Er zijn drie soorten modulen: a. basale kennis en vaardigheden (de junior studieadviseur) b. gevorderde kennis en vaardigheden (de senior studieadviseur) c. voortdurend up to date brengen en onderhouden van inzichten en vaardigheden (allen) Per studieadviseur moet een fit/gap analyse worden gemaakt. Deze is bepalend voor deelname aan de modulen in de categorieën a en b. Het zelfreflectiedocument (zie bijlage 5) kan hierbij als hulpmiddel dienen. Van alle studieadviseurs wordt verwacht dat zij deelnemen aan modulen in de categorie c . Dit omvat het werkoverleg van studieadviseurs op hun opleiding en overleg in het kader van het studieadviseursplatform (STAP). In de intervisiebijeenkomsten, georganiseerd door SOZ, bespreken studieadviseurs casussen, delen zij ervaringen en voorzien zij elkaar van adviezen. De intervisie wordt ondersteund door een studentendecaan en/of studentenpsycholoog van SOZ. Verder biedt SOZ regelmatig bijeenkomsten aan over recente ontwikkelingen. Voor alle competenties is in kaart gebracht hoe deze kunnen worden bereikt. Bij sommige competenties is duidelijk dat een ‘aangeboren talent’ een rol speelt, zoals bij de competentie inlevingsvermogen. Ook voor deze competenties geldt dat opleiding van belang is voor bewustwording, bewust toepassen en het uitbreiden van de mogelijkheden de competentie te laten blijken. Voor alle competenties is een opleidingsaanbod geformuleerd. Uitgangspunt hierbij is dat trainingen intern worden aangeboden, mits de omvang van de belangstelling dat mogelijk maakt. Ieder voorjaar zal een belangstellingsregistratie gehouden worden. Op basis van belangstelling wordt een opleidingsaanbod geformuleerd, rekening houden met verschillende niveaus. De studieadviseur kan gedurende het cursusjaar belangstelling voor eventueel andere opleidingen ook aangeven door een mail te sturen naar
[email protected] . Er wordt dan gekeken of er genoeg animo is om deze opleiding op te nemen in het lopende aanbod (en anders eventueel op te nemen in het aanbod voor het jaar erop). Het aanbod wordt als volgt geclusterd: 1. SOZ/SSO: gekoppeld aan de beschikbare expertise worden trainingen/modulen aangeboden gericht op de beroepsuitoefening. Meer informatie over en aanmelden voor deze cursussen gaat via het inschrijfformulier op de website http://medewerkers.leidenuniv.nl/p-en-o/loopbaanontwikkelingopleidingen/studieadviseurs/ . Bekijk hierop ook de algemene voorwaarden voor aanmelden en annuleren. 5
2. HRM/Opleidingen: meer algemene vaardigheden. Meer informatie over en aanmelden voor deze cursussen gaat via http://medewerkers.leidenuniv.nl/opleidingen/ 3. LVSA: de beroepsvereniging biedt trainingen ter versterking van de professionele vaardigheden, waarvoor verwacht wordt dat belangstelling te beperkt is voor incompanyaanbod. Het aanbod van de LVSA verschilt per periode, niet alle trainingen worden standaard en permanent aangeboden. Meer informatie over LVSA cursussen via www.lvsa.nl Uiteraard staat het de studieadviseur vrij om buiten dit opleidingsaanbod op eigen initiatief (elders) opleidingen te volgen; voor deze opleidingen geldt echter, dat als ze niet in het programma zijn opgenomen, ze ook niet door het project worden gefinancierd. 8. Opleidingsaanbod per thema en (kern)competenties 8.1 Thema: Begeleiding en advisering Kerncompetenties: inlevingsvermogen, overtuigingskracht, coachen Inlevingsvermogen Definitie: Waarnemen van en adequaat reageren op gevoelens en behoeften van anderen. Kenniscomponent: Kennis van ontwikkelingspsychologie, sociale psychologie Vaardighedencomponent: Vaardigheid in gesprekstechnieken en persoonlijke ontwikkelingsvaardigheden/strategieën Geschikte instrumenten: Dit is een competentie die beperkt ontwikkelbaar is en met name getoetst moet worden bij sollicitatie. Bijsturing is wel mogelijk door in intervisie met name aandacht te besteden aan dit onderwerp bij het inbrengen van casuïstiek. Overtuigingskracht Definitie: Er in slagen anderen te winnen voor ideeën en plannen. Kenniscomponent: Kennis van gespreksvaardigheden, persoonlijke ontwikkelingsvaardigheden/strategieën Vaardighedencomponent: Vaardigheid in gespreksvaardigheden, persoonlijke ontwikkelingsvaardigheden/strategieën Geschikte instrumenten: Professionalisering is zowel in intervisie als in de vorm van training mogelijk. Coachen Definitie: Medewerkers of studenten begeleiden en stimuleren om hun persoonlijke en professionele kwaliteiten optimaal in te zetten en hun talent verder te ontwikkelen ten behoeve van hun loopbaan. Kenniscomponent: Op basis van eigen capaciteiten, taakinvulling en protocol is –om goed te kunnen begeleiden, 6
coachen en eventueel doorverwijzen- (globale) kennis nodig van: studeren met een functiebeperking aan de Universiteit Leiden psychische problematiek, problematiek bij studievaardigheden studiekeuzeprocessen en (ICT) tools ter ondersteuning van studiekeuze (Studiekeuzeplein, landelijk aangeboden tools) beroepsoriëntatie passend bij de opleiding (zie verder Studenten Loopbaan Service, SOZ/SSO) waaronder promoveren aanbod en werkwijze SSO ontwikkelingspsychologie, sociale psychologie, gezondheidspsychologie, onderwijskunde Problematiek van studenten met andere culturele achtergrond eerstejaars problematiek dit inclusief de Engelse terminologie Vaardighedencomponent coachingstechnieken zoals gesprekstechnieken, gedragsbeïnvloedende technieken ( bv. RET) mediation-technieken Geschikte instrumenten: Afhankelijk van het eigen profiel en capaciteiten is verdere professionalisering op deze kennisgebieden mogelijk door middel van training, intervisie via een mentor of coach. Daarnaast is actief op de hoogte blijven door informatie op blackboard te volgen en over en weer collega’s te informeren (kennisdeling) noodzakelijk. Opleidingsaanbod thema begeleiding en advisering Strategisch Studeren Studenten helpen bij het ontwikkelen van studievaardigheden en leren afstemmen studiegedrag op tentameneisen Timemanagement Studenten leren realistisch te plannen en prioriteiten te stellen Tentamenzelfvertrouwen Studenten helpen tentamenzelfvertrouwen te ontwikkelen en faalangst te reduceren Afstuderen en scriptieschrijven Studenten leren plannen,begeleiden in scriptie- opzet en structuur, informatie zoeken, schrijfmethoden en communicatie met de begeleider Herkennen van psychische problemen bij studenten Eetstoornissen; depressie/suïcide; verslaving Gespreksvoering Gesprekstechnieken algemeen en gericht; het moeilijke gesprek; werkrelatie opbouwen; empathie tonen; vraag verhelderen; emoties signaleren Studeren met een functiebeperking o.a.ADHD; dyslexie; autisme-spectrum stoornis, lichamelijke beperking Studiekeuzebegeleiding Studenten begeleiden bij studie(her)keuze BA en MA Studieloopbaanplanning en arbeidsmarkt oriëntatie Studenten helpen bij voorbereiding op loopbaan en loopbaankeuzes in BA en MA, profiel van een startend academicus, arbeidsmarktperspectieven met LEI Mindmappen Oefenen met het gebruiken van een notatiemethode om gedachten en informatie te organiseren (zowel als hulpmiddel voor student als studieadviseur zelf) Herkennen en begeleiden van hoogbegaafde studenten Jezelf laten informeren over hoogbegaafdheid en handvatten aangereikt krijgen voor de begeleiding van studenten die (wellicht) hoogbegaafd zijn. Interculturele communicatie Praktisch referentiekader aangereikt krijgen voor het adviseren van internationale studenten, inleiding omgaan met diversiteit Eerstejaarsproblematiek Bewust maken van de scholier die voor het eerst de universiteit betreedt en de typische problematiek die zich daarbij kan voordoen Op zoek naar de context van studieproblemen Persoonlijke achtergronden ontdekken die een rol kunnen spelen bij problematisch studeergedrag
SOZ/SSO SOZ/SSO SOZ/SSO
SOZ/SSO SOZ/SSO
SOZ/SSO SOZ/SSO SOZ/SSO
SOZ/SSO
SOZ/SSO
SOZ/SSO
LVSA
LVSA LVSA
7
Effectief studeergedrag (algemeen)* Studenten adequaat leren omgaan met keuzevragen en -problemen Effectief studeergedrag (verdiepend)* Verdieping in het mechanisme van het leerproces Studiefaalangst* Oplossingsgerichte gesprekstechnieken Algemene gespreksvaardigheden en de toepassing ervan in verschillende gesprekstypen Inleiding in de Rationele Emotieve Training, algemeen Inleidende cursus Rationele Emotieve Training (RET), o.a. achterliggende theorie van de REToefening Het moeilijke gesprek* Effectiever zijn in ‘lastige gesprekken’ met studenten Herkennen van psychische problemen bij studenten* Begeleiding van studenten met psychische functiebeperkingen E-hulp, een mailtraining* Methodiek van het hulpverlenen via email Adviesvaardigheden Specifieke basisvaardigheden en technieken voor de adviespraktijk van studieadviseurs Keuzebegeleiding (algemeen) Herkennen van en adequaat omgaan met keuzevragen en –problemen van studenten Keuzebegeleiding (verdiepend)* Dieper inzicht in de onderliggende psychologische mechanismen die actief zijn bij studenten met lastige keuzevragen Studieloopbaanbegeleiding* De arbeidsmarkt voor startende academici, analyse van interesse, waarden, competenties en persoonskenmerken, keuzeprocessen *deze trainingen worden niet permanent door LVSA aangeboden
LVSA LVSA LVSA LVSA
LVSA LVSA LVSA LVSA LVSA LVSA
LVSA
LVSA
8.2 Thema: Voorlichting en communicatie Kerncompetenties: mondelinge en schriftelijke communicatie, presenteren Mondelinge en schriftelijke communicatie Definitie: Ideeën en informatie in begrijpelijke taal aan anderen mondeling en schriftelijk duidelijk maken en (bij mondelinge communicatie) nagaan of de boodschap begrepen is. Kenniscomponent: Voldoende kennis van de Engelse taal (international students), inclusief de officiële vertaling van regelgeving zoals bindend studieadvies enz. Ten behoeve van website: kennis van het gebruikte content management systeem. Vaardighedencomponent: Vaardigheid in communicatietechnieken/gespreksvaardigheid Beleids- en webteksten kunnen schrijven Vaardigheid in het gebruik van blackboard Aandachtspunt: Belangrijk in dit verband is ook aandacht voor cultuurverschillen en de consequenties ervan voor communicatie. Geschikte instrumenten: Professionalisering is zowel in intervisie als in de vorm van training mogelijk.
Presenteren Definitie: Ideeën en informatie op heldere wijze presenteren, rekening houdend met de doelgroep. Kenniscomponent: 8
Voldoende mondelinge en schriftelijke kennis van de Engelse taal (international students) Kennis van (optimaal gebruik van) ICT toepassingen zoals Microsoft Powerpoint en Prezi, kennis van (het gebruik) van social media zoals Twitter, Facebook, blogs en LinkedIn Vaardighedencomponent: Vaardigheid in presentatietechnieken en gespreksvoering Aandachtspunt: Deze training zou met name intern georganiseerd moeten worden. Dan kan strategie op het gebied van studievoorlichting en studentenwerving (gepresenteerd door SCM) gecombineerd worden met een vaardigheidtraining (doelgroep, inhoud, vorm, presentatie, persoon) Geschikte instrumenten: Professionalisering is met name mogelijk door middel van training.
Opleidingsaanbod thema voorlichting en communicatie (zie voor uitgebreide omschrijving pagina 16 en verder) Effectief beïnvloeden, ook zonder macht Beleids- cq. webteksten schrijven Training Social Media Presentatievaardigheden Training power point en Prezi Training Blackboard Engels voor studieadviseurs Het brugmodel* het bieden van een handvat voor cultuurbepaalde communicatie
HRM P&OS P&OS P&OS P&OS ICLON ATC LVSA
*deze training wordt niet permanent door LVSA aangeboden
8.3 Thema: Beleidsadvisering Kerncompetenties: omgevingsgerichtheid, netwerken Omgevingsgerichtheid Definitie: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over de maatschappelijke, politieke en vakinhoudelijke ontwikkelingen. Deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie. Aandachtspunten: Studieadviseur moet ook goed kunnen omgaan met het krachtenveld waarin gewerkt moet worden (twee heren dienen, bijvoorbeeld student en docent of student en opleiding). Kenniscomponent: Kennis van organisatiestructuur (sociale kaart) LEI, in groter verband de samenhang met VSNU, NWO en overige instanties Kennis van organisatiestructuur en studieprogramma’s van de eigen opleiding Op beleidsniveau LEI: kennis van beleid van de eigen opleiding/faculteit, kennis van centrale kernthema’s zoals Studieplan, Studiesucces, internationalisering, instroom en werving, diversiteit Op uitvoerend niveau LEI: kennis van Usis ten behoeve van individuele studenten en groepvolgsysteem, bezwaar- en beroepsprocedures (zie verder Ombudsfunctionaris en studentdecanen, SOZ), calamiteitenplan Kennis van regels en protocollen LEI o.a. BSA en BSA/PO, Afstudeerfonds Kennis van landelijke regelgeving i.o. aanmelding, toelating, inschrijving en studiefinanciering 9
Kennis van de werkwijze studieadviseurs overige universiteiten Kennis van de Engelse terminologie mbt regelgeving (zie ook cluster 2) Geschikte instrumenten: Dit onderwerp leent zich met name voor behandeling in themabijeenkomsten over nieuwe ontwikkelingen. Verder is bijhouden van vakliteratuur, (digitale) nieuwsbrieven en bijwonen van STAP-overleg essentieel in dit verband. Netwerkvaardigheden Definitie: Leggen en onderhouden van contacten binnen en buiten de eigen organisatie. Kenniscomponent: Kennis van netwerkvaardigheden en persoonlijke effectiviteit Aandachtspunt: Deze training zou in een gemengde groep met anderen mogelijk zijn. Geschikte instrumenten: Professionalisering is mogelijk door structureel (interuniversitaire) bijeenkomsten bij te wonen die raakvlakken hebben met de eigen functie. Daarnaast is professionalisering van de vaardigheid mogelijk door het volgen van training.
Opleidingsaanbod thema Beleidsadvisering Succesvol handelen in universitaire besluitvormingsprocessen
P&OS
Netwerken Wet en Regelgeving OER, STUFI, inschrijvingen, BSA, ombudsreglement
P&OS
Studievertraging, BSA en afstudeerfonds Studieadviseur én beleidsadviseur advies- en beïnvloedingsvaardigheden die direct toepasbaar zijn in de dagelijkse werkzaamheden Studieadviseurs, betrokken en neutraal hoe vanuit een betrokken én neutrale grondhouding te bemiddelen bij facultaire collega's omtrent te treffen individuele regelingen voor studenten
SOZ/SSO SOZ/SSO LVSA
LVSA
8.4 Thema Zelfsturing Kerncompetenties: stressbestendigheid , plannen en organiseren, resultaatgerichtheid, accuratesse, integriteit Stressbestendigheid Definitie: Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Kenniscomponent: Kennis van persoonlijke ontwikkeling, zelfkennis Vaardighedencomponent: Timemanagement vaardigheden Geschikte instrumenten: Deze competentie kan zowel door middel van training, intervisie als via een mentor of coach verder geprofessionaliseerd worden.
10
Plannen en organiseren Definitie: Overzien van werkzaamheden; doelen en prioriteiten stellen. Activiteiten, tijd en middelen plannen. Kenniscomponent: Kennis van (optimaal gebruik van) ondersteunende ICT toepassingen zoals Microsoft Office en intern gebruikte software (Uprefs, self service, blackboard) Vaardighedencomponent: Time- en projectmanagement vaardigheden Geschikte instrumenten: Intervisie, bv voor assertiviteit Plannen en organiseren kan heel gericht getraind worden. Resultaatgerichtheid Definitie: Gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en kwalitatieve en kwantitatieve resultaten. Kenniscomponent: Kennis van projectmanagement, kennis van (optimaal gebruik van) ondersteunende ICT toepassingen zoals bijvoorbeeld spreadsheets, Excel en intern aangeboden software SMART werken Geschikte instrumenten: Startende studieadviseurs kunnen zich hierin laten begeleiden door een mentor. Eventueel is coaching hierop mogelijk. Accuratesse Definitie: Precies en zorgvuldig uitvoeren van werkzaamheden. Kenniscomponent: zie Plannen en organiseren Geschikte instrumenten: Dit is een competentie die beperkt ontwikkelbaar is en zou met name zorgvuldig getoetst moeten worden bij sollicitatie (presentatie, sollicitatiebrief, referenties). Enige bijsturing is wel mogelijk door in intervisie met name aandacht te besteden aan dit onderwerp bij het inbrengen van casuïstiek.
Integriteit Definitie: Handelen naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels. Daarop aanspreekbaar zijn en anderen hierop aanspreken. Kenniscomponent: Kennis hebben van de integriteitscode van de LVSA; (bij voorkeur lid van LVSA en integriteitscode dus ondertekenen) en bezwaar- en beroepsprocedures (zie verder Ombudsfunctionaris en studentdecanen, SOZ) Kennis hebben van regelgeving op het gebied van wetenschappelijke integriteit (LEI/VSNU) Weten hoe de commissie Wetenschappelijke Integriteit werkt en wie de leden zijn. Weten wie ombudsfunctionaris is en op welke manier deze te bereiken is. Geschikte instrumenten: Dit onderwerp leent zich met name voor behandeling in intervisie en op themabijeenkomsten. 11
Verder is bijhouden van vakliteratuur, (digitale) nieuwsbrieven en bijwonen van STAP-overleg essentieel in dit verband. NB: ondertekening geheimhoudingsplicht bij indiensttreding! Opleidingsaanbod thema zelfsturing Intervisiebijeenkomst individuele- of groepscoaching in casuïstiek tbv professionalising STAP overleg maandelijks overleg studieadviseurs
SOZ/SSO SOZ/SSO
Bezoek studiedagen (onder meer LVSA) Persoonlijk mentoraat individuele begeleiding in professionalisering
nvt SOZ/SSO
Inwerkprogramma nieuwe studieadviseurs
opleiding
Time management
P&OS
Projectmanagement
P&OS
EffectiviTijd
P&OS
Mediation
P&OS
9. Voorbeeldroutes Studieadviseurs die het vak nog niet zo lang uitoefenen kunnen kiezen voor een ‘basispakket’: de trainingen ‘Gespreksvoering’, ‘Strategisch studeren’, ‘Timemanagement’ , ’Wet en regelgeving’ (basis) en ‘Studieloopbaanplanning’ zijn echte startcursussen. Daarnaast wordt aanbevolen de Draad van Ariadne, waarin aandacht wordt besteed aan het begeleiden van studenten met psychische problemen. Voor studieadviseurs die het vak al langer uitoefenen zijn meer verdiepende cursussen geschikt: ’Oplossingsgerichte gesprekstechnieken’ en ‘ Inleiding in de Rationeel Emotieve Training’ bijvoorbeeld, maar ook een training als ‘Effectief beïnvloeden, ook zonder macht’ zou interessant kunnen zijn. Intervisie en universiteitsbreed overleg zijn ook voor senior studieadviseurs van groot belang. Uiteraard is de keuze voor een opleidingstraject door de studieadviseur en diens leidinggevende zelf te bepalen; het eerdergenoemde zelfreflectiedocument (zie bijlage 5) zou hierbij een hulpmiddel kunnen zijn. Daarnaast kan de studieadviseur advies inwinnen bij de coördinator van het project, Lieneke Gijsbers:
[email protected] 10. Certificering – het kwalificatietraject voor studieadviseurs Momenteel wordt landelijk overlegd over de ontwikkeling en implementatie van een kwalificatietraject dat toeleidt naar een algemeen erkende certificering voor de functie van studieadviseur. Voor een optimale uitvoering van studiebegeleiding is het van belang om als instelling een beroep te kunnen doen op professionele studieadviseurs, die beschikken over de noodzakelijke competenties om studiebegeleiding op kwalitatief hoogwaardige wijze vorm te geven en uit te voeren.
12
Door het instellen van een landelijk erkende kwalificatie kunnen universiteiten straks aantonen dat zij over deze capabele studieadviseurs beschikken en kunnen studieadviseurs op hun beurt aantonen dat zij over de voor deze functie van belang zijnde basiscompetenties beschikken. Het kwalificatieprogramma gaat uit van vier basiscompetenties die in de vorige hoofdstukken reeds genoemd zijn. Deze vier basiscompetenties nogmaals op een rij: 1. 2. 3. 4.
Begeleiding en advisering Voorlichting en communicatie Beleidsadvisering Zelfsturing
Parallel aan de opleidingsmodulen loop zelfreflectie. De definitie hiervan is ‘het laten blijken het eigen gedrag, de eigen standpunten of methoden kritisch te evalueren en open te staan voor evaluatie door anderen – de studieadviseur toont te leren van deze evaluaties door wijziging van gedrag, standpunten of methoden’. Zelfreflectie wordt tijdens intervisie- en groepsbijeenkomsten (zoals STAP-overleg) gestimuleerd, als ook tijdens het schrijven van reflectieverslagen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een gevolgde cursus. Zelfreflectieverslagen kunnen een hulpmiddel zijn voor het in kaart brengen van eventuele hiaten in kennis en vaardigheden. Competenties waar de studieadviseurs nog niet of te beperkt over beschikken, worden gedurende het traject (verder) ontwikkeld. In een portfolio verzamelen de studieadviseurs bewijzen en reflectieverslagen om het verwerven van deze competenties aan te tonen. De studieadviseur wordt in dit traject gefaciliteerd d.m.v. cursussen, intervisie- en groepsbijeenkomsten en zelfstudie. In een schema ziet het er als volgt uit: Professionalisering door middel van cursussen op de volgende competenties: Begeleiding en advisering Voorlichting en communicatie Beleidsadvisering Zelfsturing
Professionalisering door middel van intervisie en (STAP)overleg, schrijven van reflectieverslagen ten behoeve van: Zelfreflectie, zelfsturing en persoonlijke ontwikkeling
Waardering/Puntensysteem Een puntensysteem waarmee verschillende modules en zelfreflectie worden gewaardeerd is in ontwikkeling.
13
