HANDLEIDING
Stress, doe er wat aan
Wise Owl Nederlandstalige bewerking: TFC Training Facilities Center Oorspronkelijke titel: “Stressed Out? Out Stress!”
In Nederland en België uitgebracht door:
TFC Training Facilities Center, Velp (Nederland) www.tfc.nl / www.tfc.be
Bestelnummer handleiding: 45 3558 Handleiding voor het gebruik van het TFC-programma nr.: 3558
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever.
2
“Stress, doe er wat aan”
Inhoud Blz.
1. Inleiding ................................................................................................................................ 5 Inleiding ................................................................................................................................. 5 Achtergrondinformatie ........................................................................................................ 5 Wat zijn de kosten? ............................................................................................................... 6 Uw taak als manager ............................................................................................................ 6 De reden voor dit trainingsprogramma............................................................................. 6 Hoe benut u deze training optimaal .................................................................................. 7
2. Trainingsopzet...................................................................................................................... 9 Vier stappen voor een succesvolle training....................................................................... 9 Voor aanvang van de training........................................................................................... 10 Cursusprogramma .............................................................................................................. 11 Uitwerking van de trainingsopzet.................................................................................... 11
“Stress, doe er wat aan”
3
4
“Stress, doe er wat aan”
1. Inleiding
Inleiding Stress wordt wereldwijd erkend als de momenteel meest voorkomende aandoening die zowel mannelijke als vrouwelijke medewerkers treft. Stress erkennen en goed aanpakken helpt zelfs op de meest hectische werkplekken bij het behalen van een productieve output. Maar wanneer het door onwetendheid ongehinderd kan doorwoekeren, kan het uitgroeien tot de latere fasen van angst en depressie. Door u bewust te zijn van de oorzaken van stress, door deze openlijk met medewerkers te bespreken, kunt u een grote bijdrage leveren aan een veiligere, minder kostbare werkplek. Dit trainingsprogramma gaat in op stress op de werkplek en is erop gericht om alle medewerkers inzicht te geven in zowel hun rechten als verantwoordelijkheden op dit belangrijke gebied van werkplek- en persoonlijk management. Het vormt ook een effectief middel om het beleid van de organisatie in relatie tot discriminatie, ongewenste intimiteiten en pesten te bevestigen.
Achtergrondinformatie Psychisch verzuim is een enorme schadepost voor de Nederlandse samenleving. Van de totale arbeidsongeschiktheid is 34 procent stressgerelateerd (UWV, 2002). Een op de vijf werkende mannen en vrouwen heeft een of andere psychische stoornis. Een kwart miljoen werkende vrouwen (9,1 procent) heeft stemmingsstoornissen, 400 duizend werkende vrouwen (14,6 procent) lijden aan angststoornissen terwijl een half miljoen werkende mannen met alcoholproblemen worstelt. Jaarlijks kosten stressgerelateerde ziekten ons 3,7 miljard euro. (Bron: Personeelbeleid, nr. 3, 2005.) Stress is de grote gelijkmaker waar één op de vier vrouwen en één op de zes mannen in een bepaalde fase van hun leven last van heeft.
“Stress, doe er wat aan”
5
Helaas krijgt slechts twintig tot vijftig procent van de depressieve mensen behandeling voor hun ziekte tijdens de doorloping van de drie fasen – Stress, Angst en Depressie. Wanneer u bedenkt dat zo’n vijftien tot twintig procent van de mensen die naar hun huisarts gaan last heeft van stress, angst of depressie, is het geen wonder dat het “De ziekte van de eeuw” genoemd wordt. Wat veroorzaakt deze alarmerende toename in de drie fasen van depressieve ziekten? Waarom vallen er meer managers van beide geslachten ten prooi aan stress, angst en uiteindelijk depressie? Wat zijn de waarschuwingssignalen? Hoe kunt u de vroege waarschuwingssignalen van stress benoemen en medewerkers helpen om te gaan met de risico’s en de vroege problemen? Het programma “Stress, doe er wat aan” is gericht op de aanpak van dit probleem en het instellen van herkenbare benchmarks voor alle HR-professionals. Door het probleem aan te pakken, te bespreken met medewerkers en door er beleid en richtlijnen voor in te stellen, zullen organisaties veel van de problemen die kunnen leiden tot dure rechtszaken overwinnen.
Wat zijn de kosten? De kosten van zulke zaken zijn niet alleen financieel voelbaar maar ook door: het verlies van getrainde medewerkers potentieel omzetverlies verlies van productiviteit verstoorde werkrelaties een grotere werklast en stressopbouw voor andere medewerkers
Uw taak als manager Als onderdeel van uw verantwoordelijkheden moet u een stressvrije werkomgeving voor alle medewerkers stimuleren, ontwikkelen en in stand houden, een omgeving die comfortabel is en niet bedreigend of intimiderend voor wie dan ook.
De reden voor dit trainingsprogramma De aanpak van ongewenst gedrag maakt deel uit van het arbeidsomstandighedenbeleid. In de Arbeidsomstandighedenwet (artikel 4 lid 2) staat dat de werkgever een beleid met betrekking tot agressie, geweld en seksuele intimidatie moet voeren. Als hij dat niet doet, is hij strafbaar. De arbeidsinspectie kan de werkgever die geen beleid voert een boete geven voor deze overtreding.
6
“Stress, doe er wat aan”
Deze praktijken, gekoppeld aan een onredelijke werklast, kunnen leiden tot stress, angststoornissen en depressie. Voor u en uw organisatie kan het leiden tot juridische actie van een medewerker. Als manager moet u ervoor zorgen dat het niet gebeurt op uw afdeling en zulke activiteiten ontmoedigen en rapporteren aan uw manager als u merkt dat het ergens in de organisatie gebeurt. Als een klacht genegeerd of ontmoedigd wordt, kan dit leiden tot ernstige disciplinaire of juridische actie. Als het zich vrijelijk mag ontwikkelen, kan stress impact hebben op elk lid van het team. Het heeft implicaties voor het moreel en de productiviteit die, als ze niet aangepakt worden, van invloed zijn op het welzijn en de prestaties van individuen, het team en de organisatie.
Hoe benut u deze training optimaal Om de training optimaal te benutten, kunt u het beste elk scenario uit de video samen met de relevante sectie uit deze handleiding bekijken. Benoem de leerpunten van elk scenario en volg vervolgens de trainingsopzet uit hoofdstuk twee. Gebruik uw eigen woorden, uw eigen ervaringen en die van anderen in de groep die getraind wordt om “stressvolle” of stressgerelateerde problemen of werkwijzen op uw eigen werkplek aan het licht te brengen. In deze open en comfortabele trainingsomgeving kan het zijn dat verborgen problemen ter sprake worden gebracht, die wanneer u ze aanpakt het begrip, de harmonie en de productiviteit binnen uw organisatie aanzienlijk kunnen verbeteren. Aan het eind van elke sessie, moet u met uw team overeenstemming bereiken over wat stress op het werk is en richtlijnen afspreken die stress op het werk zoveel mogelijk beperken. In de handleiding vindt u het volgende: Een checklist voor het runnen van een succesvolle bewustwordingstraining over stress. Een trainingsopzet voor een training van twee uur en een kwartier.
“Stress, doe er wat aan”
7
8
“Stress, doe er wat aan”
2. Trainingsopzet
Vier stappen voor een succesvolle training 1. Leg het probleem in algemene termen uit Bespreek stress als probleem en verkrijg consensus over wat in het algemeen gezien wordt als onaanvaardbaar zowel vanuit het perspectief van de medewerker als van de werkgever. Stimuleer vragen, en stel vervolgens zelf wat vragen om te controleren of alle teamleden het begrijpen. 2. Leg het commitment van de organisatie uit Bespreek de normen die door de organisatie verwacht worden. Vertel dat elk directielid commitment heeft aan het instellen en onderhouden van een werkomgeving waarin iedereen de rechten van elke medewerker respecteert en ondersteunt. 3. Verduidelijk Organiseer, indien nodig, één-op-één sessies met medewerkers waarin ze persoonlijkere problemen met u kunnen bespreken. Maak na afloop altijd aantekeningen om ervoor te zorgen dat u een duidelijk beeld van hun problemen heeft en dat deze allemaal correct gedocumenteerd zijn. 4. Follow-up Zorg dat u het probleem van stress af en toe bespreekt in teamvergaderingen, om ervoor te zorgen dat het commitment van uw team nog steeds relevant is.
“Stress, doe er wat aan”
9
Voor aanvang van de training Om de training optimaal te kunnen benutten, moet u zich goed voorbereiden: Bekijk het programma “Stress, doe er wat aan” twee maal en neem deze handleiding door. Zorg dat u de leerpunten kent en de beste manier om maximaal commitment te verkrijgen van uw team. Neem het organisatiebeleid door om te controleren of u voldoet aan de voorgeschreven procedures. Houd een repetitie met een vertrouwd lid van uw team, om te controleren of u alles onder controle heeft. Maak een checklist met alle ondersteunende materialen die u nodig heeft – monitor en afspeelapparatuur, het programma “Stress, doe er wat aan”, een flipover en verschillend gekleurde stiften, pennen en papier voor de deelnemers, enzovoort. Begin op de aangekondigde tijd, wacht niet op laatkomers. Stimuleer discussie in de fasen die u wilt, niet op de verkeerde momenten. Verkrijg consensus over de ideeën en problemen die volgens u belangrijk zijn. Bij het beantwoorden van een vraag uit de groep, moet u zorgen dat u er iedereen bij betrekt. Een goede techniek is om andere deelnemers te vragen wat zij van de vraag vinden. Uw attitude is besmettelijk, dus onthoud dat dit een serieus onderwerp is. Maak geen flauwe grapjes en stimuleer dit ook niet. Wees positief over het doel van de bewustmakingscampagne. Zorg dat de deelnemers de training serieus behandelen. Sta ‘gevatte’ opmerkingen niet toe. Als dit gebeurt, benadruk dan het belang van dit onderwerp voor de betrokken individuen en ga vervolgens verder, zorg ervoor dat iedereen een positief resultaat bereikt. Als de training hier om vraagt, bepaal dan doelen en specifieke data of acties voor follow-up.
10
“Stress, doe er wat aan”
Cursusprogramma Inleiding
10 minuten
Scenario Een: Thuiskomst
30 minuten
Scenario Twee: Geen team
30 minuten
Scenario Drie: De last dragen
30 minuten
Scenario Vier: Een beeld schetsen
30 minuten
Afsluiting van de training
5 minuten Totale tijdsduur 2 uur en 15 minuten
Uitwerking van de trainingsopzet Inleiding
10 minuten
Verwelkom de deelnemers en stel uzelf aan hen voor. Vraag de deelnemers om zichzelf voor te stellen. Vertel hen dat zij het programma “Stress, doe er wat aan” gaan bekijken. Geef een korte samenvatting van het programma en leg de doelstellingen van de training uit. Stip de belangrijkste leerpunten aan. Scenario Een: Thuiskomst
30 minuten
Probleem: Een man komt thuis, ziet de fiets van zijn zoontje op de oprit liggen en reageert overtrokken. Hij scheldt tegen zijn zoon en maakt vervolgens ruzie met zijn vrouw over het evenwicht in zijn leven – dat zijn werk altijd op de eerste plaats lijkt te komen. Eerst verdedigt hij zichzelf maar uiteindelijk geeft hij toe dat hij gestrest is door de druk op zijn werk en dat hij bang is om zijn baan kwijt te raken. Tot slot ziet u hoe bij hem alle remmen los gaan en hij steun zoekt bij zijn vrouw. Specifieke doelstelling: Na het bekijken van het videoscenario en het bespreken van het probleem, moeten de deelnemers begrijpen dat stress op een bepaald gebied van hun leven invloed heeft op alle gebieden van hun leven. Essentieel voor het omgaan met stress is het vermogen om de oorzaken ervan te kunnen herkennen en in staat te
“Stress, doe er wat aan”
11
zijn er met iemand over te praten, ofwel op het werk ofwel thuis. Met andere woorden, alles opkroppen werkt contraproductief. Vertoon Scenario Een. Na vertoning van het scenario zegt u iets als: Stress wordt om een goede reden ‘de ziekte van de eeuw’ genoemd. Iedereen heeft van tijd tot tijd last van stress. Bepaalde stress is goed, maar het soort stress dat u opkropt en waarover u piekert, kan gevaarlijk zijn voor uw gezondheid en voor uw relaties. Bespreek nu de volgende discussievragen: •
Wat vond u ervan?
•
Heeft u wel eens een soortgelijke situatie gezien of gehoord?
•
Wat was de verantwoordelijkheid van de man? Hoe had hij de situatie op het werk en thuis beter aan kunnen pakken? Bespreek hypothetische aanpakken die de toon zetten voor het begrijpen en aanvaarden van verantwoordelijkheid voor stressmanagement. Vraag de deelnemers om manieren te noemen waarop de man zijn werktaken en privé-problemen beter aan had kunnen pakken.
•
Vindt u dat zijn vrouw het goed heeft aangepakt? Was ze redelijk? Had ze de confrontatie beter aan kunnen pakken? Bespreek zorgen om een partner en manieren waarop u kunt laten zien dat u hem/haar steunt.
•
Wat had de man na afloop kunnen doen? Bespreek de manier waarop hij zijn stress afreageerde op zijn zoon. Vraag de deelnemers ook om praktische manieren waarop hij het goed had kunnen maken met zijn zoon.
Vertel de deelnemers: Stress maakt deel uit van het leven. Als het onder controle is, houdt het u doelgericht, actief en productief. Maar wanneer het uit de hand loopt, kan stress leiden tot angstgevoelens en zelfs een depressie. Iedereen heeft de verantwoordelijkheid aan zichzelf, zijn collega’s en zijn gezin om stress te herkennen en manieren te zoeken om het aan te pakken. Sluit deze sectie af in uw eigen woorden. Relateer uw opmerkingen aan de specifieke details van het probleem. Scenario Twee: Geen team
30 minuten
Probleem: Een manager ziet niet in dat ze, per definitie, een teamleider is. Ze stelt onrealistische eisen aan een ervaren medewerker en negeert de noodzaak om het andere lid van haar team de benodigde vaardigheidstraining te bieden. Als ze hierop wordt aangesproken, wordt ze agressief en veeleisend, waardoor de minder ervaren medewerker zich bedreigd voelt. In dit scenario heeft iedereen last van de stress die veroorzaakt wordt door slecht teamwork.
12
“Stress, doe er wat aan”
Specifieke doelstelling: Na het bekijken van het videoscenario en het bespreken van het probleem, moeten de deelnemers begrijpen hoe belangrijk het is om een team op te bouwen waarvan de leden elkaar ondersteunen. Ze moeten ook erkennen dat het management de verantwoordelijkheid heeft om vooruit te plannen en het ontwikkelen van vaardigheden te stimuleren, en zo de continuïteit van de productiviteit te garanderen. Vertoon Scenario Twee. Na vertoning van het scenario zegt u iets als: Deze manager is, althans in deze situatie, geen effectieve manager. Door de ervaren medewerker onder druk te zetten en niet te luisteren naar of geen waarde te hechten aan de suggesties van de ervaren medewerker, vergroot ze de “stress” van alle leden van het team. Bespreek nu de volgende discussievragen: •
Wat vond u ervan?
•
Hoe zou u reageren in een soortgelijke situatie?
•
Vond u dat de ervaren medewerker in dit geval haar positie duidelijk maakte? (Was de medewerker assertief? Was ze redelijk en hield ze rekening met de behoeften van de manager?)
•
Hoe had ze de situatie aan moeten pakken? Had ze het beter kunnen doen? (Had de medewerker zelf kalm kunnen luisteren, en vervolgens de zorgen van de manager op een positievere manier kunnen samenvatten? Had ze vervolgens kunnen voorstellen om een teamvergadering te houden om efficiëntere werkwijzen in te stellen?)
•
Had de onervaren medewerker iets kunnen doen? Hoe denkt u dat zij zich voelde? (Specifiek haar behoefte om te laten zien dat ze het recht heeft om gerespecteerd, gewaardeerd en aanvaard te worden als productief lid van het team.)
•
Hoe verbrak de manager het contract dat ze met beide medewerkers had? (Specifiek fundamentele werkgever/werknemer-relaties en -contracten. Ook het potentieel voor rechtszaken, de oorzaken en gevolgen.)
Vertel de deelnemers: Elk team heeft de verantwoordelijkheid om de ontwikkeling en inspanningen van elk teamlid te ondersteunen. Hoewel het management de verantwoordelijkheid heeft om ervoor te zorgen dat medewerkers de vaardigheden en expertise hebben om de taken die ze moeten doen uit te voeren, hebben medewerkers ook de verantwoordelijkheid om pro-actief te zijn en alle ondersteuning te bieden om ervoor te zorgen dat hun taken naar behoren worden uitgevoerd. Sluit deze sectie af in uw eigen woorden. Relateer uw opmerkingen aan de specifieke details van het probleem.
“Stress, doe er wat aan”
13
Scenario Drie: De last dragen
30 minuten
Probleem: Tony, manager bij een landelijk transportbedrijf, heeft een belangrijke en veeleisende rol op zich genomen. Omdat hij het efficiënt doet, gaat zijn baas, Phil, ervan uit dat hij Tony extra verantwoordelijkheden kan geven en dat Tony deze extra last zonder morren op zich zal nemen. Hij houdt er geen rekening mee dat Tony al aan de top van zijn kunnen zit en dat hij meer ondersteuning nodig heeft om dit aan te kunnen. Tony staat op de rand van een stressgerelateerde zenuwinzinking. Specifieke doelstelling: Na het bekijken van het videoscenario en het bespreken van het probleem, begrijpen de deelnemers dat beide partijen verantwoordelijkheden hebben; Phil had de werklast van Tony moeten evalueren en zijn capaciteit om extra werk op zich te nemen moeten beoordelen. Hij had ook wat extra ondersteuning voor Tony moeten plannen, voordat hij hem meer taken gaf. Een manager mag nooit de worst-en-stok-methode gebruiken om een medewerker buitensporig onder druk te zetten. Tony daarentegen had assertiever moeten zijn. Hij had zijn waardering voor het vertrouwen van Phil moeten tonen maar wel daadkrachtig aan Phil moeten vragen om samen de werklastvereisten te evalueren voordat er een eindbeslissing genomen werd. Vertoon Scenario Drie. Na vertoning van het scenario zegt u iets als: Phil heeft de verantwoordelijkheid om de werklast van zijn medewerker te beoordelen voordat hij grote veranderingen doorvoert in zijn verantwoordelijkheden. Tony daarentegen heeft de verantwoordelijkheid om zijn gezondheid te beschermen en niet gewoon zomaar ‘toe te geven’. Bespreek nu de volgende discussievragen: •
Wat vond u ervan?
•
Hoe zou u in zo’n situatie reageren?
•
Vond u dat Tony in dit geval zijn standpunt duidelijk maakte? Hoe had hij het moeten aanpakken? (Noem bijdragen aan het team, de behoefte aan ondersteuning voor medewerkers en in staat zijn het werk te doen.)
•
Hoe had Tony de situatie moeten aanpakken, vooral in de vergadering met Phil? (Bespreek de verplichting om assertief te zijn en om te plannen.)
•
Hoe had Phil de situatie moeten aanpakken? (Bespreek de noodzaak van taakevaluatie, ondersteuning en het betrekken van alle leden van een team bij grote veranderingen in de werklast. Bespreek de noodzaak van inzicht in de huidige overbelastingssituatie op de afdeling en het potentieel voor gevaarlijke stress voor Tony.)
Vertel de deelnemers: Phil heeft de verantwoordelijkheid om zijn team beter te ‘managen’. En Tony heeft ook de verantwoordelijkheid aan Phil om hem goed bewust te maken van zijn huidige stressniveaus en wat het risico is als hier nog wat aan toegevoegd wordt. Samen moeten ze punten van overeenstemming zoeken en elkaars werkvereisten respecteren.
14
“Stress, doe er wat aan”
Het is veel beter om de vele gevarieerde talenten en eigenschappen van iedereen in een team te erkennen en hier gebruik van te maken om het team sterker te maken. Sluit deze sectie af in uw eigen woorden. Relateer uw opmerkingen aan de specifieke details van het probleem. Scenario Vier: Een beeld schetsen
30 minuten
Probleem: Een vrouwelijke grafisch ontwerper wordt geïntimideerd en haar bijdrage aan het bedrijf wordt belachelijk gemaakt. Als ze haar uiterste best doet om aan de vereisten van haar manager te voldoen, wordt ze ondermijnd en wederom bekritiseerd. Dit creëert een “vijandige” werkplek waar niemand veilig of stressvrij is. Specifieke doelstelling: Na het bekijken van het videoscenario en het bespreken van het probleem, begrijpen de deelnemers dat onredelijke kritiek stress kan creëren, die van invloed is op zowel het werk- als privé-leven van de medewerker. Wat de reden ook is, dit is ongepast en contraproductief, zowel wat het werk zelf betreft als door het creëren van een zeer stressvolle werkplek voor alle medewerkers. Ze zouden immers kunnen denken “ben ik de volgende”? Vertoon Scenario Vier. Na vertoning van het scenario zegt u iets als: Wat de achtergrond van het scenario ook is, deze medewerker wordt belachelijk gemaakt en in elk opzicht onredelijk behandeld. Er is geen enkel excuus voor de stress die binnen dit bedrijf wordt gegenereerd. De alarmerende interactie van deze beide partijen is gevaarlijk en moet direct worden aangepakt door middel van bemiddeling door een derde. Bespreek nu de volgende discussievragen: •
Wat vond u ervan?
•
Hoe zou u gereageerd hebben? (Bespreek de rechten van een individu en de manier waarop de medewerker reageerde op de eisen van de manager.)
•
Vond u dat de medewerker duidelijk maakte hoe zij zich voelde? (Bespreek hoe ze reageerde op elke schimpscheut en de manier waarop haar gevoelens genegeerd werden door de manager.)
•
Denkt u dat zij gestrest is?
•
Wat had de medewerker moeten doen om de situatie te managen? (Om bemiddeling vragen, naar iemand van HR gaan, misschien naar de baas van haar manager gaan… of zelfs ontslag nemen?)
•
In welke opzichten heeft de manager haar teamlid in de steek gelaten? (Bespreek de rol die een manager moet spelen bij het beschermen van een lid van zijn/haar team tegen stress.)
“Stress, doe er wat aan”
15
Vertel de deelnemers: De medewerker heeft ook een verantwoordelijkheid. Ze moet dit soort intimidatie niet accepteren en mag de stress van de situatie niet van invloed laten zijn op haar leven. Ze moet direct actie ondernemen voordat de stress escaleert tot angstgevoelens en zelfs depressie. Dat is ze aan zichzelf en haar gezin verplicht. De manager moet begrijpen wat de implicaties zijn van haar managementstijl. Ze moet leren dat het creëren van een stressvolle omgeving contraproductief werkt. Sluit deze sectie af in uw eigen woorden. Relateer uw opmerkingen aan de specifieke details van het probleem. Afsluiting van de training
5 minuten
Vraag de deelnemers of zij nog vragen hebben en beantwoord deze. Bedank de deelnemers voor hun deelname en sluit de training af.
16
“Stress, doe er wat aan”
