H A N D L E I D I N G S P O R T T R A C K

HANDLEIDING SPORTTRACK Speler Volg Systeem (SVS) KVV Losser

Scouting KVV Losser

November 2012

H ANDLEIDING S PORTTRACK KVV L OSSER

0

Inhoudsopgave 1. INLEIDING ......................................................................................................2 2. AANMELDEN SPORTTRACK ...............................................................................4 3. BEHEER SPELERS / GEBRUIKERS .....................................................................5 4. MAKEN TEAMOVERZICHT / ADRESLIJST ..........................................................7 5. MAKEN E-MAIL NAAR (DEEL VAN) HET TEAM ...................................................8 6. VASTLEGGEN INCIDENTEN EN SCOUTINGVERSLAGEN .....................................9 6.1 INCIDENTEN AANLEGGEN / WIJZIGEN ........................................................................ 9 6.2 SCOUTINGVERSLAG AANLEGGEN / WIJZIGEN .............................................................. 10 7. VASTLEGGEN BEOORDELINGEN .....................................................................12 7.1 SELECTEER HET TEAM / DE SPELERS ........................................................................ 12 7.2 INVOEREN BEOORDELING .................................................................................... 14 8. BEOORDELINGSOVERZICHT (BEHEER) ..........................................................16 9. RESULTAAT / RAPPORTAGES .........................................................................17 9.1 TEAMKAART (SUGGESTIEF VOORBEELD) ................................................................... 17 9.2 SPELERSKAART (SUGGESTIEF VOORBEELD) ............................................................... 18 9.3 SPELERSONTWIKKELING (SUGGESTIEF VOORBEELD OBV. 1 BEOORDELING) .......................... 19 9.4 SPELERSONTWIKKELING DETAIL ‘TECHNISCH’ (SUGGESTIEF VOORBEELD OBV. 1 BEOORDELING) . 19


1

1. INLEIDING Voor U ligt de gebruikershandleiding van het SpelersVolgSysteem (in het vervolg ‘SVS’) van de KVV Losser. Dit SVS is van de softwareleverancier leverancier Sporttrack. Hierin staat alle informatie die een gebruiker van het systeem nodig kan hebben om data op te voeren in het systeem, gebruik te kunnen maken van de meest relevante functies en om de gewenste rapportages er uit te kunnen halen. Mochten er onverhoopt toch nog vragen zijn over het gebruik van het SVS dan wel over de (spelers)data in het systeem, neem dan contact op met één van de onderstaande systeembeheerders: Sporttrack (SVS) Sporttrack Systems is de ontwerper en leverancier van een innovatief, volledig geautomatiseerd multifunctioneel SpelerVolgSysteem (SVS) en communicatiesysteem. Een geavanceerd systeem voor de interne scouting bij onze voetbalvereniging. Met Sporttrack‘s spelervolgsysteem kunnen we exact in kaart brengen wat de vereniging aan specifieke voetbalkwaliteiten in huis heeft. Maar óók zien wat we nu juist missen! Sporttrack gaat de KVV Losser helpen bij de registratie van (jeugd)spelers en hun beoordeling om hen op deze wijze in hun voetballoopbaan te kunnen ‘volgen’.

Systeembeheer SVS Sporttrack - KVV Losser Naam E-mail Telefoon

: : :

Marco Scheffer [email protected] 06-1134 1989

Naam E-mail Telefoon

: : :

Norman Veger [email protected] 06-5149 7621

Enkele algemene gebruiksopmerkingen 

Het aanleggen van nieuwe spelers gebeurt ten allen tijden alleen door de systeembeheerder van Sporttrack van de KVV Losser. Indien een speler al wel in een team is ingedeeld maar nog niet is aangelegd in het SVS (of nog niet aan het juiste team is gekoppeld), dan dient dit per mail door de trainer of door de coördinator gemeld te worden aan de systeembeheerder.



Wijzigingen in adres, e-mail en telefoonnummers komen in eerste instantie bij het team / de trainer (of leider) terecht. Deze wijzigingen dienen dan ook door de trainers in het SVS doorgevoerd te worden. Doel is om vanuit één systeem (Sporttrack) met altijd de juiste mailadressen te kunnen mailen met het team of met individuele spelers. Indien gewenst kan voor dit doel op aanvraag door een trainer van een team, een leider als gebruiker worden aangelegd en gekoppeld.



Het Medisch dossier in Sporttrack zal voorlopig niet gebruikt worden (gedeactiveerd).


2

Werkwijze in het algemeen 

Door de scouting is in overleg met een afvaardiging van de technische commissie een aantal criteria vastgelegd waarop jeugdspelers worden beoordeeld. Van elk team gaat de trainer of eventueel de leider elke speler individueel beoordelen op de vastgestelde criteria.



Het beoordelen gebeurt 2x per jaar en wel in de maanden november en april.



De beoordelaars (trainers en/of leiders) leggen hun bevindingen vast in het SVS (Sporttrack).



Hiertoe krijgen alle beoordelaars een persoonlijke inlogcode waarmee ze het SVS-systeem kunnen gebruiken.



Ook keepers worden beoordeeld en wel door de keepertrainer. Hiervoor zijn aparte beoordelingscriteria opgesteld.



De scouting controleert de aangeleverde input op consistentie en volledigheid, maar kijkt ook naar de kwaliteit en privacy gevoelige zaken, alvorens een beoordelingsronde wordt afgesloten.


3

2. AANMELDEN SPORTTRACK Op de website van de KVV-Losser zit onder het menu ‘LINKS’ een directe koppeling naar het SVS.

Men kan ook rechtstreeks via onderstaande link op de Loginpagina van het SVS van Sporttrack voor de KVV Losser komen. http://www.sporttrack.nl

 Vul om in te loggen uw gebruikersnaam en Wachtwoord in. Let op Het SVS van Sporttrack is een ‘on-line’ systeem, wat inhoudt dat alle data op het internet (uiteraard goed beveiligd) ligt opgeslagen. Het grote voordeel hiervan is dat het systeem altijd en overal benaderbaar is voor het opvoeren van data (beoordelingen, scoutingrapportages, nieuwe teamindelingen ed.) en voor het maken van rapportages.


4

3. BEHEER SPELERS / GEBRUIKERS

De trainer / Leider van een team is verantwoordelijk voor de spelersdata in het systeem. De vraag is dan ook om de spelers van het gekoppelde team te bekijken en daar waar nodig aan te vullen en aan te passen. Selecteer de functie <Spelers> in het menu ‘Beheer’. Selecteer de spelers één voor één in de tabel om vervolgens per tabblad de gegevens aan te passen dan wel aan te vullen.

 Zorg er met name voor dat het adres, de telefoonnummers en de e-mail adressen up-to-date zijn en blijven!!!  Doe hetzelfde voor je eigen gebruiker


5

 Daarnaast wordt trainers gevraagd op de tabbladen Opleidingen I en Opleidingen II in te vullen.


6

4. MAKEN

TEAMOVERZICHT

/

ADRESLIJST

 Druk op of op <excel> om de adreslijst naar PDF respectievelijk Excel te halen.


7

5. MAKEN

   

N.B.

E-MAIL NAAR

(DEEL

VAN) HET TEAM

Selecteer de functie <E-mail sturen> in het menu ‘Communicatie’. Selecteer in de linker blokken de Spelers ende Gebruikers (leiders en trainers) Tik rechts de het onderwerp, de mailtekst en voeg indien gewenst een bestand toe. Druk op

De mail loopt via de mailserver van Sporttrack, vandaar dat degene die de mail verstuurt automatisch een kopie (CC) van deze mail krijgt!


8

6. VASTLEGGEN INCIDENTEN

EN

SCOUTINGVERSLAGEN

Let op De genoemde functies zijn beschikbaar afhankelijk van de autorisatie.

6.1 I NCIDENTEN

AANLEGGEN

/

WIJZIGEN

Incidenten komen altijd bij de hoofdleider van een teamgroep terecht. Trainers en leiders dienen de hoofdleider van incidenten op de hoogte te brengen om deze verder af te handelen en indien van toepassing vast te leggen in Sporttrack. De hoofdleider bepaald of en zo ja, in overleg met de ouders of een incident in het systeem wordt vastgelegd. Hij is dan ook de enige die incidenten kan vastleggen in het systeem.

Aanleggen / wijzigen Selecteer een speler waarvoor een incident dient te worden vastgelegd.

 Klik op of selecteer een bestaand incident om te wijzigen

 Geef in het tabblad ‘Speler’ de datum en de naam van de melder van het incident in en bevestig of de ouders zijn geïnformeerd over het betreffende incident.  Selecteer vervolgens het tweede tabblad ‘Situatie’.


9

 Geef de Plaats van het incident, de Sanctie en de Omschrijving in. Wees zo duidelijk mogelijk in de beschrijving !

6.2 S COUTINGVERSLAG

AANLEGGEN

/

WIJZIGEN

Deze functie is alleen beschikbaar voor de scouts van KVV Losser.

Aanleggen / wijzigen Selecteer een speler waarvoor een scoutingverslag moet worden vastgelegd.

 Klik op of selecteer een bestaand scoutingverslag om te wijzigen

 Geef in het tabblad ‘Speler’ de datum van scouting in


10

 Geef in het tabblad ‘Situatie’ de Reden, de Situatie en eventueel de tegenstander voor de scouting in

 Geef in het tabblad ‘Rapport’ het aantal doelpunten en assists (optioneel) in en vul bij het Rapport het uitgebreide scoutingverslag in.

 Geef tenslotte in het tabblad ‘Advies’ het advies (keuzelijst) in en bij de Opmerkingen de toelichting van het advies voor de technisch coördinator.

Wanneer een scoutingverslag door een scout is gemaakt, zal deze dit aan de technisch coördinator / de aanvrager ervan laten weten. De laatste heeft de mogelijkheid om in Sporttrack het advies in te zien.


11

7. VASTLEGGEN

BEOORDELINGEN

Let op De genoemde functies zijn beschikbaar afhankelijk van de autorisatie.

7.1 S ELECTEER

HET TEAM

/

DE SPELERS

Gedurende het jaar zullen er hoogstwaarschijnlijk nieuwe aanmeldingen van spelers zijn en zullen zich in de vastgelegde adresdata (adres, e-mail, telefoon etc.) wijzigingen voordoen. We stellen de trainers / leiders verantwoordelijk om deze data in Sporttrack te onderhouden / door te geven aan de systeembeheerder van Sporttrack. Een speler kan namelijk pas beoordeeld worden door een trainer wanneer deze in het SVS is aangelegd én dat deze vervolgens door de systeembeheerder aan de openstaande beoordelingsronde is gekoppeld.

Voorbeeld In bovenstaande schermafdruk is het zo dat alle spelers van Losser D1 door hun trainer volledig zijn beoordeeld en vrijgegeven en dat voor Losser D2 alleen de eerstgenoemde speler is beoordeeld.  Klik op wanneer de beoordeling voor een speler voor het eerst wordt ingevoerd.  Klik op <wijzigen> wanneer een reeds ingevoerde beoordeling moet worden aangepast. Door achter een speler op het formulier te klikken, kan de formuliersoort van een spelersformulier in een keepersformulier worden gewisseld. De beoordelingscriteria van een keeper zijn namelijk anders dan die van een speler. De keeperstrainer(s) zullen de beoordelingen van de keepers voor hun rekening nemen.


12

Wanneer voor alle spelers van een team de beoordeling in ingevoerd en er hoeft niets meer gewijzigd te worden, dan maakt de beoordelaar de beoordelingsronde voor zijn team ‘definitief’. Daarna kan er door hem voor dit team niets meer worden aangepast. Wanneer er echt nog iets moet worden aangepast kan alleen de systeembeheerder voor een specifiek team de beoordeling weer open zetten. Wanneer alle teams in een beoordelingsronde definitief zijn gemaakt door de betreffende beoordelaars, dan zal de systeembeheerder de beoordingsronde in zijn geheel afsluiten. Dat laatste gebeurt na nog een laatste controle op consistentie en volledigheid door de coordinatoren en de scouting van de KVV Losser. In het scoutingoverleg wordt de beoordelingsronde besproken en worden er afspraken gemaakt welke spelers door de scouting individueel gevolgd gaan worden. Dit uiteraard in overleg met en op vraag van de hoofdleiders en de technisch coördinatoren.

Missen er spelers voor een bepaald team Het aanleggen van nieuwe spelers gebeurt ten allen tijden alleen door de systeembeheerder van Sporttrack van de KVV Losser. De trainer kan zelf alleen wijzigingen van het adres, de e-mail en telefoonnummers van een speler toevoegen onder het menu ‘Beheer’. Een mail naar de systeembeheerder is overigens voldoende om aan te geven om een (nieuwe) speler aan een ander team of aan een open beoordelingsronde te laten koppelen.


13

7.2 I NVOEREN

BEOORDELING

De beoordelingsprocedure De spelers worden beoordeeld op het niveau waarop ze voetballen. De klasse waarin gevoetbald wordt is dus het ijkpunt en dus niet het niveau ten opzichte van andere teams van de KVV Losser. De klasse is in Sporttrack aan het team gekoppeld. Start altijd met het invullen of aanpassen van de volgende speler stamgegevens:    

Positie Optionele positie (voor zover van toepassing) Voorkeursbeen Medebeoordelaar (aanpassen of veld leeg maken)

Beoordeel vervolgens ierder beoordelingscriterium met een cijfer van 5 (Uitmuntend) tot 1 (Slecht). Voor de uitschieters in de beoordeling, is het de bedoeling om deze onderaan in het vak ‘Opmerkingen’ toe te lichten!


14

 Klik op wanneer de beoordeling gereed is en opgeslagen kan worden.  Klik op om de ingevoerde beoordeling af te drukken (PDF-formaat).

Opmerking Dit afgedrukte PDF-formulier zou gebruikt kunnen worden om de beoordeling ‘of-line’ en eventueel samen met een medebeoordelaar in te vullen. Dit kan dan op een later tijdstip weer in het Sporttrack worden ingevoerd.


15

8. BEOORDELINGSOVERZICHT (BEHEER)

 Klik op ‘Details’ en selecteer ‘het team’ / ‘de speler’


16

9. RESULTAAT / RAPPORTAGES 9.1 T EAMKAART ( SUGGESTIEF

VOORBEELD )


17

9.2 S PELERSKAART ( SUGGESTIEF

VOORBEELD )


18

9.3 S PELERSONTWIKKELING ( SUGGESTIEF

VOORBEELD OBV .

1

BEOORDELING )

9.4 S PELERSONTWIKKELING DETAIL ‘T ECHNISCH ’ ( SUGGESTIEF VOORBEELD OBV . 1 BEOORDELING )


19

H A N D L E I D I N G S P O R T T R A C K

Recommend Documents