Groot Kootwijk Boerderijnummer: 1430

Jaarverslag Januari 2014 - december 2014

Groot Kootwijk Boerderijnummer: 1430

Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. © Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg

2015-02-26_1430_Groot_Kootwijk_jaarverslag_2014-2.pdf

Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij:

Groot Kootwijk

Adres:

Van Amerongenweg 9

Postcode:

3771LM

Woonplaats:

Barneveld

Provincie:

Gelderland

Land:

Nederland

Website:

www.grootkootwijk.nl

E-mailadres:

[email protected]

Gegevens 1e contactpersoon Naam:

Corrie Brandsen

Adres:

Van Amerongenweg 9

Postcode:

3771LM

Woonplaats:

Barneveld

Land:

NL

Telefoonnummer:

0342-422432

Mobiel nummer:

geen

E-mailadres:

[email protected]

Jaarverslag opgesteld door:

Corrie Brandsen

Datum laatste wijziging

Overige betrokkenen:

Elise Schokker en Marianne Brouwer

26-2-2015 11:25

2015-02-26_1430_Groot_Kootwijk_jaarverslag_2014-2.pdf 2

Het algemene beeld van het afgelopen jaar Algemeen beeld Het woord ‘verandering’ heeft centraal gestaan op de zorgboerderij in het jaar 2014. Veranderingen op allerlei gebied. Graag willen wij een beeld schetsen hoe het ons het afgelopen jaar op de zorgboerderij vergaan is. Verandering in de zorgfinanciering Het jaar 2014 was een spannend jaar wat betreft de hele transitie van de zorg en wat dit concreet voor ons als zorgboerderij zou gaan betekenen. Er waren vragen rondom de financiering; zou het lukken om door te gaan in het nieuwe jaar? We hebben bijeenkomsten bij de Gemeente Barneveld en de Coöperatie Boer&Zorg bijgewoond, om op de hoogte te zijn van alle veranderingen die zouden komen. Er waren frustrerende momenten, waarin we niets begrepen van alle nieuwe ontwikkelingen en nieuwe termen die voorbij kwamen. Maar ook momenten waarop we beter gingen begrijpen hoe alles in elkaar steekt en we met belangstelling volgden wat er zich afspeelde binnen de transitie van de zorg en we daar zelf ook allerlei ideeën bij kregen. We hebben besloten om ons als zorgboerderij bij de Coöperatie Boer&Zorg te voegen, wat betreft het financieringscontract met de Gemeente Barneveld. We waren vervolgens blij toen we te horen kregen dat wij met het budget voor 2015 weer het nieuwe jaar in konden gaan als zorgboerderij. In die zin is er voor ons gelukkig niet heel veel veranderd, behalve dat alle lijntjes anders lopen. Ook krijgen wij nu meer ZIN-indicaties in plaats van PGB’s, maar blijven de PGB’s voor een aantal kinderen nog een poosje lopen. We zijn benieuwd hoe het komend jaar zal gaan met het verkrijgen van de indicaties. We zijn onderaannemer geworden van een zorginstelling zodat we de inkomst van de financiële stroom meer gespreid hebben. Ook hebben we ons het afgelopen jaar beziggehouden met het zoeken naar nog een nieuwe manier van financiering, door middel van het opzetten van Onderwijs op de boerderij. Zo hebben we diverse reformatorische basisscholen en voortgezet onderwijsscholen benaderd. Wij hebben met verschillende scholen gesprekken gehad, waarin we hebben gekeken hoe we elkaar als zorgboerderij en school van dienst kunnen zijn. De insteek van de zorgboerderij is om onderwijs in een rustige, prikkelloze omgeving aan te bieden. Op de boerderij hebben we de mogelijkheid om op een creatieve manier en spelenderwijs met onderwijs bezig te zijn. Er zijn kinderen die ontheffing van hun schoolplicht toegewezen krijgen door de leerplichtambtenaar, omdat het op school niet langer gaat. Voor een aantal van deze kinderen zou onderwijs op de zorgboerderij waarschijnlijk een passende optie zijn. Tot nu toe is dit project nog niet van de grond gekomen. Dit heeft er met name mee te maken dat de scholen waar wij nu contact mee hebben voldoende gespecialiseerd zijn om zorgkinderen binnen het onderwijs op school te houden. Dit gebeurt bijvoorbeeld door middel van schakelgroepen, I-klassen of Cluster 4 onderwijs. Voor de scholen is dit een positief


signaal dat zij zorgkinderen goed op kunnen vangen. Voor de zorgboerderij betekent dit dat er wat betreft onderwijs op de boerderij nog niks van de grond kan komen. Dit is wel een optie die wij voor de toekomst open houden. Verandering in zorgaanbieding Er is dit jaar een verandering gekomen wat betreft de doelgroepen waar wij als zorgboerderij zorg aan bieden. Zo hebben wij ‘Stalzicht’, een mooie ruimte met uitzicht op de stallen, laten bouwen zodat we hebben kunnen starten met het bieden van dagbesteding aan ouderen. ‘Stalzicht’ heeft een ruime woonkamer met speciale stoelen voor ouderen, waar ze tussen de middag in kunnen liggen. Er is een ruime keuken en een ruimte waar vergaderingen, oudercontactmomenten, feestjes ed. gehouden kunnen worden. Deze ruimte wordt ook gebruikt voor activiteiten en is door middel van een schuifwand gescheiden van de woonkamer. Voor de ouderen is er ook een ruime toilet- en doucheruimte waar zij met een rolstoel in kunnen. In deze ruimte is een brandblusser aanwezig, waar een zaklamp bijhangt voor het geval de stroom uitvalt. Er is in de keuken een blusdeken aanwezig en een rookmelder. Ook ligt er een EHBO-koffer in de keuken in Stalzicht. Op de noodplattegronden in de bijlagen is te zien waar deze attributen te vinden zijn. Het is vanwege de veiligheid belangrijk dat we weten waar de risico's liggen bij Stalzicht, daarom gaan we een RI&E laten uitvoeren door een arbodeskundige. Het plan van aanpak voor de RI&E is te vinden in de bijlagen. Wij gaan de eerste maanden van 2015 aan de slag met dit plan van aanpak en maken z.s.m. een afspraak met de arbodeskundige om de RI&E uit te voeren. We zijn in de maand mei gestart met een klein groepje ouderen op verschillende dagen. Momenteel komen alle ouderen op één dag, zodat er een wat grotere groep in één keer komt. Er worden diverse activiteiten aangeboden, zoals bloemschikken en gezelschapsspellen, maar ouderen draaien ook gewoon mee in de alledaagse gang van zaken. Zo helpen zij bijvoorbeeld bij het aardappel schillen, voor de warme maaltijd tijdens de middag of rapen ze de eieren. Er komen wekelijks een aantal vrijwilligers om te assisteren in de begeleiding van de ouderen. Dit doen we in het kader van de bezuinigingen die er ook op onze boerderij nodig zijn en kunnen we toch de zorg bieden die we de ouderen graag willen geven. Verandering op kantoor Ook op het kantoor van de zorgboerderij is er veel veranderd. Waar het eerst een letterlijke chaos was, waar de computers tussen stonden, hebben we nu een mooi en opgeruimd kantoor. Hierdoor zijn er voldoende werkplekken gekomen en kan er in alle rust gewerkt worden. We hebben een netwerk laten aansluiten, waar alle computers op aangesloten zijn en hebben we op deze manier de effectiviteit van het administratieve werk verbeterd.


We hebben ook een nieuwe medewerker kunnen aannemen om al het werk op kantoor te doen, wat betreft de coördinatie van de zorg en het administratieve werk. We zijn in allerlei opzicht systematischer gaan werken, waardoor we minder dingen op z’n beloop laten en we het overzicht over het grote geheel beter kunnen bewaren. Verandering in personeel en functioneren Het afgelopen jaar zijn er medewerkers bijgekomen en ook weer weggegaan. Zo hebben we al genoemd dat er een nieuwe medewerker op kantoor is, zodat de zorg beter gecoördineerd kan worden. Omdat deze medewerker een HBO-diploma Maatschappelijk Werk en Dienstverlening heeft, kunnen wij vanaf 2014 ook stagiaires op HBO-niveau gaan begeleiden. Een andere medewerker heeft afgelopen jaar ook haar HBO-diploma Sociaal Pedagogische Hulpverlening behaald en is meer gaan werken op de zorgboerderij. Hiermee hebben we sinds dit jaar ook HBO-geschoolde medewerkers in dienst. Nog een medewerker is bezig om haar opleiding Sociaal Pedagogische Hulpverlening af te ronden. Een andere werknemer heeft naast haar opleiding Onderwijs Assistente, nu de opleiding ‘Coaching’ afgerond en heeft hiermee geprofessionaliseerde vaardigheden in huis wat betreft de begeleiding van de kinderen. We hebben een medewerker die na haar opleiding Onderwijs Assistente nu ook de PABO aan het volgen is. En een medewerker die bevorderd is naar een volgend leerjaar van de deeltijd opleiding Sociaal Agogisch Werk. Al met al kunnen we trots zijn op ons geschoolde personeel en blijven we bezig met professionalisering. Vanaf september 2014 hebben we voor het eerst twee stagiaires van de HBO opleiding Sociale Studies aan de Christelijke Hogeschool Ede die een jaar lang één of twee dagen in de week meedraaien. Dit vraagt investering vanuit de zorgboerderij en biedt de vaste begeleiders tegelijkertijd een extra kracht die mee kan draaien in de begeleiding van groepjes kinderen. Ook hebben we een tijdje een MBO-stagiaire gehad die onder begeleiding werk mocht doen op de boerderij. Een aantal werknemers heeft afgelopen jaar een functioneringsgesprek gehad, maar een aantal ook niet. Hier is geen rooster of vaste structuur voor, waardoor dit er gemakkelijk bij ingeschoten is. In 2015 willen we hier meer structuur in brengen en zal er een rooster opgesteld worden. Dit nemen we dan ook mee als verbetering voor het komende jaar. We hebben voor de begeleiding van de ouderen drie vrijwilligers. Met hen worden geen functioneringsgesprekken gevoerd, maar in het komende jaar willen wij graag evaluatiegesprekken met hen gaan hebben. Hierin kunnen de vrijwilligers aangeven wat ze prettig vinden in het werk op de zorgboerderij of waar zij tegenaan lopen. Omdat we erg blij zijn met onze vrijwilligers, willen we ook zuinig op hen zijn en hen ook doormiddel van de evaluatiegesprekken laten weten dat hun mening en verhaal belangrijk voor ons is. Veiligheid


Afgelopen jaar zijn er nieuwe noodplattegronden gemaakt, de brandblussers zijn gecontroleerd, er zijn nieuwe rookmelders aangebracht en het noodplan is aangepast. Wij hebben gesignaleerd dat het BHV-plan wat wij hebben niet toereikend is, daarom maken wij in het begin van 2015 een nieuw BHV-plan dat voldoet. Dit punt staat hoog bovenaan de prioriteiten op onze actielijst voor 2015. Conclusie en acties We hebben als team erg hard gewerkt dit jaar. We hebben dan ook het idee dat we veel bereikt hebben en voldoende hebben kunnen inspelen op de zorgtransities en met veel enthousiasme een nieuw werkjaar kunnen in gaan. Als concrete acties voor dit jaar willen wij vooral alert zijn op het houden van de functioneringsgesprekken voor medewerkers en vrijwilligers.

De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers In- en uitstroom deelnemers Begin het jaar 2014 startte de zorgboerderij met in totaal 38 deelnemers. Deze deelnemers bestonden voornamelijk uit kinderen die standaard één of twee keer per week in een vast groepje op de zorgboerderij kwamen. Zoals hierboven is genoemd, is in de maand mei de zorgboerderij gestart met een nieuwe doelgroep: demente ouderen. Al snel kwamen hier aanmeldingen voor wat hieronder in het overzicht goed is te zien. Ondertussen bleven de aanmeldingen van de kinderen ook binnen lopen wat ervoor zorgde dat het aantal aan het einde van het jaar 2014 is gegroeid tot 56 deelnemers. De conclusie die we hieruit kunnen trekken is dat het aantal deelnemers aardig is gegroeid. Er zijn acties uitgezet in het jaar 2014 om op deze groei te kunnen ancitiperen. Zo is er een extra groepje opgezet, zodat het aantal deelnemers per groepje klein zou blijven en er alsnog genoeg aandacht aan elk kind gegeven kon worden per groepje. Overzicht begin

instroom

uitstroom 0

eind

Kinderen tot 12 jaar

9

10

Jeugdigen vanaf 12 jaar

27

4

3

28

18 jaar en ouder

2

8

1

9

Stoornis ASS

35

14

Verstandelijk beperkt

3

1

Depressief

0

2

Niet-aangeboren

0

2

19

3 0 0 0

46 4 2 2


hersenletsel Dementie

0

2

1

1

Verslaving

0

1

0

1

Reden uitstroom Andere dagbesteding

2

Bijbaan

2

3 jeugdigen vanaf 12 jaar: 1 oudere demente man:

Scholing en ontwikkeling EHBO en BHV Twee personeelsleden hebben dit jaar hun EHBO-certificaat behaald. Dezelfde personeelsleden zijn ook gediplomeerd BHV’er geworden. De zorgboer en zorgboerin hebben beiden de herhalingscursus BHV gedaan. Foutloos Leren Omdat we dit jaar gestart zijn met het aanbieden van dagbesteding aan ouderen, hebben de zorgboerin en een medewerker de cursus Foutloos Leren gevolgd. Deze cursus gaat over het omgaan met dementie. Zelfverdedingstraining Acht personeelsleden hebben dit jaar een zelfverdedigingcursus gevolgd en geleerd om beter weerbaar te zijn wanneer er sprake is van agressie door een deelnemer. Workshop creatieve therapie Als team hebben we een workshop creatieve therapie gevolgd. Deze workshop was gericht op creatieve therapie aan kinderen. We hebben ons verplaatst in de leef- en denkwereld van het kind en hebben we tools meegekregen hoe we kinderen ook door middel van creatieve opdrachten begeleiding kunnen bieden, als het bijvoorbeeld gaat om rouwverwerking of een laag zelfbeeld. Ook hebben we geleerd hoe we vanuit een kindertekening bepaalde signalen kunnen oppikken die een kind kan uitzenden.

Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? Doelen:


-

Het volgen van de herhalingscursus BHV door zorgboer en zorgboerin.

Dit doel is behaald. -

Medewerker CJ. volgt opleiding PABO.

Dit doel is behaald. CdJ is bevorderd naar een volgend leerjaar van de opleiding. -

Medewerker JR. opleiding SPH.

JR is inmiddels afgestudeerd van de opleiding Sociaal Pedagogische Hulpverlening aan de Christelijke Hogeschool Ede. Dit doel is behaald. -

Medewerker CN volgt de deeltijd opleiding Sociaal Agogisch Werk.

Dit doel is behaald en CN is bevorderd naar het tweede leerjaar. -

Medewerker MB volgt de opleiding SPH.

Dit doel is behaald. MB is inmiddels de opleiding Sociaal Pedagogische Hulpverlening aan de Christelijke Hogeschool Ede aan het afronden. Opleidingsdoelen voor 2015: -

Medewerker MB studeert af aan de opleiding SPH.

-

Medewerker ES gaat de cursus Kinder-EHBO volgen.

-

De vier medewerkers met BHV gaan de herhalingscursus volgen


Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden?

Ja

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Tijdens een spel op de zorgboerderij waarbij gerend moest worden deed een deelnemer zijn laarzen uit om nog harder te kunnen rennen. Vervolgens stapte deze deelnemer in een stukje ijzer wat uitstak naast de schommel. Dit veroorzaakte een gat in de voet van de deelnemer.

Na deze gebeurtenis is het spel direct stop gezet, de voet verbonden en de deelnemer opgehaald van de zorgboerderij door zijn moeder. Dit ongeval had voorkomen kunnen worden als de deelnemer zijn laarzen had aangehouden of/en als het ijzeren uitsteeksel verwijderd was geweest.

Ja

In de toekomst zal er meer aandacht worden besteed aan eventuele scherpe voorwerpen op de zorgboerderij en dat deelnemers hun laarzen/schoenen aanhouden zodat er niet weer iemand hierdoor verwond raakt. In de ponygroep worden er soms activiteiten georganiseerd. Op een gegeven moment was het zo dat er in het bos gereden zou worden op een aantal pony's met deelnemers. Het paard waar een deelnemer op zat, is tijdens deze activiteit op hol geslagen waardoor de deelnemer van het paard viel. Deze val veroorzaakte dat de deelnemer last had van zijn been.

Tijdens de opendag op de zorgboerderij was een vader met dochter aan het knutselen. Hierbij werd een brander gebruikt. De dochter raakte de brander aan waardoor er een klein blaartje ontstond.

Nadat de deelnemer van het paard Ja viel, is er aandacht besteed aan het been van de deelnemer. Achteraf bleek dat de deelnemer vooral geschrokken was en het met het been erg meeviel. Het paard is vervolgens weer opgehaald en is rustig gemaakt door een aantal rondjes met het paard te lopen. De begeleiders zijn zich door dit ongeval extra bewust geworden dat paarden gevoelig zijn voor prikkels en dat zij op hol kunnen slaan. De volgende keer zullen de begeleiders meer aandacht besteden aan een rustige en veilige rij-omgeving. Dochter was vooral erg geschrokken en gelukkig viel de wond mee. Vader en moeder gaven beide aan dat het de verantwoordelijkheid was van hen omdat zij erbij aanwezig waren. Er was een begeleider aanwezig die op dat moment een ander kind aan het helpen was. Dit incident had eigenlijk niet voorkomen kunnen worden. Hooguit had de zorgboerderij er voor gekozen kunnen hebben om tijdens deze dag niet met branders te werken. Na dit incident zijn de branders opgeruimd zodat dit die dag niet meer kon gebeuren. Een eventuele volgende keer zal er meer

Ja


aandacht aan het gebruik van branders worden besteed, het gebruik zal van te voren duidelijker uitgelegd worden door de begeleider die op dat moment verantwoordelijk is. Tijdens een activiteit op de zorgboerderij werden er palen in de grond geslagen met mokers. Een kind die hier mee bezig was, was niet geheel geconcentreerd bezig en keek af en toe om zich heen. Terwijl hij om zich heen keek, wilde een ander kind hem helpen, terwijl hij zijn hand op dat moment op de paal had. Het kind die met de moker sloeg, zag dit niet waardoor hij vervolgens op de hand van het andere kind sloeg.

Het kind die de moker op zijn hand heeft gekregen, had daarna een bezeerde wijs- en middelvinger. Dit is na het incident direct gekoeld met koud water. Na het incident zijn de instructies met betrekking tot het gebruik met de moker toegepast. Ook is het voor de deelnemers door dit incident extra duidelijk geworden dat het belangrijk is om op de veiligheid te letten en je te concentreren op je werk.

Ja

Het kind is aan het einde van de middag opgehaald door moeder. 's Avonds is het kind met ouders naar de huisartsenpost geweest omdat het kind last bleef houden van zijn vingers. Toen is gebleken dat een vinger gebroken was en de andere vinger gekneusd. Mede door dit incident is er een een nieuw protocol van start gegaan op de zorgboerderij. Er zijn vaste BHV'ers en EHBO'ers aangesteld die de zorg oppakken als zich er een incident voordoet. Op deze manier kan de begeleider bij de groep blijven en de EHBO'er kan zich focussen op het kind waar voor gezorgd moet worden. Hierdoor zal er meer tijd en aandacht zijn en kan er bijvoorbeeld ook met het kind naar het ziekenhuis gegaan worden, indien dit nodig is. Dit zal dan ingeschat worden door de EHBO'er/BHV'er. Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen?

Ja

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Tijdens de begeleiding van een oudere cliënt zijn er ongewenste intimiteiten voorgevallen tussen een medewerkster en deze cliënt. Dit kwam bij de cliënt vandaan en werd niet geaccepteerd door de

De medewerkster is uiteraard erg geschrokken door dit voorval. Nadat deze gebeurtenis is voorgevallen is afgesproken, in ieder geval op de korte termijn, deze cliënt niet meer te laten begeleiden door deze medewerkster. Na het incident is de

Ja


medewerkster.

zorgboerin met de medewerkster gaan praten over wat er precies gebeurde, hoe dit tot stand is gekomen en is er tijd en ruimte geboden aan de medewerkster om dit gebeuren te verwerken. De zorgboerin is er later nog op teruggekomen bij de medewerkster door te vragen hoe het nu met haar gaat en of ze nog last had van het incident. Aan de cliënt is duidelijk gemaakt dat deze intimiteiten ongewenst zijn en dat hier consequenties op staan bij een eventuele herhaling. Ook is deze gebeurtenis bij alle medewerkers op de zorgboerderij bekend gemaakt, zodat zij allen hiervan op de hoogte zijn en vroegtijdig een eventuele (poging tot) herhaling voor kunnen zijn. Het is vooral belangrijk dat de medewerkers duidelijk met elkaar communiceren over eventuele risico's op dit gebied. Tot slot is het belangrijk dat collega's samen werken en zo veel mogelijk het beperken om alleen op een groep cliënten te staan.

Een medewerkster ging een cliënt roepen voor het eten. Deze cliënt was precies op dit moment nog bezig met het voeren van de varkens. De cliënt werd boos dat hij moest stoppen met het voeren en mee moest om te eten. Hij weigerde en ging door met het voeren. De medewerkster haalde de boer erbij die het voeren heeft stopgezet door de stekker uit het apparaat te halen. Op dat moment werd de cliënt boos en schreeuwde naar de medewerkster dat het de schuld was van haar en schold hij haar uit. De cliënt pakte zijn fiets en fietste weg.

Na dit incident is de cliënt na een aantal minuten weer terug gekomen en is aan tafel gaan zitten om mee te eten. Na het eten is hij apart geroepen om het te hebben over het voorgaande incident. Er kan gezegd worden dat de cliënt een beperking heeft wat ervoor zorgt dat de cliënt voorbereidt moet worden op bepaalde handelingen. Zo zou de zorgboerderij deze boosheid van de cliënt een volgende keer (gedeeltelijk) kunnen voorkomen door meer duidelijkheid te scheppen in de planning van de cliënt. De cliënt had tijdens dit incident voor zichzelf een planning gemaakt dat hij de varkens wilde voeren en wilde daarom niet mee om te eten. Hierdoor werd de cliënt boos en driftig. Het is positief dat de cliënt even een rondje ging fietsen om 'af te koelen', zodat hij later weer aan de tafel kon verschijnen zonder deze heftige emoties.

Ja


Met de medewerkster is doorgesproken hoe het voorval tot stand kwam en wat de volgende keer een betere aanpak zou zijn. Er is ruimte geboden voor het uiten van emotie rondom dit voorval. Zijn er meldingen van klachten?

Ja

Overzicht

Vervolgactie

Er zijn in het jaar 2014 klachten binnen gekomen op de zorgboerderij over de communicatie. De communicatie is niet altijd duidelijk. Het komt bijvoorbeeld voor dat ouders meerdere keren door verschillende medewerkers worden opgebeld of gemaild met dezelfde vraag. Dit is iets wat lastig is voor de ouder en het zorgt op de zorgboerderij voor chaos omdat meerdere medewerkers op zulke momenten met dezelfde dingen bezig zijn.

In het jaar 2014 zijn er mede door Ja deze klachten veel wijzigingen aangebracht in het systeem binnen de zorgboerderij. Zo heeft elk kind een soort 'persoonlijk begeleider' toegewezen gekregen waar hij of zij en de ouders altijd bij terecht kunnen. Deze persoonlijk begeleider zorgt er tevens voor dat alle documenten die aanwezig moeten zijn op de boerderij van het kind aanwezig zijn. Daarbij zijn er twee medewerkers die op de zorgboerderij verantwoordelijk zijn gemaakt voor alle administratieve zaken en zij houden zicht op de zakelijke kant van de zorgboerderij.

Ook valt onder deze klacht dat ouders soms laat of erg vroeg worden ingelicht over bepaalde activiteiten. Zo wordt de planning van elke dag soms erg laat verstuurd waardoor de deelnemers zich niet volledig kunnen voorbereiden op de activiteiten. Soms verloopt de communicatie ook traag en worden er geen concrete afspraken gemaakt vanuit de zorgboerderij.

Afgerond?

Op deze manier is de zorgboerderij bezig om elke medewerker bepaalde taken en verantwoordelijkheden te geven waardoor de communicatie strakker zal worden, geen dingen meer dubbel gedaan zullen worden en uteindelijk een duidelijke communicatielijn zal liggen tussen de zorgboerderij en (ouders van) deelnemers. Doordat de meeste klachten anoniem zijn ingediend, via het klanttevredenheidsonderzoek hebben we niet concreet kunnen terugkoppelen aan de betreffende ouder welke acties we hebben ondernomen op de klacht. Ook is het voorgekomen dat het wel duidelijk was welke ouder liet merken ontevreden te zijn over de communicatie. In dat geval is uitgelegd aan ouders waar het door kwam en is verteld dat 'communicatie' een punt is waarop we blijvend aan het professionaliseren zijn en dat het


voor ons dus zeker een aandachtspunt is. Al deze 'klachten' waar we over schrijven zijn geen officiële klachten geweest die ouders of deelnemers hebben ingediend, maar wel bijvoorbeeld vanuit het klanttevredenheidsonderzoek als minpunt/aandachtspunt door ouders beschreven. Door middel van een nieuwsbrief hebben we bij ouders voor alle duidelijkheid onder de aandacht gebracht hoe de lijntjes qua communicatie lopen op de boerderij; wie ze voor welke dingen kunnen aanspreken etc. Tijdens de teamvergaderingen worden deze aandachtspunten ook besproken en worden medewerkers er bijvoorbeeld op geattendeerd dat ze op tijd de dagplanning voor de deelnemers opsturen. Als blijkt dat dit niet voldoende helpend is, worden medewerkers hier ook in hun functioneringsgesprek op aangesproken. Door middel van een nieuw klanttevredenheidsonderzoek in het jaar 2015 willen wij bij ouders en deelnemers peilen of zij ervaren dat de communicatie verbeterd is. Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest?

Ja

Overzicht

Vervolgactie

Afgerond?

Er zijn in totaal vijf bijeenkomsten/contactmomenten voor ouders en deelnemers geweest in 2014; twee oudercontactavonden met een onderwerp gerelateerd aan de zorg, één contactmoment met de cliëntenraad, één opendag en een NL-doet dag waarbij ouders en deelnemers zijn uitgenodigd om deel te nemen.

Deze frequentie van de contactmomenten met ouders en deelnemers willen we in 2015 vast blijven houden.

Ja

Dit jaar is er een cliëntenraad opgesteld. Deze cliëntenraad bestaat uit twee deelnemers, één ouder die

We willen de cliëntenraad komend jaar uitbreiden met meer kinderen. We willen een creatieve vorm

Nee


haar zoon vertegenwoordigt en één begeleider, die als voorzitter van de cliëntenraad optreedt. Er heeft in 2014 één contactmoment/inspraakmoment plaatsgevonden met de cliëntenraad.

bedenken, om de cliëntenraad aantrekkelijk te maken voor deelnemers en laagdrempelig te houden. De voorzitter van de cliëntenraad heeft deze taak op zich genomen. Omdat we in 2014 zijn begonnen met de cliëntenraad heeft er slechts één contactmoment plaatsgevonden. In het jaar 2015 zullen dit twee contactmomenten zijn.

We hebben dit jaar de jaarlijkse opendag gehouden, wat ook ditmaal een groot succes was.

Komend jaar willen we opnieuw een opendag organiseren, waarin ontmoeting tussen deelnemers, ouders en werknemers centraal staat en we tegelijkertijd nieuwe deelnemers kunnen werven en een impressie kunnen geven van onze zorgboerderij.

Nee

Er zijn twee oudercontactavonden geweest in 2014. Op 24 april 2014 hebben we ons zelf als team opnieuw voorgesteld, omdat we zo gegroeid zijn in 2014. Ook hebben we alle ontwikkelingen op de zorgboerderij met ouders gedeeld. Vervolgens hebben we stellingen in groepjes besproken die gerelateerd zijn aan de zorg. Ook deze avond hebben ouders als erg positief ervaren. We hebben de feedback gekregen dat ouders het met name waarderen om andere ouders van zorgkinderen te kunnen spreken en ervaringen uit te wisselen.

Door deze positieve avonden is er afgesproken om elk half jaar zo'n zelfde avond te organiseren.

Nee

We kunnen concluderen dat deze avonden voor ouders erg belangrijk zijn en dat ze het vooral prettig vinden om te praten over hoe ze het beste kunnen omgaan met problemen rondom hun kinderen en dat ze erg open staan voor nieuwe kennis en ideeën hierover. In het jaar 2015 zullen er dus twee van deze oudercontactavonden worden georganiseerd.

Op 20 november 2014 was er een gastspreker uitgenodigd die de avond leidde. Hij betrok hier de ouders bij en ging over onderwerpen in gesprek. De ouders hebben tijdens deze avond met elkaar kunnen nadenken over het onderwerp 'Zorg delen; communicatie tussen school, thuis en zorginstelling'. Deze avond werd erg gewaardeerd en ouders bemerkten een fijne, veilige sfeer die er toe leidde dat er ervaringen werden uitgewisseld en (h)erkenning was naar elkaar.


Op deze avonden is er volop gelegenheid voor ouders om aan te geven wat zij als prettig ervaren op de boerderij en wat zij graag verandert zouden zien. Het is mooi om te zien hoe hierover echt een gesprek op gang komt en ouders ook open en eerlijk durven te zijn. We hebben vanuit de coöperatie Boer&Zorg een klanttevredenheidsonderzoek gedaan. Wij hebben 56 vragenlijsten uitgezet, waarop we uiteindelijk van 12 ouders/deelnemers reactie hebben gekregen. Over het algemeen blijken ouders erg tevreden te zijn met de zorg op de boerderij. Elke ouder die gereageerd heeft is tevreden over de begeleiding, voelt zich serieus genomen, vinden het fijn dat deelnemers voldoende ruimte krijgen en tegelijkertijd regels en grenzen aangeboden krijgen en dat er persoonlijke aandacht voor het kind is. We hebben hierboven al beschreven dat de negatieve punten vooral gaan over communicatie. Het is jammer dat we weinig reactie hebben gekregen op het onderzoek, ondanks twee herinneringen. Wij vermoeden dat ouders zich soms overspoeld voelen door bijvoorbeeld nieuwsbrieven en andere dingen waar ze op moeten reageren, zodat dit er bij inschiet omdat het vrijblijvend is voor ouders om mee te doen. Ook geven veel ouders in de wandelgangen een stukje feedback over hoe ze de zorg ervaren, waardoor ze wellicht de noodzaak er niet van inzien om het onderzoek in te vullen.

Wij hebben het punt van communicatie besproken in een teamvergadering, waarop er strakkere lijnen zijn uitgezet wie wat communiceert en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo zijn de persoonlijk begeleiders verantwoordelijk geworden voor het voeren van evaluatiegesprekken met ouders en zijn zij voor ouders het aanspreekpunt voor vragen over (de ontwikkeling) van hun kind.

Nee

Ook zijn medewerkers er op aangesproken dat zij op tijd een dagplanning sturen voor de deelnemers. Hier wordt ook in de functioneringsgesprekken op teruggekomen. Ook in het jaar 2015 zullen wij weer een klanttevredenheidsonderzoek doen en nemen wij de punten die daaruit naar voren komen mee in de teamvergaderingen, het kwaliteitssysteem en de actielijst voor het volgende jaar.

Ouders kunnen het als vervelend ervaren als je te veel achter hen aan zit; wij zijn er op de zorgboerderij namelijk onder andere op gericht om ouders/mantelzorgers te ontlasten (respijtzorg). Doordat wij de aandacht vragen voor activiteiten, zorgplannen, evaluaties, nieuwsbrieven ed. zou het


voor ouders wel eens wat veel kunnen zijn, omdat zij naast de zorgboerderij nog zoveel andere aandachtsgebieden hebben. Een tevredenheidsonderzoek schiet er dan gemakkelijk bij in. Wij willen hier ouders wel aan herinneren en aangeven dat het voor ons belangrijk is dat het onderzoek ingevuld wordt, maar we willen ouders ook hun ruimte geven en het ook daadwerkelijk vrijblijvend houden. Eén keer per jaar wordt er met elke ouder/deelnemer een evaluatiegesprek gevoerd aan de hand van het zorgplan. Daar wordt een evaluatieverslag van opgesteld en aan de hand daarvan maakt de persoonlijk begeleider een nieuw zorgplan, met nieuwe ontwikkelingsdoelen. Als blijkt dat de deelnemer voldoende ontwikkeld is, wordt er besproken of het tijd is dat de deelnemer uit zorg gaat.

Eens per jaar wordt er met ouders/deelnemers een evaluatiegesprek gevoerd, dit zal ook in het jaar 2015 zo gaan.

Nee

Het is heel divers wat er uit deze gesprekken naar voren komt, omdat het vooral gaat om de persoonlijke ontwikkeling van de deelnemer. De ontwikkelingsdoelen variëren uiteraard ook erg per deelnemer. Soms zien ouders een duidelijke ontwikkeling bij hun kind op sommige terreinen, maar soms blijkt ook dat het kind meer tijd nodig heeft om te groeien. In 2014 hebben we nog niet met alle ouders/deelnemers een gesprek gevoerd. Dit vanwege het feit dat we dit jaar voor het eerst evaluatiegesprekken aan het voeren zijn met ouders/deelnemers. Hier was nog geen systeem in gevonden, waardoor een aantal evaluaties er bij ingeschoten zijn omdat we ze niet in de gaten hadden. Van de 56 deelnemers hebben er zo'n 25 deelnemers een evaluatiegesprek gekregen. Dit lijkt weinig, maar er zijn er een heel aantal kinderen die alleen in de vakanties komen. Na deze vakanties wordt er geëvalueerd en de


zorgplannen worden up to date gehouden. Met deze ouders hebben we vanwege tijdgebrek in 2014 geen evaluatiegesprek gehouden. Alle deelnemers die in 2014 niet aan bod zijn gekomen, staan wel voor 2015 op de planning. Inmiddels hebben we een strakke planning wie wanneer een evaluatiegesprek moet krijgen en hoe lang daarna een nieuw zorgplan op tafel moet liggen. Hierdoor hebben in de eerste maanden van 2015 al weer een heel aantal evaluatiegesprekken plaatsgevonden. Door middel van een digitale agenda krijgen we ruim van te voren een melding, wanneer een evaluatiegesprek nodig is, zodat de zorgcoördinators de begeleiders ruim op tijd kunnen attenderen op het maken van een afspraak voor het evaluatiegesprek. Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) We willen met elkaar als zorgboer, zorgboerin en werknemers alert blijven op eventueel gevaarlijke situaties. Sommige ongevallen kunnen voorkomen worden, sommige ongevallen ook niet en in dat geval willen wij graag professioneel handelen. Dit kunnen wij, aangezien wij een viertal BHV'ers en EHBO'ers op de zorgboerderij hebben. Maar uiteraard blijft alert zijn altijd noodzakelijk. We kunnen de conclusie trekken dat de oudercontactmomenten, hetzij in de vorm van een bijeenkomst over een onderwerp, hetzij een opendag, een groot succes zijn en blijven. Ouders vinden het prettig en belangrijk om andere ouders te ontmoeten en ervaringen en tips uit te wisselen. Ook deelnemers genieten hiervan. Ouders geven aan dat zij het prettig vinden dat het zorgplan geëvalueerd wordt. In het verleden zijn we hier niet altijd op tijd mee geweest, waardoor ouders weleens het idee kregen dat ze niet op de hoogte waren van de ontwikkeling van hun kind. We hebben dit nu ondervangen door een duidelijke planning waarop staat wanneer welke deelnemer geëvalueerd moet zijn, wanneer het evaluatieverslag en vervolgens wanneer het nieuwe zorgplan klaar moet zijn. De persoonlijk begeleiders van de deelnemers maken deze verslagen en deze worden vervolgens gecheckt door de zorgcoördinators. De zorgcoördinators herinneren persoonlijk begeleiders ook aan het tijdig klaar hebben van de verslagen.


Het is fijn om respons te krijgen van ouders op het klanttevredenheidsonderzoek en op die manier te kunnen peilen hoe zij tegenover de zorg staan die wij bieden. Ouders lijken erg tevreden met de zorg die wij bieden, zij geven met name aan dat de communicatie een belangrijk aandachtspunt is. Dit is inderdaad een punt waar wij nu extra alert op zijn. De cliëntenraad bestaat dit jaar voor het eerst. We merken dat we nog moeten zoeken naar een passende vorm, maar we zijn blij dat we hier een begin mee hebben kunnen maken!


Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie

Gerealiseerd

Toelichten

Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Een heel aantal punten van de actielijst van vorig jaar hebben we kunnen afwerken. Er blijven ook een aantal dingen actueel, dat zijn zaken waar we gedurende het hele jaar alert op willen zijn. Er zijn ook een paar dingen blijven liggen en die staan inmiddels weer op de actielijst voor komend jaar. Dit kwam met name doordat de werkzaamheden zich opstapelden en we op den duur achter de feiten aan aan het rennen waren. Op dit moment hebben wij die schade ingehaald en zijn we met name bezig met het bijhouden van alle actiepunten. Wij hebben de schade ingehaald, doordat er nu twee zorgcoördinators zijn die alles aansturen. In de afgelopen jaren was het zo dat alle werknemers willekeurige taken toebedeeld kregen door de zorgboerin. Kijkend naar afgelopen jaar, gaan we er in het jaar 2015 voor om een strakkere planning te hebben en ons ook aan die planning te houden. Dit is realiseerbaar, omdat wij nu alles op orde hebben en geen achterstallig onderhoud meer hoeven te doen en er verantwoordelijken zijn aangesteld om alles goed in the picture te houden. Doelstellingen voor het komende jaar We willen blijvend professionaliseren, dat houdt o.a. in dat: -In het jaar 2015 alle deelnemers een evaluatiegesprek krijgen en aan de hand daarvan een nieuw zorgplan. Hier hebben we een planning voor opgesteld. De zorgcoördinators herinneren de persoonlijk begeleiders tijdig aan dit evaluatiegesprek en aan het opstellen van een evaluatieverslag en een nieuw zorgplan. -In het jaar 2015 worden er met alle werknemers functioneringsgesprekken gevoerd. Hier hebben we een planning voor opgesteld, wie wanneer een gesprek heeft. -In het jaar 2015 houden wij alle zorgdossiers op orde. Bij aanmelding van een nieuwe deelnemer zorgen wij dat wij alle gegevens van ouders ontvangen en voegen dit ook direct toe in Qurentis. -In het jaar 2015 hebben we vier á vijf contactmomenten voor deelnemers en/of ouders. Ook hier hebben wij een planning voor, wanneer deze momenten zullen plaatsvinden. -In het jaar 2015 werken we ons digitale kwaliteitssysteem bij, voeren we de RI&E en de audit uit en maken we een jaarverslag op. Wij nemen voldoende tijd om hier aan te beginnen en plannen ook deze activiteiten ruim op tijd in.


-In het jaar 2015 zijn wij blijvend bezig met professionalisering door middel van scholing van de werknemers. Door middel van een teamvergadering wordt er gepolsd waar welke werknemers behoefte aan hebben en hoe wij dat concreet vorm kunnen gaan geven. -In het jaar 2015 houden wij een klanttevredenheidsonderzoek. Dit wordt georganiseerd door de Coöperatie Boer&Zorg. Zodra het weer tijd is voor het klanttevredenheidsonderzoek krijgen wij hier weet van en zullen wij dit uitvoeren.


Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: Groot Kootwijk

Datum: februari 2015

Boerderijnummer: 1430

Jaar: van 01-01-2015 tot 31-12-2015

Acties

Planning

Onderwerp actiepunt

Realisatie

Wie is verantwoordelijke

Begin datum

Eind datum

Begin datum

Eind datum

Actualisatie van de RI&E

Iedereen

01-01-2015

31-12-2015

Oefening calamiteitenplan

Alle begeleiders

01-12-2014

31-12-2014

Evaluatie gesprekken met deelnemers

Alle begeleiders

01-01-2014

31-12-2014

01-01-2014

31-12-2014

Tevredenheidonderzoek deelnemers

Corrie

22-10-2014

27-11-2014

22-10-2014

27-11-2014

Functioneringsgesprekken

Corrie

01-01-2014

31-12-2014

01-01-2014

31-12-2014

Actualisatie BHV

Berry en Carolien

01-10-2014

01-11-2014

Opstellen jaarverslag

Marianne en Elise

01-12-2014

01-02-2015

Actualisatie van de RI&E

Marianne en Elise

14-01-2015

28-02-2015

Oefening calamiteitenplan

Alle begeleiders

01-07-2015

31-07-2015

Evaluatie gesprekken met deelnemers

Alle begeleiders

01-01-2015

31-12-2015

Tevredenheidonderzoek deelnemers

Marianne en Elise

01-10-2015

01-11-2015

Functioneringsgesprekken

Corrie

01-01-2015

31-12-2015

Actualisatie BHV

Corrie, Dick, Carolien, Berry

01-10-2015

01-12-2015

Opstellen jaarverslag

Marianne en Elise

01-12-2015

28-02-2016

Meedoen met NL-doet

Iedereen

20-03-2015

21-03-2015

Opendag 2015 + verslag hiervan maken

Iedereen

06-06-2015

06-07-2015

Jaarlijks terugkerende acties (2014) 12-11-2014

04-11-2014 03-12-2014

18-02-2015

Jaarlijks terugkerende acties (2015)


21

Oudercontactavond + verslag hiervan maken

Iedereen

21-04-2015

21-05-2015

Contactmoment cliëntenraad + verslag hiervan maken

Corine

25-03-2015

15-04-2015

Up to date houden zorgdossiers

Marianne/Elise

01-01-2015

31-12-2015

Medicijnlijst kinderen up to date maken

Marianne en Elise

01-01-2015

01-07-2015

Aandacht besteden aan bewustwording van voeding + beweging door deelnemers op de zorgboerderij.

Iedereen

01-01-2015

31-12-2015

Functioneringsgesprekken werknemers

Corrie

01-01-2015

31-12-2015

BHV-plan maken

Marianne en Elise

01-03-2015

01-06-2015

Afspraak maken met een bedrijf dat keuringen uitvoert om de elektrische installatie laten keuren.

Dick

01-09-2014

01-10-2014

NL doet vrijwilligersdag (klussen doorgeven)

Corrie/Marianne en Elise

01-01-2015

01-03-2015

Tractors keuren + achteruit rij signaal erop

Dick

01-11-2014

01-03-2015

Loods opruimen voor meer veiligheid

Dick

01-01-2015

31-12-2015

Speelweide laten vervangen + repareren

Corrie en Dick

01-01-2015

31-12-2015

Audit aanvragen

Marianne/Elise

01-05-2015

15-05-2015

Marianne/Elise

01-03-2015

01-05-2015

Acties n.a.v. RI&E 01-10-2014

Acties vanuit kwaliteitssysteem

Acties vanuit audit Updaten + indienen kwaliteitssysteem


22

Overige acties Zoönosen keurmerk opnieuw behalen

Dick

01-01-2015

01-03-2015

Afspraak maken om de arbeidsmiddelen te keuren

Dick

01-01-2015

01-03-2015

4x per jaar oudercontactavond organiseren

Corrie/Marianne en Elise

01-01-2015

31-12-2015

Vergaderingen met medewerkers om de 6 weken

Marianne en Elise

01-01-2015

31-12-2015

Blijvend alert zijn op nieuwe scholingsmogelijkheden voor medewerkers

Corrie + begeleiders

01-01-2015

31-12-2015

Extra hygiënecodebordje voor wasbak melklokaal

Corrie

01-01-2015

31-12-2015


23

Opmerkingen bijlage(n) De actiepunten die uit dit verslag naar voren komen zijn verwerkt bij het kopje 'actielijst'.


Groot Kootwijk Boerderijnummer: 1430

Recommend Documents