GPS Werken met de Glimlach

GPS Werken met de Glimlach

GPS Werken met de Glimlach E e n t ool voor m o t i v a t i e & we r k n e me r s t e v re de nhe id De GPS Werken met de Glimlach bestaat uit 5 onderdelen:

4. GPS-hulpje Dit documentje dient als geheugensteuntje voor de trainer tijdens de workshop. Het zit hier als bijlage bij de handleiding voor de trainer.

1. Handleiding voor het bedrijf In deze handleiding krijgt u een overzicht van de verschillende stappen die u moet nemen om de workshop voor te bereiden, goed te laten

Alle nodige documenten voor de workshop in pdf-, excel-, powerpoint-

verlopen en af te ronden. Er worden ook enkele voorbeelden uit de

en word-bestanden. Zij zijn ook verkrijgbaar samen op een cd-rom

praktijk uitgewerkt ter inspiratie.

op het contactadres achteraan in deze tool.

2. Handleiding voor de trainer Deze handleiding is voor de begeleider van de workshop. Het verloop van de workshop wordt stap voor stap besproken. 3. Het GPS-bord De kern van het spel. Dit bord is nodig om de workshop uit voeren. Op de website www.flandersdc.be kan u gratis exemplaren van het GPS-bord aanvragen. (checken!)

1

5. Pakket bijlagen

Deze toolkit werd ontwikkeld op basis van de GPS voor Ondernemingen van Flanders District of Creativity. Website: www.flandersdc.be.


Handleiding voor het bedrijf Voorwoord

4

Ronde 1: ideeën genereren

67

Wat vonden zij ervan?

5

Ronde 2: ideeën selecteren

77

Met de glimlach naar het werk

9

Ronde 3: ideeën uitwerken

78

En nu aan de slag

11

Ronde 4: Feedback

79

Stap 1: Schriftelijke en online enquêtepersoonlijke ontwikkeling A.

STAP 3: Verwerking van de ideeën

Schriftelijke enquête

11

Neem de enquête a

12

Verwerk de enquête B.

Bepaal de thems

27

Online enquête

33

Neem de enquête af

36

Bepaal de thema’s

39

Verslag werkgever

3

- uitgewerkte ideeën (Case Samsonite-Europe NV)

4

- uitgewerkt projectvoorstel (Case Samsonite-Europe NV)

5

Verslag werknemers

7

Template 1: Themakaartjes

28

Template 3: Projectvoorstel

29

Template 4: Verslag werkgevers

30

Template 5: Verslag werknemers

32

Stap 2: Workshop “Werken met de glimlach”

43

Opstarten van een bedrijfsinterne werkgroep Wellness@Work

33

A.

Bereid de sessie voor

50

Werken met de Glimlach: een strategische keuze!

33

Benodigdheden

56

Mini-stappenplan

35

Bepaal de deelnemers

57

Case Labo Nuytinck

36

Kies de trainer

59

Literatuurlijst

38

De sessie

20

Nawoord

GPS-bord

63

Opwarming

65

B.

2

STAP 4: Werken aan een draagvlak


VOOR WOORD Het ESF-project Wellness@Work ontwikkelde de toolkit “Werken met de Glimlach”. Het is een interactief spel dat polst naar de tevredenheid van de werknemers in de onderneming. Deze toolkit werd zo ontwikkeld dat ondernemingen zelfstandig de werknemerstevredenheid kunnen meten en verbeteren. We benadrukken hierbij dat deze toolkit een middel is om het proces rond medewerkerstevredenheid op een originele manier te starten. Het is en kan geen doel op zich zijn. 8 bed rij ve n e n 80 m edewe rke rs Acht deelnemende bedrijven aan het project Wellness@Work waren bereid om samen met ons een stap in het onbekende te zetten: ARGO Reclame, Bond Moyson Oost-Vlaanderen diensten CVO en Thuiszorg, Bayer Bioscience, De Vos Energie, Labo M. Nuytinck, Rio Tinto Minerals en Samsonite Europe. De methodiek werd succesvol uitgetest bij tachtig van hun enthousiaste medewerkers : arbeiders, bedienden, leadoperators, sectorverantwoordelijken, laboranten, koeriers, leerkrachten, chauffeurs, onderhoudspersoneel, al dan niet in aanwezigheid van het management of een vertrouwenspersoon. Bedri jfs inte rne we rk groep Well nes s @W ork De resultaten van de toolkit “Werken met de Glimlach” hebben het licht op groen gezet voor de start van bedrijfsinterne werkgroepen. Die hebben tot doel een breed draagvlak voor acties in de onderneming te creëren en de betrokkenheid van de werknemers te maximaliseren. De bedrijfsinterne werkgroepen werken elk op hun eigen tempo en bepalen hun eigen acties, rekening houdend met de bedrijfsbehoeften en de bedrijfscultuur. (Kade r)G PS voo r ondernem inge n De GPS “Werken met de Glimlach” is gebaseerd op de “GPS voor ondernemingen” van Flanders District of Creativity. De GPS voor ondernemingen is een eenvoudige effectieve brainstormmethode waarmee u nieuwe ideeën kunt genereren met betrekking tot trends en ontwikkelingen. U gaat met deze methode de mogelijkheden na om nieuwe producten of diensten op de markt te brengen, de marketingaanpak te verbeteren, nieuwe processen in te voeren, het personeelsbeleid te veranderen of een nieuw bedrijfsmodel te ontwikkelen,… Ook deze kit is gratis te verkrijgen bij www.gpsvoorondernemingen.be.

We hopen dat deze toolkit een aanzet kan zijn tot een duurzaam beleid rond medewerkerstevredenheid in uw onderneming. Veel leesplezier! Karel Uyttersprot Gedelegeerd bestuurder Anne Konings Projectcoördinator Wellness@Work

Wa t vonden zij e rva n? De be drijven…. . Mari o G ro bbe n, Fi na ncial & Adm ini strati ve Ma na ger, Rio Ti nto Mi nera ls “Bij Rio Tinto Minerals werrken we met standaarden op het vlak van veiligheid, gezondheid en milieu. Dit jaar staat onder andere gezondheid op het lijstje (stof, geluid, fitness@work). We hebben de workshop “Werken met de Glimlach” voorgesteld tijdens een personeelsvergadering en tegen het einde hiervan was de deelnemerslijst al ingevuld. De resultaten waren zeer concreet. De arbeiders vroegen bijvoorbeeld om een objectief beoordelingssysteem. Uiteindelijk bleek dat we dat eigenlijk al hadden, maar dat het in de vergeethoek geraakt was. Ook de kloof tussen arbeiders en bedienden kwam ter sprake. Het werd snel duidelijk dat de werknemers niet goed weten wie nu juist wat wel of niet heeft. Het is aan ons om daarin duidelijkheid te brengen. We overwegen om binnenkort de frisdrankautomaat ter beschikking te stellen voor de arbeiders. Betrokkenheid en respect voor elkaar staan ook bovenaan het verlanglijstje. Heel concreet organiseren we in september een Safety Day samen met het personeel.”

Hild e N uyti nck, HR-Ma na ge r La bo N uyti nck “Het was niet zo eenvoudig om 10 mensen vrij te maken voor een halve dag. En we konden ook niet goed uitleggen hoe de workshop zou verlopen, waardoor er wat weerstand was. Maar na de workshop kwam iedereen stralend en razend enthousiast naar buiten. We zijn van start gegaan met een werkgroep Wellness@Work. De verjaardag van de zaakvoerder is het ideale moment voor de kick-off van ons actieplan. Gezondheid staat centraal en een start-to-run, zwemmen, dansinitiaties en yogalessen staan reeds op het programma. Maar we willen ook de nodige aandacht besteden aan het loonbeleid en we besloten om een externe consultant te betrekken via Voka-Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen.”

A nn Van Der Me ul en, HR S upe rvis o r, S ams o nite – Europe NV “Onze eerste lijnsverantwoordelijken hebben al een aantal theoretische opleidingen gekregen maar nu wouden wij het eens over een andere boeg gooien. Op regelmatige tijdstippen wordt al overleg met lead operators en vakbonden gepleegd, maar meestal gaat dit over de dagdagelijkse problemen. Aan de workshop hebben we onze lead operators, meestergasten en kwaliteitssupervisor laten deelnemen. Deze mensen werken dagelijks samen, maar hebben nog nooit de kans gekregen om samen te participeren aan een workshop. De workshop werd georganiseerd op een verlofdag tijdens de dalperiode. Daar ik zelf niet wist hoe de workshop ging verlopen was het geen gemakkelijke taak om de mensen te overtuigen een halve dag verlof op te offeren. Het feit dat de medewerkers om 12u met een brede glimlach naar buiten kwamen en zeer enthousiast waren, gaf mij ook een grote voldoening. Persoonlijk was ik wel verwonderd over de projectfiches. Het waren heel concrete vragen waarop we als bedrijf snel konden ingaan: betere computers, frisse lucht en de vraag naar meer betrokkenheid. Ik heb de resultaten onmiddellijk doorgegeven aan de VP Customer Services Europe and Global Supply Hardside en de Plant Manager. In het kader van Wellness@work was ik ook op eigen houtje van alles aan het uitpluizen om de ergonomische problemen aan te pakken. Maar zonder mijn weten, is ook de kwaliteitssupervisor al dagdagelijks bezig om ergonomische problemen op de vloer aan te pakken. Praten met elkaar is dus de boodschap!”

A nnik Ol ivie r, HR-me dewe rke r Ba yer Bi oscie nce “De workshop was een mooie aanvulling op het lerend netwerk Wellness@Work. Ook de preventieadviseur vond het een tof idee. Het HR-management ging er onmiddellijk mee akkoord en via het internet en een communicatiefolder meldden zich spontaan 10 medewerkers aan. We maakten ook onze afdeling in Astene warm om zeker deel te nemen. De personeelsleden gaven bijvoorbeeld aan dat ze elkaar beter willen leren kennen en hebben een voorstel opgesteld met de werktitel “Dat is een collega van mij”. Het heeft ons wel verwonderd dat de medewerkers niet goed op de hoogte waren van de waaier aan extralegale voordelen. We hebben dan ook besloten om deze informatie duidelijk op onze website te vermelden.” ”

1


Nadja Willem s, HR-me dewe rke r De V os E ne rgi e Nu en dan hoorde ik in de wandelgangen opmerkingen die konden duiden op een sluimerend gevoel van ontevredenheid. Expliciet waren deze opmerkingen niet, maar ze negeren zou, volgens mij, in de toekomst het gevoel alleen maar aanwakkeren. De workshop was een leuk kanaal om het probleem duidelijk te situeren en we grepen deze kans met beide handen. We zijn een kleine organisatie en zorgden ervoor dat we een diverse groep (oudere en jongere werknemers, bedienden en arbeiders, gehuwden en alleenstaanden) hadden om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van wat er nu echt leeft bij het personeel. Tot onze verbazing bleek dat we toch nog duidelijk moeten sleutelen aan de interne communicatie. Ook kwaliteit, orde en netheid staan bovenaan het lijstje. Het enthousiasme van de medewerkers vertaalde zich concreet in de opstart van een communicatie- en evenemententeam.”

Marc B otteld oo rne, Di recteur B o nd M o ys o n O os t-Vlaande re n – Ce ntrum Vo or Volwa sse ne no nde rwij s “Bij de verhuis naar het nieuwe gebouw in de Tramstraat, werd naast een secretariaat ook een zevental leslokalen voorzien.Het merendeel van de leerkrachten geeft nu zowel hier les als op de andere plaatsen. De resultaten van de workshop tonen aan dat er nu, in tegenstelling tot het verleden, wel een duidelijk groepsgevoel is. Concreet gaan we met de vakgroepen werken rond duidelijke afspraken bij aanwervingen en een checklist opstellen. Onderwijzen trekt tal van (voormalige) zelfstandigen aan, maar ze vergeten vaak dat er nog heel wat pedagogische taken, vakvergaderingen en evaluaties bijkomen die bijvoorbeeld op een vrijdagnamiddag vallen. De infrastructuurproblemen gaan we nu ook systematisch aanpakken. En niet onbelangrijk: We willen nagaan hoe we een mini-coachingstraject kunnen uitstippelen voor elke beginnende leerkracht, ervaren of niet. De vakgroepen worden dan betrokken om het peter-of meterschap op zich te nemen.”

Mill & Plant operators, Loader, Quality & Warehouse Controller, HSE Engineer, Cleaning Lady, Secretary Rio Tinto Minerals

Sabi ne Temme rma n, HR-d irecte ur Bo nd Mo yso n O ost-Vlaa ndere n “Voor ons waren de resultaten een hermeting van de individuele gesprekken die we vorig schooljaar gevoerd hebben. Ze bevestigen opnieuw een aantal aandachtspunten waarmee we toch ernstig rekening moeten houden. Het is een goede oefening om dit in de toekomst eventueel in elke afdeling te doen.

En hun mede werke rs… Bedrijf Techniekers, ADRchauffeurs, medewerkers verkoop, administratie en personeelsdienst, management assistente, verantwoordelijke logistiek De Vos Energie. Leerkrachten en instructeurs Bond Moyson Oost-Vlaanderen CVO

Leadoperators, meestergasten en kwaliteitssupervisor Samsonite Europe NV.

2

Voordelen

Beperkingen

Uniek

Het brengt problemen aan het licht. Iedereen deelt in dezelfde problemen. Open en eerlijke sfeer. Het zal beter worden. Bespreking gevoelige punten. We kunnen onze mening zeggen. Er is een losse sfeer, dus we kunnen meer aankaarten. Het is een toffe groep. Het is tof om met

Komt er wel iets van? Schrik om iets te zeggen.

Het heeft deugd gedaan. Beste ochtend in tijden. We durven spreken. Echte problemen door iedereen besproken. Verrassingontbijt. Het GPS-spel zelf. De sfeer was ontspannen, het ging niet letterlijk over het werk. Je mag alles

Komt er wel iets van in huis? Krijgen onze ideeën gehoor? Het moet ook gedaan worden met de collega’s met wie we anders niet mee

Senior en Junior Techniekers, Researchers, Receptioniste, Senior Secretary, preventieadviseur, projectleiders, verantwoordelijke en assistent aankoop, HR Assistant Bayer Bioscience

collega’s van andere afdelingen samen te werken. Het is leuk dat anderen ook hun mening delen. We zijn met goesting gekomen. Het is goed geleid. Er is geen directie bij, nu enkel collega’s van hetzelfde niveau. De hele groep heeft samengewerkt. De pijnpunten zijn verzameld. De belangrijkste punten kwamen naar voor. Veel punten waren dezelfde waren dezelfde, ondanks de kloof tussen bedienden en arbeiders. Het ging op een losse en speelse manier. Er waren geen discussies. Je kan verder bouwen op de ideeën van anderen. Je mag niet oordelen. Geen management aanwezig (wel de preventieadviseur).

Spontane ideeën. Interactief. Vrij snel. Efficiënt. Eenvoudig. Vertegenwoordiging van de verschillende departementen. Zeer veel ideeën. Per thema nadenken. Het personeel wordt de drijvende factor. De betrokkenheid stijgt. Het is interessanter dan de ideeënbus.

in contact komen. Ook de bedienden bij de GPS betrekken. Er was geen soep of frisdrank.

zeggen.

Misschien heeft iemand zich ingehouden door de groep. Met het doorschuiven, lees je al wat er op staat. De tijd is beperkt. Moeilijk om los te komen.

Aangename start van de maandag. Er is een kans dat de bazen er naar zullen luisteren en dat er een kans op slagen is.

De groep is nogal klein. Je zou een ruimer beeld krijgen bij toepassing op meerdere groepen. Met andere mensen zal je waarschijnlijk een ander beeld krijgen. We missen het midden- en het hoger management: maar misschien komen de ideeën dan minder los? Ze missen nu wel de groepssfeer. Het zijn vooral voordelen voor jezelf, wat met de voordelen voor het bedrijf? Je kan niet alle 130 ideeën uitwerken, je moet concretiseren.

Deze manier van werken hebben we nog nooit meegemaakt. 130 ideeën. Open en inventief. Samenwerking met andere collega’s. Er was een ontbijt voorzien. Op een speelse, losse en ontspannen manier. Plezant.


Laboranten, koeriers, administratief medewerkers en priksters Labo M. Nuytinck

Iedereen heeft een inbreng. Je durft meer. Anoniem. Inspirerend. Externe begeleiding. Ontspannend. Ludiek en met een glimlach. Alles mag. HUMOR.

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat introverte personen tot hun recht komen? Hoe kunnen we ook het management betrekken? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de post-its beter begrijpbaar zijn? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er een overzicht is? Soms zijn er heel veel ideeën door elkaar. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de timing beter verloopt? Hoe kunnen we beter over afspraken communiceren? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat er geen overleg/discussie heerst tussen de subgroepen?

We zijn eens naar Labo Nuytinck gekomen (werknemers Brugge). We hebben eens gesproken met de werknemers van Brugge (werknemers Evergem). De manier van werken. De grote luisterbereidheid. Zonder directie. Utopie die op tafel gegooid mag worden. Externe begeleiding.

Met de gli mlach naar het we rk Gelukki g o p het we rk, goe d vo or het be drijf! Mensen vinden het steeds belangrijker om zich goed te voelen op het werk. Een werknemer wil kwaliteit in zijn job én zijn privéleven, het bedrijf wil zijn doelstellingen behalen. Een goed evenwicht vinden tussen die,soms tegenstrijdige, belangen is de uitdaging waar we vandaag voor staan. En het wordt de volgende jaren zeker een topprioriteit op de economische en maatschappelijke agenda. 1 We pleiten dan ook voor een geïntegreerd HRbeleid dat een duurzaam welzijnsbeleid voor personeel koppelt aan de bedrijfsstrategie . “Medewerkers die zich goed voelen op het werk, zijn gemotiveerd en zullen ook beter presteren!”, aldus Francis Vermeulen (Manager International Projects, Katoen Natie) . Gemotiveerd personeel is creatief en innovatief en is een belangrijke meerwaarde voor de verdere ontwikkeling van het bedrijf. Door het Generatiepact moeten mensen langer werken. De uitdaging bestaat er in, voor zowel de werknemer als de werkgever, om uit te zoeken hoe we dit op een zo aangenaam en efficiënt mogelijke manier kunnen doorvoeren, zodat ervaren werknemers hun kennis na verloop van tijd kunnen doorgeven aan de jongere generatie. En dat dit een win-winsituatie zal zijn, hoeven we de lezer niet duidelijk te maken. Het totale kostenplaatje van ziekteverzuim, stress, arbeidsongevallen, moeilijk in te vullen vacatures of verloop.. spreekt voor zich!

Wat zij n d e facto re n di e bepa le n of je met de ‘ gl imlach’ na ar het we rk k omt ? Tevredenheid of motivatie wordt bepaald door twee belangrijke pijlers, namelijk interne en externe factoren. De interne factoren kunt u zelf als medewerker bijsturen, terwijl de externe factoren deels of geheel afhankelijk zijn van de bedrijfscontext. We vertrekken hierbij vanuit de eenvoudige tweefactorentheorie van Herzberg en de behoeftepiramide van Maslow. Het is van belang om de opbouw als een dynamisch gegeven te zien, steeds onderhevig aan verandering. Zo kunnen noden en behoeften plotseling grondig veranderen door een belangrijke gebeurtenis in het leven van de medewerker (een geboorte, overlijden, ziekte, een nieuwe job, samenwonen of huwelijk). Zie figuren “tweefactorentheorie van Herzberg en de behoeftepiramide van Maslow.

De funda me nten: E xterne facto re n Het be drij f e n zij n om ge vi ng Externe factoren worden voornamelijk bepaald door de omgeving waarin de medewerker werkt: de organisatieen bedrijfscultuur. Hij of zij heeft hier soms maar deels een invloed op. Een aangename chef, coaching, duidelijke en transparante communicatie, professionele organisatie, een goed salaris, een aantrekkelijke werkomgeving, gezonde stress, een goede balans tussen werk en privéleven en toffe collega’s zijn fundamenteel voor het werkplezier van uw medewerker. Dit alles creëert een gevoel van veiligheid en rust. En uw medewerkers vinden dat ook niet meer dan normaal. Maar indien hier het schoentje knelt doordat het bedrijf er onvoldoende aandacht aan besteedt, brengt dit onrust in de organisatie. Medewerkers krijgen een gevoel van ontevredenheid. En ontevreden werknemers zijn veel moeilijker te motiveren dan werknemers die zich naar eigen zeggen in een normale situatie bevinden.

Dé bro n va n m oti vatie: Inte rne fact ore n Betro kke nheid e n ei ge n verantw o ordelij khe id va n de werknemer Elke job staat of valt met de overtuiging van diegene die hem uitvoert. Doet u uw job graag, kan u zelf uw werk bepalen, zijn er voldoende groeimogelijkheden (functiewijzigingen, verantwoordelijkheden), interne opleidingen om uw job beter uit te voeren? Wordt u voldoende gewaardeerd voor de inspanningen die u levert? Indien u die vragen positief beantwoordt, voelt u zich gemotiveerd en betrokken. U zult het een uitdaging vinden om ‘net dat ietsje meer’ te presteren tijdens de uitoefening van uw werk. En u zult zeker op zoek gaan naar creatieve en innovatieve ideeën om efficiënter te werken. Maar respect hebben voor uw werk betekent ook dat u grenzen

3

1

Het Volk, 25/04/07, Gelukkig op het werk, Corelio, pagina 14


afbakent om de kwaliteit van het werk niet in het gedrang te laten komen. En het is net dat ietsje meer dat een belangrijke meerwaarde kan zijn voor uw onderneming.2

Zelfontplooiing Motivatoren Interne factoren Waardering

De lijm: i nterne c omm unicatie e n betrokke nhei d Er bestaat een voortdurende dynamiek tussen de interne en externe factoren. Afhankelijk van het moment in iemands privé-leven kan de balans zodanig veranderen dat het loon en de toffe job opeens niet meer doorwegen. Vragen rond flexibiliteit, meer verantwoordelijkheid, nieuwe uitdagingen, werkomgeving... spelen dag op dag mee. Een luisterend oor, een open communicatie en betrokkenheid zijn essentieel voor zowel de tevredenheid van uw medewerker als het geheel van de bedrijfsvoering.

Exit: bete r vo ork ome n dan ge ne ze n. Mensen hechten belang aan persoonlijke groei en ontwikkeling in welke vorm dan ook. Ze vragen waardering en respect voor hun werk. Als bijvoorbeeld aan veiligheid of werkzekerheid niet voldaan wordt, heeft sociale aanvaarding of waardering weinig of geen effect op de tevredenheid of motivatie van de medewerker. Uw medewerker mag dan nog zoveel verantwoordelijkheid hebben of zijn job graag doen…. Hij gaat dan op zoek naar andere oorden of beperkt zich tot de essentie van zijn job, niet minder, maar ook niet meer.

Organisatiere gels

Interne factoren of Motivatoren Verantwoordelijkheid

Privé

Waardering Erkenning

Werkomg eving

Functieinhoud

Veiligheid Beloning

Veiligheid/zekerheid

Neutraal of ontevreden gevoel Externe factoren

Fysiologische behoeften

Figuur: Herzberg en Maslow

En nu aa n de sla g

Externe factoren Salaris

Aanvaarding/sociaal

Succes

Stap 1: Sc hrifteli jke e n onli ne e nq uête De eerste stap is een schriftelijke of online enquête om de tevredenheid van de werknemers te meten. De resultaten van deze enquête leiden immers tot 5 thema’s waarvan de workshop gebruik maakt. Het zesde thema is het droomthema ‘Zou het niet fijn zijn als…?’ Stap 2: W ork s ho p “We rke n met de Glimlac h”

Groei Status

Ontwikkeling

Persoonlijke prestaties Supervisie Carrière mogelijkheden

Bedrijfsbeleid

Werkzekerheid

Een interne of externe trainer begeleidt de workshop. Vooraleer we definitief starten, doen we enkele eenvoudige oefeningen. De workshop zelf bestaat uit vier rondes. Tijdens de eerste ronde bedenken de deelnemers tot 190 ideeën bij de vijf thema’s bepaald aan de hand van de enquête en het droomthema: ‘Zou het niet fijn zijn als…’. Een selectie van ideeën leidt tot 3 topideeën tijdens de tweede ronde. Die topideeën worden in ronde drie uitgewerkt in haalbare projectvoorstellen. De vierde ronde is een kort, maar belangrijk feedbackmoment tijdens de workshop. En dit alles in amper drie uur tijd!

Relatie met de collega’s

Figuur 2: tweefactorentheorie van Herzberg

Thema’s Labo Nuytinck: Waardering & Beloning, Interne Communicatie, Veiligheid Gezondheid, Werkdruk & Stress, Balans werk-privé.

Stap 3: Verwerke n van de gege ve ns Om de vele en waardevolle ideeën niet verloren te laten gaan, is een systematische verwerking vereist. Al snel zal u zien dat er over de thema’s heen rode draden te voorschijn komen…soms verrassend, soms confronterend… 2

4

Het Laatste Nieuws, 27/04/07, P11, Gelukkig op het werk, een kwestie van mentaliteit.


Stap 4: De rode draad: We rke n aa n ee n draa g vl ak De opstart van een bedrijfsinterne werkgroep Wellness@Work is zeer belangrijk. Wanneer u dit doet, bepaalt u zelf. Maar “zonder actieplan en betrokkenheid van de werknemers zullen de inspanningen en de waardevolle ideeën immers verloren gaan”, aldus Hilde Nuytinck, HR-manager, Labo Nuytinck. Wat vi ndt u terug i n de t oo lkit ? In de tool ‘Werken met de glimlach’ vindt u naast twee handleidingen (één voor u en één voor de trainer) ook het GPS – bord, het GPS – hulpje en een pakket praktische bijlagen terug, zowel voor de trainer als voor uzelf voor de verwerking van de workshop. De toolkit legt ook een link naar de Praktische Gids Co-efficiënt, die ook als tool is opgenomen in de hr-toolkit van het ESF-agentschap. Deze gids is een vlot toegankelijke leidraad die het management kan bijstaan wanneer het vragen heeft over de volgende onderwerpen: werving&selectie, doorstroming, vorming & training, evenwicht werk-privéleven. De gids bevat bovendien vele praktische tips voor de kmo die wil werken aan een genderbewust personeelsbeleid en aandacht heeft voor het evenwicht werk-privéleven.

Stap 1: De enquêt e U kan de enquête op twee manieren laten invullen door uw werknemers: schriftelijk of online. De schriftelijke enquête vindt u terug op de cd-rom. Voor de online enquête surft u naar www.werkenmetdeglimlach.be. In dit hoofdstuk vindt u tevens terug hoe u beide enquêtes moet verwerken. Volgende thema’s komen aan bod: - Mijn job. - Mijn bedrijf en ik. - Samenwerking in mijn bedrijf. - De leiding van mijn bedrijf. - Kwaliteit in mijn bedrijf. - Veiligheid en gezondheid. - Balans werk-privé.

Schriftelijke enquête De schriftelijke enquête is ideaal wanneer niet al uw werknemers toegang hebben tot een computer met internetverbinding. Het is de bedoeling dat u alle werknemers betrekt bij de enquête. Wanneer dit elektronisch niet mogelijk blijkt, verkies dan de schriftelijke enquête boven de online enquête.

Neem de enquête af Zorg ervoor dat alle werknemers de kans krijgen om de enquête in te vullen. Leg hen duidelijk uit wat het doel is van de enquête, namelijk de thema’s van de workshop bepalen. Daarom moeten ze de enquête correct en met de nodige aandacht invullen, zodat de juiste thema’s aan bod komen in de workshop. De werknemers moeten de mogelijkheid krijgen om de enquête af te geven op een neutraal punt, dus niet aan één bepaalde persoon, maar bijvoorbeeld in een brievenbus. Op die manier zijn de werknemers zeker van de anonimiteit.

Verwerk de enquête Op de toolkit cd-rom vindt u het Excelbestand ‘Verwerking schriftelijke enquête’ dat u voor de verwerking dient te gebruiken. 1. Sla het Excelbestand eerst op uw harde schijf op. 2. Open het bestand. 3. Klik op de knop ‘MACRO’S INSCHAKELEN’ (zie figuur 3.1). Wanneer u een foutmelding krijgt en u de macro niet kan inschakelen, wil dit zeggen dat uw beveiligingsniveau voor macro’s te hoog is ingesteld. Dit lost u op door in het menu Extra te kiezen voor Macro en dan voor Beveiliging. Hier stelt u het beveiligingsniveau in op gemiddeld. Figuur 3.1: Macro’s inschakelen

5


4. TEL ZORGVULDIG het aantal enquêtes Typ daarna in het roodomkaderde vakje, naast ‘Aantal enquêtes’ , het definitieve aantal ingevulde enquêtes in en druk op de knop ‘Voeg kolommen in’. Het juiste aantal kolommen wordt nu ingevoegd (dit kan even duren). Naast de knop ‘Voeg de kolommen in’, ziet u nu staan ‘Uitgevoerd’. U heeft dus slechts ÉÉNMAAL de mogelijkheid om het aantal enquêtes in te geven. Als u daarna merkt dat er meer of minder zijn, moet u volledig opnieuw beginnen. LET DUS GOED OP! Wanneer u zich toch vergist heeft, sluit u het Excelbestand ZONDER de gegevens op te slaan. U opent dan opnieuw het blanco Excelbestand dat u op de cd-rom vindt. U kiest opnieuw voor de optie ‘Macro’s inschakelen’, en vult daarna in het roodomkaderde vakje het juiste aantal enquêtes in. Elke kolom staat voor één enquête. U kan eventueel zelf in de oranje balk bovenaan de enquêtes nummeren, zoals u ziet in figuur 3.2. 5. U geeft nu de resultaten in per enquête. Dit doet u op deze manier: Heel ontevreden = 0 Ontevreden = 1 Eerder ontevreden = 2 Eerder tevreden = 3 Tevreden = 4 Heel tevreden = 5

� � � � � �

Figuur 3.2: Verwerking schriftelijke enquête

Bepaal de thema’s Op het tweede werkblad “Workshopthema’s”, vindt u de scores per workshopthema. Kies de vijf thema’s met de laagste scores als thema’s voor uw workshop. Wanneer u te kampen heeft met een bedrijfsspecifiek probleem, kan u één van de thema’s vervangen door dit bedrijfsspecifiek thema. Voorbeeld: Uw bedrijf heeft voornamelijk oudere werknemers in dienst. U kan dan zelf een thema aanmaken zoals ‘50+, maar niet ‘out’’. Wij raden u wel aan om zich te houden aan de thema’s die naar voor komen uit de resultaten van de enquête. Deze geven immers een getrouw beeld weer van wat er op de werkvloer leeft.

6

Online enquête Neem de enquête af Ga naar de website www.werkenmetdeglimlach.be en registreer uw bedrijf door te klikken op de link ‘Mijn bedrijf registreren.’. Kies uit de lijst met enquêtes ’Werken met de glimlach’. Na registratie ontvangt u een log-innummer dat u aan al uw werknemers geeft. Ze moeten zich namelijk inloggen op de homepage om de enquête te kunnen invullen. Zorg dat de werknemers hier VOLDOENDE TIJD voor krijgen. Laat hen deze enquête dus niet invullen tijdens een korte pauze. COMMUNICEER hen ook DUIDELIJK wat HET DOEL is van deze enquête. Geef hen ook een tijdslimiet op, bijvoorbeeld één week om de enquête in te vullen. Na het verstrijken van de tijdslimiet, logt u in op de website om de resultaten te bekijken. U kan het rapport met de resultaten van alle vragen en thema’s ook opvragen.

Bepaal de thema’s Kies de vijf thema’s met de laagste score als thema’s voor uw workshop. U bent natuurlijk vrij om één van de thema’s te vervangen door een bedrijfsspecifiek thema, zoals eerder vermeld in 2.1.3. Wij raden u wel aan om zich te houden aan de vijf thema’s die naar voor komen uit de resultaten van de enquête.


Sta p 2: Workshop “Werken met de glimlach” Om het geheel praktisch toe te lichten werken we in dit hoofdstuk de case van Samsonite-Europe NV uit.

Via onderstaande links kan uw bedrijf een externe trainer aanvragen. Het leiden van brainstormsessies zit in hun vingers en ze kunnen moeiteloos omgaan zowel introverte als extraverte deelnemers. Eenmaal de resultaten van de workshop in kaart gebracht, is een follow-up met de externe trainers noodzakelijk. Co ntact:

Bereid de sessie voor Benodigdhede n Het bedrijf voorziet in de volgende benodigdheden: � Een aangename ruimte (indien mogelijk met ramen) die voldoende groot is, zodat de deelnemers rond de tafel kunnen wandelen. � Een grote tafel waar al de deelnemers omheen kunnen zitten en waarop het GPS-bord kan liggen � Flip-over � Alcoholstiften voor alle deelnemers � Minimum 200 post-its � Beamer en PC � Plakband � Rode en groene stickers � Timer � Naamkaartjes � Toolkit “Werken met de Glimlach” � 6 themakaartjes om op het GPS-bord te kleven* � GPS-hulpje* � 5 templates van de ‘Projectvoorstellen’*

Athe na Dienst Vorming & Opleiding van Voka - Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen Contact: Caroline Blockeel Mail: [email protected] Tel: 052/33.98.17 www.voka.be FD C, Fla nde rs Di strict of C reativity Mail: [email protected] Tel: 016/24.88.25 www.flandersdc.be/view/nl/1191103-Dienstverleners.html

De sessie In de tool vindt u een volledige handleiding voor de trainer terug en het GPS–hulpje ,dat de trainer tijdens de sessie zal ondersteunen. Deze documenten beschrijven duidelijk welke stappen de trainer moet doorlopen tijdens het spel. Het verloop van de workshop komt uitgebreid aan bod in de ‘Handleiding voor de trainer’.

* Deze documenten staan op de cd-rom. Het GPS – hulpje vindt u terug in de toolkit.

Om u toch een beeld te geven van het verloop van een workshop, vindt u hieronder een korte beschrijving van de verschillende onderdelen van de workshop.

Bepaal de deelnemers

GPS-bord

Voorbeeld: Leadoperators, meestergasten en kwaliteitssupervisor bij Samsonite Europe NV.

De trainer start de sessie door het GPS-bord op tafel te leggen of in 6 delen te knippen en die op te hangen. De trainer kleeft in het grijze centrale deel van het GPS-bord de themakaartjes, zie figuur 4.1. De centrale vraag schrijft hij/zij neer op een flip-over:

Per GPS-bord zijn er minimum 8 en maximum 18 deelnemers aanwezig. Bepaal de deelnemers die de sessie zullen bijwonen. Selecteer uw deelnemers niet te eng! Betrek de verschillende departementen en functies binnen uw organisatie. Zorg voor deelnemers uit de marketing, het magazijn, de administratie, … Zorg ook voor diversiteit tussen de deelnemers wat leeftijd en geslacht betreft. De verschillende inzichten leiden vaak tot verrassende, uiteenlopende ideeën. Vraag de werknemers of ze wel willen meewerken. Chinese vrijwilligers hebben immers vaak een negatieve invloed op de workshop. Communiceer hen ook duidelijk het doel van de workshop. Denk er ook goed over na of u leidinggevenden al dan niet laat deelnemen aan de workshop. Hun aanwezigheid kan immers een grote invloed hebben op de workshop. Het gevaar bestaat namelijk dat de werknemers niet alle ideeën durven opschrijven, waardoor de eigenlijke knelpunten niet naar voor komen.

Kies de trainer De leidende trainer heeft een belangrijke taak tijdens de workshop . De trainer moet een objectief persoon zijn die de deelnemers als neutraal beschouwen. De trainer mag dus onder geen beding zijn/haar mening formuleren over thema’s en/of ideeën van de deelnemers. Hier raden wij dan ook aan om de workshop te laten leiden door een neutraal persoon binnen het bedrijf, bijvoorbeeld de preventieadviseur of een vertrouwenspersoon. Het management leidt best niet de workshop. Dan bestaat immers de kans dat de deelnemers enkel ‘veilige’ ideeën neerschrijven. Dit zou de hele opzet van toolkit ‘Werken met de glimlach’ teniet doen. Om te voorkomen dat de deelnemers niet alle ideeën durven formuleren, kan u kiezen voor een externe trainer.

7

‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat u met de Figuur 4.1: GPS-bord

komt werken en met de

terug naar huis gaat?’ Voorbeeld thema’s Samsonite: Zelfontplooing,Jobinhoud, Balans werk-privé, Interne Communicatie, Veiligheid & Gezondheid.


1.1.1 Opwarming Duur: 3 0 mi nuten De trainer legt kort de doelstelling en het belang van de workshop uit. Om een losse sfeer te creëren start de trainer de workshop met 3 opwarmingsoefeningen. Deze oefeningen overtuigen de deelnemers van hun eigen creativiteit en van het belang van het “ontspannen zijn” om probleemstellingen of moeilijkheden op te lossen. We besteden ook aandacht aan het verschil tussen taakblindheid en taakfocus.

Ronde 1: ideeën genereren Duur: 6 0 mi nuten.

Tijdens de eerste ronde van het spel legt de trainer de spelregels en de thema’s uit aan de deelnemers. De ingevulde enquêtes bepaalden reeds de vijf thema’s. Het zesde thema is het droomvakje “Zou het niet fijn zijn als…?”, Dit is een vrij thema waar de werknemers ideeën kunnen formuleren die ze niet onmiddellijk kunnen plaatsen bij de andere 5 thema’s. De deelnemers worden opgedeeld in groepjes. De groepjes krijgen per thema een aantal minuten de tijd om creatieve ideeën te bedenken en stappen dan door naar het volgend thema. Ze noteren deze op een post-it en plakken de post-its vervolgens op het GPS-bord. Tijdens deze ronde bedenken de deelnemers tot 190 losse, maar waardevolle ideeën. Elke groepje clustert op het einde van deze ronde per thema de ideeën die samenhoren.

Ronde 2: ideeën selecteren Duur: 3 0 mi nuten Elk groepje krijgt gele en oranje stickers. Elke deelnemer kleeft een oranje sticker op de ideeën die hij/zij realiseerbaar vindt op lange termijn (>6maanden) en een gele sticker op de ideeën die realiseerbaar zijn op korte termijn (< 6 maanden). De trainer somt op een flip-over per thema de ideeën met 3/4/5 stickers op. Elke deelnemer duidt zijn/haar eigen top 3 aan op de flip-over. De trainer brengt op het einde van deze ronde de 3 topideeën in kaart.

Ronde 3: ideeën uitwerken Duur: 4 5 mi nuten De 3 topideeën worden verder uitgewerkt in een projectvoorstel. Er werken 2 of 3 deelnemers aan één projectvoorstel. De deelnemers krijgen 30 minuten om het projectvoorstel uit te werken. Hierna stelt elk groepje gedurende drie minuten zijn projectfiche voor. De andere deelnemers geven hun reacties.

Ronde 4: Feedback Duur: 1 0 mi nuten Na de workshop volgt er nog een kort feedbackmoment: de zogenaamde VBU, waarbij de trainer polst naar de voordelen (V), de belemmeringen (B) en de unieke aspecten (U) van de workshop. Deze ronde is een belangrijk afsluitmoment. Leadoperators, meestergasten en kwaliteitssupervisor Samsonite Europe NV.

8

We kunnen onze mening zeggen. Er is een losse sfeer, dus we kunnen meer aankaarten. Het is een toffe groep. Het is tof om met

Komt er wel iets van in huis? Krijgen onze ideeën gehoor? Het moet ook gedaan worden met de collega’s met wie we anders niet mee in contact komen. Ook de bedienden bij

Verrassingontbijt. Het GPS-spel zelf. De sfeer was ontspannen, het ging niet letterlijk over het werk. Je mag alles zeggen.

collega’s van andere afdelingen samen te werken. Het is leuk dat anderen ook hun mening delen. We zijn met goesting gekomen. Het is goed geleid. Er is geen directie bij, nu enkel collega’s van hetzelfde niveau.

de GPS betrekken. Er was geen soep of frisdrank.


Stap 3: Verwe rking van de ideeën

De uitgewerkte thema’s van de workshop bij Samsonite –Europe NV:

De ideeën die tijdens de workshop naar voor komen, worden verwerkt in twee rapporten: een verslag voor de werkgever en een verslag voor de werknemers. Op de cd-rom en als bijlage vindt u de templates van beide rapporten. Deze rapporten worden opgesteld door de trainer of een deelnemer aan de workshop. Om de verslagen uit te schrijven, is het immers noodzakelijk om kennis te hebben van de workshop. Belangrijk is wel dat de rapporten afgetoetst worden met het management. Op deze manier wordt er aan het draagvlak gewerkt en worden de adviezen op een pragmatische manier geformuleerd. De trainer bezorgt u alle ideeën, flip-overs en projectvoorstellen, die u nodig heeft om deze verslagen uit te schrijven.

Verslag werkgever

Worksh op Wanneer het verslag voor de werkgever ook bestemd is voor niet-deelnemers, is het aangeraden om het verloop van de workshop kort uit te schrijven in het rapport. U doet dit op een chronologische wijze. U legt eerst kort de opwarming uit, daarna geeft u een korte uitleg over het verloop van de 4 rondes. Tenslotte kan u ook uw eigen observaties vermelden die u tijdens het verloop van de workshop zijn opgevallen. Bijvoorbeeld een goede/slechte sfeer, zijn zaken introverte/extraverte deelnemers, …

LANG E T ERMIJ N STI CKE RS

1 4 1

1 1

OP L ANGE T ERM IJN Thuiswerk

1

OP KORTE T ERM IJN Korte onderbreking op het werk voor privé (begrafenis) Goede uurregeling (schooluren) Halve dagen verlof kunnen nemen Integreren van voedingswinkel in bedrijf OP L ANGE T ERM IJN Kinderopvang tijdens verlof tot 13 jaar Kinderdagverblijf (dan kan mijn vrouw met mij mee, ze is kinderverzorgster) Strijkdienst gratis, of mits vergoeding FUNCTI E-I NHO UD IDEEE N MET ST IC KER S

Tabellen per the ma Om alle ideeën die tijdens de workshop naar voor kwamen overzichtelijk bij te houden, stelden wij een template op van een verslag voor de werkgever. Eerst en vooral moet u alle ideeën ingeven, per thema, in de daartoe voorziene tabellen (tabel 4.1.). U geeft eerst de ideeën in met stickers. U typt deze uit in de eerste kolom (1), daarna telt u het aantal kortetermijnstickers en langetermijnstickers die op de post-it kleven. Dat aantal noteert u in de tweede (2) en derde (3) kolom. Het kan zijn dat er op één idee zowel lange- als kortetermijnstickers kleven. Of een idee op korte of lange termijn realiseerbaar is, is immers vaak persoonsgebonden. De ideeën waarop geen stickers kleven, schrijft u neer onderaan in de tabel (4). Dit doet u voor de 6 thema’s. Tabel 4.1: Tabellen per thema’s

(1)

OP KORTE T ERM IJN Meer vrije dagen naar keuze Hospitalisatieverzekering Plezier hebben in je job

KORTE T ERMIJ N STI CKE RS

IDEEE N ZON DE R STI CK ERS

Het ‘verslag werkgever’ is voor het management bestemd. In de eerste plaats bevat het een korte uitleg van de workshop, zodat de lezers van het rapport weten hoe de methode in elkaar zit. Tevens worden alle ideeën, topideeën, projectvoorstellen, adviezen en aandachtspunten in het rapport vermeld.

IDEEEN ME T STI CKE RS

BAL AN S WER K/PRI VÉ IDEEE N MET ST IC KER S

KOR TE T ERMIJ N STI CKE RS (2)

LAN GE T ERMIJ N STI CKE RS (3)

(5)

OP KORTE T ERM IJN Goede samenwerking met iedereen Altijd eerlijk blijven Luisterend oor Erkenning Begeleiding op het werk Uitdaging OP L ANGE T ERM IJN Geen jaloezie Pesterijen Roddels Geen jaloezie Meer maandelijkse vergaderingen De juiste man op de juiste plaats zetten Meer ondersteuning van hogerhand


1 1 1 1 1 2 1 1 2 2 1


IDEEEN Z OND ER STI CKE RS (4)

OP KORTE T ERM IJN Durven uitkomen voor uw mening, ook als het moeilijk ligt Respect Controle Goeie groep Meer communicatie Luisterend oor Meer met elkaar praten Nemen van beslissingen Verantwoordelijkheid opnemen Merk opvolgen Voorbeeld zijn (geven) Financiële verdienste Sociaal contact Continuïteit van werk (organisatie) Technische ondersteuning OP L ANGE T ERM IJN Meer inspraak hebben bij het gebeuren

9


2


Zorgen dat iedereen tevreden is en goed kan functioneren Uitleg geven Voldoen aan de verwachtingen Meer verantwoordelijkheid voor minderen in rang Leiding geven, specifiek Voorbereiding Taken realiseren Stress Meer voldoening

VEIL IGH EI D EN GE ZON DH EI D IDEEE N MET ST IC KER S


OP KORTE T ERM IJN Meer inspraak!

1

Ideeënbus

2

Maandelijks infomagazine over bedrijf

1

Meer tijd om onze problemen te bekijken

1

OP L ANGE T ERM IJN Positieve kritiek


OP KORTE T ERM IJN Betere computers op assemblylijn + ander materiaal

INTER NE COM M UN IC ATI E IDEEE N MET ST IC KER S



2

2


2

Verlichting in het algemeen, nooduitgang

1

Goede kleding (schoenen enz.)

1

Meer hygiëne in de toiletten

1

OP L ANGE T ERM IJN Meer frisse lucht

1

Airconditioning in het bedrijf

1

Bezoek aan andere bedrijven

2

Alle koepels weg, deze geven een omgekeerd effect

1

Ergonomie aan de werkposten (verstelbare werktafels)

1

Gezonder eten

1

IDEEE N ZON DE R STI CK ERS OP KORTE T ERM IJN Respect voor het materiaal + regels

OP KORTE T ERM IJN

Orde en netheid in de fabriek Meer inspraak bij planning Meer (korte) meetings

Om de 14 dagen meeting organiseren met meerdere afdelingen samen, dit om problemen tussen afdelingen bespreekbaar te maken

Te hoge snelheid van het rollend materiaal (heftrucks) Vermoeidheid door het vele werk op PC (rustgevende schermen) OP L ANGE T ERM IJN Inspraak in voeding (refter)

Meer mondeling contact i.p.v. e-mail en dergelijke Samen zitten voor ideeën Telefoongesprekken zijn niet altijd duidelijk (storing) Duidelijke afspraken maken (op papier) Na ondernemingsraad vlugger informatie doorspelen, voorkomt roddels Op de hoogte blijven houden Tijd maken om te communiceren Minder geruchten, meer feiten

Meer jaarlijkse controle (longen) Bij zeer warm weer meer pauzes inlassen Regelmatig brandweeroefening (ontruiming) Goede werking van machines in stand houden Gevaar met boormachine (moeilijk te beveiligen) Minder druk op het werk Temperatuur in de werkomgeving (te warm, tocht)

Te veel e-mails, meer praten met elkaar De ene afdeling weet vaak niet hoe de andere werkt Van boven naar onder en omgekeerd Afdelingen naar elkaar toe

ZELFO NT PLOOII NG IDEEE N MET ST IC KER S

Niet altijd uitstellen, op tijd verwittigd worden

OP L ANGE T ERM IJN Opleiding algemeen (talen, excel word, lotus notes)

Kat en muisspel

Bezoek aan andere bedrijven

Meer openheid van beleid


2 2

Opwerken tot bediende

OP L ANGE T ERM IJN Hiërarchische lijn respecteren


1

IDEEE N ZON DE R STI CK ERS OP KORTE T ERM IJN Computerles Minder tijd besteden aan het verhandelen van materialen Meer tijd om dingen te kunnen organiseren OP L ANGE T ERM IJN Rekening houden met de ideeën van iedereen (mensen op de werkvloer) Rotatie binnen verschillende jobs of verschillende afdelingen

10

Andere taken doen of meehelpen


Topideeën

ZOU H ET NIET F IJN Z IJN A LS… IDEEE N MET ST IC KER S OP KORTE T ERM IJN Beveiligde fietsstalling Frisdrank gratis Geschenk op het einde van het jaar Dagelijkse fietsvergoeding i.p.v. na 6 maanden Een goed team vormen De juiste informatie krijgen, vergaderingen Plezier hebben in je job Beter eten OP L ANGE T ERM IJN Goede computers kregen, bv. Laptops Geen vaste uren Ziektebonus Maaltijdcheques krijgen Bedrijfswagen hebben Sport op het werk: voetbalveld, fietszaal enz Fitnessruimte Terug rookpauzes inlassen Toekomstzekerheid, je job zeker blijven behouden Meer bedrijven bezoeken (reizen) Gelijkheid van bedienden en arbeiders



2 1 2 2 1 1

1

1

1

IDEEE N ZON DE R STI CK ERS OP KORTE T ERM IJN Wat meer ontspannen zijn Er geen vriendjespolitiek zou zijn! Goed overeenkomen, geen groepjes Ik al op pensioen kon gaan Eens een schouderklopje, minder roddelen, minder veroordelen OP L ANGE T ERM IJN Middagmaal restaurant ALL IN Hospitalisatieverzekering voor arbeiders Ontspanning NA de middagpauze Sportzaal Leeszaal Ik meer kon verdienen Meer verdienste Dat ieder zijn eigen werk doet

1 1 1 1 2 1 2 1 2 1 2 2 1 2 1

Neem de flip-over met de topideeën bij de hand. De ideeën met de meeste stemmen die vooraan op de flipover hangen, schrijft u op in de linkerkolom (5). In de rechterkolom noteert u het aantal stemmen (6), zie tabel 4.2. Voor de ideeën die later werden uitgewerkt in de projectvoorstellen gebruikt u een andere kleur zodat deze zeker opvallen. Tabel 4.2: Tabel topideeën TO PIDEEË N IDEEËN � � �

(5)

STE MME N (6)

Projectvoorstellen Blanco projectvoorstellen vindt u terug op de cd-rom. Het is de bedoeling dat u de projectvoorstellen van de deelnemers overneemt. Dat wil zeggen dat u elke zin letterlijk overtypt. U laat geen informatie weg, voegt geen nieuwe informatie toe en wijzigt ook niets. Voo rbe eld: Beter e com put ers Titel idee: goede computers, kregen b.v. laptop; betere computers op assemblylijn + andere materiaal Thema: Zou het niet fijn zijn als...; zelfontplooiing Omschrij ving id ee : (beschrijf hier wat het idee precies inhoudt) � De bestaande oude (trage) computers vervangen door nieuwe. � Ook de printers en schermen zijn aan vervanging toe.

Voordel en Wat zijn de voordelen voor de werknemer? � Meer vertrouwen krijgen als de pc goed werkt � Geen werkverlet door breuk � Minder frustraties � Vlugger gegevens kunnen raadplegen + juiste gegevens � Laptop thuis kunnen raadplegen � Meer werkvreugde + erkenning! Wat zijn de voordelen voor de werkgever? � Vlugger werken; vlugger gegevens kunnen raadplegen � Juiste gegevens � Laptop thuis werk kunnen raadplegen Na del en , valkui len , b ele mmeri ngen � � � �

Binnenbrengen van virussen Misbruik (spelletjes) Bezigheidstherapie Kostprijs

Oplossing en � � �

Goede antivirus Goede overeenkomst sluiten Enkel de nodige programma’s

Imp a ct: (beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega’s en het bedrijf) � � �

11

Vlottere werking Juister werken Steeds de juiste info


Ac tie pla n Welke a cti es moet en on derno men word en? � � �

Geld vrijmaken Goede opleiding aan de mensen geven Tijd geven aan MIS om de installatie goed te kunnen doen

Door wi e moet en d ez e a ctie s on der nom en wor de n? En w aarom door de ze p erson en? � �

Directie bevoegdheid MIS (IT afdeling) kennis

Wann eer mo ete n de ze acti es ond erno men word en? Zo vlug mogelijk

Adviezen U formuleert in de eerste plaats adviezen voor de projectvoorstellen. Die omschrijven immers de ideeën die de meeste stemmen kregen van de deelnemers. U omschrijft eerst kort het idee, daarna omschrijft u de voordelen van het idee, zoals deze in de projectvoorstellen door de deelnemers werden opgeschreven. Ook de nadelen van het idee leidt u af uit de projectvoorstellen. Nadien volgen uw adviezen. Voor de adviezen delen wij u graag enkele nuttige sites mee: -

http://www.voka.be/oost-vlaanderen/infotheek/Pages/werkboekCo-Efficiënt.aspx

werkboek Co-efficiënt: "Praktische tips voor de kmo die wil werken aan een genderbewust personeelsbeleid." Wil je werken aan een ge nde rbew ust pe rs o neels bel eid? Bereiken je vacatures wel alle m /v- tal ente n op de arbeidsmarkt?Ben je er zeker van dat iedereen dezelfde d o orstromi ngska nse n krijgt in het bedrijf? Wil je een strij kdie nst opstarten of het eeuwige probleem van de ki nde rop va ng oplossen?Hoe betrek je het personeel hierbij? Is je bedrijf een aa nt rekkel ijke werkgever? Ben je wel degelijk op de hoogte van de nod en en be hoefte n van het personeel? Deze gids is opgevat als een vlot toegankelijke leidraad die de HR-manager kan openslaan afhankelijk van de vraag over een bepaald onderwerp: werving&selectie, doorstroom, vorming & training, evenwicht werkprivéleven. Via inspirerende tips en creatieve ideeën van de deelnemende bedrijven van Co-efficiënt kan je met onze praktische gids onmiddellijk aan de slag! � http://www.genderwerkt.be/ In deze databank vindt u een reeks gendervriendelijke maatregelen die reeds gebruikt worden in Vlaamse ondernemingen en organisaties. Elke maatregel wordt omschreven aan de hand van concrete tips en extra informatie. Klik op de link ‘Overzicht maatregelen’ en er verschijnt een hele lijst met maatregelen (onder andere over onderwerpen als werktijden, flexibele uren, extralegale voordelen en comfortdiensten). � http://www.vacature.com en www.jobat.be Onder ‘Carrière-info’ en ‘Carièretips’ vindt u een overzicht terug van de wettelijke rechten en plichten van en voor de werkgever en de werknemer over onderwerpen als arbeidsduur, alternatieve verloning, bedrijfswagens, brugpensioen… � http://www.accorservices.be Accor services biedt een ruim pakket van diensten aan, zoals kinderopvang, dienstencheques, opleidingscheques en andere. Ook vindt u er leuke filmpjes die de dienst uitleggen, samen met de voordelen voor de werkgever en de werknemers.

12

� Zoekmachines Overigens kan u ook steeds gebruik maken van zoekmachines op het internet. Zo vindt u al vlug allerhande artikelen en wetgevingen die u tijdens u advisering kunnen ondersteunen.

Aandac htspunte n Voor de formulering van de aandachtspunten keert u terug naar de tabellen met de ideeën. U ziet dat er aan de rechterkant een kolom is, die nog niet besproken werd (7). Daarin kent u een kleurencode toe aan ideeën die samenhoren. Om een kleurencode toe te kennen aan een cel in de tabel gaat u als volgt te werk: u selecteert de cel, vervolgens gaat u naar ‘Opmaak’ en kiest u voor ‘Randen en arceringen’. Hier gaat u naar het tabblad Arcering en u kiest de gepaste kleur. Hieronder vindt u een tabel met de kleurencode voor elk aandachtspunt: Tabel 4.3: Tabel kleurencode Aa ndac hts punt Comfortdiensten Samenwerken Uurregeling Flexibiliteit Verloning Waardering en beloning Extralegale voordelen Veiligheid Rekrutering Interne communicatie Werkdruk en stress Maatschappelijke activiteiten, teambuilding Opleiding en zelfontplooiing Jobvariatie Inspraak Balans werk-privé Gezondheid Werkomgeving

Kle ur ROOD BLAUW OUDROZE GOUD HELDERGROEN TURKOOIS PASTELBLAUW ZWART ORANJE DONKERGEEL GROEN GRIJS -50% MINT LAVENDEL ROZE GROENBLAUW GEEL VIOLET

Aan alle ideeën die bijvoorbeeld onder de noemer flexibiliteit passen, kent u de kleurencode “goud” toe. Aan ideeën die niet vaak genoeg voorkomen om een cluster te vormen, kent u geen kleurencode toe. Wanneer een aantal ideeën een aandachtspunt vormen dat niet voorkomt in bovenstaande lijst, dan kent u dit aandachtspunt zelf een benaming en een kleurcode toe. Ook aan de projectvoorstellen kan u een code toekennen. Op deze manier krijgt u een duidelijk overzicht van de thematisch gebonden ideeën en de themaoverschrijdende aandachtspunten die tevoorschijn komen. Voo rbe eld 1: P roje ctvoo rstel le n Balans werk-privé (kleurencode: roze) Infrastructuur (kleurencode: roze) Kleine groepen, zelfde groepen (kleurencode: roze) Vakbekwaamheid (kleurencode: roze) Vervolgens vermeldt u ook per aandachtspunt adviezen. De lijst van nuttige sites kan ook hier van pas komen. Op deze manier komt u tot een verslag voor de werkgevers. Uiteraard is het niet de bedoeling dat dit rapport aan de kant blijft liggen. We weten nu wat er op de werkvloer leeft, dus laten we er ook werkelijk iets aan doen! Voor inspiratie verwijzen we je door naar de volgende stap “Werken aan een draagvlak: Opstarten van een bedrijfsinterne werkgroep Wellness@Work.”


Verslag werknemers Vervolgens schrijft u een verslag voor de werknemers. Zo weten deze ook welke ideeën uit de workshop komen. Hier formuleert u geen adviezen, om te voorkomen dat er valse verwachtingen gecreëerd worden. Het verslag vormt de basis om eventueel een bedrijfsinterne werkgroep op te starten.

Te m pl ate s Al de templates zijn terug te vinden op de cd-rom

Template 1: Themakaartjes

Inleiding In de template vindt u reeds een korte inleiding op het rapport. U dient hier enkel de datum van de workshop in te vullen.

Tabellen per the ma

THEMA 1

THEMA 4

THEMA 2

THEMA 5

THEMA 3

ZOU HET NIET FIJN ZIJN ALS...

Hiervoor verwijzen we naar de tabellen in het verslag voor de werknemers. U kan deze tabellen gewoon kopiëren. Het is niet nodig om de kleurencode toe te kennen aan de ideeën.

Topideeën Ook voor de topideeën verwijzen we naar het verslag voor de werkgevers. In de template wordt uitgelegd hoe deze topideeën bepaald werden. U hoeft hier enkel het aantal uitgewerkte ideeën in te vullen.

Projectvoorstellen Voor de projectvoorstellen verwijzen we eveneens naar het verslag voor de werkgevers. De projectvoorstellen worden ook hier op dezelfde manier ingevuld. Dat betekent dat u geen informatie wijzigt, bijvoegt of verwijdert.

13


Template 2: Projectvoorstel

Template 3: Verslag werkgevers

Titel idee:

Worksh op 1

Omschrijving knelpunt:

Verloop workshop

<Schrijf hier het verloop van de workshop aan de hand van de verschillende rondes>

(beschrijf hier wat opgelost of verbeterd moet worden)

Omschrijving oplossing:

2

Resultaten

2.1

Ideeën per thema

(beschrijf hier wat de oplossing/verbetering precies inhoudt)

IDEEEN MET STICKERS

Vo orde le n

KORTE TERMIJN STICKERS

Wat zijn de voordelen voor de werknemer? Wat zijn de voordelen voor de werkgever?

Nade le n, va lkuil en , b el e m me rin ge n

Oplo ssi ng en

� � � �

� � � �

LANGE TERMIJN STICKERS

IDEEEN ZONDER STICKERS

Impact: Beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega’s en het bedrijf

ZOU HET NIET FIJN ZIJN AL S…

Actieplan

IDEEEN MET STICKERS

Wel ke ac tie s mo et en ond er no m en w orde n?

KORTE TERMIJN STICKERS

Door w ie mo et en dez e ac ti e s o nde rno m en word en ? En w aar o m d oor dez e per son en?

LANGE TERMIJN STICKERS

Wan ne er mo et en dez e a cti e s o nd erno m en word en ?

IDEEEN ZONDER STICKERS

2.2

Topideeën

TOPIDEEËN IDEEËN

14

� � � �

STEMMEN

3.1

<Titel projectvoorst el 1> (kleurencode

)

Voordelen

Nadelen


Adviezen

2.3

4

Projectvoorstel

Projectvoorstel (te gebruiken tijdens ron de 3)

(kleurencode

Titel idee:

Omschrijving knelpunt: (beschrijf hier wat opgelost of verbeterd moet worden)

Omschrijving oplossing: (beschrijf hier wat de oplossing/verbetering precies inhoudt)

Vo orde le n Wat zijn de voordelen voor de werknemer? Wat zijn de voordelen voor de werkgever?

Nade le n, va lkuil en , b el e m me rin ge n

Oplo ssi ng en

� � � �

� � � �

Impact: Beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega’s en het bedrijf.

Actieplan Wel ke ac tie s mo et en ond er no m en w orde n? Door w ie mo et en dez e ac ti e s o nde rno m en word en ? En w aar o m d oor dez e per son en? Wan ne er mo et en dez e a cti e s o nd erno m en word en ?

3

Adviezen

3.1

<Titel projectvoorst el 1> (kleurencode

)

Voordelen

Nadelen

Adviezen

4

Aandachtspunten

15

Aandachtspunten )


Template 4: Verslag werknemers

Stap 4: We rken aan e en dra agvlak Opstarten van e en bedrijfsinterne werkgroe p Wellness@Work

De workshop “Werken met de glimlach” Geachte werknemers Een aantal van jullie nam deel op deel aan de workshop “Werken met de glimlach”. Jullie vinden in dit document alle ideeën die naar voor gekomen zijn tijdens de workshop en de topideeën zoals ze uitgewerkt zijn in de projectvoorstellen. Zo weten jullie ook wat tijdens workshop aan bod is gekomen. Bij de ze wi lle n wij jullie be da nke n vo o r j ullie i nzet! Voor het verslag voor de werknemers worden enkel de ideeën per thema, de topideeën als de projectvoorstellen in kaart gebracht. De templates vindt u terug op de cd-rom.

We rken met de Gli mlac h: een strategi sche keuze ! De resultaten van de workshop “Werken met de glimlach” worden best gekaderd in het geheel van de bedrijfsstrategie. Ons uitgangspunt is dat motivatie en tevredenheid van het personeel deel uitmaken van een geïntegreerd personeelsbeleid. Daarmee bedoelen we een personeelsbeleid dat aansluit bij de visie en missie van het bedrijf en dat ook de nodige aandacht besteedt aan moderne technieken en ervaringen over personeelsbeleid en organisatie. We schetsen hier een beknopt overzicht en enkele schema’s die u in één oogopslag het belang van een weloverwogen reflectie aantonen. Bespreek de strategie, visie, missie en waarden van de organisatie met het managementteam en ontwikkel op basis hiervan een visie op personeelsbeleid. Koppel hieraan telkens de resultaten van de workshop. Enkele vragen als leidraad:

16

Externe uitdagingen

Wat zijn de toekomstige trends met een impact op onze business? Wat zijn de externe uitdagingen en bedreigingen voor onze markt, onze producten, onze dienstverlening? Wat zijn niet alleen vandaag maar ook in de toekomst de verwachtingen van onze klanten, financiers, leveranciers en stakeholders (bv. overheid, belangengroepen, werknemersorganisaties)?

Interne uitdagingen

Wat zijn de huidige en toekomstige interne ontwikkelingen met een impact op onze wijze van werken, aansturen, beheren, communiceren? Wat zijn de vereiste competenties nu en in de toekomst verbonden aan onze werkprocessen?

Onze visie, missie en waarden

Rekening houdend met de antwoorden op voorgaande vragen, formuleer wat de strategische ambitie is en welke waarden aan de basis liggen van het succes van de organisatie? …

Ons personeelsbeleid

Welk personeelsbeleid sluit hierop aan, rekening houdend met de visie, missie en waarden? Welke competenties zoeken we? Hoe willen we mensen aansturen en motiveren? Welke stijl van leiding geven wensen we te versterken? Hoe organiseren we inspraak en overleg? Hoe gaan we mensen belonen? Wat willen we hen aanbieden? Hoe kunnen ze doorgroeien? Hoe zorgen we voor work-life balance? ….

Personeelsdomeinen

Hoe gaan we nu deze ambitie concreet realiseren in de diverse personeelsdomeinen: Personeelsplanning: bepalen van de vereiste competenties Werving & Selectie: aantrekken en binden van talent Introductie en Integratie: inwerken in de job en in het team Opleiding: verzekeren van de blijvende inzetbaarheid Evaluatie: geven van feedback, motiveren en coachen Beloning: waarderen van bereikte resultaten en inzet Interne mobiliteit: zorgen voor doorgroei en nieuwe uitdagingen


Mini-sta ppenplan

FUNCTIES

Personeelsplanning

Werving & Selectie

Introductie, Intgratie

Opleiding Evaluatie & Coaching

Beloning

Interne mobiliteit

Voo r mee r i ns pi ratie om aa n het draa g vlak te w erke n verwij ze n we naa r C o-ef ficië nt.

St ap 1: S te l d e w er kgro ep sa m en Competenties

St ap 2: B epa al h et ju iste t ijd sti p o m d e w er kgr oep op t e st ar te n. St ap 3: Br en g do el stel lin ge n, str at egi eë n e n act ie s in ka art .

Concept van Marleen Limbourg

St ap 4: B etro kkenh eid va n he t m an ag e me nt e n d e w er kn e mer s i s de sle ut el to t sl ag en . St ap 5: De eer ste bij e en ko m st : b e spr ee k d e r e sul ta te n v an d e wor ksh op. St ap 6: De t w eed e bij ee nk o m st: st el e en a c tiep la n o p. St ap 7: Voe r he t ac ti epl an ui t en ho ud de w er kgro ep dr aai end .

Aa nda ch t spu nte n: * Een we rk gro ep he e ft e en “tr ek ker ” nodi g: m ee st al i s da t i e ma nd va n d e per son e el sa fd eli ng . * Zorg vo or ee n v ei lig e o mgev ing wa ar de w er kn e mer s op en kun ne n co m mu ni cer en . * Ov erl eg r ege l ma tig me t he t m an ag e me nt * La at h et ma na ge m en t ee n b udg et vri j ma ken voor d e we rkgro ep.

Het min i-st app enp la n g e eft u ee n lei dra ad die u m et d e nodi ge fle xib ili te it kan toep a sse n.

17

Stap 4: Eerste vergade ri ng De HR-manager geeft een uiteenzetting omtrent het begrip “Totale Verloning”. Ze geeft ook een toelichting bij de doelstellingen van dit project. We kaderen het geheel in het model van de theorie van Herzberg.


Case La bo Nuytinck Hild e N uyti nck, HR-Ma na ge r La bo N uyti nck “Het was niet zo eenvoudig om 10 mensen vrij te maken voor een halve dag. En we konden ook niet goed uitleggen hoe de workshop zou verlopen, waardoor er wat weerstand was. Maar na de workshop kwam iedereen stralend en razend enthousiast naar buiten. We zijn van start gegaan met een werkgroep Wellness@Work. De verjaardag van de zaakvoerder is het ideale moment voor de kick-off van ons actieplan. Gezondheid staat centraal en een start-to-run, zwemmen, dansinitiaties en yogalessen staan reeds op het programma. Maar we willen ook de nodige aandacht besteden aan het loonbeleid en we besloten om een externe consultant te betrekken via Voka-Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen.”

De resultaten van de workshop van 2 maart worden besproken met de groep. Welke thema’s zullen aan bod komen?: - op korte termijn - op (middel)lange termijn Afspraken rond de projectgroep : - in welke projectgroep willen jullie stappen ? - naam van het project ? - zoek een duo in uw afdeling - ritme van de vergaderingen : om de 6 weken Samenstelling van een kerngroep ( 3 personen ) Stap 5: T weede ve rga dering Hoewel uitwisseling van ideeën en openheid belangrijke bedrijfswaarden zijn, vonden de werknemers de eerste vergadering toch niet zo eenvoudig. Deze vergadering werken we verder aan het creëren van een veilige en open sfeer. Door de aanwezigheid van duo’s die de workshop niet hebben meegemaakt, is de doelstelling van de vergadering niet duidelijk. We veronderstelden dat de collega’s elkaar hebben ingelicht. Dit is dus niet het geval, wat voor ons een belangrijk aandachtspunt is. Aanpak:

Stap 1 : Stel de we rk groe p same n De medewerkers die deelnamen aan de workshop van 2 maart 2007 “Werken met de glimlach” worden uitgenodigd. Deze groep bestond uit één medewerker van elke afdeling van Evergem en 2 medewerkers van Brugge. Opmerking: Stel duo’s samen voor het geval de betrokken personen niet aanwezig kunnen zijn op de werkgroepvergadering.

-

Stap 2: B reng d oel stelli nge n, strategieë n e n act ies i n kaa rt. Het opstarten van de werkgroep kadert binnen: 1. De strategie van leeftij ds bew ust perso nee lsbe leid : - Het ontwikkelen, benutten en behouden van capaciteiten, kennis en ervaring van medewerkers. - Medewerkers uit alle leeftijdsgroepen vitaal, gemotiveerd en inzetbaar houden gedurende de hele loopbaan. 2. De verhoging van de betrokkenheid van de medewerkers: We hielden een enquête over de betrokkenheid van de medewerkers in 2007. We scoorden laag op volgende stellingen: - waardering en beloning op het werk - kansen om bij te leren - zelfontplooiing. 3. Een evolutie naar een strategie van Totale Verloning: Het in kaart brengen van alle elementen van de verloning: financiële, niet-financiële, tijd 4. De beleving van de b edrijf swaa rde n (oog, hand, hart) door de medewerkers : “Onze Waarden vóór en na- teamspirit en gezondheid”

-

Stap 3: Betrok kenhe id va n het manageme nt e n de werk nemers i s de sle utel tot slag en Het management stelt het project voor op de stafvergadering en op de afdelingshoofdenvergadering. Stap 4: Eerste vergade ri ng De HR-manager geeft een uiteenzetting omtrent het begrip “Totale Verloning”. Ze geeft ook een toelichting bij de doelstellingen van dit project. We kaderen het geheel in het model van de theorie van Herzberg. De resultaten van de workshop van 2 maart worden besproken met de groep. Welke thema’s zullen aan bod komen?: - op korte termijn - op (middel)lange termijn Afspraken rond de projectgroep : - in welke projectgroep willen jullie stappen ? - naam van het project ? - zoek een duo in uw afdeling - ritme van de vergaderingen : om de 6 weken Samenstelling van een kerngroep ( 3 personen ) Stap 5: T weede ve rga dering

18

-

-

Een medewerker geeft een beknopte samenvatting van de vorige vergadering en het verloop van de workshop. We houden een korte brainstorm volgens het GPS-model: o Waarom werk je hier graag? Wat maakt dat je hier blijft werken? o Wat is er nodig opdat je hier tot je 65ste zou blijven werken? o Wat zijn voor jou de voor- en nadelen om hier te werken t.o.v. werken in ziekenhuizen of in grote farmaceutische labo’s? De resultaten van deze minibrainstorm worden kenbaar gemaakt in elke afdeling. Op deze manier kunnen de collega’s de ideeën aanvullen De volgende vergadering wordt een ‘doe’-vergadering.

Stap 6: Derde vergade ri ng: o pstelle n va n ee n a ctiepla n Het opstellen van een actieplan vertrekt vanuit de medewerkers zelf. We besluiten ons te focussen op “Gezondheid op het werk”. We willen graag acties ondernemen om op een leuke, interactieve manier tegemoet te komen aan de werkdruk, over de afdelingen heen. Vanuit de vraag “wat doen jullie om te ontspannen?” wordt een actieplan opgesteld met een aantal duidelijke data als kapstok. Actiepla n Kick –o ff 23/ 0 9/ 07 Aanleiding De verjaardag van de zaakvoerder is het ideale moment voor de kick-off van ons actieplan. En we willen de vier start-to-runners van het bedrijf in de bloemetjes zetten. Ze lopen immers na maanden trainen hun 5 km rond de Watersportbaan te Gent zonder stoppen. Wat? Alle medewerkers worden uitgenodigd om die dag met hun gezinsleden deel te nemen aan één van de 4 volgende sporten: lopen, fietsen, zwemmen en wandelen. Nadien volgt een receptie. De werkgroep zoek medewerkers om het startsein te geven, officials om de tijden te noteren, fietsende coaches en fotografen. Doelstelling: Het Wellness-programma voorstellen en de medewerkers warm maken om zich in te schrijven voor het jaarprogramma. Gezondheid en teambuilding staan centraal en wij starten met een jaarprogramma waarin medewerkers de kans krijgen om zich verder te bekwamen in lopen, fietsen, zwemmen en Nordic Walking onder begeleiding van de sportcoaches van Move@Work. Op 6 data in het jaar worden tijdens de middag “Clinics” georganiseerd rond het thema Gezondheid en Sport. Afsluitmoment Wellness@Work 2008: 11/07 BBQ van de Vlaamse Gemeenschap.

Stap 7: Uitwe rke n van het actie pla n.


Hild e N uyti nck, HR-Ma na ge r La bo N uyti nck “De kick-off was een schitterende dag. 70 deelnemers, uit alle geledingen van het bedrijf, kwamen zich aanmelden voor een zondagmorgen vol beweging en dit in het gezelschap van partner en/of kinderen, samen goed voor 150 sporters. Het was duidelijk dat de dag gedragen werd door de werkgroep “Wellness@Work”, hun aanwezigheid leidde de activiteiten in goede banen en de sfeer was heel dynamisch en actief. Move@Work zal verder instaan voor de begeleiding van de medewerkers die zich ingeschreven hebben voor een sportieve uitdaging. Het komt er nu op aan om er voor te zorgen dat het project van de medewerkers zelf blijft: de werkgroep Wellness@Work zal aangesproken worden om de organisatie van de verdere workshops op zich te nemen zodat de activiteiten van het jaarprogramma verlopen in dezelfde enthousiaste sfeer. Hopelijk worden er dan nog enkele ludieke acties uitgedacht zodat het tof blijft, zowel voor mij als voor hen!”

19

Literatuurlijst BYTTEBIER I., Creativiteit Hoe? Zo!, Uitgeverij Lannoo, Tielt 2002 GPS voor ondernemingen, Flanders DC. KONINGS A., Praktische Gids Co-efficiënt, Voka – Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen, Dendermonde 2006. ROELANDT, J. en MEERSSCHAUT, T., De ontwikkeling van een Werknemerstevredenheidstoolkit op basis van de GPS-methode van FDC, Hogeschool Gent Departement Bedrijfsmanagement Mercator, Gent 2007.


Na woord Beste lezer, Ik heb net als u zopas het werkboek doorgenomen dat het resultaat is van het project Wellness@Work. Het is een handzaam werk geworden waarmee iedereen aan de slag kan. De aandacht voor de sociaal verantwoorde kant van werken die we vandaag in brede lagen van de maatschappij zien, krijgt er een beetje meer concrete vorm door. Het is immers makkelijk wensen en verzuchtingen in het abstracte te formuleren zonder dat er ooit iets concreet mee wordt gedaan. Het is veel moeilijker op een niet-dirigistische manier het gesprek te voeren met alle betrokkenen en een realistische bundel haalbare actiepunten te formuleren. De manier waarop het werkboek is ontstaan mag een voorbeeld genoemd worden. Ten eerste omdat het op een heel systematische manier is tot stand gekomen. De projectgroep heeft vanuit de resultaten van voorgaande projecten, en gebaseerd op de noden van de bedrijven een actieplan uitgewerkt dat heeft geleid tot dit werkboek. Dat is niet altijd een gemakkelijk parcours geweest, want het is geen snel maakwerk maar echt maatwerk. Ten tweede is dit werkboek het resultaat van een bijzondere samenwerking tussen het bedrijfsleven (zowel individuele bedrijven als Voka) en het onderwijs. De competenties van de bedrijfsverantwoordelijken en van de experts van Voka enerzijds en van de lesgevers en experts uit het hoger onderwijs anderzijds zijn samengebracht om de probleemstelling grondig en methodisch te benaderen. Het resultaat toont aan dat het hoger professioneel onderwijs de link heeft gemaakt tussen state of the art wetenschappelijke kennis en de praktische toepassing ervan in de realiteit van het hedendaagse economische leven. De studenten van de Hogeschool Gent die met veel inzet en werkkracht aan dit project hebben deelgenomen, hebben hiermee zeker ook een staaltje van hun kunnen geëtaleerd. Tenslotte is dit werkboek bijzonder, omdat het tot stand is gekomen door de inbreng van de bedrijven en hun medewerkers zelf. Het zijn organisaties die door hun verscheidenheid gerust een representatief staal genoemd kunnen worden van veel Vlaamse bedrijven. Door hun bijzondere aandacht voor wellness zijn ze echter zonder twijfel voortrekkers op het gebied van het respectvol en met aandacht omgaan van de medewerkers. Dit werkboek is voor hen een nuttige tool gebleken. Ik ben ervan overtuigd dat het dit ook zal zijn voor alle andere bedrijven en organisaties die medewerkerstevredenheid hoog op hun agenda plaatsen. Jan Schelstraete Departementshoofd Bedrijfsmanagement Mercator

20


Handleiding voor de Trainer Inleiding

Bijlagen

1. Bereid de sessie voor

Enquête:

Benodigdheden

- Vragenformulier (pdf)

Deelnemers

- Verwerkingsformulier schriftelijke enquête (Excel)

2. Doe de sessie

- Verwerkingsformulier online enquête (Excel)

GPS-bord Opwarming Oefening 1: Genieën Oefening 2: BBB-momenten Taakblindheid en taakfocus-oefeningen

3. Ronde 1: ideeën genereren 4. Ronde 2: ideeën selecteren Fantastische en zeker te realiseren ideeën De populairste ideeën Clusteren van de populairste ideeën De persoonlijke top

5. Ronde 3: ideeën uitwerken Nadelen, valkuilen, belemmeringen Oplossingen

6. Ronde 4: Feedback Belangrijk

21

Workshop: - Blad met themakaartjes (Word) - Voorbeeld van inleiding van de workshop (Powerpoint) - GPS-hulpje: Overzicht van alle stappen (pdf) - Model van Projectvoorstel (Word) Rapportering - Verslag Werkgever (Word) - Verslag Werknemer (Word)


Inleiding

2

De “Handleiding voor de Trainer” werd ontwikkeld voor wie de workshop “Werken met de Glimlach” leidt. Deze handleiding voert de trainer doorheen de verschillende onderdelen van de workshop. De workshop wordt ingeleid met drie opwarmingsoefeningen, namelijk ‘genieën’, ‘BBB-momenten’ en enkele oefeningen rond taakblindheid en taakfocus.

GPS-bord

De workshop zelf wordt opgesplitst in vier rondes. In ronde één geeft de trainer uitleg over de regels van het spel en over de thema’s. In diezelfde ronde verzinnen de deelnemers ook ideeën. In ronde twee selecteren de deelnemers ideeën aan de hand van stickers en op basis van hun persoonlijke top 3. In de derde ronde werken de deelnemers in groepjes de topideeën uit in projectvoorstellen. Die presenteren ze vervolgens aan de andere deelnemers. De laatste ronde, ronde vier, is een feedbackmoment: de trainer vraagt de deelnemers naar de voordelen, beperkingen en unieke aspecten van de workshop. Deze ronde is een belangrijk afsluitmoment. In de bijlagen vindt u een powerpointpresentatie die is ontwikkeld om de trainer te ondersteunen gedurende de workshop.

1. Be rei d de se ssie voor Benodigdheden Het bedrijf voorziet in de volgende benodigdheden: � Een aangename ruimte (indien mogelijk met ramen) die voldoende groot is, zodat de deelnemers rond de tafel kunnen wandelen. � Een grote tafel waar al de deelnemers omheen kunnen zitten en waarop het GPS-bord kan liggen � Flip-over � Alcoholstiften voor alle deelnemers � Minimum 200 post-its � Beamer en PC � Plakband � Rode en groene stickers � Timer � Naamkaartjes � Toolkit “Werken met de Glimlach” � 6 themakaartjes om op het GPS-bord te kleven* � GPS-hulpje* � 5 templates van de ‘Projectvoorstellen’* * Deze documenten staan op de cd-rom. Het GPS – hulpje vindt u terug in de toolkit.

Doe de sessie

Er zijn twee mogelijkheden: u laat het GPS-bord in zijn oorspronkelijke staat of u knipt het bord in 6 gelijke stukken. Wannee r u het GP S-b o rd i n zij n oo rs pro nkelij ke staat laat, legt u d it cent raal op d e tafel. In het midden van het GPS-bord - in de grijze cirkel - legt u de 6 thema’s (zie figuur 2.1). Nummer deze thema’s van één tot zes. Die nummering is belangrijk in ronde 2 van de workshop. Zorg ervoor dat alle deelnemers het bord duidelijk kunnen zien. Voordelen: � De deelnemers zitten samen rond de tafel, wat de groepssfeer bevordert. � U heeft een goed overzicht over de groep. � Doordat iedereen aan één tafel zit, kan u het brainstormen beter onder controle houden en leiden. Nadelen: � De deelnemers praten onderling tijdens het brainstormen. Daardoor worden ze gemakkelijker door elkaar beïnvloed en geven ze meer kritiek op elkaar ideeën. Dat kan ertoe leiden dat bepaalde ideeën uit schrik niet worden geuit. � De deelnemers kunnen zich minder ontspannen voelen. Rond één tafel samenzitten heeft immers veel weg van een vergadering. U kunt het G PS- bo rd oo k i n 6 geli jke st uk ke n k nip pe n. Die stukken hangt u op in de ruimte waar de workshop gegeven wordt. Bovenaan elk stuk kleeft u een themakaartje. Zorg ervoor dat de verschillende stukken ver genoeg uit elkaar hangen. Nummer deze thema’s van één tot zes. Die nummering is belangrijk in ronde 2 van de workshop. Voordelen: � De deelnemers lopen rond en zijn dus actief bezig. � Elk duo kan individueel geconcentreerd brainstormen over het thema. � Er is geen overleg mogelijk met andere duo’s. � De ideeën worden niet luidop bekritiseerd. � De deelnemers voelen zich veiliger om hun mening te uiten, omdat enkel hun partner weet wat er opgeschreven wordt. Nadelen: � U heeft minder overzicht over de groep. � Doordat iedereen verspreid is over de kamer kan het voor u moeilijker zijn om het brainstormen onder controle te houden en te leiden.

Deelnemers Per GPS-bord zijn er minimum 8 en maximum 18 deelnemers aanwezig. Het bedrijf duidt de medewerkers aan. Vraag zeker na of de deelnemers vrijwillig of verplicht deelnemen. Chinese vrijwilligers kunnen immers een slechte invloed hebben op de workshop. Ga ook na of er leidinggevenden deelnemen. Hun aanwezigheid kan eveneens een grote invloed hebben op de workshop. Wanneer er Chinese vrijwilligers of leidinggevenden deelnemen, is het mogelijk dat er een gespannen sfeer heerst. U leidt dan de workshop zonder hier veel acht op te slaan. Wanneer deelnemers echt negatief gestemd zijn, raadt u hen aan tijdens de workshop positief te denken en schenkt u hen verder geen extra aandacht.

22

De centrale vraag: ‘Hoe kunnen we ervoor zorgen dat u met de huis gaat?’, schrijft u neer op de flip-over.

komt werken en met de

terug naar


Figuur 2.1: GPS-bord

Stel hen de volgende vraag: ‘Op welke momenten krijgt u plots geweldige ideeën?’. Vervolgens probeert u uit de gegeven antwoorden de 3 B’s af te leiden, namelijk: Be d, Ba d en Bewe gi ng. Voorbeelden van Bed-m ome nten zijn: - tijdens het slapen - tijdens het opstaan - rusten op bed - … Voorbeelden van Bad-m ome nten zijn: - sauna - douche - bad - toilet - … Voorbeelden van Bewe gi ng-m ome nte n zijn: - vissen - sporten - surfen - praten - lezen - … De deelnemers krijgen hun meest creatieve ideeën dus steeds op een ontspannen moment. Leg hen ook dat het belangrijk is dat ze tijdens de workshop dus ook best ontspannen zijn.

Opwarming Duur: 3 0 mi nuten Zorg ervoor dat u tijdens de opwarming het onderdeel ‘Warming-up’ van het GPS-hulpje bij de hand hebt. Zet ook de powerpointpresentatie aan. Die ondersteunt u vanaf dit moment gedurende de gehele workshop. Geef de deelnemers een naamkaartje en laat hen hun naam, afdeling en functie op dit kaartje noteren Laat de deelnemers zichzelf ook kort voorstellen voor u aan de opwarming begint.

Taakblindheid en taakf ocus-oefeni ngen Oefening 3: “Hoe beïnvloeden wij?”

Oefening 1: Genieën

Doelstelling: De deelnemers leren dat taakfocus aanleiding geeft tot creatief en probleemoplossend denken.

Doelstelling: De deelnemers overtuigen van hun creativiteit.

De centrale vraag « Hoe kunnen we ervoor zorgen dat u met de glimlach komt werken en met de glimlach terug naar huis gaat ? » is zeer ruim. Om gericht op die vraag te antwoorden, maken we tijdens de workshop een onderverdeling in zes thema’s.

De volgende vragen kunnen u daarbij helpen: � Som een aantal genieën op. �

Wie is volgens u een creatief genie? (Stel deze vraag in het enkelvoud anders antwoorden de deelnemers met soorten mensen i.p.v. met specifieke personen)

�

Wie is volgens u écht creatief?

�

Wie heeft volgens u al schitterende dingen gecreëerd (uitgevonden, gemaakt...)?

De namen die de deelnemers opnoemen, schrijft u neer op een flip-over. Zorg ervoor dat alle deelnemers aan het woord komen tijdens deze oefening. Vooral de introverte deelnemers moet u aanporren. Het is noodzakelijk dat ook zij zich op hun gemak voelen tijdens de workshop en hun ideeën/gedachten durven uiten. Stel dat er veel mannen op de lijst staan (en meer bepaald overleden mannen zoals Einstein, Edison, Michelangelo, Da Vinci...), dan geeft u de volgende uitleg: “Er bestaan veel mythen en stereotiepen rond (creatieve) genieën. Maar u hoeft noch een man, noch overleden te zijn, om creatief te zijn. Deze personen (en u verwijst daarbij naar namen op de flip-over) hebben inderdaad geniale zaken gecreëerd, maar iedereen is creatief, dus jullie (de deelnemers) ook.” Indien de deelnemers ook personen uit hun omgeving als een creatief genie zien, legt u uit dat niet enkel die personen creatief zijn, maar dat iedereen op zijn eigen manier iets creatiefs in zich heeft. U kan daarbij verwijzen naar hun dagdagelijks leven: de kinderen, hobbies, ….

Oefening 2: BBB-momenten Doelstelling: Het overtuigen van de deelnemers dat het belangrijk is dat ze zich ze tijdens de workshop ontspannen voelen.

23

Om te illustreren dat deze onderverdeling de deelnemers helpt om de focus te behouden, doet u de volgende oefening. �

Op de flip-over schrijft u de vraag: “Hoe beïnvloeden wij?” . U legt de deelnemers uit dat zij deze algemene vraag in drie stappen gaan beantwoorden.

�

Als eerste stap noteert u de eerste subvraag op de flip-over: “Hoe beïnvloeden wij onze kinderen?”. De deelnemers krijgen één minuut de tijd om zoveel mogelijk antwoorden te genereren. U vraagt aan één deelnemer om de antwoorden op te schrijven.

�

Daarna gaat u tijdens één minuut in op de subvraag “Hoe beïnvloeden wij onze baas?”. U schrijft deze vraag ook op het bord en u geeft de deelnemers één minuut de tijd om ideeën te spuien.

�

Vervolgens stapt u over naar de derde en laatste subvraag, namelijk “Hoe beïnvloeden wij onze klanten?”. U schrijft de vraag op de flip-over en de deelnemers krijgen opnieuw een minuut de tijd om te antwoorden.

�

Na deze oefening van drie minuten gaat u na hoeveel antwoorden ieder onderdeel heeft gescoord.

�

Achteraf vraagt u de deelnemers of ze aan de kinderen gedacht hebben toen u het over de baas had. Ze zullen u ongetwijfeld antwoorden dat ze alleen aan het beïnvloeden van de baas hebben gedacht.

GPS Werken met de Glimlach 49

Daarop legt u hen uit dat ze op die manier van werken hun aandacht enkel op één aspect hebben gericht en niet zijn afgeleid door andere aspecten. In dit specifieke geval draagt deze werkwijze bij tot creatief denken. In andere gevallen kan een te sterke focus uitgroeien tot taakblindheid en de creativiteit afremmen.

3 Ronde 1: ide eën gene ren. Duur: 6 0 mi nuten Tijdens de eerste ronde van het spel legt u de regels en de thema’s uit aan de deelnemers en genereren de deelnemers ideeën.

De spelregels Oefening 4: Kortsluiting?

�

Stel zelf de duo’s samen die aan de workshop deelnemen. Vorm duo’s met deelnemers van verschillende afdelingen, geslachten en leeftijdsgroepen en met verschillende functies. U heeft de deelnemers reeds beter leren kennen tijdens de opwarming en u weet dus wie veeleer introvert en eerder extravert is. Opgelet! Zorg ervoor dat u extraverte personen niet bij introverte personen plaatst. Die laatsten krijgen dan immers niet de kans om zelf ook ideeën te formuleren.

�

Toon hen vervolgens de centrale vraag en leg uit dat tijdens de workshop alles rond werknemerstevredenheid draait.

�

Vertel de deelnemers dat ze hun ideeën op post-its neerschrijven (één idee per post-it) en die bij hun thema kleven. (zie 3.3.3 Ideeën genereren)

�

De deelnemers moeten in H OO FD LE TTE RS schrijven en de ideeën zo CO N CREE T mogelijk formuleren.

Doelstelling: De deelnemers leren dat taakblindheid de creativiteit en het vinden van oplossingen remt. [KADER kleurenpalet inlassen] GEEL PA AR S ZWA RT BRUIN ROOD ORA NJ E Kortsluiting? Zeg de kleur, niet het woord

BLAUW ROOD GEEL GEEL ZWA RT GEEL

ORA NJ E GROE N ROOD BLAUW PA AR S GROE N

Bron: Meer inspiratie vindt u in Creativiteit Hoe? Zo! van Igot Byttebier

Zo is “sport” een te ruim begrip. De deelnemers dienen aan te geven om welke sport het gaat: tennis, voetbal, fitness… Vraag de deelnemers om de kleuren één voor één te lezen en niet de woorden. U zult merken dat hen dat moeilijk valt. Dit komt doordat de rechterhersenhelft de kleur probeert te zeggen terwijl de linkerhersenhelft het woord wil lezen. Lezen is immers geautomatiseerd en dat automatisme kan je niet vermijden als je naar een woord kijkt. Je gaat vanzelf een betekenis toekennen aan het gelezen woord. Daarom is er meer tijd nodig om geen fouten te maken. Dit mechanisme wordt interferentie genoemd. Het lezen van het kleur-woord interfereert met het benoemen van de kleur. Tijdens de brainstorming met de GPS-tool komt het erop aan om niet te veel in automatismen en klassieke denkpatronen te vervallen. Je mag zelfs ideeën spuien die op het eerste gezicht niet te realiseren zijn. Het ene idee brengt het andere met zich mee. Hoe meer je de automatismen loslaat, hoe gemakkelijker het wordt om met nieuwe ideeën op de proppen te komen.

24

�

Leg er de nadruk op dat ze NIE T mogen O ORDE LE N en GEE N KRITIEK mogen geven op ideeën van anderen.

�

Zeg hen dat ze ideeën van de andere deelnemers mogen C OMBI NERE N en CO N CRE TISE RE N.

�

En maak duidelijk dat alle ideeën welkom zijn!

Tip: laat de ideeën met viltstift opschrijven. Dat leest gemakkelijker.

Draft Revisie Annie Gay bewerking 11-12-2007 49/59


50

De thema’s

51

Spelronde

De thema’s zijn voor elke deelnemer éénduidig. U kunt ze formuleren aan de hand van “hoe-vragen”. Inleidi ng: 10 m inute n Voorbeeld: THEMA: Waardering en beloning � Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jullie je gewaardeerd voelen voor jullie werk? � Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jullie de gepaste beloning krijgen voor jullie werk? Wanneer het niet lukt met “hoe-vragen”, probeer dan de vragen duidelijk en eenvoudig te formuleren. Dat doet u bij elk thema. Het droomthema ‘zou het niet fijn zijn als…’, legt u op volgende manier uit: “Dit is een vrij thema waar jullie ideeën kunnen bij formuleren die volgens jullie niet onmiddellijk thuis horen bij de andere 5 thema’s van de workshop”.

Ove rzic ht va n m og elij ke th e ma ’s en vra ge n � Jobi nho ud Hoe zie jij je droomjob? Hoe kan je je job nog gekker/leuker maken? � Waarde ri ng e n bel o ni ng Hoe wil je beloond worden? Hoe wil je gewaardeerd worden? � Interne c omm unicatie Wat wil je weten over de leiding en het bedrijfsbeleid? Hoe kunnen we elkaar beter leren kennen? Hoe kunnen we de communicatie in het bedrijf verbeteren? � Zelfo ntp lo oii ng Hoe kan jij jezelf ontwikkelen binnen het bedrijf? Op welke manier wil je bijleren? Wat wil je bijleren? Hoe kan het bedrijf je helpen met het ontwikkelen van talenten en vaardigheden? � Veilig hei d Wat kan er verbeterd, vergemakkelijkt of verduidelijkt worden in jouw afdeling, ten dienste van de veiligheid? � Werk druk e n stre ss Hoe kunnen we de druk van lange afwezigheden wegnemen in jouw afdeling? � Balans we rk /privé Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jij je werk en gezin beter kan combineren? Welke comfortdiensten zouden jouw leven vereenvoudigen? � Recruteri ng Hoe kunnen we meer mannen aanwerven? Hoe kunnen we meer vakbekwame mensen aanwerven? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het bedrijf een goed imago heeft? � Same nwe rke n e n lei di ng ge ve n Hoe kunnen we de groepsgeest verbeteren? � Veilig hei d e n ge zo nd heid Wat kan er verbeterd, vergemakkelijkt of verduidelijkt worden in jouw afdeling, met het oog op jouw veiligheid en jouw gezondheid? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jouw gezondheid meer aandacht krijgt? � Kwaliteit Wat kan er verbeterd worden aan de kwaliteit van de producten?

Draft Revisie Annie Gay bewerking 11-12-2007 25 50/59

Duur spel ronde: ma x 5 0 mi nute n Tijdens ronde één brainstormen de duo’s bij elk thema. Elk duo gaat bij een thema staan of zitten. Het tijdsschema dat hier weergegeven wordt, is enkel een leidraad. Wanneer u ziet dat de duo’s nog volop nieuwe ideeën genereren, kan u hen extra tijd geven. Let wel op dat u nog genoeg tijd over heeft voor de volgende rondes. Wanneer u merkt dat de duo’s geen inspiratie meer hebben, kan u hen sneller later doorschuiven naar het volgdende thema. �

� � � � �

De eerste keer krijgen de teams 6 m inute n de tijd om over het thema te brainstormen, daarna gaan ze door naar het volgende thema. Wanneer u het GPS-bord in zijn geheel gebruikt, draait u het door, zodat de duo’s aan een ander thema zitten. Bij het tweede thema krijgen ze 7 mi nuten de tijd. Bij het derde thema krijgen ze 7 mi nute n. Bij het vierde thema krijgen ze 6 mi nute n. Bij het vijfde thema krijgen ze 5 mi nuten. Bij het zesde thema krijgen ze 4 m inute n.

Daarna staan de duo’s opnieuw bij hun eerste thema. Ze krijgen dan nog 3 mi nute n om nieuwe ideeën te bedenken bij dit thema of om voort te bouwen op reeds bestaande ideeën. Hierna geeft u hen de opdracht om ideeën (van het thema waar ze bij staan/zitten) te clusteren die exact hetzelfde betekenen. Leg er de nadruk op dat de ideeën echt wel e xact de zel fde bete ke nis moeten hebben. De clusters mogen immers niet te ruim zijn en mogen slechts één idee inhouden. Na ronde één krijgen de deelnemers enkele minuten pauze. Wanneer u de stukken heeft opgehangen, heeft u nu de tijd deze op de tafel samen te brengen. Na de korte pauze krijgen de deelnemers ook even de tijd om alle ideeën te lezen die op tafel liggen.


GPS Werken met de Glimlach 52 53

4 Ronde 2: ide eën selecte ren

De persoonlijke top 3

Duur: 3 0 mi nuten

Duur: 5 mi nute n � Nummer nu alle ideeën (een geclusterd idee is 1 nummer). Vraag aan de deelnemers om hun persoonlijke top 3 ideeën te noteren aan de hand van de nummers die u aan de ideeën hebt toegekend. Voorbeeld: idee 1, 9 en 12. Geef hen hiervoor 1 minuut de tijd. � Ze mogen nog niet oordelen of de ideeën wel realiseerbaar zijn, ze stemmen vanuit hun buikgevoel. � Hierna vraagt u aan iedere deelnemer zijn top 3 luidop te zeggen. U zet telkens een streepje bij de ideeën waarop de deelnemers stemmen om de score bij te houden. � De top 3, 4 of 5-ideeën worden zo, zonder discussie, vanzelf duidelijk.

Fantastische en zeker te realiseren ideeën Duur: 1 0 mi nuten Tijdens de tweede ronde krijgen de duo’s 8 oranje en 8 gele stickers. De oranje stickers dienen voor creatieve ideeën die realiseerbaar zijn op lange termijn (> 6 maanden). De gele stickers zijn bestemd voor creatieve ideeën die realiseerbaar zijn op korte termijn ( 6 maanden).

Deze topideeën schrijft u nog eens duidelijk neer op een flip-over.

Opgelet: De realisatietermijn van de ideeën bepaalt iedereen voor zichzelf. Oranje en gele stickers kunnen dus op 1 post-it gekleefd worden. �

Leg uit dat de stickers dienen voor de ideeën die de deelnemers echt fantastisch vinden en die ze echt gerealiseerd willen zien.

�

De duo’s mogen de stickers over alle ideeën op het bord verdelen. Ze mogen dus bij alle thema’s en ideeën stickers kleven. Zorg er wel voor dat elk duo maximum twee stickers in totaal op één idee kleeft. Ze mogen dus niet al hun stickers op dezelfde post-it kleven. Wel moeten alle stickers worden gebruikt!

�

Tijdens deze ronde kunnen de teams rond de tafel lopen om een goed zicht te hebben op het hele bord.

De populairste ideeën Duur: 1 0 mi nuten Na het kleven van de stickers verdeelt u een vel van de flip-over in zes kolommen. Elk stuk stelt een thema voor. �

� �

Begin met thema 1 (de nummering die u de thema’s hebt toegekend, zie 3.1 GPS - bord). Begin met te vragen naar de ideeën waar 3 of meer malen op gestemd is. Kleef deze post-its in de kolom van thema 1. Datzelfde doet u ook met de overige thema’s. De joker: Het is mogelijk dat er in één kolom geen post-its kleven. Laat de deelnemers één idee kiezen van dat thema dat zeker gekozen moet worden. Zorg dat er minimum 12 ideeën en maximum 20 ideeën op de flip-over kleven. Op de post-its schrijft u steeds het nummer van het thema waarvan de ideeën afkomstig zijn.

Clusteren van de populairste ideeën Duur: 5 mi nute n Wanneer bepaalde ideeën op de flip-over bij elkaar horen, maar bij verschillende thema’s thuishoren, mag u die clusteren. Doe dat in overleg met de deelnemers. Het clusteren mag tussen alle ideeën: ideeën met gele stickers mogen dus worden geclusterd met ideeën met oranje stickers.

Draft Revisie Annie Gay bewerking 11-12-2007 52/59 26



54

5 Ronde 3: ide eën uitwerken

Mogelijke structuur voor proje ctvoorstelle n

Duur: 4 5 mi nuten In ronde drie legt u uit dat de deelnemers de topideeën verder gaan uitwerken in projectvoorstellen.

Projectvoorstel

U vraagt welke deelnemers het idee met de meeste stemmen willen uitwerken. Daarna vraagt u welke deelnemers het tweede idee willen uitwerken en zo gaat u verder. U stelt de groepjes dus niet zelf samen.

Titel idee: (1)

Er werken 2 of 3 deelnemers aan één projectvoorstel. Alvorens u de templates van de projectvoorstellen uitdeelt, legt u deze kort en bondig uit (zie voorbeeld 2.1.). � � � �

�

� � �

Eerst en vooral schrijven de deelnemers de titel van het idee op, zodat u nadien nog weet over welk idee het projectvoorstel gaat (1). Vervolgens omschrijven ze de knelpunten. Ze geven aan wat er verbeterd of opgelost moet worden (2). Ze geven een korte omschrijving van de oplossing(en) voor de knelpunten en wat deze precies inhoudt(inhouden) (3). Ze sommen de voordelen voor de werknemers (4) en voor de werkgever op (5). Het is namelijk niet onbelangrijk dat de werkgever weet dat er ook voordelen voor hem/haar zijn. Hij/zij zal uiteindelijk ook de beslissing nemen of het idee al dan niet uitgewerkt zal worden. De deelnemers sommen de nadelen, valkuilen en belemmeringen op (6). Het gaat daarbij om oorzaken die de realisatie van het idee in de weg zouden kunnen staan (voorbeeld: te duur). Naast elk nadeel, elke valkuil of belemmering kunnen de deelnemers een oplossing voorstellen (7). Hierna krijgen ze de kans om de impact te omschrijven (8). Welke impact zou het idee hebben op de sfeer, de collega’s, het bedrijf, de processen..., indien het gerealiseerd zou worden? Ten slotte vullen de deelnemers het actieplan in. Hier noteren ze welke acties volgens hen moeten worden ondernomen om het idee te realiseren (9). Ook belangrijk is dat ze zeggen wie die acties moet ondernemen, waarom juist die perso(o)n(en) (10) en wanneer ze moeten worden ondernomen (11).

Omschrijving knelpunt: (beschrijf hier wat opgelost of verbeterd moet worden)(2)

Omschrijving oplossing: (beschrijf hier wat de oplossing/verbetering precies inhoudt)(3)

Vo orde le n Wat zijn de voordelen voor de werknemer? (4) Wat zijn de voordelen voor de werkgever? (5)

Nade le n, va lkuil en , b el e m me rin ge n �

(6)

Oplo ssi ng en �

(7)

Impact: (beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega’s en het bedrijf) (8)

Actieplan Wel k e ac tie s mo et en ond er no m en w orde n? (9)

Door w ie mo et en dez e ac ti e s o nde rno m en word en ? En w aar o m d oor dez e per son en? (10)

Wan ne er mo et en dez e a cti e s o nd erno m en word en ? (11) De deelnemers krijgen nu 30 mi nute n om het projectvoorstel uit te werken. Hierna moet elk groepje zijn projectfiche voorstellen, hiervoor krijgen ze 3 mi nuten. Na deze 3 minuten kunnen de andere deelnemers hun reacties geven. Dit mag onder geen beding gebeuren tijdens de presentatie. U legt deelnemers die dit toch doen, het zwijgen op.




56

6 Ronde 4: Fee dback

7 Belangrijk

Duur: 1 0 mi nuten � Na de workshop volgt er nog een kort feedbackmoment, de zogenaamde VBU (Voordelen, Beperkingen en Unieke aspecten). Deze ronde is een belangrijk afsluitmoment. � U verdeelt de flip-over in 3 rijen en boven elke rij noteert u de V, de B of de U. � U vraagt eerst naar de voordelen van de workshop en noteert deze op de flip-over. Nadien vraagt u naar de beperkingen en uiteindelijk vraagt u naar de unieke aspecten, welke u ook noteert of de flipover.


� �

Verzamel na de workshop alle ideeën die op het GPS-bord kleven per thema. Dit is immers heel belangrijk voor de verwerking nadien. Zorg er ook voor dat u de topideeën op de flip-over laat hangen. Neem ook alle vellen van de flip-over mee. Deze komen immers van pas tijdens de verwerking van de ideeën. Wanneer de verwerking van de workshop niet tot uw taak behoort, bezorgt u het GPS – bord met ALLE ideeën en de flip-overs aan het management van het bedrijf.



59

Bijlagen Klik op de titel om ze te downloaden. ➥ Download bijlage - GPS-hulpje.pdf ➥ Download bijlage - Online enquête.xls

Co ntact gege ve ns vo or de G PS Werke n met de Glimlac h

Voka-Kamer van Koophandel Oost-Vlaanderen Christel Geltmeyer Noordlaan 21 9200 Dendermonde 052/33.98.35 [email protected]

➥ Download bijlage - Presentatie.ppt ➥ Download bijlage - Schriftelijke enquête.pdf ➥ Download bijlage - Template projectvoorstel.doc ➥ Download bijlage - Template verslag werkgevers.doc ➥ Download bijlage - Template verslag werknemers.doc ➥ Download bijlage - Themakaartjes.doc ➥ Download bijlage - Verwerking schriftelijke enquête.xls

29


GPS Werken met de Glimlach

Recommend Documents