G.M.R. S.P.O. VENRAY Verslag van de vergadering d.d. 20 oktober 2015 Aanwezig:
CvB/Staf: Gasten: Afwezig:
A. Cuppen, M. Hoedemaekers, R. van Mil, L. Philipsen, E. Sweelssen, E. van der Velden en J. van Well M. de Groot (voorzitter) Y. Raaijmakers C. Biersteker en A. Steekbakkers (agendapunt 9) C. Lukken, F. Janssen, K. Janssen en A. Smits (allen met kennisgeving)
Openbare vergadering 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering met een speciaal woord van welkom aan mevrouw Hoedemaekers, die als nieuw lid de GMR komt versterken. Mevrouw Cuppen neemt het vice voorzitterschap van de heer Steenbakkers over. Vaststelling agenda De definitieve managementletter is nog niet beschikbaar en wordt derhalve geagendeerd voor de GMRvergadering van 25 november a.s. In plaats hiervan wordt door mevrouw Raaijmakers aan de hand van een PPT verdere informatie verstrekt over de samenwerking van SPOVenray met Dynamiek Scholengroep. 2. Vaststelling overzicht vertegenwoordiging MR-en in GMR Het overzicht vertegenwoordiging MR-en in GMR wordt ongewijzigd vastgesteld. De e-mailadressen van de (nieuwe) MR contactpersonen worden doorgestuurd aan de GMR leden. 3. Vaststelling aangepaste adressenlijst per 1 oktober 2015 De adressenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Managementletter n.a.v. jaarrekening 2014 De concept managementletter is besproken in de vergadering van de Raad van Toezicht. De definitieve versie met de opmerkingen van de Raad van Toezicht is nog niet ontvangen van het accountantskantoor. De managementletter wordt ter informatie geagendeerd voor de GMR-vergadering van 25 november a.s. 5. Rapportage beleggingen 2e kwartaal 2015 De heer Hendriks reikt ter vergadering de beleggingsrapportage over het tweede kwartaal 2015 uit en neemt deze later weer in. Hij geeft hierop een korte toelichting. In het tweede kwartaal is niets noemenswaardig gebeurd. Er hebben geen mutaties in de portefeuille plaatsgevonden. De daling van de liquide middelen wordt mede veroorzaakt door het achteraf in een keer betalen van de bewust uitgestelde betalingen van de nota’s inzake Payroll OSG. Op de desbetreffende vraag antwoordt de heer Hendriks dat de beleggingen zijn uitbesteed aan de ING Bank, maar wel worden uitgevoerd op basis van wensen/gegevens van SPOVenray. De opdracht is om met terughoudende beleggingen een zo optimaal mogelijk rendement te behalen. Vanuit de GMR wordt gevraagd hoe het komt dat er geld over is om te beleggen. Dit dient toch besteed te worden aan onderwijs. GMR 20 oktober 2015
1
De heer Hendriks antwoordt dat belegd wordt met geld dat voor de toekomst gereserveerd is voor bijv. onderhoud. Op de balans is zichtbaar welke reserves en voorzieningen dit betreft. Beleggen is geen doel op zich, maar een middel op meer opbrengst te verkrijgen. 6. Eigenrisicodragerschap Vervangingsfonds per 1-1-2016 Mevrouw Raaijmakers deelt mee dat tussen 2017 en 2020 het Vervangingsfonds (VF) ophoudt te bestaan. Het aantal vergoedingsgronden is al beperkt. Het betreft alleen nog maar vergoedingen bij ziekte. SPOVenray betaalt meer premie dan dat er uitkeringen uitbetaald worden. SPOVenray is voornemens om het eigenrisicodragerschap aan te gaan. Afgelopen donderdag is nog een aantal nieuwe mogelijkheden/opties van het VF ontvangen. Deze dienen nog bekeken te worden en opgenomen te worden in het beleidsstuk. Vandaar dat dit beleidsstuk vandaag niet ter informatie aangeboden kan worden. Het verzoek aan de GMR is om in de GMR-vergadering van 25 november a.s. de beleidsnotitie tegelijkertijd te agenderen ter informatie en ter bespreking, zodat in de GMR-vergadering van 15 december a.s. een besluit genomen kan worden. Een eigenrisicodragerschap kan alleen aangegaan worden per aanvang van het boekjaar. De GMR gaat akkoord met het verzoek en zal het beleidsstuk m.b.t. het eigenrisicodragerschap agenderen voor het vooroverleg van 25 november a.s. 7. Presentatie samenwerking SPOVenray en Dynamiek Scholengroep Mevrouw Raaijmakers geeft aan de hand van een presentatie informatie over de stand van zaken m.b.t. de samenwerking tussen SPOVenray en Dynamiek Scholengroep. SPOVenray en Dynamiek Scholengroep hebben de intentie om intensief te gaan samenwerken. Op termijn zou deze samenwerking kunnen leiden tot een fusie. Als eerste stap hebben zij voor ogen om per 1 augustus 2016 een Holding/moederstichting op te richten voor SPOVenray en Dynamiek Scholengroep. De beide Raden van Toezicht zijn in het voortraject betrokken en hebben ook naar elkaar uitgesproken dat een intensieve samenwerking het doel is. De Holding is de aangewezen vorm om te komen tot de vorm van samenwerking die SPOVenray en Dynamiek Scholengroep voorstaan. Het gaat dan om een koepelstichting (in het onderwijs is de veruit meest gebruikte rechtspersoon immers de stichting) die geplaatst wordt “boven” twee, of meer, reeds bestaande onderwijsstichtingen. Middels de bestuurders en raden van toezicht kunnen bestuur en toezicht dan gedeeld worden, terwijl de stichtingen verder zelfstandig blijven bestaan. Deze juridische vorm is niet fusietoetsplichtig. In de verkennende fase dienen per stichting de volgende thema’s aan de orde te komen: 1. Relatie tussen strategie en samenwerking en de motieven voor intensieve samenwerking: Wat moet de samenwerking concreet opleveren? Wat zijn nadelen? 2. Keuze samenwerkingspartner(s): Waarom kies je voor deze partner? Wat is de synergie? Wat zijn belemmeringen voor samenwerking met deze partner? 3. Voorwaarden m.b.t. vorm en inhoud van de samenwerking: Wat wel en wat niet? Resultaat: Beide Colleges van Bestuur en Raden van Toezicht doorlopen een eigen proces en dat leidt voor beide stichtingen tot een ‘kaderdocument samenwerking’ waarin de punten 1 tot en met 3 zijn vastgelegd Thema’s die per stichting aan de orde dienen te komen: 1. Wat zijn sterktes en zwaktes van beide stichtingen? 2. Wat willen we samen bereiken (ambities en doelen)?; Hoe versterken we elkaar hierin?; Hoe ziet de gezamenlijke samenwerkingsvisie en -strategie er uit? Kunnen we een naam/slogan bedenken die onze ambitie weergeeft en ons kan helpen in de communicatie? 3. Wat betekenen de antwoorden bij 1 voor de juridische en bestuurlijke vormgeving? (eerste verkenning)? De keuze voor de rechtsvorm is namelijk afhankelijk van de motieven, onderliggende waarden en doelen van het samenwerkingsverband. 4. Welke consequenties heeft de voorgenomen keuze voor de rechtsvorm voor o.a. Wet fusietoets en andere juridische implicaties, Governance code onderwijs, financiën, fiscaal, personeel en organisatie, Overkwartier. Wat betreft de formele medezeggenschapsfase heeft het de voorkeur om de beide GMR-en in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij het proces en afspraken te maken over procedure en de planning. Daarnaast kunnen onderzoeksvragen die door de GMR-en worden ingebracht reeds voorafgaand aan de formele advies worden beantwoord. De beide GMR-en wordt gevraagd advies uit de brengen, conform GMR 20 oktober 2015
2
Wet medezeggenschap op scholen, artikel 11 en 17. Indien beide GMR-en positief advies hebben uitgebracht wordt dit advies meegenomen in de eindversie van het ‘samenwerkingsbeslisdocument De stuurgroep wordt gevormd door de Colleges van Bestuur. De stuurgroep komt in het begin wekelijks bij elkaar onder leiding van de procesbegeleider. Bij dit stuurgroepoverleg worden ter zake deskundigen (van intern en extern) uitgenodigd, o.a. jurist, controllers, fiscalist, HRM. Wanneer het verdere uitwerking vraagt in een grotere groep kan dit worden vervolgd in een werkgroep die rechtstreeks rapporteert aan de Stuurgroep. Er worden drie klankbordgroepen (Toezichthouders, DO en GMR-en) in het leven geroepen. In de drie KBG-en kan vaart worden gemaakt doordat de gremia niet steeds voltallig bij elkaar hoeven te komen. In de KBG Toezichthouders kan worden gewerkt aan de voorbereiding van de evt. nieuw samengestelde Raad van Toezicht en het College van Bestuur. Statuten en reglementen kunnen daar worden voorgesproken. Uiteraard vindt besluitvorming plaats in de volledige Raden van Toezicht. De KBG GMR-en, samengesteld uit beide GMR-en kan voorafgaand aan de formele medezeggenschapsfase de gesprekspartner vormen voor de stuurgroep en de advisering voorbereiden inzake het voorgenomen samenwerkingsverband (onderzoeksvragen formuleren en meedenken). 8. Plan van aanpak/voorgang nota Optimaal Onderwijs Hierover is verder geen nieuws te melden. 9. Afscheid Chantal Biersteker en Ad Steenbakkers De voorzitter heet mevrouw Biersteker en de heer Steenbakkers van harte welkom. De heer Steenbakkers is sinds 1 augustus 2012 lid van de GMR en contactpersoon van de Bongerd en de Toverbal en reserve contactpersoon van de Estafette. Verder was hij plaatsvervangend voorzitter en lid van de OPR.. Hij staat voor persoonlijk effectief leiderschap. De voorzitter bedankt hem voor de energie, passie en toewijding en wenst hem veel succes in de verdere carrière. De heer Steenbakkers heeft het GMR-werk met plezier gedaan en zag de GMR een mooie ontwikkeling doormaken. Hij bedankt iedereen voor de prettige samenwerking. Mevrouw Biersteker is sinds 1 december 2012 lid van de GMR en contactpersoon van de Vlaswei en de Landweert en reserve contactpersoon van de Hommel. Zij is momenteel nog lid van de MR van de Klimboom. De voorzitter beschrijft haar als iemand die zich voor 100% inzet, vol passie en het vermogen heeft om kritische vragen te stellen. Hij bedankt haar voor haar werk voor de GMR. Mevrouw Biersteker heeft het GMR-werk met veel plezier gedaan en bedankt de GMR voor de prettige samenwerking. Besloten vergadering 10. Vaststelling verslag d.d. 1 oktober 2015 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Actielijst De actielijst wordt bijgewerkt. Planningsschema d.d. 22 oktober 2015 - De managementletter wordt ter informatie geagendeerd voor de GMR-vergadering van 25 november a.s. - Het eigenrisicodragerschap wordt ter informatie en ter bespreking geagendeerd voor de GMRvergadering van 25 november en ter besluitvorming voor de GMR-vergadering van 15 december a.s. - Mevrouw Philipsen zal de GMR tijdens het jaarlijks overleg met HCC vertegenwoordigen. Zodra de datum bekend is, zal deze worden opgenomen in de vergaderplanning. 11. Mededelingen Verslag College van Bestuur 29-9-2015 en DO 15-10-2015 - Mevrouw Raaijmakers antwoordt op de desbetreffende vraag dat achteraf blijkt dat het nieuwe logo van SPOVenray in zwart wit en klein formaat niet goed uit de verf komt. Momenteel bekijkt het communicatiebureau hoe dit opgelost kan worden. GMR 20 oktober 2015
3
-
De GMR vindt de formulering van de eerste twee zinnen op pagina 2 onder “toename NT-2 leerlingen “ erg ongelukkig. Mevrouw Raaijmakers bevestigt dit en zegt dat het hier ging over Nina’s (niet in Nederlands aanspreekbare kinderen). De gemeente Venray heeft het COA aangeboden om vluchtelingen op te vangen. Zodra meer concretere plannen bekend zijn, wordt SPOVenray als een van de eerste op de hoogte gebracht. Syrische kinderen krijgen nl. een voorlopige status 5, waardoor ze meteen recht hebben op onderwijs als ze uit de 72 uurs opvang zijn.
12. Mobiliteit/formatie Hierover zijn geen bijzonderheden te melden. 13. Rondvraag - Een GMR-lid deelt mee dat er veel onduidelijkheid is over de uitwerking van de CAO. Er zijn veel vragen gesteld, maar weinig antwoorden ontvangen. Mevrouw Raaijmakers antwoordt dat de PO Raad heeft beloofd dat de nieuwe CAO inclusief uitwerkingen per 1 januari 2016 klaar zal zijn. Dit moet meer duidelijkheid scheppen. SPOVenray heeft besloten te starten met het basismodel en te groeien naar het overlegmodel. Een GMR-lid merkt op dat binnen SPOVenray de directeuren heel verschillend omgaan met de uitwerking van de CAO. Mevrouw Raaijmakers antwoordt dat voor zover de uitwerkingen bekend zijn, directeuren deze correct zouden moeten uitvoeren. Afgesproken wordt dat de GMR-leden grote verschillen doorgeven aan mevrouw van Lieshout. Indien nodig zal mevrouw van Lieshout uitgenodigd worden voor de GMR-vergadering van 25 november a.s. - Op verzoek van de GMR zal mevrouw Raaijmakers nakijken of er vanuit de Raad van Toezicht specifieke opdrachten zijn t.a.v. niet gehaalde doelen uit de verantwoordingsrapportage onderwijs. Zij zal dit in de volgende vergadering meedelen. - De keuze voor de klankbordgroep Samenwerking met Dynamiek wordt gemaakt in de vergadering van 25 november a.s. De GMR wil hierover graag eerst overleg plegen met de GMR van Dynamiek. 14. Sluiting De voorzitter sluit om 20.35 uur de vergadering en bedankt iedereen voor de inbreng. Volgende vergadering:
GMR 20 oktober 2015
woensdag 25 november 2015 Aanvang: 19.30 uur Vergaderruimte SPOVenray
4
Besluitenlijst 2015 behorende bij het verslag d.d. 20 oktober 2015 Datum 30-04-2015 30-04-2015 30-04-2015 30-03-2015 28-05-2015 28-05-2015 28-05-2015
28-05-2015 06-07-2015 06-07-2015 06-07-2015 01-10-2015 01-10-2015 20-10-2015 20-10-2015 20-10-2015 20-10-2015
Besluit Positief advies begroting 2015 Instemming (P)GMR: Starten met het basismodel en groeien naar het overlegmodel Vaststelling vergaderplanning 2015-2016 Informele overleg van 19.00 tot 20.00 uur en aansluitend de officiële GMR-vergadering Ondertekening protocol communicatie medezeggenschapsorgaan HCC Vaststelling GMR-reglement Benoeming de heer Janssen als GMR-lid (oudergeleding), herbenoeming voor de oudergeleding van de heer van der Velden en mevrouw Biersteker (voor 1 jaar) en voor de personeelsgeleding herbenoeming van mevrouw Cuppen en mevrouw Sweelssen Instemming bestuursformatieplan 2015-2016 Instemming 4 protocollen als onderdeel van het Veiligheidsplan Verhoging vacatievergoeding oudergeleding naar € 50,00 per vergadering gaat in m.i.v. schooljaar 2015/2016 Vaststelling GMR-reglement na aanvulling bindende voordracht één lid van de RvT M.i.v. schooljaar 2015-2016 het formulier “afspraken GMR-vertegenwoordiger met MR” gebruiken Mevrouw Smits volgt de heer Steenbakkers op in de Ondersteuningsplanraad (OPR) Vaststelling overzicht contactpersonen MR 2015-2016 Vaststelling adressenlijst per 1 oktober 2015 Aanstelling mevrouw Philipsen als contactpersoon HCC Mevrouw Cuppen wordt benoemd tot plaatsvervangend voorzitter
Actielijst behorende bij het verslag d.d. 20 oktober 2015 Nr Datum Onderwerp 1. 28-05-15 Toelichting op gebruikte systematieken huisvestingsrapportage 2. 06-07-15 Jaarlijks overleg met HCC opnemen in jaarplanning 3. 28-05-15 Nakijken of er t.a.v. clusters praktijkzaken denkbaar zijn die onder de bevoegdheid van GMR vallen 4. 06-07-15 In brief m.b.t. verkiezingen opnemen datum dat kandidaatstellingen in het bezit van de GMR moeten zijn In verkiezingsreglement opnemen dat verkiezingscommissie kandidaten informeert 5. 06-07-15 Agenderen voors en tegens van een vijfgelijke dagenmodel en het continurooster 6. 01-10-15 Formulier “afspraken GMR-vertegenwoordiger met MR” toesturen aan GMR-leden 7. 01-10-15 Twee data november prikken voor vervolgcursus (G)MR 8. 01-10-15 Samenstellen commissie voor de vertaling van het SBP in de begroting 2016 9. 01-10-15 Samenstellen KBG Samenwerking met Dynamiek 10. 01-10-15 Zodra beschikbaar zal het jaarverslag OSL 20142015 ter informatie toegezonden worden aan de GMR 11. 01-10-15 Zodra beschikbaar zal het overzicht “algemene tendensen uit monitoring 2014-2015” ter informatie toegezonden worden aan de GMR 12. 01-10-15 De managementletter 2014wordt ter informatie geagendeerd. 13. 01-10-15 Eigenrisicodragersschap wordt ter informatie en bespreking geagendeerd. Ook in informeel overleg. GMR 20 oktober 2015
Actie JH AC YR
Termijn 2015-2016 indien behoefte 2015-2016 doorlopend
Verkiezing scommissie
Vóór verkiezing 2016
GMR
25-11-2015
EvdV
z.s.m.
EvdV GMR
20-10-2015
GMR Secr.
25-11-2015 zodra beschikbaar
Secr.
zodra beschikbaar
AC
25-11-2015
AC (ook informeel)
25-11-2015
5
14.
01-10-15
Grote verschillen in uitwerking CAO doorgeven aan FvL. Indien nodig agenderen voor 25-11 15. 01-10-15 Nakijken of RvT acties geformuleerd heeft n.a.v. niet gehaalde doelen in onderwijsrapportage 2014 *AC = Agendacommissie
GMR 20 oktober 2015
GMRleden YR
Indien nodig 25-11-2015 25-11-2015
6
