VV-Facturen
Inhoudsopgave 1. Introductie ........................................................................................................................................... 3 1.1
Twee luiken ............................................................................................................................. 3
1.2
Voordelen ................................................................................................................................ 3
2. Registreren .......................................................................................................................................... 4 3. Uw gegevens ingeven .......................................................................................................................... 5 4. Klanten................................................................................................................................................. 6 5. Leveranciers......................................................................................................................................... 7 6. Inkomsten ............................................................................................................................................ 8 6.1 Offertes.......................................................................................................................................... 8 6.2 Facturen......................................................................................................................................... 8 6.2.1 Factuur aanmaken .................................................................................................................. 8 6.2.2 Openstaande facturen............................................................................................................ 9 6.2.3 Overzicht facturen .................................................................................................................. 9 6.2.4 Wederkerende facturen ....................................................................................................... 10 6.3 Credit nota’s ................................................................................................................................ 10 7. Uitgaven ............................................................................................................................................ 11 7.1 Onkosten ingeven........................................................................................................................ 11 7.2 Overzicht...................................................................................................................................... 12 7.3 Creditnota.................................................................................................................................... 12 8. Zoekfunctie ........................................................................................................................................ 13 8.1 Leverancier .................................................................................................................................. 13 8.2 Klant............................................................................................................................................. 13 9. Lijsten ................................................................................................................................................ 14 9.1 Kwartaalaangifte ......................................................................................................................... 14 9.2 Klantenlisting ............................................................................................................................... 14 10. Actief jaar ........................................................................................................................................ 15 11. Kies zelf uw korting.......................................................................................................................... 16
Glenn Vanthournout
2
[email protected]
1. Introductie VV-Facturen heeft als doelpubliek de kleine zelfstandige, de startende zelfstandige, BVBA ‘s, ... en bevat alle nodige functies om op heel eenvoudige manier uw facturen te beheren, niets meer en niets minder. VV-Facturen is geen boekhoudprogramma, maar een facturatieprogramma, dit zowel voor inkomende als uitgaande facturen. Het facturatieprogramma maakt voor u automatisch documenten zoals kwartaalaangiftes, klantenlistings, …
1.1 Twee luiken Je kan o.a. al uw eigen facturen aanmaken, opvolgen, beheren, afdrukken, automatische klantenlisting afdrukken ... Tevens is het mogelijk om er al je onkosten in te geven en te beheren, een volledige lijst afdrukken met alle onkosten voor de boekhouder, kwartaalaangiftes afdrukken, ... Gedaan dus met uren zwoegen om alle nodige documenten en papieren in te geven en bij te houden.
1.2 Voordelen * Geen kennis van boekhouding nodig * Enkel de functies die nodig zijn * Vanaf zoveel pc's toegankelijk als u wenst * Werkt op tablet * U hoeft niets te installeren * U hoeft geen back-up te maken * Heel eenvoudig facturen maken * Facturen mailen vanuit het programma * Met 1 klik een ingevulde klantenlisting * Al uw facturen gesorteerd en gemakkelijk in te zoeken * Slechts 9,95 euro per maand (deze factuur is 100% fiscaal aftrekbaar) * Ontvang levenslang 10% korting per aangebracht lid (10 leden = zelf gratis)
Glenn Vanthournout
3
[email protected]
2. Registreren Om gebruik te kunnen maken van VV-Facturen dient u zich eerst te registreren op http://www.vv-facturen.be.
Glenn Vanthournout
4
[email protected]
3. Uw gegevens ingeven Voor u kan beginnen dient u eerst uw gegevens en logo in te geven. Dit kunt u doen door te klikken op hoofdmenu “Beheer”. Via “Persoonlijke gegevens” kunt u al u eigen gegevens invullen/aanpassen. Via “Standaardwaarden” kunt u tal van instellingen personaliseren. Bij “Verkregen korting” kunt u zien hoeveel korting u reeds hebt verworven op uw jaarlijkse factuur. Elke persoon die dankzij u ook gebruikt maakt van dit programma, levert u 10% extra korting op.
Via “logo” kunt u uw eigen logo opladen die op uw factuur zal te zien zijn. Indien u geen logo kiest, wordt uw (firma)naam afgebeeld.
Glenn Vanthournout
5
[email protected]
4. Klanten Via “Beheer – Klanten” kunt u uw klanten beheren en aanvullen. Indien u reeds klanten hebt, kunt u best deze op voorhand allemaal toevoegen. Nadien kunt u dan gemakkelijk bij het aanmaken van nieuwe facturen, een klant kiezen uit de lijst.
Glenn Vanthournout
6
[email protected]
5. Leveranciers Via “Beheer – Leveranciers” kunt u uw leveranciers beheren.
80% van uw leveranciers zullen meestal dezelfde zijn. Daarom kunt u best op voorhand zoveel mogelijk van uw leveranciers toevoegen. Bij veld “inbreng” dient u eenmalig mee te geven voor hoeveel procent deze leverancier meestal meetelt. Later, bij het toevoegen van een leveranciersfactuur, zal dit dan automatisch worden ingevuld. Bv. -
Gas en elektriciteit: 17% (dit is een aanvaardbaar percentage voor iemand in bijberoep) Benzine: 50% Ticket van de post: 100% Gsm abonnement: 80% …
Glenn Vanthournout
7
[email protected]
6. Inkomsten 6.1 Offertes Menu “Inkomsten – Offertes” Vaak moet u eerst een offerte maken voor potentiele klanten, zodoende ze de prijzen kunnen vergelijken. Indien de klant instemt met uw offerte, kunt u na de uitgevoerde werken automatisch de factuur maken vanuit de offerte. Zo hoeft u die gegevens geen twee keer in te typen.
6.2 Facturen 6.2.1 Factuur aanmaken Menu “Inkomsten – Facturen”. Hier kunt u per jaar uw facturen terugvinden. Klik op knop “Nieuw” om een nieuwe factuur te maken.
Glenn Vanthournout
8
[email protected]
De eerste velden die u kunt kiezen zijn -
Klant: te selecteren uit de lijst Factuurdatum: een datum aanklikken in de kalender. Standaard staat “vandaag” actief De vervaldatum: wordt automatisch ingevuld volgend de standaard waarde die u zelf hebt meegegeven via “Beheer” – “Gegevens”. Per factuur kunt u dat nog manueel gaan wijzigen. Het factuurnummer wordt automatisch ingevuld BTW verlegd: Indien de BTW wordt betaald via medecontractant
Op de factuur kan u verschillende artikelen factureren. Per artikel kunt u de omschrijving ingeven, de eenheidsprijs en het aantal. Het BTW percentage kunt u steeds wijzigen, maar staat standaard ingesteld volgens uw persoonlijke instellingen. Als u geregeld een zelfde artikel factureert, dan kunt u die toevoegen aan een artikellijst via “Beheer” – “Artikelen”. Deze artikelen kan u in uw nieuwe factuur dan oproepen via de keuzelijst “voorgedefinieerd artikel”.
Onderaan de factuur kunt u een eventuele korting toekennen.
6.2.2 Openstaande facturen Via “Inkomsten – Openstaande facturen” vindt u een lijst van alle onbetaalde facturen. Indien een factuur betaald is, klikt u op het euroteken. Dan verdwijnt die factuur uit deze lijst. Op die manier behoudt u een overzicht van alle onbetaalde facturen.
6.2.3 Overzicht facturen Via “Inkomsten – Facturen” vindt u, per jaar, een overzicht van uw uitgaande facturen. Daar kunt u uw facturen opnieuw opvragen, bekijken, afdrukken, mailen naar de klant,… De laatste factuur kunt u verwijderen.
Glenn Vanthournout
9
[email protected]
6.2.4 Wederkerende facturen Hebt u facturen die u maandelijks of jaarlijks moet versturen naar een klant, dan kunt u deze toevoegen aan de rubriek “Wederkerende”. Het systeem zal u dan automatisch laten weten dat u een nieuwe factuur moet opmaken. Via 1 klik op de knop wordt de factuur dan automatisch volledig ingevuld. U kan de gegevens nog aanpassen voor u de factuur daadwerkelijk aanmaakt.
6.3 Credit nota’s Als u door omstandigheden een uitgestuurde factuur moet annuleren of verminderen van bedrag, crediteren zoals dat heet, dan kunt u een creditnota aanmaken.
Bij het aanmaken van de creditnota kunt u meegeven aan welke factuur deze creditnota gekoppeld is.
Glenn Vanthournout
10
[email protected]
7. Uitgaven 7.1 Onkosten ingeven
Al uw onkosten dient u samen op volgorde en genummerd in een map te bewaren. Dit programma helpt u stap voor stap. -
-
-
Leverancier: de leverancier van wie u de factuur hebt ontvangen. Omschrijving: dit veld mag je leeg laten maar kan je eventueel opvullen met extra info. Factuurdatum: de datum op de factuur. Deze kan je kiezen via de kalender. Betaald op: dit veld kunt u invullen om te weten wanneer u deze betaald hebt en om een overzicht te hebben van de facturen die nu nog niet betaald hebt. Dit veld is optioneel en hoeft u dus niet in te vullen. Factuurnummer: dit nummer wordt automatisch aangevuld en dien je rechts bovenaan je factuur te noteren. Inbreng: Hier kan u kiezen voor hoeveel procent u deze factuur wenst in te brengen. Per leverancier kan u, via menu beheer, een standaard waarde instellen zodat dit veld automatisch juist wordt ingesteld. Zo hoeft u bv. voor uw gsm factuur niet bij elke factuur dit veld juist te zetten, indien u het eenmaal via menu beheer hebt ingesteld. Medecontractant: wordt deze factuur gefactureerd via medecontractant of niet.
Nadat u de algemene gegevens hebt ingevuld dient u nog de detaillijnen in te vullen. Onderaan kunt u onmiddellijk de eerste detaillijn invullen. Na het bewaren van de factuur kunt u meerdere detaillijnen toevoegen. Meestal heeft een factuur maar 1 detaillijn.
Glenn Vanthournout
11
[email protected]
-
-
-
Kostenrubriek: Hier kunt u eventueel meegeven voor welke kostenrubriek deze factuur dient. Dit veld is optioneel en hoeft u dus niet in te vullen. Vak BTW: Geavanceerd. Hier moet je kiezen tot welk vak van de BTW deze factuur hoort. Meestal is dat 82. Indien je het zelf niet weet mag je het gewoon op 82 laten staan, dan kan de boekhouder dit aanpassen indien nodig. Bedrag: o Indien u niet geniet van de vrijstellingsregel op BTW dient u hier de bedragen exclusief BTW in te geven o Indien u wel geniet van de vrijstellingsregel op BTW dient u hier de bedragen inclusief BTW in te geven BTW: o Indien u niet geniet van de vrijstellingsregel op BTW dient u hier het BTW percentage van de factuur aan te duiden. Meestal is dit 21% o Indien u wel geniet van de vrijstellingsregel op btw dient u hier niets in te vullen.
Nadat u alle velden hebt ingegeven klikt u tot slot op “Voeg factuur toe”.
7.2 Overzicht In menu “Uitgaven” – “Facturen” vindt u dan, per jaar, al uw facturen terug, netjes gerangschikt, dit per kalenderjaar. Door op het icoontje rechts van het lijntje te klikken kunt u de factuur nog wijzigen. Enkel de laatste factuur kunt u verwijderen.
7.3 Creditnota Ook bij de onkosten kan het gebeuren dat u een creditnota ontvangt als u bvb onterecht een factuur hebt gekregen. Deze creditnota kunt u dan inboeken via menu “Uitgaven” – “Creditnota’s”. Glenn Vanthournout
12
[email protected]
8. Zoekfunctie 8.1 Leverancier Via “Beheer – Leveranciers” kunt u zoeken binnen uw leveranciers. Per leverancier vindt u dan een overzicht van alle ingeboekte facturen van die leverancier. Tevens kunt u die factuur dan ook aanpassen door rechts op het icoontje te klikken. Op die manier kunt u gemakkelijk een factuur terugvinden in uw map dankzij het factuurnummer die u rechts bovenaan uw factuur hebt genoteerd.
8.2 Klant Via “Beheer – Klanten” kunt u zoeken binnen uw klanten. Per klant vindt u dan een overzicht van alle facturen die u naar die klant hebt verstuurd. Tevens kunt u die factuur bekijken door rechts op het icoontje te klikken. Op die manier kunt u gemakkelijk zoeken binnen uw uitgaande facturen en snel facturen terug vinden dankzij het factuurnummer.
Glenn Vanthournout
13
[email protected]
9. Lijsten 9.1 Kwartaalaangifte Via “Lijsten – Aangifte” genereert het systeem automatisch een document die u kan gebruiken voor de kwartaalaangifte. Dit document kunt u aan uw boekhouder geven zodoende deze heel wat werk kan besparen, wat voor u alleen maar een financieel voordeel kan betekenen.
9.2 Klantenlisting Jaarlijks dient u tegen eind maart een klantenlisting in te vullen van het vorige jaar. Een klantenlisting is een overzichtslijst met al uw klanten (met ondernemingsnummer) waar jij facturen hebt naartoe gestuurd. Per klant dien je dan mee te geven hoeveel je voor die klant in totaal hebt gefactureerd. Dit is een werkje waar de boekhouder redelijk zoet mee is. Dit programma genereerd voor u een reeds volledig ingevuld document zodat de boekhouder dit enkel nog hoeft af te printen. Ook hier bespaart de boekhouder heel wat werk wat voor u alleen maar een financieel voordeel kan betekenen.
Glenn Vanthournout
14
[email protected]
10. Actief jaar Een actief jaar betekent dat u voor dat jaar onkostenfacturen kan ingeven. Zo kunt u in januari nog steeds facturen ingeven van het jaar voordien. Pas nadat u zelf het jaar hebt afgesloten, kunt u facturen invoegen voor het nieuwe jaar. Via “Beheer – Actief jaar” kunt u uw actief jaar afsluiten en het volgende jaar openen. LET WEL: eenmaal een jaar is afgesloten kunt u dit niet meer ongedaan maken.
Glenn Vanthournout
15
[email protected]
11. Kies zelf uw korting Op uw jaarlijkse factuur kunt u zelf uw korting bepalen. Per persoon die dankzij u gebruik maakt van dit programma, krijgt u jaarlijks 10% korting. Dit betekent dat, indien u 10 mensen dit programma hebt aangeraden, u zelf het programma volledig kosteloos kan gebruiken.
Glenn Vanthournout
16
[email protected]
