~atwijk
Voorstel
Aan
: Burgemeester en Wethouders
Zaaknummer
: 2009-010923
Status
:Openbaar
Datum
: 3 maart 2010
Afdeling
: Sociale Zaken
Paraaf
Raad:
:Nee
Medewerk(st)er
: R.F.J.M. van Hest
OR:
:Nee
Telefoonnummer
: 071 406 5341
Communicatie:
:Ja
Portefeuillehouder
: Duijn van W. J.
Bijlage(n)
:2
Onderwerp:
Wmo en contractbeheer; dienstverleningsovereenkomst
Samenvatting:
Besloten is tot het opzetten van een Regionale Contractbeheersorganisatie Wmo. Met deze nota wordt daar verdere concrete invulling aan gegeven.
Gevraagde beslissing:
Instemmen met de bijgevoegde Dienstverleningsovereenkomst voor de Regionale Contractbeheersorganisatie Wmo.
0 Intern advies
geen
Circuleren B&W
Secr.
0 Extern advies Burg.
Weth.l
Weth.ll
Weth.lll
Weth. IV
Datum besluit B&W/Burgemeester
09MRTZOIJ
Akkoord: Bespreken B&WverQaderinq
Besluit:
Overeenkomstig het voorstt;;l ;..~;;;:,loten 3 maart 2010
geen
Nr.
1'2...
Zaaknummer
: 2009-010923
Onderwerp
: Wmo en contractbeheer; dienstverleningsovereenkomst
Inleiding De gemeente voert de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) uit. Onderdeel van de Wmo is het verstrekken van individuele voorzieningen. Voor de levering van deze voorzieningen sluit de gemeente contracten met leveranciers (aanbieders) af. De contracten moeten beheerd en bewaakt worden. Hierover hebt u op 10 november 2009 (besluitnr. 9) besloten om akkoord te gaan met het opzetten van een Regionale Contractbeheersorganisatie Wmo voor de Leidse Regio en Katwijk. Deze nota is een verdere uitwerking van dat besluit.
Beoogd resultaat Komen tot een goed en gedegen contractbeheer in het kader van de Wmo-voorzieningen.
Inlwudelijke aspecten De navolgende aspecten spelen een rol.
Het betreft een logisch vervolg op het eerder genomen besluit Het opzetten van de Regionale Contractbeheersorganisatie Wmo krijgt nu een concrete invulling en daarmee wordt het genomen besluit dus geëffectueerd. Het past in de afspraken, die in de regio gemaakt zijn Met de vakwethouders van de aan de Regionale Contractbeheersorganisatie Wmo deelnemende gemeenten zijn de volgende afspraken gemaakt: - streven naar een zo licht mogelijke vorm van samenwerking, - samenwerking voorlopig voor de duur van 2 jaar, met een eenvoudige mogelijkheid van stopzetting of uittreding na 2 jaar en - zo veel als mogelijk aansluiten bij het contractbeheer WWB van de gemeente Leiden. Dit heeft geleid tot de samenwerking in de vorm van een Dienstverleningsovereenkomst tussen enerzijds de gemeente Leiden en anderzijds de andere gemeenten.
De verdere uitwerking heeft onder regie gestaan van een extern deskundige De gemeenten zijn begeleid door Significant B.V., een extern onafhankelijk advies- en onderzoeksbureau. Dit bureau heeft samen met de gemeente Leiden en in (ambtelijk) overleg met de overige gemeenten de juridische inhoud en vormgeving uitgewerkt. Ondertekening op 12 maart Op 12 maart a.s. zitten de vakwethouders Wmo bij elkaar voor overleg. Het is de bedoeling dat dan de Dienstverleningsovereenkomst door hen wordt getekend. Hiervoor is een mandatering door de burgemeester vereist.
Kanttekeningen De volgende kanttekening is te maken.
Risico van WW-verplichtingen Als er bij beëindiging van de overeenkomst WW-verplichtingen zijn, dan worden deze kosten verdeeld over de deelnemende gemeenten. 3 maan 2010
~atwijl< Middelen De benodigde middelen zijn al vrijgemaakt met het besluit van 10 november 2009.
Uitvoering Conform uw besluit zal worden gehandeld.
Bijlage(n) - Dienstverleningsovereenkomst Regionale Contractbeheersorganisatie Wmo - Financiële Bijlage bij Overeenkomst Wmo-contractbeheersorganisatie Leidse regio
3
Dienstverleningsovereenkomst
Ondergetekenden: De gemeente Kaag en Braassem, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer F.M. Schoonderwoerd, handelend ter uitvoering van het besluit van 24 november 2009, de gemeente Katwijk, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer W. van Duijn· handelend ter uitvoering van het besluit van 10 november 2009 de gemeente Leiderdorp, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J. Garderniers, handelend ter uitvoering van het besluit van 24 november 2009 de gemeente Oegstgeest, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw 8. van Oortmerssen, handelend ter uitvoering van het besluit van 24 november 2009 de gemeente Voorschoten, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw M. Kleijweg, handelend ter uitvoering van het besluit van 10 november 2009 de gemeente Zoeterwoude, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.W.M. Stuijt, handelend ter uitvoering van het besluit van 17 november 2009 alle hierna te noemen: 'opdrachtgever', en gemeente Leiden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw G. van den Berg, hierna te noemen: 'opdrachtnemer', hierna ook gezamenlijk aangeduid als 'partijen', Overwegende dat: • een professionaliseringsslag zinvol, nuttig en wenselijk is op het gebied van het managen en beheren van voorzieningen in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de daarin vastgelegde afspraken; • er in de vorm van een pilot van twee jaar zal worden samengewerkt in de Leidse regiogemeenten en Katwijk waarvoor een Wmo beheersorganisatie wordt opgericht; • de gemeenten ieder voor zich het besluit hebben genomen tot deelname aan de beheersorganisatie; • er klein zal worden gestart met een bezetting van 1,4 fte en een mogelijke doorgroei naar maximaal 2,0 fte; • de gemeente Leiden (team Kwaliteit van de afdeling Kwaliteit, Documenten en Gegevens) het contractbeheer zal uitvoeren voor de Leidse regiogemeenten en Katwijk; • de wethouders overeengekomen zijn dat de kostenverdeling (de verdeelsleutel) over de gemeenten als volgt luidt: 50% van de kosten gelijkelijk over de gemeenten en 50% op inwonertal; • er zal worden gekozen voor een samenwerking die in de onderliggende Dienstverleningsovereenkomst is beschreven.
KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:
Artikel1 1. 2.
3.
Doel en middel
Het doel van deze overeenkomst is het vastleggen van afspraken ten behoeve van de gezamenlijke beheersorganisatie. De gemeente Leiden zal optreden als opdrachtnemer en draagt zorg voor inhoud en uitvoering van werkzaamheden zoals hierna in artikel 2 en 3 is beschreven. De opdrachtnemer brengt de opdrachtgever een bedrag in rekening zoals· in· artikel 4 is vermeld dat door opdrachtgever zal worden voldaan~
Artikel 2
Inhoud van de overeenkomst
Opdrachtnemer zal de volgende werkzaamheden verrichten om de uitvoerende activiteiten van opdrachtgever uit te voeren: 1. Het werven en als ambtenaar van de gemeente Leiden aanstellen van geschikte medewerkers ten behoeve van de in artikel 3 beschreven dienstverlening dan wel het voor de duur van deze overeenkomst op detacheringbasis aanstellen van medewerkers van een van de opdrachtgevende gemeenten. De aanstelling van medewerkers heeft in beide gevallen een tijdelijk karakter voor de bepaalde tijd van 2 jaar, zijnde de duur van deze overeenkomst, op basis van taakomschrijvingen die in functieprofielen van de gemeente Leiden worden vastgelegd. 2. Voor een eventuele verlenging van de aanstelling treden opdrachtgever en opdrachtnemer eerst met elkaar in overleg, zie hiervoor verder bij artikel 5 3. Het in dienst genomen personeel wordt gehuisvest door de gemeente Leiden. 4. De werkzaamheden van de medewerker(s) worden uitgevoerd en aangestuurd onder de eindverantwoordelijkheid van opdrachtnemer. 5. De dagelijks leidinggevende ziet toe op de uitvoering van de met opdrachtgever gemaakte werkzaamheden die in artikel 3 zijn beschreven. 6. De opdrachtgever en opdrachtnemer voeren regelmatig overleg over de kwaliteit van de geleverde dienstverlening.
Artikel 3 1.
Werkzaamheden van de dienstverlening
De opdrachtnemer voert ten behoeve van de deelnemende gemeenten de onderstaande activiteiten uit in het kader van het contractbeheer: a. implementatie van contracten en het informeren van consulenten en financiële administratie over de werking van de contracten; b. continue toezicht op het naleven van het contract door de aanbieder(s); c. meten van prestaties van de aanbieder(s); d. coördinatie van probleemsituaties met aanbieder(s) en het aandragen van oplossingen; e. monitoren van klachten alsmede het identificeren en signaleren van structurele problemen; f. periodieke gesprekken met aanbieders/leveranciers en het monitoren van de contractafspraken; g. aanleveren van informatie ten behoeven van de gemeentelijke. organisaties en nieuwe Wmo-aanbestedingen. Dit betreft zowel informatie over de (dagelijkse) voortgang aan consulenten en administraties als ook de voor beleidsmedewerkers relevante, stuurinformatie; h. het ondersteunen bij aanbestedingen~.
Artikel 4 Facturering en betaling 1. De opdrachtnemer ontvangt per kalende~aar van elke deelnemende gemeente het bedrag als genoemd in de bijlage 1 bij deze overeenkomst: 2. De deelnemende gemeenten dragen als volgt bij in de kosten van het gezamenlijk contractbeheer, te weten 50% van de kosten gelijkelijk over de deelnemende gemeenten en 50% op basis van inwoneraantal per 1 januari. van het betreffende kalenderjaar. 3. Voor de diensten zoals bedoeld in artikel 2 zendt opdrachtnemer per kwartaal een factuur met een opgave, zijnde een vierde deel van het jaarbedrag zoals vermeld in bijlage 1. 4. De facturen zoals bedoeld in het vorige lid moeten binnen 30 kalenderdagen na de dagtekening van de factuur door opdrachtgever aan opdrachtnemer zijn voldaan. 5. De opdrachtnemer dient de ontvangen bijdragen van alle deelnemende gemeenten gezamenlijk in te zetten ter financiering van de afgesproken dienstverlening. Artikel 5 Overleg, rapportage en evaluatie 1. Over de uitvoering van deze overeenkomst zal de opdrachtnemer middels het Wmo-overleg van de wethouders op bestuurlijk en middels de werkgroep beheersorganisatie op ambtelijk niveau regelmatig overleg voeren (minimaal 4 keer per jaar) met de deelnemende gemeenten en verslag uitbrengen over de stand van zaken. 2. De opdrachtnemer draagt jaarlijks zorg voor een evaluatie. Voor het eerst eind 2010. De evaluatie eind 2011 is bepalend voor de eventuele voortzetting van de overeenkomst na 2 jaar (zie verder artikel 8 en 9). Deze jaarlijkse evaluatie bestaat tenminste uit: a. een inhoudelijke evaluatie over het afgelopen jaar en een vooruitblik voor het komende jaar; b. een financiële evaluatie op hoofdlijnen over het afgelopen jaar en c. een advies aan de deelnemende gemeenten over het functioneren (en daarmee de mogelijke continuering) van de contractbeheersorganisatie. Artikel 6 Aansprakelijkheid 1. De opdrachtgever sluit elke vorm van aansprakelijkheidsstelling jegens de opdrachtnemer (en zijn of door hem ingeschakelde werknemers) inzake' verrichte werkzaamheden die uit deze overeenkomst voortvloeien uit, tenzij er sprake is van aantoonbare nalatigheden of fouten door de opdrachtnemer. De opdrachtgever dient deze nalatigheden of fouten aan te tonen. 2. De opdrachtgever vrijwaart de opdrachtnemer voor aanspraken en schadeclaims van derden ter zake, tenzij er sprake is van aantoonbare nalatigheden of fouten door de opdrachtnemer. De opdrachtgever dient deze nalatigheden aftouten aan te tonen. 3. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Artikel 7 Werkingsduur Deze overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, zijnde een periode van 2 jaar, beginnende op 1 mei 2010 (of zoveellater indien de aanstelling van medewerkers later plaats vindt) en eindigt op 1 mei 2012 (of zoveellater om de reden zoals hiervoor aangegeven).
Artikel 8 Opzeggen en beëindiging 1. Het college van een deelnemende gemeenten kan tot opzegging besluiten. 2. Opzegging als bedoeld in het eerste lid, kan alleen op 1 mei 2012 of later (zie artikel 7). 3. Eventuele voor de opdrachtnemer ontstane frictiekosten, waaronder de kosten veroorzaakt door en/of verbonden aan de opzegging als bedoeld in· het eerste lid, komen voor rekening van de opzeggende gemeente(n). 4. Beëindiging van deze overeenkomst vindt plaats op de hiervoor genoemde datum. Verlenging na deze datum kan indien deelnemende gemeenten daarmee instemmen. Besluitvorming over verlenging dient ten minste drie maanden voorafgaand aan de beëindiging te zijn afgerond. 5. Indien er bij beëindiging van de overeenkomst sprake is van afwikkelingskosten met betrekking tot WW-verplichtingen als gevolg van een aanstelling voor bepaalde tijd door de gemeente Leiden, dan worden de kosten naar rato verrekend, te weten 50% van de kosten gelijkelijk over de deelnemende gemeenten en 50% op basis van inwoneraantal per 1 januari van het betreffende kalenderjaar.
Artikel 9 Wijziging overeenkomst Herziening, beëindiging, wijziging of aanvulling van deze overeenkomst naar aanleiding van gewijzigde omstandigheden geschiedt in onderling overleg tussen de partijen en dient schriftelijk te worden vastgelegd. Artikel10 Citeertitel Deze overeenkomst kan worden aangehaald als "dienstverleningsovereenkomst regionale contractbeheersorganisatie Wmo".
burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem op ............. . De secretaris, De burgemeester,
burgemeester en wethouders van de gemeente Katwijk op ............. . De secretaris, De burgemeester,
burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden op ............ .. De secretaris, De burgemeester,
burgemeester en wethouders van de gemeente Leiderdorp op ............ .. De secretaris, De burgemeester,
burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest op ............ .. De secretaris, De burgemeester,
burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten op ............ .. De secretaris, De burgemeester,
burgemeester en wethouders van de gemeente· Zoeterwoude op ............ .. De secretaris, De burgemeester,
Bijlage 1; Afspraken over kostenverdeling fase 0 en 1
IF=inancii!le Bijlage. bij Overeenkomst Wmo-Contractbeheerorganisatle Leidse regio
Fase 0- Implementatietraject (Januari tot en met april2010) a) coördinator 1 fte schaal 10- 3 mnd b) projectleider (extern) 1,5 dag p/w4 mnd c) huisvesting/onvoorzien Kostenverdeling implementatie (eenmalig) Verdeling op basis van 50% en 50% inwonersaantal Gemeente Kaag en Braassem Gemeente Katwijk Gemeente Leiden Gemeente Leiderdorp Gemeente Oegstgeest Gemeente Voorschoten Gemeente Zoeterwoude Totaalinwoners
Fase 1 -Uitvoeringsfase (1 mei 2010- 1 mei januari 2012 a) senior contractebheerder/coördinator 1 fte schaal 10 b) contractbeheerder 0,33 fte schaal 9 c) huisvesting d) onvoorzien
€ 15.000,00 € 28.000,00 € 6.000,00 € 49.000,00 50% vast Inw. € 3.500,00 25.382 € 3.500,00 61.260 € 3.500,00 116.936 € 3.500,00 26.484 22.576 € 3.500,00 22.979 € 3.500,00 € 3.500,00 8.191 283.808 € 24.500,00
€ 60.000,00 € 18.000,00 € 14.000,00 € 13.000,00 € 105.000,00
Kostenverdeling uitvoering per 12 maanden in de periode 1 mei 2010 -1 mei 2012 Verdeling op basis van 50% en 50% inwonersaantal 50% vast Inw. Gemeente Kaag en Braassem € 7.500,00 25.382 Gemeente Katwijk € 7.500,00 61.260 Gemeente Leiden € 7.500,00 116.936 Gemeente Leiderdorp € 7.500,00 26.484 Gemeente Oegstgeest € 7.500,00 22.576 Gemeente Voorschoten € 7.500,00 22.979 Gemeente Zoeterwoude € 7.500,00 8.191 Totaalinwoners 283.808 € 52.500,00
50% inw. Totaai €2.191,13 € 5.691,13 € 8.788,33 € 5.288,33 € 13.594,61 € 10.094,61 € 2.286,26 € 5.786,26 € 1.948,90 € 5.448,90 € 5.483,68 € 1.983,68 € 707,10 € 4.207,10 € 24.500,00
€ 49.000,00
kosten van 1 fte: € 60.000,00 € 54.000,00
Totaal 50%inw. € 4.695,27 € 12.195,27 € 11.332,13 € 18.832,13 € 29.131,31 € 21.631,31 € 4.899,12 € 12.399,12 € 4.176,20 € 11.676,20 € 11.750,75 €4.250,75 € 1.515,21 € 9.01fi,21 € 52.500,00
€ 105.000,00
Kopie van bijlage overeenkomst contractbeheerorganisatie berekening kosten (2)
