Gesprek verslag met de commissies donderdagavond 13 februari 2014 Aanwezig:
Baancommissie: Wedstrijdcommissie: Kantine commissie: Lief en Leed: PR Bestuur
Pieter Vlig – Hans van Wijk Wim Hamel – Lieuwe Jousma Nel van Dijk – Jan van der Veen Henny Dirkzwager – Marianne Huijsing Jan Janssen. Sytse van der Bij – Henk Edens – Nel Cligge
Sytse van der Bij opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De bedoeling is dat elk van de commissie zich voorstelt en wat de plannen zijn voor 2014. En welke knelpunten zij denken tegen te komen. Wim Hamel. Wedstrijdcommissie. De wedstrijdcommissie bestaat voorlopig nog maar uit twee personen, Wim en Lieuwe. Hiernaast hebben wij Ron en Tjitte die de twee NJBB toernooien voor hun rekening nemen. Hanneke is de wedstrijdleidster. Voor de dinsdagavond hebben wij Maurits, op dit ogenblik neemt Wim de dinsdagavond voor zijn rekening. Eurotoernooien doen Jan Janssen en Bas van Bree. Voor een geplande toernooi regelt Wim (de wedstrijdleider) het opzetten van een toernooi, de agenda, verdeling werkzaamheden, Flyers, inkoop, prijzen, afspraken maken met andere commissies zoals baancommissie voor het aankleden van het terrein. En uiteraard het afstemmen met de kantine betreft de bezetting. Afstemmen met Hans betreft de muziek. Wim heeft een overzicht gemaakt van alle toernooien waarop vermeld staat wie wat doet. Wim vindt het alleen jammer dat het inschrijven van de leden een beetje stroef gaat. Herhaaldelijk moet Wim de leden een oproep mailen om zich aan te melden. Voor de wedstrijdcommissie is dit wel vervelend daar je nooit precies weet waar je aan toe bent. Wim is van mening dat wij meer aandacht moeten schenken aan het “maatje gezocht” Wij kunnen in de kantine hier meer aandacht aan schenken door een inschrijfformulier op de wedstrijdtafel neer te leggen. Lieuwe : eurotoernooien. Bas is het er niet mee eens dat eurotoernooi ook op zondag gepland staat. Wim: heeft dit bewust zo gedaan om alle groepen de gelegenheid te geven om te spelen. Aktie Op de wedstrijdtafel komt een inschrijfformulier te liggen waar onze leden zich kunnen inschrijven voor het eerst volgende toernooi. En een formulier maatje gezocht. Ook kunnen wij hier de uitnodigingen van omliggende verenigingen bijvoegen. Tevens kan dit op het mededelingenbord geplaatst worden. Als leden van omliggende verenigingen bij ons komen spelen, zien zij dat wij aandacht schenken aan hun toernooi en flyer. Aktie Wim Hamel Wim: scheidsrechter cursus daar hoor je niets van. Wim heeft drie personen opgegeven alleen je hoort dan niet meer van de NJBB of afdeling 04 Aktie: Henk zal informeren bij NJBB en afdeling 04 hoe dit zit. Scheidsrechter Wim Verschut Wim zal beide NJBB toernooien als scheidsrechter optreden Maar Wim wil volgend jaar waarschijnlijk mee spelen. dus wij zullen hier volgend jaar een oplossing voor moeten vinden.
Clubhuiscommissie Jan van der Veen en Nel van Dijk Wij beheren de bar zowel de inkoop als verkoop en proberen de barmedewerkers zo goed mogelijk in te delen en te motiveren. Jan is van mening dat het kantine gebeuren aardig ingekleurd is. Dat heeft iedereen kunnen zien en ondervonden, De laatste weken draaien wij prima. Verder valt er weinig over te vertellen. Wij zorgen dat de prijzen correct zijn. Nel: Kaart verkoop houden wij aardig bij, maar toch is er een verschil opgetreden van € 5.Nel wil graag weten hoe wij hier mee omgaan. Sytse: lijkt mij dat je een notitie maak bij het overmaken naar de boekhouder een aantekening maakt dat er een kas verschil is van € 5.Sytse vraagt waarom er niet met contant geld betaald kan worden. Jan van de Veen er zijn voldoende middelen om te betalen. 1- via kaart verkoop 2- via bon waarop verteer genoteerd wordt. 3 – betalen via pin pas. Dit moet voldoende zijn. dus geen contant geld. Hans: hoe zit het met iemand die spontaan naar binnenloopt en een biertje wil kopen Wim : en bij een eurotoernooi waarbij iedereen welkom is, ik neem eenmalig mijn buurman mee en die zou dan een kaart moeten kopen.? Jan: iedereen kan pinnen. Dit is een kwestie van gewenning. Sytse: voor het overmaken van kasgeld hebben wij een aparte rekening met pasje aangevraagd. Op deze manier is alles makkelijker te herleiden en te controleren. Aktie bestuur: het contant betalen zal als agenda punt worden opgenomen voor de komende ledenvergadering. Sytse:Sleutels clubgebouw Binnenkort heeft het bestuur een afspraak met Sportbedrijf , het Sportbedrijf is bezig om nieuwe sleutels te laten maken. Meer informatie volgt na het gesprek met Het Sportbedrijf. Henny Dirkzwager. Procedure verlichting is niet erg duidelijk. Alleen Bardienst mag de (buiten)verlichting aan en uit doen. Wij nemen procedure gezamenlijk nogmaals door. Zie hiervoor ook het Huishoudelijk reglement. Verlichting Midgetgolfbanen, helaas is bij het verwijderen van de banen de bedrading losgeknipt, het had beter geweest dat hier stopcontacten aangesloten zouden zijn. Pieter heeft alle aansluitingen bekeken en deze op een na gevonden. Hij heeft piketpaaltjes bij de betreffende punten gezet. Nel Cligge: vraag aan Gerard Cligge of hij wil helpen, Gerald heeft professioneel materiaal om deze op te sporen. Aktie Pieter. Sytse en Henk zullen dit met Sportbedrijf bespreken. Marianne : Om te controleren of ik de verwarming had uitgezet ben ik een keer terug gereden om dit te controleren. Een goede thermostaat is dus een must. (Wellicht een programmeerbare thermostaat die tijdens afwezigheid automatisch naar b.v. 15 graden gaat) Aktie onderzoek mogelijkheid en kosten programmeerbare thermostaat PR Jan Janssen Jan geeft aan zich hiervoor te willen inzetten. Jan wil graag alle gegevens van adverteerders en sponsors van wie dan ook ontvangen, het gaat om gegevens zoals naam, contact persoon, gemaakte afspraken, prijzen, contracten enz. Meeste gegevens heeft Henk, echter met de kanttekening dat de PR in het verleden zacht
uitgedrukt niet zo heel erg goed heeft gefunctioneerd. En zijn van een paar adverteerders een contact gegevens aanwezig van de andere zijn allen mondelinge afspraken gemaakt. Ook prijs afspraken zijn enorm verschillend. Een goede inventarisatie is hard nodig. Henk zal er voor zorgen dat Jan de benodigde gegevens krijgt. Jan geeft aan dat een budget niet nodig is. Sytse vraagt aan Jan of hij ondersteuning nodig heeft van andere mensen. Jan dacht van niet. Tenzij iemand al een eerste contact heeft gehad. B.v. zoals Martin Riemersma het eerste contact heeft gehad met Intratuin over een personeelsdag. Dan zal Jan Martin vragen mee te gaan. Terreincommissie Hans van Wijk Hans is er een poosje uitgeweest, maar wil toch het groenonderhoud bespreken. Hans dacht dat twee jaar geleden er een groencommissie in het leven is geroepen, Hans zou graag met deze groep verder werken. Dit zou een man of 5 a 6 zijn. de namen zouden misschien genotuleerd kunnen zijn in een verslag. Wij doen het onderhoud van de banen daar hoort villa Fanny bij maar niet het groenonderhoud mits de groep voor het terreinonderhoud uitgebreid kan worden met deze 5 à 6 personen. Pieter Vlig De terrein commissie heeft nog heel veel werkt te verrichten, meer werk dan zij aan kunnen. Het advies is dan ook, maak voor alle werkzaamheden een goed plan. Als voor dit plan meer mensen nodig zijn plaatsen wij (redactie & site) een oproep naar de leden. Hans in de zomermaanden is het prettiger werken dan in de winter. Hans denkt dat als eerste de terrein commissie a.s. week bij elkaar komt en een werkplan opstelt. Dit werkplan samen met de lijst van werkzaamheden is de basis van overleg met het bestuur. Aktie terreincommissie Als hieruit blijkt dat de werkzaamheden meer zijn dan deze ploeg aan kunnen wij een oproep plaatsen naar de leden. Sytse: wij hebben je gevraagd om eens te kijken of het mogelijk is om geluidsboxen buiten te plaatsen. Hans: gaat uitzoeken of dit mogelijk is. daar de bedrading niet zomaar aangelegd kan worden. Aktie Hans Tjitte en Ron willen geen muziek bij de twee NJBB toernooien, maar je moet toch wel iets kunnen mededelen aan de aanwezige spelers. Waarschijnlijk heeft Hans hier een portable kastje met een microfoon voor, en dit is voor een toernooi makkelijk neer te zetten. Aktie Wim Hamel vraag stellen aan Ron en Tjitte. Jan Janssen vraagt naar vergunning voor geluidsoverlast Henk: dit is beslist niet nodig. Overlast is minimaal. Hans wil weten of wij een Buma Sena vergunning hebben. Aktie bestuur zal naaar Buma Sena vergunning informeren. Vraag van Lieuwe Jousma: vraag aan Sportbedrijf het stuk voor de kantine bestratingsrijp te maken om daar een terras te maken. (De vraag is inmiddels bij Het Sportbedrijf iingediend) Pieter: Op kort termijn hebben wij genoeg werkzaamheden te verrichten. Vraag omtrent budgetbegroting voor een grasmaaimachine. Sytse merkt op dat volgens hem dit was begroot op € 1000,- De terreincommissie zal uitzoeken welke grasmaaimachine geschikt is. Aktie terreincommissie
Lief en Leed commissie Er is voor lief en leed een budget beschikbaar van € 150,- echter Cisca (die een aantal maanden in Portugal vertoeft) heeft € 50.- overgedragen aan Marianne. Dit is natuurlijk niet voldoende. Lief en leed heeft twee bloemstukjes bezorgd, een voor Piet van Maaren en een voor Hans Blom. Deze kosten ongeveer € 25,- er zijn postzegels gekocht , voor Gilbert bloemstukje € 10,- en een voor de opening JBV. Marianne wil van het bestuur weten of zij met de prijzen goed bezig zijn en niet dat wij achteraf te horen krijgen dat we te veel uitgeven. Sytse geeft aan dat de gehanteerde prijzen overeenkomstig de gemaakte afspraken zijn. Er zal altijd wel een prijsverschil zijn. Cisca is begin maart terug, tot die tijd kan de lief en leed commissie onkosten indienen bij Nel Cligge. Marianne, we hopen dat iedereen doorgeeft als iemand ziek is, dan kunnen wij wat doen. En niet dat wij iemand vergeten, zoals gebeurt is bij Gerard Ygosse. Marianne en Henny geven vanaf nu de zieken door aan de redactie van PM zodat wij dit kunnen opnemen in ons maandblad. Altie Lief en Leed Pieter: is het niet beter om op woensdagavond te vergaderen i.p.v. op donderdagavond donderdag avond is boule avond en leden willen wat drinken. Het voorstel wordt meegenomen. Nel van Dijk Even over 22 februari(snerttoernooi) ik maak kippensoep voor de leden die geen erwtensoep lusten. Wim regelt de rest van het toernooi zoals Wim eerder heeft uitgelegd. 11 mei is een eurotoernooi maar ook Moederdag. Wim geen probleem we gaan gewoon door. Aanvang tijden puzzelrit moet Wim nog met Martin opnemen. Nel stelt voor een Paas en Kerst klaverjastoernooi te houden. Wim organiseert elke maand een klaverjastoernooi, en wil best iets aparts doen met Paas en Kerst. Maar gaat beslist niet punten of wat dan ook extra reserveren voor dit soort toernooien. Rondvraag Lieuwe: hoe zit het met but en boule commissie, is deze opgeheven? Sytse: Volgens Gerald zijn er nog wat werkzaamheden die door deze commissie afgewerkt moet worden. Wij hebben afgesproken dat wij bericht krijgen van Gerald als But en Boule opgeheven kan worden. Volgens Jan van Veen zijn dit o.a. de volgende werkzaamheden: pin automaat, deel van de verlichting, rubbertjes onder de stoelen. Dus even afwachten. Wim :wie gaat de Prijzenkast schilderen. Hans zal bekijken of kast geschilderd kan worden. Wim :Is er nog een kleding commissie?. Kleding ligt tijdelijk bij Henk daar Thea 3 maanden naar Portugal is. Lieuwe : Henk Jan Bekius heeft nog twee sets jbv kleding wil deze eventueel verkopen Aktie Henk Jan wil graag de TV aangesloten hebben. Zodat iedereen tv kan kijken. Deze week neemt de biljart vereniging de beslissing of zij UPC nemen. Als dit zo is kunnen wij mee liften. Aktie Henk
Sytse: laatste vraag Wie willen er eind van de maand tijdens de ledenvergadering voorgedragen worden als bestuurslid. De volgende leden Jan Janssen en Lieuwe Jousma stellen zich beschikbaar. Sytse bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid, inbreng en bijdrage.
Uit ledenverslag 2013 Voor de nog te vormen groencommissie geven zich de volgende leden op: Willem van Oosterom, Thierry, Lieuwe, Gerard Ygosse, Henk Jan, Jan Braber en Barend. Henk Jan toont zich wederom bereid met enige medewerkers van zijn zorgboerderij af en toe bij te springen. De terreincommissie valt onder de verantwoordelijkheid van Rik.
