W
W w
gemeente
QoSteiïlOUt
Aan de gemeenteraad
Datum
\\
U w kenmerk
^Ĉ" ^!^ 1
0 1 4
O n s kenmerk
In b e h a n d e l i n g bij
10.1419935
[email protected]
Onderwerp
Verslag verantwoording archieven Geachte raad, De gemeente Oosterhout heeft het toezicht op de archieven sinds 2004 ondergebracht bij het Regionaal Archief Tilburg. Op basis van deze overeenkomst doet de archiefinspecteur verslag met een verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats (in Tilburg) en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente. Dit vloeit direct voort uit het bepaalde in de Archiefwet 1995 en de Wet Revitalisering Generiek Toezicht waarin de verantwoording van het College van B&W naar de Gemeenteraad is vastgelegd. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente en de mate waarin wij voldoen aan de vereisten van de eerder genoemde archiefwet. Een en ander iş samengevat in een aantal constateringen en aanbevelingen, waarbij met'name aandacht wordt gevraagd voor het digitaal toegankelijk houden van informatie ook op de lange termijn alsmede de kwaliteit van de registers van de Burgerlijke Stand. Uiteraard onderschrijven wij het belang van deze aanbevelingen en het taakveld Proces- en Informatie Management (PIM) is bij het beschikbaar komen van het verslag dan ook direct van start gegaan met het geven van uitvoering aan deze aanbevelingen. Afstemming en overleg met het Regionaal Archief Tilburg en de archiefinspecteur maken deel uit van deze uitvoering. Op deze wijze wordt gehoor gegeven aan het uitgevoerde toezicht en moeten resultaten zichtbaar worden in het verslag dat in het voorjaar 2016 verschijnt. Wij realiseren ons dat er een lange tijd zit tussen het moment van verschijnen van het verslag en deze raadsbrief. Vanuit Proces- en Informatie Management is men weliswaar voortvarend aan de slag gegaan met het geven van uitvoering aan de aanbevelingen, maar het informeren van de Gemeenteraad is hierbij over het hoofd gezien. Het verslag wordt u derhalve nu pas ter kennisneming aangeboden. Daarnaast dient het verslag ter beschikking gesteld te worden aan de Provincie Noord-Brabant.
postadres Postbus 10150, 4900 GB Oosterhout
telefoon
U0162
bezoekadres Slotjesveld 1 Oosterhout
fax (0162)42 31 Ik
e-mail internet
[email protected] www.oosterhout.nl
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Oosterhout
burgemeester
I
Illlllllllllllllll 10.1406148
07/02/2014
GEMEENTE TILBURG Onderwerp KPI jaarverslag Ons kenmerk 11775690
College van Burgemeester en W e t h o u d e r s
Afdeling Juridische Zaken
Postbus 10150 4900 GB O o s t e r h o u t
E-mail yvonne.welings(Ştilburg.nl Postadres Postbus 90155 5000 LH Tilburg
Datum 6 februari 2014 Uw kenmerk Doorkiesnummer 013 542 94 74 Fax Bezoekadres Kazernehof 75
Geacht college, Hierbij doe ik u t o e k o m e n het verslag m e t een v e r a n t w o o r d i n g over het b e h e e r van de regionale archiefbewaarplaats en e e n verslag van het u i t g e v o e r d e toezicht op het g e v o e r d e archief en i n f o r m a t i e b e h e e r in u w g e m e e n t e . Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief en i n f o r m a t i e b e h e e r en de m a t e w a a r i n de g e m e e n t e v o l d o e t aan de vereisten van de A r c h i e f w e t 1995 c.s. Daarbij is gebruik g e m a a k t van het r a a m w e r k van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven dat de VN G h e e f t o n t w i k k e l d tegen de a c h t e r g r o n d van de i n v o e r i n g van de w e t Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). De provincie maakt gebruik van dezelfde i n f o r m a t i e bij de u i t o e f e n i n g v a n haar t o e z i c h t t a a k . De provincie d i e n t dan ook het verslag na vaststelling t e o n t v a n g e n . Graag o n t v a n g ik uw reactie op dit verslag, en w o r d ik g e ï n f o r m e e r d o v e r u w v e r a n t w o o r d i n g aan de g e m e e n t e r a a d en de t o e z e n d i n g van het verslag aan de provinciale t o e z i c h t h o u d e r . U i t e r a a r d ben ik bereid het verslag nader t o e te l i c h t e n .
Hoogachtend \ n kĵ \ lì ì
S s r
YvonneWelìnġs gemeentearchivaris
Bijlage:
Oosterhout
ļļ
Verslag ten behoev e v an horizontale v erantwoording. Opgesteld
door gemeentearchiv aris
Oosterhout
februari
2014.
Vragen aan de gemeente? Kijk op www.tilburg.nl
VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPľs gemeente Oosterhout februari 2014 Opgesteld d o o r gemeentearchivaris O o s t e r h o u t Van: college van Burgemeester en W e t h o u d e r s O o s t e r h o u t Aan: gemeenteraad Oosterhout Inhoudsopgave pagina
Geleidebrief
2
Samenvattend
3
KPI verslag 1. L okale regelgeving 2.
4
Interne kwaliteitszorg en toezicht
4
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
6
4.
Digitale archiefbescheiden
8
5.
Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
10
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de o p e n b a r e archiefbewaarplaats
10
7. A r c h i e f r u i m t e n , archiefbewaarplaatsen en e-depots
11
8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte 9.
archiefbescheiden.
12
Rampen, calamiteiten en veiligheid
12
10. Organisatie, middelen en mensen
13
Bijlagen 1. Grafiek KPI score m e t betrekking t o t niet overgebrachte archiefbescheiden
15
2. Grafiek KPI score m e t betrekking t o t naar de archiefbewaarplaats o v e r g e b r a c h t e archiefbescheiden
16
3. Overzicht van applicaties
17
4. Overzicht van analoge archiefbestanden
18
Verslag ten behoev e v an horizontale v erantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
1
Geacht college, Hierbij doe ik u t o e k o m e n het verslag m e t een v e r a n t w o o r d i n g over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en i n f o r m a t i e b e h e e r in uw g e m e e n t e . Ingevolge hoofdstuk II van de vastgestelde A r c h i e f v e r o r d e n i n g 2006 brengt de gemeentearchivaris verslag uit aan het college inzake de verrichte w e r k z a a m h e d e n in het kader van de f o r m e l e beheertaak en het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven.' Voorts is bepaald dat het college r a p p o r t e e r t aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten m e t betrekking t o t de overgebrachte archieven en collecties. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en i n f o r m a t i e b e h e e r in onze g e m e e n t e en de m a t e waarin de gemeente v o l d o e t aan de vereisten van de A r c h i e f w e t 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieven dat de VNG heeft o n t w i k k e l d tegen de achtergrond van de invoering van de w e t Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Volgens 2
de w e t RGT dient het horizontale toezicht door de g e m e e n t e r a a d t e w o r d e n v e r s t e r k t . De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de u i t o e f e n i n g van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te o n t v a n g e n .
3
Als bijlage is een puntsgewijs verslag o p g e n o m e n dat een overzicht biedt van de m a t e w a a r i n de g e m e e n t e voldoet aan de 10 archief KPI's. Het is de bedoeling dat in de naaste t o e k o m s t het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT) deze i n f o r m a t i e zal o p n e m e n op de website waarstaatjegemeente.nl. Graag o n t v a n g ik uw reactie op dit verslag, en w o r d ik g e ï n f o r m e e r d over u w v e r a n t w o o r d i n g aan de g e m e e n t e r a a d en de toezending van het verslag aan de provinciale t o e z i c h t h o u d e r . Uiteraard ben ík bereid het verslag nader t o e te lichten. Hoogachtend Yvonne Welings gemeentearchivaris
Oosterhout
De betekenis van de symbolen in de samenvatting op pagina 3 is: Deze constatering is redelijk tot goed. : A
Deze constatering vraagt aandacht en is soms risicovol. Deze constatering wordt beschouwd als taakverwaarlozing op grond van de afspraken VNG en IPO Nieuwe Schoenen, aanvullend beleidskader voor het Interbestuurlijk archìeftoezicht (rneī 2012).
1 Het college doet tenminste ėċn maal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verncht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die níet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7 Met liet horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kad er van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. 3 led enbrief VNG d.d. 1 mei 2013 kenmerk 013/039. Zie ook bepalingen provinciale verordening systematisch toezicht
Verslag ten behoev e v an horizontale v erantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
2
Samenvattend
1. Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd.
8
2. Oosterhout kiest voor digitaal en zaakgericht werken.
İ
2. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. 2. Een kwaliteitsysteem op het informatie- en archiefbeheer is deels aanwezig in de vorm van protocollen. De ambitie verwoord in de Kadernota bedrijfsvoering 2013-2014 biedt kansen voor de implementatie van een integraal kwaliteitssysteem. 3. Een actueel overzicht van alle aanwezige archiefbescheiden is deels aanwezig (ordeningsplan/DSP). Betrek alle decentrale bestanden bij de centrale document- en dossierregistratie. 3. De registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast door inktvraat.
İ
3. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed. 3. Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken.
İ
4. Oosterhout loopt voor bij de implementatie van bouwstenen uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUPļ. 4. Bij de aanschaf, ontwikkeling en inrichting van informatiesystemen dienen de eisen voor duurzame digitale toegankelijkheid in relatie tot een kwaliteitszorgsysteem altijd worden meegenomen. Betrek hierbij alle gemeentelijk processen en systemen, waarbij documentaire neerslag wordt beheerd. De bewaring van informatie op netwerkschijven en mailadressen is risicovol.
m
5. Vernietiging van analoge documenten tot juni 2012 vindt jaarlijks goed plaats. Vanaf juni 2012 wordt bij nieuwe dossiers de categorie van de selectielijst vermeld, waardoor vernietiging kan worden verantwoord. Hierdoor kunnen ook digitale documenten jaarlijks worden vernietigd.
ê
5. Vernietiging van digitale archiefbescheiden van voor 2012 moet nog uitgevoerd worden. Analoge documenten, gevormd vanaf januari 2011, zijn numeriek geordend. Dit maakt jaarlijkse (verplichte) vernietiging in de toekomst logistiek nagenoeg onuitvoerbaar. Dit kan worden voorkomen door primair te ordenen op vernietigingsjaar en daarna pas numeriek te plaatsen.
I
6. De achterstand in overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen is de laatste jaren geheel op orde gebracht. 7. Het klimaat van de archiefruimten voldoet niet aan de vereiste klimaatwaarden. Stabiliseer de temperatuur naar de vereiste waarden, monitor het klimaat en neem zo nodig maatregelen.
j
7. De bewaring van de Burgerlijke Stand buiten de archiefruimten is risicovol.
İ
7. De archiefbewaarplaatsen voldoen aan alle eisen.
J
7. Er is geen e-depot of andere voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden.
İ
8. Het R egionaal Archief Tilburg investeert steeds meer in digitale dienstverlening.
i
9. De digitale omgeving is voorzien van een ICT-Informatiebeveiliging- en calamiteitenplan 9. Er is geen calamiteitenplan opgesteld voor analoge archieven opgesteld.
10. Blijf de benodigde formatie van PIM periodiek kritisch monitoren en meten, en neem dit onderbouwd op in het voortgangdocument van het veranderingsproces.
10. Er is geen investeringsbudget vooreen e-depot.
Verslag ten behoev e v an horizontale v erantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
3
1. Lokale regelgeving De a r c h i e f v o r m i n g van overheidsorganisaties, zoals de g e m e e n t e O o s t e r h o u t valt o n d e r de A r c h i e f w e t 1995. In w e e r w i l van de naam - het begrip archief w o r d t veelal geassocieerd m e t i n f o r m a t i e van o u d e r e d a t u m - gaat de w e t over hef geheel van i n f o r m a t i e . De a r c h i e f v e r o r d e n i n g en het besluit i n f o r m a t i e b e h e e r zijn de basis hoe Oosterhout de A r c h i e f w e t v o r m geeft. De a r c h i e f v e r o r d e n i n g regelt de zorg die het college van B. en W . h e e f t voor de archieven, die d o o r de g e m e e n t e l i j k e organen w o r d e n g e v o r m d , het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee w o r d t de gehele i n f o r m a t i e k e t e n g e b o r g d , van het aloude charter t o t het n i e u w s t e digitale bestemmingsplan. In de a r c h i e f v e r o r d e n i n g is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige a r c h i e f v e r o r d e n i n g en het besluit i n f o r m a t i e b e h e e r zijn in 2006 en 2010 vastgesteld. De archìefverordening en besluit i n f o r m a t i e b e h e e r dienen nog geactualiseerd te w o r d e n aan n i e u w e w e t g e v i n g . Een adequaat i n f o r m a t i e b e h e e r maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zíjn rechten en plichten en die van andere p a r t i j e n kent, dat zij transparant kan o p e r e r e n en v e r a n t w o o r d i n g kan afleggen over haar handelen. Tenslotte w o r d t zodoende een blijvende b e w a r i n g veilig gesteld van i n f o r m a t i e met (cultuur-)historische w a a r d e . Verdergaande regionalisering en u i t b e s t e d i n g van taken door en aan d e r d e n hebben consequenties v o o r de (digitale) informatievoorziening. O o s t e r h o u t n e e m t deel aan acht gemeenschappelijke r e g e l i n g e n en heeft een 4
dienstverleningsovereenkomst afgesloten over het statisch archiefbeheer. De v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n inzake i n f o r m a t i e b e h e e r zijn veelal niet schriftelijk vastgelegd. Gezien het feit dat g e m e e n t e n steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of t a k e n u i t b e s t e d e n , zijn artikelen 4 en 40 van de A r c h i e f w e t een belangrijk aandachtspunt in deze. Het m o e t altijd duidelijk zijn welke organisatie er v e r a n t w o o r d e l i j k is v o o r de archivering, ook na een eventuele privatisering. Hierdoor kan de organisatie zich blijven v e r a n t w o o r d e n v o o r zijn handelen als geheel. Helaas blijft de i n f o r m a t i e p a r a g r a a f vaak o n d e r b e l i c h t . M e e r recente r e g i o v o r m i n g is de Omgevingsdienst M i d d e n - en West-Brabant ( O M W B ) . Binnen de regio West Brabant Oost, bestaande uit de g e m e e n t e n Aalburg, Alphen-Chaam, Baarle Nassau, Breda, D r i m m e l e n , Geertruidenberg, O o s t e r h o u t , W e r k e n d a m en W o u d r i c h e m , is een Regionaal Transitie A r r a n g e m e n t vastgesteld v o o r de decentralisatie van alle jeugdzorg naar g e m e e n t e n . V o o r t s w o r d t de s a m e n w e r k i n g stapsgewijs verkend m e t de g e m e e n t e n D r i m m e l e n en Geertruidenberg, de zogenaamde A m e r s t r e e k g e m e e n t e n Equalit is een b e d r i j f s o n d e r d e e l van de g e m e e n t e O o s t e r h o u t . De dienstverlening van Equalit aan andere overheidsinstellingen is vastgelegd in een gemeenschappelijke regeling. In de mandaatregeling 2 0 1 1 zijn geen m a n d a t e n inzake archiefwetgeving vastgesteld.
5
J Verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij regionale samenwerking moeten beter worden belegd.
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Gemeente Oosterhout Beleid Begin 2013 is de kadernota bedrijfsvoering 2013-2014 vastgesteld. De kadernota geeft, aan de hand van een vertaling van de kernwaarden uit de organisatievisie, kaders aan voor een s l i m m e manier van w e r k e n . V o o r de informatievoorziening b e t e k e n t het dat een aantal uitgangspunten zijn b e n o e m d , u i t g e w e r k t in de bijlage "Richtlijnen
en componenten
voor (digitaal)
zaakgericht
werken".
Er zijn richtlijnen v o o r de behandeling van de
i n k o m e n d e post, sociale media en e mail o p g e n o m e n . In het b e l e i d s d o c u m e n t w o r d t een richting geduid v o o r een RMA en e-depot evenals de gewenste kanaalsturing en koppelingen. De uitgangspunten zijn: « «
Het i n f o r m a t i e b e l e i d is er op gericht o m de kwaliteit van dienstverlening te v e r b e t e r e n . De i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r van een f r o n t - O f f i c e , midoffice en BackOffice s t r u c t u u r volgt de organisatieinrichting t e n aanzien van k l a n t c o n t a c t e n .
4 GR Belastingsamenwerkíng West Brabant (8MB), GR Regio West Brabant |RWBĮ, Veìlígheidsregio Midden- en West Brabant, GR Ambulancevoorziening Brabant Midden West-Noord , GR Openbare Gezondheidszorg (GR OGZļ, GR Nazorg gesloten stortplaatsen Saveî Dorst en Zevenbergen, GR Werkvoorzieningschap Arbeid voor Allen (WAVAļ, GR Omgevingsdienst Midden en West-Brabant. 5 Algemeen mandaat , volmacht-, en machtigingsbesluit Oosierhout 2 0 Î Î -
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
Onsterhout
4
«
Het informatiebeleid o n d e r s t e u n t de realisatie van bestuurlijke doelen en organisatiedoelstellingen en w o r d t gerealiseerd aan de hand van een informatiebeleidsplan.
»
Informatiebeleid is gericht o p een d o e l m a t i g e , d o e l t r e f f e n d e en b o v e n d i e n geïntegreerde informatievoorziening voor en door de hele organisatie.
»
Bij de inrichting van informatiesystemen zijn strategische doelen leidend en zijn s t a n d a a r d e n ontwikkeld o m i n f o r m a t i e uit t e wisselen.
»
De gemeente is regionaal koploper (informatie-innovatie) en biedt actief haar diensten aan de regio aan.
» »
De I S A- c o m p o n e n t is een wezenlijk onderdeel van de o n t w i k k e l i n g van organisatiebeleid. Kennis en i n f o r m a t i e zijn door m i d d e l van i n f o r m a t i e s y s t e m e n o n t s l o t e n en gekoppeld v o o r de gehele organisatie w a a r d o o r nieuwe unieke i n f o r m a t i e ontstaat.
« »
Gegevens uit de digitale klant- en zaakdossiers w o r d e n in de hele organisatie g e b r u i k t . Beheer van basisgegevens (gegevens- en i n f o r m a t i e b e h e e r ) is georganiseerd in s a m e n w e r k i n g m e t alle organisatieonderdelen.
»
Voor de t o t a l e bedrijfsvoering w o r d t g e w e r k t met gekoppelde i n f o r m a t i e s y s t e m e n .
De kadernota vraagt o m een nadere u i t w e r k i n g op het gebied digitaal
duurzaam
informatiebeheer.
Kwaliteitszorg Volgens artikel 16 van de archiefregeling 2010 d i e n t het college van B. en W. t e zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden v o l d o e t aan toetsbare eisen van een door h e m t o e te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitsysteem o n t w i k k e l d . O m de k w a l i t e i t na te streven beschikt Oosterhout over een set van protocollen en instructies. Wekelijks w o r d e n deze p r o t o c o l l e n en instructies d o o r de PIM medewerkers getoetst. Indien de resultaten van de toetsing consequenties h e b b e n , w o r d t h i e r o p bijgestuurd. Goede kwaliteitszorg levert aanzienlijke voordelen op voor het f u n c t i o n e r e n van de informatiehuishouding. Als er een duidelijk beeld is van de eisen aan de k w a l i t e i t , k u n n e n die ook beter en regelmatiger w o r d e n g e c o n t r o l e e r d . zaakgericht
wer k en"
6
De i m p l e m e n t a t i e van de Richtlijnen
en componenten
voor
(digitaal)
staat nog in de steigers. De kwaliteitscontroles w o r d e n n o g niet structureel u i t g e v o e r d .
Door het college van B. en W. van Tilburg is een gemeentearchivaris en plaatsvervanger b e n o e m d , die tevens 7
f u n c t i o n e r e n voor O o s t e r h o u t . Het laatste inspectierapport dateert uit d e c e m b e r 2012. M e t ingang van 2013 is gestart m e t een KPI verslag. De intentie is deze tweejaarlijks aan te bieden. Strategisch Informatie
Overleg
(Slũf
In het kader van de kwaliteitsbevordering w o r d e n er (twee)jaarlijks regionale b i j e e n k o m s t e n georganiseerd voor medewerkers van d o c u m e n t a i r e i n f o r m a t i e voorziening (DIV) van de aangesloten 12 g e m e e n t e n en een waterschap. Jaarlijks vindt er overleg plaats over selectie en vernietiging. Daarnaast is er m e t enige regelmaat een overleg tussen de gemeentearchivaris, PIM m e d e w e r k e r en de Unitleider Interne Dienstverlening over alle aspecten van het informatie- en archiefbeheer. Daarmee w o r d t voor w a t b e t r e f t dit m o m e n t voorzien in de doelstelling van het SIO. Regionaal Archief Tilburg Beleid Het Regionaal Archief Tilburg, onderdeel van de stichting M o m m e r s k w a r t i e r , v o e r t in o p d r a c h t van de g e m e e n t e Tilburg gedeeltelijk archiefwettelijke taken uit. In 2009 is een i n f o r m a t i e b e l e i d s p l a n opgesteld, dat zich vooral richt op de digitalisering van i n f o r m a t i e f e r f g o e d . In augustus 2013 h e e f t het Regionaal Archief Tilburg een strategie n o t i t i e vastgesteld Van 20 jaar naar 3 dagen. H o e w e l de i n t e n t i e is v e r w o o r d o m samen in g r o t e r verband te participeren in een e-depot, is dit niet vertaald naar een visie o p d u u r z a a m digitaal informatiebeheer.
6 ten bekende kwalrteitscirkel is die van William t. Derning, plan, do, check en act. In de landelijke benchmark digitale dienstverlening 2013 ís te ieľen dat 7even gemeenten niet reageerden verstuurde vragen per e-mail, waaronder de gemeente Oosterhout. 7 College B. en W Tilburg d.d. 12 december 2006. Het college van B. en W. Oosterhout heeft de benoeming met met een besluit vastgesteld 8 ledenbnef VN G d.d. 13 maart 2013 kenmerk BAOZW/U201300267.
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
5
Kwaliteitszorg De kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief n i e u w begrip en er zijn geen landelijk vastgestelde n o r m e n . De branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN b e h e e r t een landelijke k w a l i t e i t s m o n i t o r dienstverlening archieven, waarbij b e n c h m a r k i n g w o r d t toegepast. In 2013 w e r d er d e e l g e n o m e n aan de tweejaarlijkse landelijke kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven. Als rapportcijfer kreeg het Regionaal Archief Tilburg van de klanten een 8,2. De inzet van sociale media w e r d als hoogste g e w a a r d e e r d m e t een 8,5, de w e b s i t e m e t 9
een 8 , 1 , het onderzoekerscentrum met een 7,7. Het Regionaal Archief T i l b u r g scoort op alle o n d e r d e l e n boven het landelijke gemiddelde. De servicenormen voor de Nederlandse Archieven w o r d e n g e b r u i k t .
10
Oosterhout kiest voor digitaal en zaakgericht werken. Nader beleid en implementatie is nodig om informatie ook op lange termijn digitaal toegankelijk te houden. Een kwaliteitsysteem op het informatie- en archiefbeheer is deels aanwezig in de vorm van protocollen. De ambitie verwoord in de Kadernota bedrijfsvoering 2013-2014 biedt kansen voor de implementatie van een integraal kwaliteitssysteem.
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Gemeente Oosterhout Equalit introduceerde begin 2012 het Verbindend
Fundament
Equalit (VFE). Op een vaste
' b o d e m p l a a t ' {verbindend f u n d a m e n t ) die v o o r iedere d e e l n e m e r h e t z e l f d e is, w o r d e n f u n c t i o n a l i t e i t e n g e b o u w d , die deelnemers verschillend kunnen i n z e t t e n . Dankzij deze a r c h i t e c t u u r k u n n e n g e m e e n t e n m e t elkaar informatie uitwisselen en maakt Equalit s a m e n w e r k i n g tussen g e m e e n t e n mogelijk. Daaraan t e n grondslag ligt de gedachte dat, als beleidsafdelingen van verschillende g e m e e n t e n besluiten o m gezamenlijk initiatieven t e o n t p l o o i e n , de ICT daarin geen b e l e m m e r i n g m a g zijn. Een gezamenlijke ICT bodemplaat is daarom ook van strategisch b e l a n g .
1 1
Daarnaast is gekozen v o o r de G E M M A , de GEMeentelijke
M o d e l Architectuur, belangrijke o n d e r d e l e n zijn de proces- en een i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r . Naar v e r w a c h t i n g zal het meerdere jaren in beslag n e m e n o m het zaak- en procesgerichte w e r k e n in te v o e r e n . Een van de v o o r w a a r d e n voor zaakgericht w e r k e n is o m geheel digitaal te gaan a r c h i v e r e n . De manier van w e r k e n m o e t v o o r k o m e n dat m e d e w e r k e r s i n f o r m a t i e op persoonlijke en afdelingsschijven opslaan, w a a r d o o r procesgebonden i n f o r m a t i e niet vindbaar is. Alle g e m e e n t e n , die bij Equalit zijn aangesloten, gaan k o m e n d e jaren kiezen voor hetzelfde zaaksysteem. De keuze v o o r het níeuwe zaaksysteem b i n n e n Equalit v e r b a n d bevindt zich in de a f r o n d e n d e fase. Naar v e r w a c h t i n g zal in februari 2014 het o u d e zaaksysteem Inter Access (Webnext) w o r d e n uitgefaseerd. Oosterhout w e r k t nu hybride. Hoewel alle m e d e w e r k e r s digitaal w e r k e n , b e h e e r t de g e m e e n t e zowel papieren als digitale archiefbescheiden. Soms w o r d t het ene proces digitaal gearchiveerd en het andere in papieren dossiers, en soms w o r d t volledig dubbel gearchiveerd. Het post- en dossierregistratiesysteem Corsa is de kernapplicatie. Naast het DMS zijn enkele applicaties in gebruik, w a a r v a n een klein aantal van strategisch belang is voor i n f o r m a t i e b e h e e r .
13
De d o c u m e n t e n inzake het proces o m g e v i n g s v e r g u n n i n g (WABO) en
bestemmingsplannen w o r d e n respectievelijk in de Centric applicatie OVX4all en RO-beheer geregistreerd, i n k o m e n d e en uitgaande correspondentie over het proces o m g e v i n g s v e r g u n n i n g w o r d e n daarnaast ook in Corsa geregistreerd. Deze applicaties zijn niet g e k o p p e l d aan Corsa en er is sprake van d u b b e l e registraties. De omgevingsvergunningen en de b e s t e m m i n g s p l a n n e n w o r d e n op dit m o m e n t zowel digitaal en analoog 1:1 gearchiveerd, o m d a t de huidige digitale o m g e v i n g o n v o l d o e n d e de vereiste d u u r z a a m h e i d kan b o r g e n . Zo is de huidige landelijke RO online niet geschikt o m digitale b e s t e m m i n g s p l a n n e n t e archiveren. Corsa is leidend voor het registreren van metadata t e n behoeve van v i n d b a a r h e i d en archivering. Deze m e t a d a t a s e t v o l d o e t nog niet aan NEN-ISO n o r m 2 3 0 8 1 .
1 3
9 Het gemiddelde cijfer voor archiefdiensten is voor: het algemeen oordeel een 7 7 . sociale media een 7,4, website een 7,3 en studiezaal een 7,7 10 Kwaliteitshandboek voor Nederlandse archieven Branchevereniging Archief in stellingen Nederland, versie 2013. 11 Strategische Kadernota Fqualit 2013 2017. 17 Voor een overwicht van de applicaties 21e bijlage 3. 13 De in Nederland ate norm gestelde eisen voor een volledige recordsmanagement metadataset staan m de NEN ISO 23081 standaard voor Metadata (Informatie en documentatie - Archiefbeheerprocessen - Meta informatie voor archief, delen l-l 2006 en 1-2:2009)
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
6
Er zijn in 2009, 2012 en 2013 t e l t o e t s e n g e h o u d e n inzake de i n k o m e n d e en uitgaande post.
Op basis van
t e l t o e t s e n in de j a r e n 2009, 2012 en 2013 bedroeg de registratieomvang circa 36 % van alle archiefwaardige d o c u m e n t e n . Vanaf half april 2012 is gestart m e t het opvoeren van 609é naar 10094 registratiegraad van alle i n k o m e n d e d o c u m e n t e n . Volgens de t e l t o e t s 2013 is een graad van 9AX bereikt. Van de uitgaande d o c u m e n t e n w o r d t de registratiegraad r o n d de 15-20
geschat.
1
Historie resultaten jaarlijkse teltoets t.a.v. document- en registratieomvang x 1000 ū 2 0 0 9 - 2 0 1 0 14 t e l d a g e n dec/jan • 2012 9 teldagen jan
135 127
• 2 0 1 3 12 t e l d a g e n m e i 11S
107,7
79,5 7? ÍS
411 • 4 0 , 4
is
DB 79
inkomende documenten
ü
36 37,5 37,5
om
12 16 12.2
17
3 2
waarvan
uitgaande
waarvan
'interne
totaalaantal
waarvan
geregistrrd
documenten
geregistrrd
doe.
documenten
geregistrrd
% geregīstrd
Registraties 2012-2013 in relatie met indicatie totaal archiefwaardige documenten op basis van 37,5 registratiegraad n.a.v. teltoets 2013
ū totaal incl. bijlagen m totaal excl. bijlagen
• 133.912
159.078
| 80.445 ,B 69.457
ļ^^ļ
JflHHfSI B B — 1 : TffijSI
2 0 1 2 (0,94 doc.per inw.
2 0 1 3 (1.29 doc. per inw.
indicatie archiefwaardige
excl b i j l a g e n )
excl. bijlagen)
d o c u m e n t e n n.a.v. teltoets 2013
Toelichting grafiek De schatting op grond van de t e l t o e t s 2013, te w e t e n 133.000 registraties staat gelijk aan g e m i d d e l d 2,5 registraties per i n w o n e r , k o m t vrijwel overeen m e t het aantal registraties 2013 van t w e e sterk gedigitaliseerde g e m e e n t e n binnen het w e r k g e b e i d van het Regionaal Archief Tilburg m e t respectievelijk 2,15 en 2,5 d o c u m e n t e n per i n w o n e r . Daarnaast is het opmerkelijk dat er nog 8.280 d o c u m e n t e n zijn geregistreerd, die als overige r e g i s t r a t i e s " o n b e k e n d " zijn g e t y p e e r d . Deze zijn buiten deze grafiek g e h o u d e n .
ÌA Het kanaal e mail ís niet geteld IS Genen de werkdruk is afgesproken dat alleen uitgaande documenten waar een actie/rechtsgevolg aan verbonden is worden geregistreerd Die status wordt door de gebruiker aangegeven.
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
7
Van de te bewaren documenten van de primaire werkprocessen (zaken) w o r d e n analoge dossiers g e v o r m d , m e t uitzondering van de op t e r m i j n vernietigbare d o c u m e n t e n . Deze d o c u m e n t e n w o r d e n n u m e r i e k g e o r d e n d op een termijn van 20 jaar, anticiperend op de mogelijkheid van vervanging achteraf. De gemeente Oosterhout maakt gebruik van duurzame gegevensdragers en m a t e r i a l e n in de v o r m van zuurvrije dozen, mappen, t a b s t r o k e n , hechtmechanieken en overige h u l p m i d d e l e n . Certificaten zijn aanwezig. In 2007 is geconstateerd dat de registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast d o o r inktschade, w a a r d o o r ze steeds minder leesbaar w o r d e n . niet g e b o d e n .
1 7
16
Dit landelijke p r o b l e e m is veelvuldig b e s p r o k e n , maar een oplossing w o r d t
Om verder informatieverlies t e v o o r k o m e n w o r d t geadviseerd een k w a l i t a t i e f goede digitale
kopie van de akten te vervaardigen. Regionaal Archief Tilburg Een van de kerntaken van het Regionaal Archief Tilburg is het toegankelijk m a k e n van archieven en collecties o m de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. Rond de 719 m e t e r w o r d t b e w a a r d bij het Regionaal Archief Tilburg. 95,6 9b van alle overgebrachte archieven is toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, t e raadplegen via de website. Voor het toegankelijk maken van collecties is geen landelijke standaard. De meeste archiefdiensten h a n t e r e n de internationale standaard E A D .
18
Bíj het Regionaal Archief Tilburg zijn de m e e s t e t o e g a n g e n omgezet naar
EAD. Verschillende collecties zijn digitaal beschikbaar, zoals de o p e n b a r e registers van de Burgerlijke Stand en f o t o ' s . De digitale registers van de Burgerlijke Stand kunnen via de w e b s i t e op persoonsnaam w o r d e n doorzocht, de bevolkingsregisters w o r d e n nu op naam toegankelijk g e m a a k t . M e t extra beschikbare gestelde budgetten tijdens de jaren 2008-2010 zijn de archieven van de schepenbank, dorpsbestuur en notarissen gerestaureerd. Van de bijna 719 meter ís de materiële zorg van 216 m e t e r goed, van 458 m e t e r m a t i g en 45 m e t e r slecht. Bij het Regionaal Archief Tilburg w o r d t gebruik gemaakt van duurzame v e r p a k k i n g s m a t e r i a l e n .
19
Een actueel overzicht van alle aanwezige archiefbescheiden is deels aanwezig (ordeningsplan/DSP). Betrek alle decentrale bestanden bij de centrale document- en dossierregistratie. Jak
De registers van de Burgerlijke Stand zijn aangetast door inktvraat. J
De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden bij de archiefdienst is goed.
J
Het Regionaal Archief Tilburg moet verschillende archieven en collecties opnieuw zuurvrij verpakken.
4. Digitale archiefbescheiden Gemeente Oosterhout Overheden verkiezen steeds meer voor digitale kanalen v o o r zaakafhandeling met burgers. M e t n a m e de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt o m complexe maar noodzakelijke w a a r b o r g e n o m informatieverlies te v o o r k o m e n . Een andere t r e n d is dat het niet meer mogelijk is o m als g e m e e n t e zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen maar dienen te w e r k e n in (digitale) ketens, denk in dit verband aan de gevolgen van de W e t Algemene Bepalingen Omgevingsrecht, Jeugdwet en de rol van sociale media. Zaakgericht werken biedt vele mogelijkheden voor het delen en v e r r i j k e n van i n f o r m a t i e tussen gemeenten en andere overheden. Tegelijkertijd zal de i n f o r m a t i e - en k e n n i s b e h o e f t e van g e m e e n t e n t o e n e m e n door de verdergaande decentralisatie van taken en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n . I n t e r o p e r a b i l i t e i t en
16 Inktschade in de akten van de Burgerlijke Stand. Tussentijds verslag van een onderzoek door de Erfgoedinspectie en het landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (maart 2ÜÜ7). 17 De VNG en NWB vinden dat herstel van de aangetaste akten op kosten van het Rijk moet plaatsvinden. Rijk en gemeenten onderzoeken hoe ZIJ samen kunnen komen tot een toekomstgerichte oplossing, met als uitgangspunt eenmalige opslag en meervoudig gebruik 18 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XMl. Een XMt-document is in feite niets anders dan een tekstdocument ronder enige opmaak dat gemaakt kan worde in Wordpad. 19 Voor archiefomslagen met en ronder hechtmechaniek, zuurvrij karton, papier en archiefdozen zijn dat de ÎCN kwaliteitseisen nr . 1, 2, 3 , 4 , 1 0 en 11 zoals benoemd in de Archiefregeltng 2010. Voor foto's worden presentalietioezen van polypropyleen gebruikt conform Arcliiefregeling 2010 art. 12 lid 2c.
Verslag ter behoeve var horizontale verantwoording
archiefwet gemeente
Oosterhout
standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. De informatie en kennis is nodig o m financiële missers t e v e r m i j d e n en o m de verwachtingen van de burgers t e kennen. De b o u w s t e n e n uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) v o r m e n de basisinfrastructuur van de elektronische overheid en zijn voor g e m e e n t e n , provincies, waterschappen en het Rijk de basis o m de digitale o v e r h e i d t e v o r m e n . De gemeente doet mee aan het NUP-project. Hiermee w o r d t een flinke stap gezet in de digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven. Op basis van het principe eenmalige invoer en m e e r v o u d i g gebruik m o e t e n alle persoons- en gebouwengegevens eenduidig w o r d e n ingevoerd. G e m e e n t e n zijn wettelijk verplicht 20
10 basisregistraties in t e voeren, van de GBA, de WOZ en de B A G t o t registers waar al het kaartmateriaal in zit. Al die databases m o e t e n met elkaar gekoppeld zijn o m er optimaal nut van te kunnen h e b b e n o n d e r het 0
regime 'eenmalige opslag en meervoudig gebruik. Bij de gemeente is 50 Á van de 20 b o u w s t e n e n geïmplementeerd.
21
Oosterhout is nog niet aangesloten op de berichtenbox van
MijnOverheid.nl.
Op dit m o m e n t is papier leidend, maar er zijn plannen o m de v o o r g e n o m e n vervanging concreet te gaan realiseren zowel voor de op t e r m i j n te bewaren i n f o r m a t i e als i n f o r m a t i e die op t e r m i j n vernietigd kan w o r d e n . Vanaf 2010 w o r d t de p o s t s t r o o m gescand en de omgevingsvergunningen en b e s t e m m i n g p l a n n e n w o r d e n zowel digitaal als analoog gearchiveerd. Persoonlijke e-mails gericht op aan ambtelijk adressen zijn grotendeels niet in beeld. Het gebruik van opslagformaten is f o r m e e l nog niet vastgesteld. Op dit m o m e n t w o r d t gebruik gemaakt van pdf a. Er w o r d t geen gebruik gemaakt van compressie en encryptìe. 22
Uit de laatst gehouden RODIN toets in o k t o b e r 2 0 1 1 is gebleken dat op dat m o m e n t op o n d e r d e l e n nog 2 3
verbeteringen nodig w a r e n o m t o t vervanging k o n w o r d e n overgegaan. De eisen in RODIN gaan over drie deelgebieden, beleid S organisatie, i n f o r m a t i e b e h e e r en iet-beheer en -beveiligingseisen. De digitale o m g e v i n g voldoet nog niet aan alle noodzakelijke eisen v o l d o e t o m duurzaamheid te borgen t o t het m o m e n t van o p n e m e n in een e-depot
2 4
Functionele eisen over het informatiebeheer dienen nog t e w o r d e n vastgesteld.
De gemeenteraad vergadert f o r m e e l nog niet papierloos. De griffie distribueert d o c u m e n t e n digitaal, ondersteund door het Raad Informatiesysteem (RIS), een applicatie die o n d e r beheer van de Griffie staat. RIS betrekt de d o c u m e n t e n ļ bestanden rechtstreeks uit Corsa. Er is geen sprake van een cloudserver. De website w o r d t gearchiveerd via A r c h i e f w e b .
2 5
Regionaal Archief Tilburg De archiefdienst beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen ook w o r d e n b e w a a r d . De digitale kopie heeft vooral de functie o m het publieksbereik van het Regionaal Archief T i l b u r g te v e r g r o t e n . Het Regionaal Archief Tilburg maakt gebruik van m e m o r i x o m de collecties t e p r e s e n t e r e n . Ten behoeve van ambtelijk gebruik is een er een scanning
on demand
service o n t w i k k e l d van de fysieke
uitlening te beperken buiten de archiefbewaarplaats. M e t extra budget van de g e m e e n t e w o r d e n de overgebrachte b o u w v e r g u n n i n g e n 1980-1990 m o m e n t e e l gedigitaliseerd.
^
Ooster h out hopt voor bij de implementatie van bouwstenen uit Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP).
j
20 De BAG is de b.v-.isn gK!rdlic waarin gemeentelijke basisgegevens over alle adressen en gehouwen m Nederland zijn verzameld Alle gemeenten hebben de BAG ingevoerd. Oe GR Selastingsamenwerkmg gaat de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) uitvoeren. Gemeenten zijn aangewezen als bronhouder voor vijf basisregistraties; Personen, Adressen, Gebouwen. WOZ-waarde en Basisregistratie Grootschalige topografie [RGĩ] 21 Bron: Waarstaatjegemeente.nl 2? Het referentiekader dat tri RODIN is bijeengebracht, is gebaseerd op de Archiefwet 1995, de Archief regeling uit 2010, de normenfamiiie voor archief en informatiebeheer NENISO 15489, N EN 2082 en ISO 23081, de informatiebeveiiigrng norm N EN -ISO/IEC 27002, delen van het referenttemodel voor digitale depots OAiS (ISO-14721: 2002) en daarvan afgeleide checklists TRAC en ED3. 23 Vervanging op grond van de Archiefwet art. 7 houdt m dat van documenten (meestal digitale) reproducties worden gemaakt, die vervolgens de plaats in nemen van het origineel. De originele (doorgaans papieren) documenten worden vernietigd. 24 Een digitaal depot of e-depot is een voorziening met 3İs doei om ie borgen dat de nieuwe digitale gevormde overheidsinformatie authentiek, duurzaam, vindbaar en digitaal toegankelijk blijft voor lange termijn (ontsluiting en raadpleegbaarheidĵ; informatie voor publieke verantwoording, als over overheidsinformatie die om maatschappelijke, cultuurhistorische of politieke redenen het bewaren waard is; ook ín de toekomst burgers het handelen van de overheid kunnen reconstrueren. de overdracht naar het archief, nu nog een fysieke activiteit en steeds meer een digitaal karakter krijgt adequaat geschiedt. Dit stelt uiteraard eisen aan de wijze waarop de digitalisering vorm en inhoud krijgt. 25 Aanbeveling 9 Inspectierapport december 2012
Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
9
Bij de aanschaf, ontwikkeling en inrichting van informatiesystemen dienen de eisen voor duurzame digitale toegankelijkheid in relatie tot een kwaliteitszorgsysteem altijd worden meegenomen. Betrek hierbij alle gemeentelijk processen en systemen, waarbij documentaire neerslag wordt beheerd. De bewaring van informatie op netwerkschijven en mailadressen is risicovol.
5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden V o o r het selecteren van de analoge archiefbescheiden is de selectielijst 2005 v o o r archiefbescheiden van g e m e e n t e n in gebruik, vanaf j u n i 2012 de geactualiseerde selectielijst. Bij de afsluiting van een zaak w o r d t ín het registratiesysteem vastgelegd of de d o c u m e n t e n v o o r p e r m a n e n t e b e w a r i n g in a a n m e r k i n g k o m e n of wanneer in een bepaald jaar kunnen w o r d e n vernietigen. Bij de g e m e e n t e w o r d e n jaarlijks papieren archiefbescheiden vernietigd. In de lijst w o r d t de categorie uit de selectielijst niet v e r m e l d , die de basis is voor de vernietiging. De laatste b e o o r d e l i n g d o o r de archiefinspecteur d a t e e r t uit april 2013, een V-lijst b e t r e k k i n g hebbend op het archiefblok 1981-1986. De daadwerkelijke vernietiging is nog niet uitgevoerd en staat v o o r het eerste kwartaal 2014 op de planning. Dat geldt ook v o o r de V-lijst 2013, die nog niet is b e o o r d e e l d . De in 2004 ingezette scanning van de i n k o m e n d e d o c u m e n t e n en de (al langere t i j d ) i n t e r n gecreëerde d o c u m e n t e n m o e t e n parallel aan de analoge d o c u m e n t e n w o r d e n v e r n i e t i g d . Alleen v o o r de gescande d o c u m e n t e n vanaf 2004 staat in 2014 een vernietigingsactie uit het systeem Corsa 7.2 gepland. Op de vernietiging in andere applicaties en netwerkschijven is geen zicht en regie d o o r P I M . De numerieke ordening, die in januari 2 0 1 1 is ingevoerd, is niet op vernietigingsjaar geplaatst. In a f w a c h t i n g van de t o e k o m s t i g vervangingsbesluit is gekozen de d o c u m e n t e n te b e w a r e n als één bestand m e t één b e w a a r t e r m i j n van 20 jaar. Een vervangingsbesluit d o o r het college van B. en W. staat voor 2014 gepland. ijįi
Vernietiging van analoge documenten tot juni 2012 vindt jaarlijks goed plaats. Vanaf juni 2012 wordt bij nieuwe dossiers de categorie van de selectielijst vermeld, waardoor vernietiging kan worden verantwoord. Hierdoor kunnen ook digitale documenten jaarlijks worden vernietigd.
i ~*
Vernietiging van digitale archiefbescheiden van voor 2012 moet nog uitgevoerd worden. Analoge documenten, gevormd vanaf januari 2011, zijn numeriek geordend. Dit maakt jaarlijkse (verplichte) vernietiging in de toekomst logistiek nagenoeg onuitvoerbaar. Dit kan worden voorkomen door primair te ordenen op vernietigingsjaar en daarna pas numeriek te plaatsen.
6. Overbrenging van archiefbescheid en naar d e openbare archiefbewaarplaats Archiefbescheiden, ongeacht de v o r m , dienen na 20 jaar te w o r d e n o v e r g e b r a c h t naar een archiefbewaarplaats en openbaar w o r d e n gemaakt. Alle te b e w a r e n archiefbescheiden van de g e m e e n t e o u d e r dan 20 jaar zijn overgebracht naar de aangewezen o p e n b a r e archiefbewaarplaats gevestigd t e Tilburg. In de p e r i o d e 20092013 zijn er 18 archieven met een totale o m v a n g van 2 6 1 m e t e r d o o r de gemeentearchivaris in beheer o v e r g e n o m e n . Hiervan zijn verklaringen van o v e r b r e n g i n g opgesteld, w a a r i n de beperkingen van de openbaarheid zijn bepaald Er is een alleen - w a t kleínere- achterstand geconstateerd m e t betrekking t o t de volgende b e s t a n d e n : Nog over te brengen
periode
Woningkaarten
1950-1981
3,5
Geboorteregisters
1902-1913
0,37
Huwelijksregisters
1933-1938
0,25
Overlijdensregisters
1960 1963
0,05
Totaal:
4,17
3
meter
De achterstand in overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen is de laatste jaren geheel op orde gebracht.
Verslag ten behoev e v an horizontale v erantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
10
7. Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depot Gemeente Oosterhout In maart 2009 heeft de provinciale archiefinspecteur in Noord-Brabant vastgesteld dat de a r c h i e f r u i m t e nog enkele t e k o r t k o m i n g e n h e e f t .
26
Het is niet duidelijk of alle d e u r e n , kozijnen, d o o r v o e r i n g e n van kabels en
leidingen een b r a n d w e r e n d h e i d van zestig m i n u t e n b e z i t t e n .
2 7
In augustus 2013 is een (1) datalogger geplaatst. Dat is een goede stap in de richting. Gezien het feit dat de a r c h i e f r u i m t e uit t w e e verdiepingen bestaat, is het aan te bevelen voor beiden dataloggers t e plaatsen. Tussen 13 en 28 augustus 2013 (15 dagen) heeft de archiefinspecteur tijdelijk drie extra dataloggers geplaatst o m het klimaatverloop voor beiden verdiepingen concreet in beeld t e b r e n g e n .
Archiefruimte Oosterhout
28
Dit laat de v o l g e n d e w a a r d e n zien. 2013 ( 1 5 dagen)
2010 (+20 dagen) Temperatuur
RV5b
Temp * 0
Temp *B
RV9éO
Gemiddeld
18-19
35
18,7
22,15
65,4
56,45
hoogste waarde
niet bekend
niet bekend
23,5
23,7
68,4
62,65
laagste waarde
niet bekend
niet bekend
18,5
21,45
48,8
42,25
* 0 = archiefruimte onder. B s archiefruimte boven De t e m p e r a t u u r in de a r c h i e f r u i m t e op onderste verdieping is redelijk stabiel binnen de vereiste b a n d b r e e d t e (18,7).
29
De relatieve luchtvochtigheid (RV) is echter m e t een gemiddelde van 65,4 X ver boven de maximaal
vereiste waarde. Op de t w e e d e verdieping overschrijdt de t e m p e r a t u u r m e t 22,15 de gestelde vereisten. Ook RV is boven de vereiste waarde (56,45 %) m e t sterke schommelingen tussen 42-62 96. Deze klimatologische omstandigheden vragen o m maatregelen in het klimaatsysteem, t e beginnen m e t het stabiliseren van de t e m p e r a t u u r . Dan kan pas duidelijk w o r d e n w a t de gevolgen zijn voor de RV. Als dan de RV n o g níet aan eisen voldoet, m o e t e n ook hier maatregelen in w o r d e n g e t r o f f e n . De bewaring van registers van de Burgerlijke Stand buiten de a r c h i e f r u i m t e is risicovol. Deze bevinden zich in een kluis bij Burgerzaken. Het is aan te bevelen de registers op een kwalitatief goed niveau digitaliseren en daarna in de archiefruimte te plaatsen. Regionaal Archief Tilburg In de archiefverordening is de archiefbewaarplaats aan de Kazernehof aangewezen als archiefbewaarplaats. In 2008 is een nieuw g e b o u w d e bewaarplaats aan de Goirkestraat in gebruik g e n o m e n . De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2010. Naast interne controles w o r d e n de archiefbewaarplaatsen en koelcel ook extern g e a u d i t .
3 0
De archiefdienst beschikt over een protocol over d e p o t h y g i ë n e , dat
echter w e l geactualiseerd zou m o e t e n w o r d e n . Over de toegang t o t de archiefbewaarplaatsen door e x t e r n e n zijn regels opgesteld. locatie
temperatuur
relatieve luchtvochtigheid
Kazernehof
19,8
50
Goirkestraat
20
52
Oosterhout beschikt niet over een e-depot. In overleg m e t de gemeentearchivaris en het Regionaal Archief Tilburg zal w o r d e n bekeken hoe een e-depot v o r m t e geven binnen de huidige mogelijkheden en ontwikkelingen.
J
Ĵ
Het klimaat van de archiefruimten voldoet niet aan de vereiste klimaatwaarden. Stabiliseer de temperatuur naar de vereiste waarden, monitor het klimaat en neem zo nodig maatregelen. De bewaring van de Burgerlijke Stand buiten de archiefruimten is risicovol.
26 Brief van 16 maart 2009, kenmerk pai n-b.09.020. Dit had betrekking op het ontbreken van thermo hygrometers, de te geringe lengte van de slanghaspel op de gang. 27 Archiefregeling 2010, artikel 30, lid 4, 28 Archiefregeling 2010, hemen in 2013. De relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten heeft een lo constant mogelijke waarde van SO * R.V. */- 1014. De temperatuur 1
varieert tussen de 16*C en 20"C Een overschrijding tot 25*C gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan. 29 Dit is op de onderste plank gemeten. 30 Rapportages Helicon 2012 2013.
Verslag ten behoev e v an horizontale v erantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
11
ê 1^
De archiefbewaarplaatsen voldoen aan alle eisen. Er is geen e-depot of andere voorziening voor de duurzame bewaring van digitale bestanden.
8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefdienst is de i n f o r m a t i e in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van het onderzoekscentrum van het Regionaal Archief Tilburg zijn o p e n b a r e en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. De openingstijden zijn op dins- en vrijdag van 9.30-17.00 uur en elke t w e e d e zaterdag van de m a a n d . Onderwijsgroepen en cursisten k u n n e n afspraken maken op de woens- en donderdagen. Tijdens de avonden op m a a n d a g t o t en met d o n d e r d a g w o r d t gechat. Elke werkdag van maandag t o t en m e t vrijdag v i n d t ambtelijke dienstverlening plaats. Er zijn huisregels vastgesteld, maar geen bezoekersreglement op g r o n d van de A r c h i e f w e t .
3 1
Veel geraadpleegde bestanden
zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn gratis te raadplegen via de w e b s i t e van het Regionaal Archief Tilburg. In de legesverordening van de g e m e e n t e Tilburg is een w e t t e l i j k verplicht kostenoverzicht o p g e n o m e n o n d e r andere v o o r het laten maken van afschriften van o r i g i n e l e n . Voor de niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld o m o n t h e f f i n g v o o r de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de archiefbescheiden aan de gemeentearchivaris is nader bepaald welke d o c u m e n t e n niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar w o r d e n g e m a a k t . De beperkingen h o u d e n vooral verband met de werking van de W e t Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging en zijn gepubliceerd op de website van het Regionaal Archief Tilburg. Alleen op de geboorteregisters van de Burgerlijke Stand is o p g r o n d van de bepalingen in het Burgerlijk W e t b o e k een beperking opgenomen van 100 jaar. Archiefbestanden waarvan is k o m e n v a s t t e staan dat deze t o t wegens de slechte materiële toestand w o r d e n niet ter inzage gegeven. Bezoekerscijfers aan h et Onderzoekerscentrum
en website Regionaal Arch ief
bezoekers OC
bezoeken website
Tilburg
jaar
bezoeken OC
2010
2.812
720
359.999
147.271
2011
2.758
724
379.854
146.728
2012
2.792
783
297 394
112.172
2013
3.220
699
242.412
72.675
De cijfers van 2012 zijn negatief beïnvloed door de implementatie
bezoekers website
van de "cook iewet" ap de website per 1-10-20X2.
Het aantal vragen dat per mail w o r d t gesteld n e e m t jaarlijks t o e , in 2012 w a r e n dat m e e r dan 8.000 mails, in 2013 6.884. Ongeveer 2.500 telefonische vragen w e r d e n b e a n t w o o r d .
I Het Regionaal Archief Tilburg investeert steeds meer in digitale dienstverlening.
9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Er is een ICT ínformatĩebeveiligingsplan vastgesteld, maar geen c a l a m i t e i t e n p l a n voor de analoge archieven. De g e m e e n t e Oosterhout is lid g e w o r d e n van D o c u m e n t e n w a c h t . O o s t e r h o u t beschikt over een algemene brand(reconstructie)verzekering met een maximale dekking van 11,5 m i l j o e n euro
3 2
Equalit audit periodiek de ICT en jaarlijks w o r d t de gemeentelijke basisadministratie (GBA) e x t e r n g e a u d i t .
3 3
De Equalit deelnemers hebben stappen gezet o m in een vroeg s t a d i u m invulling te geven aan de DigiD-audits en de aansluiting op de Informatiebeveiligingsdíenst (IBD) onder KING. Equalit is in 2012 overgegaan naar een nieuwe n e t w e r k i n f r a s t r u c t u u r in 2012. Alle v e r b i n d i n g e n zijn dubbel uitgevoerd, ook naar het t w e e d e d a t a c e n t r u m dat als back-up d i e n t in geval van c a l a m i t e i t e n . Er is dus sprake van een volledige uitwijk bij calamiteiten.
31 Archiefwet 1995. art. 14.15.1,17.1. 32 Aanbeveling 2: inspectierapport gemeente Oosterhout december 2012. 33 Raadvergadering 21 januari 2014, nr 16' landelijk is door de inspectie van SZW geconstateerd dat slechts 49é van alìe gemeenten voldoen aan de normen van informatiebeveiliging van Suwinet.
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
1?
De gemeente Oosterhout heeft nog geen concrete strategie voor de opslag van v e r t r o u w e l i j k e d o c u m e n t e n in een private of public cloud. Het v o o r n e m e n is hier vooralsnog geen gebruik van t e m a k e n . De opslag van v e r t r o u w e l i j k e d o c u m e n t e n brengt risico's m e t zích mee, o m d a t v e r t r o u w e l i j k h e i d in een "public c l o u d " níet kan w o r d e n geborgd. Digitale bestanden van het Regionaal Archief Tilburg zijn opgeslagen op de servers van het bedrijf Picturae. De archiefdienst beschikt over een vastgesteld c a l a m i t e i t e n p l a n . De archiefdienst is lid van D o c u m e n t e n w a c h t , o m kosten schade bij calamiteiten zo laag mogelijk te h o u d e n en is aangesloten bij het Cultureel P r e v e n t i e n e t w e r k Tilburg - Hilvarenbeek.
m De digitale omgeving is voorzien van een ICT-Informatiebeveiliging- en calamiteitenplan
w
w
ř r
l s
g
een
calamiteitenplan opgesteld voor analoge archieven.
10. Organisatie, middelen en mensen. Organisatie Het i n f o r m a t i e b e h e e r
34
is organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Service en O n d e r s t e u n i n g (SO). Binnen
deze afdeling ressorteert Unit Interne Dienstverlening, w a a r o n d e r het taakveld Proces en I n f o r m a t i e management ( P I M ) .
35
PIM w o r d t aangestuurd d o o r de Unitleider Interne Dienstverlening. Bij deze u n i t is
v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d voor de uitvoering van het integrale d o c u m e n t en archiefbeheer t o t het m o m e n t van w e t t e l i j k e vernietiging of overbrenging naar een archiefbewaarplaats belegd. Het s a m e n w e r k i n g s v e r b a n d Equalit verzorgt de ICT voorzieningen. Daarnaast biedt Equalit ondersteuning op het gebied van informatisering (informatieadvies en functioneel beheer). Ook de overbrenging van de blijvend te b e w a r e n archiefbescheiden naar de t w e e archiefbewaarplaatsen b e h o o r t t o t de beheertaken. De gemeentearchivaris speelt met n a m e hierin een actieve r o l , o m d a t het beheer na overbrenging bij deze functionaris k o m t te liggen. De informatie w o r d t na o v e r b r e n g i n g in principe voor de eeuwigheid b e w a a r d , en is dan kosteloos v o o r iedereen openbaar. Daarnaast is de gemeentearchivaris verantwoordelijk v o o r het toezicht op de niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden. De g e m e e n t e Tilburg heeft de uitvoer van het beheer van de w e t t e l i j k e archieftaken gedeeltelijk uitbesteed aan de Stichting Mommerskwartier. Middelen Op de t o t a l e gemeentelijke begroting van r u i m 1 4 1 miljoen euro is een post van C 1.060.386 , o p g e n o m e n voor archief en i n f o r m a t i e b e h e e r . De g r o o t s t e post v o r m e n personeelskosten. M e t de g e m e e n t e Tilburg is een dienstverleningsovereenkomst gesloten over het statisch archiefbeheer.
Personeel
C
814.820
Kosten derden voor PIM
Ç
164.083
Ç
81.483
Bijdragen Regionaal archief 2013
36
Beleidsproduct DIV totaal
C 1.060.386
De jaarlijkse bijdrage zijn niet nader gespecificeerd o p g e n o m e n in de t o t a a l p o s t van de jaarlijkse bijdrage aan Equalit van C 2.100.000. Kosten voor d e e l n a m e aan een edepot of realisatie van een dergelijke voorziening zijn niet begroot. Mensen Taakveld PIM beschikt f o r m e e l over 11,45 f o r m a t i e p l a a t s e n , waarvan 9,31 f t e beschikbaar is v o o r de dagelijkse archiefwerkzaamheden. Dit is 1,75 f t e per 10.000 inwoners. Een inventarisatie uit het inspectierapport 2012 laat 2İen dat van alle archivistische b e h e e r h a n d e l i n g e n 89"á voor rekening van PIM k o m t . Dit b e t r e f t de postbehandeling, (gedeeltelijke) registratie, scannen, d i s t r i b u e r e n , rappelleren, dossiervorming, selectie en vernietiging en v o o r b e r e i d e n d e w e r k z a a m h e d e n t e n b e h o e v e n van overdracht naar een archiefbewaarplaats. PIM v o e r t
6670
van alle m e t a d a t a in bij de registratie van
documenten, (inkomend/uitgaand/intern).
3d Met informatiebeheer wordt hier bedoeld, het geheel van documentaire neerslag van alle bestuurlijke, organisatorische en taakuitvoerende processen.
36 Brief gemeentearchivaris d.d 18 december 2012, kenmerk 11118638.
Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
13
PIM w o r d t steeds meer b e t r o k k e n bij projecten en advisering en o n d e r s t e u n i n g van gebruikers. De omslag van analoog naar digitaal vergt veel extra inspanningen. Regionaal Archief Tilburg De f o r m a t i e van de gemeentearchivaris en archiefinspecteurs v o l d o e t niet aan het r e k e n m o d e l f o r m a t i e gemeentelijke archiefinspectie. Het w e r k g e b i e d van de huidige 1,32 f t e inspectiefunctìe o m v a t 12 g e m e e n t e n m e t een gezamenlijke i n w o n e r a a n t a l van ongeveer 450.000, w a a r o n d e r O o s t e r h o u t 53.686. Dit b e t r e f t 11,8 %. Volgens het v o o r n o e m d e r e k e n m o d e l vereist elke 100.000 i n w o n e r s 1 f t e inspectie. Volgens die f o r m u l e is 11,8 van 1,32 f t e 0,157 f t e (291 uur) voor O o s t e r h o u t beschikbaar, waar 0,54 (991 uur) benodigd zou zijn. Hoe de f o r m a t i e van het Regionaal Archief Tilburg is samengesteld, v o r m t eigen beleid van de stichting M o m m e r s k w a r t i e r . Drie m e d e w e r k e r s zijn g e d i p l o m e e r d archivaris.
'3 Blijf de benodigde formatie van PIM periodiek kritisch monitoren en meten, en neem dit onderbouwd op in het voortgangdocument van het veranderingsproces.
3 m
Er is geen investeringsbudget voor een e-depot.
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
14
Bijlage 1: Grafiek KPI score met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden.
KPI score niet overgebracht in % per KPI • ja
• deels
1 nee
H nee waarvan taaverwaarlozing
4oy
2096
ÏOO ^
• 0,0 ',0
• 90,9
L Lokale regelgeving
1
80%
6096
0
ļĵ9,lá !
2. Interne k w a l i t e i t en
o 20,0 m |
• 80,0
toezicht
3. Ordening, a u t h e n t i c i t e i t , conmtext,
• 90,9
t o e g a n k e l i j k h e i d en duurzaamheid archiefbescheiden 4. Digitale
• 83,3
archiefbescheiden
ü 16f3t)0
5. V e r n i e t i g i n g en
• 57,1
vervreemding
'
• 28,6
O
archiefbescheiden
„ | 14,0 ' 1
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar
• 100,0
de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s
7.Archiefbewaarplaatsen, a r c h i e f r u i m t e n en e
• 50,0
depots
• 50,0
8. Ter beschikking s t e l l i n g van naar archiefbewaarplaats I 1 overgebrachte archiefbescheiden 9. Rampen, c a l a m i t e i t e n
10 M i d d e l e n en mensen
Verslag ten behoeve van horizontale
• 20,0
• 40,0
en v e i l i g h e i d
• 33,3
verantwoording
archiefwet
• 33,3
gemeente
Oosterhout
O
40,0
O
• 33,3
15
Bijlage 2: Grafiek KPI score met betrekking tot overgebrachte archiefbescheid en.
0
KPI score overgebrachte archieven in A per KPİ
• ja
D deels OX
M nee
8 nee waarvan taaverwaarlozing
20'Jfe
40%
1. L okale regelgeving
6094
80X
10096
ū 100,0
aļ
0100,0
ŗjgį
2. Interne k w a l i t e i t en toezicht
3. Ordening, a u t h e n t i c i t e i t , conmtext, t o e g a n k e l i j k h e i d en
D
100,0
D
100,0
•i
duurzaamheid archiefbescheiden 4. Digitale
—
archiefbescheidfřŬ
0
5. Vernietiging en vervreemdi ng
ü
archiefbescheiden 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s
7.Archiefbe w a a r p l a a t s e n , archiefruimten en e-
• 66,7
depots
•
16,7
D
8. Ter besch ikking s t e l l i n g van naar
•
archiefbewaarplaats
12,5
81,3
overgebrachte archiefbescheiden
ļ
í
9. Rampen, c a l a m i t e i t e n en v e i l i g h e i d
10. M i d d e l e n en mensen
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
•
100,0
•
100,0
Oosterhout
-
Bijlage 3: Overzicht van applicaties peildatum: 20 juni 2013 soort applicatie
aard bestand j inhoud
GB
RS8 MeldDesk
Aannemen en afhandelen van meldingen van
2,1
opmerking
MB
burgers, bedrijven en organisaties Keyto2 Onderwijs
Registratie en het volgen van jongeren in het kader
3,4
van de Leerplicht, Vervoer en RMC Centric 27
Decade
Financieel administratieve processen
GWS4all
Sociale Zaken Centric
11,6
BAVAK
Klant geleiding en afspraken
1,4
Cognos
Genereert managementinformatie t.b.v.
OVX44all M W suite
Omgevingsvergunning (Wabo)
Centric
2,6
OVX44all M W suite
Omgevingsvergunning (Wabo)
Centric
7,55
management en bestuur
Documenten uit de out-directory
Gescande en digitaal geboren documenten zijn
von MW suite.
geregistreerd in Corsa.
Hierin staan alle (intern en extern) uitgaande documenten. Keyto2 Burgerzaken
GBA, Burgerlijke Stand, reisdocumenten,
7,1
rijbewijzen, rijbewijzen, verklaring omtrent gedrag en verkiezingen Centric Neuron BAG registratie. Applicatie waarin alle
Vicrea
5,7
entiteiten en attributen van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen worden geregistreerd. CiVision Belastingen
Heffen en invorderen van gemeentelijke en waterschapsbelastingen. PinkRoccade
Equalit broker: Adeptia
Dit de servicebus (zie architecttuurplaat)
1,5
van Enable-U Sjablonengenerator/ Eformulieren Kodison
E-formulieren
231
Documentgenerator
Sjablonen voor interne en uitgaande documenten
132
Interaction | next Corsa 7.2
Document Management Systeem (DMS) BCT
39,7
Alleen de database is dit; metadata en inrichting Corsa 7.2
Document Management Systeem (DMS) BCT
1700
Documenten; origineel en archief WebNext
Zaaksysteem Inter Access
3,5
vervalt RO-Beheer
Bestemmingsplannen
2,5
Gescande en digitaal geboren documenten zijn geregistreerd in Corsa.
subtotaal
verantwoording
archiefwet
gemeente
363
totaal GB
1816,013
totaal in Tb
1,816013
Digitaal origineel (komt op termijn in aanmerking voor overbrenging)
Verslag ten behoeve van horizontale
1816
Oosterhout
0,01975
Terabyte
17
Bijlage 4. Overzicht archiefbestanden en beheerstatus (KPI 3 5-6) O m alle archiefbestanden t e duiden naar h u n aard en huidige en t o e k o m s t i g beheer zijn deze voorzien van een kleur met een bijgevoegde legenda.
2013
Dynamisch locatie
a a r d bestand
periode
meter
meter
centraal kast 1
0.7-1.88
-2012
56
45,6
centraal kast 2
0.7 -1.88
-2012
53
42
centraal kast 3
0.7 -1.88
39
36,4
-2012
totaal dynamisch:
124
Waaronder Wabo
-2012
15,75
20,3
geldende milieuvergunningen
-2012
36,65
36,4
Semistatisch
2012
2013
periode
meter
meter
p e i l d a t u m : 3-7-2013 aard bestand
locatie
148
archiefruimte
PK's
1938-1967
2,5
2,5
archiefruimte
PK's
1968-1986
30
30
archiefruimte
Geboorteregisters
1902-1940
1,6
1,5
archiefruimte
Huwelijksregisters
1933-1967
1,1
1,1
archiefruimte
M i l i e u v e r g u n n i n g e n (vervallen)
1933-1990
archiefruimte
M i l i e u v e r g u n n i n g e n (vervallen)
1971-1980
4,5
0
archiefruimte
M i l i e u v e r g u n n i n g e n (vervallen)
1991-2010
28,6
22
archiefruimte
Grondtransacties
1991-2012
7
7
archiefruimte
Brabantse Delta, Lozingsvergunning
1984-2010
1,25
0
archiefruimte
Bodemonderzoeken
1980 2010
25,25
25,25
archiefruimte
Secretariearchief
1981-1990
67
0
archiefruimte
Secretariearchief
1991-2012
73,5
94
archiefruimte
Bouwvergunningen
1991-2010
107
110
archiefruimte
B o u w v e r g u n n i n g e n statische
1991-2010
82,25
86
1 5
berekeningen (sterkteberekeningen) archiefruimte
Woningkartotheek
archiefruimte
Adreskaarten m e t b e w o n e r s i n f o r m .
1950-1981
5
3,5
6,25
5,5
9,1
(bevolkingsboekhouding) archiefruimte
Projecten Civiele w e r k e n
1991-2003
8,35
archiefruimte
Leidìngenseríe
1947-2003
15
9,5
archiefruimte
V-serie numeriek
1981-2012
723
642
archiefruimte
V-serie 2011-2012-2013
98
332
archiefruimte
Omvang nog t e v e r w e r k e n V-archief
10
15,5
1299,55
1411,45
Kluis B. Zaken
Geboorteregisters
1941-2012
6
6
Kluis B. Zaken
Huwelijksregisters
1965-2012
5
5
Kluis B. Zaken
Overlijdensregisters
1960-2012
5
5
171
152
Totaal semistatisch archiefruimte:
Kluis Boven
Cliëntendossier W W B / W M O / V e r h a a l
centraal 4 ladekasten
WWB
16,5
16,5
centraal kast 1
WWB
36,72
36,72
centraal kast 2
WWB
29,64
29,64
centraal ladekasten afdeling kast 1 afdeling kast 2 A f d . ladekasten
W e t Kinderopvang
2,8
2,8
WMO
44,1
44,1
WMO
41,16
41,16
3,5
3,5
Verhaal
Verslag ten behoeve van horizontale
verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
18
A f d . ladekasten A f d . ladekasten
Dossiers Inburgering
17,5
17,5
Bouwvergunningen 1
15
0
omgevingsvergunningen Totaal semistatisch decentraal: Totaal semistatisch: Totaal dynamisch: Totale archiefomvang: op t e r m i j n over t e brengen
Verslag ten behoeve van hori2ontale verantwoording
archiefwet
gemeente
Oosterhout
393,92
359,92
1693,47
1771,37
148
124
1841,47
1895,37
269,1
275,75
19
BH GEMEENTE TILBURG
!
