GEMEENTE OLDEBROEK Informatie van het college aan de raad Onderwerp: Voortgangsrapportage verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep. Portefeuillehouder: E.G. Vos-van de Weg
Kenmerk: 237945 / 237984
Behandelend adviseur: Igor Grevers Aanleiding om te informeren Het college heeft aan de raad de toezegging gedaan om de raad periodiek te informeren over de voortgang ten aanzien van de verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep. Samenvatting In deze college-informatie wordt de raad geïnformeerd over de volgende onderwerpen ten aanzien van het te verbouwen en uit te breiden Dorpshuis Wezep: - Projectorganisatie - Definitief Ontwerp en kwaliteit - Aanbesteding verbouwing en uitbreiding - Investeringen - Exploitatie toekomstige dorpshuis - Huurintentieovereenkomsten - Planning - Risico’s.
-2-
Toelichting Aan de raad is de toezegging gedaan dat de raad periodiek geïnformeerd wordt over de verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep. 1. Historie Op 17 december 2015 is de vorige voortgangsrapportage behandeld in de raad. 2. Wettelijk kader Niet van Toepassing. 3. Raadsvoorstel of college-informatie Het college heeft aan de raad de toezegging gedaan om de raad periodiek te informeren over de voortgang ten aanzien van de verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep. 4. Toelichting en Overwegingen 4.1 Projectorganisatie De projectorganisatie voor de verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep ziet er als volgt uit. Er is een stuurgroep die besluiten neemt over de verbouwing en uitbreiding van het dorpshuis. De besluiten van de stuurgroep worden voorbereid door een projectgroep. Onder de projectgroep hangen diverse werkgroepen, zoals: 1) Programma van Eisen en Ontwerp, 2) Beheer en Exploitatie, 3) Engineeringsoverleg, 4) Tijdelijke huisvesting. De komende periode worden ook de werkgroepen 5) Inrichting en 6) ICT opgericht. De inrichting van de buitenruimte valt buiten het project. Op pagina 5 van het bijgevoegde fasedocument is dit schematisch weergegeven. 4.2 Definitief Ontwerp en kwaliteit In het haalbaarheidsonderzoek is gerekend met een totaal bruto vloeroppervlak (bvo) van 1.722m 2. Middels een efficiënte inpassing en uitwerking definitief ontwerp is hierop circa 5% oppervlakte bespaard. De investering blijft wel gelijk aan de investering die eerder is voorgelegd aan de raad. Ook wordt er extra geïnvesteerd in duurzaamheid, conform hetgeen aanvullend door de raad in december 2015 is besloten. Dit maakt dat de huur die partijen zullen moeten betalen, gaat stijgen. Immers meer kwaliteit in gebruik en comfort ten opzichte van oorspronkelijke uitgangspunten zorgt voor een huurtoename. Desalniettemin blijft de stijging binnen de kaders van de huurintentieovereenkomst (bandbreedte 10%), zodat de exploitatiedekking vanuit vaste gebruikers onveranderd blijft. 4.3 Aanbesteding verbouwing en uitbreiding. De meervoudige onderhandse aanbesteding voor de verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep is inmiddels gestart. Voor de Bouw en Constructie worden vier partijen uitgenodigd en voor Warmte en Electra worden ook vier partijen uitgenodigd. 4.4 Investeringen De totaal benodigde investering voor de verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep bedraagt afgerond € 1.980.000 inclusief BTW en duurzaamheidsmaatregelen. Dat blijkt uit de raming van het Technisch Ontwerp. Ten opzichte van het geraamde budget is er sprake van een overschrijding van € 15.000. De overschrijding t.o.v. budget is gering (0,8%) en vanuit conservatieve insteek gebruikelijk voor marktwerking. Er wordt van uitgegaan dat die overschrijding in de aanbesteding kan worden
-3-
goedgemaakt. Daarnaast zijn er nog voldoende beheersmaatregelen (inzet onvoorzien, alternatieven aannemers, bezuinigingen) voorzien om alsnog binnen de financiële kaders uit te komen. 4.5 Exploitatie toekomstige dorpshuis Het exploitatietekort van het toekomstige dorpshuis (de beheerstichting) is in het haalbaarheidsonderzoek becijferd op +/- € 20.000. Tijdens het voorlopig ontwerp (vo) is reeds kenbaar gemaakt dat er een extra exploitatierisico is van tussen € 6.000 en € 8.000. De exploitatiecijfers van februari 2016 die in overleg met het bestuur dorpshuis zijn samengesteld, geven een jaarlijks tekort aan van +/- € 15.000 voor 2017 met reeds verdisconteerd een aanzienlijke verdere reductie op horeca-inkomsten en incidentele verhuur ten opzichte van het haalbaarheidsonderzoek. De resterende onzekerheid op de inkomsten van cursussen/congressen en verenigingen bedraagt momenteel circa 10.000 tot 15.000 euro. Het bestuur dorpshuis tracht dit exploitatierisico zoveel mogelijk te tackelen. Voorts wordt nadrukkelijk gestuurd op inkomstenoptimalisatie vanuit het nieuwe potentieel van het maatschappelijk hart Wezep. Dit extra inkomstenpotentieel is nog niet verdisconteerd in de optimalisatie van het jaarlijkse tekort van +/- € 15.000. 4.6 Huurintentieovereenkomsten Met de onderstaande partijen zijn inmiddels huurintentieovereenkomsten afgesloten: -
Bibliotheek Noord-Veluwe Politie Icare Verpleging&Verzorging Vluchtelingenwerk.
Wat de overige partijen betreft: Met SWO vinden afrondende gesprekken plaats ter ondertekening van de huurintentieovereenkomst. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met het CJG en het Sociaal team omdat het gemeentelijke functies zijn. Waar het gaat om de incidentele verhuur / beschikbaar stellen van ruimten aan maatschappelijke verenigingen, verloopt het contact via het bestuur dorpshuis. 4.7 Planning Het project verloopt volgens planning. Naar verwachting is het nieuwe Dorpshuis Wezep in december 2016 ingericht en gebruiksklaar. 5. Risico’s -
-
-
Exploitatierisico op verdere derving horeca-inkomsten en incidentele verhuur. Een eventuele verdere derving wordt opgevangen door inkomstenoptimalisatie en afslanken personeelslasten operationeel beheer. Taakstellend blijft het vastgestelde exploitatiekader conform raadsbesluit. De kans bestaat dat een aantal incidentele huurders van het Dorpshuis Wezep (maatschappelijke verenigingen) om diverse redenen niet meer terugkomen. Oorzaken zijn met name het niet automatisch kunnen terugkomen op tijdstippen die men nu gewend is en de aanpassing van het huisvestingsconcept waardoor ruimtekarakters veranderen vanwege een intensiever gebruik. Het bestuur dorpshuis onderkent dit risico en heeft momenteel volle aandacht voor optimaliseren draagvlak en binden incidentele huurders. Met het bestuur van Dorpshuis Wezep is afgesproken dat zij zorgen voor de tijdelijke huisvesting van de bestaande huurders/gebruikers van Dorpshuis Wezep. Een concreet plan wordt eind februari verwacht.
-4-
-5-
6. Financiën Voor de verbouwing en uitbreiding van Dorpshuis Wezep is door de raad budget beschikbaar gesteld. Met de Bibliotheek Noord-Veluwe moeten nog afspraken gemaakt worden over de inbreng van € 250.000 uit de verkoop van het bibliotheekpand in Wezep. Tevens moet Dorpshuis Wezep nog een subsidie van de provincie Gelderland van € 97.000 beschikbaar stellen aan de gemeente en moet nog een Btw-compensatie van +/- € 70.000 gerealiseerd worden. 7. Communicatie Niet van toepassing voor deze voortgangsrapportage. Binnen het project is een communicatiekalender gemaakt.
Oldebroek, 1 maart 2016. Burgemeester en wethouders van Oldebroek,
, wnd. secretaris drs. M. van de Geijn,
, burgemeester mr. A. Hoogendoorn.
