Gemeente De Bilt Management letter. Boekjaar 2014

Gemeente De Bilt Management letter Boekjaar 2014

VERTROUWELIJK Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente De Bilt Amsterdam, .. november 2014 Geacht College, Voor u ligt onze managementletter 2014 naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente De Bilt. Wij brengen u hiermee verslag uit over de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. Bij de interim-controle richten wij ons voornamelijk op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de aanwezige beheersmaatregelen rondom belangrijke financiële processen, voor zover van belang voor de controle van de jaarrekening. Wij merken op dat de bevindingen zijn gebaseerd op onze werkzaamheden uitgevoerd in september 2014. Onze bevindingen hebben betrekking op de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. De werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing hebben wij tot en met september 2014 getest. De opmerkingen in deze managementletter zijn afgestemd met de concerncontroller en betrokken ambtenaren. De managementletter is ambtelijk afgestemd en bestuurlijk besproken. Volledigheidshalve maken wij u erop attent dat het niet is toegestaan deze managementletter aan derden te verspreiden zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij bedanken de directie en de medewerkers van de gemeente De Bilt voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage. Tot het verstrekken van nadere toelichting zijn wij uiteraard graag bereid. Met vriendelijke groet, Baker Tilly Berk N.V.

drs. E.C.J. Moens RA Partner

drs. F.L.A. Bosma RA Manager 2

Inhoudsopgave

1.

Managementsamenvatting

2.

Bevindingen naar aanleiding van de werkzaamheden

3.

Aandachtspunten audit commissie

4.

Ontwikkelingen Baker Tilly Berk contactpersonen : drs. E.C.J. Moens RA Partner [email protected] drs. F.L.A. Bosma RA Manager [email protected] Kantoorgegevens: Baker Tilly Berk N.V. Entrada 303 Postbus 94124 1090 GC AMSTERDAM 020 – 644 28 40 3

1. Management samenvatting (1/2) Wij zijn met ingang van het boekjaar 2014 benoemd tot controlerend accountant van de gemeente De Bilt. Op basis van onze werkzaamheden kwalificeren wij het niveau van de interne beheersorganisatie als toereikend. De gemeente De Bilt heeft haar interne beheersorganisatie zodanig ingericht dat zichtbaar voldoende interne controlemaatregelen aanwezig zijn die een getrouwe en rechtmatige registratie van inkomsten en uitgaven kunnen garanderen. Wij merkten reeds op dat het niveau van interne beheersing binnen uw organisatie van toereikend niveau is. Onze bevindingen dienen daarom hoofdzakelijk te worden bezien in het kader van een verdere verbetering van de organisatie en zijn voornamelijk opbouwend van aard. Op de volgende pagina hebben wij ons totaalbeeld van de interne beheersing van de gemeente De Bilt per proces (voor zover gecontroleerd gedurende de interim-controle) weergegeven. Wij attenderen u daarbij op het feit dat dit beeld gebaseerd is op de beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen tot en met augustus 2014. De beoordeling kan afwijken op het moment dat wij hebben beoordeeld of de beheersmaatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt.

4

1. Management samenvatting (2/2)

Onderstaand hebben wij ons totaalbeeld van de interne beheersing van de gemeente De Bilt per proces (voor zover gecontroleerd gedurende de interim-controle) weergegeven. Proces

Geen opmerking

Inkoopproces Personeelsproces



Subsidies



Opmerking met lage of gemiddelde prioriteit

Opmerking met hoge prioriteit





Grondexploitatie



Omgevingsvergunningen



Wmo



De opmerkingen met een hoge prioriteit moeten voor het einde van het boekjaar worden opgelost om mogelijke consequenties voor de jaarrekening te voorkomen. Opmerkingen met een lagere prioriteit behoeven niet voor het einde van het boekjaar te worden opgelost. Wij hebben voor het proces personeel vastgesteld dat de mutaties in de salarisadministratie maandelijks adequaat en toereikend door de afdeling HR worden afgestemd met onderliggende documenten. Voor het proces belastingen en de gebundelde uitkeringen (BUIG) zullen wij steunen op de controlewerkzaamheden van de accountant van respectievelijk BghU (Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht) en RDWI (Regionale Dienst Werk en Inkomen). Wij zullen de accountants instructies verstrekken die nader inzicht geven in de verwachte aard en omvang van hun werkzaamheden.

5

Managementletter Gemeente De Bilt

Gemeente De Bilt 2.1. Inkoopproces Onderwerp: contractenregister Prioriteit:

“

Gemiddeld

Potentieel risico: Onnodig extra kosten bij inkopen + mogelijke claims

Constatering: Wij hebben vastgesteld dat er binnen de gemeente een contractenregister is geïmplementeerd, maar dat hierin nog niet alle (raam)contracten zijn opgenomen. Dientengevolge kan intern niet worden geconstateerd dat alle inkopen indien van toepassing bij preferred suppliers plaatsvinden. Met deze leveranciers is vaak een raamcontract afgesloten.

Aanbeveling: Wij adviseren u om het contractenregister verder uit te bouwen en alle contracten op te nemen in het contractenregister. Daarnaast adviseren wij u procedures op te nemen die waarborgen dat het contractenregister up-to-date blijft.

Het risico bestaat dat niet alle inkopen bij de preferred suppliers plaatsvinden, waardoor onnodige extra kosten worden gemaakt. Tevens is sprake van een verhoogd risico dat deze leveranciers mogelijk een claim indienen.

6

“


Gemeente De Bilt 2.2. Inkoopproces Onderwerp: spendanalyse Prioriteit:

Potentieel risico: Niet voldoen aan het aanbestedingsbeleid en -regels

“

“

Hoog Constatering: Wij hebben tijdens de interim-controle vastgesteld dat er intern geen spend-analyse is opgesteld om te kunnen vaststellen dat alle inkopen in overeenstemming met het vigerende aanbestedingsbeleid en -regels hebben plaatsgevonden. Wel is er door de gemeente een zogenoemde “ABC-analyse” op de inkopen 2011-2013 opgesteld. Deze analyse toetst echter niet de naleving van het vigerende aanbestedingsbeleid.

Aanbeveling: Wij adviseren om een spend-analyse uit te voeren om vast te stellen dat de inkopen in overeenstemming met de nationale en interne regels (inkoop en aanbestedingsbeleid) hebben plaatsgevonden.

Een spend-analyse kan worden uitgevoerd door vanuit een getotaliseerde crediteurenlijst van de afgelopen 48 maanden naar de totale omvang van de uitgaven per crediteur te kijken en te beoordelen of inkopen rechtmatig zijn aanbesteed rekening houdende met het vigerende aanbestedingsbeleid.

7


Gemeente De Bilt 2.3. Verbijzonderde interne controle: vastlegging bevindingen

Prioriteit:

Potentieel risico: Werkzaamheden VIC worden niet juist uitgevoerd

“

“

Gemiddeld Constatering: De verbijzonderde interne controle dient vast te stellen dat de interne beheersorganisatie gedurende een bepaalde periode adequaat heeft gewerkt. Wij constateren dat de werkzaamheden omtrent de toetsing van het proces inkoop & aanbesteding (I&A) en Wmo adequaat en toereikend zijn uitgevoerd, maar dat de documentatie over uitkomsten verduidelijking behoeft. De uitkomsten van de werkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controle worden vastgelegd in excelsheets. Echter voor de verbijzonderde interne controle I&A en WMO is hieruit niet duidelijk op te maken welke werkzaamheden exact zijn uitgevoerd. Het risico is aanwezig dat de werkzaamheden niet conform het werkprogramma zijn uitgevoerd, waardoor mogelijke tekortkomingen niet worden geconstateerd.

Advisering: Wij adviseren om per waarneming duidelijk in een excelbestand vast te leggen welke punten er zijn getoetst en welke bevindingen hieruit voortvloeien. Hiervoor is een relatie tussen de mogelijke risico‟s van niet-getrouwe of onrechtmatige financiële verslaggeving en de in de processen opgenomen beheersmaatregelen ter verkleining van deze risico‟s noodzakelijk. De genoemde vastlegging stelt de gemeente in staat vast te stellen welke risico‟s zijn geïdentificeerd, welke beheersmaatregelen zijn getoetst en welke bevindingen in dit kader zijn geconstateerd.

8


Gemeente De Bilt 2.4. Grondexploitatie Onderwerp: actualisering lopende projecten Prioriteit:

Potentieel risico: Mogelijke tekorten worden niet voorzien

“

“

Hoog Constatering: Gemeente De Bilt heeft een extracomptabele projectadministratie voor de lopende grondexploitaties die inzicht geeft in de boekwaarde alsmede nog te maken kosten en verwachte opbrengsten. Wij hebben kennis genomen van de berekeningen per 31 december 2013. Wij hebben van u vernomen dat voorafgaande aan het opstellen van de jaarrekening alle lopende grondexploitaties opnieuw financieel worden doorgerekend, rekening houdende met gewijzigde omstandigheden. Economische ontwikkelingen die mogelijk invloed hebben op de verkoopprijzen en de afzet in de tijd worden in de berekeningen meegenomen. Tevens wordt de haalbaarheid van de plannen opnieuw bekeken.

Conclusie: Een actuele berekening van de grondexploitatie van de lopende projecten is noodzakelijk om mogelijke financiële risico‟s te onderkennen en de consequenties in de jaarrekening te verantwoorden. Wij geven u in overweging om voor de berekening van de toekomstige opbrengsten een scenarioanalyse te hanteren waarbij de uitgangspunten per scenario verschillen en dientengevolge tevens het verwachte financiële eindresultaat per project. Hierdoor ontstaat een beter inzicht in de mate (hoog/laag) waarin het resultaat van de bepaalde grondexploitaties door wijzigingen in de omstandigheden wordt beïnvloed en in hoeverre verliezen redelijkerwijs zijn te verwachten.

9


Gemeente De Bilt 2.5. Omgevingsvergunningen Onderwerp: afhandeling vergunningen

“

Gemiddeld

Potentieel risico: Legesopbrengsten zijn onvolledig

“

Prioriteit:

Constatering: Wij hebben tijdens de interim-controle vastgesteld dat er voor omgevingsvergunningen tussentijds geen interne controle wordt uitgeoefend op de aanvragen die nog niet hebben geleid tot facturatie. De werkzaamheden zijn alleen gericht op de afgehandelde en gefactureerde vergunningen.

Aanbeveling: Wij adviseren u de interne controle uit te breiden en tevens de aanvragen te beoordelen die nog niet hebben geleid tot facturatie. Deze werkwijze zal bijdragen tot een versterking van de interne beheersing en het risico van een onvolledige registratie van de legesopbrengsten verder verkleinen.

10


Aandachtspunten Audit Commissie 3.1. Sociaal Domein Decentralisatie overheidstaken en risicomanagement (1/2)

Constatering: Ingevolge het kabinetsbeleid worden met ingang van 1 januari 2015 taken op het terrein van ondersteuning, participatie en jeugd overgedragen van het Rijk naar de gemeenten. De (financiële) gevolgen voor uw gemeente als geheel zijn op dit moment nog niet bekend en tevens moeilijk in te schatten. Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt doordat gegevens over bijvoorbeeld aantallen cliënten die jeugdzorg dienen te ontvangen nog niet beschikbaar, dan wel onbetrouwbaar, zijn. Daarnaast kan de inzet per individuele casus zeer verschillend zijn, waardoor thans het inzicht in de relatie tussen aantal cliënten en benodigde middelen onduidelijk is. Dit betekent dat de gemeente de relatie tussen beleid en financiële gevolgen niet geheel inzichtelijk kan maken. Tevens is een integrale risico-inschatting gegeven de huidige omstandigheden en het ontbreken van de benodigde gegevens niet goed mogelijk.

Ter versterking van de bewaking van de kosten als gevolg van de decentralisatie van de overheidstaken en de al dan niet noodzakelijke aanpassing van het beleid is het van belang dat u vanaf datum van implementatie voldoende informatie beschikbaar heeft om inzicht te krijgen in de omvang van de vraag, de beschikbare middelen en de mogelijkheden om het beleid bij te stellen. Het uitgangspunt van „zachte landing‟ en het gebrek aan inzicht in de relatie tussen beleid en budget geeft voor 2015 beperkte mogelijkheden tot bijsturing op het budget. De gemeente De Bilt heeft in eerste instantie de ontvangen budgetten 1-op-1 beschikbaar gesteld voor de uitvoering van de gedecentraliseerde taken. Een eventuele overschrijding in 2015 zal moeten worden gedekt uit overschotten of beschikbare reserves. Het eventueel bijstellen van beleid is eerst mogelijk nadat meer inzicht bestaat in de relatie tussen beleid en budget.

11


Aandachtspunten Audit Commissie 3.1. Sociaal Domein Decentralisatie overheidstaken en risicomanagement (2/2)

Aanbeveling: Wij adviseren u om met ingang van 1 januari 2015 de ontwikkeling van de vraag naar taken op het gebied van ondersteuning, participatie en jeugd en de financiële gevolgen in dit kader te volgen. Hierbij dient u vanaf 1 januari 2015 gedetailleerde informatie te vergaren over het begrote aantal cliënten, de realisatie en de financiële vertaling hiervan. Deze financiële vertaling moet mede inzicht geven in de beschikbaar gestelde middelen, de resultaten in de vorm van geleverde diensten en de analyse van de afwijkingen. Verder is het noodzakelijk dat u periodiek (bijvoorbeeld per kwartaal) met stakeholders (zorgaanbieders, andere gemeenten) in overleg treedt om het huidige beleid te evalueren en bij te stellen indien noodzakelijk en voor zover mogelijk. De kaders van de Raad dienen daarbij als uitgangspunt.

Wij denken dat deze P&C-cyclus en de mate van detaillering u gedurende 2015 in de gelegenheid moet stellen om te kunnen gaan (bij)sturen op het terrein van ondersteuning, participatie en jeugd waardoor mogelijke financiële risico‟s van budgetoverschrijding kunnen worden onderkend en beheerst. Tevens bent u hierdoor in de gelegenheid het voorgestelde beleid periodiek te monitoren ten opzichte van de werkelijkheid en bij te stellen indien noodzakelijk en mogelijk. Tot aan het moment waarop meer inzicht bestaat in de relatie tussen beleid en budget, waarop de mogelijkheid zal ontstaan tot eventuele beleidsaanpassingen, zal een eventuele overschrijding op deze budgetten in 2015 uit eventuele overschotten of beschikbare reserves moeten worden gedekt.

12


Aandachtspunten Audit Commissie 3.2. Werkkostenregeling

Constatering: Met ingang van 1 januari 2015 is toepassing van de werkkostenregeling verplicht. Voorafgaande aan de invoering zijn een aantal wijzigingen (verbeterpunten) doorgevoerd. Dit gaat om de volgende punten: • Invoering beperkt noodzakelijkheidscriterium voor gereedschap, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. • Vervallen van het onderscheid tussen ter beschikking stellen enerzijds en vergoeden of verstrekken anderzijds voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen. Het is nog niet bekend om welke voorzieningen het gaat. • Wijziging afrekensystematiek: Afrekening vindt eenmalig plaats in de eerste loonaangifte van het volgende kalenderjaar. Tussentijdse facultatieve afdrachten blijven wel mogelijk.

Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente de verwachte financiële gevolgen in beeld heeft. De totale verwachte bestedingen waarop de werkkostenregeling van toepassing is zullen op basis van de huidige informatie groter zijn dan de beschikbare vrije ruime. Dit is een gevolg van de vergoeding aan Raadsleden die in de vrije ruimte valt. De totale extra kosten als gevolg van de invoering van de werkkostenregeling zullen circa € 10.000 bedragen.

In ruil voor vorenstaande wijziging gaat het percentage van de vrije ruimte van 1,5% naar 1,2%. Het verdient aanbeveling om te inventariseren welke gevolgen de wijzigingen hebben.

13


Aandachtspunten Audit Commissie 3.3. Stichting Mens De Bilt (1/2)

Constatering: Stichting Mens De Bilt is per 1 januari 2013 ontstaan uit de fusie tussen Stichting Animo, Stichting SWO, ViA De Bilt (een onderdeel van Stichting MeanderOmnium) en het project Mens. De stichting heeft ten doel het uitvoeren van taken die door de gemeente De Bilt voortvloeien uit de WMO, dan wel de wet die daarvoor te eniger tijd in de plaats treedt, het zich profileren als maatschappelijk ondernemer waarbij de te verrichten activiteiten bijdragen aan het algemeen welzijn. De gemeente De Bilt heeft een uitvoeringsovereenkomst budgetsubsidie Stichting Mens De Bilt 2013 – 2017 afgesloten. Deze overeenkomst bevat mede algemeen geformuleerde prestatie-afspraken. Deze afspraken zijn niet “SMART” geformuleerd waardoor de monitoring gedurende de uitvoering en achteraf wordt bemoeilijkt. De verantwoording door de stichting over het uitgevoerde beleid vindt achteraf plaats aan de hand van de jaarrekening en het jaarverslag.

Aanbeveling: Wij adviseren u om prestatie-afspraken “SMART” te formuleren waardoor de Stichting vooraf concreet op de hoogte is van de gewenste uitkomsten van haar activiteiten. Tevens bent u als gemeente hierdoor beter in staat om deze uitkomsten te monitoren en in overleg met de stichting het beleid bij te sturen indien noodzakelijk. In overeenstemming met de uitvoeringsovereenkomst dient de stichting twee keer per jaar verantwoording af te leggen over het uitgevoerde beleid. Wij hebben kennis genomen van een (inhoudelijk) jaarverslag en de jaarrekening (financieel verslag) over het boekjaar 2013. Wij stellen vast dat beide documenten inzicht geven in de financiële positie van de Stichting en de uitgevoerde activiteiten. Inzake de financiële positie wordt opgemerkt dat de Stichting een positief vermogen heeft van € 238.000 en over het boekjaar 2013 een positief resultaat heeft gerealiseerd van € 90.000. Dit resultaat vloeit voort uit activiteiten die de Stichting zelf organiseert. De totale subsidie is net toereikend om alle vaste kosten van de Stichting te dekken. Een mogelijke bezuiniging op de subsidie danwel het wegvallen van de „eigen activiteiten‟ zal daardoor direct invloed hebben op het resultaat van de stichting.

14


Aandachtspunten Audit Commissie 3.3. Stichting Mens De Bilt (2/2)

Aanbeveling: Het jaarverslag geeft gedetailleerde informatie over de uitkomst van de activiteiten (output indicator). Een relatie met het gewenste beleid (outcome indicator) ontbreekt echter mede als gevolg van het ontbreken van duidelijk meetbare afspraken vooraf. Voorts dient de gemeente de financiële positie van Stichting Mens te monitoren. Met de bestaande overhead worden zowel de activiteiten uit de uitvoeringsovereenkomst als de „eigen activiteiten‟ uitgevoerd. Wijziging in deze opbrengstenstromen zal direct van invloed zijn op de omvang van de overhead. De opbrengsten uit „eigen activiteiten‟ hebben een meer incidenteel karakter. Indien deze activiteiten afnemen in omvang ontstaat een mogelijk financieel risico ingeval Stichting Mens niet in staat is de overhead niet evenredig te laten afnemen. Tot aan de hoogte van de reserves is de Stichting in staat dit financieel risico te dragen.

15

4. Ontwikkelingen In deze paragraaf nemen wij actuele ontwikkelingen op die een rol spelen binnen uw sector. Wij zijn vanzelfsprekend bereid om met u van gedachten te wisselen over de gevolgen en beantwoording van mogelijke vraagstukken voor uw organisatie.

De volgende onderwerpen komen aan bod: • Vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen • IV3- controle sociaal domein bestedingen • Wijzigingen BBV • Europese privacy verordening

16

4. Ontwikkelingen Vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen Vanaf 1 januari 2016 zijn overheidsondernemingen waaronder gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht om vennootschapsbelasting (Vpb) af te dragen over de winstgevende activiteiten. Deze wetswijziging heeft een flinke impact op gemeenten. Het in kaart brengen van alle gemeentelijke activiteiten, bepalen welke daarvan Vpb-plichtig worden en welke vrijstellingen toepasbaar zijn, vergt een uitdagende inspanning. Een tijdige voorbereiding is daarom zeer aan te raden. Momenteel zijn overheidsondernemingen alleen Vpb-plichtig voor bepaalde, limitatief omschreven ondernemingsactiviteiten. Dat gaat veranderen. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn onder de nieuwe wet in principe Vpb-plichtig voor alle werkzaamheden, die als een ondernemingsactiviteit kunnen worden aangemerkt. De memorie van toelichting vermeldt dat er door de wet omstreeks 5.000 entiteiten Vpb-plichtig worden. De kans is reëel dat uw gemeente-activiteiten daar ook toe behoren. De uitbreiding van de Vpb-plicht is tot stand gekomen onder druk van de Europese Commissie. De Europese Commissie beschouwt het als verboden staatssteun en als een verstoring van de concurrentieverhoudingen, dat bepaalde overheidsondernemingen op dit moment niet Vpb-plichtig zijn. De wet zal op 1 januari 2015 in werking treden en op boekjaren die aanvangen in 2016 voor het eerst toepassing vinden. De uitgestelde werking (één jaar) is nodig om gemeenten in staat te stellen zich op de Vpb-plicht voor te bereiden. Welke activiteiten zijn Vpb-plichtig? Gemeenten verrichten een grote diversiteit aan activiteiten. Zij dienen voor elke activiteit afzonderlijk te beoordelen of die activiteit een onderneming vormt. Als dat het geval is, bestaat de volgende stap uit het in kaart brengen welke opbrengsten, welke kosten en welke vermogensbestanddelen aan die activiteit worden toegerekend (vermogensetikettering). De laatste stap bestaat uit een onderzoek of (een deel van) de ondernemingswinst is vrijgesteld. De wet bevat namelijk enkele vrijstellingen. In de aangifte Vpb worden uiteindelijk alle resultaten van alle ondernemingen gezamenlijk verwerkt.

17

4. Ontwikkelingen Wat is een onderneming? De wet bepaalt dat gemeenten Vpb-plichtig worden „voor zover zij een onderneming drijven‟. Van het drijven van een onderneming is sprake als: • door een duurzame organisatie van kapitaal en arbeid • wordt deelgenomen aan het economische verkeer • met het oogmerk daarmee winst te behalen, welke winst ook redelijkerwijs te verwachten valt. In de jurisprudentie wordt al snel aangenomen dat er sprake is van een duurzame organisatie van kapitaal en arbeid. Voor deelname aan het economische verkeer is vereist dat de activiteiten worden verricht buiten de eigen kring. Wanneer een repro-afdeling, salarisadministratie of ICT-afdeling van een gemeente, uitsluitend voor het gemeentelijk apparaat werkt, is er geen deelname aan het economische verkeer (en vormt de desbetreffende afdeling geen onderneming). Bij het innen van marktgelden en parkeerbelasting is er bijvoorbeeld wél deelname aan het economische verkeer. De derde eis - het winstoogmerk - is ruimer dan men op grond van het spraakgebruik zou vermoeden. Aan de eis van „winstoogmerk‟ is voldaan als er geregeld overschotten worden behaald, ook al wordt er niet naar winst gestreefd. Welke vrijstellingen zijn er? Als de ondernemingsactiviteit voldoet aan bepaalde (in de wet omschreven) voorwaarden, is de winst vrijgesteld die de gemeente met de desbetreffende activiteit behaalt. Er zijn drie vrijstellingen: • Er is een vrijstelling voor interne activiteiten. • Ook is er een vrijstelling voor activiteiten die de gemeente verricht in verband met de uitoefening van een overheidstaak of van een publiekrechtelijke bevoegdheid, tenzij met die activiteit in concurrentie wordt getreden (zoals bijvoorbeeld ingeval van re-integratie van werkzoekenden). • Tot slot zijn bepaalde activiteiten vrijgesteld die in het kader van een publiekrechtelijk samenwerkingsverband worden verricht, zoals een centrumgemeenteconstructie. Onderneem tijdig actie Voor veel gemeentelijke activiteiten is snel te bepalen dat die niet onder de Vpb-plicht vallen. Er zijn echter ook activiteiten waarvan dat niet evident is, zoals het innen van pachtgelden bij kermisexploitanten, de exploitatie van markt- en veilinghallen, het beheer van een parkeergarage, re-integratie in het kader van sociale werkvoorziening, exploitatie van sporthallen en zwembaden, vervoer of de verkoop van (bouw)grond. En als er sprake is van een ondernemingsactiviteit, welke opbrengsten en kosten kunnen er dan aan worden toegerekend? Is een vrijstelling van toepassing of kan die van toepassing worden door een iets andere structurering van de desbetreffende activiteit? Een goede voorbereiding op de wet voorkomt onaangename verrassingen en beperkt de financiële gevolgen voor uw organisatie. Kortom, gebruik het voorbereidingsjaar 2015 en onderneem tijdig actie! 18

4. Ontwikkelingen Sociaal domein bestedingen (Iv3 controle) Het Ministerie van BZK zal het decentralisatie geld als een aparte categorie binnen de algemene uitkering behandelen. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat dit geld voor de komende 3 jaren was geoormerkt via het deelfonds sociaal domein. Echter Minister Plasterk heeft in september voorgesteld om de bestedingsvoorwaarde te laten vervallen. Ook zonder de bestedingsvoorwaarde blijft er zicht op de uitgaven aan het sociaal domein via het Informatiesysteem voor derden (Iv3). Ieder kwartaal verantwoorden gemeenten hun Iv3 informatie aan het CBS. Voor de bestedingen in het sociaal domein gelden er per 1.1.2015 nieuwe Iv3 codes die hiervoor moeten worden gebruikt. Uw gemeente zal in haar processen moeten waarborgen dat alle bestedingen van het sociaal domein geld op de goede Iv3 codes worden geregistreerd. Reeds bij de komende begroting 2015 moeten de nieuwe Iv3 codes zijn aangemaakt / ingevoerd in de conversietabel die wordt gebruikt om de Iv3 rapportage te kunnen genereren. Afgelopen maanden heeft het Ministerie van BZK uitgedacht op welke wijze accountants aandacht moeten besteden aan de bestedingen van het sociaal domein geld. Er zal eenmalig worden gevraagd specifieke controlewerkzaamheden te verrichten op de invoering van de juiste Iv3 codes in de conversietabel en de juiste koppeling van Iv3 codes aan kostensoorten / -plaatsen in het systeem. Op dit moment is nog niet precies bekend of / welke andere controles zullen moeten plaatsvinden. Wel is bekend dat accountants dit aanvullende onderzoek moeten uitvoeren in de periode tussen 15 november 2014 en 1 februari 2015, en dat het onderzoek moet resulteren in een rapport van feitelijke bevindingen. Zodra alle aspecten van het aanvullende onderzoek bekend zijn, zullen wij met de gemeente concrete afspraken maken. Vooralsnog bevelen wij de gemeente aan om goede vastleggingen te maken van de invoering van de nieuwe Iv3 codes in de conversietabel, en alle betrokkenen bewust te maken van de toepassing van deze nieuwe codes vanaf 1.1.2015. Wijzigingen BBV Vanaf begrotingsjaar 2014 zijn wijzigingen doorgevoerd in de BBV. Het doel van de wijzigingen is het versterken van de deugdelijkheid en transparantie van de begroting en meerjarenraming. Voor de begroting is de doelstelling dat de structurele lasten gedekt moeten worden met structurele baten. Hieronder hebben wij de belangrijkste wijzigingen opgenomen: • Artikel 19 BBV gewijzigd • Voorgeschreven overzicht inclusief incidentele baten en lasten; • Overzicht met structurele toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. • Paragraaf weerstandsvermogen • Aanpassing in “weerstandsvermogen en risicobeheersing”; • Naast het opnemen van de risico‟s ook opnemen hoe gemeente de risico‟s beheerst. • Paragraaf verbonden partijen • Meer inzicht geven in belang en financiële positie van de verbonden partijen. • Wijzing naam programma rekening in “overzicht van baten en lasten in de jaarrekening”

19

4. Ontwikkelingen Europese Privacy verordening Vanaf 1 januari 2015 wordt de Europese Privacy verordening van kracht. Deze verordening moet de huidige Privacy richtlijn gaan vervangen. De nieuwe verordening gaat op belangrijke aspecten van beveiliging en melding van informatiebeveiliging verder dan de huidige regelgeving. Voor commerciële organisaties geldt een boete structuur die tot 100 miljoen Euro of 5% van de wereldwijde jaar omzet kan gaan. Enkele belangrijke punten in deze verordening zijn: • Verplichte functionaris voor de gegevensbescherming (Privacy Officer); • Melden van datalekken binnen 72 uur aan het college Bescherming Persoonsgegevens en aan de betrokkenen; • Recht op laten wissen van gegevens; • Derden die namens de gemeente over persoonsgegevens kunnen beschikken, dienen een bewerkersovereenkomst met de gemeente af te sluiten;

Vanwege de hoge boete die bij overtreding van de nieuwe Privacy verordening kan worden opgelegd, is het aan te raden om het effect voor uw gemeente in een vroeg stadium in kaart te brengen. Baker Tilly Berk kan u hierbij adviseren en bekijken welke impact deze verordening op uw gemeentelijke organisatie heeft.

20

Gemeente De Bilt Management letter. Boekjaar 2014

Recommend Documents