GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING SPORTPARK SOUBURGH
Begroting 2016 Meerjarenramingen 2017
-2019
INHOUDSOPGAVE
1.
Aanbiedingsbrief
2.
Besluit vaststelling begroting 2016 en Meerjarenraming 2017-2019
3.
Financiële toelichting
4.
Programmabegroting 2016 en MJR 2017 -2019 naar producten
Bijlagen: - Bijlage 1a - Bijlage 1b - Bijlage 2 - Bijlage 3 - Bijlage 4 - Bijlage 5 - Bijlage 6 - Bijlage 7
Staat van vaste activa en investeringen Investeringsprogramma Staat van vaste geldleningen Staat van reserves en voorzieningen Berekening renteomslagpercentage Rente risiconorm Liquiditeitenplanning Overzicht bijdragen verenigingen
1
Aan Datum Onderwerp
Algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Souburgh april 2015 Begroting 2016, Meerjarenbegroting 2017 - 2019
GEEL is Bijgewerkt Geacht bestuur,
Hierbij bieden wij u de begroting 2016 met de meerjarenraming 2017-2019 aan. De begroting sluit met een klein voordelig verschil van € 1.000,-. De begroting is opgesteld op basis van de vorige begroting met als uitgangspunten: * Er is sprake van een “nul” begroting. Dat impliceert dat de bijdragen van de deelnemende gemeenten niet zijn verhoogd, en dat ook de bijdragen van de sportverenigingen niet zijn verhoogd ten opzichte van 2015. Dit is in de bestuursvergadering van 25 maart 2015 zo besloten. * De omslagrente is bepaald op 3%, en kan de komende jaren nog verder dalen. * Er is rekening gehouden met de aanleg van het kuststofvoetbalveld voor voetbalvereniging de Alblas in 2015 van maximaal € 257.900,- (conform de aanbesteding van 10 april 2015) * Er is rekening gehouden met de uitbreiding van het parkeerterrein in 2015 (kosten geraamd op € 195.000 waarvan € 152.000 gedekt door onttrekking uit de algemene reserve). De aanbesteding daarvan moet nog plaats vinden. * Er is rekening gehouden met de renovatie van de tennisbanen 7 en 8, eind 2015 (€ 50.000,-). Ook meerjarig is er sprake van een sluitende begroting. Het in de zomer van 2015 aan te leggen kunststofveld kost in totaal € 386.837,-. Voetbalvereniging de Alblas betaalt daarvan direct 1/3e deel (€ 128.946,-) en het overige (€ 257.891,-) wordt door de GR geactiveerd en afgeschreven (zie ook de staat van activa). Daarnaast gaat De Alblas een extra huur betalen van € 6.937,-. Aangezien de gemeente Molenwaard de huur int van De Alblas neemt de bijdrage van Molenwaard met dit bedrag toe.
Vervangingen op lange(re) termijn. Onlangs heeft het bestuur extra aandacht gevraagd voor toekomstig noodzakelijke (vervangings)investeringen. In bijlage 1b is het investeringsplan voor de komende jaren opgenomen. De kapitaallasten die daar mee gemoeid zijn zijn verwerkt in de staat van activa en in de toekomstige begrotingen. In de staat van activa (1a) zijn ook de in het verleden gedane investeringen zichtbaar. Met name deze staat is kritisch doorgenomen. Er staan een aantal activa in die tussen eind 2015, 2016 geheel zijn afgeschreven, en waarvan bekeken moet worden of vervanging nodig is. Het is niet altijd nodig om iets dat is afgeschreven direct te vervangen. Wat aandacht vraagt is de atletiekbaan. De toplaag is 15 jaar geleden gerenoveerd voor €31.000,- en nu afgeschreven. In 2014 is extra onderhoud gepleegd. De toplaag van het hoogspringen is ook 15 jaar geleden gerenoveerd (kleine € 7.000). Op basis van de huidige onderhoudsstaat van deze onderdelen kunnen deze nog zeker een paar jaar mee. Een officiële wedstrijdbaan van 400 meter past niet op deze locatie. Dit is onderzocht en vastgelegd in de beheersvisie. Tegenwoordig worden de meeste atletiekbanen aangelegd uitgevoerd in kunststof. Dit is ook een wens van de vereniging maar is nu niet financieel haalbaar. Een aantal lichtmasten is afgeschreven. Ze worden jaarlijks geïnspecteerd. Zolang ze nog functioneren is vervanging niet noodzakelijk. Reserve positie. De stand van de algemene reserve is op 1 jan 2016 naar verwachting € 60.000,- Dat is iets lager dan het toegestane plafond van € 70.000,-. De afname wordt veroorzaakt door de versnelde afschrijving van veld 2 van Vv De Alblas (€ 17.786,-). 2
Voorstel Samenvattend stellen wij u voor: 1. 2. 3. 4. 5.
De Begroting 2016 en de Meerjarenraming 2017 – 2019 vast te stellen; De bijdrage van Alblasserdam voor 2016 te bepalen op € 296.270; de bijdrage van Molenwaard op € 86.611,-; Te bevestigen dat in de begroting alle bekende risico’s zijn opgenomen; De investeringskredieten zoals genoemd in het investeringsprogramma (bijlage 1b) voor de jaarschijf 2016 beschikbaar te stellen; In te stemmen met de in deze begroting opgenomen mutaties in de reserves.
Met vriendelijke groet, Het dagelijks bestuur,
De secretaris,
de voorzitter
G. Schut
3
2.
Besluit vaststelling begroting 2016 en Meerjarenraming 2017 - 2019
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Sportpark Souburgh; gezien de begroting over het dienstjaar 2016; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de Gemeenschappelijke Regeling Sportpark Souburgh 2010; B E S L U I T:
1. De Begroting 2016 en de Meerjarenraming 2017 – 2019 vast te stellen. 2. De bijdrage van Alblasserdam voor 2016 te bepalen op € 296.270; de bijdrage van Molenwaard op € 86.611,-. 3. Te bevestigen dat in de begroting alle bekende risico’s zijn opgenomen. 4. De investeringskredieten zoals genoemd in het investeringsprogramma (bijlage 1b) voor de jaarschijf 2016 beschikbaar. 5. In te stemmen met de in deze begroting opgenomen mutaties in de reserves.
Alblasserdam, 20 mei 2015 de secretaris,
de voorzitter,
G. Schut
4
3.
Financiële toelichting
Bestaande beleidskaders Het handelen van de gemeenschappelijke regeling en de manier waarop de GR is georganiseerd is vastgelegd in een aantal besluiten. Deze besluiten zijn: • Gemeenschappelijke Regeling Sportpark Souburgh 1989, vastgesteld in 1989 en herzien en geactualiseerd in 2010; • Financiële Verordening GR sportpark Souburgh; vastgesteld juni 2004; • Controleverordening GR sport sportpark Souburgh; vastgesteld juni 2004. • Controleprotocol, vastgesteld 30 november 2005; • Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid, vastgesteld 30 november 2005; • Invorderingsbeleid, vastgesteld 30 november 2005. • Nota waarderen en afschrijven van de vaste activa, vastgesteld december 2011. • Besluit functiescheiding, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de verlening van volmachten/mandaten tot het aangaan van verplichtingen (art. 19 Financiële Verordening). • Regels inkoop- en aanbestedingsbeleid van de GR. (art. 20 Financiële Verordening). Financiële uitgangspunten • • • • • •
Alle kosten van derden zijn opgenomen exclusief BTW. Stijging bijdragen gemeenten en verenigingen 0%. Voor de rentekosten van investeringen wordt een rentepercentage gehanteerd van 3%. De algemene reserve kent een maximum omvang van € 70.000. Overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling wordt een tekort van de begroting conform artikel 33 van de GR verdeeld over de deelnemende gemeenten. In de meerjarenbegroting zijn geen incidentele lasten of baten opgenomen.
Investeringen 2016- 2019 Voor het investeringsprogramma wordt verwezen naar de bijlage 1b. De parkeerproblematiek wordt nog in 2015 aangepakt met het aanleggen van 39 extra parkeerplaatsen. De kosten (€ 195.000,-) daarvan worden voor een groot deel gedekt uit eenmalige meevallers (€ 152.000,-). Deze meevallers zijn: 1. een voordelig verschil op de exploitatie in 2013 van € 26.000,-. 2. Een te hoge stand van de algemene reserve van € 18.000,- (het plafond is € 70.000). 3. Terug ontvangen btw over de jaren 2008 en 2009 van € 48.000,-. 4. Daarnaast is in 2014 btw 2005-2007 terug ontvangen van € 60.000,-. De deelnemende gemeenten hebben met deze besteding ingestemd. Eveneens wordt in 2015 een kunststofvoetbalveld aangelegd voor voetbalvereniging De Alblas. Totale kosten daarvan € 386.837,-. Voetbalvereniging de Alblas betaalt daarvan direct 1/3e deel (€ 128.946,-) en het overige (€ 257.891,-) wordt door de GR geactiveerd en afgeschreven (zie ook de staat van activa). Daarnaast gaat De Alblas een extra huur betalen van € 6.937,-. Aangezien de gemeente Molenwaard de huur int van De Alblas neemt de bijdrage van Molenwaard met dit bedrag toe. In de begroting is rekening gehouden met de renovatie van de tennisbanen 7 en 8, eind 2015 of begin 2016 kan dit worden gerealiseerd.
5
Paragrafen Van de in artikel 26 van de BBV voorgeschreven paragrafen zijn voor de GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING alleen de paragrafen weerstandsvermogen, risicoparagraaf, onderhoud kapitaalgoederen en financiering van belang. Ook wordt kort stilgestaan bij de bedrijfsvoering.
Risicoparagraaf Personele risico’s zijn nagenoeg nihil omdat de GR geen mensen in dienst heeft; personeel wordt ingehuurd via de gemeente(-n) of via derden. Omdat de GR een beheersmatige organisatie is, zijn er weinig risico’s die een relatie hebben met beleidsmatige aspecten. Risico’s door het handelen van derden. De kerntaak van de GR is het beschikbaar stellen en verhuren van sportaccommodaties. Om met name de aspecten inzake huur en verhuur en invordering van openstaande bedragen goed vast te leggen, is er in 2006 een protocol vastgesteld. De invordering wordt tegenwoordig verzorgd door de financiële afdeling van het Service Centrum Drechtsteden (waar ook de financiële administratie wordt gevoerd) in overleg met de GR. Door de GR zijn een aantal verzekeringen afgesloten, te weten een brand- en opstalverzekering voor het onderkomen van de plantsoenendienst; het materiaal/ materieel is o.a. tegen diefstal verzekerd. Daarnaast heeft de GR als rechtspersoon een frauderisicoverzekering lopen. Het verzekeren van bijvoorbeeld kunstgrasvelden is erg duur. De kosten van een dergelijke verzekering zijn hoger dan het aan vandalisme gerelateerde bedrag. BTW risico. De invoering van een btw-vrijstelling voor sportaccommodaties lijkt niet te vermijden. Dat betekent dat ook de GR Souburgh met ingang van mogelijk al 1 januari 2016 geen recht meer heeft op aftrek van de btw. Het ministerie van Financiën heeft een aantal vragen gesteld aan de Europese Commissie en daaruit kan worden afgeleid dat ook de EC van mening is dat de huidige Nederlandse wetgeving niet strookt met de btw-richtlijn. Voor de exploitatie betekent dit een nadeel van ca. € 60.000,-. Verder worden de investeringen 21% duurder. Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing In 2010 is bepaald dat de algemene reserve maximaal € 70.000 mag bedragen. De reserve staat over het algemeen op zijn maximum. Naar de mening van het bestuur is dat bedrag toen afdoende hoog om eventuele structurele tegenvallers in het meerjarenperspectief van de normale bedrijfsvoering gedurende ten minste twee jaren op te kunnen vangen. De Gemeenschappelijke Regeling ziet zich in deze tijden van crisis geconfronteerd met een toenemend aantal risico’s. De voetbalvereniging Alblasserdam verkeerde in financiële moeilijkheden, en had een huurachterstand over 2012. Hiervoor is een betalingsregeling getroffen, evenals voor de huur over 2013 en 2014 en 2015. De gemaakte afspraken worden door de vereniging correct nagekomen. Er is een reserve sporttechnische ontwikkelingen. Deze is in 2013 voor € 5.700 ingezet voor de dekking van de onderzoekskosten ten behoeve van de toekomstvisie. Stand op dit moment (mei 2015) € 3.000,-.
Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen “Sportpark Souburgh” De GR draagt zorg voor het onderhoud van het sportpark. Het onderhoud hiervan gebeurt conform de planning die door het cluster Realisatie van de gemeente Alblasserdam wordt opgesteld. De te onderhouden objecten zijn opgenomen in het groenbeheerprogramma van deze afdeling. Overige opstallen als lichtmasten van de trainingsvelden en benodigde voertuigen ten behoeve van de 6
bedrijfsvoering worden eveneens in overleg met deze afdeling onderhouden of aangeschaft. Een van de visite kaartjes van het park is altijd de kwaliteit van het openbare gedeelte geweest. Hier moet zuinig mee worden omgegaan. Jaarlijks komen vele bezoekers van buiten de gemeente op het sportpark. Door een verzorgd sportpark krijgen de mensen een goede indruk van de gemeente Alblasserdam. Ook beschikt de Gemeenschappelijke Regeling over een kleine personeelsruimte. Voor het onderhoud hiervan is afdoende budget in de begroting opgenomen en maakt deel uit van het gebouwenbeheerplan van de gemeente Alblasserdam. “Baggeren” Souburgh kent een aantal sloten en singels. Deze sloten en singels dienen op diepte te blijven. Het waterschap Rivierenland stelt daaraan minimale eisen ten aanzien van de doorstroming. Ook voor de ontwatering van de sportterreinen en de mogelijkheid voor het beregenen van diezelfde terreinen, dient er zich voldoende water in de watergangen te bevinden. Hiervoor wordt eens in de 10-15 jaar gebaggerd. In de onderhoudsbegroting voor Souburgh is er in het kader van het groot onderhoud jaarlijks budget opgenomen. “Infrastructuur” In de onderhoudsbegroting is rekening gehouden met dagelijks (klein) onderhoud aan de toegangswegen, de parkeerplaatsen, de bruggen, de hekwerken en de riolering. Zoals reeds eerder in de inleiding op deze begroting is opgemerkt wordt het parkeerterrein in 2015 uitgebreid. “Gebouw onderhoudsdienst” Het dagelijks onderhoud van het gebouw (onderhoudsdienst) wordt betaald uit de lopende begroting. Groot onderhoud wordt meegenomen in het gebouwenbeheersysteem van de gemeente. Hierin staan de jaarlijks te vervangen onderdelen en de daarmee gemoeide kosten vermeld. “Sportaccommodaties” Sportpark Souburgh beschikt over een zevental natuurgrasvoetbalvelden, een pupillenveld, twee trainingsvelden, een kunststof trainingsveld (tevens voor recreatief medegebruik), twee kunstgras hockeyvelden, een atletiekbaan en zes tennisbanen. In 2014 zijn de vier tennisbanen voor de kantine voorzien van een nieuwe speelondergrond, gravel Primium Plus. Dit is een snelle en minder onderhoudsgevoelige baansoort. Dit kan aantrekkingskracht hebben op nieuwe leden. Eind 2015begin 2016 zullen de banen 7 en 8 worden gerenoveerd. Het dagelijks onderhoud op het sportpark wordt uitgevoerd door twee groenspecialisten van de gemeente Alblasserdam en door derden voor wat betreft het specialistisch onderhoud (doorzaaien, verticuteren, bezanden, jaarlijks onderhoud kunstgras). “Groenvoorzieningen” Voor de groenvoorzieningen geldt hetzelfde als voor de sportaccommodaties. Bijhouden geschiedt in hoofdzaak door de gemeentelijke plantsoenendienst. Groot winteronderhoud is ook opgenomen in de onderhoudsbegroting. Gebruikersoverleg verenigingen In overleg met de verenigingen is besloten om 2 x keer per jaar een gebruikersoverleg te houden. Bij dit overleg zijn vertegenwoordigers van de verenigingen aanwezig, de beheerder, de adviseur en de secretaris. In dit overleg worden alle lopende zaken behandeld. De secretaris zorgt voor het verslag. Paragraaf bedrijfsvoering Met betrekking tot de bedrijfsvoering wordt gebruik gemaakt van de diensten van personeel van de gemeente Alblasserdam en Molenwaard. De dienstverlening vindt plaats vanuit diverse disciplines: • 2 medewerkers Buitenruimte – buiten, voor het dagelijks onderhoud. • 1 medewerker Buitenruimte – binnen, voor de coördinatie onderhoud en technisch advisering van het bestuur 1 medewerker concernstaf voor de financiën en control • 1 beleidsmedewerker Molenwaard, voor de uitvoering van het secretariaat en advisering van het bestuur 7
Met in gang van 1 april 2008 wordt de financiële administratie van de gemeente Alblasserdam uitgevoerd door het Service Centrum Drechtsteden (SCD, onderdeel GR Drechtsteden). Aangezien ook de financiële administratie van de GR Souburgh door de gemeente Alblasserdam werd gevoerd, is ervoor gekozen om ook de financiële administratie van de GR Souburgh onder te brengen bij het Service Centrum Drechtsteden. In oktober 2009 is besloten ook de financiële planning & control door het Service Centrum Drechtsteden te laten uitvoeren. Sinds 2013 wordt de financiële / controlfunctie weer gedaan door Alblasserdam. De secretaris is een medewerker van de gemeente Molenwaard. Paragraaf taakstellingen en reserveringen. De provincie beveelt in de begrotingscirculaire 2014-2017 van 26 april 2013 aan om deze paragraaf toe te voegen aan de begroting. Reden hiervoor: In deze economische tijden staan ook de gemeenschappelijke regelingen voor bezuinigingsoperaties, takendiscussies en/of financiële onzekerheden. Deze paragraaf moet inzicht bieden in het beleid op dit terrein. Voor de GR Souburgh valt te melden dat enkele bezuinigingsmaatregelen die op de rol stonden door het bestuur zijn teruggedraaid. In de vergadering van april 2013 is hiertoe besloten. De reden hiervoor was dat de voorgenomen bezuinigingen te veel stoelden op werkzaamheden door de verenigingen. In de praktijk bleken die onderdelen niet realiseerbaar. Deze tegenvaller kon worden gecompenseerd door het feit dat de belastingdienst eind 2012 uiteindelijk gehoor heeft gegeven aan ons verzoek om in de heffing te vallen. Dit btw voordeel woog op tegen de niet te realiseren bezuinigingen. In de begroting en de meerjarenbegroting zijn op dit moment geen voorgenomen bezuinigingen verwerkt. De meerjaren begroting is vanaf 2016 sluitend. De jaarlijkse bijdragen van de gemeenten zijn daarbij gelijk gehouden.
Paragraaf financiering Op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) zijn gemeenten en organisaties verplicht regels toe te passen rond het financieringsgedrag. Hierbij komen de begrippen kasgeldlimiet en renterisiconorm aan de orde. Beide hebben tot doel de leningenportefeuille te behoeden voor een onverantwoord grote gevoeligheid voor rentefluctuaties. Ze stellen dus een grens aan de structuur van de leningen, niet aan de hoogte. De kasgeldlimiet richt zich op leningen met een looptijd van maximaal een jaar (kort geld). Er wordt een grenst gesteld aan de financiering met gelden op korte termijn. Hierbij wordt een relatie gelegd met de omvang van de omzet. Indien het ‘rood staan’ bij de bank meer bedraagt dan deze limiet, dan moet er een langlopende geldlening worden afgesloten. De theoretische maximale financiering met kasgeld bedraagt 8,2% van het begrotingssaldo voor bestemming oftewel: 8,2% x € 452.020 = € 37.000,-. Voor de kasgeldlimiet geldt echter een minimumbedrag van € 300.000 (artikel 3, lid 2, wet fido). In de praktijk wordt er door de GR Souburgh niets met kort geld gefinancierd, de GR staat nooit rood bij de BNG. In de bijlage is een liquiditeitenplanning opgenomen t/m 2020. Renterisiconorm: Deze is opgesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van meer dan een jaar te beperken. Leningen die zijn aangetrokken zullen soms op enig moment moeten worden geherfinancierd, met name als het fix leningen betreft. Het nieuwe rentepercentage is van te voren niet bekend. Van de aangetrokken leningen ligt het rentepercentage vast. Dit alles valt onder de rente-risiconorm. De rente-risiconorm bedraagt voor GR-en 20% van het begrotingstotaal dat wil zeggen € 95.000,-. Concreet houdt dit in dat in één jaar maximaal 20% van de vaste schuld mag worden vernieuwd door herfinanciering en/of renteherziening. Er is echter een wettelijk minimum van € 2,5 miljoen (conform art 2 lid 3 uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden). In de praktijk blijft de GR daar ver onder, en zal deze grens nooit overschreden worden. De GR Souburgh heeft voor de financiering van investeringen een aantal leningen opgenomen. Beleggen van overtollige middelen is niet aan de orde. Als het financieringstekort als gevolg van nieuwe investeringen oploopt dient aandacht te zijn voor het tijdig aantrekken van financieringsmiddelen, waarbij in eerste instantie aan de deelnemende gemeenten gevraagd wordt of zij gelden beschikbaar hebben. Als dat niet zo is gaat de regeling de kapitaalmarkt op binnen de 8
spelregels van het door het Algemeen Bestuur vastgestelde statuut. Dit wordt jaarlijks bij het opstellen van de meerjarenbegroting en het (meerjaren-)investeringsplan bezien. In 2015 zal een lening worden aangetrokken van € 350.000 (te verstrekken door Alblasserdam, tegen een rentevoet van 1,3%. In de komende jaren zullen er meerdere leningen moe0ten worden aangetrokken. Liquiditeitenplanning Om de behoefte aan kasgeld te kunnen beoordelen is een liquiditeitenplanning opgesteld. Deze is opgenomen in de bijlagen. Hier is voorzien in het aantrekken van een lening in 2016 . Reden voor het aantrekken van de lening zijn de geplande investeringen in 2016 te weten in een kunstgras voetbalveld (€ 160.000,-), een maaimachine van € 35.000,- en vervanging hekwerken (€ 11.000,-). Te zijner tijd zal hierover een voorstel aan het bestuur worden gedaan. Er zal contact zijn met de afdeling treasury van het SCD, en de deelnemende gemeenten zal worden gevraagd zo’n lening te verstrekken.
9
4. Programmabegroting 2016 en MJB 2017-2019 naar producten
10
