Gedragscode. Our pursuit. Life s potential

Gedragscode

Our pursuit. Life’s potential.

Onze Gedragscode is een weergave van de leidende ethische principes die de inzet van Allergan voor naleving (compliance) ondersteunen. Dit document dient voor ieder van ons als hulpmiddel bij het streven naar het nemen van de juiste beslissingen en het handelen met integriteit. Maar dat is ook alles wat de Gedragscode is - een document.

Het is ons gedrag dat de principes van deze Gedragscodes tot leven brengt. We worden elke dag geconfronteerd met beslissingen en handelingen die ons in staat stellen een verschil te maken bij Allergan en in al deze situaties hebben wij de gelegenheid om de principes van onze Gedragscode tot uiting te laten komen.

Door het juiste te doen helpen we een cultuur van naleving bij Allergan te voeden - een cultuur waar we met elkaar trots op kunnen zijn.

1

Inhoudsopgave

Een bericht van David E. I. Pyott en Rose-Karen Swanson Onze waarden Verantwoordelijkheid om het juiste te doen Ons nalevingsprogramma .........................................................................................................................................5 Onze Gedragscode ...................................................................................................................................................6 Onze gezamenlijke taak in het stimuleren van naleving............................................................................................7 Onze middelen voor het melden van bezorgdheid ...................................................................................................8 Bescherming tegen vergelding..................................................................................................................................9 Verantwoordelijkheid voor patiëntveiligheid en productkwaliteit Onderzoek en ontwikkeling van onze producten ....................................................................................................10 Bieden van accurate productinformatie ..................................................................................................................11 Produceren van kwaliteitsproducten.......................................................................................................................12 Verantwoordelijkheid in de markt Promoten van onze producten................................................................................................................................13 Aanbieden en accepteren van zakelijke attenties ...................................................................................................15 Contact met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg .....................................................................................16 Verbieden van omkoping en corrupte betalingen ...................................................................................................17 Verplichting tot eerlijke concurrentie .......................................................................................................................19 Zakelijke naleving ....................................................................................................................................................20 Verantwoordelijkheid aan onze aandeelhouders Vermijden van belangenverstrengeling ...................................................................................................................21 Bescherming van vertrouwelijke informatie ............................................................................................................22 Verbieden van handel met voorkennis ....................................................................................................................24 Opstellen van accurate bedrijfsverslagen en financiële rapporten .........................................................................25 Informatie- en verslagbeheer ..................................................................................................................................26 Bescherming van bedrijfsgoederen ........................................................................................................................27 Verantwoordelijkheid aan de gemeenschap en het publiek Communiceren namens het bedrijf .........................................................................................................................28 Deelnemen aan politiek en algemeen beleid...........................................................................................................29 Bijdragen en giften voor liefdadigheid.....................................................................................................................30 Milieubescherming ..................................................................................................................................................31 Verantwoordelijkheid aan medewerkers Bieden van gelijke kansen op werk.........................................................................................................................32 Creëren van een positieve werkomgeving ..............................................................................................................32 Melden van bezorgdheid.........................................................................................................................................33

Ons succes bij Allergan is gebaseerd op onze reputatie als aanbieder van kwaliteitsproducten en als bedrijf dat zich er sterk voor inzet om het juiste te doen. Allergan heeft een lange geschiedenis als bedrijf dat zich aan de hoogste ethische normen houdt en ons bedrijf is gebaseerd op het geloof dat het principe om het juiste te doen in alles wat we doen moet zijn doorgedrongen. Als bedrijf in de gezondheidszorg hebben onze handelingen invloed op de levens van patiënten. Deze patiënten zijn van ons afhankelijk, net zoals onze collega’s, aandeelhouders, de marktplaats die we bedienen en de gemeenschap. Ethisch en integer gedrag is het beste voor patiënten en het is het beste voor onze handel. Dit is de reden dat we nooit mogen vergeten dat er geen juiste manier is om het verkeerde te doen. We erkennen met elkaar dat wij, als individuen en als bedrijf, de hoogste integriteit dienen te hebben. Onze handelingen worden geleid door een gezamenlijke overtuiging en een gezamenlijke verantwoordelijkheid om het juiste te doen, maar de wereldwijde bedrijfsvoering van een bedrijf is gecompliceerd en kan ons voor uitdagingen stellen. Het is niet altijd duidelijk en voor de hand liggend wat de juiste handeling is en daarom heeft Allergan hulpmiddelen ingevoerd om ieder van ons te helpen bij het navigeren door de complexiteiten van onze wereldwijde activiteiten. Deze Gedragscode schetst de verplichting van Allergan aan integriteit en ethisch gedrag. Het is een hulpmiddel voor ieder van ons om de principes en waarden te bepalen waarop Allergan is gebaseerd en om te begrijpen wat er van ons wordt verwacht als vertegenwoordigers van het bedrijf. We dienen allemaal deze Gedragscode te lezen, evenals onze beleidsregels en procedures, en te streven naar het handhaven van de principes voor ethiek en integriteit, zoals beschreven in deze schriftelijke normen. Wij moedigen u allebei persoonlijk aan om uzelf iedere dag uit te dagen het juiste te doen en vragen te stellen als u niet zeker weet wat het juiste is. Streef iedere dag naar verbetering van Allergan, van onze bedrijfsprocessen en – beheersingsmechanismes, en van de invloed die u heeft op het bedrijf en de mensen om u heen. Leef volgens de principes en waarden van deze Gedragscode en breng uw integriteit nooit in gevaar. Ons bedrijf kan tenslotte geen bedrijfsdoelen behalen door het opgeven van onze principes en waarden. Zakelijk succes en ethisch gedrag gaan altijd samen. We hebben met elkaar een gezamenlijke verplichting om het juiste te doen. Gezamenlijk kunnen we sterke bedrijfsresultaten behalen en positieve bijdragen leveren door samen te werken en onze verplichting aan ethisch gedrag te handhaven.

David E.I. Pyott Voorzitter van de Raad van Bestuur, President en Chief Executive Officer

Rose-Karen Swanson Sr. Vicepresident, Chief Compliance Officer

Onze waarden

Gericht op de klant

Iedere actie die we ondernemen is gericht op de “Drie P’s”: de patiënt die profiteert van onze producten, de artsen (physicians) die onze producten vertrouwen, en de mensen die betalen (payers) en de waarde van onze producten erkennen.

Invloed

We hebben invloed - door ons extra in te zetten voor de beste resultaten en de hoogste normen toe te passen bij alles wat we doen. We waarderen en belonen slimme en snelle actie die tot betekenisvolle resultaten leidt.

Passie en mensen

We hebben vooral succes door onze mensen; hun talent voegt kwaliteit toe aan ons werk en hun passie zorgt voor betrokkenheid - niet alleen maar door processen en structuren.

Samenwerking

We verplichten ons om onze kennis te delen en als team samen te werken om gezamenlijke doelen te bereiken. We stimuleren en steunen verschillende persoonlijke en culturele perspectieven die leiden tot nieuwe denkwijzen.

Innovatie

We voelen ons niet prettig bij de status quo. We veranderen, we verbeteren, we hebben de moed om op verstandige wijze als team risico’s te nemen en nieuwe mogelijkheden aan te grijpen - voor het bedrijf en voor onszelf.

Integriteit

We behalen resultaten op de juiste manier, zonder ons er gemakkelijk vanaf te maken. We zijn open, duidelijk en respectvol in onze omgang met cliënten, collega’s en partners.

Verantwoordelijkheid om het juiste te doen

ONS NALEVINGSPROGRAMMA Bij Allergan verplichten we ons tot ethisch gedrag ter handhaving van de wetgeving en de voorschriften die van toepassing zijn op ons bedrijf. Deze verplichting begint aan de top, bij onze Raad van Bestuur, CEO en hoger kader, en wordt gesteund door een toegewijde organisatie voor nalevingsbeheer binnen de onderneming. Onder leiding van onze hoofd-nalevingsfunctionaris (Chief Compliance Officer) werkt de afdeling voor nalevingsbeheer van de organisatie (Corporate Compliance Department) eraan om te garanderen dat Allergan toepasselijke wetgeving en voorschriften naleeft en in het gehele bedrijf voortdurend ethische normen toepast. De afdeling nalevingsbeheer van de organisatie werkt samen met ons bedrijf om de behoeften te begrijpen, een optimale en volgzame aanpak te creëren voor onze activiteiten, en onze dagelijkse handelingen te controleren ter garantie dat we op ethische wijze zaken doen en onze beleidsregels en procedures naleven. We streven er voortdurend naar om Allergan een nog beter en een nog meer verantwoordelijk bedrijf te maken, voor onze medewerkers, voor onze aandeelhouders en voor onze patiënten wereldwijd. De hoofd-nalevingsfunctionaris en de afdeling nalevingsbeheer van de organisatie zijn belast met het aandrijven van onze inspanningen met betrekking tot nalevingsbeheer, maar, net als bij alle activiteiten binnen ons bedrijf die te maken hebben met ethiek en naleving, uiteindelijk deelt iedere medewerker deze verantwoordelijkheid.

CONTACT MET DE AFDELING NALEVINGSBEHEER VAN ALLERGAN De afdeling nalevingsbeheer van de onderneming (Corporate Compliance Department) is te bereiken op telefoonnr. (714) 246-5998 of via e-mail op [email protected].

5


ONZE GEDRAGSCODE Deze Gedragscode vertegenwoordigt onze verplichting aan naleving en ethisch gedrag, en dient als een richtlijn voor ons gedrag binnen Allergan. Het is een schriftelijke richtlijn

V:

Ik heb een vraag over naleving en in de gedragscode wordt mijn specifieke kwestie niet behandeld. Waar kan ik hulp krijgen?

die dient als bron en hulpmiddel bij het beantwoorden van vragen die kunnen ontstaan tijdens de uitvoering van ons werk en het schetst onze verantwoordelijkheid aan het bedrijf om op integere wijze te handelen.

A:

Elke medewerker wordt aangemoedigd om eventuele vragen of zorgen die hij/zij heeft te melden. U kunt voor advies contact opnemen met een van de volgende hulpbronnen:

Hoewel we allemaal het juiste willen doen, is het niet altijd

•

Uw supervisor;

eenvoudig om vast te stellen wat “het juiste” is. Onze

•

Uw vertegenwoordiger bij personeelszaken (Human

Gedragscode kan als leidraad dienen of ons in de richting wijzen van iemand die kan helpen als we vragen hebben

Resources);

of ons ergens zorgen over maken. De Gedragscode kan

•

De hoofd-nalevingsfunctionaris;

natuurlijk niet iedere kwestie of situatie schetsen die zich

•

De afdeling nalevingsbeheer van de organisatie, of

tijdens de uitvoering van onze taken kan voordoen en

•

De hulplijn voor ethische kwesties (EthicsHelp Line).

evenmin wordt iedere wet of regeling besproken die van toepassing is op Allergan wereldwijd. Het is een basis voor het nemen van de juiste beslissing en het onthouden dat er geen juiste manier is om het verkeerde te doen. Deze Gedragscode is wereldwijd van toepassing op alle medewerkers, functionarissen en leden van de Raad van Bestuur van Allergan - ongeacht de locatie of functietitel. Als onderdeel van onze verplichting aan ethisch gedrag is naleving van deze

Gedragscode

een

voorwaarde

voor

indienstneming bij Allergan en alle medewerkers van het bedrijf zijn verplicht om jaarlijks te verklaren dat zij de Gedragscode zullen naleven.1

V:

Behandelt deze Gedragscode alle eisen wereldwijd waarmee ik in mijn functie binnen het bedrijf te maken kan krijgen?

A:

Nee. Onze Gedragscode behandelt de hoge eisen waarmee Allergan wereldwijd wordt geconfronteerd. Het is geen volledige lijst van de wetten en voorschriften die van toepassing zijn op ons bedrijf en het gaat evenmin in op regionale of landenspecifieke wetgeving die mogelijk van toepassing is op uw functie. Onze Gedragscode is een weergave van de hoge ethische normen van Allergan en van de verwachting dat u altijd integer zult handelen.

De Gedragscode is een gids die een basis dient te vormen terwijl u zich een weg baant door uw dagelijkse zakelijke beslissingen. U dient tevens plaatselijk beleid en procedures van Allergan te raadplegen en vragen te stellen aan de juiste hulpbronnen als u niet zeker weet wat u moet doen om te voldoen aan plaatselijke wetgeving en verplichtingen.

Voor zover toegestaan onder plaatselijke wetgeving. Naleving van deze Gedragscode houdt geen aanpassing in van de “at-will”-medewerkerstatus.

1

6


ONZE GEZAMENLIJKE TAAK IN HET STIMULEREN VAN NALEVING De verantwoordelijkheid om te garanderen dat Allergan het juiste doet, ligt bij ieder van ons. We zijn allemaal verantwoordelijk voor de reputatie van het bedrijf als een leidende, multigespecialiseerde onderneming in de gezondheidszorg, en we moeten er bedacht op zijn dat onze activiteiten – of in-activiteiten – de reputatie van Allergan kunnen schaden. Als bedrijf en als individuele medewerkers moeten we weten wat juist is en te allen tijde integer handelen. Ieder van ons is verantwoordelijk voor de naleving bij Allergan en we moeten ervoor zorgen dat het geïntegreerd is in alles wat we doen. Wanneer we niet zeker weten wat de beste en meest ethische handelswijze is, dienen we vragen te stellen en de kwestie met de juiste bronnen te bespreken. Het negeren van mogelijke nalevingsrisico’s of de andere kant op kijken is nooit een aanvaardbare keuze omdat het schade kan toebrengen aan ons bedrijf, aan onze aandeelhouders en - het belangrijkste – aan de gezondheid van patiënten. Allergan verwacht van ieder van ons dat we het goede voorbeeld geven en altijd het juiste doen. Dit is vooral het geval voor medewerkers met leidinggevende functies, omdat andere medewerkers vaak naar het voorbeeld kijken dat wordt gesteld door supervisors en kaderleden om hun eigen gedrag te bepalen. We moeten er allemaal aan werken om een omgeving met open communicatie te onderhouden, zodat iedere medewerker vragen durft te stellen en mogelijke ethische kwesties durft te melden zonder de angst voor vergelding. Medewerkers met leidinggevende functies moeten de juiste toon zetten en hun medewerkers een stem geven.

ONVERANTWOORDELIJK DENKEN LEIDT TOT ONVERANTWOORDELIJK ZAKENDOEN Als iets niet juist lijkt, negeer het dan niet. U dient te stoppen en uw handelingen of de handelingen van anderen te heroverwegen als u één van de volgende opvattingen denkt of hoort: Iedereen doet het… Wie zal daar nou helemaal last van hebben… Ik voel me hier niet prettig bij, maar ik wil geen zaken verliezen… Niemand zal het merken… Ik hoef al die beleidsregels en procedures niet op te volgen… Zo doen ze hier nou eenmaal zaken… Als ik dit niet doe halen we de deadline niet… Zo hebben we het altijd gedaan… Het is niet mijn probleem…

7


ONZE MIDDELEN VOOR HET MELDEN VAN BEZORGDHEID Als we worden geconfronteerd met situaties waarbij we ongerust of onzeker zijn over de juiste ethische handelswijze of als we denken dat iemand deze Gedragscode, het bedrijfsbeleid, de bedrijfsprocedure of een toepasselijke wet of richtlijn heeft geschonden of gaat schenden, biedt Allergan ons middelen die deze ongerustheid behandelen. We worden aangemoedigd om vragen en ongerustheid bij een van de volgende hulpbronnen te melden: •

Onze supervisor;

•

Onze vertegenwoordiger bij personeelszaken (Human Resources);

•


•


•

De hulplijn voor ethische kwesties (EthicsHelp Line).

Allergan raadt ons aan om eerst met onze supervisor te praten over eventuele ethische vragen of bezorgdheid over naleving, maar het bedrijf is zich ervan bewust dat er zich situaties kunnen voordoen waarbij een medewerker het niet prettig vindt om rechtstreeks met zijn of haar supervisor te praten. Iedere medewerker moet zich op zijn gemak voelen als hij deze bezorgdheid uit en we kunnen gebruik maken van het rapportagekanaal van het bedrijf dat wij geschikt achten. Het is belangrijk om niet te vergeten dat Allergan een mogelijke ethische of nalevingskwestie niet kan behandelen als het bedrijf zich er niet bewust van is. Het stellen van vragen en het melden van bezorgdheid via een van de rapportagekanalen van Allergan is essentieel in het onderhouden van nalevingsbeheer en de garantie dat het bedrijf het juiste doet. We hebben een verantwoordelijkheid aan het bedrijf om naar voren te komen en ons uit te spreken. Als we merken dat iets niet juist lijkt, dan moeten we de kwestie melden - zelfs als we het niet zeker weten en geen bewijs hebben dat er iets onethisch of illegaals heeft plaatsgevonden.

DE HULPLIJN VOOR ETHISCHE KWESTIES (ETHICSHELP LINE) De hulplijn voor ethische kwesties is een hotline en melddienst die door Allergan aan alle medewerkers wordt aangeboden om vragen te stellen of bezorgdheid te melden. Deze hulplijn wordt door derden onderhouden en er zijn geen medewerkers van Allergan werkzaam. De hulplijn voor ethische kwesties is 24 uur per dag en 7 dagen per week telefonisch bereikbaar vanuit iedere bedrijfslocatie wereldwijd. Indien u een vraag stelt of bezorgdheid meldt bij de ethische hulplijn is alle informatie die u geeft vertrouwelijk en zal uitsluitend gedeeld worden met de personen binnen Allergan die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden of een gerapporteerde kwestie te onderzoeken. Als u liever niet uw naam geeft wanneer u de ethische hulplijn belt, dan kunt u uw melding ook anoniem doen, indien toegestaan door plaatselijke wetgeving. De hulplijn voor ethische kwesties (EthicsHelp Line) is in de VS telefonisch bereikbaar via (888) 645-0090 en buiten de VS door eerst de landenspecifieke toegangscode van AT&T te gebruiken en vervolgens (888) 645-0090, wanneer gevraagd. Een lijst met landenspecifieke toegangscodes van AT&T staat op de portaalsite van de afdeling nalevingsbeheer van de organisatie. In bepaalde landen worden de beschikbaarheid en gebruiksvoorwaarden van de hulplijn voor ethische kwesties bepaald door plaatselijke wetgeving.

8


BESCHERMING TEGEN VERGELDING Allergan heeft een strikt beleid tegen vergelding - het bedrijf tolereert geen enkele vorm van vergeldingsgedrag. Ter ondersteuning van onze verplichting aan nalevingsbeheer en ethisch gedrag vertrouwt Allergan erop dat ieder van ons zijn bezorgdheid meldt en zich uitspreekt, en het bedrijf werkt aan een open omgeving waar we dit allemaal met een gerust hart kunnen doen. Iedere medewerker die in goed vertrouwen een vraag of bezorgdheid meldt via een rapportagekanaal van Allergan doet het juiste, ongeacht of de bezorgdheid wel of niet gegrond blijkt te zijn, en hij/zij heeft het recht om te werken in een omgeving zonder vergelding. Indien een medewerker het gevoel heeft dat er vergeldingsacties tegen hem/haar worden ondernomen, dient hij/zij deze kwestie onmiddellijk te melden. We zijn allemaal verantwoording verschuldigd aan het bedrijf

V:

Als ik een kwestie over mijn supervisor meld, dan weet zij dat ik degene ben die haar gerapporteerd heeft, want ik ben de enige die op de hoogte is van de kwestie. Hoe kan ik voorkomen dat er represailles tegen mij worden genomen als ik een kwestie meld?

A:

Allergan tolereert geen enkele vorm van vergelding. Het is belangrijk dat u uw bezorgdheid meldt, zodat het bedrijf de kwestie kan onderzoeken. Indien u, op enig moment nadat u uw bezorgdheid heeft geuit, het gevoel heeft dat uw supervisor of iemand anders binnen het bedrijf represailles tegen u neemt, dient u zo snel mogelijk deze vergeldingsacties via een van de rapportagekanalen van het bedrijf te melden. Het bedrijf zal de melding van vergeldingsacties onderzoeken en iedere medewerker waarvan blijkt dat hij/zij heeft deelgenomen aan vergeldingsgedrag, zal disciplinaire maatregelen ondergaan, waaronder mogelijk ontslag.

en aan onze collega’s om een open werkomgeving te steunen en eraan bij te dragen, en ons te onthouden van ieder wraakzuchtig gedrag. Als vergeldingsacties aan het bedrijf worden gemeld, zal de kwestie onderzocht worden. Iedere medewerker van wie blijkt dat hij/zij heeft deelgenomen aan vergeldingsacties zal disciplinaire maatregelen ondergaan, waaronder mogelijk ontslag. SCENARIO: U vermoedt, op basis van getallen die u heeft gezien, dat een collega onethische betalingen uitvoert. U wilt geen problemen veroorzaken voor uw collega als hij/zij niets verkeerd doet en u weet niet of u iets moet zeggen, omdat u geen enkel bewijs heeft. BESTE HANDELSWIJZE: Als u denkt dat er zich iets onethisch heeft voorgedaan of zal gaan voordoen, dient u de kwestie zo snel mogelijk te melden via een van de rapportagekanalen van Allergan. Het bedrijf zal de kwestie onderzoeken en de informatie uitsluitend delen met diegenen die geïnformeerd moeten worden in verband met het onderzoek. Indien u zich voor dergelijke situaties geplaatst ziet, onthoud dan dat het belangrijk is dat Allergan ieder mogelijk voorval van niet-naleving onderzoekt, zelfs als het ongegrond blijkt te zijn, om te garanderen dat het bedrijf nalevingsbeheer onderhoudt en op ethische wijze handelt.

9

Verantwoordelijkheid voor patiëntveiligheid en productkwaliteit

ONDERZOEK EN ONTWIKKELING VAN ONZE PRODUCTEN Bij Allergan zijn we zeer trots op het ontdekken van producten die de mogelijkheid bieden op een aanzienlijk verschil in het leven van patiënten. We respecteren de verantwoordelijkheid die samengaat met het op de markt brengen van onze producten en we beschouwen productkwaliteit en -veiligheid als twee van onze grootste prioriteiten. Onze verplichting aan kwaliteit en veiligheid is een verplichting die door ons allemaal moet worden gedeeld, ongeacht onze individuele functie binnen het bedrijf. Het is van toepassing op alle fases van de levenscyclus van onze producten - vanaf het eerste klinische onderzoek van een product tot en met consumentengebruik. In onze wereldwijde activiteiten werken we eraan om aan de meest strikte productvoorschriften die van toepassing zijn op ons bedrijf te voldoen of deze te overtreffen, om ervoor te zorgen dat patiëntveiligheid nooit in gevaar wordt gebracht. Met dit doel voor ogen delen wij allemaal in de verantwoordelijkheid om de hoge kwaliteitsnormen van Allergan te onderhouden door: • • •

• •

Patiëntveiligheid het belangrijkste richtpunt te maken van onze onderzoeken ontwikkelingsinspanningen; Het naleven van alle toepasselijke wetgeving, voorschriften en bedrijfsbeleid en -procedures; Op ethische wijze en met de hoogste moderne wetenschappelijke normen om te gaan met alle onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten; Kwaliteit nooit het slachtoffer te laten worden om een tijdslimiet of een doelstelling te halen, en Eventuele kwaliteitskwesties of -problemen via de juiste kanalen te melden.

SCENARIO: U merkt dat gegevens van een door Allergan gesponsord klinisch onderzoek mogelijk wijzen op een eventuele veiligheidskwestie met het product dat onderzocht wordt, maar de implicaties van het product zijn over het algemeen veelbelovend. Sommige betrokken personen hebben gesuggereerd dat uw team de melding van een eventuele veiligheidskwestie opschort, omdat het product in staat zal zijn om patiënten veel sneller te helpen als de uitgifte van het product niet vertraagd wordt door verder onderzoek van de eventuele veiligheidskwestie. BESTE HANDELSWIJZE: U mag de gezondheid van patiënten nooit in gevaar brengen door eventuele veiligheidskwesties tijdens een klinisch onderzoek te negeren. Allergan verplicht zich tot de ethische uitvoering van klinische onderzoeken en in overeenstemming met onze richtlijnen, en u dient alert te zijn op het onderhouden van deze normen. De veiligheidskwestie dient op passende wijze te worden gerapporteerd en indien u denkt dat het betrokken team de kwestie niet zal melden, dan dient u de kwestie zo snel mogelijk via een rapportagekanaal van Allergan te rapporteren. Bij Allergan brengen wij de gezondheid van patiënten nooit in gevaar om een nieuw product op de markt te brengen of om een nieuwe indicatie voor een bestaand product te verkrijgen.

KLINISCHE ONDERZOEKEN VAN ALLERGAN Informatie over onze klinische onderzoeken kunt u vinden op de websites http://www.allerganclinicaltrials.com/ en http://www.clinicaltrials.gov/.

10


BIEDEN VAN ACCURATE PRODUCTINFORMATIE Allergan verplicht zich tot het zorgvuldig beoordelen van de risico’s en voordelen van onze producten, voor en nadat we ze op de markt brengen. We begrijpen dat het essentieel is dat patiënten en artsen deze risico’s en voordelen begrijpen voordat ze beslissingen betreffende behandeling nemen en we nemen onze verantwoordelijkheid om accurate productinformatie te bieden zeer serieus. We ondersteunen nieuw medisch onderzoek en erkennen dat klinisch onderzoek en andere onderzoeksbevindingen een belangrijk middel zijn voor het leveren van een bijdrage aan de kennis van de medische gemeenschap. We streven ernaar om alle klinisch belangrijke wetenschappelijke informatie, resulterend uit onze klinische onderzoeken en ander onderzoek, publiek beschikbaar te maken en ervoor te zorgen dat eventuele publicaties die resulteren uit onderzoek dat financieel gesteund wordt door Allergan de ondersteuning door het bedrijf op juiste wijze openbaar maken. We werken samen met de bevoegde wetgevende autoriteiten om de etiketinformatie van elk van onze producten te bepalen in een poging ervoor te zorgen dat juiste en volledige informatie over de indicaties en de veiligheid van onze producten wordt gegeven. We garanderen voortdurende controle van het veiligheidsprofiel van ieder product op de markt. Indien op enig moment een productetiket bijgewerkt dient te worden, zullen wij met de bevoegde wettelijke autoriteiten samenwerken om ervoor te zorgen dat artsen en patiënten in staat zijn beslissingen te nemen op basis van de meest actuele en recentelijk goedgekeurde informatie.

SCENARIO: U weet dat een van onze producten een nieuw therapeutisch gebied kan behandelen, maar daar is nog geen goedkeuring voor. Een arts heeft u geïnformeerd dat, als het bedrijf haar klinische onderzoek financiert, zij het product voor deze nieuwe toepassing zal voorschrijven en er als panellid op een belangrijke medische conferentie de komende maand over zal vertellen. BESTE HANDELSWIJZE: Het is in strijd met het beleid van Allergan om een onderzoeks- of publicatiehandeling te gebruiken als middel voor commerciële reclame voor een niet-vermelde toepassing van een product of om een arts aan te zetten dit namens ons te doen. Het verzoek van de arts is ongepast. U dient deze kwestie zo snel mogelijk via een van de rapportagekanalen van het bedrijf te melden en zich te onthouden van contact met deze arts in het kader van uw vertegenwoordigende capaciteit, totdat u meer advies heeft ontvangen.

V: Een arts die een onderzoekergeïnitieerd onderzoek leidt dat gefinancierd wordt door Allergan heeft me geïnformeerd dat hij niet van plan is de resultaten van zijn onderzoek te rapporteren zoals vereist, omdat deze resultaten suggereren dat het betreffende product mogelijk geen voordelen biedt voor het aangegeven therapeutische gebied. Moet ik iets ondernemen?

A: Allergan eist van alle artsen die onderzoekergeïnitieerde onderzoeken uitvoeren met financiële steun van het bedrijf om de resultaten van hun onderzoek te rapporteren, ongeacht de uitslag van het onderzoek, net zoals Allergan de resultaten van haar klinische onderzoeken rapporteert. U dient de bedrijfsgroep die verantwoordelijk is voor het beheer van de relatie tussen het onderzoekergeïnitieerde onderzoek en de arts hiervan op de hoogte brengen of de kwestie zo snel mogelijk te melden via een van de rapportagekanalen van het bedrijf. Het is belangrijk dat klinisch belangrijke wetenschappelijke informatie beschikbaar wordt gemaakt voor de medische gemeenschap, ongeacht of de informatie overeenkomt met bedrijfsstrategie of de doelen van een individuele arts.

11


PRODUCEREN VAN KWALITEITSPRODUCTEN Allergan heeft haar reputatie gebouwd op de ontwikkeling en productie van kwaliteitsproducten. Onze verplichting aan kwaliteit is het juiste voor onze patiënten en voor ons bedrijf, en door ons te richten op kwaliteit en voortdurende verbetering in onze productieactiviteiten, blijven we het vertrouwen verdienen van artsen en patiënten wereldwijd. Door gekwalificeerde en achtenswaardige leveranciers aan te nemen en de meest strikte richtlijnen te volgen die van toepassing zijn op onze wereldwijde productieactiviteiten, garanderen wij dat onze producten voldoen aan de hoge normen die artsen en patiënten van ons gewend zijn en verwachten.

V:

Ik denk dat er misschien een probleem is met een van de productieprocessen in mijn faciliteit. We lopen achter op schema en als ik iets zeg moeten we alle producten die het proces hebben doorlopen vasthouden terwijl het kwaliteitsteam een onderzoek uitvoert. Daardoor komen we nog meer achter op schema. Wat moet ik doen?

A:

Allergan laat kwaliteit nooit het slachtoffer worden om een tijdslimiet of een doelstelling te halen. U dient de kwestie onmiddellijk via de juiste kanalen te rapporteren. De kwaliteit van onze producten mag nooit in gevaar worden gebracht. Het kwaliteitsteam dient een onderzoek uit te voeren en, indien nodig, de kwestie te verhelpen.

We streven er tevens naar om aan deze hoge normen te voldoen door de integriteit van de producten die wij maken zwaar op de proef te stellen, zodat alleen producten van de hoogste kwaliteit op de markt komen. We evalueren de prestaties van onze producten voortdurend tijdens de houdbaarheidsperiode, wat enkele jaren kan zijn, om de kwaliteit en betrouwbaarheid van deze producten te behouden. We delen allemaal in de verantwoordelijkheid om onze hoge kwaliteitsnormen voor productie te onderhouden door: • • • • •

Patiëntveiligheid het belangrijkste richtpunt te maken van onze productie-inspanningen; Het opvolgen van alle toepasselijke wetgeving, voorschriften en bedrijfsbeleid en -procedures; Door alleen leveranciers en andere externe partijen aan te nemen die de verplichting van Allergan aan hoge kwaliteitsnormen ondersteunen; Kwaliteit nooit het slachtoffer te laten worden om een tijdslimiet of een doelstelling te halen, en Eventuele kwaliteitskwesties of -problemen via de juiste kanalen te melden. SCENARIO: Een vriend heeft u verteld dat hij sinds kort een van onze farmaceutische producten van een familielid in een ander land koopt, met aanzienlijke kostenbesparing. Voor zover uw vriend weet, is zijn familielid op geen enkele wijze betrokken bij Allergan en koopt hij het product online van een firma waarvan u de naam niet herkent. Dit is in uw ogen niet juist, maar u weet het niet zeker en u heeft niet veel informatie. U dient de kwestie zo snel mogelijk via een van de rapportagekanalen van Allergan te BESTE HANDELSWIJZE: melden, ook al heeft u misschien niet alle gegevens. Iedereen die beweert producten van Allergan te verkopen en niet betrokken is bij ons bedrijf verkoopt mogelijk namaakproducten. Bovendien kan het importeren of herimporteren van medicijnen die uitsluitend op recept verkrijgbaar zijn, over landsgrenzen heen en door ieder ander dan de producent, een schending van plaatselijke wetgeving inhouden. Het bedrijf moet deze kwestie onmiddellijk onderzoeken en indien nodig de autoriteiten erbij betrekken.

12

Verantwoordelijkheid in de markt

PROMOTEN VOOR ONZE PRODUCTEN Allergan verplicht zich tot het op eerlijke en juiste wijze adverteren en promoten van onze producten, in overeenstemming met toepasselijke wetgeving en voorschriften. Promotioneel materiaal en activiteiten, inclusief al het materiaal of activiteiten die op proactieve gebruikt worden door het bedrijf of haar medewerkers, waarin claims of andere informatie zijn opgenomen over onze producten, zijn wereldwijd zeer streng gereguleerd. Omdat ons promotioneel materiaal en activiteiten zowel onze producten als ons bedrijf vertegenwoordigen, moeten we ervoor zorgen dat ze een bijdrage leveren aan onze reputatie als betrouwbare leverancier van kwaliteitsproducten.

V:

Door persoonlijk gebruik weet ik dat een van onze producten effectief kan zijn in de behandeling van een medische aandoening waarvoor het product niet werd goedgekeurd. Mag ik deze informatie delen met de artsen die ik in het kader van promotie bezoek, want ik deel uiteindelijk alleen maar iets uit mijn persoonlijke ervaring?

A:

Nee. Medewerkers van Allergan mogen nooit het gebruik van een product aanraden als dat gebruik niet overeenkomt met de goedgekeurde productetikettering. Als vertegenwoordiger van Allergan mag u geen producten aanbevelen voor indicaties die niet op het etiket staan vermeld en dit houdt ook in het bespreken van persoonlijke ervaringen met het product als medische behandeling die niet op het etiket staat vermeld (off-label).

SCENARIO: U bent een vertegenwoordiger en een van de artsen die u bezoekt heeft vragen over een indicatie van een van onze producten die niet op het etiket staat vermeld. BESTE HANDELSWIJZE: Als vertegenwoordiger is het u niet toegestaan om productindicaties die niet op het etiket staan vermeld te bespreken met artsen. U dient de arts te informeren dat de vraag niet op het etiket staat vermeld en u dient de arts te adviseren contact op te nemen met het betreffende Allergan-team, dat niet-promotionele, wetenschappelijke informatie kan geven met betrekking tot het verzoek. Afhankelijk van de behoefte van de arts kunt u de arts een telefoonnummer geven voor direct contact met een lid van de medische informatiedienst (Medical Information Services), de arts doorverwijzen naar de betreffende regionale wetenschappelijke servicespecialist (RSS-Regional Scientific Services Specialist), of een ander regionaal of landelijk goedgekeurd proces volgen voor de behandeling van verzoeken om informatie die niet op het etiket wordt vermeld.

13


Iedere medewerker die betrokken is bij de creatie, presentatie of coördinatie van promotioneel materiaal of activiteiten voor een product van Allergan dient zich te houden aan de volgende normen: •

Maak patiëntveiligheid het belangrijkste richtpunt van onze promotionele inspanningen;

•

Volg alle toepasselijke wetgeving, voorschriften en bedrijfsbeleid en -procedures op;

•

Behandel uitsluitend door Allergan goedgekeurde informatie of materiaal;

•

Presenteer alle informatie op eerlijke en juiste wijze;

•

Beschrijf de risico’s en voordelen van het product op evenwichtige wijze;

•

Zorg ervoor dat gepresenteerde informatie onderbouwd kan worden door wetenschappelijke gegevens, en

•

Behandel alleen indicaties voor het product die op het etiket staan vermeld (on-label).

Bij Allergan promoten we producten alleen op een manier die aansluiten bij de goedgekeurde productetikettering - dat wil zeggen dat onze promotionele inspanningen alleen de informatie betreffen die op het etiket staat vermeld. Ieder van ons die contact heeft met promotioneel materiaal, deelneemt aan promotionele activiteiten of contact heeft met artsen of andere beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg dient ervoor te zorgen uitsluitend informatie over onze producten te promoten die op etiketten wordt vermeld.

SCENARIO: U leidt een programma voor sprekers. De spreker voor het programma heeft zojuist productindicaties van een van onze producten die niet op het etiket wordt vermeld uitgebreid besproken. BESTE HANDELSWIJZE: Allergan voert promotionele activiteiten uit die beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg uitsluitend onderwijzen over de indicaties van onze producten die op de etiketten staan vermeld. U dient onmiddellijk contact op te nemen met de afdeling voor nalevingsbeheer van de organisatie en de kwestie rapporteren. Sprekers op sprekerprogramma’s van Allergan dienen de presentatie te beperken tot informatie die op het etiket wordt vermeld. Indien aanwezigen vragen stellen over zaken die niet op het etiket worden vermeld, dan dient de spreker het gesprek snel terug brengen naar indicaties die wel op het etiket staan vermeld. Allergan promoot onze producten uitsluitend voor toepassingen die op het etiket worden vermeld en het is belangrijk dat deze kwestie wordt gerapporteerd om zulke incidenten in de toekomst te voorkomen.

14


AANBIEDEN EN ACCEPTEREN VAN ZAKELIJKE ATTENTIES Tijdens de uitvoering van zakelijke activiteiten voor Allergan kunnen we geconfronteerd worden met situaties waarin we zakelijke attenties aanbieden of aangeboden krijgen. Afhankelijk van de achtergrond van de situatie, inclusief de locatie, het doel en de ontvanger van de zakelijke attentie, kan iets dat in één situatie gepast is in een andere situatie worden beschouwd als onethisch of illegaal. Zakelijke attenties, waaronder geschenken, maaltijden of andere vormen van entertainment, dienen alleen te worden aangeboden of geaccepteerd wanneer ze worden aangeboden voor een echt zakelijk doel. Bij het omgaan met zakelijke attenties moeten we ervoor zorgen dat de betreffende zakelijke attentie: • • • • •

Geen plaatselijke wetgeving, voorschriften of bedrijfsbeleid- of procedure schendt; Niet kan worden beschouwd als stimulans voor een specifieke zakelijke beslissing; Gepast is in termen van locatie and frequentie; Niet overdadig of buitensporig in waarde is, en Niet in contanten of gelijkaardig is.

Hoewel deze richtlijnen algemeen zijn, dienen we te begrijpen dat als een zakelijke attentie niet juist voelt, dit ook het geval kan zijn. Indien het accepteren van een zakelijke attentie een belangenverstrengeling kan veroorzaken of onfatsoenlijkheid suggereert, is het belangrijk dat we de attentie weigeren of overleggen met de juridische afdeling of het betreffende regionale team voor nalevingsbeheer, indien van toepassing.

V:

Een arts heeft mij verteld dat, als wij hem geen attentie aanbieden in de vorm van de renovatie van zijn kantoor, hij onze producten niet langer zal voorschrijven. Ik wil geen zaken verliezen, dus wat moet ik doen?

A:

Iedere attentie van het bedrijf, ongeacht de waarde, dat kan worden beschouwd als stimulans voor een bepaalde zakelijke beslissing is ongepast. Door te impliceren dat het bedrijf zijn kantoor moet renoveren in ruil voor zijn voortdurende voorschrijving van onze producten heeft de arts een onethisch verzoek gedaan. U mag niet aan het verzoek van de arts voldoen of enig ander verzocht geschenk aanbieden als onderdeel van een compensatieregeling. U dient deze kwestie zo snel mogelijk bij de afdeling voor nalevingsbeheer van de organisatie te melden en zich te onthouden van contact met deze arts in het kader van promotie, totdat u meer advies heeft ontvangen.

V:

In sommige landen is het een belediging om een geschenk van een zakelijke relatie te weigeren. Hoe moet ik met geschenken omgaan in deze landen?

A:

Allergan respecteert de gebruiken van de verschillende culturen wereldwijd. Indien u werkt of reist in een land waar het als respectloos wordt beschouwd om een geschenk te weigeren, dient u contact op te nemen met uw supervisor of uw regionale team voor nalevingsbeheer om te bepalen hoe u moet handelen. In sommige gevallen kunt u het geschenk accepteren als bedrijfseigendom. U dient te onthouden dat overdreven buitensporige attenties of geschenken die bedoeld lijken om u te beïnvloeden altijd ongepast zijn, ongeacht de culturele verwachtingen.

Wanneer we zakelijke attenties aanbieden, kunnen de nalevingrisico’s veel gecompliceerder zijn. Zakelijke attenties die worden aangeboden aan overheidsfunctionarissen kunnen een risico vormen onder anti-omkoop- en anticorruptiewetgeving, waarin betalingen aan overheidsfunctionarissen strikt worden gereguleerd als middelen voor zakelijke promotie, en zakelijke attenties die worden aangeboden aan beroepsbeoefenaars worden strikt gereguleerd door nationale en internationale wetgeving en gedragscodes van de bedrijfstak. Vragen met betrekking tot de gepastheid van een zakelijke attentie dienen te worden gericht aan de juridische afdeling van de afdeling nalevingsbeheer van de organisatie.

15


CONTACT MET BEROEPSBEOEFENAARS IN DE GEZONDHEIDSZORG Om ervoor te zorgen dat Allergan de behoeften van de gezondheidszorggemeenschap begrijpt en producten kan leveren van de hoogste kwaliteit, moeten we regelmatig met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg samenwerken en wederzijds contact hebben. Strikte voorschriften beheersen onze interacties met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg, waaronder artsen, verpleegkundigen, beheerders van ziekenhuizen of klinieken en degenen die betrokken zijn bij het voorschrijven of het toedienen van medicatie die op receptie verkrijgbaar is, en ieder van ons dient zich bewust te zijn van de mogelijke nalevingsrisico’s die inherent zijn aan dergelijk wederzijds contact. Hoewel de betreffende wetgeving en voorschriften voor wederzijds contact met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg per land verschillen, moeten we ervoor zorgen dat ieder wederzijds contact dat we hebben met een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg: • • •

Een gepast en ethisch zakelijk doel dient; Geen inbreuk doet op het onafhankelijke medische oordeel van de beroepsbeoefenaar, en Geen plaatselijke wetgeving, voorschriften of bedrijfsbeleid- of procedure schendt.

Wederzijds contact met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg en in overheidsdienst, of met diegenen die vergoedingen ontvangen via gezondheidszorgprogramma’s van de overheid, kunnen bijkomende nalevingsrisico’s opleveren. De wetgeving en voorschriften die wederzijds contact met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg beheersen, bepalen op strikte wijze wat wereldwijd een aanvaardbaar wederzijds contact is, en de regels met betrekking tot betalingen en zakelijke geschenken die worden aangeboden aan beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg zijn zeer strikt. Gezien de risico’s die inherent zijn aan onze wederzijdse contacten met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg moeten we ervoor zorgen dat ieder wederzijds contact met een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg ethisch is en in overeenstemming met het beleid en de procedures van Allergan.

SCENARIO: U neemt een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg aan om als consulent voor het bedrijf op te treden. De beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg heeft om een vergoeding gevraagd waarvan u denkt dat die hoger is dan de markt en de voorgestelde diensten voorschrijven. BESTE HANDELSWIJZE: Het beleid van Allergan bepaalt dat iedere beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg die als consulent voor het bedrijf werkt, als spreker in een promotioneel sprekersprogramma, als lid van een adviesraad of als consulent in een andere raadgevende relatie, betaald moet worden volgens eerlijke marktwaarde en gebaseerd op hun persoonlijke ervaring, expertise en de tijdsbelasting van de regeling. U dient de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg betaling aan te bieden die valt binnen het bereik van redelijke marktwaarde en u dient deze betalingsvoorwaarden in een overeenkomst vast te leggen dat door de beroepsbeoefenaar dient te worden ondertekend.

16


VERBIEDEN VAN OMKOPING EN CORRUPTE BETALINGEN We verplichten ons tot het creëren van zakelijk succes door legale en ethische zakelijke praktijken. We verbieden iedere vorm van omkoping of corrupte betalingen, ongeacht of ze betrekking hebben op overheidsfunctionarissen of functionarissen in de privésector. Omkoping, wat gedefinieerd wordt als het aanbieden van iets van waarde aan een persoon met als doel de ongepaste beïnvloeding van een zakelijke beslissing of het verkrijgen van oneerlijk zakelijk voordeel, wordt verboden door wetgeving in de hele wereld. Deze wetten, ook wel anti-omkoping- en anti-corruptiewetten, zijn strikt en verstrekkend. Zij verbieden bedrijven om iets van waarde aan te bieden of te geven, direct of indirect, aan een overheidsfunctionaris, een lid van een politieke partij of bedrijfsvertegenwoordiger met als doel het verzekeren van oneerlijk voordeel of het verkrijgen of behouden van zaken. Anti-omkoping- en anti-corruptiewetten vereisen ook dat bedrijven gepaste financiële verslagen bijhouden en interne boekhoudkundige controles uitvoeren om te garanderen dat ongepaste betalingen niet verborgen blijven door vervalste rapporten.

WIST U DAT - OMKOPING Alleen al het aanbieden of het beloven van een corrupte betaling kan een overtreding van de wet zijn. Er is geen regel over de minimale waarde van een omkoopsom. Omkoping is niet beperkt tot contanten of geldwaarden - alles van waarde kan een omkoopsom zijn. We kunnen verantwoording schuldig zijn voor de corrupte acties van derden die namens ons handelen. Beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg die voor overheidsinstituten werken zoals algemene ziekenhuizen of universiteiten worden beschouwd als overheidsfunctionarissen.

17


Als medewerkers van Allergan zijn wij allemaal, ongeacht onze locatie, onderworpen aan de voorschriften van anti-omkoping- en anti-corruptiewetgeving. We moeten ons er tevens van bewust zijn dat anti-omkoping- en anti-corruptiewetten niet beperkt zijn tot de handelingen van medewerkers van Allergan - ze zijn ook van toepassing op derden die namens ons optreden. Wanneer wij externe partijen selecteren, dienen we voorzichtig uiterst zorgvuldig te werk gaan om te garanderen dat we uitsluitend derden aannemen die zich verplichten aan onze hoge ethische normen. Bovendien is het belangrijk, in de omgang met beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg, om te onthouden dat zij, in veel gevallen, gekwalificeerd worden als overheidsfunctionarissen. Over de hele wereld werken beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg in medische instellingen van de overheid en dienen zij als onderzoekers of leraren in educatieve instituten die door de overheid worden gefinancierd. Zodoende worden deze beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg onder anti-omkoping- en anti-corruptiewetten als overheidsfunctionarissen beschouwd.

SCENARIO: U bekijkt de uitgaven van het lopende jaar voor uw groep en merkt dat een kennelijk exorbitant bedrag aan een externe partij werd betaald voor raadgevende diensten met betrekking tot het verkrijgen van goedkeuring voor een nieuw product in China. De totale betaling is bijna vijf keer wat consulenten meestal betaald krijgen voor gelijksoortig werk en u bent niet in staat om ondersteunende documentatie voor de uitgave te vinden. BESTE HANDELSWIJZE: Hoewel de details van deze specifieke raadgevende relatie legitiem en legaal kunnen zijn, zorgt de informatie die u heeft voor een rode vlag. Het beleid van Allergan verbiedt omkoping. Het is niet acceptabel of legaal om een consulent of enige andere externe partij aan te nemen om namens ons corrupte betalingen te doen, en het is net zo onacceptabel om rode vlaggen te negeren over het feit dat iemand, hetzij een medewerker of een externe partij, zulke betalingen doet. Indien ongepaste betalingen worden gemaakt of verborgen worden gehouden door valse financiële boekingen, is ons hoofd in het zand steken of de andere kant opkijken nooit een aanvaardbare optie. U dient de kwestie zo snel mogelijk via een rapportagekanaal van Allergan te melden, zodat de kwestie op gepaste wijzen aangepakt kan worden.

18


VERPLICHTING TOT EERLIJKE CONCURRENTIE Producten van Allergan worden verkocht op basis van hun kwaliteit en werkzaamheid - niet door oneerlijke of onjuiste concurrentie. Onze verplichting om zakelijk succes te bereiken door legale en ethische bedrijfspraktijken strekt zich uit naar ons wederzijds contact met concurrenten, consumenten en andere externe partijen, omdat we op eerlijke wijze moeten concurreren. Concurrentiewetten in de hele wereld dienen ter behoud van eerlijke concurrentie op de markt door praktijken te overzien die mogelijk een anticoncurrerend effect hebben op de markt. In de omgang met concurrenten dienen we op de hoogte te zijn van de informatie die we delen en zelfs de minste schijn van collusie vermijden. We moeten ons niet bezighouden met de volgende activiteiten met betrekking tot concurrenten: •

•

• •

Bespreken of delen van vertrouwelijke informatie zoals onze huidige of geplande prijsvoorwaarden, contractvoorwaarden, marktstrategie, distributiekanalen of leverancierrelaties; Coördineren van prijsvoorwaarden of instemmen met verdeling van een consumentenaandeel of het verhogen van de algemene productkosten op de markt; Instemming met boycot of exclusie van een cliënt of leverancier, of Verkrijgen van vertrouwelijke informatie van een concurrent op ongepaste of onethische wijze.

In de omgang met cliënten en distributeuren hebben we ook een gedeelde verantwoordelijkheid om anticoncurrentiepraktijken te voorkomen. We moeten vertrouwelijke informatie zoals prijsvoorwaarden voor een andere partij niet met een cliënt of distributeur delen. Bovendien moeten we er voor zorgen dat onze verkoopmethoden overeenkomen met plaatselijke concurrentiewetten, aangezien verkooppraktijken zoals het verbinden van de aankoop van een product met de aankoop van een ander product, of een minimum herverkoopprijs vast te stellen voor een distributeur illegaal kan zijn, afhankelijk van lokale wetgeving.

V:

Een buurvrouw van mij werkt bij de inkoop voor een concurrent en zij deelt vaak de prijsinformatie voor leveranciers van haar bedrijf met mij. Is dit in orde, aangezien ik geen informatie van Allergan geef?

A:

Het is niet acceptabel om prijsvoorwaarden of gelijksoortige vertrouwelijke informatie te bespreken met een concurrent - ongeacht of u wel of niet informatie over Allergan deelt. U dient aan uw buurvrouw duidelijk te maken dat u zulke informatie niet met haar zal bespreken. Als zij dergelijke informatie met u blijft delen, dan dient u zichzelf uit de situatie te verwijderen.

SCENARIO: Onderweg naar een artsenbezoek ziet u de vertegenwoordiger van de concurrent uit het kantoor van de arts komen. Terwijl ze naar buiten loopt, valt er een map uit haar koffertje en ze merkt het niet. Op de map zit een etiket met de naam van het onlangs gelanceerde nieuwe product van de concurrent. Alle informatie die u over dit nieuwe product kunt vinden is nuttig voor u en uw verkoopteam. BESTE HANDELSWIJZE: Allergan verplicht zich tot eerlijke concurrentie en het verkrijgen van zaken op basis van de kwaliteit en werkzaamheid van onze producten. Hoewel we onze markt en onze concurrenten dienen te begrijpen, zou het niet ethisch zijn om de vertrouwelijke informatie van de concurrent die duidelijk niet bedoeld was voor openbaarmaking en niet algemeen verkrijgbaar is te lezen of te delen. U dient de vertegenwoordiger, voordat zij het gebouw verlaat, op de hoogte te stellen en de map aan haar teruggeven zonder de inhoud te lezen.

Alle vragen met betrekking tot het behoud van naleving van concurrentiewetten dienen te worden gericht aan de juridische afdeling.

19


ZAKELIJKE NALEVING Als bedrijf met wereldwijde activiteiten voldoet Allergan volledig aan alle toepasselijke internationale handelswetgeving. Omdat deze wetgeving ons beperkingen oplegt met betrekking tot zakelijke activiteiten met of in bepaalde landen, dienen we bedachtzaam te zijn op betreffende wetgeving wanneer we internationaal zaken doen. De export en her-export van goederen, zoals fysieke artikelen of elektronische export van softwaretechnologie of technische gegevens, is in de hele wereld sterk gereguleerd. Iedere medewerker die betrokken is bij het exporteren of herexporteren van goederen is ervoor verantwoordelijk om te zorgen dat: • • •

De transactie is toegestaan door toepasselijke wetgeving; De vereiste documentatie volledig en accuraat is, en Alle verplichte vergunningen worden verkregen voorafgaand aan de export of her-export van goederen.

V:

Als ik denk dat de documentatie voor een zakelijke transactie de bedoelde eindbestemming waar de goederen naartoe worden verzonden niet vermeldt, wat moet ik dan doen?

A:

Alle informatie inclusief zakelijke documentatie dient naar uw beste weten accuraat te zijn. Indien u zich ervan bewust bent dat de eindbestemming van de goederen die worden verzonden afwijkt van hetgeen in de documentatie staat vermeld, dan dient u de documentatie bij te werken of met de afdeling nalevingsbeheer voor wereldwijde handel (Global Trade Compliance Department) samen te werken om dit gedaan te krijgen.

Bij het internationaal zakendoen moeten we ons bewust zijn van sancties en embargo’s van de VS waardoor het Allergan, als een in de VS gevestigd bedrijf, niet toegestaan is om goederen te verzenden naar, of zaken te doen met bepaalde landen. Allergan moet ook voldoen aan antiboycot-voorschriften, die het bedrijven die in de VS gebaseerd zijn verbieden om deel te nemen in buitenlandse boycots die niet zijn goedgekeurd door de VS. Alle vragen met betrekking tot het behoud van naleving van wetten met betrekking tot internationale handel dienen te worden gericht aan de juridische afdeling van de afdeling nalevingsbeheer voor wereldwijde handel.

SCENARIO: U heeft onlangs goederen over de grens verzonden en realiseert zich nu dat de betreffende documentatie de waarde van de goederen lager aangaf dan de werkelijke waarde. BESTE HANDELSWIJZE:

Onjuiste vermelding van de waarde van goederen die worden verzonden heeft invloed op de toepasselijke belasting op de handelstransactie, zoals douaneheffingen of invoerrechten. Omdat de goederen al zijn verzonden, dient u de discrepantie via de juiste kanalen, zoals uw supervisor of de afdeling voor nalevingsbeheer voor wereldwijde handel, te rapporteren, zodat de fout kan worden hersteld en de juiste belasting kan worden betaald.

20

Verantwoordelijkheid aan onze aandeelhouders

VERMIJDEN VAN BELANGENVERSTRENGELING Als medewerkers van Allergan delen we allemaal in de plicht om beslissingen te nemen en acties te ondernemen die in het belang van het bedrijf zijn. Het kan moeilijk voor ons zijn om zakelijke beslissingen te maken als onze eigen belangen erbij zijn betrokken of als we niet in staat zijn om objectief te zijn tijdens de uitvoering van onze functie. Een belangenverstrengeling doet zich voor als de persoonlijke belangen van een medewerker de belangen van het bedrijf hinderen, of schijnen te hinderen. In zulke situaties dienen we de mogelijke belangenverstrengeling, feitelijk of schijnbaar, te melden bij onze supervisor en de juridische afdeling. We dienen ons tevens te verwijderen uit besluitneming die schijnbaar kan worden beïnvloed door de belangenverstrengeling. Hoewel belangenverstrengeling kan ontstaan door veel situaties tijdens onze dagelijkse handelingen, volgen hier enkele voorbeelden van omstandigheden die kunnen leiden tot belangenverstrengeling: •

V:

Mijn broer werkt voor een potentiële leverancier waarmee Allergan overweegt een contract te sluiten voor de levering van computerservices. Ik zit niet in de organisatie voor informatiediensten en zal absoluut niets te maken hebben met de keuze van leveranciers of eventuele bestaande zakelijke relaties. Aangezien er geen wederzijds contact of mogelijke beïnvloeding zal zijn, moet ik dit toch rapporteren?

A:

Het is belangrijk dat we zelfs de minste schijn van belangenverstrengeling vermijden. Hoewel deze situatie waarschijnlijk niet zou worden aangemerkt als belangenverstrengeling moet u de relatie melden bij de juridische afdeling, zodat het bedrijf ervan op de hoogte is. U dient vanaf nu het bespreken van Allergan of de leveranciersrelatie met uw broer te vermijden. In de toekomst, mocht uw functie wijzigen en wederzijds contact met de leverancier of verantwoordelijkheden voor het betreffende gebied gaan inhouden, dient u de juridische afdeling nogmaals op de hoogte te brengen en uzelf te verwijderen van iedere besluitneming betreffende de leverancier.

Bezit van een aanzienlijk financieel belang in een bedrijf dat een cliënt, leverancier of concurrent van Allergan is, of in een bedrijf waarmee Allergan een mogelijke zakelijke relatie aangaat;

•

Een persoonlijk zakelijk belang nastreven dat in lijn ligt met de bedrijfsvoering van Allergan;

•

Ontvangst van persoonlijke gunsten, zoals regelmatige of routinematige geschenken of entertainment, als gevolg van de dienstbetrekking bij Allergan;

•

Dienen in de raad of een commissie van een entiteit, inclusief non-profit organisaties, wier belangen mogelijk in strijd zijn met de belangen van Allergan, en

•

Deelnemen in werkzaamheden bij, of het leveren van diensten aan een cliënt, leverancier, concurrent of zakelijke partner van Allergan.

Bovendien kunnen relaties met familieleden en vrienden een belangenverstrengeling vormen als het familielid of de vriend is betrokken bij een van bovenstaande voorbeelden of enige andere transactie waar het bedrijf bij is betrokken. We moeten er allemaal voor zorgen dat onze beslissingen worden genomen zonder de invloed van belangenverstrengeling en we moeten iedere mogelijke belangenverstrengeling melden, zodra we ons ervan bewust zijn. Belangenverstrengeling komt vaak voor en kan meestal eenvoudig worden verholpen als medewerkers ze onmiddellijk bij het bedrijf melden. Alle vragen over, of meldingen van een mogelijke belangenverstrengeling dienen te worden gericht aan de juridische afdeling.

21


BESCHERMING VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE Allergan respecteert en beschermt de vertrouwelijke informatie van haar cliënten, leveranciers, zakelijke partners, concurrenten en medewerkers en werkt tegelijkertijd om de vertrouwelijkheid van haar eigen intellectuele eigendom en andere vertrouwelijke informatie te beschermen. In het huidige digitale tijdperk moeten we voorzichtig zijn in de omgang met vertrouwelijke informatie en ons uiterste best

SCENARIO: U heeft een telefoontje ontvangen van een externe partij met een verzoek om vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Deze persoon vertelt dat hij/zij voor een leverancier van Allergan werkt en dat hij/zij naar u verwezen is door een andere medewerker van Allergan - een medewerker wiens naam u herkent. De persoon vermeldt tevens dat het verzoek om informatie nogal dringend is.

doen om alle dergelijke informatie waarmee we te maken krijgen tijdens de uitvoering van onze functie te beschermen. Vertrouwelijke informatie kan bestaan uit, onder andere, patenten, handelsmerken, handelsgeheimen, informatie over bedrijfsstrategie, productontwikkeling of lanceerplannen, productie-informatie,

cliëntlijsten,

informatie

over

medewerkers, marketingplannen, prijsinformatie, financiële informatie, fusie- of acquisitieplannen en persoonlijk identificeerbare informatie. Als een bedrijf dat innovatieve nieuwe producten ontwikkelt, is onze vertrouwelijke informatie een waardevol bezit. Toevallige of onbedoelde openbaarmaking van onze

BESTE HANDELSWIJZE: We delen allemaal de verantwoordelijkheid om de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie te beschermen. Alleen omdat iemand beweert bij een organisatie te horen die met Allergan werkt, wil dit nog niet zeggen dat zij zijn wie ze zeggen dat zij zijn, of dat de informatie dient te worden gedeeld. Onder geen enkele omstandigheid dient u vertrouwelijke bedrijfsinformatie te bieden zonder goedkeuring vooraf van de betreffende bedrijfsafdeling. U dient de contactgegevens van de persoon die gebeld heeft te noteren en door te geven aan personeelszaken, de juridische afdeling of de afdeling mediarelaties van de organisatie (Corporate Media Relations Department), afhankelijk van de aard van het verzoek.

vertrouwelijke informatie kan negatieve invloed hebben op de zaken van Allergan, de concurrentiesituaties en intellectuele eigendomsrechten. Door te erkennen dat onze cliënten, leveranciers en zakelijke partners evenzo hun eigen vertrouwelijke informatie op prijs stellen, hebben wij ook een verplichting om hun vertrouwelijke informatie te beschermen tegen openbaarmaking.

22


Bovendien wordt de bescherming van persoonlijk identificeerbare informatie, zoals nationale identificatienummers, contactgegevens

en

creditcardgegevens,

zowel

als

beschermde

medische

informatie,

geregeld

door

gegevensbeschermingswetten in de hele wereld. We beschermen de vertrouwelijkheid van alle persoonlijk identificeerbare informatie die aan ons werd toevertrouwd. Terwijl ieder van ons zijn/haar best doet om de vertrouwelijkheid te beschermen van informatie die wij hebben, dienen we ervoor te zorgen dat we: •

Vertrouwelijke informatie alleen verkrijgen indien nodig en in overeenstemming met lokale wetgeving;

•

Vertrouwelijke informatie alleen delen met diegenen binnen Allergan die de informatie dienen te hebben voor legitieme zakelijke doelen;

•

Zorgen dat vertrouwelijke informatie alleen wordt gedeeld met derden die dezelfde standaard voor beveiliging van informatie toepassen als Allergan en met wie een overeenkomst over openbaarmaking van vertrouwelijke informatie van kracht is;

•

Voorzichtig zijn en ons bewust zijn van onze omgeving als we vertrouwelijke informatie bespreken in openbare ruimten, en

•

Laat uw laptop, bedrijfsbestanden of andere bronnen met vertrouwelijke informatie nooit onbeheerd achter in openbare plaatsen of op locaties waar de informatie toegankelijk is voor derden. SCENARIO: Op een vliegveld, tijdens een zakelijke reis, dient u deel te nemen aan een conferentiegesprek om de komende lancering van een nieuw bedrijfsproduct te bespreken. Het vliegveld is drukbevolkt en iedere opmerking die u maakt kan afgeluisterd worden. BESTE HANDELSWIJZE: Beste handelswijze: Het bespreken van vertrouwelijke informatie op openbare plaatsen dient vermeden te worden. Omdat het onderwerp van het gesprek, de lancering van een nieuw product, zeer vertrouwelijk is, dient u het gesprek te verzetten naar een ander tijdstip, indien mogelijk. Indien dit niet mogelijk is, dient u uw bespreking van vertrouwelijke informatie te beperken en passende stappen te ondernemen om te voorkomen dat anderen uw gesprek kunnen afluisteren.

23


VERBIEDEN VAN HANDEL MET VOORKENNIS Tijdens de uitvoering van onze functie worden we soms geconfronteerd met kennis over niet-openbare informatie over Allergan en andere organisaties. Buiten onze plicht om de vertrouwelijkheid van deze informatie te beschermen, zijn we er tevens verantwoordelijk voor om ons te onthouden van handel

WIST U DAT - CONCRETE INFORMATIE Hierna volgen voorbeelden van informatie die als concrete, niet-openbare informatie beschouwd kan worden:

met voorkennis als wij in het bezit zijn van informatie die

•

Een voorgestelde fusie of acquisitie;

concreet en niet-openbaar wordt beschouwd.

•

Ramingen van winst of verlies;

•

Significante wetgevende of juridische ontwikkelingen;

•

De ontwikkeling of lancering van een nieuw product;

•

De winst of het verlies van een belangrijke zakelijke relatie en

•

Wijzigingen in bedrijfsleiding.

Concrete, niet-openbare informatie omvat alle informatie die niet bekend is gemaakt aan het publiek en die als belangrijk wordt beschouwd bij het nemen van een investeringsbesluit. Als wij in het bezit zijn van dergelijke informatie dienen wij geen openbaar verhandelde aandelen van de betrokken organisatie te kopen of te verkopen - ongeacht of dit Allergan of een cliënt, een leverancier of een zakelijke partner van Allergan is, of een ander bedrijf waarmee Allergan overweegt zaken te doen.

Wetten die de handel in voorkennis bepalen hebben niet alleen betrekking op ons vermogen om aandelen te verhandelen terwijl we in het bezit zijn van concrete, niet-openbare informatie, maar ook op het delen van deze informatie. Het is ons niet toegestaan om concrete, niet-openbare informatie te delen met diegenen die geen toestemming hebben om de informatie te hebben, dit wordt het “tippen” van informatie genoemd. Alle vragen met betrekking tot handel met het bezit van concrete, niet-openbare informatie, dienen te worden gericht aan de juridische afdeling.

V:

Een van onze leveranciers heeft me verteld dat ze net een groot contract met de overheid hebben gewonnen. Mag ik aandelen in de leverancier kopen, gezien het feit dat ik niet voor ze werk en de informatie ieder moment zal worden vrijgegeven?

A:

Het is illegaal om te handelen in aandelen terwijl in het bezit van concrete, niet-openbare informatie over het betrokken bedrijf. U bent in het bezit van informatie die concreet is en nog niet openbaar is gemaakt, dus u kunt geen aandelen van de leverancier kopen. Zodra de informatie openbaar is gemaakt, mag u de aandelen kopen.

24


OPSTELLEN VAN ACCURATE BEDRIJFSVERSLAGEN EN FINANCIËLE RAPPORTEN Allergan verplicht zich tot het behouden van het vertrouwen van de investeerdergemeenschap door tijdige en accurate rapporten te leveren aan het publiek en de handelscommissie van de VS (U.S. Securities and Exchange Commission - SEC) Ieder van ons dient ervoor te zorgen dat de zakelijke bedrijfsverslagen, die dienen als de basis van onze algemene openbaarmakingen en onze zakelijke beslissingen sturen, accurate, betrouwbare en niet-misleidende informatie bevatten. Zakelijke verslagen bevatten, onder andere, boekhoud- en financiële

gegevens,

tijdsverslag-

en

salarisgegevens,

onkostenrapporten, cliënt- en leveranciersrapporten, facturen,

V:

Gezien het feit dat ik een bepaald bedrag mag uitgeven aan zakelijke maaltijden per persoon, moet ik iedere persoon melden die aanwezig was bij de maaltijd als de maaltijd zo goedkoop was dat alleen het invoeren van de helft van de aanwezigen me onder het maximumbedrag voor kosten per persoon houdt?

A:

Bedrijfsrapporten dienen accuraat en compleet te zijn. Door de kwestie van de kosten per persoon aan te pakken en de helft van de aanwezigen in te voeren, zal dit een inaccuraat bedrijfsrapport creëren. U dient alle aanwezigen bij de maaltijd te vermelden om een compleet en accuraat rapport te creëren.

productierapporten en andere essentiële bedrijfsinformatie. In het omgaan met bedrijfsrapporten moeten we ervoor zorgen dat we: •

Alle toepasselijke wetgeving, voorschriften en bedrijfsbeleid en -procedures opvolgen;

•

Op accurate en eerlijke wijze de volledige transactie of situatie vastgelegd in het rapport weergeven;

•

Rapporten pas goedkeuren nadat we alle vragen behandeld hebben en hun juistheid hebben geverifieerd;

•

Nooit nalaten een betaling te melden, en

•

Nooit rapporten vertragen of vervalsen om een meer wenselijke uitkomst te bereiken.

Voor medewerkers die betrokken zijn bij het aanmaken van financiële rapporten, dienen financiële verklaringen overeen te komen met de algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes van de VS (U.S. Generally Accepted Accounting Principles - GAAP). Bovendien dienen financiële rapporten

en

openbaarmakingen

alle

noodzakelijke informatie te bevatten en tijdig, accuraat en duidelijk te zijn.

SCENARIO: Verschillende grote facturen voor werk dat onlangs is uitgevoerd komen een paar weken voor het einde van het jaar bij uw groep binnen. Het zou voor uw groep beter zijn om de verwerking van de facturen uit te stellen tot het nieuwe jaar, zodat de uitgaven niet van de begroting van dit jaar afgaan. BESTE HANDELSWIJZE: Omdat onkosten vastgelegd moeten worden in de periode waarin de dienst werd uitgevoerd, dient u de verwerking van de facturen voor betaling niet uit te stellen. Het vertragen van betaling of opstapeling van onkosten voor de facturen tot het volgende kalenderjaar zou zorgen voor ogenschijnlijk lagere-danwerkelijke bedrijfskosten voor het lopende jaar en dit kan investeerders misleiden over de prestaties van het bedrijf.

25


INFORMATIE- EN VERSLAGBEHEER Bij Allergan erkennen wij het belang van het beheer van de levenscyclus van de verslagen die wij aanmaken. Wetten en voorschriften in de hele wereld bepalen niet alleen dat bepaalde verslagen aangemaakt dienen te worden, maar ook dat ze gedurende bepaalde periodes bewaard moeten blijven. Terwijl we eraan werken om onze bedrijfsdoelen te behalen, voldoen wij volledig aan alle betreffende vereisten voor het aanmaken en de retentie van verslagen. We zijn er allemaal verantwoordelijk voor deze vereisten te begrijpen en te garanderen dat verslagen bewaard blijven in overeenstemming met toepasselijke retentieperiodes. Het is belangrijk op te merken dat verslagen niet beperkt zijn tot fysieke papieren documenten - elektronische gegevens en bestanden worden ook beschouwd als verslagen en vallen eveneens onder de retentievereisten.

V:

Een collega stuurt me steeds e-mails met grapjes over het werk dat we doen. Ik weet dat de opmerkingen sarcastische bedoeld zijn, maar ik maak me zorgen dat iemand anders die ze leest haar toon niet begrijpt. Moet ik er iets van zeggen?

A:

Bij het aanmaken van een verslag, zoals e-mails, moeten we in gedachten houden dat zij kunnen worden gelezen door anderen dan de bedoelde lezer. De e-mailberichten van uw collega kunnen onbedoeld worden verzonden of doorgestuurd naar een onbedoelde ontvanger of ze kunnen openbaar worden gemaakt als onderdeel van een onderzoek of juridische kwestie. Als u de kwestie met uw collega kunt bespreken, dient u haar eraan te herinneren dat alle verslagen die wij genereren accuraat en professioneel dienen te zijn en dat het vastleggen van informatie dat uit context gehaald kan worden, zoals sarcastische grapjes, dient te worden vermeden. Als u dit liever niet met haar bespreekt, dient u de kwestie te melden via een rapportagekanaal van Allergan.

We dienen bedacht te zijn op situaties waarin we gevraagd kunnen worden om verslagen gedurende langere periodes bij te houden dan voorgeschreven door retentievereisten. Door het vasthouden van documenten in verband met rechtszaken, audits of onderzoeken kan het noodzakelijk zijn om relevante verslagen te behouden en medewerkers dienen ervoor te zorgen dat de betreffende verslagen niet vernietigd worden. Buiten onze verplichtingen met betrekking tot het bewaren van verslagen, dienen we ook het belang in te zien van het belang en de risico’s die inherent zijn aan het aanmaken van verslagen. Alle verslagen die we aanmaken op de werkplek of tijdens het uitvoeren van onze functie vertegenwoordigen Allergan. We dienen in gedachten te houden dat al deze verslagen gezien kunnen worden door diegenen voor wie we ze niet bedoeld hadden, zoals de media, de overheid of een rechtbank, en we dienen bij het aanmaken van verslagen ons gezonde verstand te gebruiken. Onze verslagen dienen accuraat en professioneel te zijn en we dienen het vastleggen van informatie die verkeerd begrepen kan worden of uit verband gehaald kan worden te vermijden. Dit is vooral het geval bij e-mails, omdat we ons vaak meer vrijheid gunnen bij het opstellen van e-mails dan we zouden doen in bedrijfsrapporten, presentaties of officiële memo’s. We zouden nooit een verslag moeten aanmaken waarvan we niet willen dat het openbaar wordt. WIST U DAT - VERSLAGEN Een verslag is meer dan alleen een stukje papier. Dit zijn soorten verslagen: Officiële papieren documenten; Werkdocumenten, zoals concepten, verschillende versies, fotokopieën of handgeschreven notities; Elektronische correspondentie zoals e-mail; Elektronische gegevens zoals gegevens bewaard in databases, gedeelde drives, harddrives of verwijderbare media; Elektronische back-upmedia, en Website-inhoud.

26


BESCHERMING VAN BEDRIJFSGOEDEREN Als medewerkers van Allergan hebben we allemaal de plicht om bedrijfsgoederen te beschermen. Deze goederen, waaronder zowel fysieke goederen zoals gebouwen, computers, meubilair, kantoorbenodigdheden en -apparatuur, en informationele goederen zoals intellectueel eigendom, werkdocumenten en elektronische informatie, dragen bij aan het zakelijke succes van het bedrijf en dienen alleen te worden gebruikt voor legitieme bedrijfsdoelen. We dienen ervoor te zorgen dat ons gebruik van deze hulpmiddelen gepast en verantwoordelijk is. We dienen ons te verplichten om de fysieke goederen van het bedrijf met zorg te behandelen en de informationele goederen van het bedrijf te beschermen, waaronder het beschermen van fysieke goederen zoals computers en opslagapparatuur die vertrouwelijke informatie bevatten. Wanneer we goederen van Allergan verkeerd gebruiken of onzorgvuldig behandelen, kunnen we een negatieve invloed hebben op het vermogen van het bedrijf om te voldoen aan de verplichtingen van aandeelhouders en nieuwe, innovatieve producten op de markt te brengen. Onder geen enkele omstandigheid mogen we bedrijfsgoederen misbruiken, ze voor persoonlijk gewin gebruiken of ze gebruiken voor een ongepast of illegaal doel.

SCENARIO: U bent op de hoogte van een voormalige medewerker van Allergan die in haar nieuwe bedrijf gebruik maakt van informatie over een van onze producten, hetgeen zij verkregen heeft tijdens haar dienstbetrekking met Allergan. BESTE HANDELSWIJZE: Onze verplichting om de goederen van Allergan te beschermen strekt zich ook uit nadat we niet meer voor het bedrijf werken. Hoewel het acceptabel is dat de ex-medewerker gebruik maakt van algemeen beschikbare informatie die werd verkregen tijden de dienstbetrekking met Allergan, zoals methodes voor procesverbetering of effectieve verkooptechnieken, is het niet acceptabel dat zij gebruik maakt van vertrouwelijke informatie van Allergan bij haar nieuwe bedrijf of deze informatie met het nieuwe bedrijf deelt. De informatie is eigendom van Allergan en u dient de kwestie onmiddellijk via een rapportagekanaal van het bedrijf te melden.

27

Verantwoordelijkheid aan de gemeenschap en het publiek

COMMUNICEREN NAMENS HET BEDRIJF De reputatie van Allergan in de gezondheidszorgindustrie en in de gemeenschappen waar we werkzaam zijn, is deels gebaseerd op de informatie die we in het openbaar kenbaar

V:

Ik heb telefoontjes gekregen van journalisten met vragen over het bedrijf. Is er iets dat ik moet zeggen als ik dergelijke telefoontjes krijg?

maken. Ter vermijding van de uitgifte van tegenstrijdige of verkeerde informatie, dienen we ervoor te zorgen dat mededelingen die gedaan worden namens Allergan uitsluitend worden uitgegeven via de juiste bedrijfskanalen. Communicatie met investeerders, inclusief de uitgifte van financiële rapporten, is de verantwoordelijkheid van de afdeling

voor

investeerderrelaties

(Investor

Relations

A:

Tenzij u gemachtigd bent om namens het bedrijf te spreken, dient u geen externe vragen over Allergan te beantwoorden. U dient aan de bellers te melden dat u niet gemachtigd bent om namens het bedrijf te spreken en vervolgens dient u ze voor verdere behandeling door te verwijzen naar de afdeling voor mediarelaties van de organisatie (Corporate Media Relations Department).

Department), en alle media-aanvragen worden behandeld door de afdeling voor mediarelaties van de organisatie (Corporate Media relations Department). Uitsluitend medewerkers in deze respectievelijke afdelingen of leden van het hoofdmanagement mogen namens het bedrijf spreken of mededelingen aan het publiek doen. Bij het bespreken van het bedrijf of bij het antwoorden van vragen van derden, dienen we in gedachten te houden dat moet worden voorkomen dat we de indruk wekken dat we namens het bedrijf spreken. Alles wat we meedelen kan worden beschouwd als een officiële verklaring van Allergan en dit kan de positie van het bedrijf ondermijnen. Het is belangrijk dat we onthouden dat alles wat we posten over het bedrijf op sites van sociale media uitgelegd kan worden als officiële Allergan-mededelingen, en we dienen stappen te ondernemen om duidelijk te maken dat we niet namens het bedrijf spreken. Indien we worden benaderd met een vraag over het bedrijf of met een verzoek om een bedrijfsverklaring, dienen we de verzoekende partij door te verwijzen naar de afdeling voor investeerderrelaties of de afdeling voor mediarelaties van de organisatie. In het geval een overheid of een regelgevende instantie om bedrijfsinformatie vraagt, dient de juridische afdeling of de afdeling voor regulatoire kwesties (Legal of Regulatory Affairs Departments) te worden geraadpleegd voordat de mededeling wordt gedaan of informatie wordt doorgegeven. SCENARIO: Op een sociale media site geeft uw profiel aan dat u voor Allergan werkt. Een vriendin post op uw pagina dat zij overweegt om behandeld te worden met een product van Allergan voor een indicatie die niet op het etiket staat. U heeft gegevens gezien die aangeven dat het product waarschijnlijk succesvol zal zijn in de behandeling van de aandoening van uw vriendin en u wilt reageren op de post van uw vriendin om haar te helpen bij haar beslissing. BESTE HANDELSWIJZE: Bij het posten of communiceren via sites van sociale media dient u ervoor te zorgen dat u zelfs de minste schijn vermijdt dat u namens het bedrijf spreekt. Omdat uw profiel aangeeft dat u voor Allergan werkt, kan iedere reactie over een indicatie die niet op het etiket staat voor een van onze producten worden beschouwd alsof het bedrijf het gebruik van een van onze bedrijven promoot voor een toepassing die niet op het etiket wordt vermeld. U dient niet te reageren op de post van uw vriendin met enige informatie die niet op het etiket staat of enige aanbeveling dat ze door moet gaan met het product voor een behandeling die niet op het etiket wordt vermeld.

28


DEELNEMEN AAN POLITIEK EN ALGEMEEN BELEID Bij Allergan geloven we dat we een verantwoordelijkheid hebben ten opzichte van onze patiënten, de medische gemeenschap en de gemeenschappen waar we actief zijn, om te strijden voor algemeen beleid dat de behandeling bevordert van medische behoeften die onbeantwoord blijven, en een gezonde economische basis biedt. We verplichten ons ertoe om op te komen voor de ontwikkeling van wetgeving en voorschriften die garanderen dat patiënten toegang hebben tot innovatieve producten die hen in staat zullen stellen om optimaal te leven. Als onderdeel van deze verplichting voorzien we overheidsfunctionarissen van educatief materiaal ter verbetering van de kennis over bepaalde gezondheidscondities, legislatieve instructies over de belangrijkste kwesties, en onderzoek dat hen in staat stelt om geïnformeerde beslissingen te nemen. De wetten die toezien op onze bijdrage aan algemeen beleid en het politieke proces zijn complex en verschillen per land. Elke medewerker die betrokken is bij onze inspanningen voor algemeen beleid in de hele wereld dient ervoor te zorgen dat: • •

V:

Ik begrijp dat we onze wederzijdse contacten met concurrenten moeten beperken. Is het acceptabel om samen te werken met concurrenten, als tegenhangers in de bedrijfstak, om te helpen bij de ontwikkeling van algemeen beleid dat biomedisch onderzoek ondersteunt?

A:

Het is acceptabel om samen te werken met concurrenten met als doel het ondersteunen van algemeen beleid dat uiteindelijk patiënten zal helpen, maar deze samenwerking dient te allen tijde ethisch te zijn en te worden beperkt. Iedere voorgestelde samenwerking met concurrenten dient te worden goedgekeurd door de juridische afdeling, vóór de start van eventuele gezamenlijke inspanningen, om te zorgen dat de samenwerking gepast en in het belang van patiënten is.

Zij alle toepasselijke wetgeving, voorschriften en bedrijfsbeleid en -procedures opvolgen; Wederzijds contact met overheidsfunctionarissen ethisch is en niet in strijd is met anti-omkoping- en anticorruptiewetten, en De uiteindelijke behoeften van patiënten het richtpunt zijn van onze inspanningen.

•

Iedere bijdrage aan een politieke partij of kandidaat namens Allergan dient te worden goedgekeurd door de afdeling voor overheidszaken (Government Affairs Department), de juridische afdeling, of de afdeling voor naleving van de organisatie, en ieder gebruik van een faciliteit van Allergan voor politieke doeleinden dient te worden goedgekeurd door de juridische afdeling. Medewerkers worden aangemoedigd om deel te nemen in de plaatselijke overheid en het politieke proces, maar deze deelname dient op individuele basis te zijn en niet tijdens werktijd. We mogen geen gebruik maken van bedrijfsgoederen om onze persoonlijke politieke activiteiten te ondersteunen en we moeten ervoor zorgen dat onze deelname in politieke activiteiten duidelijk persoonlijk is en niet beschouwd wordt als een verklaring of actie namens Allergan.

V:

Mag ik mijn collega’s e-mails sturen vanaf mijn e-mail bij Allergan met betrekking tot een politieke beweging die ik vurig steun.

A:

Bedrijfsgoederen, zoals het e-mailsysteem, mogen niet gebruikt worden voor persoonlijke politieke activiteiten. U bent meer dan welkom om politieke zaken te bespreken met collega’s die daarin zijn geïnteresseerd, maar u mag geen e-mails met betrekking tot politieke kwesties versturen vanaf het e-mailsysteem van het bedrijf, of e-mails van uw persoonlijke e-mail versturen naar de e-mailadressen van collega’s bij Allergan.

29


BIJDRAGEN EN GIFTEN VOOR LIEFDADIGHEDEN Allergan verplicht zich tot het creëren van een positieve invloed op de gemeenschappen waarin wij wonen en werken. Terwijl ons bedrijf zich richt op het bieden van kwaliteitsproducten om de levens van patiënten te verbeteren, erkennen we het belang van bijdragen aan betere gezondheidszorg en een betere wereld in het algemeen. De Allergan Foundation en de Allergan International Foundation, privéstichtingen voor liefdadigheid die zijn opgericht voor Allergan, zetten zich in voor het verbeteren van onze gemeenschappen door het aanbieden van beurzen en liefdadigheidsgiften aan non-profit organisaties in de hele wereld. Deze stichtingen richten zich op filantropische gebieden zoals kunst, gemeenschapsprogramma’s, educatie en gezondheids- en humanistische diensten. Buiten het liefdadigheidswerk dat wordt gedaan door de Allergan Foundation en de Allergan International Foundation, zet Allergan zich in voor het verbeteren van patiëntenzorg door ondersteuning van onafhankelijke educatieve activiteiten die bedoeld zijn als aanmoediging voor meer begrip van wetenschappelijke en klinische kwesties of kwesties met betrekking tot gezondheidszorg, bij beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg en patiënten. Het bedrijf biedt tevens liefdadigheidshulp in de vorm van gratis producten van Allergan ter verbetering van medische zorg voor arme bevolkingsgroepen in de hele wereld. Deze inspanningen bestaan onder andere uit het bieden van producten aan liefdadigheidsorganisaties, aan professionele missionaire gezondheidszorgprogramma’s en via derden die met Allergan samenwerken. Alle liefdadigheids- en filantropische inspanningen die worden ondernomen door Allergan, de Allergan Foundation en de Allergan International Foundation zijn voor de verbetering van onze gemeenschappen en om hulpbehoevenden te helpen. Op geen enkel moment bieden we liefdadigheidscontributies of beurzen, inclusief financiële steun, medische educatiebeurzen of gratis producten van Allergan aan, in een poging om een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg ertoe aan te zetten om producten van Allergan voor te schrijven of te kopen.

ALLERGAN LIEFDADIGHEIDSBRONNEN Verzoeken voor giften en aanvullende informatie over The Allergan Foundation kunt u vinden op de website van de stichting op https://www.allerganfoundation.org/. U kunt contact opnemen met de The Allergan International Foundation via e-mail op [email protected]. Beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg die producten van Allergan willen aanbieden als onderdeel van een missionair programma kunnen een brief sturen, inclusief informatie over de gevraagde hoeveelheid van producten en de logistiek van de medische missie naar de klantenservice van Allergan; Allergan Customer Service, T.a.v.: Medical Missions AND-1D, P.O. Box 19534, Irvine, CA 92623 VS of via fax naar (714) 796-3209.

30


MILIEUBESCHERMING Terwijl wij ons inzetten om de gezondheid van patiënten te verbeteren en positief bij te dragen aan de gemeenschappen waar we wonen en werken, verplicht Allergan zich om een veilige en gezonde werkomgeving te bieden voor onze medewerkers en de impact van onze activiteiten, producten en diensten op het milieu te verminderen. We passen consistentie milieu-, gezondheids- en veiligheidsnormen toe in al onze faciliteiten wereldwijd om ervoor te zorgen dat we voldoen aan alle toepasselijke wetten en voorschriften en dat onze inspanningen de gevolgen voor het milieu zo effectief mogelijk verminderen. Als onderdeel van ons milieu-, gezondheids-, en veiligheidsprogramma streven we ernaar om: •

In partnerschap te werken met regelgevende instanties om ervoor te zorgen dat we alle relevante wetten en voorschriften opvolgen;

•

Negatieve incidenten te voorkomen waarbij onze medewerkers en lokale gemeenschappen bij zijn betrokken;

•

Natuurlijke hulpbronnen te behouden;

•

Het gebruik van gevaarlijke stoffen te beperken of elimineren;

•

Onze producten te ontwikkelen en te produceren op een manier die de gevolgen voor het milieu beperkt, recycling aanmoedigt, en

•

Voortdurend onze inspanningen op het gebieden van milieu, gezondheid en veiligheid verbetert.

We delen allemaal de verantwoordelijkheid voor ondersteuning van de inspanningen van het bedrijf op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid, inclusief het opvolgen van alle toepasselijke bedrijfsbeleidregels en -procedures. Voor diegenen onder ons die zijn betrokken bij het aannemen van derden; we hebben de plicht om alleen externe partijen aan te nemen die onze verplichting aan het milieu, gezondheid en veiligheid onderschrijven en een gelijksoortige verplichting in hun eigen organisatie toepassen.

DE VERPLICHTING VAN ALLERGAN AAN DUURZAAMHEID Uitgebreide informatie over onze verplichting aan milieu, gezondheid, veiligheid en duurzaamheid kunt u vinden op onze website: http://www.allergan.com/responsibility/environmental_health_and_safety.htm

31

Verantwoordelijkheid aan medewerkers

BIEDEN VAN GELIJKE KANSEN OP WERK Het is het beleid van Allergan om gelijke kansen op werk te bieden aan alle personen, ongeacht ras, geloof, huidskleur, religie, sekse, nationale afkomst, afstamming, leeftijd, burgerlijke status, veteraanstatus, lichamelijke beperking,

V:

Ik probeer een vacature te vullen waarbij flink wat lichamelijke inspanning en zwaar tillen vereist is. Is het discriminatie als ik een kandidaat niet aanneem omdat hij de zware fysieke eisen van de functie niet aankan?

medische conditie, seksuele geaardheid of andere wettelijk beschermde eigenschappen. Wij voldoen aan de eisen voor gelijke kansen op werk op alle locaties waar we actief zijn en we zetten ons in voor gelijke kansen tijdens het gehele proces voor indienstneming.

A:

Indien de kandidaat de essentiële taken van de functie niet kan uitvoeren met redelijke begeleiding, dan is het niet discriminatoir om de kandidaat af te wijzen en naar andere kandidaten te zoeken. Indien de kandidaat echter de essentiële taken van de functie met redelijke begeleiding van Allergan zou kunnen uitvoeren, dan mag de kandidaat niet uitsluitend om deze reden niet in overweging worden genomen.

CREËREN VAN EEN POSITIEVE WERKOMGEVING Aangezien Allergan zich inzet om zakelijk succes te behalen en tegelijkertijd ethisch te handelen, zijn onze medewerkers onze grootste kracht. We weten dat ieder van ons bijdraagt aan het succes en de reputatie van Allergan en het bedrijf zet zich in om een positieve werkomgeving te bieden waarbij we, als medewerkers, ons op ons gemak en geïnspireerd voelen. We hebben allemaal het recht om te werken in een omgeving die vrij is van enige vorm van pesterijen, discriminatie, intimidatie of vergelding. Allergan zal dergelijk gedrag niet tolereren - ongeacht of het afkomstig is van een medewerker of een externe partij waarmee wij zaken doen. Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij/zij iedereen die hij/zij tijdens de uitvoering van zijn/haar functie ontmoet, met

V:

Een van mijn collega’s blijft maar grapjes vertellen die vernederend zijn voor bepaalde minderheidsgroepen en vrouwen. Niemand anders schijnt deze grapjes vervelend te vinden en ik wil niet overkomen als iemand die geen gevoel voor humor heeft. Wat moet ik doen?

A:

Het gedrag van uw collega is ongepast. Grapjes die een negatieve of vijandige werkomgeving creëren, zijn niet acceptabel in de werkomgeving, ongeacht hoeveel betrokken mensen er plezier aan beleven. Indien u de kwestie kunt bespreken met uw collega, dan raden wij u aan hem te vertellen dat u zich ongemakkelijk voelt bij deze grapjes. Indien u zich niet op uw gemak voelt om deze kwestie met hem te bespreken, of indien hij geen respect heeft voor uw verzoek om te stoppen met het maken van ongepaste grapjes, dan dient u de kwestie te melden bij uw supervisor of via een ander rapportagekanaal van het bedrijf.

respect en waardigheid behandelt. We moeten ons op ons gemak voelen op het werk en daarbij hoort het werken in een omgeving die vrij is van alcohol- of drugsproblemen. Medewerkers mogen deze middelen niet meebrengen naar bedrijfseigendom of bedrijfsevenementen en geen enkele medewerker mag voor Allergan werken terwijl hij/zij onder de invloed van deze middelen is. Het is aan ieder van ons om een positieve werkomgeving bij Allergan te steunen en te onderhouden en het bedrijf vraagt van ieder van ons om een bijdrage te leveren ter ondersteuning van de productiviteit die inherent is wanneer mensen hun werk met plezier doen.

32

Verantwoordelijkheid aan medewerkers

MELDEN VAN BEZORGDHEID Aangezien we er bij Allergan aan werken om een positieve en ethische werkomgeving te onderhouden, hebben we allemaal een rol. Onze persoonlijke besluitname en gedrag kan zowel invloed hebben op onze collega’s als op het bedrijf, en we dienen ernaar te streven om een positief voorbeeld te stellen. Onze verwachtingen van ethisch en nalevingsgedrag dienen niet beperkt te worden door onze eigen acties. We zouden ook niets minder moeten verwachten van onze collega’s en de externe partijen waarmee we wederzijds contact hebben. Als we ons bewust worden van een kwestie die de verplichting van Allergan aan ethisch gedrag en naleving van alle toepasselijke wetten in gevaar zou kunnen brengen, dan moeten we ons uitspreken. Het toestaan dat onethisch of mogelijk illegaal gedrag doorgaat of onbemerkt blijft, kan ernstige gevolgen hebben voor het bedrijf en voor individuele medewerkers. Allergan heeft ons een aantal opties geboden voor het melden van bezorgdheid en het stellen van vragen, en we hebben de plicht aan het bedrijf, aan onze collega’s en aan onszelf, om de reputatie van Allergan als een respectabel leverancier van kwaliteitsproducten te behouden.

KEN UW HULPBRONNEN VOOR HET MELDEN VAN BEZORGDHEID De volgende hulpbronnen zijn beschikbaar als u zich wilt uitspreken of bezorgdheid wilt melden: •

Uw supervisor;

•

Uw vertegenwoordiger bij personeelszaken (Human Resources);

•


•


•

De hulplijn voor ethische kwesties.

33

Er is geen juiste manier om het verkeerde te doen.

Our pursuit. Life’s potential.

© 2012 Allergan, Inc., Irvine, CA 92612. All rights rreserved.

Gedragscode. Our pursuit. Life s potential

Recommend Documents