Unlocking the Potential of Blood
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
INHOUDSOPGAVE
MISSIE, VISIE, WAARDEN
6
PRINCIPES VAN ETHISCH GEDRAG
8
VERANTWOORDELIJKHEDEN TEGENOVER ELKAAR
12
VERANTWOORDELIJKHEDEN TEGENOVER ONS BEDRIJF
16
VERANTWOORDELIJKHEID VOOR HET MELDEN VAN VERMOEDELIJKE OVERTREDINGEN 22 VERANTWOORDELIJKHEDEN TEGENOVER ONZE KLANTEN
26
REKENSCHAP OP DE MARKT EN TEGENOVER OVERHEIDSINSTANTIES
34
VERDELERS EN ONAFHANKELIJKE VERKOPERS
40
VENDORS EN LEVERANCIERS
42
RESPECT VOOR PROFESSIONELE GEZONDHEIDSZORGVERLENERS
46
COMPLIANCE-PROGRAMMA EN BESCHIKBARE BRONNEN
48
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
EEN BOODSCHAP VAN ONZE PRESIDENT EN CHIEF EXECUTIVE OFFICER EN CHAIRMAN VAN DE BLOOD MANAGEMENT BUSINESS
Beste collega's, Al onze stakeholders—medewerkers, eigenaars, beleggers, leveranciers, klanten en de patiënten aan wie we uiteindelijk onze diensten verlenen, en nog vele anderen—rekenen op onze hoogkwalitatieve producten en diensten die aan hun behoeen voldoen en ze overtreffen. Ze vertrouwen er ook op dat wij ons ethisch gedragen, handelen met integriteit, betrouwbaar zijn, alle toepasselijke wetten kennen en naleven en zelfs ook maar de schijn van ongepastheid vermijden. Wij hebben de SAKURA Rules van Terumo Corporation als leidraad genomen voor het algemene ethische kader van Terumo BCT en daarbij ook onze eigen Terumo BCT Gedragscode ('de Code') geïmplementeerd. Samen weerspiegelen deze richtlijnen het professionalisme en de persoonlijke integriteit die we van al onze medewerkers verwachten. We streven ernaar een ethisch verantwoordelijke organisatie te zijn en dusdanig beschouwen wij deze Code als de grondslag voor alle zakelijke activiteiten en relaties van Terumo BCT. Ik verwacht dat elke werknemer de principes en richtlijnen op de volgende pagina's leert en navolgt. Deze richtlijnen verzekeren ons verdere succes, onze leiderschapspositie en reputatie als een wereldleider in bloedcomponent-, therapeutische aferese- en celtechnologieën.
DAVID PEREZ
Hartelijk dank bij voorbaat om ons te helpen een eerlijke en verantwoordelijke marktleider te zijn, die leidt door het goede voorbeeld te geven.
President en CEO, Terumo BCT Chairman, Blood Management Business, Terumo Corporation
4
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
5
MISSIE Wij verbeteren levens door innovatie, kwaliteit en diensten met onze bloedcomponent-, therapeutische aferese- en celtechnologieën.
MET EEN FOCUS OP INNOVATIE EN KWALITEIT KUNT U ONS HELPEN PRODUCTEN EN DIENSTEN TE LEVEREN DIE TOONAANGEVEND ZIJN IN DE SECTOR OP HET GEBIED VAN VEILIGHEID, BETROUWBAARHEID EN EFFICIËNTIE.
VISIE Samenwerken voor betere levens
ONZE VISIE Onze inspiratie. Wat ons drijft om te worden wat we willen zijn. ONZE MISSIE Ons fundamenteel doel, onze bestaansreden. ONZE WAARDEN De essentie van dat waarin we geloven. De grondslag van wie we zijn.
6
WAARDEN Wij dragen zorg voor onze klanten, voor elkaar en voor de patiënten die we uiteindelijk dienen. Uitmuntendheid Integriteit Initiatief
Respect Communicatie Kwaliteit
Teamwerk Innovatie Leren
7
INTEGRITEIT Van alle medewerkers en business partners, inclusief verdelers, onaankelijke verkopers, vendors en leveranciers wordt verwacht dat ze de wet naleven en de moed hebben om de hoogste ethische normen trouw te blijven. Daarom is naleving van onze Code verplicht. Op het meest elementaire niveau betekent integriteit: correct handelen, ook wanneer niemand toekijkt. Zelfs wanneer het risico om gepakt of beboet te worden laag is, is integriteit de eerste prioriteit en het leidende principe bij alles wat we zeggen en doen.
EERLIJKHEID
PRINCIPES VAN ETHISCH GEDRAG Onze stakeholders rekenen op ons voor hoogkwalitatieve producten en diensten die hun steeds veranderende behoeen vervullen en overtreffen. Ze vertrouwen er ook op dat wij ons ethisch gedragen. Als een minimum streven we ernaar om met integriteit te handelen, eerlijk te zijn, alle toepasselijke wetten te kennen en toe te passen, en alle schijn van ongepastheid te vermijden.
8
|
COMPLIANCE HOTLINE:1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
Onze inzet voor integriteit, persoonlijk respect en teamwerk berust op de eerlijkheid van medewerkers en business partners in alle communicatie en alle interacties met elkaar en met iedereen buiten het bedrijf, ongeacht of het gaat om klanten, overheidsinstanties of andere stakeholders. Enkel door eerlijkheid en oprechtheid zijn we in staat om onze waarden waar te maken, en verdienen we het nodige respect en het vertrouwen om onze missie te vervullen.
KENNIS EN NALEVING VAN ALLE TOEPASSELIJKE WETTEN Ieder van ons moet alle vereisten van de wet- en regelgeving van toepassing op Terumo BCT zorgvuldig in acht nemen. Een overtreding door een enkele medewerker kan grote schade toebrengen aan onze reputatie en ons vermogen om onze activiteiten voort te zetten. Ethische misstappen kunnen de inspanningen en verworvenheden van heel wat andere medewerkers in het gedrang brengen. Bovendien doen overheidsinstanties steeds meer aan strenge handhaving van relevante wetten door krachtige vervolging van bedrijven en hun medewerkers, door heffing van zware straffen en boetes en, in extreme gevallen, gevangenisstraffen. TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
9
Onze verplichting tot wetmatig gedrag vereist dus dat elk van ons de elementaire vereisten van de wet-en regelgeving kent en begrijpt die specifiek van toepassing is op onze sector en specifieke functie. BIJVOORBEELD:
Verkoop- en marketingpersoneel moet op de hoogte zijn van de elementaire principes van eerlijke concurrentie- of antitrustprincipes, zoals het verbod op markttoewijzingen, claims en prijsafspraken. Productiemedewerkers moeten de milieu- en veiligheidsreglementering kennen die van toepassing is op hun productieactiviteiten. Personeelsmanagers moeten vertrouwd zijn met de relevante arbeidswetgeving in hun respectieve ambtsgebieden.
Als een wereldbedrijf moeten we er rekening mee houden dat onze activiteiten in een bepaald land kunnen worden beïnvloed door de wetgeving van een ander land, waaronder ook wetten die van toepassing kunnen zijn buiten de grenzen van het land zelf, zoals de Amerikaanse wetgeving op de internationale corruptie, de Foreign Corrupt Practices Act, en de Britse anticorruptiewet, de Bribery Act van 2010. In dergelijke gevallen zullen we onze medewerkers-collega's adviseren over deze wetten en de geschikte medewerkers in de juridische afdeling aanspreken om hen te helpen deze na te leven.
DE SCHIJN VAN ONGEPASTHEID VERMIJDEN Er kunnen zich situaties voordoen waarin een voorgestelde gedragslijn niet onwettelijk is, maar wel te onduidelijk, of te moeilijk om het onderscheid tussen correct en niet-correct gedrag te maken. We moeten alle situaties vermijden die niet correct aanvoelen en we moeten de moed hebben om correct te handelen in relaties met onze klanten, business partners, vendors, leveranciers, regelgevende instanties en medewerkers-collega's. Als u twijfelt moet u uw manager of de andere bronnen die in deze Code vermeld staan, raadplegen om te bepalen wat de meest geschikte gedragslijn is.
BELEID VAN NIET-VERGELDING Ons bedrijf volgt een beleid van niet-vergelding dat medewerkers aanmoedigt en vraagt problemen/twijfels inzake compliance te melden en te bespreken zonder vrees voor persoonlijke gevolgen. Het bedrijfsbeleid verbiedt intimidatie en/of vergelding tegenover iedere medewerker of andere persoon die te goeder trouw een vastgestelde of vermoedelijke overtreding van de wet of ons beleid rapporteert. Het bedrijf handhaa—in de hoogst mogelijke mate en conform de toepasselijke wet- en regelgeving—de vertrouwelijkheid van dergelijke meldingen van vastgestelde of vermoedelijke overtreding van de wet of van het beleid van Terumo BCT.
Onze managers zijn speciaal verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de medewerkers die onder hun leiding of toezicht staan, deze Code begrijpen en naleven. Bij een vermoedelijke overtreding van de wet of van een beleidslijn van Terumo BCT, moeten ze onmiddellijk de geschikte actie ondernemen. Onze medewerkers kunnen bijleren via on-the-job-training, door toepasselijke bedrijfsbeleidslijnen door te nemen, educatieve presentaties bij te wonen, online trainingcursussen te volgen en door vragen te stellen.
DENK ERAAN Zich ethisch gedragen betekent:
In gevallen van tegenstrijdigheid tussen onze Code en een lokale wet- en regelgeving die restrictiever is, hee de lokale wet- en regelgeving voorrang.
Correct handelen ook als niemand toekijkt
Eerlijk en oprecht zijn in alles wat we doen
Alle toepasselijke wetten kennen en navolgen
Elke schijn van ongepastheid vermijden
10
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
11
VEILIGHEID
VERANTWOORDELIJKHEDEN TEGENOVER ELKAAR
De veiligheid en bescherming van ons personeel, van onze eigendom, uitrusting en voorraden kan alleen doeltreffend zijn indien ieder van ons meewerkt en helpt bij deze inspanning. We moeten allemaal goed zichtbaar onze badge dragen bij het binnenkomen van de bedrijfsgebouwen en terwijl wij ons bevinden op de locaties van Terumo BCT. Alle bezoekers moeten zich registreren bij de onthaaldesk en een bezoekersbadge dragen wanneer ze zich op bedrijfsterrein bevinden, zoals dit vereist is volgens de lokale praktijk van de kantoren. Bezoekers worden niet toegelaten op de locaties zonder de geschikte identificatie-/toegangsbadge.
GEZONDHEID EN VEILIGHEID We moeten alert zijn voor mogelijk onveilige omstandigheden en die onmiddellijk melden of corrigeren. Bovendien zetten het bedrijf en alle medewerkers zich in voor een werkomgeving die de gezondheid en veiligheid van iedereen beschermt. Deze verantwoordelijkheid zal voor ieder van ons iets anders betekenen, aankelijk van onze functie. Voor onze productiemedewerkers betekent dit alle toepasselijke beleidslijnen en procedures volgen in verband met het bedienen of hanteren van onze uitrusting op de productievloer. Voor anderen kan dit betrekking hebben op het melden van onveilige werkomstandigheden zodat de toestand kan worden verholpen. Training helpt ieder van ons om de veiligheidsprocedures te begrijpen die van toepassing zijn op onze functies. Alle managers en supervisors zijn ervoor verantwoordelijk om voor adequate training te zorgen, ervoor te zorgen dat medewerkers de nodige uitrusting hebben om hun taak met succes uit te voeren, en dat alle veiligheidsen gezondheidsbeleidslijnen en -procedures worden gevolgd.
GELIJKE KANSEN Het handhaven van onze reputatie als een favoriete werkgever is voor ons een prioriteit. We streven naar een gelijke behandeling van sollicitanten, zonder acht te slaan op ras, godsdient, geslacht, seksuele oriëntatie, leeijd, geboorteland, invaliditeit of militaire status. We baseren aanwervingsbeslissingen, inclusief selectie, ontwikkeling en compensatie, op de vaardigheden, deskundigheid, kwalificaties en prestaties van de individuele persoon. We streven er ook naar om iedereen uitdagende kansen te bieden voor persoonlijke groei en doorgroei.
12
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
13
EEN RESPECTVOLLE WERKOMGEVING Persoonlijk respect, professionalisme en hoogstaande integriteitsnormen zijn essentiële eigenschappen die ons doorlopend succes als een ethische en professionele organisatie mogelijk maken, vrij van discriminatie en intimidatie. Wij verbieden uitdrukkelijk onwettelijke en/of oneerlijke discriminatie zoals gedefinieerd in deze Code en in ons internationaal personeelsbeleid (Global Human Resources Policies). Wij verbieden onze medewerkers elk mondeling, schrielijk, fysiek of visueel gedrag dat onwelkom is en de werkomgeving van een andere medewerker verstoort of poogt te verstoren, of een intimiderende, vijandige of aanstootgevende werkomgeving creëert. Dit omvat ook gedrag van seksuele aard.
EEN ONGESTOORDE WERKOMGEVING Wij zetten ons in voor een productieve werkomgeving die de gezondheid en veiligheid beschermt van alle medewerkers en anderen die zakendoen met ons. Medewerkers mogen niet onder invloed zijn van alcohol of drugs, deze gebruiken, bezitten, verdelen, verkopen, produceren of aankopen inclusief drugsparafernalia. Zij mogen verder ook niet onder invloed zijn van geneesmiddelen op het werk of wanneer zij oproepbaar zijn, een voertuig dat eigendom is of geleased wordt door het bedrijf bedienen of wanneer ze zich op bedrijfsterreinen bevinden. Drugs worden als illegaal beschouwd als hun gebruik verboden of beperkt is door de wet.
Wij verbieden het gebruik van alcohol op onze locaties, inclusief bedrijfsgebouwen, parkeerplaatsen, terreinen en parken, behalve wanneer het bedrijf alcohol aanbiedt in verband met een werkgerelateerd evenement. Supervisors moeten vooraf formele goedkeuring krijgen van het bevoegde hoger management, wanneer alcohol wordt aangeboden op een door het bedrijf gesponsord evenement.
GEWELDVRIJE WERKPLAATS Wij zetten ons in voor een veilige en beveiligde, geweldvrije werkplaats voor onze medewerkers en wij zullen alle redelijke stappen ondernemen om dit te garanderen. Wij verbieden uitdrukkelijk het bezit of de bewaring van wapens in de werkplaats, betrokkenheid van medewerkers bij geweld in welke vorm ook, dreiging met geweld, of pesterij of intimidatie in het gedrag of de communicatie in de werkplaats.
DENK ERAAN Onze verantwoordelijkheden tegenover elkaar opnemen betekent:
Beveiligen van personeel, eigendom, uitrusting en voorraden
Voor een omgeving zorgen die de gezondheid en veiligheid van medewerkers beschermt
Naleven van de gelijke-kansenwetgeving
Verbod op onwettige en oneerlijke discriminatie
Het handhaven van een hindernisvrije werkomgeving
14
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
15
VERMIJDEN VAN BELANGENVERMENGING Wij moedigen alle medewerkers aan om actieve deelnemers te worden binnen hun gemeenschappen via deelname en steun aan lokale organisaties en/of projecten. In bepaalde gevallen kan door deze externe activiteiten belangenvermenging ontstaan. Medewerkers moeten persoonlijke belangen vermijden die indruisen tegen de belangen van het Bedrijf, of die onze zienswijze of ons gedrag kunnen beïnvloeden bij het uitvoeren van onze verplichtingen. Dit betekent heel eenvoudig dat geen enkele medewerker een zakelijke, financiële of andere relatie mag hebben met onze business partners, leveranciers, vendors, klanten of concurrenten, die onze onaankelijkheid in het gedrang kan brengen. Met andere woorden, we mogen tijdens de werkuren niet onze eigen zakelijke belangen dienen en we mogen geen voorzieningen van Terumo BCT of andere bedrijfsmiddelen van Terumo BCT gebruiken om onze externe persoonlijke zakelijke belangen na te streven.
Zelfs wanneer er geen eigenlijke belangenverstrengeling bestaat, kan de schijn ervan schade toebrengen aan onze reputatie, want dit kan het vertrouwen onder medewerkers ondermijnen en ons het respect kosten van onze klanten, potentiële klanten, en anderen in de gezondheidszorgsector. We verwachten dat iedereen zich met grote zorg en aandacht aan deze Code en onze beleidslijnen zal houden en twijfelgevallen zal oplossen door advies te vragen aan onze managers en, wanneer vereist volgens het beleid van Terumo BCT, toestemming van Terumo BCT te verkrijgen.
?
VRAAG: Ik werd uitgenodigd om in de raad
van bestuur te zetelen van een belangengroep waartoe patiënten behoren die met onze hulpmiddelen worden behandeld. Mag ik deze benoeming aanvaarden? ANTWOORD: Voordat u de positie aanvaardt
VERANTWOORDELIJKHEDEN TEGENOVER ONS BEDRIJF
16
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
U mag geen zaken doen in naam van Terumo BCT met verwanten of een rechtspersoon die rechtstreeks of onrechtstreeks uw eigendom is, of eigendom van een verwante of een andere persoon met wie u een hechte persoonlijke relatie hebt, zonder deze relatie eerst aan een supervisor bekend te maken, schrielijke toestemming voor deze zakelijke activiteit te verkrijgen en alle toepasselijke beleidslijnen en procedures van Terumo BCT na te leven.
moet u uw benoeming volledig bekendmaken aan uw manager en zijn of haar toestemming krijgen. Bovendien moet u er ook voor zorgen dat de patiëntenbelangengroep volledig op de hoogte is van uw functie bij Terumo BCT en geen bezwaar hee tegen een mogelijke schijn van belangenvermenging.
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
17
GA MET BEDRIJFSMIDDELEN OM ALSOF U DE EIGENAAR BENT Het Bedrijf vertrouwt ons heel wat Terumo BCT-bedrijfsmiddelen toe, zoals technologie, financiële middelen, uitrusting en informatie. We moeten Terumo BCT-bedrijfsmiddelen gebruiken om legitieme zakelijke doeleinden na te streven in naam van Terumo BCT, en bedrijfsmiddelen van Terumo BCT met dezelfde zorg behandelen als onze persoonlijke eigendommen. We moeten allen onze bedrijfsmiddelen beveiligen en beschermen tegen misbruik, schade, diefstal, contaminatie en onrechtmatige gebruikers.
HANDEL MET VOORKENNIS (INSIDERTRADING) We zijn een dochteronderneming van Terumo Corporation, een beursgenoteerd bedrijf waarvan de aandelen worden verhandeld op de beurs van Tokio. Als een beursgenoteerde onderneming voert Terumo Corporation een insidertrading-beleid dat medewerkers verbiedt om aandelen van Terumo Corporation te verhandelen terwijl zij in het bezit zijn van belangrijke informatie over Terumo Corporation, Terumo BCT of enig ander verbonden bedrijf indien deze specifieke, koersgevoelige informatie geen publieke informatie is. Hetzelfde verbod is ook van toepassing op het verhandelen van aandelen van een ander bedrijf (bv. van een klant, leverancier of andere business partners) gebaseerd op niet-publieke informatie verworven tijdens het uitoefenen van onze functie bij Terumo BCT. Het insidertradingbeleid van Terumo Corporation staat in de SAKURA Rules, die de medewerkers moeten doornemen naast de andere informatiebronnen over compliance die in deze Code worden vermeld.
Elke medewerker moet ook alle vertrouwelijkheidsverplichtingen nakomen die de medewerker eventueel overeengekomen is met een vorige werkgever of andere derden. Het is niet onze bedoeling om vertrouwelijke informatie te verwerven via oneigenlijke middelen. Vertrouwelijke informatie omvat niet-publieke informatie over medewerkers, klanten, proefpersonen in klinische onderzoeken, business partners, vendors, leveranciers en aandeelhouders, informatie die ons vermogen om onze zakelijke doestellingen te bereiken, kan aantasten en informatie die eigendom is van of verstrekt wordt door derden. Misbruik of onrechtmatige vrijgave van dergelijke informatie aan derden (inclusief vrienden en familieleden) kan uiterst schadelijk zijn voor onze zakelijke activiteiten en aanzienlijke financiële schade berokkenen.
?
worden gedeeld met een voormalig medewerker. Denk eraan dat de beschikbaarheid van een document of informatie op ons intern intranet (bijvoorbeeld: myWorkNet of op een Terumo BCT SharePoint site) niet betekent dat het om publiek beschikbare documenten of informatie gaat. Het feit dat de voormalige collega een functie hee bij een nietconcurrerend bedrijf, verandert niets aan de zaak. Bovendien moeten we opletten geen documenten of informatie publiek beschikbaar te maken wanneer we onder een vertrouwelijkheidsverplichting staan.
Wij moeten de vertrouwelijke informatie van Terumo BCT beschermen en met de grootst mogelijke zorg omgaan met de vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens van onze medewerkers-collega's, proefpersonen in klinische onderzoeken, klanten, vendors, en van donors en patiënten van onze klanten. We mogen deze informatie uitsluitend beheren en gebruiken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, onze interne beleidslijnen en procedures en onze contractuele verplichtingen.
Onze business partners en onze bezoekers moeten een geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen. Gebruik van wachtwoorden op onze laptops en mobiele toestellen Gevoelige persoonsgegevens worden opgeborgen in archiefruimten. Wat we vrijgeven blij beperkt tot zaken die noodzakelijk en geschikt zijn voor de andere partij. Onze vertrouwelijke gesprekken voeren we op een privé- of rustige plek waar anderen niet kunnen horen wat we zeggen.
18
start-up te werken in een andere sector. Ze hee me gevraagd om haar voorbeelden van verschillende bedrijfsdocumenten te sturen. De documenten bestaan reeds geruime tijd, en gaan allemaal over interne procedures. Het nieuwe bedrijf is geen concurrent; mag ik voldoen aan haar verzoek? ANTWOORD: Behalve wanneer de documenten publiek beschikbaar zijn, mogen ze niet
BESCHERMING VAN VERTROUWELIJKE ZAKELIJKE INFORMATIE
De maatregelen die we nemen om onze confidentiële informatie te beschermen zijn (niet gelimiteerd tot):
VRAAG: Een collega die een goede vriend is, hee het bedrijf verlaten om voor een
?
VRAAG: Waarom vragen we niet aan de controleurs van de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) om onze geheimhoudingsverklaring voor bezoekers te ondertekenen? ANTWOORD: Aan vertegenwoordigers van onze regelgevende instanties, zoals de FDA,
vragen we niet om geheimhoudingsverklaringen te ondertekenen, omdat zij wettelijk gerechtigd zijn om ons aan een audit te onderwerpen en omdat er bepaalde regelgevende FDA-specifieke beveiligingen van toepassing kunnen zijn. Alle bezoekers moeten zich echter wel aanmelden bij onze onthaaldesk en worden tijdens hun bezoek begeleid door een medewerker.
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
19
BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
CORRECTE COMMUNICATIE
Wij zetten ons in voor de bescherming van alle persoonsgegevens die worden verzameld of bewaard in de loop van onze zakelijke activiteiten, zowel van onze medewerkers-collega's, als van professionele gezondheidszorgverleners en proefpersonen; we doen dit door strenge normen inzake gegevensbescherming toe te passen in al onze activiteiten wereldwijd. We zullen alle toepasselijke gegevensbescherming- en privacywetgeving naleven in de landen waar we dergelijke informatie verzamelen en bewaren. Persoonsgegevens verzamelen en bewaren wij slechts in de mate waarin dat nodig is voor rechtmatige zakelijke activiteiten, personeelsaangelegenheden of wetenschappelijke doeleinden, of om te voldoen aan de wettelijke eisen. We mogen enkel persoonsgegevens met derden delen indien zij legitiem in kennis moeten worden gesteld van deze informatie en alleen wanneer wij er redelijkerwijs van verzekerd worden dat zij de informatie naar behoren zullen beschermen, indien vereist bij wet.
Open en eerlijke communicatie staat centraal in onze bedrijfscultuur en is van kritiek belang voor ons succes als een wereldwijde organisatie. Het maakt ons sterker bij het nastreven en verwezenlijken van onze missie, visie en waarden. Daarom manen we alle medewerkers aan: tot voorzichtigheid bij communicatie via memoranda, presentaties, brieven, e-mails en andere correspondentie te vermijden om communicatie te verzenden in haast of woede niet te vergeten dat alle communicatie later kan worden doorgenomen en mogelijk verkeerd begrepen of geïnterpreteerd door de media, een regelgever, een concurrent of een andere persoon die niet met de context of het doel van het document vertrouwd is
RAPPORTERING EN BOEKHOUDING Alle financiële verslagen en boekhouding dienen te worden bijgehouden en voorgelegd overeenkomstig de relevante boekhoudkundige normen vastgelegd door de raad van bestuur van Terumo BCT, en op zodanige wijze dat ze een nauwkeurige beschrijving geven van onze ware financiële toestand, resultaten en de ware aard van onze zakelijke transacties, activa en passiva. Wij streven naar open, eerlijke, relevante, tijdige, nauwkeurige en verstaanbare kennisgeving.
REISKOSTEN EN ZAKELIJKE UITGAVEN Van de medewerkers wordt verwacht dat ze hun zakelijke uitgaven volledig en nauwkeurig noteren in onkostendeclaraties overeenkomstig onze beleidslijnen en procedures. Maaltijden en reiskosten die op onkostendeclaraties worden vermeld moeten een legitiem zakelijk doel hebben en mogen niet overdadig of extravagant zijn. Al deze zakelijke uitgaven moeten conform onze beleidslijnen en procedures zijn en met de nodige documentatie worden ondersteund.
MEDIA Medewerkers van Terumo BCT mogen niet met de media spreken en geen informatie over het Bedrijf aan de media doorgeven, tenzij ze hiervoor specifiek toestemming hebben gekregen van de VP Global Marketing and Corporate Communications. Dit geldt voor alle schrielijke en mondelinge communicatie over Terumo BCT, Terumo Corporation, verbonden bedrijven van Terumo, of over de zakelijke activiteiten, producten, administratie, productie, kwaliteit, klanten, klinische onderzoeken, onderzoek, patiënten, leveranciers, of business partners van een dergelijke rechtspersoon. Bovendien moeten alle verklaringen over partnerschappen en samenwerking met derden, en elke onderschrijving, goedgekeurd zijn door de VP Global Marketing and Corporate Communications.
20
WERKGERELATEERDE BOETES, TENLASTELEGGINGEN EN VEROORDELINGEN Wanneer en indien aan een werknemer persoonlijk een werkgerelateerd straaar feit ten laste wordt gelegd, moeten we de zaak onmiddellijk melden aan de afdeling Personeelszaken en aan de compliance officer.
DENK ERAAN Onze verantwoordelijkheden opnemen tegenover ons bedrijf betekent:
Vermijden van belangenvermenging Bedrijfsmiddelen uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruiken Verbieden van alle vormen van handel met voorkennis (insidertraining) Beschermen van vertrouwelijke zakelijke informatie Beschermen van persoonsgegevens
Alle mediaverzoeken via de geschikte kanalen voorleggen Open en eerlijke communicatie Correcte rapportering en boekhouding Documenteren van reiskosten en aan reizen gerelateerde kosten Rapporteren van alle werkgerelateerde straare feiten
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
21
ZELF NAAR VOOR TREDEN
VERANTWOORDELIJKHEID VOOR HET MELDEN VAN VERMOEDELIJKE OVERTREDINGEN
Telkens als een medewerker of business partner niet aan onze ethische en wettelijke verplichtingen voldoet, kan dit ons Bedrijf en onze medewerkers ingrijpend en nadelig raken. Sancties en repercussies van onrechtmatig gedrag kunnen vernietigend zijn, want onze reputatie staat op het spel. Daarom bevelen we elke medewerker sterk aan alle werkelijke of schijnbare overtredingen van onze wettelijke of ethische normen aan ons te melden, in de mate waarin dit bij wet is toegestaan, zodat de situatie kan worden onderzocht en aangepakt. Dit geldt voor alle voorvallen waarbij iemand vermoedt, maar niet zeker is, dat een overtreding is gebeurd of aan het gebeuren is. Dit kan worden gemeld aan de directe manager van een medewerker of zoals beschreven in de onderstaande rubriek.
MIDDELEN VOOR HET TER DISCUSSIE STELLEN EN RAPPORTEREN VAN PROBLEMEN Punten van bezorgdheid dienen ter discussie te worden gesteld met onze directe managers. Indien u, om welke reden ook, uw manager niet graag benadert, kunt u ook spreken met, of uw bezorgdheid melden aan: ieder lid van het Senior Management Team de compliance officer de afdeling Compliance via onze algemene e-mail inbox:
[email protected] de Compliance Hotline—Problemen kunnen anoniem worden gerapporteerd, 24 uur per dag, 7 dagen per week. Rapporteer problemen online door op het rapporteringsportaal te klikken: het bevindt zich op de pagina Compliance Department op myWorkNet. U kunt ook gebruikmaken van de gratis telefoonnummers die er vermeld staan. In de Verenigde Staten en Canada kunt u gratis bellen naar: 1.888.373.6012 of toegang krijgen tot de hotline via internet: www.terumobct.ethicspoint.com. iedere medewerker van de juridische afdeling uw businesspartner in de afdeling Personeelszaken
22
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
23
NIET-VERGELDING EN VERTROUWELIJKHEID Om ervoor te zorgen dat medewerkers geen probleem hebben met het rapporteren van problemen of twijfels, verbieden we intimidatie en/of vergelding tegenover iedere medewerker of andere persoon die te goeder trouw een vastgestelde of vermoedelijke overtreding van de wet of ons beleid rapporteert. Ook zal in alle gevallen de vertrouwelijkheid worden gehandhaafd in de mate waarin dit mogelijk is onder de wet- en regelgeving en de mate waarin Terumo BCT het probleem moet onderzoeken. Elke supervisor of manager die zich inlaat met enige vorm van vergelding tegen een individuele persoon, of dit door de vingers ziet, in antwoord op een te goeder trouw ingediende rapportering van een overtreding, zal aan ernstige correctieve of disciplinaire actie worden onderworpen.
?
VRAAG: Er vindt een onderzoek plaats in mijn afdeling.
Een van mijn collega's hield me tegen in de gang om over de situatie te praten. Ze zei dat ze niet wilde praten met de persoon die de melding had gedaan, omdat ze boos was over alle problemen die dit veroorzaakt had. Wat moet ik doen? ANTWOORD: Zeg haar dat het niet passend is de situatie
te bespreken. Herinner uw collega eraan dat iedereen het recht hee een situatie te melden die hij of zij als verkeerd beschouwt, en dat een weigering om met iemand te spreken kan worden beschouwd als een daad van vergelding, wat tegen ons beleid indruist. Als u merkt dat deze persoon de persoon die de melding hee gedaan, opzettelijk mijdt, of anderen aanzet om dit te doen, moet u de situatie aan de onderzoekers of uw manager melden.
24
DENK ERAAN Rapporteren van vermoedelijke overtredingen van de Code betekent:
rapporteren van elke eigenlijke of schijnbare overtreding van wettelijke of ethische normen
problemen aankaarten met een manager of via andere beschikbare kanalen
verbieden van pesterijen of vergelding tegenover iemand die te goeder trouw rapporteert
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
25
VERANTWOORDELIJKHEDEN TEGENOVER ONZE KLANTEN
Medewerkers van Terumo BCT bevinden zich overal ter wereld, zodat we in nauw contact kunnen blijven met onze klanten, waar ze zich ook bevinden. Door open, eerlijke en transparante relaties met onze klanten en anderen op het terrein, brengen we meer waarde aan voor onze klanten, onze sector en uiteindelijk voor de patiënten die de focus van onze dienstverlening zijn. Een goed beheer van onze relaties met de hoogste graad van integriteit is de sleutel voor het succes van ons Bedrijf en een essentieel onderdeel van ons concurrentievoordeel. We hebben een aantal beleidslijnen en procedures ingesteld die ons zullen helpen doorheen onze sterk gereguleerde en aan kritische doorlichting onderworpen bedrijfssector te navigeren. Net zoals anderen in de sector van de medische hulpmiddelen, streven wij naar legitimiteit, transparantie, onaankelijkheid en adequaatheid Wij erkennen dat heel wat van onze klanten zelf onderworpen zijn aan specifieke regelgeving van hun eigen professionele of vergunningverlenende instanties, en dat wij hun regels moeten respecteren.
De volgende punten zijn bedoeld als richtlijn voor het identificeren en behandelen van een reeks mogelijke moeilijke ethische kwesties en problemen die in de loop van uw relaties kunnen rijzen. Aanvullende informatie en begeleiding zijn te vinden in ambtsgebied- en regiospecifieke beleidslijnen en procedures en waarschuwingen, en zullen op de Compliance pagina van ons intranet, myWorkNet, worden geplaatst. Het doel van de Compliance afdeling is onze medewerkers te assisteren bij het volgen van onze beleidslijnen en deze Code. In bepaalde gevallen waar deze Code, inclusief gerelateerde beleidslijnen en procedures, geen beschrijving gee van de situaties waarmee wij te maken krijgen, dienen medewerkers hun managers, een businesspartner van de afdeling Personeelszaken, een lid van het Senior Management Team, de compliance officer of de juridische afdeling te raadplegen.
MAALTIJDEN, ENTERTAINMENT EN RECREATIE Behalve in een aantal beperkte omstandigheden, mogen we geen betaling van maaltijden, entertainment of recreatie aanbieden aan klanten. De hoofdreden is dat deze handelingen kunnen worden beschouwd als betaling voor zakelijke doorverwijzingen of een andere vorm van compensatie in overtreding van verschillende wetten.
AANVAARDBARE MAALTIJDEN Om consequent te blijven met de door onze primaire sectorassociaties vastgelegde regels, kunnen we bij gelegenheid betalen voor bescheiden maltijden in verband met zakelijke bijeenkomsten of producttrainingsessies voor niet-medewerkers, op voorwaarde dat dit niet gebeurt om een zakelijke doorverwijzing of aanbeveling te verkrijgen. Raadpleeg het beleid inzake compliance op myWorkNet voor aanvullende informatie over restricties die mogelijk van toepassing zijn op maaltijden met klanten in uw ambtsgebied.
26
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
27
?
VRAAG: Wat moet ik doen wanneer mijn klant voor een zakendiner komt opdagen met zijn echtgenote?
Mag ik voor de hele maaltijd betalen? ANTWOORD: Over het algemeen genomen is het antwoord neen. Hoewel we voor redelijke maaltijden in
verband met zakelijke bijeenkomsten mogen betalen, mogen we niet betalen voor maaltijden aan bijvoorbeeld echtgenoten die geen werkelijk professioneel belang hebben in de zakelijke bijeenkomst. In dat geval moet u de situatie vooraf aan de klant uitleggen, hem op de hoogte stellen van ons beleid, en zeggen dat u voor de maaltijd van de echtgenote niet mag betalen.
AANVAARDBARE EDUCATIEVE ARTIKELEN In de mate waarin dit door de toepasselijke wetgeving en het landspecifieke beleid van het Bedrijf is toegestaan, mogen medewerkers bij gelegenheid aan klanten artikelen aanbieden die nuttig zijn voor patiënten of bloeddonors of die een waarlijk educatieve functie hebben, op voorwaarde dat deze artikelen niet worden gegeven om een zakelijke doorverwijzing of aanbeveling uit te lokken. Deze artikelen moeten beperkt blijven tot bijvoorbeeld abonnementen op medische tijdschrien, medische handboeken met een werkelijk educatief doel of zaken die nuttig zijn voor patiënten en bloeddonors, zoals bijvoorbeeld dekentjes voor bloedgevers. Medewerkers mogen geen geschenken aanbieden die door de klant voor niet-educatieve doeleinden kunnen worden gebruikt, of voor doeleinden die niet gerelateerd zijn aan patiënten of donors, bijvoorbeeld een dvd-speler of een MP3-player.
AANVAARDBARE GESCHENKEN DIE MOGEN WORDEN AANGEBODEN ENTERTAINMENT EN RECREATIE. De deontologische code van onze primaire sectorverenigingen vermelden duidelijk dat hun leden-bedrijven geen enkele vorm van extern entertainment of recreatie mogen aanbieden aan professionele gezondheidszorgverleners die geen medewerkers-collega's zijn, zoals sportevenementen, golf-, ski-, jachtpartijen, bioscoop- of theaterproducties.
?
VRAAG: Ik weet dat onze Code ons verbiedt om
professionele gezondheidszorgverleners uit te nodigen voor welke vorm van entertainment ook, zoals golf of skiën. Maar wat als we afspreken op de skipiste en we elk onze eigen skilitickets betalen? ANTWOORD: Inderdaad, wij mogen niet betalen voor
entertainment van onze klanten. Maar u mag wel genieten van een dagje skiën met een klant als u elk voor uw eigen skilitickets betaalt.
EDUCATIEVE ARTIKELEN EN GESCHENKEN Behalve in bepaalde beperkte omstandigheden, mogen medewerkers geen geschenken aanbieden aan klanten. Net zoals in het geval van maaltijden, entertainment en ontspanning, kunnen geschenken worden beschouwd als betaling voor zakelijke doorverwijzingen of een andere vorm van compensatie in overtreding van toepasselijke wetten.
In de mate waarin dit door de toepasselijke wetgeving en het landspecifieke beleid van het Bedrijf is toegestaan, mogen medewerkers bij gelegenheid aan klanten goedkope geschenken aanbieden die verband houden met de praktijk van de klant, nuttig zijn voor patiënten of een waarlijk educatieve functie hebben, op voorwaarde dat deze geschenken niet worden aangeboden om een zakelijke doorverwijzing of aanbeveling uit te lokken. Geld, geschenkenkaarten, cadeaubonnen, reischeques en andere liquide middelen, zijn niet geschikt om als geschenk aan te bieden en mogen niet aan klanten worden gegeven. In de Verenigde Staten zijn geschenken over het algemeen verboden, tenzij ze voldoen aan de criteria voor educatieve artikelen, zoals hierboven beschreven. Raadpleeg het beleid inzake compliance op myWorkNet voor aanvullende informatie over welke types goedkope geschenken in uw ambtsgebied toegestaan zijn.
?
VRAAG: Waarom mogen onze collega's in andere delen van de wereld artikelen met het logo of de merknaam van het Bedrijf als geschenk geven, zoals pennen en bekers, terwijl de collega's in de Verenigde Staten dat niet mogen? ANTWOORD: In de Verenigde Staten is Terumo BCT lid van AdvaMed en wij hebben verklaard dat
wij de ethische gedragscode van AdvaMed zullen naleven. Onder de gedragscode van AdvaMed zijn geschenken zoals door u vermeld, verboden. Volgens de Code van AdvaMed en onze Code mogen wij echter wel educatieve artikelen of artikelen die nuttig zijn voor de patiënt, aanbieden aan onze klanten, bijvoorbeeld medische handboeken.
SCHENKINGEN Wij doen geen schenkingen aan klanten, potentiële klanten of vendors of leveranciers die een onwettelijke of oneigenlijke invloed kunnen hebben op het besluitvormingsproces van de persoon die de schenking ontvangt. Bij verzoeken om een schenking te doen voor onderzoeks-, educatieve of andere charitatieve activiteiten, zullen we de toepasselijke wet- en regelgeving volgen zoals de Foreign Corrupt Practices Act in de Verenigde Staten, de anticorruptiewet van het Verenigd Koninkrijk, wetten die de betaling van steekpenningen verbieden, privacywetten en andere vergelijkbare wetten. 28
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
29
AANVAARDBARE SCHENKINGEN
EDUCATIEVE CONFERENTIES VAN DERDEN
Wij kunnen organisaties en/of programma's ondersteunen die klinisch onderzoek uitvoeren, waardevolle educatieve diensten leveren, patiënten ten voordeel strekken of andere legitieme charitatieve diensten die zich wijden aan missies of visies die stroken met de missie en visie van Terumo BCT. We kunnen ook subsidies of donaties verstrekken ter ondersteuning van noodhulp bij rampen of van fondsenwervingsevenementen van charitatieve instellingen of instellingen voor de openbare gezondheid, zoals bloedbanken of ziekenhuizen.
We zijn van mening dat bonafide onaankelijke, educatieve, wetenschappelijke of beleidsvormende conferenties bijdragen aan de wetenschappelijke kennis, de medische vooruitgang en het verstrekken van doeltreffende gezondheidszorg. Hieronder vallen specifiek conferenties gesponsord door nationale, regionale of medisch-specialistische verenigingen of door geaccrediteerde verstrekkers van voortgezette medische opleidingen. Af en toe kunnen we aan deze conferenties op verschillende manieren onze steun verlenen, bijvoorbeeld door het toekennen van toelagen aan een opleidingstituut, organisatoren van conferenties of andere instellingen om studenten geneeskunde, artsen in opleiding, leden van medische beroepsverenigingen en andere geschikte professionele gezondheidszorgverleners te laten deelnemen, door het toekennen van toelagen aan de organisatoren van conferenties voor gedeeltelijke dekking van de conferentiekosten.
Schenkingen mogen enkel gemotiveerd zijn door bonafide onderzoek, educatieve, charitatieve of andere adequate doeleinden, en mogen enkel worden geschonken aan charitatieve organisaties met wettelijke bevoegdheid om ze in ontvangst te nemen of, in zeldzame gevallen, aan individuele personen die zich inzetten voor charitatieve activiteiten ter ondersteuning van dat doel. In geen geval mogen dergelijke schenkingen verband houden met het gebruik van onze producten of diensten in het verleden, heden of mogelijk in de toekomst. Alle verzoeken van klanten, prospectieve klanten, vendors en anderen voor schenkingen, moeten naar ons liefdadigheidscomité Terumo BCT Charitable Giving Committee worden doorgezonden, of naar andere comités of personen bevoegd voor het evalueren en goedkeuren van verzoeken voor toelagen of schenkingen Medewerkers mogen geen persoonlijke geldelijke middelen gebruiken voor dergelijke schenkingen met de bedoeling terugbetaling van de schenking te vragen aan Terumo BCT, want hierdoor wordt de schenking een bijdrage van Terumo BCT. Medewerkers mogen hun eigen tijd en geld vrij besteden aan liefdadigheidsdoelen van hun keuze. In sommige gevallen kan het Bedrijf zelfs een bedrag schenken ter waarde van de schenking door een medewerker. Verder kunnen medewerkers overwegen om bloed te geven in goedgekeurde bloedafname-instellingen, zelfs indien de instelling een klant is.
?
VRAAG: Onze Code staat het Bedrijf toe om toelagen en schenkingen toe te kennen aan bepaalde
soorten instellingen, zoals bloedbanken. Onze lokale bloedbank organiseert een golfuitstap voor fondsenverwerving ter ondersteuning van haar charitatief doel en publieke bewustmaking over het belang van bloedgeven. Mogen wij dit evenement sponsoren via een schenking om medewerkers een foursome te laten spelen, en voor vermelding in het programma? ANTWOORD: Zelfs indien onze Code ons over het algemeen verbiedt te betalen voor golf als een vorm
van entertainment voor onze klanten, zou het sponsoren van dit evenement ons wel toegestaan zijn, op basis van de onderliggende doelstelling. We mogen echter in onze foursome geen professionele gezondheidszorgverleners of klanten opnemen, want dan overtreden we onze Code.
30
?
Bovendien kunnen we educatieve conferenties van derden ondersteunen in de vorm van financiering aan de conferentieorganisator voor verblijfskosten, redelijke honoraria en uitgaven voor docenten, en de aankoop van advertentie- of standruimte voor displays van het Bedrijf op conferenties. Al deze steun moet conform de toepasselijke codes van sectorassociaties en de toepasselijke wetgeving worden verleend. Wij zullen geen steun verlenen aan educatieve conferenties om onze producten op een oneigenlijke manier te promoten of de aankoopbeslissingen van de klant te beïnvloeden.
VRAAG: Een klantenorganisatie hee gevraagd een van zijn
professionele gezondheidszorgverleners te sponsoren om een medische conferentie bij te wonen in een ander land. Is dit toegestaan? ANTWOORD: Dit type activiteit is een alledaagse aangelegenheid
in heel wat delen van de wereld buiten de Verenigde Staten. In de meeste gevallen wordt sponsorschap verstrekt aan de instelling, en selecteert de instelling volgens eigen criteria de personen die de conferentie zullen bijwonen. Het moet ook gaan om een bonafide educatieve conferentie. Medewerkers moeten overleggen met de juridische afdeling en de lokale wet- en regelgeving toetsen, voordat ze akkoord gaan met een dergelijk sponsorschap. In de veronderstelling dat de lokale wetgeving sponsorschap toestaat, is het mogelijk dat dit wordt toegestaan, op voorwaarde dat ons beleid inzake compliance en de codes van de toepasselijke sectorassociaties worden nageleefd.
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
31
AANVAARDBARE DIENSTENOVEREENKOMSTEN Wij weten hoe belangrijk het is om op diverse momenten van de diensten van deskundigen in de sector (die ook onze klanten kunnen zijn) gebruik te maken voor klinische onderzoeken met onze producten, het vertegenwoordigen van onze producten en diensten, of het verlenen van diensten die wij zelf alleen niet kunnen aanbieden. Verder weten wij ook dat we soms het advies en de raad van deskundigen uit de sector moeten inwinnen om ons te assisteren bij het voltooien van onze missie. Het inhuren van deskundigen in de sector, hetzij als onderzoekers voor klinische onderzoeken, hetzij als sprekers, adviseurs, consultants of op enige andere wijze, kan indruisen tegen de wetten op interacties tussen producenten van medische hulpmiddelen en hun klanten en met professionele gezondheidszorgverleners. Bijgevolg hebben wij regels en procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat alle overeenkomsten met klanten, gezondheidszorgverleners of andere deskundigen uit de sector, aan de wettelijke vereisten voldoen, waaronder: Dienstenovereenkomsten worden enkel gesloten wanneer een legitiem doel voor de diensten vooraf wordt geïdentificeerd en gedocumenteerd Dienstenovereenkomsten, opgesteld en ondertekend door de partijen, beschrijven alle te leveren diensten, met een kopie van het onderzoeksprotocol waar van toepassing Dienstverleners worden geselecteerd op basis van hun kwalificaties en expertise voor het geïdentificeerde doel, en mogen niet worden geselecteerd op basis van mogelijke toekomstige zakelijke aankopen of verwijzingen Alle compensatie wordt betaald tegen de reële marktwaarde van de geleverde diensten en staat geenszins in verband met de volumes of waarde van onze producten die door de dienstverlener worden gebruikt.
Raadpleeg regio-specifieke beleidslijnen en procedures om na te gaan welke andere types van beperkingen van toepassing kunnen zijn op relaties van deze aard.
?
VRAAG: Een klant hee ons gevraagd een gedetailleerde medische presentatie te geven over therapeutische plasma-uitwisseling. Wij hebben helaas geen medewerkers met de nodige expertise om aan dit verzoek te voldoen. Mogen wij een arts met de nodige deskundigheid op dit gebied inhuren om de presentatie te geven, hoewel deze arts ook werkt voor een organisatie die bij ons klant is? ANTWOORD: Ja, wij mogen externe deskundigen inhuren als sprekers om informatie te leveren
waarvoor wij niet gekwalificeerd zijn. De zakelijke nood aan een dergelijke regeling moet echter vooraf gedocumenteerd zijn en duidelijk in een schrielijke overeenkomst worden vermeld. Alle compensatie aan de dienstverlener moet beantwoorden aan de reële marktwaarde voor dergelijke diensten. Daar de spreker in werkelijkheid bij de presentatie zal optreden als onze agent, moet de spreker onze Code naleven en het presentatiemateriaal overeenkomstig onze procedures vooraf laten nakijken, om zekerheid te hebben dat alle beweringen correct zijn en ondersteund worden door wetenschappelijk bewijs.
32
DENK ERAAN Verantwoordelijke interactie met klanten betekent:
het onderhouden van eerlijke en transparante relaties
zich houden aan regels bij betalingen voor maaltijden, entertainment en recreatie
vermijden van het aanbieden van geschenken
educatieve artikelen enkel aanbieden in een passende situatie
bedrijfsdonaties enkel voor goedgekeurd onderzoek, opleiding of liefdadigheid
ondersteuning van educatieve conferenties van derden volgens de toepasselijke codes en wetten
alle dienstenovereenkomsten met derde-dienstverleners reguleren
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
33
PREVENTIE VAN OMKOPERIJ EN CORRUPTIE Wij zetten ons in voor het voorkomen van omkoperij en leven de anticorruptiewetgeving na van alle ambtsgebieden waar we actief zijn. Deze wetten omvatten niet alleen de Foreign Corrupt Practices Act in de Verenigde Staten en de anticorruptiewet in het Verenigd Koninkrijk, maar ook lokale anticorruptiewetten, wetten inzake e-mail- en internetfraude en wetten inzake afpersing. Heel wat van deze wetten, zoals de Foreign Corrupt Practices Act in de Verenigde Staten en de anticorruptiewet in het Verenigd Koninkrijk, zijn van toepassing op activiteiten die zich afspelen buiten de grenzen van de landen waar de wetten van kracht zijn; elke werknemer wereldwijd moet dus op de hoogte zijn van deze wetten en ze naleven.
REKENSCHAP OP DE MARKT EN TEGENOVER DE OVERHEIDSINSTANTIES
34
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
Bijgevolg mag geen enkele medewerker, rechtstreeks noch onrechtstreeks, noch via een business partner of andere derde, enige betaling doen, of omkoopsom of steekpenningen betalen, noch een ongepast financieel voordeel aanbieden aan enige persoon, privéburger of functionaris van een overheid, noch aan een onder het gezag van de overheid vallende rechtspersoon, noch aan een vertegenwoordiger van een politieke partij, een kandidaat voor een openbaar ambt, of de familieleden van een functionaris of een kandidaat, met als doel zakelijke activiteiten of andere diensten te winnen of te handhaven.
Zakelijke activiteiten verworven via steekpenningen, omkoperij, ongepaste betalingen of voordelen of enige andere corrupte weg, berokkenen schade aan onze klanten, de patiënten die de eindgebruikers zijn van onze diensten, onze medewerkers, en onze reputatie voor kwaliteit en integriteit. Bijgevolg zal dit uiteindelijk ook schade berokkenen aan onze zakelijke vooruitzichten op de lange termijn.
?
VRAAG: Wat moet ik doen indien al onze
concurrenten dure geschenken of zelfs geld aanbieden om de inkoper van een bloedbank te overtuigen hun producten aan te kopen in een competitieve aanbesteding? Als ik niet hetzelfde doe, raken we de business kwijt. ANTWOORD: Volgens David Perez, Terumo BCT President en CEO: “…het enige wat slechter is dan geen zaken, zijn slechte zaken.” Zijn definitie van slechte zaken omvat alle business die binnengehaald wordt met omkoperij en andere corrupte middelen. Als u met een dergelijke situatie wordt geconfronteerd, neem contact op met uw manager en/of de juridische afdeling.
Zakenmaaltijden, educatieve artikelen en geschenken, indien toegestaan, mogen enkel worden aangeboden aan overheidsfunctionarissen in naleving van ons beleid inzake beroepskosten, ons beleid inzake interacties met klanten en overheidsfunctionarissen, en de regels en regelgeving van de betrokken overheid of wetgevende autoriteit.
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
35
EERLIJKE CONCURRENTIE
INFORMATIE OVER ONZE PRODUCTEN
Wij respecteren de principes en regels van eerlijke concurrentie en leven de toepasselijke concurrentie- en antitrustwetten na. Deze wetten zijn van toepassing op alle zakelijke regelingen, en ook op zakelijk gedrag in het algemeen. De wetgeving inzake eerlijke concurrentie is complex. Overtredingen van deze wetten kunnen leiden tot zware boetes voor ons Bedrijf (boetes en schadeloosstelling tot driemaal de economische schade) en onze medewerkers (substantiële boetes en mogelijk gevangenisstraf). Het is uiterst belangrijk alle overeenkomsten (zowel mondelinge als schrielijke) met concurrenten of met andere derden, die een negatief effect kunnen hebben op de concurrentie, vooraf te laten nakijken en goedkeuren door de juridische afdeling.
Wij maken gebruik van een brede waaier aan instrumenten voor communicatie over ons bedrijf en onze producten. De instrumenten omvatten zowel vergaderingen met onze verkopers en activiteiten op beurzen en medische conferenties, als de website van ons bedrijf. Welke methode ook wordt toegepast, wij moeten nauwkeurig, doeltreffend en op een passende manier communiceren.
Misbruik van een dominante marktpositie voor een specifiek product is ook onwettelijk. Wij mogen onze dominante marktpositie niet uitbuiten ten koste van leveranciers of klanten, noch afspraken maken met concurrenten. De juridische afdeling moet speciale aandacht besteden aan marktstrategieën en -praktijken in markten waar we een sterke speler zijn.
De informatie die wij verstrekken voor veilig gebruik van onze producten, hetzij via publicaties en promotiemateriaal, hetzij in antwoord op ontvangen vragen, moet steunen op wetenschappelijk bewijs en goedgekeurd zijn via onze vastgelegde controle- en goedkeuringsprocedures. Medewerkers mogen onze gereguleerde producten enkel promoten voor hun goedgekeurd gebruik.
De concurrentiewetgeving en antitrustautoriteiten zijn uiterst waakzaam voor alle overleg tussen concurrenten met betrekking tot prijsafspraken, toewijzing van klanten, beperkingen op productie of aanbod of andere voorwaarden van aankoop en verkoop. Medewerkers mogen zich niet inlaten met discussies met concurrenten over deze punten. De veiligste manier van handelen is ontmoetingen met een concurrent te vermijden, tenzij het doel en het voorwerp van de samenkomst vooraf goedgekeurd werd door de juridische afdeling. Denk eraan: zelfs de meest onschuldige gesprekken kunnen door derden verkeerd worden geïnterpreteerd. Medewerkers mogen echter wel deelnemen aan sectorassociaties (op voorwaarde dat de persoon niet aan verboden discussies deelneemt) en mogen samenwerken met concurrenten ter informatie van de overheid over zaken in verband met kosten en terugbetaling van de medische zorg die door de sector wordt verstrekt.
?
VRAAG: Op een professionele bijeenkomst waren enkele van mijn collega's uit verschillende bedrijven
in gesprek over kosten en prijsstelling in onze sector. Iemand maakte een suggestie over wat men zou kunnen doen om de prijzen terug te brengen op een vorig niveau. Wat moet ik doen? ANTWOORD: Zeg aan uw collega's dat u niet aan de discussie kunt deelnemen. Dit type suggesties kan
leiden tot gesprekken die indruisen tegen de concurrentie- en antitrustwetgeving. Bij het gesprek zijn vertegenwoordigers van meer dan één bedrijf betrokken, en indien het tot afspraken zou komen over het doorvoeren of onderzoeken van prijsveranderingen, kan dit worden beschouwd als samenspanning of prijsafspraken. In dit geval moet u aan iedereen duidelijk maken dat u niet wenst deel te nemen aan dit soort discussie.
36
NALEVING IN DE HANDEL: TRADE COMPLIANCE Met fierheid kunnen we zeggen dat onze producten worden verkocht in meer dan 120 landen wereldwijd. We moeten echter zorgvuldig alle wetten en regels naleven met betrekking tot import en export van onze producten. De wet- en regelgeving van de Verenigde Staten, de Europese Unie, de Verenigde Naties, de Wereldhandelsorganisatie en andere zijn complex en worden vaak gewijzigd. Bijvoorbeeld: de definitie van 'export' onder de wetgeving van de Verenigde Staten kan gesprekken omvatten waarbij een staatsburger van een ander land betrokken is, zelfs indien dit gesprek plaatsvindt in de Verenigde Staten.
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
37
Wij hebben beleidslijnen en procedures ontwikkeld om deze problemen aan te pakken, en onze globale logistieke en juridische afdelingen werken nauw samen om ervoor te zorgen dat de compliance in dit domein wordt gerespecteerd. Zeer belangrijk zijn het verbod op handel met landen die onder embargo of sancties staan, en het zakendoen met zogenaamde 'Restricted Persons'. Wij hebben bij verschillende gelegenheden bij de bevoegde instanties licenties aangevraagd en verkregen voor de verkoop van onze producten binnen zogenaamde embargolanden. Deze licenties werden meestal verleend onder relevante humanitaire uitzonderingen onder deze wetten. Men mag echter niet vergeten dat elk van deze licenties beperkt is in tijd en klantspecifiek is. Met andere woorden, een licentie om een bepaald product aan een bepaalde klant te verkopen in een land onder embargo, gee ons niet het recht om al onze producten aan alle beschikbare klanten te verkopen in dat land. Overleg met de de globale logistieke en juridische afdeling voor dit soort transacties.
DENK ERAAN Verantwoordelijkheid tegenover de sector en tegenover de overheid betekent:
voorkomen van omkoperij en corruptie
eerllijke concurrentie en naleven van de antitrustwetgeving
nauwkeurig en passend communiceren over productinformatie
naleven van alle wet- en regelgeving op import/export
38
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
39
VERDELERS EN ONAFHANKELIJKE VERKOPERS
Net zoals nagenoeg alle wereldwijde bedrijven, maken we soms gebruik van derde-vendors, zoals verdelers en onaankelijke verkopers (ze staan ook bekend als SMI's, Sales and Marketing Intermediaries) voor de verdeling en verkoop van onze producten. Onze SMI's zijn voor ons belangrijke business partners omdat ze zo nauw bij ons betrokken zijn in zoveel delen van de wereld. In bepaalde omstandigheden, en met onze uitdrukkelijke machtiging, kunnen SMI's wereldwijd in onze naam handelen bij het uitvoeren van bepaalde commerciële activiteiten. De navolging van deze Code door SMI's en hun naleving van alle toepasselijke wetten, inclusief wetten met extra-territoriale toepassing zoals de Foreign Corrupt Practices Act van de Verenigde Staten en de anticorruptiewet van het Verenigd Koninkrijk, zijn noodzakelijk en vormen de grondslag van onze zakelijke relatie met hen. We moeten bijzondere zorg aan de dag leggen bij het selecteren en hernieuwen van relaties met SMI's; we zullen achtergrondcontroles uitvoeren en, waar dit uitvoerbaar is, periodieke audits uitvoeren bij deze partners om zekerheid te hebben dat zij aan onze normen voldoen. ij zorgen voor training in zakelijk gedrag voor SMI's om naleving van onze Code te bevorderen. W
Onze nauwe samenwerking met onze SMI's betekent dat zij nooit iets in onze naam mogen doen dat we zelf niet zouden doen, en wij zullen nooit aan SMI's vragen om te doen wat we zelf niet bereid zijn om te doen. Daarom kunnen onze medewerkers nooit zeggen: “Dat was Terumo BCT niet, het was onze verdeler die het hee gedaan.”
40
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
41
Wij hebben duizenden vendors en leveranciers, van accountantskantoren tot advocatenkantoren, reclamebureaus tot sowareconsultants, onderhoudspersoneel van gebouwen en schoonmaakpersoneel, en fabrikanten van vinyl tot verkopers van essentiële onderdelen. Onze vendors en leveranciers mogen dan wel onze business partners zijn, maar onze relatie met hen mag nooit een hindernis zijn om vrij met hen te kunnen onderhandelen. Om de beste partner te kunnen kiezen, moet onze relatie te allen tijde afstandelijk blijven. Medewerkers mogen geen geschenken, entertainment of recreatie ontvangen van een verkoper of leverancier die wij zelf niet mogen aanbieden aan onze klanten (neem contact op met iemand van de juridische afdeling als u hulp nodig hebt om een dergelijk aanbod met een beleefd bedankje te weigeren). Medewerkers mogen nooit iets doen dat zelfs ook maar de indruk gee van belangenvermenging met onze verplichtingen ten opzichte van Terumo BCT. Wij stellen onze vendors en leveranciers op de hoogte van onze Code, zodat zij weten voor welk soort gedrag wij ter verantwoording kunnen worden geroepen; wij respecteren ook de gedragscodes van onze leveranciers, die mogelijk nog veeleisender zijn dan de onze. Aankopen van vendors en leveranciers moeten gedocumenteerd zijn met de toepasselijke contracten, bestelbonnen, of andere wettelijke documentatie
Onze vendors en leveranciers moeten respect opbrengen voor onze beslissingen, en zij moeten ook weten dat wij van hen verwachten dat zij aan hoge ethische normen voldoen om met ons zaken kunnen te doen.
?
VRAAG: Wat moet ik doen als ik tijdens de feestdagen een
geschenkmand krijg van een vendor? ANTWOORD: U moet ofwel het geschenk terugsturen ofwel het
VENDORS EN LEVERANCIERS
42
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
geschenk delen met alle collega's met wie u samenwerkt. U moet in elk geval vermijden de indruk te geven dat het geschenk uw werkrelatie met de vendor op een oneigenlijke manier zou kunnen beïnvloeden.
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
43
?
VRAAG: Mijn contactpersoon bij ons belangrijkste accountantskantoor hee me uitgenodigd om met zijn
kantoor een sportevenement bij te wonen. Zijn firma betaalt voor de tickets en alle hapjes en drankjes. ANTWOORD: Onze code verbiedt ons te betalen voor de tickets voor onze klanten voor sportevenementen
en ander entertainment. Bijgevolg mag u geen vergelijkbaar geschenk aannemen van een vendor of leverancier. U moet ofwel de uitnodiging afslaan ofwel zelf betalen om het evenement bij te wonen.
?
VRAAG: Is het ons toegestaan te vragen dat onze leveranciers een bijdrage leveren voor onze
charitatieve fondsenwerving, zoals we hebben gedaan ten voordele van The Leukemia & Lymphoma Society in de Verenigde Staten? ANTWOORD: Wij willen iets teruggeven aan de gemeenschap en onze steun verlenen aan de geschikte
goede doelen. Voor deze acties zijn wij van mening dat wij aan onze vendors en leveranciers kunnen vragen een schenking te overwegen aan een goed doel zoals The Leukemia & Lymphoma Society, en ook anders de fondsenwervingsactiviteiten van ons bedrijf voor dergelijke charitatieve instellingen te steunen. Al deze bijdragen moeten vrijwillig zijn, en wanneer een business partner besluit om geen donatie te doen, mag dit in geen geval tegen de partner worden gebruikt in onze zakelijke relaties ermee.
44
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
45
Wij weten dat professionele gezondheidszorgverleners ook gebonden zijn aan ethische normen en onderworpen zijn aan nauwgezette ethische regels. Daarom verbinden wij ons tot het volgende wanneer we met professionele gezondheidszorgverleners werken: Wij zullen de hoogste normen in onze sector toepassen, waaronder:
in de Verenigde Staten (AdvaMed – the Advanced Medical Technology Association) in Europa (Medtech Europe – het voormalige Eucomed) in Latijns-Amerika, de codes opgesteld door het Argentine Center for Materials Research and Testing (CADIEM), de National Chamber of Pharmaceutical Industries (CANIFARMA) in Mexico en de Brazilian Association of Importers of Medical Equipment, Products and Supplies (ABIMED) in Japan voldoen we aan de vereisten van de Japanese Sarbanes-Oxley-wet (J-SOX) en volgen we de Japanse Fair Competition Code of Medical Devices Industry en de Fair Competition Code of the Ethical Pharmaceutical Drugs Marketing Industry als deel van Terumo Corporation, onderschrijven wij en respecteren wij de United Nations Global Compact, 's werelds grootste vrijwillige initiatief voor maatschappelijk bewust en duurzaam ondernemen
Wij zullen ervoor zorgen alle wet- en regelgevingen na te leven, hoe complex ook, en ongeacht hoe vaak ze worden gewijzigd. Wij zullen werken binnen de normen vastgelegd door de professionele organisaties van professionele gezondheidszorgverleners. Wij zullen training, opleiding en ondersteuning van de hoogste kwaliteit aanbieden aan u en uw team. Wij zullen u, als professionele gezondheidszorgverlener, nooit vragen om buiten uw ethische verantwoordelijkheden te handelen. Wij zullen uw reputatie als professionele gezondheidszorgverlener nooit op het spel zetten.
RESPECT VOOR PROFESSIONELE MEDISCHE ZORGVERLENERS
46
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
47
Onze toewijding aan compliance is een essentieel onderdeel van onze zakelijke kernactiviteiten en is van kritiek belang voor het succes van onze missie. Deze Code is van toepassing op alle medewerkers en business partners (inclusief vendors, leveranciers, verdelers en onaankelijke verkoopagenten) en is gebaseerd op de door onze primaire sectorassociaties aangenomen gedragcsodes in de Verenigde Staten (AdvaMed), Europa (Medtech Europe) en op andere locaties. Als weergave van de principes beschreven in de codes van deze sectorassociaties en andere gerelateerde sectoren, en richtlijnen van de overheid, omvat ons compliance-programma de volgende elementen: Compliance Officer Compliance-comité Gedragscode Anonieme hotline voor Compliance Periodieke training in Compliance Compliance Auditing Compliance Monitoring
BRONNEN VOOR COMPLIANCE Deze Code is geen regelboek. Wij verwachten echter wel van onze medewerkers dat ze de Code zeer zorgvuldig en met grote aandacht navolgen, en twijfelgevallen oplossen door advies te vragen aan onze supervisors, de compliance officer of de juridische afdeling en, wanneer vereist onder ons beleid, door toestemming te vragen aan Terumo BCT. Ons beleid inzake compliance is beschikbaar op myWorkNet. Heel wat van deze beleidslijnen omvatten vaak gestelde vragen over elk van de beschreven thema's. Medewerkers worden aangemoedigd de beleidslijnen door te nemen, de vaak gestelde vragen te lezen, en hun bronnen inzake compliance te raadplegen in geval van vragen en twijfels.
COMPLIANCE-PROGRAMMA EN BESCHIKBARE BRONNEN
48
|
COMPLIANCE HOTLINE: 1.888.373.6012 OF WWW.TERUMOBCT.ETHICSPOINT.COM
BESLUIT Bij Terumo BCT kunnen we gelukkig allen samenwerken in een atmosfeer van ethisch gedrag en integriteit. We verwachten van elke medewerker persoonlijke inzet ter ondersteuning, bevordering en handhaving van onze reputatie door naleving van de in deze Code uiteengezette principes, en ook van onze bijkomende beleidslijnen en procedures. Deze verplichting reikt verder dan ethisch en wettelijk gedrag, het gaat ook over het handhaven van onze traditie van uitmuntendheid in het creëren van een optimale werkomgeving. Onze reputatie en ons ononderbroken succes hangen ervan af.
TERUMO BCT GEDRAGSCODE
|
49
Terumo BCT, Inc. USA
Terumo BCT (Asia Pacific) Ltd.
Terumo BCT Japan, Inc.
10811 West Collins Ave. Lakewood, Colorado 80215-4440 VS
Room 3903-3903A, 39/F ACE Tower, Windsor House 311 Gloucester Road Causeway Bay, Hongkong
Ebisu South One Bldg. 9F 1-7-8, Ebisu-minami, Shibuya-ku Tokyo 150-0022 Japan
Telefoon: +852.2283.0700 Fax: +852.2576.1311
Telefoon: +81.3.6743.7890 Fax: +81.3.6743.9800
Telefoon in VS: 1.877.339.4228 Telefoon: +1.303.231.4357 Fax: +1.303.542.5215 Terumo BCT Europe N.V.
Terumo BCT Latin America
Europa, Midden-Oosten en Afrika Ikaroslaan 41 1930 Zaventem België
La Pampa 1517–12th Floor C1428DZE Buenos Aires Argentinië
Telefoon: +32.2.715.05.90 Fax: +32.2.721.07.70
Telefoon: +54.11.5530,5200 Fax: +54.11.5530.5201
UNLOCKING THE POTENTIAL OF BLOOD | TERUMOBCT.COM ©2013 Terumo BCT, Inc. / PN 306620774
