THE GREATER GOOD ONZE OUR GEDRAGSCODE

THE GREATER GOOD

ONZE GEDRAGSCODE OUR CODE OF CONDUCT

For more information, go to www.compliance.mmc.com

Lorem ipsum X

Bericht van de CEO

Geachte collega’s, Sinds mijn indiensttreding bij Marsh & McLennan Companies in januari 2008 heeft u mij wellicht al horen praten over het belang van “the greater good”. Ik vind dat elk van ons de verantwoordelijkheid heeft om verder te denken dan onze individuele zakelijke belangen en om te bekijken hoe wij de belangen van onze collega’s, onze klanten, onze aandeelhouders en onze gemeenschap kunnen helpen verbeteren. De meest fundamentele manier om the “the greater good” te bevorderen is door onszelf de hoogst mogelijke ethische normen op te leggen. Integriteit, een kernwaarde van Marsh & McLennan Companies, is de basis voor alles dat we doen. In een complexe wereld is de juiste manier van handelen niet altijd duidelijk. Een beslissing waarmee u worstelt kan afhankelijk zijn van interpretatie van de wet, ethische besluitvorming op basis van gezond verstand of evaluatie van risico’s. Terwijl u een oplossing aan het zoeken bent, wil ik niet dat u het gevoel heeft dat de verantwoordelijkheid van de evaluatie van zulke problemen alleen op uw schouders rust. Mijn persoonlijke ervaring is dat, bij het nemen van moeilijke beslissingen, het resultaat altijd beter was als ik het advies van anderen volgde. Doet u alstublieft hetzelfde! Er staat een heel bedrijf achter u om u ondersteuning en advies te geven. Onze nieuwe gedragscode, genaamd The Greater Good, is ontwikkeld om u te helpen de wettelijke, ethische en risico-gerelateerde bekommernissen die u tijdens het uitoefenen van uw functie kunt tegenkomen, te begrijpen. De code beschrijft de basisverantwoordelijkheden van collega’s, de uitgebreide verantwoordelijkheden van managers en biedt een overzicht van de belangrijkste aspecten van de beleidsnormen van ons bedrijf, die ontwikkeld zijn om wettelijk en ethisch gedrag te garanderen. Deze normen zijn niet onderhandelbaar en gelden voor ieder van ons, ongeacht waar u binnen ons bedrijf werkt. Maar dat is nog maar het begin. Naast The Greater Good bestaan er verschillende bronnen die u helpen om potentiële problemen te identificeren en de juiste actie te bepalen. Gebruik deze bronnen. Indien u bedenkingen heeft bij een transactie of een ander probleem op de werkvloer, wil ik dat u dit meldt. Praat met uw manager. Praat met een van onze specialisten inzake compliance, legal of human resources of gebruik de Ethics & Compliance Line van Marsh & McLennan Companies. En mijn deur staat ook altijd open. Door een probleem te melden, stelt u ons in staat om het probleem samen op te lossen. Ik verzeker u dat ik geen enkele vorm van vergelding zal tolereren tegen personen die in vertrouwen een probleem melden. Onze belangrijkste relaties zijn stuk voor stuk gebaseerd op vertrouwen. Bij elke transactie en bij elke ontmoeting met een klant, een collega, een leverancier of een officiële instantie, heeft u de kans om onze reputatie op het gebied van integriteit te verbeteren of juist te bezoedelen. Ik reken erop dat u tijdens uw dagelijks werk, onze goede naam beschermt en ons bedrijf helpt te groeien door de principes van onze Code, The Greater Good, na te leven.

Brian Duperreault President en Chief Executive Officer Marsh & McLennan Companies, Inc. III

Onze Missie

Onze Waarden

Marsh & McLennan Companies is een professionele dienstverlener, erop gericht om onze klanten te helpen in het beschermen en vergroten van hun waarde door middel van advies en risico-oplossingen, strategie en human capital.

KLANTEN

Wij leveren een uitzonderlijke bijdrage aan onze klanten op wereldwijd niveau door aan de behoeften van onze klanten te voldoen of deze te overtreffen en door middel van innovatie een oplossing te bieden voor nieuwe behoeften van de klant, op een manier die de waarde van onze aandelen op termijn bevordert.

INTEGRITEIT

Wij doen consistent zaken volgens de hoogst mogelijke ethische en professionele normen, en wij tolereren gedrag dat van die normen afwijkt niet. Wij handelen met integriteit, eerlijkheid, moed en wederzijds respect.

COLLEGA’S

Wij maken van Marsh & McLennan Companies een geweldige werkplek voor getalenteerde mensen, door alle collega’s te behandelen als gewaardeerde partners, in de geest van samenwerking, belofte en saamhorigheid. Wij geven mensen verantwoordelijkheid, ze verantwoordelijk houden voor behaalde resultaten en ze belonen op basis van hun prestaties als individu, als teams en als deel van onze organisatie.

UITVOERING

Wij focussen onze inspanningen en komen onze beloften ten opzichte van klanten, aandeelhouders en collega’s consistent na. Wij zullen uniformiteit garanderen met betrekking tot doelstellingen, kostenbeheersing en P&L-aansprakelijkheid.

Onze Visie Wij worden wereldwijd erkend als één van ‘s werelds beste ondernemingen - de meest vooraanstaande leverancier van professionele diensten. Wij bieden onze klanten de meest waardevolle ideeën, diensten en oplossingen bieden. Wij bieden onze collega’s mogelijkheden om te groeien, hun bijdrage te leveren en te bloeien. Wij realiseren voortdurende groei van de omzet. Wij realiseren aanzienlijke en voortdurende groei in aandelenwaarde.

IV

V

Inhoud

Vertrouwen opbouwen door de juiste dingen te doen 4 Wij ondernemen met integriteit 8 Leidinggevenden hebben extra verantwoordelijkheden

Vertrouwen opbouwen bij collega’s 12 Behandel anderen met respect

Vertrouwen opbouwen in ons bedrijf 34 Ken onze zakenpartners

48 Bescherm eigendommen en informatie van ons bedrijf 48 Wij gebruiken bedrijfsmiddelen zorgvuldig 51 Wij garanderen nauwkeurige zakelijke documentatie en

12 Wij behandelen anderen zoals 34 Wij leven alle internationale handelswetten na wij zelf behandeld zouden willen worden 15 Wij bieden een veilige en gezonde werkplek 16 Wij respecteren de privacy en persoonlijke informatie

37 Wij werken aan

degelijke interne controles 52 Wij communiceren eerlijk en

witwaspreventie en aan het

professioneel met

verhinderen van financiële

investeerders en het publiek

misdaden

Vertrouwen wekken bij de gemeenschap

38 Wij bouwen sterke relaties op met onze leveranciers

Vertrouwen opbouwen bij klanten

40 Ga integer om met belangenverstrengeling

56 Wees een voorbeeldig burger 56 Wij zetten ons in voor de gemeenschap

40 Wij behandelen zakelijke 20 Behandel klanten rechtvaardig 20 Wij zijn eerlijk en professioneel 23 Wij beschermen informatie van de klant 24 Wij voldoen aan de speciale eisen van overheidsklanten 27 Concurreren op een ethische manier 27 Wij leven de wetten inzake mededinging na 28 Wij werken niet met steekpenningen 31 Het belang van de klant staat voorop wanneer wij ze helpen

belangenverstrengeling

58 Wij zijn milieubewust Wij werken op een politiek

eerlijk en integer 43 Wij zijn transparant met

61 correcte manier

betrekking tot mogelijke persoonlijke

62

Index

belangenverstrengeling 44 Wij gebruiken ons gezond verstand wanneer we geschenken of entertainment geven of aanvaarden 47 Wij handelen niet met voorkennis van zaken of geven geen interne informatie vrij

leveranciers te zoeken Beelden in deze Code werden overgenomen uit de film “Faces of Marsh & McLennan Companies”.

Vertrouwen opbouwen

door de juiste dingen te doen

2Building Building Vertrouwen trustwith by opbouwen doing Communities the bij right collega’s thing 2 vv 2 ipsum 2 trust

Voor meer informatie, ga naar www.compliance.mmc.com


Vertrouwen opbouwen door de juiste dingen te doen

3

Wij ondernemen met integriteit.

MELDING MAKEN

Elk van ons moet altijd zijn verantwoordelijkheid nemen op het gebied van integriteit, zelfs wanneer dat betekent dat er moeilijke beslissingen moeten worden genomen. Dit is het basisprincipe van het handelen voor the greater good.

Uw collega’s en u zullen op een bepaald moment zeker moeilijke beslissingen moeten nemen, en iedereen maakt wel eens fouten. Bij Marsh & McLennan Companies handelen we zorgvuldig en corrigeren we fouten zo snel mogelijk. Meld problemen of zoek zo spoedig mogelijk hulp. Uw snelle actie helpt ons allemaal bij de opbouw en het behoud van vertrouwen.

ZORG ERVOOR DAT U • Alle wetten en richtlijnen met betrekking tot uw werk naleeft. • De letter en de geest van deze Code en ons bedrijfsbeleid begrijpt en naleeft. • Alle vereiste opleidingen volgt om uw verantwoordelijkheden te begrijpen.

Als alternatief voor het melden van problemen of het zoeken van hulp bij een manager, de afdelingen Compliance, Legal of Human Resources, kunt u ook gebruik maken van de Ethics & Compliance Line van Marsh & McLennan Companies. Via de Line kunt u online of telefonisch een probleem melden of hulp zoeken. Indien u dit wenst, kunt u anoniem blijven (behalve in een klein aantal landen waar anonieme telefoongesprekken bij wet verboden zijn). Surf naar www.compliance.mmc.com of www.EthicsComplianceLine.com voor gedetailleerde instructies.

GEEN VERGELDING

• Eerlijk handelt bij elke zakelijke handeling. • Melding maakt van elke zorg of probleem m.b.t. enig werkgerelateerd gedrag dat mogelijk in strijd is

met de wet, de Code of ons bedrijfsbeleid. Problemen meldt bij uw managers op elk niveau, of bij de afdelingen Compliance, Legal of Human Resources of via de Ethics & Compliance Line van Marsh & McLennan Companies. • Medewerking verleent bij interne en externe audits en onderzoeken door volledige en eerlijke

Wij tolereren geen enkele vorm van vergelding tegenover een collega die in vertrouwen melding maakt van een overtreding van de Code of ons bedrijfsbeleid. Voorbeelden van vergelding omvatten ontslag, salarisverlaging, een negatieve promotie, intimidatie of enige andere belangrijke wijziging in de werkomstandigheden van een collega. Een collega die valse beschuldigingen uit is in overtreding met deze Code en kan onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen conform de plaatselijke wetgeving en interne procedures. Het melden van een probleem ontslaat een collega ook niet van zijn/haar verantwoordelijkheid inzake wangedrag.

informatie te bieden en alle materialen te bewaren die relevant kunnen zijn.

WANNEER U EEN ZAKELIJKE BESLISSING NEEMT, VRAAG UZELF AF • Is deze wettelijk toegestaan? • Is deze conform deze Code en ons bedrijfsbeleid? • Is deze gebaseerd op een grondige kennis van de risico’s? • Zal deze het vertrouwen van klanten, aandeelhouders, officiële instanties en collega’s niet schaden? • Zal deze onze goede reputatie niet schaden als dit op televisie, in de krant of op het internet verschijnt?

Indien het antwoord op ten minste één van deze vragen ‘nee’ is, stop en meld het.

4 Vertrouwen opbouwen door de juiste dingen te doen




5

V

V

Mijn manager bracht me er onlangs van op de hoogte dat ik iets gedaan had dat in strijd is met de Code. Ik wist niet dat ik iets verkeerd deed. Kan ik verantwoordelijk worden gehouden, zelfs als ik niet op de hoogte was van de regels?

Ik heb een probleem: Ik denk dat een collega iets doet dat in strijd is met de Code, maar ik twijfel eraan of ik het aan mijn manager kan vertellen omdat mijn collega en mijn manager vrienden zijn. Ik ben bang dat mijn collega’s mij een “verklikker” zullen vinden. Wat moet ik doen?

A

A

Er wordt van u verwacht dat u de principes van de Code en alle beleidsregels van het bedrijf leest, begrijpt en naleeft. Wanneer u in de Code of een nadere uitwerking daarvan in een beleidsregel een onduidelijkheid of moeilijk na te leven richtlijn vindt, moet u advies vragen aan een manager of bij de afdelingen Compliance, Legal of Human Resources. Onze reputatie op gebied van integriteit is ons meest waardevolle bezit. Om dat bezit te beschermen, is het essentieel dat u de principes van de Code en de normen naleeft.

Het is uw plicht om overtredingen tegen de richtlijnen van de Code te melden. Onze aandeelhouders verwachten, en hebben het recht daartoe, dat wij hun bedrijf integer zullen beheren. Maar soms is het beter om een probleem niet te melden bij uw manager, maar bij een andere persoon. Om die reden zijn er verschillende communicatiekanalen beschikbaar. U kunt vertrouwelijke informatie melden aan de afdelingen Compliance, Legal of Human Resources. Of u kunt een vertrouwelijk telefoongesprek voeren met, of een vertrouwelijk webbericht zenden aan, onze Ethics & Compliance Line. Ga naar www.compliance.mmc.com of www.EthicsComplianceLine.com voor instructies met betrekking tot het gebruik van de Line. Indien u wenst kunt u uw gesprek of bericht anoniem houden (behalve in een klein aantal landen waar anonimiteit wettelijk verboden is). Denk eraan: het bedrijf aanvaardt geen enkele vorm van vergelding tegen een collega die een overtreding meldt in vertrouwen.

6

Vertrouwen opbouwen bij collega’s

AANSPRAKELIJKHEID Deze Code is van toepassing op alle directeuren, officers, werknemers en tijdelijke werknemers van ons bedrijf en alle kantoren over de gehele wereld. Onze agenten, onderaannemers en leveranciers zijn ook gebonden aan strenge integriteitsnormen en wij mogen een externe partij niet gebruiken om handelingen te verrichten die in strijd zijn met deze Code. Collega’s die de wet, deze Code of ons bedrijfsbeleid overtreden kunnen onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen conform de plaatselijke wetgeving en interne procedures. Marsh & McLennan Companies zal de beleidsregels zoals vastgelegd in deze Code alleen buiten toepassing verklaren als de omstandigheden dat rechtvaardigen. Toestemming om af te wijken van deze Code zal alleen in een beperkt aantal gevallen worden verleend. Alleen het Audit Committee van de directie van Marsh & Mc Lennan Companies kan toestemming geven aan directeuren en senior Executive Officers om af te wijken van deze Code. Afwijkingen moeten goed onderbouwd en gedocumenteerd zijn, zoals vereist in toepasselijke wetten en regels.

WANNEER WETTEN ELKAAR TEGENSPREKEN Omdat we actief zijn in vele landen, zullen bepaalde wetten elkaar, de Code of ons bedrijfsbeleid soms tegenspreken. Wanneer dat gebeurt, raadpleeg dan de afdeling Compliance of Legal alvorens een beslissing te nemen.

“KIJK UIT VOOR” Onvermijdelijk zullen we in ons werk geconfronteerd worden met moeilijke situaties. Onder de titel “Kijk uit voor” vindt u in de meeste hoofdstukken van deze Code een overzicht van verleidingen, valkuilen of “rode vlaggen”. Deze zaken om voor “uit te kijken” moeten u attent maken op de potentiële problemen die de keuzes die u moet maken onvermijdelijk met zich meebrengen en de noodzaak signaleren om melding te maken of hulp te zoeken. Bijvoorbeeld, kijk uit voor: • Verleidingen om integriteit op te geven voor inkomsten. • Druk die uitgeoefend wordt om dingen gedaan te krijgen alvorens de risico’s of de

bepalingen van de wet, deze Code of ons bedrijfsbeleid te kennen. • Excuses voor het opofferen van integriteit, zoals “onze concurrenten doen het ook”, of • Veronderstellen dat “iemand anders” een probleem wel zal melden of dat het

management er al van op de hoogte is. Wanneer u een rode vlag opmerkt, maak melding: spreek met een manager of de afdeling Compliance of Legal.

“MEER LEREN” Collega’s kunnen de website van The Greater Good bezoeken voor de beleidslijnen en materialen vermeld onder de titel “MEER LEREN”.




7

Leidinggevenden hebben extra verantwoordelijkheden. Indien u leiding geeft aan anderen, moet u leiden door het goede voorbeeld te geven. Handel steeds volgens de hoogst mogelijke ethische standaard en verduidelijk deze standaard aan diegenen die aan u rapporteren. Creëer een sfeer waarin open en eerlijke communicatie aangemoedigd wordt. Vervul een actieve rol in het begrijpen van de risico’s die verbonden zijn aan de job van uw medewerkers en geef effectieve bijstand indien nodig.

ZORG ERVOOR DAT U • De letter en de geest van deze Code bekendmaakt aan diegenen die aan u en aan uw andere collega’s

rapporteren. Zich ervan verzekert dat iedereen die aan u rapporteert opgeleid is inzake bedrijfsbeleid en procedures. • Een actieve rol speelt bij de controle van het werk dat verricht wordt door diegenen die aan u

rapporteren, en bij de rechtvaardigheid en eerlijkheid van hun communicatie met klanten, collega’s en andere zakenpartners. • Gebruik maakt van deze Code en ons bedrijfsbeleid als een factor bij de evaluatie en

loonaanbevelingen voor diegenen die aan u rapporteren. • Aan diegenen die aan u rapporteren aangeeft dat uw deur altijd open staat om fouten of

belangenverstrengeling te melden, een probleem aan het licht te brengen of een moeilijke situatie te bespreken. Maak tegelijkertijd ook duidelijk dat ze er vrij in zijn om problemen te melden via de andere beschikbare kanalen. • Snel en efficiënt reageert op problemen die collega’s aan het licht brengen. • Snel actie onderneemt om ontdekte fouten of wangedrag recht te zetten. • De afdeling Compliance of Legal op de hoogte brengt wanneer u een mogelijke overtreding van de

wet, de Code of ons bedrijfsbeleid ontdekt. • Mogelijke fouten of belangenverstrengeling op gepaste wijze aan klanten en andere zakenpartners

V

V

Mijn leidinggevende zegt dat wij altijd alle overtredingen rechtstreeks bij haar moeten melden en heeft te kennen gegeven dat ze “problemen zal maken” voor iedereen die “over haar hoofd” rapporteert”. Is dat OK?

IIk ben een manager. Indien ik een overtreding opmerk bij personen die niet onder mijn supervisie vallen, moet ik daarvan dan melding maken?

A

A

Nee. Zij overtreedt het bedrijfsbeleid indien ze tracht te verhinderen dat u andere communicatiekanalen gebruikt. Hoewel het meestal goed is om een probleem eerst te melden aan uw leidinggevende, is dit soms niet mogelijk of vindt u mogelijk dat het niet mogelijk is. U heeft de vrijheid ervoor te kiezen het probleem te melden door middel van onze Ethics & Compliance Line. Indien uw leidinggevende u straft, u onaangenaam werk geeft of anders behandelt omdat u een probleem heeft gemeld via een ander communicatiekanaal, dan is dit mogelijk een overtreding van ons anti-vergeldingsbeleid en dan is het uw plicht om dat gedrag te melden.

Ja. Managers, net zoals alle andere collega’s in het bedrijf, moeten melding maken van het feit dat ze vermoeden dat een bepaald gedrag, waar of door wie ook, in overtreding is met de wet, de Code of het bedrijfsbeleid. Alle collega’s inclusief managers kunnen problemen melden bij hun managers, op elk niveau, bij de afdelingen Compliance, Legal, of Human Resources of via de Ethics & Compliance Line van Marsh & McLennan Companies.

meldt, na raadpleging van een manager of de afdeling Compliance of Legal.




Vertrouwen opbouwen bij collega’s

9

Vertrouwen opbouwen bij

collega’s

10 Vertrouwen opbouwen bij klanten



Vertrouwen opbouwen bij collega’s 11

Behandel anderen met respect Wij behandelen anderen zoals wij zelf behandeld zouden willen worden. Marsh & McLennan Companies verplicht zich tot het garanderen van een werkomgeving, met gelijke kansen voor iedereen, die de waardigheid van alle collega’s en zakenpartners respecteert, ongeacht hun achtergrond en persoonlijke eigenschappen. De unieke bijdrage van elke collega is essentieel voor het succes van ons bedrijf.

ZORG ERVOOR DAT U • Anderen met respect en

KIJK UIT VOOR • Opmerkingen, grappen of

professioneel behandelt. • Diversiteit aanmoedigt bij het

materialen, inclusief e-mails, die voor anderen aanstootgevend kunnen zijn.

VOOR MEER INFORMATIE • Diversiteit bij Marsh & McLennan

Companies

werven van medewerkers en bij andere beslissingen met betrekking tot het werk. • Collega’s niet discrimineert

of pest op basis van hun ras, godsdienst, nationaliteit, leeftijd, handicap, burgerlijke stand, seksuele geaardheid of enige andere eigenschap die bij wet of door ons bedrijf beschermd wordt.

V

V

Een van mijn collega’s stuurt e-mails met grappen over sex en opmerkingen die bepaalde nationaliteiten belachelijk maken. Ik voel me daar niet goed bij, maar niemand anders heeft hem er al over aangesproken. Wat moet ik doen?

Tijdens een zakenreis vroeg een collega me meermaals uit en maakte hij opmerkingen over mijn uiterlijk, op zo’n manier dat ik er ongerust van werd. Zijn dit ongewenste intimiteiten, aangezien we niet op kantoor waren toen het gebeurde?

A

A

U moet onmiddellijk een manager of Human Resources aanspreken, omdat het verzenden van zulke grappen in overtreding is met het beleid inzake e-mailgebruik en onze normen inzake pesten en discriminatie. Door niets te doen laat u discriminatie toe en tolereert u meningen die de sfeer in het team, waar we zo hard aan werkten, ernstig kunnen schaden.

Dit gedrag wordt in geen enkele werksituatie getolereerd, inclusief zakenreizen. Rapporteer het probleem bij de afdeling Human Resources. Als u er geen moeite mee heeft, kunt u uw collega ook zelf op zijn/haar ongepaste gedrag aanspreken.

• Collega’s niet seksueel

intimideert. Seksuele intimidatie omvat ongewenste intimiteiten, ongepaste seksuele toespelingen of gedrag van seksuele aard. • Geen verbaal geweld gebruikt

tegen collega’s, ze niet bedreigt, beschimpt, intimideert of pest.

12 Vertrouwen opbouwen bij collega’s



Vertrouwen opbouwen bij klanten 13

V

V

Ik verdenk een collega ervan dat hij dronken naar kantoor komt. Wat moet ik doen?

Ik zag twee werknemers ruzie maken en één van de personen dreigde met fysiek geweld. Een vriend van mij, die ook binnen die afdeling werkt, zegt dat dat gewoon de manier is waarop men daar met elkaar omgaat. Ik vind het vervelend dit te melden, maar de emoties leken me erg echt. Moet ik dit melden of niet?

A

A

Dit is mogelijk een veiligheidskwestie; het is ook een prestatie- en reputatiekwestie. Het beste dat u kunt doen is uw vermoeden melden aan uw supervisor of aan de afdeling Human Resources. Dat is het beste voor iedereen, inclusief de betreffende collega.

Rapporteer de bedreiging onmiddellijk aan uw leidinggevende of bij Human Resources. Wanneer de veiligheid op het spel staat, kunnen we niet opmerkzaam genoeg zijn.

Wij bieden een veilige en gezonde werkplek. Marsh & McLennan Companies verplicht zich om een veilige en gezonde werkomgeving te bieden voor collega’s en bezoekers van onze kantoren. Het is ieders verantwoordelijkheid te handelen op een manier die onszelf en anderen beschermt.

ZORG ERVOOR DAT U • Op de hoogte bent van de regels

en gebruiken inzake veiligheid, beveiliging en gezondheid, die van toepassing zijn op uw werk.

KIJK UIT VOOR • Onveilige handelingen of

werkomstandigheden, zoals het gebruik van telefoons e.d. tijdens het rijden.

VOOR MEER INFORMATIE • Beleid Preventie van Geweld op

de Werkvloer • Marsh & McLennan Companies

Global Security • Op de werkvloer en tijdens elk

zakelijk contact niemand op een gewelddadige of onaangename manier aanraakt.

• Lakse omgang met

veiligheidsnormen, zoals toegangsprocedures en wachtwoordprotocollen.

• Nooit drugs verkoopt,

gebruikt of in uw bezit hebt op de werkvloer of tijdens een zakelijk contact. • Niet op kantoor komt of

zakelijke contacten onderhoudt wanneer u dronken bent of onder invloed van drugs of alcohol. • Risico’s met betrekking tot

veiligheid en beveiliging en elk ongeval op de werkvloer onmiddellijk meldt aan een lid van het managementteam of aan de afdeling Human Resources of Marsh & McLennan Companies Global Security.





V

Wij respecteren de privacy en persoonlijke informatie. Collega’s moeten elkaar kunnen vertrouwen. Wij beschermen de persoonlijke gegevens van onze collega’s. Dit geldt ook voor gegevens die we verzamelen en verwerken bij Human Resources, de salarisadministratie, opleiden van collega’s, bijhouden van individuele prestaties, toekenning van extra beloningen en het garanderen van gezondheid en veiligheid op de werkvloer.

ZORG ERVOOR DAT U • De wet en ons bedrijfsbeleid

KIJK UIT VOOR • Onbedoeld uitlekken van

inzake gebruik, bescherming en het bewaren van informatie over collega’s begrijpt en naleeft.

vertrouwelijke informatie over collega’s in publieke fora, tijdens telefoongesprekken of tijdens het werken op uw laptop.

Mijn beste vriendin werkt op de afdeling Loonadministratie van ons bedrijf en zij heeft toegang tot gegevens van werknemers. Ik wil een feestje organiseren en zou de uitnodigingen graag versturen naar de privéadressen van verschillende collega’s. Mag ik haar vragen om mij hun adressen te bezorgen?

A

VOOR MEER INFORMATIE • Beleid Persoonlijke informatie

Nee. Dit is een inbreuk op de privacy en kan disciplinaire gevolgen hebben voor zowel u als uw vriendin. U moet de adressen op internet opzoeken of rechtstreeks vragen aan de betreffende collega’s.

• Beleid Betreffende Bewaren van

Documenten

• Zich op de hoogte stelt van alle

soorten informatie die extra bescherming krijgen volgens de wet en ons bedrijfsbeleid (zoals persoonlijk identificeerbare informatie, rijksregisternummers en bankrekeningnummers) en dat u deze beschermt met alle gepaste middelen (zoals encryptie of andere types van beperkte toegang). • De afdelingen Compliance,

Human Resources of Legal raadpleegt wanneer een politie- of officiële instantie of enig ander persoon buiten ons bedrijf informatie vraagt over collega’s. • Verlies of onopzettelijke

uitlekken van informatie over collega’s onmiddellijk rapporteert aan een manager.

16 Vertrouwen opbouwen bij collega’s





klanten



Jane Ball London, U.K. Voor meer informatie, ga naar www.compliance.mmc.com


Behandel klanten eerlijk Wij zijn eerlijk en professioneel. Wij behandelen onze klanten eerlijk. Wij doen ons uiterste om de zakelijke behoeften van onze klanten te begrijpen en te vervullen, en blijven tegelijk trouw aan onze eigen ethische normen. Wij vertellen de waarheid over onze diensten, capaciteiten en vergoeding. Wij maken geen beloften die we niet kunnen waarmaken. Kortom, wij behandelen onze klanten zoals wij zelf behandeld zouden willen worden.

ZORG ERVOOR DAT U

• Voldoet aan alle

vergunningsvereisten en andere wettelijke vereisten die nodig zijn voor uw werk.

• Elke klant rechtvaardig en

eerlijk behandelt. • De voorwaarden van

• Nooit een verzoek van een

klantrelaties en overeenkomsten documenteert volgens de procedures van ons bedrijf.

klant om iets onethisch of onwettigs te doen inwilligt. Indien u twijfelt over de juiste actie, raadpleeg een manager of de afdeling Compliance of Legal.

• Producten en diensten

ontwikkelt en levert volgens de procedures van ons bedrijf, inclusief gepaste controles om een hoge kwaliteit te garanderen.

KIJK UIT VOOR • Elk verzoek om een regeling

waarbij het voordeel voor de werknemer persoonlijk is en niet voor de klant zelf.

• Elk probleem inzake een

mogelijke fout, verzuim, overschreden deadline of kwaliteitsgebrek onmiddellijk aan een manager meldt.

• Elk verzoek van een klant om

een regeling die niet duidelijk legaal is of die de reputatie van ons bedrijf kan schaden.

• Actuele of potentiële claims,

rechtszaken en fouten en verzuim aan Legal rapporteert d.m.v. het “Report to Counsel” -formulier van uw bedrijf.

• Druk van collega’s of

managers om mindere kwaliteit te leveren of om kwaliteitsstandaarden op te offeren.

• Elke mogelijke

belangenverstrengeling tussen klanten of tussen een klant en ons bedrijf onmiddellijk meldt aan een manager of aan de afdeling Compliance.

• Elk verzoek van een klant of

derden om onze inkomsten te delen als dit een overtreding van de lokale licenties of andere wetten of regelgeving inhoudt. • Opmerkingen van klanten

die als aanstootgevend of onrespectvol tegenover anderen kunnen worden beschouwd.

• Claims en E&O’s rapporteren

Eén van mijn klanten vraagt me om werkzaamheden te verrichten die ver buiten onze overeenkomst liggen. Het is een zeer belangrijke klant en ik wil hem te vriend houden. Wat moet ik doen?

Ik heb een strakke deadline en bereid een rapport voor een klant voor. Het rapport bevat bepaalde informatie die wij verzamelden. Ik heb de meeste gegevens gecontroleerd en ze lijken in orde te zijn. Mag ik ervan uitgaan dat de rest ook klopt, zodat ik mijn deadline misschien nog haal?

A

A

Belangrijke wijzigingen in overeenkomsten moeten geregistreerd worden en goedgekeurd worden door de klant. Uiteraard mag u het verzoek niet inwilligen als de klant onwettelijke of ongepaste dingen van u vraagt, zelfs niet om de klant “te vriend te houden”.

Uw reputatie en de onze zijn verbonden met alles wat we leveren aan klanten. Wanneer u de klant meldt dat de informatie die u verstrekt nauwkeurig is, moet u er zeker van zijn dat dit ook het geval is. Is dat niet het geval, dan kan dit schade berokkenen aan u en aan het bedrijf.

Ik heb ontdekt dat ik een fout maakte bij de facturatie van mijn werkuren aan de klant. Het is een kleine fout, gezien de omvang van het project, en als ik het meld, zal dit ons in een slecht daglicht stellen. Mag ik verdere facturen gewoon aanpassen om dit recht te zetten?

• Beleid Zakelijke

Belangenverstrengeling • Geschenken en Entertainment

Beleid • Beleid Onthulling van

Verzekering en Vergoedingen

A

• Professionele standaarden

operating company

vertellen wat u denkt dat ze willen horen in plaats van de waarheid. Indien een situatie onduidelijk is, biedt de klant accurate en nauwkeurige informatie, zodat hij die als basis voor een beslissing kan gebruiken. Voor meer informatie, ga naar www.compliance.mmc.com

V

V

VOOR MEER INFORMATIE

• Verleidingen om klanten te


V


U moet de afdeling Finance en de klant op de hoogte brengen en overeenkomen op welke wijze de fout hersteld kan worden. Dit is het enige juiste gedrag, dat in overeenstemming is met de beleidslijnen van ons bedrijf en dit kan zelfs het vertrouwen in onze eerlijkheid vergroten.


V

V

Mijn klant vraagt me informatie over een van zijn concurrenten, die ook klant is van ons bedrijf. Wat moet ik hem zeggen?

Ik wandelde langs een bureau van een collega deze ochtend. Zij was elders in vergadering, maar er bevond zich zeer vertrouwelijke informatie over één van haar klanten op haar bureau. Het is niet de eerste keer dat dit gebeurt. Wat moet ik doen?

A

A

U stelt beleefd maar kordaat dat wij geen informatie van klanten met een andere klant bespreken. Let erop dat u geen zaken bespreekt waarvan u denkt dat ze algemeen bekend zijn. Verplaats u in de positie van de andere klant van het bedrijf en vraag uzelf af of de klant u zal vertrouwen indien hij of zij ontdekt dat u zijn of haar zaken met een andere klant bespreekt.

U moet dit met haar of haar leidinggevende bespreken. Het beschermen van vertrouwelijke informatie is de verantwoordelijkheid van iedereen.

Wij beschermen de gegevens van de klant. Onze klanten vertrouwen ons. Bij het werven van klanten of bij het leveren van diensten aan onze klanten, komen wij regelmatig in aanraking met vertrouwelijke, gevoelige, niet-publieke en/of geheime informatie die nodig is om te doen wat de klant van ons verwacht. Wanneer dit gebeurt, bewaren en beschermen wij deze informatie op een veilige manier, zodat deze niet onbedoeld wordt onthult of misbruikt.

ZORG ERVOOR DAT U • De wet, ons bedrijfsbeleid en

overeenkomsten met klanten inzake gebruik, bescherming en bewaring van informatie van of over onze klanten begrijpt en naleeft. • Zich op de hoogte stelt van

alle soorten informatie die een extra bescherming krijgen volgens de wet en ons bedrijfsbeleid (zoals persoonlijk identificeerbare informatie, Burgerservicenummers en bankrekeningnummers) en dat u deze beschermt met alle gepaste middelen (zoals encryptie of andere types van beperkte toegang). • Klantinformatie alleen

gebruikt en vrijgeeft voor rechtmatige bedrijfsprocessen zoals specifiek toegestaan door ons bedrijfsbeleid Persoonlijke Informatie.




• De afdelingen Legal of

Compliance raadpleegt wanneer een politie- of officiële instantie of enig ander persoon buiten ons bedrijf informatie vraagt over klanten. • Uitsluitend informatie van of

over klanten binnen ons bedrijf deelt wanneer u er zeker van bent dat deze voldoende beschermd zal worden. • Informatie beschermt volgens

ons beleid Acceptabel Gebruik van Informatiehulpmiddelen, wachtwoorden beveiligt en alleen reist met gecodeerde laptops en draagbare toestellen die beveiligd zijn met een wachtwoord.

KIJK UIT VOOR • Verzoeken van klanten om

informatie over andere klanten. • Onbedoeld uitlekken van

vertrouwelijke informatie over klanten in publieke settings, zoals tijdens telefoongesprekken of tijdens het werken op uw laptop.

VOOR MEER INFORMATIE • Beleid Persoonlijke informatie • Beleid Acceptabel Gebruik van

Informatiehulpmiddelen • Beleid betreffende Bewaren van

Documenten

• Elk incident met betrekking

tot (een vermoeden van) verlies, diefstal, onbevoegde onthulling of ongepast gebruik van informatie van of over klanten onmiddellijk rapporteert aan zowel uw plaatselijke IT helpdesk als aan de afdeling Compliance.


V

Wij voldoen aan de speciale eisen van overheidsklanten. Ons bedrijf verbindt zich ertoe om te voldoen aan de vele speciale wettelijke, regulatoire en contractuele vereisten die van toepassing zijn bij het werken met de overheid over de gehele wereld. Deze vereisten zijn mogelijk van toepassing op aanbestedingen, facturering, boekhouding, onderaannemingen, arbeidsvoorwaarden, contractuele prestaties, klantenservice, geschenken en entertainment en vele andere zaken. Ons bedrijf is mogelijk ook verplicht deze vereisten op te leggen aan agenten en onderaannemers die betrokken zijn bij de werken. ZORG ERVOOR DAT U

• Ons bedrijfsbeleid en de

beschikbare informatie hieromtrent begrijpt en opvolgt, inclusief het beleid van Marsh & McLennan Companies over onrechtmatige betalingen, Werken met de Overheid en Geschenken en Entertainment.

• Bij elk geval bepaalt of de

klant waarmee u werkt een overheidsinstantie is. • Alle wetten, richtlijnen,

contractuele bepalingen en andere regels naleeft, die van toepassing zijn op de zakelijke relatie tussen ons bedrijf en elke overheidsklant waarmee u werkt.

KIJK UIT VOOR • Bedrijven zoals

luchtvaartmaatschappijen, oliebedrijven, financiële instellingen, telecommunicatieproviders en andere bedrijven die mogelijk, geheel of gedeeltelijk, bezit zijn van of bestuurd worden door de overheid, waarop speciale richtlijnen van toepassing zijn.

• De regels begrijpt m.b.t.

geschenken, entertainment, reizen of accommodatie van elke overheidsklant waarmee u werkt, omdat deze sterk kunnen verschillen van de regels die van toepassing zijn bij uw andere klanten. • Alle speciale eisen van

elke overheidsklant duidelijk communiceert aan alle collega’s, agenten, onderaannemers en andere zakenpartners die betrokken zijn bij het werk, en dat u processen opzet om er zeker van te zijn dat zij deze regels zullen naleven.

Ik heb een vergadering met een overheidsklant en deze loopt uit, waardoor de klanten hun trein missen. Er zijn geen treinen in de eerstvolgende uren. Mag ik hen een diner aanbieden, aangezien we aan het werk zijn in het kantoor van ons bedrijf?

• De verleiding om - normaal

A

gesproken gangbaar entertainment aan te bieden aan een overheidsklant – zoals een zakenlunch – alvorens de richtlijnen van de klant inzake entertainment te kennen. Bepaalde overheidsklanten hebben regels die ook zo’n vorm van entertainment verbieden of beperken.

Wanneer u zaken doet met overheidsklanten, vereist de Code dat u alle speciale vereisten kent met betrekking tot onze service aan zulke klanten. Dit omvat ook alle speciale interne richtlijnen van de klant of wettelijke vereisten met betrekking tot het aanbieden van etentjes, geschenken, entertainment of een andere vorm van gastvrijheid. Indien u zich in een situatie bevindt zoals deze en u weet niet wat de regels zijn, vraag de klant dan rechtstreeks of het aanbieden van een maaltijd is toegelaten. Gebruik altijd uw gezond verstand en indien u besluit een bescheiden maaltijd aan te bieden, rapporteer dit daarna dan onmiddellijk bij de afdeling Compliance, conform ons Beleid inzake Geschenken en Entertainment.

VOOR MEER INFORMATIE • Onrechtmatige Betalingen

Beleid • Werken met de Overheid Beleid • Geschenken en Entertainment

Beleid

• Wetten, richtlijnen of regels


die de relatie van ons bedrijf met een overheidsklant bepalen, waartoe u soms niet gemakkelijk toegang hebt. Indien mogelijk, vraag de overheidsklant u op de hoogte te brengen van dit soort vereisten.




V

V

Een kennis van me die bij een concurrent werkt, belde me net om een afspraak met me te maken om “mogelijkheden om elkaar te helpen” te bespreken. Mag ik ingaan op de uitnodiging als ik gewoon ga om te luisteren?

Ik werkte vroeger bij een concurrent. Mijn teamleden hebben mij gevraagd hen meer informatie te geven over de offertestrategieën van mijn vorig bedrijf. Is dit toegestaan?

A

A

Alvorens in te gaan op de uitnodiging, moet u met iemand van de afdeling Legal spreken; zij kunnen u begeleiden met betrekking tot verboden gespreksonderwerpen volgens de Wetgeving inzake mededinging. Hoewel het wettelijk gezien soms toegestaan is dat concurrenten samenwerken, moet u zich bewust zijn van de mogelijkheid dat de concurrent het gesprek stuurt in de richting van zaken die niet besproken mogen worden.

Indien de offertestrategieën geen openbaar bezit zijn, schendt u mogelijk wettelijke bepalingen ten aanzien van vertrouwelijke eigendomsrechtelijke informatie van de concurrent. Om de grenzen te begrijpen tussen datgene waarover u wel en niet kan spreken, neem contact met de afdelingen Compliance, Legal of Human Resources om de zaak te bespreken.

Concurreren op een ethische manier Wij leven de wetten inzake mededinging na. Marsh & McLennan Companies verplicht zich om daadkrachtig en eerlijk te concurreren door superieure producten en diensten aan te bieden en niet door gebruik van ongepaste of mededingingsbeperkende praktijken. Wij voldoen aan alle wetten inzake mededinging, antitrust en concurrentiële informatievergaring in de landen waar we handel drijven.

ZORG ERVOOR DAT U • Geen mededingingsbeperkend

gedrag vertoont, met inbegrip van: - Samenzwering — wanneer bedrijven geheime afspraken maken over de manier waarop ze zullen concurreren. Dit omvat mogelijk afspraken of uitwisseling van informatie met betrekking tot prijzen, voorwaarden, vergoeding of toewijzing van klanten of marktsegmenten. - Offertefraude — wanneer concurrenten offertes manipuleren om rechtvaardige concurrentie te beperken. Dit omvat mogelijk het vergelijken van offertes, afspraken maken om geen offerte in te dienen, of bewust niet-concurrende offertes indienen. - Koppelverkoop - wanneer een bedrijf een klant verplicht om producten of diensten af te nemen die ze niet willen of nodig hebben. - Prijsagressie - wanneer een bedrijf haar producten of diensten onder de prijs




verkoopt om een concurrent uit te schakelen of schade te berokkenen, met de intentie de prijzen te verhogen zodra de concurrent uitgeschakeld of beschadigd is. • Onthoudt u ook van:

KIJK UIT VOOR • Verleidingen om informele

gesprekken aan te gaan met concurrenten over concurrentiegevoelige informatie. Een gesprek kan een overtreding van de wet op de concurrentie betekenen, formeel of informeel.

- Het deelnemen aan discussies of het bespreken • Gebruik of uitlekken van op formele of informele wijze informatie over concurrenten van concurrentiegevoelige van nieuwe werknemers of onderwerpen met kandidaten. concurrenten van ons bedrijf, zoals de vergoeding voor • Deelname aan een onze diensten of andere branchevereniging, die voorwaarden betreffende de verboden, onderhandse manier waarop we zaken doen. overeenkomsten sluit of ongeoorloofd - Het delen van concurrentiegevoelige concurrentiegevoelige informatie uitwisselt. informatie van ons bedrijf met een concurrent. - Het delen van concurrentiegevoelige informatie van klanten of derden met hun concurrenten. - Het ondernemen van acties om een offerte aan een klant te coördineren of te ontmoedigen.


• Beleid Mededinging • Beleid Zakelijke

Belangenverstrengeling

- Het verkrijgen van concurrentiegevoelige informatie m.b.v. ongeoorloofde middelen. Vertrouwen opbouwen bij klanten 27

Wij werken niet met steekpenningen. Ongeoorloofde beïnvloeding kan vele vormen aannemen. Contant geld, geschenken, maaltijden, reizen, entertainment, leningen, giften voor goede doelen, politieke contributies of werkaanbiedingen kunnen allemaal ongeoorloofd gebruikt worden in een poging zakelijke beslissingen of acties van de overheid te beïnvloeden. Ongeacht de vorm maken wij geen gebruik van steekpenningen of gebruiken wij geen enkele ander middel tot ongeoorloofde beïnvloeding van de beslissing van klanten, potentiële klanten of vertegenwoordigers van de overheid. Wij bieden geen steekpenningen aan, niet rechtstreeks en niet via een derde partij. Wij doen dit zelfs niet op plaatsen of momenten waar dit een algemeen aanvaard verschijnsel is, wanneer onze concurrenten het wel doen, of omwille van enige andere reden. ZORG ERVOOR DAT U

• Boek nooit een uitgave op

zo’n manier, of sta nooit een collega toe dit te doen, dat de werkelijke aard van de kosten wordt verdoezelt, zoals bijvoorbeeld de kosten van een uitje met een klant als “consulting fee” of “opleidingskosten” boeken.

• Een klant, een potentiële klant

of een vertegenwoordiger van de overheid nooit iets van enige waarde geeft, aanbiedt of belooft, tenzij het wettelijk is toegestaan, proportioneel is en vrij is van enige bedoeling of overeenkomst of schijn om een zakelijke beslissing of actie van de overheid te beïnvloeden.

• Verzoeken voor betalingen

naar een land of een partij die niet gerelateerd zijn aan een transactie, of voor contante betalingen.

• Onze strenge due diligence-

processen volgt wanneer u agenten inhuurt die ons of derde partijen die ons aan klanten voorstellen vertegenwoordigen, en dat u hun activiteiten controleert tijdens de gehele duur van de overeenkomst.

• Derde partijen of agenten die

als waardevol beschouwd worden omwille van hun persoonlijke banden i.p.v. hun diensten, of die vergoedingen vragen die niet in proportie zijn met de waarde van hun diensten.

• Een melding maakt wanneer

u enig teken of “rode vlag” bemerkt dat een collega, derde partij of andere agent van ons bedrijf betrokken zou zijn bij enige poging om een beslissing van een klant, een potentiële klant of een vertegenwoordiger van de overheid ongeoorloofd te beïnvloeden.

• Verzoeken om derde partijen


of agenten in te huren zonder schriftelijke overeenkomst, of zonder het vervolledigen van de documentatie die vereist is volgens het due diligence proces van ons bedrijf.

V

V

Wij overwegen een prominente zakenman als consultant in te zetten om nieuwe markten te openen voor onze diensten in een bepaald land. Deze persoon vraagt een budget van een paar duizend euro om ervoor te zorgen dat alle functionarissen gunstig gestemd zijn. Hij zegt dat dat de manier van zaken doen is in dat land. Mag ik akkoord gaan?

Ik stuurde een aanvraag voor een visum naar een ambassade, maar het duurt erg lang en ik moet nu naar dat land reizen. Men heeft mij verteld dat de ambassade mogelijk sneller handelt als ik een van haar medewerkers een bescheiden bedrag betaal. Mag ik zulke betalingen doen?

Ik heb een klant in een ander land wiens verzekeringsmanager op het punt staat om drie dagen in mijn stad door te brengen voor zakenbesprekingen met mij en verzekeringsbedrijven die de dekkingen van de klant onderschrijven. De manager heeft me gevraagd of ons bedrijf op eigen kosten een dag sightseeing voor hem kan organiseren tijdens dit verblijf. Moet ik dit met de afdeling Compliance bespreken?

A

A

A

Nee. Het is duidelijk dat deze persoon ongepaste betalingen wenst te doen die in overtreding zijn met de Code en ons Beleid inzake Ongepaste Betalingen - en waarschijnlijk ook met de wet. U moet deze actie verhinderen en mag dit niet negeren, ook als deze ongepaste handelingen uitgevoerd worden door een agent in plaats van door u of een collega binnen het bedrijf dient u dit te voorkomen.

Nee. De betaling gebeurt aan een persoon en niet aan de ambassade. Dit is een “bevorderings” betaling die in strijd is met de Code en onwettig is in bijna alle landen waar we actief zijn. Indien het een administratieve betaling is, de normale gang van zaken bij een ambassade, en de betaling gaat naar de ambassade en niet naar een individuele werknemer, is het mogelijk toegelaten deze betaling uit te voeren raadpleeg hiervoor de afdeling Compliance of Legal.

Ja. Het juiste evenwicht bewaren tussen zakenbesprekingen en entertainment vereist vaak een zorgvuldig inzicht in de anti-corruptiewetten die op ons bedrijf van toepassing zijn. Compliance kan u helpen om de grenzen duidelijk vast te stellen zodat het bezoek van een klant de klantenrelatie kan verbeteren en de wettelijke bepalingen respecteert.

• Eisen van klanten tot het

inhuren van specifieke derde partijen. • Verzoeken van klanten

om gunsten, zoals sollicitatiegesprekken voor familieleden. • Entertainment of maaltijden

KIJK UIT VOOR

V

die kunnen beschouwd worden als overdadig of ongeoorloofd.

VOOR MEER INFORMATIE • Onrechtmatige Betalingen

Beleid • Procedures en formulieren voor

het inhuren van derde partijen • Geschenken en Entertainment

Beleid • Werken met de Overheid Beleid • Bijdragen Beleid



Lorem ipsum 29

Het belang van de klant staat centraal wanneer wij ze helpen leveranciers te zoeken. Men doet vaak een beroep op ons om klanten te helpen bij de keuze van hun leverancier: enkele van onze belangrijkste diensten omvatten het helpen van onze klanten bij hun keuze van verzekeraars en herverzekeraars en investering-service providers op gebied van pensioenen en benefit plans. Het belang van de klant staat altijd centraal wanneer wij ze helpen leveranciers te zoeken.

ZORG ERVOOR DAT U • Klanten helpt leveranciers

te kiezen op basis van de kwaliteit van de producten en diensten en de concurrentiële eigenschappen van hun prijzen en andere voorwaarden. • Klanten helpt om leveranciers

KIJK UIT VOOR • Relaties tussen ons bedrijf en

een leverancier, of tussen een collega en een leverancier, die zou kunnen worden opgevat als een belangenverstrengeling. Indien zo’n relatie bestaat, bespreek ze met een manager.

VOOR MEER INFORMATIE • Beleid Onthulling van

Verzekering en Vergoedingen • Beleid Zakelijke

Belangenverstrengeling • Operating Company procedures

voor het kiezen van verzekeraars en herverzekeraars

te kiezen die goed gekwalificeerd en financieel verantwoordelijk zijn, en leveranciers te vermijden die een verleden hebben van onwettige of onethische praktijken, of die mogelijk de reputatie van onze klanten schaden. • Actuele of potentiële

belangenverstrengeling of persoonlijke relaties met een potentiële leverancier meldt aan uw manager, indien u betrokken bent bij de keuze van de leverancier. • Iedere gunst vermijdt van

een leverancier of potentiële leverancier, die de schijn van persoonlijk voordeel kan creëren.





Vertrouwen wekken in ons

bedrijf

Vertrouwen ipsumopbouwen in ons bedrijf 32 Lorem



Vertrouwen Building opbouwen trust in the in ons Company bedrijf 33

Ken onze zakenpartners

V

Wij leven alle internationale handelswetten na. Marsh & McLennan Companies leeft handelsembargo’s, wetten inzake bestrijding van financiering van terroristen, exportwetgeving en anti-boycotwetten na. Deze wetten bepalen onder meer specifieke landen, bedrijven en personen waarmee het verboden is zaken te doen. Deze wetten zijn ingewikkeld en kunnen op verschillende manieren van toepassing zijn op verschillende collega’s en in verschillende gebieden. Hoewel we niet verwachten dat u een expert wordt op het gebied van deze wetten, moet u zich ervan bewust zijn dat er een mogelijkheid bestaat dat een klant, prospect, aannemer, leverancier of verzekeringsmaatschappij mogelijk gevestigd is in een land waartegen een embargo is uitgevaardigd, zelf een gesanctioneerd bedrijf of persoon is, of mogelijk zaken doet in of met een gesanctioneerd land, bedrijf of persoon. Uw vestiging beschikt over procedures die ontwikkeld zijn om u te helpen bij het identificeren van situaties die onderhevig zijn aan deze wetten, en u moet deze procedures kennen en naleven. ZORG ERVOOR DAT U • De juiste informatie invoert

in de systemen die door uw vestiging beschikbaar gesteld worden om klanten, leveranciers, onderaannemers of derde partijen alvorens aan een nieuwe opdracht te beginnen of een nieuwe zakenpartner in te lijven. De systemen bekijken of business partners op sanctielijsten voorkomen. • Geen enkele vorm van

“facilitering” aangrijpt – bijvoorbeeld, iemand anders helpen bij het uitvoeren van zaken die voor u verboden zijn. Indien het voor u volgens de wet verboden is een actie uit te voeren, is het ook verboden om iemand anders te helpen deze actie uit te voeren, de mogelijkheid aan iemand anders aan te bieden of advies m.b.t. deze actie goed te keuren of te bieden.

• Vraag advies aan de

afdelingen Compliance of Legal wanneer u conflicten ontdekt tussen de sancties in verschillende landen.

KIJK UIT VOOR

Wij maken kans op een grote deal met een nieuwe klant in de energie-industrie. Maar deze klant is gevestigd in een land dat bekend is om zijn steun aan terroristen, en men heeft mij gezegd dat ik beter kan wachten met het ondertekenen van het contract tot we een due diligence hebben uitgevoerd, conform onze procedures. Dit lijkt de deal echter niet ten goede te komen.

A

VOOR MEER INFORMATIE • Naleving van Handelsembargo’s

Beleid

Het is een essentieel onderdeel van ons werk om risico’s verbonden aan transacties die u uitvoert te identificeren en te beheersen. Nieuwe klanten kunnen vele risico’s met zich meebrengen, inclusief het risico op overtreding van internationale handelsembargo’s. Hoewel dit meer tijd kan vergen, zal het uitvoeren van een due diligence in situaties als deze op lange termijn de juiste manier zijn om het bedrijf te beschermen.

• Anti-Witwaspraktijken Beleid

• Derde partijen die handelen

in naam van gesanctioneerde landen, bedrijven of personen. • Geld of andere activa in het

bezit van ons bedrijf waar een gesanctioneerd land, bedrijf of persoon mogelijk interesse in toont.

34 Vertrouwen opbouwen in ons bedrijf



Vertrouwen opbouwen in ons bedrijf 35

V

Wij werken aan witwaspreventie en aan het verhinderen van financiële misdaden. Marsh & McLennan Companies leeft alle wetten inzake witwaspreventie na. Het witwassen van geld betreft handelingen met de bedoeling de oorsprong of aard van de opbrengsten van een criminele activiteit te verbergen. U bent verplicht de anti-witwasprocedures van uw vestiging te volgen, m.i.v. de ken-uw-klant-procedures en beperkingen m.b.t. betalingsmethoden. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van en oplet voor “rode vlaggen” met betrekking tot witwaspraktijken. Wanneer er, tijdens een transactie, een rode vlag opduikt, raadpleeg dan uw bevoegde Anti-Money Laundering Officer, of een manager of de afdeling Compliance of Legal, alvorens verder te gaan.

Een van mijn klanten deed een grote vooruitbetaling voor werk dat wij zouden gaan uitvoeren. Nadat een klein deel van de werkzaamheden werd uitgevoerd, annuleert de klant het project en hij vraagt om terugbetaling van het vooruitbetaalde aan een derde partij. Kan dit wijzen op een witwasoperatie? Wat moet ik doen?

ZORG ERVOOR DAT U

A

• De ken-uw-klant procedures

• Anti-Witwas Beleid

• Een klant of prospect die:

van ons bedrijf volgt.

Overbetalingen en betalingen aan derde partijen zijn situaties die kunnen wijzen op witwaspraktijken. Het witwassen van geld omvat meestal een reeks transacties met de bedoeling de oorsprong van het geld te verdoezelen. Deze constructie kan bedoeld zijn om ons bedrijf een derde partij te laten betalen, die de klant niet zelf rechtstreeks wenst te betalen. Neem contact op met uw toegewezen Anti-Money Laundering Officer, de afdeling Compliance of Legal alvorens de transactie uit te voeren.

• De procedures volgt

inzake aanvaardbare betalingsvormen wanneer u betrokken bent bij het ontvangen of boeken van gelden. Bepaalde betalingsvormen, zoals contact geld of cheques van derde partijen, vormen een verhoogd risico op witwaspraktijken.

- een verleden van financiële misdaden heeft of beschuldigd werd van witwaspraktijken.

• Naleving van Handelsembargo’s

Beleid

- een onduidelijke bedrijfsstructuur heeft, waardoor de werkelijke eigenaars niet bekend zijn. - weigert om een transactie of relatie correct te documenteren of

• De wetten die van toepassing

zijn naleeft op gebied van het melden van verdachte activiteiten, door het inlichten van een bevoegde Anti-Money Laundering Officer of Compliance Officer m.b.t. activiteiten die een aanwijzing kunnen zijn voor witwaspraktijken. • Een klant nooit inlicht of

“tipt” over vermoedens van witwaspraktijken. In bepaalde landen is het “tippen” van zulke informatie een strafbaar feit.



KIJK UIT VOOR



- betalingen in contanten doet aan of vraagt van een derde partij die of een land dat niet betrokken is bij de transactie. • Transacties die geen zakelijk

nut lijken te hebben of niet consistent zijn met de zakelijke strategie van die partij. • Dubbele betalingen of

overbetalingen die niet eenvoudig kunnen worden gerechtvaardigd als fouten.


V

Wij bouwen sterke relaties op met onze leveranciers. Ons succes is grotendeels afhankelijk van het inhuren van leveranciers en onderaannemers die superieure service bieden op redelijke voorwaarden.

ZORG ERVOOR DAT U • Leveranciers en aannemers kiest

op basis van de kwaliteit van de producten en diensten en de concurrentiële eigenschappen van hun prijzen en andere voorwaarden. • Leveranciers kiest die

gekwalificeerd en financieel stabiel zijn, en leveranciers vermijdt die een verleden hebben van onwettige of onethische praktijken, of die mogelijk onze reputatie schaden. • Actuele of potentiële

belangenverstrengeling of persoonlijke relaties met een potentiële leverancier meldt aan uw manager, indien u betrokken bent bij de keuze van de leverancier. • Gunsten afwijst van een

• Leveranciers met verschillende

• Relaties met Leveranciers Beleid

KIJK UIT VOOR

• Geschenken en Entertainment

en een leverancier die mogelijk een schijn van belangenverstrengeling kan wekken.

A


achtergronden aanmoedigt om offertes in te dienen.

• Enige relatie tussen uzelf

Mijn oud-kamergenoot is net gepromoveerd tot Vice President bij een van onze leveranciers, en hij heeft me uitgenodigd voor een trip naar Monte Carlo op kosten van zijn bedrijf, om “bij te praten” en eventueel de relatie tussen onze bedrijven te bespreken. Mag ik hierop ingaan?

Nee. De buitensporige aard van deze uitnodiging wekt een schijn van persoonlijk voordeel voor u, wat geïnterpreteerd kan worden als beïnvloeding van uw oordeel ten gunste van deze leverancier. Een cadeau dat of uitnodiging die een schijn van beïnvloeding wekt, is in strijd met ons Beleid inzake Geschenken en Entertainment.

Beleid • Beleid Inzake bestuurs- en andere

posities bij externe organisaties • Zakelijke Belangenverstrengeling

Beleid

• Druk om een leverancier te

kiezen die geen concurrentiële producten, diensten, prijzen of voorwaarden aanbiedt, maar omdat het ook een klant of potentiële klant van ons bedrijf is. • Leverancierspraktijken

die onze reputatie in gevaar kunnen brengen, zoals schending van de mensenrechten of milieuwetten.

leverancier of potentiële leverancier, die een schijn van persoonlijk voordeel kan creëren.





Ga integer om met belangenverstrengeling

V

Wij behandelen zakelijke belangenverstrengeling eerlijk en integer. Gezien ons brede spectrum aan klanten en ons diverse zakelijke aanbod, worden wij soms geconfronteerd met situaties waarbij de belangen van een klant strijdig zijn met de belangen van een andere klant, of zelfs met de belangen van ons bedrijf zelf. Zulke situaties zullen wij zo snel mogelijk identificeren, ze op een integere manier oplossen en onze klanten rechtvaardig behandelen.

ZORG ERVOOR DAT U • De procedures van uw ves-

tiging inzake klantcontrole naleeft door de informatie in het klantenbeheersysteem bij het openen van een account correct in te voeren en bij te werken indien nodig.

KIJK UIT VOOR • Situaties waarbij een kans om

inkomsten te genereren voor ons bedrijf niet in het belang van de klant is.

We werden ingehuurd om een deel van de activiteiten van een klant te beoordelen. Voor de uitvoering van die activiteiten is een beroep gedaan op een zusterbedrijf van Marsh & McLennan Companies als belangrijkste dienstverlener. Onze analyse omvat mogelijk een beoordeling van het werk dat uitgevoerd is door ons zusterbedrijf. Wat moeten we doen?

VOOR MEER INFORMATIE • Zakelijke

A

Belangenverstrengeling Beleid

• Situaties waarbij een klant in

Dit is een aanzienlijke vorm van belangenverstrengeling. Werk samen met de afdeling Compliance en de personen die verantwoordelijk zijn voor de klantrelatie bij beide bedrijven om ervoor te zorgen dat u dit professioneel afhandelt. U moet op zijn minst de klant inlichten over het feit dat uw bedrijf en het zusterbedrijf beiden bedrijven zijn van Marsh & McLennan Companies.

een rechtzaak is verwikkeld met een andere klant.

• Potentiële zakelijke

belangenverstrengeling snel identificeert. • Een gepast actieplan opstelt

om het conflict te behandelen. Mogelijke oplossingen voor een conflict zijn:

• Diensten die inhouden dat

een vestiging een onderzoek voert naar, een mening geeft over, of het werk betwist van een ander bedrijf van Marsh & McLennan Companies.

- het onthullen van de relaties aan de betrokken partijen; - het verkrijgen van goedkeuring van de partij die het risico loopt; - het bepalen van informatiebarrières (ethische grenzen); of - het weigeren van de opdracht. • Zorg ervoor dat de

voorgestelde oplossing de goedkeuring draagt van de afdeling Compliance. 40 Vertrouwen opbouwen in ons bedrijf




V

Wij zijn transparant m.b.t. mogelijke persoonlijke belangenverstrengeling. Ieder van ons heeft een loyaliteitsplicht t.o.v. ons bedrijf en haar aandeelhouders. Wij moeten belangenverstrengeling tussen ons bedrijf en onszelf vermijden of melden. Wij mogen uitsluitend een bestuursfunctie of andere positie aanvaarden bij een organisatie buiten Marsh & MacLennan Companies indien deze het nakomen van onze plichten bij Marsh & McLennan Companies niet belemmert.

Mijn vrouw heeft een opleidingscentrum voor bedrijven. Mag zij een offerte indienen om leverancier te worden van Marsh & McLennan Companies?

A Ze mag een offerte indienen. Om elke schijn van belangenverstrengeling te vermijden, moet u deze relatie bij uw manager melden; het verzoek doorzenden naar de afdeling die verantwoordelijk is voor de inkoop en u verder niet mengen in deze zaak. De belangrijkste actie bij een potentiële belangenverstrengeling is deze te melden zodat deze op de gepaste manier behandeld kan worden.

ZORG ERVOOR DAT U • Belangenverstrengeling

zoveel mogelijk vermijdt en, indien er zich een mogelijke belangenverstrengeling voordoet, deze meldt aan uw manager of de afdelingen Compliance of Legal.

• Vermijd investeringen die van

wezenlijk belang voor je zijn (of groter zijn dan 1 % van de aandelen van het bedrijf) in een bedrijf, dat een concurrent is van of zaken doet met ons bedrijf, zonder voorafgaande toestemming van je leidinggevende.

- Geschenken, entertainment of andere gunsten van een leverancier of aannemer aanvaarden, die de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding kan wekken.


• Beleid Inzake bestuurs- en andere • Geen externe opdrachten

of een dienstverband, leiderschapsfunctie of bestuursfunctie aanvaardt die ons bedrijf schade kunnen berokkenen, zoals: - werken bij een concurrent; - extern werk dat uw werk voor ons bedrijf belemmert; of - extern werk dat ons bedrijf in verlegenheid kan brengen. • Onderneem zelf geen zakelijke

activiteiten die passende zakelijke opportunities zouden zijn voor ons bedrijf.

KIJK UIT VOOR

posities bij externe organisaties • Geschenken en Entertainment

• Algemene

belangenverstrengeling zoals:

Beleid

• Leveranciers Beleid - een persoonlijke vriend of familielid aanbevelen als leverancier of aannemer, zonder • Zakelijke Belangenverstrengeling Beleid de relatie te onthullen;

- een bedrijf voorstellen als leverancier of aannemer, waarbij financiële belangen spelen, zonder de relatie te onthullen; - werk uitvoeren voor een leverancier of een klant; - een leverancier of aannemer werk in uw naam uit te laten voeren, vergoed of niet vergoed;





Wij gebruiken ons gezond verstand wanneer we geschenken of entertainment geven of aanvaarden. In de juiste omstandigheden kan een bescheiden geschenk een attent “bedankje” zijn, of een diner kan een ideale sfeer creëren voor een zakelijke bespreking die een relatie met de klant verstevigt. Maar wanneer met geschenken en entertainment niet zorgvuldig wordt omgegaan, kunnen ze een schijn van ongeoorloofde beïnvloeding creëren, normen van klanten overtreden en zelfs in strijd zijn met de wet.

ZORG ERVOOR DAT U • Geen geschenken of

KIJK UIT VOOR • Situaties die u of ons bedrijf in

entertainment aanvaardt of verlegenheid kunnen brengen, geeft, tenzij ze zijn toegestaan, inclusief entertainment proportioneel zijn en vrij in seksueel getinte zijn van enige bedoeling of etablissementen. overeenkomst of schijn van beïnvloeding van een zakelijke • Regels of normen van klanten beslissing. die strenger zijn dan de normale normen van hun • Geen geschenken of bedrijfstak. entertainment geeft, belooft of aanbiedt aan • Klanten die publieke onderneeen vertegenwoordiger mingen lijken te zijn maar die van de overheid, zonder eigenlijk beschouwd worden voorafgaande toestemming als overheidsbedrijven. van de afdeling Compliance. • Geschenken, gunsten of • Vraag advies bij Compliance entertainment die passend wanneer u twijfelt over enig zijn voor een publieke aspect van het Geschenken onderneming maar niet voor en Entertainment Beleid, zoals een overheidsklant. twijfel bij het doen van zaken met vertegenwoordigers van de overheid of wanneer u eraan twijfelt of een geschenk is toegestaan of proportioneel is.


VOOR MEER INFORMATIE • Geschenken en Entertainment

Beleid • Leveranciers Beleid • Ongeoorloofde Betalingen

Beleid • Werken met de Overheid Beleid



V

V

Een leverancier nodigde me uit op een golftoernooi ten bate van een goed doel, en mijn Compliance officer keurde mijn deelname goed. Op het toernooi won ik met een tombola een set golfclubs ter waarde van EUR 2.000. Mag ik deze prijs aanvaarden?

Ik heb een goede band met een van mijn klanten. Voor Kerst zou ik hem graag een geschenkenmand en een paar flessen goede wijn willen sturen. Is dit toegestaan?

A

A

Nee. Een prijs die gewonnen wordt in een wedstrijd of een tombola is een geschenk. Een geschenk van EUR 2.000 is extravagant en zo’n geschenk accepteren is in strijd met ons Beleid inzake Geschenken en Entertainment.

Misschien. Controleer eerst het beleid van uw klant. Veel van onze klanten verbieden hun werknemers om waardevolle geschenken te aanvaarden. Indien dit geschenk niet in strijd is met het beleid van de klant, controleer dan ons Beleid inzake Geschenken en Entertainment. Volgens ons beleid moet de waarde van een geschenk minder zijn dan $250 dollar en moet het wettig, redelijk en vrij van elke schijn van beïnvloeding zijn. Indien u twijfelt, raadpleeg de afdeling Compliance of Legal.


V

V

Ik ben op de hoogte van een belangrijke nieuwe ontwikkeling binnen ons bedrijf en ik ben van mening dat ze de waarde van de aandelen van het bedrijf enorm zal doen stijgen. Ik weet dat ikzelf geen aandelen mag aankopen omdat ik hiervan op de hoogte ben, maar ik mag een vriend toch aanraden om in ons bedrijf te investeren?

Ik heb via mijn werk ontdekt dat een van onze klanten een samenwerking organiseert met een klein bedrijf. Dit lijkt een unieke kans om in dit kleine bedrijf te investeren en het is niet een van onze klanten. Mag ik dat doen?

A

A

Nee, dat mag u niet doen. Het is juist dat u met deze informatie niet zelf aandelen van het bedrijf mag aankopen, omdat het “essentiële geheime informatie” betreft. Het handelen in aandelen van het bedrijf wanneer u beschikt over dit type informatie is handelen met voorkennis en strafbaar bij wet. Het is echter eveneens verboden, op grond van het beleid en de wet, om aanbevelingen te doen aan anderen om aandelen te kopen of verkopen op basis van dit type van informatie, zelfs indien u deze informatie niet onthult wanneer u de aanbeveling doet. Dit wordt beschouwd als “tipgeven” en u en uw vriend kunnen mogelijk civiel en strafrechtelijk vervolgd worden..

Nee. U bent in het bezit van “essentiële geheime informatie” en u mag niet handelen op basis van deze informatie. Als, en zodra de informatie over de samenwerking wordt bekendgemaakt, mag u de aandelen aankopen, maar niet eerder.


Wij handelen niet met voorkennis van zaken of geven geen interne informatie vrij. Vertrouwelijke informatie mag niet gebruikt worden voor persoonlijk gewin. Het is voor ieder van ons verboden om aandelen te verhandelen of anderen te “tippen” om aandelen te verhandelen van Marsh & McLennan Companies of andere bedrijven wanneer u in het bezit bent van belangrijke informatie op het ogenblik dat deze informatie nog niet bekend is bij de gewone investeerders. Belangrijke informatie is informatie waarop een investeerder zich zou baseren om te beslissen aandelen te kopen of te verkopen. Belangrijke informatie kan verband hebben met ons bedrijf, een klant of een leverancier, en omvat mogelijk: nieuws over financiële resultaten; strategische plannen; zakelijke initiatieven; overnames of fusies; rechtzaken of bestuurswijzigingen. ZORG ERVOOR DAT U • Geen aandelen van Marsh &

McLennan Companies of enig ander bedrijf aan- of verkoopt wanneer u beschikt over geheime informatie over Marsh & McLennan Companies of dat andere bedrijf. • Nooit belangrijke geheime

informatie onthult aan andere personen.

KIJK UIT VOOR • Verzoeken van vrienden

VOOR MEER INFORMATIE • Privé Effectentransacties Beleid

of familie om informatie over Marsh & McLennan Companies of onze klanten of een ander bedrijf waarmee we zaken doen. Zelfs toevallige gesprekken kunnen geïnterpreteerd worden als illegaal “tippen” van geheime informatie.

• Geen shortposities inneemt of

derivaattransacties aangaat met betrekking tot aandelen van Marsh & McLennan Companies. • Verhandel geen aandelen

tijdens ”gesloten perioden” indien u op de hoogte gebracht bent dat deze handelsbeperkingen voor u gelden. Neem contact op met uw afdeling Legal als u vragen heeft of handel al dan niet is toegestaan.




Bescherm eigendommen en informatie van ons bedrijf Wij gebruiken bedrijfsmiddelen zorgvuldig. Wij kunnen beschikken over alle mogelijke bedrijfsmiddelen en zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de bescherming en het zorgvuldig gebruik ervan. Bedrijfsmiddelen omvatten financiën, faciliteiten, apparatuur, informatiesystemen, intellectueel eigendom en vertrouwelijke informatie.

ZORG ERVOOR DAT U • Vertrouwelijke informatie

uitsluitend gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden. • Vertrouwelijke informatie als

zodanig markeert om aan te duiden op welke manier deze behandeld, verspreid en, indien nodig, vernietigd moet worden.

• De auteursrechten, handels-

merken en licentieovereenkomsten van anderen respecteert wanneer u gebruik maakt van drukwerk of elektronische materialen, software of andere media. • Gebruik vermijdt van

bedrijfsmiddelen van ons bedrijf die deze zou kunnen schaden of verlies zou kunnen veroorzaken voor ons bedrijf.

• Verzending van vertrouwelijke

informatie naar onbemande faxmachines of printers.

VOOR MEER INFORMATIE • Acceptabel Gebruik van

Informatiehulpmiddelen Beleid • Bewaren van Documenten

Beleid

• Intellectueel eigendom en

vertrouwelijke informatie beschermt door ze uitsluitend te delen met bevoegde partijen. • Informatie van of over ons

bedrijf uitsluitend in of via informatiesystemen van ons bedrijf opslaat en communiceert. • Maak voor persoonlijke

doeleinden slechts sporadisch gebruik van de informatiesystemen van ons bedrijf. • Geen apparatuur of informa-

KIJK UIT VOOR • Het delen van wachtwoorden. • Bedrijfsmiddelen van ons

bedrijf die onbeveiligd worden achtergelaten. • Communicatie of

internetgebruik waardoor de informatiesystemen van ons bedrijf aangetast kunnen worden door virussen of die de firewalls ervan kunnen doorbreken. • Gebruik van niet-

goedgekeurde software. tiesystemen van ons bedrijf gebruikt om gegevens te creëren, • Gesprekken met betrekking op te slaan of te verzenden die tot vertrouwelijke informatie anderen als aanstootgevend die door onbevoegden kunnen kunnen beschouwen worden opgevangen.




V

V

Ik nam in een hotel deel aan een vergadering met meerdere andere werknemers van ons bedrijf. Tijdens de lunch lieten ze allemaal hun laptops in de vergaderzaal. Ik was daar nerveus over, maar deed hetzelfde. Was dat OK?

Ik heb een oproep ontvangen van een persoon die beweert vertegenwoordiger te zijn van een van onze zakenpartners. Hij vroeg me hem enkele proceduregegevens te zenden voor een project waarmee ik bezig ben. Wat moet ik doen?

A

A

Nee. De laptops en de informatie die ze bevatten zijn onze bedrijfsmiddelen. De laptops moeten beveiligd worden tegen verlies of diefstal en de informatie moet beveiligd worden tegen onbevoegde onthulling. U en uw collega’s hadden aanvullende maatregelen moeten nemen om de laptops te beveiligen, zoals het vergrendelen van de vergaderzaal of uw laptops meenemen naar de lunchruimte. Wanneer u zich buiten de kantoren bevindt, gelden deze regels eveneens. Zorg ervoor dat laptops en andere draagbare toestellen niet in het zicht van anderen bewaard worden in auto’s of hotelkamers. Indien beschikbaar, gebruik dan een afgesloten ruimte in de auto of in de brandkast in uw hotelkamer wanneer u uw laptop niet kunt meenemen.

U moet controleren of de persoon die de informatie vraagt de persoon is die hij beweert te zijn en dat hij volgens ons contract bevoegd is om de informatie te verkrijgen. Indien u dit kunt bevestigen, zorg er dan voor dat elke pagina van het document gemarkeerd is als “Vertrouwelijk”, indien het document geheime bedrijfsinformatie bevat.


V

Wij houden nauwkeurig zakelijke documentatie bij en houden degelijke interne controles. Marsh & McLennan Companies, een private onderneming, is afhankelijk van volledige en nauwkeurige zakelijke documentatie om haar verantwoordelijkheden te vervullen tegenover de aandeelhouders, klanten, leveranciers, officiële instanties en anderen. Wij documenteren zorgvuldig onze zakelijke documenten - inclusief boekhoudkundige gegevens, reis- en entertainmentgegevens, e-mails, nota’s, presentaties en rapporten - die volledig, eerlijk en nauwkeurig zijn, en bewaren ze in overeenstemming met ons intern controlesysteem.

Soms rapporteer ik verkoopcijfers te vroeg of onkosten te laat. Dat is toegestaan, niet? Ik verzin die cijfers toch niet.

A Volgens het beleid van ons bedrijf en de wet zijn we verplicht om alle transacties naar waarheid te registreren, op een nauwkeurige en tijdige manier. Transacties in de verkeerde periode registreren, zorgt ervoor dat onze financiële resultaten niet correct worden weergegeven.

ZORG ERVOOR DAT U • Boekhoudkundige en zakelijke

Lot E - Dutch -

records bijhoudt die de waarheid van de onderhavige gebeurtenis of transactie nauwkeurig weerspiegelen. • Transacties registreert zoals

voorgeschreven door onze interne controlesystemen. • Zorgvuldig en duidelijk schrijft

in alle zakelijke communicatie, inclusief e-mails. Denk eraan dat geschreven documenten op een bepaalde dag publiek gemaakt kunnen worden. • Documenten - inclusief

contracten - uitsluitend ondertekent na controle en goedkeuring en waarvan u overtuigd bent dat ze nauwkeurig en waarheidsgetrouw zijn. • Documenten bewaart,

beschermt en vernietigt volgens het beleid inzake het Bewaren van Documenten. Op documenten, die onderwerp zijn van juridische procedures, verzoeken tot bewaring of wettelijke vereisten kunnen extra regels betreffende bewaring van toepassing zijn. 50 Vertrouwen opbouwen in ons bedrijf



• Justitiële verzoeken om de

• Het vernietigen, weggooien,

aanlevering van stukken en andere verzoeken om documenten begrijpt en eraan voldoet.

KIJK UIT VOOR

aanpassen, foutief archiveren of verbergen van data zowel in papiervorm als elektronisch - die onderhevig zijn aan een gerechterlijk bevel of soortgelijke eis tot het bewaren van documenten.

• Schattingen of


veronderstellingen die worden voorgesteld als feiten. Indien u schattingen of veronderstellingen in uw zakelijke records registreert, zorg dan voor de nodige documenten om deze te staven.

• Beleid inzake het Bewaren van

Documenten

• Overdrijving, minachtende taal

en andere uitdrukkingen die uit hun context gerukt kunnen worden. • Communicatie met betrekking

tot uw werk op blogs en sociale netwerksites. Deze kunnen worden beschouwd als zakelijke records en als dusdanig onderhevig zijn aan het Beleid inzake het Bewaren van Documenten van ons bedrijf en andere vereisten.


Wij communiceren eerlijk en professioneel met investeerders en het publiek. Wij communiceren eerlijk, professioneel en op legale wijze met investeerders en het publiek. Wij communiceren met zorg, intern of extern, formeel of informeel.

ZORG ERVOOR DAT U • De richtlijnen volgt die

zijn bepaald door de afdeling Human Resources m.b.t. toegang tot externe elektronische forums en sociale netwerksites. • U niet met de media spreekt

over onderwerpen m.b.t. ons bedrijf zonder de voorafgaande expliciete toestemming van de afdeling PR van uw vestiging of van de afdeling Corporate Communications. • Vragen van aandeelhouders

of financieel analisten doorverwijst naar de afdeling Investor Relations. • Goedkeuring ontvangt van de

uitvoerende afdeling PR van ons bedrijf of van uw manager alvorens openbare speeches te houden, artikelen te schrijven voor professionele dagbladen en andere openbare media wanneer u in verband wordt gebracht met ons bedrijf. • Goedkeuring ontvangt van de

uitvoerende afdeling Interne communicatie van uw bedrijf alvorens enige communicatie te verspreiden die bedoeld is voor een breed werknemerspubliek.

Communicatie bedoeld voor intercompany distributie vereisen de goedkeuring van de afdeling Corporate Communications.

V

Een vriend van mij zegt dat ik in de problemen kan komen als ik opmerkingen over het bedrijf op mijn Facebookpagina zet. Alleen mijn “vrienden” zien mijn opmerkingen en ik onthul geen financiële informatie, dus ik denk niet dat het een probleem is. Wie heeft er gelijk?

Een journalist van een financieel dagblad nam contact met me op en vroeg me om het standpunt van het bedrijf inzake een actueel wetsvoorstel. Mijn manager en ik hadden het die ochtend net over deze nieuwe wet en ik heb een grondige kennis van deze zaak. Mag ik de vragen van de journalist beantwoorden?

A

A

Uw vriend heeft gelijk. Facebook is een openbare website, zelfs indien uw persoonlijke pagina dat niet is, kan de informatie op uw persoonlijke pagina snel en eenvoudig worden doorgegeven van uw “vrienden” naar andere partijen waardoor de publieke perceptie over ons bedrijf of de reputatie van ons bedrijf kan worden beïnvloedt. U moet uiterst voorzichtig zijn wanneer u zaken op blogs of sociale netwerksites zet met betrekking tot uw dienstverband bij het bedrijf.

Nee. Alle verzoeken van de media moeten doorverwezen worden naar de afdeling Media Relations (PR) van uw bedrijf of naar Corporate Communications, zelfs indien u denkt dat u weet wat ze zullen zeggen.

VOOR MEER INFORMATIE • Aanvaardbaar Gebruik van

Informatiehulpmiddelen Beleid • Richtlijnen voor relaties met de

KIJK UIT VOOR

V

media

• De suggestie dat u zich

uitspreekt in naam van ons bedrijf in uw persoonlijke communicatie, inclusief in e-mails, blogs, message boards en op sociale netwerksites. • Verleidingen om de naam

van ons bedrijf of connectie te gebruiken buiten uw activiteiten op het werk zoals bij vrijwilligerswerk of gemeenschapswerk - zonder te verduidelijken dat deze uitsluitend bedoeld is ter identificatie en dat u ons bedrijf niet vertegenwoordigt. • Gesprekken met journalisten

die u verzoeken om informatie over ons bedrijf zonder eerst de afdeling PR of Corporate Communications te raadplegen.






de gemeenschap

54 Lorem ipsum


Wees een voorbeeldig burger

V

Wij zetten ons in voor de gemeenschap. Ons bedrijf heeft meer dan 50.000 mensen in dienst, die leven in duizenden gemeenschappen in meer dan 100 landen. Wij verbinden ons aan de gemeenschap waarbinnen we actief zijn en waarbinnen onze collega’s leven en werken. Wij uiten onze zakelijke sociale verantwoordelijkheid d.m.v. steun aan goede doelen, pro deo ondersteuning, vrijwilligerswerk door werknemers en partnerships met organisaties die de gemeenschap en mensen in nood helpen. Om de impact van onze inspanningen voor goede doelen te maximaliseren, en om ons ervan te verzekeren dat het geld dat we uitgeven goed wordt gebruikt, beschikt ons bedrijf over processen voor de propositie en goedkeuring van bijdragen en steun aan goede doelen.

ZORG ERVOOR DAT U • De richtlijnen van ons

bedrijf volgt bij het geven van bijdragen aan goede doelen. Iedere bijdrage moet vooraf worden goedgekeurd volgens de procedures van uw vestiging.

KIJK UIT VOOR • Verzoeken van klanten om

een bijdrage te leveren aan een goed doel. Deze verzoeken moeten worden goedgekeurd volgens de interne processen, zoals elke andere bijdrage aan een goed doel. Indien een klant vraagt om een persoonlijke bijdrage, raadpleeg dan eerst uw manager of de afdeling Compliance of Legal.

56 Vertrouwen wekken bij de gemeenschap

Naast haar functie in het bedrijf staat een collega die aan mij rapporteert aan het hoofd van een kleine non-profit organisatie. Ik heb gemerkt dat zij het telefoontoestel in haar kantoor regelmatig gebruikt voor gesprekken met betrekking tot haar goede doel. Mag dat?

A

VOOR MEER INFORMATIE • Zakelijke Sociale

Verantwoordelijkheid

Als manager heeft u in deze situatie meerdere verantwoordelijkheden. Ten eerste moet u ervoor zorgen dat de functie die zij bij de nonprofit organisatie bekleed, goedgekeurd is conform het Bedrijfsbeleid inzake Bestuur en Nevenfuncties bij Organisaties buiten Marsh & McLennan Companies. Ten tweede moet u melding maken van de situatie, wanneer de externe verantwoordelijkheden van uw collega haar belemmeren om aan haar verantwoordelijkheden te voldoen binnen het bedrijf. Ten derde moet u uw collega eraan herinneren dat zij niet suggereert dat het bedrijf haar non profit organisatie steunt. Tenslotte moet u haar eraan herinneren dat gebruik van telefoontoestellen of e-mail van het bedrijf voor persoonlijk gebruik - inclusief gebruik voor de non profit organisatie - tot een minimum beperkt moet worden.

• Bijdragen Beleid




Wij zijn milieubewust. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid om zaken te doen op een manier die het milieu beschermt en verbetert voor toekomstige generaties. Wij verplichten ons om met onze klanten en leveranciers te werken aan het versterken van ons beheer en onze verantwoordelijkheid voor het milieu.

ZORG ERVOOR DAT U • Uw energieverbruik beperkt,

zoals het uitschakelen van uw elektronische toestellen wanneer u ze niet gebruikt.

KIJK UIT VOOR • Zakelijke praktijken die een

gevaar vormen voor het milieu of die natuurlijke middelen onnodig gebruiken.

VOOR MEER INFORMATIE • Duurzaamheid bij Marsh &

McLennan Companies

• Uw gebruik van

kantoormaterialen beperkt tot datgene wat echt nodig is. • Het afdrukken en ander

papierverbruik beperkt. • Materialen zoveel mogelijk

recyclet. • Mogelijkheden identificeert

om positieve milieu-acties en –praktijken aan klanten voor te stellen.





V

Wij werken op een politiek correcte manier. Als een verantwoordelijke burger neemt Marsh & McLennan Companies mogelijk deel aan politieke activiteiten. Deze activiteiten zullen altijd in overeenstemming zijn met plaatselijke en nationale wetten. In de VS beschikt ons bedrijf over een politiek actiecomité (Marsh & McLennan Companies PAC), dat bijdragen levert aan federale kandidaten, campagnes, politieke partijen of politieke comités in de VS.

Ik heb me kandidaat gesteld voor de lokale verkiezingen. Ik wil een e-mail verzenden naar sommige van mijn collega’s over een evenement dat ik dit weekend organiseer om stemmen te winnen. Is dit toegestaan?

A

ZORG ERVOOR DAT U

Nee. Hoewel sporadisch gebruik van e-mail voor persoonlijk gebruik in het algemeen toegelaten is, is het gebruik van bedrijfseigendommen of -middelen, inclusief e-mailadressen, voor politieke redenen verboden.

• Goedkeuring hebt van de CEO

van uw vestiging, in overleg met Government Relations alvorens in naam van ons bedrijf politieke acties te ondernemen. Bovendien moet u goedkeuring krijgen van het Algemeen Bestuur alvorens in naam van ons bedrijf politieke bijdragen te leveren.


KIJK UIT VOOR

• Werken met de Overheid Beleid

• Interactie met

vertegenwoordigers van de overheid of officiële instanties, die gezien kan worden als lobbying. Elke lobbying-activiteit moet op voorhand worden besproken met de afdeling Government Relations.

• Ongeoorloofde Betalingen

Beleid

• Uw persoonlijke politieke

meningen en activiteiten niet gezien worden als die van ons bedrijf. • Geen bedrijfsmiddelen of

faciliteiten gebruikt om uw persoonlijke politieke activiteiten te ondersteunen. • De regels begrijpt die bijdragen

aan ons politieke actiecomité. Ons bedrijf vraagt geen bijdragen en elke dwang of druk om een bijdrage te leveren is verboden.




Vertrouwen wekken bij de gemeenschap 61

Index A Aandelen 47 Aandelen tippen 46-47 Aansprakelijkheid V, 5, 7 Agenten 24, 28 Alcohol en drugs 15 Antitrust 27 Audit 4 Auteursrechten 48

B

Bedrijfsmiddelen 48-49 Belangenverstrengeling 20, 27, 31, 40, 43 Belangrijke informatie 47 Bescherming van informatie over klanten 23, 46 Bescherming van informatie over werknemers 16-48 Bijdragen aan goede doelen 56-57 Boekhouding 24, 51

C

Compensatie 8, 20, 27-28, 31 Concurrenten 7, 22, 26-28, 43 Conflicterende wetten 7 Contante transacties 28, 37

D

Databeheer 16, 23, 48, 51 Discriminatie 13 Diversiteit 12

E

Een probleem melden 5, 8-9, 28 Eerlijke mededinging .26-27 Entertainment 20, 24-25, 28, 28-39, 43-45, 51 Ethics & Compliance Line III, 4-6, 9 Externe activiteiten 16, 23, 52, 57 Externe betrekkingen en nevenfuncties 43 62 Index

F

Familie 28, 47 Financiële gegevens/ Rapportage 51 Fondsen 36, 37, 48, 56

G Gelijke kansen 12 Gemeenschapsactiviteiten 56 Geschenken 20, 24-25, 28, 38-39, 43-45 Gezondheid 15-16

H

R Regelgeving 4, 24, 38 Reizen 23-24, 28-29, 51 Reputatie III, 4, 6, 14, 20-21, 31, 35, 38, 53 Respect V, 12, 16, 48

S

Seksuele intimidatie 12 Sociale netwerken 51-53 Steekpenningen 28

T Transparantie 20, 43

Handelen met voorkennis 46 Handelsembargo’s 34-35 Handelsmerken 48

I Integriteit III, V, 4, 6-7, 40 Intellectueel eigendom 48 Intimidatie 12-13

U Uitlekken van informatie 16, 23, 31

V Veilige werkplek 15 Verantwoordelijkheden van de

K

Vergelding 3, 5-6, 9

Klantenrelaties 20, 41, 44

Vergunningen 20

M

Vertegenwoordigers van de

leider 8

Mededingingswetgeving 26-27 Media Relations (PR) 52-53 Milieu 38, 58

O

overheid 28, 44, 61 Vertrouwelijke informatie 16, 22, 47-48 Vertrouwelijke informatie 47 Vertrouwelijke informatie

Onderaannemers 7, 24, 34,38 Onderzoeken 4 Ontheffing 7

P

De Code is geen arbeidsovereenkomst of een garantie op toekomstig dienstverband. De Code biedt geen aanvullende rechten aan collega’s, klanten, leveranciers, concurrenten, aandeelhouders of welke andere personen of entiteit dan ook. Ons bedrijf behoudt zich het recht voor om de Code nu en dan aan te passen.

47, 52

W Waarden III-IV Witwaspraktijken 34, 36-37

Persoonlijk voordeel 31, 38-39, 47 Politieke bijdragen 28, 61 Preventie van geweld 17 Privacy 16-17

Z Zakelijke communicatie 51, 52 Zakelijke records 51 Zaken met de overheid 24-25


© 2011 by Marsh & McLennan Companies, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur. Eerste uitgave in de Verenigde Staten van Amerika Door Marsh & McLennan Companies, Inc. 1166 Avenue of the Americas New York, NY 10036 212 345 5000 www.mmc.com Voor meer informatie, ga naar www.compliance.mmc.com Voor meer informatie, ga naar www.compliance.mmc.com

Lorem ipsum 63

I

Lorem ipsum

For more information, go to www.compliance.mmc.com

THE GREATER GOOD ONZE OUR GEDRAGSCODE

Recommend Documents