BP Gedragscode. Onze Gedragscode. Waar we in geloven

BP Gedragscode

Onze Gedragscode Waar we in geloven

Gedragscode 1

BP Gedragscode

BP Gedragscode

Inhoudsopag.ve Inleiding

8 Waar onze Gedragscode over gaat

10 Onze Gedragscode is gebaseerd op vier grondbeginselen

14 ‘Zero tolerance’ bij represailles

15 De rol van de functie Ethics & Compliance

Sectie 1: Veilig, verantwoord 22 Bescherming van gezondheid, veiligheid, beveiliging en het milieu en betrouwbaar handelen Sectie 2: Onze mensen 30 Mensen eerlijk en respectvol behandelen en iedereen gelijke kansen geven

32 Een respectvolle en intimidatievrije werkomgeving creëren

34 Privacy en vertrouwelijkheid beschermen

Sectie 3: Onze zakenrelaties 42 Juiste uitwisseling van geschenken en entertainment

46 Belangenverstrengeling voorkomen

50 Voldoen aan mededingingsen antitrustwetten

54 Voldoen aan handelsbeperkingen, exportcontroles en anti-boycotwetten

56 Het witwassen van geld voorkomen

58 Werken met leveranciers

Sectie 4: De overheden en 66 Het uitbannen van omkoping en corruptie gemeenschappen waarmee 70 Omgaan met overheden

We zeggen wat waar is. We doen wat juist is.

wij werken 71 Betrokkenheid bij gemeenschappen en respect voor hun rechten en waardigheid

72 Communiceren met investeerders, analisten en de media

74 Onze houding ten aanzien van politieke activiteiten

Sectie 5: Onze activa en 82 Accurate en volledige informatie, dossiers, verslaglegging en boekhouding financiële integriteit

86 BP’s activa beschermen

88 Intellectueel eigendom en beschermde informatie respecteren

90 Handel met voorkennis voorkomen

94 Onze digitale systemen verantwoordelijk en veilig gebruiken

Bijlage

98 Links naar uitgebreidere informatie over specifieke onderwerpen

Index Gedragscode

100

Naleving van onze Gedragscode

108

Hoe bepalen we wat ‘RIGHT’ is?

109

2

1

De Gedragscode is onze leidraad Nathan Shift Research Technician

De Gedragscode is onze leidraad Kavaljeet Assurance Delivery

BP Gedragscode

Om een bedrijf te zijn waar men op kan vertrouwen, moeten we werken volgens consistente en hoogstaande normen, en naar deze normen leven in alles wat we zeggen en doen, dag in dag uit, waar we ook werken.

BP Gedragscode

Welkom bij onze Gedragscode. Dit boek legt de basisregels vast waaraan iedereen in BP zich dient te houden en licht toe hoe onze waarden als richtlijn moeten dienen bij al onze beslissingen. De Gedragscode geeft informatie over waar u uitgebreidere normen en advies over specifieke onderwerpen kunt vinden. Met andere woorden, de Gedragscode helpt ons op de juiste manier te handelen wanneer we voor lastige beslissingen staan. Dit schept vertrouwen en heeft een positief effect op iedereen met wie we te maken hebben. Wetten verschillen van land tot land en we moeten deze altijd in acht nemen. Maar we moeten meer doen. Om een bedrijf te zijn waar men op kan vertrouwen, moeten we jaar in jaar uit werken volgens consistente en hoogstaande normen, en naar deze normen leven in alles wat we zeggen en doen, dag in dag uit, waar we ook werken. Iedereen binnen BP, zonder enige uitzondering, is verplicht deze Gedragscode te volgen en te handhaven - en we mogen niet vergeten dat, wanneer we daarin tekortschieten, we BP en onszelf kunnen blootstellen aan risico’s. Indien u op enig moment denkt dat onze Gedragscode niet wordt gevolgd of als u gewoonweg niet zeker bent over een bepaalde situatie, dan is het van groot belang dat u dat uitspreekt en vragen stelt of uw bezorgdheid rechtstreeks deelt. In deze Gedragscode vindt u informatie over de verschillende manieren om dat te doen, inclusief de vertrouwelijke hulplijn OpenTalk. Onze reputatie en onze toekomst als bedrijf is afhankelijk van ons vermogen om persoonlijk de verantwoordelijkheid te nemen om onze Gedragscode in de praktijk te brengen. Samen kunnen we de wereld laten zien dat BP als bedrijf verenigd is door sterke waarden - een bedrijf waar we trots op mogen zijn daar deel van uit te maken. We zeggen wat waar is. We doen wat juist is.

Bob Dudley, Group Chief Executive

6

7

BP Gedragscode

BP Gedragscode

Waar onze gedragscode over gaat Onze Gedragscode geeft ons de begeleiding en ondersteuning die we nodig hebben om op ethische wijze zaken te doen en om te voldoen aan de wet. Deze twee zaken zijn essentieel voor ons succes. Onze Gedragscode is een afspiegeling van onze toewijding om juist te handelen, waaronder ook het respecteren van de rechten van anderen. Door onderdeel uit te maken van BP, zegt u toe zich hieraan te zullen houden: indien u dat niet doet, kunt u uzelf, uw collega’s en BP aan risico’s blootstellen. Eenvoudig gezegd komt het erop neer dat het niet naleven van de Gedragscode wangedrag is, wat kan leiden tot disciplinaire maatregelen en zelfs ontslag. Van de bepalingen van onze Gedragscode kan geen afstand worden gedaan zonder voorafgaande goedkeuring, wat aangeeft hoezeer wij hieraan hechten. Dit wordt gecoördineerd door de Group Ethics & Compliance Officer, die goedkeuringen verkrijgt en ervoor zorgt dat alle relevante rapporten en verklaringen worden opgesteld, ook de wettelijk vereiste. Verklaringen van afstand zullen uitsluitend toegekend worden in uitzonderlijke omstandigheden.

Wie dienen zich aan de gedragscode te houden? Het korte antwoord is: iedereen. Het lange antwoord is: iedere werknemer en functionaris in elk bedrijf dat 100% eigendom is van BP en in joint ventures (JV’s ) voor zover dit mogelijk en redelijk is gelet op de mate van deelneming door BP. In situaties waarin BP niet het volledige beheer over een JV heeft, doen we er alles aan om ervoor te zorgen dat onze JV-partners zich aan vergelijkbare principes houden. Ook streven wij naar samenwerking met derden die opereren volgens grondbeginselen die vergelijkbaar zijn met deze Gedragscode. Dit omvat waar mogelijk het aangaan van een contractuele verplichting om te voldoen aan wettelijke vereisten en om te werken in overeenstemming met onze Gedragscode. Wij verwachten van al onze aannemers en hun werknemers dat zij in overeenstemming met onze Gedragscode handelen en zich aan de principes daarvan houden. Wanneer zij volgens ons niet aan onze normen of hun contractuele verplichtingen hebben voldaan, zullen wij overwegen contracten te beëindigen.

Indien u een leidinggevende bent... Heeft u extra verantwoordelijkheden onder de Gedragscode: • Tonen van ethisch leiderschap. • Tonen van leiderschap op het vlak van veiligheid en voor mensen de juiste omgeving creëren om onze waarde veiligheid goed na te leven. • Ethics & compliance-activiteiten bij BP ondersteunen. • Ervoor zorgen dat al uw teamleden de vereisten van de Gedragscode en lokale wettelijke vereisten begrijpen, en over de middelen beschikken om zich daaraan te houden. • Uw teamleden verantwoordelijk stellen voor het tentoonspreiden van ethisch gedrag en de nakoming van de Gedragscode en wettelijke vereisten. • De Gedragscode consequent ten uitvoer brengen. • Ervoor zorgen dat de juiste controles op naleving geïmplementeerd zijn in uw organisatie. • Uw mensen aanmoedigen om vragen te stellen en ethische punten van zorg naar voren te brengen door: - Ze te stimuleren om kwesties aan te kaarten. - Punten van zorg aan te pakken, zodra deze uitgesproken zijn. - Ervoor te zorgen dat tegen niemand die een zorg uit represailles genomen worden.

8

Naleving van de wet, bepaling van de norm Aangezien BP in meer dan 80 landen werkzaam is, kan deze Gedragscode niet alle verschillende wetten, van toepassing zijnde regelgevingen en overige wettelijke vereisten dekken. Daarom is het van belang dat u op de hoogte bent van diegene welke van toepassing zijn waar u werkt.

De informatie verkrijgen die u nodig heeft… Om u naar meer gedetailleerde informatie over verschillende onderwerpen te verwijzen, zijn er secties gemarkeerd in de Gedragscode, en wel met het symbool

We dienen in de allereerste plaats de wettelijke vereisten na te leven. Indien er een verschil is tussen een wettelijke vereiste en onze Gedragscode, zal altijd de meest strenge norm van toepassing zijn. Indien u hier vragen over heeft, praat dan met uw lijnmanager, HR, Legal of Ethics & Compliance.

In de bijlage worden ook links gegeven naar specifieke documenten/websites.

Er is sprake van een hoogst gereguleerde omgeving rond de tradingactiviteiten van BP – die soms in aanraking komt met andere BPbusinesses. Het is essentieel dat al onze handels- en daaraan verwante bedrijfsactiviteiten uitgevoerd worden binnen het kader van het ‘trading control & compliance framework’. De ‘Global Trading Guidelines’ zijn uitgewerkt op basis van de Gedragscode. Hierin zijn de vereisten voor gedrag en integriteit uiteengezet, die gelden voor iedereen bij BP die betrokken is bij tradingactiviteiten. Indien u hierbij hulp nodig heeft, neem dan contact op met Ethics & Compliance. Vóór alles mag niet vergeten worden dat deze Gedragscode slechts een uitgangspunt is. Hierin kan niet elke situatie opgenomen worden, en de Gedragscode is geen vervanging voor het gebruik van uw eigen beoordelingsvermogen en juist handelen.

9

… en om uw vragen te beantwoorden Om een indruk te krijgen van hoe de Gedragscode in de praktijk werkt, vindt u Vragen & Antwoorden in elke sectie die gemarkeerd is met het symbool

Deze Gedragscode verandert de bepalingen en voorwaarden van uw arbeidsovereenkomst niet. De Gedragscode zet gedetailleerd uiteen wat er van iedereen bij BP verwacht wordt en helpt ons om verantwoordelijk en respectvol te zijn. In dit document worden woorden of zinsdelen als ‘BP’, ‘ons bedrijf’ en ‘bedrijf’ gewoonlijk gebruikt om de werkmaatschappijen van BP aan te duiden.

BP Gedragscode

BP Gedragscode

Onze gedragscode is gebaseerd op vier grondbeginselen

Wat we doen

Wij leveren energie aan de wereld. We vinden, ontwikkelen en produceren essentiële energiebronnen. Deze bronnen zetten we om in producten die mensen overal nodig hebben. De wereld heeft behoefte aan energie en deze behoefte neemt toe. Deze energie zal er in talloze vormen zijn. Energie is en blijft overal van vitaal belang voor de mens en de vooruitgang. Wij verwachten dat mensen bij alles wat we doen hoge maatstaven hanteren. We streven ernaar binnen onze sector toonaangevend te zijn op het gebied van veiligheid, een concern van wereldklasse dat maatschappelijk verantwoord onderneemt en een geweldige werkgever is. Wij zijn BP.

10

Waar we voor staan

We hechten veel belang aan de wijze waarop we energie leveren aan de wereld. Dat begint bovenal met veiligheid en excellentie in al onze werkzaamheden. Dit is cruciaal voor ons succes. Onze aanpak is gebaseerd op respect, consequent zijn en de moed te hebben om op de juiste manier te handelen. Wij geloven dat succes voortvloeit uit de energie van onze mensen. We zijn vastbesloten om te leren en zaken beter uit te voeren. We zijn afhankelijk van het ontwikkelen en inzetten van de beste technologie, en het opbouwen van duurzame relaties. We willen een echt verschil maken bij het leveren van energie die de wereld vandaag nodig heeft èn in de veranderende wereld van morgen. We werken als één team. Wij zijn BP.

11

BP Gedragscode

BP Gedragscode

Veiligheid

We delen allemaal de verantwoordelijkheid om ons uit te spreken als we een vraag hebben over de Gedragscode of als we denken dat deze geschonden wordt.

Veiligheid is goed ondernemerschap. Alles wat we doen, steunt op de veiligheid van onze werknemers en de gemeenschappen om ons heen. We bekommeren ons om veilig milieubeheer. We zetten ons in om energie veilig aan de wereld te leveren.

Je uitspreken

Waar we waarde aan hechten

Respect

We respecteren de wereld waarin we opereren. Het begint met de naleving van weten regelgeving. We houden ons aan de hoogste ethische normen en gedragen ons zodanig dat we het vertrouwen van anderen verdienen. We zijn afhankelijk van de relaties die we onderhouden en respecteren elkaar en degenen met wie we werken. We waarderen de diversiteit van mensen en ideeën. We houden rekening met de gevolgen van onze beslissingen, zowel grote als kleine beslissingen, voor degenen om ons heen.

Excellentie

We opereren in een gevaarlijke sector en zetten ons in voor excellentie door middel van een systematische en gedisciplineerde bedrijfsvoering. We houden ons aan de regels en normen die wij voor ons bedrijf stellen. We zetten in op hoogwaardige resultaten en willen graag leren en verbeteren. Als iets krom is, zetten wij het recht.

Moed

Wat we doen is zelden gemakkelijk. Het behalen van het beste resultaat vereist vaak moed om problemen onder ogen te zien, vrijuit te spreken en trouw te blijven aan waar we in geloven. We streven er altijd naar juist te handelen. We onderzoeken nieuwe denkwijzen en zijn niet bang om hulp te vragen. We zijn eerlijk tegenover onszelf en vragen actief om feedback van anderen. We streven naar een duurzame toekomst, ondanks de kortetermijn-prioriteiten van onze wereld.

Eén team

Ongeacht de kracht van het individu zullen we samen méér bereiken. We stellen het team boven ons persoonlijke succes en zetten ons in om de capaciteiten van het team te versterken. We vertrouwen erop dat ieder van ons zijn of haar verplichtingen nakomt.

12

Wat we doen is zelden gemakkelijk. We moeten de moed hebben om ons uit te spreken en er altijd naar streven juist te handelen. Dit betekent dat u altijd om hulp dient te vragen als u een vraag heeft over de Gedragscode of denkt dat men zich hier niet aan houdt. Als u op de hoogte bent van een schending of potentiële schending van de Gedragscode of overige wettelijke vereisten, dient u dit onmiddellijk te melden – ongeacht of het gaat om u, uw manager of iemand anders. Onze ‘Fraud and Misconduct Reporting Standard’ biedt nadere informatie over het melden van incidenten – zie de bijlage voor de link. Meld urgente problemen zoals veiligheidsrisico’s lokaal als dat mogelijk is, om de snelste reactie te krijgen. Wij achten het van groot belang alle gemelde potentiële schendingen of gestelde vragen consequent te onderzoeken en we zullen deze eerlijk en verantwoord afhandelen. Om te voorkomen dat een kwestie of een punt van zorg een crisis wordt, dient u advies in te winnen zodra u dat kunt. U heeft de volgende keuzes: Het probleem doorspreken met uw lijnmanager – doorgaans de beste optie. Het probleem voorleggen aan uw Ethics & Compliance Leader (ECL). Contact opnemen met Legal, HR of Ethics & Compliance. Contact opnemen met OpenTalk als u liever geen contact opneemt met de bovengenoemde mensen.

13

OpenTalk biedt een vertrouwelijke manier om uw vragen te beantwoorden en te reageren op uw zorgen over naleving, ethiek of andere vereisten in de Gedragscode. Deze hulplijn, die bediend wordt door een onafhankelijk bedrijf, is beschikbaar voor iedereen, dag en nacht, op elke dag van de week. De OpenTalk hulplijn kan oproepen in meer dan 75 talen afhandelen. Als u contact opneemt met OpenTalk, wat u meestal anoniem kunt doen, zal de operator naar uw probleem of vraag luisteren, u indien nodig toelichtende vragen stellen en daarna een samenvatting van de oproep maken. De samenvatting wordt vervolgens, in strikt vertrouwen, verstrekt aan het OpenTalk-team van BP voor beoordeling en verdere actie, waar dat van toepassing is. U kunt OpenTalk bereiken op de volgende nummers: +44 (0) 800 917 3604 in het Verenigd Koninkrijk +1 800 225-6141 in de VS +1 704 540 2242 – het nummer voor ‘collectgesprekken’ (kosteloos) U treft een volledige lijst van lokale nummers aan op: www.opentalk.bpweb.BP.com U kunt ook een rapport indienen via de website: www.opentalkweb.com Schendingen van de Gedragscode dienen te worden gemeld via codeofconductcertification. bpweb.BP.com/Breach/Breach. aspx

BP Gedragscode

BP Gedragscode

‘Zero tolerance’ bij represailles

De rol en functie van Ethics & Compliance

Ons beleid van ‘zero tolerance’ bij represailles gaat hand in hand met onze overtuiging dat melding doen altijd de juiste manier van handelen is. Als u te goeder trouw een punt van zorg of wangedrag meldt – of deelneemt aan een onderzoek naar een klacht of een ethische zaak – voldoet u aan de Gedragscode. BP zal onder geen beding represailles tegen u tolereren. We beschouwen represailles als gevallen van wangedrag die, indien onderbouwd, zouden kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen en zelfs ontslag.

V. Moet ik mij uitspreken?

Ik denk erover om OpenTalk te bellen, maar ik weet niet zeker of ik dat moet doen. Mijn lijnmanager heeft mij gevraagd iets te doen waarvan ik het gevoel heb dat het gevaarlijk is, en misschien zelfs onrechtmatig. Maar ik ben bang dat hij me het leven zuur zou kunnen maken als ik dit naar voren breng. Wat moet ik doen?

A. Het is belangrijk dat u uw ongerustheid over deze potentieel ernstige zaak kenbaar maakt. U kunt er zeker van zijn dat elke oproep naar OpenTalk vertrouwelijk behandeld wordt. En in het onwaarschijnlijke geval dat iemand represailles tegen u neemt, wordt dit niet getolereerd en zullen er onmiddellijk maatregelen getroffen worden.

Represailles kunnen vele vormen aannemen, van genegeerd worden tot onrechtmatig ontslag. Het kan ook betekenen dat u geïntimideerd wordt, met het doel om u ervan te weerhouden een potentiële schending van de Gedragscode te melden. We nemen alle meldingen van represailles serieus, onderzoeken deze allemaal grondig en nemen passende maatregelen. Indien u vermoedt dat tegen uzelf of iemand die u kent represailles zijn genomen, neem dan onmiddellijk contact op met OpenTalk of met de Group Ethics & Compliance Officer, een vertegenwoordiger van HR of Legal.

V. Worden er represailles tegen mij genomen?

Drie maanden geleden heb ik anoniem contact opgenomen met OpenTalk. Ik was bezorgd omdat mijn teamleider mogelijk een contract had toegekend aan een bedrijf waarvan zijn vriend eigenaar was. Dat werd onderzocht en ik heb begrepen dat er actie is ondernomen. Sindsdien praten mijn collega’s uit mijn team niet meer tegen me en geven ze me belangrijke berichten niet meer door. Ik ben bang dat dit mijn prestaties zal beïnvloeden. Ik heb het gevoel dat mijn collega’s weten dat ik onze teamleider heb aangegeven bij OpenTalk en dat ze represailles tegen mij aan het nemen zijn.

A. Dit zou heel goed een geval van represaille kunnen zijn, dus u dient dit te laten onderzoeken. Als u het moeilijk vindt om de kwestie met uw teamleider te bespreken, neem dan contact op met een vertegenwoordiger van HR, de manager van uw teamleider, Legal, Ethics & Compliance of OpenTalk. Er zal grondig onderzoek gedaan worden om vast te stellen wat tot het gedrag van uw collega’s heeft geleid. Indien uit het onderzoek blijkt dat zij represailles tegen u hebben genomen, zullen passende maatregelen worden getroffen.

BP heeft een onafhankelijke functie gecreëerd ter controle van het ethics & complianceprogramma onder leiding van de Group Ethics & Compliance Officer.

Ethics & Compliance • Houdt onafhankelijk toezicht op aanzienlijke risico’s die BP loopt op het gebied van ethics & compliance, waar deze risico’s bewaarheid zouden kunnen worden en de te nemen maatregelen. • Beoordeelt de bedrijfscultuur op het gebied van ethiek en zorgt ervoor dat de hoogste ethische normen worden gevolgd. • Stelt verwachtingen op voor effectieve elementen uit het ethics & compliance-programma van BP, zoals raamwerken, normen, processen, systemen, tools, trainingen en communicatie. • Ondersteunt businesses en functies van BP bij het implementeren van programma’s om hun ethische en juridische verplichtingen na te komen en vastgestelde risico’s op het gebied van ethiek en naleving effectief te beheren of te beperken. • Zet transacties of activiteiten stop die mogelijk in strijd zijn met de BP Gedragscode of toepasselijke wettelijke vereisten inzake naleving. • Ondersteunt en helpt werknemers en anderen bij ethische dilemma’s en het naleven van de BP Gedragscode, standaarden van BP en toepasselijke wetten. • Voert OpenTalk uit en zorgt ervoor dat bijbehorende onderzoeken voldoen aan de ‘Fraud and Misconduct Reporting Standard’ van BP. • Voert waar nodig onafhankelijke onderzoeken uit naar ethische zaken en nalevingskwesties.

14

15

• Heeft een advocaat in dienst en instrueert deze om onderzoek te doen en andere steun te verlenen voor het ethics & complianceprogramma van BP. • Ondersteunt en assisteert business- en functionele leiders bij het uitvoeren van consequente disciplinaire procedures in verband met overtredingen van de BP Gedragscode en het opnemen van ethiek en naleving in beoordelingsgesprekken en andere HR-processen. • Controleert en beoordeelt objectief of het ethics & compliance-programma de risico’s van BP op het gebied van ethiek en naleving voldoende beheert/beperkt en doet voor zover nodig aanbevelingen voor verbetering. • Beoordeelt objectief of het ethics & compliance-programma van BP optimaal voldoet aan de eisen van stakeholders (ook regelgevende). • Vertegenwoordigt BP tegenover toezichthouders en overheidsfunctionarissen met betrekking tot ethiek en naleving. • Verstrekt periodieke beoordelingen en rapporten inzake het ethics & compliance-programma van BP aan de directie en commissies van de Raad van Bestuur.

De Gedragscode is onze leidraad Mark Despatch

De Gedragscode is onze leidraad Lola Operations Development Engineer

Veilig, verantwoord en betrouwbaar handelen

BP Gedragscode

Alles wat we doen, steunt op de veiligheid van onze werknemers en de gemeenschappen om ons heen. We maken het onze hoogste prioriteit onze eigen veiligheid, maar ook die van onze collega’s en iedereen met wie wij in contact komen, te beschermen. Ook hechten we veel waarde aan de bescherming van het milieu en het respecteren van de rechten en waardigheid van gemeenschappen overal ter wereld waar wij werken. We opereren in gevaarlijke omgevingen en zetten ons in voor excellentie en een gedisciplineerde bedrijfsvoering. Onze leiders hebben een voorbeeldfunctie op het gebied van veiligheid en dienen voor werknemers de juiste omgeving te creëren om de waarde veiligheid goed te kunnen naleven. Onze HSSE-doelstellingen zijn: geen ongevallen, geen schade aan mensen en geen schade aan het milieu.

• Bescherming van gezondheid, veiligheid, beveiliging en het milieu / pag. 22

20

21

1 Veilig, verantwoord en betrouwbaar handelen

BP Gedragscode

BP Gedragscode


Bescherming van gezondheid, veiligheid, beveiliging en het milieu We zijn er allemaal verantwoordelijk voor om de gezondheid, veiligheid en beveiliging van mensen en het milieu (HSSE) te beschermen. Dit omvat iedereen bij BP en iedereen die bij onze activiteiten betrokken is. Dit is essentieel voor het respecteren van hun rechten en voor ons succes. We werken er hard aan onze invloed op het milieu en de gezondheid te verbeteren door: • Afval, uitstoot en lozing te reduceren. • Efficiënt gebruik te maken van energie. • Blootstelling aan gezondheidsrisico’s op de werkplek te verminderen. • Veilige en hoogwaardige producten te maken. We stellen ook meetbare HSSE-doelstellingen in onze ondernemingsplannen, waar we ons allemaal aan zullen houden. Persoonlijke veiligheid en procesveiligheid is meer dan het naleven van regels. We moeten allemaal alert zijn op veiligheidsrisico’s tijdens onze werkzaamheden. Niets is zo belangrijk dat we niet de tijd kunnen nemen om het op een veilige manier te doen.

Basisregels waaraan u zich dient te houden Altijd

• Neem altijd eerst maatregelen om de veiligheid en het welzijn van iedereen om u heen te verzekeren. • Voldoe altijd aan van toepassing zijnde wetten en houd u aan de eisen die uiteengezet zijn in uw lokale Operating Management Systeem (OMS) of in Office Safety. • Stop altijd met werkzaamheden waarvan u denkt dat deze onveilig zijn of zouden kunnen leiden tot het vrijkomen van schadelijke stoffen in het milieu. • Voer uitsluitend werkzaamheden uit waarvoor u bevoegd, medisch gezond en voldoende uitgerust en alert bent om deze te kunnen verrichten. • Zorg er altijd voor dat u op de hoogte bent van de noodprocedures die gelden op de plaats waar u werkt. • Help altijd mee om te zorgen dat degenen die met u werken – werknemers, aannemers en derden – handelen in overeenstemming met onze HSSE- en bedrijfsvoorschriften. • Respecteer de capaciteiten van mensen met een cruciale veiligheidsfunctie. • Meld alle ongevallen, letsels, ziekten, onveilige of ongezonde omstandigheden, incidenten, lozingen of ontsnappingen van materiaal in het milieu of duidelijke overtreding van de wet of BP-vereisten aan het lokale BPmanagement, zodat onmiddellijk actie kan worden ondernomen. Ga er nooit van uit dat iemand anders een risico of punt van zorg zal melden.

22

• Vraag altijd om hulp en advies als u niet zeker bent over uw HSSE- en ‘operating’ verantwoordelijkheden, of als u bezorgd bent over een mogelijke of daadwerkelijke overtreding van een wet of de BP-vereisten op het werk.

Basisregels waaraan u zich dient te houden Nooit

• Voer nooit werkzaamheden uit indien uw prestaties negatief beïnvloed worden door alcohol of genees middelen op recept of vrij verkrijgbare geneesmiddelen, legale of illegale drugs. • Bedreig of intimideer nooit iemand op het werk en treed nooit gewelddadig op tegen iemand op het werk of in de gemeenschappen waarin we opereren. • Breng nooit wapens mee – inclusief wapens die gebruikt worden voor sportdoeleinden – naar BP-locaties, en gebruik nooit wapens binnen de organisatie van BP tenzij u daartoe goedkeuring verkregen heeft. Deze verbodsbepalingen, en de daarbij behorende noodzaak van goedkeuring, zijn niet van toepassing op een locatie waar de toepassing of tenuitvoerlegging daarvan niet in overeenstemming is met de van toepassing zijnde wetgeving op die locatie. De toestemmingsprocedure wordt geïnitieerd door een schriftelijk verzoek aan de Regional Security Advisor. Hiervoor is de goedkeuring vereist van zowel de Vice President, Group Security, als de President, BP America voor locaties in de VS of de Strategic Performance Unit Leader of een equivalent buiten de VS.

V. Moet ik mijn werkzaamheden staken? We streven ernaar om onze ‘operating’en HSSE-risico’s systematisch te beheren, en prestaties te verbeteren door middel van het Operating Management System (OMS) voor productiemedewerkers en Office Safety voor kantoorpersoneel. In de bijlage treft u links aan naar het OMS en Office Safety. Om meer te weten te komen over HSSE bij BP, OMS en Office Safety (inclusief nadere gegevens over de toepasselijkheid van OMS en Office Safety), kunt u onze Safety and Operations website bezoeken – zie de bijlage voor details. U vindt nadere informatie over digitale veiligheidsvereisten onder ‘Onze digitale systemen verantwoordelijk en veilig gebruiken’ in deze Gedragscode. Indien u vragen of zorgen heeft over veiligheid en ‘operations’, zijn er veel verschillende manieren om deze onder de aandacht te brengen. U kunt bijvoorbeeld met uw lijnmanager of een andere collega praten, of als u liever in vertrouwen met een onafhankelijke persoon praat, kunt u contact opnemen met OpenTalk.

Word ik bestraft als ik mijn werkzaamheden staak, wanneer ik bezorgd ben over veiligheid of milieuschade?

A. Nee. We willen alle werknemers aanmoedigen zelf het heft in handen te nemen en werkzaamheden te staken waarvan zij denken dat deze onveilig zouden kunnen zijn of milieuschade zouden kunnen veroorzaken. We zullen geen represailles tolereren tegen iemand die dit te goeder trouw doet. We willen dat BP voor iedereen een veilige werkomgeving is. U kunt beter te vroeg zijn dan te laat. Als u de situatie liever niet met uw lijnmanager bespreekt, neem dan contact op met OpenTalk of een andere bron, zoals Legal, uw lokale HSSE-team, HR of Ethics & Compliance.

V. Moet ik het vrijkomen van kleine hoeveelheden product melden?

Er is een kleine hoeveelheid product vrijgekomen – het gaat slechts om een paar liter. Moet ik dit melden?

A. Ja. U dient altijd melding te maken van vrijgekomen hoeveelheden product, koolwaterstoffen of chemicaliën, hoe klein ook. Breng direct uw lijnmanager op de hoogte, zodat we actie kunnen nemen, meld het intern en indien nodig extern, en onderzoek de oorzaken om vergelijkbare incidenten in de toekomst te voorkomen.

23

BP Gedragscode


De Gedragscode is onze leidraad Eugenio Control & Instrument ACE Engineer

24

25

BP Gedragscode


De Gedragscode is onze leidraad Frank Site Mechanic

26

27

We zijn één team. Ongeacht de kracht van het individu zullen we samen méér bereiken. We stellen het team boven ons persoonlijke succes en zetten ons in om de capaciteiten van het team te versterken. Ook vertrouwen we erop dat ieder van ons zijn of haar verplichtingen nakomt.

Onze mensen

We trachten een werkomgeving te creëren die gekenmerkt wordt door respect voor mensenrechten, verantwoordelijkheid, excellentie en wederzijds vertrouwen. We waarderen de diversiteit van mensen en ideeën. We geloven dat iedereen gelijke kansen hoort te hebben. We werven, selecteren en ontwikkelen onze mensen op basis van hun verdiensten – ongeacht ras, kleur, nationaliteit, religie, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit, huwelijkse staat, handicaps of enig ander kenmerk dat door de van toepassing zijnde wetten beschermd is. We werken te goeder trouw, binnen het geëigende wettelijk raamwerk, met vakbonden en andere instanties die onze mensen collectief kiezen om hen te vertegenwoordigen.

• Mensen eerlijk en respectvol behandelen en iedereen gelijke kansen geven / pag. 30 • Een respectvolle en intimidatievrije werkomgeving creëren / pag. 32 • Privacy en vertrouwelijkheid beschermen / pag. 34

28

29

2 Onze mensen

BP Gedragscode

2 Our people

BP Gedragscode

BP Gedragscode

Onze mensen

Mensen eerlijk en respectvol behandelen en iedereen gelijke kansen geven Onze mensen zijn een van onze sterkste punten. We waarderen de diversiteit van mensen en ideeën en we waarderen elke werknemer als een belangrijk lid van één BP-team. We streven ernaar ervoor te zorgen dat iedereen bij BP – en iedereen met wie we in contact komen – behandeld wordt met eerlijkheid, respect en waardigheid, en dat er geen discriminatie plaatsvindt. Onze doelstelling is dat u, als werknemer van BP: • Weet wat er in uw functie van u verwacht wordt. • Open en constructieve beoordelingsgesprekken krijgt. • De hulp krijgt die u nodig heeft om uw capaciteiten verder te ontwikkelen. • Eerlijk voor uw prestaties erkend en beloond wordt. • Betrokken wordt bij de verbetering van de teamprestaties en dat er naar u geluisterd wordt. • Ondersteund wordt in het beheren van uw persoonlijke prioriteiten.


• Baseer uw besluiten over werving, selectie, ontwikkeling en promotie van werknemers altijd op verdienste. Baseer uw besluiten op hun kwalificaties, bewezen vaardigheden en prestaties. • Verwacht altijd van andere partijen waarmee u samenwerkt (aannemers, vertegenwoordigers, joint ventures) dat zij handelen in overeenstemming met onze normen voor eerlijke behandeling en gelijke kansen. • Voldoe altijd aan alle van toepassing zijnde arbeids- en arbeidsovereenkomstwetten. • Meld alle overtredingen van de wet of deze Gedragscode waarvan u kennis neemt en werk mee aan bedrijfsonderzoeken. Win advies in als u ergens bezorgd over bent – of dat nu uzelf, uw directe leidinggevenden of anderen betreft.

Kinder- en dwangarbeid We leggen ons toe op de uitbanning van alle vormen van gedwongen of verplichte arbeid en de effectieve afschaffing van kinderarbeid.


• Wees alert op bewijzen van kindermisbruik of dwangarbeid in onze eigen activiteiten of de activiteiten van anderen die namens ons werken. Meld deze aan het BP-management, HR of Legal. • Zorg dat onze aannemers en andere derden die namens ons werken weten dat wij verwachten dat er bij hun werkzaamheden voor BP geen kinder-of dwangarbeid zal plaatsvinden.


V. Moet ik een sollicitatiegesprek aangaan met alleenstaande ouders? Om meer te weten te komen over ons beleid en onze programma’s inzake ’diversity & inclusion’, kunt u uw lokale ‘People’-website bezoeken. Indien u vragen heeft over gelijke kansen of diversiteit, neem dan contact op met een HR-vertegenwoordiger. Indien u bezorgd bent over een tegenstrijdigheid tussen onze Gedragscode en de wetgeving, gewoonten en dagelijkse praktijk daar waar u werkzaam bent, neem dan contact op met uw lijnmanager, HR, Legal of Ethics & Compliance. Om in vertrouwen met een onafhankelijke persoon te spreken, kunt u contact opnemen met OpenTalk.

V. Moeten we vrouwen uitsluiten?


• Laat nooit ras, kleur, religie, geslacht, leeftijd, nationaliteit, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit, huwelijkse staat, handicap of enig ander kenmerk welke door de van toepassing zijnde wet beschermd is, uw beoordeling beïnvloeden als het gaat om werving, selectie, ontwikkeling en promotie van werknemers.

30

• Maak nooit gebruik van kinder- of dwangarbeid.

Ik werk in een land waar vrouwen niet mogen solliciteren naar banen die we bij BP aanbieden. Als we vrouwen naar voren schuiven als kandidaten voor de JV in dat land, dan weten we dat zij geweigerd zullen worden. Moeten we hen uitsluiten?

A. Nee. Uitsluiting van vrouwen zou betekenen dat we akkoord gaan met discriminatie. U moet altijd de beste kandidaten naar voren schuiven, ongeacht de weigeringen. Als er een voorbeeld gesteld wordt, kan dat leiden tot positieve veranderingen in de toekomst.

31

Ik geloof dat een bepaalde vacature in mijn team niet geschikt is voor een alleenstaande ouder, aangezien de baan veel reizen met zich meebrengt. Dit gaat niet over vooroordelen, maar over uitvoerbaarheid. Ben ik verplicht om uit beleefdheid een sollicitatiegesprek aan te gaan met alleenstaande ouders?

A. U bent verplicht om met alle kandidaten te praten wier kwalificaties voldoen aan de vereisten van de baan – niet op basis van een persoonlijke mening. Aannames als deze zijn in strijd met onze principes en zouden zelfs tegen de wet kunnen zijn. Net zo belangrijk is dat het niet uitnodigen van gekwalificeerde kandidaten voor een sollicitatiegesprek het risico inhoudt dat niet de beste persoon voor de functie wordt aangesteld. Bij BP betekent gelijke kansen, gelijke kansen voor iedereen.

BP Gedragscode

Onze mensen

Een respectvolle en intimidatievrije werkomgeving creëren Iedereen bij BP heeft recht op een gelijke behandeling, beleefdheid en respect. We tolereren nergens enigerlei vorm van misbruik of intimidatie van werknemers, aannemers, leveranciers, klanten of anderen met wie we te maken hebben. Het gebruik van smadelijke of ongepaste taal tijdens beoordelingsgesprekken en beoordelingen is verboden. Het voeren van beoordelingsgesprekken en het uitvoeren van beoordelingen waarin de noodzaak van prestatieverbetering of verandering in gedrag naar voren komt, zijn over het algemeen echter geen vormen van intimidatie of misbruik.


• Gedraag u nooit op een manier die in redelijkheid beschouwd kan worden als aanstootgevend, intimiderend, kwaadaardig, discriminerend of beledigend. • Intimideer een collega nooit seksueel door ongewenste seksuele avances te maken, seksuele gunsten en/of fysiek contact te eisen of u te gedragen op een andere seksueel aanstootgevende manier. Intimidatie hoeft niet noodzakelijkerwijs op het werk plaats te vinden of betrekking te hebben op een BP-werknemer om onze Gedragscode en zelfs de wet te overtreden. • Raak nooit betrokken bij een vorm van intimidatie met de intentie of het gevolg: - Dat er een vijandige of intimiderende werkomgeving gecreëerd wordt, waaronder een omgeving waarin werknemers ertoe aangezet worden om zich in te laten met ongepaste werkpraktijken om ‘erbij te horen’. - Dat de werkprestaties van een individu op een onredelijke manier benadeeld worden. - Dat de arbeidskansen van een individu beïnvloed. • Verneder of denigreer een andere persoon nooit en breng anderen nooit letsel toe. • Uit geen beledigingen en maak geen grappen van racistische, etnische, religieuze, handicapgerelateerde, leeftijdsgerelateerde of seksuele aard. • Maak geen afkeurende opmerkingen over seksuele geaardheid.

32

• Verwijder nooit door BP goedgekeurde mededelingen van affiniteitsgroepen of business resource groepen.

V. Wat moet ik met mijn baas doen?

• Verspreid nooit aanstootgevend materiaal, waaronder ongepaste afbeeldingen, cartoons en (haat) symbolen. • Maak nooit misbruik van iemands persoonlijke gegevens. • Uit geen valse beweringen over een andere persoon of BP. • Verspreid op geen enkele manier kwaadaardige geruchten of aanstootgevende, afkeurende of discriminerende informatie. Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Wat ook de vorm van de belediging of intimidatie is, er is eenvoudigweg geen plaats voor bij BP.

Ik voel me ongemakkelijk als mijn baas mij vraagt om mee te gaan om wat te drinken of praat over buitenechtelijke relaties als er niemand anders aanwezig is. Wat moet ik doen?

A. Indien u de kwestie liever niet met uw baas bespreekt, praat dan met uw HR-adviseur. Hij/zij zal bij het ondernemen van stappen om dit ongepaste gedrag te stoppen zoveel mogelijk vertrouwelijkheid betrachten. U kunt ook contact opnemen met OpenTalk of een andere lokale bron waarover u eventueel beschikt.

V. Hoe ga ik om met pestende collega’s? U kunt nadere informatie over ons beleid inzake intimidatie vinden op de HR-website – zie de bijlage voor de relevante links. Met betrekking tot geweld op het werk, zie ‘Veilig, verantwoordelijk en betrouwbaar handelen’ in deze Gedragscode. Indien u enige vorm van misbruik of intimidatie ervaart of daarvan getuige bent, meld dit dan aan uw lijnmanager of HR, of neem contact op met OpenTalk. We vertrouwen erop dat u ernstige kwesties direct meldt zodat we onmiddellijk kunnen ingrijpen. U kunt ervan uitgaan dat ons beleid van ‘zero tolerance’ op represailles iedereen zal beschermen die te goeder trouw een daadwerkelijke of potentiële schending van onze Gedragscode of de wet meldt.

Een lid van ons team met een gehoorprobleem praat anders dan de meesten van ons. Sommige collega’s maken hem belachelijk achter zijn rug. Ik vind dat niet respectvol tegenover hem en slecht voor het team, maar wat kan ik eraan doen?

A. Dit soort gedrag is onacceptabel. U kunt proberen een beroep te doen op de eerlijkheid en het fatsoen van uw collega’s. Of u kunt uw bezorgdheid bespreken met een HR-adviseur, die getraind is om met dergelijke situaties om te gaan. Een ander alternatief is om contact op te nemen met OpenTalk of een andere lokale bron.

33

V. Heeft mijn manager onze Gedragscode geschonden?

Tijdens een beoordelingsgesprek met mijn manager gisteren vertelde hij me dat ik mijn prestaties moet verbeteren en bepaalde doelen moet behalen in de komende 60 dagen omdat anders mijn arbeidscontract opgezegd zou worden. Ik ben het niet eens met zijn beoordeling en voelde me geïntimideerd door zijn dreigement. Heeft hij onze Gedragscode geschonden?

A. Om iedereen te helpen zijn mogelijkheden volledig te benutten, wordt er van BP-managers verwacht dat zij teamleden op een constructieve en respectvolle manier eerlijke feedback geven. U dient uw specifieke situatie te bespreken met zowel uw manager als een HR-vertegenwoordiger, zodat zij de bezorgdheid en verwachtingen volledig duidelijk kunnen maken. Indien uw manager echter beledigende of ongepaste taal gebruikt heeft, is dat verboden en dient u het incident aan HR, het senior management of OpenTalk te melden.

BP Gedragscode

Onze mensen

Privacy en vertrouwelijkheid beschermen We leggen ons toe op het respecteren van de privacy en vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens. We zullen alleen persoonlijke gegevens inwinnen en bewaren die nodig zijn om BP effectief te runnen of aan de wet te voldoen. Aangezien we het recht op privacy respecteren, houden we ons normaal gesproken niet bezig met wat iedereen buiten het werk doet – tenzij dat nadelig is voor de werkprestaties of de reputatie of bedrijfsbelangen van BP.

dat informatie die aangemaakt of opgeslagen is op computers of andere elektronische apparaten niet beveiligd of privé is. Ook kan deze informatie op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving, geopend, bewaakt of gecontroleerd worden, behoudens plaatselijke weten regelgeving.


• Classificeer persoonlijke gegevens altijd als vertrouwelijk. Beperk de toegang tot personen die daartoe bevoegd zijn en een duidelijke, zakelijke noodzaak hebben om deze informatie te verkrijgen. • Gebruik persoonlijke gegevens waarover u mag beschikken altijd alleen voor doeleinden die bekend zijn bij de betreffende individuen of die deze kunnen verwachten – dat wil zeggen: eerlijk en met absolute integriteit. • Bewaar persoonlijke gegevens niet langer dan nodig is voor het legitieme doel waarvoor de informatie is verzameld of om te voorzien in een wettelijke eis, voorschrift of gerechtvaardigde bedrijfsbehoefte. • Wees u bewust van het bestaan van lokale privacywetten, met name wanneer persoonlijke gegevens buiten het land van afkomst doorgestuurd worden. Raadpleeg uw privacy-adviseur of databeschermingscoördinator om eventuele wettelijke vereisten waaraan dient te worden voldaan, te identificeren.

• Bewerk persoonlijke gegevens in overeenstemming met de regels voor dataprivacy van BP die regelen hoe BP met persoonlijke gegevens omgaat. U vindt deze regels op de website van Legal – zie de bijlage voor gegevens over de link.


• Zoek nooit toegang tot persoonlijke gegevens waarover u niet mag beschikken of wanneer er geen geldige zakelijke reden is om over deze informatie te beschikken. • Verstrek nooit persoonlijke gegevens aan iemand binnen of buiten BP zonder er zeker van te zijn of dat juist is om te doen. Zorg dat u passende veiligheidsmaatregelen in acht neemt.

Q. Wat moet ik doen als ik vertrouwelijke dossiers vind? Zie voor nadere informatie over de bescherming van persoonlijke gegevens ‘BP’s activa beschermen’ en ‘Onze digitale systemen verantwoordelijk en veilig gebruiken’ in deze Gedragscode. U vindt nadere informatie over privacy onder ‘Belangenverstrengeling voorkomen’ en ‘Onze houding ten aanzien van politieke activiteiten’. Voor meer begeleiding over het persoonlijk gebruik van digitale systemen, zie ‘Onze digitale systemen verantwoordelijk en veilig gebruiken’. Zie voor nadere informatie over de periodes waarin data bewaard dienen te blijven, ‘Accurate en volledige informatie, dossiers, verslaglegging en boekhouding’. U vindt de volledige details en de veelgestelde vragen over privacynaleving op de website van Legal – zie de bijlage voor gegevens over de link. Indien u nadere informatie wilt hebben over privacyvereisten, kan uw privacy-adviseur of databeschermingscoördinator helpen.

• Wees objectief wanneer er schriftelijk commentaar geleverd wordt over individuen en denk eraan dat documenten met commentaren openbaar gemaakt kunnen worden. Alle persoonlijke gegevens, ook uw mening, dienen relevant, gepast, accuraat en te rechtvaardigen te zijn. • Betracht voorzichtigheid en discretie wanneer u gebruik maakt van elektronische media. Bedenk

34

35

Een rapport dat ik op het kopieerapparaat vond, bevatte een heleboel vertrouwelijke HRdossiers, inclusief salarisinformatie van ons team. Ik wil niet dat iemand in de problemen raakt, maar ik denk niet dat het goed is als dit soort informatie voor iedereen zichtbaar is. Wat moet ik doen?

A. U moet het rapport direct in vertrouwen naar HR terugbrengen, en uw ontdekking en acties melden aan uw lokale privacy- en databeschermingscoördinator. Deze schending dient ook opgenomen te worden in de database voor schendingen (zie de bijlage voor verdere gegevens). De bescherming van vertrouwelijkheid en privacy is de persoonlijke verantwoordelijkheid van elke werknemer van BP. Degene die de papieren op het kopieerapparaat heeft achtergelaten, zal aangesproken worden op zijn of haar plicht om de vertrouwelijkheid van de gegevens van werknemers (en klanten) bij BP te beschermen.

BP Gedragscode

Onze mensen

De Gedragscode is onze leidraad Duncan Area Authority

36

37

De Gedragscode is onze leidraad Miryam Data Change Analyst

Onze zakenrelaties

Onze BP Gedragscode zakenrelaties

Iedereen profiteert van zakelijke relaties die gebaseerd zijn op vertrouwen en eerlijke discussie. Ze zijn van vitaal belang voor ons succes. Om ervoor te zorgen dat onze zakelijke relaties in ieders voordeel werken, moeten we de behoeften van onze stakeholders begrijpen en eerlijk, respectvol en verantwoord met hen werken. Dit omvat onze klanten, aannemers, leveranciers, joint venture-partners en overige derden. Hoewel we concurrerend moeten zijn, dient alles wat we doen tegelijkertijd rechtmatig en eerlijk te zijn. Wij zijn een verantwoordelijke onderneming en hechten veel belang aan het nakomen van onze verplichtingen en het opbouwen van duurzame relaties.

• Juiste uitwisseling van geschenken en entertainment / pag. 42 • Belangenverstrengeling voorkomen / pag. 46 • Voldoen aan mededingingsen antitrustwetten / pag. 50 • Voldoen aan handelsbeperkingen, exportcontroles en anti-boycotwetten / pag. 54 • Het witwassen van geld voorkomen / pag. 56 • Werken met leveranciers / pag. 58

4040

41 41

3 Onze zakenrelaties

BP Gedragscode

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Juiste uitwisseling van geschenken en entertainment Algemeen We geven of aanvaarden alleen geschenken en entertainment die bestemd zijn voor bedrijfsdoeleinden en die niet ‘materieel’ of frequent zijn. De uitwisseling van geschenken en het deelnemen aan entertainment in verband met een legitiem bedrijfsdoel kunnen constructieve relaties met derden bevorderen. Geschenken en entertainment mogen echter nooit de onpartijdige besluitvorming van BP-werknemers of derden beïnvloeden, dan wel de schijn van beïnvloeding wekken. Ze mogen nooit worden aangeboden of ontvangen in ruil voor een voorkeursbehandeling bij zakelijke transacties.

In detail

‘Geschenken en entertainment’ omvat alles van waarde dat door een individu of leden van hun familie aangeboden of ontvangen wordt. ‘Geschenken’ omvatten naast contant geld ook niet-contante zaken. Enkele voorbeelden: • Kunstwerken • Horloges • Sieraden • Apparatuur

Bepaalde geschenken en entertainment kunnen het vertrouwen van anderen in BP ondermijnen en dienen te worden gemeden. Hieronder vallen geschenken of entertainment die gezien kunnen worden als steekpenningen, die vragen oproepen over belangenverstrengeling voor u of BP, of die de reputatie van BP schaden.

• Preferentiële kortingen

Het is nooit gepast om te proberen een beslissing te beïnvloeden door een overheidsfunctionaris of iemand anders persoonlijke voordelen aan te bieden. We ondersteunen wetten die omkoping en corruptie verbieden en die vaak strenge regels kennen betreffende geschenken en entertainment waarbij overheidsfunctionarissen en overige derden zijn betrokken.

• Prijzen

‘Ontvangst van delegaties’ is een andere streng gereguleerde activiteit, waarbij het gaat om het betalen van reis-, verblijfs- of dagelijkse kosten voor derden (zoals een overheidsambtenaar of een werknemer van een staatsbedrijf) in verband met hun bezoek aan een kantoor, site of andere locatie van BP om de voordelen van BP-producten of -technologie te promoten, te demonstreren of uit te leggen. We houden ons altijd aan de weten regelgeving inzake het ontvangen van overheidsfunctionarissen en andere zakenrelaties. 42

• Leningen • Gunstige voorwaarden voor producten of diensten • Diensten • Donaties aan liefdadigheidsinstellingen • Transport • Gebruik van bedrijfswagens van een ander bedrijf • Gebruik van vakantiefaciliteiten • Aandelen of andere waardepapieren • Deelname aan aandelenemissies • Renovaties van de privéwoning • Kaartjes en cadeaubonnen ‘Entertainment’ is wanneer u met een derde meegaat naar een evenement en omvat bijvoorbeeld zakendiners, uitnodigingen of kaartjes voor recreatieve, culturele of sportieve evenementen en bijeenkomsten,

alsook alle daaraan verwante reizen, accommodatie, maaltijden en dranken. Entertainment dient te worden behandeld als een geschenk indien degene die het aanbod heeft gedaan niet van plan is het evenement bij te wonen.


• Voldoe altijd aan de strengste eisen voor het geven en ontvangen van geschenken en entertainment, of dit nu de regels zijn die in deze Gedragscode worden beschreven dan wel toepasselijke lokale interne voorschriften, regels van derden, contractbepalingen of toepasselijke wettelijk vereisten. • Geef een geschenk in contanten of equivalent daarvan, dat u van een derde heeft ontvangen onmiddellijk terug en breng Legal op de hoogte van wat er is gebeurd. • Indien u denkt dat u iemand zou beledigen als u een geschenk weigert, meld dat dan aan uw lijnmanager die zal besluiten of u of BP het geschenk kan behouden, of het geschenk aan een liefdadigheidsinstelling geschonken kan worden (het geschenk zelf of het geld uit de verkoop daarvan) of dat het geschenk teruggegeven dient te worden. Geef alle oneerbare of ongepaste geschenken terug. • Verkrijg eerst goedkeuring van Legal voordat u de ‘ontvangstkosten voor delegaties’ betaalt – waaronder transport, huisvesting- of gerelateerde reiskosten – van een overheidsfunctionaris, inclusief delegaties van staatsbedrijven.

• Win advies in bij Legal voordat u geschenken of entertainment aanbiedt of uitwisselt met een overheidsfunctionaris en registreer alle geschenken en entertainment die zijn aangeboden door of ontvangen van overheidsfunctionarissen in het BP ‘Gifts and Entertainment Register’ of in het goedgekeurde lokale register voor geschenken en entertainment. • Verkrijg eerst goedkeuring van het management en waar nodig van Legal voordat u een geschenk of entertainment aanbiedt aan of aanneemt van een derde.

U dient te voldoen aan de strengste goedkeuringsvereisten, of dit nu de regels in onderstaand schema zijn of de toepasselijke lokale interne voorschriften. • Registreer wanneer dit vereist is alle geschenken en entertainment die u aanbiedt, geeft of ontvangt accuraat in het BP ‘Gifts and Entertainment Register’ of in het goedgekeurde lokale register voor geschenken en entertainment. U dient te voldoen aan de strengste registratievereisten, of dit nu de regels in onderstaand schema zijn of de toepasselijke lokale interne voorschriften.

Waarde van het geschenk

Waarde van entertainment (inclusief maaltijden)*

Goedkeuringsvereisten

Registratie vereisten

< $50

< $150

Geen voorafgaande goedkeuring vereist.

Registratie niet vereist.

> $50 and < $250

> $150 and < $1,000

Goedkeuring van de lijnmanager vereist.

Dient te worden geregistreerd in het ‘Gifts and Entertainment Register’.

Group Leaders mogen eigen goedkeuring verlenen. > $250

> $1,000

Goedkeuring van Group Leader vereist. Group Leaders mogen eigen goedkeuring verlenen.

Dient te worden geregistreerd in het ‘Gifts and Entertainment Register’.

aast de bovengenoemde vereisten zijn de volgende eisen van toepassing bij het uitwisselen N van geschenken en entertainment met een overheidsfunctionaris: Win advies in van Legal voordat u een geschenk of entertainment aanbiedt/geeft aan of ontvangt van een overheidsfunctionaris. Verkrijg goedkeuring van Legal voordat u de ontvangstkosten van een overheidsfunctionaris aanbiedt of betaalt. Registreer alle geschenken en entertainment die zijn aangeboden/gegeven aan of ontvangen van een overheidsfunctionaris, ongeacht hun waarde. * Houd bij gebruik van dit schema rekening met het volgende: 1. Voor maaltijden/entertainment die u aan anderen geeft: Gebruik de totale waarde van maaltijden entertainment die u aan een externe organisatie tijdens één evenement biedt. Als u bijvoorbeeld meerdere mensen uit dezelfde organisatie entertainment aanbiedt bij een specifiek evenement, is de waarde het totaalbedrag dat u uitgeeft aan entertainment voor het totale aantal gasten. 2. Voor maaltijden/entertainment die u van anderen accepteert: Neem alleen de waarde op van de maaltijd/entertainment die u persoonlijk ontvangt (met inbegrip van de waarde van maaltijden/ entertainment die uw echtgenoot/echtgenote of een ander familielid dat niet in dienst is bij BP ontvangt).

43

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Juiste uitwisseling van geschenken en entertainment (vervolg)


• Geef of ontvang nooit een geschenk of entertainment wanneer: - Dit geïnterpreteerd zou kunnen worden als provisie, omkoping, steekpenningen of schending van wetgeving of andere BP-norm. - Dat contant geld of een equivalent daarvan, zoals een bankcheque, betaalopdracht, beleggingspapieren, cadeaubon of waardepapieren betreft. - Hierom werd gevraagd of wanneer het werd aangeboden in ruil voor iets anders. - Het onfatsoenlijk of seksueel georiënteerd is, niet voldoet aan onze regels voor wederzijds respect of wanneer dat onze reputatie kan schaden.

V. Kan ik naar de voorstelling gaan? Indien u vragen of zorgen heeft met betrekking tot geschenken en entertainment, neem dan contact op met uw lijnmanager, uw Ethics & Compliance Leader, Legal of Ethics & Compliance. U vindt nadere informatie onder ‘Het uitbannen van omkoping en corruptie’, ‘Belangenverstrengeling voorkomen’ en ‘Omgaan met overheden’ in deze Gedragscode. U kunt ook toegang krijgen tot het BP ‘Global Gifts and Entertainment Register’ en het goedkeuringsformulier voor de ontvangst van overheidsfunctionarissen onder de in de bijlage aangegeven links.

Een leverancier bood me twee kaartjes aan voor een heel goede voorstelling in Londen. Hij kan zelf niet meekomen, maar zei me dat ik een vriend kon meenemen. De kaartjes zijn niet meer dan $75 per stuk waard. Kan ik de kaartjes aannemen?

A. Omdat de leverancier u niet vergezelt, zijn de kaartjes een geschenk. De maximumwaarde van geschenken die u mag accepteren zonder goedkeuring is $50. U dient dus goedkeuring te verkrijgen van uw lijnmanager (tenzij u een Group Leader bent, in welk geval u zelf goedkeuring kunt geven).

V. Kan ik een prijs uit een loterij accepteren?

• Geef nooit geschenken of entertainment aan derden en neem deze niet in ontvangst wanneer u betrokken bent bij of invloed kunt uitoefenen op een aanbesteding of concurrerend biedproces, tenzij dit is goedgekeurd door Ethics & Compliance.

• Betaal nooit persoonlijk voor een geschenk of entertainment om te voorkomen dat u dat dient te melden of daarvoor goedkeuring dient te vragen.

In een loterij die door een leverancier werd gehouden, heb ik een weekend weg gewonnen. Mag ik deze prijs aannemen?

V. Moet ik betalen voor vervoer en entertainment?

De technisch manager die voor onze partner, een nationale oliemaatschappij, werkt, wil de meest recente raffinaderijtechnologie van BP in Duitsland zien. Hij betaalt zijn eigen vlucht en hotel, maar wil graag dat wij zorgen voor administratieve ondersteuning en lokaal vervoer. Hij verwacht ook dat wij hem ’s avonds entertainment bieden. Is dit juist?

A. U mag de kosten van bezoeken van overheids- en staatsbedrijfdelegaties aan BP-kantoren en -sites dragen, maar alleen als alle onderdelen daarvan van tevoren goedgekeurd zijn door Legal. Het is ook toegestaan om de voordelen van onze producten of technologie te promoten, te demonstreren en uit te leggen aan overheidsmedewerkers die besluitvormers of potentiële partners zijn, maar u mag niet proberen om hen te beïnvloeden door persoonlijke voordelen aan te bieden.

V. Wat is de goedkeuringslimiet?

Ik ben van plan 10 ingenieurs die voor hetzelfde ingenieursbureau werken entertainment te bieden. De totale kosten van entertainment zullen $400 bedragen. Heb ik goedkeuring van mijn lijnmanager nodig, want de kosten zijn slechts $40 per persoon?

A. Goedkeuringslimieten betreffen de totale waarde van de aangeboden of gegeven geschenken of entertainment aan een bepaalde derde. In dit geval heeft u de goedkeuring van uw lijnmanager nodig omdat de totale waarde van entertainment bij dit bureau $400 is. U dient dezelfde aanpak te hanteren bij het registreren van geschenken en entertainment in het Register.

A. Aangezien deze prijs hoogstwaarschijnlijk meer waard is dan $50, dient u de goedkeuring van uw lijnmanager te verkrijgen (of uw eigen goedkeuring als u een Group Leader bent) alvorens de prijs aan te nemen. Als u echter betrokken bent bij of invloed kunt uitoefenen op een concurrerend biedproces met deze leverancier, dient u ook goedkeuring te verkrijgen van Ethics & Compliance.

• Verzwijg nooit en werk nooit mee aan het verzwijgen van het aanbieden, geven of ontvangen van geschenken en entertainment. • Bied, geef of ontvang nooit meer dan tweemaal per jaar geschenken en entertainment aan of van dezelfde derde zonder voorafgaande toestemming van uw lijnmanager.

44

45

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Belangenverstrengeling voorkomen Algemeen We respecteren de privacy van iedereen die bij BP werkt en houden ons normaal gesproken niet bezig met wat mensen buiten het werk doen. Maar belangenverstrengeling kan zich voordoen als de persoonlijke, maatschappelijke, financiële of politieke activiteiten van een werknemer zijn/haar loyaliteit jegens BP in de weg staan of in de weg kunnen gaan staan. Belangenverstrengeling dient zoveel mogelijk vermeden te worden. Wanneer en op het moment dat belangenverstrengeling zich voordoet, dient daar altijd zorgvuldig mee omgegaan te worden. Ook de schijn van belangenverstrengeling kan schadelijk zijn en dient onderzocht te worden

In detail

Er zijn veel verschillende manieren waarop belangenverstrengeling kan ontstaan. Bijbaantjes en relaties buiten het bedrijf: Deze situaties kunnen een daadwerkelijke belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling veroorzaken als u: • Een tweede baan heeft. • Diensten verleent. • Optreedt als directeur of consultant. • Een financieel belang heeft in een potentiële concurrent, klant of leverancier van BP. Banen en relaties van naaste familieleden Deze kunnen ook zorgen voor een belangenverstrengeling. Over het algemeen zou een naast familielid geen zakelijke transacties met u, iemand die aan u rapporteert of iemand anders die werkzaam is in uw business unit mogen hebben. Wanneer een naast familielid overheidsfunctionaris is, kan dit bijzondere problemen opleveren. Daarom dient dit altijd gemeld te worden. ‘Naast familielid’ betekent een echtgenoot/ echtgenote, partner, ouder, stiefouder, kind, stiefkind, broer of zus, stiefbroer of stiefzus, neef, nicht, tante, oom, grootouder, kleinkind en aangetrouwde familieleden – of iemand anders met wie u een nauwe persoonlijke relatie heeft.

46

Bestuur Soms worden onze werknemers gevraagd om zitting te nemen in het bestuur van andere organisaties. In sommige gevallen kan dat zorgen voor belangenverstrengeling of juridische problemen. Voordat u een dergelijke positie als bestuurslid accepteert, dient u de toestemmingsprocedure voor niet-leidinggevende bestuursfuncties te volgen – zie de bijlage voor details. Investeringen Alle werknemers dienen er zorg voor te dragen dat hun investeringen en de investeringen van naaste familieleden niet tot belangenverstrengeling leiden, waardoor hun objectiviteit in het gedrang zou kunnen komen wanneer zij werkbesluiten nemen.

Het besluit of er al dan niet sprake is van belangenverstrengeling is een kwestie van een goed beoordelingsvermogen. Vraag uzelf het volgende af: • Zou deze situatie van invloed kunnen zijn op besluiten die ik voor BP neem? • Hoe zou dat op mijn collega’s overkomen? Zouden ze denken dat het van invloed zou kunnen zijn op mijn functioneren in mijn baan? • Hoe zou het overkomen op iemand buiten het bedrijf, zoals een klant of een aandeelhouder? • Hoe zou het worden gezien als het in een krant bekend zou worden gemaakt?

Belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan als u of een naast familielid van u investeert in een concurrent, leverancier of klant van BP. Voor een ‘aanzienlijk belang’ van deze aard heeft u de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van uw lijnmanager nodig. ‘Aanzienlijk belang’ betekent een belang dat van invloed zou kunnen zijn of zou kunnen lijken te zijn op uw beoordelingsvermogen. Als richtlijn hanteren we dat als u minder dan 1% van de aandelen van een beursgenoteerde onderneming bezit – of minder dan 10% van uw netto waarde uit een investering haalt – er geen sprake is van belangenverstrengeling. In geval van twijfel kunt u advies inwinnen bij uw lijnmanager of Legal.

47

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Belangenverstrengeling voorkomen (vervolg)



• Maak externe banen en relaties met concurrenten, klanten of leveranciers altijd bekend aan uw lijnmanager en zorg dat u zijn/haar schriftelijke goedkeuring krijgt. Indien uw functie bij BP de beoordeling van potentiële leveranciers of verkoop aan potentiële klanten met zich meebrengt, dient u alle relaties van deze aard ook aan hem/haar te melden.

• Zorg dat u nooit een naast familielid inhuurt, leiding geeft aan een naast familielid of invloed uitoefent op diens arbeidsovereenkomst of management, tenzij dit goedgekeurd is door uw lijnmanager. Dit is van toepassing ongeacht of deze persoon een medewerker is van BP of door een aannemer van BP is ingehuurd.

• Informeer uw lijnmanager als u te weten bent gekomen dat een naast familielid werkt voor of diensten verleent aan een concurrent, klant of leverancier van BP.

• Werk nooit voor of verleen nooit diensten aan iemand met wie u moet omgaan als onderdeel van uw functie bij BP.

• Zorg dat u schriftelijke goedkeuring krijgt alvorens een positie in een bestuur te accepteren (inclusief posities bij not-forprofit-organisaties) in overeenstemming met de toestemmingsprocedure voor niet-leidinggevende bestuursfuncties. • Informeer uw lijnmanager indien u andere relaties heeft die een belangenverstrengeling creëren of lijken te creëren.

• Investeer nooit in een huidige of potentiële leverancier indien u enige betrokkenheid heeft bij de selectie, beoordeling of onderhandelingen die hem betreffen. Dit is eveneens van toepassing als u de leiding heeft over iemand die deze verantwoordelijkheid heeft. • Investeer nooit in een klant indien u verantwoordelijk bent voor zakelijke contacten met die klant of de leiding heeft over iemand die daarvoor verantwoordelijk is.

48

V. Kan ik samenwerken met de zoon van onze collega? Indien u denkt dat u te maken heeft met belangenverstrengeling of andere mensen dat denken, bespreek dat dan onmiddellijk met uw lijnmanager. Veel gevallen van belangenverstrengeling kunnen tot ieders tevredenheid worden opgelost, maar deze situaties dienen altijd zorgvuldig te worden bekeken. Het niet melden van een belangenverstrengeling kan leiden tot disciplinaire maatregelen. U vindt nadere informatie over belangenverstrengeling in onze richtlijnen voor het omgaan met relaties op de werkplek.

Een zoon van een collega is onlangs bij ons team gekomen. Is dit toegestaan?

A. Tenzij het lokale beleid dat verbiedt, kunnen familieleden in hetzelfde team of bedrijf werken. De enige voorwaarde is dat een familielid nooit in een positie mag zijn om een familielid in te huren, er leiding aan te geven, of invloed uit te oefenen op diens arbeidsvoorwaarden of diens management.

V. Heb ik te maken met een belangenverstrengeling?

Mijn echtgenoot is werknemer in een bedrijf dat zaken doet met BP. In mijn functie bij BP heb ik ook van tijd tot tijd contact met dat bedrijf. Is dit een probleem?

V. Wie kan een belangenverstrengeling teweegbrengen?

Vallen onder belangenverstrengeling naast directe familieleden, ook mensen met wie ik een nauwe persoonlijke relatie heb?

A. Ja. Onze Gedragscode omvat alle nauwe relaties die een daadwerkelijke belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling teweeg kunnen brengen. De Gedragscode geeft geen opsomming van alle activiteiten of relaties die een belangverstrengeling teweeg kunnen brengen. Onze Gedragscode geeft echter wel aan wanneer u zich zorgen zou moeten maken – d.w.z. als een activiteit of relatie uw objectiviteit en loyaliteit aan BP in de weg staat. Indien u bezorgd bent over een persoonlijke relatie, bespreek dat dan onmiddellijk met uw lijnmanager.

A. Elk geval is anders. U zou dit moeten bespreken met uw lijnmanager, zodat op eventuele problemen geanticipeerd kan worden en deze worden voorkomen. Onthoud dat elke daadwerkelijke of potentiële belangenverstrengeling altijd aan uw lijnmanager gemeld dient te worden.

49

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Voldoen aan mededingingsen antitrustwetten Algemeen Iedereen bij BP dient te voldoen aan mededingingswetten – in de VS en sommige andere landen bekend als antitrustwetten. Dit zijn wetten die de vrije concurrentie beschermen door gedrag in strijd met deze mededingingsregels te verbieden. Dit gedrag omvat onder meer: • Concurrentiebeperkende overeenkomsten aangaan met concurrenten, waaronder prijsafspraken, manipulatie van aanbestedingsprocedures, marktverdeling en overeenkomsten om leveringen te beperken. • Concurrentiegevoelige informatie uitwisselen met concurrenten. • Klanten of leveranciers beperkingen opleggen. • Misbruik maken van een dominante marktpositie. • Overgaan tot bepaalde fusies en overnames. Zelfs wanneer bepaald gedrag rechtmatig is (bijvoorbeeld in een land dat geen mededingingswetgeving kent), zullen we geen overeenkomsten met concurrenten aangaan die de reputatie van BP kunnen schaden.

In detail

De meeste landen waarin we zaken doen, beschikken over mededingingswetgeving. Sommige daarvan zijn ook buiten de nationale grenzen van toepassing – bijvoorbeeld de regels binnen de Europese Unie en in de VS. De boetes voor schending van mededingingswetgeving zijn streng. Boetes voor anticoncurrerend gedrag kunnen oplopen tot 10% van de wereldwijde jaaromzet van BP. Naast het opleggen van persoonlijke boetes, kan aan individuen die veroordeeld zijn voor ernstige overtredingen een gevangenisstraf opgelegd worden. Overeenkomsten met concurrenten Bepaalde overeenkomsten met concurrenten – prijsafspraken, manipulatie van aanbestedingsprocedures, marktverdeling en overeenkomsten om leveringen te beperken – zijn vrijwel altijd verboden. U mag dit soort overeenkomsten nooit aangaan, ongeacht het gebied waar u werkt, zonder advies in te winnen bij Legal. In mededingingsrecht heeft ‘overeenkomst’ een ruime betekenis en omvat dit ook informele afspraken met concurrenten. Alle handelingen die compromitterend zijn kunnen aanleiding geven tot een onderzoek en gebruikt worden als bewijs van concurrentiebeperkend gedrag. Zo kunnen regelmatige bijeenkomsten met een concurrent tijdens de koffie door een autoriteit worden gezien als een gelegenheid om samen te spannen.

50

Het delen van informatie We moeten zeer voorzichtig zijn met het delen van concurrentiegevoelige informatie met derden. Dit omvat huidige en toekomstige prijzen, marketing- en operationele strategieën, kosten, klanten en leveranciers. U mag nooit concurrentiegevoelige informatie van BP delen met derden, vooral niet met concurrenten. Dergelijke informatie mag u ook niet direct of indirect van concurrenten ontvangen zonder eerst advies in te winnen bij Legal. We moeten onrechtmatige uitwisseling van informatie voorkomen en we moeten ook de schijn van deze activiteiten vermijden. Brancheverenigingen Brancheverenigingen en andere brancheorganisaties zijn een nuttige manier om ons te helpen om bedrijfsdoelen – zoals een verbeterde veiligheid – te behalen. Maar omdat deze organisaties ons met onze concurrenten in contact brengen, moeten we bijzondere voorzichtigheid betrachten met onze deelname aan brancheorganisaties. Joint ventures Overeenkomsten die aangegaan worden tussen de leden van joint ventures (JV’s) over de activiteiten van de JV worden eerder beschouwd als overeenkomsten tussen partners dan als overeenkomsten tussen concurrenten – zelfs als de partners buiten de JV concurrenten zijn. Concurrentiebeperkende overeenkomsten tussen concurrerende JV-partners buiten de doelstelling van de JV zijn echter verboden. Daarnaast kan het uitwisselen van concurrentiegevoelige informatie tussen BP, haar JV’s of JV-partners problemen opleveren. Alvorens deze informatie uit te wisselen dient u daarom eerst Legal te raadplegen.

Omgang met klanten en leveranciers Afhankelijk van het rechtsgebied waarin u werkt, kan het verboden zijn om uw klanten bepaalde beperkingen op te leggen. Hieronder vallen overeenkomsten die: • De vrijheid van uw klant om de verkoopprijs te bepalen beperken. • Uw klant geen andere keuze laten dan uitsluitend bij u te kopen. • Beperken waar of aan wie uw klant kan verkopen. • Uw leverancier dwingen uitsluitend aan u te verkopen. Controleer dit altijd bij Legal, voordat u enige beperkingen oplegt aan distributeurs, klanten of leveranciers. Prijsdiscriminatie Verschillende prijzen bij uw klanten in rekening brengen kan in een aantal gebieden en onder bepaalde omstandigheden een overtreding van de wet zijn. Indien u de bevoegdheid heeft om prijzen vast te stellen, ga dit dan na bij Legal om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de wettelijke vereisten.

51

Marktinvloed Activiteiten die rechtmatig zijn voor veel bedrijven, kunnen een probleem vormen voor businesses met een groot marktaandeel. Het is bijvoorbeeld in veel landen niet toegestaan om bepaalde strategieën inzake prijsstelling en aanbesteding te gebruiken om een monopolie of dominante marktpositie te behouden. Indien uw business een groot marktaandeel heeft, dient u Legal te raadplegen om te bepalen op welke wijze de wet op u van toepassing is. Fusiecontrole Voor fusies, joint ventures en overnames/ verkopen van activa of aandelen kan goedkeuring van mededingingsautoriteiten zijn vereist voordat deze activiteiten doorgang kunnen vinden. De eisen inzake kennisgeving verschillen per land en tot de sancties behoren boetes, transacties die nietig worden verklaard en verplichte verkoop. Businesses dienen altijd advies in te winnen bij Legal over mededingingsrecht alvorens deze transacties af te sluiten.

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Voldoen aan mededingingsen antitrustwetten (vervolg)


• Zorg er bij de omgang met concurrenten altijd voor dat u niet deelneemt aan regelingen die kunnen worden uitgelegd als concurrentiebeperkende samenspanning. Indien u zich in een vergadering bevindt, met inbegrip van vergaderingen van brancheverenigingen, waar een dubieuze discussie plaatsvindt, dient u duidelijk te maken dat u de discussie ongepast vindt, de vergadering te verlaten en onmiddellijk de afdeling Legal op de hoogte te stellen. • Zorg dat u weet welke gevolgen mededingingsrecht heeft op de business in uw rechtsgebied en raadpleeg in voorkomende gevallen de afdeling Legal.


Tenzij u andersluidend advies van Legal ontvangt, mag u nooit: • Met concurrenten afspreken om prijzen aan derden vast te leggen (inclusief het bedrag of de timing van een prijsverhoging of kortingspercentage overeenkomen) of andere voorwaarden met betrekking tot prijzen overeenkomen (prijsstellingsformules, kredietvoorwaarden etc.). • Doelbewust toekomstige prijzen bekendmaken aan concurrenten via klanten, brancheartikelen of andere middelen. • Met concurrenten overeenkomen klanten, grondgebieden of markten te verdelen. • Concurrerende aanbestedingen bespreken met concurrenten of overeenkomen wie een concurrerende aanbesteding wint. • Met concurrerende producenten overeenkomen de productie of capaciteit te beperken (inclusief het maken van afspraken om de productiecapaciteit stop te zetten).

• Concurrentiegevoelige informatie uitwisselen of bespreken met concurrenten. Dit omvat: - Huidige of toekomstige prijzen dan wel prijsgerelateerde voorwaarden met derden. - Kosten. - Informatie over afzonderlijke klanten. - Productie-of capaciteitsgegevens. - Toekomstige uitbreidings- of investeringsplannen. - Toekomstige commerciële strategie. • Met uw klant (inclusief uw distributeurs) de prijs die deze zijn klanten in rekening zal brengen of minimumverkoopprijzen overeenkomen. • Opleggen aan wie uw klanten kunnen verkopen of in welke gebieden uw klanten kunnen verkopen. • Joint ventures, fusies, overnames, desinvesteringen of gezamenlijke marketing-, inkoop- of vergelijkbare samenwerkingsovereenkomsten met derden aangaan zonder eerst juridisch advies in te winnen.

Indien u vragen heeft over of problemen heeft met mededingingswetten, praat dan met uw lijnmanager, Legal of Ethics & Compliance. Voor nadere informatie, zie de ‘Competition and Antitrust Standard’ van BP en andere relevante richtlijnen – de links vindt u in de bijlage. V. Mag ik van een klant een prijslijst van een concurrent accepteren?

Tijdens een recent verkoopbezoek gaf een klant me een kopie van de prijslijst van mijn concurrent om zijn mening dat onze prijzen te hoog zijn, te staven. Had ik de prijslijst moeten accepteren?

A. Indien een klant u prijsinformatie van een concurrent geeft, schrijf dan de naam van de bron en de datum op bovenaan de prijslijst om te laten zien dat u rechtmatig aan de prijslijst gekomen bent. Als u niet zeker weet of u informatie rechtmatig heeft verkregen, raadpleeg dan Legal.

V. Had ik tussenbeide moeten komen?

V. Mag ik een vergadering over ‘rationalisering’ bijwonen?

Tijdens een vergadering van een brancheorganisatie was ik aanwezig toen twee van onze concurrenten hun lage winstmarges bespraken en klaagden over grote kortingen. Ik heb niets gezegd, maar enkele weken later verhoogden beide concurrenten hun prijzen. Had ik tijdens de vergadering tussenbeide moeten komen?

A. Een autoriteit zou kunnen concluderen dat iedereen op de vergadering – ongeacht of ze al dan niet deelnamen aan de conversatie – stilzwijgend akkoord is gegaan met prijsafspraken, ook al is er geen sprake van een expliciete overeenkomst. Indien u zich in de toekomst in een vergelijkbare situatie bevindt, zeg dan dat u het gevoel heeft dat de conversatie ongepast is, verlaat de vergadering en vertel dit onmiddellijk aan Legal.

• Met een concurrent overeenkomen om niet om te gaan met een andere concurrent, leverancier of klant.

52

53

Een vertegenwoordiger van een ander energiebedrijf wil manieren bespreken om de markt te ‘rationaliseren’ voor een product dat we beiden leveren. De vergadering vindt buiten de VS en het VK plaats. Mag ik deze vergadering bijwonen?

A. Nee. Wanneer termen als ‘rationaliseren’ gebruikt worden tijdens een bespreking met concurrenten is dat een waarschuwing voor concurrentiebeperkende activiteiten. Alleen al het bijwonen van deze vergadering kan een ernstige schending van mededingingswetten en een strafbaar feit vormen. Het houden van de vergadering in een ander land maakt geen verschil – dit kan nog steeds in strijd zijn met de wetten van het VK, de EU, de VS en andere landen die betrokken zouden kunnen zijn. Meld uitnodigingen van deze aard altijd onmiddellijk aan Legal.

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Voldoen aan handelsbeperkingen, exportcontroles en anti-boycotwetten Algemeen BP is een in het VK gevestigde onderneming met aanzienlijke activiteiten in de VS en de EU. We houden ons altijd aan de toepasselijke wetten inzake handelsbeperkingen van de landen waarin wij actief zijn, tenzij deze wetten strijdig zijn met de wetgeving van de VS, het VK of andere EU-landen. Raadpleeg Legal in geval van strijdigheid of wanneer u niet zeker weet of er sprake is van strijdigheid. We houden ons ook aan alle verplichte controles op de export en het eindgebruik van bepaalde producten, technologie, software en diensten.

V. Moeten we ons zorgen maken over dit verzoek?

A. Ja. Alvorens het verzoek in te willigen, dient de technicus Legal te raadplegen om er zeker van te zijn dat hij geen goederen of diensten zou leveren aan een land waarvoor een sanctie geldt, wat een schending van de Amerikaanse wetgeving zou betekenen. Voor een Amerikaans persoon betekent het op enige wijze faciliteren van handelsverkeer in sommige gevallen een schending.

• Het verbod op bepaalde boycotactiviteiten – bijvoorbeeld de anti-boycotwetgeving in de VS.

In detail

Van tijd tot tijd leggen sommige landen handelsbeperkingen op die bepaalde landen, entiteiten en individuen betreffen. Dit kan de VS, het VK en andere EU-landen omvatten. Deze landen leggen ook periodiek controles op van de export en het eindgebruik van bepaalde producten, technologie, software en diensten. De straffen voor de schending van deze wetten, die soms van toepassing zijn buiten het wetgevende land, kunnen ernstig zijn. Straffen omvatten boetes, een verbod om aan overheidscontracten te werken, intrekking van exportvergunningen en gevangenisstraf. Handelsbeperkingen betreffen doorgaans: • Export of herexport zonder de juiste licentie of autorisatie naar een land, entiteit of individu waarvoor een verbod of sanctie geldt. • Import of vastgoedtransacties van of afkomstig uit een land waarvoor een sanctie geldt. • Import of vastgoedtransacties met een entiteit of individu waarvoor een sanctie geldt. • Zakelijke transacties met een land, entiteit of individu waarvoor een sanctie geldt. • De overdracht van aan banden gelegde software, technische gegevens of technologie zonder een licentie – per e-mail, download of bekendmaking aan mensen in of uit landen waarvoor een sanctie geldt. • De verstrekking van defensiegerelateerde diensten of export van artikelen of diensten die bestemd of aanpasbaar zijn voor militair of ander aan banden gelegd eindgebruik, zonder een licentie of autorisatie. 54

Productclassificaties, exportcontroles en lijsten van individuen, entiteiten en landen waarvoor een beperking van kracht is, veranderen regelmatig. Indien u betrokken bent bij de verkoop of het transport van producten, technologieën of diensten buiten de landsgrenzen, zorg er dan voor dat u op de hoogte bent van de van toepassing zijnde regels, en controleer bij Legal of er updates of adviezen zijn die u nodig zou kunnen hebben.


• Houd u altijd aan de BP Groep Handelssancties standaard en alle aanvullende voorschriften die van toepassing zijn op uw specifieke werkzaamheden. • Raadpleeg altijd onmiddellijk Legal als u gevraagd wordt om te handelen met een land, entiteit of individu waarvoor een sanctie of een beperking geldt. • Zorg er altijd voor dat producten en technologie voor import of export van tevoren geclassificeerd zijn, door gebruik te maken van de van toepassing zijnde controlelijst om de licentievereisten te bepalen. Let er ook op dat de vereiste labels, documentatie, licenties en goedkeuringen beschikbaar zijn. Neem contact op met Legal voor ondersteuning en juridisch advies.

Eén van mijn teamleden, een technicus in de VS, is door een collega in het Midden-Oosten gevraagd een probleem bij een joint venture op te lossen. Deze JV is deels eigendom van een land waar de VS sancties tegen heeft ingesteld. Moeten we ons zorgen maken?

De schending van handelsbeperkingen en exportcontroles kan ernstige gevolgen hebben. Indien u vragen heeft over deze wetten, neem dan contact op met Legal. Voor meer ondersteuning, zie de sectie ‘Het witwassen van geld voorkomen’ van deze Gedragscode. Voor nadere informatie zijn de BP Groep Handelssancties standaard en bijbehorende veelgestelde vragen beschikbaar – zie de link in de bijlage. V. Strijdige wetgeving – wat moet ik doen?

Ik voer onderhandelingen over een contract met een zakenpartner uit een land in het Midden-Oosten. Mij is gevraagd informatie te verstrekken over transacties van mijn bedrijf met Israël. Mag ik gehoor geven aan dit verzoek?

V. Zijn Amerikaanse sancties van toepassing – aangezien ik alleen op bezoek ben?

Ik ben geen Amerikaans staatsburger, maar momenteel ben ik in de VS en heb ik een belangrijke e-mail ontvangen over een bedrijf in een land waarvoor verregaande Amerikaanse sancties gelden. Mijn antwoord zal minder dan vijf minuten in beslag nemen. Mag ik de mail beantwoorden?

A. In dit geval is het antwoord nee. U mag niet antwoorden als u in de VS bent omdat u als Amerikaans persoon wordt beschouwd. Indien een vergelijkbare situatie zich in de toekomst voor zou doen, zal uw bevoegdheid om te antwoorden afhankelijk zijn van het land waar u bent en van de sancties die opgelegd zijn. Als u het niet zeker weet, informeer dan bij Legal.

V. Gelden er beperkingen voor expatriates die een contract hebben bij BP International Services Company?

V. Moet ik me houden aan de Amerikaanse exportwetgeving?

Ik ben als Brits ingezetene gedetacheerd in Spanje en heb een arbeidscontract met BP International Services Company. Mijn bedrijf heeft mij gevraagd deel te nemen aan een marketingcampagne in Cuba. Ik ben nog nooit in de VS geweest. Mag ik deelnemen?

A. Nee. BP International Services Company is een Amerikaans bedrijf. Hoewel u bent uitgezonden naar het buitenland, wordt u als Amerikaans persoon beschouwd en kunt u niet deelnemen aan handelsactiviteiten met Cuba.

A. Dit verzoek klinkt als een boycotverzoek omdat het een vraag betreft waarin onze zakenrelatie met Israël specifiek wordt genoemd. Dit wordt als een ‘Red Flag’ beschouwd. Afhankelijk van andere feiten kan het voor het bedrijf verboden zijn deze informatie te verstrekken. Informeer bij Legal voordat u ingaat op dit verzoek.

• Zorg dat alle transactiepartijen gescreend zijn op basis van de op dat moment van toepassing zijnde lijsten van partijen waar we geen zaken mee mogen doen. 55

Als manager van een bedrijf in smeermiddelen in Australië heb ik onlangs opdrachten uit China ontvangen. Om deze opdrachten uit te kunnen voeren, zou ik de producten vanuit de VS moeten verzenden. Moet ik, gezien het feit dat ik niet in de VS gevestigd ben, me houden aan de Amerikaanse exportwetten?

A. Ja. Aangezien het product verzonden wordt vanuit de VS, zult u zich aan de Amerikaanse exportwetten dienen te houden. U dient bij uw Amerikaanse zakenpartners te controleren of u exportvergunningen nodig heeft voor het transport van de producten vanuit de VS naar China. Ook wanneer u in uw eigen land producten op voorraad heeft die afkomstig zijn uit de VS, dient u zich te houden aan de Amerikaanse exportwetten omdat deze wetgeving van toepassing is in landen buiten de VS.

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Het witwassen van geld voorkomen Het witwassen van geld is het proces van verbergen van illegale gelden of het proces om deze gelden rechtmatig te doen lijken. Dit omvat tevens de geheimhouding van de criminele oorsprong van geld of andere eigendommen – soms ook de opbrengst uit een misdrijf genoemd – binnen rechtmatige bedrijfsactiviteiten. Hier valt ook het gebruik van rechtmatig verkregen geld om een misdrijf of terrorisme te ondersteunen onder. Witwassen van geld wordt door ons nooit vergoelijkt, vergemakkelijkt of ondersteund, hetgeen betekent: • Dat we ons altijd houden aan wetten en regelgevingen voor het bestrijden van witwassen. • Dat we ernaar streven om de risico’s op geldgebied te beperken, met behulp van onze richtlijnen en praktijken voor het bestrijden van witwassen. Het doel van deze richtlijnen en praktijken is te voorkomen dat we een regeling of transactie ontvangen die gerelateerd is aan gelden of andere eigendommen die de opbrengst van een misdrijf zijn, of daarbij betrokken zijn. • Dat we redelijke en gepaste acties ondernemen om de identiteit en integriteit van onze zakenpartners te verifiëren. Met een zakenpartner wordt elke partij bedoeld waarmee BP nu zaken doet of in de toekomst wil gaan doen, ofwel op regelmatige ofwel op eenmalige basis. Zakenpartners zijn klanten, aannemers, leveranciers, agenten, professionele adviseurs, JV-partners en eventuele andere zakenpartners.


• Volg het antiwitwasbeleid van BP en alle aanvullende vereisten die van toepassing zijn op uw specifieke bedrijfsactiviteiten. • Voer ‘due diligence’ onderzoeken uit met betrekking tot zowel zakenpartners als goederen (bijv. gelden, goederen) die BP ontvangt. • Neem redelijke en passende maatregelen om de integriteit van zakenpartners te beoordelen. • Controleer de transacties en activiteiten van zakenpartners met BP op tekenen van het witwassen van geld of financiële criminaliteit. • Let op bij: - Alle situaties waarin de zakenpartner zijn identiteit en eigendomsrecht niet kan geven of waarbij u dat niet kunt controleren. - Onregelmatigheden in de manier waarop betalingen worden gedaan. - Zakenpartners van wie het gedrag vragen oproept over hun integriteit.

normale rekening voor die betreffende zakenrelatie. - Met meerdere cheques of wissels. - Wanneer u ziet dat er sprake is van te hoge betalingen. - Waarbij onbekende of onnodige tussenpersonen betrokken zijn, tenzij u zeker weet wat hun functie is. - Met onnodige complexiteit of geen duidelijk rechtmatig bedrijfsdoel. - Waarbij landen of zakenpartners met een hoog risico betrokken zijn. • Meld zorgen over verdachte transacties of activiteiten door een zakenpartner aan uw lijnmanager en Legal. • Neem contact op met Legal indien een potentiële zakenpartner weigert om desgevraagd informatie over zijn identiteit, eigendomsrecht of transactiegegevens te verstrekken. • Neem contact op met Legal of Ethics & Compliance indien u bezorgd bent over mogelijke betrokkenheid bij de soorten activiteiten die beschreven zijn onder ‘nooit’ in deze sectie van de Gedragscode of als u andere vragen over het witwassen van geld heeft.


- Aan of uit landen die geen duidelijke relatie met het bedrijf hebben.

• Bespreek uw vermoedens over het witwassen van geld nooit met een zakenpartner, tenzij u daartoe geautoriseerd bent door Legal. U kunt, indien u geen voorafgaande goedkeuring van Legal heeft, een gedegen onderzoek in de weg staan en/of in sommige rechtsgebieden beschuldigd worden van het ‘waarschuwen’ van de overtreder. • Verberg nooit gelden die uit een misdrijf afkomstig zouden kunnen zijn. • Raak nooit betrokken bij een regeling waarbij criminele goederen of de opbrengst van een misdrijf betrokken kunnen zijn. Voornoemde regels zijn geen vervanging voor het gebruiken van je gezonde verstand en een goed beoordelingsvermogen bij de beoordeling van de integriteit van zakenpartners.

Zie voor verdere informatie het antiwitwasbeleid van BP – er is een link opgenomen in de bijlage.

- In contanten of een equivalent daarvan. - Door of aan iemand die geen partij is bij de transactie. - Aan of van een rekening anders dan de

56

• Doe nooit zaken met iemand die bekend staat om of die verdacht wordt van delicten met betrekking tot transacties met BP of derden, tenzij deze vermoedens onderzocht en opgelost zijn.

• Wees op uw hoede bij pogingen om betalingen te doen of aan te vragen: - In andere valuta dan die welke gespecificeerd is op de factuur of in het contract.

V. Mag ik een gecombineerde betaling aannemen?

57

Een klant heeft gevraagd om BP vanuit meerdere rekeningen te betalen door een combinatie van contanten en verschillende cheques te gebruiken. Wat moet ik doen?

A. Dit is verdacht witwasgedrag en u dient de zaak onmiddellijk aan Legal te melden. Accepteer geen betalingen of neem geen verdere stappen in de transactie, totdat Legal u verteld heeft hoe u te werk dient te gaan. Voor referentie in de toekomst kan de bijlage ‘Red Flags’ in het antiwitwasbeleid van BP u helpen om zo snel mogelijk mogelijke waarschuwingssignalen te herkennen, zodat de juiste juridische stappen genomen kunnen worden.

V. Kunnen we onze klant in contanten terugbetalen?

Een klant die te veel heeft betaald, heeft gevraagd om een terugbetaling in contanten in plaats van via de normale procedure. Wat moet ik doen?

A. Neem contact op met Legal voor advies over hoe u met de situatie om dient te gaan.

BP Gedragscode

Onze zakenrelaties

Werken met leveranciers

Onze leveranciers zijn belangrijk voor ons en ondersteunen ons vermogen om zaken te doen en om te voldoen aan de verwachtingen van onze klanten. Daarom kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig, waarbij we gebruikmaken van een duidelijk selectieproces gebaseerd op objectieve criteria en bewijzen. Het is van essentieel belang voor onze relaties met leveranciers dat zij werken volgens principes die vergelijkbaar zijn met die van deze Gedragscode. Dit omvat ook dat ze zich waar dit haalbaar is contractueel verplichten om zich te houden aan de principes van onze Gedragscode, alsook aan onze vereisten voor ethics & compliance.


• Gebruik altijd een objectieve procedure om leveranciers te vinden en te selecteren. • Vermijd altijd belangenverstrengeling, ongepaste geschenken en entertainment, of enige andere vorm van bevoorrechting, waardoor de keuze van leveranciers in gevaar zou kunnen komen. • Werk alleen met leveranciers die voldoen aan alle wettelijke vereisten. Ze dienen bereid te zijn om waar dit haalbaar is een contractuele verbintenis aan te gaan om in overeenstemming met de principes van deze Gedragscode en onze vereisten voor ethics & compliance te werken. • Voer grondig onderzoek uit met betrekking tot nieuwe leveranciers en agenten die handelen namens BP. • Screen leveranciers op basis van de lijsten van partijen waar we geen zaken mee mogen doen, in overeenstemming met de secties ‘Het witwassen van geld voorkomen’ en ‘Voldoen aan handelsbeperkingen, exportcontroles en anti-boycotwetten’ van deze Gedragscode.


• Accepteer nooit geschenken en entertainment van partijen die betrokken zijn bij een aanbestedingsprocedure of een concurrerend biedproces waarbij u ook betrokken bent, tenzij u voorafgaande goedkeuring van Ethics & Compliance ontvangt. • Deel nooit vertrouwelijke bedrijfsinformatie van leveranciers (bijvoorbeeld voorgestelde tarieven, winnende aanbestedingsinformatie of kwalificatiecriteria) met andere leveranciers. N.B.: Er kunnen nog meer regels van kracht zijn over de manier waarop u met leveranciers om dient te gaan – bijvoorbeeld wetten of regelgevingen, vereisten voor overheidscontracten of JV-richtlijnen. Zorg dat u op de hoogte bent van de regels die relevant zijn voor uw bedrijf en land.

V. Zou ik vraagtekens moeten zetten bij het plan van mijn leverancier? Secties van deze Gedragscode die ook relevant zijn, zijn: ‘Juiste uitwisseling van geschenken en entertainment’, ‘Belangenverstrengeling voorkomen’, ‘Het uitbannen van omkoping en corruptie’, ‘Het witwassen van geld voorkomen’ en ‘Voldoen aan handelsbeperkingen, exportcontroles en anti-boycotwetten’. Om te helpen onze standaard hoog te houden en onze ‘supply chain’ te versterken, dient u uw plaatselijke Procurement Manager altijd op de hoogte te stellen als een leverancier zich niet aan de Gedragscode houdt. Schendingen van de Gedragscode dienen gemeld te worden in de database voor schendingen – zie de bijlage voor de link.

• Zorg dat leveranciers begrijpen dat we van hen verwachten dat ze de Gedragscode van BP en de details van OpenTalk aan hun werknemers die werkzaam zijn bij BP verstrekken. • Wees alert en meld alle activiteiten – of vermoedens van activiteiten – van leveranciers die niet voldoen aan de verwachtingen van BP met betrekking tot onze Gedragscode aan uw lijnmanager.

58

59

Een vertegenwoordiger van één van onze leveranciers beweert dat hij ons kan helpen een contract bij een klant binnen te halen. Ik denk dat hij van plan is om een buitensporige reis met entertainment aan te bieden aan één van de vicepresidenten van de klant, waardoor hij de regels van zijn bedrijf zou overtreden. Moet ik hier iets aan doen?

A. Ja. We halen nooit contracten binnen op een manier die ongepast is en zelfs illegaal zou kunnen zijn. We zullen onze relatie bij de leverancier moeten herzien om er zeker van te zijn dat de activiteiten van hem geen indicatie zijn van de manier waarop de leverancier werkt. We moeten ook onmiddellijk de klant informeren dat deze leverancier niet voor of namens BP handelt. U dient de kwestie onmiddellijk te melden aan uw lokale Procurement Manager of aan de Ethics & Compliance Leader.

De Gedragscode is onze leidraad Arante Instrument and Electrical Technician

De Gedragscode is onze leidraad Roger Driver Coach

De overheden en gemeenschappen waarmee wij werken

BP Gedragscodewaarmee wij werken De overheden en gemeenschappen

We respecteren de wereld waarin we werken. Wij hechten veel belang aan onze rol in de samenleving en aan het nakomen van onze verplichtingen jegens de landen en gemeenschappen waarin we zaken doen. We zijn afhankelijk van de relaties die we hebben, respecteren de landen en gemeenschappen waarmee we werken en willen dat zij voordeel behalen uit het feit dat we daar zijn. We streven ernaar verbeteringen teweeg te brengen die bijdragen aan duurzame groei door welvaart en banen te creëren, nuttige vaardigheden te ontwikkelen en tijd en geld in mensen te investeren. We houden rekening met de gevolgen van onze beslissingen, zowel groot als klein, voor degenen om ons heen. Er is één punt dat we niet genoeg kunnen benadrukken, namelijk dat we ons niet inlaten met omkoping of corruptie in welke vorm dan ook, ongeacht of dat in de particuliere of openbare sector plaatsvindt. Ook laat BP zich niet in met politieke activiteiten en levert evenmin politieke bijdragen. We streven ernaar om constructief samen te werken met overheden in de landen waarin we werken, alsook om constructieve relaties op te bouwen met de media.

• Het uitbannen van omkoping en corruptie / pag. 66 • Omgaan met overheden / pag. 70 • Betrokkenheid bij gemeenschappen en respect voor hun rechten en waardigheid / pag. 71 • Communiceren met investeerders, analisten en de media / pag. 72 • Onze houding ten aanzien van politieke activiteiten / pag. 74

64

65

4 De overheden en gemeenschappen waarmee wij werken

BP Gedragscode

BP Gedragscode


Het uitbannen van omkoping en corruptie Algemeen We laten ons niet in met omkoping of corruptie van welke aard dan ook, ongeacht of het om de particuliere of openbare sector gaat. Dit betekent: • Dat onze werknemers en iedereen die voor ons werkt nooit steekpenningen, provisies of enige andere oneigenlijke betaling mogen aanbieden, vragen, beloven, geven of accepteren – inclusief smeergelden. • Dat we ons houden aan alle wetten en regelgevingen die omkoping en corruptie verbieden, en dat we alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat onze leveranciers, aannemers en JV-partners hetzelfde doen. • Dat alle zakenpartners die namens BP handelen of BP vertegenwoordigen, gevraagd dient te worden aan toepasselijke wetgeving inzake omkoping en corruptie te voldoen. Waar van toepassing dienen zij aan te tonen dat ze beschikken over geschikte programma’s om omkoping te voorkomen. • Dat we nooit ‘smeergelden’ van iemand die voor BP werkt of namens BP handelt aan overheidsfunctionarissen toestaan. Dit geldt ongeacht hoe klein de bedragen ook zijn. Smeergelden zijn betalingen die verricht worden aan een overheidsfunctionaris om routinematige, niet-discretionaire overheidsacties veilig te stellen of te versnellen, zoals de afgifte van vergunningen of de vrijgave van goederen die bij de douane in bewaring zijn. • Omkoping in de commerciële of particuliere sector is ook verboden. • Nogmaals: geen enkele vorm van omkoping of corruptie is toegestaan, ongeacht of de ontvanger een overheidsfunctionaris of een particuliere zakelijke partner is.

66

In detail

De definitie van omkoping is het aanbieden, beloven, geven, ontvangen of vragen om iets van waarde, om de wijze waarop iemand een openbare, commerciële of wettelijke taak uitvoert te beïnvloeden. Dit is inclusief pogingen om het bovenstaande te doen. De overtreding van anti-omkoping- en anticorruptiewetgeving is een ernstig misdrijf. Bedrijven en individuen die deze wetgeving overtreden, worden beiden bestraft met boetes, en individuen kunnen ook een gevangenisstraf krijgen. De meeste landen hebben wetten die omkoping en corruptie verbieden. Deze wetten betreffen vaak handelingen die buiten de landsgrenzen uitgevoerd worden – zoals omkoping van iemand in een ander land. Iedereen bij BP dient zich aan deze wetten te houden. Zelfs de schijn van een overtreding van de anti-omkoping- of anticorruptiewetgeving kan onze reputatie schaden.

Anti-omkoping en anticorruptiewetgeving: • Verbieden het bieden of verstrekken van betalingen, diensten, geschenken, entertainment of ‘iets van waarde’, aan overheidsfunctionarissen en particulieren om hen op oneigenlijke wijze te beïnvloeden, om zaken te verkrijgen of te behouden, of om een zakelijk voordeel te behalen. • Verbieden het doen van oneigenlijke betalingen via derden. • Vereisen dat bedrijven nauwkeurig hun boekhouding en dossiers bijhouden – en goede interne controles uitvoeren – zodat betalingen eerlijk beschreven zijn en bedrijfsgelden niet aangewend worden voor onwettige doeleinden. • Betekenen dat BP wellicht een overtreding begaat indien BP omkoping door iemand die namens BP handelt niet voorkomt. ‘Iets van waarde’ betekent alle soorten voordelen aan de ontvanger. Dit is inclusief contanten, leningen, geschenken, banen, onderwijs, studiebeurzen, entertainment, reizen en contributies. Hiertoe behoren ook immateriële voordelen – zoals het inschakelen van iemands familielid of een schenking aan een favoriete liefdadigheidsinstelling met een ongepaste intentie. De sectie ‘Juiste uitwisseling van geschenken en entertainment’ van deze Gedragscode beoogt het risico dat geschenken of entertainment als omkoping kunnen worden gezien te verkleinen.

‘Iemand die namens BP handelt’ kan werknemers, aannemers, agenten, joint ventures, leveranciers of dochterondernemingen omvatten. ‘Overheidsfunctionarissen’ omvatten elke minister, gekozen of aangestelde beambte, directeur, functionaris of werknemer van enige overheid (ongeacht of dat op nationaal, (deel) staats-/provinciaal of lokaal niveau is) of een afdeling, instelling of instantie daarvan, en/of een onderneming waarin een overheid belang heeft, en/of enige publieke internationale organisatie. Deze term omvat ook personen die handelen in een officiële, administratieve, wetgevende of gerechtelijke hoedanigheid voor of namens voornoemde overheid of een afdeling, instelling of instantie daarvan, een bedrijf of publieke internationale organisatie. Ook functionarissen van politieke partijen en kandidaten voor publieke functies vallen hieronder. Functionarissen of werknemers van een nationale oliemaatschappij, een nationale luchtvaartmaatschappij, nationale spoorwegen of een nationale scheepvaartmaatschappij worden bijvoorbeeld beschouwd als ‘overheidsfunctionarissen’, evenals werknemers van de douane, militaire organisaties of politie.

67

BP Gedragscode


Het uitbannen van omkoping en corruptie (vervolg)



• Volg altijd de ‘Anti-Bribery and Corruption Standard’ van BP en alle anti-omkopingsen anticorruptieprocedures die in uw business of functie van kracht zijn.

• Bied, autoriseer, vergoelijk, beloof, vraag, accepteer of doe nooit een ongeautoriseerde of oneigenlijke betaling (in contanten of anderszins).

• Voer altijd grondig onderzoek uit bij de selectie en controle van agenten, consultants, aannemers, leveranciers, joint venture-partners en andere zakenpartners of dienstverleners.

• Probeer nooit om overheidsfunctionarissen of particulieren ertoe aan te zetten iets illegaals te doen.

• Bekijk altijd of de voornoemde partijen geschikte zakenpartners zijn voor BP en neem in overeenkomsten passende contractuele voorwaarden op om omkoping te voorkomen. • Zorg dat u de goedkeuring van Legal krijgt om te betalen voor reiskosten of deze te vergoeden (transport, huisvesting, maaltijden en incidentele reiskosten) van overheidsfunctionarissen of om een dagvergoeding te betalen in verband met een reis van overheidsfunctionarissen. • Maak gebruik van BP’s invloed om onze agenten, consultants, aannemers, leveranciers, joint venture-partners en andere zakenpartners of dienstverleners aan te moedigen een vergelijkbare aanpak van omkoping en corruptie te hanteren als beschreven in deze Gedragscode.

• Zie nooit opzettelijk een aanwijzing voor een oneigenlijke betaling door de vingers en laat nooit na hier melding van te doen. • Bied of ontvang nooit geld, geschenken, provisies, commissies of iets anders van waarde om op een oneigenlijke wijze een opdracht te verkrijgen of een contract binnen te halen. • Richt nooit een niet geregistreerd ‘slush fund’ op, voor welk doel dan ook. • Doe nooit iets om een ander aan te zetten de regels te overtreden of om dit gemakkelijk te maken. • Sta een agent, vertegenwoordiger of andere derde die namens BP handelt nooit toe om dubieuze handelingen te verrichten of iemand om te kopen. Met andere woorden: kijk nooit de andere kant op.

68

U kunt meer gedetailleerde informatie vinden in de ‘Anti-Bribery and Corruption Standard’ van BP en op onze Antibribery and Corruption website – of door te praten met medewerkers van Legal of Ethics &.Compliance. Indien u betrokken bent bij activiteiten waar de kans bestaat op omkoping of corruptie, dient u contact op te nemen met Legal om er zeker van te zijn dat u de vereisten begrijpt die van toepassing zijn op uw zakelijke activiteiten. U vindt ook nadere informatie onder ‘Accurate en volledige informatie, dossiers, verslaglegging en boekhouding’, ‘Juiste uitwisseling van geschenken en entertainment’, ‘Omgaan met overheden’ en ‘Het witwassen van geld voorkomen’ in deze Gedragscode.

V. Moet ik akkoord gaan met een voorschot?

V. Heb ik voorafgaande goedkeuring van Legal nodig?

V. Moeten we actie nemen bij zorgen over betalingen van een JV?

Ik was bevoegd om een consultant in te huren om ons te helpen vergunningen te verkrijgen voor een nieuw project van een buitenlandse overheid. Ze vroegen om een voorschot van $40.000 om ‘de procedure op gang te helpen’. Moet ik akkoord gaan met dit voorschot?

A. Nee. Voordat u de consultant inhuurt, dient u Legal te raadplegen en een grondig onderzoek naar de consultant uit te voeren. Voordat u met een betaling akkoord gaat, moet u weten hoe het geld gebruikt zal worden. In overeenstemming met onze Gedragscode dient u er zeker van te zijn dat dit geld niet gebruikt wordt voor omkoping of als smeergeld. U dient contact op te nemen met uw lijnmanager of Legal voordat u iets onderneemt.

Ik werk voor een BP-werkmaatschappij in een land in Afrika. Mijn team heeft de goedkeuring nodig van de nationale oliemaatschappij om een contract aan te gaan met BP’s voorkeursleverancier van een grote machine. We overwegen te betalen voor verschillende werknemers van de nationale oliemaatschappij en hun partners om naar het VK te reizen voor een week, om een dag lang vergaderingen bij te wonen gevolgd door winkelen en een stadstoer. Deze werknemers worden niet beschouwd als overheidsfunctionaris onder de lokale wetgeving; heb ik dan toch de voorafgaande goedkeuring hiervoor van Legal nodig?

A. Ja. De Foreign Corrupt Practices Act van de VS en de Bribery Act van het VK hebben feitelijk extraterritoriale jurisdictie en kunnen toegepast worden op activiteiten van dochterondernemingen van BP over de hele wereld. De definities van overheidsfunctionarissen in de anti-omkopingwetten van de VS en het VK kunnen breder zijn dan die in de lokale wetgeving en kunnen daarom ook werknemers van de nationale oliemaatschappij betreffen. Als dat het geval is, zal de voorgestelde betaling van reiskosten van de werknemers van de nationale oliemaatschappij en hun partners niet goedgekeurd worden.

69

We hebben een aandeel van 30% in een kleine maar erg winstgevende joint venture (JV). We hebben ons in deze JV ingekocht om voet aan de grond te krijgen in een land waar we nog niet actief zijn. De JV wordt helemaal door het personeel van onze partner gerund. We zijn erachter gekomen dat de JV mogelijk enkele dubieuze betalingen aan een hooggeplaatste regeringsambtenaar heeft gedaan om een grote opdracht binnen te halen. Ik heb dit met een collega besproken, maar die zei dat ik me geen zorgen hoef te maken omdat BP slechts een investeerder in de JV is en geen verantwoordelijkheid voor de gang van zaken heeft. Is dat zo?

A. Nee. Ondanks het feit dat we slechts een minderheidsbelang hebben, mag BP nooit de ogen sluiten voor wangedrag – in dit geval mogelijke omkoping en corruptie. Dit zou ernstige gevolgen kunnen hebben voor onze reputatie. U dient direct contact op te nemen met Legal of OpenTalk bellen. Als partner met een minderheidsbelang moeten we ons in goed vertrouwen inspannen om onze JV-partners ertoe te bewegen zich te houden aan principes die vergelijkbaar zijn met die van ons. Als een JV waar wij bij zijn betrokken de wet lijkt te schenden, moeten we zwaardere maatregelen nemen om BP te beschermen tegen juridische aansprakelijkheid.

BP Gedragscode


Omgaan met overheden

Betrokkenheid bij gemeenschappen en respect voor hun rechten en waardigheid

Open en transparant zijn over ons bedrijf en de prestaties daarvan – goed en slecht – ontwikkelt vertrouwen in BP en moedigt mensen aan om zaken met ons te doen.

• Werk altijd netjes mee met functionarissen die een onderzoek voor een overheid of een toezichthoudende instantie uitvoeren.

• Misleid nooit een onderzoeks- of andere functionaris van een overheid of toezichthoudende instantie.

Als werknemer van BP dient u er zeker van te zijn dat informatie die u verstrekt aan overheidsof regelgevend personeel waarheidsgetrouw en accuraat is, en dat onze legitieme bedrijfsbelangen beschermd worden.

• Breng uw lijnmanager, Legal en uw plaatselijke Communications & External Affairs-team op de hoogte en win advies bij hen in alvorens te reageren op een niet routinematig verzoek om informatie van een overheid of toezichthoudende instantie. Hieronder vallen tevens verzoeken die anders zijn dan een verzoek dat in gewone overheidsprocessen vereist is, zoals standaard aanbestedingsprocessen en procedures die openbaar bekend zijn.

• Probeer nooit het verzamelen van informatie, datagegevens, getuigenverklaringen of dossiers door daartoe gemachtigde functionarissen van overheden of toezichthoudende instanties te verhinderen. Raadpleeg Legal indien u twijfelt.

Dit is altijd van toepassing wanneer u tijdens uw werk contact heeft met overheidsfunctionarissen. Dit geldt ook wanneer u gevraagd wordt om informatie te verstrekken in verband met een onderzoek van een overheidsof regelgevende instantie.

• Zorg dat dossiers en informatie die relevant zijn voor een onderzoek van een overheid of toezichthoudende instantie of een geschil bewaard blijven. Zorg dat alle geautomatiseerde systemen, waaronder ook elektronische systemen, voor de vernietiging van dossiers, stopgezet zijn om te voorkomen dat de voor deze omstandigheden relevante dossiers en gegevens verloren gaan..



• Verberg, wijzig of vernietig nooit documenten, informatie of dossiers die relevant zijn voor een geschil, een onderzoek of officiële procedure. Raadpleeg Legal indien u twijfelt. • Probeer nooit een werknemer te verhinderen om accurate informatie te leveren. • Neem nooit represailles tegen iemand die meewerkt met de overheid of toezichthoudende instanties.

U kunt nadere informatie vinden in het hoofdstuk ‘Accurate en volledige informatie, dossiers, verslaglegging en boekhouding’ in deze Gedragscode.

70

We willen een positief verschil maken, waar we ook zaken doen. We houden ons aan de hoogste ethische normen en gedragen ons op een wijze waarmee we het vertrouwen winnen van gemeenschappen waarin we actief zijn. We werken hard om open en eerlijke relaties aan te gaan met lokale gemeenschappen, alsook met organen zoals nietgouvernementele organisaties (NGO’s) die een legitiem belang hebben bij wat wij als bedrijf doen. We respecteren de rechten en waardigheid van gemeenschappen, NGO’s en andere organisaties waar we mee omgaan.


• Houd u altijd aan plaatselijke wetten en regelgevingen, waar u ook werkt. • Werk altijd op een manier die overeenkomt met plaatselijke culturen en zakelijke gewoonten, voor zover dat niet in strijd is met onze Gedragscode en wettelijke vereisten. • Behandel leden van gemeenschappen altijd met waardigheid en respecteer hun rechten. Wees gevoelig voor de unieke situatie en kwetsbaarheid van inheemse volken. • Werf altijd gekwalificeerde plaatselijke werknemers, voor zover dat praktisch haalbaar is. • Breng uw lijnmanager en uw plaatselijke Communications & External Affairs-team op de hoogte voordat u een dialoog aangaat of in contact treedt met NGO’s. Wij stimuleren ontwikkelingsinitiatieven in de lokale gemeenschap en goede doelen voor burgers, hetgeen een wederzijds voordeel oplevert voor BP en de gemeenschap of het land. We stimuleren werknemers om daaraan deel te nemen, voor zover dat van toepassing is. Indien u op enige wijze betrokken bent, vermijd dan mogelijke belangenverstrengeling. Voor verdere informatie, zie het hoofdstuk ‘Belangenverstrengeling voorkomen’ van deze Gedragscode.

71

BP Gedragscode


Communiceren met investeerders, analisten en de media Communicatie met investeerders, analisten en de media vereist uiterste zorgvuldigheid en een goede kennis van juridische- en mediakwesties. Iedereen die regelgevingen – zoals regelgeving betreffende de selectieve bekendmaking van niet-openbare informatie – overtreedt, zorgt ervoor dat hijzelf en BP aan strafvervolging blootgesteld worden. Alleen bevoegde werknemers mogen ingaan op vragen van investeerders – zoals aandeelhouders, makelaars en analisten – of de media.


• Win altijd advies in bij de pers- of de Investor Relations-afdeling alvorens formeel of informeel met een verslaggever of analist over bedrijfsaangelegenheden te spreken. • Meld vragen onmiddellijk aan de pers- of Investor Relations-afdeling, al naar gelang het geval, en win hun advies in alvorens vragen te beantwoorden.


• Leg nooit een verklaring af over BP’s huidige en toekomstige financiële positie, tenzij u een gemachtigde bedrijfsfunctionaris bent.

V. Zou ik deze hoorzitting moeten bijwonen? Het is de taak van onze pers- en Investor Relations-afdeling om ervoor te zorgen dat we op een consistente en gecoördineerde manier communiceren met al onze belangrijke externe doelgroepen. Indien u vragen heeft of bezorgd bent over communicatie en external affairs, bespreek deze dan met uw lijnmanager of het lokale Communications & External Affairs-team.

• Verkrijg altijd toestemming van het senior management, in overleg met uw lokale Communications & External Affairsteam, alvorens niet-financiële formele gesprekken aan te gaan namens het bedrijf. • Zorg er altijd voor dat uw lijnmanager externe presentaties controleert, ook wanneer de bijeenkomst informeel lijkt te zijn – zoals een vergadering van brancheorganisaties. • Zorg er altijd voor de reputatie van de BP-groep in geen enkele externe communicatie te schaden. • Geef een eenvoudige en zichtbare verklaring af waarin staat: ‘Dit is mijn persoonlijke mening en niet die van BP’ op een persoonlijke blog of andere website waaruit duidelijk blijkt dat u voor BP werkt.

72

73

Er is mij gevraagd om als getuigedeskundige een hoorzitting van een commissie van de overheid/plaatselijke overheid bij te wonen. Hoe moet ik hierop reageren?

A. Praat met uw lijnmanager en het plaatselijke Communications & External Affairs-team voordat u iets onderneemt. Zij kunnen u vertellen of het gepast is om de zitting bij te wonen. Indien dat zo is, zullen zij u nader advies geven met betrekking tot de hoorzitting.

BP Gedragscode


Onze houding ten aanzien van politieke activiteiten Waar we ook opereren, onze aanpak inzake politieke activiteiten is duidelijk en standvastig: • BP zal niet rechtstreeks deelnemen aan partijpolitieke activiteiten.


• BP zal geen politieke bijdragen leveren – noch in contanten noch op enige andere manier.

• Maak altijd duidelijk dat uw politieke mening en handelingen persoonlijk zijn en niet die van BP.

We erkennen de rechten van onze werknemers om als individuen deel te nemen aan het politieke proces, op een manier die gepast is voor elk land. Werknemers die dat doen, dienen duidelijk te maken dat zij BP niet vertegenwoordigen.

• Informeer altijd uw lijnmanager als uw politieke activiteiten of die van een familielid tot een belangenverstrengeling kunnen leiden of ongepast kunnen zijn.

Hoewel we niet rechtstreeks deelnemen aan partijpolitieke activiteiten, zijn we wel betrokken bij beleidsdebatten over onderwerpen die legitiem van belang zijn voor ons bedrijf, onze werknemers en de gemeenschappen waarin we opereren, waaronder o.a. lobbyen. Voor lobbyen ten behoeve van de belangen van BP gelden zeer strenge regels en lobbyen mag uitsluitend door bevoegde personen gedaan worden.

• Breng uw lijnmanager van tevoren op de hoogte als u van plan bent om een openbare functie te zoeken of aan te nemen. Bespreek hoe officiële verplichtingen uw werk voor BP zouden kunnen beïnvloeden en werk constructief samen met uw manager om een eventuele negatieve invloed op uw werk te minimaliseren. • Raadpleeg uw lijnmanager voordat u niet-routinematig contact legt met overheidsfunctionarissen of werknemers of anderen die de belangen van BP vertegenwoordigen. Dit omvat ook contacten verband houdend met veranderingen in het overheidsbeleid of weten regelgeving. Deze vereiste is niet van toepassing op contacten die vereist zijn voor gewone overheidsprocessen, zoals standaard aanbestedingsprocessen en procedures die openbaar bekend zijn.


• Gebruik nooit werktijd, eigendommen of voorzieningen van het bedrijf om uw persoonlijke politieke activiteiten uit te voeren of te ondersteunen. Zorg dat u uitsluitend in uw eigen tijd en met uw eigen middelen deelneemt aan het politieke proces. • Onderneem nooit lobbyactiviteiten zonder toestemming.

Neem contact op met uw lijnmanager of het lokale Communications & External Affairs-team, indien u er niet zeker van bent of een activiteit gepast is of verkeerd geïnterpreteerd zou kunnen worden. Indien u liever in vertrouwen met een onafhankelijke persoon praat, neem dan contact op met OpenTalk.

V. Kan ik de onkosten van een diner vergoed krijgen?

Ik heb een diner bijgewoond voor het inzamelen van geld voor een pro-business kandidaat voor een plaatselijke overheidsfunctie. Aangezien deze kandidaat standpunten inneemt die gunstig zijn voor de belangen van BP, vraag ik me af of ik de onkosten van het diner vergoed kan krijgen.

A. Nee. Als u dat doet, zou dat beschouwd worden als een politieke bijdrage die in strijd is met onze Gedragscode. U bent natuurlijk vrij om als individu politieke evenementen voor fondsenwerving bij te wonen. U kunt echter geen gebruik maken van de activa of fondsen van BP. Indien u denkt dat uw betrokkenheid tot een belangenverstrengeling kan leiden of ongepast zou kunnen lijken, bespreek dit dan onmiddellijk met uw lijnmanager.

V. Zijn onze donaties toegestaan?

A. Ja. Bijdragen in natura aan scholen of lokale overheden spelen een belangrijke rol in onze relatie met gemeenschappen en zijn volgens onze Gedragscode toegestaan. Omdat deze donaties onderworpen kunnen zijn aan plaatselijke regelgeving, dienen deze altijd door uw lokale Communications & External Affairs-team afgehandeld te worden. Donaties moeten altijd gedaan worden aan een school of een overheidsorgaan, en niet aan een individu die daarvoor werkt.

V. Is ons politieke actiecomité toegestaan?

Zie ook ‘Belangenverstrengeling voorkomen’ en ‘Omgaan met overheden’ in deze Gedragscode.

Mijn bedrijf heeft wetenschappelijk opleidingsmateriaal, educatief materiaal en overtollige BP-apparatuur ter beschikking gesteld van lokale overheden. Zijn deze donaties toegestaan?

Een politiek actiecomité van BPwerknemers is werkzaam in mijn land. Overtreden we de norm van BP inzake het niet bijdragen aan enige politieke zaak?

A. In sommige landen kunnen onze werknemers hun politieke belangen ondersteunen door politieke actiecomités. Werknemers dragen onder zeer specifieke regels bij aan deze comités en hun activiteiten. Deelname is altijd vrijwillig – het is nooit verplicht om op enige wijze deel te nemen of ondersteuning te geven aan politieke actiecomités.

74

75

De Gedragscode is onze leidraad Gordon Fire Officer

De Gedragscode is onze leidraad Hannah and Angela Chemical Engineers

Onze activa en financiële integriteit

BP Gedragscode

We hebben allemaal de verantwoordelijkheid en wettelijke plicht om de eigendommen, intellectuele eigendommen en financiële activa van BP te beschermen. We betrachten altijd voorzichtigheid in het gebruik van onze activa en bedrijfsmiddelen. We houden ons aan alle van toepassing zijnde wetten en regelgevingen met betrekking tot de manier waarop we informatie registreren, bewaren en rapporteren. Hiertoe behoren de International Financial Reporting Standards (IFRS) (voor de financiële verslaglegging van de Groep) en de relevante algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes (GAAP) overal waar we zaken doen. We zijn altijd eerlijk, oprecht en duidelijk over onze activiteiten en prestaties. We registreren en rapporteren datagegevens en resultaten altijd op een accurate manier.

• Accurate en volledige informatie, dossiers, verslaglegging en boekhouding / pag. 82 • BP’s activa beschermen / pag. 86 • Intellectueel eigendom en beschermende informatie respecteren / pag. 88 • Handel met voorkennis voorkomen / pag. 90 • Onze digitale systemen verantwoord en veilig gebruiken / pag. 94

80

81

5 Onze activa en financiële integriteit

BP Gedragscode

BP Gedragscode


Accurate en volledige informatie, dossiers, verslaglegging en boekhouding Algemeen We registreren en rapporteren bedrijfsinformatie op een eerlijke, accurate en objectieve manier. Dit betreft zowel financiële als niet-financiële informatie. Alle informatie die we creëren, zal een nauwkeurige weergave zijn van de transacties en gebeurtenissen. Dit omvat financiële gegevens en andere informatie, zoals informatie over HSSE-prestaties of HR-dossiers. Onze boeken, dossiers en rekeningen zijn conform de IFRS (voor de financiële verslaglegging van de Groep), andere relevante GAAP en BP boekhoudkundige richtlijnen en verslagleggingsrichtlijnen. We creëren, bewaren en vernietigen papieren en elektronische informatie in overeenstemming met de relevante wettelijke vereisten en de BP-richtlijnen. Vervalsing van dossiers of een verkeerde weergave van de feiten kan nooit gerechtvaardigd of geëxcuseerd worden. BP tolereert geen enkele vorm van fraude.

In detail

De registratie en verslaglegging van alle financiële of niet-financiële bedrijfsinformatie op een eerlijke, accurate en objectieve manier is essentieel voor: • De bescherming van onze geloofwaardigheid en reputatie. • Het voldoen aan onze verplichtingen op grond van weten regelgeving. • Het voldoen aan onze verantwoordelijkheid ten aanzien van aandeelhouders en andere externe stakeholders. • Informatieverstrekking over en ondersteuning van onze zakelijke beslissingen en handelingen. Alle informatie die u creëert voor BP dient een nauwkeurige weergave te zijn van de transacties en gebeurtenissen. Deze informatie kan in de vorm zijn van papieren of elektronische documenten, e-mails of andere media. Dit omvat: • Financiële gegevens, zoals boeken, dossiers en rekeningen. Deze dienen altijd conform de IFRS (voor de financiële verslaglegging van de Groep), andere relevante GAAP en boekhoudkundige richtlijnen en verslagleggingsrichtlijnen van BP te zijn. • Andere informatie, zoals informatie over HSSE-prestaties, HR-dossiers, kwaliteitsgegevens, gereguleerde archivering en andere essentiële bedrijfsinformatie. Deze informatie dient ook accuraat en volledig te zijn.

Papieren en elektronische informatie dienen gecreëerd, bewaard en vernietigd te worden in overeenstemming met:


• Van toepassing zijnde wetgeving. • Regels van BP inzake dataprivacy. • De richtlijnen van BP inzake documentbeheer, inclusief elektronische documenten en e-mail. • De ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’. • De ‘Digital Systems Acceptable Use Instruction’. • Het ‘Operating Management System’. Het is tegen het beleid van BP om geen accurate en volledige dossiers bij te houden, informatie te vervalsen of misleidende informatie te creëren. Dit kan als fraude of een schending van mensenrechten beschouwd worden, waarvoor individuele werknemers en BP civiel- en strafrechtelijk aansprakelijk zouden kunnen worden gesteld.

• Zorg dat alle transacties op de juiste wijze geautoriseerd zijn en accuraat en volledig vastgelegd zijn. • Zorg dat alle zakenpartners naar behoren zijn gemachtigd en zijn ingesteld in de systemen van het bedrijf. Dit omvat klanten, leveranciers, agenten professionele adviseurs, JV-partners en eventuele andere zakenpartners. Wees alert op ongeautoriseerde betalingen of facturen zoals beschreven in de sectie ‘Het witwassen van geld voorkomen’ van deze Gedragscode. • Zorg dat er geen geheime of nietgeregistreerde bedragen, fondsen of activa onderhouden worden. • Verleen uw volledige medewerking aan de Internal Audit, Group Control en externe controleurs en verstrek hen accurate informatie. Sta hen op verzoek toe om onbeperkte toegang te hebben tot werknemers en documenten (met inachtneming van de juridische beperkingen). • Toon financiële integriteit bij het indienen en goedkeuren van onkosten, in overeenstemming met het reis- en entertainmentbeleid van BP. • Meld alle zorgen of onregelmatigheden met betrekking tot boekhouding, auditing of zaken van interne controle.

Alle informatie die u creëert of ontvangt terwijl u voor BP werkt, behoort toe aan het bedrijf. Deze informatie dient goed beheerd en beschermd te worden.

82

83

Senior financial officers en anderen die verantwoordelijk zijn voor financiële verslaglegging hebben als extra verantwoordelijkheid: • Het implementeren en onderhouden van goede controles om ervoor te zorgen dat financiële verslaglegging en managementverslaglegging waarheidsgetrouw, accuraat, volledig, objectief, consistent, tijdig en begrijpelijk is. • Zorgen dat de van toepassing zijnde externe en interne verslagleggingsnormen van de Group Reporting Manual (GRM) van BP te allen tijde gevolgd worden. • Zorgen dat zij op de hoogte zijn van en zich houden aan de van toepassing zijnde normen voor het creëren, archiveren en vernietigen van BP-informatie.

BP Gedragscode


Accurate en volledige informatie, dossiers, verslaglegging en boekhouding (vervolg)


• Maak nooit een valse of misleidende boeking in een rapport, document, dossier of onkostenclaim. • Vervals nooit enig document of dossier, of dat nu financieel of niet-financieel is. • Verkoop, overschrijf of vervreemd nooit activa zonder de juiste documentatie en autorisatie. • Probeer nooit anderen te beïnvloeden om iets te doen wat de integriteit van BP’s financiële gegevens of rapporten zou kunnen schaden. • Verbind BP nooit aan contractuele verplichtingen, tenzij u daartoe bevoegd bent. • Verberg, wijzig, vernietig of manipuleer nooit de gegevens of eigendommen van BP met betrekking tot feitelijke, in behandeling zijnde, of dreigende rechtszaken of onderzoeken door de overheid of toezichthoudende instanties. Deze vereiste is ook van toepassing op situaties waarin een dergelijke rechtszaak of onderzoek zich waarschijnlijk in de toekomst zal voordoen.

Indien u bezorgd bent over de rechtmatigheid van informatie, boekingen of een financiële procedure, of indien u denkt dat er valse of misleidende informatie is verstrekt, dient u dat onmiddellijk te melden. Praat met uw lijnmanager of neem contact op met uw Chief Financial Officer (CFO) indien u er niet zeker van bent hoe een transactie goed te registreren. Als de CFO uw probleem niet kan oplossen, neem hierover dan contact op met een deskundige van de financiële afdeling. Indien u bezorgd bent dat een transactie onjuist vastgelegd is, dient u dat onmiddellijk aan uw CFO melden zodat het management zo snel mogelijk actie kan ondernemen. Als u liever in vertrouwen met een onafhankelijke persoon praat, neem dan contact op met OpenTalk of een alternatieve lokale bron. U vindt de Group Reporting Manual (GRM) online – zie de bijlage voor de link.

V. Moet ik akkoord gaan met het verzoek van mijn baas?

V. Kan ik een toekomstige factuur in het budget van dit jaar opnemen?

V. Kunnen we onze wekelijkse tests overslaan?

Mijn baas heeft mij gevraagd om een niet-bevestigde verkoop in het kwartaalrapport op te nemen om de doelstellingen te halen. De verkoop zal echter niet afgerond zijn tot na het betreffende kwartaal. Moet ik doen wat hij vraagt?

A. Nee. U dient kosten en opbrengsten altijd in de juiste tijdsperiode te registreren. Registratie van een transactie die nog niet voltooid is, zou een verkeerde weergave van feiten zijn. Het kan fraude zijn. U moet uw zorgen met uw lijnmanager bespreken. Als u zich niet prettig voelt bij zijn of haar aanpak, zoek dan hulp bij de financiële afdeling, Legal, Ethics & Compliance of OpenTalk.

De eindejaarsresultaten van mijn team liggen onder het budget en in het nieuwe jaar moet er een apparaat gekocht en geleverd worden. Mijn manager heeft me gevraagd of ik de factuur voor het apparaat zou kunnen opnemen in het budget van dit jaar. Mag ik dat doen?

A. Nee. De status van het budget is irrelevant. Indien goederen of diensten nog niet ontvangen of geleverd zijn, mag de vordering daarvoor nog niet boekhoudkundig worden verwerkt. U kunt ondersteuning krijgen van de financiële afdeling, Legal, Ethics & Compliance of OpenTalk.

We moeten wekelijks de chemische uitstoot testen die wordt geproduceerd als we een bepaald product vervaardigen. Soms, als we het druk hebben, slaan we de tests over, doen we die later en antidateren we de resultaten. Dit helpt in het beheer van onze werkstroom, maar is dat toegestaan?

A. Nee. Naast het feit dat het tegen het bedrijfsbeleid is, kan dit illegaal zijn – aangezien u feitelijk gegevens vervalst. Tests dienen uitgevoerd te worden op het daarvoor aangewezen moment en de resultaten daarvan dienen accuraat geregistreerd te worden. ‘Accuraat’ betekent waarheidsgetrouw registreren van de daadwerkelijke testdatum. Indien uw werkdruk het u moeilijk maakt om tijd te vinden voor de tests, dient u dit met uw lijnmanager te bespreken.

• Verhinder of beïnvloed nooit de goede afhandeling van een zaak binnen het rechtsgebied van enige toezichthoudende instantie. Hieronder valt het verbergen, wijzigen, vernietigen of manipuleren van informatie over BP. • Verwijder of vernietig nooit dossiers vóór de aangegeven datum zonder voorafgaande toestemming daarvoor te verkrijgen.

84

85

BP Gedragscode


BP’s activa beschermen

Algemeen Iedereen bij BP is er verantwoordelijk voor dat onze activa niet misbruikt of verspild worden. Onze activa omvatten bedrijfseigendommen, tijd, gepatenteerde informatie, bedrijfskansen, bedrijfsfondsen, alsmede bedrijfsapparatuur. Als werknemer van BP betekent dit dat u altijd: • Ervoor dient te zorgen dat alle eigendommen van BP die u gebruikt of waarmee u in contact komt niet beschadigd, oneigenlijk gebruikt of verspild worden. • De tijd dient te nemen die nodig is voor uw werk om uw verantwoordelijkheden naar behoren te vervullen. • De vertrouwelijke en gepatenteerde informatie en intellectuele eigendommen van BP dient te beschermen. • De rechtmatige bedrijfsbelangen van BP dient te behartigen als de kans zich voordoet.

Andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie die ook valt onder intellectuele eigendom omvat:

In detail

Bedrijfsmiddelen U bent er persoonlijk verantwoordelijk voor dat alle eigendommen van BP die u gebruikt of waarmee u in contact komt niet beschadigd, oneigenlijk gebruikt of verspild worden. Dit omvat draagbare of thuis werkende apparatuur die BP aan u ter beschikking zou kunnen stellen – zoals laptops, PDA’s en mobiele telefoons. Van bepaalde bedrijfsmiddelen die u ter beschikking zijn gesteld, kunt u beperkt, incidenteel persoonlijk gebruik maken. Dit zou bijvoorbeeld een telefoongesprek kunnen zijn om een kinderdagverblijf te spreken of om uw familie te laten weten dat u moet overwerken. U dient specifieke regels geldend op uw locatie te volgen, omdat deze specifieke regelingen kunnen omvatten. Bedrijfstijd Als werknemer van BP wordt van u verwacht dat u de tijd aan uw werk besteedt die nodig is om aan uw verantwoordelijkheden te kunnen voldoen. ‘Intellectuele eigendommen’ en andere beschermde informatie Van uitvindingen tot handelsmerken: onze ‘intellectuele eigendommen’ zijn waardevol voor ons. Verschillende wetten stellen ons in staat om die te beschermen tegen misbruik door mensen buiten het bedrijf.

• Verkoop-, marketing- en andere bedrijfsdatabases. • Marketingstrategieën en -plannen. • Onderzoek en technische gegevens. • Bedrijfsideeën, procedures, voorstellen of strategieën. • Nieuwe producten en/of verpakkingsontwerp en ontwikkeling. • Software die door het bedrijf gekocht of ontwikkeld is. • Informatie die gebruikt wordt bij tradingactiviteiten, waaronder prijsstelling, marketing- en klantgerichte strategieën. Bedrijfskansen Iedereen bij BP deelt de verantwoordelijkheid om, wanneer de kans zich voordoet, onze legitieme bedrijfsbelangen te behartigen.

V. Kan ik een vrachtwagen van BP lenen?

Kan ik een vrachtwagen van BP lenen voor een weekend om wat tuingereedschappen naar het huis van mijn vriend te vervoeren?

Intellectuele eigendommen omvatten o.a.: • Gepatenteerde uitvindingen. • Ontwerpen. • Auteursrechtmaterialen. • Handels- en dienstmerken. • Handelsgeheimen en ‘knowhow’.

86

A. Nee. De voertuigen van BP zijn uitsluitend bedoeld voor bedrijfsactiviteiten en niet voor persoonlijke activiteiten. In dit geval zou het kunnen zijn dat de verzekering van de vrachtwagen niet geldig is, als de vrachtwagen gebruikt wordt voor niet-zakelijke doeleinden.


• Betracht altijd voldoende voorzichtigheid als u met eigendommen van BP werkt en zorg dat deze niet kwijt raken of blootgesteld worden aan risico’s zoals diefstal. • Meld gestolen of anderszins verloren geraakte computer- en telecommunicatieapparatuur aan de afdeling Digital Security. • Wijd u altijd volledig aan de activiteiten van BP als u aan het werk bent, en onderneem geen persoonlijke activiteiten. • Rapporteer de tijd dat u werkt naar waarheid en accuraat, als van u vereist wordt dat u uw tijd rapporteert. • Bescherm altijd alle vertrouwelijke en gepatenteerde informatie van BP en maak deze nooit bekend. Deze verplichting is van toepassing tijdens en na uw dienstbetrekking bij BP. • Begrijp en volg de instructies van BP voor de classificering en bescherming van gegevens, zoals vermeld in de ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’. • Bescherm persoonlijke gegevens altijd – zie ook het hoofdstuk ‘Privacy en vertrouwelijkheid’ van deze Gedragscode. • Betracht dezelfde voorzichtigheid met fondsen van BP als met uw eigen fondsen. Dit omvat ook geld dat u voorgeschoten is en inkoop- of creditcards. Bescherm deze altijd tegen misbruik, verlies, fraude of diefstal.


• Gebruik nooit bedrijfsapparatuur of -faciliteiten voor uw privéactiviteiten, tenzij op de wijze zoals hierboven uiteengezet. • Deel nooit vertrouwelijke of gepatenteerde informatie met mensen buiten BP, tenzij u de voorafgaande goedkeuring daartoe van uw manager heeft verkregen. Zelfs dan mag u informatie uitsluitend delen onder een ‘confidentiality agreement’ die door Legal goedgekeurd is. • Gebruik de eigendommen, informatie of positie van BP nooit voor persoonlijk gewin. • Concurreer nooit met BP.

Indien u vragen heeft over de bescherming van activa van BP, praat dan met uw lijnmanager of Legal. U vindt meer over onze ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’ door te praten met uw regionale beveiligingsadviseur of door het gedeelte over digitale beveiliging (BP Digital Security) op de website te bezoeken – zie de bijlage voor details. U vindt details over het persoonlijke gebruik van BP-netwerken en -computers onder ‘Onze digitale systemen verantwoordelijk en veilig gebruiken’ in deze Gedragscode.

• Dien altijd accurate vorderingen, vouchers, rekeningen en facturen in, binnen de daartoe vastgestelde termijnen.

87

V. Kan ik een voormalige werknemer X informatie verschaffen?

Een voormalig werknemer van BP heeft me gevraagd om kopieën van materialen waaraan we samen werkten toen hij nog in het bedrijf werkte. Ik heb ook ontdekt dat hij al veel uitgeprinte en digitale materialen en gegevens van BP heeft. Wat moet ik doen?

A. In geen geval mag u hem de informatie geven waarom hij vraagt, aangezien deze informatie vertrouwelijk kan zijn. Hij heeft onze Gedragscode geschonden door informatie van BP mee te nemen toen hij het bedrijf verliet, en er zouden verdere problemen kunnen komen indien hij de informatie gebruikt heeft of bekendgemaakt heeft aan derden. De verplichting om de informatie van BP vertrouwelijk te houden is niet alleen tijdens de dienstbetrekking, maar ook daarna van toepassing. Neem onmiddellijk contact op met uw lijnmanager en alarmeer uw lokale beveiligingsvertegenwoordiger en Legal. Zij zullen besluiten welke actie ondernomen dient te worden om onze informatie in dit geval te beschermen.

BP Gedragscode


Intellectueel eigendom en beschermde informatie respecteren We leggen ons toe op het respecteren van de intellectuele eigendommen en beschermde informatie van anderen.


• Raadpleeg altijd Legal indien u werk toewijst aan een nieuwe werknemer en er een risico bestaat dat de werknemer beschermde informatie van een vorige werkgever zal gebruiken. • Raadpleeg altijd Legal om te bepalen of de lokale wetgeving inzake auteursrechten u toestaat om korte uittreksels te kopiëren van documenten of materialen (inclusief audio-, video-, software- of internetuittreksels). • Win altijd advies in bij Legal alvorens onze producten of diensten nieuwe namen te geven. • Raadpleeg altijd Legal in verband met: - Belangrijke nieuwe of gewijzigde producten of procedures. - De interpretatie van octrooien. - Octrooi-aanvragen of andere intellectuele eigendomsrechten.

88


• Breng vertrouwelijke informatie, inclusief computerbestanden, van vorige werkgevers nooit naar uw werkplek bij BP. • Laad nooit software zonder licenties op een computer van BP. • Accepteer of gebruik nooit de vertrouwelijke informatie van iemand anders zonder een overeenkomst die door Legal goedgekeurd is. • Kopieer documenten of materialen (waaronder audio-, video-, software- of Internetuittreksels) nooit als u voor deze documenten of materialen geen auteursrechten heeft, tenzij u daartoe toestemming heeft verkregen. • Handel nooit opzettelijk in strijd met de van kracht zijnde intellectuele eigendomsrechten van anderen.

Indien u vragen heeft, bespreek deze dan met uw lijnmanager of met Legal.

V. Kan ik informatie uitwisselen uit mijn vorige baan?

V. Kunnen we vakbladen kopiëren en distribueren?

Ik ben onlangs bij BP gaan werken vanuit één van onze grootste concurrenten. Kan ik belangrijke vertrouwelijke marketinginformatie die ik verkregen heb toen ik voor die concurrent werkte, uitwisselen?

A. Nee. Dat zou een inbreuk zijn op onze Gedragscode, uw verplichtingen ten aanzien van uw vorige werkgever en mogelijk ook op de wet. U bent verplicht om de vertrouwelijke informatie van uw vorige werkgever te beschermen net als werknemers van BP verplicht zijn om onze vertrouwelijke informatie te beschermen. U kunt de algemene kennis en vaardigheden gebruiken die u bij uw vorige baan opgedaan heeft, maar u kunt geen vertrouwelijke of beschermde materialen die door u of iemand anders voor uw vorige werkgever gecreëerd zijn, aan BP verstrekken. Informeer bij Legal indien u vragen heeft over bepaalde informatie.

89

Kan ik, om de abonnementskosten voor vakbladen te drukken, één abonnement op elke publicatie nemen, en deze dan verspreiden onder mijn collega’s met de instructie om artikelen die zij willen hebben te kopiëren?

A. Nee. Als u de originele publicatie verspreidt, zou het maken van kopieën de auteursrechten schenden, net als het scannen van de pagina’s en de verspreiding van kopieën per e-mail. U mag uitsluitend artikelen kopiëren indien de uitgever daarmee instemt. Eventueel zou u kopieën van de uitgever kunnen kopen.

BP Gedragscode


Handel met voorkennis voorkomen Algemeen We leggen ons toe op de ondersteuning van eerlijke, open effectenmarkten overal ter wereld. Dit betekent dat: • Het alle werknemers van BP verboden is om direct of indirect effecten van BP of een andere beursgenoteerde vennootschap te verhandelen wanneer zij beschikken over ‘voorkennis’. • We niet meedoen aan marktmisbruik – het verspreiden van valse informatie of betrokken raken bij andere activiteiten die bedoeld zijn om de koers van beursgenoteerde effecten te manipuleren. Onze ‘Global Trading Guidelines’ omvatten specifieke richtlijnen ter bescherming van marktmisbruik. Deze zijn van toepassing op iedereen die betrokken is bij tradingactiviteiten bij BP.

In detail

‘Voorkennis’ betekent alle informatie die niet openbaar is voor het publiek en die ‘materieel’ is. Dit betreft alle informatie die direct of indirect verband houdt met BP of diens effecten, of met een andere beursgenoteerde onderneming of diens effecten. ‘Materiële’ informatie omvat informatie die een aanzienlijk effect kan of waarschijnlijk zal hebben op de koers van effecten. Een zaak is ook ‘materieel’ als de kans groot is dat een weldenkend mens dit van belang zou achten bij het nemen van een beleggingsbeslissing. Effecten omvatten aandelen (inclusief American Depository Receipts), opties, schuldvorderingen, obligaties, schuldbewijzen en andere beleggingen waarvan de waarde vastgesteld wordt door de prijs van deze effecten – bijvoorbeeld futures of andere derivaten, of spread bets. Hier volgen enkele voorbeelden van wat voorkennis zou kunnen zijn: • Resultaten en dividenden van de groep.

In landen als het VK is zelfs het feit dat men weet dat een gerucht vals is een vorm van het hebben van voorkennis indien dat gerucht materieel zou zijn als het waar was. Overleg altijd met uw lijnmanager of Legal alvorens te handelen met kennis over de juistheid van marktgeruchten. Wetten inzake handelen met voorkennis gelden overal ter wereld. Schending daarvan wordt zeer ernstig opgevat en de sancties zijn streng, variërend van substantiële boetes tot gevangenisstraf. Marktmisbruik is ook illegaal. Dit betekent de verspreiding van valse informatie of het betrokken raken bij activiteiten die bedoeld zijn om de koers van beursgenoteerde effecten te manipuleren. Onze ‘Global Trading Guidelines’ omvatten specifieke richtlijnen ter bescherming tegen marktmisbruik. Deze zijn ook van toepassing op iedereen die betrokken is bij tradingactiviteiten bij BP. BP is wettelijk verplicht een lijst bij te houden van alle werknemers die toegang hebben tot voorkennis over BP of onze effecten, en er kan van ons geëist worden om deze lijst openbaar te maken aan toezichthoudende instanties.

• Werkelijke of mogelijke overnames, desinvesteringen, fusies of joint ventures. • Belangrijke ontwikkelingen in rechtszaken. • Werkelijke of mogelijke ontdekkingen of wijzigingen in de olie- en gasreserves. • Verwachte overheidsacties.

90

91

BP Gedragscode


Handel met voorkennis voorkomen (vervolg)


• Wees altijd voorzichtig en bescherm voorkennis altijd tegen onopzettelijke bekendmaking. N.B.: Sommige werknemers van BP die toegang hebben tot voorkennis hebben de goedkeuring nodig van de Company Secretary voordat zij transacties met effecten van BP aangaan. Zie de bijlage voor de link ‘Beperkingen op de handel in aandelen en effecten van BP’.


• Koop of verkoop nooit aandelen van BP en raak nooit betrokken bij andere onderhandelingen over aandelen van BP terwijl u beschikt over voorkennis. Dat wil zeggen: ofwel direct ofwel via familieleden of door anderen aan te moedigen dit te doen. Dit is zelfs van toepassing als u ‘denkt’ dat u niet op basis van deze voorkennis handelt of als u niet langer een werknemer van BP bent. • Koop of verkoop nooit aandelen van een andere beursgenoteerde onderneming en raak nooit betrokken bij onderhandelingen over de aandelen van een dergelijke onderneming terwijl u beschikt over voorkennis. Dat wil zeggen: ofwel direct ofwel via uw familieleden of door anderen aan te moedigen dit te doen. Dit is zelfs van toepassing als u ‘denkt’ dat u niet op basis van deze voorkennis handelt. • Koop of verkoop nooit effecten totdat de voorkennis met betrekking tot de vennootschap of haar effecten algemeen openbaar wordt en investeerders de kans hebben gehad om de informatie te beoordelen. In sommige gevallen heeft u de goedkeuring van de Company Secretary nodig (zie de opmerking onder ‘altijd’ hierboven).

• Onthul nooit voorkennis aan iemand buiten BP, waaronder familieleden, zonder voorafgaande toestemming. Maak voorkennis binnen BP uitsluitend op een ‘need-to-know’ basis en met voorafgaande toestemming bekend. Indien u voorkennis bekendmaakt aan een ander die vervolgens op basis daarvan in effecten handelt, maakt u zich allebei schuldig aan een delict. • Verspreid nooit valse informatie en raak nooit betrokken bij activiteiten die bedoeld zijn om de koers van beursgenoteerde effecten te manipuleren. • Laat voorkennis nooit uitlekken en geef geen tips – dit kan een inbreuk zijn op wetten inzake handelen met voorkennis. • Stimuleer anderen nooit om beursgenoteerde effecten te verhandelen, terwijl u over voorkennis beschikt. Dit kan een strafbaar feit zijn.

V. Mag ik aandelen in een bedrijf van een leverancier kopen? Indien u vragen heeft of bezorgd bent over handelen met voorkennis, neem dan contact op met Legal voor meer ondersteuning.

Antwoorden op veelgestelde vragen over handelen met voorkennis zijn beschikbaar op de website van BP – zie de bijlage voor de link.

Een leverancier vertelde me in vertrouwen over een nieuw product. We kunnen het product niet gebruiken, maar ik ben van mening dat het groot potentieel heeft en dat aandelen in het bedrijf van deze leverancier snel omhoog zullen schieten. Mag ik aandelen in dat bedrijf kopen?

A. Nee. U mag geen aandelen in het bedrijf van deze leverancier kopen totdat de informatie die u heeft, openbaar beschikbaar is. U beschikt momenteel over ‘voorkennis’ die u in vertrouwen gegeven is en die nog niet openbaar gemaakt is. Dit is informatie die een gemiddelde belegger waarschijnlijk belangrijk zou vinden bij het nemen van een beleggingsbeslissing over het bedrijf.

V. Mag ik aandelen BP om persoonlijke redenen verkopen?

Mag ik aandelen BP om persoonlijke redenen verkopen, (bijv. om geld vrij te maken voor de aanbetaling van een huis) wanneer ik toegang heb tot mogelijke voorkennis?

A. Nee. U mag de aandelen niet verhandelen, ook al wilt u dat doen om redenen die geen verband houden met de informatie waarover u beschikt.

92

93

BP Gedragscode


Onze digitale systemen verantwoordelijk en veilig gebruiken Algemeen De beveiliging van onze informatie en digitale systemen is essentieel voor ons succes. Iedereen die gebruikmaakt van digitale systemen van BP dient te weten hoe hij of zij deze veilig kan houden door de voorschriften in acht te nemen van de ‘Digital Security Acceptable Use Instruction’ en de ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’ – zie de bijlage voor links.

In detail

Bij BP houden we onze informatie en digitale systemen veilig door beveiligingsmaatregelen op te nemen in de wijze waarop we onze mensen, bedrijfsprocessen en technologie aansturen. Deze maatregelen zorgen ervoor dat: • We de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van belangrijke informatie en digitale systemen kunnen beschermen. • Alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot computers en netwerkdiensten van BP, zoals internet, e‑mailtoepassingen en netwerkbestandsmappen. • Bevoegde gebruikers alleen toegang hebben tot de digitale systemen die zij nodig hebben om taken te vervullen. • De toegang tot digitale systemen van BP gecontroleerd kan worden om misbruik van apparatuur of onbevoegde toegang daartoe te voorkomen. • Wij voldoen aan alle wettelijke, regelgevende en contractuele vereisten inzake het beveiligen van onze informatie en digitale systemen.

94


• Zorg dat computerapparatuur te allen tijde veilig en beveiligd is. Dit omvat laptops, smartphones en opslagapparatuur. Dit is eveneens van toepassing als u niet in bedrijfsgebouwen van BP, maar bijvoorbeeld thuis of in een hotel werkt. • Bescherm uw gebruikers-ID’s en wachtwoorden. Zorg dat uw wachtwoorden moeilijk zijn te raden en wijzig ze regelmatig. Maak uw wachtwoorden of persoonlijke identificatienummers (PIN’s) nooit aan anderen bekend en sta niet toe dat iemand anders gebruikmaakt van uw gebruikersaccount. • Zorg er altijd voor dat informatie beveiligd is tijdens opslaan, verspreiden en verwijderen. Volg de ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’ om er zeker van te zijn dat u weet hoe u informatie op de juiste wijze classificeert. • Gebruik e-mail, internetdiensten en door BP verstrekte computerapparatuur altijd volgens de ‘Digital Security Acceptable Use Instruction’.

• Gebruik door BP verstrekte computerapparatuur en technologiediensten, zoals e-mail of internet, altijd primair voor zakelijke doeleinden. U mag beperkt persoonlijk gebruikmaken van onze digitale systemen en diensten. U kunt ze bijvoorbeeld gebruiken voor: - Toegang tot sites met nieuws, weer, vakantieplanning of reisinformatie op het internet. - Toegang tot uw e-mailaccount op internet, zolang de e-mailservice door BP is goedgekeurd – zie de website over digitale beveiliging (BP Digital Security) voor een lijst van goedgekeurde e-mail providers die beschikken over voldoende beveiliging. - Voor toegang tot social media sites. Uw gebruik dient echter te voldoen aan BP’s ‘Digital Security Acceptable Use Instruction’ en de content die u plaatst, dient uw eigen persoonlijke opvattingen te vertegenwoordigen en niet die van BP. • Meld incidenten altijd onmiddellijk. Indien u vermoedt dat zich een incident heeft voorgedaan of zal voordoen (bijv. verdacht virus, verdacht telefoontje, zoekgeraakte laptop of informatie), neem dan contact op met de helpdesk van BP of Digital Security.

95

BP Gedragscode


Onze digitale systemen verantwoordelijk en veilig gebruiken (vervolg)


• Kopieer nooit vertrouwelijke of geheime informatie van BP naar een draagbaar opslagapparaat, zoals een memory stick, tenzij dit apparaat is goedgekeurd en u toestemming heeft van de eigenaar van de informatie. Indien u wel beschikt over de vereiste goedkeuringen en toestemming, dient u encryptie toe te passen en het opslagapparaat volgens de ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’ te gebruiken. • Gebruik uw persoonlijke e-mailadres nooit om informatie van BP te verspreiden en gebruik het nooit in plaats van uw BP e-mailaccount. • Bespreek vertrouwelijke of geheime bedrijfsinformatie van BP nooit in openbare ruimten waar u afgeluisterd kunt worden. • Laat vertrouwelijke of geheime documenten van BP of opslagapparatuur nooit onbeheerd achter. • Installeer of gebruik nooit ongeautoriseerde of verboden software.

• Gebruik de computers van BP nooit voor persoonlijk gebruik dat: - Onze bedrijfsactiviteiten in de weg staat of belemmert. - De beschikbaarheid van de bedrijfsmiddelen van BP, waaronder netwerken, negatief beïnvloedt. - Uw productiviteit of die van uw collega’s in de weg staat. - Een niet aan BP gerelateerde aangelegenheid betreft, inclusief het vragen aan andere werknemers om activiteiten uit te voeren. - De reputatie van BP schaadt of het bedrijf in een kwaad daglicht stelt. • Verschaf uzelf nooit opzettelijk toegang tot één van de volgende zaken via onze digitale systemen of onze ruimtes en ga niet over tot het opslaan, verzenden, plaatsen of publiceren van: - Pornografische, expliciet seksuele of uitbuitende seksuele afbeeldingen of tekst. - Materialen die aanzetten tot geweld, haat, terrorisme of intolerantie t.o.v. anderen op basis van hun leeftijd, ras, huidskleur, religie, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, handicaps of andere kenmerken die beschermd zijn via geldende wetgeving. - Materiaal dat beledigend, aanstootgevend, smadelijk of niet in overeenstemming is met ons beleid inzake intimidatie en gelijke kansen (zie ‘Een respectvolle en intimidatievrije werkomgeving creëren’ van deze Gedragscode).

96

Zorg dat u op de hoogte bent van de richtlijnen van onze ‘Digital Security Acceptable Use Instruction’ en de ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’ – zie de bijlage voor de link. Indien u nadere informatie nodig heeft over het gebruik van digitale systemen en veiligheid, praat dan met uw lijnmanager of BP Digital Security. Zie ook de hoofdstukken ‘Privacy en vertrouwelijkheid’, ‘BP’s activa beschermen’ en ‘Een respectvolle, intimidatievrije werkomgeving creëren’ van deze Gedragscode.

V. Mag ik vertrouwelijke informatie op mijn laptop of memory stick opslaan?

V. Kan ik mijn computer van BP gebruiken voor mijn weekendwerkzaamheden?

Ik werk vaak met vertrouwelijke informatie. Mag ik deze informatie opslaan op mijn laptop of memory stick? Meer in het bijzonder, mag ik mijn laptop uit het kantoor meenemen?

A. U mag vertrouwelijke informatie alleen op een draagbare computer of opslagapparaat, zoals een laptop of memory stick, opslaan als op de harde schijf van het apparaat volledige encryptie wordt toegepast. Indien u buiten uw kantoor werkt, dient u de richtlijnen te volgen die zijn beschreven in de ‘Security of Information Handling Standard and Instructions’ om te zorgen dat u de juiste mate van bescherming toepast. In sommige gevallen dient u toestemming te vragen aan uw lijnmanager of de eigenaar van de informatie voordat u het apparaat uit het kantoor meeneemt.

Ik heb in de weekenden van huis uit een bedrijf in online wenskaarten. Kan ik op dagen waarop ik vroeg klaar ben mijn computer van BP gebruiken om bestellingen van de vorige dag te verwerken?

A. Nee. Onze Gedragscode verbiedt het uitvoeren van niet op BP betrekking hebbende werkzaamheden via onze digitale systemen. U kunt uw thuiswerkzaamheden alleen thuis uitvoeren met gebruikmaking van digitale systemen die niet van BP zijn.

V. Wat moet ik doen als ik per ongeluk een verboden website open?

Als ik tijdens het gebruik van een zoekmachine per ongeluk een website open die in strijd is met het beleid van BP, zal dat dan zichtbaar zijn in de geschiedenis van mijn computer? Wat moet ik doen?

A. Verlaat de site onmiddellijk en sla de link niet op of stuur deze niet naar iemand anders. Aangezien de website in uw geschiedenis te zien zal zijn, moet u uw lijnmanager uitleggen wat er gebeurd is.

97

BP Gedragscode

Bijlage

Sectie 1. Veilig, verantwoordelijk en betrouwbaar handelen

2. Onze mensen

3. Onze zakenrelaties

Bijlage Links naar nadere informatie over specifieke onderwerpen 4. De overheden en gemeenschappen waarmee wij werken

5. Onze activa en financiële integriteit

Algemeen

98

Onderwerp

Link

Veiligheids- en operationele risico’s

safetyandoperations.bpweb.BP.com

Operating Management System (OMS)

safetyandoperations.bpweb.BP.com/OMS/

Veiligheid op kantoor

officesafety.bpweb.BP.com/

One HR Global Information (Human Resources)

http://onehr.bpweb.BP.com/CYP/en/homepage/homepage.aspx

BP Data Privacyregels - Algemene Privacyregels

http://legal.bpweb.BP.com/Data_Privacy/DataPrivacy_BPStandardsPolicies_ BCRRules.aspx

Het waarborgen van privacy

http://legal.bpweb.BP.com/Data_Privacy/DataPrivacy.aspx

Website ‘Gifts and Entertainment Register’ van BP

http://gifts.bpweb.BP.com/Home.aspx

Goedkeuringsformulier voor de ontvangst van overheidsfunctionarissen

http://gifts.bpweb.BP.com/GOH/govthosting.aspx

Toestemmingsprocedure voor nietleidinggevende bestuursfuncties

http://cosec.bpweb.BP.com/en/corpgov/neds.aspx

Richtlijnen voor het omgaan met relaties op de werkplek

http://onehr.bpweb.BP.com/CYP/en/onehr_relations_relationshipatwork.aspx

BP Groep ‘Competition and Antitrust Standard’

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/local_assets/documents/Risks/ CAT_Group_Standard-Final.pdf

Wereldwijde richtlijnen voor mededinging en antitrust

http://legal.bpweb.BP.com/Legal_Guide/Competition_and_Antitrust/global_ guidelines.aspx

Richtlijnen voor mededinging en antitrust in de EU

http://legal.bpweb.BP.com/Legal_Guide/Competition_and_Antitrust/eu_ guidelines.aspx

Richtlijnen voor mededinging en antitrust in de VS

http://legal.bpweb.BP.com/Legal_Guide/Competition_and_Antitrust/us_ guidelines.aspx

Handelssancties

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/Risks/Trade_Sanctions.aspx

Antiwitwasbeleid van BP

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/local_assets/documents/Risks/ Group_AML_Standard-Final-2011-July.pdf

BP Groep ‘Anti-Bribery and Corruption Standard’

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/Risks/ABC_Standard.aspx

Website van BP betreffende omkoping en corruptie

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/Bribery_corruption.aspx

UK Bribery Act

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/Risks/UK_Bribery_Act.aspx

Group Reporting Manual (GRM)

http://grm.bpweb.BP.com/

Handel in aandelen van BP

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/Risks/dealing_with_bp_ securities.aspx

Website beveiliging bij BP

http://securityatBP.bpweb.BP.com/

‘Security of Information Handling Standard and Instructions’

http://securityatBP.bpweb.BP.com/en/Securipedia/Securipedia_DS/Policies_ Standards/Security_of_Information_Standard.aspx

‘Digital Security Acceptable Use Instruction’

http://securityatBP.bpweb.BP.com/en/securipedia/securipedia_ds/policies_ standards/digital_security_acceptable_use_instructions.aspx

Website Ethics & Compliance

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/homepage.aspx

Systeem voor het melden van schendingen van de Gedragscode

https://codeofconductcertification.bpweb.BP.com/Home.aspx

OpenTalk website

http://ethicsandcompliance.bpweb.BP.com/en/opentalk.aspx

‘Fraud and Misconduct Reporting Standard’

http://finance.bpweb.BP.com/en/local_assets/documents/Standards_and_ Practices/Fraud_Misconduct_Standard.doc

99

BP Gedragscode

Index Gedragscode

Aandelen kopen

47, 92

‘Digital Systems Acceptable Use Instruction’

83

Aannemers

58

Discriminerend gedrag

31

Aanstootgevend gedrag

32

Diversiteit

31

Aanstootgevend materiaal

34

51

Activa

86

Donaties

Afkeurende opmerkingen

32

E

Een geschenk weigeren

42

Agenten

58

Eén team

11

Alleenstaande ouders

31

Eerlijke behandeling

13

Als u niet zeker bent

‘Anti-Bribery and Corruption Standard’ van BP

Anti-omkoping of anticorruptie

A

Index Gedragscode

42

Effecten

90

67

E-mailaccount

96

66

Entertainment

42

Antiwitwasbeleid

56

Ethics & Compliance

15

Arbeids- en arbeidsovereenkomstwetten

16

Ethics & Compliance Leader

15

Auteursrechtelijke materialen

87

Evenementen voor fondsenwerving

75

B

Banen en relaties van familieleden

46

Excellentie

12

BP Groep Handelssancties standaard

54

Expatriates

55

BP International Services Company

55

Export

54

Bedrijfsapparatuur lenen

86

Exportwetgeving

54

Bedrijfskansen

86

F

Financiële gegevens

82

Bedrijfsmiddelen

86

Functionarissen van politieke partijen

67

Bedrijfstijd

86

Fusiecontrole

51

Belangenverstrengeling

46

Fusies en overnames

50

32

G

Gebruikers-ID’s en wachtwoorden

95

30

Gebruik van eigendommen

86

109

Gecombineerde betaling

57

86

Gelijke kansen

30

Bestuur

46

Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)

82

Bijbaantjes en relaties buiten het bedrijf

86

Geschenken en entertainment

42

Bijdragen in natura

75

Geschenken en entertainment registreren

42

Bob Dudley

7

Geschenken in contanten of equivalenten daarvan

42

Beledigend gedrag

Beoordelingsgesprekken

100

Dominante marktpositie

Bepaal wat ‘RIGHT’ is

Beschermde informatie

108

Boycotactiviteiten

54

Branche beperkingen verenigingen

52 51

Getuige-deskundige

73

Gevoelige informatie

51

Global Trading Guidelines

90

C

Chief Financial Officer

84

Goedkeuringsformulier voor de ontvangst van delegaties

44

‘Competition and Antitrust Standard’ van BP

53

Goedkeuringslimieten voor geschenken en entertainment

45

Compliance

15

Grondig onderzoek naar leveranciers

48

Concurrerende aanbestedingen

44

Group Ethics & Compliance Officer

8

Concurreren met BP

52

H

Handel met voorkennis

90

Concurrentiegevoelige informatie

52

Handels- en dienstmerken

86

D

Daadwerkelijke belangenverstrengeling

46

Handelsgeheimen

86

De grondbeginselen van onze Gedragscode

10

Health, Safety, Security & Environment (HSSE)

22

Het delen van informatie

51

I

Iets van waarde

66

Digitale systemen

94

Import

101

54

BP Gedragscode Integriteit

Intellectuele eigendommen

9, 56, 83

Index Gedragscode Overheden en gemeenschappen waarmee wij werken

86

Overheidsfunctionarissen

Intimidatie

32

Intimiderend gedrag

32

Intimiderende werkomgeving

32

Overtredingen van de Gedragscode van het bijhouden van dossiers van internetbeveiliging van wetten inzake handelen met voorkennis

70 70 15, 30 82 95 90

Voldoen aan anti-boycotwetten exportcontroles handelsbeperkingen mededingingsen antitrustwetten

50 50 50 50

Voorkennis

90

Voorkeursbehandeling

42

Investeringen en belangenverstrengeling en handel met voorkennis

47 90

P Persafdeling

70

Voorschot

69

34

Vrouwen

31

Investor Relations-afdeling

73

Pesten

33

W

Waar we voor staan

11

J

Joint ventures

51

Politiek actiecomité

75

Waar we waarde aan hechten

11

Juist handelen

9

Politieke activiteiten

74

Wat is ‘RIGHT’

K

Kandidaten voor publieke functies

67

Politieke bijdragen

74

Wat we doen

10

Ken de regels

108

Prijsafspraken

50

Werken met leveranciers

58

Kinderarbeid

31

Prijsdiscriminatie

51

Werkzaamheden stoppen

22

Koersmanipulatie

50

Prijsinformatie van een concurrent

53

Witwassen van geld

56

Kwaadaardig gedrag

32

Prijs uit een loterij

44

Het witwassen van geld voorkomen

56

Kwaadaardige geruchten

32

Privacy

46

Z

Zakelijke relaties

41

L

Land waarvoor een sanctie geldt

51

Lobbyen

24

Privacywetten

M Marketingstrategieën

86

R

Marktinvloed

51

Reis-policy

42

‘Materiële’ informatie

90

Represailles

14

Mededingingswetten

50

Respect

30

Persoonlijke gegevens

Privacy en vertrouwelijkheid

34, 87, 96

Regelgevend personeel

34

Smeergelden

66

Software

86

Melding doen

Strijdige wetgeving

55

Memory sticks

97

T

Terugbetalingen in contanten

57

Moed

13

Toepasbaarheid van onze Gedragscode

N


108

Toestemmingsprocedure voor niet leidinggevende bestuursfuncties

S

Schijn van belangenverstrengeling

46

‘Security of Information Handling Standard and Instructions’

83

Seksuele geaardheid

29

Senior financial officers

83

14

‘Zero tolerance’

47

87

Tradingactiviteiten

90

Niet-gouvernementele organisaties

71

Transacties

54

O

Omgaan met overheden

70

V

Omgang met klanten en leveranciers

58

Veiligheid

Ongepaste taal

32

Verantwoordelijkheden van leidinggevenden

Ontvangst van delegaties

42

Verboden websites

Ontwikkelingsinitiatieven in de gemeenschap

71

Verdienste

29

Onze Gedragscode 8

Vergadering over ‘rationalisering’

53

Onze zakenrelaties

40

Vergadering van brancheorganisatie

53

OpenTalk 7

Verklaringen van afstand

8

Operating Management System

22

Vertrouwelijke dossiers

35

Overeenkomsten met concurrenten

50

Vertrouwelijke en gepatenteerde informatie

86

102

56

8

Netwerktoegang

Vakbladen distribueren

Zakenpartners

70

Melden van accurate verslaglegging 82 belangenverstrengeling 46 gestolen of anderszins verloren geraakte apparatuur 87 inbreuken op de digitale veiligheid 94 intimidatie 32 ongevallen 22 overtredingen van de Gedragscode 22 vragen voor de persafdeling 70 zorgen over verdachte transacties 57 14, 105

109

89 20 9 97

103

De Gedragscode is onze leidraad Ram Technicians’ Programme

De Gedragscode is onze leidraad Gloria Customer Service

BP Gedragscode BP Gedragscode



Hoe bepalen we wat ‘RIGHT’ is?

Omdat onze Gedragscode zoveel details en verschillende situaties betreft, lijkt het een moeilijke taak om alles te onthouden. Maar in elke situatie waarin u niet zeker bent, moet u deze drie kernzaken onthouden die u zullen helpen om u aan de Gedragscode te kunnen houden.

Ken de regels

Zorg dat u de juridische- en bedrijfsmatige vereisten kent die van toepassing zijn op uw baan – en volg deze altijd op.

Voorbereiding

Time-out! Wat vindt u ervan? Wie zijn erbij betrokken? Wat zijn de feiten? Wat voor soort dilemma is dit? Wat zijn onze bedoelingen?


Wat zijn onze opties?

Raadpleeg het diagram hiernaast om de JUISTE beslissingen te nemen.

Hebben we creatief nagedacht?


Wat zijn de Regels? Handelt u Integer? Voor wie is dit Gunstig?

Doe melding van uw zorgen

Ongeacht waar uw zorgen over gaan, wacht niet tot het een serieus probleem wordt. U kunt altijd: – Praten met uw lijnmanager – Contact opnemen met uw Ethics & Compliance Leader (ECL) – Contact opnemen met Legal, de afdeling HR of Ethics & Compliance – Of in vertrouwen met een onafhankelijke persoon spreken door contact op te nemen met OpenTalk. Als u niet tevreden bent over het antwoord dat u krijgt, blijf dan doorvragen tot u wel tevreden bent.

Wie zouden we kunnen Hinderen? Wat is Trouw aan de waarheid?

Onze beslissing toetsen

Hoe zou u zich voelen als u in hun schoenen stond? Wat zou eerlijk en redelijk zijn? Wat is de volwassen handelswijze? Wat zou vertrouwen en respect kweken? Wat zou de tand des tijds weerstaan? Hebben we de moed om juist te handelen? Wat kunnen we van dit dilemma leren?

108 108

109

BP Gedragscode

Wij zijn BP

110

BP Gedragscode. Onze Gedragscode. Waar we in geloven

Recommend Documents