GebruikersVereniging PinkRoccade Local Government Jaarverslag 2014
ALV ; 5 oktober 2015 ;
Jaarverslag 2014
1
Algemeen. Zoals gebruikelijk staan wij in het jaarverslag stil bij de activiteiten die in het verslag jaar hebben plaatsgevonden binnen de Gebruikersvereniging PinkRoccade Local Government (opgericht op 23 januari 1990) en haar “omgeving”. Het jaar 2014 was een jaar waarin opnieuw grote veranderingen op de lokale overheid zijn afgekomen door toekomstige decentralisaties van een aantal taken, veranderingen op het gebied van de e-dienstverlening van de overheid die in een versnelling zijn gekomen (zoals 3D, iNUP en doorstart mGBA/BRP), maar ook de constatering dat de beveiliging van elektronische dienstverlening nog veel aandacht zal vragen van gemeenten, VNG, GV en Leveranciers. De veranderingen in de organisatie van de Gebruikersvereniging die in 2011 is ingezet hebben ook in 2014 een positief effect gehad en heeft geresulteerd in een stabiele organisatie in 2014 met een financieel gunstig resultaat van ruim € 97.000,Dit alles in een economisch klimaat in Nederland dat de lokale overheidsorganen noopt tot het maken van fundamentele keuzes en dat tot gevolg heeft dat samenwerking en efficiënt werken noodzakelijk zijn. Samenwerking die hoe langer hoe meer geïntegreerd in ketens plaatsvindt en waarbij het gebruik van basisregistraties, met de daarbij horende verplichte landelijke voorzieningen, uitgangspunt zijn. Vanuit onze doelstellingen concentreren wij ons op de ontwikkelingen rond edienstverlening bij de lokale overheid in het besef dat de belangen van onze leden het beste worden gediend door ervoor te zorgen dat PinkRoccade en haar partners de juiste producten en diensten kunnen ontwikkelen, van een goed kwaliteitsniveau en tegen een verantwoorde prijs. Innovatie van het productaanbod door PinkRoccade wordt door de klanten en de GV zeer gewaardeerd. Heel verrassend was dan ook de wijziging in de producten prijsstructuur per 1-1-2015 die PinkRoccade in juli 2014 aankondigde en die tot veel emoties heeft geleid. In het speelveld waar de ontwikkelingen op het terrein van de e-dienstverlening voor de (lokale) overheid worden bepaald, nemen wij in toenemende mate een niet meer weg te denken positie in. Dat is vooral van belang omdat wij steeds meer in staat zijn deze ontwikkelingen “aan de voorkant” te beïnvloeden, zodat daarin rekening wordt gehouden met de situatie van onze leden. Onze inzet is er vooral op gericht een evenwicht te bereiken tussen de noodzakelijke en beheerste vernieuwing en de grote investeringen die in het verleden door onze leden zijn gedaan. De betekenis van onze contacten met partners als VNG, KING, VIAG, koepelorganisaties, andere gebruikersverenigingen en de Rijksoverheid over structurele afstemming van ambities, plannen en te leveren producten en standaarden wordt steeds groter voor onze achterban. Onze inspanningen zijn onmisbaar om de logische samenhang tussen de verschillende plannen te bewaken en te zorgen dat de voor de leden noodzakelijke producten daadwerkelijk tot stand komen. En ook niet onbelangrijk zijn onze inspanningen om landelijke ambities en ontwikkelingen überhaupt realiseerbaar te maken. Plannen op Rijksniveau zijn nu eenmaal niet naadloos toegesneden op de gemeentelijke praktijk en de mogelijkheden die gemeenten hebben. Dat vraagt om inzet op zowel bestuurlijk als vakinhoudelijk niveau.
ALV ; 5 oktober 2015 ;
Jaarverslag 2014
2
Leden Het verenigingsjaar loopt van 1-1 t/m 31-12. De ontwikkeling in het ledenaantal is in 2014 zodanig geweest dat wij te maken hebben met een afnemend aantal leden. Per ultimo 2013 had de vereniging 164 leden. Per ultimo 2014 had de vereniging 160 leden. De redenen -1 -3 -1 +1
van de afname met 4 leden zijn: Opzegging Geen reden opgegeven. Opzeggingen Geen software meer van PinkRoccade in gebruik Herindeling Door herindeling op 1-1-2014; 1 lid minder Nieuw lid
ALV In 2014 hebben wij één keer een algemene ledenvergadering gehouden. Op 25 september 2014 in ’t Spant in Bussum. De vergadering werd gehouden tijdens de Relatiedag van PinkRoccade Local Government en de belangrijkste zaak was eigenlijk de problematiek van de aanpassing in Product en tariefstructuur van PinkRoccade per 1-1-2-15. Daarnaast de voortgang van de ontwikkelingen in de vereniging, onze inzet en invloed “aan de voorkant”, het jaarverslag 2013, de jaarrekening 2013, begroting 2015, contributie 2015, bestuurssamenstelling en de ontwikkelingen bij PinkRoccade. Bestuur De bestuurssamenstelling was ultimo 2014: Algemeen Bestuur/Dagelijks Bestuur: De heer A.A.M.M. Heijmans voorzitter (+ Portefeuillehouder Samenlevingszaken) De heer P.H. Snijders vicevoorzitter (+ Portefeuillehouder Burgerzaken) De heer W.G. Runderkamp penningmeester (+ Portefeuillehouder IBV) De heer E.H. van der Geest secretaris (+ vz. Stichting MOC) Mw. B.L.M.J. van den Beuken-Beelen lid (+ P+P-beleid en Port.houder API) De heer R.P. van der Starre lid (+ Portefeuillehouder Vergunningen en Handhaving) De heer F.R. Stege lid (+ P+P-beleid en Port.houder Belastingen en Kadaster) De heer T.P.S. Timmermans lid (+ voorzitter Platform Strategisch I&A overleg) Algemeen Bestuur ; voorzitters platform: De heer M. van den Berkmortel voorzitter Platform Integrale Bedrijfsvoering (IBV) Vacature voorzitter Platform Samenlevingszaken Vacature voorzitter Platform Vergunningen en Handhaving De heer A.L.A. van Rookhuizen voorzitter Platform Belastingen en Kadaster De heer G.J. Schippers voorzitter Platform Burgerzaken Vacature voorzitter Platform API De samenstelling van het bestuur is in 2014 niet het gehele jaar op sterkte geweest. Elk jaar vinden er mutaties plaats in het bestuur. Elke bestuursperiode duurt 3 jaar en het maximum is 9 jaar. De ALV benoemt bestuursleden. Wij zijn er in geslaagd om een goede balans te vinden tussen het aantal bestuurders en vakinhoudelijke deskundigen in het bestuur.
ALV ; 5 oktober 2015 ;
Jaarverslag 2014
3
Bestuursvergaderingen Het Dagelijks Bestuur heeft 6 keer vergaderd in 2014, waarvan 4 vergaderingen gezamenlijk met het Algemeen Bestuur. Het Bestuur heeft drie keer overleg gevoerd met de directie van PinkRoccade LG. Verder heeft een delegatie uit het bestuur een aantal malen overleg gevoerd om te zorgen dat de aanpassingen in product- en tariefstructuur van PinkRoccade per 1-1-2015 werden verbeterd. Op 12 december 2014 heeft het Bestuur van de GV overeenstemming bereikt over een pakket maatregelen en is de overeenkomst getekend door de heren Heijmans namens de GV en Knooren namens PinkRoccade. De maatregelen hebben betrekking op additionele software, geen prijsindexering in 2015,betrokkenheid GV bij innovatie en productontwikkeling, hogere en meetbare service en het voor de komende jaren afzien van prijsaanpassingen anders dan indexering aan de hand van de reguliere CBS indexcijfers. De overeengekomen maatregelen komen tegemoet aan de geuite bezwaren van leden en bieden PinkRoccade de ruimte om te blijven investeren in innovatie ten bate van de lagere overheid. De GV heeft de leden in een ledenbrief op 15 december 2014 over de overeenkomst geïnformeerd. Het overleg over Product- en Prijsbeleid in 2014 heeft 8 keer plaats gevonden. In de laatste bestuursvergadering (12 december 2014) hebben we afscheid genomen van de bestuursleden Michel van den Berkmortel, Hans Elkerbout, Cindy Elken, Peter Wouters en Jeannette van den Beuken die met ingang van 11-2015 niet langer bestuurslid zijn. Een overzicht van de meest in het oog springende inspanningen en resultaten:
Samenwerking “aan de voorkant” (VNG, KING, GV-Centric, belangenverenigingen” is een belangrijke doestelling. Wij hebben daar in 2014 actief de nodige acties op ondernomen. Overleg met VNG op het terrein van e-dienstverlening. De voorzitter én de vicevoorzitter van de GV zijn beiden lid van de subcommissie GDI. Op de ALV van de VNG op 17 november is besloten dat de subcommissie GDI vervangen wordt door een VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid. Peter Snijders is lid van de commissie D&I geworden. De vergaderingen van de (sub)commissie worden door de ambtelijk secretaris voorbereid (annotatie voor bestuursleden) en meestal bezocht door de vicevoorzitter. De VNG kent als ambtelijke voorbereiding voor het overleg van de (sub)commissie GDI het z.g. Consulterend Overleg. Aan dit consulterend overleg wordt deelgenomen door de ambtelijk secretaris van de GV. Overleg met KING. De Gebruikersvereniging heeft een convenant gesloten met KING om samen te werken. Het addendum betreffende het ontwikkelen, aansluiten, integreren en gebruiken van NUP bouwstenen is ondertekend. Structureel overleg met KING is in 2011 in gang gezet na een actie van de gebruikersverenigingen Centric, Oranjewoud en PinkRoccade LG. Er vindt vanaf de 2e helft 2011 formeel en regelmatig overleg plaats tussen KING en de GV-én over zowel strategische als de meer inhoudelijke vraagstukken.
ALV ; 5 oktober 2015 ;
Jaarverslag 2014
4
mBRP en de doorstart. Met programmabureau mBRP, VNG, KING en GV Centric en GV Procura regelmatig overleg gevoerd over en advies gegeven over de voortgang van de ontwikkeling mGBA. Informatiebeveiliging. De GV heeft veel inspanning geleverd aan VNG en KING in verband met de beveiligingsproblematieken en het oprichten van de IBD bij KING. Overleg met Gebruikersvereniging Centric. In 2014 hebben we overlegd met het Bestuur van de GV Centric. Wij hebben afgesproken om elkaar zoveel mogelijk te helpen en goed samen te werken op die zaken die ons allen raken om te zorgen dat we een sterke positie kunnen verwerven “aan de voorkant”. De ambtelijk secretarissen van de twee gebruikersverenigingen werken goed samen en weten elkaar op vele momenten en op veel plaatsen te vinden en daarbij de belangen van hun achterban te verdedigen en de standpunten naar voren te brengen. Overleg met VIAG. Het Landelijk ICT-beraad is een overleg van VIAG, GV-Centric en GVPinkRoccade. In dat overleg komen de voorzitters van 8 landelijke regio’s (ICT-verantwoordelijken in Nederland zijn georganiseerd in 8 regio’s) en de ambtelijk secretarissen van VIAG, GV-Centric en PinkRoccade regelmatig bijeen. Wij zijn met regelmaat in gesprek met de directie van PinkRoccade LG over de (ook door ons) als noodzakelijk beschouwde permanente verbetering van de integrale bedrijfsvoering, de benadering van de markt en de dienstverlening aan de klanten, inclusief de daarvoor noodzakelijke aanpassingen in de organisatie. In 2014 hebben bij PinkRoccade een aantal veranderingen plaats gevonden die positief zijn met betrekking tot het productaanbod en de dienstverlening aan de klanten. De voorgenomen aanpassing in product- en tariefstructuur per 1-1-2015 door PinkRoccade heeft het Bestuur van de GV verrast en heeft veel overleg gekost om de voorgenomen maatregelen te verbeteren voor de leden. In alle fasen van de cyclus van het productbeleid van PinkRoccade LG spelen wij een niet meer weg te denken rol. Onze betrokkenheid heeft gestalte gekregen in de permanente aandacht voor de ontwikkeling van onze Platformen en Productgroepen, gericht op een betere aansluiting op de organisatie van PinkRoccade LG en op een versterking van onze invloed op de ontwikkeling van de strategische productlijnen. De activiteitenplannen 2015 van de platformen zijn voorbereid
Professionalisering. Platformen. De Platformen van de GV zijn in samenwerking met de business managers van PinkRoccade LG het meest aangewezen samenwerkingsverband om het productbeleid uit te voeren en de activiteitenplannen van de platformen daarop af te stemmen. Jaarlijks leidt dat tot het opstellen van de activiteitenplannen. Ten aanzien van de ontwikkelingen op de verschillende materiegebieden verwijzen wij graag naar de betreffende rubrieken op onze website. Ultimo 2014 kennen wij de volgende platformen:
ALV ; 5 oktober 2015 ;
Jaarverslag 2014
5
Burgerzaken (voorzitter: J. Schippers, gemeente Zwolle) Belastingen en Kadaster (voorzitter: L. van Rookhuizen, gemeente Velsen) Vergunningverlening en Handhaving (voorzitter: Marcel Lubbers -vanaf 11-2015 formeel-, gemeente Bronckhorst) Samenlevingszaken (voorzitter: Tiemen Ensink –vanaf 1-1-2015 formeel-, Werkplein Baanzicht in Assen) Integrale Bedrijfsvoering (voorzitter: vacature) Architectuur, Publiekszaken en Integratieproducten (voorzitter: J. Rayer vanaf 1-1-2015 formeel- , gemeente Venlo) Strategisch I&A overleg (voorzitter : T. Timmermans, gemeente Lingewaard)
Regio’s In de toekomstvisie van de GV die op 16 juni 2011 door de leden op de ALV is goedgekeurd is vastgelegd dat we een platform Strategisch I&A overleg instellen. Theo Timmermans is vanuit het bestuur de voorzitter van dit Platform. In dit platform zullen de 8 bestaande regio’s vertegenwoordigd zijn. Ambtelijk secretariaat In 2014 zijn zowel de werkzaamheden “ambtelijk secretaris” alsmede de secretariaats- en financieel-administratieve werkzaamheden zelfstandig uitgevoerd via de inhuur van Ab van den Berg. Voor 2015 is een nieuw contract met Ab van den Berg gesloten om de continuïteit van ambtelijk secretaris en het secretariaat en de financiële administratie te bestendigen. Wij zijn tevreden over de kwaliteit van de ondersteuning en zijn op deze wijze niet gebonden aan langdurige contracten met mogelijk samenhangende kosten.
ALV ; 5 oktober 2015 ;
Jaarverslag 2014
6
