Gebruikershandleiding VMS (Gebruiker)

Gebruikershandleiding VMS (Gebruiker)

Laatste update handleiding: 31 december 2012 Versie handleiding: 1.4

Inhoudsopgave 1. Introductie 1.1 Uitgangspunten

4 5

2. Algemeen 2.1 Inloggen 2.2 Dashboard

6 6 6

3. Opbouw van de applicatie 3.1 Hoofdmenu 3.1.1 Tabbladen 3.1.2 Dropdown button naast de tabbladen 3.2 Linkermenu 3.3 Middenscherm

7 7 7-9 9-10 10 10

4. Vacatures 4.1 Vacature invoeren 4.1.1 Informatie over de functie 4.1.2 Informatie over de gezochte kandidaat 4.1.3 Informatie over de status van de vacature 4.1.4 Vacaturetekst 4.2 Acties in het linkermenu vanuit het vacaturedossier 4.3 Vacature bewerken 4.4 Vacature verwijderen

11 11 11-14 14-15 15-16 16-18 18 19 19-20

5. Vragenlijsten 5.1 Een vragenlijst versturen 5.2 Een vragenlijst invullen 5.3 Een ingevulde vragenlijst bekijken

21 21-23 24 24-25

6. Kandidaten 6.1 Kandidaat invoeren 6.2 Kandidaat bewerken 6.3 Kandidaat verwijderen

26 26-29 29 29-30

7. Inschrijvingen 7.1 Automatische inschrijving door een inschrijving van een kandidaat aan de voorkant 7.2 Handmatig een inschrijving invoeren 7.3 Het inschrijvingdossier 7.3.1 Statuswijzigingen 7.3.2 Gesprekken 7.3.3 Talent8 tests 7.3.4 Afgenomen producten 7.3.5 Notities 7.3.6 Documenten 7.4 Acties in het linkermenu vanuit het inschrijvingdossier 7.5 Inschrijving bewerken 7.6 Inschrijving verwijderen

31


32 32-33 33-34 34-35 35-38 38-41 42-43 43-44 44-45 45 46 46-47

Pagina 2/65

8. Trainingen 8.1 Training invoeren 8.2 Acties in het linkermenu vanuit het trainingdossier 8.3 Trainingsdagen invoeren 8.3.1 Een trainingsdag invoeren 8.3.2 Een trainingsdag bewerken 8.4 Inschrijvingen op een training 8.4.1 Automatische inschrijving door een inschrijving van een kandidaat aan de voorkant. 8.4.2 Handmatig een inschrijving voor een training invoeren 8.5 Een agendaverzoek versturen 8.6 Training bewerken 8.7 Training verwijderen 8.8 Groepsgewijs communiceren 8.9 Huiswerkopdrachten

54 54-55 56-57 57-58 58-59 59-60 60-62

9. Zoeken 9.1 Zoekopdracht uitvoeren

63 64

10. Feedback

65


48 59-51 52 52 52 53 54

Pagina 3/65

1. Introductie In deze gebruikershandleiding lichten wij de belangrijkste functionaliteiten toe, met betrekking tot het gebruik, van de Connexys mobiliteitsapplicatie. In de Gebruikershandleiding VMS (Beheer) staat het beheer van de applicatie beschreven. Deze handleiding is geschreven voor klanten die gebruik maken van het regioplatform van Connexys. Het regioplatform bestaat uit twee delen, te weten: • De “voorkant/frontend” (ook wel platform en/of website genoemd) • De beheeromgeving/de applicatie De “voorkant” is meestal een “werkenbijregio” site of een specifieke website toegespitst op mobiliteit. Op deze site kunnen bezoekers (medewerkers van aangesloten organisaties en indien van toepassing externen) allerlei informatie vinden omtrent mobiliteit. Hierbij kan gedacht worden aan: • • • • • •

Informatie over de regio/organisatie; Nieuwsberichten over de regio/organisatie; Vacatures binnen de regio/organisatie; Klussen/projecten binnen de regio/organisatie; Stages binnen de regio/organisatie; Twitterberichten van gebruikers binnen en/of over de regio/organisatie.

Daarnaast kunnen deze bezoekers een aantal acties doen op de “voorkant”: • Solliciteren op een vacature; • Solliciteren op een stageplek; • Een e-mailservice afsluiten (om toekomstige vacatures, stages, klussen & projecten toegestuurd te krijgen); • Inschrijven voor een kandidatenbank; • Inschrijven voor klussen en projecten; • Inschrijven voor mobiliteit; • Inschrijven voor trainingen. De beheeromgeving/de applicatie van het regioplatform, welke het VMS wordt genoemd, biedt diverse uiteenlopende functionaliteiten. In deze handleiding komen onderstaande onderwerpen aan bod: • • • • • • • •

Invoeren en bewerken van vacatures, stages, klussen en projecten en trainingen; Publiceren van vacatures op de voorkant (inclusief het importen van vacatures vanuit de recruitment applicatie van Connexys); Invoeren en bewerken van kandidaten; Invoeren en bewerken van inschrijvingen van kandidaten; Versturen van vragenlijsten en resultaten van ingevulde vragenlijsten verwerken; Invoeren en bewerken van trainingen; Opbouwen van een mobiliteitsdossier opbouwen; Zoeken in de kandidatenbank;

Wat bijzonder is aan het VMS is dat het naadloos geïntegreerd is met de uitgebreide recruitment applicatie van Connexys. Deze applicatie stelt je bijvoorbeeld in staat om het selectieproces te stroomlijnen met behulp van inrichtbare workflow(s). Indien gewenst kunnen klanten hiervan eenvoudig gebruik gaan maken.


Pagina 4/65

1.1 Uitgangspunten In deze handleiding gaan wij uit van het volgende: •

• •

•

•

Wij gaan ervan uit dat het VMS is gevuld met stamgegevens van uw organisatie. Dit kunnen de stamgegevens zijn die in de Recruitment applicatie van Connexys bekend zijn en vervolgens geïmporteerd zijn in het VMS. Indien mogelijk kunnen stamgegevens uit een andere (recruitment) applicatie geïmporteerd worden. Wij gaan uit van een gebruiker die toegang heeft tot alle functionaliteiten. Het is mogelijk dat in jouw specifieke situatie bepaalde schermen niet zichtbaar zijn. Wij gaan ervan uit dat het VMS gekoppeld is met een werkenbij regio site, een mobiliteitsomgeving, een intranetomgeving of een trainingsomgeving van een organisatie. Er zijn diverse versies van het VMS in gebruik. Elke organisatie bezit een eigen versie van het VMS. Wanneer een versie een extra functionaliteit heeft ten opzichte van een vorige versie, dan wordt dit in deze handleiding vermeldt. In hoofdstuk 8 van de Gebruikershandleiding VMS (Beheer) wordt de koppeling en import van gegevens via een externe partij besproken. Dit is alleen van toepassing als je organisatie hiervan gebruik maakt. Sommige screenshots bevatten gegevens zoals de beheerder/administrator deze ziet. Het kan dus zijn dat de schermen voor jou er anders uitzien.

Beschik je nog niet over een bepaalde module of functionaliteit en wil je hier wel gebruik van maken? Neem dan contact op met je contactpersoon bij Connexys.


Pagina 5/65

2. Algemeen 2.1 Inloggen Gebruikers van het VMS kunnen inloggen op de applicatie via de URL: www.klantURL.nl/i-vms Bijvoorbeeld: http://www.werkeninregioconnexys.nl/i-vms/ Wanneer je deze URL opent, wordt het volgende inlogscherm getoond:

Je kan inloggen door bij het veld “E-mailadres” je eigen e-mailadres in te voeren. Bij het veld “Wachtwoord” dient het wachtwoord ingevoerd te worden. Indien je het blokje “Onthoud login” aangevinkt, is het bij een volgend bezoek niet meer nodig deze gegevens in te vullen. Wanneer je nog geen wachtwoord hebt, dien je contact op te nemen met de beheerder van de applicatie. Deze beheerder kan voor iedere gebruiker een wachtwoord aanmaken. Ben je jouw wachtwoord vergeten? Klik dan op “wachtwoord vergeten”. Aan het e-mailadres dat gekoppeld is aan de betreffende gebruiker wordt dan direct een nieuw wachtwoord toegestuurd.

Tip: Gebruik voor je wachtwoord minimaal 8 tekens waaronder 1 hoofdletter en 1 cijfer.

2.2 Dashboard Het dashboard is een standaard startpagina die verschijnt nadat je bent ingelogd. Het dashboard is een handig en duidelijk overzicht van allerlei gegevens. Je kunt van hieruit snel navigeren naar andere onderdelen en direct acties ondernemen op nieuw binnengekomen informatie.


Pagina 6/65

3. Opbouw van de applicatie Elk scherm is opgebouwd volgens een vaste indeling.

• • •

Hoofdmenu: tabbladen, kruimelspoor en overige functies Linkermenu: specifieke acties behorende bij het middenscherm Middenscherm: specifiek schermonderdeel

3.1 Hoofdmenu Het hoofdmenu aan de bovenzijde vind je op elk scherm terug. Het bestaat uit alle beschikbare tabbladen en een dropdown button waarbij je naar bijvoorbeeld “Stamgegevens”, “Rapportages”, “Matching”, “Instellingen” en “Zoeken” kunt gaan. Linksboven in het hoofdmenu staat vermeld welke gebruiker er is ingelogd en welke rol deze gebruiker heeft. Onder de naam van de gebruiker kun je middels “Uitloggen” jezelf uitloggen uit de applicatie. Rechtsboven in het hoofdmenu staat de datum van vandaag en het versienummer van het VMS waar de organisatie gebruik van maakt. 3.1.1 Tabbladen In het VMS wordt gewerkt met tabbladen. Deze verwijzen naar de verschillende onderdelen van de applicatie, zoals dashboard, vacatures, kandidaten enzovoorts. Op basis van de rol die je toegewezen hebt gekregen wordt bepaald welke tabbladen je als gebruiker mag zien en welke acties je bij dat specifieke tabblad mag uitvoeren.


Pagina 7/65

Elk tabblad herken je aan een eigen icoon en elk tabblad is opgebouwd volgens een eigen indeling: • De tabbladen “Vacatures”, “Kandidaten” en “Inschrijvingen” kennen elk dezelfde opbouw, namelijk: o Het zoeken naar een specifieke vacature, kandidaat of inschrijving; o Het zoekresultaat van de specifieke zoekactie.

•

Het tabblad “Gebruikersbeheer” maakt inzichtelijk welke domeinen er toegang hebben tot de voorkant en het VMS. Daarnaast worden gebruikersgroepen weergegeven die de organisatie kent. Voor elke gebruikersgroep kan de beheerder van de applicatie aangeven welke rechten zij hebben (wat zij mogen lezen, wijzigen of verwijderen)


Pagina 8/65

•

Het tabblad “Sitebeheer” maakt het mogelijk om de website aan de voorkant aan te passen. Elke pagina die wordt vermeld bij “Sitebeheer” is via de “bewerk-button” zelf aan te passen. Ook is het mogelijk zelf nieuwe pagina’s toe te voegen aan de website.

Alle stappen die je via een tabblad en vervolgens in een bepaald dossier (bijvoorbeeld kandidaatdossier of vacaturedossier) hebt gezet zijn terug te vinden in het kruimelspoor onder de tabbladen. Het kruimelspoor maakt inzichtelijk welke stappen je hebt gezet en het biedt je de mogelijkheid om snel terug te keren naar een vorige stap.

3.1.2 Dropdown button naast de tabbladen

Naast de tabbladen vindt je een dropdown button welke toegang geeft tot onderstaande pagina’s en mogelijkheden: Stamgegevens

De pagina Stamgegevens maakt inzichtelijk welke stamgegevens er aanwezig zijn in het VMS en welke er geïmporteerd zijn vanuit bijvoorbeeld de recruitment applicatie van Connexys. Ook biedt deze pagina de mogelijkheid direct stamgegevens te importeren.

Rapportages

De pagina Rapportages biedt je de mogelijkheid om rapportages uit te draaien van bijvoorbeeld Inschrijvingen, Afgenomen producten, Vacatures en Gesprekken. Deze Rapportages kun je op een eenvoudige manier exporteren naar Excel.

Matching

De pagina Matching maakt het mogelijk om je bestaande vacatures en kandidaten die aanwezig zijn in het VMS met elkaar te matchen. Je kan hierbij zowel matchen vanuit de vacature als vanuit de kandidaat.


Pagina 9/65

Instellingen

De pagina Instellingen biedt je de mogelijkheid om instellingen in het VMS aan te passen. Je kunt hierbij denken aan het instellen van een jobalert en aan wie en wanneer deze verzonden moet worden. Ook kun je hier opgeven welke gebruikers binnen het VMS een signaal moeten ontvangen bij bijvoorbeeld een nieuwe inschrijving, een product dat goedgekeurd dient te worden, een test die door een gebruiker is ingevuld of een inschrijving die gesloten is.

Webservice

De pagina Webservice maakt het mogelijk een eventuele mapping voor import of export in te richten. Hierdoor is het mogelijk om bepaalde velden die in het VMS voorkomen maar in een andere (recruitment)applicatie een andere titel hebben op een goede manier te importeren of exporteren. Op deze pagina worden ook de bestaande koppelingen getoond en de gebruikers van de Webservice getoond.

Zoeken

De pagina Zoeken biedt je de mogelijkheid een specifieke zoekopdracht te doen naar een kandidaat of meerdere kandidaten. Je kan hier bijvoorbeeld zoeken op o.a. Type inschrijving, Huidige en gewenste salarisschaal, Huidige en gewenste vakgebieden, Huidig en gewenst werk- en denkniveau enzovoorts.

Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van de recruitment applicatie van Connexys dan kan een vacature, met de daarbij behorende gegevens, eventueel geïmporteerd worden vanuit andere (recruitment) applicaties. Dit dient in overleg en afstemming te gaan met Connexys, welke de import kan verzorgen. De pagina’s “Instellingen” en “Webservice” zijn in de meeste gevallen alleen zichtbaar voor gebruikers van het VMS die de rol van “Administrator” hebben. Vaak is dit een medewerker van Connexys. Kijk voor meer informatie over de pagina’s “Instellingen” en Webservice” bij Hoofdstuk 7 en 8 van de Gebruikershandleiding VMS (Beheer).

3.2 Linkermenu Aan de linkerzijde van elke pagina wordt het linkermenu getoond. Via dit linkermenu kun je direct acties ondernemen welke worden getoond bij de pagina die op dat moment op het middenscherm staat. Via het linkermenu kun je bijvoorbeeld op een snelle manier een vacature, kandidaat of inschrijving invoeren, een vragenlijst toesturen of een vacature of kandidaat matchen. 3.3 Middenscherm De inhoud die in het middenscherm wordt getoond, is afhankelijk van het gekozen tabblad en dossier.


Recent Bekeken

Pagina 10/65

4. Vacatures In het tabblad ‘Vacatures” kun je een vacature aanmaken en/of wijzigen en alle vacatures bekijken. Verder kun je navigeren naar het vacaturedossier waar alle gegevens over de vacatures vermeld staan, zoals inschrijvingen, sollicitaties, verstuurde vragenlijsten en verstuurde e-mailberichten. 4.1 Vacature invoeren Het invoeren van een vacature kan op twee manieren, te weten: • •

Via het linkermenu. Klik hiervoor op “Vacature invoeren” Via het tabblad vacatures. Klik hiervoor op het tabblad “Vacatures” vervolgens bij vacatures op “Nieuw”.

In beide bovenstaande situaties kom je terecht bij het vacature invoerscherm. Dit vacature invoerscherm bestaat uit verschillende soorten informatie die gevraagd wordt in te vullen, te weten: • • • •

Informatie over de functie; Informatie over de gezochte kandidaat; Informatie over de status van de vacature; Vacaturetekst.

Per informatietype van het vacature invoerscherm is hieronder een toelichting beschreven, beginnend met een screenshot. 4.1.1 Informatie over de functie


Pagina 11/65

Toelichting: Vacaturenaam

Hier kun je de naam van de vacature invoeren die je aan de voorkant getoond wilt hebben.

Type vacature

Middels dit veld kun je aan de hand van een dropdown menu kiezen voor bijvoorbeeld “Interne vacature”, “Externe vacature”, “Klussen & Projecten” en “Stage & Werkervaringsplaatsen”. Het verschil tussen reguliere vacatures (zoals “Interne vacature” en “Externe vacature”) en “Klussen & Projecten” en “Stage en Werkervaringsplaatsen” is dat een klus, project, stage, of werkervaringsplaats altijd een tijdelijk karakter heeft. De aan te nemen persoon wordt gedurende een korte tijd ingeschakeld/opgeroepen. Deze persoon wordt NIET gezien als vaste medewerker van de afdeling. Dit is tevens een belangrijk veld voor het matchen. LET OP: Dit veld betreft een stamgegeven. De inhoud van stamgegevens zijn voor iedere organisatie anders.

Gebruiker / P&O’er

Hier kun je opgeven welke persoon er gekoppeld moet worden aan de vacature. In de meeste gevallen zullen dit de gebruikers zijn die ook recruiter en/of hiringmanager zijn in de recruitment applicatie van Connexys.

Organisatie

Hier kun je de organisatie kiezen die bij de vacature hoort. Dit kan een organisatie zijn die vanuit de recruitment applicatie van Connexys (of een eventuele andere recruitment applicatie) in het VMS zijn geïmporteerd.* De inhoud van dit veld wordt gevuld met stamgegevens.

Postcode

Dit veld wordt automatisch gevuld wanneer je bij het veld Organisatie de gewenste organisatie gekozen hebt. Dit zijn de postcodes die zijn opgegeven in het VMS bij het stamgegeven “Organisaties”. De inhoud van dit veld wordt gevuld met stamgegevens.

Contactpersoon vacature

Hier kun je de naam invoeren van de persoon die fungeert als contactpersoon voor deze vacature. Bezoekers van de voorkant dienen voor vragen in de meest voorkomende gevallen contact op te nemen met deze persoon. Voorgesteld kan worden dat dit de manager van de afdeling betreft. Als er een vragenlijst ingericht wordt dan krijgt deze persoon deze vragenlijst standaard toegestuurd.

Contactpersoon e-mail

Hier kun je het e-mailadres van de hierboven beschreven contactpersoon invoeren.

Contactpersoon tel.

Hier kun je het telefoonnummer van de hierboven beschreven contactpersoon invoeren.

Werkweek van en Werkweek tot

Hier kun je het minimum en maximum aantal uur per week invoeren. Dit zijn tevens belangrijke velden voor het matchen.

Dienstverband

Hier kun je invoeren welk type dienstverband bij de vacature hoort. Er kan hierbij gekozen worden uit bijvoorbeeld de onderstaande soorten dienstverbanden: • Vaste baan • Detachering • Leer/werkbaan • Stage / Traineeship • Tijdelijk met uitzicht op vast • Tijdelijke baan De inhoud van dit veld wordt gevuld met stamgegevens.

Locatie

Hier kun je de locatie opgeven waar de vacature open staat. Dit is een vrij invulveld. Hierbij wordt de mogelijkheid geboden om locaties in te vullen als plaatsnamen, bijvoorbeeld Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht etc. Maar ook locaties als Hoofdkantoor of Secretariaat kunnen hier vermeld worden.


Pagina 12/65

Startdatum

Hier kun je opgeven per wanneer de vacature in moet gaan. Deze datum staat standaard op de datum van vandaag. Je kunt er voor kiezen om een datum te kiezen die in de toekomst ligt. LET OP: wanneer daarvoor gekozen worden, dan wordt de vacature pas geplaatst en zichtbaar op de voorkant op de gekozen datum.

Einddatum

Hier kun je de datum opgeven wanneer de vacature gesloten moet worden en niet meer zichtbaar moet zijn op de voorkant. Wanneer er geen einddatum opgegeven wordt, dan blijft de vacature open staan tot het moment dat de status van de vacature aangepast wordt van “open” naar “on hold”, “vervuld”, “cancelled” of “voorlopig”.

Schaal

Hier kun je de salarisschaal die bij de vacature hoort opgeven. Door een schaal te kiezen kan het (minimum en maximum) salaris automatisch ingevuld worden (dit is per klant verschillend). Dit is tevens een belangrijk veld voor het matchen. De inhoud van dit veld wordt gevuld met stamgegevens.

Salaris tonen

Hier kun je opgeven of en ,zo ja, hoe het salaris aan de voorkant getoond moet worden.

Salarisperiode

Hier kun je opgeven waarop het opgegeven salaris gebaseerd is. Denk hierbij aan bruto per week, maand of jaar. In het VMS worden deze termen bpw (bruto per week), bpm (bruto per maand) en bpj (bruto per jaar) genoemd.

Minimum en maximum salaris

Deze velden worden automatisch gevuld op het moment dat je een salarisschaal opgeeft bij het veld Schaal. Deze bedragen zijn gebaseerd op de opgegeven bedragen in de recruitment applicatie van Connexys (of een eventuele andere recruitment applicatie). Deze bedragen worden zichtbaar op het moment dat de salarisschalen zijn geïmporteerd in het VMS. De inhoud van dit veld wordt gevuld met stamgegevens.

Afbeelding

Vanaf versie 1.4 is het mogelijk om een afbeelding toe te voegen bij een vacature.

*Voor meer informatie over het importeren van organisaties en andere stamgegevens zie hoofdstuk 4 van de Gebruikershandleiding VMS (Beheer)..

NB: Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van de recruitment applicatie van Connexys dan kan een vacature, met de daarbij behorende gegevens, eventueel geïmporteerd worden vanuit andere recruitment applicaties. Dit dient in overleg en afstemming te gaan met Connexys, welke de import kan verzorgen. Wanneer er niet met een recruitment applicatie wordt gewerkt, dan kan een vacature altijd handmatig ingevoerd worden in het VMS. LET OP: Bij het invoeren van een vacature dien je bovenstaande velden in te vullen. Veel van deze velden zijn verplicht en een aantal velden zijn niet verplicht. Om een vacature te kunnen aanmaken dien je minimaal alle verplichte velden in te vullen. Deze velden zijn te herkennen aan een rode rand om het veld. Wanneer een verplicht veld niet is ingevuld geeft het VMS de melding “Vul a.u.b. dit veld in”. Je kan pas verder met het aanmaken van de vacature op het moment dat alle verplichte velden zijn ingevuld. (zie onderstaand screenshot).


Pagina 13/65

4.1.2 Informatie over de gezochte kandidaat

Toelichting: Werk- & denkniveau

Hier kun je opgeven wat het gewenste werk- en denkniveau is van de gezochte kandidaat. Er kunnen hier meerdere opties gekozen worden. Dit is tevens een belangrijk veld voor het matchen.

Functiecategorie(_n)

Hier kun je opgeven wat de functiecategorie is van de vacature. Er kunnen hier meerdere opties gekozen worden. Dit is tevens een belangrijk veld voor het matchen.

Vakgebied(en)

Hier kun je opgeven wat het vakgebied is van de vacature. Er kunnen hier meerdere opties gekozen worden. Dit is tevens een belangrijk veld voor het matchen.

De inhoud van de in te vullen velden en de Werk- & denkniveaus, Functiecategorieën en Vakgebieden zijn voor iedere organisatie verschillend. Dit is afhankelijk van welke er bij de Stamgegevens zijn opgegeven. Kijk voor informatie over stamgegevens bij hoofdstuk 11.


Pagina 14/65

Wanneer je de vacature wenst op te slaan zonder minimaal 1 Werk- & denkniveau, 1 Functiecategorie en 1 Vakgebied te kiezen dan wordt er een melding getoond dat er van ieder minimaal 1 gekozen moet worden.

Vervolgens wordt in het vacature invoerscherm aangegeven welke informatie er ontbreekt.

De velden “Werk-& denkniveau”, “Functiecategorieën” en “Vakgebied” kunnen velden zijn die geïmporteerd zijn vanuit de recruitment applicatie van Connexys. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van de recruitment applicatie van Connexys dan kan een vacature, met de daarbij behorende gegevens, eventueel geïmporteerd worden vanuit andere recruitment applicaties. Dit dient in overleg en afstemming te gaan met Connexys, welke de import kan verzorgen. Wanneer er niet met een recruitment applicatie wordt gewerkt, dan kan een vacature altijd handmatig ingevoerd worden in het VMS.

4.1.3 Informatie over de status van de vacature


Pagina 15/65

Toelichting: Status

Hier kun je opgeven wat de status van de vacature is. Als de status “Open” is, dan wordt de vacature in beginsel getoond aan de voorkant. Wanneer de vacature een andere status krijgt dan de status “Open” dan wordt de vacature NIET getoond aan de voorkant. Een andere status dan de status “Open” kan zijn: • • • •

Vervuld; On Hold; Cancelled; Voorlopig.

Status mobiliteitscontrole

Dit veld kan alleen worden aangepast door de gebruiker(s) die verantwoordelijk zijn voor het toetsen of er een mobiliteitskandidaat in aanmerking komt voor deze vacature. Het veld kan uiteraard bij het aanmaken van een vacature worden gevuld.

Stuur sollicitatie naar

Hier kun je opgeven wie de sollicitant moet ontvangen nadat deze op de voorkant heeft gesolliciteerd. De opties “Contactpersoon vacature” en “Gebruiker/P&O-er” verwijzen naar de gelijknamige velden in de sectie “Informatie over de functie”.

Publicatiedatum

De velden die beginnen met Publicatiedatum bepalen of de vacature wordt getoond aan de voorkant en zo ja vanaf welke datum.

Sluitingsdatum

De velden die beginnen met Sluitingsdatum bepalen of de vacature niet meer zichtbaar is aan de voorkant en zo ja vanaf welke datum.

4.1.4 Vacaturetekst


Pagina 16/65

Toelichting: Status vacaturetekst

Dit veld toont je de huidige status van de vacaturetekst. Je kan hier kiezen tussen “Concept (wordt niet gepubliceerd)” en “Definitief (wordt wel gepubliceerd)”. Alleen vacatures met een definitieve vacaturetekst worden getoond aan de voorkant.

Ondertitel

Hier kun je één regel kwijt die aan de voorkant onder de Vacaturenaam wordt weergegeven. Denk hierbij aan het minimum en maximum aantal uur dat vermeldt kan worden en/of een specifieke afdeling. Een korte wervende introtekst kun je hier ook vermelden.

URL vacaturepagina

Dit veld verwijst naar de pagina aan de voorkant waarop de vacature geplaatst is. Deze is pas beschikbaar NADAT de vacature is ingevoerd.

In de invoervelden kun je de advertentietekst invoeren. Met de HTML-editor kun je tekst voorzien van een link of bijvoorbeeld dikgedrukt maken. Tip: Indien je tekst wilt kopiëren vanuit een bestaand Word-bestand kan het voorkomen dat tekst niet juist wordt weergegeven op de site. Om dit te voorkomen is de teksteditor uitgerust met een speciale plakfunctie. Deze functie plakt op eenvoudige wijze de teksten uit Word. De functie vind je terug onder deze knop:

De invoervelden voor de advertentietekst bestaan uit: De organisatie

Korte informatie over de organisatie en eventueel een afdeling.

Functie-omschrijving

Korte informatie over de functie.

Functie-eisen

Korte informatie over de functie-eisen

Arbeidsvoorwaarden

Korte informatie over de arbeidsvoorwaarden

Contactinformatie

Geef hier op wie er gebeld/ge-maild mag worden bij vragen over de vacature

In de laatste stap kun je de vacaturetekst controleren en goedkeuren. Annuleren of opslaan Wanneer je besluit de vacature toch niet te willen aanmaken dan kan je “annuleren” aanklikken. Wanneer je op “annuleren” klikt kom je terug in een leeg vacature invoerscherm welke je opnieuw volledig dient in te vullen.

Wanneer alle verplichte en optionele velden zijn gevuld kan de vacature opgeslagen worden. Dit kan middels de button “opslaan” onderaan het vacature invoerscherm.


Pagina 17/65

Wanneer je op de button “Opslaan” hebt geklikt wordt er een melding getoond dat de vacature juist is opgeslagen.

Je komt vervolgens terecht bij het zojuist aangemaakte vacaturedossier. Dit vacaturedossier bestaat uit onderstaande onderdelen: • • • • •

Vacaturedossier; Verstuurde vragenlijsten; Persoonlijkheidskenmerken; Sollicitaties; Verstuurde e-mailberichten.

Deze onderdelen worden gevuld op het moment dat er vragenlijsten zijn verzonden en ingevuld, er is gesolliciteerd op de vacature en er met betrekking tot de vacature gecommuniceerd is. 4.2 Acties in het linkermenu vanuit het vacaturedossier Wanneer je een vacature geopend hebt en in het vacaturedossier bent, dan zijn er een aantal acties mogelijk vanuit het linkermenu. Standaard kan je vanuit het linkermenu een vacature, een kandidaat en een inschrijving invoeren. Ook kun je vanuit het linkermenu een vragenlijst naar de contactpersoon van de vacature versturen, mits je organisatie hier gebruik van maakt. Sommige organisaties hebben de mogelijkheid vanuit het linkermenu een vacature te publiceren. Tevens kun je vanuit het linkermenu de vacature laten matchen met kandidaten met een bepaald inschrijftype. Dit zijn de aanwezige inschrijftypes die bij jou in het VMS bekend zijn. Voor meer informatie over het matchen van een vacature zie Hoofdstuk 6 van de Gebruikershandleiding VMS (Beheer). Hieronder een aantal voorbeelden van linkermenu’s die van toepassing zijn:


Pagina 18/65

4.3 Vacature bewerken Een aangemaakte vacature kun je bewerken door het vacaturedossier te openen. Dit is mogelijk vanuit uit het dashboard of vanuit het tabblad “Vacatures”. Vanuit het dashboard kun je de gewenste vacature aanklikken bij “mijn vacatures” en vanuit het tabblad “Vacatures” kun je de gewenste vacature opzoeken. In beide gevallen kom je bij dezelfde vacature en het bijbehorende vacaturedossier uit en kun je deze bewerken. Wanneer je op een vacature klikt wordt het vacaturedossier geopend. Vanuit het vacaturedossier kun je de vacature bewerken, door op de button “Bewerken” te klikken.

Vervolgens kom je in het vacature invoerscherm terecht. Daarin kun je de vacature bewerken. Nadat je de gewenste aanpassingen hebt gedaan, dien je de vacature op te slaan middels de button “Opslaan” onderaan het vacature invoerscherm. Wanneer je de vacature hebt bewerkt en alle velden juist hebt ingevuld en op de button “Opslaan” klikt, wordt er een melding getoond dat de vacature juist is opgeslagen (dezelfde melding als bij het succesvol invoeren van een nieuwe vacature). Je komt vervolgens weer terecht bij het vacaturedossier. 4.4 Vacature verwijderen Wanneer je bijvoorbeeld een vacature onjuist hebt ingevoerd, kun je de vacature verwijderen door op de “verwijder” button (rood kruis) achter de vacature te klikken in het vacatureoverzicht.


Pagina 19/65

Wanneer je op de “verwijder” button achter de vacature die je wilt verwijderen hebt geklikt, wordt er een melding getoond met de vraag “Weet u zeker dat u deze vacature wilt verwijderen?”.

Door op “OK” te klikken wordt de vacature verwijdert uit het VMS. Wanneer je op “Annuleren” klikt blijft de vacature bestaan in het VMS en kom je terug in het vacatureoverzicht. Wanneer je op “OK” klikt wordt de vacature direct verwijdert uit het VMS en wordt er een melding getoond dat de vacature succesvol verwijderd is.

Je komt vervolgens terug bij het vacatureoverzicht en de vacature die je verwijderd hebt zal niet meer zichtbaar zijn.


Pagina 20/65

5. Vragenlijsten Het VMS biedt de mogelijkheid om vragenlijsten van een testleverancier zoals Talent8, Meurs of PiCompany toe te sturen aan de contactpersoon van een vacature. Echter, aan het gebruik van deze vragenlijsten zitten additionele kosten verbonden. Het voordeel van het gebruik maken van de vragenlijsten is dat het mogelijk wordt om de kwaliteit van de matching tussen vacatures en kandidaten verregaand te verbeteren. De applicatie zal dan namelijk niet alleen matchen op de harde criteria (zoals werk- en denkniveau, aantal uur per week, locatie, vakgebied, etc.), maar er zal ook gematcht worden op persoonlijkheidskenmerken. Het aantal van deze persoonlijkheidskenmerken is afhankelijk van het contract met één van de testleveranciers. Aan de zijde van de vacature worden deze in kaart gebracht door een vragenlijst te sturen aan de contactpersoon van de vacature. Deze contactpersoon wordt gevraagd 22 vragen omtrent de vacature te beantwoorden. Aan het gebruik hiervan zitten GEEN kosten verbonden. Aan de zijde van de kandidaat worden de persoonlijkheidskenmerken in beeld gebracht door de kandidaat drie testen te laten invullen. Aan het gebruik hiervan zitten WEL kosten verbonden. 5.1 Een vragenlijst versturen Het versturen van een vragenlijst is alleen mogelijk vanuit een bestaande vacature. Het versturen van een vragenlijst kan op twee manieren, te weten: •

Via het “Linkermenu” (wanneer er een vacaturedossier in het middenscherm staat) de actie “Stuur vragenlijst” aanklikken.

•

In het vacaturedossier bij het onderdeel “Verstuurde vragenlijsten” op “Nieuw” klikken (zie onderstaand screenshot).


Pagina 21/65

Via beide bovenstaande acties kom je in het “Stuur vragenlijst” scherm terecht.

Toelichting Datum/tijd, Naar en Van

Deze velden worden door het VMS automatisch gevuld. • Het veld Datum/tijd wordt gevuld door de huidige datum en tijd waarop de vragenlijst verstuurd gaat worden; • Het veld Naar wordt automatisch gevuld door het e-mailadres dat is opgegeven bij het veld “contactpersoon e-mail” in het vacaturedossier; • Het veld Van wordt automatisch gevuld door het e-mailadres dat gekoppeld is aan de gebruiker die is opgegeven bij het veld Gebruiker / P&O’er (dit is in de meeste gevallen degene die de vacature heeft aangemaakt).

CC

Hier kun je één of meerdere e-mailadressen opgeven van personen die de vragenlijst ook mogen ontvangen. De meerdere e-mailadressen kunnen gescheiden worden met het ; (puntkomma) teken.

Template

Hier kun je de template kiezen welke automatisch wordt verwerkt in een standaard e-mailbericht, waarin gevraagd wordt de vragenlijst voor de bijbehorende vacature in te vullen.

Onderwerp

Dit veld wordt automatisch gevuld nadat je het veld “Template” hebt gevuld.


Pagina 22/65

Wanneer alle velden zijn gevuld wordt er door het VMS een standaard e-mailbericht opgesteld, Het standaard e-mailbericht kan door de beheerder van de applicatie worden aangepast.

De tekst in het e-mailbericht is volledig aan te passen. Echter, de tekst %%URL_VRAGENLIJST%% dient altijd te blijven staan, aangezien de ontvanger van dit e-mailbericht via deze link bij de vragenlijst terecht komt.

Voordat de vragenlijst verstuurd wordt is het raadzaam te controleren of de vragenlijst naar de juiste persoon en het juiste bijbehorende e-mailadres wordt verzonden. Indien nodig kunnen de ingevulde velden nog aangepast worden. Annuleren of versturen Wanneer je besluit de vragenlijst toch niet te willen versturen dan kun je op “annuleren” klikken. Wanneer je op “annuleren” klikt, ga je terug in het vacaturedossier.

Wanneer alle vellen correct zijn ingevuld kun je op de button “Versturen” klikken om de email met bijbehorende vragenlijst te versturen.

Wanneer je op de button “Versturen” klikt wordt de e-mail direct verzonden naar de te ontvangen persoon/personen en verschijnt er een melding waarin staat dat de vragenlijst succesvol verzonden is.


Pagina 23/65

5.2 Een vragenlijst invullen Nadat de vragenlijst is verstuurd is het de beurt aan de manager om de vragenlijst in te vullen. De manager kan de vragenlijst openen door in de ontvangen mail op de link te klikken. In de vragenlijst wordt aan de manager een aantal omschrijvingen m.b.t. de vacature voorgelegd.

Bij iedere omschrijving moet de manager aangegeven welke van de twee omschrijvingen het meest van toepassing is. Nadat de vragenlijst volledig is ingevuld, dient de manager onderaan op “OPSLAAN” te klikken. Wanneer de manager de vragenlijst volledig heeft ingevuld en op “OPSLAAN” heeft geklikt, dan krijgt hij/zij een melding te zien dat zijn/haar scores succesvol zijn opgeslagen en verzonden.

Je ontvangt GEEN melding dat de vragenlijst door de manager is ingevuld!

5.3 Een ingevulde vragenlijst bekijken Nadat de manager de vragenlijst heeft ingevuld en opgeslagen kan je in het VMS, bij het vacaturedossier, zien dat dit gebeurd is.


Pagina 24/65

Wanneer je vervolgens op “Bekijk vragenlijst” klikt worden de antwoorden die de manager heeft ingevuld getoond. Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Daarnaast is ook automatisch het onderdeel persoonlijkheidskenmerken in het vacaturedossier gevuld aan de hand van de ingevulde scores van de manager.


Pagina 25/65

6. Kandidaten Kandidaten die zich via de voorkant inschrijven, worden automatisch verwerkt in het VMS. Maar het is ook mogelijk om kandidaten handmatig in te voeren. Voor alle kandidaten die zich aan de voorkant inschrijven, wordt automatisch een kandidaatdossier aangemaakt. 6.1 Kandidaat invoeren Het invoeren van een kandidaat kan op twee plekken binnen het VMS, te weten: • •

Via het linkermenu. Klik hiervoor op “Kandidaat invoeren” Via het tabblad Kandidaten. Klik hiervoor op het tabblad “Kandidaten” en vervolgens bij Kandidaten op “Nieuw”.

Vanaf versie 1.3.5 is het mogelijk om een kandidaat in te voeren middels een “verkort invoerscherm”. Wanneer je hier gebruik van wilt maken, dan kun je dit instellen bij Gebruikersbeheer. Je kunt vervolgens in het “Wijzigen gebruikersgroep scherm” de optie “Eenvoudige invoer kandidaten” aanvinken. In het vervolg hoef je alleen nog maar de verplichte velden getoond die gevuld moeten worden. In beide bovenstaande situaties kom je terecht bij het kandidaat invoerscherm. Dit kandidaat invoerscherm bestaat uit verschillende soorten informatie die gevraagd wordt in te vullen, te weten: • • • •

Informatie over de kandidaat; Contactgegevens; Huidige functie / positie; Voorkeuren.

Informatie over de kandidaat

Hier kun je diverse gegevens van een kandidaat opgeven zoals Roepnaam, Voornaam, Geboortedatum, Type kandidaat, Geslacht etc. Vanaf versie 1.2.2. wordt er een extra veld vermeld, te weten: “Datum laatste update door kandidaat’. Dit veld wordt automatisch gevuld in het kandidaatdossier op het moment dat een kandidaat zijn/haar profiel heeft geüpdatet aan de voorkant. Vanaf versie 1.3.5. is het mogelijk om aan te geven of je de kandidaat wilt invoeren als interne medewerker en heb je de mogelijkheid om de naam en emailadres van de manager van de kandidaat in te voeren.

Contactgegevens

Hier kun je de adresgegevens, telefoonnummer(s) en e-mailgegevens van de kandidaat opgeven. Tevens is het mogelijk om het LinkedIn profiel van de kandidaat toe te voegen.


Pagina 26/65

Huidige functie / positie

Hier kun je informatie van de huidige functie van de kandidaat opgeven zoals de organisatie waar hij/zij gewerkt heeft en op welke afdeling, de functietitel, het salaris etc. Daarnaast heb je de mogelijkheid om hier een korte omschrijving te geven in een memoveld. Vanaf versie 1.2.2 heb je mogelijkheid om functieniveaus, werk- en denkniveaus en personeelsnummer extra toe te voegen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om aan te vinken of de kandidaat een mobiliteitsbehoefte heeft.

Voorkeuren

Hier kun je voorkeuren opgeven welke op de kandidaat van toepassing zijn (vaak kom je hier in een gesprek achter of het wordt door de kandidaat aan de voorkant ingevuld). Hier kan de gewenste organisatie, salaris (schalen), functiecategorie(en), werk- en denkniveau etc. van de kandidaat opgegeven worden. Daarnaast kun je aangeven of de kandidaat een jobalert dient te ontvangen. Als dat het geval is dan kan je dit aanvinken.

Voor het aanmaken van een kandidaatdossier is het invullen van de verplichte velden voldoende. De overige informatie kan nog niet bekend zijn en kun je uiteraard op een later moment toevoegen in het kandidaatdossier. De verplichte velden die je minimaal moet invullen zijn omringd met een rood kader.

Wanneer je ten minste alle verplichte en eventueel optionele velden hebt gevuld, dan kun je het kandidaatdossier opslaan. Dit kun je doen middels de button “Opslaan” onderaan het kandidaatdossier. Als je niet alle verplichte velden hebt gevuld en je toch op “Opslaan” klikt, dan wordt er een melding weergegeven die uitlegt welke velden je minstens moet invullen om het kandidaatdossier op te kunnen slaan. (zie screenshot op de volgende pagina).


Pagina 27/65

Als het opslaan van de kandidaat is gelukt, wordt de melding “De kandidaat is succesvol opgeslagen” getoond en is het kandidaatdossier aangemaakt.

Na het succesvol handmatig invoeren van een kandidaat wordt er door het VMS automatisch een wachtwoord gekoppeld aan de aangemaakte kandidaat (deze wordt weergegeven in het kandidaatdossier bij “Informatie over de kandidaat”. Indien een organisatie wenst dat een kandidaat op de voorkant inlogt om toegang te krijgen tot bepaalde informatie of een bepaald programma, dan kan de kandidaat inloggen met zijn/haar e-mailadres en het aangemaakte wachtwoord. Tevens wordt het kandidaatdossier automatisch gevuld met onderliggende registratievelden: • • • •

Inschrijvingen; Ervaringen; Persoonlijkheidskenmerken; Verstuurde e-mailberichten.

Inschrijvingen

Dit veld laat zien welke inschrijvingen de kandidaat aan de voorkant heeft gedaan en/of handmatig zijn ingevoerd.

Ervaringen

Dit veld laat alle ervaringen zien die de kandidaat aan de voorkant heeft ingevuld en/of handmatig zijn ingevoerd. Door bij dit veld op “Nieuw” te klikken kun je zelf handmatig nieuwe ervaringen toevoegen aan het kandidaatdossier.

Persoonlijkheidskenmerken

Indien de kandidaat een vragenlijst is toegestuurd met daarin de vraag zijn/haar persoonlijkheidskenmerken in kaart te brengen, dan worden zijn/haar resultaten in dit veld getoond. Het veld Persoonlijkheidskenmerken toont de scores van de kandidaat op de 22 persoonlijkheidskenmerken. Dit veld wordt pas gevuld op het moment dat de kandidaat een “Talent8 Test” heeft afgenomen. De antwoorden van de kandidaat worden na het maken van de test volautomatisch verwerkt. LET OP: Voor het afnemen van een talent8 test bij de kandidaat moet een koppeling zijn gerealiseerd. Hier zijn kosten aan verbonden.


Pagina 28/65

Verstuurde emailberichten

Dit veld laat zien welke e-mailberichten er in het verleden verstuurd zijn aan de kandidaat.

Vanaf versie 1.2.2. wordt in het kandidaatdossier de datum vermeld waarop de kandidaat zijn/haar profiel geüpdatet aan de voorkant. 6.2 Kandidaat bewerken Een aangemaakte kandidaat kun je in het VMS bewerken door het kandidaatdossier te openen. Dit is mogelijk vanuit het tabblad Kandidaten. Vanuit het tabblad Kandidaten kun je de gewenste kandidaat opzoeken. Wanneer je op een kandidaat klikt wordt het kandidaatdossier geopend. Vanuit het kandidaatdossier kun je de kandidaat bewerken, door op de button “Bewerken” te klikken.

Vervolgens kom je in het kandidaat invoerscherm terecht. Daarin kun je de kandidaat bewerken. Nadat je de gewenste aanpassingen hebt bewerkt, dien je het kandidaatdossier op te slaan middels de button “Opslaan” onderaan het kandidaat invoerscherm. Wanneer je de kandidaat hebt bewerkt en alle velden juist hebt ingevuld en op de button “Opslaan” klikt, wordt er een melding getoond dat de kandidaat succesvol is opgeslagen (dezelfde melding als bij het succesvol invoeren van een nieuwe kandidaat. Je komt vervolgens weer terecht bij het kandidaatdossier. 6.3 Kandidaat verwijderen Wanneer bijvoorbeeld een kandidaat zich onjuist heeft ingeschreven aan de voorkant, dan kun je de kandidaat verwijderen door op de “verwijder” button (rood kruis) achter de kandidaat te klikken in het kandidatenoverzicht.

Wanneer je op de “verwijder” button achter de kandidaat die je wilt verwijderen hebt geklikt, wordt er een melding getoond met de vraag “Weet u zeker dat u deze kandidaat wilt verwijderen?”. (Zie screenshot op de volgende pagina).


Pagina 29/65

Door op “OK” te klikken wordt de kandidaat verwijdert uit het VMS. Wanneer je op “Annuleren” klikt blijft de kandidaat bestaan in het VMS en kom je terug in het kandidatenoverzicht. Wanneer je op “OK” klikt wordt de kandidaat direct verwijdert uit het VMS en wordt er een melding getoond dat de kandidaat succesvol verwijderd is.

Je komt vervolgens terug bij het kandidatenoverzicht en de kandidaat die je verwijderd hebt zal niet meer zichtbaar zijn.


Pagina 30/65

7. Inschrijvingen Een inschrijving wordt binnen het VMS op twee manieren aangemaakt, te weten: • •

Automatische inschrijving door een inschrijving van een kandidaat aan de voorkant; Handmatig een inschrijving invoeren.

7.1 Automatische inschrijving door een inschrijving van een kandidaat aan de voorkant Er wordt een automatische inschrijving in het VMS aangemaakt op het moment dat een kandidaat zich aan de voorkant inschrijft voor bijvoorbeeld een (mobiliteits)vacature, klus of project, CV-bank, stageplek, trainingen/workshops etc. Het is per organisatie afhankelijk waar een kandidaat zich aan de voorkant voor kan inschrijven.

Wanneer een kandidaat zich aan de voorkant succesvol heeft ingeschreven dan resulteert dit in een tweetal dossiers, te weten: • •

Een kandidaatdossier (zie hoofdstuk 6) Een inschrijvingdossier (zie 7.3)

Nieuwe inschrijvingen zijn terug te vinden op het dashboard, via “Mijn inschrijvingen” (zie onderstaand screenshot) en via het onderdeel “Inschrijvingen” op het Dashboard.

Wanneer je op “Nieuw” onder “Status” klikt, kom je bij de nieuwe inschrijvingen terecht. Klik vervolgens op de naam van de kandidaat om in het inschrijvingdossier te komen en te zien waarvoor en met welke gegevens de kandidaat zich heeft ingeschreven.


Pagina 31/65

7.2 Handmatig een inschrijving invoeren Je kunt op drie verschillende manieren handmatig een inschrijving invoeren bij een kandidaat, te weten: •

Via het linkermenu. Klik hiervoor op “Inschrijving invoeren”. Selecteer vervolgens de kandidaat waarbij je een inschrijving wilt doen;

•

Via het tabblad “Inschrijvingen”. Selecteer vervolgens de kandidaat waarbij je een inschrijving wilt doen;

•

Via het kandidaatdossier. Ga in het kandidaatdossier naar het onderdeel “Inschrijvingen” en klik op “Nieuw”.

In alle bovenstaande situaties kom je terecht bij het Inschrijving invoerscherm. Dit inschrijving invoerscherm bestaat uit verschillende soorten informatie die gevraagd wordt in te vullen, te weten: • • • •

Inschrijving gegevens; Informatie t.b.v. klussen en projecten (vanaf versie 1.4); Presentatie op de kandidatenbank; Privacy instellingen.

Inschrijving gegevens

Hier kun je de onderstaande gegevens opgeven: • Naam van de kandidaat waarbij de inschrijving gedaan moet worden; • Het type inschrijving waar je de kandidaat voor wilt inschrijven (denk hierbij aan CV-bank, klussen & projecten, loopbaanadvies, mobiliteitsbegeleiding en trainingen en workshops) LET OP: Deze typen inschrijvingen zijn voor iedere organisatie anders; • Eigenaar (manager) van de inschrijving; • Datum van de inschrijving; • Status van de inschrijving (staat bij een nieuwe inschrijving standaard op “nieuw”; • Zichtbaar voor andere gebruikers (deze optie kan aan/uit gevinkt worden). Deze optie biedt je de mogelijkheid de gegevens van de kandidaat zichtbaar/onzichtbaar te maken voor andere gebruikers. Vanaf versie 1.4 is het mogelijk om naast een “type inschrijving” ook een “soort inschrijving” op te geven.


Pagina 32/65

Informatie t.b.v. klussen en projecten

Vanaf versie 1.4 is het mogelijk om een datum op te geven vanaf wanneer een medewerker beschikbaar is voor klussen en projecten binnen de organisatie. Tevens kun je hier aanvinken of de manager van de medewerker hier goedkeuring voor heeft gegeven.

Presentatie op de kandidatenbank

Hier kun je aangeven of de gegevens van de kandidaat zichtbaar mogen zijn voor de kandidatenbank. Vervolgens kun je aangeven hoe de kandidaat gevonden kan worden op de kandidatenbank door een titel, een beschrijving, sterke eigenschappen en ontwikkelpunten op te geven.

Privacy instellingen

Hier kun je opgeven voor welke (andere) organisaties de gegevens van de kandidaat zichtbaar mogen zijn. Vervolgens kun je aangeven welke gegevens van de kandidaat wel en niet getoond mogen worden.

Wanneer je ten minste alle verplichte en eventueel optionele velden hebt gevuld, dan kun je het inschrijvingdossier opslaan. Dit kun je doen middels de button “Opslaan” onderaan het inschrijvingdossier. Als je niet alle verplichte velden hebt gevuld en je toch op “Opslaan” klikt dan wordt er een melding weergegeven die uitlegt welke velden je minstens moet invullen om het inschrijvingdossier op te kunnen slaan. Als het opslaan van de inschrijving is gelukt, wordt de melding “De inschrijving is succesvol opgeslagen” getoond en is het inschrijvingdossier aangemaakt.

7.3 Het inschrijvingdossier Wanneer een kandidaat zich aan de voorkant succesvol heeft ingeschreven of een inschrijving is handmatig succesvol ingevoerd dan resulteert dit in een inschrijvingdossier. Het inschrijvingdossier bestaat uit een aantal diverse onderdelen, te weten: • • • • • • • • • •

Kandidaatgegevens; Inschrijving gegevens; Privacy instellingen; Statuswijzigingen; Gesprekken; Talent8 tests; Afgenomen producten; Notities; Documenten; Verstuurde e-mailberichten.

Kandidaatgegevens

Dit onderdeel laat alle gegevens zien die de kandidaat aan de voorkant heeft opgegeven of handmatig zijn ingevoerd.

Inschrijving gegevens

Dit onderdeel laat het type inschrijving zien waarvoor de kandidaat zich heeft ingeschreven of is ingeschreven. Daarnaast worden ook de status, de datum en de eigenaar van de inschrijving weergegeven en of de gegevens van de kandidaat zichtbaar zijn voor andere gebruikers.

Privacy instellingen

Dit onderdeel laat zien voor welke andere organisaties de gegevens van de kandidaat zichtbaar mogen zijn, met daarbij welke gegevens zichtbaar mogen zijn.

Statuswijzigingen

Dit onderdeel laat zien welke status de inschrijving op dat moment heeft. De status van de inschrijving kan aangepast worden door op “nieuw” te klikken, de status te veranderen en vervolgens op “opslaan” te klikken.


Pagina 33/65

Gesprekken

Dit onderdeel laat zien wanneer, welke gesprekken er met de kandidaat zijn gepland en/of gevoerd. Tevens geeft dit onderdeel de mogelijkheid om nieuwe gesprekken te plannen.

Talent8 tests

Dit onderdeel laat zien of er, en zo ja wanneer, een Talent8 test is afgenomen bij de kandidaat. LET OP: Voor het afnemen van een Talent8 test bij de kandidaat moet een koppeling zijn gerealiseerd. Hier zijn kosten aan verbonden.

Afgenomen producten

Dit onderdel laat zien welke producten er voor de kandidaat zijn afgenomen. LET OP: Deze producten zijn voor iedere organisatie anders. Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om nieuwe afgenomen producten toe te voegen. Hier kan de naam van het product, de debiteur, de kosten, en de administratieve afhandeling worden opgegeven. Vervolgens wordt de mogelijkheid geboden een e-mail te sturen naar de debiteur met daarin het verzoek goedkeuring te geven voor de kosten.

Notities

Dit onderdeel zorgt ervoor dat je notities die relevant zijn voor de betreffende inschrijving aangemaakt en opgeslagen kunnen worden.

Documenten

Dit onderdeel zorgt ervoor dat je documenten die relevant zijn voor de betreffende inschrijving aangemaakt en opgeslagen kunnen worden.


Dit onderdeel maakt inzichtelijk welke e-mailberichten er verstuurd zijn die betrekking hebben op de betreffende inschrijving.

7.3.1 Statuswijzigingen Een inschrijving kan op ieder moment maar één huidige status hebben. Alle statussen worden bewaard in het onderdeel “Statuswijzigingen”.

Het is mogelijk om zelf een nieuwe status aan de inschrijving te koppelen. Hiervoor kun je op de knop “Nieuw” klikken. Je komt vervolgens in onderstaand scherm terecht waarbij je een nieuwe status kunt opgeven.

Wanneer je bij “Nieuwe status” de nieuwe status van de inschrijving opgeeft en vervolgens op “Opslaan” klikt wordt de nieuwe status aangemaakt en bewaard in het inschrijvingdossier.


Pagina 34/65

7.3.2 Gesprekken Bij het onderdeel “Gesprekken” worden alle geplande en reeds gevoerde gesprekken weergegeven. Hierbij is het mogelijk om een nieuw gesprek voor de betreffende inschrijving met de kandidaat te plannen. Wanneer je een nieuw gesprek met de kandidaat wilt plannen dan kun je bij het onderdeel “Gesprekken” op “Nieuw” klikken.

Wanneer je op “Nieuw” hebt geklikt komt je terecht bij het “Gesprek toevoegen” scherm.

Er wordt in het “Gesprek toevoegen” scherm gevraagd een aantal optionele velden in te vullen, te weten: • • • • •

Datum/tijd; Interviewer; Reden; Memo; Nieuwe status.

Datum/tijd

Hier kun je datum en tijd opgeven waarop het gesprek plaatsvindt.

Interviewer

Hier kun je de naam van de persoon opgeven wie het gesprek met de kandidaat voert.

Reden

Hier kun je de reden van het gesprek opgeven.

Memo

Hier kun je extra informatie kwijt die relevant kan zijn voor het gesprek.

Nieuwe status

Hier kun je, desgewenst, een nieuwe status meegeven als je wilt dat de status vernieuwd wordt doordat het gesprek gaat plaatsvinden.


Pagina 35/65

Wanneer je de gewenste velden hebt ingevuld kun je een keuze maken uit drie opties: • • •

Annuleren; Opslaan; Opslaan & e-mail sturen.

Annuleren Wanneer je besluit het gesprek toch niet te willen plannen dan kun je op “Annuleren” klikken. Je komt vervolgens weer terug bij het inschrijvingdossier. Opslaan Wanneer je het gesprek wilt opslaan zonder de kandidaat een bevestiging per e-mail te sturen (dit kan voorkomen als je bijvoorbeeld de kandidaat telefonisch of persoonlijk hebt uitgenodigd) dan kun je op “Opslaan” klikken. Je krijgt de melding dat het gesprek succesvol is opgeslagen en je komt vervolgens weer terug bij het inschrijvingdossier.

In het inschrijvingdossier kun je vervolgens bij “Gesprekken” terugvinden dat het gesprek is aangemaakt en opgeslagen.

Opslaan & e-mail sturen Wanneer je het gesprek wilt opslaan én de kandidaat een bevestiging per e-mail wilt sturen dan kun je op “Opslaan & e-mail sturen” klikken.


Pagina 36/65

Er wordt in het “Bevestiging sturen” scherm gevraagd een aantal optionele velden in te vullen, te weten: • • • • • •

Naar; CC; Van; Template; Onderwerp; Bericht.

Naar

Dit veld wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de kandidaat. Dit veld is nog aan te passen door een ander e-mailadres op te geven.

CC

Hier kun je een extra e-mailadres of extra e-mailadressen opgeven van een persoon of personen die de e-mail ook moeten ontvangen.

Van

Dit veld wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de interviewer. Dit veld is nog aan te passen door een ander e-mailadres op te geven.

Template

Hier kun je een template (vooraf ingestelde standaard tekst) opgeven voor de inhoud van het bericht.

Onderwerp

Dit veld wordt automatisch gevuld wanneer er een template gekozen is. Wanneer je geen template hebt gekozen kun je zelf een onderwerp invoeren.

Bericht

Dit veld wordt automatisch gevuld wanneer er een template gekozen is. Wanneer je geen template hebt gekozen kun je zelf tekst invoeren.

Wanneer je alle gewenste velden hebt ingevuld kun je het e-mailbericht versturen. Dit kun je doen middels de button “Versturen” onderaan het “Bevestiging sturen” scherm. Vervolgens ontvang je de melding dat het bericht succesvol verzonden is.

In het inschrijvingdossier kun je vervolgens bij “Gesprekken” terugvinden dat het gesprek is aangemaakt en opgeslagen.

Daarnaast is het verzonden e-mailbericht opgeslagen bij het onderdeel “Verstuurde emailberichten” in het inschrijvingdossier.

Wanneer je op de datum klikt kun je de inhoud van het e-mailbericht terugvinden. Vervolgens heb je de mogelijkheid om het e-mailbericht nogmaals te versturen, middels de button “Nogmaals versturen”.


Pagina 37/65

Wanneer je ervoor kiest het e-mailbericht nogmaals te versturen dan wordt het verzonden emailbericht nogmaals opgeslagen bij het onderdeel “Verstuurde e-mailberichten” in het inschrijvingdossier. 7.3.3 Talent8 tests Vanuit het inschrijvingdossier kan aan de kandidaat een Talent8 test worden toegestuurd. Hiervoor moet een koppeling met Talent8 gerealiseerd zijn. Wanneer je de mogelijkheid hebt om de Talent8 test naar kandidaten te sturen, dan kun je bij het onderdeel “Talent8 tests” op “nieuw” klikken om de kandidaat een Talent8 test toe te sturen.

Vervolgens kom je terecht bij het “Test toevoegen” scherm.

Er wordt in het “Test toevoegen” scherm gevraagd een aantal velden in te vullen, te weten: • • •

Situatie; Memo; Nieuwe status.

Situatie

In dit veld kan de gewenste situatie gekozen worden waarom de test verzonden moet worden.

Memo

Hier kun je extra informatie kwijt die relevant kan zijn voor de test.

Nieuwe status

Hier kun je, desgewenst, een nieuwe status meegeven als je wilt dat de status vernieuwd wordt doordat de test is toegestuurd.

Klik onderaan dit “Test toevoegen” scherm op “Opslaan & e-mail sturen”. Achter de schermen wordt nu een test aangevraagd voor de kandidaat bij Talent8. Je krijgt nu het scherm te zien waarmee je een e-mail met daarin de test kunt sturen aan de kandidaat (zie volgende pagina).


Pagina 38/65

Net als bij 7.3.2 dien je hier de gewenste velden in te vullen. De template zorgt ervoor dat er in het e-mailbericht een link getoond wordt die meegestuurd wordt. Via deze link komt de kandidaat terecht bij de test. Klik op de button “Versturen” om het e-mailbericht naar de kandidaat te sturen. Wanneer je op de button “Versturen” hebt geklikt krijg je de melding dat het bericht succesvol verzonden is. Vervolgens kom je weer terecht in het inschrijvingdossier. Bij het onderdeel “Talent8 tests” staat nu de datum waarop de Talent8 test verstuurd is naar de kandidaat, het percentage en eventueel de ingevulde memo bij het aanmaken van de test voor de kandidaat.


Pagina 39/65

Wanneer je op de datum klikt kom je terecht bij het “Test bewerken” scherm.

In het “Test bewerken” scherm kun je informatie terugvinden die je hebt opgegeven bij het aanmaken van de test en extra informatie zoals de URL die naar de kandidaat is gestuurd voor het openen van de test en het percentage van hoever de kandidaat is met het invullen van de test. Invullen van de test door de kandidaat Wanneer je het e-mailbericht met daarin de link naar de test naar de kandidaat hebt gestuurd dan ontvangt de kandidaat de e-mail en klikt hij/zij op de meegezonden link. Hij/zij krijgt dan onderstaand scherm te zien.

Het zal de kandidaat ongeveer 60 minuten kosten om de test in te vullen. Tussentijds worden de antwoorden opgeslagen. De kandidaat kan dus altijd later terugkomen om de rest van zijn test in te vullen. Ieder half uur controleert de applicatie in hoeverre de kandidaat zijn/haar test heeft ingevuld. Het percentage wordt weggeschreven in het inschrijving dossier:

Nadat de kandidaat de test volledig heeft ingevuld, worden in het kandidaatdossier in het onderdeel “Persoonlijkheidskenmerken” de scores getoond en wordt het rapport zichtbaar gemaakt (zie screenshot op de volgende pagina).


Pagina 40/65

Vanaf versie 1.4 kunnen de scores worden weergegeven zoals onderstaand screenshot.

Wanneer je op de “bekijk rapport” of (vanaf versie 1.4) op “Octrogram” of “Combined Result Report” klikt kun je de resultaten van de test van de betreffende kandidaat inzien. Daarnaast wordt de eigenaar van de inschrijving, per e-mail, op de hoogte gesteld van het feit dat de test volledig is ingevuld.


Pagina 41/65

7.3.4 Afgenomen producten Vanuit het inschrijvingdossier is het vanuit het onderdeel “Afgenomen producten” mogelijk om mobiliteits- en/of loopbaanadvies producten (zoals trainingen, cursussen etc.) af te nemen. Om een product bij een inschrijving van een kandidaat toe te voegen kun je op “Nieuw” klikken.

Vervolgens kom je in het “Afgenomen product toevoegen scherm” terecht.

Er wordt in het “Afgenomen product toevoegen” scherm gevraagd een aantal velden in te vullen, te weten: • • • • •

Datum/tijd; Product; Kosten; Debiteur; Memo.

Datum/tijd

In dit veld kan de gewenste datum/tijd gekozen worden waarop de e-mail naar de debiteur verzonden moet worden om goedkeuring te vragen voor de kosten.

Product

In dit veld kun je het product kiezen dat afgenomen moet worden voor de kandidaat. LET OP: De producten zijn voor iedere organisatie verschillend.

Kosten

In dit veld kun je de kosten van het product aangeven.

Debiteur

In dit veld kun je de debiteur invullen aan wie je vraagt goedkeuring te geven voor de kosten.

Memo

Hier kun je extra informatie kwijt die relevant kan zijn voor de het af te nemen product.

Wanneer je alle verplichte velden en eventueel de optionele velden hebt ingevuld, kun je op “Opslaan & e-mail sturen” klikken. Er wordt nu een e-mail verzonden naar de debiteur met een verzoek goedkeuring te geven voor de kosten.


Pagina 42/65

Wanneer je de e-mail naar de debiteur hebt verzonden verandert de status van het product van “Goedkeuringsmail niet verzonden” naar “Goedkeuringsmail verzonden” De debiteur ontvangt vervolgens een e-mail en kan vanuit de e-mail op een meegezonden link klikken. Op het scherm krijgt de debiteur de mogelijkheid om de kosten goed te keuren. Nadat de debiteur de kosten heeft goedgekeurd, verandert de status naar “Kosten goedgekeurd”. Er zijn rapportages beschikbaar om aan het eind van de maand de afgenomen producten in kaart te brengen. De uitleg voor het opvragen van rapportages staat vermeld in Hoofdstuk 5 van de Gebruikershandleiding VMS (Beheer).

7.3.5 Notities Bij een inschrijving kun je notities vastleggen. Door bij het onderdeel “Notities” in het inschrijvingdossier op “Nieuw” te klikken kun je notities aanmaken die van belang zijn voor de betreffende inschrijving.

Vervolgens kom je in het “Notitie toevoegen” scherm terecht.

In het “Notitie toevoegen” scherm heb je de mogelijkheid om tekst (inclusief opmaak) toe te voegen aan de notitie. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een document aan de notitie te koppelen en deze op te slaan.


Pagina 43/65

Wanneer je de gewenste tekst en/of het gewenste document hebt toegevoegd kun je deze opslaan door op de button “Opslaan” te klikken. Je ontvangt je de melding dat de notitie succesvol is opgeslagen.

Vervolgens kun je in het inschrijvingdossier bij het onderdeel “Notities” je aangemaakte notities terugvinden.

Wanneer je op de datum klikt kun je de aangemaakte notitie en het toegevoegde document teruglezen, aanpassen en vervolgens weer opslaan.

7.3.6 Documenten Bij een inschrijving kun je documenten bewaren. Door bij het onderdeel “Documenten” in het inschrijvingdossier op “Nieuw” te klikken kun je documenten uploaden en bewaren die van belang zijn voor de betreffende inschrijving.


Pagina 44/65

Vervolgens kom je in het “Document toevoegen” scherm terecht.

In het “Document toevoegen” scherm heb je de mogelijkheid documenten te uploaden vanaf je eigen schijf en deze op te slaan. Wanneer je bij “Document” op de button “Bladeren..” klikt ontstaat er een pop-up scherm waarbij je het gewenste document kan oproepen. Het gewenste document kun je opslaan door op de button “Opslaan” te klikken. Je ontvangt vervolgens de melding dat het document succesvol is opgeslagen.

Vervolgens kun je in het inschrijvingdossier bij het onderdeel “Documenten” je bewaarde documenten terugvinden.

Door op de link van het document te klikken kun je bewaarde document openen. 7.4 Acties in het linkermenu vanuit het inschrijvingdossier Wanneer je een inschrijving hebt geopend en in het inschrijvingdossier bent en de matchingsmodule is ingesteld, dan is het, vanaf versie 1.3.5, mogelijk om de inschrijving van de kandidaat te matchen met een bepaald vacaturetype. Dit zijn de aanwezige vacaturetypes die bij jou in het VMS bekend zijn. Voor meer informatie over het matchen van een vacature, zie Hoofdstuk 13. Hieronder een aantal voorbeelden van linkermenu’s die van toepassing zijn:


Pagina 45/65

7.5 Inschrijving bewerken Een aangemaakte inschrijving kun je in het VMS bewerken door een inschrijvingdossier van een kandidaat te openen via het tabblad “Inschrijvingen”. Wanneer je op een inschrijving klikt wordt het inschrijvingdossier geopend. Vanuit het inschrijvingdossier kun je de inschrijving bewerken, door op de button “Bewerken” te klikken.

Vervolgens kom je in het inschrijving invoerscherm terecht. Daarin kun je de inschrijving bewerken. Nadat je de gewenste aanpassingen hebt bewerkt, dien je het inschrijvingdossier op te slaan middels de button “Opslaan” onderaan het inschrijvingdossier. Wanneer je de inschrijving hebt bewerkt en alle velden juist hebt ingevuld en op de button “Opslaan” klikt, wordt er een melding getoond dat de inschrijving succesvol is opgeslagen (dezelfde melding als bij het succesvol invoeren van een nieuwe inschrijving). Je komt vervolgens weer terecht bij het inschrijvingdossier. 7.6 Inschrijving verwijderen Wanneer bijvoorbeeld kandidaat zich onjuist heeft ingeschreven aan de voorkant, dan kun je de inschrijving verwijderen door op de “verwijder” button (rood kruis) achter de inschrijving te klikken in het inschrijvingenoverzicht.

Wanneer je op de “verwijder” button achter de inschrijving die je wilt verwijderen hebt geklikt, wordt er een melding getoond met de vraag “Weet u zeker dat u deze inschrijving wilt verwijderen?”.


Pagina 46/65

Door op “OK” te klikken wordt de inschrijving verwijdert uit het VMS. Wanneer je op “Annuleren” klikt blijft de inschrijving bestaan in het VMS en kom je terug in het inschrijvingenoverzicht. Wanneer je op “OK” klikt wordt de inschrijving direct verwijdert uit het VMS en wordt er een melding getoond dat de inschrijving succesvol verwijderd is.

Je komt vervolgens terug bij het inschrijvingenoverzicht en de inschrijving die je verwijderd hebt zal niet meer zichtbaar zijn.

Wanneer je eenmaal een inschrijving hebt verwijdert, dan is deze inschrijving definitief verwijdert en niet meer terug te halen.


Pagina 47/65

8. Trainingen Vanaf versie 1.4 is het mogelijk om de module “Trainingen” te gebruiken in het VMS. Middels de module trainingen heb je de mogelijkheid om trainingen aan te maken en te beheren en inschrijvingen op trainingen aan de voorkant (middels een pagina met een trainingenoverzicht) af te handelen. Daarnaast heb je met deze module de mogelijkheid om trainingsdagen aan te maken en kandidaten hiervoor uit te nodigen per e-mail. Vervolgens kunnen de kandidaten deze trainingsdagen opslaan in hun agenda in Outlook en/of Gmail. Tevens biedt deze module de mogelijkheid om huiswerkopdrachten te mailen naar kandidaten en de gemaakte huiswerkopdrachten op te slaan. Beschik je nog niet over de module “Trainingen” en zou je deze graag willen toevoegen aan het VMS, neem dan contact op met je contactpersoon bij Connexys.

Voor de organisaties die de module “Trainingen” hebben afgenomen, zie het Dashboard er iets anders uit.

Het grote verschil met de andere Dashboards is dat nu het tabblad “Trainingen” zichtbaar is naast het tabblad “Vacatures” en dat het tabblad “Sitebeheer” is opgeschoven en vanaf nu te vinden is via de “dropdown button”. Daarnaast is in het linkermenu de actie “Training invoeren” zichtbaar en is in het Dashboard het onderdeel “Mijn trainingen” toegevoegd.


Pagina 48/65

8.1 Training invoeren Het invoeren van een training is vanaf drie plekken binnen het VMS mogelijk: • •

Via het linkermenu. Klik hiervoor op “Training invoeren” Via het onderdeel “Mijn trainingen” op het Dasboard. Klik hiervoor bij “Mijn trainingen” op “Nieuw”

•

Via het tabblad Trainingen. Klik hiervoor op het tabblad “Trainingen” en vervolgens bij “Trainingen” op “Nieuw”.

In alle bovenstaande situaties kom je terecht bij het trainingen invoerscherm. Dit trainingen invoerscherm bestaat uit verschillende soorten informatie die gevraagd wordt in te vullen, te weten: • • • • • •

Training gegevens; Advertentietekst; Inschrijven; Publicatiegegevens; Checklist; Evaluatieformulier.


Pagina 49/65

Training gegevens

Hier kun je de naam van de training, de naam van de eigenaar van de training, de trainer en de status van de training invoeren. Daarnaast kun je de kosten, het minimaal en het maximaal aantal deelnemers van de training en de contacttijd invoeren. Automatisch staat de invoerdatum op de datum van vandaag.

Advertentietekst

Hier kun je de naam van de training invoeren waarvan jij wilt dat hij op de voorkant getoond wordt. Vervolgens kun je een ondertitel invoeren en een advertentietekst. Bij het invoeren van de advertentietekst kun je gebruik maken van dezelfde opmaakmogelijkheden als bij een vacaturetekst. Bij het invoeren van de advertentietekst kun je onderstaande informatie invoeren: • • •

Omschrijving Eisen t.a.v. deelname Contactinformatie

Tevens heb je hier de mogelijkheid om de advertentietekst goed te keuren. Inschrijven

Hier kun je aangeven of de training getoond moet worden op de voorkant (bijvoorbeeld op een pagina met een trainingenoverzicht) en of kandidaten zich online kunnen inschrijven voor de training. Daarnaast kun je een template kiezen van een bevestigingse-mail die kandidaten automatisch moeten ontvangen op het moment zij zich inschrijven voor een training aan de voorkant.

Publicatiegegevens

Hier kun je aangeven op welke datum de training zichtbaar moet zijn op de voorkant en wanneer de vacature verwijdert moet worden van de voorkant. Wanneer je ervoor kiest de datum van vandaag in te voeren dan wordt de training direct zichtbaar op de voorkant. Daarnaast kun je een datum opgeven waarop inschrijven voor de training niet meer mogelijk is. De sluitingsdatum voor inschrijving zorgt ervoor dat kandidaten vanaf die datum zich niet meer kunnen inschrijven. Echter, de training blijft nog wel zichtbaar op de voorkant.

Checklist

Hier worden verschillende vragen gesteld welke je middels invulvelden kunt beantwoorden. De onderstaande vragen worden gesteld: • • • • • • • • • •

Acceptatie Agendaverzoek gecontroleerd? Agendaverzoek verstuurd? Catering geregeld? Datum + tijdstippen definitief? Goedkeuring kosten gecontroleerd? Huiswerk verspreid? Hulpmiddelen geregeld? Locatie geregeld? Presentielijst? Trainers vastgelegd?

Bovenstaande vragen kun je in een later stadium beantwoorden. Evaluatieformulier

Hier kun je aangeven of de training automatisch geëvalueerd moet worden bij de kandidaten. Tevens kun je hier een datum invoeren waarop het evaluatieformulier naar de kandidaten gestuurd moet worden.

Voor het aanmaken van een trainingdossier is het invullen van de verplichte velden voldoende. De overige informatie kan nog niet bekend zijn en kun je op een later moment toevoegen in het trainingdossier. De verplichte velden die je minimaal moet invullen zijn omringd met een rood kader.


Pagina 50/65

Bij het invoeren van een nieuwe training staat het veld “Status” standaard op “Open”. In het vervolg kun je deze status aanpassen door één van onderstaande statussen: • • • •

Gepland; Vervallen; On hold; Afgerond.

Wanneer je ten minste alle verplichte en eventueel optionele velden hebt gevuld, dan kun je het trainingdossier opslaan. Dit kun je doen middels de button “Opslaan” onderaan het trainingdossier. Als het opslaan van de training is gelukt, wordt de melding “De training is succesvol opgeslagen” getoond en is het trainingdossier aangemaakt.

Vervolgens wordt het trainingdossier automatisch gevuld met onderliggende registratievelden: • • • •

Trainingsdagen; Inschrijvingen; Huiswerkopdrachten; Verstuurde e-mailberichten.

Trainingsdagen

Via dit veld heb je de mogelijkheid om trainingsdagen aan te maken en agendaverzoeken te sturen naar de kandidaten die zich hebben ingeschreven.

Inschrijvingen

Dit veld laat zien welke kandidaten zich hebben ingeschreven aan de voorkant en/of welke inschrijving handmatig is ingevoerd.

Huiswerkopdrachten

Dit veld laat alle huiswerkopdrachten zien die naar de kandidaat zijn gestuurd.


Dit veld laat zien welke e-mailberichten er in het verleden zijn verstuurd ten behoeve van de training.


Pagina 51/65

8.2 Acties in het linkermenu vanuit het trainingdossier Wanneer je een training geopend hebt en in het trainingdossier bent, dan zijn er een aantal acties mogelijk vanuit het linkermenu. Standaard kan je vanuit het linkermenu een vacature, een kandidaat en een inschrijving invoeren. Daarnaast kun je vanuit het linkermenu een training invoeren, groepsgewijs communiceren en een training kopiëren. Hieronder een voorbeeld van het linkermenu wanneer er gebruik wordt gemaakt van de module “Trainingen”:

8.3 Trainingsdagen invoeren Een training kan bestaan uit meerdere trainingsdagen. Vanuit het trainingdossier heb je de mogelijkheid om trainingsdagen in te voeren. 8.3.1 Een trainingsdag invoeren Je kunt een nieuwe trainingsdag invoeren door op de button “Nieuw” te klikken bij het onderdeel “Trainingsdagen”.

Vervolgens kom je terecht bij het “Trainingsdag toevoegen” scherm.


Pagina 52/65

In het “Trainingsdag toevoegen” scherm wordt gevraagd onderstaande velden in te voeren: • • • • •

Starttijd; Eindtijd; Trainer; Locatie; Memo.

Starttijd

Hier kun je datum en tijd invoeren waarop de trainingsdag start.

Eindtijd

Hier kun je datum en tijd invoeren waarop de trainingsdag eindigt.

Trainer

Hier kun je de naam van de trainer selecteren. Dit is een verplicht veld.

Locatie

Hier kun je de locatie invoeren waar de trainingdag plaatsvindt.

Memo

Hier kun je extra informatie kwijt omtrent de trainingsdag.

Wanneer alle verplichte en eventueel optionele velden zijn gevuld kan de trainingsdag opgeslagen worden. Dit kan middels de button “Opslaan” onderaan het “Trainingsdag toevoegen” scherm. Als het opslaan van de trainingdag is gelukt, wordt de melding “De trainingsdag is succesvol opgeslagen” getoond en is de trainingsdag aangemaakt.

De trainingsdag kun je terug vinden bij het onderdeel “Trainingsdagen” in het “Trainingdossier”. 8.3.2 Een trainingsdag bewerken Ingevoerde trainingsdagen zijn te bewerken door bij het onderdeel “Trainingsdagen” in het trainingdossier te klikken op de datum van de trainingsdag.

Vervolgens kom je terecht in het “Trainingsdag bewerken” scherm waarbij je de gewenste wijzigingen kunt doorvoeren. Wanneer je de trainingsdag hebt bewerkt en alle velden juist hebt ingevuld en op de button “Opslaan” klikt, wordt er een melding getoond dat de trainingsdag succesvol is opgeslagen (dezelfde melding als bij het succesvol invoeren van een nieuwe trainingsdag). Je komt vervolgens weer terecht bij het trainingdossier. Let bij het bewerken van een trainingsdag goed op of er wellicht kandidaten zijn die uitgenodigd zijn voor de trainingsdag. De kandidaten zullen een nieuw agendaverzoek per e-mail toegestuurd moeten krijgen om te weten dat de trainingsdag is gewijzigd.


Pagina 53/65

8.4 Inschrijvingen op een training Net als bij inschrijvingen op een (mobiliteits)vacature, klus of project, CV-bank, stageplek, trainingen/workshops etc. wordt er een automatische inschrijving in het VMS aangemaakt op het moment dat een kandidaat zich aan de voorkant inschrijft voor een training. Tevens heb je de mogelijkheid om ook handmatig een kandidaat in te schrijven voor een training in het VMS. 8.4.1 Automatische inschrijving door een inschrijving van een kandidaat aan de voorkant Wanneer een kandidaat zich aan de voorkant succesvol heeft ingeschreven voor een training dan resulteert dit in een tweetal dossiers, te weten: • •

Een kandidaatdossier (zie hoofdstuk 6) Een inschrijvingdossier (zie 7.3)

Nieuwe inschrijvingen op trainingen zijn terug te vinden op het Dashboard, via “Mijn inschrijvingen” (zie onderstaand screenshot) en via het onderdeel “Inschrijvingen” in het trainingdossier.

Wanneer je op “Nieuw” klikt, kom je bij de nieuwe inschrijvingen terecht. Klik vervolgens op de naam van de kandidaat om in het inschrijvingdossier te komen en te zien waarvoor en met welke gegevens de kandidaat zich heeft ingeschreven.

8.4.2 Handmatig een inschrijving voor een training invoeren Je kunt op drie verschillende manieren handmatig een inschrijving invoeren (zie hiervoor 7.2). Hierbij heb je de extra mogelijkheid om bij het veld “Soort inschrijving” te kiezen voor “Training” en bij “Type inschrijving” te kiezen voor “Training”. Op deze manier kun je kandidaten direct in schrijven voor een training.


Pagina 54/65

Daarnaast kun je handmatig een kandidaat inschrijven voor een training vanuit het trainingdossier, door op “Nieuw” te klikken bij het onderdeel “Inschrijvingen”.

Vervolgens kom je terecht bij het “Nieuwe inschrijving” scherm.

Vul hierbij net als bij het invoeren van een inschrijving, zoals beschreven in 7.2, de verplichte en optionele velden in. Hierbij heb je de extra mogelijkheid om informatie over de training te geven zoals de training waarvoor je de kandidaat wilt inschrijven , de naam en e-mail van de manager en extra informatie in het memoveld. Wanneer alle verplichte en optionele velden zijn gevuld kan de nieuwe inschrijving opgeslagen worden. Dit kan middels de button “Opslaan” onderaan het “Nieuwe inschrijving” scherm. Als het opslaan van de nieuwe inschrijving is gelukt, wordt de melding “De inschrijving is succesvol opgeslagen” getoond en is de inschrijving aangemaakt.

Door terug te gaan naar de training waarvoor je de kandidaat hebt ingeschreven kun je zien dat de nieuwe inschrijving staat vermeld bij het onderdeel “Inschrijvingen” in het trainingdossier. Wanneer een kandidaat zich heeft ingeschreven op de voorkant voor een training of wanneer een kandidaat handmatig is ingeschreven voor een training, dan wordt er een e-mail verzonden naar de eigenaar van de training met de melding dat deze kandidaat zich heeft ingeschreven voor de training. De eigenaar van de training kan vervolgens de inschrijving van de kandidaat opzoeken in het VMS en de inschrijving in behandeling nemen.


Pagina 55/65

8.5 Een agendaverzoek versturen Wanneer voldoende kandidaten zich hebben ingeschreven voor de training heb je de mogelijkheid deze kandidaten te mededelen dat zij zijn ingedeeld voor een trainingsdag of meerdere trainingsdagen. Dit kun je doen door een agendaverzoek te sturen naar deze kandidaten. Je kunt een agendaverzoek naar de kandidaten sturen door bij het onderdeel “Trainingsdagen” te klikken op “Agendaverzoek versturen/updaten”.

Je komt vervolgens terecht in het “Agendaverzoek versturen” scherm.


Pagina 56/65

In het “Agendaverzoek versturen” scherm worden een aantal vragen gesteld, te weten: • • •

Wie moet het verzoek ontvangen?; Voor welke dagen moeten zij een agendaverzoek ontvangen?; Welke mail moeten zij ontvangen?

Wie moet het verzoek ontvangen?

Vink hier de kandidaten aan die het agendaverzoek moeten ontvangen. Tevens heb je hier de mogelijkheid om de kandidaten een nieuwe status te geven.

Voor welke dagen moeten zij een agendaverzoek ontvangen?

Vink hier de trainingsdagen aan waarvoor de geselecteerde kandidaten een agendaverzoek moeten ontvangen.

Welke mail moeten zijn ontvangen?

Hier kun je een template kiezen. Wanneer dit template is gekozen wordt automatisch het veld onderwerp en bericht gevuld met de inhoud van het template.

Wanneer alle verplichte en optionele velden zijn gevuld kan het agendaverzoek naar de geselecteerde kandidaten verzonden worden. Dit kan middels de button “E-mail sturen” onderaan het “Agendaverzoek versturen” scherm. Als het versturen van het agendaverzoek naar de geselecteerde kandidaten is gelukt, wordt de melding “Het agendaverzoek is succesvol verzonden” getoond en is de e-mail met daarin het agendaverzoek verzonden naar de geselecteerde kandidaten.

Bij het onderdeel “Verstuurde e-mailberichten” kun je zien dat het e-mailbericht met daarin het agendaverzoek is verzonden naar de geselecteerde kandidaten. Wanneer de kandidaat het agendaverzoek ontvangt dan heeft hij de mogelijkheid het agendaverzoek op te slaan in zijn/haar agenda in Outlook en/of Gmail. Tevens ontvangt de eigenaar van de training dezelfde e-mail om zo te zien welke agendaverzoeken en er zijn verzonden naar welke kandidaten.

8.6 Training bewerken Een aangemaakte training kun je bewerken door het trainingdossier te openen. Dit is mogelijk vanuit het tabblad “Trainingen”. Vanuit het tabblad “Trainingen” kun je de betreffende training opzoeken. Wanneer je op een training klikt wordt het trainingdossier geopend. Vanuit het trainingdossier kun je de training bewerken, door op de button “Bewerken” te klikken.


Pagina 57/65

Vervolgens kom je in het “Training bewerken” scherm terecht. Daarin kun je de training bewerken. Nadat je de gewenste aanpassingen hebt bewerkt, dien je het trainingdossier op te slaan middels de button “Opslaan” onderaan het “Training bewerken” scherm. Wanneer je de training hebt bewerkt en alle velden juist hebt ingevuld en op de button “Opslaan” klikt, wordt er een melding getoond dat de training succesvol is opgeslagen (dezelfde melding als bij het succesvol invoeren van een nieuwe training). Je komt vervolgens weer terecht bij het trainingdossier. 8.7 Training verwijderen Het verwijderen van een training gaat minder eenvoudig dan het verwijderen van een vacature, inschrijving of kandidaat. In de module “Trainingen” is het alleen mogelijk een training te verwijderen wanneer de training de status “vervallen” of “afgerond” heeft en/of wanneer de trainingsdagen in het verleden liggen. Je kunt een training verwijderen door op de “verwijder” button (rood kruis) achter de training te klikken in het trainingenoverzicht.

Controleer voordat je een training verwijdert of er inschrijvingen gekoppeld zijn aan de training. Handel deze inschrijving eerst af voordat je de training verwijdert.

Wanneer je op de “verwijder” button achter de training die je wilt verwijderen hebt geklikt, wordt er een melding getoond met de vraag “Weet u zeker dat u deze training wilt verwijderen?”.


Pagina 58/65

Door op “OK” te klikken wordt de training verwijdert uit het VMS. Wanneer je op “Annuleren” klikt blijft de training bestaan in het VMS en kom je terug in het trainingenoverzicht. Wanneer je op “OK” klikt wordt de training direct verwijdert uit het VMS en wordt er een melding getoond dat de training succesvol verwijderd is.

Je komt vervolgens terug bij het trainingoverzicht en de training die je verwijderd hebt zal niet meer zichtbaar zijn. 8.8 Groepsgewijs communiceren Vanuit het onderdeel “Inschrijvingen” in het trainingdossier heb je de mogelijkheid om een groepsgewijze e-mail te sturen naar de kandidaten die zich hebben ingeschreven voor de training. Dit kun je doen door op “Groepsgewijs communiceren” te klikken.

Vervolgens kom je terecht in het “Groepsmail versturen” scherm.


Pagina 59/65

Hier kun je net als bij het versturen van een agendaverzoek aanvinken wie de e-mail moet ontvangen. Vervolgens kun je de e-mail een onderwerp meegeven en de inhoud het emailbericht opstellen. Wanneer alle velden zijn gevuld kan de e-mail naar de geselecteerde kandidaten verzonden worden. Dit kan middels de button “E-mail sturen” onderaan het “Groepsmail versturen” scherm. Als het versturen van de e-mail naar de geselecteerde kandidaten is gelukt, wordt de melding “De groepsmail is succesvol verzonden” getoond en is de e-mail verzonden naar de geselecteerde kandidaten.

Bij het onderdeel “Verstuurde e-mailberichten” kun je zien dat het e-mailbericht is verzonden naar de geselecteerde kandidaten. 8.9 Huiswerkopdrachten Vanuit het trainingdossier heb je de mogelijkheid om de kandidaten een huiswerkopdracht toe te sturen. Dit kun je doen door bij het onderdeel “Huiswerkopdracht” op “Nieuw” te klikken.

Zie op de volgende pagina een screenshot van het “Huiswerkopdracht toevoegen” scherm.


Pagina 60/65

In het “Huiswerkopdracht toevoegen” scherm worden een aantal vragen gesteld, te weten: • • •

Wie moeten de opdracht ontvangen?; De opdracht; Welke mail moeten zij ontvangen?.


Pagina 61/65

Wie moet de opdracht ontvangen?

Vink hier de kandidaten aan die de opdracht moeten ontvangen.

De opdracht

Hier kun je de inleverdatum en de verstuurdatum invoeren. Daarnaast kun je huiswerkopdracht beschrijven en de opdracht, indien nodig, toevoegen als bijlage bij “bestand”.

Welke mail moeten zij ontvangen?

Hier kun je een template kiezen. Wanneer dit template is gekozen wordt automatisch het veld onderwerp en bericht gevuld met de inhoud van het template.

Wanneer alle verplichte en optionele velden zijn gevuld kan de huiswerkopdracht naar de geselecteerde kandidaten verzonden worden. Dit kan middels de button “Opslaan” onderaan het “Huiswerkopdracht toevoegen” scherm. Als het versturen van het huiswerkopdracht naar de geselecteerde kandidaten is gelukt, wordt de melding “De huiswerkopdracht is succesvol opgeslagen” getoond en is de e-mail met daarin de huiswerkopdracht verzonden naar de geselecteerde kandidaten.

Bij het onderdeel “Huiswerkopdrachten” kun je zien dat de huiswerkopdracht is opgeslagen. Wanneer de kandidaat de huiswerkopdracht ontvangt dan heeft hij/zij de mogelijkheid om via een link in de e-mail zijn/haar huiswerkopdracht te verzenden. Tevens ontvangt de trainer van de training dezelfde e-mail om zo te zien welke huiswerkopdrachten er zijn verzonden naar welke kandidaten.

Wanneer de kandidaat op de link in de mail heeft geklikt kan hij/zij middels het “Insturen huiswerkopdracht scherm” zijn/haar huiswerkopdracht uploaden en versturen.

Wanneer de kandidaat zijn/haar huiswerkopdracht succesvol heeft verzonden dan wordt in het “Insturen huiswerkopdracht scherm” de melding getoond dat het uploaden van de opdracht voltooit is. Vervolgens wordt de huiswerkopdracht automatisch in het kandidaatdossier geplaatst.


Pagina 62/65

9. Zoeken Naast de mogelijkheid om via het tabblad “Kandidaten” in het Dashboard te zoeken naar kandidaten, heb je tevens de mogelijkheid om via het onderdeel “Zoeken” middels een groot aantal uitgebreide zoekfilters naar kandidaten te zoeken. Het zoeken van kandidaten middels uitgebreide zoekfilters is mogelijk vanuit de optie “Zoeken” in het “dropdown menu”.

Wanneer je op de optie “Zoeken” klikt kom je terecht bij het onderdeel “Zoeken” waar je de gewenste zoekopdracht kunt uitvoeren.


Pagina 63/65

9.1 Zoekopdracht uitvoeren Je kunt eenvoudig een zoekopdracht uitvoeren. Vul de gewenste parameters in en klik vervolgens op de button “Zoeken”. Wanneer je op de button “Zoeken” hebt geklikt worden de zoekresultaten direct onder de zoekfilters zichtbaar. Door de op de naam van een kandidaat te klikken, kom je direct in het kandidaatdossier van de betreffende kandidaat terecht. Vanaf versie 1.2.2 heb je de mogelijkheid om vanuit het onderdeel “Zoeken” het profiel van de kandidaat te openen in PDF en zijn/haar CV te openen in Word.


Pagina 64/65

10. Feedback Heb je een fout gezien in of een aanvulling op deze handleiding? Je kunt dit per e-mail kenbaar maken aan de Connexys Servicedesk: [email protected] of telefonisch contact met ons opnemen 010-4980988.


Pagina 65/65

Gebruikershandleiding VMS (Gebruiker)

Recommend Documents