Gebruikershandleiding E-Factuur Inhoudsopgave •
E-factuur activeren en inloggen
•
Zoek facturen
•
Nieuwe E-wub
•
Te verwerken e-wub
•
Status e-wub
•
E-wub per periode
•
E-wub Bulkinvoer
•
E-wub archief
•
Gebruikersbeheer
E-flexer 9.0.3
1
Juli 2009
Gebruikershandleiding E-Factuur E-factuur activeren en inloggen E-flexer is een programma waarmee urenbriefjes online (E-wub) verwerkt kunnen worden. Als opdrachtgever kunt u uw facturen (E-factuur) in E-flexer opvragen. Verder kunnen flexkrachten hun loonstroken en jaaropgave inzien en afdrukken op het moment dat zij voor Timing gaan werken. Om E-factuur te kunnen gebruiken, dient u te beschikken over een inlognaam en een wachtwoord. Deze ontvangt u per e-mail op het moment dat u bij Timing heeft aangegeven, gebruik te willen maken van E-factuur en of E-wub. Ga naar www.timing.nl en kies voor ‘Uw werknemer’ => Diensten => Timing Online. U kunt ook gebruikmaken van de link in de mail die u heeft ontvangen. Op de Homepage van E-factuur kiest u voor inloggen. Voer vervolgens de inlognaam en het wachtwoord in dat u van Timing heeft gekregen. Let op: zowel de inlognaam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig! Zoek facturen Via ‘zoek facturen’ kunt u alle facturen van uw organisatie inzien en afdrukken. Voer in het scherm dat verschijnt de naam van uw organisatie in en geef aan van welke week u de factuur wilt bekijken. U kunt er ook voor kiezen om alle facturen op te vragen van bijvoorbeeld een bepaalde kostenplaats. In dit geval voert u naast de organisatienaam, alleen de kostenplaats in en klikt u op ‘zoek’. Nieuwe e-wub (werkurenbriefje) Wanneer u er voor gekozen heeft zelf de urenbriefjes in te voeren van uw flexkrachten kunt u via deze button nieuwe briefjes invoeren. Per week moet er een werkurenbriefje worden ingevuld. Geef per dag aan hoeveel uur de flexkracht gewerkt heeft. Met Tab wisselt u makkelijk van veld. Wanneer de flexkracht bijvoorbeeld in ploegendiensten werkt, vergeet dan niet het juiste toeslagpercentage te kiezen door op de dropdown button te klikken. Wanneer u regels te kort komt, kunt u deze via de knop ‘Urenregel toevoegen’ toevoegen. Indien er sprake is van een afwijkende toeslag/vergoeding/reiskosten kunt u dit vermelden bij de toelichting. Vermeld duidelijk wat uitbetaald moet worden aan de flexkracht zodat dit aangevuld kan worden door Timing. Te verwerken e-wub (werkurenbriefje) Wanneer u heeft aangegeven gebruik te willen maken van online urenverwerking dan treft u bij Te verwerken e-wub de werkurenbriefjes aan die verwerkt moeten worden. In het beginscherm van ‘te verwerken e-wub’ ziet u de volgende drie kopjes: Ingevoerd;door te sturen Als u ervoor heeft gekozen de gewerkte uren van de flexkrachten zelf in te voeren, dan vindt u hier de opgeslagen briefjes. Deze briefjes zijn nog niet verstuurd voor verloning. Het is op dit moment nog mogelijk wijzigingen door te voeren. Zo kunt u bijvoorbeeld na iedere werkdag de gewerkte uren van die dag invullen en aan het einde van de week het briefje versturen. Afgewezen;te corrigeren De briefjes die door de flexkracht of door Timing worden afgewezen, omdat bijvoorbeeld het aantal uren niet juist is ingevuld, komen hier terecht. Open door dubbel te klikken het briefje en bekijk wat er gewijzigd moet worden. Wanneer u het briefje gecorrigeerd heeft, kan deze opnieuw worden verstuurd. Doorgestuurd/Geaccordeerd;te accorderen Hier treft u de briefjes aan die zijn doorgestuurd en die of geaccordeerd zijn of door u geaccordeerd moeten worden. Controleer of het juiste aantal uren is ingevoerd, of de juiste percentages zijn gebruikt en of de juiste kostenplaats is ingevoerd. Wanneer alles correct is ingevuld, klikt u op ‘goedkeuren’ en wordt het briefje naar Timing verzonden voor verloning. Wanneer u het niet eens bent met hetgeen is ingevuld, dan kunt u het briefje afkeuren. In de toelichting kunt u aangeven wat er aangepast moet worden door de flexkracht. Het briefje zal teruggestuurd worden naar de flexkracht en deze zal de vereiste aanpassingen doorvoeren. Vervolgens wordt het briefje weer ter goedkeuring naar u verstuurd. Er kunnen meerdere briefjes tegelijk goedgekeurd worden door de betreffende briefjes aan te vinken en vervolgens op de button ‘verwerk selectie’ te klikken.
E-flexer 9.0.3
2
Juli 2009
Gebruikershandleiding E-Factuur Daarnaast treft u in dit scherm een button aan ‘Nieuwe Werkurenbrief’. Wanneer u er voor gekozen heeft zelf de urenbriefjes in te voeren van uw flexkrachten kunt u via deze button nieuwe briefjes invoeren. Per week moet er een werkurenbriefje worden ingevuld. Geef per dag aan hoeveel uur de flexkracht gewerkt heeft. Met Tab wisselt u makkelijk van veld. Wanneer de flexkracht bijvoorbeeld in ploegendiensten werkt, vergeet dan niet het juiste toeslagpercentage te kiezen door op de dropdown button te klikken. Indien er sprake is van een afwijkende toeslag/vergoeding/reiskosten kunt u dit vermelden bij de toelichting. Vermeld duidelijk wat uitbetaald moet worden aan de flexkracht zodat dit aangevuld kan worden door Timing.
Wanneer u een werkurenbriefje heeft ingevoerd, maar deze niet direct wilt versturen, kunt u deze opslaan. Er kunnen dan eventueel later nog wijzigingen aangebracht worden. Is alles correct ingevuld, klik dan op versturen. Het werkurenbriefje wordt verstuurd naar Timing. Iedere maandagavond worden alle verstuurde en goedgekeurde werkurenbriefjes door Timing verwerkt. De werkurenbriefjes dienen voor 16.00 uur aan Timing te worden aangeleverd. Status e-wub Onder ‘status e-wub’ kunt u bekijken wat de stand van zaken is met betrekking tot de ingevoerde en verstuurde werkbriefjes. Bij ieder werkbriefje staat vermeld of deze is goedgekeurd of afgewezen. Is een briefje afgewezen en wilt u weten wat de reden hiervan is, dan dubbelklikt u op het briefje. De reden staat onderaan de pagina vermeld in de historie. U kunt bij status e-wub alleen de status bekijken en geen wijzigingen aanbrengen. Dit kan alleen bij ‘Te verwerken e-wub’.
E-wub per periode E-wub per periode biedt u de mogelijkheid om de status van dat moment op te vragen. U wilt bijvoorbeeld op maandagochtend 12.00 weten of van de afgelopen week alle briefjes ingevoerd zijn. Door middel van e-wub per periode kunt u op grond van alle actuele plaatsingen zien of voor een specifieke week een briefje is ingevoerd, en hoeveel normale en overige uren zijn ingevoerd. Is er voor de gevraagde week geen briefje ingevoerd, dan zal dat ook getoond worden. Op deze manier heeft u direct een overzicht van welke urenbriefjes er nog missen.
E-flexer 9.0.3
3
Juli 2009
Gebruikershandleiding E-Factuur
Bulkinvoer Via bulkinvoer is het mogelijk om voor meerdere flexkrachten ineens uren in te voeren. Er zal rekening gehouden moeten worden met het feit dat de bulkinvoer alleen te gebruiken is voor de basis urensoort. Wanneer er meerdere urensoorten gebruikt moeten worden in hetzelfde briefje, dan zal dit via ‘details’ moeten worden ingevoerd. Voer het aantal uren dat de flexkracht heeft gewerkt in per dag. U kunt ervoor kiezen de ingevoerde uren op te slaan en pas later te versturen. Zijn alle uren volledig ingevoerd, kunnen deze allemaal ineens verstuurd worden. De verwerking zal verder gelijk zijn zoals hierboven beschreven bij ‘te verwerken e-wub’. Voordeel is dat u direct het totaal aantal uren kan berekenen en tevens ook het totale tarief. Wanneer de urenbriefjes op maandag tijdig zijn verstuurd voor verwerking, kunt u al op dinsdagochtend uw factuur inzien.
. E-wub archief In het e-wub archief kunt u alle urenbriefjes per flexkracht en zelfs per kostenplaats opvragen. Voer de week (weken) in waarvan u het urenbriefje wilt bekijken. Verder kan er specifiek gezocht worden op naam van de flexkracht en op kostenplaats. De gevonden urenbriefjes worden onderin het scherm getoond. Door dubbelklikken kan het urenbriefje worden geopend en eventueel worden geprint. Gebruikersbeheer Wanneer u als contactpersoon bent geautoriseerd als beheerder, heeft u ook de menuoptie ‘Gebruikersbeheer’. U kunt een nieuwe gebruiker toevoegen door te klikken op de knop ‘Gebruiker toevoegen’. U kunt ook de accounts van bestaande gebruikers binnen uw organisatie bekijken. Voer de naam van de persoon die u zoekt in en klik op zoek. Achter de naam van de gebruiker staan een aantal icoontjes. = Persoonsbeheer De gegevens die hier staan vermeld zijn afkomstig uit FMS, het automatiseringssyteem van Timing. Verder kunt u hier het wachtwoord van de gebruiker resetten. Er wordt dan automatisch via de mail een nieuw wachtwoord verzonden naar de persoon. Verder staat er rechts bovenin het scherm staan welke rol deze gebruiker heeft. = Rollen toewijzen Iedere gebruiker krijgt een rol toegewezen waar verschillende rechten aan zijn gekoppeld. Aan een contactpersoon kunt u de rol van Contactpersoon en van Contactpersoon Beheerder toekennen. De Contactpersoon Beheerder kan andere Contactpersonen beheren en dus wijzigingen aanbrengen.
E-flexer 9.0.3
4
Juli 2009
Gebruikershandleiding E-Factuur = Rechten toewijzen Aan iedere rol zijn standaard bepaalde rechten toegewezen. De rechten die een gebruiker heeft kunnen per persoon worden aangepast. Voor de rol van contactpersoon moet altijd gekozen worden voor autorisatie ‘Beperkte dienstverbanden’. Vervolgens moet u òf de organisatie aanvinken òf alleen de kostenplaats(en) waarvoor u de gebruiker wilt autoriseren. Verder kunnen er per onderwerp nog bepaalde extra rechten toegekend worden. Klik op het icoontje en zet een vinkje achter het recht en klik vervolgens op opslaan.
E-flexer 9.0.3
5
Juli 2009
