Gebruikershandleiding MijnPost - Facturen
Gebruikershandleiding MijnPost - PartijenpostFacturen
Datum
Versie
29 september 2015 2.0 Auteur
Telefoonnummer
PostNL
088-8686868
Inhoudsopgave 1 1.1 1.2
Welkom bij MijnPost MijnPost modules Systeemeisen
2 2 5
2 2.1 2.2 2.3
MijnPost – Facturen Tab Details Tab Producttotalen Tab Klanttotalen
6 8 9 10
3
Definitielijst
11
Bijlage 1 exporteren gefactureerde partijen
Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost
12
Pagina 1 van 13
1
Welkom bij MijnPost
MijnPost is de persoonlijke online werkplek om al uw postzaken gemakkelijk af te handelen. Met MijnPost schept u overzicht en bespaart u veel tijd. Daarnaast is MijnPost helemaal gratis.
1.1
MijnPost modules
Als u bent ingelogd in MijnPost ziet u onderstaand scherm: MijnPost startpagina. Hier ziet u alle modules waar u voor geautoriseerd bent of voor geautoriseerd kunt worden.
(1) MijnPost nieuwsberichten
Pagina 3 van 14
Hier worden berichten getoond die voor u als MijnPost gebruiker interessant kunnen zijn. Als er een nieuw bericht is geplaatst, ziet u dat boven aan het scherm in een grijze balk. Nadat u dit bericht heeft gelezen, verdwijnt deze balk. Wilt u het bericht nogmaals lezen; op de startpagina in het gele kader worden de laatste drie berichten getoond. Als u klikt op de link “Meer nieuws” worden nog meer nieuwsberichten getoond. Onder de grijze balk wordt (op elke pagina) een kruimel pad getoond. Hier kunt u zien op welke pagina u zich bevind en kunt u eenvoudig een pagina terug of terug naar de startpagina. Als u op de startpagina bent, begint het kruimel pad met “MijnPost startpagina”. (2) Instellingen van uw persoonlijke account en klantnummer(s) beheren Klik op “instellingen” om uw persoonlijke instellingen te wijzigen. Als u KlantAdmin bent en u klikt op “instellingen” dan wordt de tab “instellingen voor uw klantnummer” getoond. Zie hiervoor de handleiding “Handleiding KlantAdmin”. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder Instructies. (3) Meer services voor MijnPost Hier kunt u aanvragen of wijzigingen doorgeven van: • Antwoordnummers en Postbussen aanvragen (4) Partijenpost (5 t/m 7) Pakketten, Aangetekend, Print & Verzend De handleiding van deze modules kunt u vinden in het geeltje (15) onder “Instructies”. (8) Uw PostNL facturen Zie hoofdstuk 2 van deze handleiding. (9 t/m 10) Haal- en Brengservice en Rapportage (11) Huis aan Huis (12) Antwoordnummers Met deze module kunt u het verbruik van uw antwoordnummers raadplegen. (13) Orderbevestigingen Met deze module kunt u alle orderbevestigingen inzien. (14) Tarieventool Met deze module kunt u tarieven berekenen. (15) Adrescheck Met deze module kunt u adressen checken. (16) Track & Trace
Pagina 4 van 14
Volg uw zendingen met deze module. Status van uw zending opvragen kan ook met de modules (6) Aangetekend en (5) Pakketten. (17) Hulpmiddelen downloaden en bestelen Bestel hupmiddelen. (18) Hulp nodig? Hier kunt u handleiding, stappenkaarten en “veel gestelde vragen” opvragen. Op bijna elk scherm in MijnPost wordt deze afbeelding getoond. Dit ‘geeltje’ toont informatie over de MijnPost module waar u op dat moment mee bezig bent. Bent u bijvoorbeeld bezig met Partijen post invoeren dan kunt u de Tips en Tricks die daar bij horen of de handleiding raadplegen. Heeft u vragen over MijnPost, klik op de link “veel gestelde vragen”. (19) MijnPost Shop Hier kunt u o.a. zegels bestellen.
1.2
Systeemeisen
MijnPost werkt op pc’s en iMac’s met een goede internetverbinding (netwerk of ADSL). De volgende Windows versies worden ondersteund: • Vista; • Windows7 en hogere versies. De volgende operating systems van Mac worden ondersteund: • OS: 10.7 / 8 (2011/2012) en hoger De volgende internet browsers worden ondersteund: • Microsoft Internet Explorer 9 t/m 11; • Mozilla Firefox, de meeste recente versie; • Safari 6 tot en met nieuwste versie; • Google Chrome, de meest recente versie. Adobe Reader is nodig om voor het printen van de labels en aanbieddocumenten van uw zendingen en om bij het aanbieden van uw partijen en zendingen het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren.
Pagina 5 van 14
2
MijnPost – Facturen
Klik op ‘bekijk uw PostNL facturen’ in het blok ‘Uw PostNL facturen’ op het startscherm.
Het scherm op de volgende bladzijde wordt getoond.
Pagina 6 van 14
U kunt facturen opvragen met de volgende filterinstellingen: • de factuur van uw eigen klant of van een andere klant (waarvoor u bent geautoriseerd); • facturen van een andere periode opvragen (MijnPost bevat de facturen t/m 14 maanden oud) • in het filter een specifiek factuurnummer opvragen U kunt bijvoorbeeld filteren op alleen facturen van de vorige maand. Na klikken op “zoeken” worden de geselecteerde facturen in het resultaat gedeelte van het scherm getoond.
Pagina 7 van 14
Door op een datum, het factuurnummer of het bedrag te klikken, klapt het scherm uit zoals hieronder is weergegeven. Er worden drie tabbladen getoond: Details, Producttotalen en Klanttotalen.
2.1
Tab Details
U hebt hier de mogelijkheid om: • De facturen te bekijken (klik op ‘bekijk pdf’) • De factuurbijlagen te bekijken (klik op bekijk pdf); • De regels van de factuur zijn te exporteren met ‘exporteer alle regels voor dit klantnummer’; • Alle pdf orderdetails opvragen van alle klanten binnen de klanthiërarchie (klik op “opvragen pdf klantorganisaties”). Het factuurdocument en de factuurbijlagen zijn PDF-documenten die identiek zijn aan de originele documenten die u ontvangt van PostNL. Via keuze ‘exporteer alle regels voor dit klantnummer’ wordt een exportbestand met factuurregels samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een .XML of .CSV export. Het exportbestand bevat alle factuurregels van partijen, pakketten, aangetekenden, abonnementen en andere gefactureerde gegevens die aangeboden zijn op deze factuur op het geselecteerde klantnummer en alles wat daar in uw klantorganisatie onder hoort (ongeacht factuurautorisatie op die onderliggende klantnummers). MijnPost toont vervolgens een 'Opslaan' dialoog. U kunt hier specificeren waar het bestand opgeslagen moet worden. Uitleg over de velden is in ‘Bijlage 1 exporteren gefactureerde partijen’ beschreven.
Pagina 8 van 14
2.2
Tab Producttotalen
Klik op de tab “Producttotalen”, onderstaand scherm wordt getoond.
Alle producttotalen van alle klanten in de klanthiërarchie worden getoond als het filter op “Alles” staat. U kunt het filter ook op 1 klant zetten om daar de producttotalen van op te vragen. Klik op een rij om details op te vragen. Onderstaand scherm wordt getoond.
Klik op de link “bekijk pdf producttotalen” om het overzicht in pdf formaat te bekijken. Klik op de link “exporteer” om het overzicht in csv- of xml- formaat te bekijken.
Pagina 9 van 14
2.3
Tab Klanttotalen
Klik op de tab “Klanttotalen”. Onderstaand scherm wordt getoond.
Klik op de link “bekijk pdf klanttotalen” om het overzicht in pdf formaat te bekijken. Klik op de link “exporteer” om het overzicht in csv- of xml- formaat te bekijken. Rijen die nog opengeklapt kunnen worden om onderliggende niveaus te bekijken worden aangeduid met een pijl naar rechts zoals hieronder getoond.
Klik op de pijl om de rij uit te klappen. Wanneer een regel wordt opengeklapt worden subregels van dit niveau getoond. Het pijltje wijst naar beneden. Onderstaand scherm wordt getoond.
Ook deze subregels kunnen nog een onderliggend niveau hebben wat weer wordt aangeduid met een pijltje naar rechts.
Pagina 10 van 14
3
Definitielijst
Begrip Gebruiker
Omschrijving Een gebruiker kan in MijnPost: • Partijen aanbieden, voormelden en verzenden • Orderbevestigingen inzien • Prijzen inzien (indien gebruiker hiervoor geautoriseerd is)
KlantAdmin
De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die voor één of meerdere klantnummers de volgende onderdelen kan instellen: • Gebruikers toevoegen/blokkeren/verwijderen • Rechten van gebruikers wijzigen • Productselectie (favorieten)instellen • Velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden
Pagina 11 van 14
Bijlage 1 exporteren gefactureerde partijen In MijnPost-Factuur kunt u alle regels die op een factuur in rekening gebracht zijn, exporteren in csv- of xml-formaat. Het resultaat kunt u bewerken en eventueel in of voor uw eigen administratie gebruiken. De export van factuur in csv-formaat bevat de volgende gegevens: Kolom (Excel) A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA AB AC AD AE AF AG
Kolomnaam Betaler Aanbieder Datum aanbieding PostNL Volgnummer Klant ordernr Kantoor van aanbieding Orderregelnr Orderdetailregelnr Produktnr Produktomschrijving Machtigingsnr Editienummer Postcode + ant.nr/postbusnr Frankeermachinenr Teken tariefbepaling Tariefbepaling Tariefomschrijving Eenheid Gewicht Teken aantal Aantal Teken tarief Tarief Teken nettobedrag Netto bedrag Teken BTW bedrag BTW bedrag Teken bruto bedrag Bruto bedrag BTW percentage PostNL Factuurnummer Factuurdatum PostNL Correctienummer
Type veld num num num num num char num num num char num num char char +/char char char num +/num +/num +/num +/num +/num num num num num
Pagina 12 van 14
AH AI AJ AK AL AM AN AO AP AQ AR AS AT AU AV
Correctiedatum Partijkenmerk1 naam Partijkenmerk1 waarde Partijkenmerk2 naam Partijkenmerk2 waarde Partijkenmerk3 naam Partijkenmerk3 waarde Filiaalnummer Tariefvolgorde Zoneomschrijving Productgroep Periodieknaam HBB Postcode HuisNr Inkoopnummer Mailingactie
num Char Char Char Char Char Char Char Num Char Char Char Char Char Char
In het xml-bestand worden dezelfde kolomnamen als tags gebruikt.
Pagina 13 van 14
