Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost


Datum

Versie

23 januari 2012

1.8

Auteur

Telefoonnummer

PostNL

088-8686868

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2

Welkom bij MijnPost Systeemeisen Onderdelen in MijnPost

3 4 4

2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.4 2.5

Snel aan de slag met MijnPost Inloggen MijnPost instellen naar uw wensen Stap 1: Persoonlijke instellingen: Stap 2: Klant instellingen (alleen voor de KlantAdmin): Partijen invoeren Partijen aanbieden Verzonden partijen raadplegen

6 6 6 6 6 6 7 7

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.6 3.7 3.8 3.9

MijnPost aanmelden en inloggen Inloggen in MijnPost Aanmelden voor MijnPost met activatiecode Aanmelden voor MijnPost zonder activatiecode Het invoeren van een nieuwe partij Stap 1: Eigenschappen partij Stap 2a: Product kiezen Stap 2b: Partij voormelden Stap 2c: Prijs berekenen Stap 3: Afronden Partijen importeren Ingevoerde partijen Raadplegen ingevoerde partij Aanbieden partijen Verwijderen partij(en) Bekijk overzicht ingevoerde partijen Exporteer ingevoerde partijen E-Sort export partijen Verzonden partijen Bekijk overzicht verzonden partijen Exporteer verzonden partijen Rapportage verzonden partijen


8 8 9 9 13 13 14 29 31 31 32 35 35 36 42 42 42 43 44 46 46 47

Pagina 1 van 84

4

MijnPost – Facturen

48

5

Rapportage

51

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4

Instellingen Uw persoonlijke account Persoonlijke gegevens Wachtwoord wijzigen Weergave Klantnummers Instellingen voor uw klantnummer Gebruikers en bevoegdheden Toegangsaanvragen Velden en waarden Partijenpost – Productselectie

54 54 55 55 56 57 58 59 65 66 68

7

Hulp nodig?

70

8

Definitielijst

71

9

Bijlagen

72

• -

Bijlage 1: Importeren partijen De tag <partij-bestand> De tag <partij> Voorbeeld

73 73 74 76

•

Bijlage 2: export ingevoerde partijen en verzonden partijen

77

•

Bijlage 3: exporteren gefactureerde partijen

82

•

Bijlage 4: exporteren rapportage

84


Pagina 2 van 85

1

Welkom bij MijnPost

MijnPost is de persoonlijke online werkplek om al uw postzaken gemakkelijk af te handelen. Met MijnPost schept u overzicht en bespaart u veel tijd. Daarnaast is MijnPost helemaal gratis. Met MijnPost kunt u snel en eenvoudig: • Partijen registreren, voormelden en uw orderformulier printen; • Pakketten en aangetekende zendingen verzendklaar maken en voormelden (wordt later opgeleverd); • Uw totale postadministratie raadplegen en deze gegevens downloaden (partijgegevens, orderformulieren en orderbevestigingen tot 3 maanden beschikbaar, facturen en managementrapportages tot 14 maanden beschikbaar); • Direct hulpmiddelen online bestellen; • De status van uw aangetekende zendingen of pakketten opvragen (Track&Trace). Daarnaast is het voordeel: • (Grote) partijen kunnen voorgemeld worden voor een snellere verwerking. • Altijd up-to-date, MijnPost maakt gebruikt van de basisregistratie van uw klanten contractgegevens waardoor u altijd met de juiste en productcodes, contracten en tarieven werkt. • U kunt kostenplaatsen gebruiken, waardoor alle partijen gemakkelijk herkenbaar zijn voor uw administratie. • MijnPost kan gebruikt worden als: o rapportage- en managementtool; o klantenbestandsysteem; o elektronisch registerboekje (na oplevering onderdeel pakketten &Aangetekend); • MijnPost kan worden weergegeven in de Engelse taal. • Zelf controle over gebruikers van uw klantnummer (zelf gebruikers toevoegen en beheren). • In de toekomst worden er meer zakelijke diensten aan MijnPost toegevoegd. In deze handleiding staat een beschrijving van de mogelijkheden van MijnPost plus een stap voor stap uitleg over de werking van het programma. De schermafbeeldingen kunnen qua kleur afwijken van wat u op het scherm ziet.


Pagina 3 van 84

1.1

Systeemeisen

MijnPost werkt op PC’s en iMac’s met een goede internetverbinding (netwerk of ADSL). De volgende Windows versies worden ondersteund: • XP; • Vista; • Windows7. De volgende operating systems van Mac worden ondersteund: • OS: 10.4 Tiger (2005) en hoger De volgende internet browsers worden ondersteund: • Microsoft Internet Explorer 6.0 tot en met 8.0; • Mozilla Firefox 2.0 tot en met 3.5; • Safari 3.1 tot en met 4.0; • Google Chrome. Adobe Reader is nodig om voor het printen van de labels en aanbieddocumenten van uw zendingen en om bij het aanbieden van uw partijen en zendingen het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren.

1.2

Onderdelen in MijnPost

Afhankelijk van de autorisatie (afgegeven door de KlantAdmin) kan een medewerker voor één of meer onderdelen van MijnPost geautoriseerd zijn. De KlantAdmin is de medewerker(s) binnen uw organisatie die de autorisaties en instellingen in MijnPost voor de klantnummers van uw organisatie beheert. Op dit moment zijn de beschikbare onderdelen van MijnPost: • Instellingen: gebruikers toevoegen/wijzigen/verwijderen, per gebruiker kunnen aangeven welke autorisatie hij/zij mag hebben (bijvoorbeeld prijzen mag inzien), kostenplaatsen en favoriete producten instellen,. • Partijenpost; partijen invoeren, voormelden, aanbieden en raadplegen van verzonden partijen en orderbevestigingen. • Uw PostNL facturen. • Rapportage; • Pakketten; zendingen invoeren, voormelden, aanbieden en raadplegen; • Aangetekend; zending invoeren, voormelden, aanbieden en raadplegen; • Orderbevestigingen; uw orderbevestigingen kunt u ook terugvinden op één centrale plaats in MijnPost, onder de knop orderbevestigingen. Hier vindt u alle orderbevestigingen van uw partijenpost, aangetekende zendingen en pakketten overzichtelijk bij elkaar. • Antwoordnummerverbruik; In de module Antwoordnummers staat dagelijks het aantal antwoordstukken dat uw klanten aan u hebben teruggestuurd. Zodra deze stukken bij ons zijn geregistreerd, verschijnen ze in het overzicht. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

Pagina 4 van 84

Hieronder is de startpagina van MijnPost weergegeven. Als u inlogt op www.mijnpost.nl krijgt u dit scherm te zien. De blokken in het midden kunnen anders zijn. Dit hangt af van de onderdelen waar u voor bent geautoriseerd. U ziet ook andere diensten van PostNL op het scherm (boven de oranje streep). Alles onder de oranje streep is MijnPost.


Pagina 5 van 84

2

Snel aan de slag met MijnPost

In dit hoofdstuk wordt in een aantal korte stappen uitgelegd hoe u snel kunt starten met MijnPost. Voor een uitgebreide beschrijving zie de volgende hoofdstukken.

2.1

Inloggen • •

2.2

Ga naar www.mijnpost.nl Log in met gebruikersnaam(e-mailadres) en wachtwoord. Het startscherm wordt getoond.

MijnPost instellen naar uw wensen

2.2.1 • • • • 2.2.2 • •

• • •

2.3

Stap 1: Persoonlijke instellingen: Ga naar Instellingen Kies voor uw persoonlijke account om uw persoonlijke gegevens te raadplegen en actueel te houden Kies voor Wachtwoord om uw wachtwoord te wijzigen Kies voor Weergave om MijnPost voor uzelf in te stellen op de juiste gegevens Stap 2: Klant instellingen (alleen voor de KlantAdmin): Kies voor Instellingen voor uw klantnummer, selecteer uw klantnummer(s) om MijnPost voor uw klant en gebruikers in te stellen op de juiste gegevens; Kies voor Velden en waarden om voor uw klantnummer(s) de volgende velden te definiëren: o Verplicht: Omschrijving (voor iedere partij in te vullen, komt op de orderbevestiging en de factuur); o Optioneel: Kostenplaatsen; o Optioneel: een derde identificatie voor uw partijen. Kies Partijenpost – Productselectie om de voorkeursproducten voor uw klantnummer(s) in te stellen, hieruit kunt u direct kiezen bij het aanmaken van een partij; Kies Gebruikers en bevoegdheden om uw medewerkers voor de juiste functies en klantnummer(s) te registreren; Kies Toegangsaanvragen om medewerkers die autorisatie voor MijnPost willen hebben voor de juiste functies en klantnummer(s) te registreren.

Partijen invoeren • •

Klik op ‘Nieuwe partij invoeren’ (deze kunt u vinden in het blok: Partijenpost) Invoeren partij bestaat uit drie (vier) stappen: 1. Eigenschappen partij: vul hier de eigenschappen van de partij in(o.a. op welke dag en op welk klantnummer u de partij wilt aanbieden).


Pagina 6 van 84

2. Product kiezen: Selecteer hier het product en vul de gegevens, aantal/gewicht enzovoort in. 3. Optioneel: grote partijen (vanaf 2000 stuks) kunt u voormelden door vier logistieke gegevens over uw partij in te vullen en te kiezen voor Nu voormelden; 4. Afronden: selecteer een optie en klik op ‘opslaan’ Indien gekozen is voor o nog een partij invoeren, herhaal stap 2: partij invoeren. o partij aanbieden, een PDF aanbiedformulier wordt geopend die u kunt uitprinten en kunt meegeven aan uw partij. o Later aanbieden, krijgt u scherm ingevoerde partijen te zien. Eenmaal aangeboden kan u de partij niet meer wijzigen. In dit scherm kunt u partijen selecteren en aanbieden, verwijderen, wijzigen of kopiëren.

2.4

Partijen aanbieden • • • •

2.5

Klik op ‘Ingevoerde partijen’ (deze kunt u vinden in het blok: Partijenpost) Selecteer de partijen die u wilt aanbieden, door een vinkje in de rechter kolom te plaatsen Kies voor Aanbieden U kunt nu het orderformulier printen, de partijen zijn definitief gemaakt en te raadplegen in verzonden partijen.

Verzonden partijen raadplegen

Als u een partij heeft aangeboden wordt het scherm ‘verzonden partijen’ getoond. U kunt verzonden partijen ook opvragen vanuit het startscherm: 1. Klik op ‘bekijk uw verzonden partijen’ in het blok Partijen post. 2. Gebruik de filterinstellingen om een selectie op te vragen(bv. van een bepaalde periode of parijen met alleen productnummer xxxx). De werkdag nadat een partij is aangeboden kunt u in dit scherm zien of de partij is bevestigd. Onder het kopje ‘details’ vindt u de details van de partij zoals die is ingevoerd in MijnPost. Tevens kunt u hier nog een kopie van het aanbiedformulier P1700 opvragen en eventueel printen. Onder het kopje ‘bevestigd’ vindt u de volgende gegevens: • nummer van de orderbevestiging; • bevestigd door: datum en tijdstip van de bevestiging door PostNL, met toelichting op eventuele wijzigingen die zijn aangemaakt in de partij door de business balie (b.v. de aangeboden hoeveelheid is hoger/lager dan was aangegeven op het aanbiedformulier). Onder het kopje ‘prijs’ wordt, indien u voor deze functie geautoriseerd bent, de totaalprijs van de partij getoond. De details kunt u zien op de orderbevestiging die hierop te vragen is.


Pagina 7 van 84

3

MijnPost aanmelden en inloggen

U kunt van MijnPost gebruik maken als u hiervoor geautoriseerd bent. Dat kan op de volgende manieren:: • U heeft een e-mail van MijnPost gekregen met daarin een activeringslink; • U heeft een activatiecode ontvangen waarmee u een account kunt aanvragen; • U bij www.mijnpost.nl uw gegevens achterlaat als u geen activatiecode heeft. U kunt geautoriseerd worden door uw KlantAdmin of door PostNL. Hiervan zult u bericht ontvangen.

3.1

Inloggen in MijnPost

Ga naar www.mijnpost.nl. Aan de rechterkant van het scherm ziet u een inlogscherm. Hier vult u uw emailadres in (het e-mailadres waarop u uw activeringslink hebt ontvangen) en het wachtwoord dat u hebt ingevoerd bij het activeren van uw account.


Pagina 8 van 84

3.2

Aanmelden voor MijnPost met activatiecode

U hebt een activatiecode ontvangen van PostNL. Ga naar www.mijnpost.nl . Onderaan het ‘Inloggen MijnPost’ scherm aan de rechterkant is een link ‘Maak een account aan’. Klik op deze link. Het scherm hieronder wordt getoond:

Vul hier uw gegevens in. Selecteer de bullit ‘ja, activatiecode’ en een invoerveld verschijnt waar u uw activatiecode kunt invullen. Als u alles hebt ingevuld klikt u op de knop ‘Aanmelden’. Een e-mail met activatielink wordt gestuurd naar uw opgegeven zakelijke e-mailadres. Klik op deze activitatielink. U kunt hier een wachtwoord opgeven en op ‘Opslaan’ klikken. Zie hoofdstuk 3.1 inloggen MijnPost.

3.3

Aanmelden voor MijnPost zonder activatiecode

Ga naar www.mijnpost.nl. Onderaan het ‘Inloggen MijnPost’ scherm aan de rechterkant is een link ‘Maak een account aan’. Klik op deze link. Vul de gegevens in en selecteer bullit ‘nee’ bij ‘Heeft u een brief met activatiecode van PostNL ontvangen?’. Klik op ‘Aanmelden’.


Pagina 9 van 84

Als er voor het opgegeven klantnummer al een klantbeheer is ingesteld, wordt het scherm hiernaast getoond. U kunt in dit tekstveld een motivatie voor uw aanvraag schrijven. Klik op

‘Aanmelden’. Het scherm hieronder wordt getoond. Klik op ‘OK’.

Als er voor het opgegeven klantnummer nog geen KlantAdmin is ingesteld verschijnt een dialoog venster dat de aanvraag door PostNL zal worden beoordeeld. Klik op de knop ‘OK”.


Pagina 10 van 84


Pagina 11 van 84

MijnPost - Partijenpost In dit hoofdstuk wordt onderdeel Partijenpost van MijnPost stap voor stap met schermafbeeldingen beschreven. Om bij dit onderdeel te komen moet u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord op www.mijnpost.nl Als u bent geautoriseerd voor het onderdeel partijenpost dan ziet u in het midden van het scherm een blok ‘Partijenpost’ met daaronder drie links naar ‘nieuwe partij invoeren’ en ‘bekijk uw ingevoerde partijen’ en ‘bekijk uw verzonden partijen’.

Het scherm ‘Partijenpost’ wordt getoond. Dit scherm kent 3 tabbladen • Nieuwe partij invoeren; • Ingevoerde partijen; • Verzonden partijen.


Pagina 12 van 84

3.4

Het invoeren van een nieuwe partij

Klik hiervoor op tabblad ‘Nieuwe partij invoeren’, In dit scherm kunt u partijen in drie stappen aanmaken. 1. Eigenschappen partij; 2. Product kiezen; 3. Afronden. 3.4.1 Stap 1: Eigenschappen partij In het eerste blok ‘1 Eigenschappen partij’ vult u de eigenschappen van de partij in. LET OP: de eerste twee velden moeten ingevuld zijn om de partij te kunnen opslaan. Om de partij te kunnen aanbieden moeten alle velden zijn ingevuld. Als u alvast partijen voor in de toekomst wilt aanmaken (en dus nog niet aanbieden) kan het zijn dat u nog niet de kostenplaats weet. Let dus op als u de partij wilt gaan aanbieden, u moet dan nog wel de kostenplaats invullen. Dit kan door de partij in ‘ingevoerde partijen’ op te zoeken en wijzigen te selecteren(zie hoofdstuk 4.2). Deze drie kenmerken worden ook op de orderbevestiging en factuur getoond.

Klantnummer Hier wordt uw eigen klantnummer getoond. Wilt u voor een ander klantnummer partijen aanbieden dan kunt u een ander klantnummer selecteren. Dit kan door op het veld klantnummer te klikken. Een lijst met beschikbare klantnummers wordt getoond (door de KlantAdmin toegekend). Klik het klantnummer aan waar u een partij voor wilt aanbieden. Omschrijving Hier vult u de naam van de partij in. Let op: deze benaming kan per klantnummer afwijken. Dit is afhankelijk van welke naam de KlantAdmin voor dit veld heeft toegekend in de instellingen. Deze omschrijving wordt getoond in de ingevoerde partijen, verzonden partijen, op overzichten en in de Rapportage. Kostenplaats (optioneel, in te stellen door de KlantAdmin) Afhankelijk van de instelling door de KlantAdmin is dit veld zichtbaar. Door op het vinkje te klikken opent u de lijst met beschikbare kostenplaatsen. U selecteert vervolgens de juiste kostenplaats. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

Pagina 13 van 84

Let op: deze benaming kan per klantnummer afwijken. Dit is afhankelijk van welke naam de KlantAdmin voor dit veld heeft toegekend in de instellingen. De kostenplaatsomschrijving kan ook uit nummers bestaan. De kostenplaatsen komen terug in de overzichten en in de Rapportage. Projectnummer Derde identificatie van een partij, in dit voorbeeld Projectnummer genoemd (optioneel, in te stellen door de KlantAdmin). Afhankelijk van de instelling door de KlantAdmin is dit veld zichtbaar. Dit is een open invoerveld waar u bijvoorbeeld het projectnummer kunt noteren. Ook hier kan de titel van dit veld worden aangepast door de KlantAdmin. De omschrijving wordt getoond bij detailweergave.

3.4.2 Stap 2a: Product kiezen Stap 2 is het kiezen van het juiste product. Hier kunt u alle algemene producten kiezen en de producten waarover u een contract met PostNL heeft afgesloten. U kunt op 3 manieren een productkeuze maken:

1. Zoek het passende product: d.m.v. het beantwoorden van een aantal vragen wordt het passende product voor u gepresenteerd; 2. Kies uit de productselectie: hier ziet u een selectie van alle producten. Dit is een soort favorietenlijst. Deze lijst is in te stellen / te wijzigen door de KlantAdmin bij instellingen (zie hoofdstuk 7.2.4); 3. Voer product of –nummer direct in: als u het nummer of de naam weet van het product dat u wilt selecteren, kunt u dat hier invullen. Welke tabs beschikbaar zijn is door de KlantAdmin in te stellen(zie hoofdstuk 7.2.1 Gebruikers en bevoegdheden).


Pagina 14 van 84

Optie 1 – Zoek het passende product: Selecteer de bestemming voor uw partij door op tab ‘Binnenland’ of ‘Buitenland’ te klikken. Hieronder worden de stappen bij ‘Binnenland’ uitgewerkt. Daarna wordt de tab ‘Buitenland’ toegelicht. Selecteer het juiste formaat. U kunt kiezen uit: Gemengd, Klein, Groot of Bijzonder. Uw keuze heeft invloed op de volgende vragen.

Binnenland - Gemengd Heeft u voor ‘Gemengd’ gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Hier kunt u aangeven wat de bestemming is: Door heel Nederland of Streekpost


Pagina 15 van 84

Selecteer een bestemming. Onderstaand scherm wordt getoond:

Voer hier het Totaal gewicht van de partij in of het Gemiddeld gewicht per stuk. Als u het gewicht niet weet kunt u ook een vinkje zetten bij ‘ik weet het gewicht niet’. Als u het gewicht heeft ingevoerd kunt u op de knop ‘Bevestig gewicht’ klikken. Onderstaand scherm wordt getoond:

Vul het aantal stuks in en klik op ‘Bevestig aantal’. Knop ‘Volgende’ wordt getoond. Heeft u een aantal van 2000 of meer ingevoerd dan worden na het invoeren van een verzenden bezorgdatum de invoervelden voor partij voormelden getoond. Voor toelichting op voormelden zie hoofdstuk: 4.1.3 Stap 2b: Partij voormelden. Klik op knop ‘Volgende’. Bovenstaande schermen verdwijnen en onderstaand scherm wordt getoond: In het geeltje aan de rechter kant staat een optie ‘< wijzig partij’. Klik hierop als u nog wijzigingen wilt maken in bijvoorbeeld aantal. Klopt de informatie in het geeltje wel, selecteer dan de verzenddatum.


Pagina 16 van 84

In dit scherm kunt u ervoor kiezen om of eerst de bezorgdatum te selecteren of eerst de verzenddatum. U dient beide te selecteren om tot een voorstel van een product te komen. Als u een verzenddatum heeft geselecteerd wordt onderstaand scherm getoond: U kunt nu een bezorgdatum selecteren. U heeft de keuze uit ‘24 uur Snel bezorgd’ of ‘72 uur basic Meest voordelig’.

Selecteer een bezorgdatum. U kunt ook in plaats van eerst een verzenddatum te selecteren eerst een bezorgdatum selecteren. Het scherm ziet er dan als volgt uit:


Pagina 17 van 84


Pagina 18 van 84

Selecteer een verzenden bezorgdatum. Onderstaand scherm wordt getoond, waarin het geeltje aan de rechter kant is bijgewerkt met producten prijsgegevens U kunt nog de frankeerwijze en eventueel een contractafspraak selecteren. Het geselecteerde contract kan resulteren in een andere prijs voor uw partij. U kunt nu door naar stap 3: afronden.


Pagina 19 van 84

Binnenland - Klein Heeft u voor formaat ‘Klein’ gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond. Hier kunt u aangeven of uw partij Direct Mail is.

Selecteer of uw partij Direct Mail is. Onderstaand scherm wordt getoond:

Vul hier het gewicht in per stuk in gram of kies een gewichtsklasse. Als u het gewicht niet weet vink dan ‘ik weet het gewicht niet’ aan. Voer het gewicht in en klik op de knop ‘Bevestig gewicht’. De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij ‘Gemengd’, zie uitleg hierboven. Binnenland - Groot De stappen die doorlopen moeten worden zijn gelijk aan de stappen zoals beschreven bij ‘Klein’, zie uitleg hierboven.


Pagina 20 van 84

Binnenland - Bijzonder De stappen die doorlopen moeten worden zijn gelijk aan de stappen zoals beschreven bij ‘Klein’, zie uitleg hierboven.

Indien er bij aantal meer dan 5000 stuks worden ingevoerd bij ‘Bijzonder’ wordt onderstaand scherm getoond. Hier kunt u aangeven of uw partij is gesorteerd.


Pagina 21 van 84

Buitenland Als u de partij naar het buitenland wil sturen moet u eerst de bestemming invoeren. Het scherm hieronder wordt getoond.

Selecteer een zone of een land. Vervolgens wordt het onderstaande scherm wordt getoond. U kunt nu selecteren welk formaat uw partij heeft: Gemengd, Klein, Groot, Bijzonder of Pakjes. Buitenland – Gemengd Heeft u voor ‘Gemengd’ gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond.


Pagina 22 van 84


Vul het aantal stuks in en klik op ‘Bevestig aantal’. Knop ‘Volgende’ wordt getoond. Heeft u een aantal van 2000 of meer ingevoerd dan worden er na het invoeren van een verzenden bezorgdatum invoer velden voor partij voormelden getoond. Voor toelichting op voormelden zie hoofdstuk: 4.1.3 Stap 2b: Partij voormelden. Klik op knop ‘Volgende’. Bovenstaande schermen verdwijnen en onderstaand scherm wordt getoond: In het geeltje aan de rechter kant staat een optie ‘< wijzig partij’. Klik hierop als u nog wijzigingen wilt maken in bijvoorbeeld aantal. Klopt de informatie in het geeltje wel, selecteer dan de verzenddatum en de bezorgsnelheid. In het voorbeeld hieronder wordt één bezorgsnelheid weergegeven, dit kunnen voor andere partijen meer zijn.

Bovenstaand scherm wordt getoond, waarin het geeltje aan de rechter kant is bijgewerkt met producten prijsgegevens. U kunt nog de frankeerwijze en eventueel een contractafspraak selecteren. Het geselecteerde contract kan resulteren in een andere prijs voor uw partij. U kunt nu door naar stap 3: afronden. Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

Pagina 23 van 84

Buitenland – Klein Heeft u voor ‘Klein’ gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond.


Vul hier het gewicht in per stuk in gram of kies een gewichtsklasse. Als u het gewicht niet weet vink dan ‘ik weet het gewicht niet’ aan. Voer het gewicht in en klik op de knop ‘Bevestig gewicht’. De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij ‘Gemengd’, zie uitleg hierboven. Buitenland – Klein Heeft u voor ‘Groot’ gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond.


Pagina 24 van 84


De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij ‘Gemengd’, zie uitleg hierboven. Buitenland – Bijzonder Heeft u voor ‘Bijzonder’ gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond.



Pagina 25 van 84

De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc. werken hetzelfde als bij ‘Gemengd’, zie uitleg hierboven. Buitenland – Pakjes Heeft u voor ‘Pakjes’ gekozen dan wordt onderstaand scherm getoond.


De volgende stappen; aantal, verzenddatum, bezorgdatum, frankeerwijze etc werken hetzelfde als bij ‘Gemengd’, zie uitleg hierboven.


Pagina 26 van 84

Optie 2 - Kies uit de productselectie: U kunt hier op een product klikken en de gegevens die bij dat product horen invullen.

Er worden 9 producten getoond. Als er meer producten zijn ingesteld kunt u deze bekijken door op klikken. Voor sommige producten moet u aanvullend een contractafspraak selecteren of een editienummer invoeren.

te

LET OP: veld bestemming / zone hoeft niet ingevuld te zijn bij het opslaan van de partij, maar moet wel zijn gevuld bij het aanbieden van de partij. Als u alvast partijen voor in de toekomst wilt aanmaken (en dus nog niet aanbieden) kan het zijn dat u nog niet de bestemming of zone weet. Let dus op als u de partij wilt gaan aanbieden, u moet dan nog wel de bestemming of zone nog invullen. Dit kan door de partij in ‘ingevoerde partijen’ op te zoeken en wijzigen te selecteren (zie hoofdstuk 4.2).


Pagina 27 van 84

Optie 3 - Voer productnummer of –naam direct in: Als u het nummer of de naam van het product weet, kunt u dat hier invullen.

MijnPost vult automatisch uw invoer aan. Vult u bijvoorbeeld ‘16’ in, dan zal MijnPost alle producten weergeven waar ‘16’ in voorkomt. U kunt ook op naam zoeken.

Selecteer het product. Vul de gegevens aantal, gewicht, frankeerwijze en bestemming in. Afhankelijk van het product dat u hebt geselecteerd moet u gewicht per stuk of totaal gewicht invullen, een contractafspraak selecteren en/of editienummer invullen.


Pagina 28 van 84

3.4.3

Stap 2b: Partij voormelden

Het voormelden van een partij in module Partijenpost is mogelijk voor partijen vanaf 2000 stuks. Bij kleinere aantallen worden de velden om een partij te kunnen voormelden niet getoond. De velden worden getoond na het invoeren van de verzenden bezorgdatum, zie hieronder.


Pagina 29 van 84

Vul deze velden in en klik op de knop ‘nu voormelden’. Onderstaande afbeelding wordt getoond.

Het voortijdig verkrijgen van partijgegevens stelt PostNL in staat om uw postzendingen op de juiste wijze en tijdig te verwerken waardoor de gewenste kwaliteit geboden kan worden. Bij bepaalde producten zoals Basic is voormelden een voorwaarde. Na klikken op ‘Verder met de partij afronden’ komt u weer terug in het scherm om uw partij in te voeren.


Pagina 30 van 84

3.4.4 Stap 2c: Prijs berekenen Als u de bevoegdheid hebt om prijzen in te zien dan wordt ook het onderstaande scherm getoond met de mogelijkheid om de prijs van de partij op te vragen.

Klik op ‘berekenen’ om de prijs van de ingevoerde partij te laten berekenen. Op het scherm wordt dan de prijs getoond die u voor het product moet betalen, hierbij wordt rekening gehouden met uw contracttarieven. Op de factuur wordt de definitieve prijs voor uw partij aangegeven. 3.4.5

Stap 3: Afronden

In deze derde stap geeft u aan of u de partij wilt: •

•

•

Opslaan en nog een partij invoeren; kies voor deze optie als u nog een partij wilt invoeren. Het is ook mogelijk om de gegevens te kopiëren van de zojuist aangemaakte partij. Klik hiervoor op het vierkantje voor de tekst: ‘Kopieer de gegevens van deze partij naar de nieuw in te voeren partij’ en klik op de knop ‘Ga verder’. Opslaan en partij direct aanbieden; kies voor deze optie als u de zojuist aangemaakte partij meteen wilt aanbieden. Hebt u nog partijen in ‘ingevoerde partijen’ (zie hoofdstuk 4.2) met dezelfde verzenddatum en wilt u deze ook meteen aanbieden? Selecteer dan het vierkantje voor de tekst: ‘Ook alle andere partijen voor deze verzenddatum aanbieden’. Als u op de knop ‘Ga verder’ klikt wordt een PDF aanbiedformulier geopend die u kunt uitprinten en kunt meegeven aan uw partij(zie afbeelding hieronder). De partijen die u heeft aangeboden kunt u terug zien bij ‘verzonden partijen’ (zie hoofdstuk 4.3). Opslaan en later aanbieden, kies deze optie als u de partij wel wilt opslaan, maar nog niet wilt aanbieden. Zo kunt u gemakkelijk vooruit werken. Als u op ‘Ga verder’ klikt krijgt u scherm ingevoerde partijen te zien. Eenmaal aangeboden kunt u de partij niet meer wijzigen. NB: eventueel gekoppelde kostenplaatsen zijn wel te wijzigen van aangeboden partijen.


Pagina 31 van 84

3.4.6 Partijen importeren Het is mogelijk dat u uw partijen initieel niet aanmaakt in MijnPost, maar in een ander systeem. Deze gegevens kunt u opnemen in een XML-importbestand en vervolgens kunt u dit importeren in MijnPost. Het XML-importbestand kan één of meerdere partijen bevatten, maximaal 250 partijen kunnen in één bestand worden opgenomen. Importeren van partijen kan worden gestart met de link in stap 1: “nieuwe partijen importeren uit bestand’, zoals hieronder getoond.

Klik op de link ‘nieuwe partijen importeren uit bestand’. Scherm hieronder wordt getoond.

Klik op de link ‘aan welke voorwaarden moet dit bestand voldoen?’ voor de voorwaarden voor importeren van partijen. Deze voorwaarden zijn ook te vinden in Bijlage 1: Importeren partijen. Als de knop 'Bladeren' wordt geselecteerd wordt een standaard Windows 'Kies bestand' venster geopend waar een bestand geselecteerd kan worden. (Het bestand mag niet groter zijn dan 1mb).


Pagina 32 van 84

Klik op de knop ‘Ga verder’ als het bestand is geselecteerd. Als de inhoudelijke validatie van een importbestand fouten constateert, dan worden die als volgt op het scherm getoond:

Zolang er fouten geconstateerd worden zal er niets worden geïmporteerd. Als de inhoudelijke validatie goed gaat, wordt onderstaand scherm getoond.


Pagina 33 van 84

Selecteer een van de opties in klik op ‘Ga verder’

De volgende velden zijn na import per partij nog aan te passen in het detailscherm: - Aanbieddatum - Omschrijving - Kostenplaats (indien gebruikt voor dit klantnummer) - Eigen kenmerk (indien gebruikt voor dit klantnummer) - Contractafspraak (indien van toepassing voor product) - Editienummer (indien van toepassing voor product) - Aantal - Gewicht per stuk (indien geen gemengde partij) of Totaalgewicht (indien gemengde partij) - Radio buttons Land en Zone (Land selecteren indien een land of zowel geen land als geen zone is ingevuld; anders Zone selecteren) - Bestemming (igv Land vullen met ondersteunde landen voor dit product; igv Zone vullen met ondersteunde zones voor dit product; selectie afhankelijk gegeven uit import)


Pagina 34 van 84

3.5

Ingevoerde partijen

Partijen die u alvast hebt aangemaakt, maar nog niet hebt verzonden, vindt u terug in het scherm ‘Ingevoerde partijen’. U kunt dus makkelijk vooruit werken. U komt in dit scherm door vanaf het startscherm op ‘bekijk ingevoerde partijen’ in het blok Partijenpost te klikken. In dit scherm kunt u uw ingevoerde partijen raadplegen of verder verwerken: 1. Raadplegen ingevoerde partij(en); 2. Aanbieden partij(en); 3. Verwijderen partij(en); 4. Bekijk overzicht partijen; 5. Exporteer overzicht partijen; 6. e-Sort export partijen.

3.5.1 Raadplegen ingevoerde partij Zoek de partijen die u wilt raadplegen door bovenin het scherm de juiste selectie te maken voor: • Klant, initieel worden alle klantnummers geselecteerd • Periode, initieel wordt de afgelopen week geselecteerd • Filter, hier kunt u filteren op productnummer of (deel van de) omschrijving, deze opties worden mogelijk nadat eerst een klant is geselecteerd. Vervolgens worden de geselecteerde ingevoerde partijen getoond. Let op: deze partijen zijn ingevoerd maar nog niet aangeboden.


Pagina 35 van 84

U kunt de details van een partij raadplegen door te klikken op een item in de partijregel. Vervolgens worden de details van de ingevoerde partij getoond. In het detailscherm kunt u eventueel de kostenplaats wijzigen.

Vanuit de details van de partij kunt u ook kiezen voor: • Aanbieden, het scherm om deze ene partij aan te bieden wordt getoond; • Bewerken, de partij wordt geopend in scherm Nieuwe partij invoeren; • Kopiëren, van de partij wordt een kopie gemaakt waarbij alle gegevens uit de gekopieerde partij worden overgenomen naar scherm Nieuwe partij invoeren, alleen de verzenddatum krijgt de actuele datum; • Verwijderen, als u hiervoor kiest dan wordt na bevestiging de geselecteerde partij uit MijnPost verwijderd. 3.5.2

Aanbieden partijen

U kunt partijen aanbieden op de volgende manieren: • Direct vanuit scherm Nieuwe partij invoeren; • Door in scherm Ingevoerde partijen te klikken op de aanbieddatum van de partij • Door in scherm Ingevoerde partijen meerdere partijen te selecteren en vervolgens te kiezen voor aanbieden


Pagina 36 van 84

Nadat u voor aanbieden gekozen hebt verschijnt er een scherm met de partijen die u geselecteerd heeft om aan te bieden.


Pagina 37 van 84

Partijen samenvoegen Indien u meerdere partijen wilt aanbieden kan het zijn dat u een aantal partijen met hetzelfde productnummer of productgroep hebt aangemaakt. MijnPost zal komen met een voorstel om deze partijen samen te voegen, mogelijk zal MijnPost ook voorstellen om partijen samen te voegen naar een ander product. Door partijen op het orderformulier samen te voegen zal het aanbieden eenvoudiger worden. Het samenvoegen van partijen naar een ander product (optimaliseren) wordt door MijnPost voorgesteld als voor het totaal aantal van samen te voegen de partijen een goedkoper product mogelijk is (dat een hoger verplicht minimum aantal heeft). U kunt zelf beslissen of u het samenvoeg voorstel wilt opvolgen door het vierkantje te (de)selecteren voor de tekst ‘deze partijen samenvoegen’ en een omschrijving te geven aan de samengevoegde partij. De gegevens van de samengevoegde partijen blijven in MijnPost beschikbaar. Ook de eventueel gekoppelde kostenplaatsen blijven in het systeem. In de Rapportage wordt rekening gehouden met samengevoegde partijen, de kosten worden geboekt op de oorspronkelijke (niet samengevoegde) partijen.


Pagina 38 van 84


Pagina 39 van 84

Tot slot kiest u voor ‘Afdrukken orderformulieren’. Er wordt een PDF exemplaar van het orderformulier op uw werkplek aangemaakt. Deze kunt u printen en samen met uw post aanbieden. Adobe Reader is nodig om het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren. Nieuw op het aanbiedformulier zijn: • Het formulier is tweetalig (Nederlands en Engels). • de vermelding (rechts onderin) van de gebruikersnaam en de klantnaam van de aanbieder. • Gebruik van KIX-code wordt niet meer weergegeven. Zie de volgende bladzijde voor een voorbeeld van het aanbiedformulier.


Pagina 40 van 84


Pagina 41 van 84

3.5.3 Verwijderen partij(en) U selecteert in het scherm Ingevoerde partijen de te verwijderen partijen en kiest vervolgens rechts onder voor Verwijderen. Er wordt bevestiging gevraagd om de partijen definitief te verwijderen. Als u kiest voor OK worden de partijen definitief verwijderd uit MijnPost. 3.5.4 Bekijk overzicht ingevoerde partijen U kiest in het scherm Ingevoerde partijen voor ‘bekijk overzicht PDF’. Van de ingevoerde partijen wordt een overzicht in PDF samengesteld. Dit overzicht kunt u raadplegen, opslaan en eventueel printen. Dit PDF bestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd.

3.5.5 Exporteer ingevoerde partijen U kiest in het scherm Ingevoerde partijen voor ‘exporteer’. Van de ingevoerde partijen wordt een exportbestand samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een .XML of .CSV export. Het exportbestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd. U kunt het exportbestand opslaan op de locatie die u wenst. Zie bijlage 2: exporteren ingevoerde partijen en verzonden partijen voor uitleg van de velden.


Pagina 42 van 84

3.5.6 E-Sort export partijen Van ingevoerde partijen is het mogelijk om de partijgegevens te exporteren en beschikbaar te stellen aan het sorteerprogramma e-Sort. Door MijnPost worden deze partijgegevens op een door de gebruiker te bepalen plaats op de computer geplaatst. e-Sort kan deze partijgegevens ophalen en gebruiken. Hierdoor hoeven de partijgegevens niet opnieuw te worden ingevoerd in e-Sort. Deze functie is beschikbaar in scherm ingevoerde partijen, in de combobox ‘kies actie voor selectie – eSort export’. Nadat hiervoor gekozen is volgt een dialoogscherm waarin de gebruiker kan aangeven waar het bestand moet worden opgeslagen met de naam "MijnPost_eSort_EEYYMMDD_CUSTOMERID.xml", waarbij CUSTOMERID gevuld wordt met het klantnummer van de ingelogde gebruiker.


Pagina 43 van 84

3.6

Verzonden partijen

In het scherm ‘Verzonden partijen’ staan de partijen die zijn aangeboden. Tevens worden hier de partijen getoond die bevestigd zijn door PostNL, deze zijn zichtbaar aan een ingevulde datum in kolom ‘bevestigd’. Gefactureerde partijen zijn zichtbaar aan een ingevulde datum in kolom ‘gefactureerd’.

Klik op de datum onder ‘bevestigd’ om de details van de bevestiging te bekijken. Als de datum van bevestiging wordt getoond in een oranje kader betekent dit dat er een verschil is geconstateerd tussen de door de gebruiker (klant) in MijnPost opgegeven partijgegevens en dat wat er is geconstateerd en geregistreerd op de businessbalie. Het kan een verschil zijn op aantal, gewicht, productnummer, contractnummer, etc. Dit is zichtbaar onder tab ‘Bevestiging’.


Pagina 44 van 84

Klik op de datum met oranje kader van de betreffende regel om de afwijking(en) inzichtelijk te krijgen (zie afbeelding hieronder). De in MijnPost ingevoerde partij is dan weergegeven in het rood en in het groen staan de bevindingen van de businessbalie. Er is geen vervolgactie nodig, tenzij u het niet eens bent met de door PostNL bevestigde gegevens.

Onder het kopje ‘details’ vindt u de details van de partij zoals die is ingevoerd in MijnPost. Tevens kunt u hier nog een kopie van het aanbiedformulier P1700 opvragen en eventueel printen. Als u in het scherm Verzonden partijen alleen de partijen wilt opvragen die opgenomen zijn in dezelfde order die u net opgevraagd heeft, klik dan op de link ‘bekijk alle partijen op deze orderbevestiging’. Op het scherm worden dan alleen de partijen getoond die op dezelfde orderbevestiging staan opgenomen. Het raadplegen van de berekende prijs In de details van een partij is ook een tab ‘prijs’ opgenomen. U komt in deze tab door te klikken op ‘prijs’ of in het overzicht op de omschrijving of het productnummer van de betreffende partij te klikken. Deze functie is alleen beschikbaar als u hiervoor geautoriseerd bent.

Het is mogelijk om vanuit dit scherm een PDF-document op te vragen en te bekijken van de orderbevestiging door te klikken op ‘bekijk pdf orderbevestiging’. U kunt een partij kopiëren (de partij wordt gekopieerd naar ‘Ingevoerde partijen’) door te kiezen voor ‘kopiëren’ en u kunt de bijbehorende factuur bekijken door te klikken op de link ‘Ga naar facturen’.


Pagina 45 van 84

3.7

Bekijk overzicht verzonden partijen

U kiest in het scherm Verzonden partijen voor ‘bekijk overzicht PDF’. Van de verzonden partijen wordt een overzicht in PDF samengesteld. Dit overzicht kunt u raadplegen, opslaan en eventueel printen. Dit PDF bestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd.

3.8

Exporteer verzonden partijen

U kiest in het scherm Verzonden partijen voor ‘exporteer’. Van de geselecteerde partijen wordt een exportbestand samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een .XML of .CSV export. Het exportbestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd. U kunt het exportbestand opslaan op de locatie die u wenst. Zie bijlage 2: export ingevoerde partijen en verzonden partijen voor uitleg van de velden.


Pagina 46 van 84

3.9

Rapportage verzonden partijen

U kiest in het scherm Verzonden partijen voor ‘Rapportage’. Van de ingevoerde partijen wordt een rapportage samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een rapportage in Excel- of PDF-formaat. De rapportage bevat alle partijen die op het moment van selecteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina indien er paginering is. Eventuele actieve filters worden hierbij wel gerespecteerd. U kunt de rapportage opslaan op de locatie die u wenst of printen. Het overzicht is geclusterd op kostenplaats. Voor iedere kostenplaats zoals gebruikt in partijen van de geselecteerde klant wordt een cluster opgenomen indien er minimaal één partij is die deze kostenplaats gebruikt binnen de selectie. Dit cluster bevat dan alle partijen die deze kostenplaats gebruiken. Partijen waar geen kostenplaats voor gedefinieerd is worden opgenomen in het cluster "Overige". Per kostenplaatscluster wordt onder de partijen het totaalbedrag excl. BTW getoond van alle partijen binnen dit cluster. Kostenplaatsclusters worden alfabetisch op kostenplaats in het overzicht getoond met "Overige" als onderste. Indien voor een klant het kenmerk "kostenplaats" niet gebruikt wordt, dan wordt één lijst getoond zonder clustering op kostenplaatsen. U kunt een PDF-document van de rapportage opvragen via keuze ‘overzicht PDF’, er wordt dan een PDF-overzicht samengesteld en getoond in uw webbrowser. U kunt een overzicht in Excel opvragen via de keuze ‘export in Excel’, het overzicht wordt dan geopend in Excel. Deze overzichten hebben een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Voor uitleg over de velden zie ‘bijlage 4: exporteren rapportage’.


Pagina 47 van 84

4

MijnPost – Facturen

Klik op ‘bekijk Uw PostNL facturen’ in het blok ‘Uw PostNL facturen’ op het startscherm.

Het scherm op de volgende bladzijde wordt getoond.


Pagina 48 van 84

U kunt facturen opvragen met de volgende filterinstellingen: • de factuur van uw eigen klant of van een andere klant (waarvoor u bent geautoriseerd); • facturen van een andere periode opvragen (MijnPost bevat de facturen t/m 14 maanden oud) • in het filter een specifiek factuurnummer opvragen U kunt bijvoorbeeld filteren op alleen facturen van de vorige maand. Na klikken op Zoek worden de geselecteerde facturen in het resultaat gedeelte van het scherm getoond.


Pagina 49 van 84

Door op een datum, het factuurnummer of het bedrag te klikken klapt het scherm uit zoals hieronder is weergegeven. U hebt hier de mogelijkheid om: • De facturen te bekijken (klik op ‘bekijk Factuurdocument’) • De factuurbijlagen te bekijken (klik op bekijk Factuurbijlage); • De regels van de factuur zijn te exporteren met ‘exporteer alle regels voor dit klantnummer’.

Het factuurdocument en de factuurbijlagen zijn PDF-documenten die identiek zijn aan de originele documenten die u ontvangt van PostNL. Via keuze ‘exporteer alle regels voor dit klantnummer’ wordt een exportbestand met factuurregels samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een .XML of .CSV export. Het exportbestand bevat alle factuurregels van partijen, pakketten, aangetekenden, abonnementen en andere gefactureerde gegevens die aangeboden zijn op deze factuur op het geselecteerde klantnummer en alles wat daar in uw klantorganisatie onder hoort (ongeacht factuurautorisatie op die onderliggende klantnummers). MijnPost toont vervolgens een 'Opslaan' dialoog. U kunt hier specificeren waar het bestand opgeslagen moet worden. Uitleg over de velden is in ‘bijlage 3: exporteren gefactureerde partijen’ beschreven.


Pagina 50 van 84

5

Rapportage

Klik op ‘inzicht in uw kostenverdeling’ in het blok ‘Rapportage’ op het startscherm.

Het scherm op de volgende bladzijde wordt getoond.


Pagina 51 van 84

U kunt de rapportage opvragen met de volgende filterinstellingen: • de rapportage van uw eigen klant of van een andere klant (waarvoor u bent geautoriseerd); • rapportages van een andere periode opvragen (MijnPost bevat de rapportages t/m 14 maanden oud) Het overzicht toont alle partijen die in de geselecteerde periode gefactureerd zijn voor de geselecteerde klant, dus inclusief alle partijen die zijn aangeboden op onderliggende klantnummers in de klantorganisatie (onafhankelijk van de autorisaties op die onderliggende klantnummers). Naast partijen kunnen ook de volgende zaken op de factuur vermeld staan: • pakketten • aangetekenden • antwoordnummergegevens • frankeermachinegegegens • postbussen • haal-/brengabonnementen • overige producten en diensten


Pagina 52 van 84

Het overzicht is geclusterd op kostenplaats. Voor iedere kostenplaats zoals gebruikt in partijen van de geselecteerde klant wordt een cluster opgenomen indien er minimaal één partij is die deze kostenplaats gebruikt binnen de gestelde periode. Dit cluster bevat dan alle partijen die deze kostenplaats gebruiken. Partijen waar geen kostenplaats voor gedefinieerd is worden opgenomen in het cluster "Overige". Per kostenplaatscluster wordt onder de partijen het totaalbedrag excl. BTW getoond van alle partijen binnen dit cluster. Kostenplaatsclusters worden alfabetisch op kostenplaats in het overzicht getoond met "Overige" als onderste. Voor alle partijen en andere producten en diensten waarvoor nog geen kostenplaats ingevoerd is geeft MijnPost u de gelegenheid om alsnog een kostenplaats in te vullen en op te slaan. U selecteert hiervoor in de betreffende regel de juiste kostenplaats en kiest voor Opslaan. Deze kostenplaats wordt vervolgens opgeslagen en direct verwerkt in uw rapportage. Indien voor een klant het kenmerk "kostenplaats" niet gebruikt wordt, dan wordt één lijst getoond zonder clustering op kostenplaatsen. U kunt een PDF-document van de rapportage opvragen via keuze ‘bekijk overzicht PDF’. Er wordt dan een PDF-overzicht samengesteld en getoond in uw webbrowser. Dit overzicht heeft een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm.

Via keuze ‘exporteer’ wordt een Excelbestand met de rapportage samengesteld. Dit overzicht in Excel heeft een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Voor uitleg over de velden zie ‘bijlage 4: exporteren rapportage’.


Pagina 53 van 84

6

Instellingen

Om het maximale uit MijnPost te kunnen halen is het belangrijk te starten met het juist instellen van uw voorkeuren zowel persoonlijk als voor het betreffende klantnummer. Dit kunt u doen door te klikken op ‘instellingen’ aan de rechterkant van MijnPost.

Er zijn 2 soorten instellingen voor MijnPost: 1. Uw Persoonlijke account (door de gebruiker zelf in te stellen) 2. Instellingen voor uw klantnummer (alleen door de KlantAdmin in te stellen)

6.1

Uw persoonlijke account

In dit scherm (zie menukeuzes rechts) kan de gebruiker de volgende onderdelen beheren van zijn/haar account: • Persoonlijke gegevens; • Wachtwoord; • Weergave; • Klantnummers.


Pagina 54 van 84

6.1.1

Persoonlijke gegevens

De gebruiker kan in het veld ‘Persoonlijke gegevens’ een aanpassing maken in zijn persoonlijke gegevens (zie afbeelding vorige bladzijde): • Geslacht; • Naam; • E-mailadres. Let op: Het e-mailadres is de user-id van de gebruiker in MijnPost. Deze moet dus goed en uniek zijn. Een nieuw wachtwoord wordt ook naar dit e-mailadres verzonden, dus bij voorkeur geen e-mailadressen van groepen of algemeen adres van het bedrijf gebruiken. 6.1.2

Wachtwoord wijzigen

In dit scherm kan het wachtwoord worden gewijzigd. Het wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakters waar tenminste 1 cijfer of (lees-)teken in voorkomt. De gebruiker kan ervoor kiezen om zijn/haar wachtwoord af te schermen voor collegae door op het vierkantje te klikken voor de tekst: ‘Ik zit in een omgeving waar anderen mee kunnen kijken. Laat daarom mijn nieuwe wachtwoord niet zien in het invoerveld.” Als u het wachtwoord hebt gewijzigd klikt u op ‘Opslaan’.


Pagina 55 van 84

6.1.3

Weergave

Via het tabblad ‘Weergave’ kan de gebruiker aangeven: • of alle gegevens (partijen) getoond moeten worden die door de gebruiker en anderen zijn ingevoerd; • of alleen de door de gebruiker ingevoerde gegevens (partijen) getoond moeten worden; • in welke taal hij/zij de applicatie gepresenteerd wil hebben (Nederlands of Engels).

Stel de gewenste weergave in en klik op ‘Opslaan’.


Pagina 56 van 84

6.1.4

Klantnummers

Onder ‘klantnummers’ staat een overzicht met klantnummers, inclusief naam van de organisatie en de naam + het e-mailadres van de contactpersoon. Tot deze klant(en) heeft de gebruiker toegang met zijn/haar MijnPost account.


Pagina 57 van 84

6.2

Instellingen voor uw klantnummer

De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die de MijnPost autorisaties kan verstrekken aan gebruikers. Hiervoor gaat de KlantAdmin naar: ‘Instellingen’ en vervolgens ‘Instellingen voor uw PostNL klantnummer’.

In dit scherm (zie menukeuzes rechts) kan de KlantAdmin de volgende onderdelen beheren: • • • •

Gebruikers en bevoegdheden; Toegangsaanvragen; Velden en waarden; Partijenpost – productselectie.


Pagina 58 van 84

6.2.1

Gebruikers en bevoegdheden

In het scherm gebruikers en bevoegdheden, kan de KlantAdmin: • nieuwe gebruikers toevoegen en hiervoor de bevoegdheden instellen; • bevoegdheden toevoegen/intrekken bij bestaande gebruikers; • gebruikers verwijderen; • gebruikers (tijdelijk) blokkeren op een specifiek klantnummer; • gebruikers (tijdelijk) blokkeren voor alle klantnummers. Nieuwe gebruiker toevoegen en hiervoor de bevoegdheden instellen Klik op de tekst ‘nieuwe gebruiker toevoegen’. Het volgende scherm wordt getoond:

Vul het e-mailadres in en klik op ‘Opslaan´.


Pagina 59 van 84

Indien dit e-mailadres nog niet bekend is in MijnPost wordt het volgende scherm getoond:

Vul hier de persoonsgegevens in en klik op ‘Opslaan’. U komt weer terug in het scherm ‘gebruikers en bevoegdheden’. Er wordt een melding getoond dat de gebruiker is toegevoegd. U kunt nu voor deze gebruiker de bevoegdheden instellen. Onderaan in het scherm worden de volgende onderdelen genoemd waar u de gebruiker voor kunt autoriseren: • Klantnummer instellingen (of deze gebruiker andere gebruikers mag toevoegen en instellingen zoals kostenplaats mag veranderen, dit is de functie KlantAdmin); • Algemeen (of gebruiker prijzen mag zien en of gebruiker partijen mag inzien die zijn aangeboden op dit klantnummer, maar door een andere gebruiker zijn ingevoerd) • Partijenpost (of gebruiker partijen mag aanbieden op dit klantnummer); • Facturen (of gebruiker facturen mag inzien); • Rapportage (of gebruiker rapportages mag inzien).


Pagina 60 van 84

Klik op het onderdeel waar u de bevoegdheden van wilt instellen. Het scherm klapt uit:

Wijzig de bevoegdheden door bullit ‘ja’ of ‘nee’ te selecteren. Doe dit voor alle onderdelen en klik op ‘Opslaan’. Het resultaat is een nieuwe geautoriseerde gebruiker voor MijnPost. Aan de nieuwe gebruiker wordt automatisch een e-mail verstuurd met daarin een activeringslink voor MijnPost. De nieuwe gebruiker moet op deze activeringslink klikken, dan krijgt de gebruiker een scherm van MijnPost op zijn/haar pc getoond waarin hij/zij zijn wachtwoord moet invullen voor MijnPost. Nadat de gebruiker dit heeft gedaan kan hij/zij inloggen op MijnPost en er gebruik van maken.


Pagina 61 van 84

Bevoegdheden toevoegen/intrekken bij bestaande gebruikers Selecteer (zoals hieronder aangegeven) de gebruiker waar u de bevoegdheden van wilt wijzigen.

U kunt nu onderaan het scherm elk onderdeel uitklappen en de bevoegdheden instellen.


Pagina 62 van 84

Bevoegdheid voor partijen aanmaken Bij het instellen of een gebruiker wel of niet partijen mag aanbieden kan ook ingesteld worden hoe een gebruiker partijen kan aanmaken. Klap de bevoegdheid “Partijenpost” uit. Onderstaand scherm wordt getoond:

Hier kan de voorkeur voor de manier waarop nieuwe partijen worden aangemaakt worden ingesteld. De mogelijkheden zijn: • Passend product zoeken (Productwizard), zie hoofdstuk: 4.1.2 Stap 2a: Product kiezen - Optie 1 - Zoek het passende product; • Product selecteren (favorieten), zie hoofdstuk 4.1.2 Stap 2a: Product kiezen - Optie 2 - Kies uit de productselectie; • Product direct invoeren, zie hoofdstuk 4.1.2 Stap 2a: Product kiezen - Optie 3 - Voer productnummer of -naam direct in. Selecteer welk onderdeel de gebruiker mag zien bij een nieuwe partij invoeren en welke default staat geselecteerd.


Pagina 63 van 84

Gebruikers verwijderen Selecteer de gebruiker die u wilt verwijderen (zoals hieronder aangegeven). Klik op ‘Verwijder de account van deze gebruiker.’

Na bevestiging wordt deze gebruiker direct verwijderd voor MijnPost. Gebruikers tijdelijk blokkeren op een specifiek klantnummer of voor alle klantnummers Selecteer de gebruiker die u wilt blokkeren. Klik vervolgens op het vierkantje voor de optie die van toepassing is: • ‘Blokkeer tijdelijk de bevoegdheden tot alle klantnummers voor de gebruiker.’ • ‘Blokkeer tijdelijk de bevoegdheden tot dit specifieke klantnummer voor deze gebruiker.’

Na bevestiging worden de geselecteerde bevoegdheden van de gebruiker direct geblokkeerd. Hij/zij heeft geen toegang meer tot deze functies of klantnummers.


Pagina 64 van 84

6.2.2 Toegangsaanvragen Dit scherm toont een overzicht van aanvragen voor toegang tot MijnPost. Gebruikers die toegang willen tot uw klantnummer kunnen dit aanvragen op www.mijnpost.nl. Zij geven hier aan dat het om uw klantnummer gaat en waarom zij toegang willen (zie ook hoofdstuk 2.3). U kunt in het scherm ‘toegangsaanvragen’ deze aanvragen bekijken en de aanvraag goedkeuren of afkeuren.

Als u kiest voor goedkeuren, dan wordt de gebruiker aangemaakt met de initiële rechten voor Partijenpost. Aan de nieuwe gebruiker wordt automatisch een e-mail verstuurd met daarin een activeringslink voor MijnPost. De nieuwe gebruiker moet op deze activeringslink klikken, dan krijgt de gebruiker een scherm van MijnPost op zijn/haar pc getoond waarin hij/zij zijn/haar wachtwoord moet invullen voor MijnPost. Nadat de gebruiker dit heeft gedaan kan hij/zij inloggen op MijnPost en er gebruik van maken. Als u kiest voor afkeuren, dan wordt de aanvraag uit de lijst verwijderd. Er wordt geen bericht gestuurd aan de aanvrager.


Pagina 65 van 84

6.2.3 Velden en waarden Met behulp van dit scherm kan de KlantAdmin velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden. De velden en waarden kunnen per klantnummer ingesteld worden.


Pagina 66 van 84

Veldnaam: Hier kunt u het verplichte identificatieveld voor partijen invoeren en/of wijzigen. Initieel heet dit veld Partijnaam. Bij het invoeren van een partij is dit een verplicht in te vullen veld. Dit gegeven wordt getoond in alle ingevoerde partijen, verzonden partijen, op overzichten en ook in de functies Rapportage en Facturen. Hier kan de KlantAdmin opgeven hoe hij dit veld wil benoemen in de partijen. Bijvoorbeeld: Omschrijving, Partijnaam of Projectnaam. Kostenplaatsen: Hier kan de KlantAdmin instellen of u gebruik wil maken van kostenplaatsen voor het invoeren van partijen. In de functie Rapportage is het dan mogelijk overzichten per kostenplaats op te vragen en te beheren. De KlantAdmin kan zelf per klant de kostenplaatsen instellen. Tevens is het aan de KlantAdmin om het woord ‘kostenplaats’ te gebruiken of een andere term. De kostenplaatsomschrijving kan dus ook uit nummers bestaan. Als u kostenplaatsen gebruikt, dan moeten in dit scherm van te voren de in partijen mogelijk te kiezen kostenplaatsen ingevoerd worden. Dit kunt u doen in veld ‘Nieuwe waarde toevoegen’ en vervolgens te kiezen voor ‘Toevoegen’. Andere voorbeelden van kostenplaatsen: (interne) debiteurennummer, boekingscode. Extra veld: er kan nog een derde extra veldnaam ingesteld worden welke ingevoerd moet worden bij iedere partij en die wordt getoond bij detailweergave en op de facturen. Ook hier kan de veldnaam zelf aangepast worden door de KlantAdmin. Bijvoorbeeld: projectnummer. Deze op partijen ingevoerde gegevens worden door PostNL vermeld op de orderbevestiging en de factuur. NB: kostenplaatsen en het derde veld worden pas in de loop van 2011 op deze documenten vermeld.


Pagina 67 van 84

6.2.4

Partijenpost – Productselectie

Dit is de favorietenlijst zoals we hem uit MyPost (voorganger MijnPost) kennen. Bij het invoeren van een nieuwe partij via tabblad ‘Nieuwe partij invoeren’ wordt de ingestelde productselectie getoond waaruit u kunt kiezen. Aan de linkerkant in het scherm productselectie worden alle openbare producten en de contractproducten waarvoor u als klant een contract heeft afgesloten met PostNL getoond. U kunt door de producten scrollen of een product zoeken door een naam of nummer in te vullen in het zoekscherm aan de linkerkant. Door het desbetreffende product te slepen naar de productselectie wordt deze aan de favorieten toegevoegd. Door een product uit de selectie te slepen naar de prullenbak, wordt deze verwijderd. Klik op ‘opslaan’ als u klaar bent.


Pagina 68 van 84

U kunt in de Productselectie ook producten van plaats verwisselen door ze te slepen naar een andere plaats op het scherm en vervolgens te klikken op Opslaan. U kunt maximaal 36 producten in de Productselectie opnemen.


Pagina 69 van 84

7

Hulp nodig?

Op bijna elk scherm in MijnPost wordt deze afbeelding getoond. Klik op één van de linkjes en voer uw vraag/zoekopdracht in. Mocht u tegen zaken aan lopen waarop u geen antwoord vindt in deze handleiding, bekijkt u dan de demo. De demo kunt u vinden op het inlogscherm onder de tab downloads, waar u ook de FAQ’s (veel gestelde vragen) kunt vinden. U kunt ook op het inlogscherm op de link ‘Stuur mail naar MijnPost team’ klikken. Het scherm hieronder wordt geopend waar u uw vraag of opmerking kwijt kunt.


Pagina 70 van 84

8

Definitielijst

Begrip Gebruiker

Omschrijving Een gebruiker kan in MijnPost: • Partijen aanbieden, voormelden en verzenden; • Orderbevestigingen inzien; • Prijzen inzien (indien gebruiker hiervoor geautoriseerd is)

KlantAdmin

De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die voor één of meerdere klantnummers de volgende onderdelen kan instellen: • Gebruikers toevoegen/blokkeren/verwijderen; • Rechten van gebruikers wijzigen; • Productselectie (favorieten)instellen; • Velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden. U kunt partijen optioneel voormelden aan PostNL. Dit is verplicht voor Basic partijen en voor partijen waarvoor dit contractueel is vastgelegd. Voormelden kan voor partijen met 2000 stuks of meer. In scherm nieuwe partij invoeren moet u om een partij voor te melden de volgende vier gegevens invoeren: afmetingen, dikte, verpakking en businessbalie. Na klikken op ‘nu voormelden’ wordt uw partij voorgemeld.

Voormelden


Pagina 71 van 84

9

Bijlagen

Bijlagenlijst: Bijlage 1: Importeren partijen Bijlage 2: exporteren ingevoerde partijen en verzonden partijen Bijlage 3: exporteren gefactureerde partijen Bijlage 4: exporteren rapportage


Pagina 72 van 84

• Bijlage 1: Importeren partijen Via de functie importeren partijen is het mogelijk om bestanden met partijgegevens, die u wellicht in een ander systeem heeft aangemaakt, te importeren in MijnPost. Het importbestand moet een XML-bestand zijn. Het format en de inhoud moet voldoen aan de volgende specificaties: Het XML-bestand om orders voor partijenpost te importeren bestaat uit de volgende onderdelen: - de tag <partij-bestand>, deze bevat één of meerdere partijen - de tag <partij>, deze bevat alle relevante gegevens van een partij Voorbeeld: <partij-bestand> <partij> …… <partij> …… Deze worden in de volgende paragrafen toegelicht. Bij de verschillende tags is aangegeven of ze verplicht zijn (J), niet verplicht (N) of verplicht bij sommige producten (A). Als u na het lezen van deze informatie nog vragen heeft over het importeren van partijen in MijnPost, dan kunt u hiervoor de service desk bellen: tel 088 8686868.

- De tag <partij-bestand> De <partij-bestand> tag is de roottag van het XML document. Binnen deze tag zijn de te importeren partijen gedefinieerd als <partij>-tags. Elke partij-tag representeert een aparte, te importeren partij. Er moet minimaal één partij aanwezig te zijn om te kunnen importeren. Tag-naam <partij-bestand>

<partij>

Verplicht Onderdeel van tag J XML-document

J


Partij-bestand

Beschrijving / inhoud Dit is de verplichte roottag van het XMLdocument. De partij-bestand tag dient minimaal te bevatten: <partij> (minimaal één) Inhoud: partijgegevens, kan één of meerdere keren voorkomen.

Pagina 73 van 84

- De tag <partij> Elke partij-tag bevat informatie van een specifieke partij. De mogelijke tags zijn hieronder beschreven waarbij aangegeven is welke gegevens verplicht en welke optioneel in het importbestand opgenomen moeten zijn: - J – veld is verplicht in elke partij - N – veld is optioneel - A – veld is voor sommige partijen verplicht Tag-naam

Verplicht

<partij>

J

J

<product-id> <weight-per-unit> <weight-total>

J J N N J

A

<position-nr>

A

<machtiging>

N


Onderdeel Beschrijving van tag PartijDe partij-tag bevat alle verplichte en optionele bestand gegevens per partij. Het kan de hieronder opgenomen gegevens bevatten. Partij Inhoud: Het klantnummer waarop de partij wordt aangeboden Partij Inhoud: Productnummer Partij Inhoud: Aantal stuks Partij Inhoud: Gewicht per stuk in grammen. Partij Inhoud: Totaalgewicht in grammen. Partij Inhoud: Frankeeraanduiding in twee letters, deze kan de volgende waarden hebben: - PB (Port Betaald) - FM (FrankeerMachine) - PZ (PostZegels) - FR (FRanco) Partij Inhoud: Contractnummer, is verplicht voor (niet openbare) producten waarvoor de klant een contract heeft met PostNL. In MijnPost in scherm nieuwe partij invoeren kunt u zien welke contractnummers bij welke producten geldig zijn. Dit wordt zichtbaar nadat u (in het scherm) het productnummer ingevoerd heeft. Partij Inhoud: Positienummer (= regelnummer van het contract), dit staat achter het contractnummer in het scherm invoeren nieuwe partij. Indien het contractnummer gevuld is, moet het positienummer ook gevuld zijn. In MijnPost in scherm nieuwe partij invoeren kunt u zien welke contractnummers en positienummers bij welke producten geldig zijn. Dit wordt zichtbaar nadat u (in het scherm) het productnummer ingevoerd heeft. Partij Inhoud: Machtigingsnummer bij product periodieken, verplicht voor periodieken. Pagina 74 van 84

<edition>

A A

Partij Partij

A

Partij

<description>

J

Partij

A

Partij

A

Partij

J

Partij


Inhoud: Editienummer, verplicht voor periodieken. Inhoud: Landcode (2 letters conform ISO-landencode) Is verplicht voor alle producten naar het buitenland. Als landcode gevuld is, dan hoeft zone niet gevuld te worden. Als landcode niet gevuld is wordt NL gehanteerd. Inhoud: Zone. Per product zijn er verschillende zones mogelijk: - 002 = Europa - 003 = Buiten Europa Als landcode gevuld is, dan hoeft zone niet gevuld te worden. Inhoud: omschrijving van de partij (waarde van het eerste ingestelde veld voor een partij) Inhoud: kostenplaats van de partij (waarde van het tweede ingestelde veld voor een partij). Dit veld is verplicht als dit gegeven in MijnPost voor uw klantnummer is ingesteld. Inhoud: referentienummer (waarde van het derde ingestelde veld voor een partij) van de partij. Dit veld is verplicht als dit gegeven in MijnPost voor uw klantnummer is ingesteld. Inhoud: verzenddatum. Deze moet groter of gelijk aan de huidige datum zijn. Format: jjjj-mm-dd

Pagina 75 van 84

- Voorbeeld Een importbestand in xml kan er als volgt uitzien: <PartijImport> <Partijen> <Partij> 33 <product-id>1600 400 <weight-per-unit>10 <weight-total>4000 PB NL <description>Import partij 1 111 test 2011-03-09 <Partij> 33 <product-id>6100 399 <weight-per-unit>22 <weight-total> PB <machtiging> <edition> 45011299 <position-nr>50 BE <description>Import partij 2 112 test 2011-03-09


Pagina 76 van 84

• Bijlage 2: export ingevoerde partijen en verzonden partijen De export partijen kunt u opvragen in MijnPost in menukeuze Ingevoerde partijen en Verzonden partijen. Het gevraagde bestand kunt u opvragen in kommagescheiden formaat (csv) – of in xml-formaat. Het resultaat kunt u bewerken en eventueel in of voor uw eigen administratie gebruiken. De volgende prefixes in de kolommen worden gehanteerd: KO KlantOrder - Is altijd gevuld als de order uit MijnPost afkomstig is - Is leeg als de order niet uit MijnPost afkomstig is KOR KlantOrderRegel KOR_PG KlantOrderRegel PartijGegevens - Is altijd gevuld als de partij uit MijnPost afkomstig is - Is leeg als de partij niet uit MijnPost afkomstig is KOR_IA KlantOrderRegel InvoerActie KOR_LWA KlantOrderRegel LaatsteWijzigingsActie KOR_VA KlantOrderRegel VerwijderActie OBV OrderBevestiging - Is gevuld als de order bevestigd is - Is leeg als de order nog niet bevestigd is OBR OrderBevestigingsRegel OBR_PG OrderBevestigingsRegel PartijGegevens - Is gevuld als de orderregel bevestigd is - Is leeg als de orderregel nog niet bevestigd is OBR_FAC OrderBevestigingsRegel Factuur - Is gevuld als de order gefactureerd is OC OrderCorrectie - Is alleen gevuld als de order gecorrigeerd is OCR OrderCorrectieRegel. - Is alleen gevuld als de orderregel gecorrigeerd is OCR_FAC OrderCorrectieRegel Factuur OCR_PG OrderCorrectieRegel PartijGegevens VG VoormeldGegevens - Is gevuld als de partij voorgemeld is VG_AA VoormeldGegevens AnnuleringsActie VG_IA VoormeldGegevens InvoerActie VG_LWA VoormeldGegevens LaatsteWijzigingsActie VG_IA VoormeldGegevens VerwijderActie


Pagina 77 van 84

Het export bestand is als volgt ingericht: Kolom (Excel) A

Kolomnaam KO_GebruikersId

Type veld Char

B C D E F

KO_OrderNummer KO_KlantOrderDatumTijd KOR_LaatsteVoormeldDatumTijd KOR_KlantOrderRegelNummer KOR_RelevanteWijziging

Num Date Date Num Num

G

KOR_Percentage

Num

H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA

KOR_PG_Aantal KOR_PG_FrankeerwijzeId KOR_PG_GewichtPerStuk KOR_PG_ContractNummerPositie KOR_PG_Productcode KOR_PG_TotaalGewicht KOR_PG_ContractNummer KOR_PG_EditieNummer KOR_PG_KlantAanbiederId KOR_PG_ORIK2Omschrijving KOR_PG_ORIK2Waarde KOR_PG_Landcode KOR_PG_MachtigingsNummer KOR_PG_ORIK1Omschrijving KOR_PG_ORIk1Waarde KOR_PG_PeriodiekNaam KOR_PG_Productnaam KOR_PG_ORIK3Omschrijving KOR_PG_ORIK3Waarde KOR_PG_StatusAanbieding

Num Char Char Num Num Num Num Num Num Char Char Char Num Char Char Char Char Char Char Char

AB AC

KOR_PG_Zonecode OBV_BuBaId

Num Num

AD AE

OBV_VerkoopOrderNummer OBV_VerkoopOrderRegelNummer

Num Num


Opmerking Klantorder, Emailadres van de gebruiker. Veld is leeg als partij niet is aangemaakt in MijnPost Klantordernummer van de order Aanmaak order: YYYYMMDD HH:MM:SS Voormeld: YYYYMMDD HH:MM:SS Volgorde in klantordernummer Nee: geen wijziging; Ja: wel wijziging (doorgevoerd door PostNL) Percentage voor kostenverdeling; - regels met 100: partijen in de order; - regels < 100: samengevoegde partijen Aantal stuks Frankeerwijze: PB, FM, FR of PZ Gewicht per stuk + eenheid Positienummer in het contract Productnummer Totaal gewicht + eenheid Contractnummer Editienummer (voor periodieken) Klantnummer Veldnaam 2e partijveld (kostenplaats) Waarde 2e partijveld ISO Landcode Machtigingsnummer (voor periodieken) Veldnaam 1e partijveld (omschrijving) Waarde 1e partijveld Periodieknaam Productnaam Veldnaam 1e partijveld (referentie) Waarde 1e partijveld Aangemaakt, Aangeboden, Bevestigd, Geannuleerd, Voorgemeld Zonenummer of code Orderbevestiging, nummer van de businessbalie Volgnr van de orderbevestiging Volgnummer op de orderbevestiging

Pagina 78 van 84

Kolom (Excel) AF AG AH AI AJ AK AL AM AN AO AP AQ AR AS AT AU AV AW AX AY AZ

Kolomnaam OBV_DatumTijd OBR_PG_Aantal OBR_PG_FrankeerwijzeId OBR_PG_GewichtPerStuk OBR_PG_ContractNummerPositie OBR_PG_Productcode OBR_PG_TotaalGewicht OBR_PG_ContractNummer OBR_PG_EditieNummer OBR_PG_KlantAanbiederId OBR_PG_ORIK2Omschrijving OBR_PG_ORIK2Waarde OBR_PG_Landcode OBR_PG_MachtigingsNummer OBR_PG_ORIK1Omschrijving OBR_PG_ORIk1Waarde OBR_PG_PeriodiekNaam OBR_PG_Productnaam OBR_PG_ORIK3Omschrijving OBR_PG_ORIK3Waarde OBR_PG_StatusAanbieding

Type veld Date Num Char Char Num Num Char Num Num Num Char Char Char Num Char Char Char Char Char Char Char

BA BB BC BD BE BF BG BH BI BJ BK BL BM BN BO BP BQ BR

OBR_PG_Zonecode OBR_FAC_FactuurDatum OBR_FAC_FactuurNummer OBR_BTWBedrag OBR_BTWPercentage OBR_KIXKorting OBR_KIXPercentage OBR_KwantumKorting OBR_KwamtumPercentage OBR_PrijsExBTW OBR_PrijsIncBTW OBR_TariefPerKg OBR_TariefPerZending OBR_TijdPlaatsKorting OBR_TijdPlaatsPercentage VG_Afmeting VG_AfmetingId VG_Breedte

Num Date Num Num Num Char Num Char Num Num Num Num Num Char Num Char Char Num


Opmerking Bevestigd: YYYYMMDD HH:MM:SS Aantal stuks Frankeerwijze: PB, FM, FR of PZ Gewicht per stuk + eenheid Positienummer in het contract Productnummer Totaal gewicht + eenheid Contractnummer Editienummer (voor periodieken) Klantnummer Veldnaam 2e partijveld (kostenplaats) Waarde 2e partijveld ISO Landcode Machtigingsnummer (voor periodieken) Veldnaam 1e partijveld (omschrijving) Waarde 1e partijveld Periodieknaam Productnaam Veldnaam 3e partijveld (referentie) Waarde 3e partijveld Aangemaakt, Aangeboden, Bevestigd, Geannuleerd, Voorgemeld Zonenummer of code Factuurdatum: YYYYMMDD Factuurnummer BTW bedrag, 3 posities achter komma BTW percentage KIX korting ja/nee KIX percentage Kwantumkorting Percentage kwantumkorting Prijs excl. btw Prijs incl. btw Tarief per kilogram Tarief per zending Tijd-/Plaatskorting Percentage tijd-/plaatskorting Voormelding, afmeting (A4, A5, etc) Afmeting code Breedte (in mm) Pagina 79 van 84

Kolom (Excel) BS BT BU BV BW BX BY BZ CA CB CC CD CE CF CG CH CI CJ CK CL CM CN CO CP CQ CR CS CT CU

Kolomnaam VG_BuBaId VG_DikteRange VG_DikteRangeId VG_Lengte VG_Verpakking VG_VerpakkingId VG_StatusVoormelding OC_DatumTijd OC_CorrectieOrderNummer OCR_PG_Aantal OCR_PG_FrankeerwijzeId OCR_PG_GewichtPerStuk OCR_PG_ContractNummerPositie OCR_PG_Productcode OCR_PG_TotaalGewicht OCR_PG_ContractNummer OCR_PG_EditieNummer OCR_PG_KlantAanbiederId OCR_PG_ORIK2Omschrijving OCR_PG_ORIK2Waarde OCR_PG_Landcode OCR_PG_MachtigingsNummer OCR_PG_ORIK1Omschrijving OCR_PG_ORIk1Waarde OCR_PG_PeriodiekNaam OCR_PG_Productnaam OCR_PG_ORIK3Omschrijving OCR_PG_ORIK3Waarde OCR_PG_StatusAanbieding

Type veld Char Char Char Num Char Char Char Date Num Num Char Char Num Num Char Num Num Num Char Char Char Num Char Char Char Char Char Char Char

CV CW CX CY CZ DA DB DC DD DE

OCR_PG_Zonecode OCR_FAC_FactuurDatum OCR_FAC_FactuurNummer OCR_BTWBedrag OCR_BTWPercentage OCR_KIXKorting OCR_KIXPercentage OCR_KwantumKorting OCR_KwamtumPercentage OCR_PrijsExBTW

Num Date Num Num Num Char Num Char Num Num


Opmerking Nummer van de businessbalie Dikte (0-5mm, 5-11mm etc) Dikte code Lengte (in mm) Soort verpakking Verpakking code Status voormelding Correctie: YYYYMMDD HH:MM:SS Volgnr correctie bevestiging Aantal stuks Frankeerwijze: PB, FM, FR of PZ Gewicht per stuk + eenheid Positienummer in het contract Productnummer Totaal gewicht + eenheid Contractnummer Editienummer (voor periodieken) Klantnummer Veldnaam 2e partijveld (kostenplaats) Waarde 2e partijveld ISO Landcode Machtigingsnummer (voor periodieken) Veldnaam 1e partijveld (omschrijving) Waarde 1e partijveld Periodieknaam Productnaam Veldnaam 3e partijveld (referentie) Waarde 3e partijveld Aangemaakt, Aangeboden, Bevestigd, Geannuleerd, Voorgemeld Zonenummer of code Factuurdatum: YYYYMMDD Factuurnummer BTW bedrag, 3 posities achter komma BTW percentage KIX korting ja/nee KIX percentage Kwantumkorting Percentage kwantumkorting Prijs excl. btw Pagina 80 van 84

Kolom (Excel) DF DG DH DI DJ DK

Kolomnaam OCR_PrijsIncBTW OCR_TariefPerKg OCR_TariefPerZending OCR_TijdPlaatsKorting OCR_TijdPlaatsPercentage KOR_IA_GebruikersId

Type veld Num Num Num Char Num Char

DL DM DN

KOR_IA_PrimairKlantNummer KOR_IA_DatumTijd KOR_VA_GebruikersId

Num Date Char

DO DP DQ

KOR_VA_PrimairKlantNummer KOR_VA_DatumTijd KOR_LWA_GebruikersId

Num Date Char

DR DS DT

KOR_LWA_PrimairKlantNummer KOR_LWA_DatumTijd VG_VA_GebruikersId

Num Date Char

DU DV

VG_VA_PrimairKlantNummer VG_VA_DatumTijd

Num Date

Opmerking Prijs incl. btw Tarief per kilogram Tarief per zending Tijd-/Plaatskorting Percentage tijd-/plaatskorting Klantorder gemaakt, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Registratie: YYYYMMDD HH:MM:SS Klantorder verwijderd, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Verwijderd: YYYYMMDD HH:MM:SS Klantorder laatst gewijzigd, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Gewijzigd: YYYYMMDD HH:MM:SS Voormelding verwijderd, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Voorgemeld:: YYYYMMDD HH:MM:SS

In het xml-bestand worden dezelfde kolomnamen als tags gebruikt.


Pagina 81 van 84

• Bijlage 3: exporteren gefactureerde partijen In MijnPost-Factuur kunt u alle regels die op een factuur in rekening gebracht zijn exporteren in csv- of xml-formaat. Het resultaat kunt u bewerken en eventueel in of voor uw eigen administratie gebruiken. De export van factuur in csv-formaat bevat de volgende gegevens: Kolom (Excel) A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA AB AC AD AE AF AG

Kolomnaam Betaler Aanbieder Datum aanbieding PostNL Volgnummer Klant ordernr Kantoor van aanbieding Orderregelnr Orderdetailregelnr Produktnr Produktomschrijving Machtigingsnr Editienummer Postcode + ant.nr/postbusnr Frankeermachinenr Teken tariefbepaling Tariefbepaling Tariefomschrijving Eenheid Gewicht Teken aantal Aantal Teken tarief Tarief Teken nettobedrag Netto bedrag Teken BTW bedrag BTW bedrag Teken bruto bedrag Bruto bedrag BTW percentage PostNL Factuurnummer Factuurdatum PostNL Correctienummer


Type veld num num num num num char num num num char num num char char +/char char char num +/num +/num +/num +/num +/num num num num num Pagina 82 van 84

AH AI AJ AK AL AM AN

Correctiedatum Partijkenmerk1 naam Partijkenmerk1 waarde Partijkenmerk2 naam Partijkenmerk2 waarde Partijkenmerk3 naam Partijkenmerk3 waarde

num Char Char Char Char Char Char

In het xml-bestand worden dezelfde kolomnamen als tags gebruikt.


Pagina 83 van 84

• Bijlage 4: exporteren rapportage In MijnPost-Rapportage kunt u alle regels die op een factuur in rekening gebracht zijn exporteren in een Excelbestand. Het resultaat kunt u bewerken en eventueel in of voor uw eigen administratie gebruiken. De export van Rapportage bevat de volgende gegevens: Omschrijving Product Aantal Gewicht totaal excl. kort./toesl. totaal bedr. kort./toesl. totaal incl. verzonden Indien u voor de opgevraagde klant(en) kostenplaatsen gebruikt, dan worden de totalen per kostenplaats weergegeven op de regels tussen de verschillende kostenplaatsen. Bijvoorbeeld: Totaal Administratie Onderaan het bestand zijn de totalen van de gehele Rapportage opgenomen.


Pagina 84 van 84

Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

Recommend Documents