Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost

23 September 2015 Auteur

PostNL

Rapport

Handleiding Partijenpost

Versie

4.0

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2

Welkom bij MijnPost MijnPost modules Systeemeisen

2 2 5

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

MijnPost - Partijenpost Het invoeren van een nieuwe partij Stap 1: Eigenschappen partij Stap 2a: Product kiezen Stap 2c: Prijs berekenen Stap 3: Afronden Partijen importeren Voorgemelde partijen Raadplegen ingevoerde partij Aanbieden partijen Verwijderen partij(en) Bekijk overzicht voorgemelde partijen Exporteer voorgemelde partijen E-Sort export partijen Verzonden partijen Partij verwijderen Bekijk overzicht verzonden partijen Exporteer verzonden partijen Rapportage verzonden partijen

6 6 7 8 14 14 15 15 15 17 20 20 20 21 22 24 25 25 26

3

Definitielijst

27

4 4.1 4.2

Bijlagen Bijlage 1: export ingevoerde partijen en verzonden partijen Bijlage 2: exporteren rapportage

28 28 33

1

Welkom bij MijnPost

MijnPost is de persoonlijke online werkplek om al uw postzaken gemakkelijk af te handelen. Met MijnPost schept u overzicht en bespaart u veel tijd. Daarnaast is MijnPost helemaal gratis.

1.1

MijnPost modules

Als u bent ingelogd in MijnPost ziet u onderstaand scherm: MijnPost startpagina. Hier ziet u alle modules waar u voor geautoriseerd bent of voor geautoriseerd kunt worden.

Pagina 2 van 34

(1) MijnPost nieuwsberichten

Pagina 3 van 34

Hier worden berichten getoond die voor u als MijnPost gebruiker interessant kunnen zijn. Als er een nieuw bericht is geplaatst, ziet u dat boven aan het scherm in een grijze balk. Nadat u dit bericht heeft gelezen, verdwijnt deze balk. Wilt u het bericht nogmaals lezen; op de startpagina in het gele kader worden de laatste drie berichten getoond. Als u klikt op de link “Meer nieuws” worden nog meer nieuwsberichten getoond. Onder de grijze balk wordt (op elke pagina) een kruimel pad getoond. Hier kunt u zien op welke pagina u zich bevind en kunt u eenvoudig een pagina terug of terug naar de startpagina. Als u op de startpagina bent, begint het kruimel pad met “MijnPost startpagina”. (2) Instellingen van uw persoonlijke account en klantnummer(s) beheren Klik op “instellingen” om uw persoonlijke instellingen te wijzigen. Als u KlantAdmin bent en u klikt op “instellingen” dan wordt de tab “instellingen voor uw klantnummer” getoond. Zie hiervoor de handleiding “Handleiding KlantAdmin”. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder Instructies. (3) Meer services voor MijnPost Hier kunt u aanvragen of wijzigingen doorgeven van: • Antwoordnummers en Postbussen aanvragen (4) Partijenpost Zie hoofdstuk 2 van deze handleiding. (5 t/m 10) Pakketten, Aangetekend, Print & Verzend, Uw PostNL facturen, Haal- en Brengservice en Rapportage De handleiding van deze modules kunt u vinden in het geeltje (15) onder “Instructies”. (11) Huis aan Huis (12) Antwoordnummers Met deze module kunt u het verbruik van uw antwoordnummers raadplegen. (13) Orderbevestigingen Met deze module kunt u alle orderbevestigingen inzien. (14) Tarieventool Met deze module kunt u tarieven berekenen. (15) Adrescheck Met deze module kunt u adressen checken. (16) Track & Trace Volg uw zendingen met deze module. Status van uw zending opvragen kan ook met de modules (6) Aangetekend en (5) Pakketten.

Pagina 4 van 34

(17) Hulpmiddelen downloaden en bestelen Bestel hupmiddelen. (18) Hulp nodig? Hier kunt u handleiding, stappenkaarten en “veel gestelde vragen” opvragen. Op bijna elk scherm in MijnPost wordt deze afbeelding getoond. Dit ‘geeltje’ toont informatie over de MijnPost module waar u op dat moment mee bezig bent. Bent u bijvoorbeeld bezig met Partijen post invoeren dan kunt u de Tips en Tricks die daar bij horen of de handleiding raadplegen. Heeft u vragen over MijnPost, klik op de link “veel gestelde vragen”. (19) MijnPost Shop Hier kunt u o.a. zegels bestellen.

1.2

Systeemeisen

MijnPost werkt op pc’s en iMac’s met een goede internetverbinding (netwerk of ADSL). De volgende Windows versies worden ondersteund: • Vista; • Windows7 en hogere versies. De volgende operating systems van Mac worden ondersteund: • OS: 10.7 / 8 (2011/2012) en hoger De volgende internet browsers worden ondersteund: • Microsoft Internet Explorer 9 t/m 11; • Mozilla Firefox, de meeste recente versie; • Safari 6 tot en met nieuwste versie; • Google Chrome, de meest recente versie. Adobe Reader is nodig om voor het printen van de labels en aanbieddocumenten van uw zendingen en om bij het aanbieden van uw partijen en zendingen het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren.

Pagina 5 van 34

2

MijnPost - Partijenpost

In dit hoofdstuk wordt module Partijenpost van MijnPost stap voor stap met schermafbeeldingen beschreven. Om bij dit onderdeel te komen, moet u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord op www.mijnpost.nl Als u bent geautoriseerd voor de module partijenpost dan ziet u in het midden van het scherm een blok ‘Partijenpost’ zoals hieronder.

Klik op één van deze links om de module Partijenpost te openen. Het scherm ‘Partijenpost’ wordt getoond met drie tabbladen:

2.1

Het invoeren van een nieuwe partij

Klik hiervoor op tabblad ‘Nieuwe partij voormelden’, In dit scherm kunt u in drie stappen een partij aanmaken: 1. Eigenschappen partij; 2. Product kiezen; 3. Afronden.

Pagina 6 van 34

2.1.1 Stap 1: Eigenschappen partij In het eerste blok ‘1 Eigenschappen partij’ vult u de eigenschappen van de partij in. Deze moet u eerst invullen voordat u verder kunt met stap ‘2 Product kiezen’. Welke velden/kenmerken u in dit blok ziet en hoe ze heten kan de beheerder/KlantAdmin van het klantnummer instellen. Deze drie kenmerken worden ook op de orderbevestiging en factuur getoond.

Klantnummer Hier wordt uw eigen klantnummer getoond. Wilt u voor een ander klantnummer partijen aanbieden dan kunt u een ander klantnummer selecteren. Dit kan door op het veld klantnummer te klikken. Een lijst met beschikbare klantnummers wordt getoond (door de KlantAdmin toegekend). U kunt ook een deel van de naam of klantnummer invoeren. Er wordt dan een lijst getoond waar die letters of cijfers in voorkomen:

Klik het klantnummer aan waar u een partij voor wilt aanbieden. Omschrijving Hier vult u de naam van de partij in. Let op: in het voorbeeld staat ‘omschrijving partij’ maar deze benaming kan per klantnummer afwijken. Dit is afhankelijk van welke naam de beheerder / KlantAdmin voor dit veld heeft toegekend in de instellingen. Deze omschrijving wordt getoond in de ingevoerde

Pagina 7 van 34

partijen, verzonden partijen, op overzichten en in de Rapportage. Kostenplaats (optioneel, in te stellen door de KlantAdmin) Afhankelijk van de instelling door de KlantAdmin is dit veld zichtbaar. Door op het vinkje te klikken, opent u de lijst met beschikbare kostenplaatsen. U selecteert vervolgens de juiste kostenplaats. Let op: in het voorbeeld staat ‘Kostenplaats’ maar deze benaming kan per klantnummer afwijken. Dit is afhankelijk van welke naam de KlantAdmin voor dit veld heeft toegekend in de instellingen. De kostenplaatsomschrijving kan ook uit nummers bestaan. De kostenplaatsen komen terug in de overzichten en in de Rapportage. Favoriet Een eerder ingevoerde partij kan opgeslagen zijn als favoriet. Indien hier een favoriet uit wordt gekozen, worden alle velden (artikel, bezorgdag, logistieke gegevens) gelijk gevuld. Alleen het aantal is leeg. Alle velden kunnen nog gemuteerd worden. Referentie / Projectnummer Derde identificatie van een partij, in dit voorbeeld referentie genoemd (optioneel, in te stellen door de KlantAdmin). Afhankelijk van de instelling door de KlantAdmin is dit veld zichtbaar. Dit is een open invoerveld waar u bijvoorbeeld het projectnummer of een andere referentie kunt noteren. Ook hier kan de titel van dit veld worden aangepast door de KlantAdmin. De omschrijving wordt getoond bij detailweergave, zie hoofdstuk 2.3.

2.1.2 Stap 2a: Product kiezen Als u stap ‘1 Eigenschappen partij’ helemaal heeft ingevoerd dan wordt stap 2 geactiveerd. Stap 2 is het kiezen van het juiste product. Hier kunt u alle algemene producten kiezen en de producten waarover u een contract met PostNL heeft afgesloten. U kunt op 3 manieren een productkeuze maken:

1. Zoek het passende product: d.m.v. het beantwoorden van een aantal vragen wordt het passende product aan u gepresenteerd; 2. Kies uit de productselectie: hier ziet u een selectie van alle producten. Dit is een soort favorietenlijst. Deze lijst is in te stellen / te wijzigen door de KlantAdmin bij instellingen (zie handleiding KlantAdmin, te vinden in het geeltje op MijnPost); 3. Voer het product in: als u het nummer of de naam weet van het product dat u wilt selecteren, kunt u dat hier invullen.

Pagina 8 van 34

Welke tabs beschikbaar zijn, is door de KlantAdmin in te stellen (zie handleiding KlantAdmin, te vinden in het geeltje op MijnPost). Optie 2 - Kies uit de productselectie: U kunt hier op een product klikken en de gegevens die bij dat product horen invullen. Welke producten hier beschikbaar zijn, is door de KlantAdmin in te stellen (zie handleiding KlantAdmin, te vinden in het geeltje op MijnPost).

In dit voorbeeld worden er 9 producten getoond. Als er meer producten zijn ingesteld kunt u deze bekijken door op te klikken. Voor sommige producten moet u aanvullend een contractafspraak selecteren of een editienummer invoeren. Optie 3 - Voer het product in: Als u het nummer of de naam van het product weet, kunt u dat hier invullen.

Pagina 9 van 34

MijnPost vult automatisch uw invoer aan. Vult u bijvoorbeeld ‘16’ in, dan zal MijnPost alle producten weergeven waar ‘16’ in voorkomt. U kunt ook op naam zoeken. Selecteer het product. Vul de gegevens aantal, gewicht, frankeerwijze en bestemming in. Afhankelijk van het product dat u hebt geselecteerd, moet u gewicht per stuk of totaal gewicht invullen, een contractafspraak selecteren en/of editienummer invullen. De logistieke gegevens voor een grote partij moeten verplicht gevuld worden en worden automatisch getoond voor partijen vanaf 5000 stuks. Voor partijen die brievenbuspakjes bevatten, geldt een aantal vanaf 2000 stuks. De velden worden getoond na het invoeren van de verzend- en bezorgdatum, zie hieronder.

Pagina 10 van 34

Pagina 11 van 34

De partij moet worden voorgemeld bij een locatie. Dit kunnen Business balies zijn, maar ook bijvoorbeeld Postkantoren. Welke locaties worden getoond, hangt af van het aantal stuks en type product.

Vul deze velden in en ga naar Stap 3 Afronden.

Pagina 12 van 34

Het voortijdig verkrijgen van partijgegevens stelt PostNL in staat om uw postzendingen op de juiste wijze en tijdig te verwerken waardoor de gewenste kwaliteit geboden kan worden. Na klikken op ‘Ga verder’ komt u weer terug in het scherm om uw partij in te voeren.

Pagina 13 van 34

2.1.3 Stap 2c: Prijs berekenen Als u de bevoegdheid hebt om prijzen in te zien dan wordt ook het onderstaande scherm getoond met de mogelijkheid om de prijs van de partij op te vragen.

Klik op ‘berekenen’ om de prijs van de ingevoerde partij te laten berekenen. Op het scherm wordt dan de prijs getoond die u voor het product moet betalen, hierbij wordt rekening gehouden met uw contracttarieven. Op de factuur wordt de definitieve prijs voor uw partij aangegeven. De partij kan als favoriet worden opgeslagen. Behalve het aantal worden alle gegevens dan opgeslagen en kan de partij hergebruikt worden.

2.1.4

Stap 3: Afronden

In deze derde stap geeft u aan of u de partij wilt:

Pagina 14 van 34

•

•

•

Voormelden en nog een partij voormelden; kies voor deze optie als u nog een partij wilt invoeren. Het is ook mogelijk om de gegevens te kopiëren van de zojuist aangemaakte partij. Klik hiervoor op het vierkantje voor de tekst: ‘Kopieer de gegevens van deze partij naar de nieuw in te voeren partij’ en klik op de knop ‘Ga verder’. Alle opgeslagen partijen kunt u terug vinden in het scherm “Voorgemelde partijen”. Voormelden en partij direct aanbieden; kies voor deze optie als u de zojuist aangemaakte partij meteen wilt aanbieden. Hebt u nog partijen in ‘Voorgemelde partijen’ (zie hoofdstuk 5.2) met dezelfde verzenddatum en wilt u deze ook meteen aanbieden? Selecteer dan het vierkantje voor de tekst: ‘Ook alle andere partijen voor deze verzenddatum aanbieden’. Als u op de knop ‘Ga verder’ klikt, wordt een PDF aanbiedformulier geopend die u kunt uitprinten en kunt meegeven met uw partij. De partijen die u hebt aangeboden, kunt u terug zien bij ‘Verzonden partijen’ (zie hoofdstuk 2.3). Voormelden en later aanbieden; kies deze optie als u de partij wel wilt opslaan, maar nog niet wilt aanbieden. Zo kunt u gemakkelijk vooruit werken. Als u op ‘Ga verder’ klikt, krijgt u het scherm Ingevoerde partijen te zien. Eenmaal aangeboden, kunt u de partij niet meer wijzigen. NB: eventueel gekoppelde kostenplaatsen zijn nog te wijzigen van aangeboden partijen.

2.1.5 Partijen importeren Het is mogelijk dat u uw partijen initieel niet aanmaakt in MijnPost maar in een ander systeem. Deze gegevens kunt u opnemen in een importbestand en vervolgens kunt u dit importeren in MijnPost of u kunt gebruik maken van de B2B webservice. Voor importeren in MijnPost zie handleiding “Partijen importeren”, deze is te vinden in het geeltje. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de B2B webservice? Neem dan contact op met [email protected].

2.2

Voorgemelde partijen

Partijen die u alvast hebt aangemaakt maar nog niet hebt verzonden, vindt u terug in het scherm ‘Voorgemelde partijen’. U komt in dit scherm door vanaf het startscherm op ‘bekijk uw ingevoerde partijen’ in het blok Partijenpost te klikken. In dit scherm kunt u uw ingevoerde partijen raadplegen of verder verwerken: 1. Raadplegen ingevoerde partij(en); 2. Aanbieden partij(en); 3. Verwijderen partij(en); 4. Bekijk overzicht partijen; 5. Exporteer overzicht partijen; 6. e-Sort export partijen.

2.2.1 Raadplegen ingevoerde partij Zoek de partijen die u wilt raadplegen door bovenin het scherm de juiste selectie te maken voor: • Klant, initieel wordt ‘alle klantnummers’ geselecteerd • Periode, initieel wordt ‘van datum tot datum’ geselecteerd • Filter, hier kunt u filteren op productnummer of (deel van de) omschrijving, deze opties worden mogelijk nadat eerst een klant is geselecteerd.

Pagina 15 van 34

Vervolgens worden de geselecteerde voorgemelde partijen getoond. Let op: deze partijen zijn voorgemeld maar nog niet aangeboden.

U kunt de details van een partij raadplegen door te klikken op een item in de partijregel. Vervolgens worden de details van de betreffende partij getoond. In het detailscherm kunt u eventueel de kostenplaats wijzigen.

Pagina 16 van 34

Vanuit de details van de partij kunt u ook kiezen voor: • Aanbieden; het scherm om deze ene partij aan te bieden wordt getoond • Bewerken; de partij wordt geopend in scherm Nieuwe partij voormelden • Kopiëren; van de partij wordt een kopie gemaakt waarbij alle gegevens uit de gekopieerde partij worden overgenomen naar scherm Nieuwe partij voormelden, alleen de verzenddatum krijgt de actuele datum • Verwijderen; als u hiervoor kiest dan wordt na bevestiging de geselecteerde partij uit MijnPost verwijderd 2.2.2

Aanbieden partijen

U kunt partijen aanbieden op de volgende manieren: • Direct vanuit scherm Nieuwe partij voormelden • Door in scherm Voorgemelde partijen te klikken op de aanbieddatum van de partij

Pagina 17 van 34

•

Door in scherm Voorgemelde partijen meerdere partijen te selecteren en vervolgens te kiezen voor aanbieden

Nadat u voor aanbieden gekozen hebt, verschijnt er een scherm met de partijen die u geselecteerd heeft om aan te bieden. U kunt uw partijen aanbieden in een gele sealbag, in een postzak met gele tiewrap of met een aanbiedformulier. Voor meer informatie hierover zie: http://postnl.nl/gelesealbag. Hier vind u ook een instructie filmpje. Hieronder een voorbeeld van 1 partij aanbieden.

Partijen samenvoegen Indien u meerdere partijen wilt aanbieden, kan het zijn dat u een aantal partijen met hetzelfde productnummer of productgroep hebt aangemaakt. MijnPost zal komen met een voorstel om deze partijen samen te voegen, mogelijk zal MijnPost ook voorstellen om partijen samen te voegen naar een ander product. Door partijen op het orderformulier samen te voegen zal het aanbieden eenvoudiger worden. Het samenvoegen van partijen naar een ander product (optimaliseren) wordt door MijnPost voorgesteld als voor het totaal aantal van samen te voegen de partijen een goedkoper product mogelijk is (dat een hoger verplicht minimum aantal heeft). U kunt zelf beslissen of u het samenvoeg voorstel wilt opvolgen door het vierkantje te (de)selecteren voor de tekst ‘deze partijen samenvoegen’ en een omschrijving te geven aan de samengevoegde partij. De gegevens van de samengevoegde partijen blijven in MijnPost beschikbaar. Ook de eventueel gekoppelde kostenplaatsen blijven in het systeem.

Pagina 18 van 34

In de Rapportage wordt rekening gehouden met samengevoegde partijen, de kosten worden geboekt op de oorspronkelijke (niet samengevoegde) partijen. Zie de volgende bladzijde voor een voorbeeld van meerdere partijen aanbieden waarbij twee partijen samengevoegd kunnen worden.

Gele sealbag / postzak met gele tie-wrap Als u heeft aangegeven uw partij in een gele sealbag of postzak met gele tie-wrap aan te bieden en de barcode(‘s) zijn ingevoerd dan kun u op “Aanbieden” klikken. U moet wel een vinkje zetten bij “Ik ga akkoord met de Algemene Voorwaarden van PostNL” voordat u kunt aanbieden. U kunt eventueel voor uw eigen administratie een P1700 orderformulier (aanbiedformulier) afdrukken. Hiervoor moet u een vinkje zetten voor “P1700 orderformulier afdrukken (voor eigen administratie)” voordat u op de knop “Aanbieden” klikt.

Pagina 19 van 34

Wilt u niet / of kunt u niet aanbieden in een gele sealbag / postzak met gele tie-wrap, dan kunt u als ‘emballage’ P1700 orderformulier selecteren en aanbieden zoal u gewend bent met het geprinte orderformulier. Adobe Reader is nodig om het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren. 2.2.3 Verwijderen partij(en) U selecteert in het scherm Voorgemelde partijen de te verwijderen partij(en) en kiest vervolgens rechts onder voor Verwijderen. Er wordt een bevestiging gevraagd om de partijen definitief te verwijderen. Als u kiest voor OK worden de partijen definitief verwijderd uit MijnPost. 2.2.4 Bekijk overzicht voorgemelde partijen U kiest in het scherm Ingevoerde partijen voor ‘bekijk overzicht pdf’. Van de voorgemelde partijen wordt dan een overzicht in PDF samengesteld. Dit overzicht kunt u raadplegen, opslaan en eventueel printen. Dit PDF bestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina (indien er paginering is). Eventuele actieve filters worden hierbij gerespecteerd.

2.2.5 Exporteer voorgemelde partijen U kiest in het scherm Voorgemelde partijen voor ‘exporteer’. Van de voorgemelde partijen wordt dan een exportbestand samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een .XML of .CSV export. Het exportbestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina (indien er paginering is). Eventuele actieve filters worden hierbij gerespecteerd. U kunt het exportbestand opslaan op de locatie die u wenst. Zie ‘Bijlage 1: export voorgemelde

Pagina 20 van 34

partijen en verzonden partijen’ voor uitleg van de velden.

2.2.6 E-Sort export partijen Van voorgemelde partijen is het mogelijk om de partijgegevens te exporteren en beschikbaar te stellen aan het sorteerprogramma e-Sort. Door MijnPost worden deze partijgegevens op een door de gebruiker te bepalen plaats op de computer geplaatst. E-Sort kan deze partijgegevens ophalen en gebruiken. Hierdoor hoeven de partijgegevens niet opnieuw te worden ingevoerd in e-Sort. Deze functie is beschikbaar in scherm voorgemelde partijen, in de combobox ‘kies actie voor selectie – eSort export’. Nadat hiervoor gekozen is, volgt een dialoogscherm waarin de gebruiker kan aangeven waar het bestand moet worden opgeslagen met de naam "MijnPost_eSort_EEYYMMDD_CUSTOMERID.xml", waarbij CUSTOMERID gevuld wordt met het klantnummer van de ingelogde gebruiker.

Pagina 21 van 34

2.3

Verzonden partijen

In het scherm ‘Verzonden partijen’ staan de partijen die zijn aangeboden. Tevens worden hier de partijen getoond die bevestigd zijn door PostNL. Als een partij is bevestigd, wordt een ingevulde datum in kolom ‘bevestigd’ getoond. Partijen die gefactureerd zijn, hebben een ingevulde datum in kolom ‘gefactureerd’. Er kan gefilterd worden op: Klantnummer, periode en filter: “Partijen met beschrijving”, “Partijen met productnummer”, “Volgnummer orderbevestiging” en “Facturen met factuurnummer”.

Klik op de datum onder ‘bevestigd’ om de details van de bevestiging te bekijken. Als de datum van bevestiging wordt getoond in een oranje kader betekent dit dat er een verschil is geconstateerd tussen de door de gebruiker (klant) in MijnPost opgegeven partijgegevens en dat wat er is geconstateerd en geregistreerd op de Business balie. Het kan een verschil zijn op aantal, gewicht, productnummer, contractnummer, etc. Dit is zichtbaar onder tab ‘Detail’ in de kolom ‘Bevestiging’.

Pagina 22 van 34

Klik op de datum met oranje kader van de betreffende regel om de afwijking(en) inzichtelijk te krijgen (zie afbeelding hieronder). De in MijnPost ingevoerde partij is dan weergegeven in het rood en in het groen staan de bevindingen van de Business balie. Er is geen vervolgactie nodig, tenzij u het niet eens bent met de door PostNL bevestigde gegevens.

Verschillen in het gemiddeld gewicht van de bevestiging en aanbieding hoeven niet per se te leiden tot een afwijking. Dat is alleen het geval als het bevestigde gewicht in een andere gewichtstrede valt (waarvoor een ander tarief kan gelden). Onder tab ‘Details’ vindt u ook de details van de partij zoals die is ingevoerd in MijnPost, ook de geselecteerde emballage met eventueel de barcode. Verder kunt u hier het aanbiedformulier opvragen en eventueel printen. Als u in het scherm Verzonden partijen alleen de partijen wilt opvragen die opgenomen zijn in dezelfde order die u net opgevraagd heeft, klik dan op de link ‘bekijk alle partijen op deze orderbevestiging’. Op het scherm worden dan alleen de partijen getoond die op dezelfde orderbevestiging zijn opgenomen. Het raadplegen van de berekende prijs In de details van een partij is ook een tab ‘Prijs’ opgenomen. U komt in deze tab door te klikken op ‘Prijs’ of in het overzicht op de omschrijving of het productnummer van de betreffende partij te klikken. Deze functie is alleen beschikbaar als u hiervoor geautoriseerd bent.

Pagina 23 van 34

Het is mogelijk om vanuit dit scherm een PDF-document op te vragen en te bekijken van de orderbevestiging door te klikken op ‘bekijk pdf orderbevestiging’. Als de partij is gefactureerd, wordt ook een link ‘Ga naar facturen’ getoond om de bijbehorende factuur te kunnen bekijken.

2.4

Partij verwijderen

Partijen die zijn aangemaakt en in scherm “verzonden partijen” worden getoond, kunnen verwijderd worden als hier nog geen orderbevestiging voor is. Het kan voorkomen dat u een partij heeft aangeboden binnen MijnPost maar later blijkt dat deze toch niet fysiek aangeboden is. Er is een knop “verwijderen” beschikbaar zoals in het voorbeeld hieronder. Klik op deze knop om de partij te verwijderen uit het scherm “verzonden partijen”. Zo houdt u een goed overzicht met aangeboden partijen.

Pagina 24 van 34

2.5

Bekijk overzicht verzonden partijen

U kiest in het scherm Verzonden partijen voor ‘bekijk overzicht pdf’. Van de verzonden partijen wordt een overzicht in PDF samengesteld. Dit overzicht kunt u raadplegen, opslaan en eventueel printen. Dit PDF bestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina (indien er paginering is). Eventuele actieve filters worden hierbij gerespecteerd.

2.6

Exporteer verzonden partijen

U kiest in het scherm Verzonden partijen voor ‘exporteer’. Van de geselecteerde partijen wordt een exportbestand samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een .XML of .CSV export. Het exportbestand bevat alle partijen die op het moment van exporteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina (indien er paginering is). Eventuele actieve filters worden hierbij gerespecteerd. U kunt het exportbestand opslaan op de locatie die u wenst. Zie ‘Bijlage 1: export ingevoerde partijen en verzonden partijen’ voor uitleg van de velden.

Pagina 25 van 34

2.7

Rapportage verzonden partijen

Als u één klantnummer selecteert en hiervan de partijen opvraagt, wordt de link ‘Rapportage’ zichtbaar. Als u deze link ‘Rapportage’ gebruikt, wordt van de ingevoerde partijen een rapportage samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een rapportage in Excel- of PDF-formaat. De rapportage bevat alle partijen die op het moment van selecteren in de tabel staan, ongeacht op welke pagina (indien er paginering is). Eventuele actieve filters worden hierbij gerespecteerd. U kunt de rapportage printen en/of opslaan op de locatie die u wenst. Het overzicht is geclusterd op kostenplaats. Voor iedere kostenplaats, zoals gebruikt in partijen van de geselecteerde klant, wordt een cluster opgenomen indien er minimaal één partij is die deze kostenplaats gebruikt binnen de selectie. Dit cluster bevat dan alle partijen die deze kostenplaats gebruiken. Partijen waar geen kostenplaats voor gedefinieerd is worden opgenomen in het cluster "overige". Per kostenplaatscluster wordt onder de partijen het totaalbedrag excl. BTW getoond van alle partijen binnen dit cluster. Kostenplaatsclusters worden alfabetisch op kostenplaats in het overzicht getoond met "overige" als onderste. Indien voor een klant het kenmerk "kostenplaats" niet gebruikt wordt, dan wordt één lijst getoond zonder clustering op kostenplaatsen. U kunt een PDF-document van de rapportage opvragen via keuze ‘Rapportage in PDF’. Er wordt dan een PDF-overzicht samengesteld en getoond. U kunt een overzicht in Excel opvragen via de keuze ‘Rapportage in Excel’, het overzicht wordt dan geopend in Excel. Deze overzichten hebben een vergelijkbare indeling als de rapportage op het scherm. Voor uitleg over de velden zie ‘Bijlage 2: exporteren rapportage’.

Pagina 26 van 34

3

Definitielijst

Begrip Gebruiker

Omschrijving Een gebruiker kan in MijnPost: • Partijen aanbieden, voormelden en verzenden • Orderbevestigingen inzien • Prijzen inzien (indien gebruiker hiervoor geautoriseerd is)

KlantAdmin

De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die voor één of meerdere klantnummers de volgende onderdelen kan instellen: • Gebruikers toevoegen/blokkeren/verwijderen • Rechten van gebruikers wijzigen • Productselectie (favorieten)instellen • Velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden

Pagina 27 van 34

4

Bijlagen

Bijlagenlijst: Bijlage 1: export ingevoerde partijen en verzonden partijen Bijlage 2: exporteren rapportage

4.1

Bijlage 1: export ingevoerde partijen en verzonden partijen

De export partijen kunt u opvragen in MijnPost in menukeuze Ingevoerde partijen en Verzonden partijen. Het gevraagde bestand kunt u opvragen in kommagescheiden formaat (csv) – of in xml-formaat. Het resultaat kunt u bewerken en eventueel in of voor uw eigen administratie gebruiken. De volgende prefixen in de kolommen worden gehanteerd: KO KlantOrder - Is altijd gevuld als de order uit MijnPost afkomstig is - Is leeg als de order niet uit MijnPost afkomstig is KOR KlantOrderRegel KOR_PG KlantOrderRegel PartijGegevens - Is altijd gevuld als de partij uit MijnPost afkomstig is - Is leeg als de partij niet uit MijnPost afkomstig is KOR_IA KlantOrderRegel InvoerActie KOR_LWA KlantOrderRegel LaatsteWijzigingsActie KOR_VA KlantOrderRegel VerwijderActie OBV OrderBevestiging - Is gevuld als de order bevestigd is - Is leeg als de order nog niet bevestigd is OBR OrderBevestigingsRegel OBR_PG OrderBevestigingsRegel PartijGegevens - Is gevuld als de orderregel bevestigd is - Is leeg als de orderregel nog niet bevestigd is OBR_FAC OrderBevestigingsRegel Factuur - Is gevuld als de order gefactureerd is OC OrderCorrectie - Is alleen gevuld als de order gecorrigeerd is OCR OrderCorrectieRegel. - Is alleen gevuld als de orderregel gecorrigeerd is OCR_FAC OrderCorrectieRegel Factuur OCR_PG OrderCorrectieRegel PartijGegevens VG VoormeldGegevens - Is gevuld als de partij voorgemeld is VG_AA VoormeldGegevens AnnuleringsActie VG_IA VoormeldGegevens InvoerActie VG_LWA VoormeldGegevens LaatsteWijzigingsActie VG_IA VoormeldGegevens VerwijderActie

Pagina 28 van 34

Het export bestand is als volgt ingericht: Kolom (Excel) A

Kolomnaam KO_GebruikersId

Type veld Char

B C D E F

KO_OrderNummer KO_KlantOrderDatumTijd KOR_LaatsteVoormeldDatumTijd KOR_KlantOrderRegelNummer KOR_RelevanteWijziging

Num Date Date Num Num

G

KOR_Percentage

Num

H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA

KOR_PG_Aantal KOR_PG_FrankeerwijzeId KOR_PG_GewichtPerStuk KOR_PG_ContractNummerPositie KOR_PG_Productcode KOR_PG_TotaalGewicht KOR_PG_ContractNummer KOR_PG_EditieNummer KOR_PG_KlantAanbiederId KOR_PG_ORIK2Omschrijving KOR_PG_ORIK2Waarde KOR_PG_Landcode KOR_PG_MachtigingsNummer KOR_PG_ORIK1Omschrijving KOR_PG_ORIk1Waarde KOR_PG_PeriodiekNaam KOR_PG_Productnaam KOR_PG_ORIK3Omschrijving KOR_PG_ORIK3Waarde KOR_PG_StatusAanbieding

Num Char Char Num Num Num Num Num Num Char Char Char Num Char Char Char Char Char Char Char

AB AC AD

KOR_PG_Zonecode KOR_PG_KixKorting OBV_BuBaId

Num

AE

OBV_VerkoopOrderNummer

Num

Num

Opmerking Klantorder, Emailadres van de gebruiker. Veld is leeg als partij niet is aangemaakt in MijnPost Klantordernummer van de order Aanmaak order: YYYYMMDD HH:MM:SS Voormeld: YYYYMMDD HH:MM:SS Volgorde in klantordernummer Nee: geen wijziging; Ja: wel wijziging (doorgevoerd door PostNL) Percentage voor kostenverdeling; - regels met 100: partijen in de order; - regels < 100: samengevoegde partijen Aantal stuks Frankeerwijze: PB, FM, FR of PZ Gewicht per stuk + eenheid Positienummer in het contract Productnummer Totaal gewicht + eenheid Contractnummer Editienummer (voor periodieken) Klantnummer e Veldnaam 2 partijveld (kostenplaats) e Waarde 2 partijveld ISO Landcode Machtigingsnummer (voor periodieken) e Veldnaam 1 partijveld (omschrijving) e Waarde 1 partijveld Periodieknaam Productnaam e Veldnaam 1 partijveld (referentie) e Waarde 1 partijveld Aangemaakt, Aangeboden, Bevestigd, Geannuleerd, Voorgemeld Zonenummer of code Tekst Orderbevestiging, nummer van de Business balie Volgnr van de orderbevestiging

Pagina 29 van 34

Kolom (Excel) AF AG AH AI AJ AK AL AM AN AO AP AQ AR AS AT AU AV AW AX AY AZ BA

Kolomnaam OBV_VerkoopOrderRegelNummer OBV_DatumTijd OBR_PG_Aantal OBR_PG_FrankeerwijzeId OBR_PG_GewichtPerStuk OBR_PG_ContractNummerPositie OBR_PG_Productcode OBR_PG_TotaalGewicht OBR_PG_ContractNummer OBR_PG_EditieNummer OBR_PG_KlantAanbiederId OBR_PG_ORIK2Omschrijving OBR_PG_ORIK2Waarde OBR_PG_Landcode OBR_PG_MachtigingsNummer OBR_PG_ORIK1Omschrijving OBR_PG_ORIk1Waarde OBR_PG_PeriodiekNaam OBR_PG_Productnaam OBR_PG_ORIK3Omschrijving OBR_PG_ORIK3Waarde OBR_PG_StatusAanbieding

BB BC BD BE BF BG BH BI BJ BK BL BM BN BO BP BQ BR

OBR_PG_Zonecode OBR_PG_KixKorting OBR_FAC_FactuurDatum OBR_FAC_FactuurNummer OBR_BTWBedrag OBR_BTWPercentage OBR_KIXKorting OBR_KIXPercentage OBR_KwantumKorting OBR_KwamtumPercentage OBR_PrijsExBTW OBR_PrijsIncBTW OBR_TariefPerKg OBR_TariefPerZending OBR_TijdPlaatsKorting OBR_TijdPlaatsPercentage VG_Afmeting

Type veld Num Date Num Char Char Num Num Char Num Num Num Char Char Char Num Char Char Char Char Char Char Char Num Date Num Num Num Char Num Char Num Num Num Num Num Char Num Char

Opmerking Volgnummer op de orderbevestiging Bevestigd: YYYYMMDD HH:MM:SS Aantal stuks Frankeerwijze: PB, FM, FR of PZ Gewicht per stuk + eenheid Positienummer in het contract Productnummer Totaal gewicht + eenheid Contractnummer Editienummer (voor periodieken) Klantnummer e Veldnaam 2 partijveld (kostenplaats) e Waarde 2 partijveld ISO Landcode Machtigingsnummer (voor periodieken) e Veldnaam 1 partijveld (omschrijving) e Waarde 1 partijveld Periodieknaam Productnaam e Veldnaam 3 partijveld (referentie) e Waarde 3 partijveld Aangemaakt, Aangeboden, Bevestigd, Geannuleerd, Voorgemeld Zonenummer of code Tekst Factuurdatum: YYYYMMDD Factuurnummer BTW bedrag, 3 posities achter komma BTW percentage KIX korting ja/nee KIX percentage Kwantumkorting Percentage kwantumkorting Prijs excl. btw Prijs incl. btw Tarief per kilogram Tarief per zending Tijd-/Plaatskorting Percentage tijd-/plaatskorting Voormelding, afmeting (A4, A5, etc)

Pagina 30 van 34

Kolom (Excel) BS BT BU BV BW BX BY BZ CA CB CC CD CE CF CG CH CI CJ CK CL CM CN CO CP CQ CR CS CT CU CV CW

Kolomnaam

CX CY CZ DA DB DC DD DE

OCR_PG_Zonecode OCR_PG_KixKorting OCR_FAC_FactuurDatum OCR_FAC_FactuurNummer OCR_BTWBedrag OCR_BTWPercentage OCR_KIXKorting OCR_KIXPercentage

VG_AfmetingId VG_Breedte VG_BuBaId VG_DikteRange VG_DikteRangeId VG_Lengte VG_Verpakking VG_VerpakkingId VG_StatusVoormelding OC_DatumTijd OC_CorrectieOrderNummer OCR_PG_Aantal OCR_PG_FrankeerwijzeId OCR_PG_GewichtPerStuk OCR_PG_ContractNummerPositie OCR_PG_Productcode OCR_PG_TotaalGewicht OCR_PG_ContractNummer OCR_PG_EditieNummer OCR_PG_KlantAanbiederId OCR_PG_ORIK2Omschrijving OCR_PG_ORIK2Waarde OCR_PG_Landcode OCR_PG_MachtigingsNummer OCR_PG_ORIK1Omschrijving OCR_PG_ORIk1Waarde OCR_PG_PeriodiekNaam OCR_PG_Productnaam OCR_PG_ORIK3Omschrijving OCR_PG_ORIK3Waarde OCR_PG_StatusAanbieding

Type veld Char Num Char Char Char Num Char Char Char Date Num Num Char Char Num Num Char Num Num Num Char Char Char Num Char Char Char Char Char Char Char Num Date Num Num Num Char Num

Opmerking Afmeting code Breedte (in mm) Nummer van de Business balie Dikte (0-5mm, 5-11mm etc) Dikte code Lengte (in mm) Soort verpakking Verpakking code Status voormelding Correctie: YYYYMMDD HH:MM:SS Volgnr correctie bevestiging Aantal stuks Frankeerwijze: PB, FM, FR of PZ Gewicht per stuk + eenheid Positienummer in het contract Productnummer Totaal gewicht + eenheid Contractnummer Editienummer (voor periodieken) Klantnummer e Veldnaam 2 partijveld (kostenplaats) e Waarde 2 partijveld ISO Landcode Machtigingsnummer (voor periodieken) e Veldnaam 1 partijveld (omschrijving) e Waarde 1 partijveld Periodieknaam Productnaam e Veldnaam 3 partijveld (referentie) e Waarde 3 partijveld Aangemaakt, Aangeboden, Bevestigd, Geannuleerd, Voorgemeld Zonenummer of code Tekst Factuurdatum: YYYYMMDD Factuurnummer BTW bedrag, 3 posities achter komma BTW percentage KIX korting ja/nee KIX percentage

Pagina 31 van 34

Kolom (Excel) DF DG DH DI DJ DK DL DM DN

Kolomnaam OCR_KwantumKorting OCR_KwamtumPercentage OCR_PrijsExBTW OCR_PrijsIncBTW OCR_TariefPerKg OCR_TariefPerZending OCR_TijdPlaatsKorting OCR_TijdPlaatsPercentage KOR_IA_GebruikersId

Type veld Char Num Num Num Num Num Char Num Char

DO DP DQ

KOR_IA_PrimairKlantNummer KOR_IA_DatumTijd KOR_VA_GebruikersId

Num Date Char

DR DS DT

KOR_VA_PrimairKlantNummer KOR_VA_DatumTijd KOR_LWA_GebruikersId

Num Date Char

DU DV DW

KOR_LWA_PrimairKlantNummer KOR_LWA_DatumTijd VG_VA_GebruikersId

Num Date Char

DX DY DZ

VG_VA_PrimairKlantNummer VG_VA_DatumTijd KOR_PG_Emballage

Num Date

EA

OBR_PG_Emballage

EB

KOR_PG_Emballage_Barcodes

Opmerking Kwantumkorting Percentage kwantumkorting Prijs excl. btw Prijs incl. btw Tarief per kilogram Tarief per zending Tijd-/Plaatskorting Percentage tijd-/plaatskorting Klantorder gemaakt, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Registratie: YYYYMMDD HH:MM:SS Klantorder verwijderd, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Verwijderd: YYYYMMDD HH:MM:SS Klantorder laatst gewijzigd, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Gewijzigd: YYYYMMDD HH:MM:SS Voormelding verwijderd, Emailadres van de gebruiker Klantnummer van de gebruiker Voorgemeld:: YYYYMMDD HH:MM:SS Tekst die het emballagetype omschrijft. Altijd in de Nederlandse taal. Tekst die het emballagetype omschrijft. Altijd in de Nederlandse taal. Specifieke barcode(s) die tijdens het emballeren van de partij door de klant zijn gebruikt. Bij meerdere barcodes worden deze gescheiden door een min-teken (-).

In het xml-bestand worden dezelfde kolomnamen als tags gebruikt.

Pagina 32 van 34

4.2

Bijlage 2: exporteren rapportage

In MijnPost-Rapportage kunt u alle regels die op een factuur in rekening gebracht zijn exporteren in een Excelbestand. Het resultaat kunt u bewerken en voor uw eigen administratie gebruiken. De export van Rapportage bevat de volgende gegevens: Omschrijving Product Aantal Gewicht Bedrag excl.BTW BTW Bedrag Bedrag incl. BTW verzenddatum Indien u voor de opgevraagde klant(en) kostenplaatsen gebruikt, dan worden de totalen per kostenplaats weergegeven op de regels tussen de verschillende kostenplaatsen. Bijvoorbeeld: Totaal Administratie Onderaan het bestand zijn de totalen van de gehele Rapportage opgenomen.

Pagina 33 van 34