INHOUDSOPGAVE BLADZIJDE 1. INLOGGEN

INHOUDSOPGAVE 1. INLOGGEN 2. STARTSCHERM 3. AKTUEEL 3.1. openstaande betalingen 3.2. markeer een factuur als betaald 3.3. weekenddienst 4. PRODUCTENUITLEG 5. ZWARTE LIJSTEN 6. PARTY'S 6.1. Plaats hier je partybestelling 6.2. Plaats hier je eigen bestelling 6.3. Plaats hier een extra bestelling (los of extra voor een al ingegeven party) 6.4. Plaats hier een bestelling voor partybenodigdheden en verlootartikelen 6.5. Plaats hier een nabestelling voor het demopakket 6.6. Partygegevens printen 6.7. Overzicht alle afspraken 6.8. Spoedagenda 7. EEN GAST ANNULEERT EEN (GEDEELTE VAN HAAR) BESTELLING 7.1. Cancellen van een (gedeeltelijke) bestelling 8. PARTYAANVRAGEN 8.1. Party aanvraag via telefoon/website 8.1.a. Aantekening plaatsen 8.1.b. Party inboeken 8.1.c. Gastvrouw geen interesse meer = aanvraag uitboeken 8.1.d. Aanvraag terug naar manager 8.2. Aanvraag op parties zelf & aanvragen via een collega consulente = herhalingsparty’s 9. FACTUREN Voorbeelden 9.1. Factuur van de consulente aan de gastvrouw 9.2. Factuur van Cabana aan de consulente 9.3. Creditfactuur van de consulente aan de gastvrouw 9.4. Creditfactuur van Cabana aan de consulente 9.5. Factuur van een eigen bestelling aan de consulente 9.6. Factuur van een bestelling van een demo artikel aan de consulente

BLADZIJDE 2 2 3-8 3 4-5-6 7-8 9 10 11-27 11-12-13-14-15-16-17-18-19 19 20 21 22 23 24 25-26-27 28-29 28-29 30-31-32-33-34 30-31 30-31 31-32 32 33 33-34 35-36-37-38-39-40 35 36 37 38 39 40

1

1. o o o

INLOGGEN Je typt www.cabana.nl/backoffice en dan zie je het inlogscherm. Daar voer je de aan jouw verstrekte persoonlijke gegevens in. Zorg ervoor dat niemand anders dan jijzelf de inlogcodes weet! Onbevoegden kunnen namelijk onherstelbare schade aan het systeem toebrengen.

o Na het inloggen kom je in het „Mededelingenscherm‟: o In dit scherm kun je altijd de laatste nieuwtjes lezen, maar ook als er een artikel tijdelijk niet leverbaar is. o Ook kun je hier berichtjes verwachten die rechtstreeks aan jou zijn gericht door je manager of door kantoor. o Wanneer je klaar bent met lezen klik je op „Gelezen‟. o Belangrijk: lees altijd voor je een party hebt de mededelingen! Er kunnen immers ak tuele zaken zijn die van belang kunnen zijn op jouw party van die avond al! 2. STARTSCHERM o Je komt nu terecht in het scherm hiernaast. In dit scherm heb je de volgende deelschermen:  Aktueel = 3  Productenuitleg = 4  Zwarte lijsten = 5  Parties = 6  Cancel een gedeeltelijke bestelling = 7  Partyaanvragen =8

2

3. AKTUEEL o Hier zie je heel veel actuele informatie staan waarvan we de 1ste 3 apart gaan behandelen.  Openstaande betalingen, zie punt 3.1  Markeer een factuur als betaald, zie punt 3.2  Weekenddienst, zie punt 3.3 o Daarnaast kun je heel veel informatie vinden onder aktueel, bijvoorbeeld:  Laatste nieuwsbrief.  Momenteel niet leverbaar.  Mededelingen  … o Ga maar eens rondsnuffelen. 3.1 Openstaande betalingen (dit betreft jouw inkoop bij Cabana) o In dit voorbeeld heb je 1 openstaande betaling aan Cabana. o Betalingen dienen per omgaande, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen na verzending aan Cabana betaald te zijn, let hierop. Jij hebt immers pas de zending vrijgegeven nadat jij de betaling hebt ontvangen. Het is dus een kleine moeite om via internetbankieren zelf ook meteen de betaling aan Cabana te voldoen. o Openstaande betalingen aan Cabana worden na 6 dagen altijd rood. Dan kan je een boos mailtje van je manager verwachten. o Bij het overmaken van een betaling altijd het factuurnummer vermelden. o Je kunt de factuur openen en printen (voor in je administratie) als je op open klikt. o Open altijd de factuur bij rechtstreekse losse leveringen, dan zie je ook de eventuele verzendkosten (€ 7,50). Bij het kopje Aktueel; “Extra en losse bestellingen - rechtstreeks of aan jou leveren?” kan je hier meer informatie over vinden. Ook je manager kan je hier meer over vertellen.

3

3.2 Markeer een factuur als betaald o Als je de verkoopfactuur niet meteen na de party invoer ook voor je eigen administratie had uitgeprint, moet je dit zeker nu even doen. o Zodra jij een betaling hebt ontvangen van een gastvrouw geef je dit aan in het backoffice. o Je doet dit door naar de button “Markeer een factuur als betaald” onder het kopje “Aktueel” te gaan en deze aan te klikken. o Daar zie je alle nog openstaande facturen staan waarvan je nog niet aan ons hebt doorgegeven dat jij de betaling van de gastvrouw hebt ontvangen. o Voor de duidelijkheid zie je naast de factuur alle gegevens van de gastvrouw en het te ontvangen bedrag hier ook al staan. o Klik vervolgens op “Als betaald markeren” helemaal rechts van de factuur/partybestelling die aan jou betaald is. o Je komt daarna in het controleveld waarbij je gevraagd wordt nogmaals de gegevens te verifiëren. o Als het niet klopt omdat je per ongeluk b.v. de verkeerde hebt aangeklikt, dan klik je hier op “Bestelling is NIET betaald”, zodat je weer terug gaat. o Als het wel klopt, dan klik je hier op “Als BETAALD markeren”. o Op kantoor ontvangt men nu automatisch de melding dat de zending binnen 3 werkdagen ingepakt en verstuurd moet worden naar de gastvrouw o Tevens ontvangt de gastvrouw per SMS en per email de bevestiging dat jij zojuist de betaling hebt ontvangen. Pas dus goed op op welk tijdstip je controleert en markeert, want de SMS wordt op hetzelfde ogenblik verstuurd!

4

o Wat houdt dit nu kort samengevat in? Zodra wij op kantoor via het systeem het bericht ontvangen hebben dat jij een betaling hebt ontvangen, zorgen wij ervoor dat wij het binnen 3 werkdagen aan de gastvrouw versturen. Op kantoor wordt het op volgorde van aanklikken verwerkt. Dus hoe sneller jij het geld ontvangt, hoe sneller de gasten hun bestelling zullen ontvangen. o Spreek dit “3-dagen-na-ontvangst-betaling-systeem” duidelijk met de gasten en de gastvrouw af en geef ze ook de datum door dat je de bestelling uiterlijk betaald wilt hebben. Dit is altijd uiterlijk 3 weken na de partydatum. Echter…. Heb jij het 2 weken na de party nog niet ontvangen, dan neem je zelf contact op met de gastvrouw om haar nogmaals te verzoeken de betaling binnen 1 week te ontvangen. (= fase 1) o Heb je het dan weer niet ontvangen, dan neemt je manager contact met jou (om zeker te weten dat de betaling niet bij jou binnen is) en vervolgens de gastvrouw en evt. de gasten op om de betaling te bespoedigen. (= fase 2) o Jij hoeft zelf dus niet achter de gastvrouw aan te blijven gaan bellen vanwege een betaling die achter blijft of te laat is. Dit neemt jouw manager je dus al snel uit handen. o Check dagelijks of je een betaling hebt ontvangen, zodat we onze service aan de gasten kunnen verlenen door snel na hun betaling te leveren. o Wanneer er een extra bestelling bij een party is geplaatst gaan we ervan uit dat die op hetzelfde moment aan jou is betaald als de rest van de party bestelling en dan versturen we het dus compleet. o Wanneer de betaling van een extra bestelling niet binnen is op het moment van verzenden van de rest van de party rekenen we extra verzendkosten als we het apart moeten gaan versturen! o De factuurdatum is de datum van het moment dat jij hebt geklikt op “Als BETAALD markeren” en vanaf die datum willen wij jouw betaling liefst per omgaande, maar altijd binnen 5 werkdagen

5

ontvangen. Jij betaalt ons dus altijd binnen 5 werkdagen na het aanklikken dat je een betaling hebt ontvangen. o Maak er een gewoonte van dat als je de betaling van de gastvrouw aan het checken bent (je bent dan toch al aan het internetbankieren), gelijk de betaling van de daarbij behorende inkoopfactuur door te boeken naar Cabana en daarna de party aan te vinken als betaald in de Cabana Back Office.

6

3.3 Weekenddienst o om de managers ook een vrij weekend te gunnen werken we met een weekenddienst: o IEDERE consulente kan in het weekend (vanaf vrijdag 17.00 tot zondagavond) bij één en dezelfde manager terecht die in dat weekend weekenddienst heeft. (weekenden met feestdagen langer) o LET OP! De weekenddienst is alleen bedoeld voor spoedgevallen! o Spoed betekent dus:  Ben je ziek en kan jezelf de party niet doen -> zsm bellen, maar zeker voor 12.00 uur!  Sta je op een party met een dringende vraag -> ben kort en duidelijk  Kan je om wat voor reden ook de party niet de volgende dag voor 22.00 uur of op zondag niet vóór 18.00 uur invoeren (pc kapot, invoerproblemen, … maar niet ‟s nachts bellen aub, mailen kan ook natuurlijk) o In BackOffice vind je een button met weekenddienst. Heb je een spoedgeval, dan staat daar wie er dat weekend dienst heeft met daarbij het bijbehorende telefoonnummer en e-mailadres. o Wen jezelf dus aan om iedere donderdag/vrijdag te kijken en het te noteren, zeker als je dat weekend een party hebt staan. Op woensdag wordt het er steeds op gezet. Mocht er iets zijn, dan heb je het nummer bij je. o Het is dus de bedoeling dat je jouw eigen manager in het weekend NIET belt (of ze moet dienst hebben, maar dan ook alleen voor spoed dus). Uiteraard kun je haar nog wel gewoon in het weekend mailen als dat nodig is, maar wanneer ze dat verwerkt …, misschien pas op maandag ;-). Kantoor is tenslotte ook alleen maar op doordeweekse dagen te bereiken, dus heeft het mailen in het weekend vaak niet eens nut. o Zorg dat je voor vrijdag 17.00 uur hebt doorgegeven dat je party van vrijdag, zaterdag of zondag niet doorgaat. Weet je dit later pas dan moet je hier de weekenddienst over mailen.

7

o Zorg dat je voor zondagavond 18.00 uur je party hebt ingevoerd (let goed op de juiste datum, anders MOET het voor 18.00 uur opnieuw!) o Op donderdagavond mailen de managers naar de dienstdoende manager welke consulentes hebben doorgegeven op welke dagen ze in het weekend geen party kunnen/willen geven en of ze wel bereikbaar zijn (vakantie, weekend weg, ziek, …). Dus geef het op tijd door en heb je iets doorgegeven en wijzigt dit, mail het dan naar je manager

8

4. PRODUCTENUITLEG o Hieronder staan alle producten met uitleg en tips. o Heel verstandig om voordat je jouw eerste party geeft goed door te lezen, daarnaast is het ook leuk ze af en toe nog eens door te lezen. Je bent vrij om je eigen draai aan je party te geven, maar het is wel handig de basis even goed door te nemen. o De tips zullen regelmatig worden aangevuld. We verzamelen namelijk tips bij consulentes die bepaalde artikelen zeer goed verkopen. o Heb je zelf een leuke tip over een product, geef het aan je manager door, daar is ze zeker blij mee en je collega‟s ook. o Bij Parties, Productbeschrijvingen met foto‟s pakket staat de beschrijving + foto‟s

9

5. ZWARTE LIJSTEN o Er is een mogelijkheid om gasten op een zwarte/grijze lijst te plaatsen. o Wie zet je op de zwarte lijst?  Onder “Aktueel” vind je onder “klanten toevoegen op de zwarte lijst” wat meer informatie hierover. o De dames die op de zwarte lijst staan komen niet meer in aanmerking een party te boeken bij ons. o Je manager kan indien nodig ook een adres handmatig invoeren.

10

6. PARTIES o Onder Parties staat het volgende: (7 punten worden uitgebreider beschreven)  Productbeschrijvingen met foto‟s pakket Hier staan alle producten van het huidige pakket met foto‟s en beschrijving. Je kunt dit uitprinten en als spiekbrief ergens voor jezelf verstoppen evt.  Installatie Cabana E-mailaccount: dit is een handleiding voor het installeren van je e-mailaccount als het niet lukt met deze beschrijving; neem dan contact op met je manager  Printbare backoffice beschrijving dat is de beschrijving die je nu aan het lezen bent. Print deze voor jezelf uit.  Voorbeeld volgorde Lees het eens door, zie het als een leidraad  Plaats hier je partybestelling; zie punt 6.1  Plaats hier je eigen bestelling; zie punt 6.2  Plaats hier een extra bestelling (los of extra voor een al ingegeven party); zie punt 6.3  Plaats hier een bestelling voor partybenodigdheden; zie punt 6.4  Plaats hier een nabestelling van het demopakket. Zie punt 6.5  Partygegevens printen; zie punt 6.6  Overzicht alle afspraken; zie punt 6.7.  Spoedagenda, zie punt 6.8  Aanpassen van je spoedagenda, zie punt 6.8  Uitloggen zo kun je uitloggen uit het backoffice. Doe dat zeker als je niet op je eigen computer werkt!

11

6.1 Plaats hier je partybestelling o We gaan nu een party bestelling plaatsen. o Klik op “Plaats hier je partybestelling” in het hoofdscherm Parties o en je komt vervolgens in het volgende scherm; Party invoer

o Party invoer o Hier komen de Partygegevens o Datum invoeren. Let op! Altijd de juiste partydatum invoeren, bij onjuiste datum moet de gehele bestelling opnieuw geplaatst worden. o Het aantal gasten/aanwezigen invoeren. o Het aantal bestellende gasten  tel het aantal bestelformulieren, dat is inclusief de gastvrouw, ook als zij alleen een gastvrouw cadeau uitgezocht heeft.  Dus ook gasten die alleen de nieuwsbrief willen ontvangen of gastvrouw willen worden, je voert dan niets in als bestelling, maar zo staan ze wel geregistreerd in Back Office. Voer deze gasten als laatste in, dat is handig voor kantoor bij het printen van de tas-garantiekaartjes. o Het aantal nieuwe partyaanvragen. o Het partyadres invoeren  Je vult eerst de naam van de gastvrouw volledig in (de eerste letters met een hoofdletter)  Dan vul je het huisnummer en de postcode in

12



Het adres vult BO zelf aan, controleer die gegevens met het bestelformulier! Let op; bij een trage verbinding kan dit even duren, heb geduld, ga dan niet in de andere velden klikken  let op dat het huisnummer en de postcode kloppen. Je kunt als het niet klopt bij www.postcode.nl het juiste nummer opzoeken.  Voer bij voorkeur een mobiel telefoonnummer in ivm de sms service  Mocht je een party in het buitenland hebben gegeven, vink dan eerst het blokje „Party niet in Nederland‟ aan en voer dan pas de adresgegevens in.  Je moet hier ook voor de boekhouding jouw gemaakte reiskosten invoeren. Je moet dan heen en terug tellen vanaf je huis en dan € 0,20 per gemaakte km tellen. 50 km enkele reis is dus 2 x 50 x € 0,20 = € 20,- voor de gemaakte reiskosten.  „Afleveren bij‟ staat standaard ingesteld op „gastvrouw‟  je kiest voor „consulente” als je het graag zelf gaat bezorgen (dan hoef je niet jouw adres in te voeren)  je kiest voor “adres‟ of bij “ander adres nl‟ als de gv het graag ergens anders wilt laten bezorgen (werk, buren, familie, gast, …) en vult hier het juiste adres in.  „Reden voor niet bij consulente afleveren‟ is niet meer van toepassing en hier hoef je niets in te vullen o Klik op „Klaar met invoeren partyadres‟.  Je komt dan in het volgende scherm: Bestelling van de gastvrouw o Klik nooit op „Begin opnieuw‟, want dan begin je ook echt helemaal opnieuw.

13

o o o o

o

o o

Bestelling van de gastvrouw Gegevens van de gastvrouw aanvullen (het e-mailadres) Als het adres van de gastvrouw ander is dan het adres waar je de party hebt gegeven, bijvoorbeeld omdat in een clubhuis was, dan voer je hier het adres van de gastvrouw in. Daarna kun je invoeren of de gastvrouw:  Een eigen party wil: Later in de invoer kun je aangeven of je deze party zelf wil geven of dat je hem doorgeeft aan een collega consulente.  Wil een SMS ontvangen bij een assortimentenwissel (alleen mogelijk met mobiele nummer)  Op de hoogte wil worden gehouden via de e-mail, dan altijd een emailadres nodig. Let op: Op het bestelformulier is het tegenovergesteld geformuleerd. Als ze géén nieuwsbrief wil ontvangen heeft ze dit aangekruist op het bestelformulier! Niet aangekruist betekent dus dat je het vakje hier in de backoffice aangekruist kan laten staan! Wel aangekruist op het bestelformulier betekent dat je het vinkje hier in de backoffice moet verwijderen.  Wil consulente worden: Als iemand consulente wil worden dan wil Yvonne heel graag van jou horen of je haar geschikt zou vinden, je kunt dit mailen aan [email protected]. Je kunt de bestelling van de gastvrouw aan de rechterkant invoeren  Je vult een 1 in op de plek van de lege kolom bij het bestelde artikel, zie de pijlen.  je voert hier niet het gastvrouwcadeau in, dit komt later.  Mocht zij niets besteld hebben, dan voer je niets in.  Controleer altijd onderaan door naar beneden te scrollen of het totale bedrag overeenkomt met het bedrag op het bestelformulier en wat je dus hebt doorgegeven aan de gv Klik op “Volgende gast” om naar het volgende scherm te gaan Klik nooit op „Begin opnieuw‟, want dan begin je ook echt opnieuw.

o Stel dat je terug wilt naar het vorige scherm; klik dan op “Vorige” en niet op de pijl terug van je webbrowser.

14

o Bestelling van de gasten o Voer de adresgegevens van gast 1 in o Voer het mobiele telefoonnummer in (heeft ze dat niet dan het gewone telefoonnummer) en haar e-mailadres. o Daarna kun je invoeren van gast 1:  Een eigen party wil (later op kun je aangeven of je deze party zelf wil geven of dat je hem doorgeeft aan een collega consulente).  Wil een SMS ontvangen bij een assortimentenwissel  Op de hoogte wil worden gehouden via de e-mail. Let op: Op het bestelformulier is het tegenovergesteld geformuleerd. Als ze géén nieuwsbrief wil ontvangen heeft ze dit aangekruist op het bestelformulier! Niet aangekruist betekent dus dat je het vakje hier in de backoffice aangekruist kan laten staan! Wel aangekruist op het bestelformulier betekent dat je het vinkje hier in de backoffice moet verwijderen.



o o o o o o

Wil consulente worden (Als iemand consulente wil worden dan wil Yvonne heel graag van jou horen of je haar geschikt zou vinden, je kunt dit mailen aan [email protected]). Controleer altijd onderaan door naar beneden te scrollen of het totale bedrag overeenkomt met het bedrag op het bestelformulier en wat je dus hebt doorgegeven aan de gast. Je gaat nu verder met dezelfde stappen met de overige gasten door op “volgende gast”.te klikken. Klik nooit op „Begin opnieuw‟, want dan begin je ook echt opnieuw. Stel dat je terug wilt naar het vorige scherm; klik dan op “Vorige” en niet op de pijl terug van je webbrowser. Bij de laatste gast heb je de keuze voor „Klaar met invoeren van alle bestellingen‟, klik daar op als je zeker bent als alles klopt. Dan kom je in het volgende scherm: Uitgekozen artikelen door de gastvrouw

15

o Uitgekozen artikelen door de gastvrouw o In dit scherm geef je het gastvrouwcadeau aan o Uitgekozen artikelen door de gastvrouw.  Hier voer je het gastvrouwcadeau in, de gastvrouw kan ook meerdere artikelen als cadeau hebben uitgezocht. Deze gastvrouw heeft diverse artikelen uitgezocht (zie de rode pijltjes). o Als je de cadeaus hebt ingevuld druk je op „klaar met invoeren alle bestellingen‟. o Nu kom je in het scherm “Artikelen verloot”. Hier geef je aan aan de rechterkant aan hoeveel je precies van welk verlootartikel hebt verloot op deze party. Links zie je hoeveel verlootartikelen je nog in je bezit had voor de party (ook verlootartikelen die onderweg zijn naar je worden hier al meegeteld). o Dan kom je (eventueel) in het volgende scherm: “Gasten die zelf een party willen” o Kom je niet in dit scherm en zijn er wel herhalingsparties aangevraagd, dan ben je het vergeten aan te vinken bij de gast zelf. Klik dan op “Vorige” en zoek de gast die de herhalingsparty wil door steeds op vorige te klikken (dus niet terug via je webbrowser!)

16

o Gasten die zelf een party willen o Hier kun je aangeven of je de herhalingsparty zelf wilt geven of door wilt sturen voor een collega Cabana consulente o Zet eerst je naam en de datum (BO vult dat hier niet zelf in) o Vermeld duidelijk wat je hebt afgesproken met de gastvrouw, zie voorbeeld hiernaast o Je kunt hier ook invullen wat ze besteld heeft of andere belangrijke dingen …

o Controleformulier en uitgekozen cadeau door de gastvrouw o Aan de linkerkant kun je terug zien wat er besteld is, dat bedrag moet dus kloppen met de omzet van de avond zonder gastvrouw cadeau. o In het rechterscherm zie je de uitgekozen cadeaus van de gastvrouw. Daaronder het bedrag van het cadeau met eventuele bijbetaling. Vervolgens de totale omzet van de avond. o Het bedrag van de totale omzet moet kloppen met wat je aan de gastvrouw door hebt gegeven. Klopt dit niet dan moet er ergens een fout zitten met de invoer of op de party tijdens de optelling. o Klopt het niet dan moet je kijken waar het fout gegaan is. o Let op! Klik nooit op „begin opnieuw‟ dan ben je alles kwijt. Kies iedere keer voor „vorige‟ om je fout terug te zoeken. o Als het klopt klik je op „Klopt‟ dan vraagt het systeem „weet je zeker dat het klopt‟ en druk je op „Ja‟. o Je komt nu in het bevestigingsscherm met daarin nogmaals alle door jou ingevoerde gegevens. o Je ontvangt dit tevens per email op je Cabana Email account.

17

o Ontvang je deze mail niet, dan is er iets fout gegaan. o De uiterste betaaldatum staat ook in deze mail en schrijf deze in je agenda. Dit is de datum waarop de betaling door de gastvrouw aan jou reeds een week is overschreden en wanneer jouw manager het in principe van je zal gaan overnemen. Dit zal in de praktijk maar weinig voorkomen. o Wat nu moet gebeuren is dat je in de backoffice naar “Aktueel”gaat en dan naar “Markeer een factuur als betaald”. Je gaat deze nu niet markeren, maar je kan daar wel de factuur naar de gastvrouw uitprinten en versturen per e-mail of post. Door de factuur te openen en daarna op te slaan op jouw PC kun je hem vanuit je email programma als bijlage bijvoegen als je de gastvrouw per email nog even bedankt voor de gezellige avond (zo bouw je makkelijk je eigen trouwe klantenkring op!). Je kunt de factuur het beste ook meteen voor jezelf uitprinten voor in je eigen administratie.

18

o Heb je de betaling niet op tijd binnen, informeer dan bij de gastvrouw en mail je manager. o Je kunt altijd nog de hele bestelling controleren door naar Parties, “Party gegevens printen” te gaan (zie punt 6.6) o Nog wat tips! o Het systeem herkent sommige tekens in namen niet zoals de naam O‟Brien, dit kan je oplossen door Obrien in te geven. o Ook altijd de eerste letter met een hoofdletter ingeven, bij de naam. o Vermijd de Backspace knop gedurende je bestelling invoer!! Je bent echt alles kwijt en kan helemaal opnieuw beginnen. 6.2 Plaats hier je eigen bestelling o je kunt alle artikelen voor jezelf met 40% korting bestellen o Let op: Het systeem geeft hier de prijs incl. BTW aan! Op de factuur aan jou staat het ook excl. Vermeld. o de bestelling voor jou zelf wordt pas verstuurd als het totaal van 1 of meerdere eigen bestellingen (en evt.losse bestellingen die bij jou afgeleverd moeten worden) samen een bedrag van € 50 of meer is of als het mee kan met partybenodigdheden of demo artikelen.

19

6.3 Plaats hier een extra bestelling (los of extra voor een al ingegeven party). o Kies voor een losse bestelling als de levering al verzonden is aan de gastvrouw, of als een gast een losse bestelling bij je plaatst. o Dan komen er wel extra verzendkosten bij van € 7,50 (zet bij de aantekeningen voor wie het is en hoeveel tasjes je nodig hebt) o Vermeld bij de opmerkingen:  Voor hoeveel personen het is, dan weet kantoor hoeveel tasjes ze erbij moeten doen  Vermeld voor jezelf voor wie het is. o Kies voor een extra bestelling (hoort bij party) als de levering nog op kantoor staat. o Vink dan “hoort bij party” aan o Selecteer de party o Zet bij de opmerkingen bij wie het in het tasje mag (wel zo handig bij het inpakken) of

20

6.4 Plaats hier een bestelling voor partybenodigdheden o Hier kan je alles bestellen wat je nodig hebt voor je party's. Je hoeft hier alleen maar aan te vinken wat je binnenkort weer nodig denkt te hebben. Denk (ook voor verlootartikelen)altijd 3 weken vooruit s.v.p. i.v.m. de levertijd, die 3 weken kan zijn, dus hou daar rekening mee. o op kantoor houden ze de hoeveelheid bij wat je ongeveer nodig zult hebben voor de komende periode. o Verlotingsartikelen zijn ook partybenodigdheden. Ook die kun je bestellen als ze bijna op zijn (de 1e keer krijg je bij je demopakket altijd een behoorlijke voorraad verlotingsartikelen geleverd al) door het aantal erachter te zetten dat je nodig denkt te hebben voor de party‟s. Kijk wel eerst even in de backoffice of er bepaalde verlotingsartikelen niet leverbaar zijn op dat moment. En verdeel het aantal dat je nodig hebt evenredig over de verschillende verlotingsartikelen. 6.5 Plaats hier een nabestelling voor het demopakket Je dient altijd ervoor te zorgen dat je demopakket op en top verzorgd is. Dat betekent dat je producten altijd toonbaar en voldoende gevuld zijn om gasten uit te laten proberen. Denk altijd enige tijd vooruit. Wanneer je merkt dat je binnen 3 weken iets nodig gaat hebben dan bestel je dat hier met 60% inkoopkorting.

21

Vul het aantal dat je denkt nodig te gaan hebben in (zie de pijltjes in het voorbeeld) en klik vervolgens op “klopt”.

Zorg dat je op tijd bestelt, want er is niets erger dan dat gasten een onvolledig pakket te zien krijgen of producten niet kunnen proberen! Producten die gasten proberen zijn ook vrijwel altijd producten die jij daardoor zult verkopen.

22

6.6 Partygegevens printen o Hier kan je de volledige bestelling bekijken, controleren en printen. o Je kunt hier ook eventueel de factuur openen en printen van jouw inkoop.

23

6.7 Overzicht alle afspraken o In dit scherm kun je per maand je afspraken zien staan. Het is jouw persoonlijke online Cabana agenda. o Controleer deze agenda ook! o Klik op de afspraak om de gegevens te kunnen zien. o Wanneer een party ingeboekt is kun je zelf geen wijzigingen of aanvullende informatie plaatsen. Mocht je iets willen wijzigen dan moet je dat aan je manager doorgeven zodat zij dit kan doen voor jou. o Zorg ervoor dat jouw online agenda altijd up-to-date is zodat je manager (of weekend manager) kan zien wanneer je parties hebt staan. o Heb je bijvoorbeeld een cancel en deze niet doorgegeven dan weet je manager (of weekend manager) niet dat je misschien wel een andere party kunt overnemen van een zieke collega.

24

6.8 Spoedagenda o Hier kan je aangeven wanneer je nog graag een party zou willen overnemen. o Het werkt voor jouw manager en voor jezelf erg fijn als zij weet op welke dagen jij evt. beschikbaar wilt zijn voor een party of wanneer je evt. beschikbaar bent voor een spoedovername. o We hebben daarvoor de spoedagenda in het leven geroepen, die dus eigenlijk ook “Beschikbaarheids Agenda” had kunnen heten. o Hoe het werkt? o Als je in jouw backoffice klikt onder het kopje “Parties”op “Aanpassen van je spoedagenda” o kun je daar onder “Datum” de datum invullen waarop je beschikbaar bent voor een party. o We hebben als voorbeeld consulente “Test Consulente” gebruikt en hebben de datum 5-1-2011 ingevuld als datum dat ze beschikbaar wil zijn. o Klik vervolgens de allereerste keer dat je dit gaat gebruiken op “Opslaan”

25

o en “Ga naar het overzicht”. Dan zie je daar de datum staan en die ziet jouw manager vervolgens ook.

o Na de 1e keer dat je iets hebt ingevuld kun je door op “Nieuw” te klikken de agenda gaan vullen evt. en tussendoor “Opslaan” niet vergeten natuurlijk

o Weet je een datum dat je de organisatie uit de brand wil helpen wanneer er iemand b.v. ziek is, dan kun je dit doen door de datum in te vullen en “Spoed” aan te vinken. En vervolgens natuurlijk op “Opslaan” te klikken. o Dan weet je manager dat ze je op die datum alleen mag benaderen voor een “Spoed overname”.

26

o De spoedagenda is dus erg handig als je meer parties wil doen dan je nu geboekt hebt staan. o De managers zullen aan de hand van die agenda spoed overdrachten gaan doen en houden er tevens rekening mee bij het verdelen van aanvragen. o Het is aan jezelf om te bepalen hoever vooruit je de agenda wil vullen, maar de managers vinden het erg prettig als je aan het begin van elke maand minimaal van die aankomende maand aan wil geven of en wanneer je extra beschikbaar wilt zijn. o Wanneer je een datum had doorgegeven dat je beschikbaar bent, maar dat veranderd is, dan ga je weer naar “Aanpassen van je spoedagenda” en dan kun je via de scrolls (zie de 2 pijlen) naar de bewuste datum toe gaan. o Dan klik je op “Bewerken” en “Verwijderen” en dan is het verwijderd zodat je manager deze datum niet meer ziet als een datum om jou te benaderen. o Als je een datum hebt aangegeven waarop je voor een spoedovername beschikbaar wilt zijn (wat wij echt supertop vinden, want zo houden we samen de naam van de organisatie hoog) dan kleurt deze met je postcode erin oranje in de spoedagenda. Als je niet alleen een spoedovername wilt doen, maar aangegeven hebt wanneer je beschikbaar bent, dan zie je deze met je postcode erin groen terug in je agenda.

27

7. EEN GAST ANNULLEERT (EEN GEDEELTE VAN) HAAR BESTELLNG o Als de gastvrouw haar eigen (gedeeltelijke) bestelling annuleert kan het zijn dat de party opnieuw moet worden ingevoerd i.v.m. de gastvrouwkado‟s. Check in dat geval s.v.p. eerst via mail of telefoon bij je manager wat je moet doen. o Een gast kan alleen binnen 7 werkdagen na de party een (gedeeltelijke) bestelling bij jou of ons annuleren en ook alleen als de zending nog niet verzonden is naar de gastvrouw! Check evt. bij je manager voor meer info indien nodig. o Voordat je een annulering in het systeem aanmeldt, mail je altijd eerst je manager en wacht je op haar reactie. o Na toestemming van jouw manager om van een gast een (gedeelte van de) bestelling te annuleren ga je als volgt te werk. o Je klikt op „Cancel een gedeeltelijke bestelling‟

7.1 Cancel een (gedeeltelijke) bestelling o dit betreft annuleringen van leveringen die nog niet verzonden zijn o Dit kan haar hele bestelling zijn of een gedeelte van de bestelling o Je klikt op „Cancel een gedeeltelijke bestelling‟. o Je kiest de desbetreffende party. o Je kiest de partygast. o Je ziet nu haar bestelde artikelen. o Ze wil de Nachtcrème type II en de Facial Scrub annuleren. o Je maakt van het – een 1. (zie gele markering) o Defect = Nee. Laat dit zo staan. o Actie = Crediteren. Laat dit zo staan. o Reden en actie vul je in. o Je klikt op „Klaar met invoeren‟. o Je ontvangt (en je manager) nu per e-mail een bevestiging. o Ontvang je de e-mail niet dan is er iets niet goed gegaan. o Per post ontvang je zsm de creditnota‟s voor de gastvrouw en jezelf. De creditnota voor de gastvrouw moet je van haar betaling

28

aan jou aftrekken. De creditnota op de inkoopfactuur voor jezelf kun je verrekenen met je eerstvolgende betaling. Wel beslist het factuurnummer van deze creditnota vermelden. Let op: er staat een C voor dit nummer. o Je kunt een creditfactuur op een inkoopfactuur met eender welke andere inkoopfactuur verrekenen, maar je dient wel beide factuurnummers te noteren bij het overschrijven naar Cabana.

29

8. PARTYAANVRAGEN o Hieronder kun je parties en herhalingsparties boeken of aantekeningen plaatsen. o Via het hoofdscherm zie je rechtsonder het volgende gedeelte voor party aanvragen staan. o Uitleg van scherm parties uit party's  dit is uitleg o Nog … te boeken aanvragen op parties zelf, zie punt 8.2  dit zijn herhalingsparties o Nog … parties aanvragen via een collega consulente, zie punt 8.2  dit zijn herhalingsparties die je via een collega consulente hebt gekregen o Uitleg van scherm parties via website / telefoon  dit is uitleg o Nog … parties aanvragen via telefoon/website, zie punt 8.1  dit zijn aanvragen die via de telefoon of website zijn binnengekomen en moeten binnen uiterlijk 48 uur gebeld zijn 8.1 Party aanvraag via telefoon / website 8.1.a Je wilt een aantekening plaatsen o Dit is de allerbelangrijkste soort aanvraag omdat dit nieuwe aanvragen zijn en deze gastvrouw binnen 48 uur gebeld moet zijn (het weekend telt als 1 dag) o Je ontvangt een nieuwe aanvraag ook in je e-mail. o Je klikt op „Nog 1 parties aanvragen via telefoon / website‟. o Je ziet linksboven staan wanneer de aanvraag is binnengekomen. o Onder de gegevens zie je de adresgegevens van de gastvrouw. o Klik nu op aantekeningen maken. o Je ziet bovenaan de “aantekeningen van de gastvrouw”. o Tweede vakje “aantekeningen EM/Cabana”: staan aantekeningen van je manager, altijd even lezen, maar hier zelf niets neerzetten. o Derde vakje; aantekeningen consulente” daar plaats je altijd jouw aantekeningen. Wees consequent in het plaatsen van je aantekeningen. Zo kan je manager en kantoor (voor het geval de gastvrouw naar kantoor belt) zien dat je ermee bezig bent.

30

o In dit geval heeft deze gastvrouw de voorkeur voor vrijdag 13 maart. o Je neemt telefonisch contact met haar op (ook als jij die voorkeur datum niet kan) en je aantekening noteer je in het vakje „Aantekeningen Consulente‟. o Bijvoorbeeld:16.30 uur: geen gehoor. o Je hoeft niet je naam en datum (maar wel de tijd!) neer te zetten, want dit doet het systeem automatisch. o BELANGRIJK: Klik na het maken van een aantekening op “Aantekeningen opslaan”, want anders gaat de door jou gemaakte aantekening verloren.

8.1.b Je wilt de party gaan inboeken: o Je hebt telefonisch contact gehad met de gastvrouw en je hebt een datum besproken. o Je klikt nu op „Datum boeken‟. o Je komt nu in het scherm zoals hiernaast. o Je kunt bij „Aantekeningen consulente‟ je eigen aantekeningen neerzetten die je belangrijk vind om te weten.  Uitnodigings- en bevestigingskaartjes verstuurd.  Trap? Hoeveel dames? Parkeermogelijkheden? …  Later kan alleen je manager hier nog iets bij zetten.  Deze informatie is van belang bij een eventuele overname van een collega-consulente. o Je vult de datum in, zie rechtsboven. o Standaard staat de tijd op 20.00 uur, maar mocht dit anders zijn dan kun je dit wijzigen. o Klop het allemaal? o Klik op „Boek deze aanvraag‟. o Je ontvangt nu een bevestigingsmail (en je manager ook)

31

o De gastvrouw ontvangt een gratis bevestigings sms-je (als er een mobiel nummer is ingevoerd). Staat hier geen mobiel nummer en weet je dat wel, geeft het dan door aan je manager, zij kan het dan aanpassen. o LET OP: je kunt de party dus niet ‟s nachts inboeken, want dan ontvangt de gastvrouw ook ‟s nachts de sms;-).

o o

o o o

8.1.c.De gastvrouw heeft geen interesse meer Dit kan gebeuren en dan klik je op „Geen interesse meer‟. Je kunt nu kiezen uit twee opties:  „Geen interesse meer‟ De gastvrouw heeft besloten geen party te willen geven.  „Onbereikbaar‟ Je hebt meerdere malen telefonisch contact gezocht, een sms gestuurd en gemaild, maar je krijgt geen reactie. 1. Je voert de reden in. 2. Je klikt vervolgens op annuleer deze aanvraag. Je ontvangt een bevestigingsmail van deze annulering (deze ontvangt je manager ook)

32

8.1.d.Aanvraag terug naar manager o Wanneer je de party niet zelf kunt geven, bijvoorbeeld: de datum waarop de gastvrouw de party (persé) wil geven kan jij niet en kan je met de gastvrouw niet tot een andere datum komen. o Je klikt op „Terug naar manager‟. o Je noteert duidelijk de reden waarom je de aanvraag terugstuurt. o Je ontvangt een bevestigingsmail. o Het gebeurt ook wel dat de aanvraag al bij collega‟s is geweest, lees daarom altijd even hun aantekeningen door. 8.2 Aanvraag op parties zelf & aanvragen via een collega consulente = herhalingsparties o Je wilt een herhalingsparty gaan boeken of aantekeningen plaatsen o Je klikt op „Nog … te boeken aanvragen op parties zelf‟ of op „Nog … parties aanvragen via een collega consulente‟. Deze twee schermen zijn verder hetzelfde. o Je komt nu in het scherm hiernaast terecht. o Je ziet de openstaande herhalingsaanvragen staan. o Links kun je zien uit welke party deze aanvraag komt en door wie de vorige party is gegeven en de laatste aantekeningen. o Hierin is ingevuld wanneer de gastvrouw gebeld wil worden voor het maken van een afspraak. o Ook staan hier je laatste acties, bijvoorbeeld: gebeld en geen gehoor. o Wil je een aantekening maken dan klik je op „Aantekening maken‟ en vul je jouw ondernomen actie in. Plaats je aantekeningen altijd bovenaan en verander niets aan de aantekeningen die er al staan. Zo maak je het voor iedereen overzichtelijker. o Heb je een datum afgesproken met de gastvrouw dan klik je op „Datum Boeken‟. o Je kunt bij „Aantekeningen consulente‟ je eigen aantekeningen neerzetten die je belangrijk vind om te weten.

33

o 1. Je vult de datum in, zie hiernaast, gele letters. o Standaard staat de tijd op 20.00 uur, maar mocht dit anders zijn dan kun je dit wijzigen. o Klop het allemaal? o 2. Klik op „Boek deze aanvraag‟. o Je ontvangt nu een bevestigingsmail. (en je manager ook) o De gastvrouw ontvangt een gratis bevestigings sms-je. Dit werkt alleen bij mobiele nummers, daarom is het ook van belang om van iedereen een mobiel nummer te krijgen. o LET OP: je kunt de party dus niet ‟s nachts inboeken, want dan ontvangt de gastvrouw ook ‟s nachts de sms ;-).

o Ook een gastvrouw van herhalingsparty kan afzien van een party, zie punt 8.1.c o Ook een herhalingsparty kan je later doorspelen naar je manager voor een collega, zie punt 8.1.d

34

9.1. Factuur van de consulente aan de gastvrouw

Rechts zie je de factuur zoals je die als consulente naar de gastvrouw kunt sturen per e-mail of post. Deze factuur moet je tevens bewaren in je administratie.

-

Je ziet daarop: - de gegevens van de gastvrouw - jouw gegevens incl. KvK en BTW Nummer - Factuurnummer (jouw initialen staan erin) - Factuurdatum - Partydatum - Omzet excl. BTW, BTW en Omzet incl. BTW Onderaan staat nogmaals het bedrag en het verzoek om de factuur binnen 10 werkdagen na de party (=factuurdatum) over te maken aan jou en naar welk bankrekeningnummer van jou dat gestort moet worden.

35

9.2. Factuur van Cabana aan de consulente

Rechts zie je de factuur zoals je die van Cabana in je backoffice kunt openen en die je dient te betalen zodra jij de betaling van de gastvrouw van die party hebt ontvangen en de zending hebt vrijgegeven om te verzenden. Deze factuur moet je tevens bewaren in je administratie.

-

Je ziet daarop: - jouw gegevens incl. KvK en BTW Nummer - Factuurnummer - Factuurdatum (dat is altijd de datum waarop jij hebt aangegeven de betaling van de gastvrouw te hebben ontvangen) - Op welke party de factuur betrekking heeft en wie de gastvrouw op die party was. - Jouw party omzet op die avond (komt overeen met de factuur van jou aan de gastvrouw) De berekening van de 30% korting en achter “Door jou aan Cabana Nederland B.V. te voldoen” staat precies welk bedrag je aan Cabana dient te voldoen en daaronder zie je naar welk nummer van Cabana jouw betaling moet worden overgemaakt. VERMELD BIJ JOUW BETALING AAN CABANA ALTIJD ALLEEN HET FACTUURNUMMER !!! Meer hoef je niet te vermelden!

36

9.3. Creditfactuur van de consulente aan de gastvrouw

Rechts zie je de creditfactuur zoals je die als consulente eventueel naar de gastvrouw kunt sturen per post wanneer een gast een (gedeelte van) haar bestelling cancelt en jij deze cancelling hebt verwerkt in het systeem. Kantoor stuurt jou dan altijd deze creditfactuur per post toe. Deze factuur moet je tevens bewaren in je administratie, dus als je ook een exemplaar naar de gastvrouw wilt sturen, maak dan een kopie voor jezelf.

-

Je ziet daarop: - de gegevens van de gastvrouw - jouw gegevens incl. KvK en BTW Nummer - Factuurnummer (jouw initialen staan erin). Dit factuurnummer komt overeen met de originele factuur voor die bewuste party, maar dan staat er een C voor. - Partydatum - De gast die iets heeft geannuleerd - De gastvrouw van de party nogmaals - De producten die zijn geannuleerd - Negatieve Omzet excl. BTW, BTW en Negatieve Omzet incl. BTW Het totaalbedrag is het bedrag dat de gastvrouw minder aan jou hoeft te betalen. Dat bedrag moet zij/jij dus in mindering brengen op de originele factuur van de party.

37

9.4. Creditfactuur van Cabana aan de consulente

Rechts zie je de creditfactuur zoals je die als consulente per post van Cabana voor jezelf zult ontvangen wanneer een gast een (gedeelte van) haar bestelling heeft gecancelled en jij dit hebt doorgevoerd in het systeem. Deze factuur moet je tevens bewaren in je administratie.

-

Je ziet daarop: - Jouw gegevens incl. KvK en BTW Nummer - Factuurnummer. Dit factuurnummer komt overeen met de originele factuur van Cabana aan jou voor die bewuste party, maar nu staat er een C voor. Wanneer er meerdere cancellingen zijn, dan verschijnt er een 2,3, etc. achter de C. - Partydatum - De gast die iets heeft geannuleerd - De gastvrouw van de party nogmaals - De producten die zijn geannuleerd Het totaalbedrag dat de gastvrouw minder aan jou hoeft te betalen. De berekening van de 30% korting en achter “Door jou aan Cabana Nederland B.V. te voldoen” staat precies welk bedrag je in mindering mag brengen op een willekeurige aan jou gerichte Cabana factuur. VERMELD BIJ JOUW BETALING AAN CABANA INDIEN JE EEN CREDITFACTUUR IN MINDERING BRENGT ALTIJD OOK HET CREDITFACTUURNUMMER ! Je mag een creditfactuur pas gebruiken zodra je die per post van Cabana hebt ontvangen!

38

9.5. Factuur van een eigen bestelling aan de consulente

Rechts zie je de factuur zoals je die van Cabana in je backoffice kunt openen en die je dient te betalen zodra je die bestelling plaatst. Deze factuur moet je tevens bewaren in je administratie.

-

Je ziet daarop: - jouw gegevens incl. KvK en BTW Nummer - Factuurnummer - Factuurdatum (dat is altijd de datum waarop jij een eigen bestelling hebt geplaatst) De berekening van de 40% korting op jouw eigen bestelling en achter “Door jou aan Cabana Nederland B.V. te voldoen” staat precies welk bedrag je aan Cabana dient te voldoen en daaronder zie je naar welk nummer van Cabana jouw betaling moet worden overgemaakt. VERMELD BIJ JOUW BETALING AAN CABANA ALTIJD ALLEEN HET FACTUURNUMMER !!! Meer hoef je niet te vermelden!

39

9.6. Factuur van een bestelling van een demo artikel aan de consulente

Rechts zie je de factuur zoals je die van Cabana in je backoffice kunt openen en die je dient te betalen zodra die bestelling wordt verzonden vanaf het Cabana hoofdkantoor. Deze factuur moet je tevens bewaren in je administratie.

-

Je ziet daarop: - jouw gegevens incl. KvK en BTW Nummer - Factuurnummer - Factuurdatum (dat is altijd de datum waarop jij een eigen bestelling hebt geplaatst) De berekening van de 60% korting op jouw bestelling voor artikelen die (bijna) leeg zijn in jouw demonstratie pakket en achter “Door jou aan Cabana Nederland B.V. te voldoen” staat precies welk bedrag je aan Cabana dient te voldoen en daaronder zie je naar welk nummer van Cabana jouw betaling moet worden overgemaakt. VERMELD BIJ JOUW BETALING AAN CABANA ALTIJD ALLEEN HET FACTUURNUMMER !!! Meer hoef je niet te vermelden!

40

© Copyrighted 2011 by Cabana. All right reserved.

41