Gebruikershandleiding ABAX RITTEN- REGISTRATIE

Gebruikershandleiding

ABAX RITTENREGISTRATIE

2

| The difference is ABAX™

INHOUDSOPGAVE

Gefeliciteerd met uw ABAX Rittenregistratie 3 Het gebruik van de online rittenregistratie 3 Menu’s 3 Rittenregistratie 4 Ritinformatie 6 Samenvoegen ritten 6 Kaartweergave 7 Rittenregistratie verwerken 8 Verwerkte rittenregistraties 9 Rit handmatig toevoegen 9 Kaart 10 Instellingen 10 Bestuurder 10 Voertuig 11 Ritvergoeding 11 Kilometerstand 12 Onderhoud 12 Privé-auto op kaart 12 Werk uren 12 Wachtwoord veranderen 13 Geofences 13 Projecten 13 Notificaties 14 Gebrek aan GPS bereik 14 Technische data 15

The difference is ABAX™ |

3

GEFELICITEERD MET UW ABAX RITTENREGISTRATIE De ABAX rittenregistratie is gebaseerd op twee hoofd technologieën: • •

GSM technologie: dit wordt gebruikt voor het positioneren met behulp van het mobiele telefonie netwerk en voor het versturen van de data naar een internetserver via GPRS (datacommunicatie). GPS satelliet navigatie: Met GPS wordt continue de positie van het voertuig geregistreerd, waardoor het mogelijk is deze te tonen op een kaart.

De ABAX Rittenregistratie maakt het invullen van uw rittenregistratie makkelijk en verschaft u een juiste administratie die voldoet aan de eisen van de belastingdienst. Dit bespaart u tijd en hinder en vermindert het risico op een boete. Om het meeste uit uw nieuwe rittenregistratie te halen, is het belangrijk om bekend te zijn met het basisgebruik. De module zelf heeft geen onderhoud nodig wanneer deze eenmaal geïnstalleerd is. Als er een storing optreedt met de module, dan moet deze worden opgestuurd om gerepareerd te worden. De rittenregistratie is internet gebaseerd en u hoeft geen speciale software te installeren op uw computer, u heeft simpelweg alleen toegang tot internet nodig.

HET GEBRUIK VAN DE ONLINE RITTENREGISTRATIE

U kunt inloggen in uw rittenregistratie via www.abax.nl. Gebruik de gebruikersnaam en het wachtwoord die u heeft ontvangen. Als u geen gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen heeft, neemt u dan contact op met onze helpdesk. MENU’S

De menubalk aan de bovenkant van het scherm is in tweeën verdeeld, met de hoofdmenu's ‘rittenregistratie’, ‘kaart’, ‘instellingen’ en ‘notificaties’ aan de bovenkant en de submenu’s die veranderen afhankelijk van de selectie in het hoofdmenu. In dit geval bestaat het hoofdmenu ‘rittenregistratie’ uit ‘rittenregistratie’, ‘zoeken’, ‘rittenregistratie verwerken’ en ‘verwerkte rittenregistraties’.

De relevante informatie verschijnt altijd onder de menuopties. Als u op ‘Instellingen’ klikt, dan verandert het menu als volgt:

4


Er zijn in dit geval negen opties in het submenu. De beschikbare opties in het submenu variëren van gebruiker tot gebruiker, afhankelijk van wat er is ingesteld in de rittenregistratie. RITTENREGISTRATIE

Als u inlogt in de Rittenregistratie met uw gebruikersnaam en wachtwoord, ziet u het volgende:

Dit is de actuele rittenregistratie met de gereden ritten. De ritten van de huidige dag worden als eerste getoond en u kunt een specifieke dag kiezen door op de pijl te klikken voor de betreffende dag. Door op het symbool aan de linkerkant te klikken worden de ritten van de huidige dag verborgen en alle andere ritten van de huidige maand geopend. Gebruik de pijlen naast de datum en maanden om uw weg door de rittenregistratie te vinden. Door op de pijl naast de huidige maand te klikken, wordt de lijst samengevat en ziet er zo uit:


Nu kunt u naar beneden scrollen naar de benodigde maand en de ritten bekijken van die maand, door op de individuele maand te klikken, bijvoorbeeld augustus 2015:

Selecteer een specifieke dag, bijvoorbeeld 30 augustus. De lijst ziet er als volgt uit:

5

6


RITINFORMATIE

Door op een rit te klikken, verschijnt het volgende scherm:

Hier ziet u de details van de rit. De tijdstippen, adressen, gereden afstand en tijden worden hier weergegeven. Het project wordt ook ingevuld als u een geofence in de kaart heeft geselecteerd en als de rit plaatsvindt tussen deze twee geofences. Meer informatie leest u verderop in deze handleiding. Als het project niet is ingevuld, kunt u dat hier doen. Er is altijd ruimte om opmerkingen toe te voegen. SAMENVOEGEN RITTEN

In sommige gevallen kan het nodig zijn om twee ritten samen te voegen. Als u bijvoorbeeld langs de weg stopt om te eten, maar u wilt de reis als één rit in uw rittenregistratie. Het samenvoegen van ritten wordt gedaan door de ‘slepen en loslaten’ functie. Klik op de rit die u wilt samenvoegen, sleep en laat de rit los op de rit waarmee u de rit wilt samenvoegen. U kunt meer dan twee ritten samenvoegen door deze stappen te herhalen.

Als u de muis loslaat opent er een nieuw scherm, deze toont de originele ritten en het resultaat van het samenvoegen. U kunt dit annuleren of bevestigen door op ‘samenvoegen’ te klikken.


7

Als u het samenvoegen heeft bevestigd wordt u doorgelinkt naar het rittenoverzicht met daarin de samengevoegde rit. Door te klikken op ‘samengevoegde rit’ krijgt u een overzicht van de ritten waaruit deze bestaat.

Een samengevoegde rit kan op dezelfde manier worden behandeld als alle andere ritten zoals bijvoorbeeld het project, opmerking, kosten en de kaart. KAARTWEERGAVE

Aan de bovenkant van het scherm ziet u deze vier pictogrammen: Bij ‘ritinformatie’ worden de details van de rit getoond. Bij ‘rit op kaart’ kunt u de gereden route bekijken, bij ‘grote kaart’ ziet u de route in een groot scherm. In de kaartweergave kunt u inzoomen op een bepaald gedeelte van de rit. Dit kunt u doen door middel van de knoppen aan de rechterkant van het scherm. U kunt het scherm sluiten door rechtsboven op het kruisje te klikken.

8


RITTENREGISTRATIE VERWERKEN

Om uw privacy te waarborgen zijn uw ritten pas zichtbaar voor de administrator nadat u deze verwerkt heeft. Indien u geen bijtelling betaalt, is het noodzakelijk om hierbij ook uw kilometerstand in te voeren. In het rittenregistratie menu selecteert u het submenu ‘rittenregistratie verwerken’.

Als het verwerken start pakt deze tijdintervallen zodat alle zakelijke ritten die nog niet zijn verwerkt nu worden verwerkt. De ritten worden ook gecontroleerd op volledigheid. Als een rit geen project heeft wordt dit weergeven als validatiefout en wordt deze rood onderstreept.

Als u op een rit klikt wordt het scherm geopend waarin u de ritgegevens kunt aanpassen of toevoegen. Het project is vereist als u een declaratie wilt ontvangen. Als u heeft deelgenomen aan een evenement, cursus of seminar moet dit ook gespecificeerd worden. Als u ritdetails heeft toegevoegd moeten deze eerst opgeslagen worden. Als alle ritten compleet en goedgekeurd zijn, klikt u op ‘start aflevering’. Een concept rittenregistratie wordt samengesteld. U kunt eerst het resultaat zien voordat deze wordt verstuurd. U kunt de verwerkte rittenregistratie uitprinten in PDF indien dit nodig is. Als u tevreden bent met het resultaat, klikt u op ‘rittenboek goedkeuren en indienen’.


9

Vervolgens verschijnt er een waarschuwing, u dient op ‘OK’ te klikken om door te gaan.

De rittenregistratie is nu goedgekeurd, de ritten worden nu afgesloten en kunnen niet meer aangepast of opnieuw verstuurd worden. Als u er later achter komt dat u een fout heeft gemaakt, kan de administrator u de bevoegdheid in de rittenregistratie geven. Als u op ‘OK’ klikt verschijnt er een bevestiging dat de rittenregistratie is afgeleverd. Als u op ‘Afdrukken (PDF)’ klikt, wordt het rittenboek geopend en kunt u deze opslaan of afdrukken, vervolgens kunt u het rittenboek ondertekenen en doorsturen naar de juiste persoon binnen uw organisatie.

Een samengevoegde rit kan op dezelfde manier worden behandeld als alle andere ritten zoals bijvoorbeeld het project, opmerking, kosten en de kaart. VERWERKTE RITTENREGISTRATIES

Onder ‘verwerkte rittenregistraties’ in het menu vindt u uw archief met verwerkte rittenregistraties. Als u op een rij klikt, kunt u een verwerkte rittenregistratie openen en printen.

Soms kan het nodig zijn om een rit handmatig toe te voegen (bijvoorbeeld een auto geleend omdat uw auto voor onderhoud bij de garage staat). De rit kan handmatig worden toegevoegd door het simpelweg invoeren van de adressen. De lengte van de rit wordt berekend aan de hand van een routeplanner.

10


Als u handmatig een rit toevoegt verschijnt er een formulier waarin u het start en stopadres kunt invullen, het systeem komt met suggesties, als de juiste er niet tussen staat pas dan het adres aan. Vervolgens wordt de route getoond en de tijd berekend. Klik vervolgens op ‘maken’ om de rit toe te voegen. Een gedetailleerd scherm wordt geopend van de rit, inclusief de bestemming en de kosten. Klik vervolgens op ‘opslaan’ en de rit is toegevoegd. KAART

Door ‘kaart’ te selecteren in het hoofdmenu ziet u de laatst bekende positie van het voertuig door middel van het groene icoon. Het is aan de rechterkant mogelijk om in te zoomen en uit te zoomen. INSTELLINGEN

‘Instellingen’ in het hoofdmenu bevat verschillende opties. BESTUURDER

In dit submenu kunt u de persoonsgegevens van de bestuurder invullen. Wij adviseren u om deze informatie zo volledig mogelijk in te vullen. Om een kilometervergoeding te kunnen ontvangen dient u uw naam en huisadres te hebben ingevuld.


11

VOERTUIG

In dit submenu staat alle informatie over het voertuig waarin de module is geïnstalleerd. Hoe specifieker de informatie hoe beter. Wees voorzichtig met wat u invult als type auto. Dit heeft effect op wat de administrator kan zien en welke ritten als privé of zakelijk worden toegekend.

RITVERGOEDING

Deze optie geeft u de mogelijkheid om aan te geven of u de standaard kilometervergoeding (vastgesteld door de belastingdienst) hanteert, of gebruikmaakt van een andere kilometervergoeding.

12


KILOMETERSTAND

Hier kunt u de kilometerstand van uw voertuig invoeren. Wij adviseren u om dit minimaal eenmaal in de acht weken te doen (indien u de rittenregistratie voor de belastingdienst gebruikt is dit ook een eis vanuit de belastingdienst).

ONDERHOUD

Hier kunt u informatie toevoegen over de geschiedenis van het onderhoud van uw voertuig, wanneer de laatste onderhoudsbeurt heeft plaatsgevonden, maar ook een waarschuwing instellen wanneer de volgende onderhoudsbeurt moet plaatsvinden. PRIVÉ-AUTO OP KAART

Als u in een privé-auto rijdt, kunt u met de administrator overeenkomen wanneer het voertuig getoond mag worden op de kaart, dit in verband met de privacy. In dit scherm kunt u de tijden en dagen instellen waarop het voertuig zichtbaar mag zijn op de kaart. WERK UREN

Als u een automatische selectie van zakelijke ritten binnen uw normale arbeidsuren wilt inschakelen, kun u dat hier instellen. WACHTWOORD VERANDEREN

Hier kunt u uw wachtwoord en gebruikersnaam aanpassen. We adviseren iedereen om het wachtwoord te wijzigen zodra u de module ontvangen heeft. U kunt ook uw huidige gebruikersnaam aanpassen naar een nieuwe gebruikersnaam.


GEOFENCES

Hier kunt u gebieden in de kaart creëren voor plaatsen waar u regelmatig komt. Als u een gebied heeft gecreëerd wordt de naam van het gebied automatisch in het bestemmingsveld van de rit ingevuld, elke keer wanneer uw rit start of stopt in het aangemaakte gebied. Deze functie helpt u met het automatisch toevoegen van bestemmingen.

PROJECTEN

Hier kunt u projecten toevoegen welke u vervolgens kunt toevoegen aan uw ritten.

13

14


NOTIFICATIES

Dit betreft een optie op het standaard pakket, indien u deze optie wilt toevoegen kunt u contact opnemen met onze helpdesk.

GEBREK AAN GPS BEREIK

Als de module geen GPS bereik heeft aan het begin van de rit (als u zich bijvoorbeeld in een parkeergarage bevindt) zal het startpunt niet automatisch geregistreerd worden. Zodra de module weer GPS bereik heeft, zal de rit automatisch worden geregistreerd. Om de rit verder compleet te maken zal het systeem automatisch het startpunt vaststellen aan de hand van de laatste GPS positie waar de module nog bereik had, voordat het bereik wegviel. Dit wordt automatisch toegevoegd aan de rest van de rit en wordt in de rittenregistratie getoond als een rit met een groene achtergrond.


15

TECHNISCHE DATA

Afmetingen: Gewicht: IP waarde: Temperatuur: Verminderde functionaliteit: GPS: GSM: Communicatie: RFID: Voltage:

127 x 72 x 42 mm 260 gram IP67 Actief: -20 C tot 55 C -40 C tot -20 C Sirfstarll chips met een actief GPS antenne Siemens XT55, Tri band (900/1800/1900Mhz) SMS, GPRS Chipcon CC1020 (433 Mhz) 10tot 32V

Alle antennes zijn ingebouwd in de module en worden geleverd met verbinding tot een externe GPS antenne. Positionering: GPS, GSM en Radio (Mhz). GPS rapporteert ook tijd/ datum, positie, snelheid en richting. Sensoren: Beweging, sabotage, temperatuur en batterijverbruik

PEOPLE TECHNOLOGY PRODUCTS The difference is ABAXTM

ABAX Suikersilo-Oost 8, 1165 MS Halfweg 020 7820 300, [email protected], www.abax.nl

Gebruikershandleiding ABAX RITTEN- REGISTRATIE

Recommend Documents