GEBRUIK van het SOFbestand voor de jaarlijkse herberekening Employee Benefits Plan AG Employee Benefits Trust in expertise
Inhoudstafel 1 Doel van het SOF-bestand................................................................................................ 3 2 Bestandstype..................................................................................................................... 3 3 Hoe vraagt u een SOF-bestand aan?.............................................................................. 3 4 Hoe vult u het SOF-bestand in?....................................................................................... 5 4.1
Het SOF-bestand downloaden.................................................................................................... 5
4.2
De gegevens van het SOF-bestand controleren.................................................................. 5
4.3
Het SOF-bestand invullen............................................................................................................. 5
4.4
Het ingevulde SOF-bestand opladen........................................................................................ 6
4.5 Mogelijke foutmelding bij het opladen van het SOF-bestand......................................... 7 5
SOF-bestandsvelden........................................................................................................ 8
5.1 Niet-aanpasbare bestandsvelden............................................................................................. 8 5.2 Aanpasbare bestandsvelden........................................................................................................ 8
2
1 Doel van het SOF-bestand SOF staat voor Salary Only File. Dit bestand wordt uitsluitend gebruikt om bij de jaarlijkse herberekening de nieuwe salarissen of bonussen aan ons door te geven.
2 Bestandstype Het formaat van het bestand dient van het type .xls of .xlsx (microsoft excel) te zijn.
3 Hoe vraagt u een SOF-bestand aan? Ongeveer twee maanden voor de voorziene herberekeningsdatum ontvangt u een e-mail van AG Employee Benefits. Vanaf dat moment wordt er in de taak ’Aangeslotenen ➝ Collectief ➝ Periodieke herberekening’ een lijn gecreëerd en kunt u een SOF-bestand aanvragen.
Hiervoor klikt u op de knop Aanvraag. Deze wordt dan grijs. Het SOF-bestand wordt dezelfde avond door AG Employee Benefits aangemaakt op basis van de gekende gegevens van de aangeslotenen op het moment van de aanvraag. Opgelet: er wordt enkel rekening gehouden met de transacties die de status “Klaar” hebben (zie Aangeslotenen ➝ Transacties ➝ Transactiegeschiedenis). Het SOF-bestand is de eerstvolgende werkdag na uw aanvraag beschikbaar op AG EB Online. U wordt eveneens per mail verwittigd wanneer het bestand beschikbaar is. Vanaf dat moment is de Aanvraag-knop opnieuw beschikbaar en kunt u – indien nodig - een nieuw SOF-bestand aanvragen.
3
Het SOF-bestand bestaat uit twee tabbladen: • In het tabblad INVULFORMULIER moeten de nieuwe salarissen of bonussen en de eventueel ontbrekende INSZ-nummers (rijksregisternummers) van uw werknemers ingevuld worden. • Het tabblad LIJST VAN AANGESLOTENEN bevat de individuele gegevens van uw werknemers zoals ze gekend zijn in onze administratie, en op basis waarvan de verzekerde voordelen en premies berekend worden. Deze gegevens kunnen niet worden aangepast. Ze worden u enkel ter informatie bezorgd, zodat u kunt controleren of de gegevens in ons bezit correct zijn.
4
4 Hoe vult u het SOF-bestand in? 4.1 Het SOF-bestand downloaden 1. Klik op het excel icoontje en kies de optie Download template.
2. Bewaar het excel bestand op uw computer.
4.2 De gegevens van het SOF-bestand controleren Het tabblad LIJST VAN AANGESLOTENEN bevat de individuele gegevens van uw werknemers zoals ze gekend zijn in onze administratie. We raden u aan om deze gegevens na te kijken, zodat u zeker bent dat ze correct zijn. Indien u een verschil of fout zou merken, gelieve ons dan eerst de correcte informatie door te geven via de taak ’Aangeslotenen’ op AG EB Online. Indien het enkel individuele wijzigingen betreft (bv. wijziging burgerlijke staat, percentage werktijd), kunt u deze wijzigingen via AG EB Online doorgeven en vervolgens uw SOF-bestand invullen. U hoeft dus niet te wachten tot al uw transacties verwerkt zijn (status ’Klaar’ in de transactiegeschiedenis) om het SOF-bestand naar ons terug te sturen. Indien er nieuwe aansluitingen zijn, geeft u ze eerst via AG EB Online door en wacht u tot ze de status ’Klaar’ hebben. Nadien vraagt u een nieuw SOF-bestand aan, zodat de nieuw aangesloten werknemers hierin opgenomen zijn.
4.3 Het SOF-bestand invullen Eens alle gegevens correct zijn, kunt u het SOF-bestand invullen. 1. Vul de ontbrekende INSZ-nummers in. Via de kleur van de cel kunt u controleren of het INSZ-nummer (correct) werd ingevuld: ➤ Groene cel: een INSZ-nummer bestaande uit 11 cijfers werd ingevuld ➤ Rode cel: het INSZ-nummer ontbreekt of het ingevulde INSZ-nummer bestaat uit meer of minder dan 11 cijfers
Zolang er INSZ-nummers ontbreken, wordt de volgende melding bovenaan de INSZ-kolom getoond: “Opgelet: Er ontbreken rijksregisternummers!”. Deze melding is niet blokkerend voor het opladen van het bestand, maar het is sterk aangeraden om steeds alle INSZ-nummers in te vullen.
5
2. Vul vervolgens de salarisgegevens in. Via de kleur van de cel en van de tekst in de cel kunt u de ingevulde bezoldiging controleren: ➤ Rode cel: geen waarde ingevuld. ➤ Groene cel met rode tekst: een waarde werd ingevuld met een verhoging van meer dan 20 % of een verminde-
ring van meer dan 10 % ten opzichte van de vorige referentiebezoldiging.
➤ Groene cel met zwarte tekst: een waarde werd ingevuld, zonder belangrijke afwijking ten opzichte van de vorige
referentiebezoldiging.
Zolang er cellen of tekst in het rood verschijnen, wordt de volgende melding bovenaan de kolom ’Nieuwe waarde’ getoond: “Opgelet: Er zijn ontbrekende of sterk afwijkende waarden!”. Deze meldingen zijn niet blokkerend voor het opladen van het bestand.
3. Bewaar het bestand op uw computer.
4.4 Het ingevulde SOF-bestand opladen 1. Ga terug naar AG EB Online (taak Aangeslotenen ➝ Collectief ➝ Periodieke herberekening) en klik op de knop Upload.
2. In het pop-up scherm klikt u op Ja.
3. Klik vervolgens op de Browse-knop en selecteer het ingevulde bestand waar u het opgeslagen hebt (zelfde principe als voor het toevoegen van een bijlage aan een e-mail).
6
4. Klik op Verzend om het bestand op te laden.
5. Eens het bestand opgeladen is, wordt de lijn met betrekking tot dit dossier grijs.
6. Na 30 minuten wordt de lijn van de Open items naar de Verzonden items verplaatst, wat betekent dat we uw bestand goed ontvangen hebben.
Voor alle verdere inlichtingen over dit elektronisch herberekeningsbestand, kunt u terecht bij de beheerder van uw groepsverzekering. U vindt de gegevens van uw beheerder terug onder het tabblad CONTACTPERSONEN.
4.5 Mogelijke foutmelding bij het opladen van het SOF-bestand Het is mogelijk dat u binnen het halfuur na het opladen van uw SOF-bestand een e-mail van AG Employee Benefits krijgt, met de melding dat we uw bestand niet kunnen verwerken omdat het niet-numerieke salariswaarden bevat. In dat geval kunt u best controleren of er in de kolom ’Nieuwe waarde’ geen spaties staan, of waarden met een dubbele komma, enz… Om snel en gemakkelijk te zien welke waarde niet numeriek is, kunt u de functie ISNUMBER in excel gebruiken. De lijn op AG EB Online wordt terug beschikbaar onder de Open items, zodat u het bestand terug kan opladen eens u het aangepast hebt.
7
5 SOF-bestandsvelden In dit hoofdstuk vindt u een beschrijving van de verschillende bestandsvelden.
5.1 Niet-aanpasbare bestandsvelden De volgende velden zijn vooraf ingevuld en kunnen niet worden aangepast. ➤ Naam en voornaam van de aangeslotene ➤ Geslacht van de aangeslotene ➤ Geboortedatum van de aangeslotene ➤ Stamnummer: uniek referentienummer van de aangeslotene bij de werkgever ➤ KBO-nummer: ondernemingsnummer van uw bedrijf ➤ Sociaal statuut: loontrekkende of zelfstandige ➤ Vorige waarde: vorige referentiebezoldiging. De referentiebezoldiging van de aangeslotene wordt uitgedrukt op
basis van 100 % werktijd. De bedragen vermeld in deze kolommen kunnen afwijken van de cijfers die u ons vroeger meedeelde. Dit is te wijten aan interne verwerkingen.
5.2 Aanpasbare bestandsvelden De velden hieronder zijn de velden die u in het tabblad INVULFORMULIER dient in te vullen. INSZ Het identificatienummer van de aangeslotene in het register van de sociale zekerheid (ook rijksregisternummer genoemd). Het INSZ-nummer bestaat uit 11 cijfers. Het is noodzakelijk ons het nationaal rijksregisternummer door te geven, om een eenduidige identificatie van de aangeslotenen te verzekeren in de databank met aanvullende pensioengegevens (DB2P). Indien het INSZ-nummer van de aangeslotene al gekend is door onze diensten, wordt dit ingevuld. U kunt het nakijken en indien nodig corrigeren. Indien het INSZ-nummer ontbreekt, vragen we u dit in te vullen.
Nieuwe waarde De nieuwe waarde komt overeen met de nieuwe referentiebezoldiging. De referentiebezoldiging van de aangeslotene wordt uitgedrukt in functie van de salarismultiplicator op basis van 100 % werktijd.
0079-8237730N-07102014
We vragen u om de nieuwe waarde met 2 cijfers na de komma in te vullen.
AG Employee Benefits Trust in expertise AG Insurance nv – E. Jacqmainlaan 53, B-1000 Brussel – RPR Brussel – BTW BE 0404.494.849 – www.aginsurance.be
Tel. +32(0)2 664 81 11 – Fax +32(0)2 664 81 50 Verzekeringsonderneming toegelaten onder code 0079, onder toezicht van de Nationale Bank van België, de Berlaimontlaan 14, 1000 Brussel
8
