se>cf K<^
60 *
Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
WAMWA
Noordendijk 250 Postbus 550 3300 AN Dordrecht
MPGD32Ö12041709300215
GD3
17.04.2012
T [078] 770 85 85
0215
F [078] 770 85 84 E
[email protected] www.ozhz.nl KvK-nummer: 51291010
Aan: Provinciale Staten van Zuid-Holland het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Zuid-Holland Zuid de raden van de gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid
Uw brief van
Verzenddatum
Uw kenmerk
Dossier
Reactie op Onderwerp
Zienswijzen op de concept ontwerpBegroting Omgevingsdienst ZHZ
13 april 2012 Begroting 2013
Zaaknummer
9101184
Ons kenmerk
2012009088
(Gelieve bij correspondentie dit nummer te vermelden)
J. den Uijl (078 770 3094)
Afdeling
Behandeld door
Staf
2013
Geacht bestuur, Hierbij sturen wij u de concept- ontwerpbegroting 2013 voor de Omgevingsdienst ZHZ, met de uitnodiging om hierop uw zienswijze te geven voor 4 juni 2012. De begroting 2013 van OZHZ is sluitend en is opgesteld conform de richtlijnen van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst ZHZ. De Omgevingsdienst ZHZ is inmiddels het tweede jaar van zijn bestaan ingegaan. De uitdagingen blijven onverminderd groot. In vervolg op een bestuurlijke conferentie in het najaar van 2011 wordt thans gewerkt aan een nieuw regionaal uitvoeringsniveau voor de wettelijke milieutaken. In de loop van 2012 zullen hierover voorstellen voor besluitvorming worden gedaan. Dit nieuwe uitvoeringsniveau vormt daarmee het kader voor keuzes voor gemeenten ten aanzien van taken, die als gevolg van bezuinigingen in 2012 en 2013 niet meer of minder intensief uitgevoerd gaan worden. Daarnaast wordt in samenwerking met een aantal gemeenten gewerkt aan een businesscase voor de uitvoering van brede omgevingstaken door OZHZ en speelt landelijk de discussie over het organiseren van taken op het gebied van de uitvoering van het Besluit risico's zware ongevallen '99 (Brzo). Op het gebied van bedrijfsvoering zal naar verwachting de discussie over de uitvoering van deze taken, mede in relatie tot het Servicecentrum Drechtsteden, in de eerste helft van 2012 zijn beslag krijgen. Teneinde de verbinding tussen de 19 regiogemeenten en de Omgevingsdienst ZHZ verder te Versterken, wordt de gemeenschappelijke regeling zodanig aangepast, dat gemeenten direct gaan deelnemen en zitting krijgen in het bestuur. De Regio ZHZ zal uittreden vanaf het moment dat alle gemeenten zijn toegetreden. Uitgangspunten van de begroting 2013 De concept-ontwerpbegroting 2013 is gebaseerd op de meerjarenraming van het Beheersplan 2011-2015. Vervolgens heeft actualisatie plaatsgevonden op grond van de jaarprogramma's 2012 van de individuele opdrachtgevers en overige bijstellingen, zoals het huisvestingscontract en de afspraken over de dienstverlening 2012 met het Servicecentrum Drechtsteden.
>
De concept ontwerpbegroting gaat ervan uit dat de dienstverlening door SCD ongewijzigd wordt gecontinueerd, ofschoon daarvoor op dit moment het juridisch fundament nog ontbreekt. Verder sluit de concept-ontwerpbegroting 2013 nog niet aan op de jaarrekening 2011 en wordt geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat een aantal gemeenten meer WABO-taken overdragen aan de Omgevingsdienst ZHZ. De ontwerpbegroting 2013 zal in een later stadium worden geactualiseerd op grond van deze ontwikkelingen, alsmede op grond van de ingekomen zienswijzen van de beide deelnemers (de Regio ZHZ en de provincie Zuid-Holland) en 19 regiogemeenten. Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst ZHZ stelt de begroting 2013 vast op 5 juli 2012. Indexering De concept-ontwerpbegroting 2013 van de Omgevingsdienst ZHZ is conform de vastgestelde begrotingsrichtlijnen opgesteld. Als uitwerking daarvan is de begroting 2013 geïndexeerd aan de hand van het loon/prijs-indexcijfer van de overheidsconsumptie van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Voor 2013 is in deze concept ontwerpbegroting 2013 uitgegaan van een index van 1,96%. In het najaar van 2012 zal, aan de hand van de septembercirculaire van het Gemeentefonds, het definitieve percentage van deze index bepaald worden. De begroting zal dan worden aangepast via de eerste begrotingswijziging 2013. Bezuinigingen De concept-ontwerpbegroting is verder gebaseerd op de uitgangspunten van het door het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Zuid-Holland Zuid en Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland vastgestelde bedrijfsplan, de bijdrageverordening en de uitvoeringsovereenkomsten met elke opdrachtgever. Er is rekening gehouden met de inmiddels door alle gemeenten kenbaar gemaakte noodzakelijke bezuinigingen. In dit verband kan worden opgemerkt dat over 2011 inmiddels een bezuiniging van 6,8% is gerealiseerd. Conform de tussen de omgevingsdienst en gemeenten gesloten uitvoeringsovereenkomsten wordt aan de gemeenten die, na reguliere indexering van de kosten, meer willen bezuinigen dan de norm van 2,5% per jaar of 8% in vier jaar, een afkoopsom voor de frictiekosten in rekening gebracht. Vrijwel alle gemeenten hebben op grond van de besluiten over de begroting 2012 van het Algemeen Bestuur van Omgevingsdienst ZHZ hun aanvankelijke bezuinigingsritme aangepast aan de kaders van de uitvoeringsovereenkomst. Als gevolg daarvan is, in vergelijking met het Beheersplan, de frictievergoeding over 2012 fors afgenomen; van € 675.000 naar € 34.000. Meerjarenperspectief in de begroting 2013 In de begroting 2013 is een geactualiseerd meerjarenperspectief opgenomen. Op basis van de meerjarenbegroting worden de aanloopkosten en het weerstandsvermogen door de provincie ZuidHolland binnen de verwachte termijn van 3 jaar terugverdiend c.q. opgebouwd (2011, 2012 en 2013) en door de gemeenten binnen een termijn van 4 jaar. Het weerstandsvermogen wordt opgebouwd nadat de projectkosten zijn "terugverdiend". Procedure Uw zienswijze op de concept-ontwerpbegroting 2013 van de Omgevingsdienst ZHZ zien wij graag tegemoet voor 4 juni 2012. Desgewenst zijn wij bereid nadere informatie en toelichting te geven. Met vriendelijke groeten, Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst ZHZ De voorzitter,
R.A. Janssen
y
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
WAMWA
*concept* Ontwerpbegroting 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid op 13 april 2012
1 van 23 T:\SamBnwerking\STAy3IENST\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrotingXONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevlngsdienst Zuid-Holland Zuid
INHOUDSOPGAVE A.
INLEIDING
3
B.
BEHEER VAN DE OMGEVINGSDIENST
6
C.
FINANCIEEL
10
D.
VERPLICHTE PARAGRAFEN
14
1.
2. Onderhoud kapitaalgoederen 3. Financiering 4. Bedrijfsvoering
14 16 16 18
BIJLAGE BIJDRAGEN PER OPDRACHTGEVER
21
E.
Weerstandsvermogen
T:\Samenwerking\STA\DIENST\Financien\begroUng 2013\concept- ontwerpbegrotsng\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevlngsdienst Zuid-Holland Zuid
AVA Inleiding 1.
Inleiding Op 1 januari 2011 startte de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (hierna: OZHZ), als eerste in zijn soort in Nederland. Een nieuwe organisatie, waarin het collectief van gemeenten en de provincie de krachten bundelen voor de uitvoering van omgevingstaken. OZHZ verleent, voor de 20 opdrachtgevers, in mandaat omgevings- (milieu-, bouw-, sloop-, etc) vergunningen en handhaaft deze. Daarnaast adviseert OZHZ gemeenten en provincie bij (duurzaam) ruimtelijk beheer en - ontwikkeling. Ruim 200 medewerkers werken daarbij aan een veilige, gezonde en leefbare, vitale regio Zuid-Holland Zuid.
2.
Visie OZHZ maakt een samenhangende, integrale, consistente en efficiënte uitvoering van omgevingswetgeving op (boven-/inter-) gemeentelijk/regionaal niveau mogelijk. Samenwerking met andere uitvoeringsdiensten en opdrachtgevers draagt bij aan een professionele en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van taken en verantwoordelijkheden in de regio ZHZ en de provincie, zonder dat daarvoor bevoegdheden verschuiven.
3.
Missie OZHZ werkt voor en samen met gemeenten en provincie aan een veilige en leefbare, vitale leefomgeving in Zuid-Holland Zuid. Zij doet dit transparant, oplossingsgericht, efficiënt en met kennis van zaken en het gebied. OZHZ voert wettelijke taken uit voor individuele gemeenten en de provincie. Voor het collectief van opdrachtgevers voert OZHZ opdrachten uit in de vorm van bovenlokale taken en programma's.
4.
Kernwaarden OZHZ profileert zich naar bedrijven en burgers als de verlengde arm van haar opdrachtgevers. OZHZ werkt met een hoge en geborgde kwaliteit en is sensitief voor politiek/maatschappelijke factoren en omstandigheden. Samenwerking met andere overheidsorganen wordt actief nagestreefd, wanneer doelen daarmee beter bereikbaar worden. De dienst biedt een professionele werkomgeving en geeft ruimte aan de eigen ontwikkeling van medewerkers.
5.
Organisatie OZHZ is een gemeenschappelijke regeling van twee deelnemers, te weten de Gemeenschappelijke Regeling Zuid-Holland Zuid en de provincie Zuid-Holland. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheer van de dienst en de kwaliteit van werken is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur van OZHZ. De regiogemeenten en provincie zijn de opdrachtgevers van OZHZ en blijven bestuurlijk verantwoordelijk voor de verschillende beleidsvelden. Het opdrachtgeverschap voor regiobrede taken en programma's is neergelegd bij de Bestuurscommissie van OZHZ.
3 van 23 T:\Samenwerking\STA\DIENST\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrothg\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
De Bestuurscommissie adviseert het Dagelijks Bestuur over de beheersaspecten, begroting en rekening en verantwoording. In de Bestuurscommissie zijn alle opdrachtgevers bestuurlijk vertegenwoordigd. De directeur van OZHZ is primair verantwoording verschuldigd over het functioneren van de dienst aan het Dagelijks Bestuur. OZHZ kent vier afdelingen met elk een eigen specifiek takenpakket. De afdeling Milieu en Ruimte is belast met adviestaken en programmataken op het terrein van duurzame ruimtelijke ontwikkeling en beheer. De afdeling Vergunningen en Meldingen voert wettelijke taken uit op het terrein van afhandelen van vergunningaanvragen en meldingen. De afdeling Toezicht en Handhaven houdt toezicht op naleving van regels en sanctioneert eventuele overtredingen. Het MidOffice ondersteunt de dienst als geheel op het terrein van bedrijfsvoering. Beheersplan OZHZ werkt met vier planfiguren. De opdrachten voor OZHZ (Wat) worden vastgelegd in de individuele uitvoeringsprogramma's per gemeente/provincie en collectieve regionale programma's. De wijze waarop de dienst de taken uitvoert (Hoe) wordt vastgelegd in het Uitvoeringsplan, vastgesteld op 21 maart 2011. Waarmee OZHZ de taken uitvoert (mensen en middelen) wordt uitgewerkt in het Beheersplan. Het meerjarige Beheersplan is op 12 januari 2012 vastgesteld door het Dagelijks Bestuur.
Dagelijks Bestuur/ Algemeen Bestuur Omgevingsdienst ZHZ Bestuurscommissie Omgevingsdienst ZHZ Gemeente&Provincie
BedHjfsphm OZHZ
mgevingsdienst ZHZ Meerjaren (individueel) programma Gemeente/provincie 2011-2014;
Regionale programma's 2011-2015
Uitvoerhgsplan 2011-2015
werkprogramma's
In dit Beheersplan is tevens aandacht gegeven aan de door de provincie gewenste ontwikkeldoelstellingen voor OZHZ. Het betreft: Het doorontwikkelen van de programmabegroting ta.v. de indeling van de programma's naar de verschillende taken (wettelijke-, advies- en programmataken). Het inzichtelijk maken van de kostprijzen en dat de bekostiging m.i.v. 2014 geschiedt op basis van programma-afspraken en prestaties. Expliciet aandacht besteden aan de kwalitatieve aspecten van de dienstverlening. 7.
Ontwikkelingen Regionale uitvoeringsdiensten In Nederland worden voorbereidingen getroffen dat in alle (politie/veiligheids-) regio's regionale uitvoeringsdiensten ontstaan. OZHZ geldt bij veel initiatieven als voorbeeld, kennisoverdracht en het delen van documenten vinden ruimhartig plaats. .
T:\Samenwerking\STA\DIENST\Finarcien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrothg\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 apri! 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevlngsdlenst Zuid-Holland Zuid
AVA Bestuursstructuur De huidige bestuursstructuur wordt in zijn algemeenheid ervaren als complex en intensief voor bestuurders en ambtelijke ondersteuning. Gemeenten hebben diverse malen bestuurlijk aangegeven direct te willen deelnemen in de gemeenschappelijke regeling van OZHZ. Begin 2011 is een eerste voorstel gedaan om de structuur om te bouwen naar een directe deelname van de gemeenten in OZHZ. Het Algemeen Bestuur heeft in november 2011 het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling vastgesteld na instemmend advies van de Bestuurscommissie. Het Dagelijks Bestuur heeft begin 2012 het definitieve voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling in procedure gebracht bij de beide eigenaren. De bedoeling is dat eind 2012 dit traject is afgerond zodat per 1 januari 2013 de gemeenten rechtstreeks deelnemen in OZHZ en de RZHZ geen eigenaar meer is. Brede uitvoering omgevingstaken gemeenten Een aantal gemeenten werkt samen met OZHZ een businesscase uit, waarin wordt voorzien dat vanaf 2013 OZHZ de brede uitvoering van omgevingstaken voor de gemeente(n) op zich kan nemen. Het gaat hierbij voornamelijk om de taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht. OZHZ ziet deze ontwikkelingen als wenselijk en wil voorzien in een soepele maar solide transitie. Uitvoeringskwaliteit Het kwaliteitsniveau van de uitvoering van omgevingstaken staat alom ter discussie. De lessen uit de evaluatie van grootschalige rampen zijn dat de kwaliteit van vergunningen en handhavend optreden van de overheid heel vaak te wensen overlaat. Dit speelt, zo blijkt uit jarenlange onderzoeken door de toenmalige VROM-inspectie, vooral in situaties waarin de uitvoering niet is ondergebracht bij deskundige diensten, als milieudiensten. Noodzakelijke bezuinigingen verhogen de al aanwezige veiligheids-, gezondheids-, leefbaarheids- en/of milieurisico's. Dit onderkennende hebben de gemeenten OZHZ in 2011 opdracht gegeven om tot een herijking van de uitvoeringskwaliteit te komen. In 2011 zijn op dat terrein stappen gezet. Kern van de verandering is dat de uitvoering van regelgericht naar risicogericht wordt verlegd en dat handhaving leidend wordt bij de uitvoering en legalisering volgend. In de najaarsconferentie van de portefeuillehouders in 2011 zijn richtinggevende uitspraken gedaan voor het opnieuw definiëren van een minimaal regionaal kwaliteitsniveau voor de uitvoering van milieutaken. Voorde gemeenten in Zuid-Holland Zuid is het de bedoeling dat, het borgen van in ieder geval Veiligheid en Gezondheid als regionale kerndoelen gaat gelden. Leefbaarheid en de overige milieudoelen kunnen lokaal geprioriteerd worden. Het toezicht op activiteiten met een relatief laag veiligheid- en gezondheidrisico gaat meer algemeen en regionaal geprogrammeerd worden gedaan en legaliserings-processen (verlenen van vergunningen en afdoen van meldingen) worden zover mogelijk vereenvoudigd en geconcentreerd op de kerndoelen (veiligheid en gezondheid). Outcome zal meer en meer centraal gaan staan in het werk van OZHZ. Definitieve besluitvorming hierover is voorzienln het voorjaar van 2012. Deze vernieuwde uitvoering biedt de mogelijkheid om het kwaliteitsniveau opnieuw af te stemmen op de budgettaire mogelijkheden. Milieuruimte In de dichtbevolkte omgeving van de regio Zuid-Holland Zuid blijkt dat ruimtelijk beperkingen moeten worden opgelegd aan ruimtelijk economische ontwikkelingen door (Europese-) 5 van 23 T:\Samenwerking\STAM3IENST\Financien\begroting 2013\concept- onlwerpbegroting\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevlngsdlenst Zuid-Holland Zuid
AVA grenzen voor veiligheid, luchtkwaliteit geluid of natuurontwikkeling. Bedrijfsleven en overheid nemen deze grenzen steeds vaker en vroeger als randvoorwaarde mee bij hun planvorming. De Bestuurscommissie van OZHZ gaf de dienst in maart 2011 groen licht voor een meerjarig programma voor een duurzaam beheer en ontwikkeling van omgevingsruimte. Doel van dit meerjarenprogramma is dat OZHZ kennis/expertise opbouwt en milieudata verzamelt, beheert en ontsluit ten behoeve van ruimtelijk beheer en ontwikkeling van gemeenten en provincie in Zuid-Holland Zuid. Daarnaast specialiseert OZHZ zich, gelet op de specifieke kenmerken van de regio Zuid-Holland Zuid op vervoer en milieu. Het programma wordt voornamelijk gefinancierd door de provincie, al dan niet via subsidies van het Rijk. In 2011 is het programma niet alleen opgesteld en gefiatteerd, maar ook op onderdelen gerealiseerd. Gemeente Molenwaard In 2013 sprake zal zijn van de nieuwe gemeente Molenwaard, uit de voormalige gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw Lekkerland. B.
Beheer van de omgevingsdienst
1.
Taken De kaders voor het beheer zijn vastgelegd in het beheersplan. Het Dagelijks Bestuur heeft dit op 12 januari 2012 vastgesteld. De taken van de dienst zijn het in opdracht van gemeenten en provincie, individueel en collectief, uitvoeren van wettelijke taken, adviestaken en programmataken op het terrein van milieu/omgevingsbeheer op een zo efficiënt mogelijke manier op een goed kwaliteitsniveau. De dienst heeft daartoe medewerkers in eigen dienst en verwerft op contractbasis personele capaciteit en/of specifieke kwaliteit van extern personeel. OZHZ beschikt over informatie- en processystemen, een kwaliteit managementsysteem en een piketdienst en -voorzieningen voor klachten en meldingen.
2.
Activiteiten Wettelijke taken a. Legalisering: vergunningverlening en afhandelen meldingen Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten.
6 van 23 T:\Samenwerking\STAOIENST\Financien\begroling 2013\concept- ontwerpbegrolhg\ONTWERPBEGROTING2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdtenst Zuid-Holland Zuid
Speerpunt Tijdige en geïntegreerde vergunningen
Prestatie indicator Tijdige verlening van (geïntegreerde) vergunningen binnen wettelijke termijn. 95% binnen termijn tenzij opdrachtgever en/of vergunningaanvrager instemt met termijnoverschrijding.
Voldoen aan inhoudelijke kwaliteit
Geen inhoudelijke gebreken aan beschikkingen bij beroeps- en bezwaarprocedures.
Bestuurlijke sturing op strategie en afstemming op ruimtelijke mogelijkheden/ambities
Frequent driehoeksoverleg bestuur/beleid/uitvoering.
Uitvoeren jaarprogramma passend binnen het Meerjarenprogramma Haar)
Producten en prestaties binnen een bandbreedte van 90-110% van het jaarprogramma.
b. Handhaving: toezicht en sancties opleggen OZHZ zet zich ervoor in om te komen tot een zodanige naleving van de wettelijke voorschriften dat gezondheid, veiligheid, leefbaarheid en duurzaamheid optimaal wordt bevorderd. Daartoe houdt OZHZ geprogrammeerd toezicht en handhaaft de relevante wettelijke bepalingen. Onder toezicht wordt verstaan het verzamelen van informatie over het feit of een activiteit is toegestaan en/of wordt voldaan aan de overige eerder opgelegde regels/voorschriften al dan niet in vergunningen, meldingen en/of brieven. Bij een overtreding wordt de sanctiestrategie gevolgd en waar nodig een sanctiemiddel toegepast. Heldere en waar mogelijk standaardprocedures in goede afstemming met handhavingspartners moeten onnodige administratieve lasten voorkomen. Speerpunt Uitvoeren jaarprogramma passend binnen het Meerjarenprogramma (4jaar)
Prestatie indicator Producten en prestaties binnen een bandbreedte van 90-110% van het jaarprogramma.
Optimaal toezichtproces
In 2015 zijn toezichthouders ca. 80% van de tijd in het veld actief. Bij 90% van de inspecties volstaat één toezichthouder. Voldoen aan maatlatten (BRZO en milieu) en kwaliteitseisen uitvoering omgevingswettten. Snelle follow-up van prioritaire meldingen en incidenten. Beschikbaarheid van systemen en processen van informatiemanagement.
Integraal toezicht Verbeteren professionaliteit toezichthouders Effectieve wachtdienst Optimale informatie-uitwisseling met handhavingspartners
Om klachten vanuit de samenleving optimaal te behandelen heeft OZHZ een 24-uurs wachtdienst. De gezamenlijke Regionale Uitvoeringsdiensten/milieudiensten maken daarbij gebruik van één centrale meldkamer, ondergebracht bij de DCMR. T:\Samertwerking\STAMDIENST\Financien\b8groting 2013\concept- ontwerpbegrot'ng\ONTWERPBEGFK)TING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Adviestaken OZHZ verstrekt milieuadvies op het gebied van geluid, lucht, bodem en externe veiligheid aan de regiomeenten, subregio's en de provincie omtrent het ontwikkelen, inrichten en beheren van een duurzame leefomgeving. De dienst treedt op als adviseur (facilitator) richting de gemeenten en provincie en heeft oog voor het inbrengen van milieuaspecten op het juiste moment en in de juiste vorm in het ruimtelijk planvormingsproces. OZHZ moet voldoen aan de volgende inhoudelijke vereisten: • In staat zijn om integrale milieuadviezen te verstrekken, zowel procesmatig/organisatorisch als inhoudelijk. Inhoudelijk betekent dat kennis en inzicht in de onderlinge verbanden tussen milieu en ruimtelijke ordening aanwezig moeten zijn; • Kennis van 'de milieuruimte' van een gemeente of subregio ten aanzien van geluid, externe veiligheid, lucht en bodem en in staat zijn om de milieu-informatie te interpreteren/toe te passen in advisering; • Kennis van milieueffecten met daaraan gekoppeld de impact op vervoerstromen over weg, water, spoor en in de ondergrond en in staat zijn om de milieu-informatie te interpreteren/toe te passen in advisering; • Kennis en inzicht in de milieuruimte (incl. impact op vervoersstromen) veronderstelt dat milieudata beschikbaar, toegankelijk, reproduceerbaar, betrouwbaar en actueel is en voldoet aan de interne en externe kwaliteitseisen; • Investeren in relaties met gemeenten en provincie als klant. Dat betekent onder meer dat de werkwijze (kostenraming, back/front-office etc.) en de werkzaamheden bij de gemeenten en de provincie bekend moeten zijn. Speerpunt Adviestaken Integratie adviezen
Prestatie indicator Relatieve progressieve ontwikkeling in aantal integrale adviezen.
Kennisopbouw en behoud kennis van milieuruimte
Actuele gemeente- en gebiedsprofielen.
Beschikbaarheid milieuspecialismen. Zelf of in netwerk
Behandeling van alle vraagstukken in de regio Zuid-Holland Zuid in het omgevingsdomein.
Klanttevredenheid
Regelmatig meten en verbeteren.
Proarammataken De Bestuurscommissie van OZHZ (alle gemeenten in Zuid-Holland Zuid en de provincie Zuid-Holland) is opdrachtgever voor de uitvoering van de collectieve regiobrede programma's op voorstel van OZHZ. De Bestuurscommissie heeft op 21 maart 2011 voor een periode van 4 jaar de doelstellingen voor de betreffende meerjarenprogramma's vastgesteld, evenals het voor de uitvoering van de programma's totaal beschikbare budget uit de inwonerbijdrage en subsidies. De directie informeert de Bestuurcommissie jaarlijks over de voortgang en legt verantwoording af over bestede middelen. De Bestuurscommissie heeft aan het Dagelijks Bestuur gevraagd om te bezien met welk mechanisme kan worden bepaald of sprake is van een efficiënte en effectieve besteding van de budgetten voor de programma's. Voor zover voor onderdelen van de programma's subsidies beschikbaar gesteld worden, rapporteert de directie eveneens de betreffende subsidiënt over de behaalde resultaten en de besteding van de betreffende financiële middelen.
T:\Samenwerking\STA\DENSWinancien\begroting 2013\concept- onlwerpbegroüng\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
AVA Speerpunt Proqrammataken Gedragen programma's in de regio
Prestatie indicator Opdracht door Bestuurscommissie.
Goede voortgang
Voortgang conform tijdpad programma.
Nauwe afstemming met flankerende partijen
Samenwerking met netwerk van partijen, bekendheid programma.
3. Kwaliteit De kwaliteiten op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening zijn te vatten onder de begrippen 'confectie' en 'maatwerk'. • Confectie betekent voor de dienst dat producten op een eenduidige wijze aan alle gemeenten en de provincie - de externe opdrachtgever - worden aangeboden. Confectie wordt onder meer geboden door te werken met een productencatalogus, met gestandaardiseerde producten (uniforme formats) en procesgestuurde interne zaken. • Tegelijkertijd is eveneens sprake van 'maatwerk'. Zo kunnen gemeenten en provincie kiezen welke producten zij in een bepaald jaar afnemen. Dit wordt vastgelegd in de gemeentelijke en provinciale jaarprogramma's (relatiebeheer). De in de gemeentelijke jaarprogramma's opgenomen ramingen voor de naar verwachting uit te voeren adviestaken zijn indicatief en vormen de basis voor de begroting van de dienst. Daadwerkelijke uitvoering door de dienst is afhankelijk van de uiteindelijke opdrachtverlening door de gemeenten en/of provincie. • Per vier maanden vindt verslaglegging en evaluatie naar de opdrachtgever plaats op basis waarvan bijsturing van kwantiteit en kwaliteit mogelijk is. OZHZ werkt met het kwaliteitssysteem volgens ISO-9001: versie 2008 waarvan de hoofdlijnen in het kwaliteitshandboek (KHB) met procedures en onderliggende instructies, als hulpmiddel bij de dagelijkse praktijk, zijn opgenomen. OZHZ is ook gecertificeerd.
T:\SamenweiWng\STA\D!ENST\Financ'ëri\begroting 2013\concq)t-ontwerpbegroting\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdlenst Zuid-Holland Zuid
WAWkWA Financieel
PERSONEELSKOSTEN
12.122.000
13.424.000
13.346.000
12.835.000
12.835.000
615.000
800.000
793.000
762.000
762.000
762.000
2.392.000
1.672.000
1.458.000
1.240.000
1.240.000
1.240.000
KAPITAALLASTEN
362.000
604.000
557.000
491.000
489.000
485.000
INT. KANTOORKOSTEN
178.000
143.000
146.000
146.000
146.000
146.000
ONDERSTEUNING SCD
1.717.000
1.786.000
1.767.000
1.767.000
1.767.000
1.767.000
OV PERSONEELSKOSTEN INHUURKOSTEN
12.835.000
HUISVESTING
839.000
806.000
819.000
819.000
747.000
747.000
OV. BEDRIJFSKOSTEN
765.000
758.000
771.000
769.000
769.000
769.000
1.351.000
1.558.000
1.535.000
1.535.000
1.535.000
1.535.000
ONVOORZIEN
229.000
253.000
249.000
238.000
238.000
238.000
RESERVES EN VOORZIENINGEN
978.000
ADD. PRODUCTIEKOSTEN
-
FRICTIEKOSTEN RZHZ Totale KOSTEN
INWONERBIJDRAGE
21.548.000
21.804.000
21.441.000
20.602.000
20.528.000
20.524.000
2.560.000
2.620.000
2.672.000
2.672.000
2.672.000
2.672.000
10.837.000
9.649.000
11.394.000
11.306.000
11.306.000
11.306.000
WETTELIJKE TAKEN BOUW/GEBRUIK
3.376.000
3.441.000
1.608.000
1.608.000
1.608.000
1.608.000
ADVIES MILIEURUIMTE
2.962.000
3.195.000
3.257.000
2.890.000
2.890.000
2.890.000
WETTELIJKE TAKEN MILIEU
-
PROJECTEN SUBSIDIES
730.000
PROGRAMMABIJDRAGE PZH
460.000
OV. WETTELIJKE TAKEN PZH
-
-
408.000 638.000
610.000
472.000
481.000
481.000
481.000
481.000
1.349.000
1.376.000
1.376.000
1.376.000
1.376.000
PROV BIJDRAGE INCIDENTELE KOSTEN
596.000
611.000
623.000
MATERIEEL BUDGET PZH
663.000
681.000
694.000
BIJDRAGEN GEMEENTEN IN FRICTIEKOSTEN
-
34.000
416.000
OVERIG Totale BATEN
Exploitatiesaldo
-
-
694.000
-
694.000
-
694.000
22.600.000
23.098.000
22.715.000
21.027.000
21.027.000
21.027.000
1.052.000
1.294.000
1.274.000
425.000
499.000
503.000
Toelichting: Algemeen De ontwerpbegroting 2013 is gebaseerd op de meerjarenraming van het beheersplan 2011-2015. Vervolgens heeft actualisatie plaatsgevonden op grond van de jaarprogramma's 2012 van de individuele opdrachtgevers en overige bijstellingen, zoals het huisvestingscontract en de afspraken over de dienstverlening 2012 met het SCD. Het financiële beeld is een tussenstand. Nog niet verwerkt is een aantal ontwikkelingen met substantiële gevolgen voor financiën en bedrijfsvoering: • • • •
De finale bestuurlijke besluitvorming inzake het SCD en de daarbij eventueel af te spreken vergoeding aan het SCD. De door de Omgevingsdienst opgestelde businesscase hernieuwde bedrijfsvoering, in geval wordt besloten tot aanbesteding van de ICT en het P-beheer; De jaarrekening 2011; De intentie om voor een aantal gemeenten het bouw en woning toezicht uit te voeren;
T:\Samenwerkirg\STAOIENST\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrothg\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
WAMWA De ontwerpbegroting 2013 zal verder worden geactualiseerd op grond van bovengenoemde ontwikkelingen en de eventuele zienswijzen van de gemeenten. De ontwerpbegroting 2013 van OZHZ is conform de vastgestelde begrotingsrichtlijnen opgesteld. Vanaf 2013 is vooralsnog uitgegaan van een index van 1,96%. In het najaar van 2012 zal, aan de hand van de septembercirculaire van het Gemeentefonds, het definitieve percentage van deze index worden bepaald. De begroting zal dan aangepast worden. De ontwerpbegroting is gebaseerd op de uitgangspunten van het door het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland vastgestelde bedrijfsplan. Deze additionele bezuinigingen op de budgetten van de individuele gemeenten hebben zowel effect op het uitvoeringsniveau (takendiscussie) als op de afgesproken terugverdientijd van aanloopkosten en opbouw van het weerstandsvermogen. Conform de uitvoeringsovereenkomst wordt aan de gemeenten die, na reguliere indexering van de kosten, meer willen bezuinigen dan de norm van 2,5 % per jaar of 8 % in vier jaar overschrijden, een afkoopsom voor de frictiekosten in rekening gebracht. Vrijwel alle gemeenten hebben hun aanvankelijke bezuinigingsritme aangepast aan kaders van de uitvoeringsovereenkomst. Als gevolg daarvan is, in vergelijking met het beheersplan, de frictievergoeding over 2012 fors afgenomen; van € 675.000 naar € 34.000. Personeelskosten De personeelskosten zijn gebaseerd op de formatie van OZHZ van 190 fte. De salarislasten zijn op schaalmaximum berekend aan de hand van de meest actuele gegevens. Tevens is rekening houden met de sociaal plankosten, de kosten van schaalfrictie en de individuele rechten. Kapitaallasten Als basis voor de berekening van de kapitaallasten van de nieuwe organisatie is de omvang van de kapitaallasten van de boekwaarden van de kapitaalgoederen die op grond van de ontvlechtingovereenkomst met de Regio Zuid-Holland Zuid aan OZHZ zijn overgedragen. Dit is inclusief de investeringen die gedaan zijn in het kader van de huisvesting van OZHZ, zoals de aanschaf van nieuw meubilair en de verbouwingskosten van het kantoorpand aan de Noordendijk. Verder is in de begroting nog rekening gehouden met een ruimte voor kapitaallasten van nieuwe en vervangingsinvesteringen. Binnen deze ruimte is rekening gehouden met de hogere kapitaallasten als gevolg van het realiseren van systeemkoppelingen tussen de werksystemen van OZHZ en het financieel pakket. Ondersteuning SCD Met het SCD zijn contractafspraken gemaakt over de dienstverlening 2012. Bij deze afspraken is de aard en de omvang van de dienstverlening zo veel mogelijk afgestemd op de vraag vanuit OZHZ. In deze begroting is uitgegaan van een gelijk blijvend kostenniveau van de SCD-diensten. Huisvesting OZHZ is onderhuurder bij de Regio Zuid-Holland Zuid voor het pand aan de Noordendijk. De huisvestingskosten zijn opgebouwd uit de kale huurprijs, servicekosten en een aantal facilitaire kosten. De totale kosten wordt doorbelast door de hoofdhuurder (de regio Zuid-Holland Zuid) aan OZHZ op basis van het aantal m2 waarvan OZHZ gebruik maakt. Ten opzichte van 2011 heeft de regio Zuid-Holland Zuid nadere afspraken gemaakt met de verhuurder. In 2015 valt het kostenonderdeel huurafkoop voormalige kantoorlocatie Weizigtweg uit de kosten.
11 van 23 T:\Samenwerkirig\STA\DlENST\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrothg\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
Overige bedrijfslasten De overige bedrijfslasten zijn gebaseerd op de kosten van de voorgaande jaren. Additionele productkosten Binnen deze begrotingpost zijn de additionele productkosten verantwoord voor de uitvoering van taken van OZHZ. Deze kosten maken onderdeel uit van de omzet van OZHZ. Ook het materiële budget dat van de Provincie naar OZHZ is overgeheveld voor het uitvoeren van de provinciale taken, is binnen deze begrotingspost verantwoord. Binnen dit budget zijn de kosten ten behoeve van de activa, die de Provincie Zuid-Holland heeft overgedragen aan OZHZ, verantwoord. OZHZ zal in haar eigen bedrijfsvoering rekening moeten houden met de vervangingsinvesteringen van de overgedragen activa en de daarmee gemoeide kapitaal lasten. Baten De inkomsten van OZHZ bestaan uit verschillende onderdelen. • De inwonerbijdrage van de regiogemeenten wordt, via de GR regio Zuid-Holland Zuid, beschikbaar gesteld aan OZHZ. • De provincie verstrekt tot 2014 een lump-sum-budget. Als onderdeel van dit provinciale budget is een inwonerbijdrage opgenomen, die gelijk is aan de helft van de inwonerbijdrage van het collectief van gemeenten en een specifieke bijdrage voor extra materiële kosten. Verder is het aandeel van de provincie in de aanloopkosten en opbouw van het weerstandsvermogen voor drie jaar gedefinieerd en gefixeerd. Bijlage 2 bevat een verdere uitsplitsing van het provinciale budget. • De wettelijke taken Milieu omvatten producten en prestaties, die per kwartaal op voorschotbasis bij de opdrachtgevers (gemeenten en provincie) in rekening worden gebracht en jaarlijks achteraf worden nagecalculeerd aan de hand van de geleverde prestatie/producten. • Ditzelfde systeem geldt voor de wettelijke taken bouwen c a . (Dordrecht) en de overige wettelijke taken (PZH). • Adviezen worden op basis van een kostenraming achteraf gefactureerd. Bij omvangrijke opdrachten wordt met termijnbetalingen gewerkt. • Materieel budget: beschikbaar vanuit de PZH voor exploitatiekosten kapitaalgoederen, additionele productie-kosten. Lening Voor het opvangen van de initiële kosten van OZHZ zijn in 2010 twee leningen aangetrokken van elk € 1,250 min. Deze worden op de beginbalans van de GR OZHZ verantwoord. Deze leningen worden uiterlijk eind 2013 afgelost. Liquiditeit In de GR zijn de momenten geregeld waarop de deelnemers hun bijdrage aan de GR over dienen te maken. Mocht de GR vanwege de opstart niet voldoende liquiditeiten hebben dan zal gekeken worden of deelnemers conform artikel 36 lid 2 van de GR om een afwijkend voorschot wordt verzocht. Resultaatbestemming De begroting 2013 van OZHZ is sluitend en heeft een voordelig exploitatiesaldo. Onderdeel van dit saldo is de vaste bijdrage van de provincie voor het terugverdienen van de aanloopkosten. In 2013 is het provinciale aandeel in de aanloopkosten terugverdiend, waardoor zij het surplus (€ 101.000) terugbetaald zal krijgen. Het resterend saldo wordt conform het bedrijfsplan van OZHZ volledig benut voor het terugverdienen van de aanloopkosten van OZHZ en de opbouw van het weerstandsvermogen van de gemeenten/ZHZ. 12 van 23 T:\Samenwerking\STA\DiENST\Financien\begroting 2Q13\concept- onlwerpbegrot'ng\ONTWERPBEGROT!NG 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevlngsdtenst Zuid-Holland Zuid
AVA 1.052.000
1.294.000
1.274.000
528.924
220.556
2014 425.000
2015 499.000
2016 503.000
141.667
166.333
167.667
Provincie ZH - Dotatie aanloopkosten - Dotatie weerstandsvermogen - Dotatie kosten sociaal plan
207.250 33.027
- Restant
33.027 101.117
Regiogemeenten / ZHZ - Dotatie aanloopkosten
520.500
- Dotatie weerstandsvermogen
354.589
- Dotatie verlofstuwmeer
112.250
- Dotatie balansbijdrage
99.000
- Restant
-
-
245.210 32.104
-
112.250
-
107.000
-
144.229
332.667
335.333
Aanloopkosten en weerstandsvermogen Op basis van de meerjarenbegroting worden deze aanloopkosten en het weerstandsvermogen door de provincie Zuid-Holland binnen de verwachte termijn van 3 jaar terugverdiend c.q. opgebouwd (2011, 2012 en 2013) en door de gemeenten binnen een termijn van 4 jaar. Het weerstandsvermogen wordt opgebouwd nadat de projectkosten zijn "terugverdiend". Verlofstuwmeer Een deel van het resultaat wordt aangewend om productieverlies ten gevolge van het verlofstuwmeer op te vangen. Op grond van een advies van de Bestuurscommissie heeft het Dagelijks Bestuur besloten dat dit verlofsurplus binnen de reguliere exploitatie zal worden weggewerkt. Balansbijdrage regio Zuid-Holland Zuid In november 2011 zijn bestuurlijk finale afspraken gemaakt inzake de financiële ontvlechting van de regio Zuid Holland Zuid. In dat kader is tussen beide gemeenschappelijke regelingen de afspraak tot stand gekomen dat OZHZ een vrijwillige balansbijdrage verstrekt aan de Regio ZHZ. Daartoe is in 2011 een vordering van € 99.000 op de regio afgeschreven en in 2014 ontvangt de regio een balansbijdrage van OZHZ van € 107.000. Dekking vindt plaats door middel van een tariefopslag van € 1,14 per uur op de gemeentelijke wettelijke taken in 2012 en 2013.
13 van 23 T:\Samenwerking\STA\DIENST\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrothgXONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdtenst Zuid-Holland Zuid
D
Verplichte paragrafen
In het Besluit Begroting en Verantwoording staat aangegeven dat in de Programmabegroting ten minste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Lokale heffingen 2. Weerstandsvermogen 3. Onderhoud kapitaalgoederen 4. Financiering 5. Bedrijfsvoering 6. Verbonden partijen en 7. Grond beleid. De paragrafen "lokale heffingen", "verbonden partijen" en "grondbeleid" zijn niet op OZHZ van toepassing. De overige paragrafen zijn hieronder toegelicht. 1. Weerstandsvermogen De paragraaf weerstandvermogen bevat een aanduiding van het risicoprofiel, de risico's en het gewenste weerstandsvermogen. Vervolgens wordt ingegaan op de termijn die naar verwachting nodig is om het weerstandsvermogen op niveau te brengen. Hiermee wordt een indicatie gegeven hoe robuust de begroting is. 1.1 Risicoprofiel Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de risico's, waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen enerzijds, en de capaciteit van middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om niet begrote kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). De Gemeenschappelijke Regeling OZHZ loopt risico's. Een deel van deze risico's wordt afgedekt door het treffen van maatregelen. Voorbeelden van zulke maatregelen zijn het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Om te voorkomen dat OZHZ bij het voordoen van een niet afgedekt risico ingrijpende wijzigingen moet doorvoeren, dient OZHZ weerstandscapaciteit te bezitten om tegenvallers te kunnen opvangen. De weerstandscapaciteit bestaat uit reserves, het budget onvoorzien en de (structureel) aanwezige begrotingsruimte. Voorzieningen behoren niet tot de weerstandscapaciteit. De omvang van het weerstandsvermogen bepaalt in hoeverre OZHZ in staat is om niet afgedekte risico's te kunnen opvangen. Uit een risicoanalyse is naar voren gekomen dat de toenmalige Milieudienst Zuid-Holland Zuid een "laag gemiddeld" risicoprofiel had. Dit profiel is door de accountant van de Regio ZuidHolland Zuid bevestigd. Het profiel is o.a. "laag gemiddeld" omdat de toenmalige Milieudienst voor het grootste gedeelte wettelijke taken uitvoerde op grond van vastgestelde budgetten. Dit profiel is ook van toepassing verklaard op OZHZ, omdat de Provincie de eerste drie jaar een vast budget aan OZHZ zal verstrekken voor de uit te voeren taken. Daarnaast is het risico bij het uitvoeren van de offerte taken niet zo groot omdat er, naast een minimum capaciteit voor het uitvoeren van deze taken, rekening is gehouden met een flexibele schil voor inhuur. Tevens voorziet de uitvoeringsovereenkomst in een beperking van teruggang van de budgetten wettelijke taken. Het risicoprofiel is gerelateerd aan de omzet van OZHZ. Dit betekent dat voor het bepalen van het weerstandsvermogen uitgegaan is van 5 % van de structurele omzet.
14 van 23 T:\Samenwerking\STA\DIENST\Financien\b6groting 2013\concept- ontwerpbegrothg\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
AVA Benodigde omvang weerstandsvermogen 5,0 % van de structurele omzet
Risicoprofiel Laag - gemiddeld profiel
In de onderstaande tabel wordt aangegeven wat het gewenste weerstandsvermogen is en het aanwezige weerstandsvermogen in 2013 Risicoprofiel
Laaggemiddeld profiel
Omzet 20131
Gewenst weerstand vermogen
Aanwezig Weerstandvermogen
Overschot/tekort
€22.092.000
€1.104.600
€1.044.000
- € 60.600
Het weerstandsvermogen wordt gevormd door de post "onvoorziene uitgaven" en de 1% bijdrage in het eigen vermogen vanuit de Provincie en de Regio Zuid-Holland Zuid. Deze is gestort in de exploitatiereserve van OZHZ. Uitgangspunt is dat de structurele begroting van OZHZ sluitend is. Echter, als OZHZ geconfronteerd wordt met incidentele uitgaven die leiden tot een nadelig exploitatieresultaat, dan wordt dit additionele nadelige resultaat ten laste gebracht van de deelnemers aan de GR OZHZ. De exacte wijze waarop dit gebeurt is vastgelegd in de bijdrageverordening. De GR Zuid-Holland Zuid en de Provincie hebben verder afgesproken dat OZHZ tenminste drie jaar de gelegenheid heeft om de aanloop- en projectkosten terug te verdienen. Mocht dit om verklaarbare en acceptabele redenen niet voldoende blijken, zal deze terugverdientijd verlengd kunnen worden. Deze afspraak verlaagt het risicoprofiel van OZHZ tijdelijk. Ook is afgesproken dat eventuele positieve exploitatieresultaten ingezet worden om versneld de incidentele (aanloop) kosten te dekken. Het weerstandsvermogen/de algemene reserve van de Gemeenschappelijke Regeling OZHZ wordt gevoed uit de positieve exploitatieresultaten, overeenkomstig het berekende weerstandsvermogen tot maximaal 5 % van de omzet. Zodra dit bereikt is voldoet OZHZ aan de gestelde norm voor het weerstandsniveau. De verwachting is dat vier jaar na de start, wanneer de leningen zijn afgelost, er positieve resultaten zullen ontstaan en na maximaal vijf jaar na de start, de reserve op niveau gebracht kan worden. 1.2 Risico's Het risicoprofiel van de dienst is divers. Buiten de min of meer reguliere risico's van een ambtelijke organisatie zijn specifiek van belang: • • •
1
De mate waarin fluctuaties in omzet opgevangen kunnen worden door variabilisering van de kosten (inhuur van personele capaciteit). De aansprakelijkheid voor adviezen en bijdragen aan complexe ruimtelijk economische ontwikkelingen en de aansprakelijkheid voor in mandaat genomen besluiten. De dienstverlening door SCD naar Omgevingsdienst ZHZ ontbeert nog een sluitend juridisch fundament. De eventuele vormgeving ervan wordt in breed bestuurlijk beraad met andere organisaties in Zuid-Holland Zuid uitgewerkt. De provincie is niet medeverantwoordelijk voor verandering van de kosten ondersteuning van de bedrijfsvoering indien deze niet zou worden gecontinueerd door SCD.
Exclusief de bijdrage van de provincie in de aanloopkosten en de opbouw van het weerstandsvermogen
T:\Samenwerking\STANDIENSir\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegnothg\ONfTWERPBEGROTING 2013 verste vastgesteld DB 13 april 2012.doe
BEGROTING 2013
r
Omgevlngsdlenst Zuid-Holland Zuid
/AV*
•
•
Met het op termijn wegvallen van de VVGB bevoegdheid zal dit deel van het provinciale budget naar verwachting ook wegvallen. Onzeker is of het via de gemeentelijke budgetten geheel terugkomt. Het risico betreft de periode 2014/2015. Vooralsnog wordt ervan uitgegaan dat dit geen effecten zal hebben voor de Omgevingsdienst ZHZ. Per 1 april 2015 loopt het huurcontract af aan de Noordendijk. Het Dagelijks Bestuur van OZHZ heeft de locatie Oranjepark als een voorkeurslocatie vastgesteld. Uitgangspunt is daarbij een marktconforme huur en geen kostenverhoging. OZHZ zal in 2012 besluiten over de herhuisvesting na 2014.
2. Onderhoud kapitaalgoederen De onderhoudskosten van de activa van de voormalige Milieudienst zijn overgenomen in de exploitatiebegroting van OZHZ. De staat van kapitaaluitgaven van de voormalige Milieudienst wordt voornamelijk gedomineerd door investeringen in de ICT sfeer. Op de onderhavige lijst staan ondermeer de digitalisering van de archieven, de implementatie van SquitXO en de systeemverbindingen met de systemen van het SCD/de gemeenten. De lasten van deze investeringen zijn meerjarig meegenomen in de begroting van OZHZ. De provincie Zuid-Holland heeft eveneens kapitaalgoederen in de omgevingdienst ingebracht, zoals vaartuigen, voertuigen, camera's en apparatuur. De onderhoud- en gebruikskosten en kapitaallasten van deze activa worden gedekt uit de bijdrage van de Provincie, die is opgenomen in de begroting van OZHZ. Binnen de materiële budgetten die vanuit de Provincie zijn opgenomen bij OZHZ zijn middelen vrijgemaakt om te zijner tijd de kapitaallasten te kunnen opvangen van de noodzakelijke vervangingen van de kapitaalgoederen. De vervanging van de activa zal geschieden aan de hand van een meerjarig investeringsplan. Dit plan wordt in de eerste helft van 2012 opgesteld. 3. Financiering De financieringsparagraaf in de begroting is, in samenhang met de financiële verordening die in artikel 212 van de Gemeentewet is voorgeschreven, een belangrijk instrument voor het transparant maken en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren van de financieringsfunctie. In het treasurystatuut zijn het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd en geconcretiseerd naar de verschillende deelgebieden van treasury, risicobeheer, financiën en kasbeheer. Ook zijn de organisatorische randvoorwaarden weergegeven. Tot slot zijn in het statuut de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te houden. 3.1 Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet Fido. Een belangrijk element daarbij is het meer zicht krijgen op de ontwikkeling van de financieringspositie, zowel op de korte als lange termijn. Dit betreft dan met name het in beeld brengen van de behoefte aan financieringsmiddelen, gerelateerd aan de investeringsplanning en de inzet van vrijvallende dan wel beschikbaar komende financieringsmiddelen. 3.2 Risicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het risicobeheer zijn: leningen en garanties uit hoofde van de "publieke taak" worden uitsluitend verstrekt aan door het algemeen bestuur goedgekeurde derde partijen; Gezien de financiële situatie van de GR OD ZHZ worden in de opstartfase van ongeveer 3 jaar geen leningen en garanties verstrekt aan derde partijen. Uit hoofde van de treasuryfunctie kunnen middelen worden uitgezet indien deze uit^ettingeaeen prudent karakter hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. 16 van 23 T:\Samenwerking\STA\DiENST\Financen\begroting 2013\concept- ontwerpbegroling\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdtenst Zuid-Holland Zuid
WAM WA 3.3 Renterisicobeheer Algemene uitgangspunten met betrekking tot het renterisicobeheer zijn: • geen overschrijding van de renterisico norm conform de Wet Fido; • nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning; • de rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; • streven naar spreiding in de rentetypische looptijden en uitzettingen. 3.4. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2 % van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Voor 2013 bedraagt deze limiet 8,2 % van € 21,2 miljoen (omvang begroting) = € 1,86 miljoen. De liquide middelen betreffen rekening-courant tegoeden, deposito's komen voort uit de financiering van het lopende bedrijf en de bestemmingsreserves. De huidige financiële positie geeft geen aanleiding om op de korte termijn maatregelen voor te stellen. 3.5 Renterisico norm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisico norm. Als lange financiering wordt volgens de wet FIDO aangemerkt: alle financieringsvormen met een rentetypische looptijd groter dan 1 jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als het minimum van de netto nieuw aangetrokken schuld en de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen en uitgezette geldleningen. Het renterisico op de lange termijn wordt beperkt tot de in de wet genoemde 20 % van de restant hoofdsom van de rentetypische langlopende leningen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisico norm is de spreiding van het renterisico over de jaren. 3.6 Relatiebeheer Het betalingsverkeer is in hoofdzaak geconcentreerd bij de NV Bank voor Nederlandse Gemeenten. 3.7 Leningenportefeuille In onderstaand schema worden de mutaties van de leningenportefeuille voor het begrotingsjaar weergegeven en toegelicht. Bedrag Gemiddelde Mutaties in leningenportefeuille x €1.000 Rente 4,00 % 2.500. Stand per 1 januari 2013 0 Nieuwe leningen 2.500 Reguliere aflossingen 0 Vervroegde aflossingen Rente aanpassing (oud 0 percentage) 0 Rente aanpassing (nieuw percentage) 4,00 % 0 Stand per 31 december 2013 Om de initiële kosten van OZHZ te kunnen financieren is een tweetal leningen aangetrokken. Een lening ad € 1.250.000 van de Gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en een 17 van 23 T:\Samenwerking\STA\DIENST\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrot'ng\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
overeenkomstige lening van de Provincie Zuid-Holland. Deze leningen zijn rentedragend (4%) en worden zo snel mogelijk doch uiterlijk 31 december 2013 afgelost. Ingeval OZHZ een frictievergoeding moet betalen voor de ontvlechting van het SCD zal een additionele lening worden aangetrokken. Bedrijfsvoering De kaders voor de bedrijfsvoering zijn weergegeven in het beheersplan 2011-2015. De Financiële verordening (artikel 18) schrijft voor dat het Dagelijks Bestuur tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vaststelt. Met het beheersplan heeft het Dagelijks Bestuur invulling gegeven aan dit artikel.
4.
4.1 Capaciteitsbeleid Gelet op het gegeven dat de kosten in hoge mate verband houden met personeel (incl. werkplekken etc.) en de inkomsten in hoge mate op basis van output tot stand komen, is het te voeren personeelsbeleid bepalend. Daarbij is de omzet per taakveld in verschillende mate variabel. Voor de wettelijke taken geldt dat budgetten binnen zekere marges mogen fluctueren. Voor de adviestaken geldt dat er geen sprake is van enige verplichting naar gemeenten om werk bij OZHZ neer te leggen. Tegen die achtergrond hanteert OZHZ de volgende beleidslijnen: • • •
Voor de mandaattaken: 90% van de benodigde capaciteit is eigen formatie. Voor de Milieu& ruimte taken wordt gestreefd naar een eigen personeelsbezetting van 80%. Over de ondersteunende taken + staf+ management wordt gestreefd naar 95% eigen personeel.
Afgeleid van de begroting 2011 zou de eigen formatieomvang vanuit deze uitgangspunten 173 fte moeten zijn (91%). Er geldt dus een terughoudend, selectief aannamebeleid totdat de eigen formatie met 17 fte is teruggelopen. Naar verwachting zal natuurlijk verloop in de komende driejaar deze terugloop autonoom veroorzaken. i
3. Incidentele capaciteit r i
1
i
i
A
i
2. Flex capaciteit Benodigde capaciteit in begroting.
I
i
1
i
4. kwaliteitsinhuur
1. Formatieve capaciteit (190 fte) I
i
r
De dienst voert, samengevat, het volgende capaciteitbeleid. Er zijn daarbij vier 'soorten' van tijdelijke capaciteit. 1. Formatieve capaciteit: inhuur bij vacatures. Dit is tezamen met het eigen personeel de formatieve omvang. 2. Flexcapaciteit: inhuur benodigd om de geprognosticeerde omzet waar te maken. Tezamen met het eigen personeel en vacature inhuur vormt dit de basis voor de begroting. 3. Incidentele capaciteit. Dit is niet begrote capaciteit, waartegen niet begrote omzet staat Deze inhuur vindt alleen plaats wanneer dit kostendekkend is.
T:\Samenwerking\STA\DIENST\Financen\begroting 2013\concept- ontwerpbegrothg\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
AVA 4.
Kwaliteitsinhuur: Inhuur als gevolg van mismatch personele competenties en expertises die nodig zijn, maar binnen de dienst niet beschikbaar. Deze inhuur kan leiden tot overcapaciteit. Op basis van de eerste ervaringen in 2011 kan worden gesteld dat met name expertise op het terrein van bodem, lucht en geluid een tekort aan capaciteit kennen.
Met dit capaciteitsbeleid is de Omgevingsdienst in staat om flexibel te reageren op veranderingen in de vraag van opdrachtgevers, binnen de kaders van de met de opdrachtgevers afgesloten uitvoeringsovereenkomsten. Dit betekent dat deze flexibiliteit niet direct beschikbaar staat aan de opdrachtgevers. Schaalgrootte en efficiency De dienst voldoet aan kwaliteitscriteria voor uitvoeringsdiensten. Verder is de dienst ingericht als een efficiënte uitvoeringsorganisatie volgens de benchmark overheidsorganisaties. Bedrijfsvoering De dienst is een traject gestart om vanaf 2013 over moderne werksystemen en een digitaal archief te beschikken. De komende periode zal in het teken staan van het voor gemeenten, bedrijven ("mijn omgevingsdienst") en burgers ontsluiten van informatie. Met de netwerkpartners wordt gestreefd naar uniformering en geautomatiseerde gegevensuitwisseling. 4.2 Personeel- en organisatiebeleid De organisatie van OZHZ is gevormd op basis van het O&F rapport. De uiteindelijke plaatsingsuitkomsten wijken op een aantal punten af van het O&F rapport. In 2012 wordt een nieuw geactualiseerd O&F plan opgesteld, gebaseerd op het beheersplan en het nieuwe kwaliteitsniveau voor uitvoering van WM-taken. Een systematiek van competentiemanagement zal worden ingevoerd. Er zal ingespeeld worden op de verlangens van werknemers als het gaat op flexibel werken, thuiswerken en deeltijdwerken. Dat vraagt andere kantoorconcepten en goede mogelijkheden voor telewerken en mobiel werken. De komende jaren zullen hiervoor plannen worden ontwikkeld. In dit verband worden werkplekken in een aantal gemeentehuizen in de regio gezocht en beschikbaar gehouden. 4.3 Kwaliteitsbeleid De kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsprocessen van OZHZ wordt geborgd in het kwaliteitsmanagementsysteem: zeg wat je doet, doe wat je zegt, laat zien wat je hebt gedaan en breng daar steeds verbetering in. Kwaliteitszorg van OZHZ is ondergebracht in het kwaliteitssysteem dat is gecertificeerd volgens 1SO-9001 versie 20082. Het kwaliteitshandboek van OZHZ beschrijft het systeem, de organisatie, de bedrijfsactiviteiten met de hoofdprocessen en de daarop uit te voeren kwaliteitscontrole en evaluatie. Het systeem wordt actueel gehouden door de kwaliteitsmanager, ondersteund door het kwaliteitsteam. De kwaliteitsmanager draagt ook zorg voor de interne kwaliteitscontrole (actualisatie en auditing). De directie en het managementteam worden periodiek geïnformeerd en betrokken bij het systeem. Halfjaarlijks voert een externe partij een kwaliteitscontrole uit op processen en/of het systeem.
2
ISO-9001 neemt het op consistente wijze leveren van producten en de klant tevredenheid als uitgangspunt. ISO9001 versie 2008 richt zich, naast het documenteren van de hoofdprocedures, in hoge mate op de werking en beheersing van het kwaliteitssysteem en het continue verbeteren. Als hulpmiddel is de Deming-circle (Plan, Do, Check, Act) duidelijk in de norm aanwezig. 19 van 23 T:\Samenwerking\STA\DIENST\Financien\begroting 2013\concept- ontwerpbegrothg\ONTWERPBEGROT!NG2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
BEGROTING 2013 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid
In het (gemeentelijke of provinciaal) jaarprogramma komt de specifieke focus op het werk per opdrachtgever tot uitdrukking. De jaarprogramma's worden geëvalueerd vanuit het perspectief van de opdrachtgever (klanttevredenheid, omzet en wensen, dienstverlening, aanpassen producten, klachten). Maandelijks wordt aan de gemeente de financiële uitputting gerapporteerd. Per vier maanden wordt er een kwantitatieve (financiën in relatie tot de aantallen producten) rapportage uitgebracht. Bk halfjaar wordt een rapportage uitgebracht waarin tevens wordt ingezoomd op de inhoudelijke aspecten. Binnen de dienst worden kritische prestatie-indicatoren (KPI-waarden) gehanteerd om kwaliteitsaspecten te monitoren. Jaarlijks wordt de functionaliteit van de KPPs geactualiseerd. Kwaliteitszorgelementen als projectevaluaties, verbeteractielijst, leveranciersbeoordelingen, klachtbehandeling en risico-analyses worden conform de jaarkaarten kwaliteit ten uitvoer gebracht. Op elk organisatieniveau kunnen verbetervoorstellen worden ingebracht. Kennisuitwisseling wordt doelgericht op bureauniveau of afdelingsniveau geagendeerd. 4.4 De ontvlechting van het SCD Bij de oprichting van OZHZ is als voorwaarde voor toekomstvaste dienstverlening door SCD naar OZHZ gesteld dat er een deugdelijk juridische titel voor inbesteding van deze dienstverlening moest komen voor 1 januari 2011. In het voorjaar van 2011 heeft het Dagelijks Bestuur van de omgevingdienst aan de voorzitter van het bestuurlijk coördinerend beraad aangegeven in principe geen belemmeringen te zien in het continueren van de dienstverlening door SCD, uitgaande van een juridisch deugdelijke regeling. Inmiddels is door het bestuurlijk coördinerend beraad een integraal voorstel in besluitvorming gebracht, inhoudende dat er een zuivere klantrelatie met het SCD per 1 januari 2013 zal gaan ontstaan. Definitieve besluitvorming wordt in het voorjaar 2012 verwacht.
20 van 23 T:\Samenwerking\STA\DlENST\Financiên\begrotir)g 2013\concept- ontwerpbegrolhg\ONTWERPBEGROTING 2013 versie vastgesteld DB 13 april 2012.doc
m m «* m o
o o o ö in
in oo crj in o
oil oil oil od 11 roll
scc o
m m
w
in vo m t-< m H ( n m s N o < t i f i o l t** en o mCM on q N en H r j N m m i n i n > * m in I ui oó cn od ro ID| (M rH (N CT» f». N O l f l O i o i l O U ) » )
[II
f\|
CS m
m
rH
IN
o
<M
rg 01 m
CD >
CD O)
oo in ID m H [> H O JN o N m IN m O H
JZ ü
CO v_ "O Q. O i_ CD Q_
rg m r4
P«I
ID ol 00 U 3 |
oo o o f*» O
«N
m
CD O) cd
CD
E .co
51 O CM
i
J5 ai
i u 1
>
E -a
#11
2 ^oQ g r ) Q < X ^ Ó
O
Q Q. "O II
O)
o c
U) CO 1_
o o
> o 05 C
0 .O 0 T3
5
Z3 C/3 C O ü
O UJ
ffl
uw 0
>
O 0 ■ö
c
>
■■
tr
|
o)
E
o* e
CO
cnt-iro*£>cooc-mt£>r>.o rt ID s
Ü X 0 "O
c
Q. O
_g 4-1
0 JZ 0
E
ro
0
a
S 0 T3
t-i Cf)
•E
00
0 O)
l/l
lO 00
fM Lfl
r-* !*«. to« • r»
CJ>
rr>
fM
TH m o U J co o (N en m m
UI
(N
U> CD 00
in U) <3" iri
<* tf> "tf ^r 'S-
en r-. m sf to 00
00
rH
U>
h».
«tf m «M r>j
m lO
<*
^r (N
r-l
e
o
^
(M
5 CO
.
■S3, ^ CO CD C O)
i; .E § _.
X
i's &
c
<2 .c? § O T5 CM 0 .#- JD 0 N <Ü O
Q
c
CÖ
c E ^ Ë •3 " c S .E m
» ü .S. -c " JS t t ' p i g c ^ i E E § -o ^ -E ^ < 8 o 3 s o £ -: u : * : Q ( £ o < X
'^ E <ü IS 8 _ U3
Q. T3
to CM
(3
O
CD
CM
CO
O O O to CM
CO O
Is:
CO
O
05
CM
CD LO
o
CD
O ö
UJ
O O CD id CM
IX)
m
T-
CO
CD CO
O
CM
IN
CD
CO O
CO IX) [^ CD
CD CD
O O O
CO
CM
CM
T-
o
CM
CD CO ID NCD
CD CO CD CÓ
CM CD CD
CD
N
K
CO
CO
«aCD
«a-
|C
3
CD
CD
ld CM
1^
in o
CO
K
CD
T"
CO
at
CO O CD CD
O CD CM CO CM CD
O O
o id CM
CO CM
O
o o o o o o o CD
CO
CO
CD CO CD CD CO CD
CO O CO CD
co CM
CO O O CO CD CD id id CM CD
o o o o q O
ö
CD CD
co m id o co có CO
O)
O
•c5 o CL
.2 o c o
1~
o.
ö) ■o
3
JDt
5 3
CD "O
ca
O
O
c
CL
. E LL
O
c0
CÜ O) T3
CD
j*
_CD _ Cü ca
CD O) T3 3
CD CD
ö)
T3
ö)
O
©
O Jd Q_ O
CD
.2 _o c
JD
CÖ
"O
<
=
CC
.SH
00
to
B W c o o
g ff 3
O
=5 0
©
.«3
-CÖ
.E C/3
